KOMPUTERISASI SISTEM PENGOLAHAN DATA PENJUALAN PADA SENDY JAYA

SUKOHARJO

TUGAS TEST DAN IMPLEMENTASI SISTEM

disusun oleh :

1. KURNIAWAN C.U 1101011972. ANTON KURNIAWAN 1101010633. ARUM KESUMANINGTYAS 110101222

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTERSTMIK DUTA BANGSA

SURAKARTA2012

MOTTO

Ilmu pengetahuan harus dipahami dengan sungguh-sungguh, baru bisa menjadi

kebijaksanaan dalam diri sendiri.

Jangan pernah mengucapkan selamat tinggal jika kamu masih mau mencoba, jangan

pernah menyerah jika kamu masih merasa sanggup.

Bukan kecerdasan, melainkan sikap diri kita lah yang yang akan mengangkat kita

dalam kehidupan.

Apabila di dalam diri seseorang masih ada rasa malu dan takut untuk berbuat suatu

kebaikan, maka jaminan bagi orang tersebut adalah tidak akan bertemunya ia dengan

kemajuan selangkah pun.

Orang yang berhasil akan mengambil manfaat dari kesalahan-kesalahan yang ia

lakukan, dan akan mencoba kembali untuk melakukan dalam suatu cara yang berbeda.

KATA PENGANTAR

Segala Puji bagi Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah serta kasihNya

sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir semester ini dengan judul

“Komputerisasi Sistem Pengolahan Data Transaksi pada Sendy Jaya Sukoharjo”.

Dalam penyusunan Tugas Akhir Semester ini penulis mendapatkan bantuan dari

berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan

terima kasih kepada :

1. Bapak Dery Hnatoro S.T sebagai dosen mata kuliah Test dan Implementasi

Sistem.

2. Semua teman-teman yang telah membantu dan memberi informasi serta dukungan

selalu, terimakasih.

Penulis menyadari akan keterbatasan penulis dalam menyelesaikan tugas ini,

sehingga masih banyak kekurangan didalamnya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan

saran dan kritik yang sifatnya membangun dari para pembaca.

Demikian tugas akhir yang penulis susun, semoga dapat bermanfaat bagi penulis

khususnya dan para pembaca pada umumnya.

Surakarta, April 2012

BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Masalah

Sistem pengolahan data transaksi di sebuah perusahaan manufaktur

memiliki peranan yang penting, karena sebagai alat untuk mengontrol keluar

masuk barang pada perusahaan tersebut serta membuat laporannya. Sehingga

keberadaan sistem pengolahan data yang efisien sangat dibutuhkan oleh

perusahaan guna menampilkan laporan tepat waktu. Bila hal tersebut dapat

terpenuhi, maka akan berdampak pada meningkatnya kelancaran proses produksi

dan distribusi barang.

Pada era canggih seperti sekarang, idealnya sistem tersebut sudah

dikomputerisasi. Dengan komputer, penyajian laporan dapat dilakukan dalam

waktu yang relatif lebih singkat dan berorientasi tepat waktu. Yang dimaksud

dengan sistem berbasis komputer itu sendiri adalah dengan menggunakan sebuah

program khusus yang dirancang untuk pengolahan database. Sehingga informasi

yang diperlukan mampu diperoleh dalam waktu yang relatif lebih singkat

dibandingkan jika dikerjakan secara manual pada kondisi yang sama.

Sendy Jaya, sebagai perusahaan manufaktur masih belum menggunakan

program komputer. Pengolahan data transaksi masih dilakukan dengan cara

manual (handwriting) yaitu data - data ditulis pada sebuah buku besar. Akan

tetapi, meskipun masih manual, sistem kearsipan pada Sendy Jaya dapat diacungi

jempol. Karena semua buku laporan tersebut tersimpan dengan rapi. Namun

semua hal tersebut dapat dibuat lebih efisien dengan adanya program terlebih lagi

untuk volume data yang semakin meningkat.

