buku profil (siratmil) surat di disposisi melalui aplikasi surat hanya akan penerima disposisi dari...

BUKU PROFIL

SISTEM INFORMASI PERSURATAN PERADILAN MILITER

(SIRATMIL)

PENGADILAN MILITER III-17 MANADO

Jalan Sam Ratulangi Nomor 324 Kelurahan Karombasan Utara Kecamatan Wanea Kota Manado Provinsi Sulawesi Utara 95411, Telp./Fax. 0431-7285555

Email : [email protected] || Website : http://www.dilmil-manado.go.id/

Manado – 2018

i

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas berkat dan rahmat-Nya sehingga

Aplikasi ini dapat diselesaikan dan difungsikan pada Pengadilan Militer III-17 Manado

sebagai sarana dalam proses pengadministrasian persuratan.

Aplikasi ini saya dedikasikan untuk satker Peradilan Militer terlebih khusus

Pengadilan Militer III-17 Manado.

Konsep dan pola pikir yang melatar belakangi dibuatnya aplikasi ini adalah

pengefisiensian dalam menggunakan sumber daya dan dalam rangka menunjang

paperless dalam pengadministrasian perkantoran sehingga dapat menekan biaya

anggaran belanja satker serta menunjang kredibilitas, akuntabilitas, pengawasan dan

pelayanan publik pada Pengadilan Militer III-17 Manado.

Diharapkan dengan dipakainya aplikasi ini pada satuan kerja Pengadilan Militer III-

17 Manado dapat meningkatkan performa kinerja dan dapat menjadi barometer bagi

satker lainnya untuk terus maju dan berkembang dalam pelayanan publik dan

peningkatan kualitas kinerja aparatur negara.

Ucapan terima kasih disampaikan untuk :

1. Dirbinganismil Ditjenbadilmiltun MA-RI, Brigjen TNI Agung Iswanto, S.H., M.H., atas

support dan motivasi serta masukan yang diberikan untuk pengembangan Aplikasi ini.

2. Pgs. Kepala Pengadilan Militer III-17 Manado, Letkol Chk Dr. Parluhutan Sagala,

S.H., M.H. yang telah merestui Aplikasi ini dipakai pada Satker Pengadilan Militer III-17

Manado dan masukan yang diberikan untuk pengembangan Aplikasi ini.

3. Segenap Pimpinan dan Staf Pengadilan Militer III-13 Madiun yang telah

memberikan support dan masukan untuk kemajuan Aplikasi ini.

4. Arianie Amanda, S.E., atas bantuan support dan motivasi serta masukan yang

diberikan dalam pengembangan Aplikasi ini.

5. Dan segenap rekan kerja, Kasubbag, serta teman-teman lainnya yang tidak bisa

saya sebutkan satu persatu, terima kasih atas support dan masukan untuk kemajuan

Aplikasi ini.

Akhir kata “Tidak Ada Gading Yang Tak Retak” tak lupa dalam pengembangan

Aplikasi ini kedepannya diharapkan selalu masukan-masukan yang bermanfaat dalam

pengembangan Aplikasi ini agar lebih sempurna.

Terima kasih, Tuhan Memberkati.

Penulis

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................................. i

DAFTAR ISI ...........................................................................................................................ii

BAB I ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK (BIASA) .................... 1

BAB II ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK (RAHASIA) .............. 2

BAB III ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK (SURAT

TEBAL/TIDAK BISA DI SCAN) ............................................................................................. 3

BAB IV LOGIN DAN PENCATATAN SURAT MASUK ........................................................... 4

A. Halaman Login ........................................................................................................ 4

B. Pencatatan Surat Masuk ......................................................................................... 4

BAB V INFORMASI SURAT MASUK DAN AKSI SURAT ...................................................... 7

A. Informasi Surat Masuk............................................................................................. 7

B. Informasi Detail Surat Masuk. ................................................................................ 15

C. Agenda Surat (Tab Agenda). ................................................................................. 15

D. Pengarsipan (Tab Pengarsipan). ........................................................................... 17

E. Disposisi (Tab Disposisi). ...................................................................................... 17

F. Disposisi/ Re-Disposisi (Tab Disposisi). ................................................................ 20

G. Disposisi/ Delegasi (Tab Disposisi)........................................................................ 20

H. Download, Cetak dan Aksi. ................................................................................... 20

I. Riwayat Surat. ....................................................................................................... 20

BAB VI ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT KELUAR ............................ 21

BAB VII INFORMASI SURAT KELUAR DAN AKSI SURAT ................................................ 22

A. Informasi Surat Keluar. .......................................................................................... 22

B. Input Data Surat Keluar. ........................................................................................ 23

C. Agenda Surat Keluar. ............................................................................................ 26

D. Pengarsipan Surat Keluar. .................................................................................... 27

E. Pengiriman Surat Keluar. ...................................................................................... 27

J. Download dan Cetak. ............................................................................................ 28

F. Riwayat Surat Keluar. ............................................................................................ 29

BAB VIII PERBANDINGAN KONDISI SEBELUM DAN SESUDAH PEMAKAIAN APLIKASI 30

BAB IX RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI .............................................................. 35

BAB X PENUTUP ............................................................................................................... 36

1

BAB I

ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK (BIASA)

