ADMINISTRASI SURAT MENYURATPENYIAR SHOLAWAT WAHIDIYAH

Tinjauan tentang rincian surat-menyuratbagi para Pengurus PSW,

dimaksudkan sebagai pedoman administrasidalam melaksanakan tugas-tugas

Perjuangan Wahidiyah.

Disampaikan pada :Asrama Wahidiyah Romadlon 1433 HRabo, 25 Juli 2012Di MTs Ihsanniat, Rejoagung, Ngoro – Jombang

PENGERTIAN

Suatu bentuk pernyataan kehendak/gambaran suatu peristiwa yang dituangkan dalam tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain.

Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai harus mudah dimengerti,sederhana,dan teratur.

SURAT PSW Fungsi surat

1. Sebagai alat komunikasi.

2. Sebagai dokumentasi PSW.

3. Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/persaksian).

Ciri Utama Surat1. Bersifat pelayanan.2. Bersifat menetes keseluruh bagian PSW.3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam PSW.

BENTUK SURAT PSW

Surat Dinas PSW menggunakan bentuk lurus (block style) atau bentuk lurus penuh (full block style).

Surat Dinas PSW ditulis mulai dari margin kiri yang sama yaitu berjarak 37 (tiga puluh tujuh) milimeter dari tepi kiri kertas. Jika mungkin, margin kanan juga dibuat sama berjarak 21 (dua puluh satu) milimeter dari tepi kanan kertas. Alinea yang satu dengan yang lain berjarak satu baris atau 2 (dua) spasi.

Isi bagia

n-bagia

n surat :

1. kop surat;

2. tanggal surat;

3. nomor surat;

4. lampiran

;5. hal atau

perihal;6.

alamat atau

tujuan surat;

7. salam pembuka (basmala

h & salam),

8. khusus surat

kepada instansi Pemerintah atau lembaga

lain dapat

ditambah kata

Dengan hormat, dibawah salam);

9. pembuka

surat 10. isi surat

atau inti surat;

11. penutup surat;

12. salam

penutup;13.

nama PSW atau

BADAN atau

MAJELIS TAHKIM; (diatasnya boleh ditambah kalimat “Hormat kami”;

14. Ketua dan

Sekretaris;

15. tanda tangan

dan stempel;

16. nama Ketua dan

nama Sekretari

s, menggunakan huruf besar

(kapital) semua;

17. tembusan (kalau

ada).

JENIS SURAT SURAT MASUK

semua jenis surat yang diterima dari Organisasi/ Instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi)

SURAT KELIUARsurat yang sudah lengkap

(bertanggal,bernomor,berstempel,dan telah ditandatangani oleh yang berwenang) yang dibuat oleh PSW yang ditujukan/dikirim kepada Organisasi/Instansi/lembaga atau perorangan yang lain.

SIRKULASI SURAT

Surat Masuk dan proses tindaklanjutnya.• Diberi lembar disposisi dan diagendakan.• Didisposisi ketua / yang berwenang.• Diteruskan kepada yang berkompeten.• Bila perlu dijawab dilimpahkan pada konseptor, dalam hal ini

kembali pada sekretaris, dikirim pada yang berkompeten untuk mendapatkan respon dan perbaikan dimana perlu.

• Konsep jawaban surat diketik dan diagendakan terlebih dahulu.

• Kemudian diserahkan kepada Ketua (yang berkompeten) untuk mendapatkan koreksi, setelah disetujui kemudian dibubuhkan paraf.

• Diketik ulang bila ada koreksi, kemudian dimintakan tanda tangan, dan membubuhkan stempel.

SIRKULASI SURAT

Surat Keluar dan proses pembuatannya.

Ketua memberikan garis besar isi pokok surat keluar.

Sekretaris membuat konsep surat keluar secara lengkap.

Konsep dikirim kembali pada ketua, untuk mendapatkan disposisi.

Diagendakan.Diketik dengan rapi.Kembali kepada ketua untuk mendapat

persetujuan dan pemarapan.Sekretaris dan Ketua membubuhan

tandatangannya.

 

Selamat Berjuang!

Terima Kasih