Dari sebab itulah, penulis ingin membuat sebuah program khusus

pengolahan database transaksi penjualan yang mampu menghasilkan laporan yang

lebih berorientasi tepat waktu dalam penyajiannya serta efisien dalam

penggunaannya. Dengan program tersebut diharapkan akan memudahkan dalam

penggunaan, ketika membutuhkan laporan, user hanya cukup menginput kode

barang dan waktu penjualan pada program, sehingga tidak perlu lagi repot

mencari satu persatu dalam susunan buku. Hal tersebut akan mengefisiensikan

waktu. Sehingga sistem bisa berjalan dengan lebih lancar.

I.2. Rumusan Masalah

Dari uraian diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :

“Bagaimana agar laporan transaksi penjualan dapat disajikan tepat waktu?”

I.3. Batasan Masalah

Karena data yang terdapat pada Sendy Jaya cukup kompleks , maka dalam

pengolahan data dengan sistem komputerisasi ini dibatasi pada masalah :

Laporan transaksi penjualan.

I.4. Maksud dan Tujuan Penelitian

Tujuan pembuatan program Aplikasi Pengolahan Data Transaksi

penjualan pada Sendy Jaya adalah sebagai Tugas Semester Mata Kuliah Test dan

Implementasi Sistem. Selain itu, program ini diharapkan mampu memudahkan

pekerjaan dalam mengolah data transaksi penjualan pada perusahaan. Dengan

proses pengolahan data transaksi penjualan yang lebih efisien, diharapkan mampu

memberikan laporan yang lebih berorientasi tepat waktu.

I.5. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan untuk mendapatkan data yang

akan dipakai sebagai pendukung penyusunan karya tulis ini adalah :

a Metode Interview

Adalah pengumpulan data dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan

atau wawancara langsung dengan Pemilik, serta karyawan lain yang

menangani masalah transaksi barang pada Sendy Jaya.

b Metode Observasi

Adalah metode pengumpulan data dengan cara mengamati dan mempelajari

tentang metode pengolahan data yang diterapkan di Sendy Jaya.

c Metode Dokumentasi

Adalah metode pengumpulan data dengan cara melihat catatan atau arsip-

arsip yang diijinkan yang berhubungan dengan transaksi pada Sendy Jaya.

d Metode Kepustakaan

Metode kepustakaan ini mengacu pada buku-buku pedoman yang

dibutuhkan sebagai tambahan referensi peneliti, baik yang ada

diperpustakaan ataupun pada literature-literatur lain.

I.6. Sistematika Penulisan

Dalam penyususan karya tulis ini diharapkan dapat memperoleh suatu

penyelesaian dan pembahasan permasalahan secara terinci dan sistematis. Oleh

karena itu, dalam penulisannya digunakan sistematika sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah,

Batasan Masalah, Tujuan, Metode Pengumpulan Data, dan Sistematika

Penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Membahas Pengertian Komputerisasi, Konsep Dasar Sistem, Bahasa

Pemrograman yang dipakai, dan Konsep Perancangan Basis Data.

BAB III GAMBARAN UMUM

Dalam bab ini menguraikan tentang gambaran objek penelitian, yaitu

sejarah dan perkembangan, struktur organisasi, sistem dan prosedur

penjualan pada Sendy Jaya, serta gambar sistem diagram alir data tentang

prosedur penjualan tersebut.

BAB IV PEMBAHASAN

Dalam bab ini dijelaskan tentang Sistem Pendukung, Sistem Perangkat

Keras, Sistem Perangkat Lunak, Diagram Arus Data, Perancangan Tabel,

Bagan Alir Sistem, Diagram E-R, Penjelasan Sistem, Perancangan

Masukan dan Keluaran. Membahas mengenai program aplikasi yaang

telah disusun.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran-saran dari pembuatan karya