SURAT

MASUK

PIKET

MENGARAHKAN KE

PETUGAS PTSP

PETUGAS PTSP

MENGINPUT DATA

AWAL SURAT

PIKET

MENYERAHKAN

SURAT KEPADA

KASUBBAG UMUM

KASUBBAG UMUM

MEMBUKA SURAT

STAF SUBBAG

UMUM

MELAKUKAN

SCAN TERHADAP

SURAT

STAF UMUM

MENGINPUT

DATA AGENDA

SURAT MASUK

STAF UMUM

MENYERAHKAN

SURAT KEPADA

ARSIPARIS UNTUK

DIARSIPKAN

ARSIPARIS

MENGINPUT DATA

PENGARSIPAN

SURAT

ARSIPARIS

MENGARSIPKAN

SURAT

KADILMIL LOGIN KE

APLIKASI UNTUK

MENDOWNLOAD

SURAT

SURAT DI DISPOSISI

MELALUI APLIKASI

SURAT HANYA AKAN

TERBUKA PADA USER

PENERIMA DISPOSISI

DARI KADILMIL

PENERIMA DISPOSISI DAPAT

MENDOWNLOAD SURAT DAN

MENGAKSI SURAT

APABILA DIPERLUKAN PENERIMA DISPOSISI

DAPAT MENGAMBIL ASLI SURAT KEPADA

PETUGAS ARSIPARIS MELALUI KASUBBAG

UMUM DAN KEUANGAN

2

BAB II

ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK (RAHASIA)

SURAT

MASUK

PIKET

MENGARAHKAN KE

PETUGAS PTSP

PETUGAS PTSP

MENGINPUT DATA

AWAL SURAT

PIKET

MENYERAHKAN

SURAT KEPADA

KASUBBAG UMUM

KASUBBAG UMUM

MENYERAHKAN

SURAT KEPADA

STAF UNTUK DI

AGENDA

STAF UMUM

MENGINPUT DATA

AGENDA SURAT

MASUK

KADILMIL

MEMBUKA

SURAT DAN

MEMBERIKAN

PETUNJUK

KEPADA STAF

UMUM

STAF UMUM MEN-

SCAN SURAT,

MENGINPUT DATA

AGENDA DAN

MENYERAHKAN

SURAT KEPADA

ARSIPARIS UNTUK

DIARSIPKAN

ARSIPARIS

MENGINPUT DATA

PENGARSIPAN

SURAT

ARSIPARIS

MENGARSIPKAN

SURAT

KADILMIL LOGIN KE

APLIKASI UNTUK

MENDOWNLOAD

SURAT

SURAT DI DISPOSISI

MELALUI APLIKASI

SURAT HANYA AKAN

TERBUKA PADA USER

PENERIMA DISPOSISI

DARI KADILMIL

PENERIMA DISPOSISI DAPAT

MENDOWNLOAD SURAT DAN

MENGAKSI SURAT




UMUM DAN KEUANGAN

3

BAB III

ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK

(SURAT TEBAL/TIDAK BISA DI SCAN)

P

SURAT

MASUK

PIKET

MENGARAHKAN KE

PETUGAS PTSP

PETUGAS PTSP

MENGINPUT DATA

AWAL SURAT

PIKET

MENYERAHKAN

SURAT KEPADA

KASUBBAG UMUM

KASUBBAG UMUM

MENYERAHKAN

SURAT KEPADA

STAF UNTUK DI

AGENDA

STAF UMUM

MENSCAN SURAT

PENGANTAR/

HALAM PALING

DEPAN SURAT

MASUK

STAF UMUM

MENGINPUT DATA

AGENDA SURAT

MASUK

STAF UMUM

MENYERAHKAN

SURAT KEPADA

ARSIPARIS

ARSIPARIS

MEMINTA

PETUNJUK KEPADA

KADILMIL

ARSIPARIS

MENGINPUT

DATA

PENGARSIPAN

SURAT

KADILMIL LOGIN KE

APLIKASI UNTUK

MENDOWNLOAD

SURAT

SURAT DI DISPOSISI

MELALUI APLIKASI

SURAT HANYA AKAN

TERBUKA PADA USER

PENERIMA DISPOSISI

DARI KADILMIL

PENERIMA DISPOSISI

MEMINTA SURAT KEPADA

ARSIPARIS UNTUK MENGAKSI

SURAT




UMUM DAN KEUANGAN

4

BAB IV

LOGIN DAN PENCATATAN SURAT MASUK

A. Halaman Login

Pada halaman login, masukkan Username dan Password yang sudah di berikan

sebelumnya, tekan tombol (“Login”) untuk memulai masuk pada aplikasi.

B. Pencatatan Surat Masuk

Menu ini digunakan oleh meja PTSP untuk mencatat surat masuk dengan cara :

Pilih (“Lihat Data”) untuk melakukan pencarian dan penginputan data

pengirim surat.

5

Setelah masuk pada halaman Informasi Daftar Alamat lakukan pencarian pada

kolom (“Search”) untuk mencari data pengirim, atau apabila belum

ada gunakan tombol (“Tambah Data Alamat”) untuk menambah data

pengirim.

Lengkapi form yang ada sesuai dengan data surat dan tekan tombol simpan, setelah

data alamat berhasil disimpan maka akan di kembalikan pada halaman Informasi Data

Alamat, cari data pengirim yang sesuai dengan surat yang diterima dan tekan .

Setelah menekan tombol “pilih” maka akan diarahkan pada halaman konfirmasi

alamat

6

Apabila sudah benar, tekan tombol (“Ya”) dan secara otomatis data alamat

akan masuk pada form “Tambah Surat Masuk”.

input Tanggal terima surat dan Nomor Surat sesuai dengan nomor surat yang

diterima, setelah semua telah dilengkapi tekan tombol (“Simpan”) untuk

menyimpan data.

7

BAB V

INFORMASI SURAT MASUK DAN AKSI SURAT

A. Informasi Surat Masuk

Pada halaman Informasi Surat Masuk ini terdapat beberapa tampilan yang

disesuaikan dengan kewenangan user, diantaranya :

1) Kepala dan Wakil Kepala

Halaman Informasi Surat Masuk pada kewenangan user Kepala dan Wakil

Kepala Pengadilan memuat 3 (tiga) hal informasi yang terdiri dari :

a. Informasi Surat Masuk Yang Harus di Disposisi

Pada tampilan ini dapat dilihat informasi surat yang belum di

disposisi, dimana dalam contoh yang di tampilkan terdapat 3 (tiga) surat

masuk yang belum di disposisi.

