sistem kepegawaian

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

KEPEGAWAIAN

PADA RUMAH SAKIT UMUM CIBABAT

Oleh :

KIKI PURNAWAN

10507979

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2012

1

3

Pelimpahan wewenang didalam pengelolaan kepegawaian yang

meliputi pengangkatan, penempatan, pemindahan/rotasi/mutasi

maupun pemberhentian sesuai dengan peraturan perundang-

undangan. Sehingga pemerintah daerah mampu menigkatkan

kinerja pegawai di semua level.

(Sumber : Data Ketenagaan (Form RL4) RSUD Cibabat Maret 2011 )

4

N

o

Tingkat Pendidikan Jumlah Pegawai

1 Tenaga Medis 59

2 Tenaga Keperawatan 270

3 Tenaga Kefarmasian 33

4 Tenaga Kesehatan

Masyarakat 7

5 Tenaga Gizi 9

6 Tenaga Keterapian Fisik 3

7 Tenaga Keteknisan Medis 49

8 Sarjana 30

9 Sarjana Muda/ D3 14

10 Sekolah Menengah Tingkat

Atas 102

11 SMP dan SD Ke Bawah 20

TOTAL 596

1

• Kesulitan dalam pencarian data pegawai yang mengakibatkan penyajian informasi kepegawaian dan pelayanan administrasi kepegawaian terhambat.

2

• Dokumentasi data pegawai yang ada pada sub bagian kepegawaian Rumah Sakit Umum Cibabat kurang lengkap, serta cukup sulitnya pemutakiran data pegawai dengan kuantitas data yang cukup banyak.

3

• Masih cukup banyaknya pegawai yang tidak termonitor keberadaan dan status kepegawaiannya, dikarenakan pengelolaan sistem dokumentasi dan tata kearsipan pegawai saat ini belum efektif.

4

• Cukup sulitnya dalam pengurusan beberapa pelayanan administrasi kepegawaian seperti pengelolaan kenaikan pangkat, penentuan peraih penghargaan, penentuan proyeksi pensiun, dan penentuan daftar urut kepangkatan. Hal ini disebabkan dokumentasi data pegawai yang tidak lengkap, rusak atau hilang dan banyaknya jumlah pegawai yang dikelola.

5 • Terlambatnya penyajian informasi atau rekapitulasi kepegawaian, dikarenakan dalam

penyusunan informasi harus direkap secara manual yang dirasa kurang akurat.

5

6

Bagaimana proses pengelolalan kepegawaian yang berjalan saat ini di Rumah Sakit Umum Cibabat.

Bagaimana perancangan sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.

Bagaimana pengujian sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.

Bagaimana implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.

1

2

3

4

1

• Untuk mengetahui proses pengelolalan kepegawaian yang berjalan di Rumah Sakit Umum Cibabat.

2

• Untuk membuat perancangan sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.

3

• Untuk melakukan pengujian sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.

4

• Untuk melakukan implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.

7

1

• Perancangan hanya dibatasi pada proses pengelolaan data pegawai beserta riwayat, pengelolaan kenaikan pangkat reguler, kenaikan gaji berkala, DP3, pensiun, DUK, serta beberapa rekapitulasi pegawai.

2

• Sistem ini tidak membahas menangani kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat pilihan tertentu.

3

• Permohonan kenaikan pangkat hanya dapat dilakukan pada bulan April dan Oktober saja.

4

• Sistem yang dibangun terbatas hanya pada pengelolaan data pegawai dengan status PNS atau CPNS.

5

• Sistem yang dibangun tidak membahas mengenai sistem absensi dan pengelolaan penggajian, tetapi sebatas pengelolaan administrasi kenaikan gaji berkala.

8

Sumber : Roger R. Pressman, 2002. 9

MERANCANG DAN

MEMBANGUN SISTEM

UJICOBA SISTEM/ VERIFIKASI

MENDENGAR KELUHAN

KONSUMEN

10

FLOWMAP PROSES USULAN KEBUTUHAN PEGAWAI YANG BERJALAN

SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAIBAGIAN UMUM &

PROGRAMUNIT-UNIT KERJA DIREKTUR

BKD KOTA CIMAHI

Usulan kebutuhan

tenaga

Usulan kebutuhan

tenaga

Memeriksa data pegawai ?

Surat Perintah Rotasi

Buat Surat Perintah

Rotasi

Ya

A3

Acc kabag


Surat Perintah Rotasi acc

Surat Perintah Rotasi setujui


A4

Buat Usulan Pengadaan

Pegawai

Surat Usulan Pengadaan

Pegawai


Pegawai

Surat Usulan Pengadaan Pegawai acc


Pegawai setujui

AccKabag


Pegawai setujui

A5

Tidak

Setujui





Setujui



Pegawai setujuiKeterangan :A1 : Arsip Data PegawaiA3 : Arsip Surat Usulan Kebutuhan TenagaA4 : Arsip Surat Perintah RotasiA5 : Arsip Surat Usulan Pengadaan

Data Pegawai

Catat Jabatan Pegawai

Usulan kebutuhan

tenaga

A1

Data Pegawai

Data Pegawai

Data Pegawai

11

FLOWMAP PROSES PENCATATAN DATA PEGAWAI & REKAPITULASI YANG BERJALAN

SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAM DIREKTUR BKD KOTA CIMAHIINSTALASI DIKLAT

Copy SK CPNS

SPO setujui

SPO setujui

SPO setujui

SPMT

Mencatat Data Pegawai &

riwayat pendidikan

SPMT

Buat Surat Perintah

Orientasi (SPO)

SPO

Acc kabag

SPMTSPMTSPO

SPO setujui

Setujui

SPMTSPMT

SPO acc

SPMTSPMT

SPO setujuiSPMTSPMT

SPO acc

SPO setujui

SPO setujui

A2

Keterangan :A1 : Arsip Data PegawaiA2 : Arsip Lampiran SK, Sertifikat, Ijazah dllA5 : Arsip Surat Usulan Pengadaan PegawaiSPO : Surat Perintah OrientasiDUK : Daftar Urut Kepangkatan

Data Pegawai

Buat Laporan DUK

Buat Rekapitulasi Data Pegawai

Lap. DUKLap. DUK

Lap. DUKLap. DUK

Acc kabag

Lap. DUKLap. DUK acc


Setujui

Lap. DUKLap. DUK setujui


Lap. DUK setujui

Lap. DUK

Rekap pegawai

L1

Lap. DUKRekap pegawai

Acc kabag

Lap. DUKRekap pegawai acc


Setujui

Lap. DUKRekap pegawai setujuiLap. DUKRekap pegawai

setujui

L2

Rekap pegawai setujui

A1

Copy Ijazah

Copy Sertifikat

Copy KARPEG

Biodata Pegawai

Copy SK CPNS

Copy Ijazah

Copy Sertifikat

Copy KARPEG

Biodata Pegawai

Copy SK CPNS

Copy Ijazah

Copy Sertifikat

Copy KARPEG

Data Pegawai

A12

SPO setujui

Data Pegawai

A

A

Data Pegawai

B

Buat Lap. Daftar Nominatif

Lap. DUKLap. Daftar Nominatif


Acc kabag

Lap. DUKLap. Daftar Nominatif acc

Lap. DUKLap. Daftar Nominatif acc

Setujui


Setujui


Setujui

Data Pegawai

B C

CL3

Daftar Nominatif

Setujui

Data Pegawai

Data Pegawai

B2

B2Data

Pegawai

12

FLOWMAP PROSES KENAIKAN PANGKAT GOLONGAN & KGB YANG BERJALAN


PROGRAMDIREKTUR BKD KOTA CIMAHI

Data KGB

Copy KARPEGCopy KARPEG

Copy SK CPNS/PNS

Copy SK pangkat akhir

Buat Daftar Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat

Nominatif Usulan Kenaikan

Pangkat


Pangkat

Cek Persyaratan??

