Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya i

TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA

KUALITAS JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Periode : Tahun 2017

Disusun oleh : Kepala Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.

Dikendalikan oleh : Manager Representative

Arif Rahman, ST.,MT.

Diketahui oleh : Ketua Jurusan

Ishardita Pambudi Tama, ST., MT., Ph.D

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya ii

Visi

Menjadi laboratorium pengembangan Statistik dan Rekayasa Kualitas utama secara

teori dan terapan pada tingkat nasional dan internasional sesuai dengan kurikulum

pendidikan Teknik Industri yang sejalan dengan Tri Darma Perguruan Tinggi pada

tahun 2020.

Misi

1. Menyelenggarakan program praktikum Statistik Industri yang sesuai dengan

industri dan kebutuhan masyarakat untuk mendukung peran mahasiswa dengan

potensi pendidikan moral dan jiwa entrepreneur.

2. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pengembangan

penerapan ilmu Statistik Industri dan Rekayasa Kualitas dan membantu

menyelesaikan permasalahan di bidang industri.

3. Memberikan pelayanan kepada stakeholder melalui pendidikan, penelitian dan

pengabdian masyarakat.

4. Membangun kerjasama dengan lembaga nasional dan internasional dalam

rangka untuk memperbaiki proses praktikum dan kerjasama dalam penelitian.

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya iii

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Ishardita Pambudi Tama ST., MT., Ph.D.

5. Koordinator Penyusun : Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.

6. Anggota Penyusun : 1) Fachrezy Pangestu Widi 2) Maulivia Rizma 3) Shintya Dwi Nuaini 4) Billy Anugrah

5) Medi Susanto 6) Khalishah Mutiara P. 7) Roby Kurniawan

8) Annisa Dian Islami 9) Unggul Setiaji 10) Annissa Dian Islami 11) Muhamad Mudhafir Walad 12) Tara Aldania Nahara 13) Andreas Geonaldi Bimantoko 14) Muzzaki Sani 15) Febrina Puji Purwandani

16) Firda Rahmatika 17) Annisa Sophie Amalia 18) Harry Fadli

7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2017

Malang, Oktober 2017

Pimpinan Unit Kerja,

Ttd

Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.

NIP. 2013118912112001

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya iv

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................... iii

I. PENDAHULUAN ............................................................................................... 1

II. LINGKUP BAHASAN ......................................................................................... 2

III. PELAKSANAAN ................................................................................................ 2

IV. HASIL ............................................................................................................. 3

1. Hasil Audit Internal .................................................................................... 3

2. Hasil Audit Eksternal .................................................................................. 8

3. Umpan Balik Pelanggan ........................................................................... 10

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ...................................................................... 20

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan .............................................. 26

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ........................................ 34

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ....................................................... 39

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................. 40

V. PENUTUP ...................................................................................................... 41

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas (SRK) merupakan salah satu

laboratorium yang berada di Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya.

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas membantu dalam praktikum Statistik

Industri yang dapat diambil pada di semester ganjil atau genap dengan mata kuliah

prasayarat Statistik Industri 1 dan mata kuliah kosyarat Statistik Industri II. Sebelum

adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri merupakan praktikum yang memiliki

bobot 1 SKS namun dengan adanya kurikulum 2016 yang baru, praktikum statistik

industri digabungkan dengan mata kuliah Statistik Industri II dengan bobot 3 SKS untuk

gabungan mata kuliah dan praktikum. Selain itu dikarenakan padanya kurikulum 2016,

mulai periode ganjil tahun ajaran 2016/2017, Laboratorium Statistik dan Rekayaa

Kualitas bekerja sama dengan Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi dalam

mengampu Praktikum Terintegrasi II.

Selain menjalankan program kerja praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas juga menjalankan beberapa program kerja lainnya, seperti training internal bagi

para asisten, training eksternal bagi mahasiswa dan masyarakat umum, pengabdian

masyarakat dan kunjungan ke perusahaan maupun ke laboratorium lainnya.

Sebagai sebuah organisasi akademik, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

memiliki visi, misi, tujuan, motto, dan maklumat untuk memberikan pelayanan yang

terbaik bagi mahasiswa yang mengikuti praktikum di Laboratorium SRK (praktikan).

Selain visi misi dan tujuan yang telah disebutkan sebelumnya, berikut merupakan motto

dan maklumat Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas:

1. Motto

Saying with Facts, Proving with Statistics

2. Maklumat

a. Memberikan kualitas program pembinaan yang terbaik dan terkini sejalan dengan

kemajuan kurikulum Teknik Industri dan dunia industri

b. Menyediakan layanan praktikum yang terbaik bagi mahasiswa untuk

meningkatkan kualitas ilmu statistik dan rekayasa kualitas

c. Membangun disiplin yang tinggi sebagai upaya mendukung pembangunan

karakter peserta didik yang profesional dan berkepribadian.

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya untuk melakukan

evaluasi dan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) untuk menjadi

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 2

laboratorium yang lebih baik. Evaluasi dilakukan baik secara internal maupun eksternal

secara berkala, diantaranya yaitu evaluasi hasil AIM siklus sebelumnya, evaluasi pasca

kegiatan praktikum maupun evaluasi kegiatan lainnya. Sebagian hasil evaluasi di

publikasikan pada website laboratorium sebagai informasi stakeholder.

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang

lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit, audit yang pernah dilakukan di Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas yaitu audit internal yang dilakukan sekali setiap satu tahun. Audit internal

sendiri dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya.

2. Umpan balik pelanggan, yang didapatkan dari kuesioner kepuasan pelanggan yang

didapatkan dari praktikan praktikum Statistik Industri. Setiap akhir periode

praktikum, praktikan diwajibkan untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan yang

disediakan oleh laboratorium. Selain itu disediakan pula kotak saran di laboratorium

bagi siapa saja yang ingin memberikan kritik dan saran bagi laboratorium.

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing

bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi

lagi).

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat

perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III. PELAKSANAAN

Tinjauan manajemen ini dibuat oleh asisten dari divisi Quality Assurance dengan

persetujuan koordinator asisten dan kepala laboratorium beserta masukan dari semua

anggota asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. Metode yang dilakukan

adalah dengan melakukan rapat evaluasi di setiap akhir periode program kerja yang

telah selesai. Jadi rapat evaluasi dilakukan secara periodik oleh laboratorium dan hasil

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 3

dari rapat evaluasi program kerja tersebut dirangkum oleh asisten dari divisi Quality

Assurance dengan bantuan divisi Administrasi dan dibuat dalam tinjauan manajemen

(Gambar 3.1).

IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Tahun

2017 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab

II).

1. Hasil Audit Internal

Audit internal di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas dilakukan setiap

sekali dalam setahun. Audit internal yang dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu dari

Universitas Brawijaya. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas menjalani audit

internal terakhir kalinya pada tanggal 2 Desember 2016. Lingkup yang diaudit yaitu

mengenai dokumen-dokumen yang dimiliki laboratorium serta evaluasi proses kinerja

laboratorium dalam memberikan pelayanan.

Dalam audit internal yang sudah dijalani oleh Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas selama beberapa tahun terakhir ini, sudah ditemukan beberapa

Gambar 3.1 Tinjauan Manajemen Lab. Statistik dan Rekayasa Kualitas

(tanggal 30 Juli 2017)

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 4

temuan oleh para auditor. Berikut merupakan temuan-temuan audit internal

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang pernah ditemukan setiap tahunnya.

Tabel 4.1 Hasil Uraian Temuan Audit Internal

No. Siklus

Kategori /

Status /

Auditor / Tgl

Audit

Bidang Audit Uraian Temuan

1

UKPA

LAB

Sikuls 5

Observasi/

New / DFK,

AGD / 02 Des

2016

(IS-L-562)

Tinjauan

Manajemen [562]

(EYM)

2 UKPA

LAB

Siklus 4

KTS / New /

SDT, SFD / 09

Nov 2015

(IS-L-41f) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41f]

Manual Prosedur (MP) telah

tersedia dan dapat diakses dan

dikontrol bersama oleh seluruh

anggota organisasi. File MP

dapat diakses melalui website

lab-srk.ub.ac.id. Meskipun

demikian, belum terlihat proses

bisnis di Lab SRK, sehingga

tidak bisa diketahui dengan

pasti apakah MP dan IKm

sudah memenuhi kebutuhan

3 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(IS-L-63) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [63]

Agar praktikum dapat berjalan

optimal, diperlukan peralatan

yang cukup, dengan

penambahan perangkat

komputer yang disesuaikan

dengan rasio jumlah

mahasiswa. Daftar dan

kecukupan aset beserta metode

pemeliharaan dapat diakses

melalui website lab-srk.ub.ac.id

4 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(WS-L-52) 5. Kontak

[52]

Belum ada informasi tentang

komplain

5 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(WS-L-32) 3. Sistem

Dokumen [32]

Belum ada informasi tentang

Tinjauan manajemen

6 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(IS-L-41g) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41g]

Belum ada tenaga laboran yang

khusus menangani administrasi

dan maintenance laboratoorium.

Saat ini kebutuhan Jumlah

Sumberdaya (Sarpras dan SDM)

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 5

Dari temuan-temuan tersebut, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

telah berusaha melakukan perbaikan untuk mencapai organisasi yang lebih baik dalam

internal maupun eksternal. Berikut merupakan solusi tindakan perbaikan dari

laboratorium, verifikasi dari auditor serta status akhir dari temuan-temuan audit internal

tersebut.