8

b. Informasi Surat Masuk Telah di Disposisi Yang Belum Dilaksanakan

Pada tampilan ini dapat dilihat informasi surat masuk yang telah di

disposisi akan tetapi belum di disposisi, dimana dalam contoh yang di

tampilkan terdapat 9 (sembilan) surat masuk yang belum di disposisi.

c. Informasi Seluruh Surat Masuk

Pada tampilan ini dapat dilihat informasi seluruh surat masuk,

dimana dalam contoh yang di tampilkan terdapat 21 (dua puluh satu) surat

masuk yang telah diagendakan.

2) Kelompok Hakim Militer

9

Halaman Informasi Surat Masuk pada kewenangan user Kelompok Hakim

Militer (Pokkimmil) memuat Informasi Surat Yang di Disposisikan kepada user

oleh Kepala/ Wakil Kepala Pengadilan Militer, pada contoh di atas diperlihatkan

terdapat 1 (satu) surat yang di disposisikan kepada user aktif.

3) Panitera dan Sekretaris

Halaman Informasi Surat Masuk pada kewenangan user Panitera dan

Sekretaris Pengadilan memuat 3 (tiga) hal informasi yang terdiri dari :

a. Informasi Surat Masuk Yang di Disposisikan Kepada User Aktif dan Belum

Dilaksanakan.

Pada tampilan ini dapat dilihat informasi seluruh surat masuk yang di

disposisikan kepada user aktif dan belum dilaksanakan sesuai dengan

disposisi Pimpinan, dimana dalam contoh yang di tampilkan terdapat 2

(dua) surat masuk yang belum dilaksanakan.

b. Informasi Surat Masuk Yang di Disposisikan Kepada Level di Bawah User

Aktif dan Belum Dilaksanakan.


disposisikan/ diteruskan kepada level dibawah user aktif dan belum

dilaksanakan, dimana dalam contoh yang di tampilkan terdapat 0 (nol) /

tidak ada surat masuk yang belum dilaksanakan.

10

Pada level Sekretaris, tampilan ini difungsikan untuk mengontrol

surat masuk yang diteruskan kepada level Kasubbag, dan Kelompok

Jabatan Fungsional dibawahnya, sedangkan pada level Panitera, tampilan

ini difungsikan untuk mengontrol surat masuk yang diteruskan kepada

level Panitera Muda (Panmud), dan Kelompok Jabatan Fungsional

dibawahnya.

c. Informasi Surat Masuk Yang di Disposisikan Kepada Staf User Aktif dan

Belum Dilaksanakan.


disposisikan/ diteruskan kepada level staf user aktif dan belum

dilaksanakan, dimana dalam contoh yang di tampilkan terdapat 0 (nol) /

tidak ada surat masuk yang belum dilaksanakan.

Pada level Sekretaris, tampilan ini difungsikan untuk mengontrol

surat masuk yang diteruskan kepada level Staf Kasubbag, sedangkan

pada level Panitera, tampilan ini difungsikan untuk mengontrol surat

masuk yang diteruskan kepada level Staf Panitera Muda (Panmud).

d. Informasi Surat Masuk (Sekretaris).

Tampilan ini digunakan untuk mengontrol seluruh surat masuk dan

pelaksanaannya.

Pada tampilan ini dapat dilihat informasi seluruh surat masuk pada

kolom “Pelaksanaan” apabila terdapat tombol berwama merah/ “Belum”

diartikan bahwa surat tersebut belum dilaksanakan sesuai dengan

Disposisi Pimpinan, sedangkan tombol hijau/ “Sudah” diartikan bahwa

surat tersebut sudah dilaksanakan sesuai dengan Disposisi Pimpinan.

11

e. Informasi Surat Masuk Yang di Disposisikan Kepada User Aktif (Panitera).

Tampilan ini digunakan untuk mengontrol seluruh surat masuk yang

didisposisikan kepada user aktif dan pelaksanaannya, dalam contoh di

atas terdapat 7 (tujuh) surat masuk yang didisposisikan kepada user aktif.


disposisikan kepada user aktif, pada kolom “Pelaksanaan” apabila

terdapat tombol berwama merah/ “Belum” diartikan bahwa surat tersebut

belum dilaksanakan sesuai dengan Disposisi Pimpinan, sedangkan

tombol hijau/ “Sudah” diartikan bahwa surat tersebut sudah dilaksanakan

sesuai dengan Disposisi Pimpinan.

4) Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian.

Pada halaman ini akan menampilkan beberapa informasi untuk

ditindaklanjuti dan juga yang bersifat untuk monitoring sesuai dengan otoritas

user aktif, diantaranya :

12

a. Informasi Surat Masuk Baru (Kasubbag Umum dan Keuangan).

Tampilan ini dikhususkan untuk user dengan otoritas sebagai

Kasubbag Umum dan Keuangan. Dalam tampilan ini menginformasikan

seluruh surat masuk yang belum didisposisi oleh Pimpinan, dalam contoh

gambar di atas diperlihatkan bahwa Surat Masuk yang belum didisposisi

oleh pimpinan sebanyak 3 (tiga) surat.

b. Informasi Surat Masuk Yang di Disposisikan Kepada User Aktif dan Belum

Ditindaklanjuti.

Tampilan ini digunakan oleh user aktif untuk memonitor surat yang

didisposisikan kepada dirinya untuk ditindaklanjuti.

c. Informasi Surat Yang Diteruskan Kepada Staf dari User Aktif dan Belum

Ditindaklanjuti.

Tampilan ini berfungsi untuk memonitor seluruh surat yang belum

ditindaklanjuti (sesuai dengan disposisi dan redisposisi) oleh staf user

aktif.

d. Informasi Surat Yang Di Disposisikan Kepada User Aktif.

Tampilan ini berfungsi untuk memonitor seluruh surat yang

didisposisikan kepada user aktif.

13

5) Staf.

Pada halaman ini akan menampilkan beberapa informasi untuk

ditindaklanjuti dan juga yang bersifat untuk monitoring sesuai dengan otoritas

user aktif, diantaranya :

a. Informasi Surat Masuk (Staf Subbag Umum dan Keuangan).

