Standard Operating Procedure

Pembuatan dan Penandatanganan Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian

Kerjasama

BIRO AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN

Universitas Brawijaya

Malang

2018

Hal. i

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10.B11/HK.01.02.A/22

2-05-2018

Pembuatan dan Penandatanganan Piagam

Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama

Ke 1

Halaman 1 dari 21

Pembuatan dan Penandatanganan Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian

Kerjasama

Proses

Penanggungjawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatang

an

1. Perumusan Dhimaz Sectio

Caecaria, SE

2. Pemeriksaan Pranalia PN, SAB Kasubbag

Kerjasama

3. Persetujuan Drs. Agus

Yuliaawan. Kabag. PAK

4. Penetapan Dr. Sasmito Djati,

MS Wakil Rektor IV

5. Pengendalian Drs. Slamet

Kusnady. M.Si. Ka. BAK

Hal. ii

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i

DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

Hal. 1

A. Tujuan

Agar pelaksana dan unit-unit yang terkait memahami proses pelaksanaan

kerjasama di UB.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Semua bentuk kegiatan kerjasama yang dilakukan Universitas Brawijaya

dengan instansi pemerintah, swasta, dalam dan luar negeri.

C. Standar Mutu yang Terkait

Format MoU yang sesuai dengan Naskah dinas Peraturan Rektor No 24 Tahun

2016

D. Istilah dan Definisi

Piagam Kesepakatan Bersama adalah kesepakatan kedua belah pihak yang

dituangkan secara tertulis ke dalam bentuk piagam.

Perjanjian Kerjasama adalah kesepakatan bersama kedua belah pihak yang

tertulis secara rinci dalam bentuk naskah perjanjian kerjasama sebagai

tindak lanjut dari piagam kesepakatan bersama.

E. Urutan Prosedur

1. Rektor memberikan disposisi surat kerjasama ke WR I/WR II/WR III/WR IV.

2. Ka BAK menerima disposisi surat kerjasama dari WR I/WR II/WR III/WR IV untuk di proses dan selanjutnya mendisposisi ke Kabag. Kerjasama.

3. Kabag. Kerjasama menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti dengan mengadakan penjajakan dan negosiasi selanjutnya

mendisposisi ke Kasubag Kerjasama. 4. Kasubag Kerjasama menerima Disposisi Surat Kerjasama hasil

penjajakan dan negosiasi untuk ditindak lanjuti.

5. Kasubag Kerjasama mengkonsep surat kerjasama, membuat draft naskah Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama.

6. Kabag. Kerjasama, Ka BAK dan Instansi terkait mengoreksi draft piagam kesepakatan bersama/Perjanjian Kerjasama.

7. Draft yang telah disetujui kedua belah pihak kemudian dilakukan

pencetakan piagam kesepakatan bersama/perjanjian kerjasama. 8. Kedua belah pihak melakukan penandatanganan naskah Piagam

Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama.

9. Staf Bagian Kerjasama mengirimkan/menyerahkan naskah asli yang telah ditandatangani.

10. Jika Terjadi pemutusan perjanjian ditengah jalan oleh para pihak maka para pihak sepakat untuk membicarakan lebih lanjut dengan cara menqirimkan surat pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak

lainnya/ jika terjadi focre majure yang tidak dapat dihindari maka perjanjian batal demi hukum.

Hal. 2

F. Bagan Alir

<pelaku prosedur>

<kegiatan/tahap prosedur> <input/output

kegiatan>

Rektor Ka BAK Ka Bag APK Ka Subbag Kerjasama Ka Subbag Kerjasama Ka Bag APK, Ka BAK dan Instansi terkait

Setuju

Memberikan disposisi tentang surat kerjasama ke WR I/WR II/WR III/WR IV

(5 hari)

Mengkonsep surat kerjasama, membuat draft naskah Piagam

Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama

(1 hari)

