1

STMIK GI MDP

Program Studi Sistem Informasi

Skripsi Sarjana Komputer

Semester Ganjil Tahun 2011/2012

MEMBANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

PADA CV. INDAH JAYA MOTOR

Wei Tjen 2008240195

Maria Fransiska 2008240223

Pembimbing Utama : Suwirno Mawlan S.Kom,M.T.I.

Abstrak

Tujuan penelitian skripsi ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem

informasi kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor Palembang yang menggunakan

basis data sehingga dapat mempermudah, mempercepat, dan mengurangi tingkat

kesalaahan dalam pengolahan data karyawan, absensi, gaji, cuti, dan promosi

karyawan. Metode yang digunakan untuk menganalisis adalah metode iterasi, dan

Diagram Use Case. Analisis yang dilakukan antara lain dengan melakukan survei

atas sistem berjalan, melakukan wawancara dan pengumpulan data untuk

memperoleh informasi yang dibutuhkan. Metode perancangan yang

digunakan adalah dengan menggunakan diagram konteks, Diagram Aliran Data

(DFD), kamus data, Diagram Hubungan Entitas (ERD), relasi antar tabel dan

tampilan antar muka serta rencana implementasi dari sistem yang diusulkan .

Adapun tahapan dalam metode iterasi ini terdiri dari survei sistem, analisis sistem,

desain sistem, pembuatan sistem, implementasi sistem, dan pemeliharaan sistem.

Hasil rancangan sistem informasi ini diharapkan dapat mempermudah pihak

manajemen dalam mengelola data kepegawaian, sehingga dapat meningkatkan

efektivitas dan efisiensi dari masing-masing personil. Dengan adanya sistem ini

diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah yang ada pada data kepegawaian,

sehingga dapat meningkatkan kinerja pada CV. Indah Jaya Motor Palembang.

Kata Kunci : Sistem Informasi Kepegawaian, CV. Indah Jaya Motor, Metode Iterasi,

Diagram Aliran Data (DFD), kamus data, dan Diagram Hubungan Entitas (ERD).

2

Abstract

The research objective of this thesis is to analyze and design information systems

personnel in the CV. Indah Jaya Motor Palembang who use data base so as to

facilitate, accelerate, and reduce the error rate in data processing employee,

attendance, payroll, leave, and promotion of employees. The method used to analyze

the iteration method, and the Use Case Diagram. Analysis conducted among others

by conducting a survey of the system is running, conducting interviews and collecting

data to obtain the information needed. Design method used is by using a context

diagram, Data Flow Diagram (DFD), data dictionary, Entity Relationship Diagram

(ERD), the relationships among tables and display interface and implementation plan

of the proposed system. The stage in the iteration method consists of a survey system,

system analysis, system design, manufacture systems, system implementation, and

maintenance of the system. The results of the design of information systems is

expected to simplify the management in managing personnel data, thus increasing the

effectiveness and efficiency of their personnel. With the existence of this system is

expected to address the problems that exist in the employment data, so as to improve

the performance of the CV. Indah Jaya Motor Palembang.

Keywords: Information Systems Officer, CV. Indah Jaya Motor, Iteration Methods,

Data Flow Diagram (DFD), data dictionary and Entity Relationship Diagram (ERD).

3

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

CV. Indah Jaya Motor saat ini menggunakan excel pada perhitungan

gajinya, jadi pada saat General Manager menghitung gaji pegawai, General

Manager harus mengumpulkan/membuka banyak data yang berhubungan dengan

perhitungan gaji pegawai yang menyebabkan perhitungan gaji lebih lama dan

kurang efisien, kesulitan dalam mempromosi pegawai, dan juga pengaturan cuti

pegawai. Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka penulis

akan menuangkannya dalam bentuk skripsi dengan judul “Membangun Sistem

Informasi Kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor Palembang”.

2. Permasalahan

a. Perhitungan gaji pegawai yang kurang efisien karena datanya tidak terhubung

satu dengan yang lainnya, sehingga sering terjadi keterlambatan pada

pemberian gaji pegawai.

b. Belum ada sistem perhitungan baku bagi perusahaan dalam memberi nilai

untuk promosi sehingga perusahaan kesulitan dalam mempromosikan

pegawai.

c. Pendataan cuti pegawai masih ditulis di kertas, sehingga terkadang pada saat

ada pegawai yang ingin cuti, perusahaan kesulitan dalam pencarian data cuti

pegawai.

3. Ruang Lingkup

a. Melakukan perhitungan gaji pegawai dan memberikan rekapitulasi dan slip

gaji pegawai tiap bulannya.

b. Melakukan perhitungan terhadap penilaian yang diberikan pada masing-

masing kriteria untuk promosi pegawai dan memberikan laporan promosi

pegawai.

c. Mencatat pelaksanaan cuti pegawai.

4

METODOLOGI

A. Survei Sistem

Survei sistem merupakan tahap awal dalam melakukan analisis

pengembangan pada suatu sistem. Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan

fakta dan data-data pada sistem yang sedang berjalan dengan cara melakukan

beberapa metode pengumpulan data.

B. Analisis Sistem

Tujuan dari tahapan ini adalah untuk mengidentifikasi permasalahan-

permasalahan dari sistem yang sudah ada.

C. Desain Sistem

Fase ini menyatakan bagaimana sebuah desain sistem lanjutan yang akan

dibuat dengan menggambarkan sebuah model sistem untuk menyelesaikan

permasalahan yang dihadapi perusahaan.

D. Pembuatan Sistem

Pada fase ini, dilakukan pembuatan sistem baru (hardware dan software)

dengan alat bantu yang digunakan antara lain Microsoft Visual Studio 2008 dan

SQL Server 2005.