Informasi ini hanya ditampilkan untuk user dengan otoritas Staf

Subbag Umum dan Keuangan, dalam tampilan ini menginformasikan surat

masuk yang belum di disposisi oleh pimpinan.

b. Informasi Surat Masuk Yang Diteruskan Kepada User Aktif Dan Belum

Ditindaklanjuti.

Informasi ini menampilkan seluruh data surat yang diteruskan oleh

atasan kepada user aktif dan belum ditindaklanjuti.

14

c. Informasi Surat Yang Diteruskan Kepada User Aktif.

Informasi ini menampilkan seluruh data surat yang diteruskan oleh

atasan kepada user aktif.

Secara keseluruhan pengguna aplikasi akan melihat data awal dari setiap surat

masuk yang telah diinput pada aplikasi diantaranya : Tanggal Terima, Nomor Surat,

Pengirim, Alamat Pengirim, Proses , Penerima Disposisi dan Lama Proses serta tombol

Aksi.

Pada kolom “Proses” akan menjelaskan posisi surat sesuai dengan proses yang

ada diantaranya :

1. Baru Masuk = Kondisi dimana surat baru diinput oleh meja PTSP;

2. Agenda = Menjelaskan bahwa posisi surat telah diagendakan;

3. Pengarsipan = Menjelaskan bahwa posisi surat telah di arsipkan;

4. Disposisi = Menjelaskan bahwa surat telah di disposisi oleh Kepala.

Setelah penginputan data surat masuk, maka secara otomatis pada halaman

Informasi Surat Masuk akan memunculkan data surat yang telah diinput. Untuk melihat

detail surat dan melakukan aksi selanjutnya gunakan tombol .

Pada halaman Informasi Detail Surat Masuk akan menampilkan seluruh data dan

aksi terhadap surat yang dipilih.

15

B. Informasi Detail Surat Masuk.

Pada halaman “Informasi Detail Surat Masuk” akan menampilkan informasi dari surat

yang dipilih diantaranya :

Nomor Surat : Berisi Nomor Surat Masuk.

Pengirim : Berisi data Pengirim.

Perihal : Berisi Perihal Surat Masuk.

Status Surat : Berisi Status Surat (Baru Masuk, Agenda, Pengarsipan, dan

Disposisi).

Selain informasi tersebut, pada informasi halaman ini dilengkapi juga dengan tab aksi :

Agenda, Pengarsipan, Disposisi/Re-Disposisi (Delegasi), Download, Cetak dan Aksi,

serta Riwayat Surat.

C. Agenda Surat (Tab Agenda).

Pada “tab Agenda” informasi yang akan ditampilkan adalah :

Tanggal Agenda : Berisi Tanggal Agenda (Registrasi) Surat Masuk.

Tanggal Surat : Berisi Tanggal Surat Masuk.

Klasifikasi Surat : Berisi Klasifikasi Surat (Berdasarkan Buku I).

16

Deskripsi Klasifikasi : Secara otomatis akan terinput apabila sudah memiliki

Klasifikasi Surat sebagai pedoman selanjutnya.

Jenis Surat : Jenis Surat (Biasa atau Rahasia).

Nomor Agenda : Berisi Nomor Agenda (otomatis akan menyesuaikan

berdasarkan inputan nomor agenda dan klasifikasi yang

dipilih).

e-doc : Berisi informasi ketersediaan e-doc (electronik document)

yang diinput dalam aplikasi.

Pengklasifikasian surat sesuai dengan pedoman Buku I sehingga pada penomoran

Agenda menjadi : [nomor urut agenda surat masuk (angka)]/[(B) untuk surat biasa dan

(R) untuk surat rahasia/[kode surat sesuai dengan pedoman buku I]/[bulan (dalam

romawi)]/[tahun], contoh : 14/B/OT.00/XI/2018.

Pada halaman ini juga dilengkapi tombol aksi (“Agendakan Surat”) untuk

proses pengagendaan surat masuk, tombol ini akan hilang dengan sendirinya apabila

surat telah dilakukan proses Agenda.

Untuk mengagendakan surat masuk petugas menekan tombol

(“Agendakan Surat”). Setelah menekan tombol “Agendakan Surat” maka akan muncul

form “Edit Agenda Surat Masuk”

Setelah seluruh data terinput dengan benar gunakan tombol (“Simpan”) untuk

menyimpan data.

Pada e-doc, pengguna dapat melakukan upload surat secara elektronik untuk dapat

diakses oleh pengguna lainnya sesuai dengan kewenangan yang ada.

17

D. Pengarsipan (Tab Pengarsipan).

Pada “Tab Pengarsipan” akan menampilkan informasi letak pengarsipan surat

diantaranya :

Nomor Lemari : Nomor lemari penyimpanan surat.

Nomor Rak : Nomor rak penyimpanan surat.

Keterangan : Keterangan lain tempat penyimpanan surat secara detail.

serta tombol aksi (“Arsipkan Surat”).

Untuk mengarsipkan surat secara elektronik dengan menekan tombol

(“Arsipkan Surat”), maka akan muncul halaman “Arsipkan Surat Masuk”.

Lengkapi data sesuai letak pengarsipan surat agar mudah dalam pencarian

dokumen pada saat dibutuhkan, gunakan tombol (“Simpan”) untuk menyimpan

data.

E. Disposisi (Tab Disposisi).

18

Pada halaman tab Disposisi terdapat informasi disposisi terhadap informasi surat,

seperti :

Nomor Agenda : Nomor Agenda (Registrasi Surat Masuk).

Tanggal Terima : Tanggal penerimaan Surat Masuk.

Tanggal Surat : Tanggal Surat Masuk.

Didisposisikan Kepada : Nama Pegawai yang menerima Disposisi Kepala/Wakil

Kepala Pengadilan.

