STANDAR OPERASIONAL PROSEDURBADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH

KABUPATEN BULUKUMBA

2017

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAHJalan : Durian Nomor 2Telepon : (0413) 81102Kota : Bulukumba Sulawesi Selatan

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT, atas limpahan hidayah dan rahmat-Nya

sehingga Tim Penyusun telah menyelesaikan penyusunan Standar Operasional Prosedur

Administrasi Pemerintahan (SOP AP) Badan Penelitian dan Pengembangan Daerah

Kabupaten Bulukumba Tahun 2017.

SOP AP yang disusun dalam Buku SOP Badan Penelitian dan Pengembangan Daerah

Kabupaten Bulukumba tahun 2017 ini secara keseluruhan berjumlah 56 (Lima Puluh Enam)

Sheet SOP, terdiri dari SOP Kepala Badan sebanyak 2 (Dua) Sheet, Sekretaris Badan

sebanyak 2 (Dua) Sheet, Kegiatan Umum dan Kepegawaian sebanyak 16 (Enam Belas) Sheet,

Kegiatan Sub Bagian Program dan Keuangan sebanyak 10 (Sepuluh) Sheet, SOP Bidang

Sosial, Ekonomi, dan Pemerintahan sebanyak 15 (Lima Belas) Sheet, dam SOP Bidang

Pembangunan, Inovasi, dan Teknologi sebanyak 16 (Enam Belas) Sheet. SOP yang sudah

disusun ini diharapkan menjadi pedoman dan acuan Aparatur Sipil Negara (ASN) dalam

melaksanakan tugas dan fungsi serta kewenangannya sehingga bisa memberikan kontribusi

secara maksimal bagi Badan Penelitian dan Pengembangan Daerah.

Melalui SOP ini diharapkan terbangunnya motivasi yang kuat dari Aparatur Sipil

Negara (ASN) untuk melaksanakan standarisasi yang telah ditetapkan. Dilain pihak, peluang

untuk melakukan evaluasi, pengembangan dan chek and balances juga diharapkan dapat

dilakukan secara berimbang sehingga SOP yang disusun saat ini akan terus berkembang

kearah yang lebih baik.

Akhirnya kritik dan saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan sebagai

upaya penyempurnaan bagi pengembangan SOP pada Badan Penelitian dan Pengembangan

Daerah Kabupaten Bulukumba.

Bulukumba, Mei 2017

KEPALA BADAN PENELITIAN DANPENGEMBANGAN DAERAH,

ttd

MUHAMMAD AMRAL, S.E., M.Si.Pangkat : Pembina Tk.INIP : 19620416 199303 1 004

1

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar belakangTujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah untukmembangun profil

dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas,produktivitas, danbertanggungjawab serta memiliki kemampuanmemberikan pelayanan yang prima melaluiperubahan pola pikir (mind set)dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemenpemerintahan.Reformasi Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama padainstansi pemerintah dipusat dan daerah, meliputi: organisasi, tatalaksana, peraturan perundang-undangan,sumber daya manusia aparatur,pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set danculture setaparatur.

Pada hakekatnya perubahan ketatalaksanaan diarahkan untukmelakukan penataan tatalaksana instansi pemerintah yang efektif danefisien.Salah satu upaya penataan tata laksanadiwujudkan dalambentuk penyusunan dan implementasi standar StandarOperasionalProsedur Administrasi Pemerintahan (selanjutnya disebut dengan SOPAP)dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah.

Kegiatan penyusunan dan implementasi SOP AP memerlukanpartisipasi penuh dariseluruh unsur aparatur yang ada di dalam institusipemerintah. Tuntutan partisipasi penuhdari seluruh unsur institusi inidilandasi dengan alasan bahwa pegawailah yang paling tahukondisi yangada di tempat kerjanya masing-masing dan yang akan langsung terkenadampak dari perubahan tersebut.

Berdasarkan praktek penyusunan SOP AP oleh beberapaKementerian/Lembaga danPemerintah Daerah ditemui perbedaanpemahaman dan variasi format dokumen SOP yangdihasilkan.Dalamkaitan tersebut maka perlu penyempurnaan pedomanPenyusunanStandar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP)sebagaipengganti PermenPAN Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 untukdijadikan acuan bagiinstansi pemerintah pusat dan pemerintah daerahdalam menyusun SOP AP.

B. Pengertian SOPSOP merupakan serangkaian instruksi tertulis yangdibakukan mengenai berbagai prosespenyelenggaraan aktivitasorganisasi. (Peraturan Menteri Pendayagunaan AparaturNegara dan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012), yang terdiri dari beberapapengertian :1. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yangdibakukan

mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitasorganisasi, bagaimana dan kapanharus dilakukan, dimana dan olehsiapa dilakukan;

2. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP)adalah standaroperasional prosedur dari berbagai prosespenyelenggaraan administrasi pemerintahanyang sesuai denganperaturan perundang-undangan yang berlaku;

3. Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaantugas dan fungsipemerintahan yang dijalankan oleh organisasipemerintah;

4. SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dantidak rinci darikegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orangaparatur atau pelaksana denganlebih dari satu peran atau jabatan;

5. SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatanyang dilakukanoleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satuperan atau jabatan.

C. Tujuan dan Sasaran SOPTujuan dari pedoman penyusunan SOP ini adalah untuk memberikan panduan

bagiseluruh instansi pemerintah pusat dan daerah dalam mengidentifikasi,menyusun,mendokumentasikan, mengembangkan, memonitor sertamengevaluasi SOP AP sesuaidengan tugas dan fungsi aparaturpemerintah.

2

Sasaran yang diharapkan dapat dicapai melalui pedoman ini adalah:1. Setiap instansi pemerintah sampai dengan unit yang terkecil memilikiSOP AP-nya

masing-masing;2. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan;3. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan;4. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

D. Manfaat SOP1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan

yang menjadi tugasnya;2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukanoleh seorang

aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab

individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung padaintervensi

manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatanpimpinan dalam pelaksanaanproses sehari-hari;

5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparaturcara konkrit untuk

memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasiusaha yang telah dilakukan;7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapatberlangsung

dalam berbagai situasi;8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisimutu, waktu, dan

prosedur;9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harusdikuasai oleh

aparatur dalam melaksanakan tugasnya;10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorangaparatur

dalam melaksanakan tugasnya;12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinantuntutan hukum

karena tuduhan melakukan penyimpangan;13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan proseduraldalam memberikan

pelayanan;15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunanstandar

pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasibagi kinerja pelayanan.

