PROSES KONSULTASI

[PROSES KONSULTASI] 2015

Latar BelakangPada dasarnya dalam mejalani sebuah aktifitas, manusia tidak jarang mendapati masalah yang terjadi sehubungan dengan masalah bisnis, pekerjaan, bahkan kehidupan pribadi. Dan tidak jarang, manusia tidak dapat menyelesaikan permasalahan itu sendiri, dibutuhkan pihak ketiga untuk dapat membantu mecari jalan tengah untuk mencari solusi dari permasalahan yang terjadi tersebut.Pihak ketiga inilah yang biasa kita kenal sebagai konsultan, konsultan merupakan pihak ketiga atau pihak luar yang nantinya diharapkan dapat membantu menyediakan beberapa pilihan masukan dan membantu klien dalam mengambil keputusan. Konsultan dituntut untuk memahami masalah yang sedang dihadapi kliennya dan berkomitmen untuk mampu menyelesaikan sebuah masalah. Kegiatan konsultasi sendiri merupakanusaha masuk (ataumengintervensi) kedalam sebuah sistem dalam rangkamenghentikan berkembangnya permasalah-permasalahanmanusia yang destruktif dan usaha untuk meningkatkanfungsi dari organisasi (Sue DeWine:1994). Diharapkan dengan adanya proses konsultasi terciptalah hubungan profesional antara klien dengan konsultan, dengan batasan-batasan yang ada antara klien dengan konsultan, maka masalah yang dihadapi akan dapat selesai sesuai dengan harapan dan waktu yang telah disepakati.

TujuanTujuan dibuatnya makalah ini: Mengetahui proses dari kegiatan konsultasi dari awal sampai akhir Hal-hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan konsultasi Hubungan antar konsultan dengan klien Cara menghadapi masalah selama proses konsultasi

DAFTAR ISILatar Belakang .. 1Daftar isi .. 2BAB 1 Starting The Consultation . 3-5BAB 2 Contracting ...... 6-12BAB 3 Collecting Data . 13-23BAB 4 Making Sense of the Data Problem Diagnosis and Decision Making . 24- 30BAB 5 Implementation 31- 35BAB 6 Disengagement and Follow Up . 36 - 39

STARTING THE CONSULTATIONPreparing to meet clientKontak awal dengan klien Anda atau kelompok klien ini cenderung menimbulkan berbagai macam tayangan yang mungkin atau mungkin tidak menguntungkan. sehingga sangat penting untuk anda memberikan beberapa perhatian Anda sendiri sebelum Anda bertemu.Anda dapat memastikan bahwa Anda datang untuk pertemuan di banyak waktu; Anda kemudian dapat menghabiskan beberapa menit Anda sendiri, menyadari detak jantung Anda (Apakah normal atau dipercepat?), pernapasan Anda (apakah itu dalam atau dangkal?), ketegangan otot Anda (di lengan, bahu atau ditempat lain), mulut anda kering atau tidak, yang menjadi sadar gejala ini memungkinkan Anda untuk melakukan sesuatu tentang mereka. pertama Anda dapat berhubungan langsung dengan gejala fisik mengambil napas dalam-dalam, tegang dan bersantai tangan, lengan atau bahu untuk mengurangi ketegangan, minum air, dan sebagainya. Anda dapat mengambil tindakan kedua yaitu untuk bertanya pada diri sendiri mengapa gejala-gejala hadir. Fantasi apa yang membuat pikiran anda bermain ketakutan dan kekhawatirankah? apa tujuan yang tak terjangkau telah Anda tentukan sendiri? apa ketakutan terburuk tentang tugas atau Rapat? dengan berpikir, Anda akan membant untuk membuat penilaian yang lebih realistis hasil dari pertemuan. Akhirnya, Anda harus mampu memenuhi klien Anda tanpa menampilkan ketegangan yang mungkin anda rasakan di dalam. Anda akan didasarkan dan sedikit akan mampu kehilangan keseimbangan. langkah berikutnya adalah untuk memikirkan beberapa isu yang ada di sekitar ketika Anda, bertemu klien sehingga pertemuan terarah dan memenuhi kebutuhan Anda berdua.A purpose Initial Meeting Ada empat situasi yang bisa dipikirkan sebelum bertemu klien potensial. Kita mengatakan 'potensi' klien karena Anda harus menerima bahwa orang yang Anda lihat pada awal tidak mungkin klien nyata (atau mungkin hanya satu bagian dari sistem klien total). empat situasi yang mungkin timbul adalah sebagai berikut:a. Anda telah di Departemen sebelum dengan klien atau klien lain.b. ini adalah pertama Anda pernah mengunjungi departement atau dengan orang ini.x. Anda telah diundang oleh orang-orang dengan masalah.y.Anda telah dipaksakan oleh orang dengan kekuatan dan Anda mungkin atau mungkin tidak akan diterima.Situasi A dengan X. bahaya mungkin akan jelas. Jika Anda tahu orang-orang dan telah diundang untuk membantu Anda mungkin anda merasa bahwa Anda tidak perlu repot-repot mendapatkan ijin. Namun, bahkan jika Anda telah bekerja dengan klien tertentu atau sistem klien sebagai seminggu yang lalu sangat penting untuk memeriksa apa yang terjadi dalam sementara itu. sebagai konsultan internal Anda akan cukup untuk tahu tentang perubahan signifikan yang mempengaruhi organisasi atau klien Anda bagian dari itu. Tapi itu masih layak memeriksa jika Anda telah disimpan dalam gelap atau Anda tahu sesuatu, klien Anda tidak. Jika ada perubahan yang signifikan dalam kehidupan pribadi klien Anda mungkin ingin memeriksa apakah atau tidakkah ini cenderung mempengaruhi perilaku atau sikap mental di tempat kerja. ini akan sangat mengejutkan jika mereka tidak. Memungkinkan ruang dan waktu untuk membahas isu-isu tersebut mungkin cukup. Anda mungkin juga perlu untuk memutuskan apakah harus untuk memeriksa orang lain yang tahu atau kenal dengan klien Anda. norma-norma budaya dan standar organisasi akan biasanya memberitahu Anda seberapa jauh untuk melangkah.situasi B dengan X jika ini pertama kali Anda kunjungi, itu ada kemungkinan bahwa Anda akan harus menghabiskan waktu membangun hubungan dengan orang yang pertama Anda hubungi. mengingat apa yang kita katakan sebelumnya tentang membuat asumsi tentang klien nyata, Anda akan perlu untuk mendapatkan ijin untuk memeriksa apakah ini terjadi di sini. sebagai konsultan internal Anda mungkin berada di posisi yang kurang menguntungkan daripada konsultan eksternal; klien sering menemukan kemudahan untuk mengakui dan berbagi masalah dengan konsultan eksternal. sebagai contoh, perusahaan pelatihan petugas sering merasa sulit untuk mendapatkan peserta untuk berbagi masalah-masalah nyata di lapangan di mana setiap orang adalah dari Departemen yang sama atau organisasi. pada program umum yang mana peserta yang biasanya satu-satunya wakil dari organisasi ini biasanya jauh lebih sedikit dari masalah. Namun, seperti yang kita bahas sebelumnya. konsultan internal biasanya memiliki banyak keuntungan yang berbeda yang dapat bekerja dalam mendukung mereka.Situasi A atau B dengan Y. jika Anda telah dikenakan pada sistem klien Anda mungkin akan memiliki tugas yang sulit hanya memperoleh ijin. hal itu mungkin membuat beberapa perbedaan jika Anda telah ke Departemen sebelum., tetapi kesulitan utama Anda cenderung menjadi salah satu non-kooperasi dan keengganan besar untuk memberitahu Anda apa-apa. sebelum Anda dapat mulai masuk akal apapun situasi Anda mungkin harus berurusan dengan perasaan buruk atau kemarahan yang ada dan yang mungkin atau tidak dapat dinyatakan secara lisan. ini adalah tugas Anda untuk mendapatkan perasaan buruk ini ke tempat terbuka sehingga Anda dapat membantu klien Anda berurusan dengan mereka. Jika mereka tidak sedang dinyatakan Anda mungkin harus ditunjukkan bagaimana situasi merasa Anda dengan mengatakan sesuatu seperti "saya merasa sangat tidak nyaman di sini. tampaknya ada beberapa unexpressed permusuhan terhadap saya berada di sini. Apakah itu benar?"Anda mungkin juga memiliki untuk lsten untuk beberapa waktu sementara klien memainkan permainan"tidak buruk", mengatakan apa yang mereka pikirkan dan rasakan dan mengundang Anda untuk berkolusi. tugas Anda adalah untuk mengatakan keluar dari permainan, tetap tenang dan biarkan emosi permukaan. ingat tidak ada klien mampu berurusan secara logis dengan masalah sementara mereka emosional biaya. gaya anatar akan memungkinkan Anda untuk tetap netral, menjadi empatik tetapi tidak mengambil sisi, dan membiarkan klien tahu bahwa Anda memahami dan benar-benar ingin membantu.When to make a contractDimungkinkan untuk bekerja di perijinan sampai Anda dan klien puas bahwa Anda telah membangun hubungan yang lengkap. Namun, ini mungkin memakan waktu lama dan umumnya Anda tidak memiliki jumlah waktu yang tersedia. Selain itu, itu mungkin agak membosankan jika Anda melakukannya. apa yang perlu Anda Tanyakan diri Anda adalah 'apakah saya sudah memperoleh izin yang cukup untuk mendapatkan kontrak?' Jika jawabannya adalah ya, kemudian melanjutkan untuk membuat sebuah kontrak. Jika jawabannya tidak, Anda akan perlu untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk memperoleh entri sampai Anda dapat menjawab ya. Namun, ada beberapa indikator untuk memberitahu Anda Kapan sudah cukup. sebagai contoh: Apakah ada pengalaman sebelumnya dengan klien ini atau Departemen yang dapat Anda gunakan? Apakah Anda merasa mampu meningkatkan apa pun yang Anda ingin meningkatkan dengan klien? Apakah Anda merasa ada keraguan yang mengganggu Anda dan merasa tidak bisa diungkapkan?

