BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS1. Kepala Surat

Marilah kita amati sekali lagi dengan seksama format surat dinas yang dianggap memadai, yakni formatsetengah lurus versi b, seperti tampak berikut ini. Format seperti inilah yang dilazimkan oleh Pusat dan Pengembangan Bahasa, dan ditawarkan pemakaiannya kepada khalayak di seluruh tanah air.

Seperti tampak pada gambar format surat dinas pada halaman 14, bagaian-bagian surat yang akan dibicarakan dalam bab ini terdiri atas:1) Kepala surat,

2) Tanggal surat,

3) Nomor surat,

4) Lampiran surat,

5) Hal atau perihal surat,

6) Alamat yang dituju,

7) Salam pembuka,

8) Paragraf pembuka surat,

9) Paragraf isi surat,

10) Paragraf penutup surat,

11) Salam penutup,

12) Tanda tangan

13) Nama jelaspenanda tangan,

14) Jabatan penanda tangan,

15) Tembusan, dan

16) Inisial.

Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak)

a. Nama instansi atau badan;

b. Alamat lengkap;

c. Nomor telepon;

d. Nomor kotak pos;

e. Alamat kawat, dan;

f. Lambang instansi atau logo.

Jika instansi atau badan tersebut bergerak dalam bidang bisnis atau usaha, selain bagian-bagian di atas, dalam kepala surat tercantum juga

g. Alamat kantor cabang;

h. Nama bank; dan

i. Jenis usaha.

Kepala surat berguna untuk memberi informasi kepada pemerintah surat tentang nama, alamat serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat.

Cara percetakan kepala surat adalah sebagai berikut :

a. Cetaklah nama instansi atau nama badan yang bersangkutan dengan huruf kapital semua pada bagian atas kertas dengan sisitem simetris atau dengan sisitem lurus.b. Lambang atau logo departemen, lambang universitas, atau lambang instansi yang lain dicantumkan di sebelah kiri.

c. Nama departemen atau nama instansi pusat dicetak pada baris pertama, sedangkan nama unit organisasi dicetak pada baris kedua, dan nama subunit organisasi dicetak pada baris ketiga.

d. Alamat instansi / organisasi dituliskan lengkap, termasuk nomor telepon, nompor teleks, dan kode pos. Alamat instansi / organisasi ditulis dengan huruf awal menggunakan kata kapital, kecuali kata tugas atau dengan huruf kapital semua, tetapi ukurannya lebih kecil dari pada huruf-huruf untuk nama instansi.

e. Unsur-unsur alamt dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung.

f. Kata jalan ditulis dengan Jalan, tidak Jl, atau Jln.g. Jika kantor tersebut memiliki nomor Telepon, tulisan kata telepon bukan Tilipon, atau bukan pula dengan singkatan Telp. h. Kemudian nomor telepon tidak perlu diberi titik, karena bukan suatu jumlah.

Kepala Surat

Alamat

Yang

DitujuParagraf Pembuka

Paragraf

Isi

ParagrafPenutup

Penulisan Kepala Surat Seperti di bawah ini masih perlu diperbaiki.

P.T. PARASU RAMA MOBIL

JUAL BELI MOBIL BEKAS

Jl. Rambate rata Labuan Udik-Jak. Tim

P.O. BOX 217/JT Telp. 4891234

TELEX 56789 pbsioDalam penulisan alamat instansi pada contoh ini terlihat penulisan P.T. Jl., P.O. Box., dan telex, yang belum sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.Singkatan P.T. dituliskan tanpa titik (seharusnya PT). Kata jalan sebaiknya dituliskan lengkap jalan; P.O. Box harus diganti dengan Kotak Pos; telepon harusdituliskan lengkap telepon; telex harus dituliskan teleks. Di samping itu, pembatas unsur-unsur alamat adalah tanda koma (,) dan bukan tanda hubung (-).

Sebaiknya kepala surat tersebut dicetak seperti berikut.

PT PARASU RAMA MOBIL

JUAL BELI MOBIL BEKAS

Jalan Rambate rata, Labuan Udik, Jakarta TimurKotak Pos 217/JT Telepon 4891234

Teleks 56789 pbsio

Kepala surat ini menggunakan sistem lurus.