Acc kabag


Pangkat acc Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat setujui

A8

Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat setujui

Setujui


Pangkat acc

SK Kenaikan Pangkat

SK Kenaikan Pangkat

Catatat Riwayat Pangkat

Golongan Baru

SK Kenaikan Pangkat

SK Kenaikan Pangkat A2

Arsip Sanksi

Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat setujui

Cek Masa KGB

Acc Kabag

Keterangan :A1 : Arsip Data PegawaiA2 : Arsip Lampiran SK, Ijazah A8 : Arsip Nominatif Usulan Kenaikan PangkatA9 : Arsip SK KGB pegawaiKARPEG : Kartu PegawaiDP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaa Pekerjaan PNSKGB : Kenaikan Gaji Berkala

Data Pegawai

Copy SK KGB terakhir


Surat Ketetapan KGB

Surat Ketetapan KGB

Surat Ketetapan KGB

acc

Surat Ketetapan KGB

acc

Setujui

Surat Ketetapan KGB

setujui

Surat Ketetapan KGB

setujui

Catat SK KGB

Surat Ketetapan KGB

setujui

Copy KARPEG

Copy SK NIP baru

Copy DP3 2 thn terakhir

Copy Sertifikat Diklat

Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru



Data Sanksi

LengkapCopy SK CPNS/

PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru



Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru


Copy Sertifikat Diklat tdk lengkap

Tidak Lengkap Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru



A1

Data Pegawai

Copy KARPEG


Buat Surat Ketetapan

KGB

Copy KARPEG


Surat Ketetapan KGB

setujui

AK

Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru



Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru



Surat Ketetapan KGB

setujui

A10

Data Sanksi

13

FLOWMAP PROSES DP3, SANKSI & PENCATATAN RIWAYAT DIKLAT YANG BERJALAN


PROGRAMUNIT-UNIT KERJA DIREKTUR

BKD KOTA CIMAHI

INSTALASI DIKLAT

Lamp. Bukti

Lamp. Bukti

2 Ketetapan SanksiLamp. Bukti

Pelanggaran

Lamp. Bukti Pelanggaran

Penawaran Diklat

Buat DP3

DP3

Data Nilai DP3

DP3 sah

Data Nilai DP3

DP3

Sahkan penilai &

atasan penilai

DP3DP3 sah

DP3DP3 sah

Buat Ketetapan

Sanksi

1 Ketetapan Sanksi

Arsip Sanksi

Catat Data Sanksi

SK Sanksi

Penawaran Diklat

Penawaran Diklat

Disposisi

Penawaran Diklat

legalisasi

Penawaran Diklat legalisasi

Penawaran Diklat

legalisasi

Buat Daftar Usulan

Pegawai Diklat

Daftar Usulan Pegawai Diklat


Copy Sertifikat DIklat


Catat Riwayat Diklat

A2

Keterangan :A1 : Arsip Data pegawaiA2 : Arsip Lampiran SK, Sertifikat, Ijazah dllAD : Data DP3 pegawaiDP3 : Daftar Penilaian Pekerjaan PNS

Data Pegawai

AD

D

D

SK Sanksi

Data Sanksi

A1Data Pegawai


Setujui

Lamp. Bukti2 Ketetapan Sanksi

1 Ketetapan Sanksi

Lamp. Bukti2

1 SK Sanksi

Lamp. Bukti

2

1 SK Sanksi

SK Sanksi

Penawaran Diklat

legalisasiA12


sesuai

YA


sesuai

A15

SP Pelaksanaan Diklat

Setujui

SP Pelaksanaan Diklat setujui


A13

Buat Perintah

Penugasan SP Pelaksanaan Diklat


sesuai




A14


sesuai

Data Sanksi

Form DP3

Isi penilaian

Periksa Daftar Usulan


tdk sesuai

TIDAK

A16

14

FLOWMAP PROSES PENGAJUAN PENSIUN YANG BERJALAN

SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAM DIREKTURBKD

KOTA CIMAHI

Buat Proyeksi Pensiun

Info Waktu Pensiun

Info Waktu Pensiun acc

Acc Kabag


Buat Surat Pengatar Pensiun

Info Waktu Pensiun

Permohonan Pensiun

Surat Pengantar Pensiun


Acc Kabag

Surat Pengantar acc

Setujui

Surat Pengantar setujui

Data Pegawai


Surat Pengantar acc

A1

Copy KARPEG

Copy SK NIP baru

Copy SK CPNS & PNS

Copy Surat Nikah

Copy KK

Copy Akta Anak

Copy DP3

Copy SK Pangkat Terakhir

Permohonan Pensiun

Copy KARPEG

Copy SK NIP baru

Copy SK CPNS & PNS

Copy Surat Nikah

Copy KK

Copy Akta Anak

Copy DP3


Surat Pengantar setujui

Permohonan Pensiun

Copy KARPEG

Copy SK NIP baru

Copy SK CPNS & PNS

Copy Surat Nikah

Copy KK

Copy Akta Anak

Copy DP3


Buat DPCP

F

F

DPCP

DPCP

Setujui

DPCP setujui

DPCP setujui

Buat Riwayat

Pekerjaan

E

E

Riwayat Pekerjaan

Riwayat Pekerjaan

Riwayat Pekerjaan

setujui

Setujui

Riwayat Pekerjaan

setujui

Permohonan Pensiun

Copy KARPEG

Copy SK NIP baru

Copy SK CPNS & PNS

Copy Surat Nikah

Copy KK

Copy Akta Anak

Copy DP3


Surat Pengantar

setujui

Permohonan Pensiun

Copy KARPEG

Copy SK NIP baru

Copy SK CPNS & PNS

Copy Surat Nikah

Copy KK

Copy Akta Anak

Copy DP3


Surat Pengantar

setujui

DPCP setujui

Riwayat Pekerjaan

setujui

SK Pensiun

Arsip Sanksi

Buat Ket. Displin

Ket. Displin

Ket. Displin

H

H

G

G

Setujui

Ket. Displin setujui


I

E

J

J Ket. Displin

Catat Pegawai Pensiun

Data Pegawai Pensiun

SK Pensiun SK Pensiun

SK Pensiun

A-p

Data Pegawai

E2

E2F2

F2

Data Sanksi

Data Sanksi


Keterangan :KARPEG : Kartu Pegawai DP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNSDPCP : Daftar Perorangan Calon Penerima PensiunKK : Kartu Keluarga

15

SISTEM MANAJEMEN KEPEGAWAIAN

PADA RUMAH SAKIT UMUM CIBABAT

PEGAWAI

BAGIAN UMUM & PROGRAM

DIREKTUR

BKD KOTA CIMAHI

SK Kenaikan Pangkat

SK Sanksi

Surat Ketetapan KGB setujui

DPCP

Riwayat Pekerjaan

Ket. Disiplin

DP3 sah

Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG.