Isi Disposisi : Berita/Isi dari Disposisi Kepala/Wakil Kepala Pengadilan.

Diteruskan Kepada : Berisi Nama Pegawai yang menerima Informasi penerusan

Surat Masuk.

Isi Terusan : Berisi Berita/ Isi dari terusan dari pemberi terusan untuk

dipedomani oleh penerima terusan.

Di Delegasikan Kepada : Berisi Nama Pegawai yang menerima delegasi.

Isi Delegasi : Berisi Berita/ Isi dari delegasi dari pemberi delegasi kepada

penerima untuk dipedomani.

Halaman ini digunakan Kepala / Wakil Kepala Pengadilan Militer untuk melakukan

aksi disposisi terhadap surat. Gunakan tombol (“Disposisi Surat”) untuk

melakukan aksi pendisposisian surat kepada pejabat/personel.

Gunakan tombol (“Lihat Data”) untuk melihat data personel dan memilih

personel yang akan menerima disposisi.

Setelah data Personel terlihat tekan “Pilih” untuk memilih Personel yang dituju untuk

menerima Disposisi. Setelah memilih Personel maka data akan masuk secara otomatis

pada form “Disposisi Surat Masuk”

19

Isikan berita disposisi pada kolom “Isi Disposisi”, apabila sudah yakin benar untuk

menyimpan data gunakan tombol (“Simpan”).

Untuk memahami fitur Disposisi ini perhatikan tabel di bawah ini.

No Otoritas User Kewenangan Untuk Memilih Personel/Jabatan

1 Kepala / Wakil Kepala 1. Pokkimmil 2. Panitera 3. Sekretaris

2 Pokkimmil 1. Panmud Pidana 2. Panmud Hukum 3. Kasubbag Umum dan Keuangan 4. Kasubbag Kepegawaian, Organisasi dan

Tatalaksana 5. Kasubbag Perencanaan, Teknologi

Informasi dan Pelaporan

3 Panitera 1. Panmud Pidana 2. Panmud Hukum 3. Kasubbag Umum dan Keuangan 4. Kasubbag Kepegawaian, Organisasi dan


Informasi dan Pelaporan 6. Pranata Peradilan 7. Panitera Pengganti

4 Sekretaris 1. Panmud Pidana 2. Panmud Hukum 3. Kasubbag Umum dan Keuangan 4. Kasubbag Kepegawaian, Organisasi dan


Informasi dan Pelaporan 6. Arsiparis 7. Pustakawan 8. Pranata Komputer 9. Bendahara

5 1. Panitera Muda Pidana, 2. Panitera Muda Hukum, 3. Kasubbag Umum dan

Keuangan, 4. Kasubbag Kepegawaian,

Organisasi dan Tatalaksana,

5. Kasubbag Perencanaan, Teknologi Informasi dan Pelaporan.

Staf yang berada sesuai dengan Jabatan yang diemban.

20

F. Disposisi/ Re-Disposisi (Tab Disposisi).

Informasi pada halaman ini hampir sama dengan Halaman Disposisi, akan tetapi

berbeda fungsi dimana Re-Disposisi ini untuk meneruskan disposisi kepada level

dibawahnya untuk dipedomani (contoh : dari Sekretaris kepada Kasubbag).

Cara penggunaan tab ini sama dengan tab Disposisi.

G. Disposisi/ Delegasi (Tab Disposisi).

Informasi pada halaman ini hampir sama dengan Halaman Disposisi, akan tetapi

berbeda fungsi dimana Re-Disposisi ini untuk meneruskan disposisi kepada level

dibawahnya untuk dipedomani (contoh : dari Sekretaris kepada Kasubbag).

Cara penggunaan tab ini sama dengan tab Disposisi.

H. Download, Cetak dan Aksi.

Pada Tab Download, Cetak dan Aksi merupakan fitur pelengkap dimana user dapat

melihat surat (e-doc) untuk dipedomani (1) sesuai dengan disposisi, pencetakan lembar

disposisi (2) dan tombol “Sudah Dilaksanakan” (3) untuk menyatakan bahwa user telah

melaksanakan disposisi sesuai dengan ketentuan dan petunjuk yang diberikan pada

berita isi Disposisi.

I. Riwayat Surat.

Pada Tab Riwayat Surat terdapat Informasi data penginput dan lama proses yang

berlangsung antar tahapan. Dengan informasi yang dimunculkan diharapkan para

Personel dapat menjaga performa dalam mengaksi surat masuk sesuai dengan

ketentuan yang ada.

1 2 3

21

BAB VI

ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT KELUAR

SURAT

KELUAR STAF KESEKRETARIATAN

MEMINTA NOMOR SURAT KELUAR

KEPADA KASUBBAG UMUM DAN

KEUANGAN

STAF PANMUD

HUKUM

STAF PANMUD

HUKUM TELAH

MENERIMA

NOMOR SURAT

KELUAR

STAF UMUM

TELAH

MENERIMA

NOMOR SURAT

KELUAR

INPUT DATA AGENDA

SURAT KELUAR

INPUT DATA TAMBAH

SURAT KELUAR

INPUT DATA PENGARSIPAN

SURAT KELUAR

PROSES PENGGANDAAN DAN

PENGAMPLOPAN SURAT SURAT DISERAHKAN KEPADA

KASUBBAG UMUM DAN

KEUANGAN / PANITERA MUDA

HUKUM UNTUK DILAKUKAN

PENGECEKAN KEMBALI

SURAT DISERAHKAN KEPADA

KASUBBAG UMUM DAN

KEUANGAN UNTUK DILAKUKAN

PROSES PENGIRIMAN

CARAKA MENGIRIMKAN SURAT

SESUAI DENGAN ALAMAT

CARAKA MENGINPUT DATA

PENGIRIMAN SURAT

SCAN SURAT

22

BAB VII

INFORMASI SURAT KELUAR DAN AKSI SURAT

A. Informasi Surat Keluar.

Halaman Informasi Surat Keluar memiliki 2 (dua) view yang berbeda sesuai dengan

tabel dibawah ini.