Ringkasan memperoleh Ijin adalah proses membangun hubungan afektif akan klien Anda. kecuali Anda telah memperoleh ijin dan menjalin hubungan saling keterbukaan, kepercayaan dan kejujuran, klien Anda tidak mungkin cukup terbuka terhadap masalah sebenarnya. Hasilnya akan menjadi kontrak tidak memuaskan. pada tahap awal dari tugas mahasiswa konsultasi klien cenderung menjadi mencurigakan atau benci kehadiran Anda, terutama jika mereka merasa bahwa anda telah dikenakan pada mereka. pertemuan klien dapat menegangkan bagi konsultan serta klien. Hal ini penting untuk memiliki citra diri kita. Anda perlu untuk menghabiskan waktu "mendapatkan Beralas" sebelum bertemu klien Anda. untuk membangun hubungan kerja yang efektif dengan klien Anda harus terbuka, berbagi beberapa perasaan Anda sendiri, dan menjadi sepenuhnya asli. Jika Anda tidak jujur, melebih-lebihkan masa lalu keberhasilan atau mencoba untuk memanipulasi klien Anda, Anda akan hanya successed dalam memperkuat hambatan dan ketidakpercayaan icreasing.

BAB 2Apa Itu Kontrak?Dalam konsultasi, diskusi terbuka tentang harapan antara klien dengan konsultan sangatlah penting, karena merupakan dasar untuk kontrak yang baik.Kontrak adalah tahap dalam proses konslutasi, dimana konslutan dan kliennya bersama-sama mencoba untuk membuat sebuah aturan yang jelas dan gamblang, seperti bebera-a hal yang harus diperhatikan dibawah ini: Apa yang diharapkan dalam hubungan antara klien dan konsultan sendiri Siapa yang akan melakukannya? Komitmen dalam bertindak Batasan-batasan yang mungkin adaDan yang hal penting lainnya, yaitu meskipun sebuah kontrak memiliki nuansa hukum, namun itu tidak dimaksudkan untuk menjadi alat yang baku dan harus sangat dipatuhi, kontrak hanyalah sebuah proses yang menjelaskan batasan dan keinginan atau harapan dari kedua belah pihak.

Siapa yang Membuat Kontrak dengan Saya?Sangat penting bahwa sebuah kontrak harus lah disepakati oleh semua pihak yang terlibat dalam sistem klien. Mengingat bahwa kontrak adalah tentang kepemilikan dan komitmen, kecuali komitmen dari seluruh sistem klien berubah, kemungkinan akan ada kegagalan pada tahap tertentu.Jika ingin hasil yang lebih efektif, maka harus dipatikan bahwa kontrak harus disepakati oleh semua pihak dan elemen sistem klien. Pekerjaan yang melibatkan sistem klien yang kompleks, pasti akan menyebabkan kontrak dengan masing-masing pihak. Jika mungkin, konsultan dapat mencoba untuk mengajak masing-masing pihak yang berbeda dalam sistem klien untuk membuat kontrak antar satu dengan yang lainnya.

Bagaimana Cara Memulai Membuat Kontrak?Berikut beberapa pandangan untuk tahapan awal dalam membuat kontrak.1. Alasan klien membutuhkan bantuan dari konsultan2. Alasan klien memilihi jasa konsultan ini dibandingkan jasa konsultan lain.3. Harapan atau ekspektasi dari hubungan antara konsultan dengan sistem klien.4. Melakukan disukusi mengenai hubungan tersebut beserta sistem klien.Setelah diperiksa dan mennetukan kapan dan bagaimana untuk memulai kontrak (dan apa yang harus dilakukan jika belum cukup data yang diperoleh), maka harus dipertimbangkan selanjutnya apa yang perlu dibahas.

Poin-poin Diskusi dalam Membuat KontrakTerdapat tingkatan yang perlu untuk diperhatikan dan dibahas selama pembuatan kontrak akan berberngatuh terhadap tugas ke depannya, tergantung pada sifat dari tugas dan tingkat kesulitannya.Berikut adalah 2 (dua) level atau tingkatan yang perlu diperhatikan dalam pembuatan kontrak, yaitu:1. Formal level, mengenaiapa yang akandiselesaikan.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap ini, yaitu: Apa layanan dan kegiatan yang akan dilakukan? Apa skala waktu untuk tugas tersebut? Berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan oleh organisasi/perusahaan?