E. Prinsip Penyusunan SOP1. Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkanharus dapat dengan

mudah dimengerti dan diterapkan oleh semuaaparatur bahkan bagi seseorang yangsama sekali baru dalampelaksanaan tugasnya;

2. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harusmerupakanprosedur yang paling efisien dan efektif dalam prosespelaksanaan tugas;

3. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selarasdengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;

4. Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkanmengandung standarkualitas atau mutu baku tertentu yang dapatdiukur pencapaian keberhasilannya;

5. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepatdapat disesuaikandengan kebutuhan peningkatan kualitaspelayanan yang berkembang dalampenyelenggaraan administrasipemerintahan;

6. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-proseduryangdistandarkan harus mempertimbangkan kebutuhanpengguna (customer’s needs)sehingga dapat memberikan kepuasankepada pengguna;

7. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harusmemenuhi ketentuandan peraturan-peraturan pemerintah yangberlaku;

8. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harusditetapkan olehpimpinan sebagai sebuah produk hukum yangditaati, dilaksanakan dan menjadi

3

instrumen untuk melindungiaparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutanhukum.

F. Prinsip Pelaksanaan SOP1. Konsisten. SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktuke waktu, oleh

siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama olehseluruh jajaran organisasipemerintahan;

2. Komitmen. SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuhdari seluruh jajaranorganisasi, dari tingkatan yang paling rendahdan tertinggi;

3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP AP harus terbukaterhadappenyempurnaan-penyempurnaan untuk memperolehprosedur yang benar-benarefisien dan efektif;

4. Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakantugasnya sesuaidengan prosedur standar yang telah ditetapkan;

5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparaturmelaksanakan peran-perantertentu dalam setiap prosedur yangdistandarkan. Jika aparatur tertentu tidakmelaksanakan perannyadengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses,yangakhirnya juga berdampak pada terganggunya prosespenyelenggaraanpemerintahan;

6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telahdistandarkan harusdidokumentasikan dengan baik, sehingga dapatselalu dijadikan acuan atau referensibagi setiap pihak-pihak yangmemerlukan.

4

BAB IIJENIS, FORMAT, DOKUMEN, DAN PENETAPAN SOP

A. JenisAdapun jenis-jenis SOP yang ada dalam kegiatan penyelenggaraanpemerintahan adalahseperti pada uraian berikut ini:

1. SOP berdasarkan Sifat KegiatanBerdasarkan sifat kegiatan maka SOP dapat dikategorikan ke dalam duajenis, yaitu:a. SOP Teknis

Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukanoleh satu orangaparatur atau pelaksana dengan satu peran ataujabatan. Setiap prosedur diuraikandengan sangat teliti sehingga tidakada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.SOPteknis ini pada umumnya dicirikan dengan:1) Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan timkerja atau satu

jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih darisatu;2) Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkahdetail

pelaksanaan kegiatan.SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang yang menyangkutpelaksanatunggal yang memiliki karakteristik yang relatif sama dandengan peran yang samapula, antara lain: dalam bidang teknik, seperti:perakitan kendaraan bermotor,pemeliharaan kendaraan, pengoperasianalat-alat, dan lainnya; dalam bidangkesehatan, pengoperasian alat-alatmedis, penanganan pasien pada unit gawatdarurat, medical check-up,dan lain-lain.Dalam penyelenggaraan administrasipemerintahan, SOP teknisditerapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan olehpelaksanatunggal atau jabatan tunggal, antara lain: pemeliharaan saranadanprasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan,korespondensi,dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaiandan lainnya.Contoh SOP Teknis adalah: SOP Pengujian Sampel di Laboratorium,SOP PerakitanKendaraan, SOP Pengagendaan Surat dan SOPPemberian Disposisi.SOP teknis inimerupakan kebutuhan organisasiKementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerahdalam pelaksanaantugas dan fungsi yang dimilikinya disamping SOP yang bersifatadministratif. Untuk itu maka SOP jenis ini harus dibuat gunamemperlancarpelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuanorganisasi/satuan organisasi dilingkungan Kementerian/Lembaga danPemerintah Daerah guna mendukungefektivitas dan efisiensipelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya.

b. SOP AdministratifSOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dantidak rinci darikegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orangaparatur atau pelaksana denganlebih dari satu peran atau jabatan.SOP administratif ini pada umumnya dicirikandengan:1) Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satuaparatur atau lebih

dari satu jabatan dan bukan merupakan satukesatuan yang tunggal;2) Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkahpelaksanaan kegiatan

yang bersifat makro ataupun mikro yangtidak menggambarkan cara melakukankegiatan.

SOP administratif mencakup kegiatan lingkup makro dengan ruanglingkup yangbesar dan tidak mencerminkan pelaksana kegiatan secaradetail dan kegiatan lingkupmikro dengan ruang lingkup yang kecil danmencerminkan pelaksana yangsesungguhnya dari kegiatan yangdilakukan.Dalam penyelenggaraan administrasipemerintahan lingkup makro,SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan,pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-prosesdalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.SOP administratifdalam lingkup mikro, disusun untuk proses-prosesadministratif dalam operasionalseluruh instansi pemerintah, dari mulaitingkatan unit organisasi yang paling kecil

5

sampai pada tingkatanorganisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokokdanfungsinya.Contoh SOP Administrasi adalah: SOP Pelayanan Pengujian SampelDi Laboratorium, SOP Pelayanan Perawatan Kendaraan, SOPPenanganan SuratMasuk dan SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.Disamping merupakankebutuhan organisasi Kementerian/Lembagadan Pemerintah Daerah dalampelaksanaan tugas dan fungsi, SOPadministratif ini menjadi persyaratan dalamKebijakan ReformasiBirokrasi. Untuk itu maka SOP jenis ini baik yang bersifatmakro danmikro harus dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsisehari-hari satuan organisasi/satuan organisasi di lingkunganKementerian/Lembagadan Pemerintah Daerah.