Kartu Kendali 090000206020.01

Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02

Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03

Surat balasan kerjasama 090000206020.04

Draft Piagam Kesepakatan Bersama

090000206020.05

Draft Perjanjian Kerjasama 090000206020.06

Mengoreksi draft naskah piagam kesepakatan bersama/perjanjian kerjasama (1 hari)

Tidak disetujui

Menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti

(1 hari)

Menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti dengan mengadakan penjajakan

dan negosiasi (5 hari)

Kartu Kendali 090000206020.01

Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02

Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03

Menerima Disposisi Surat Kerjasama hasil penjajakan dan negosiasi untuk

ditindak lanjuti (1 hari)

Kartu Kendali 090000206020.01

Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02

Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03

Kartu Kendali 090000206020.01

Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02

Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03

A

Mulai

Hal. 3

Lanjutan :

Staf Kerjasama Kedua belah pihak Staf Kerjasama

Melaksanakan penandatanganan Piagam Kesepakatan Bersama/

Perjanjian kerjasama (7 hari)

Mengirimkan/menyerahkan berkas Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama

asli yang telah ditandatangani (1 hari)

A

Selesai

Mencetak dan mengecek ulang Piagam Kesepakatan Bersama/

Perjanjian Kerjasama

(1 hari)

Piagam kesepakatan bersama

090000206020.07

Perjanjian kerjasama 090000206020.08

Piagam kesepakatan bersama

090000206020.07

Perjanjian kerjasama 090000206020.08

Surat Pengantar 090000206020.09

Tanda Terima 090000206020.10

Jika Terjadi pemutusan perjanjian ditengah jalan oleh para pihak maka

para pihak sepakat untuk membicarakan lebih lanjut dengan cara

menqirimkan surat pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak lainnya/

jika terjadi focre majure yang tidak dapat dihindari maka perjanjian batal

demi hukum.

Hal. 4

G. Referensi

1. Undang-undang No. 24/2009 tentang Bendera, Bahasa dan Lambang Negara, serta

Lagu Kebangsaan.

2. Undang-undang No. 12/2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.30 tahun 1990 tentang Pendidikan

Tinggi.

4. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 19/0/1995

tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya.

5. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor

4 Tahun 2016 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Universitas Brawijaya.

6. Rencana Strategis (RENSTRA) Universitas Brawijaya 2015-2019.

7. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor

4 Tahun 2017 Tentang Pedoman Kerja Sama Dikementerian Riset,Teknologi, Dan

Pendidikan Tinggi.

Hal. 5

H. Lampiran

Hal. 6

Hal. 7

Hal. 8

Nomor : ......./J10/LL/2009

Lampiran : 1 (satu) bendel / Lembar

Perihal : Permohonan Kerjasama

Kepada Yth. : ………………………….

………………………….........

Menindak lanjuti surat saudara nomor : ............................ tertanggal .../....../....

perihal sebagaimana pokok surat, bersama ini kami sampaikan bahwa pada

prinsipnya Universitas Brawijaya menyambut baik dan menyetujui dilakukan

kerjasama dalam bidang pendidikan dalam rangka Tri Dharma Perguruan Tinggi

Berkaitan dengan hal tersebut, kami lampirkan draft piagam kesepakatan bersama

antara Universitas Brawijaya dengan ………………. untuk mendapatkan

koreksi/tanggapan.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Malang, Rektor, REKTOR

Tembusan : - Ka. BAAK

Hal. 9

PIAGAM KESEPAKATAN BERSAMA

Nomor : ....../UN10/DN/2012

--------------------------------------- Nomor : ....../......./......../2012

Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa dan didasari oleh keinginan bersama untuk saling

mendukung dalam melaksanakan tugas-tugas Pembangunan Bangsa

dan Negara, maka yang bertanda tangan di bawah ini :

REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Berkedudukan di Jalan Veteran Malang, dalam hal ini bertindak

untuk dan atas nama Universitas Brawijaya.

dan

INSTANSI YANG AKAN KERJASAMA

Berkedudukan di ..............................., dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Instansi

yang bekerjasama

Selanjutnya secara bersama-sama disebut PARA PIHAK, sepakat mengadakan

Kesepakatan Bersama dalam bidang Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada

Masyarakat serta peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia.