Tabel 4.2 Tindakan Perbaikan, Verifikasi, dan Status Akhir Audit Internal

No. Uraian Temuan Tindakan

Perbaikan Verifikasi

Status

Akhir

1 (EYM) Dilakukan perbaikan

mengenai tinjauan

manajemen yang

Tinjauan manajemen

sudah sesuai dengan

laporan tinjauan

Open

telah disesuaikan dengan

kebutuhan program kerja dan

jumlah pelanggan mahasiswa

yang akan melaksanakan

program praktikum dengan

rasio 1 : 20 yang dilakukan oleh

asisten (mahasiswa yang telah

lulus pada mk statistik. Jumlah

Sumberdaya dapat diakses

melalui website lab-srk.ub.ac.id

7 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(IS-L-754) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [754]

Belum diibuat aturan

pengelolaan dan MP untuk

pelanggan eksternal. Selama ini

sudah melaksanakan pelayanan

pada mahasiswa diluar jurusan

Teknik industri.

8 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(IS-L-622) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [622]

Penyediaan SDM telah sesuai

dengan kompetensi utamanya

untuk dosen. Tetapi belum

dilengkapi dengan tenaga

laboran. Daftar kompetensi

SDM, job analysis, serta

pengembangan kemampuan

SDM terlampir dan dapat

diakses melalui website lab-

srk.ub.ac.id

8 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(WS-L-13) 1.

Keberadaan Website

Unit Kerja [13]

Website masih dalam proses

editing menuju website bilingual

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 6

No. Uraian Temuan Tindakan

Perbaikan Verifikasi

Status

Akhir

disesuaikan dengan

template laporan

tinjauan manajemen

sesuai ISO 9001:2008

manajemen

berdasarkan ISO

9001: 2008

2 Manual Procedure (MP)

telah tersedia dan dapat

diakses dan dikontrol

bersama oleh seluruh

anggota organisasi. File

MP dapat diakses melalui

website lab-srk.ub.ac.id.

Meskipun demikian,

belum terlihat proses

bisnis di Lab SRK,

sehingga tidak bisa

diketahui dengan pasti

apakah MP dan IKm

sudah memenuhi

kebutuhan

Sudah terdapat

proses bisnis

laboratorium yang

dapat diakses di lab-

srk.ub.ac.id

- Open

3 Agar praktikum dapat

berjalan optimal,

diperlukan peralatan

yang cukup, dengan

penambahan perangkat

komputer yang

disesuaikan dengan rasio

jumlah mahasiswa.

Daftar dan kecukupan

aset beserta metode

pemeliharaan dapat

diakses melalui website

lab-srk.ub.ac.id

Kepala Laboratorium

mengajukan secara

bertahap sarana

komputer disesuaikan

dengan jumlah

peserta praktikum

tiap semester.

Sudah diajukan

permohoan

penambahan

komputer sebanyak 4

set komputer, dan

sudah direalisasi.

(SDT / 09 Nov 2015)

Closed

4 Belum ada informasi

tentang komplain

Setiap input complain

di tabulasi dan

ditampilkan pada

menu informasi

tentang komplain.

Sudah ada menu

komplain (SDT / 09

Nov 2015)

Closed

5 Belum ada informasi

tentang Tinjauan

manajemen

Seluruh dokumentasi

kegiatan tinjauan

serta evaluasi

manajamen

laboratorium telah

direkap dan di upload

"Tinjauan

manajemen" sudah

dibuat, dokumentasi

lengkap, tetapi

formatnya harus

mengikuti standar

penyusunan Tinjauan

Closed

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 7

No. Uraian Temuan Tindakan

Perbaikan Verifikasi

Status

Akhir

pada website

laboratorium.

manajemen yang

ada. (SDT / 09 Nov

2015)

6 Belum ada tenaga

laboran yang khusus

menangani administrasi

dan maintenance

laboratoorium. Saat ini

kebutuhan Jumlah

Sumberdaya ( Sarpras

dan SDM ) telah

disesuaikan dengan

kebutuhan program kerja

dan jumlah pelanggan

mahasiswa yang akan

melaksanakan program

praktikum dengan rasio 1

: 20 yang dilakukan oleh

asisten (mahasiswa yang

telah lulus pada mk

statistik. Jumlah

Sumberdaya dapat

diakses melalui website

lab-srk.ub.ac.id

Kepala Laboratorium

mengajukan surat

permohonan untuk

recruitment tenaga

laboran sesuai

kompetensi dan

sarana prasarana

laboratorium.

Tindakan perbaikan

sudah

dilakukan. Sudah

mengajukan

permohonan surat ke

Ketua Jurusan Teknik

Industri untuk

mendapatkan

tambahan tenaga

laboran. Dari Jurusan

juga sudah

mengajukan surat ke

Fakultas. Tetapi,

sampai saat ini masih

belum ada realisasi.

(SDT / 09 Nov 2015)

Open

7 Belum diibuat aturan

pengelolaan dan MP

untuk pelanggan

eksternal. Selama ini

sudah melaksanakan

pelayanan pada

mahasiswa diluar jurusan

Teknik industri.

Mengajukan Surat

Keputusan dari

Jurusan terkait tarif

pelayanan serta MP

untuk pelanggan

eksternal.

Sudah dibuat surat

permohoanan ke

Ketua Jurusan Teknik

Industri, terkait

dengan tekuan

tersebut. (SDT / 09

Nov 2015)

Closed

8 Penyediaan SDM telah

sesuai dengan

kompetensi utamanya

untuk dosen. Tetapi

belum dilengkapi dengan

tenaga laboran. Daftar

kompetensi SDM, job

analysis, serta

pengembangan

kemampuan SDM

terlampir dan dapat

Kepala Laboratorium

mengajukan surat

permohonan kepada

Ketua Jurusan untuk

penambahan tenaga

laboran sesuai

kompetensi dan

sarana prasarana

laboratorium.

Tindakan perbaikan

sudah dilakukan.

Tetapi, masih perlu

penyusunan gap

analysis untuk

tenaga laboran (SDT

/ 09 Nov 2015)

Closed

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 8

No. Uraian Temuan Tindakan

Perbaikan Verifikasi

Status

Akhir

diakses melalui website

lab-srk.ub.ac.id

9 Website masih dalam

proses editing menuju

website bilingual

Memperbaiki tampilan

bilingual website

serta menu pada

setiap tampilan.

Website sudah

bilingual. (SDT / 09

Nov 2015)

Closed

2. Hasil Audit Eksternal

Audit eksternal merupakan audit yang dijalani Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas oleh pihak dari luar universitas. Sampai saat ini, Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas hanya melakukan audit eksternal ketika penilain akreditasi jurusan.

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang merupakan salah satu unit kerja

Jurusan Teknik Industri maka harus mempersiapkan segala kebutuhan yang terkait

dengan kebutuhan akreditasi. Kegiatan akreditasi tersebut diselenggarakan oleh BAN-

PT dibantu oleh asesor yang bertugas yaitu Prof. Dr. Ir. Humala Lopewijk Napitupulu,

DEA dan Ir. Subagyo, Ph.D. Visitasi akreditasi oleh BAN-PT dilaksanakan pada 18-19

Agustus 2016. Dan berdasarkan Surat Keputusan dari BAN-PT dengan nomor

2256/SK/BAN-PT/Akred/S/X/2016 Jurusan Teknik Industri mendapatkan peringkat A.

Gambar 4.1 Kunjungan Auditor Internal dalam AIM UKPA Siklus 15

Tahun 2016 (tanggal 6 Desember 2016)

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 9

Dari penilaian akreditasi tersebut, ditemukan beberapa temuan yang masih belum

sesuai, diantaranya adalah:

Tabel 4.3 Hasil Temuan dan Perbaikan Audit Eksternal

No. Temuan Perbaikan Status

1 Waktu praktikum yang

belum sesuai dengan

standar 1 SKS

Waktu praktikum dibuat lebih lama

dari sebelumnya dan disesuaikan

dengan waktu standar 1 SKS selama

800 menit untuk keseluruhan

praktikum diluar asistensi atau

konsultasi. Waktu dalam satu kali

praktikum berkisar antara 75 menit-

100 menit tergantung dengan bobot

materi yang disampaikan. Sehingga

total keseluruhan waktu praktikum

sudah sesuai dengan bobot 1 sks

praktikum

Closed

2 Format penulisan

modul praktikum

belum sesuai dengan

format penulisan

skripsi (format sumber

pustaka)

Penulisan sumber pada Modul

praktikum statistik industri sudah

disesuaikan dengan aturan penulisan

skripsi

Closed

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 10

3. Umpan Balik Pelanggan

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas sangat terbuka terhadap segala

bentuk kritik dan saran dari segala pihak terutama bagi pelanggan atau praktikan. Secara

umum, laboratorium statistik dan rekayasa kualitas memiliki beberapa metode untuk

mendapatkan umpan balik atau kritik dan saran dari pelanggan, yaitu dengan kuesioner

kepuasan pelanggan yang disediakan pada website dan penyediaan kotak saran yang

diletakkan di depan ruangan laboratorium bagi pihak siapa saja yang ingin memberikan

kritik dan sarannya bagi laboratorium. Selain itu, untuk mendapatkan umpan balik

pelanggan dari setiap program kerja, seperti training eksternal dan statistic day

(program kerja) Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memberikan kuesioner

kepuasan pelanggan di setiap akhir acara kepada para peserta sebagai umpan balik

evaluasi kegiatan laboratorium. Hal tersebut dikarenakan prinsip utama adalah fokus

pada pelanggan (customer satisfaction) sehingga umpan balik pelanggan sangat

diperlukan untuk perbaikan kedepannya.