2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran KegiatanSOP menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalamdua jenis, yaitu:a. SOP Makro adalah SOP berdasarkan cakupan dan besarankegiatannya

mencakup beberapa SOP (SOP mikro) yangmencerminkan bagian dari kegiatantersebut atau SOP yangmerupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) ygmembentukserangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro initidakmencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan olehpelaksanaanya(misalnya, menteri X mengirim surat ke menteri Y,yang mengirim surat adalahkurir), sedangkan SOP mikromencerminkan kegiatan yang dilakukanpelaksananya (misalnyakurir mengirim surat, yang mengirim adalah kurir itusendiri bukanpelaksana lainnya).

b. SOP Mikro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besarankegiatannyamerupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atauSOP yang kegiatannyamenjadi bagian dari kegiatan SOP (SOPmakro) yang lebih besar cakupannya.

3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan KegiatanSOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan kedalam dua jenis,yaitu:a. SOP Final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya

telahmenghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.b. SOP Parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannyabelum

menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final,sehingga kegiatan inimasih memiliki rangkaian kegiatan lanjutanyang mencerminkan produk utamaakhirnya.

4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis KegiatanSOP menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan ke dalamdua jenis, yaitu:a. SOP Generik (Umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatankegiatannya

relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di-SOP-kan maupun daritahapan kegiatan dan pelaksananya. VariasiSOP yang ada hanya disebabkanperbedaan lokasi SOP ituditerapkan.

b. SOP Spesifik (Khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatankegiatannyarelatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOPkan,tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebutditerapkan. SOP ini tidak dapat diterapkandi tempat lain karenasifatnya yang spesifik tersebut.

B. FormatEmpat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan formatpenyusunan SOP yangakan dipakai oleh suatu organisasi adalah:(1) Berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur;(2) Berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatuprosedur;(3) Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP; dan(4) Apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP ini.

Format terbaik SOP adalah format yang sederhana dan dapatmenyampaikan informasiyang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi

6

implementasi SOP secara konsisten sesuai dengan tujuan penyusunanSOP.1. Format Umum SOP

Secara umum Format SOP dapat kita kategorikan ke dalam empatjenis, yaitu:a. Langkah sederhana (Simple Steps)

Simple steps adalah bentuk SOP yang paling sederhana. SOP inibiasanyadigunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuatsedikit kegiatan danmemerlukan sedikit keputusan yang bersifatsederhana. Format SOP ini dapatdigunakan dalam situasi yanghanya ada beberapa orang yang akan melaksanakanprosedur yangtelah disusun. Dan biasanya merupakan prosedur rutindansederhana. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakancenderungsederhana dengan proses yang pendek yang umumnyakurang dari 10 (sepuluh)langkah.

b. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)Hierarchical Steps ini merupakan format pengembangan dari simplesteps. Formatini digunakan jika prosedur yang disusun panjang,lebih dari 10 langkah danmembutuhkan informasi lebih detail, akantetapi hanya memerlukan sedikitpengambilan keputusan. Dalamhierarchical steps, langkah-langkah yang telahdiidentifikasidijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.

c. Grafik (Graphic)Format Grafik (graphic) dipilih, jika prosedur yang disusunmenghendaki kegiatanyang panjang dan spesifik. Dalam format iniproses yang panjang tersebutdijabarkan ke dalam sub-sub prosesyang lebih pendek yang hanya berisi beberapalangkah. Format inijuga bisa digunakan jika dalam menggambarkanprosedurdiperlukan adanya suatu foto atau diagram.Format grafik inibertujuanuntuk memudahkan dalam memahami prosedur yang adadan biasanya ditujukanuntuk pelaksana eksternal organisasi(pemohon).Salah satu varian dari SOP formatini adalah SOP FormatAnnotated Picture (gambar yang diberi keterangan) yangbiasanyaditujukan untuk pemohon atau pengguna jasa sebuah pelayanan.

d. Diagram Alir (Flowcharts)Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOPtersebutdiperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks)dan membutuhkanopsi jawaban (alternatif jawaban) seperti:jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap”atau “tidak”, “benar” atau“salah”, dsb. yang akan mempengaruhi sub langkahberikutnya.

2. Format SOP APFormat SOP AP yang dipersyaratkan dalam Kebijakan ReformasiBirokrasi memilikiformat yang telah distandarkan tidak seperti formatSOP pada umumnya. Adapunformat SOP AP yang dipergunakan dalamKebijakan Reformasi Birokrasi adalahsebagai berikut:a. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)

Format yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram alirbercabang(branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yangdipakai.Hal inidiasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas danfungsi instansi pemerintahtermasuk di dalamnyaKementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuatkegiatanyang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilankeputusanyang banyak. Oleh sebab itu untuk menyamakan formatmaka seluruh prosedurpelaksanaan tugas dan fungsi administrasipemerintahan dibuat dalam bentukdiagram alir bercabang(branching flowcharts) termasuk juga prosedur yangsingkat (sedikit,kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.

b. Menggunakan hanya Lima Simbol FlowchartsSimbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima)simbol, yaitu: 4(empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol ofFlowcharts) dan 1 (satu) simbolpenghubung ganti halaman (Off-PageConector). Kelima simbol yangdipergunakan tersebut adalah sebagaiberikut:

7

1) Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsikan kegiatanmulaidan berakhir;

2) Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses ataukegiataneksekusi;

3) Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk mendeskripsikankegiatanpengambilan keputusan;

4) Simbol Anak Panah/Panah/Arrow ( ) untuk mendeskrpsikanarah kegiatan(arah proses kegiatan);

5) Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) untuk mendeskripsikanhubunganantar simbol yang berbeda halaman.

Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP APadalah:1) SOP AP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatankegiatanyang

dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana(jabatan) dan bersifat makromaupun mikro dan prosedur yangbersifat teknis yang detail baik yangmenyangkut urusanadministrasi maupun urusan teknis;

2) Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasipemerintahan yaitukegiatan eksekusi (process) dan pengambilankeputusan (decision);

3) Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena proseduryangdideskripsikan bersifat umum tidak rinci dan tidak bersifatteknis disampingitu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksanakegiatan sudah langsungoperasional tidak bersifat teknikal(technical procedures) yang berlaku padaperalatan (mesin);

4) Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakankata kerjatanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yangtidak dipergunakan,seperti: simbol pendokumentasian, symbolpersiapan, simbol penundaan, dansimbol lain yang sejenis;

5) Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan penulisanflowcharts secaravertikal, artinya bahwa branching flowchartsdituliskan secara vertikalsehingga hanya mengenalpenyambungan simbol yang menghubungkan antarhalaman(simbol segilima/off-page connector) dan tidak mengenalsymbollingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.

c. Pelaksana dipisahkan dari kegiatanPenulisan pelaksana dalam SOP AP ini dipisahkan dari kegiatan.Oleh karena ituuntuk menghindari pengulangan yang tidak perludan tumpang-tindih(overlapping) yang tidak efisien maka penulisankegiatan tidak disertai denganpelaksana kegiatan (aktor) dandipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri.Dengan demikianpenulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yangdiikutidengan obyek dan keterangan seperti: menulis laporan;mendokumentasikansurat pengaduan; mengumpulkan bahan rapat;mengirim surat undangan kepadapeserta; meneliti berkas,menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen.Penulisanpelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkanpadasekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiridan tidak adakegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanandari matriks flowcharts.