Perhatikan penulisan kepala surat Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa di bawah ini.Pusat bahasa menganjurkan penulisan berikut.DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA

JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA 13220

KOTAK POS : 2625

TELEPON : 4896558, 4894564

Kepala surat ini menggunakan sistem simetris.2. Tanggal Surat

Berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat, kapan surat itu ditulis.

Cara penulisan tanggal surat :a. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat.

b. Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka.c. Penulisan tahun ditulis dengan lengkap, tidak ditulis dengan tanda koma di atas.

d. Pada akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apapun, baik titik maupun tanda hubung.Perhatikan penulisan tanggal surat dinas yang salah.

Kepala Surat

Jakarta, 28 Okt. 1994

Kepala Surat

Bandung, 28-10-94

Perhatikan tanggal surat dinas yang benar.Kepala Surat

28 Oktober 1994

Ketentuan tersebut tidak berlaku dalam penulisan surat pribadi. Jika Anda menulis surat pribadi kertas polos (tanpa kepala surat), nama Anda dicantumkan. Kemudian tempat ketik Anda menulis surat dituliskan dengan lengkap, tidak hanya nama kota, tetapi nama jalan pun dicantumkan agar penerima surat tahu persis tempat tinggal Anda saat itu.

Perhatikan penulisan tanggal surat pribadi yang salah.Jakarta, 15-11-1994

Bandung, 18 Des 94

Perhatikan beberapa kemungkinan penulisan tanggal surat pribadi yang dianjurkan.

Agus Perjaka 15 November 1994

Jalan daksinapati II, No. 10

Jakarta 13220

AtauDrs. Sudin Saputro Jalan Cihampeas I. No. 16 A

Bandung 48251

18 Desember 1994

3. Nomor Surat

Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpanan surat, memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.

Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut :

a. Kata Nomor ( lengkap ) di ikuti tanda titik dua atau jika nomor itu disingkat dengan No, penulisan diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda titik dua.

b. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi.

c. Kemudian angka tahun sebaiknya ditulis lengkap dan tidak tiikuti tanda baca apapun.

Perhatikan penulisan nomor dan kode surat yang salah.

Nomor:3241/F8/UI.5/94.-

No:3241/f8/UI.5/94.-

Tanda titik dan tanda hubung setelah tahun tidak menambah informasi apa-apa. Oleh karena itu, tanda-tanda tersebut tidak perlu dicantumkan.

Perhatikan penulisan nomer dan kode surat yang benar.

Nomor: 3241/F8/UI.5/1994

No.: 3241/F8/UI.5/1994

4. Lampiran

Penulisan lampiran berguna agar penerima surat dapat meneliti dan banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dapat dilampirkan itu berupa buku, foto kopi surat keterangan yang diperlukan, brosur, dan sebagainya.

Penulisan lampiran mengukuti aturan sebagai berikut :a. Kata Lampiran atau Lamp diikuti tanda titik dua.

b. Cantumkan jumlah yang dilampirkan, dan nama barang yang dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apa pun.

c. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apa pun.d. Jika bilangan yang menunjukan jumlah barang pada lampiran dapat ditulis pada satu atau dua kata, bilangan tersebut ditulis dengan huruf.e. Jika bilangan itu dituliskan lebih dari dua kata, pencantuman dalam lampiran harus dengan angka.Pehatikan penulisan lampiran yang salah.

Lampiran : satu berkas

Lamp : dua eksemplar

Lamp : seratus dua puluh lima eksemplar

Perhatikan penulisan lampiran yang benar

Lampiran: Satu berkas

Lamp: Dua eksemplar

Lampiran:125 eksemplar

Ketentuan diatas berlaku jika pada surat tersebut dilampirkan sesuatu. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan sehingga tidak akan terdapat kata lampiran yang diikuti tanda hubung atau angka nol, seperti

Lampiran : -

Lampiran : 0

Jadi, surat yang tidak melampirkan sesuatu cukup mencantumkan nomor surat dan hal surat. Misalnya:

Nomor :

Hal : 5. Hal Surat

Berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang di bicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca surat selengkapnya. Sperti kata Nomor dan kata Lampiran, kata Hal pun harus diikiti titik dua. Hal surat harus dituliskan dengan singkat, tidak perlu ditulis panjang-panjang, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun. Pokok surat yang dicantumkan dalam bagian ini hendaknya diawali huruf kapital, sedangkan yang lain ditulis dengan huruf kecil. Jika kata-kata tersebut bukan merupakan suatu nama. Pokok surat tidak ditulis berpanjang-panjang , tetapi singkat dan jelas, serta mencukupi seluruh pesan yang ada dalam surat.Perhatikan penulisan Hal yang salah

Hal :

penentuan petugas pameran

(dalam rangka Dies Natalis X dan Lustrum II) yang akan diselengarakan

Tanggal 5-10 Oktober 1994.