2. Informal level, asumsi utama mengenai bagaimana cara menyelesaikannya.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap ini, yaitu: Bagaimana cara anda bersikap Bagaiman cara kamu untuk dapat mengumpulkan informasi Isu-isu rahasia Tingkat komitmen yang diharapkan Perbandingan antara sistem nilai dengan klien Apa yang anda maksud dengan kata-kata yang anda gunakan

KesulitanAda banyak asumsi dan harapan yang dapat menimbulkan kesulitan selama proses penyelesaian masalah berlangsung. Hal-hal yang berpotensi menyebabkan masalah, yaitu: Sejarah sebelumnya Apakah ini pertama kalinya menggunakan jasa konsultan? Apa yang sudah klien sebelemnya? Harapan dari konsultan Kenapa klien memilih anda sebagai konsultan dalam tugas ini? Apa anggapan anda? Apakah hasil yang diharapkan mulai dari hasil, perubahan, solusi, rekomendasi, tabungan, atau gabungan dari semua ini? Alokasi waktu/sumber daya Apakah ini saatnya anda tidak berubah atau berpikiran terbuka? Kapan waktu/sumber daya yang klien harapkan bisa sesuai? Berapa banyak waktu yang dibutuhkan? Hubungan organisasi Apakah ini memunkingkan atau menimbulkan kendala? Siapa yang anda bisa ajak bicara/tidak? Apa yang bisa anda diskusikan? Apa topik/informasi yang harus anda hindari? Adakah kekuatan/kewenangan yang menyulitkan? Metodologi Metodologi apa yang akan anda gunakan? Penelitian tindakan? Penyebaran kuesioner? Wawancara? Diskusi informal? Survey sikap? Adakah metode-metode pengumpulan data yang spesifik? Tingkat komitmen/keterlibatan Apakah klien tersebut merupakan pihak yang memiliki masalah? Apa maksud sehubungan dengan komtimen dan keterlibatan Sejauh mana tingkatan atau komitmen dari klien? Apakah manajer klien atau pihak lain (organisasi/kelompok/departemen) juga ikut terlibat? Kerahasiaan Apa arti kerahasiaan sehubungan dengan masalah, data dan rekomendasi lainnya? Dapatkah data dikumpulkan/dilaporkan dengan tidal dikenal/tidak jelas? Dengan siapa saja data dapat dibagi? Pihak yang memasok itu? Klien? Manajer dari klien? Akankah nantinya akan ada lagi laporan yang lebih luas? Penghentian/Negosiasi kembali Siapakah yang dapat memulai negosiasi kontrak kembali jika ada perubahan aau jika terdapat masalah di luar perjanjian awal? Siapakah yang dapat mengentikan tugas?Setelah melihat adanya kesulitan, konsultan perlu untuk membahasnya, mungkin masuk akal untuk mengubah sehingga dapat meminimlasir kesulitan.

Meminimalisir KesulitanMengingat bahwa konsultan pun tidak mungkin dapat selalu mengantisipasi semua kesulitan, maka penting untuk mengatasi kesulitan dengan menentukan strategi yang mungkin bisa konsultan terapkan untuk memastikan dapat meminimalisir kesulitan dan kesalahan. Berikut beberapa saran: Menerima dari awal bahwa sifat kontrak yang dinamis dan selalu terbuka untuk melakukan negosiasi kembali dari dua belah pihak, yakni konsultan dan klien. Dari sini dapat dilihat, bahwa betapa pentingnya pemahaman yang sama antara klien dengan konsultan. Dari semua kesulitan yang terjadi, harus ada izin dari kedua sisi dan harus disetujui oleh keuda belah pihak. Membantu klien untuk menyatakan apa yang mereka benar-benar ingin katakan, jika memang bertentangan denga apa yang mereka rasakan. Adanya kejelasan tentang adakah pihak lain yang akan terlibat, bagaimana mereka akan menjafa informasi dan sejauh mana masukan mereka akan diterima? Tetap selalu sadar bahwa masalah seperti yang dijelaskan oleh klien mungkin tidak sepenuhnya sesuai. Namun, berikan klien nasohat yang baik.

Hasil Kontrak yang OptimumIdelanya, hasil kontrak merupakan beberapa bentuk kesepakatan tentang apa yang harus dilakukan, dengan biaya dan beragam persyaratan. Meskipun hal ini dapat hanya berupa kesepakatan secara lisan, namun kontrak tertulis bisa sangat membantu dalam menguji pemahaman.Berikut adalah hal-hal yang harus ada dalam sebuah kontrak tertulis: Pernyataan tentang maksud dan tujuan dari pekerjaan. Garis besar dari awal Mengidentifikasi siapa saja yang akan terlibat dalam pekerjaan ini, dan tanggung jawab dari setiap pembagian pekerjaan. Potensi-potensi yang kiranya akan menimbulkan kesulitan dan masalah. Pernyataan yang menjelaskan bahwa kontrak bersifat dinamis dan memberikan izin untuk salah satu pihak untuk dapat melakukan negosiasi kembali jika suatu saat diperlukan. Kejelasan skala waktu dari pekerjaan dan rencana pemberhentian kerja sama nantinya. Tersedianyan beberapa bentuk peninjauan tugas, baik selama proses pekerjaan berlangsung maupun ketika sudah selesai, sehingga kedua belah pihak memiliki evaluasi yang bisa melihat titik keberhasilan dari konsultasi. Taksiran biaya klien.

Berikut juga merupakan hal-hal yang menentukan bagus-tidaknya sebuah kontrak: Membantu mendefinisikan masalah lebih lanjut. Menjelaskan dari masing-masing pihak, pemiliran klien maupun konsultan tentang apa yang harus dilakukan. Menghindari pekerjaan yang tidak perlu dan menyelesaikan masalah yang sebenarnya. Memberikan klien pemahaman tentang bagaimana bekerja dengan konsultan dan apa yang diharapkan dari dia. Tentukan harapan, tujuan dan sasaran yang ingin dituju bersama. Menetapkan aturan dasar untuk perilaku antara klien dan konsultan atas hal-hal seperti, anonimitas data, umpan balik dan perbedaan legitimasi.

Berikut karakteristik antara kontrak yang kuat dan kontrak yang lemah: Kontrak yang kuat: Komitmen yang tinggi oleh semua pihak untuk membuat kontrak. Komitmen yang jelas dalam hal waktu. Komitmen yang jelas dalam tujuan. Rasa percaya dan menghargai. Terbuka jika ada risiko dan rasa cemas.

Kontrak yang lemah: Konsultan memiliki perasaan yang gelisah dan tidak jelas akan alasannya. Komtimen klien tidak jelas. Klien berada di bawah banyak tekanan lain, sehingga kegiatan tersebut memiliki prioritas rendah. Perencanaan waktu yang tidak memadai sebelum proses konsultasi dimulai. Klien menyerahkan sepenunya semua tanggung jawab pada konsultan.

Melakukan Negosiasi Ulang pada KontrakKonsultan dapat meminta negosiasi ulang sebagai alasan dari berbagai masalah yang terjadi. Pertama, banyak informasi mungkin akan muncul selama proses konsultasi yang dapat merubah sifat maupun ruang lingkup pekerjaan. Kedua, situasi yang timbul dimana salah satu pihak gagal untuk memberikan bagian mereka dari kontrak awal.Penting untu mengenali re-negosiasi yang bukan merupakan tan da kelemahan atau kegagalan pihak konsultan. Coba untuk terbuka dan jujur dalam menghadapi masalah yang ada dari pada menjalankan tugas namun seperti orang buta. Mungkin cara terbaik, seorang konsultan dapat menpersiapkan diri untuk kemungkinan adanya negosiasi ulang dengan memastikan bahwa ketentuan tentang negosiasi ulang ini sudah dibahas di awal tahap pembuatan kontrak.

BAB 3Mengumpulkan DataA. Apa itu Data?Data adalah salah satu bentuk solusi untuk menyelesaikan sebuah masalah yang dialami oleh client. Sebagai seorang consultant, ia harus dapat memahami mengenai data tersebut. Data mempengaruhi bagaimana pencapaian hasil yang diberikan consultan kepada client. Misalnya jika seorang client dihadapkan pada sebuah persoalan di perusahaan/organisasi dan ia membutuhkan seorang consultan untuk dapat memberikan solusi kepadanya, maka consultan terlebih dahulu harus mengumpulkan beberapa data tentang masalahnya dan kemudian mempelajari apa yang menjadi penyebab permasalahannya. Menyelesaikan masalah client tidak dapat diselesaikan hanya dengan sekadar opini dari consultant, melainkan harus berdasarkan data (fakta) yang sudah terlebih dahulu dikumpulkan. Data juga harus bersifat relevan. Data yang relevan akan memberikan kemudahan bagi seorang consultant dalam menyikapi permasalahan client. Namun jika data tidak relevan, maka akan terjadi sedikit miss yang nantinya akan membuat consultant belum dapat memastikan keputusan seperti apa yang harus diambilnya atau belum memastikan solusi seperti apa yang harus disampaikan kepada client.