C. Dokumen SOP APSecara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan format SOP.Format SOP sesuaikonsep umum yang berlaku dinyatakan bahwa tidakada format SOP yang baku (standar),yang mempengaruhi format SOPadalah tujuan dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikianmaka apabilatujuan penyusunan SOP berbeda maka format SOPnya pun akanberbeda.Namun demikian pada umumnya dokumen SOP memiliki 2 (dua)unsur utamasesuai anatominya, yaitu: Unsur SOP dan UnsurDokumentasi (Assessories). Unsur SOPmerupakan unsur inti dari SOPyang terdiri dari Identitas SOP dan Prosedur SOP. IdentitasSOP berisidata-data yang menyangkut identitas SOP, sedangkan Prosedur SOPberisikegiatan, pelaksana, mutu baku dan keterangan.Sesuai dengan anatomi DokumenSOP yang pada hakekatnyamerupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang

8

distandarkanyang secara keseluruhan membentuk satu kesatuan proses, sehinggainformasiyang dimuat dalam dokumen SOP meliputi: Unsur Dokumentasidan Unsur Prosedur.1. Unsur Dokumentasi

Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen SOP yang berisihal-hal yangterkait dengan proses pendokumentasian SOP sebagaisebuah dokumen. Adapununsur dokumentasi SOP AP antara lainmencakup:a. Halaman Judul (Cover)

Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul mukasebuahdokumen SOP AP. Halaman judul ini berisi informasimengenai:· Judul SOP AP;· Instansi/Satuan Kerja;· Tahun pembuatan;· Informasi lain yang diperlukan.

b. Keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/PemdaKarena Dokumen SOP AP merupakan pedoman setiap pegawai (baikpejabatstruktural, fungsional, atau yang ditunjuk untukmelaksanakan satu tugas dantanggung jawab tertentu), dokumenini harus memiliki kekuatan hukum. Dalamhalaman selanjutnyasetelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan IndukKementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah tentang penetapandokumen SOP APini.

c. Daftar isi dokumen SOP APDaftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarianinformasi danmenulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagiantertentu dari SOP AP terkait.(Catatan: Pada umumnya, karenaprosedur-prosedur yang di SOP-kan akanmencakup prosedur dariseluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP APakansangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalambeberapabagian, yang masing-masing memiliki daftar isi).

d. Penjelasan singkat penggunaanSebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen SOPAPhendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca danmenggunakan dokumentersebut. Isi dari bagian ini antara lainmencakup: Ruang Lingkup, menjelaskantujuan prosedur dibuat dankebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasansingkatmengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertianumum,memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yangdistandarkan.

2. Unsur ProsedurUnsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen SOP AP. Unsurini dibagi dalamdua bagian, yaitu Bagian Identitas dan BagianFlowchart.a. Bagian Identitas

Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP dapatdijelaskan sebagaiberikut:1) Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja,nomenklatur satuan/unit

organisasi pembuat;2) Nomor SOP AP, nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuaidengan tata naskah

dinas yang berlaku diKementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;3) Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP AP dibuatberupa tanggal

selesainya SOP AP dibuat bukan tanggaldimulainya pembuatannya;4) Tanggal Revisi, tanggal SOP AP direvisi atau tanggal

rencanaditinjauulangnya SOP AP yang bersangkutan;5) Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan SOP AP atau samadengan

tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP AP;6) Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkatsatuan kerja.

Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan,tanda tangan, nama pejabat yangdisertai dengan NIP sertastempel/cap instansi;

7) Judul SOP AP, judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengankegiatan yangsesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki;

8) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yangmendasariprosedur yang di-SOP-kan beserta aturanpelaksanaannya;

9

9) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitanprosedur yangdistandarkan dengan prosedur lain yangdistandarkan (SOP AP lain yangterkait secara langsung dalamproses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagiandari kegiatantersebut).

10) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan kemungkinanyang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atautidak dilaksanakan. Peringatanmemberikan indikasi berbagaipermasalahan yang mungkin muncul dan beradadi luar kendalipelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagaidampaklain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pulabagaimanacaramengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakankataperingatan, yaitu jika/apabila-maka (if-than) atau bataswaktu (dead line)kegiatan harus sudah dilaksanakan;

11) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenaikualifikasipelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada proseduryang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih dari satupelaksana, oleh sebab itu makakualifikasi yang dimaksud adalah berupakompetensi (keahliandan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksanadanbukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOPini secara optimal.

12) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftarperalatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkaitsecara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan.

13) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dandicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perludibuat formulir-formulirtertentu yang akan diisi oleh setiappelaksana yang terlibat dalam proses.(Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahandokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahuiapakah prosedur sudah sesuai dengan mutu bakuyang ditetapkan dalam SOPAP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untukmencatat danmendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikanpengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkahselanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yangmemberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankandenganbenar”.

b. Bagian FlowchartBagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah(prosedur)kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Bagian Flowchart iniberupa flowcharts yangmenjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutandansistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomorkegiatan;Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur);Pelaksana yangmerupakan pelaku (aktor) kegiatan; Mutu Bakuyang berisi kelengkapan, waktu,output dan keterangan. Agar SOPAP ini terkait dengan kinerja, maka setiapaktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yangdiperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan(standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutusehingga produk akhirnya (end product)dari sebuah proses benar-benar memenuhikualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.Untukmemudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya, sebaiknya SOP APmemiliki kesamaan dalamunsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebutakanberbeda sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing.

