THE DIRECTION PHASE Titien S. Sukamto

THE DIRECTION PHASE

Fase ini merupakan waktu untuk mengembangkan arah dari SI organisasi, identifikasi dimana SI berada di masa depan untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Dasar pengembangan adalah informasi pemahaman mengenai arah bisnis dan situasi SI saat ini, yang merupakan hasil dari kedua fase sebelumnya.

Komponen dalam fase ini :

1. Mengembangkan Visi dan Arah SI

2. Mengembangkan rencana SI

3. Identifikasi proyek SI

THE DIRECTION PHASE CONT...

Komponen The Direction Phase. Sumber Cassidy. 2006

THE DIRECTION PHASE CONT...

Komponen dan aktivitas The Direction Phase. Sumber Cassidy. 2006

1. MENGEMBANGKAN VISI DAN ARAH SI

Seringnya, perusahaan/organisasi memulai perencanaan strategis SI dengan mengidentifikasi kebutuhan teknis yang diinginkan departemen SI dari sistem baru.

Sebelum mengidentifikasi kebutuhan teknis, seharusnya terlebih dulu bangun arah SI berdasarkan arah bisnis.

Aktivitas yang dilakukan pada komponen ini :

A. Mengembangkan Visi dan Misi SI

B. Mengembangkan Tujuan dan Strategi SI

C. Menetapkan Balanced Scorecard dan Matriks SI

D. Review dan Konfirmasi Visi dan Arah SI

1A. MENGEMBANGKAN VISI DAN MISI SISetelah menampilkan arah bisnis dan situasi lingkungan SI saat ini kepada departemen SI dan steering committee SI, mulailah bersama mengembangkan pernyataan arah SI organisasi.

Putuskan apa yang penting untuk dikembangkan bagi lingkungan dan organisasi.

Visi

Visi adalah pernyataan singkat mengenai “dimana SI ingin berada dan ingin jadi seperti apa”. Kembangkan visi SI dengan melihat visi dan sasaran organisasi dan identifikasi bagaimana SI dapat membantu organisasi.

Berikut tips dalam mengembangkan visi SI : Visi harus dapat mengidentifikasi kemana arah dan akan menjadi apa

Visi dapat menyampaikan harapan dan keinginan, serta menyediakan gambaran dari masa depan yang diinginkan

Visi membantu semua staff untuk melihat bagaimana mereka dapat berkontribusi dan menyediakan panduan untuk pengambilan keputusan sehari-sehari

Fokus pada apa yang ingin dicapai organisasi, bukan apa yang ingin dihilangkan

Fokus pada hasil akhir, bukan proses untuk menuju kesana

Visi harus diuji pada waktu tertentu dan diperbaharui setiap tahun

1A. MENGEMBANGKAN VISI DAN MISI SI CONT...

Misi

Merupakan pernyataan singkat atas apa yang dilakukan organisasi. Termasuk di dalamnya pernyataan mengapa SI organisasi ada, ada dalam bisnis apa, dan apa tujuan dan fungsi yang diberikan kepada organisasi. Lihatlah kepada Misi organisasi untuk menentukan tema dan pernyataan misi SI

Tips menyusun Misi SI : Misi merupakan pernyataan tujuan kelompok SI, contoh, alasan adanya kelompok SI

Misi menjawan pertanyaan “mengapa” dan bukan hanya menjelaskan apa yang dilakukan

Misi mengklarifikasi apa bisnis dari kelompok dari sudut pandang konsumen

Misi harus jelas, singkat, informatif, menarik, dan menginspirasi

Tunjukkan apa yang dilakukan kelompok, apa yang diberikan ke konsumen, apa layanan yang disediakan, dan apa yang membedakan dengan kelompok lain

Misi harus diuji untuk periode waktu tertentu dan diperbaharui setiap tahunnya

1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI

Tujuan

Tujuan menyatakan bagaimana SI organisasi akan mencapai visi dan misi.

Contoh : Terapkan solusi dalam bekerja sama dengan unit bisnis

Selaraskan proyek dan prioritas SI dengan prioritas dan arah bisnis

Departemen SI akan menyediakan dukungan, panduan dan saran untuk semua area bisnis

Kami akan merancang sistem untuk mempermudah optimalisasi produktivitas bisnis

Terapkan solusi terbaik bisnis dengan fokus pada kepuasan konsumen

Kembangkan sistem yang mendukung pertumbuhan dan tujuan keuntungan dari perusahaan

Dukung sasaran dan tujuan organisasi dengan menyediakan teknologi manajemen informasi, sistem dan layanan yang memenuhi kebutuhan bisnis

Komunikasikan dan eksekusi visi dan perencanaan strategis SI organisasi

1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI CONT...