Untuk kegiatan praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu

mewajibkan praktikannya untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan (student

satisfaction index) yang telah disediakan di website Laboratorium Statistik dan Rekayaa

Kualitas. Selain itu, untuk mendapatkan kritik dan saran secara langsung dari para

Gambar 4.2 Kunjungan Auditor /Asesor BAN-PT (tanggal 18-19

Agustus 2016)

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 11

praktikan, laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengadakan Open Talk bagi

para praktikan di tengah periode praktikum. Setiap perwakilan kelompok diwajibkan

untuk menghadiri kegiatan Open Talk tersebut. Kegiatan Open Talk merupakan upaya

laboratorium untuk mengetahui kendala dan permasalahan yang dialami oleh setiap

kelompoknya ketika mengikuti praktikum dan maupun pengerjaan laporan. Selain itu,

kegiatan Open Talk juga memudahkan pihak laboratorium untuk mendapatkan kritik dan

saran terhadap kinerja asisten dalam membimbing.

Selain melalui kegiatan Open Talk, untuk mendapatkan umpan balik dari

praktikan, asisten selalu meminta praktikan untuk menuliskan kritik saran secara tertulis

di setiap akhir periode ketika melakukan konsultasi. Kritik saran tersebut ditujukan pada

individu asisten masing-masing sehingga setiap asisten dapat mengetahui

kekurangannya masing-masing dan mengevaluasi kritik dan saran tersebut dari

praktikan masing-masing.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu upaya untuk mendapatkan

umpan balik pelanggan yaitu dengan penyediaan kuesioner yang disediakan di website

laboratorium. Berikut merupakan pernyataan-pernyataan pada kuesioner tersebut yang

dapat dilihat pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan

No. Pernyataan

1 Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal praktikum, dll)

2 Penerapan dan penyampaian prosedur pelayanan di Laboratorium

3 Follow-up terhadap saran atau kritik

4 Keadilan mendapat pelayanan

5 Kesesuaian persyaratan pelayanan

6 Kejelasan identitas SDM Laboratorium (nama, tugas, dsb)

7 Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium

8 Penguasaan materi/kemampuan SDM Laboratorium

9 Kesediaan memberikan feedback

10 Kemampuan menumbuhkan motivasi

11 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium

12 Pemenuhan etika oleh SDM Laboratorium

13 Ketersediaan modul/handout praktikum

14 Kelengkapan materi praktikum untuk mendukung materi kuliah

15 Kesesuaian materi praktikum dan asistensi dengan materi ujian

16 Ketersediaan waktu

17 Kepastian jadwal

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 12

No. Pernyataan

18 Pelayanan SDM Laboratorium terhadap keberlangsungan proses praktikum

19 Kesempatan diskusi/bertanya dalam proses praktikum dan konsultasi

20 SDM Laboratorium memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam

kegiatan praktikum dan asistensi

21 Kemampuan SDM Laboratorium memberi contoh yang relevan

22 Kelengkapan materi praktikum yang diberikan

23 Kenyamanan ruang laboratorium

24 Ketersediaan media praktikum (alat, bahan, lain-lain)

25 Keamanan laboratorium

Dari poin-poin pernyataan tersebut, praktikan wajib memberikan penilaian di

setiap akhir periode praktikum. Pada tinjauan manajemen ini, dibahas hasil penilaian

kepuasan pelanggan pada periode genap tahun ajaran 2016/2017. Berikut merupakan

hasil penilaiin kepuasan pelanggan praktikum Statistik Industri dan Praktikum

Terintegrasi II periode genap Tahun Ajaran 2016/2017 yang dirangkum dengan diagram

batang pada Gambar 4.3 dan Gambar 4.4.

Gambar 4.3 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Praktikum Statistik Industri Periode

Genap Tahun Ajaran 2016/2017

3,1

3,2

3,3

3,4

3,5

3,6

3,7

3,8

3,9

4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

RATA-RATA NILAI KEPUASAN

Student Satisfaction Index

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 13

a. Praktikum Statistik Industri Periode Genap Tahun Ajaran 2016/2017

Dari hasil kuesioner kepuasan pelanggan Praktikum Statistik Industri Perode

Genap tahun ajaran 2016/2017, terdapat 4 pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian

yang rendah dari praktikan yaitu kemudahan akses informasi, follow-up terhadap saran

atau kritik, kemampuan membutuhkan motivasi dan ketersediaan waktu asisten. Berikut

merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut:

Tabel 4.5 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2016/2017

No. Pernyataan Pelanggan

Perbaikan

1

Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal praktikum, dll)

Dilakukannya pengaturan input informasi pada mading dan web sacara rutin dan selalu mengingatkan praktikan untuk cek setiap harinya

3 Follow-up terhadap saran atau kritik

Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasil kuesioner kepuasan praktikan

Gambar 4.4 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Praktikum Terintegrasi II Periode Genap

Tahun Ajaran 2016/2017

3,3

3,4

3,5

3,6

3,7

3,8

3,9

4

4,1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Student Satisfaction Index

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 14

No. Pernyataan Pelanggan

Perbaikan

10 Kemampuan menumbuhkan motivasi

Dilakukan intropeksi diri asisten melalui saran-saran yang dikeluhkan oleh praktikan, asisten juga perlu meningkatkan kemampuan dan selalu menghargai mahasiswa baik dalam berlangsungnya dalam maupun di luar praktikum

16 Ketersediaan waktu asisten

Dilakukannya pembagian waktu asisten secara optimal dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan yang dimiliki

Berikut merupakan pelaksanaan Praktikum Statistik Industri yang ditunjukkan

oleh gambar 4.5.

b. Praktikum Terintegrasi II Periode Genap Tahun Ajaran 2016/2017

Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen

pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik amun masih terdapat 4

pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para praktikan, yaitu

follow-up terhadap saran atau kritik, kesesuaian materi praktikum dengan materi ujian,

kemampuan membutuhkan motivasi dan kemampuan asisten memberi contoh yang

relevan. Berikut merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut yang dapat

dilihat pada Tabel 4.6.

Gambar 4.5 Praktikum Statistik Industri Periode Genap Tahun Ajaran

2016/2017

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 15

Tabel 4.6 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2015/2016

No. Pernyataan Kuesioner

Perbaikan

3 Follow-up terhadap saran atau kritik

Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasil kuesioner kepuasan praktikan

15 Kesesuaian materi praktikum dengan materi ujian

Dilakukan rapat dengan dosen yang membahas secara detail materi yang seharusnya disampaikan dalam praktikum, dan menyelaraskan sumber materi yang digunakan saat praktikum maupun mata kuliah

10 Kemampuan menumbuhkan motivasi

Dilakukan intropeksi diri asisten melalui saran-saran yang dikeluhkan oleh praktikan, asisten juga perlu meningkatkan kemampuan dan selalu menghargai mahasiswa baik dalam berlangsungnya dalam maupun di luar praktikum

21 Kemampuan asisten memberi contoh yang relevan

Dilakukannya brainstorming atau diskusi lebih mendetail mengenai pengaplikasian praktikum untuk dunia industri.

Berikut merupakan pelaksanaan Praktikum Terintegrasi II yang ditunjukkan oleh

gambar 4.6.

Gambar 4.6 Praktikum Terintegrasi II Periode Genap Tahun Ajaran

2016/2017

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 16

c. Statisic Day

Pengisian kuesioner tidak hanya disampaikan melalui praktikum saja, namun juga

dilakukan untuk kegiatan program kerja yang dilakukan Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas yang nantinya dijadikan evaluasi untuk perbaikan kedepannya.

Adapun, kuesioner yang diberikan yaitu saat Statistic Day. Berikut merupakan hasil

kuesioner yang dapat dilihat pada gambar 4.7.

Tabel 4.7 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan Statistic Day

No. Pernyataan

1 Kegiatan Statistic Day menyenangkan

2 Fasilitas Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memadai

3 Kenyamanan Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

4 Peralatan yang tersedia dapat digunakan dengan mudah

5 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium

6 Pemenuhan etika oleh SDM Laboratorium

7 Permainan saat Statistic Day menyenangkan

8 SDM Laboratorium memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam

kegiatan Statistic Day

9 Adanya ilmu baru yang diperoleh saat Statistic Day

10 Perlunya mengadakan acara yang menyenangkan

Dari hasil kuesioner tersebut dapat terlihat bahwa pernyataan dengan nilai

terendah yaitu pada kenyamanan laboratorium. Hal tersebut dikarenakan ketika

mengadakan Statistic Day antusias pengunjung sangat tinggi sehingga banyak yang

datang ke acara tersebut. Namun, karena ruang laboratorium yang tidak luas

Gambar 4.7 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Statistic Day Tahun 2017

0

1

2

3

4

5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

STATDAY

STATDAY

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 17

mengakibatkan kurangnya kenyamanan laboratorium. Karena beberapa pengunjung

merasa kepanasan sehingga kurang nyaman.