B. Kategori DataSetiap permasalahan client, akan banyak sekali berbagai macam/variasi permasalahannya. Agar seorang consultant tidak bingung dan tidak sulit untuk menyikapi dan menyelesaikan masalah client tersebut, maka akan lebih baik dengan mengkategorikan data-data dari semua variasi masalah client. Apabila data disusun berdasarkan kategorisasinya, maka data akan dengan mudah dikelola dan digunakan. Untuk membuat data yang dihasilkan kompleks dan sesuai dengan kategorisasinya, maka sering dibutuhkan model organisasi untuk memudahkan bagi consultant memahaminya : 1. Model Diagnosa OrganisasiModel Diagnosa Organisasi adalah model yang menjelaskan tentangbagaimana kita dapat mengamati fungsi suatu organisasi/perusahaan. Model ini menggambarkan tentang bagaimana cara mendiagnosa suatu situasi atau kondisi pada sebuah organisasi/perusahaan. Sebagai seorang consultant, harus dapat mendiagnosa terlebih dahulu mengapa permasalahan tersebut bisa timbul. Melakukan diagnosa organisasi ini bertujuan untuk melihat bagaimana organisasi/perusahaan dapat melihat penyebab dan dampak yang akan terjadi serta cara mengatasinya. Karena diagnosa organisasi ini berkaitan dengan proses perkembangan suatu organisasi/perusahaan.Dalam menyikapi suatu permasalahan berdasarkan model diagnosa organisasi, maka data menjadi sangatlah penting untuk memecahkan sebuah permasalahan di organisasi/perusahaan. Diagnosa Organisasi menjelaskan bahwa data adalah tombak penyelesaian masalah. Dengan adanya data, kita dapat mengetahui bagaimana kehidupan/sistem di dalam organisasi/perusahaan.

Gambar Model Diagnosa Organisasi :

Keterangan : a. Purpose: Merujuk pada visi dan misi serta goal perusahaan.b. Structure: Mengacu pada pengaturan dalam organisasi. Bisa dilakukan secara fungsi (specialist) atau secara produk, program atau project (multi skilled team bekerja sama).c. Relationship: Bagaimana orang-orang berkomunikasi, serta bagaimana kita berinteraksi dengan teknologi.d. Rewards: Insentif berupa intrisik dan ekstrinsik yang diberikan sehubungan dengan pekerjaan yang dilakukane. Leadership: Mengacu pada tugas-tugas pemimpin termasuk bagaimana menjaga keseimbangan diantara kotak-kotak yang ada.f. Mechanism: mengacu pada proses perencanaan, pengontrolan, alokasi anggaran dan sistem informasi yang mendukung tujuan organisasi.

2. Group Working ModelGroup Working Model adalah model yang menjelaskan bagaimana anggota organiasi/karyawan perusahaan bekerja bersama membentuk kelompok dalam menyelesaikan segala pekerjaan di dalamnya. Model ini menggambarkan bagaimana mereka dapat menyelesaikan pekerjaan bersama-sama, waktu penyelesainnya tepat waktu, prosedur pekerjaan sesuai dengan aturan dan lain-lain. Menurut pandangan consultant, kehidupan pada sebuah organisasi/perusahaan akan bergerak dengan ideal dan sesuai apabila orang-orang di dalamnya dapat berkontribusi dan melakukan pekerjaannya bersama-sama. Jika terdapat masalah ataupun sebagainya, hal tersebut dapat diatasi dan diselesaikan dengan cepat. Walaupun begitu tidak semua organisasi/perusahaan sadar akan hal tersebut. Justru mereka sering mengabaikan hal-hal tersebut. Oleh karenanya, tugas seorang consultant ialah harus dapat memberikan pernyataan positif misalnya masukan atau pendapat yang dapat merubah pola pikir anggota organisasi/karyawan perusahaan. Ada tiga kategori yang berada pada model group working ini :a. The Task : Tugas apa yang diterima dan dijalankan oleh anggota organisasi/karyawan perusahaan, bagaiman opini atau ide pada setiap aggota organisasi/karyawan perusahaan yang nantinya berkaitan dengan pilihan atau rekomendasi dan sebagainya. Pada umumnya juga, The Task akan lebih perhatian kepada kata tanya what dan why.b. The Systems and Procedures : Bagaimana orang-orang dalam organisasi maupun perusahaan membutuhkan pengorganisasi pada dirinya sendiri untuk menerima tugas, melaksanakan tugasnya dan lain-lain.c. The Process : Jika The Systems and Procedures merupakan bagian dari mekanismenya kehidupan organisasi, maka The Process adalah bagian organik dari kehidupan organisasi. The Process ini lebih kepada bagaimana mereka berkomunikasi satu sama lain, bekerja sama dan saling share perasaan terhadap satu sama lain. Artinya proses mereka dapat membentuk The Task hingga menjalankan The Systems and Procedures. C. Mengumpulkan DataAda lima cara dalam mengumpulkan data dan dari kelimanya terdapat pula keuntungan dan kerugian dari mengumpulkan data tersebut.a. WawancaraCara mengumpulkan data pertama yaitu wawancara. Wawancara ini bisa dilakukan secara individual atau dengan kelompok. Melakukan wawancara bisa dengan cara saling terbuka satu sama lain (open minded) atau dengan cara wawancara yang tidak terstruktur. Keuntungan : kaya akan informasi dan dapat membangun hubungan (relasi). Kerugian : data bisa bersifat subjektif, membutuhkan waktu yang ekstra, sulit untuk mengintepretasikan data, sulit untuk mengukur data, hanya beberapa orang saja yang bisa untuk diwawancara, dan lain-lain.b. KuesionersCara mengumpulkan data kedua yaitu kuesioner. Berisi pertanyaan-pertanyaan yang memudahkan orang untuk mengisinya. Dan kuesioners sering sekali digunakan untuk mengadakan survey. Keuntungan : berguna dengan jumlah orang yang cukup banyak, orang-orang mungkin akan lebih jujur jika kuesionersnya diberikan pertanyaan yang jelas dan lengkap serta lebih mudah untuk mengukur data. Kerugian : pertanyaan yang telah ditentukan dapat melewatkan isu-isu penting, orang mungkin akan curiga terhadap kuesioner yang impersonal. Tidak ada kesempatan untuk memberikan jaminan, untuk menjelaskan tujuan pengumpulan data atau untuk menunjukkan potensi manfaat kepada responden dan mungkin untuk selama-menginterpretasikan hasil kuesioner dan membaca terlalu banyak ke merekac. Observasi langsungCara mengumpulkan data ketiga ialah dengan mengobservasi secara langsung. Misalnya saat kita keluar dengan beberapa client dan melihat mereka di tempat kerja, sebagai consultant, kita bisa mengetahui cara mereka bekerja, cara mereka membagi tugas, cara mereka menjalankan dan sebagainya. Dengan melakukan obsevarsi langsung, tidak hanya berupa kerja nyata mereka saja yang dapat kita lihat, melainkan kita sebagai consultant dapat memberikan feedback dengan cepat.Melakukan observasi secara langsung, mungkin dengan melihat dan mengamati kita bisa mengetahui segala halnya. Namun terkadang, apa yang kita lihat dan kita amati itu berbeda. Maka alangkah baiknya, saat kita melakukan observasi untuk dibawanya alat perekam. Agar segala sesuatu hal yang kita lihat dan diamatinya tidak hilang begitu saja dari otak kita. Keuntungan : dapat dengan mudah mengumpulkan data mengenai kejadian yang sedang terjadi sekarang dibandingkan dengan kejadian sebelumnya, sering orang luar dapat dengan mudah melihat segala hal pada grup tersebut yang mana anggota di grup kurang sadar Kerugian : akan membutuhkan waktu yang esktra dan biaya yang mahal, data mungkin akan flat dan selektif, hanya bisa mengobeservasi kejadian yang dimana kita berada di kejadian tersebut dan kadang-kadang persepsi orang pada sebuah aktivitas akan berbeda dari kenyataannya.d. Analisis DokumenCara mengumpulkan data keempat ialah dengan menganalisis dokumen. Metode ini adalah metode yang sering digunakan para consultant. Menggunakan metode ini dapat memberikan lebih banyak informasi terhadap segala sesuatunya. Keuntungan : tidak melibatkan waktunya client, tidak begitu mahal dan bisa menghasilkan data yang objektif yang mana memiliki derajat kredibilitas yang tinggi dengan client. Kerugian : data yang terkumpul terbatas, penggunaan metode ini lebih keapda apa yang terjadi dibandingkan mengapa ini terjadi serta kita bisa bersembunyi dibalik dokumen atau menciptakan sebuah ilusi atau berpura-pura sibuk.e. Pengalaman dan IntuisiCara mengumpulkan data kelima ialah dengan berdasarkan pengalaman dan intuisi. Mengumpulkand ata dengan menggunakan pengalaman tentunya akan memudahkan seorang consultant membantu kliennya dalam menjelaskan kembali permasalahan yang sedang dialaminya karena hal sebelumnya pernah terjadi atau pernah dilakukan. Sehingga kita, seorang konsultan dapat melihat dan mengamatinya dari pengalaman sebelumnya. Keuntungan : data begitu solid, membantu mengidentifikasi isu yang sesintif yang mana sulit untuk diobservasi, tidak perlu melakukan perizinan dalam mengumpulkan data, dan bisa mulai mengumpulkan data-data lainnya dan membuat kontak dengan klien. Kerugian : subjektif, sulit untuk memberikan data kembali kepada klien, sulit untuk membenarkan/memberikan alasan, sulit untuk pecaya terhadap intuisi sendiri, dan lain-lain.