No Otoritas / Jabatan Keterangan Tampilan

1. 1. Kepala 2. Wakil Kepala 3. Pokkimmil 4. Panitera 5. Sekretaris 6. Panmud Pidana 7. Kasubbag Kepegawaian,

Organisasi dan Tatalaksana 8. Kasubbag Perencanaan,

Teknologi Informasi dan Pelaporan

9. Staf Panitera Muda Pidana 10. Pranata Peradilan 11. Panitera Pengganti 12. Pranata Komputer 13. Pustakawan

1. Melihat data surat yang belum dikirimkan.

2. Melihat seluruh data surat. 3. Dilengkapi dengan tombol “Detail”

untuk melihat data lengkap surat keluar.

2. 1. Panmud Hukum 2. Staf Panmud Hukum 3. Kasubbag Umum dan

Keuangan 4. Staf Subbag Umum dan

Keuangan 5. Staf Subbag Kepegawaian,

Organisasi dan Tatalaksana 6. Staf Subbag Perencanaan,

Teknologi Informasi dan Pelaporan

7. Arsiparis 8. Bendahara

1. Melihat data surat yang belum dikirimkan.

2. Melihat seluruh data surat. 3. Dilengkapi dengan tombol “Detail”

untuk melihat data lengkap surat keluar.

4. Dilengkapi tombol aksi pada tab saat pada halaman Detail Surat Keluar.

23

B. Input Data Surat Keluar.

Sesuai dengan kewenangan pada tabel di atas, user dapat melakukan input data

surat keluar dengan cara pilih tombol (“Tambah Surat Keluar”), setelah

tombol “Tambah Surat Keluar” dipilih akan keluar form “Tambah Surat Keluar”.

Pada form “Tambah Surat Keluar” terdapat informasi :

Kepada : Tujuan surat.

Klasifikasi Surat : Klasifikasi surat sesuai dengan Pedoman Buku I.

Tanggal Surat : Tanggal Pembuatan Surat.

Perihal : Perihal Surat.

Untuk menginput data “Kepada” gunakan tombol (“Lihat Data”), setelah

tombol “Lihat Data” dipilih maka akan muncul form “Informasi Daftar Alamat” seperti di

bawah ini.

Setelah masuk pada halaman Informasi Daftar Alamat lakukan pencarian pada

kolom (“Search”) untuk mencari data alamat, atau apabila belum

ada gunakan tombol (“Tambah Data Alamat”) untuk menambah data alamat.

24

Lengkapi form yang ada sesuai dengan data surat dan tekan tombol simpan, setelah

data alamat berhasil disimpan maka akan di kembalikan pada halaman Informasi Data

Alamat, cari data alamat yang sesuai dengan tujuan surat dan tekan .

Setelah menekan tombol “pilih” maka akan diarahkan pada halaman konfirmasi

alamat

Apabila sudah benar, tekan tombol (“Ya”) dan secara otomatis data alamat

akan masuk pada form “Tambah Surat Keluar”.

Setelah melakukan penginputan data “Kepada”, dilanjutkan dengan penginputan

data Klasifikasi Surat. Gunakan tombol (“Lihat Data”) untuk melihat halaman

Informasi Daftar Klasifikasi Surat.

25

Setelah masuk pada halaman Informasi Daftar Klasifikasi Surat lakukan pencarian

pada kolom (“Search”) untuk mencari Klasifikasi Surat sesuai

dengan sifat surat yang akan dikirim, setelah mendapatkan Klasifikasi Surat yang

diinginkan tekan (“Pilih”), maka akan muncul halaman konfirmasi pilihan

Apabila sudah benar gunakan tombol dan secara otomatis kode Klasifikasi Surat

akan masuk pada form “Tambah Surat Keluar”.

Input data Tanggal Surat sesuai dengan tanggal pembuatan surat, dan kolom

perihal sesuai dengan perihal surat. Apabila form sudah lengkap dan benar gunakan

tombol (“Simpan”) untuk menyimpan aksi “Tambah Surat Keluar” yang Anda

lakukan.

26

C. Agenda Surat Keluar.

Untuk melakukan Aksi “Agenda Surat Keluar”, pada halaman “Informasi Surat

Keluar” pilih surat dengan menekan tombol (“Detail”).

Setelah menekan tombol “Detail” maka akan muncul halaman “Informasi Detail

Surat Keluar”

Pada halaman “Informasi Detail Surat Keluar”, user akan melihat beberapa

informasi seperti :

Nomor Surat : Berisi nomor agenda surat sesuai dengan konsep penomoran

pada pedoman Buku I.

Kepada : Berisi data penerima surat.

Perihal : Berisi data perihal surat.

Status Surat : Berisi status proses surat (Baru, Agenda, Pengarsipan,

Pengiriman)

Pengklasifikasian surat sesuai dengan pedoman Buku I sehingga pada penomoran

Agenda menjadi : [kode satker sesuai dengan buku I]/[nomor urut surat]/[kode surat

sesuai dengan pedoman buku I]/[bulan (dalam romawi)]/[tahun],

contoh : W3-Mil06/14/HM.00/XI/2018.

Untuk mengagendakan surat gunakan tombol , setelah tombol

“Agendakan Surat” dipilih maka akan muncul form “Edit Agenda Surat Keluar”

27

Input Tanggal Agenda Surat, Nomor Agenda (hanya angka), Jenis Surat (Aktif

apabila surat bersifat aktif dan membutuhkan perpanjangan/penggantian apabila

diperlukan. Contoh : Sprin, Surat Keputusan, dll), serta e-doc untuk melakukan upload

dokumen elektronik dari surat yang akan dikirimkan.

D. Pengarsipan Surat Keluar.

Pada “Tab Pengarsipan” akan menampilkan informasi letak pengarsipan surat

diantaranya :

Nomor Lemari : Nomor lemari penyimpanan surat.