Hal :

Permintaan bantuan tenaga pengajar mata kuliah bahasa

Indonesia untuk Sekolah Swadaya Jakarta.

Perhatikan penulisan hal yang benar

Hal :

Petugas pameran Dies Natalis

Hal :

Permintaaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia6. Alamat (dalam ) Surat

Alamat (bagian dalam)surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Alamat yang ditinjau ini ,sebenarnya tercantum pula dasampul surat. Atau ,alamat dalam sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.

Penulisan alamat dalam surat diatur sebagai berikut.

1) Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada ditulis di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Jadi alamat yang panjang pun dapat dituliskan tampa di penggal.

2) Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung antarkalimat yang menyatakan arah . Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal.

3) Alamat yang dituju diawali dengan Yth.(diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik)

4) Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju,bianya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu,Bapak ,Saudara atau Sdr.

5) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya,seperti Drs,Ir ,dan Drg,kata sapaan Bapak ,Ibu ,atau Saudarai gunakan. Demikian juga ,jika alamat n atau kapten,kata sapaan Bapak , Ibu.atau Saudara tidak di gunakan.

Ketentuan ini bertujuan agar sapaan Bapak ,Ibu,atau Saudara tidak digunakan berturut-turut secara langsung dengan gelar,pangkat,atau jabatan. Pemakain terasa berlebihan karena,pada dasarya,gelar akademik yang di tempatkan sebelum nama merupakan sapaan.

Perhatikan contoh penulisan alamat yang salah.

Kepada Yth. Bapak Syukuro,B.A.

Kepada Yth. Bapak Drs. Darwino

Kepada Yth . Ibu Ir. Mariani

Yth. kepala Desa Tajur

Yth .kapten Sumijo

Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar.

Yth. Bapak Syakuro, B.A.

Yth, Bapak Darwino

Yth. Ir. Mariani

Yth. Kepala Desa Tajur

Yth. Kapten Sumijo

6) Penulis kata Jalan pada alamat tidak disingkat. kemudian, nama gang, nomor RT, dan RW biasanya ditulis lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu digaris bawahiatau diberi tanda baca apa pun. Seperti pada alamat pengirim ,pada alamat yang di tuju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut memilikinya untuk memperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang di tuju. Perhatikan contoh penulisan alamat yang salahKepada Yth.Bapak Ir. Sopodo

Jl. Butar V. No.2

Bandung

JAWA BARAT

Kepada Yth. Bapak Kepala Biro Umum

Departemen ...

Jl. Menteng Raya No 5

JAKARTA PUSAT

Kepada

Yth. Bapak Kepala Pusat Pembinaan

Dan Pengembangan Bahasa

Jl. Daksinapati Barat IV

Rawamangun

JAKARTA

Para penulis surat seakan akan merasa lebih puas jika nama kota dituliskan dengan kapital semua dan tanda hubung. Padahal,semua itu hanyalah pekerjaan yang mubadzir karena kurang bermanfaat.Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar.Yth. Ir.Supodo

Jalan Buntar V, No.2

Bandung 48256

Jawa Barat

Yth. Kepala Biro umumDepartemen . . . .Jalan Menteng Raya no.5Jakarta Pusat 12254

Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Jalan Daksinapati Barat IVRawamangunJakarta 13220

Adakalanya alamat yang dituju oleh penulis tidak jelas. Misalnya, penulis surat tidak tahu persis kepada siapa surat tersebut dialamatkan, apakah kepada direkturnya, kepada sekretarisnya, ataukah kepada kepala bagian personalianya. Ketidaktahuan penulis surat tentang alamat yang dituju ini mungkin karena penulis belum pernah berkirim surat kepada alamat tersebut atau mungkin juga karena tidak tahu nama jabatan pimpinan instansi atau organisasi tersebut. Seperti diketahui, nama jabatan pimpinan tiap instansi atau organisasi itu tidak sama, ada yg disebut direktur, direktur II, direktur utama, ketua I, ketua umum, kepala dan sebagainya. Selanjutnya, mama jabatan setingkat di bawah pimpinan divisi, kepala bidang, kepala agen, dan sebagainya. Kalau demikian permasalahannya, penulis surat harus menggunakan alamat yang umum saja seperti pimpinan sehingga alamat itu, misalnya ditulis sebagai berikut.