Berikut merupakan pelaksanaan kegiatan Statistic Day tahun 2017 yang

ditunjukkan pada gambar 4.8

d. SPECTRA (Training Eksternal)

Pengisian kuesioner untuk kegiatan training eksternal juga diperlukan agar dapat

dilakukan evaluasi terhadap kepuasan pelanggan pada kegiatan tersebut. Berikut

merupakan grafik kepuasan pelanggan pada SPECTRA Vol. 6 yang tertera pada gambar

4.6.

Gambar 4.8 Statistic Day Tahun 2017

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 18

Tabel 4.8 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan Training Eksternal

No. Pernyataan

1 Kesesuaian materi yang disampaikan dengan mata kuliah

2 Kenyamanan pelaksanaan training

3 Pemahaman saat penyampaian materi

4 Ketepatan waktu pelaksanaan

5 Kemudahan dalam mempelajari software SPSS

6 Kelengkapan materi yang disampaikan

7 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium

8 Kemampuan pemateri menguasai materi

9 Interaksi antara pemateri dengan peserta

10 Materi yang diberikan bermanfaat

Berdasarkan pada hasil kuesioner tersebut, nilai terendah pada pernyataan kelima

yaitu kemudahan dalam mempelajari software SPSS. Hal tersebut dikarenakan, peserta

baru pertama kali mempelajari software sehingga kesulitan untuk mempelajarinya.

Diharapkan dengan pelaksanaan training eksternal ini dapat membantu mahasiswa

dalam penggunaan software SPPS. Berikut merupakan dokumentasi saat pelaksanaan

SPECTRA Vol.6 yang ditunjukkan oleh gambar 4.10.

Gambar 4.9 Evaluasi Kepuasan Pelanggan SPECTRA Vol.6

0

1

2

3

4

5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

SPECTRA

SPECTRA

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 19

Selain itu, laboratorium juga mendapatkan keluhan atau kritik dan saran dari

pelanggan dan praktikan secara lisan maupun tertulis, seperti dalam kegiatan Open Talk

praktikum, maupun masukan dari kegiatan program kerja lainnya yang diadakan oleh

Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Hal tersebut ditampilkan pada Tabel 4.7

Tabel 4.9 Daftar Keluhan yang Pernah Disampaikan ke Laboratorium

No.

Jenis/Aspek/ Bidang/

Layanan yang dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau

rencana)

Status

Akhir

1. Training Eksternal (Spectra)

Kurangnya waktu yang diberikan dalam pelatihan sehingga materi disampaikan secara terburu-buru dan peserta tidak bisa memahami dengan baik

Pada Spectra volume V waktu yang diberikan selama 2 jam sehingga Untuk memberikan pelayanan yang lebih baik, Spectra selanjutntya sebaiknya diberikan waktu yang lebih lama (3 jam) agar terdapat peningkatan pelayanan

Closed

2. Statistic Day Fun Games yang diadakan, permainannya kurang banyak sehingga banyak yang mengantri menunggu untuk bermain games

Untuk jenis games pada Statistic Day tahun depan mungkin bisa mengoptimalkan seluruh peralatan yang dimiliki laboratorium sehingga dapat meningkatkan jumlah permainan dan tidak banyak mahasiswa yang menunggu temannya selesai bermain

Closed

Gambar 4.10 SPECTRA VOL. 6

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 20

No.

Jenis/Aspek/

Bidang/ Layanan yang

dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau

rencana) Status Akhir

3. Ruang Laboratorium

Ukuran laboratorium yang sempit

Memperbaiki layout laboratorium dan memperluas ruang laboratorium agar memudahakan pergerakan

Closed

4. Modul Praktikum Kalimat kurang jelas dan sebaiknya asisten memberikan notes poin-poin yang penting

Modul praktikum statistik industri pembahasannya lebih simpel dan langsung pada intinya sehingga lebih mudah dimengerti oleh praktikan

Closed

5. Peralatan Praktikum

Sarana praktikum masih sedikit dan kurang bervariasi

Dilakukan pengajuan pengadaan alat praktikum sehingga praktikum yang dilakukan dapat bervariasi

Closed

6. Fasilitas Laboratorium

Jumlah komputer kurang memadai dan tidak sesuai dengan jumlah praktikan

Dilakukan pengajuan komputer agar jumlah komputer dan jumlah praktikan seimbang

Closed

7. Laporan Praktikum

Format laporan praktikum dirasa terlalu banyak

Laboratorium menyediakan format laporan yang diupload di web dimana praktikan hanya perlu membuat Bab IV-V sesuai dengan studi kasus modul yang bersangkutan sehingga dapat memudahkan penulisan laporan

Closed

Dst. Penilaian Praktikum

Kebijakan asisten yang berbeda sehingga berbeda asisten berbeda parameter nilai

Laboratorium selalu berusahan untuk adil terhadap seluruh praktikum dengan mengadakann rapat persiapan praktikum untuk menyatukan atau menyamakan pemikiran seluruh asisten dalam melakukan penilaian. Oleh karena itu, koordinator praktikan maupun setiap penanggung jawab modul wajib memberikan kriteria penilaian soal-soal yang diberikan kepada praktikan

Closed

4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Dalam melayani masyarakat khususnya mahasiswa Teknik Industri Universitas

Brawijaya, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu berusaha untuk

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 21

meningkatkan pelayanannya merencanakan segala program kerja yang akan dijalankan

oleh laboratorium. Dengan adanya Manual Prosedur Perencanaan Strategis

Laboratorium, maka pihak laboratorium wajib melakukan rapat persiapan program kerja

di setiap awal periode tahun maupun semester. Rapat tersebut dilaksanakan untuk untuk

membahas program kerja apa saaja yang akan diadakan dan sasaran mutunya sehingga

perkerjaan asisten dan kepala laboratorium lebih terarah. Tabel 4.8 merupakan

rangkuman penilaian program kerja yang telah dicapai oleh laboratorium berdasarkan

penilaian pihak laboratorium dalam rapat evaluasi dan monitoring program kerja pada

tahun 2017.

Tabel 4.10 Skor Capaian Program Kerja Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas

No. Program Kerja Skor Capaian

A. Kompetisi

1. INCHALL 75%

2. IDEA 75%

3. IECA 75%

4. KRKTN 75%

5. APDEC (Design Challenge) 100%

B. Training dan Pengabdian Masyarakat

1. Training Internal 100 %

2. Training Eksternal 100 %

3. Kuliah Tamu 40 %

4. Pengabdian Masyarakat 100 %

C. Perayaan Hari Statistik Nasional

1. Statistic Day 100 %

D. Seleksi Asisten Baru

1. Open Recruitment Asisten Laboratorium 100 %

E. Kerja Sama dengan Perusahaan

1. Penelitian di PT. Teluk Lamong 100%

F. Buku Profil Laboratorium

1. Pengadaan buku profil dan pamflet laboratorium 100%

G. Pembaruhan Mading

1. Penggantian Poster secara Periodik 100%

H. Kunjungan/Visitasi Eksternal

1. Kunjungan ke PT. Teluk Lamong dam ITDC 100%

I. Kunjungan ke Laboratorium Statistik Lainnya 100%

1. Kunjungan ke Laboratorium Statistik FMIPA 100%

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 22

Dari berbagai program kerja Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

tersebut, terdapat beberapa program kerja yang masih belum mencapai 100 %.

Diantaranya adalah;

1. Untuk kompetisi Inchall dan IECA, Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas mengirimkan 1 kelompok sedangkan pada kompetisi IDEA dan KRKTN

mengirimkan 2 kelompok. Ketiga kelompok tersebut hanya dapat lolos pada

babak semifinal pada ketiga kompetisi tersebut sedangkan target laboratorium

yaitu masuk babak final. Hal tersebut dapat disebabkan karena kurangnya

persiapan asisten dalam mempelajari materi yang dilombakan. Untuk ketiga

kompetisi yaitu Inchall, IECA dan IDEA juga dapat disebabkan karena ini

merupakan tahun pertama Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

mengirimkan perwakilannya untuk mengikuti kompetisi tersebut sehingga

asisten belum bisa memahami bagaimana ketiga kompetisi tersebut.

2. Untuk kegiatan kuliah tamu, hanya mendapat skor 40% dikarenakan kegiatan

tersebut masih belum dipersiapkan seutuhnya. Karena masih menunggu

persertujuan pihak eksternal.

Berikut merupakan dokumentasi-dokumentasi Program Kerja Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas.

Gambar 4.11 INCHALL

Gambar 4.12 IECA

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 23

Selain itu, laboratorium juga mempunyai sasaran mutu yang menganut pada

Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang memiliki persyaratan standar mutu

perguruan tinggi, diantaranya yaitu:

Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian,

Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu

Gambar 4.13 APDeC

Gambar 4.14 Training Internal

Gambar 4.15 Pengabdian Masyarakat

Gambar 4.16 Open Recruitment

Gambar 4.17 Kunjungan Perusahaan

Gambar 4.18 Kunjungan

Laboratorium

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 24

Standar 3. Mahasiswa dan lulusan

Standar 4. Sumber daya manusia

Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik

Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi

Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama

Dari standar-standar mutu berdasarkan BAN PT diatas, Laboratoium Statistik &

Rekayasa Kualitas memiliki beberapa sasaran mutu yang dapat dilihat pada Tabel 4.9.

Tabel 4.11 Sasaran Mutu Program Kerja

No.