Copy SK Pangkat terakhir,Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat.

Permohonan Pensiun,Copy KARPEG,Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS,Copy surat nikah,Copy KK,Copy akta anak,Copy DP3,Copy Sk pangkat terakhir.


Co

py

SK P

angk

at t

erak

hir

,Co

py

SK C

PN

S/P

NS,

Co

py

SK

Nip

bar

u, c

op

y D

P3

, Co

py

Sert

ifik

at D

ikla

t td

k le

ngk

ap.

Copy SK KGB terakhir, Copy KARPEG

SK Pensiun Surat Perintah Rotasi


Surat Usulan Pengadaan Pegawai

SPO

Lap. DUK

Rekap Pegawai

Lap. Daftar Nominatif

Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat

Surat Ketetapan KGB

Daftar Usulan Pegawai Diklat sesuai

Info Waktu Pensiun


Penawaran Diklat Legalisasi


SK Sanksi setujui, Lamp. Bukti Pelanggaran

Surat Pengantar Pensiun Setujui

Ketetapan Sanksi, Lamp. Bukti Pelanggaran

SP Pelaksanaan DiklatP

erm

oh

on

an P

ensi

un

,Co

py

KA

RP

EG,C

op

y SK

Nip

bar

u,C

op

y SK

C

PN

S/P

NS,

Co

py

sura

t n

ikah

,Co

py

KK

,Co

py

akta

an

ak,C

op

y D

P3

,Co

py

Sk

pan

gkat

ter

akh

ir, S

ura

t P

enga

nta

r,D

PC

P

setu

jui,R

iway

at P

erke

rjaa

n s

etu

jui,

Ket

. D

isip

lin

SK Kenaikan Pangkat

SK Pensiun

Nominatif usulan kenaikan pangkat setujui, Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat Lengkap

16

Pengelolaan Usulan Pegawai

1.0

PEGAWAI

DIREKTUR

BKD KOTA CIMAHI

Pengelolaan Kenaikan Pangkat

3.0

Pengelolaan DP-3

5.0

Pengelolaan Diklat & Sanksi

6.0

Laporan

8.0

SK sanksi

Data Pegawai

Pencatatan Data Pegawai

2.0

Arsip Sanksi

SK pensiun

Arsip usulan pengadaan pegawai

Data Pegawai

Data KGB

BAG. UMUM & PROGRAM

Sura

t p

erin

tah

ro

tasi

Sura

t u

sula

n p

enga

daa

n p

egaw

ai

Sura

t p

erin

tah

ro

tasi

set

uju

i

Bio

dat

a P

egaw

ai, C

op

y SK

CP

NS,

Co

py

Ijaza

h, C

op

y Se

rtif

ikat

, Co

py

KA

RP

EG

SPO

Co

py

SK C

PN

S/P

NS,

Co

py

SK P

angk

at t

erak

hir

, C

op

y SK

Nip

bar

u, c

op

y D

P3

, Co

py

Sert

ifik

at D

ikla

t

Co

py

SK C

PN

S/P

NS,

Co

py

SK P

angk

at t

erak

hir

, Co

py

SK

Nip

bar

u, c

op

y D

P3

, Co

py

Sert

ifik

at D

ikla

t td

k le

ngk

ap


SK Kenaikan pangkat

Pengelolaan Kenaikan Gaji

Berkala

4.0

SK k

enai

kan

pan

gkat

Co

py

SK K

GB

ter

akh

ir, c

op

y K

AR

PEG

Surat Ketetapan KGB


Sura

t K

etet

apan

KG

B s

etu

jui

DP

3 s

ah

Arsip DP3 Pegawai

DP3 sah

Ket

etap

an S

anks

i, La

mp

. Bu

kti P

elan

ggar

an

Data pelanggaran, Lamp. Bukti Pelanggaran

Pen

awar

an D

ikla

t se

suai

Daf

tar

Usu

lan

Peg

awai

D

ikla

t se

suai

Pen

awar

an D

ikla

t le

galis

asi

SP P

elak

san

aan

Dik

lat


Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak,Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir

Info

Wak

tu P

ensi

un

Sura

t P

enga

nta

r P

ensi

un

Sura

t P

enga

nta

r p

ensi

un

set

uju

i

DP

CP

Riw

ayat

Pek

erja

an

Ket

. Dis

iplin

Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak, Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir, DPCP setujui, Surat Pengantar Pensiun setujui, Ket. Disiplin Setujui, Riwayat Pekerjaan Setujui.

Lap. DUK

Rekap Pegawai


Form DP3

Pengelolaan Pensiun

7.0


SK P

ensi

un


SK S

anks

i, La

mp

. Bu

kti P

elan

ggar

an

Arsip Lamp. pegawai

No

min

atif

usu

lan

ken

aika

n p

angk

at

setu

jui,

Co

py

SK C

PN

S/P

NS,

Co

py

SK

Pan

gkat

ter

akh

ir, C

op

y SK

Nip

bar

u,

cop

y D

P3

, Co

py

Sert

ifik

at D

ikla

t Le

ngk

ap

Arsip Syarat KGB

Dat

a K

GB

, S

K K

GB

Dat

a K

GB

Ars

ip K

GB

Data PegawaiData Pegawai

Data Sanksi

Data sanksi,SK Sanksi, Lamp. Bukti

Arsip DUPD sesuai


Dat

a P

egaw

ai

Dat

a P

egaw

ai

Dat

a Sa

nks

i

Dat

a Sa

nks

i

Data pensiun

Data pensiun

Dat

a P

egaw

ai

Dat

a P

egaw

ai

Data Pegawai

Data Pegawai

Dat

a P

egaw

ai

Dat

a P

egaw

ai

Dat

a P

egaw

ai

17

Memeriksa data pegawai

1.1Data Pegawai

Data pegawai

Buat surat perintah

rotasi

1.2

Dat

a p

egaw

ai s

esu

ai

Surat perintah rotasi

Surat perintah rotasi setujui

Buat usulan pengadaan

pegawai

1.4

Sura

t u

sula

n

pen

gad

aan

peg

awai

Arsip usulan pengadaan pegawai

Catat jabatan pegawai

1.3

Data jabatan

BAG. UMUM & PROGRAM

Data pegawai tdk sesuai

Data Pegawai

Ars

ip u

sula

n

pen

gad

aan

peg

awai

Data Pegawai

PEGAWAI

Data Pegawai Data pegawai

Buat Surat perintah orientasi

2.2

Data pegawai

SPO

Catat data pegawai & riwayat

pendidikan

2.1

BAG. UMUM & PROGRAM

Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG

Data Pegawai

Arsip Lamp. pegawai

Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG

18

PEGAWAI

BKD KOTA CIMAHI

Cek persyaratan

3.1

Data Pegawai

Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat

Buat nominatif usulan kenaikan pangkat

3.2

Nominatif usulan kenaikan pangkat

Catat riwayat pangkat golongan

baru

3.3

SK kenaikan pangkat

Data pegawai

SK k

enai

kan

pan

gkat

Arsip Sanksi

Data sanksi

Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat tdk lengkap

BAG. UMUM & PROGRAM

Co

py

SK C

PN

S/P

NS,

Co

py

SK P

angk

at

tera

khir

, Co

py

SK N

ip b

aru

, co

py

DP

3, C

op

y Se

rtif

ikat

Dik

lat

Len

gkap

Data Sanksi

Nominatif usulan kenaikan pangkat setujui, Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat Lengkap