1. PengertianApakah Flowchart itu ? Flowchart / diagram alur adalah gambar yangmenjelaskan alur proses, prosedur atau dokumen suatu kegiatan yangmenggunakan simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang untuk mempermudahmemperoleh informasi.

10

2. TujuanTujuan utama dari penggunaan flowchat adalah untuk menggambarkan suatutahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas denganmenggunakan simbol-simbol standar.

3. JenisFlowchart dibagi menjadi 2 jenis, yaitu :a. Flowchart System : merupakan diagram air yang mengunakan sistem,

peralatan yang digunakan, pengolahan dokumen dan hubungan antar entitas.System flowchart tidak digunakan untuk memecahkan masalah, tetapi hanyauntuk menggambar prosedur dalam system yang dibentuk dalammemecahkan suatu masalah.

b. Flowchart Program : merupakan bagian air yang menggambarkan urutanlogika dari suatu prosedur pemecahan masalah.

Contoh Flowchart1. Flowchart Sistem

Prosedur Mekanisme Pencairan Dana

Uraian ProsedurPelaksana Jenis Bobot

Staf Kasubag Sekretaris KepalaBadan

OPDTerkait Kelengkapan Waktu Hasil Ket

1 Mekanisme usulanUP/GU/TU dari Seksi danSubag dalam UP/GU/TU

Ballppoint,kertas 15 Menit Dokumen

2 Membuat surat permintaanUP/TU beserta lampirannyadan konsep surat pernyataanpenggunaan dana UP/GU/TU

Ballpoint,kertas 60 Menit Draf usulan

UP/GU?TU

3 Menerima, meneliti danmengoreksi draf permintaan,jika YA, diparaf dandiserahkan ke Sekretaris,jika TIDAK, ada perbaikan

TdkYa Ballpoint,

kertas 30 Menit

DrafPermintaan

DanaUP/GU/TU

4 Menerima, meneliti danmengoreksi draf permintaan,jika YA, diparaf dandiserahkan ke Kepala Badan,jika TIDAK, ada perbaikan

Tdk

Ya Ballpoint,kertas 30 Menit

DrafPermintaan

DanaUP/GU/TU

5 Menerima, meneliti danmengoreksi draf permintaan,jika YA, ditandatangani dandiserahkan ke staf untukproses selanjutnya, jikaTIDAK, ada perbaikan

TdkYa

Ballpoint,kertas 30 Menit

DrafPermintaan

DanaUP/GU/TU

6 Menggandakan danmengirim surat permintaandan surat pernyataanpenggunaan danaUP/GU/TUuntuk proses lebihlanjut ke OPD terkait

Komputer,print kertas 30 Menit

DrafPermintaan

DanaUP/GU/TU

7 Melakukan proses danverifikasi surat permintaandan surat pernyataanpenggunaan dana UP/GU/TUuntuk proses pencairan, jikaYA, proses pencairandilanjutkan, jika TIDAK, adakoreksi/perbaikan berkaspermintaan

Komputer,print kertas

120Menit

DrafPermintaan

DanaUP/GU/TU

8 Proses penerbitan SP2DUP/GU/TU dan melakukantransfer dana OPD

Komputer,print kertas

60 Menit SP2DTransfer

11

2. Flowchart Program

TidakYa

3. Pedoman

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat flowchart :

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah, dari kiri ke kanan atau

sebaliknya.

2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati, jelas dan definisi ini

harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.

4. Setiap langkah dari aktivitas harus disesuaikan dengan menggunakan deskripsi kata

kerja, misalkan “ Mencatat surat masuk kedalam buku agenda “.

5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

6. Aktivitas yang terpotong dan akan disambung ke tempat lain harus ditunjukan dengan

jelas menggunakan simbol-simbol penghubung/konektor.

7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

SIMBOL – SIMBOL FLOWCHART

1. Simbol Terminator

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal/mulai danakhir suatu bagan alir

Start

Jml Brg100?

End

Hitung :Harga = jmlBrg x Hrg Set

Hitung :Harga = 90% x jml Brg x Hrg Set

Mulai

Selesai

Input :Jml Brg, Hrg Set

Print :Harga

12

2. Simbol Proses

Simbol ini digunakan untuk menggambarkanproses Pelaksanaan kegiatan

3. Simbol Pengambilan keputusan / decision

Simbol ini digunakan untuk menggambarkankeputusan yang harus dibuat dalam prosespelaksanaan kegiatan

4. Simbol aktivitas halaman berikutnya / konectorSimbol ini digunakan untuk menggambarkanperpindahan aktivitas atau berlanjut kehalaman lain5. Simbol Garis Alir

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah prosespelaksanaan kegiatan

Makna simbol

Simbol Sebutan Ukuran ( inci )Terminator P = 0,3L = 0,7Proses P = 0,3L = 0,7Pengambilan Keputusan S = 0,5Konektor P = 0,3L = 0,26Garis Alir TentatifD. Penetapan Dokumen SOP AP

Penetapan SOP AP sebagai sebuah peraturan yang mengikat bagiseluruh unsur yang adadi setiap organisasi/satuan/unit kerja diLingkungan Kementerian/Lembaga/ PemerintahDaerah diharapkan dapatdiaplikasikan oleh pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsidi setiaptingkatan organisasi yang mandiri baik di tingkat pusat maupun diinstansi vertikalyang ada di daerah. Untuk itulah maka penetapan SOP APdalam Kebijakan ReformasiBirokrasi dilakukan secara berjenjang mulaidari Pimpinan Induk Organisasi yang palingtinggi dalam hal ini adalahMenteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah untuk SOP APyang umum(generik) menuju unit kerja mandiri yang paling rendah untuk SOP APyangoperasional (spesifik).

13

Prosedur Penetapan Dokumen SOP AP adalah sebagai berikut:a. Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri dan/atau UPT menyusunRancangan Dokumen

SOP dan menyampaikannya kepada TimPenyusun SOP Unit Kerja MandiriPembinanya untuk diintegrasikanmenjadi Rancangan SOP Unit Kerja MandiriPembinanya secaraberjenjang;

b. Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri Pembina menyampaikanRancangan DokumenSOP yang merupakan integrasikan dariRancangan Dokumen SOP Unit Kerja Mandiridan/atau UPT secaraberjenjang disampaikan kepada Tim Kerja ReformasiBirokrasiKementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah untuk diintegrasikanmenjadiRancangan dokumen SOP Kementerian/Lembaga/PemerintahDaerah;

c. Tim Kerja Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga/ PemerintahDaerahmengajukan Rancangan Dokumen SOP Pemerintah Daerah kepadaMenteri/PimpinanLembaga/Kepala Daerah untuk ditetapkan;

d. Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah menetapkan Dokumen SOPAPKementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dengan PeraturanMenteri/PimpinanLembaga/Kepala Daerah;

e. Pimpinan Unit Kerja Mandiri menetapkan SOP yang berlaku diLingkungannyamasing-masing berdasarkan Dokumen SOP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerahyang bersangkutan sesuaidengan tugas dan fungsinya.