Hal-hal yang menyangkut tindak lanjut Kesepakatan Bersama ini, akan diatur dalam

Perjanjian Kerjasama tersendiri.

Kesepakatan Bersama ini berlaku untuk jangka waktu ...........(....) tahun sejak tanggal ditandatangani dan dapat diperpanjang sesuai dengan kesepakatan PARA PIHAK.

Dibuat dan ditandatangani oleh PARA PIHAK dalam rangkap 2 (dua) bermeterai cukup,

masing-masing mempunyai kekuatan hukum yang sama, dan dipegang oleh PARA PIHAK.

Ditandatangani : di .................

Pada tanggal : ....................2012

Instansi YANG AKAN KERJASAMA

………………………….

…………………..

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

........................................... Rektor

Logo

Instansi

Hal. 10

NOTA KESEPAHAMAN

ANTARA

INSTANSI YANG AKAN KERJASAMA

DAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

NOMOR :

NOMOR :

TENTANG

KERJA SAMA DALAM BIDANG PENGEMBANGAN APARATUR

PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

DAN PENGABDIAN MASYARAKAT

Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa dan didasari oleh keinginan untuk melakukan

kerja sama dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus

Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat, maka pada hari ini ................ tanggal ...............

bulan .............. tahun ............. ( ....-....-......), bertempat di Jakarta, kami yang bertanda tangan

di bawah ini :

1. FAUZI BOWO : Gubernur Provinsi DKI Jakarta, berkantor di Jalan

Medan Merdeka Selatan Nomor 8 – 9 Kota Administrasi

Jakarta Pusat;

Dalam hal ini menjalani jabatannya sebagaimana

tersebut di atas sesuai Pasal 25 Undang-Undang

Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

sebagaimana beberapa kali diubah terakhir dengan

Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008, oleh

karenanya sah bertindak untuk dan atas nama

Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

Untuk selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

Hal. 11

2. Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito : Rektor Universitas Brawijaya berkantor di Jalan Veteran

Malang,

Dalam hal ini menjalani jabatannya sebagaimana

tersebut di atas berdasarkan Surat Keputusan Presiden

Republik Indonesia Nomor 72/M Tahun 2010, tanggal 8

Juni 2010, oleh karenanya sah bertindak untuk dan atas

nama Universitas Brawijaya.

Untuk selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

Bahwa PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA masing-masing menjalani jabatannya tersebut

di atas secara bersama-sama disebut PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan bahwa

PARA PIHAK sepakat untuk mengadakan kerja sama untuk saling menunjang pelaksanaan

tugas dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota

Jakarta dan pengabdian masyarakat.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka PARA PIHAK sepakat untuk membuat Nota

Kesepahaman tentang Kerja Sama dalam Bidang Pengembangan Aparatur Pemerintah

Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan Pengabdian Masyarakat, dengan ketentuan dan

syarat sebagai berikut :

PASAL 1

MAKSUD DAN TUJUAN

(1) Maksud Nota Kesepahaman ini adalah :

a. untuk mewujudkan hubungan yang saling menguntungkan, saling menghormati dan

saling mendukung berdasarkan prinsip keadilan serta keseimbangan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan dalam bidang pengembangan aparatur

Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat;

b. untuk mendukung pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus

Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat dalam rangka optimalisasi pelaksanaan

tugas pokok dan fungsi Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

(2) Tujuan Nota Kesepahaman ini adalah sebagai dasar pelaksanaan kegiatan untuk

mendukung pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota

Jakarta dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki

PARA PIHAK sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.

PASAL 2

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Nota Kesepahaman ini adalah kerja sama dalam bidang pengembangan

aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian

masyarakat yang meliputi hal sebagai berikut :

Hal. 12

a. pengembangan organisasi dan tata laksana;

b. pengembangan kompetensi sumber daya manusia;

c. pengembangan penelitian; dan

d. pengabdian masyarakat.