tulis.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Komputer Sistem

Komputer adalah sebuah alat elektronik sebuah mesin yang fleksibel yang

dapat melakukan berbagai macam pekerjaan baik secara aritmatika maupun non

aritmatika. Komputer dapat diprogram. Komputer sangat tergantung pada

program yang dimasukkan. Program adalah suatu daftar instruksi – instruksi yang

memberitahukan apa yang harus dikerjakan oleh komputer.1

Komputerisasi adalah suatu pengolahan data dengan menggunakan

komputer sebagai alat bantu, dimana semua data dapat dimasukkan yang

kemudian di proses agar dapat menghasilkan informasi. Proses komputerisasi ini

melibatkan “komputer” sebagai perangkat utama sarana pemrosesan dan manusia

sebagai pengatur, operator pengendali perangkat tersebut.2

1 Budi Sutedjo Oetomo, S.Kom, MM. Perencanaan &pembangunan Sistem Informasi, 2006, Andi Offset Yogyakarta, hal 42

2 Teguh Wahyono. Sistem Informasi Akuntansi Analisis Desain &Pemrograman Komputer, 2004, hal 28

2.2 Pengertian Sistem

2.2.1 Perancangan sistem

Sistem merupakan seperangkat komponen yang saling berhubungan dan

saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem mempunyai

karakteristik atau sifat-sifat tertentu,meliputi fasilitas dan aktivitas.3

Desain perancangan sistem dibagi menjadi 2, yaitu :

1. Desain sistem secara umum (General System Design)

Desain sistem ini bertujuan memberikan gambaran secara umum kepada

pengguna sistem baru yang diusulkan. Pada tahapan ini komponen sistem

yang dirancang bertujuan agar dapat dikemukakan pada pengguna bukan

pada pemrosesan data.

2. Desain sistem secara terperinci (Detail System Design)

Desain sistem ini mempunyai tujuan memberi gambaran yang lebih jelas

tentang rancang bangun yang akan digunakan dalam pembuatan program

aplikasi komputer pada perusahaan.

Alat – alat yang digunakan dalam perancangan sistem :

a. Bagan Alir (Flowchart) Dokumen

Yaitu gambaran dari bagan (chart) di dalam program / prosedur dari

sistem logika , dan digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan

dokumentasi.

Adapun simbol-simbol antara lain dapat dilihat.... bagian lampiran.

3 Jogiyanto HM. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori & Praktek Aplikasi bisnis, Andi Offset Yogyakarta, hal 3

b. DAD (Data Flow Diagram)

Yaitu, diagram yang digunakan untuk menggambarkan arus dari data

sistem dengan notasi – notasi yang standar. Dikembangkan secara

logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data itu

mengalir dan kemana data itu disimpan.

Adapun simbol – simbol yang digunakan dapat dilihat pada

halaman.... bagian lampiran.4

2.2.2 Pengembangan sistem

1. Perlunya Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem baru untuk

menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki

sistem yang sudah ada. Sistem yang lama perlu diganti atau

diperbaharui karena beberapa hal yaitu :

a. Adanya ketidak beresan dalam sistem yang lama sehingga sistem

yang lama tidak beroperasi dengan baik.

b. Pertumbuhan organisasi

c. Mempercepat pengambilan keputusan dan instruksi

Berkembangnya sistem baru diharapkan akan meningkatkan :

a. Kinerja dan informasi

b. Keuntungan dan penurunan biaya

4 Deleno. Analisis &Perancangan Sistem, hal 2-3

c. Peningkatan efisiensi dan pengendalian

2. Prinsip Pengembangan Sistem

a. Sistem dikembangkan untuk manajemen, membutuhkan orang

terdidik dan modal yang besar sehingga harus dapat dimanfaatkan

dengan sebaik – baiknya.

b. Tahapan kerja dan tugas- tugas harus dilakukan dalam proses

pengembangan sistem.

c. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan

sistem.

3. Siklus hidup pengembangan sistem5

Visualisasi mengenai siklus hidup pengembangan sistem dapat

dilihat pada halaman .... bagian lampiran

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi terdiri dari dua kata yaitu sistem dan informasi. Sistem

sendiri berarti gabungan dari beberapa sub sistem yang bertujuan untuk mencapai

suatu tujuan. Informasi berati sesuatu yang mudah untuk dipahami oleh si

penerima. Sistem informasi memiliki makna sistem yang bertujuan menampilkan

informasi.6

Pada jaman dahulu sebelum sistem komputer ada maka sistem informasi

ini telah lebih dahulu ada dan berjalan dengan baik. Adapun komponen-

5Usman Hadi. Sistem Informasi, hal 7

6 Raymond Mcleod,Jr. Sistem Informasi Manajemen, indeks, Jakarta, hal 9

komponen yang menyusun sistem informasi dapat dilihat pada halaman..... bagian

lampiran

2.4 Pengertian Penjualan

“ Penjualan adalah pemindahan hak milik atas barang atau pembelian jasa

yang dilakukan penjual kepada pembeli dengan harga yang telah disepakati

bersama “. (Aliminsyah&Padji, 2002)