14

BAB IIILANGKAH-LANGKAH PENYUSUNANSOP

Keberhasilan penyusunan SOP AP memerlukan pimpinan yang memiliki komitmen yang kuatterhadap organisasi, berkemauan, tegas, dan menerima serta melakukan perubahan. Pimpinanmerupakan aktor inti perubahan (agent of change) yang akan menjadi panutan bagi seluruhpegawai yang menjadi bawahannya.

Penyusunan SOP meliputi siklus sebagai berikut:1. Persiapan,2. Penilaian Kebutuhan SOP,3. Pengembangan SOP,4. Penerapan SOP,5. Monitoring dan Evaluasi SOP.

Siklus Penyusunan SOP

Rincian Tahapan Penyusunan SOP

Persiapan

PenilaianKebutuhan SOP

Monitoring PengembanganDan Evaluasi SOP

Integrasi (Penerapan)SOP Dalam Manajemen

PersiapanPenilaian

KebutuhanPengembang-

anIntegrasi danManajemen

Monitoringdan Evaluasi

- Membentuktim danKelengkapannya

- Melakukanpelatihan-pelatihanbagi anggotatim

- Memberitahukan kepadaseluruh unittentangkegiatanpenyusunanSOP

- Menyusunrencanatindakpenilaiankebutuhan

- Melakukanpenilaiankebutuhan

- Membuatsebuah daftarmengenaiSOP yangakandikembangkan

- MembuatdokumenpeniliankebutuhanSOP

- Pengumpulan informasidanidentifikasialternatif

- Analisis danpenilaianalternatifpenulisanSOP

- Pengujiandan reviu

- PengesahanSOP

- Perencanaanpenerapan

- Pemberitahuan

- Distribusidanaksibilitas

- Pelatihanpemahaman

- Monitoring- Evaluasi

15

A. Persiapan Penyusunan SOPAgar penyusunan SOP dapat dilakukan dengan baik, maka perlu dilakukan persiapan-persiapan sebagai berikut:

1. Membentuk tim dan kelengkapannyaTim terdiri:1) Tim yang melingkupi SOP organisasi secara keseluruhan (Tim Penyusun SOP

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah).2) Tim yang melingkupi unit-unit kerja pada berbagai level. Persiapan Penilaian

Kebutuhan Pengembangan Integrasi dalam Manajemen Monitoring dan Evaluasi:- Membentuk tim dan kelengkapannya- Melakukan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim- Memberitahukan kepada seluruh unit tentang kegiatan penyusunan SOP- Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan- Melakukan penilaian kebutuhan- Membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan dikembangkan- Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP- Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif- Analisis dan pemilihan alternatif penulisan SOP- Pengujian dan Reviu- Pengesahan SOP- Perencanaan penerapan- Pemberitahuan- Distribusi danaksibilitas- Pelatihan pemahaman- Monitoring- Evaluasi

Tim Penyusunan SOP, Tim hendaknya diberikan kewenangan yang cukup untukmelaksanakan tugasnya, agar dapat melakukan inovasi prosedur sesuai denganprinsip-prinsip penyusunan SOP:1) Tim Penyusun SOP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerahbertanggung

jawab terhadap keseluruhan proses penyusunan SOP. Tim ini dibentuk danbertanggung jawab kepada Ketua TimReformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerahyang dalam hal ini adalah Menteri/PimpinanLembaga/KepalaDaerah. Tim Penyusun SOP Kementerian/Lembaga/PemerintahDaerah bertugas untuk melakukan penyusunan pedoman, penyusunan programkerja dan sosialisasi kebijakan, melaksanakan kegiatan asistensi dan fasilitas,serta melakukan koordinasi penyusunan SOP bagi seluruh satuan/unit organisasiyang ada di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah.

2) Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri baik yang ada di tingkat Pusat maupun ditingkat daerah bertanggung jawab terhadap Level Organisasi Level UnitKerjaTim Penyusun SOP Tim Penyusun SOP Tim Penyusun SOP Tim PenyusunSOP proses penyusunan SOP di unit kerja masing-masing. Tim inidibentuk danbertanggung jawab kepada Pimpinan Unit Mandiriyang bersangkutan.TimPenyusun SOP Unit Kerja Mandiribertugas untuk melakukan sosialisasikebijakan, melaksanakan kegiatan asistensi dan fasilitas, melakukan koordinasipenyusunan SOP satuan/unit organisasi.

Dalam pembentukan kedua Tim di atas, dapat dilibatkan beberapa unsur:1) Internal

Anggota tim dapat diambil dari unit yang memiliki tugas yang berkaitan denganpeningkatan kapasitas internal manajemen.

2) Independen (Konsultan)Anggota tim dapat diambil dari unit eksternal organisasi (konsultan).

3) GabunganGabungan kedua model tim tersebut merupakan model tim yangideal.

16

Tugas tim antara lain:1) Melakukan identifikasi kebutuhan;2) Mengumpulkan data;3) Melakukan analisis prosedur;4) Melakukan pengembangan;5) Melakukan uji coba;6) Melakukan sosialisasi;7) Mengawal penerapan;8) Memonitor dan melakukan evaluasi;9) Melakukan penyempurnaan-penyempurnaan;10) Menyajikan hasil-hasil pengembangan mereka kepada pimpinan.