Arsip Lamp. pegawai

SK k

enai

kan

p

angk

at

19

PEGAWAI

DIREKTUR


KGB

4.2

Cek Masa KGB

4.1

Copy SK KGB terakhir, copy KARPEG

Data KGB

Catat Data/SK KGB

4.3



BAG. UMUM & PROGRAM

Co

py K

AR

PEG

,C

op

y SK K

GB

terakhir

Arsip Syarat KGB

Arsip KGB

Sura

t K

etet

apan

KG

B

Data KGB, SK KGB

Data KGB

Isi Penilaian

5.1

Buat DP3

5.2Form DP3

Data Nilai DP3

Arsip DP3 Pegawai

Sahkan Oleh Pejabat Penilai/Atasan Pejabat

Penilai5.3

DP3

PEGAWAI

DP3 sah

DP3 sah

20

PEGAWAI

DIREKTUR

BAG. UMUM & PROGRAM

Buat Ketetapan Sanksi

6.1

Data Pegawai


Catat Data sanksi

6.2Arsip Sanksi

SK Sanksi, Lamp. Bukti Pelanggaran

SK Sanksi

Catat riwayat Diklat

6.6

Co

py

sert

ifik

at

Dik

lat

SP P

elak

san

aan

Dik

lat

Ketetapan Sanksi, Lamp. Bukti Pelanggaran

Dat

a P

egaw

ai


Buat Perintah Penugasan

6.5


Data Pegawai

Buat usulan pegawai Diklat

6.3

Periksa daftar usulan pegawai

Diklat

6.4


Data sanksi,SK Sanksi, Lamp. Bukti



Daf

tar

Usu

lan

Peg

awai

D

ikla

t se

suai

Arsip DUPD sesuai


sesuai

21

PEGAWAI

BKD KOTA CIMAHI

Data Pegawai

Buat proyeksi pensiun

7.1 Data Pegawai

Buat pengantar pensiun

7.2

Per

mo

ho

nan

Pen

siu

n,

Co

py

KA

RP

EG,

Co

py

SK N

ip b

aru

,C

op

y SK

CP

NS/

PN

S,C

op

y su

rat

nik

ah,

Co

py

KK

,C

op

y ak

ta a

nak

,C

op

y D

P3

,C

op

y Sk

pan

gkat

ter

akh

ir

Catat pegawai pensiun

7.6

SK pensiun


Data pensiun

DIREKTUR

BAG. UMUM & PROGRAM

Buat DPCP

7.3

Surat Pengantar Pensiun setujui

Permohonan Pensiun,Copy KARPEG,Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS,Copy surat nikah,Copy KK,Copy akta anak,Copy DP3,Copy Sk pangkat terakhir

DPCP

Buat riwayat pekerjaan

7.4

Buat Ket. Disiplin

7.5Arsip Sanksi

Data Sanksi

Ket

. Dis

iplin

Riwayat Pekerjaan

SK Pensiun

Permohonan Pensiun,Copy KARPEG,Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS,Copy surat nikah,Copy KK,Copy akta anak,Copy DP3,Copy Sk pangkat terakhir,Surat Pengantar pensiun setujui


Info waktu pensiun

Dat

a P

egaw

ai

Dat

a P

egaw

ai


Data Sanksi

Data pensiun

22

Data Pegawai

Buat Laporan DUK

8.1

Data pegawai

Lap. DUK

Buat Lap. Daftar Nominatif

8.3

Data pegawai

Rek

ap D

ata

Peg

awai

Lap. Daftar NominatifBAG. UMUM &

PROGRAM

Buat Rekapitulasi

Data Pegawai

8.2

Data Pegawai

Dat

a P

egaw

ai

Dat

a P

egaw

ai

Data Pegawai

MASALAH

• Sulitnya pencarian data pegawai untuk mendukung proses pelayanan administrasi kepegawaian, misal pada proses rotasi/mutasi yang membutuhkan pencarian pegawai berdasarkan kriteria pendidikan terakhir ataupun berdasarkan unit kerja. Hal tersebut mengakibatkan penyajian informasi kepegawaian dan pelayanan administrasi kepegawaian terhambat.

• Data pegawai yang ada pada sub bagian kepegawaian kurang lengkap, sehingga penyajian informasi kepegawaian kurang akurat. Dikarenakan cukup sulitnya pemutakiran data pegawai dengan kuantitas data yang cukup banyak.

RENCANA SOLUSI

• Dibuat sebuah sistem terkomputerisasi yang didalamnya terdapat proses pencarian data pegawai dengan berbagai kriteria agar dapat menyelesaikan permasalahan tersebut.

• Dirancang sebuah sistem basis data relasional yang dapat menampung seluruh dokumentasi data pegawai dan riwayatnya secara lengkap, dapat selalu di update setiap ada penambahan atau perubahan dengan mudah.

23

MASALAH

• Pengelolaan sistem dokumentasi dan pemantauan pegawai pada tiap unit kerja yang ada saat ini dirasa belum efektif. Sehingga masih cukup banyak pegawai yang tidak termonitor keberadaaanya serta pendistribusian pegawai ke unit-unit kerja masih belum sesuai dengan kebutuhan dari tiap unit kerja.

• Pengurusan beberapa pelayanan administrasi kepegawaian cukup menyulitkan, karena adanya suatu ketentuan khusus yang harus terpenuhi berdasarkan perundang-undangan yang berlaku, sementara data yang ada kurang lengkap dan jumlah data yang dikelola cukup banyak. Seperti halnya pada proses pengelolaan kenaikan pangkat, pengelolaan kenaikan gaji berkala, penentuan proyeksi pensiun, dan penentuan daftar urut kepangkatan.

• Terlambatnya penyajian informasi atau rekapitulasi kepegawaian, dikarenakan dalam penyusunannya masih secara manual dengan mengumpulkan seluruh data pegawai yang ada dan hasilnya dirasa kurang akurat.

RENCANA SOLUSI

• Dirancang sistem yang terintegrasi dengan basis data, terdapat fitur pencarian berdasar unit kerja untuk mempermudah monitor keberadaan ataupun pendistribusaian pegawai pada tiap unit kerja.

• Dibuat sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan proses pengelolaan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pengelolaan pensiun. Dimana sistem dapat memberitahukan informasi secara periodik (proyeksi) jika ada pegawai yang telah memenuhi syarat berdasarkan TMT terakhir, batas usia pensiun ataupun ketentuan lainnya yang telah ditetapkan.

• Dirancang sebuah sistem informasi yang memudahkan dalam penyajian informasi atau rekapitulasi yang dibutuhkan dengan cepat untuk mendukung pihak eksekutif dalam mengambil suatu kebijakan.

24

25

o Media penyimpanan data menggunakan lembar dokumen

o Proses pencatatan dan pengolahan data bersifat manual

o Antar unit kerja belum terintegrasi

o Sebagian besar media penyimpanan data dalam database

o Proses perekaman dan pengolahan data terkomputerisasi

o Mengintegrasikan beberapa unit kerja

26

FLOWMAP SISTEM PENGELOLAAN USULAN KEBUTUHAN PEGAWAI YANG DIUSULKAN

SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAMUNIT-UNIT KERJA DIREKTURBKD

KOTA CIMAHI

Usulan kebutuhan

tenaga

Usulan kebutuhan

tenaga

Sesuai ?