D. Teknik PertanyaanAda enam teknik pertanyaan yang sangat membantu dan ada lima teknik pertanyaan yang kurang membantu.1. Teknik pertanyaan yang membantu :a. Pertanyaan terbukaDengan menggunakan pertanyaan terbuka ini, kita, sebagai konsultan dapat mengumpulkan data-data yang akurat, atau mengeksplor perasaan klien, opini dan perilaku klien serta klien bisa mengekspresikan harapan dan keinginan . Pertanyaan terbuka pula, dapat memberikan kesempatan kepada klien untuk membalas pertanyaan dengan cepat dan sesuai dengan harapan klien.b. Pertanyaan tambahanPertanyaan tambahan ini bisa digunakan sebagai pertanyaan secara mendalam dan detail mengenai topik yang sedang dibahasnya. Pada pertanyaan tambahan ini, klien diberikan kesempatan untuk menjelaskan secara mendalan dan detail, membantu memfokuskan suatu masalah tanpa harus kehilangan aliran alamiahnya.c. Pertanyaan klarifikasiPertanyaan klarifikasi digunakan ialah untuk mengecek kembali informasi-informasi yang diberikan oleh klien. Dengan pertanyaan klarifikasi, consultant akan lebih mudah meyakinkan bahwa apa yang didengarnya benar dan sesuai dengan fakta dan mengerti dengan apa yang diucapkan.d. Pertanyaan cerminanPertanyaan cerminan (reflecting) ini mungkin tidak beda jauh dengan pernyataan mengenai pertanyaan klarifikasi yang mana digunakan untuk mengecek kembali informasi-informasi yang diberikan oleh klien. Namun pada pertanyaan cerminan (reflecting) lebih mengecek ulang kata/kalimat yang diucapkan oleh klien. Mungkin jika di pertanyaan klarifikasi lebih bersifat umum untuk melakukan pengecekkan kembali, maka di pertanyaan cerminan, ia hanya mengklarifikasi kata/kalimat yang sangat penting dan merupakan poin utama. e. Pertanyaan tentang perasaanPertanyaan akan perasaan mungkin bisa dibilang adalah hal yang sesintif. Namun jika kita menanyakan segala sesuatunya dimana kita menggunakan persaaan, maka kita sebagai konsultan dengan klien dapat membantu hubungan yang tidak hanya dilihat dari prosedur atau tugas masalah, melainkan juga proses dimensi masalahnya. Jangan pernah takut untuk mengeksplor perasaan seseorang. Karena perasaan sesorang merupakan data yang sangat penting.f. Pertanyaan fantasiPertanyaan fantasi ini pertanyaan yang bersaft untuk merubah rencana klien. Pertanyaan fantasu melibatkan mereka mengenai bagaimana membayangkan suatu perubahan yang nantinya akan mempengaruhi mereka, bagaimana rekasi mereka untuk diadakannya suatu perubahan dan bagaimana perasaan mereka. Pada pertanyaan fantasi, lebih jauh berguna jika situasi dan konsisi realistik dan anwerable.

2. Teknik pertanyaaan yang sulit membantu : Teknik pertanyaan ini memiliki sifat yangg kurang, karena mereka sering kali tidak memberikan keuntungan dan sering menyebabkan kebingunan dan frustasi.a. Pertanyaan memimpinb. Pertanyaan pilihan bergandac. Pertanyaan bersulamd. Pertanyaan tidak dapat disangkale. Pertanyaan berpose

E. Feedback to The ClientUmpan balik adalah suatu mekanisme yang memungkinkan manusia untuk dapat mengembangkan, memperbaiki ataupun merubahnya. Kami semua membutuhkan informasi tentang bagaimana caranya kami tampil apapun kegiatannya yang sedang dilaksanakan oleh kita. Kami perlu untuk mengetahui bagaimana caranya sukses ataupun efektif. Terkadang sangat mudah untuk mendapat informasi akan dirinya kita. Misalnya seperti seseorang yang menggunakan pistol untuk menembak target dan mendapatkan umpan balik dari lokasi targetnya tersebut. Informasi seperti itu yang bisa digunakan sebagai basic untuk memperbaiki ataupun merubahnya. Tanpa adanya feedback, sangat mustahil untuk mendapatkan suatu pembelajaran. Kadang-kadang untuk mendapatkan informasi tidak bisa didapatkan secara langsung, kita membutuhkan orang lain untuk memberikan umpan balik tersebut kepada kita. Sebagai seorang konsultan, tentunya ia memiliki peran dalam umpan balik tersebut. Seorang konsultan harus dapat mengamati dengan baik grup kliennya, memeriksa jalannya pengoperasian yang dilakukan oleh grup klien, mengidentifikasi efektif atau tidak efektifnya kegiatan yang dilakukan oleh grup klien dan memberikan umpan balik berupa informasi kepada klien yang bertujuan untuk membantu mereka memahami apa yang seharusnya mereka lakukan dan membuat pilihan tentang suatu perubahan.