2. Kelengkapan TimHal yang perlu diperhatikan dalam membentuk tim:a. Tim harus dilengkapi dengan kewenangan dan tanggung jawab;b. Keanggotaan tim sebaiknya dibatasi, agar pengelolaan terhadap rentang kendali

(span of control) dapat dilakukan dengan baik;c. Tim harus dilengkapi dengan struktur yang jelas, tidak terlalubanyak hirarki, dan

lebih bersifat fungsional sehingga dapat dibagike dalam sub-sub tim tertentuyang menangani aspek prosedurtertentu;

d. Tim sebaiknya merumuskan dahulu apa misi, tujuan, dan sasarantim serta berapabanyak waktu dan sumber-sumber lain yang diperlukan untuk pengembanganSOP AP;

e. Tugas tim meliputi aspek substansi SOP dan aspekadministratif.;f. Tim pengembangan SOP sangat tergantung dari sumber-sumber apa yang dapat

mereka peroleh dalam rangka pengembangan SOP tersebut.

Kelengkapan tim lainnya meliputi:a. Pedoman bagi tim dalam melaksanakan tugasnya, yang berisi deskripsi mengenai

uraian tugas dan kewenangan dan mekanismekerja tim;b. Fasilitas yang dibutuhkan tim, yaitu agar tim dapat bekerja dengan baik, seperti:

pembiayaan, sarana dan prasarana, dan kebutuhan lainnya;c. Komitmen pimpinan untuk mendukung kerja tim;d. Memberikanpelatihan bagi anggota tim;e. Memastikan bahwa seluruh unit mengetahui upaya pimpinan untuk melakukan

perubahan terhadap prosedur.

B. Penilaian Kebutuhan SOPPenilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untukmengidentifikasi tingkat kebutuhan SOP yang akandisusun. Bagi organisasi yang sudahmemiliki SOP, maka tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali SOP yangsudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan. Bagiorganisasi yang sama sekali belum memiliki SOP, maka proses inimurni merupakanproses mengidentifikasi kebutuhan SOP.

1. Tujuan penilaian kebutuhan SOP:Penilaian kebutuhan SOP bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup, jenis, danjumlah SOP yang dibutuhkan:a. Ruang lingkup, berkaitan dengan bidang tugas dari prosedur prosedur operasional

untuk distandarkan;b. Jenis, berkaitan dengan tipe dan format SOP yang sesuai untuk diterapkan;c. Sedangkan jumlah, berkaitan dengan jumlah SOP yang dibuat sesuai dengan

prioritas.

Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan dalam ketika melakukan penilaiankebutuhan, yaitu:a) Lingkungan Operasional

Yang dimaksud dengan lingkungan operasional adalah lingkunganyang harusdipertimbangkan oleh organisasi dalam melaksanakan operasinya (tugas danfungsinya), baik internal maupun eksternal.Berikut ini adalah berbagai hal yang

17

dapat membantumengidentifikasi aspek-aspek lingkungan operasional yangmungkindapat mempengaruhi SOP :1) Hubungan antara organisasi dengan berbagai organisasi terkait;2) Hubungan organisasi dengan berbagai organisasi sejenis di daerahlain;3) Sumberdaya manusia yang ada dalam organisasi.

b) Kebijakan PemerintahYang dimaksud dengan kebijakan pemerintah adalah peraturan perundang-undangan yang memberikan pengaruh dalam penyusunan SOP. Peraturanperundang-undangan dimaksud bisa berbentuk undang-undang, peraturanpemerintah, peraturan presiden peraturan daerah atau bentuk peraturan lain yangterkait dengan organisasi pemeritah. Dalam prakteknya kebijakan-kebijakanpemerintah akan selaluberubah, yang perubahannya akan mempengaruhioperasionalisasisuatu organisasi.Misalnya kebijakan berkenaan dengan petunjukteknis akan sangat memberikan warna pada perumusan SOP suatu organisasipemerintah.

c) Kebutuhan Organisasi dan Pemangku KepentinganPenilaian kebutuhan organisasi dan pemangku kepentingan(stakehodler) berkaitanerat dengan prioritas terhadap prosedur-prosedur yang mendesak untuk segeradistandarkan. Kebutuhan mendesak dapat terjadi karena perubahan strukturorganisasi(susunan organisasi dan tata kerja), atau karena desakandaristakeholdersyang menginginkan perubahan terhadap kualitas pelayanan.Kebutuhan juga dapat terjadi karena perubahan-perubahan padasarana danprasarana yang dimiliki, seperti penggunaan teknologibaru dalam prosespelaksanaan prosedur yang menyebabkan perlu dilakukan perbaikan-perbaikanprosedur. Hal lain yang juga terkait dengan kebutuhan organisasi terhadap SOPAP adalah perkembangan teknologi.

2. Langkah-langkah penilaian kebutuhana. Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan.

Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadisebuah prosesyang cukup padat dan memakan waktu yang cukuplama. Oleh karena itu perludisusun sebuah rencana dan target target yang jelas, serta pembagian tugassiapa melakukan apa. Untuk membantu menyusun rencana tindak, dapatdigunakan Rencana Tindak Tim Penyusunan SOP Uraian Kegiatan OutputPenanggung Jawab Jadual.

b. Melakukan penilaian kebutuhanJika organisasi telah memiliki SOP, dan ingin melakukan penyempurnaanterhadap SOP yang telah ada, maka proses penilaian kebutuhan dapat dimulaidengan mengevaluasi SOPyang sudah ada.Untuk memudahkan penilaiankebutuhan, SOP pada dasarnya dapat dibagi ke dalam beberapa klasifikasiruang lingkup, yaitu:1) Instansional/organisasional

Pada tingkatan instansional SOP dapat dibagi ke dalam dua kelompok jenistugas, yaitu kelompok lini dan pendukung. SOP juga dapat dikelompokkanatas dasar level unit kerja padainstansi, mulai pada tingkatan organisasisecara keseluruhan, uniteselon I sampai dengan unit eselon yang palingbawah IV atau V.Atas klasifikasi ini, dapat dibuat matriks kebutuhan secarainstansional sebagai berikut:

Identifikasi SOP Pada Setiap Level Satuan Kerja dan Jenis Tugas

Level Satuan KerjaJenis Tugas

Lini PendukungOrganisasiEselon IEselon IIEselon IIIEselon IVEselon V

18

Klasifikasi juga dapat lebih dirinci dengan memisahkan tugas linidanpendukung berdasarkan siklus proses manajemen, yaitu perencanaan,pelaksanaan, monitoring dan evaluasi.Skema penurunan SOP sampai padalevel organisasi yang terbawah.