Ya

A3

Acc kabag



A4


Pegawai

AccKabag


Pegawai setujui

A5

Tidak

Setujui

Setujui

Keterangan :A2 : Arsip Lampiran SK pangkat, Sertifikat, Ijazah pegawai, dllA3 : Arsip Surat Usulan Kebutuhan TenagaA4 : Arsip Surat Perintah RotasiA5 : Arsip Surat Usulan Pengadaan

Pencarian data pegawai

Buat Surat Perintah Rotasi

DA

TAB

ASE

K

EPEG

AW

AIA

N

Usulan kebutuhan

tenaga

Update Riwayat Jabatan

Buat Usulan Pengadaan

Pegawai


Pegawai


Pegawai



Pegawai setujui


Pegawai setujui


`






27

FLOWMAP SISTEM PENGELOLAAN PEREKAMAN DATA PEGAWAI & REKAPITULASI YANG DIUSULKAN

`PEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAM DIREKTUR BKD KOTA CIMAHIINSTALASI DIKLAT

SPO setujui

SPO setujui

SPMTSPO

Acc kabag

SPMTSPMT

SPO

SPMTSPO setujui

Setujui

SPMTSPMT

SPO acc

SPMTSPMT

SPO setujui

SPMTSPMT

SPO acc

SPO setujui

SPO setujui

Keterangan :A2 : Arsip Lampiran SK, Sertifikat, Ijazah dllA5 : Arsip Surat Usulan Pengadaan A6 : Arsip Surat Perintah OrientasiL1 : Arsip Lap. DUKL2 : Arsip Rekap Pegawai L3 : Arsip Lap. Daftar Nominatif SPO : Surat Perintah OrientasiDUK : Daftar Urut Kepangkatan

Lap. DUKLap. DUKLap. DUK

Lap. DUK

Acc kabag



Setujui



Lap. DUK setujui

Lap. DUKRekap pegawai

L1

Lap. DUKRekap pegawai Acc

kabag


Setujui

L2

Rekam Data Pegawai

Buat Surat Perintah Orientasi

Cetak Lap. DUK

Cetak Rekap Data

Pegawai

DA

TABA

SE

KEPE

GA

WA

IAN

Copy SK CPNS

Copy Ijazah

Copy Sertifikat

Copy KARPEG

Biodata Pegawai

A6

SPO setujui

A2

A

A

Cetak Lap. Daftar

Nominatif



Acc kabag




Setujui


setujui


setujui


setujui

L3

A7

Copy SK CPNS

Copy Ijazah

Copy Sertifikat

Copy KARPEG

Biodata Pegawai

Copy SK CPNS

Copy Ijazah

Copy Sertifikat

Copy KARPEG

Biodata Pegawai

Copy SK CPNS

Copy Ijazah

Copy Sertifikat

Copy KARPEG

Biodata Pegawai





Cek Usulan Pengadaan

A

Copy SK CPNS

Copy Ijazah

Copy Sertifikat

Copy KARPEG

Biodata Pegawai

Copy SK CPNS

Copy Ijazah

Copy Sertifikat

Copy KARPEGBiodata

Pegawai tdk sesuai

Sesuai

Tdk Sesuai

A

28

FLOWMAP SISTEM PENGELOLAAN KENAIKAN PANGKAT GOLONGAN & KGB YANG DIUSULKAN


PROGRAMDIREKTUR BKD KOTA CIMAHI

Copy KARPEG

Nominatif Usulan KP

Nominatif Usulan KP

Nominatif Usulan KP

setujui

Setujui

Nominatif Usulan KP acc

SK Kenaikan Pangkat

Keterangan :A2 : Arsip Lampiran SK, Ijazah dllA8 : Arsip Nominatif Usulan Kenaikan PangkatA9 : Arsip SK KGB pegawaiKGB : Kenaikan Gaji BerkalaKP : Kenaikan Pangkat


Surat Ketetapan KGB

A9

Proyeksi Kenaikan Pangkat

Daftar Proyeksi KP

Daftar Proyeksi KP

Acc kabag

Daftar Proyeksi KP acc



Buat Nominatif Usulan KP

Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru



Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru



Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru



Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru



Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru


Copy Sertifikat Diklat lengkap

Acc kabag

Nominatif Usulan KP acc

Nominatif Usulan KP

setujui

Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru



A8

Copy SK CPNS/PNS


Copy KARPEG

Copy SK NIP baru



Nominatif Usulan KP

setujui

2

2

Rekam Riwayat Kepangkatan

3

3SK Kenaikan

Pangkat

SK Kenaikan Pangkat

SK Kenaikan Pangkat

A2

Copy KARPEG


4

4

Copy KARPEG


tdk sesuai

Copy KARPEG


tdk sesuai

Copy KARPEG


sesuai

Buat Surat Ketetapan KGB

Surat Ketetapan KGB

Acc Kabag

Surat Ketetapan KGB

acc

Surat Ketetapan KGB

Acc Kabag

Surat Ketetapan KGB

setujui

Surat Ketetapan KGB

setujui

Surat Ketetapan KGB

setujui

5

5

DA

TAB

ASE

K

EPEG

AW

AIA

N

Cek Persyaratan

sesuai/lengkap

tdk sesuai/tdk lengkap

Cek Masa KGB

tdk sesuai/tdk lengkap

sesuai/lengkap

29

FLOWMAP SISTEM PENGELOAAN DP3, SANKSI & PEREKAMAN RIWAYAT DIKLAT YANG DIUSULKAN

SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAMUNIT-UNIT KERJA DIREKTURBKD

KOTA CIMAHIINSTALASI DIKLAT

Data Nilai DP3

Acc penilai & atasan penilai

Penawaran Diklat

Penawaran Diklat

Disposisi





A2

Keterangan :A2 : Arsip pegawai (copy Sertifikat, copy Ijazah dll)AD : Data DP3 pegawaiDP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNSSK : Surat Keputusan/KetetapanSP : Surat PerintahA10 : Arisp Penawaran DiklatA11 : Arisp SP Pelaksanaan DiklatA12 : Arsip Usulan Pegawai Diklat sesuai