BAB 4Making Sense of the data problem diagnosis and decision making

A. Sifat Masalah

Sebelum kita dapat memeriksa isu akan penelitian masalah , penting untuk mengetahui bahwa kata masalah itu menimbulkan kesulitan. Banyak dari para pemilik masalah tidak memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah itu sendiri dan memerlukan bantuan pertolongan dari pihak lain.

Jika anda sebagai konsultan yang memiliki klien untuk dilayani, sebaiknya cara yang terbaik yaitu dengan menolong klien kita mendefinisikan masalahnya dengan aspek yang positif. Ada klien yang ingin meminta bantuan dari kita itu tidak berarti bahwa klien tersebut melakukan kesalahan, mereka ingin dalam pelaksanaan tugasnya dapat berjalan dengan lebih efektif dan lancar dibandingkan yang sedang berjalan. Ketika kita menolong klien dalam memeriksa data yang terkumpul dam membuat keputusan untuk kedepannya, penting untuk kita membedakan antara masalah yang sedang dihadapi dengan dasar masalah tersebut. sering masalah datang untuk diselesaikan dengan sistem dan prosuder, sering juga masalah yang sesungguhnya dapat selesai dengan proses yang berjalan.

Masalah sesungguhnya dalam organisasi biasanya berakar dalam satu ( atau lebih ) dari 4 fokus isu yang saling berkaitan yaitu :

Power Authority Morale Cohesion Norms Standards Goals - Objectives

Kesulitan yang terjadi dalam organisasi tidak selalu seperti puzzle . masalah itu jarang sekali memiliki 100 % ketepatan untuk solusinya. Oleh karena itu, dalam membantu klien kita melihatkan pemilihan diantara beberapa pilihan.

B. Menumbuhkan rasa dalam mengolah data

Kadang didalam sebuah tim, terdapat banyak kasus dimana tim tersebut tidak dapat menyelesakan tugas-tugasnya karena memiliki sumber yang tidak tepat atau tidak memiliki keahlian yang sesuai. Ada beberapa kasus juga dalam tim yang tidak dapat menyelesaikan tugas-tugasnya itu disebabkan oleh hubungan yang kurang erat, ketidaktepatan norma yang berlaku dan terlalu kuat organisasi.

Di beberapa observasi dapat mengingatkan sebuah tim untuk apa yang mereka lakukan dan apa yang mereka tidak lakukan untuk mencegah mereka dari mengerjakan tugas-tugas dengan memuaskan.

Didalamnya terdapat :

Participation siapa yang menjadi partisipan terbanyak, siapa yang terendah? Siapa yang pendiam? Siapa yang memimpin?

Influence siapa yang paling berpengaruh, siapa yang tidak? Apakah pemimpin perusahaan lebih memiliki pengaruh dibandingkan anggotanya?

Gaya Pengaruh bagaimana cara seseorang mempengaruhi yang lain?

Kesensitifan terhadap perasaan apakah anggota grup peka terhadap orang lain yang ditinggalkan, terinterupsi atau berbicara terlalu banyak?

Memahami isu disaat muncul apakah sebuah grup mengenali member yang tidak membicarakan apa yang mereka rasakan?

Penanganan Konflik bagaimana tim dapat menangani, menghindarkan, dan persetujuan mengenai masalah?

Atmosfir Tim bagaimana suasana didalamnya ? nyaman atau tidak nyaman?

Peran dari konsultan ialah menolong klien untuk menemukan teknik dalam mengidentifikasi isu-isu lalu memberikan saran kepada mereka untuk tindakan dan kebiasaan apa yang harus ditingkatkan lagi

C. Pengambilan Keputusan Langkah krusial dalam melakukan pemecahan masalah ialah disaat mendefinisikan masalah yang terjadi. Hal yang penting untuk dilakukan pada saat memecahkan suatu masalah ialah membedakan antara : Masalah yang sedang terjadi Gejala Masalah yang sesungguhnya.

Yang terbaik pada langkah ini ialah untuk kembali memeriksa latar belakang serta akar masalah

Akar sebab masalah

Setelah melakukan explorasi pada akar sebab masalah yang terjadi, tindakan tersebut akan memberikan clue dari pengertian masalah yang sesungguhnya serta kemungkinan solusi yang baik .

Pendefinisian ulang pada masalah

Setelah konsultan melakukan penyelidikan terhadap latar belakang masalah yang terjadi, seorang konsultan harus mengecilkan perasaan klien untuk mendefinisikan masalah tersebut terjadi karena dimana mereka berada atau akibat orang lain.

Langkah selanjutnya ialah mendefinisikan ulang penyebab masalah dengan kata bagaimana cara seperti :

bagaimana cara memberikan umpan balik kepada pimpinan saya bagaimana cara untuk mencari pekerjaan lain bagaimana cara untuk meyakinkan pimpinan saya

Mengembangkan solusi alternative

Setelah mendapatkan definisi sesungguhnya dari masalah, kita harus mengambil langkah selanjutnya yaitu mencari dan menjelajahi opsi opsi lain yang tersedia. Cari solusi-solusi alternative yang terbaik untuk diberikan pada klien, dan mencari jalan lain untuk masalah lain.

Mengevaluasi pilihanLangkah selanjutnya ialah mengevaluasi pilihan yang diambil. Pada tahap ini ada pertanyaan yang dapat ditanyakan pada kita seperti : Apakah pilihan ini dapat membantu memecahkan masalah yang telah didefinisikan? Apa konsekuensi terhadap pengambilan pilihan ini? Berapakah pengeluaran dan keuntungannya? Apakah kelebihan dan kekurangannya? Apa yang dirasakan tentang pilihan ini?

Pengambilan tindakan

Setelah melakukan langkah evaluasi pilihan, selanjutnya kita dapat melakukan tahap pengambilan tindakan yaitu dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan dibawah seperti :

apa yang kalian butuhkan untuk memulai tindakan? Apa tindakan yang diperlukan? Bagaimana yang dibutuhkan dalam mempersiapkannya? Kapan tindakan itu dilakukan? Apa reaksi yang akan kalian dapat?

Mempresentasikan data pada klien

Setelah melakukan penelitian di terhadap klien dan di lapangan, maka langkah selanjutnya ialah mempresentasikan hasil dari penelitian yang kita lakukan kepada klien.

D. Penggunaan model dan teori.

Dalam melihat bentuk-bentuk organisasi serta masalah yang terdapat didalamnya merupakan hal yang sangat kompleks. Konsultan dapat menggunakan berbagai tipe teori dan model-model untuk mengatasi hal tersebut. konsultan pun dapat memberikan pengetahuan mengenai teori dan model kepada klien agar mereka belajar bagaimana cara menghadapi hal-hal yang terjadi didalam organisasi.

Learning cycle

Konsep Pengalaman

Proses pembelajaran seringkali dimulai dari memberikan pengalaman dari pemberi materi itu sendiri. Pengalaman mereka dalam berkecmpung didalam organisasi dengan mengatasi masalah, memberikan solusi dan memecahkan masalah

Pengamatan

Melihat dari pengalaman yang dilewati oleh pembelajar dan yang memberikan pelajaran, kita dapat melakukan observasi atau pengamatan akan apa yang mereka rasakan, ingat pada saat itu. Pertanyaan dibawah ini dapat ditanyakan kepada pemilik pengalaman tersebut seperti :

Apa yang terjadi dan bagaimana urutannya? Apa yang dirasakan? Apa yang dapat dipelajari? Apakah yang dilakukan oleh orang lain yang terlibat? Apa yang mereka katakan? Apa reaksi mereka? Apakah berguna? Kenapa? Kenapa tidak berguna? Bagaimana situasi tersebut dapat dikendalikan dengan cara berbeda?