Strategi

Setelah menetapkan bagaimana organisasi akan mencapai tujuan dan misi, kembangkan perincian dari cara tersebut dalam strategi. Nyatakan strategi dengan jelas dalam perencanaan strategis.

Strategi merupakan area dari perencanaan strategis yang butuh waktu cukup lama untuk dikembangkan, karena strategi harus menjadi pernyataan yang memandu pemilihan dan arah di masa depan.

Faktanya, banyak organisasi yang menggunakan strategi sebagai scorecard untuk menilai solusi alternatif ketika menjalankan pilihan.

1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI CONT...

Contoh Strategi :

Steering Committee SI akan memandu arah dan prioritas SI

Kami akan melayani user sistem sebagai konsumen dan berpartisipasi dalam peningkatan proses bisnis pada area bisnis

Kami akan menerapkan dan merancang sistem demi kemudahan penggunaan. Sistem akan dirancang untuk meningkatan produktivitas end-user.

Kami akan menyediakan alat yang memungkinkan untuk kemudahan akses informasi

Personal : kami perlu untuk mengembangkan pertumbuhan karir untuk pegawai SI sehingga dapat terus meningkatkan dirinya untuk menyediakan solusi bagi bisnis

Teknis : kelompok SI harus dapat mengikuti teknologi masa kini dan di masa depan sehingga dapat memberikan manfaat bagi bisnis

1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI CONT...Tujuan dan strategi SI biasanya ditanam di seluruh SI, aplikasi bisnis, infrastruktur teknis, organisasi dan proses. Bisnis dan departemen SI harus paham mengenai pernyataan ini dan menyadari apa aspek dalam bisnis yang penting bagi mereka.

Misi, Visi dan Strategi SI. Sumber Cassidy. 2006

1C. MENETAPKAN BALANCED SCORECARD & MATRIKS SI

Mengukur kinerja SI menjadi area yang butuh perhatian dan penekanan khusus. Menetapkan matriks yang tepat untuk mengukur kinerja SI selalu menjadi tantangan bagi manajemen.

Salah satu cara untuk mengidentifikasi matriks adalah menanyakan anggota manajemen eksekutif apa yang penting bagi mereka dan bagaimana mereka akan mengukur kesuksesan SI.

Cara lain adalah membandingkan dengan matriks industri.

Matriks yang paling baik terikat secara langsung dengan arah SI, karena penting untuk mengukur progress pencapaian arah.

1C. MENETAPKAN BALANCED SCORECARD & MATRIKS SI CONT...

Financial (Keuangan)

• Berapa dana organisasi yang dihabiskan

untuk SI?

• Dimana dana dihabiskan?

• Berapa budgetnya dan bagaimana

perbandingan dengan kenyataan dilakukan?

Customer (Konsumen)

• Bagaimana kinerja SI menurut konsumen

eksternal dan internal?

• Bagaimana tingkat kepuasan konsumen?

• Sebarapa baik SI dalam memenuhi SLA?

Internal Process (Proses Internal)

• Seberapa baik formalisasi, dokumentasi,

pematuhan, dan pengukuran proses SI?

• Bagaimana SI berdampak pada proses bisnis?

• Bagaimana eksekusi proses SI jika

dibandingkan dengan standar pada industri?

Organizational Learning and People (Pembelajaran

Organisasi)

• Apa kemampuan SI organisasi untuk belajar

dan meningkatkan diri?

• Seberapa baik SI mengikuti perkembangan

teknologi?

• Apa kemampuan dan pelatihan yang

dibutuhkan?

1C. MENETAPKAN BALANCED SCORECARD & MATRIKS SI CONT...

Berikut merupakan cara untuk menetapkan matriks pengukuran yang terintegrasi dengan arah SI dan Balanced Scorecard

Review setiap pernyataan pada visi, misi, tujuan dan strategis SI bersama dengan tim manajemen SI atau steering committee.

Review daftar panjang yang ditemukan untuk dikategorikan

Identifikasi frekuensi bagaimana matriks akan diukur, misalnya perbulan, per-kuartal atau pertahun

Identifikasi target masing-masing matriks

1C. REVIEW&KONFIRMASI VISI&ARAH SI

Tinjau kembali arah SI bersama departemen SI dan steering committee SI.