AD

DA

TAB

ASE

K

EPEG

AW

AIA

N

Hitung & Rekam DP3

DP3 Cetak DP3

DP3 setujui

DP3 setujui DP3 setujui

Buat Ketetapan

Sanksi




Ketetapan Sanksi

Setujui

SK Sanksi

SK Sanksi

Arsip Sanksi



Buat Daftar Usulan

Pegawai Diklat


D


A10

D


sesuai

Ya

Buat Perintah Penugasan

Diklat


6a

6a


Setujui






A11

Rekam Riwayat Diklat



sesuai


sesuai

A12

Cek Daftar Usulan

Ketetapan Sanksi

SK Sanksi

Tid

ak

6b

6b

30

FLOWMAP SISTEM PENEGLOLAAN PENSIUN YANG DIUSULKAN

SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAM DIREKTURBKD

KOTA CIMAHI

Acc Kabag

Permohonan Pensiun

Surat Pengantar Pensiun Acc

Kabag

Setujui

Copy KARPEG

Copy SK NIP baru

Copy SK CPNS/ PNS

Copy Surat Nikah

Copy KK

Copy Akta Anak

Copy DP3


DPCP

DPCP

Setujui

DPCP setujui

DPCP setujui

Riwayat Pekerjaan

Riwayat Pekerjaan

Riwayat Pekerjaan

setujui

Setujui

Riwayat Pekerjaan

setujui

Permohonan Pensiun

Copy KARPEG

Copy SK NIP baru

Copy SK CPNS/PNS

Copy Surat Nikah

Copy KK

Copy Akta Anak

Copy DP3



DPCP setujui

SK Pensiun

F

G

E

G


SK Pensiun

SK Pensiun

SK Pensiun

DA

TAB

ASE

K

EPEG

AW

AIA

N

Proyeksi Pensiun

Info Waktu Pensiun

Info Waktu Pensiun




Buat Pengantar

Pensiun

Cetak DPCP

Permohonan Pensiun

Copy KARPEG

Copy SK NIP baru

Copy SK CPNS & PNS

Copy Surat NikahCopy KK

Copy Akta Anak

Copy DP3



Buat Riwayat Pekerjaan

Buat Ket. Dispilin

Ket. Displin

Ket. Displin

Setujui



DPCP setujui

E

F

Riwayat Pekerjaan

setujui

Entry Pegawai Pensiun

1

2

1

2


Surat Pengantar Pensiun acc

Surat Pengantar Pensiun acc



Permohonan Pensiun

Copy KARPEG

Copy SK NIP baru

Copy SK CPNS/ PNS

Copy Surat Nikah

Copy KK

Copy Akta Anak

Copy DP3


Permohonan Pensiun

Copy KARPEG

Copy SK NIP baru

Copy SK CPNS/ PNS

Copy Surat Nikah

Copy KK

Copy Akta Anak

Copy DP3


Keterangan :KARPEG : Kartu Pegawai DP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNSDPCP : Daftar Perorangan Calon Penerima PensiunKK : Kartu Keluarga

31

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIANPADA RUMAH SAKIT UMUM

CIBABAT

PEGAWAI

BAGIAN UMUM & PROGRAM

DIREKTUR

BKD KOTA CIMAHI

SK Kenaikan Pangkat

DPCP

Riwayat Pekerjaan

Ket. Disiplin

DP3 sah

Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG.

Copy SK Pangkat terakhir,Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat.

Permohonan Pensiun,Copy KARPEG,Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS,Copy surat nikah,Copy KK,Copy akta anak,Copy DP3,Copy Sk pangkat terakhir.

Copy Sertifikat DiklatC

op

y SK

Pan

gkat

ter

akh

ir,C

op

y SK

CP

NS/

PN

S,

Co

py

SK N

ip b

aru

, co

py

DP

3, C

op

y Se

rtif

ikat

D

ikla

t td

k le

ngk

ap.

Copy SK KGB terakhir, Copy KARPEG

SK Pensiun Surat Perintah Rotasi

Surat Usulan Pengadaan PegawaiSPO

Daftar Usulan Pegawai Diklat sesuaiDaftar Proyeksi KP

Info Waktu Pensiun Surat Pengantar Pensiun

Penawaran Diklat Legalisasi

DPCP setujui

Ketetapan Sanksi


Co

py

SK P

angk

at t

erak

hir

,Co

py

SK

CP

NS/

PN

S, C

op

y SK

Nip

bar

u, c

op

y D

P3

, Co

py

Sert

ifik

at D

ikla

t

Per

mo

ho

nan

Pen

siu

n,C

op

y K

AR

PEG

,Co

py

SK N

ip

bar

u,C

op

y SK

CP

NS/

PN

S,C

op

y su

rat

nik

ah,C

op

y K

K,C

op

y ak

ta a

nak

,Co

py

DP

3,C

op

y Sk

pan

gkat

te

rakh

ir, S

ura

t P

enga

nta

r,D

PC

P s

etu

jui,R

iway

at

Per

kerj

aan

set

uju

i, K

et. D

isip

lin

Nominatif usulan kenaikan pangkat setujui

SK Kenaikan Pangkat

SK Pensiun

Lap. DUK


Copy SK KGB terakhir, Copy KARPEG tdk sesuai

Surat Pengantar Pensiun Setujui


Surat Ketetapan KGB

Rekap Pegawai

Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG tdk sesuai

32

Pengelolaan Usulan Pegawai

1.0

PEGAWAI

DIREKTUR

BKD KOTA CIMAHI

Pengelolaan Kenaikan Pangkat

3.0

Pengelolaan DP-3

5.0

Pengelolaan Diklat & Sanksi

6.0

Pengelolaan Laporan

8.0

TPegawai

Pengelolaan Perekaman Data

Pegawai

2.0

TSanksi

SK pensiun

TKGB

BAG. UMUM & PROGRAM

Sura

t p

erin

tah

ro

tasi

Sura

t u

sula

n p

enga

daa

n p

egaw

ai

Bio

dat

a P

egaw

ai, C

op

y SK

CP

NS,

Co

py

Ijaza

h,

Co

py

Sert

ifik

at, C

op

y K

AR

PEG

SPO

Co

py

SK C

PN

S/P

NS,

Co

py

SK P

angk

at t

erak

hir

, C

op

y SK

Nip

bar

u, c

op

y D

P3

, Co

py

Sert

ifik

at D

ikla

t

Co

py

SK C

PN

S/P

NS,

Co

py

SK P

angk

at t

erak

hir

, Co

py

SK

Nip

bar

u, c

op

y D

P3

, Co

py

Sert

ifik

at D

ikla

t td

k le

ngk

ap


No

min

atif

Usu

lan

Ken

aika

n

Pan

gkat

set

uju

i

SK kenaikan pangkat

Co

py

SK C

PN

S/P

NS,

Co

py

SK P

angk

at

tera

khir

, Co

py

SK N

ip b

aru

, co

py

DP

3,

Co

py

Sert

ifik

at D

ikla

t

Pengelolaan Kenaikan Gaji

Berkala

4.0

SK k

enai

kan

pan

gkat

Co

py

SK K

GB

ter

akh

ir, c

op

y K

AR

PEG

Surat Ketetapan KGB

DP

3 s

ah

Ket

etap

an S

anks

i

Daf

tar

Usu

lan

Peg

awai

D

ikla

t Se

suai

Pen

awar

an D

ikla

t le

galis

asi

SP P

elak

san

aan

Dik

lat


Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak,Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir

Info

Wak

tu P

ensi

un

Sura

t P

enga

nta

r P

ensi

un

Sura

t P

enga

nta

r p

ensi

un

set

uju

i

DP

CP

DP

CP

set

uju

i

Riw

ayat

Pek

erja

an

Ket

. Dis

iplin

Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru, Copy SK CPNS/PNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak, Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir, DPCP setujui, Surat Pengantar setujui, Ket. Disiplin Setujui, Riwayat Pekerjaan Setujui.