Konseptualisasi Abstrak

Langkah ini merupakan kegiatan konseptualisasi dan teorisasi ketika peserta didik membangun prinsip mengenai pengalamannya apakah dapat aplikasikan pada situasi lain. Merencanakan perilaku baru

Langkah selanjutnya ialah dengan merancang dan merencakan perilaku baru yang dapat diterapkan berdasarkan teori yang telah dikembangkan.

Melakukan tindakan percobaan

Langkah ini dijalankan ketika peserta didik mulai aktif melakukan percobaan tindakan terhadap perilaku baru tersebut. hal ini dilakukan untuk mengetahui kesuksesan dari perilaku baru yang telah dikembangkan.

Berikut ini merupakan contoh Learning Cycle :

E. Membantu klien untuk membuat perencanaanDalam membuat sebuah keputusan, klien memiliki kemungkinan butuh pertolongan dalam memikirkan jalan terbaik untuk mengimplementasikan keputusannya, dan mengembangkan perencanaan. Perencanaan yang baik seharusnya dideskripsikan dengan detail, seperti bagaimana karyawannya, penempatan waktu yang tepat , dan sumber daya lain yang terkoordinasi.Ketika menyiapkan sebuah program pelatihan, pelatih butuh melakukan :

Lihat kebutuhan pelatihan dengan melakukan interview terhadap manajer dan peserta didik yang potensial Merencanakan struktur program pelatihan Memilih materi pelatihan yang tepat Menyusun dan memperbanyak handout, exercise, dan sebagainya Kerjasama dengan manajer perusahaan tersebut untuk memberikan materi pad sesi khusus Melakukan briefing pada manajer Mengarahkan akomodasi Menyebarkan instruksi untuk mengikuti pelatihan kepada partisipan

BAB 5ImplementationA. Mengapa Klien Bisa Gagal Pada Tahap Implementasi?Implementasi adalah tahap kunci dari proses kerja seorang konsultan. Pada tahap implementasi ini adalah waktu untuk sebuah perubahan dan inilah saatnya bagi setiap orang untuk melakukan hal secara berbeda.pada tahap sebelumnya, anda sebagai konsultan telah melakukan proses konsultasi terhadap klien, dimana pada proses implementasi akan dibuktikan berhasil atau tidaknya pelaksanaaan perubahan yang dilakukan oleh klien.Untuk menciptakan implementasi yang sukses, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi,diantaranya:1) Ownership2) Leadership3) Capability4) OrganizationKeempat faktor ini dipercaya mampu membantu untuk menciptakan implementasi, serta keempat faktor ini memiliki hubungan yang saling terkait sehingga dapat menjadikan sebuah proses implementasi dapat dikatan sukses. Pada bahasan setelah ini akan dijabarkan keempat faktor tersebut.OwnershipSebuah implementasi terkadang diasumsikan tidak menarik bagi orang yang akan mendapat efek dari implementasi tersebut. Hal ini dikarenakan, implementasi dapat dikatakan sebagai sebuah perubahan, dan tidak semua orang dapat menerima perubahan sedangkan kita sebagai manusia tidak dapat menolak perubahan.Tapi apakah benar bahwa perubahan itu tidak nyaman?Memang benar terkadang kita merasa tidak nyaman, merasa terancam atau marah dengan adanya perubahan, oleh karena itu disinilah bagaimana seorang konsultan dapat menanamkan image pada klien bahwa tidak semua perubahan seperti itu.Kita akan merasa lebih nyaman jika kita dapat melakukan sebuah perubahan dengan cara kita. Tetapi akan berbeda jadinya jika kita dalam suatu organisasi, dimana terkadang kita tidak dapat menjangkau semua orang untuk melakukan perubahan sesuai dengan keinginan kita. Dalam organisasi kita bekerja dengan banyak orang serta pemikiran yang berbeda-beda, bayangkan saja jika anda adalah seorang senior manager dimana anda harus mampu membuat karyawan lainnya dapat menerima suatu perubahan.Jika dalam sebuah organisasi terdapat ketidaksetujuan atas perubahan hal itu bisa dikarena mereka tidak merasa dilibatkan dalam pengambilan keputusan.Sebagai konsultan organisasi apabila dihadapkan dalam masalah ini, hal pertama yang harus dilakukan memastikan bahwa pada tahap pengambilan keputusan, atasan harus melibatkan karyawannya dalam pengambilan keputusan, sehingga akan meminimalisir ketidaksetujuan yang nantinya akan muncul pada pelaksanaan. Jika seorang atasan melakukan itu maka setiap karyawan akan merasa terkait dengan proses perubahan dan secara otomastis akan merasa nyaman dengan keputusan tersebut.Karena ownership berbicara bagaimana kita menyepakati perubahan dan berkomitmen dalam perubahan tersebut.Adapun beberapa situasi dimana seorang atasan haru mengambil keputusan sepihak, apabila hal itu harus dilakukan maka ada beberapa tips yang bisa dilakukan: Pastikan bahwa orang yang membuat keputusan itu adalah orang yang dapat dipercaya. Perubahan itu harus segera diinformasikan secepatnya setelah dirilis beserta alasan dari keputusan tersebut.LeadershipKepemimpinan adalah faktor penting dari sebuah implementasi yang sukses. Banyak organisasi yang tidak berhasil dalam proses implementasi dikarenakan tim manajemen tidak mempercayai mereka. Bagimana bisa karyawan dapat berkomitmen pada perubahan jika bossnya saja tidak tertarik?.Sebagai seorang konsultan, anda harus berbicara dengan manajer, bagaimana mereka dapat menunjukan komitmen terhadap proyek. Seperti contoh pada saat suatu organisasi akan melakukan TQM (Total Quality Manajemen, maka beberapa pertanyaan ini akan dilayangkan kepada manajer: Apa yang anda ingin capai dari TQM ini? Apa itu TQM karyawan?bagaimana karyawan menyikapi TQM? Pendekatan apa yang akan anda lakukan untuk memperkenalkan TQM pada karyawan?Dengan menjawab beberapa pertanyaan tersebut tim manajemen senior akan mulai memahami bahwa implementasi yang sukses dari TQM tergantung pada mereka masing-masing sebagai sebuah grup.CapabilityPertama-tama mari dijelasakan bahwa kapabilitas adalah kemampuan untuk melakukan sesuatu dengan baik. Kapabilitas dapat dibagi menjadi tiga komponen,yaitu: Kognitif atau pengetahuan Behavior atau tingkah laku Afeksi atau perasaanImplementasi akan gagal apabila seseorang kurang memiliki kemampuan dan kopentensi yang dibutuhkan. Sama halnya dengan saat kita belajar mengendarakan mobil, hal pertama yang harus kita lakukan dari segi pengetahuan adalah kita harus mengetahui bagian-bagian mobil serta tan-tanda lalu lintas yang harus kita patuhi.Selanjutnya dengan pengetahuan saja tidak akan cukup, kita harus mencoba untuk memulai mengemudikan mobil yang selanjutnya diiriningi dengan perasaan kita. Maka dari itu kita harus memastikan bahwa klien memiliki pengetahuan yang cukup untuk menjalankan implementasi.Dan kita juga harus mengetahui apakah itu perilaku atau perasaan yang mencegah mereka untuk berkomitmen.