Penjualan tunai adalah penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli oleh perusahaan setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan (Mulyadi, 2001 : 455)

Penjualan kredit adalah penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2001 : 212)

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu

perjanjian antara penjual dan pembeli yang memindahkan hak kepemilikan barang

kepada pembeli dengan kompensasi pembayaran uang kepada penjual, baik secara

tunai maupun kredit.

2.5 Pengertian Pengolah Data

Program aplikasi pengolah data adalah program yang menjadikan

komputer berfungsi sebagai alat bantu dalam membuat struktur data , mengedit,

mengolah dan menyimpan data, mengatur, menyimpan,mencetak dokumen

berupa informasi hasil pengolahan data.7

7 Budi Sutedjo Oetomo, S.Kom, MM. Perencanaan &pembangunan Sistem Informasi, 2006, Andi Offset Yogyakarta, hal 97

2.6 Pengertian Sistem Basis Data

Basis data adalah susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari

organisasi atau perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara

terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer

sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-

record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta

memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi atau peusahaan sehingga

mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk

proses pengambilan keputusan.8

2.7 Normalisasi (Normalizing The Relation)

Normalisasi adalah proses pengelompokan atribut-atribut dari suatu relasi

sehingga membentuk WELL-STRUKTUR RELATION. Normalisasi merupakan

proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel menunjukkan entity dan

relasinya.

Well-structure relation adalah sejumlah relasi dengan jumlah kerangkapan

datanya sedikit (Minimum Amount of Redudancy), serta memberikan

kemungkinan bagi user untuk melakukan insert, delete, dan modify, terhadap

baris-baris data pada relation tersebut, yang tidak berakibat terjadinya error, yang

disebabkan oleh operasi-operasi tersebut.

Error data yang terjadi disebut anomali. Macam-macam anomali :

8Linda Marlinda. Sistem Basis Data, Andi Offset Yogyakarta, hal 1

a. Anomali peremajaan, bila terjadi pengubahan pada sejumlah data

yang mubadzir, tetapi tidak seluruhnya diubah.

b. Anomali penghapusan, terjadi sekiranya sesuatu baris yang tak

terpakai dihapus dan sebagai akibatnya terdapat data lain yang

hilang.

c. Anomali penyisipan, terjadi jika pada saat penambahan hendak

dilakukan ternyata ada elemen data yang masih kosong dan elemen

data tersebut justru menjadi kunci.9

2.8 Perangkat Keras Yang Digunakan

Untuk bisa menjalankan program aplikasi komputerisasi sistem

pengolahan data penjualan pada Sendy Jaya Sukoharjo, diperlukan perangkat

keras komputer dengan spesifikasi minimalnya adalah : Proccessor dengan

Memory RAM 512 MB, Memory Harddisk 40 GB, Monitor, Keyboard dan

Mouse, serta Printer.