E. Implementasi Sistem

Pada fase ini, dilakukan penginstalan database dan program baru,

pelatihan bagi pengguna, dan konversi ke sistem yang baru.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Prosedur Sistem yang Berjalan

1. Proses Absensi

Proses Absensi pada CV. Indah Jaya Motor dilakukan secara manual

yaitu bagian Administrasi(bagi cabang di luar kota) mendata kehadiran pegawai

5

dengan memberikan tanda centang pada nama pegawai di kertas absensi setiap

harinya dan pada akhir bulan bagian ADM akan mengirimkan ke bagian HRD

dan HRD akan menyerahkan kertas absensi ke General Manager.

2. Proses Pendataan Pegawai

Setiap pegawai yang baru masuk dicatat secara manual pada selembar

kertas dengan mencantumkan nama, alamat, tanggal lahir, telepon, email,

jabatan, dan tanggal masuk dan disimpan di arsip.

3. Proses Penggajian Pegawai

Setiap akhir bulan, bagian HRD akan menyerahkan data absensi, data

angkat unit sedangkan bagian Administrasi akan menyerahkan laporan

penjualan cabang, KSG cabang, laporan penjualan sparepart yang kemudian

dari semua laporan tersebut akan dihitung gaji pegawai yang di transfer via

BCA pada setiap awal bulan kepada masing-masing pegawai.

4. Proses Promosi

Promosi akan diberikan kepada pegawai yang memiliki keahlian dan

kinerja yang baik. Promosi pada CV.Indah Jaya Motor dilakukan pada saat ada

jabatan yang kosong, dan General Manager akan menilai secara lisan pegawai

yang kira-kira mampu dan berbakat berada di jabatan tersebut, dan pegawai

tersebut di promosikan ke jabatan yang lebih baik atau tinggi.

5. Proses Cuti Pegawai

Cuti pegawai diberikan kepada pegawai yang sudah bekerja selama 1

tahun. Cuti bisa diambil oleh setiap pegawai yang memenuhi syarat dimana

pelaksanaan cuti 12 hari dalam 1 tahun. Cuti pegawai bisa dicicil dan di

akumulasikan setiap tahunnya. Setiap pegawai yang ingin cuti langsung

menyampaikannya permohonan cutinya kepada General Manager.

6

Diagram Dekomposisi

Sistem Informasi

Kepegawaian pada

CV.Indah Jaya Motor

1.0

Subsistem

Pengguna

2.0

Subsistem

Absensi

3.0

Subsistem

Kepegawaia

4.0

Subsistem

Penggajian

5.0

Subsistem

Promosi

6.0

Subsistem

Cuti

3.1*

Input Data

Karyawan

3.2*

Cari Data

Karyawan

2.1*

Input

Absensi

2.2*

Cari

Data

2.3*

Rekap

Absensi

5.1*

Input

Promosi

6.1*

Input

Cuti

5.2*

Cari

Promosi

6.2*

Cari

Cuti

4.1*

Tunjangan

Karyawan

4.2*

Hutang

Karyawan

4.3*

Insentif

Karyawan

7.0

Subsistem

Laporan

7.1*

Cetak

Laporan

Karyawan

7.2*

Cetak

Laporan

Absensi

7.3*

Cetak Slip

Gaji

7.4*

Cetak

Rekap

Gaji

7.5*

Cetak

Laporan

Promosi

7.6*

Cetak

Laporan

Cuti

7.7*

Cetak

Laporan

History

7

Diagram Konteks

8

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan perancangan pada CV. Indah Jaya Motor

Palembang, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi kepegawaian ini

membantu dalam :

1. Pengolahan data karyawan dan absensi.

2. Mempercepat General Manager dalam menghitung gaji karyawan karena

datanya terintegrasi satu dengan yang lain.

3. Mendapatkan penilaian terhadap masing-masing karyawan untuk promosi

karyawan.

4. Pengolahan dan pencarian data cuti karyawan.

Saran

Dari kesimpulan diatas, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran

antara lain :

1. Data harus terus di back-up untuk mencegah kemungkinan terjadinya

kehilangan ataupun kerusakan data.

2. Sistem Informasi Kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor harus terus di

evaluasi dan diperbaharui agar penggunaannya dapat terus berlangsung.

3. Perlunya dilakukan pemeliharaan ataupun perawatan terhadap komputer dan

alat pendukung lainnya secara teratur.

4. Biarlah di Sistem Informasi Kepegawaian ini pengajuan cutinya bisa dibuat

secara komputerisasi.

5. Untuk memaksimalkan penggunaan sistem disarankan agar Sistem Informasi

Kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor Palembang dapat dibuat terintegrasi

di setiap cabang.

9

DAFTAR PUSTAKA

Daryanto. 2003, Belajar Komputer Visual Basic Bandung : Frama Widya.

Fatta, Hanif Al. 2008, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset,

Yogyakarta

Hasibuan, Malayu S.P. 2009, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : Bumi

Aksara.

Hutang. Diakses tanggal 26 Oktober 2011 jam 14.30,

http://kuliah.dinus.ac.id/edi-nur/lembar01.html

Jogiyanto. 2005, Analisis dan Desain, Yogyakarta : Andi Offset.

Mondy, R. Wayne. 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia jilid 2, Jakarta :

Erlangga.

Reeve, James M. 2010, Pengantar Akuntansi: Adaptasi Indonesia Buku 2, Jakarta :

Salemba 4

Sutanta, Edhy. 2003, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : Graha Ilmu.

Suyanto, M. 2005, Pengantar Teknologi Informasi Untuk Bisnis, Yogyakarta : Andi

Whitten, Jeffery L. 2006, Metode Desain dan Analisis Sistem edisi 6. Yogyakarta:

Andi Offset.