Yth. Pimpinan Bank Dagang NegaraJalan H.M. Thamrin

Jakarta Pusat

Yth. Pimpinan CV Tani Mukti

Jalan Rd. Dewi Sartika 12 A

Bandung

Yth. Pimpinan Pabrik Minyak Lam Kiau

Jalan Tabing No. 10

Padang

Catatan:

Pimpinan berarti staf yang memimpin

Pimpinan berarti pucuk pimpinan

Berdasarkan penjelasan dan contoh diatas penulkisan alamat yang tidak jelas siapa yang dituju seperti dibawah ini termasuk penulisan alamat yang kurang tepat.Yth. Bank Dagang Negara

Jalan H.M. Thamrin

Jakarta Pusat

Yth. CV Tani Mukti

Jalan Rd. Dewi Sartika 12 A

Bandung

Yth. Pabrik Minyak Lim Kiau

Jalan Tabing No. 10

Padang Penulisan alamat seperti tiga contoh terakir ini disebut kurang tepat karena tidak jelas siapa yang berhak membuka surat tersebut. Apakah semua orang yg ada di bank dagang negara atau di cv tani mukti,seperti satpam dan pembersih lantai bank dagang negara atau penjaga telepon di cv tani mukti, boleh juga membuka serta membaca surat tersebut.

Satu hal lagi tentang penulisan alamat yang dituju, yakni alat iklan. Jika kita berkirim surat kepada seseorang berdasarkan iklan surat kabar, seperti iklan dalam Kompas atau dalam Suara Pebaharuan, hendaklah surat itu ditujukan kepada pemasang iklann tersebut bukan kepada iklannya. Bandingkan bentuk penulisan alamat yang salah dan penulisan alamat yang benar.

salahYth. Iklan pada harian Kompas

P.O. Box 2619 Jakarta 10001

Dibawah No. 658

Yth. Iklan pada Suara Pembaharuan

Tromolpos 16 JKSMP

Jakarta 12920 B

Alamat seperti itu menyiratkan bahwa yang akan menerima surat tersebut adalah iklannya. Padahal, tentu saja bukan itu yang dimaksudkan tetapi justru pemasang iklannya sendiri. Oleh karena itu, alamat yang ditujukan kepada pemasangannya, seperti contoh berikut.

Benar

Yth. Pemasang Iklan

pada harian Kompas

kotak Pos 2619 Jakarta 10001

di bawah No. 658

Yth. Kepala Bagian Personalia

Tromol Pos 16 JKSMP

Jakarta 12920 B

Dalam alamat yang dituju kadang-kadang digunakan singkatan u.p (untuk perhatian). Bentuk singkatan u.p. digunakan di didepan nama bagian sari suatu instansi apabila masalah surat dipandang cukup dapat diselesaikanoleh pejabat yang tercatum setelah u.p. tanpa diperlukan penentuan kebijaksanaan angsung pemimpin/kepala instansi yang bersangkutan.Misalnya.

Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

u.p. Kepala Subbagian Keuangan

Jalan Daksinapati Barat IV

RawamangunJakarta 13220

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi. Dalam pembuka dalam surat-surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan adab.

Penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut :

a. Salam pembuka dicantumkan disebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat.b. Hurf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulliskan kecil semua kemudian salam pembuka itu diikiti tanda koma.

c. Ungkapan salam pembuka dalam surat-surat dinas yang bersifat netral.

Dengan hormat, (D kapital, h kecil)

Salam sejahtera, (S kapital, s kecil)

Saudara ...,

Saudara ... yang terhormat,

Bapak ... yang terhormat,

Drs. S.R.H. Sitangtang, M.A. yang terhormat,

Prof. Adad Iskandar yang terhormat,

Dalam surat dinas yang bersifat khusus digunakan salam pembuka yang sesuai dengan lingkungannya, seperti

Asalamualaikum w, w.Salam Pramuka,

Para jemaah yang dikasihi Tuhan.8. Isi Surat

Isi surat disebut juga tubuh surat, bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan tercapai tidaknya maksud penulis surat tersebut.