Nomor Rak : Nomor rak penyimpanan surat.

Keterangan : Keterangan lain tempat penyimpanan surat secara detail.

serta tombol aksi (“Arsipkan Surat”).

Untuk mengarsipkan surat secara elektronik dengan menekan tombol

(“Arsipkan Surat”), maka akan muncul halaman “Arsipkan Surat Keluar”.

Lengkapi data sesuai letak pengarsipan surat agar mudah dalam pencarian

dokumen pada saat dibutuhkan, gunakan tombol (“Simpan”) untuk menyimpan

data.

E. Pengiriman Surat Keluar.

28

Pada “Tab Pengiriman” akan menampilkan informasi pengiriman surat diantaranya

:

Tanggal Pengiriman : Berisi tanggal pengiriman surat.

Jasa Pengiriman : Berisi jasa pengiriman yang digunakan.

Paket Pengiriman : Berisi jenis paket pengiriman yang digunakan.

Biaya Pengiriman : Berisi biaya pengiriman.

Nomor Resi : Berisi nomor resi pengiriman.

E-Doc : Berisi data elektronik dokumen sesuai dengan upload yang

dilakukan.

Keterangan : Keterangan lainnya.

serta tombol aksi (“Kirim Surat”) untuk menginput data pengiriman surat.

Untuk menginput data pengiriman surat gunakan tombol (“Kirim Surat”),

setelah menekan tombol “Kirim Surat” maka akan tampil Form “Data Pengiriman Surat”.

Lengkapi form sesuai dengan data pengiriman surat yang ada, apabila sudah

lengkap dan benar gunakan tombol (“Simpan”) untuk menyimpan data.

J. Download dan Cetak.

2 1

29

Tab Download dan Cetak merupakan fitur pelengkap dimana user dapat melihat

surat keluar dalam bentuk dokumen elektronik (e-doc) (1), dan pencetakan lembar Resi

Surat (2).

F. Riwayat Surat Keluar.

Pada Tab Riwayat Surat terdapat Informasi data penginput dan lama proses yang

berlangsung antar tahapan. Dengan informasi yang dimunculkan diharapkan para

Personel dapat menjaga performa dalam mengaksi surat keluar sesuai dengan ketentuan

yang ada.

30

BAB VIII

PERBANDINGAN KONDISI SEBELUM DAN SESUDAH PEMAKAIAN APLIKASI

No Sebelum Sesudah

1

Proses surat masuk yang diterima oleh petugas keamanan (piket).

Proses surat masuk melalui petugas keamanan (piket) yang mengarahkan pengantar surat untuk dilayani oleh petugas PTSP

2

Petugas keamanan (piket) mencatat penerimaan surat masuk.

Petugas PTSP menginput data surat masuk

3

Petugas keamanan (piket) menyerahkan surat masuk kepada staf umum.

Hal ini sudah tidak dilakukan, dikarenakan melalui sistem aplikasi yang terintegrasi data yang telah di input oleh petugas PTSP secara otomatis akan terbaca oleh staf umum untuk dilakukan pengagendaan surat

4

Staf umum melakukan pencatatan surat masuk dan meregistrasi surat masuk.

Staf Umum melakukan pengagendaan secara elektronik

31

5

Staf umum setelah mengisi buku agenda, menyalin data dalam buku agenda ke lembar disposisi untuk diajukan kepada Sekretaris.

Surat Masuk dilakukan proses scanning untuk dilakukan pengarsipan secara elektronik

6

Staf umum memasukkan surat masuk yang telah diberi lembar disposisi ke dalam map pengajuan untuk selanjutnya diserahkan kepada Sekretaris.

Hal ini sudah tidak dilakukan dikarenakan dengan sistem yang terintegrasi, maka data surat yang sudah dilakukan proses Pengagendaan dan Pengarsipan secara otomatis akan terbaca oleh Pimpinan untuk dilakukan proses Disposisi.

7

Sekretaris menerima map pengajuan surat masuk untuk diperiksa.


8

Sekretaris membubuhkan paraf pada lembar disposisi untuk selanjutnya diserahkan kepada Wakil/Kepala Pengadilan Militer.


32

9

Kepala Pengadilan Militer menerima map pengajuan surat masuk untuk diperiksa kembali.


10

Kepala Pengadilan Militer mengisi lembar disposisi dan dikembalikan kepada bagian umum untuk dilaksanakan sesuai dengan disposisi.

Kepala Pengadilan Militer melakukan proses Disposisi secara elektronik.

11 Staf umum melakukan penggandaan surat masuk untuk diarsipkan.

Hal ini sudah tidak dilakukan dikarenakan dengan sistem yang terintegrasi, maka data surat yang sudah dilakukan proses Disposisi oleh Pimpinan secara otomatis akan terbaca oleh penerima Disposisi.

12 Staf umum mengisi buku ekspedisi dalam kantor sebelum diserahkan kepada personel yang menerima disposisi dari pimpinan.


13

Staf umum menyerahkan surat masuk yang sudah di disposisi Pimpinan kepada penerima disposisi.


33

14

Penerima Disposisi dari Pimpinan memeriksa dan mempelajari kembali surat masuk.

Penerima Disposisi, mendowload surat masuk yang sudah diinput sebelumnya untuk dipelajari, dan penerima disposisi dapat meneruskan surat untuk ditindaklanjuti oleh staf yang berada di bawahnya secara elektronik melalui aplikasi ini.

15

Surat yang telah dipelajari oleh penerima disposisi, untuk selanjutnya diserahkan kepada staf untuk ditindaklanjuti.

Staf yang menerima terusan surat dari penerima disposisi dapat mendownload surat untuk dipelajari dan ditindaklanjuti.

16 Banyak Buku agenda yang digunakan untuk proses Agenda Surat Masuk untuk memudahkan pencarian data surat sesuai dengan klasifikasi, hal ini dirasa kurang efisien dikarekan banyak buku yang kosong dikarenakan jumlah surat masuk yang kurang pada klasifikasi surat tertentu.