Sasaran Mutu atau Indikator Program

Kerja

Baseline

(Th.2016)

Target

Th.2017

Capaian

Th.2017

%

Capaian

1. Training Internal 4 Materi

(sebagian

asisten)

4 Materi

(seluruh

asisten)

5 Materi

(seluruh

asisten)

100%

2. Training Eksternal 64 peserta 70 peserta 75 peserta 100%

3. Pengabdian Masyarakat 0 1 kali 1 kali 100%

4.

Jumlah nilai praktikan yang sama dengan lebih dari B

90,6% 91% 88,46% 97,2%

5.

Minimal penilaian kuesioner kepuasan pelanggan 3

3,7 3,8 PSI 3,81

PT2 3,82 100%

6. Jumlah Asisten tiap Angkatan

9 Asisten 9 Asisten 9 Asisten 100%

7. Jumlah asisten memiliki minimal IPK sebesar 3

9 asisten 9 asisten 9 asisten 100%

8. Pemeliharaan Printer 2 2 2 100%

9. Pemeliharaan Oven 2 2 2 100%

10. Pemeliharaan Komputer

2 2 2 100%

11. Pemeliharaan AC 2 2 2 100%

12. Public Lecture

Mengundang Direktur PT.

Terminal Teluk

Lamong

Mengundang 1

Tokoh Nasional

lainnya

(masih tahap persiapan)

40%

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 25

No.

Sasaran Mutu atau

Indikator Program

Kerja

Baseline

(Th.2016)

Target

Th.2017

Capaian

Th.2017

%

Capaian

13. Pembaruan Mading Akademik Laboratorium

22 24 24 100%

14. Kerja sama dengan Perusahaan

MoU dengan

PT. Teluk

Lamong

Melakukan kerja sama

penelitian di suatu

perusahaan

MoU dengan

PT. ECCO

Indonesia 40%

15. Jumlah penelitian asisten

3 penelitian

dipa

4 penelitian

dipa

4 penelitian

dipa 100%

16. Jumlah penelitian yang diseminarkan dalam konferensi

2 penelitian 2 penelitian 2 penelitian 100%

Terdapat beberapa sasaran mutu yang tidak sesuai dengan target yang telah

direncanakan, di antaranya adalah:

1. Jumlah Nilai Praktikan > B

Mengenai jumlah praktikan yang mendapatkan nilai > B mendapatkan skor

capaian sebesar 97,2% hal tersebut dikarenakan capaian yang diperoleh

menurun dari sebelumnya dimana hal tersebut berarti nilai yang mendapatkan >

B lebih sedikit dibandingkan periode sebelumnya.

2. Public Lecture

Kuliah tamu pada tahun 2017 masih dalam tahap persiapan sehingga capaiannya

masih 40%. Tahap persiapan tersebut masih dalam tahap persetujuan dengan

pihak eksternal (narasumber) untuk menentukan tanggal diadakannya kuliah

tamu.

3. Kerja sama dengan Perusahaan

Kerja sama yang dilakukan juga masih dalam tahap persiapan yakni rencananya

akan dilaksanakan pada Bulan Oktober akhir atau November awal dengan PT.

ECCO Indonesia.

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 26

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Selain dengan perencanaan strategis laboratorium, untuk meningkatkan

pelayanan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas juga selalu mngevaluasi segala

kegiatan atau program kerja yang telah diadakan. Dengan adanya Manual Prosedur

Evaluasi dan Monitoring Program Kerja, asisten dan Kepala Laboratorium diwajibkan

untuk mengadakan rapat evaluasi setiap berakhirnya program kerja tersebut atau pada

waktu pertengahan program kerja berlangsung dapat dilakukan rapat Monitoring jika

diperlukan. Pada rapat tersebut membahas hambatan/kendala atau pekerjaan yang

tidak sesuai, akar penyebabnya, dan bagaimana solusi tindakan perbaikan agar hal

tersebut tidak terulang kembali. Berikut merupakan tindakan koreksi dan tindakan

pencegahan pekerjaan yang tidak sesuai yang dapat dilihat pada Tabel 4.10.

Tabel 4.12 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

A. Keluhan

1. Ukuran laboratorium

yang sempit

Memperbaiki layout laboratorium, agar pergerakan luas saat praktikum berlangsung dan memperluas ruang laboratorium

Closed Tidak menempatkan kursi praktikum di dekat meja server sehingga terdapat jalan untuk dilewati dan jarak kursi dengan meja saat duduk tidak terlalu dekat. Selain itu juga melakukan perbaikan layout dan perluasan ruangan

2. Sarana dan Prasarana

praktikum ditambah

agar praktikum lebih

sesuai dengan dunia

industri

Pada tahun ajaran sebelumnya, praktikum ANOVA menggunakan statapult dan doe golfer, namun sekarang praktikum ANOVA dengan membuat kue sehingga praktikan dapat lebih semangat

dalam mengikuti praktikum

Closed Setiap periodenya, praktikum dibuat berbeda agar lebih bervariasi dan menghindari adanya praktikan yang menyontek laporan praktikum periode sebelumnya. Selain itu juga pada setiap praktikum diberikan perumpamaan yang mengaitkan dengan kegiatan industri

3. Asisten slow response

dalam membalas sms

dari praktikan

Himbauan kepada asisten untuk selalu melihat handphone dan tanggap membalas sms dari praktikan dan apabila tidak mempunyai pulsa dapat menghubungi praktikan dengan call center laboratorium..

Closed Terdapat call center sebagai tanggung jawab divisi Public Relation sehingga praktikan yang tidak dapat menghubungi asisten masing-masing dapat langsung menghubungi call center laboratorium.

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 27

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

4. Setiap asisten memiliki

ketelitian yang berbeda

dalam mengoreksi

laporan praktikum

Laboratorium selalu berusaha untuk mengurangi subjektivitas setiap asisten dengan memberikan contoh laporan dan aturan format kepada seluruh asisten. Contoh laporan tersebut merupaka pedoman asisten dalam mengoreksi laporan

praktikannya

Closed Koordinator praktikum mengontrol para asisten agar paham mengenai format praktikum. Menempelkan draft format laporan di buku agenda maisng-masing dan setiap pj modul mengirimkan laporan ke email masing-masing asisten.

B. Evaluasi Kepuasan

1. Diberikan kesempatan kepada praktikan untuk bertanya

Di setiap penjelasan yang disampaikan oleh asisten, asisten selalu menanyakan kepada praktikan apakah ada yang ingin ditanyakan oleh praktikan

Closed Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan asisten dengan diadakannya brainstorming supaya asisten dapat menjawab pertanyaan praktikan.

2. Laboratorium telah

memberikan keamanan

yang cukup baik

Ruangan laboratorium telah didesain agar tidak membahayakan praktikan khususnya pada praktikum membuat kue pada materi ANOVA.

Closed Kabel-kabel komputer diletakkan dibawah karpet laboratorium sehingga tidak menggangu dan membahayakan praktikan

3. Asisten laboratorium telah beretika dengan baik

Asisten selalu menanggapi kritik dan saran dari praktikan dan ramah terhadap semua praktikan dengan adil

Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan how to assist (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten lama.

4. Asisten menjelaskan

sudah cukup jelas

Asisten laboratorium harus kapabel dalam menjelaskan materi. Dengan adanya kegiatan training dan

brainstorming dapat meningkatkan kemampuan asisten.

Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan how to assist (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten

lama.

C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)

1. Belum terlihat proses bisnis di Laboratorium SRK

Sebenarnya sudah terdapat proses bisnis di laboratorium SRK namun belum didokumentasikan. Saat ini sudah terdapat

Open Dalam menjalankan program kerja, asisten dan kepala laboratorium selalu mengacu pada proses bisnis yang telah dibuat.

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 28

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

dokumentasi proses bisnis yang dapat dilihat di website lab.srk.ub.ac.id

2. Belum adanya laboran

di Laboratorium SRK

Kepala Laboratorium sudah mengajukan surat permohonan untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.

Open Asisten laboratorium yang saat ini berjumlah 18 dengan pembagian jobdesc sesuai divisi masing-masing dirasa sudah mampu dalam menjalankan jobdesc dan program kerja

3. Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS

Waktu praktikum dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan waktu standar 1 SKS selama 800 menit untuk keseluruhan praktikum diluar asistensi atau konsultasi

Closed Waktu dalam satu kali praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai dengan bobot 1 sks praktikum

4. Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)

Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah disesuaikan dengan aturan penulisan skripsi

Closed Setiap periodenya dilakukan pembaruan modul untuk memperbaiki modul sebelumnya.