Perbaharui area yang membutuhkan perubahan dan penambahan

2. MENGEMBANGKAN RENCANA SI

Aktivitas yang dilakukan pada komponen ini :

A. Mengembangkan Arah aplikasi bisnis

B. Mengembangkan arah E-Bisnis

C. Mengembangkan arah infrastruktur teknis

D. Mengembangkan arah organisasional

E. Mengembangkan arah proses SI

F. Mengembangkan proses prioritas

G. Prioritas Tujuan dan Sasaran bisnis

H. Review dan konfirmasi Rencana SI

2A. MENGEMBANGKAN ARAH APLIKASI BISNIS

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi arah yang spesifik untuk area aplikasi bisnis.

Mulai dari mengidentifikasi prinsip yang akan memandu aplikasi bisnis. Prinsip tersebut merupakan refleksi dari budaya dan nilai secara umum. Prinsip menyediakan panduan untuk keputusan dan investasi SI di masa depan.

Setelah prinsip/asas aplikasi bisnis diidentifikasi, buat garis besar arah spesifik untuk aplikasi bisnis dan rencana atas bagaimana untuk mencapai arah tersebut.

Terakhir, buat daftar area spesifik yang harus diubah untuk mencapai arah aplikasi bisnis. Pada bagian ini, bukan lagi sebuah proyek tetapi kumpulan proyek.

2B. MENGEMBANGKAN ARAH E-BISNIS

Aspek penting untuk dibahas dalam arah aplikasi dan infrastruktur teknis adalah arah e-bisnis. Agar efektif, aplikasi e-bisnis harus dirancang dari kebutuhan eksternal organisasi.

Review informasi yang didapatkan dari fase pertama, dimana telah diidentifikasi konsumen dan stakeholder, kebutuhan mereka, dan proses pelaksanaan bisnis dalam organisasi. Kemudian, juga telah diidentifikasi visi dan misi organisasi. Selanjutnya, identifikasi garis besar dari arah e-bisnis :

Strategi e-bisnis : bagaimana organisasi ingin memanfaatkan web? Bagaimana organisasi dapat menggunakan teknologi web untuk memperkuat atau meningkatkan nilai?

Kesempatan e-bisnis : untuk setiap stakeholder, identifikasi kesempatan spesifik e- bisnis dengan meninjau setiap langkah pada proses dan bagaimana organisasi ngin menambah nilai. Identifikasi cara spesifik untuk menggunakan teknologi web.

Kelompokkan berbagai kesempatan e-bisnis

2C. MENGEMBANGKAN ARAH INFRASTRUKTUR TEKNIS

Seiring berkembangnya lingkungan SI di masa depan, panambahan elemen dalam arsitektur komputasi penting untuk menjamin bahwa semua kompnen akan terus bekerja bersama. Perbaharui arsitektur ini sejalan dengan perkembangan dan perubahan teknologi.

Selesaikan masalah kebutuhan bisnis terlebih dahulu sebelum mempertimbangkan teknologi yang akan digunakan. Lihatlah misi dan tujuan SI yang telah dikembangkan sebelumnya, tetapkan apa kebutuhan teknis yang penting untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

2D. MENGEMBANGKAN ARAH ORGANISASIONAL

Arsitektur layanan memberikan gambaran spesifikasi proses SI dan orang yang dibutuhkan untuk mendukung sistem bisnis dan arsitektur komputasi.

Arsitektur layanan terdiri dari :

Proses : fungsi utama dari manajemen SI organisasi

Manusi/orang : paraktik rekrutmen, pengembangan dan kompensasi

Organisasi : struktur internal dari manajemen SI organisasi

Budaya : nilai yang dipertahankan dalam manajemen SI

Teknologi : karakteristik dari teknologi yang diterapkan

Matriks : metode untuk menyediakan dan menjamin kualitas

2D. MENGEMBANGKAN ARAH ORGANISASIONAL CONT...

Mulai menyusun arsitektur layanan dengan menetapkan arah organisasi.

Pertama dengan mengembangkan pronsip organisasi

Identifikasi tugas atau proyek yang harus dilakukan untuk mencapai prinsip tersebut. Hal ini akan menyebabkan perubahan pada organisasi (peran SI, strategi, kematangan, dan teknologi, serta tanggung jawab pekerjaan). Maka dari itu perlu untuk perubahan deskripsi pekerjaan, tingkat gaji dan struktru organisasi.