Lap. DUK

Rekap Pegawai


TDP3

Pengelolaan Pensiun

7.0

TPensiun

SK P

ensi

un

TPelanggaran

TSrtUsulanPeg

TJabatan

TSrtRotasi

TSrtOrientasi

TUsulanKP

TGol

Daftar Proyeksi KP

Co

py

SK K

GB

ter

akh

ir, c

op

y K

AR

PEG

td

k se

suai

TDiklat

TPgtPensiun


Dat

a P

egaw

ai

Dat

a P

egaw

ai

Data Pegawai

Dat

a K

GB

Dat

a K

GB

Arsip DP3

Data Pegawai

Data DP3

Data DP3

Dat

a P

egaw

ai

Dat

a P

egaw

ai

TSrtPelDiklat

Data SP Pel DIklat

Data Pelatihan

Data Pelatihan

Data Sanksi

Data Sanksi

Dat

a Sa

nks

i


Dat

a P

egaw

ai



Data Jabatan

DP3 sah

Data Pegawai

Data Sanksi

Dat

a u

sula

n p

eg

Bio

dat

a P

egaw

ai, C

op

y SK

CP

NS,

Co

py

Ijaza

h,

Co

py

Sert

ifik

at, C

op

y K

AR

PEG

td

k se

suai

33

Pencarian Data Pegawai

1.1

TPegawai

Data pegawai

Buat surat perintah

rotasi

1.2

Dat

a p

egaw

ai s

esu

ai

Surat perintah rotasi

Buat usulan pengadaan

pegawai

1.4

Sura

t u

sula

n

pen

gad

aan

peg

awai

TSrtUsulanPeg

Update Riwayat Jabatan

1.3 BAG. UMUM & PROGRAM

Data pegawai tdk sesuai

TSrtRotasi

Data pegawai

Dat

a p

egaw

ai

Data usulan peg

Data usulan peg

Dat

a ro

tasi

Dat

a ro

tasi

Dat

a p

egaw

ai

TJabatan

Data jabatan

Dat Rotasi

PEGAWAI

TPegawai

Data pegawai

Buat Surat perintah orientasi

2.3

Cek Usulan Pengadaan

2.1

BAG. UMUM & PROGRAM

Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG

Data pegawai

TSrtOrientasi

Data orientasi

Data orientasi

SPO

Rekam Biodata pegawai

2.2

Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG tdk sesuai

TSrtUsulanPeg

Dat

a u

sula

n p

eg

Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG sesuai

34

PEGAWAI

BKD KOTA CIMAHI

Cek persyaratan

3.2

TPegawai

Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat

Buat nominatif usulan kenaikan pangkat

3.3

Nominatif usulan kenaikan pangkat

Rekam Riwayat Kepangkatan

3.4

SK kenaikan pangkat

Data golongan

SK k

enai

kan

pan

gkat

TSanksi

Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat tdk lengkap

BAG. UMUM & PROGRAM

Co

py

SK C

PN

S/P

NS,

Co

py

SK P

angk

at

tera

khir

, Co

py

SK N

ip b

aru

, co

py

DP

3, C

op

y Se

rtif

ikat

Dik

lat

Len

gkap

Proyeksi Kenaikan Pangkat

3.1

Daf

tar

Pro

yeks

i KP

Dat

a sa

nks

i

Dat

a P

egaw

ai

TUsulanKP

Data Usulan KP

Data Usulan KP

Data Pegawai

Data Pegawai

TGol

Dat

a P

egaw

ai

Dat

a P

egaw

ai

Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat Lengkap

Nominatif usulan kenaikan pangkat setujui

35

PEGAWAI


KGB

4.2

Cek Masa KGB

4.1

Copy SK KGB terakhir, copy KARPEG

TKGB

BAG. UMUM & PROGRAM

Co

py K

AR

PEG

,C

op

y SK K

GB

terakhir sesu

ai

Surat Ketetapan KGB

TPegawai

Data Pegawai

Data KGB

Copy SK KGB terakhir, copy KARPEG tdk sesuai

Data KGB

Data Pegawai

TSanksi

Data sanksi

Hitung & Rekam

DP3

5.1

Cetak DP3

5.2

TDP3

Sahkan Pejabat Penilai/Atasan Pejabat Penilai

5.3

DP3

PEGAWAI

DP3 sah

TPegawaiData Pegawai

Dat

a P

egaw

ai

Data DP3

Dat

a D

P3Arsip DP3

DP3 sah

36

PEGAWAI

DIREKTUR

BAG. UMUM & PROGRAM

Buat Ketetapan Sanksi

6.1

TSanksi

Rekam Riwayat Diklat

6.5

Co

py

sert

ifik

at

Dik

lat

SP P

elak

san

aan

Dik

lat

Ketetapan Sanksi


Buat SP Pelaksanaan

Diklat

6.4


Dat

a P

elat

ihan

Buat usulan pegawai Diklat

6.2

Cek daftar usulan pegawai

Diklat

6.3


TPelanggaran

TPegawai

Data Sanksi

Data SanksiData Pegawai


Dat

a P

egaw

ai

Data Pegawai

TDiklat

Data Pelatihan

Dat

a P

egaw

ai


TSrtPelDiklatData SP Pel

DIklat

Data SP Pel DIklat

Daf

tar

Usu

lan

Peg

awai

D

ikla

t se

suai

37

PEGAWAI

BKD KOTA CIMAHI

TPegawai

ProyeksiPegawai pensiun

7.1

Buat pengantar pensiun

7.2

Per

mo

ho

nan

Pen

siu

n,

Co

py

KA

RP

EG,

Co

py

SK N

ip b

aru

,C

op

y SK

CP

NS/

PN

S,C

op

y su

rat

nik

ah,

Co

py

KK

,C

op

y ak

ta a

nak

,C

op

y D

P3

,C

op

y Sk

pan

gkat

ter

akh

ir Entry Pegawai Pensiun

7.6

SK pensiun

TPensiun

Data pensiun

DIREKTUR

BAG. UMUM & PROGRAM

Cetak DPCP

7.3

Permohonan Pensiun,Copy KARPEG,Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS,Copy surat nikah,Copy KK,Copy akta anak,Copy DP3,Copy Sk pangkat terakhir,Surat Pengantar Pensiun setujui

DPCP

Cetak riwayat pekerjaan

7.4

DPCP setujui

Buat Ket. Disiplin

7.5

TSanksi

Ket

. Dis

iplin

Riwayat Pekerjaan

SK Pensiun

Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru, Copy SK CPNS/PNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak, Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir, DPCP setujui, Surat Pengantar Pensiun setujui