D. Evaluasi Program Kerja Laboratorium

1. Program Kerja Spectra

a. Waktu penyampaian materi teori dan software kurang lama

Waktu 1 shift SPECTRA diperpanjang sehingga peserta yang belum memahami materi dapat lebih leluasa bertanya

Open Mengalokasikan waktu untuk tanya-jawab peserta dan tegas terhadap waktu rundown acara SPECTRA

b. Penyampaian materi software oleh asisten terlalu cepat

Waktu shift SPECTRA diperpanjang sehingga seluruh peserta dapat

mengikuti langkah-langkah penggunaan SPSS

Closed Program kerja selanjutnya, dilakukan simulasi terlebih dahulu untuk mengukur

waktu yang dibutuhkan kegiatan secara keseluruhannya beserta allowance dari peserta yang masih awam mengetahui SPSS

c. pada saat materi software

Asisten lebih aktif dan tanggap dalam membantu para peserta agar tidak ada yang tertinggal

Closed Briefing dilakukan dengan seluruh asisten untuk lebih aktif dalam membantu peserta

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 29

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

d. Pembagian sertifikat terlambat

Pembuatan sertifikat tidak mendadak dan sering dilakukan konsultasi dengan kepala laboratorium mengenai nama dan istilah yang ada di dalam sertifikat

Closed Meneliti dalam setiap pembuatan sertfikat oleh seluruh asisten

2. Statistic Day 2017

a. Konsep acara belum fix saat hari H

Persiapan konsep acara tidak hanya dimatangkan saat H-1, sebaiknya H-3 minggu sudah menetapkan konsep acara

Closed Dilakukannya rapat secara periodik untuk membahas konsep secara optimal sehingga setiap rapat memiliki output konsep yang jelas

b. Tidak adanya penjadwalan yang jelas untuk menjaga pada saat open lab sehingga adanya ketidak rataan waktu jaga

Terdapat pembagian shift yang jelas untuk menjaga pada saat statistic day serta memperjelas jadwal jaga di tiap rute permainan

Closed Sudah dibuatnya rekap jadwal kuliah seluruh asisten sehingga setiap penanggung jawab kegiatan atau asisten dari divisi HRD diharapkan untuk selalu membuat jadwal jaga di setiap kegiatan

c. Terlambatnya acara Statistic Day dibuka

Dibuatnya action plan sehingga jelas

persiapan apa saja yang akan dilakukan dan saat hari H tidak lagi menyelesaikan tugas persiapan (peralatan games)

Closed Sudah ada manual prosedur, hanya saja

asisten belum memahami secara jelas. Oleh karena itu di setiap program kerja, diadakan rapat persiapan dan diharapkan semua asisten paham dan sadar untuk menjalankan kewajibannya. Peran koordinator asisten, kepala laboratorium, dan penanggung jawab kegiatan diharapkan untuk selalu mengingatkan asisten yang lain.

d. Sedikitnya peserta yang melakukan

photocontest di photobooth Statistic Day

Ssosialisasi melalui social media kepada seluruh mahasiswa TI UB mengenai lomba yang diadakan dalam acara statistic day

Closed Di seluruh media sosial laboratorium, seperti

instagram dan website maupun mading laboratorium, diumumkan akan diadakannya kegiatan atau program kerja dari jauh-jauh hari sehingga promosi bisa dilakukan lebih lama

3. Training Internal

a. Ruangan training kurang luas untuk

Training internal dilakukan pada hari weekend sehingga

Closed Membuat layout peletakan meja dalam ruangan agar pergerakan manusia

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 30

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

seluruh asisten (18 orang)

peminjaman ruang kelas tidak diperbolehkan sehingga meminjam ruangan yang lebih sempit

didalamnya tidak terlalu sempit asisten baru (angkatan 2014)

b. Pada saat melakukan kegiatan training internal awalya dimulai terlambat karena beberapa asisten

datang terlambat

Dilakukan briefing mengenai rundown jalannya training internal

Closed Pengumuman mengenai waktu acara training internal diberi tahu setengah jam lebih awal dari yang seharusnya agar

asisten dapat datang tepat waktu

5. Quest

a. Terjadinya ketidak tepatan waktu seminar Quest.

Pembuatan run down yang lebih matang lagi dengan memperhatikan allowance sebagai bentuk antisipasi terhadap hal yang tidak diinginkan

Closed Diadakannya simulasi program kerja sekaligus mengukur waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan sehingga waktu yang dialokasikan dapat sesuai dengan waktu yang diperlukan pada kondisi nyatanya.

E. Evaluasi Program Kerja Divisi

1. Divisi Administrasi

a. Surat-surat kadang belum dilakukan penggandakan sebelum pengajuan surat tersebut

Seharusnya sebelum pengajuan surat, surat tersebut harus digandakan terlebih dahulu lalu disimpan sebagai berkas administrasi

Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten untuk meng-scan terlebih dahulu setiap surat yang telah dibuat sebelum diserahkan kepada pihak yang ditujukan.

b. Surat yang masuk belum tertata dan terdata jelas dikarenakan penerima surat tersebut tidak menentu

Seharusnya terdapat tempat khusus untuk surat masuk dan standar penerimaan surat masuk yang jelas

Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten mengenai tempat-tempat untuk menaruh berbagai macam surat berdasarkan jenisnya sehingga bagi siapa saja asisten yang menerima

surat masuk dapat menaruhnya di tempat yang semestinya

c. Sulitnya untuk mendata barang-barang inventaris laboratorium dikarenakan penempatannya yang acak

Sebaiknya untuk setiap tempat penyimpan barang ataupun rak lemari disertakan daftar barang yang seharusnya ada pada tempatnya agar mudah untuk dikontrol secara berkala

Closed Dilakukan update daftar inventaris di setiap periodenya sehingga dapat diketahui semua inventaris yang masih bisa digunakan. Divisi administrasi bertanggung jawab untuk merapikan segala inventaris yang digunakan. Selain itu

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 31

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

diadakannya kegiatan bersih-bersih lab untuk menata inventaris laboratorium agar lebih rapi

2. Divisi Maintenance

a. Terdapat komputer yang mengalami permasalahan mendekati periode praktikum

Dilakukan pelatihan mengenai sarana dan prasarana yang ada dalam laboratorium Statistik dan Rakayasa Kualitas

Closed Dilakukan pengecekan komputer setiap akan melakukan praktikum

b. Laboratorium hanya mampu menampung 10 komputer untuk pelaksanaan praktikum

Meningkatkan sarana dan prasarana laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas agar jumlah praktikan yang melaksanakan kegiatan praktikum meningkat

Closed Untuk saat ini, komputer yang berjumlah 10 sudah cukup untuk melayani praktikan di setiap shiftnya. Oleh karena itu, diperlukan maintenance komputer secara periodik agar semua komputer dapat digunakan ketika praktikum

3. Divisi Quality Assurance

a. Kesulitan untuk mencari modul praktikum tahun-tahun sebelumnya yang diperlukan untuk kepentingan audit.

Modul setiap tahun disimpan dengan baik di dalam satu folder

CLosed Koordinator praktikum menyimpan softfile modul praktikum di folder komputer server sehingga asisten-asisten selanjutnya dapat menemukan dengan mudah.

b. Pengumuman adanya audit yang mendadak sehingga dokumen-dokumen belum disiapkan dengan lengkap

Asisten sebaiknya mereka segala dokumen laboratorium secara periodik sehingga tidak menumpuk di akhir

Closed Setiap setelah dilakukannya rapat evaluasi program kerja, asisten penanggung jawab kegiatan segera mengerjakan LPJ. Seluruh asisten juga membantu dalam penyimpanan segala dokumen laboratorium.

4. Divisi Research & Development

a. Untuk kegiatan

brainstorming kendala dan hambatannya adalah kurangnya kesiapan dari para PJ modul maupun masih molornya pelaksanaan brainstorming dikarenakan kurangnya kedisplinan dari para peserta brainstorming

Merencanakan adanya

kegiatan brainstorming dari h-seminggu kegiatan sehingga PJ siap untuk menyampaikan materi modul

Closed Koordinator praktikum

bertugas untuk mengingatkan semua PJ Modul untuk mengadakan brainstorming sesuai dengan timeline praktikum. Selain itu, asisten PJ Modul juga mengkonsultasikan materi kepada dosen yang bersangkutan sehingga lebih paham akan materi tersebut.

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 32

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

b. Untuk mading ilmiah kendalanya adalah dalam pembuatan desaign poster sesuai dengan tema yang telah ditentukan. Selain itu kurangnya kendala lain adalah keterbatasan dalam melakukan desain dengan menggunakan corel maupun photoshop

Butuh bantuan orang lain dalam membuat desaign poster mading ilmiah agar mading ilmiah dapat terlaksana sesuai target yakni terbit setiap 2 minggu sekali.

Closed Asisten dari divisi R&D saat ini berjumlah 3 orang sedangkan sebelumnya hanya 1 orang sehingga mempermudah dalam pembagian jobdesc pembuatan poster. Hal tersebut dapay mencegah asisten R&D kewalahan dalam membuat poster untuk mading.

c. Update berita pada web hambatannya adalah kurangnya komunikasi dengan PJ acara sehingga terkadang dalam pembuatan berita seperti masih kurang koordinasi

Untuk update berita sebaiknya koordinasi lebih ditingkatkan, dalam artinya dibuat pembagian tugas yang jelas antara PJ Acara dan juga divisi R & D

Closed Kepala Laboratorium mengontrol segala update yang ada di website dan mengingatkan asisten untuk mebuat berita kegiatam pada website setelah selesai berlangsungnya kegiatan tersebut. Selain itu sudah ada pembagian jobdesc yang jelas, yang bertugas untuk membuat berita yaitu penanggung jawab kegiatan hingga membuat berita versi bahasa Inggris kemudian PJ kegiatan mengirimkan pada R&D untuk dikoreksi apakah berita sudah baik atau masih perlu diperbaiki. Kemudian asisten R&D meminta asisten Web Maintenance untuk meng-upload berita tersebut ke website.