Hanya menggunakan 1 (satu) buku Agenda, dikarenakan seluruh data pengklasifikasian telah di backup oleh Aplikasi, sehingga lebih menghemat penggunaan buku Agenda.

17 Kondisi Lemari Arsip Surat Masuk, dimana terlalu banyak menggunakan Odner sesuai dengan pengklasifikasian surat, hal ini sangat merugikan dikarenakan belum tentu semua Odner akan terpakai maksimal

Kondisi lemari arsip setelah menggunakan aplikasi, dimana tidak ada Odner yang tidak terpakai secara maksimal.

18 Pencarian arsip surat keluar yang merepotkan dikarenakan harus mencari satu persatu arsip surat.

Pencarian surat bisa melalui aplikasi sehingga memudahkan proses dalam mencari surat di lemari Arsip sesuai dengan data pengarsipan yang ada pada Aplikasi.

19 Banyak Buku agenda yang digunakan untuk proses Agenda Surat Keluar untuk memudahkan pencarian data surat sesuai dengan klasifikasi, hal ini dirasa kurang efisien dikarekan banyak buku yang kosong dikarenakan jumlah surat masuk yang kurang pada klasifikasi surat tertentu.

Hanya menggunakan 1 (satu) buku Agenda, dikarenakan seluruh data pengklasifikasian telah di backup oleh Aplikasi, sehingga lebih menghemat penggunaan buku Agenda.

34

20 Kondisi Lemari Arsip Surat Keluar, dimana terlalu banyak menggunakan Odner sesuai dengan pengklasifikasian surat, hal ini sangat merugikan dikarenakan belum tentu semua Odner akan terpakai maksimal

Kondisi lemari arsip setelah menggunakan aplikasi, dimana tidak ada Odner yang tidak terpakai secara maksimal.

21 Pencarian arsip surat keluar yang merepotkan dikarenakan harus mencari satu persatu arsip surat.

Pencarian surat bisa melalui aplikasi sehingga memudahkan proses dalam mencari surat di lemari Arsip sesuai dengan data pengarsipan yang ada pada Aplikasi.

22 Personel yang berkepentingan untuk mengetahui pengiriman surat harus menanyakan langsung kepada petugas pengiriman surat perihal surat yang dikirimkannya melalui bagian umum.

Personel yang berkentingan hanya cukup mengakses Aplikasi untuk mengetahui data pengiriman surat.

23 Rentan surat tercecer dikarenakan asli surat berpindah-pindah tangan.

Asli surat berada pada lemari Arsip (Arsiparis/Kasubbag Umum dan Keuangan), dan apabila diperlukan dapat diminta sesuai dengan kebutuhan.

Dari data perbandingan ini dapat disimpulkan bahwa dengan menggunakan Aplikasi ini Pengadilan Militer dapat menghemat Anggaran dalam proses Pengagendaan Surat dan Pengarsipan Surat, selain itu seluruh data surat telah terbackup oleh Aplikasi dengan adanya dokumen elektronik.

35

BAB IX

RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI

No Rencana Pengembangan Fungsi/Keterangan

1. Perbaikan Halaman Dashboard User dapat mengetahui hal-hal penting tanpa harus masuk ke dalam menu surat (contoh : jumlah keseluruhan surat masuk dan keluar, grafik perkembangan surat perbulan, jumlah surat yang belum di disposisi, jumlah surat yang belum diselesaikan (diaksi/ditindaklanjuti), dll.

2. Menu Peminjaman Arsip Surat Dengan menu ini dapat mengontrol arsip asli surat yang dipinjam oleh Personel lainnya.

3. Penambahan Tanggapan dalam setiap aksi penyelesaian surat.

Untuk memonitor tanggapan penerima terhadap aksi penyelesaian surat.

4. Pembuatan Menu e-konsep Untuk mempermudah dalam pengerjaan konsep, dan proses pemeriksaan konsep surat.

5. Pembuatan Menu edit Data User

Untuk merubah password user secara mandiri.

6. Perubahan Sistem keamanan Aplikasi

Pada saat ini aplikasi dibangun tanpa menggunakan template aplikasi yang baku, sehingga pengembangan aplikasi kedepannya kurang mengikuti perkembangan Teknologi Informasi, kedepan aplikasi akan dirubah menggunakan template aplikasi Code Igniter (CI) untuk meningkatkan performa aplikasi dan keamanan aplikasi.

7. Pemindahan Server/ penanaman Aplikasi di Website Pengadilan Militer.

Hal ini dilakukan untuk menunjang mobilitas, sehingga surat dapat diakses dimanapun dan kapanpun dengan menggunakan fasilitas internet.

8. Menu Laporan. Menu untuk membuat laporan terhadap kondisi surat.

9. Status User On-Line. Untuk melihat user yang online.

36

BAB X

PENUTUP

Pada prinsipnya dalam penciptaan Inovasi terhadap kinerja dan pelayanan pada Pengadilan Militer III-17 Manado adalah untuk mendukung reformasi pada lembaga peradilan yang lebih efisien dan tepat guna.

Aplikasi ini akan terus dikembangkan seiring dengan kekurangan dan target yang dicapai kedepannya.

Diharapkan dengan adanya aplikasi ini dapat memudahkan dan menjadi progres yang baik kedepannya untuk jajaran Peradilan Militer terutama Pengadilan Militer III-17 Manado.

Mengetahui,

Pgs. Kepala Pengadilan Militer III-17 Manado

ttd

Dr. Parluhutan Sagala, S.H., M.H. Letkol Chk NRP 11940008221167

Manado, 14 November 2018

Staf Sub Bagian Perencanaan, Teknologi Informasi dan Pelaporan

Pengadilan Militer III-17 Manado

ttd

Christian Hadi Bawole

buku profil (siratmil) surat di disposisi melalui aplikasi surat hanya akan penerima disposisi dari...

Documents