Info waktu pensiun

Data Pegawai

Data Pegawai

TPgtPensiun

Dat

a P

enga

nta

r P

ensi

un

Dat

a P

enga

nta

r P

ensi

un


TJabatan

Data Pegawai

Data Pegawai

Data Sanksi

Dat

a P

egaw

ai

Data Pegawai

Data Pegawai

TSrtKetDis

Data Ket. Disiplin

Data Ket. Disiplin

Dat

a ja

bat

an

38

TPegawai

Cetak Laporan DUK

8.1

Data pegawai

Lap. DUK

Cetak Lap. Daftar Nominatif

8.3

Data pegawai

Rek

ap D

ata

Peg

awai


BAG. UMUM & PROGRAM

Cetak Rekap

Data Pegawai

8.2

Data Pegawai

39

Pegawai

id_pegawai*

nip_lama

nip_baru

no_karpeg

glr_depan

glr_belakang

nama_pegawai

tmpt_lahir

tgl_lahir

jenis_kel

stat_nikah

agama

alamat

telp

no_hand

email

foto

nama_pasangan

tmpt_lahir_pas

tgl_lahir_pas

tgl_nikah

instansi_kerja

Det_anak

id_pegawai**

nama_anak

tmpt_lahir_anak

tgl_lahir_anak

jenis_kel_anak

pekerjaan_anak

id_jenjang**

status_anak

Bagbid

id_bagbid*

bagbid

Jabatan

id_jabatan*

jenis_jabatan

nama_jabatan

Subbagbid

id_subbagbid*

Id_bagbid**

subbagbid Golongan

id_golongan*

golongan

pangkat

Jenjang

id_jenjang*

jenjang_pend

Penghargaan

id_penghargaan*

nama_penghargaan

Jurusan

id_jurusan*

nama_jurusan

kel_jurusan

Diklat

id_diklat*

nama_diklat

jenis_diklat

Srt_usulanpeg

id_srtusulan*

no_srtusulan

tgl_srtusulan

Srt_usulanpeg_det

id_srtusulan**

id_jenjang**

jenis_tenaga

jumlah_keb

Srt_rotasi

id_srtrotasi*

no_srtrotasi

tgl_srtrotasi

tmt_rotasi

Srt_rotasi_det

id_srtrotasi**

id_pegawai**

Id_jabatan**

Id_bagbid**

Id_subbagbid**

Srt_orientasi

no_srtorientasi*

id_pegawai**

tgl_srtorientasi

tmt_orientasi

Srt_antarpen

no_srtantar*

tgl_srtantar

id_pegawai**

lampiran

Srt_sanksi

no_sk_sanksi*

id_pegawai**

tgl_sk_sanksi

nama_sanksi

jenis_pelanggaran

pejabat_sanksi

nama_pej_sanksi

nip_pej_sanksi

ket_sanksi

KGB

no_sk_kgb*

tgl_sk_kgb

id_pegawai**

gapok_baru

tmt_kgb

tmt_kgb_selanjut

mkgol_kgb_thn

mkgol_kgb_bln

pejabat_kgb

nm_pej_kgb

nip_pej_kgb

Srt_ketdis

no_srtkdis*

tgl_srtkdis

id_pegawai**

Srt_antarkp

id_srtpkp*

no_srtpkp

tgl_srtpkp

bln_periode_kp

thn_periode_kp

Srt_antarkp_det

id_srtpkp**

jenis_kp

id_golongan**

id_pegawai**

Srt_perdik

no_sp_diklat*

tgl_sp_diklat

id_pegawai**

Riw_pendidikan

id_pegawai**

id_jenjang**

id_jurusan**

nm_sekolah

alamat_skl

no_ijazah

thn_lulus

Riw_golongan

id_pegawai**

id_golongan**

stat_pegawai

tmt_gol

no_sk

tgl_sk

pejabat_sk

mkgol_thn

mkgol_bln

Riw_jabatan

id_pegawai**

id_jabatan**

eselon

id_bagbid**

id_subbagbid**

tmt_mulai_jab

tmt_akhir_jab

no_sk_jab

tgl_sk_jab

pejabat_sk_jab

Riw_pelatihan

id_pegawai**

id_diklat**

penyelanggara_diklat

angkatan_diklat

tgl_mulai_dklat

tgl_selesai_diklat

jml_jam

no_sertifikat

tgl_sertifikat

Riw_penghargaan

id_pegawai**

id_penghargaan**

no_surat_peng

thn_peng

asal_peng

Peg_pensiun

id_pegawai**

no_sk_pensiun

tgl_sk_pensiun

DP3

id_pegawai**

periode_awal_nilai

periode_akhir_nilai

id_penilai

pangkat_penilai

gol_penilai

jabatan_penilai

id_atasan_penilai

gol_atasan_penilai

pangkat_atasan_penilai

nilai_kesetiaan

nilai_prestasikerja

nilai_tanggungjwb

nilai_ketaatan

nilai_kejujuran

nilai_kerjasama

nilai_prakarsa

nilai_kepemimpinan

jum_nilai

rata_nilai

ket_dp3

tgl_dibuat_penilai

tgl_diterima_peg

tgl_diterima_apen

40

PEGAWAI

RIWAYATPENDIDIKAN

no_sp_diklat*

GOLONGAN

JABATAN

BAGBIDSUBBAGBIDJURUSAN

JENJANG

PENGHARGAAN

DIKLAT

RIWAYATGOLONGAN

RIWAYATJABATAN

RIWAYATPELATIHAN

MEMPUNYAI

RIWAYAT PENGHARGAAN

PEG_PENSIUN

SRT_ORIENTASI

SRT_ROTASI

SRT_ANTARKPDP3

SRT_USULANPEG

SRT_SANKSI

DETAIL SRT USULAN

MEMPUNYAI

DETAIL ANTARKP

SRT_PERDIK KGBSRT_ANTARPEN

MENDAPATKAN

MEMPEROLEH

MEMPEROLEHMEMPEROLEH MEMPUNYAI

DETAIL ROTASI

MENDAPATKAN

NN11 N N 1

1 N11111

1 N

1

N

11

N N

no_srtantar* no_sk_sanksi* id_penghargaan* id_srtpkp* no_sk_kgb* no_srtorientasi*

id_srtrotasi*

id_diklat*id_diklat*

id_jabatan*

id_bagbid*

id_subbagbid*

id_srtusulan*

id_pegawai*

id_jurusan*Id_jenjang*

DETAIL ANAK

MEMPUNYAI

1

N

1

1

N

N

N

N N

N

N

N N

N

N N

N

41

Dengan dibangunnya sistem informasi manajemen kepegawaian diharapkan

proses pencarian data pegawai dengan berbagai kriteria dapat lebih cepat dan

mengefisienkan pelayanan administrasi kepegawaian.

Dengan dirancangnya database kepegawaian, diharapkan pemutakhiran riwayat

pegawai lebih mudah dan cepat dengan adanya fasilitas cari, edit, lalu update.

Dapat dikerjakan oleh beberapa pengguna secara bersamaan (pegawai

tertentu yang diberi hak akses). Sehingga tersedianya data pegawai yang

lengkap dan akurat.

Dengan dibuatnya fasilitas pencarian berdasarkan unit kerja pada sistem yang

terintegrasi dengan basis data, maka diharapkan pemantauan keberadaan

pegawai, dokumentasi dan kualitas data pegawai akan menjadi lebih baik.

Dengan tersedianya fasilitas proyeksi, sistem akan memberitahukan informasi

pegawai yang diproyeksikan sudah bisa naik pangkat, layak mendapat kenaikan

gaji berkala dan sudah dekat masa pensiun. Diharapkan dapat meningkatkan

pengelolaan dan pelayanan administrasi kepegawaian.

Penyajian informasi dan rekapitulasi kepegawaian dapat lebih cepat, tepat

waktu serta akurat diharapkan dapat mendukung pihak eksekutif dalam

mengambil suatu kebijakan

42

Pada perancangan selanjutnya tidak dibatasi pada proses pengelolaan data

pegawai, pengelolaan kenaikan pangkat reguler, pengelolaan kenaikan gaji

berkala, pengelolaan DP3 dan pengelolaan pensiun saja. Tetapi disarankan dapat

menambahkan fasilitas-fasilitas yang lebih lengkap seperti pengelolaan

penggajian, dan pengelolaan cuti pegawai

Dalam tahap pengembangan selanjutnya diharapkan untuk menambahkan

sistem pengelolaan untuk pegawai harian lepas (PHL) dan pegawai honorer.

Disarankan dalam pengembangan kedepannya proses pengelolaan kenaikan

pangkat dapat mencakup kenaikan pangkat pilihan dan kenaikan pangkat

anumerta.

sistem kepegawaian

Documents