5. Divisi Web Design

a. Pihak laboratorium terkadang masih kesulitan dalam melakukan penyesuaian dan update website laboratorium. Contohnya adalah disaat akan registrasi praktikum, disaat membuat form registrasi, terkadang dari Divisi Web Maintenance & Graphic masih mengalami kesulitan dalam mengatur bahasa pemrogramannya

Perlu melakukan training tentang web terhadap seluruh asisten, sehingga disaat dari pihak Web Maintenance & Graphic Degisn sedang tidak ada, dari asisten yang lain tetap mampu melakukan update berita.

Closed Beberapa asisten juga sudah diajarkan untuk mengupload berita ke website laboratorium.

b. Pihak laboratorium terkadang masih

Asisten Web maintenance

Closed Asisten Web maintenace selalu meningkatkan

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 33

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

terkendala dengan bahasa pemrograman yang digunakan disaat menngupdate website dari laboratorium.

sebelumnya memberikan pengajaran kepada asisten Web Maitenance yang baru

kemampuannya dalam bahasa pemrograman dengan melakukan berbagai percobaan untuk belajar.

c. Masih kurangnya minat dari praktikan dalam melakukan update website mengenai berita praktikum

Asisten mengingatkan praktikan untuk selalu melakukan update website untuk mengetahui pengumuman terbaru

Closed Pengumuman juga dipasang di mading untuk mengindari praktikan yang tidak membuka pengumuman di website.

6. Divisi HRD & PR

a. Untuk media crisis center dan kotak saran masih belum dimanfaaatkan oleh praktikan dengan maksimal

Dibuatnya sarana yang lebih mudah untuk praktikan dapat menyampaikan keluh kesahnya kepada laboratorium

Closed Di akhir asistensi tiap modulnya, praktikan wajib menuliskan kritik dan saran bagi asisten maupun laboratorium. Selain itu, di akhir periode praktikum praktikan wajib mengisi kuesioner kepuasan pelanggan. Hal tersebut dapat mencegah praktikan malas untuk menuliskan kritik dan sarannya pada kotak saran

b. Handphone call center daya tahan baterai kurang, cepat off

Handphone call center menggunakan handphone dengan daya tahan baterai lebih

Closed Saat ini, call center menggunakan handphone asisten divisi PR yang mampu menampung 2 sim card sehingga asisten PR lebih tanggap terhadap SMS dari praktikan.

7. Divisi Finance

a. Pembelian barang-barang baru kadang belum diinputkan ke lembar kendali inventaris

Perbaikan dari segi kontrol agar selalu menginputkan daftar barang baru ke form Inventaris

Closed Divisi administrasi secara periodik melakukan update daftar inventaris laboratorium sehingga form inventaris dapat sesuai dengan jumlah inventaris yang terbaru.

b. Perbaikan dari pihak keuangan Fakultas Teknik dari segi penulisan dan redaksional surat pertanggungjawaban belanja

Meningkatkan ketelitian dan membuat format standard khusus yang akan mempermudah penulisan dan redaksional

Closed Asisten dari Divisi Finance selalu melakukan konsultasi kepada kepala laboratorium, oihak jurusan, maupun Fakultas Teknik dalam pembuatan surat pertanggungjawaban belanja agar lebih teliti.

c. Dana program kerja sering kali turun mendekati dengan hari pelaksanaan acara dari

Pengajuan dana program kerja lebih awal lagi dan peninjauan dilakukan lebih sering lagi

Closed Setiap program kerja, asisten penanggung jawabnya diwajibkan untuk mebuat rancangan kebutuhan biaya dan

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 34

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

pengajuan maksimal satu bulan sebelum pelaksanaan

ke pihak keuangan. pemasukan yang akan didapatkan (jika ada) sehingga membantu asisten divisi Finance dalam mengajukan dana.

E. Evaluasi Capaian dan Sasaran Mutu

1. Kompetisi IDEA, Inchall, IECA

Kurangnya persiapan sebelum mengikuti kompetisi IDEA, Inchall, dan IECA

Closed Melakukan konsultasi dengan dosen pembimbing lomba mengenai materi-materi yang belum dimengerti dan melakukan brainstorming sebelum lomba agar menambah illmu yang diperoleh

2. Public Lecture Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan kuliah tamu

Open Diperlukan rapat program kerja kuliah tamu sehingga program kerja kuliah tamu dapat dilaksanakan

3. Kerja sama dengan Perusahaan (MoU)

Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan MoU terkait pihak perusahaan dan jurusan

Open Asisten divisi PR tetap intens dalam menghubungi perusahaan untuk menentukan tanggal yang tepat dalam melakukan MoU sehingga nantinya dapat terlaksana dengan

baik

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Pada tahun 2016 telah dibuat tinjauan manajemen untuk mengevaluasi kinerja

dari Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Tinjauan manajemen tahun 2016

tersebut juga merupakan saran perbaikan untuk program kerja pada tahun 2016. Berikut

merupakan tindak lanjut tinjauan manajemen tahun 2017 yang telah dilakukan

laboratorium yang dapat dilihat pada Tabel 4.11.

Tabel 4.13 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

No

Rekomendasi Tinjauan

Manajemen Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut yang

SUDAH dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana

selanjutnya

1. Penyusunan

SOP untuk praktikum

mengacu

Praktikum SOP sudah

disesuaikan dengan

timeline praktikum.

Kewajiban

untuk menyelesaikan

praktikum sesuai dengan

Asisten

diharapkan tidak

melakukan KRS secara

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 35

No

Rekomendasi

Tinjauan Manajemen

Sebelumnya

Aspek

Tindak

Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

pada timeline

yang telah

dibuat serta peran asisten

& kepala laboratorium

ditingkatkan.

Karena SOP

mencakup

waktu yang dibutuhkan

untuk menyelesaikan

praktikum

sehingga perancangan

SOP dan waktu

praktikum

saling berpengaruh

terhadap timeline

praktikum

timeline yang

ditentukan

sehingga asisten kesulitan untuk

menyesuaikan jadwal menjaga

praktikum

dengan jadwal kuliah masing-

masing asisten

bersamaan

atau dalam

artisan memilih kelas yang

saling berbeda sehingga

sumber daya

dapat dibagi dengan

merata. Kemudian

untuk

praktikum susulan dapat

dilakukan pada hari Sabtu.

2. Penyusunan timeline

praktikum

disesuaikan dengan jadwal

yang telah dikumpulkan

oleh calon praktikan

saat regristasi

praktikum dan ditunjukkan

pada introduction

Praktikum Jadwal praktikum

sudah

disesuaikan dengan jadwal

individu anggota

masing-masing bukan seperti

tahun

sebelumnya yang dibuat

berdasarkan kelompok

sehingga

terdapat anggota

kelompok yang harus

melakukan

tukar jadwal dengan

praktikan lainnya

Masih terdapat praktikan yang

mengonfirmasi

bahwa tidak dapat mengikuti

praktikum dikarenakan

terdapat jadwal kuliah pengganti

atau praktikum

lainnya

Jadwal dibuat dengan

memperhatikan

jadwal praktikum

laboratorium lainnya

sehingga tidak jadwal tidak

menumpuk.

Untuk permasalahan

jadwal kuliah tambahan,

laboratorium

hanya dapat memberikan

saran untuk menukar

jadwal dengan

praktikan tertentu yang

bisa menggantikan

jadwal sebelumnya.

3. Penyusunan

cek list

\terhadap segala hal

yang

Spectra Sudah

dilakukan

pembagian jobdesc untuk

menyiapkan kebutuhan

tertentu yang

Terdapat hal-hal

yang tidak

terduga seperti pintu ruangan

yang masih terkunci, tidak

seperti yang

Memastikan

bahwa

permasalahan ruangan sudah

teratasi dengan meminta kunci

secara

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 36

No

Rekomendasi

Tinjauan Manajemen

Sebelumnya

Aspek

Tindak

Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

diperlukan dalam kegiatan

training

dilakukan pada rapat

persiapan

sudah dijanjikan oleh pihak

jurusan

sebelumnya.

langsung bukan meminta

untuk

dibukakan ruangan

karena terkadang

pihak luar

laboratorium tidak

profesional dalam

melaksanakan tugasnya.

4. Peningkatan

kinerja dan

ketelitian asisten

dalam membuat

modul yang benar

Spectra Sudah

dilakukan

pembaruhan terhadap

angka data yang salah

pada waktu Spectra

periode

sebelumnya. Namun tetap

menggunakan judul data

yang sama.

Modul dirasa

sudah terlalu

lama karena masih

menggunakan judul data yang

sama

Memperbaruhi

data pada

modul software Spectra dan

sebaiknya modul

diberikan h-1 kegiatan agar

praktikan dapat

mempelajari terlebih dahulu

5. Pembuatan SOP training

Spectra Sudah dibuat SOP training

yang

dijelaskan pada rapat

persiapan dan dikirim ke

email masing-

masing asisten untuk

dipelajari

Terapat asisten yang belum

membaca SOP

ketika hari h

Peningkatan kedisiplinan

asisten untuk

mempelajari materi training.

6. Pengumuman mengenai

kepastian surat dispensasi

diberikan pada

saat peserta public

lecturer and sharing session

melakukan

regristasi

Kuliah Tamu

Laboratorium sudah

berusaha untuk meminta

izin Ketua

Jurusan untuk mengeluarkan

surat dispensasi bagi

peserta yang

mengikuti

Banyak peserta yang memiliki

jadwal kuliah pada waktu

acara

berlangsung sehingga

peserta yang datang tidak

sebanyak yang

mendaftar

Mengusahakan adanya surat

dispensasi bagi peserta

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 37

No

Rekomendasi

Tinjauan Manajemen

Sebelumnya

Aspek

Tindak

Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

kuliah tamu namun tidak

diizinkan.