Isi surat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu :

a. Paragraf pembuka

b. Paragraf isi surat yang sesengguhnya, dan

c. Paragraf penutup.

a) Paragraf Pembuka Surat

Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca untuk menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya.

1) Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak tentang pelaksanaan ujian dinas di lingkungan...

2) Sehubungan dengan surat kami tanggal 5 Agustus 1994 No. 425/F1/1994, dengan ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan surat keterangan lolos butuh dari pemimpinan instansi Saudara.

3) Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta.

4) Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa keinginan Saudara untuk menjadi pegawai Pusat Grafika Nasional tidak kami kabulkan.

5) Dalam rangka Dies Natalis Ke-3 Universitas Sanjaya, pada bulan Oktober 1994, kami akan menyelenggarakan lomba pidato antarmahasiswa seDKI Jakarta.

6) Kami mohon bantuan Saudara menyampaikan hal berikut kepada karyawan Saudara.

Contoh kalimat pengantar pada paragraf pembuka surat balasan adalah sebagai berikut:

1) Surat Anda tanggal 27 Februari 1994, No. 221/U/1994 sudah kami terima dengan senang hati. Bertalian dengan itu, kami ingin menanggapinya sebagai berikut.

2) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 28 Maret 1993, No. 1415/K2/1993 tentang syarat-syarat sayembara, kami beri tahukan hal-hal sebagai berikut.

3) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami sampaikan kepada saudara daftar buku terbitan kami tahun 1990.

4) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 18 juni 1992 No. 162/TU/K/1992 tentang penataran penyuluhan, kami beri tahukan bahwa ...

Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti Bina Graha melalui surat tanggal 29 Juni 1986, kami ingin menanggapi sebagai berikut.Catatan :

Kata kami digunakan jika penulis surat mengatas namakan suatu organisasi atau suatu instansi. Akan tetapi, jika atas namanya dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah saya.

b) Paragraf Isi Surat Yang Sesungguhnya

Bagian ini lebih dikenal sebagai paragraf isi. Paragraf ini merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat.

c) Paragraf Penutup

Berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Dengan demikian, surat yang tidak menggunakan paragraf penutup terasa seakan-akan belum selesai. Contoh paragraf penutup

Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kaasih.

Atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini, saya ucapkan terima kasih.

9. Salam Penutup

Berfungsi untuk menunjukan rasa hormat penulis surat setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan diantara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.10. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Surat dianggap sah jika ditandatangani oleh penjabat yang berwenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penandatangan dicantumkan dibawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi tanda kurung dan tanda baca apa pun. Dibawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut.Pehatikan contoh berikut.M. Taufik Arif

NIP 13051977

Kepala

Penulisan nama instansi atau organisasi sebelum tanda tangan (yang sering dijumpai pada surat dinas beberapa instansi), sebenarnya merupakan penulisan yang mubazir sebab nama instansi atau organisasi pengirim surat itu telah tercantum pada kepala surat. Penulisan nama instansi atau organisasi sebelum tanda tangan dianggap benar jika penanda tangan surat tersebut bukan pimpinan instansi byang bersangkutan melainkan petugas yang mewakilinya. (hal ini akan diuraikan pada pembicaraan fungsi singkatan a.n. dan u.b.).Perhatikan pencantuman tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang salah.

Tanda tangan

(Drs. SUGAJI).-

Kepala

Tanda tangan

(Prof. DR. SANGKUNI, M.Sc.).

REKTOR

NIP 130427722

Perhatikan pencantuman tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang benar.

Tanda tangan

Drs. Sungaji

Kepala

Tanda tangan

Prof. Dr. Sangkuni, M.Sc.NIP 130427722

Rektora. Pengunaan Bentuk Singkatan a.n. dan u.b.a) Bentuk Singkatan a.n.

Bentuk singkatan a.n. digunakan jika penandatanganan dilakukan oleh penjabat setingkat di bawah pimpinan, yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Segala tanggung jawaban yang berkaitan dengan surat tersebut terletak pada penanda tanganan surat. Bentuk singkatan a.n. dicantumkan di depan nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan itu.Perhatikan penulisan bentuk singkatan a.n. yang salah.