PASAL 3

PELAKSANAAN KEGIATAN

(1) Pelaksanaan kegiatan akan diatur lebih lanjut oleh PARA PIHAK sesuai dengan jenis

kegiatan yang akan dilaksanakan dan akan dituangkan dalam suatu Nota Kesepahaman

ini akan ditindaklanjuti oleh PARA PIHAK dengan membuat Perjanjian Kerja Sama

(PKS).

(2) PIHAK PERTAMA dapat menunjuk Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah berdasarkan

Surat Kuasa untuk menandatangani Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud

pada ayat (1).

(3) PIHAK KEDUA dapat menunjuk Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada

Masyarakat untuk menandatangani Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada

ayat (1).

(4) PARA PIHAK menjamin kerahasiaan dan tidak akan menyebarluaskan hasil-hasil

kegiatan yang bersifat rahasia kepada pihak manapun tanpa ijin tertulis dari PARA

PIHAK.

PASAL 4

PRINSIP KESEPAHAMAN

PARA PIHAK dalam melaksanakan Nota Kesepahaman ini dengan prinsip kesepahaman

sebagai berikut :

a. Objek kerja sama dalam rangka pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah

Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat.

b. Kerja sama ini dilakukan dengan prinsip saling menguntungkan, saling menghormati dan

saling mendukung berdasarkan prinsip keadilan serta keseimbangan sesuai dengan

prosedur dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

c. PARA PIHAK bersama-sama melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi

dalam rangka pelaksanaan Nota Kesepahaman ini.

PASAL 5

JANGKA WAKTU

Hal. 13

(1) Nota Kesepahaman ini berlaku untuk jangka waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal

ditandatangani oleh PARA PIHAK dan dapat diubah atau dihentikan setiap waktu atas

persetujuan PARA PIHAK.

(2) Nota Kesepahaman ini dapat diperpanjang atas persetujuan PARA PIHAK.

(3) Dalam hal salah satu pihak akan mengubah, menghentikan, atau memperpanjang Nota

Kesepahaman ini, salah satu pihak wajib memberitahukan secara tertulis kepada pihak

lainnya paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum diadakan perubahan, penghentian, atau

perpanjangan.

(4) Perubahan, penghentian, atau perpanjangan Nota Kesepahaman sebagaimana

dimaksud pada ayat (3) dituangkan dalam bentuk Addendum dan merupakan bagian

yang tidak terpisahkan dari Nota Kesepahaman ini.

(5) Apabila dalam jangka waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PARA PIHAK belum membuat Perjanjian Kerja Sama, maka Nota Kesepahaman ini berakhir dan dapat ditinjau kembali atas kesepakatan PARA PIHAK.

--------------------------------------- DEMIKIAN NOTA KESEPAHAMAN INI -------------------------

----

dibuat dan ditandatangani di Jakarta, pada hari dan tanggal tersebut di atas, dalam

rangkap 2 (dua) masing-masing bermaterai cukup dan mempunyai kekuatan hukum yang

sama, 1 (satu) eksemplar asli untuk PIHAK PERTAMA dan 1 (satu) eksemplar asli untuk

PIHAK KEDUA.

PIHAK KEDUA REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

PROF. DR. IR. YOGI SUGITO

PIHAK PERTAMA GUBERNUR PROVINSI DAERAH

KHUSUS IBUKOTA JAKARTA,

FAUZI BOWO

Hal. 14

Hal. 15

Hal. 16

Hal. 17

Hal. 18

Hal. 19

Hal. 20

Hal. 21

TANDA TERIMA

Nomor : ………/UN10/LL/2012

Lampiran : -

Perihal : …………….

Tanggal : …………….

Fak/Unit Kerja:...............................

Yang menerima,

.............................

(Nama terang dan tanda tangan)