Sehingga laboratorium

mengingatkan pada

mahasiswa

yang ingin mendaftar

mengenai jadwal kuliah

masing-masing.

7. Penyusunan

SOP kegiatan

open recruitment,

timeline dan alternative

konsep open recruitment

disesuaikan

dengan jadwal kuliah peserta

Open

Recruitment

Open

recruitment

asisten baru 2016 sudah

dibuat SOP beserta

alternatif konsep, open

recruitment.

Asisten membuat

jadwal wawancara

peserta

berdasarkan jadwal kosong

yang dimiliki individu

masing-masing

Pembuatan

alternatif yang

mempunyai banyak pro dan

kontra dari para asisten alumni

dengan Kepala Laboratorium

Mengadakan

rapat asisten

aktif, asisten alumni, beserta

Kepala Laboratorium

sehingga dapat memilki

pemahaman

yang sama mengenai

konsep seleksi

8. Peningkatan koordinasi

antar asisten

terhadap Kepala

laboratorium dan asisten

alumni.

Open Recruitment

Sudah diadakan rapat

antara asisten

aktif dengan asisten alumni,

rapat antara asisten aktif

dengan Kepala

Laboratorium untuk

menyampaikan pendapat

asisten alumni

Pembuatan alternatif yang

mempunyai

banyak pro dan kontra dari para

asisten alumni dengan Kepala

Laboratorium

Mengadakan rapat asisten

aktif, asisten

alumni, beserta Kepala

Laboratorium sehingga dapat

memilki

pemahaman yang sama

mengenai konsep seleksi

9. Penyusunan rundown yang

disesuaikan

Training Internal

Rundown telah diatur oleh

pihak pemberi

materi

Asisten harus menunggu lama

untuk

dimulainyanya

Sebaiknya training

dilaksanakan di

Gedung TI

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 38

No

Rekomendasi

Tinjauan Manajemen

Sebelumnya

Aspek

Tindak

Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

dengan konsep training yang

disediakan

oleh pihak pemberi

training.

(lembaga statistik)

karena training

dilaksanakan di tempat

pemateri

kegiatan training karena

pemateri

terlambat

sehingga asisten juga

dapat

mengontrol jalannya

kegiatan

10. Peran asisten ditingkatkan

terutama terkait

kerjasama

dengan pihak jurusan dan

pihak pemberi training.

Training Internal

Asisten sudah menghubungi

lembaga organisasi

yang

sebelumnya digunakan,

namun terdapat

perubahan

biaya yang signifikan

sehingga asisten

menghubungi lembaga

organisasi

yang lainnya lang lebih

terjangkau.

Kurangnya kemampuan

asisten untuk menawar biaya

training

sehingga hanya sebagian asisten

yang dapat mengikuti

training

Dilakukan kerja sama dengan

lembaga organisasi yang

lainnya supaya

biaya yang dikeluarkan

lebih kecil

11. Pembuatan chek list

keperluan training

internal.

Training Internal

Sudah dilakukan list

keperluan training

Buku materi baru diberikan

pada waktu training

sehingga asisten

belum sempat mempelajari

terlebih dahulu

Asisten meminta

materi minimal h-2 kegiatan

training

12. Penyusunan SOP lomba dan

alternative

lomba statistic day untuk

mengantisipasi hal-hal yang

mungkin berubah

atau berjalan

tidak sesuai rencana.

Statistic Day

Terdapat beberapa

lomba yang

diadakan di kegiatan

Statistic Day

SOP tidak didistribusikan

ke seluruh

asisten sehingga asisten tidak

bisa mempelajarinya.

Selain itu juga tidak terdapat

jadwal jaga

asisten

SOP dikrim ke email masing-

masing asisten

beserta jadwal jaga

laboratorium sehingga

semua asisten dapat

memahami

konsep acara dan jadwal

jaga masing-masing

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 39

No

Rekomendasi

Tinjauan Manajemen

Sebelumnya

Aspek

Tindak

Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

13. Peningkatan kerjasama

asisten dalam

menumbuhkan kreatifitas

untuk melakukan

inovasi

terhadap lomba yang

didakan.

Statistic Day

Dilakukan pembagian

jobdesc untuk

membuat keperluan

yang dibutuhkan

untuk

menghias laboratorium

dalam acara open

laboratorium di kegiatan

Statistic Day

Terdapat beberapa

jobdesc yang

tidak terealisasikan

karena waktu persiapan yang

kurang

Waktu persiapan

minimal h-3

minggu sebelum acara

berlangsung

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Dengan adanya perubahan baik dari lingkungan eksternal maupun internal,

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa meningkatkan pelayanan

dengan memperbaiki sistem yang dirasa kurang baik dengan sistem yang lebih baik

sesuai dengan kondisi yang terbaru. Pada tahun 2017 ini, terdapat beberapa perubahan

baik dari lingkungan internal laboratorium maupun lingkungan eksternal laboratorium.

Kegiatan program kerja laboratorium yang sebelumnya tidak ada di periode

sebelumnya adalah kegiatan bedah jurnal mengenai materi desain eksperimen dapat

meningkatkan pengetahuan asisten mengenai desain eksperimen terutama bagi asisten

angkatan 2014 yang belum mengambil mata kuliah desain eksperimen. Adanya kegiatan

bedah jurna laboratorium juga dapat sekaligus menyiapkan asisten untuk mengikuti

kompetisi lomba statistik yang berikutnya. Kegiatan bedah jurnal ini juga dilakukan untuk

menyusun buku referensi mengenai desain eksperiman yang disusun oleh Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas.

Untuk perubahan dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi sistem

manajemen mutu laboratorium adalah perubahan kurikulum Teknik Industri Universitas

Brawijaya menjadi kurikulum 2016 yang baru sesuai dengan KKNI, sehingga sistem dan

konsep praktikum juga berubah. Sebelumnya Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas

hanya mengampu praktikum Statistik Industri saja. Namun dengan adanya kurikulum

2016, Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas juga mengampu Pratikum Terintegrasi

II yang dulunya dinamakan dengan Tugas Besar Perancangan Produk.

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 40

Dengan diadakannya praktikum yang baru, asisten harus mempelajari dan

menyiapkan materi lain untuk membimbing di Praktikum Terintegrasi II. Selain itu,

dengan adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri digabung dengan mata

kuliah Statistik Industri II dengan bobot keduanya sebesar 3 sks, dimana untuk

praktikum bobotnya adalah 1 SKS.

Selain perubahan praktikum, juga terdapat perubahan terhadap sistem asistensi.

Asistensi pada periode Ganjil 2016/2107 ditiadakan sehingga praktikum terdiri atas

praktikum pengenalan dan praktikum pengerjaan LKM sehingga tidak perlu dilakukan

asistensi laporan. Akan tetapi, praktikan tetap dapat melakukan konsultasi kepada

asisten masing-masing terkait praktikum yang bersangkutan. Pada kegiatan praktikum,

terdapat perubahan pada sistem asistensi. Karena asistensi yang dilakukan digantikan

dengan konsultasi wajib. Dimana kegiatan konsultasi wajib dilakukan sekali untuk setiap

modulnya. Namun, jika praktikan ingin melakukan konsultasi tambahan diperbolehkan

dan tidak wajib untuk satu timnya. Sehingga praktikan juga tetap dapat melakukan

konsultasi jika masih terdapat hal-hal yang belum dimengerti saat praktikum.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Untuk menjadi laboratorium yang lebih baik dalam memberikan pelayanan kepada

pelanggan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya meningkatkan

kinerja yang berpengaruh pada sistem manajemen mutu laboratorium. Saran dan

masukan yang diperoleh dari stakeholders internal didapatkan melalui rapat evaluasi

yang dilakukan secara berkala maupun diskusi antar asisten dan kepala laboratorium.

Saran dan masukan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja sistem manajemen

organisasi. Sedangkan Saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders eksternal

didapatkan melalui adanya e-complaint pada website laboratorium, kotak saran yang

diletakkan di depan laboratorium, maupun berhubungan langsung (diskusi, email, call

center, dsb) dengan pihak internal laboratorium, sehingga pihak eksternal dapat

memberikan kritik dan saran yang membangun untuk meningkatkan kinerja sistem

manajemen organisasi.

Secara keseluruhan, laboratorium sebenarnya sudah memiliki prosedur-prosedur

program kerja yang terstruktur namun selalu terkendala dengan hambat-hambatan yang

berada di luar kendali laboratorium dan asisten yang kurang memahami prosedurnya.

Oleh karena itu, diperlukan perbaikan pada sisi individual asisten untuk memahami

segala prosedur yang ada dan lebih bertanggung jawab atas tugas atau jobdesc masing-

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 41

masing. Kemudian untuk permasalahan hambatan yang berada di luar kendali

laboratorium, sebaiknya laboratorium harus membuat berbagai pilihan konsep

perencanaan program kerja sehingga dapat menanggulangi berbagai kemungkinan yang

dapat terjadi. Selain itu, diperlukan perbaikan pada koordinasi antar asisten dan antar

asisten dengan