....................................................

A.n. Direktur Utama

PT Sumber Waras

Tanda tangan

Mardoni

Direktur Pemasaran

.....................................................

A.n. Kepala Pusat Pendidikan

Dan Latihan BNI 1946

Tanda tangan

Nama jelas

Sekretaris Pusdiklat

Perhatikan penulisan bentuk singkatan a.n. yang benar. ..............................

a.n Direktur utama

PT Sumber Waras

tanda tangan

Mardoni

Direktur Pemasaran

................................

a.n. Kepala Pusat Pendidikan

dan Pelatihan BNI 1946

tanda tangan

Nama jelas

Sekretaris Pusdiklat b) Bentuk Singkatan u.b.

Digunakan jika penandatanganan surat itu dilakukan oleh staf suatu instansi yang kedudukannya dua tingkat atau lebih dibawah pimpinannya. Dapat pula, u.b. digunakan jika penjabat yang dilimpahkan wewenang oleh pimpinannya melimpahkan lagi wewenang penanda tangan surat itu kepada jabatan lain dibawahnya. Bentuk singkatan u.b. dicantumkan dibawah nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan surat itu.Perhatikan penulisan bentuk u.b. yang salah.

......................................

u.b. Kepala Kantor Wilayah

Departemen Tenaga Kerja

Provinsi ......

tanda tangan

Nama Jelas

Kepala Bagian Personalia

................ ................

a.n. Gubernur Kepala Daerah Tk. I

Provinsi ......

Pembantu Gubernur Wilayah I

U.B.

tanda tangan

Nama jelas

Bupati ......

Perhatikan penulisan bentuk singkatan u.b. yang benar.

..............................

Kepala Kantor Wilayah

Departemen Tenaga Kerja

Provinsi ......

u.b.

tanda tangan

Nama jelas

Kepala Bagian Personalia

11. Tembusan

Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini tindasan atau c.c (carbon copy). Pusat bahasa tidak menganjurkan istilah tersebut. Yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah Tembusan.

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula isi surat. Jadi, tembusan itu dicantumkan hanya jika memang ada instansi lain yang harus mengetahui maksud surat.

Aturan penulisan tembusan sebagai berikut. Kata Tembusan diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan kata nomor, lampiran, dan hal, da sejajar dengan penanda tangan surat. Kata Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digaris bawahi. Jika pihak yang ditembusi surat itu lebih dari satu, nama-nama instansi diberi nomor urut. Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi hanya satu nama instansi itu tidak diberi nomor. Kemudian, dalam tembusantidak perlu digunakan kata-kata Yth, kepada Yth, sebagai laporan, atau sebagai undangan. Selanutnya, sebagai pencantuman kata arsip pada nomor terakhir tidak dibenarkan. Hal iitu tidak ada manfaatnya karena sudah pasti setiap surat dinas itu memiliki arsip yang harus disimpan.

Perhatikan penulisan tembusan yang salah.

Tembusan:

1. Kepada Yth. Direktur Sarana Pendidikan (sebagai laporan)

2. Yth. Kepala Bagian Tata Usaha (sebagai undangan)

3. Sdr. Sukijan (agar dilaksanakan)

4. Arsip

Penulisan tembusan seperti itu salah karena menggunakan kepada Yth. dan (sebagai laporan) pada No. 1. kata Yth. dan (sebagai undangan) pada No. 2, (kata agar dilaksanakan) pada No. 3, serta arsip pada No. 4. Penulisan kata-kata tersebut tidak perlu karena pihak yang ditembusi akan langsung mengetahui maksud isi surat yang diberikan kepadanya.

Perhatikan penulisan tembusan yang benar.

Tembusan:

1. Direktur Sarana Pendidikan

2. Kepala Bagian Tata Usaha

3. Sdr. Sukijan12. Inisial

Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.

Inisial ditempatkan pada bagian paling bawah di sebelah kiri.

Misalnya:

SR/GT

Singkatan nama pengetik : Gatot

Singkatan nama pengonsep : Siti Rahayu

Nomor:Tanggal

Lampiran :

Hal:

Yth. ....................

...........................

...........................

Salam pembuka,

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................

Salam Penutup

Tanda Tangan

Nama Jelas

Nama Jabatan

Tembusan

...................

...................

Inisial

PRM

PRM