Kemudian identifikasi kemamapuan staff yang dibutuhkan

Tinjau lagi kemampuan/keahlian dari sumber daya yang ada dan identifikasi pelatihan yang mungkin diperlukan untuk masing-masing individu.

2D. MENGEMBANGKAN ARAH PROSES SI

1. Mulai dengan mengidentifikasi prinsip untuk arah proses SI.

2. Selanjutnya, review setiap proses SI dan identifikasi sebagai prioritas high, medium atau low. Setiap proses diberikan satu PIC yang bertanggung jawab terhadap proses.

3. Identifikasi proyek spesifik yang harus dicapai dalam proses. Termasuk untuk meningkatkan proses.

2E. MENGEMBANGKAN PRIORITAS PROSES

Proyek SI harus selaras dengan tujuan bisnis melalui prioritas.

Penentuan prioritas dapat berdasarkan pada kriteria berikut :

Ketidakpuasan user dengan sistem yang ada saat ini, yang telah dilaporkan melalui survei dan wawancara

Manfaat bisnis potensial dan keselarasan dengan tujuan bisnis

Jumlah area yang akan mendapatkan manfaat

Jumlah sistem yang ada saat ini yang akan diganti

Berikut merupakan proses untuk prioritas proyek :

Prioritas menurut tujuan bisnis

Prioritas menurut ranking

Prioritas menurut kritera bisnis

2F. REVIEW&KONFIRMASI RENCANA SI

Hal ini merupakan poin penting dalam proses perencanaan. Ini akan berguna untuk memiliki arah umum dari aplikasi bisnis, infrastruktru teknis, organisasi dan proses yang telah didiskusikan dan disetujui sebelum mengembangkan rincian prioritas, estimasi biaya dan rencana proyek.

Review rencana untuk masing-masing area dan proses pemberian prioritas dengan steering committee SI.

3. IDENTIFIKASI PROYEK SI

Setelah rencana umum disetujui, selanjutnya mengidentifikasi proyek spesifik. Review rencana dan arah serta identifikasi proyek.

Aktivitas yang dilakukan :

A. Estimasi/perkiraan biaya SI

B. Identifikasi manfaat bisnis

C. Prioritas proyek SI

D. Review dan onfirmasi Proyek dan Prioritas SI

3A. ESTIMASI BIAYA SI

Untuk setiap proyek, perkirakan keseluruhan biayanya. Tergantung pada budaya organisasi dan kematangan dari proses perencanaan, perkiraan biaya ini dapat bervariasi dan rinci.

Biaya yang lengkap harus dapat mengidentifikasi : Biaya hardware

Biaya software (termasuk komponen seperti, biaya perawatan dalam tahun pertama, pajak, dll)

Biaya sumberdaya SI internal

Biaya sumberdaya bisnis internal

Biaya konsultasi eksternal

Pelatihan SI

Pelatihan User

Biaya perjalanan

Biaya Business Process Reengineering

3B. IDENTIFIKASI MANFAAT BISNIS

Sama halnya biaya, perlu juga untuk mengidentifikasi manfaat bisnis dari proyek SI. Ingat bahwa manfaat nyata yang didapatkan harus ditinjau setelah implementasi proyek untuk menjamin bahwa manfaat proyek terrealisasi.

Contoh manfaat :

Penghematan operasional SI

Efisiensi sumber daya

Kepuasan konsumen

Peningkatan penjualan

Arus kas

3C. PRIORITAS PROYEK SI

Selanjutnya prioritaskan proyek bersama dengan steering committee SI menggunakan metode yang telah ditentukan sebelumnya.

Setelah proses pemberian prioritas selesai, lalu seimbangkan dengan sumber daya proyek yang dimiliki untuk menentukan seberapa jauh daftar proyek dapat dicapai tahun depan.

Alokasi sumberdaya yang dbutuhkan untuk proyek secara efisien.

3D. REVIEW DAN KONFIRMASI PROYEK&PRIORITAS SI

Tampilkan informasi ini kepada pihak yang terlibat dalam proses perencanaan, termasuk steering committee SI, SI organisasi, dan komite eksekutif.

REFERENCI

Information Systems Strategic Planning 2nd Edition. Anita Cassidy. 2006