2.9 Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.9.1 Delphi

Delphi merupakan sebuah piranti pengembangan aplikasi berbasis

Windows yang dikeluarkan oleh Broland Internasional. Perangkat lunak

ini sangat terkenal di lingkungan pengembang aplikasi karena mudah

9 Ibid, hal 115-116

untuk dipelajari dan dapat digunakan untuk menangani berbagai hal, dari

aplikasi matematika, permainan, hingga database. Pada penanganan

database, delphi menyediakan fasilitas yang memungkinkan pemrogram

dapat berinteraksi dengan database seperti dBase, Paradox, Oracle,

MySQL dan Access.10

2.9.2 MySQL

MySQL adalah sebuah server database SQL multiuser dan multi-

threaded. SQL (Struktured Query Language) sendiri merupakan bahasa

query standar yang digunakan untuk mengakses basis data relasional.11

Database ini dibuat untuk keperluan sistem database yang cepat, handal

dan mudah digunakan. Perintah-perintah SQL yang sering digunakan

untuk kebutuhan database diantaranya create table, select, insert, delete,

update.12

BAB III

GAMBARAN UMUM

3.1. Sejarah Sendy Jaya

10 Abdul Kadir. Pemrograman Database denganDelphi7 Menggunakan Access dan ADO, Andi Offset Yogyakarta, hal 2

11 Moh Sulhan. Pemrograman Visual Dengan Delphi 8.0 for net, hal 97

12 Moh Sulhan, ibid

Tahun 2000, sang pemilik Agus Setyo Wibowo, bermodal 25 juta saat itu

untuk mendirikan Sendy Jaya. Mulanya hanya dibantu oleh 8 orang pegawai, kini

setelah lebih dari satu dasawarsa, pegawai Sendy Jaya telah berkembang menjadi

40 orang. Sekarang jangkauan produksinya sudah mulai meluas ke luar kota, tidak

hanya berkutat di dalam kota. Pelanggannya sudah mencapai 40 toko yang tersebar

di beberapa kota. Hal ini menunjukkan bahwa Sendy Jaya mampu berkembang di

tengah persaingan bisnis yang ketat.

Beberapa alat pabrikasi modern sudah dimilki. Alat – alat tersebut antara

lain: mesin obras, mesin jahit dengan dinamo, mesin overdeck, mesin kancing,

mesin lubang kancing, mesin karet, dan mesin potong kain. Mesin – mesin tersebut

memudahkan para pegawai dalam memproduksi, karena proses produksinya bisa

lebih cepat maka produk yang dihasilkan menjadi lebih banyak. Untuk armada

ekspedisi, Sendy Jaya juga telah mempunyai 1 mobil pick up dengan box ukuran

besar.

Selain itu, Sendy Jaya juga mampu menciptakan produk yang cukup

beraneka ragam. Sendy Jaya mengolah produknya dari bahan baku berupa kain

jenis bahan kaos. Bahan baku tersebut diolah menjadi beberapa produk antara lain

Babydoll ¾, model panjang, singlet dan jumbo. Selain babydoll, Sendy Jaya juga

memproduksi daster. Daster pun dalam berbagai model, seperti : daster lengan,

singlet, jumbo dan yang terbaru adalah daster muslim. Selain produk untuk wanita,

Sendy Jaya juga memproduksi pakaian anak kecil, seperti baju – baju model

setelan.

3.2. Struktur Organisasi Sendy Jaya

Kondisi yang terjadi di Sendy Jaya, dimana data masih diproses secara

manual memberi dampak keterlambatan informasi laporan penjualan barang yang

dibutuhkan. Untuk itu diperlukan suatu sistem pengolahan data secara komputer

yang akan memudahkan pihak manajemen dalam memproses data penjualan

sehingga proses penyajian data penjualan pada Sendy Jaya menjadi tepat waktu.

STRUKTUR ORGANISASI SENDY JAYA

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.3. Deskripsi naratif Flowchart

1. Setiap terjadi transaksi penjualan, petugas menulis nota guna menjadi bukti

penjualan.

2. Kemudian nota-nota tersebut akan dicatat kedalam buku besar yang mana akan

menjadi sebuah dokumen penjualan.

BAG. PRODUKSI(MANDOR)

BAG. ADMINISTRASI

PEMILIK

BAG. SABLON BAG. KELUAR MASUK BARANG

BAG. PEMOTONGAN BAHAN

BAG. EKSPEDISI BARANG

3. Lalu dokumen penjualan tersebut akan direkap menjadi sebuah Laporan

penjualan, laporan tersebut akan diserahkan kepada pemilik untuk pengambilan

keputusan.

3.4. Flowchart Dokumen Penjualan Barang pada Sendy Jaya

Gambar 3.2 Flowchart Sistem Penjualan pada Sendy Jaya

NOTA

PENCATATAN PENJUALAN

DOKUMENPENJUALAN

LAPORANPENJUALAN

REKAP PENJUALAN