Knowlegde

Capability

BehaviorFeelings

Figure 1.0The Capability TriangleOrganizationProyek tidak akan terimplimentasi sukses kecuali semua terencana dengan baik. Dan yang harus diingat adalah saat kita melakukan implementasi, kita akan melibatkan banyak orang dari fungsi yang berbeda, berbeda lokasi atau bahkan berbeda perusahaan. Maka dari itu saat kita akan melakukan proyek dalam rangka imolementasi harus dipastikan bahwa informasi telah tersampaikan kepada setiap perwakilan lapisan, sehingga dapat meminimalisir kesalahpahaman yang akan muncul.B. Low Client CommitmentSaat seorang klien terlihat tidak komitmen kepada proyek implementasi, maka sikap-sikap dibawah ini akan mulai diperlihatkan klien, diantaranya: Sikap marah dan pertengkaran Pesimis Tidak ingin melihat pada pilihan Agenda tersembunyi Gagal dalam implementasiBeberapa sikap ini akan muncul, dan pasti didalamnya terdapat alasan mengapa hal ini bisa terjadi, diantaranya adalah ada rasa ketidaksetujuan atas masukan yang diberikan oleh konsulta, atau mungkin karena klien merasa bahwa ia tidak mampu melakukan proses implementasi.Disinilah seharusnya ada keterbukaan komunikasi antara konsultan dengan klien.Sebagai seorang konsultan wajib untuk mendengarkan keluh kesah klien sehingga nanti dapat tercipta keputusan yang disepakati bersama.Selama proses implementasi sebagai konsultan harus:1. Menyerahkan proses implementasi sepenuhnya. (apabila dirasa klien bisa melaksanakan implementasi dengan baik)2. Mengadopsi pendekatan hands-on. (konsultan ikut serta dalam proses implementasi sebanyak >50%)3. Sebagai fasilitator.

BAB 6Disengagement and Follow-upA. What is disengaging?Melepaskan hubungan dengan klien atau apabila perlu menyusun follow-up adalah sebuah tes yang dapat menguji apakah aktivitas kita telah efektif. Dalam proses konsultasi terdapat tahap dimana kita harus melepaskan hubungan dengan klien tetapi disisi lain kita juga harus tetap mengawasi jalannya kegiatan implementasi. Dalam bahasan selanjutnya akan dijelaskan apa saja yang harus dilakukan seorang konsultan saat harus melepaskan hubungan dengan klien.Ketika Anda memutuskan untuk melepaskan diri, berusaha untuk mengakhiri hubungan profesional dan formal, secara tertulis.Surat pelepasan Anda harus selalu berisi pernyataan yang jelas, deskripsi pekerjaan Anda, dan daftar setiap tanggal jatuh tempo atau pengajuan. Klien Anda tidak perlu merasa diantagonis dengan cara apapun. Dilakukan secara efektif, pelepasan dapat meninggalkan perasaan klien Anda bahwa Anda telah bertindak dalam kepentingan terbaik dari kedua belah pihak.Komunikasi yang efektif adalah faktor kunci dalam hubungan CPA-client.Ketika Anda bekerja untuk tetap kontrol informasi dan, Anda menjaga perusahaan Anda. Pada akhirnya, melepaskan diri hanya praktik manajemen yang baik, dan mengetahui bagaimana melakukannya terampil dan profesional akan membantu Anda tumbuh praktek Anda dan menghindari kewajiban.Ada beberapa cara yang harus dilakukan seorang konsultan jika ingin mememutuskan hubungan dengan klien, diantaranya yaitu: Libatkan member dari klien yang anda percaya untuk mengisi posisi anda. Sisipkan kesepaktan untuk melakukan pertemuan dengan klien, dalam rangka untuk melihat progress. Menyetujui kesepakatan untuk menyelesaikan hubungan klien dan konsultan dengan merayakan atas apa yang telah diraih.Pemilihan WaktuMemutuskan waktu yang tepat untuk memutuskan hubungan dengan klien adalah bagian yang harus diperhatikan sebagai seorang konsultan. Secara teori kita akan melepaskan hubungan dengan klien apabila proses implementation telah dilaksanakan,tapi terkadang kita dihadapkan denga situasi dimana kita harus memutuskan hubugan dengan klien saat proses implementasi. Ini akan membantu kepada beberapa skenario pelepasan: Jika, dalam pertemuan langsung dengan klien, kita sebagai konsultan menemukan bahwa kita tidak bisa ikut campur lebih dalam lagi, maka dengan segera kita harus memutuskan hubungan dengan klien secara baik-baik. Kontrak anda dengan klien adalah mengumpulkan data yang relevan lalu setelah itu memutuskan hubungan dengan klien, klien akan ditinggalkan dengan aksi yang akan dilakukan selanjutnya oleh klien yang telah disetujui oleh kedua pihak. Dalam kasus ini, konsultan akan membatu klien untuk memutuskan aksi apa yang akan dilakukan. Dalam proses pemutusan aksi implementasi akan dibutuhkan saran dari konsultan beserta pendapat klien, sehingga akan terwujud hasil yang sudah disepakati bersama.Jika dalam proses implementasi berjalan kurang baik, maka tindakan yang harus dilakukan konsultan adalah tanyakan feedbackdari klien, hal ini bisa dilakukan dalam rangka untuk mendapatkan kepercayaan dari klien serta klien akan berpikir bahwa sebagai konsultan, anda memiliki rasa keperdulian terhadap kliennya.Perhatikan Klien SulitKetika mengevaluasi klien, memberikan perhatian khusus terhadap perilaku sulit atau manipulatif, seperti pembayaran tunggakan konsisten, dan mengambil tindakan cepat. Daftar berikut pertanyaan ini dimaksudkan untuk membantu sampai ke inti masalah dan memecahkan masalah: Apa yang menyebabkan masalah? Siapa yang menyebabkan masalah? Apakah perilaku klien mengindikasikan bahwa ada masalah dengan layanan yang tersedia? Adalah perusahaan berurusan dengan klien manipulatif? Apakah masalah karena konflik kepribadian? Bisa orang lain lebih melayani klien? Kapan perusahaan pertama kali menyadari itu punya masalah dengan klien? Apakah perusahaan yang memungkinkan ikatan emosional membayangi kekhawatiran profesional?Perilaku klien bermasalah mungkin reaksi terhadap sesuatu yang dilakukan bulan lalu tapi masih mengganggu klien.Pertanyaan tambahan untuk dipertimbangkan termasuk: Apa yang bisa Anda lakukan untuk perusahaan yang lebih baik berkomunikasi dengan klien? Apakah klien merasa biaya yang dikenakan oleh perusahaan Anda terlalu tinggi? Apakah klien menderita bisnis atau kesulitan pribadi? Apakah metode penagihan perusahaan Anda jelas?Berurusan langsung dengan perilaku yang sulit dapat menyelamatkan hubungan dan membantu perusahaan menghindari pelepasan, atau mungkin mengkonfirmasi bahwa sudah waktunya untuk memutuskan hubungan.Pelepasan hubungan kerja dapat dibagi menjadi dua macam: Mencapai ekspektasiHubungan kerja dengan klien akan selesai apabila implementasi telah mencapai apa yang diharapkan, inilah proses yang diharapkan konsultan terjadi dalam kasus nya. Saat hubungan dengan klien telah selesai bukan berarti kita tidak perlu berhubungan lagi dengan klien, tetapi kita harus tetap menjaga hubungan dengan klien serta memantau hasil implementasi. Pada saat berlangsungnya proses. Hal ini harus dilakukan konsultan apabila di tengah proses implementasi ditemukan jalan buntu. Tetapi sebelum memutuskan untuk mengakhiri kerjasama harus dipikirkan secara matang apakah benar sudah tidak ada jalan lain untuk bisa memperbaiki masalah ini. Komunikasi terbuka sangat dibutuhkan dalam proses konsultasi sehinggan halangan-halangan yang ada dapat diatasi.

Sumber Datahttp://www.nysscpa.org/trustedprof/archive/0503/1tp15a.htm (17/03/2015/15:00PM)

33PROSES KONSULTASI | CTC 2015