2) Level pemerintahanDalam klasifikasi ini SOP dapat dibedakan ke dalam tingkatan pemerintahannasional dan sub nasional (provinsi dan kabupaten/kota). Pada keduatingkatan level pemerintahan ini,umumnya melingkup SOP-SOP yangsejenis, antara lain: SOP perencanaan nasional, penyusunan rencana kerjapemerintah, penyusunan rencana kerja kementerian/lembaga atauSKPD,perumusan kebijakan dan lainnya. SOP yang terkait dengan levelpemerintahan nasional dan sub nasional, juga sering kali dihubungkandengan penanganan hal-hal yang darurat,seperti misalnya penangananbencana alam, perang, konflik antardaerah, dan lainnya.

c. Membuat sebuah daftar mengenai SOP AP yang akandikembangkan.Dari tahapan b di atas, dapat disusun sebuah daftar mengenai SOP apa sajayang akan disempurnakan maupun dibuatkan yang baru. Setiap SOP yangmasuk ke dalam daftar disertai dengan pertimbangan dampak yang akanterjadi baik secara internal maupun eksternal apabila SOP ini dikembangkandan dilaksanakan. Informasi ini akan memudahkan bagi pengambilkeputusan untuk menetapkan kebutuhan SOP yang akan diterapkan dalamorganisasi.

d. Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOPSebagai sebuah tahap akhir dari penilaian kebutuhan SOP, tim harusmembuat sebuah laporan atau dokumen penilaian kebutuhan SOP. Dokumenmemuat hasil kesimpulan semua temuan dan rekomendasi yang didapatkandari proses penilaian kebutuhan ini.

C. Pengembangan SOPTahap selanjutnya setelah kita melakukan penilaian kebutuhan (need assessment) adalahmelakukan pengembangan SOP AP. Sebagai sebuah standar yang akan dijadikan acuandalam proses pelaksanaan tugas keseharian organisasi, maka pengembangan SOP APtidak merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan sekali langsung jadi, tetapi memerlukanriviu berulang kali sebelum akhirnya menjadi SOP AP yang valid dan reliabel yang benar-benar menjadi acuan bagi setiap proses dalam organisasi.Pengembangan SOP AP padadasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat dirincisebagai berikut:1. Pengumpulan Informasi dan Indentifikasi Alternatif;2. Analisis dan Pemilihan Alternatif;3. Penulisan SOP;4. Pengujian dan Riviu SOP;5. Pengesahan SOP.

Tahapan Pengembangan SOPDi antara tahapan penulisan, riviu dan pengujian SOP terdapat tahapan yang bersifat

pengulangan untuk memperoleh SOP yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Namundemikian, urutan proseskegiatan ini dapat bervariasi sesuai dengan metode dan kebutuhanorganisasi dalam pengembangan SOP-nya.

1. Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif SOPBerdasarkan penilaian kebutuhan (need assessment) dapat ditentukan berbagaiinformasi yang dibutuhkan untuk pengembangan SOP. Identifikasi informasi yangakan dicari, dapat dipisahkan mana informasi yang dicari dari sumber primer dan manayang dicari darisumber sekunder.Ada berbagai kemungkinan teknik pengumpulaninformasi yangdapat digunakan untuk mengembangkan SOP, seperti melaluibrainstorming, focus group, wawancara, survey, benchmark, telaahan dokumen danlainnya. Teknik mana yang akan digunakan, sangat terkait erat dengan instrumenpengumpul informasinya.

19

a. Teknik curah pendapat (brainstorming)Teknik curah pendapat, biasanya dilakukan dalam keadaan tim tidak memilikicukup informasi yang diperlukan dalam pengembangan SOP. Pada organisasi yangbaru berdiri, atau organisasi yang belum memiliki SOP, kemungkinan kondisiseperti ini dapat terjadi. Oleh karena itu teknik ini akan dapat membantupemahaman tim terhadap kebutuhan SOP yangdiharapkan.

b. Teknik diskusi terfokus (focus group discussion)Teknik focus group discussion dilakukan jika tim telah memiliki informasiprosedur-prosedur yang akan distandarkan tetapi inginlebih mendalaminya dariorang-orang yang dianggap menguasai secara teknis berkaitan dengan informasitersebut. Focus groupdiscussion akan sangat bermanfaat dalam menemukanprosedur-prosedur yang dianggap efisien cepat dan tepat.

c. Teknik wawancaraTeknik wawancara dilakukan jika tim ingin mendapatkan informasi secaramendalam dari seorang informan kunci, yaitu orang yang menguasai secara teknisberkaitan dengan prosedur-prosedur yang akan distandarkan. Keberhasilan teknikini tergantung dari instrumen yang digunakan, pemilihan key informan (narasumber) yang benar-benar tepat, dan pewawancara.

d. Teknik SurveyTeknik survey dilakukan jika tim ingin memperoleh informasi darisejumlah besarorang yang terkait dengan pelayanan melalui representasinya yang dipilih secaraacak yang kemudian disebut responden.Teknik ini biasanya dilakukan untukmemperoleh gambaran mengenai kualitas pelayanan apa yang diinginkanolehmasyarakat/pelanggan. Informasi mengenai gambaran kualitas pelayanansangat penting dalam pengembangan SOP.

e. Teknik perbandingan kualitas (benchmark)Teknik benchmark dilakukan jika tim memandang bahwa terdapatbanyak unitsejenis yang sudah memiliki SOP dapat dijadikancontoh untuk pengembangan SOP.Dari segi waktu teknik iniakan mempercepat proses perumusan SOP.

f. Telaahan dokumen (review document)Telaah dokumen dilakukan untuk memperoleh informasi sekunderdari dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan perundangan-perundang yangterkait dengan prosedur yang akan distandarkan.

Dalam prakteknya berbagai teknik di atas dapat digunakan secara simultan untukmemperoleh hasil pengembangan SOP yang baik.Proses pengumpulan informasimenghasilkan identifikasi prosedur-prosedur yang akan distandarkan, baik dalambentuk penyempurnaan prosedur-prosedur yang sudah ada sebelumnya, pembuatanprosedur-prosedur yang sudah ada namun belum distandarkan, atau prosedur-proseduryang belum ada sama sekali/baru.Sebagai alternatif cara untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP dapat dipergunakan caraidentifikasi judul-judul SOP dengan melakukananalisis tugas dan fungsi yang dimilikiorganisasi sesuai dengan peraturan pembentukan organisasi yang bersangkutan. Caraidentifikasi ini dilakukan berdasarkan asumsi-asumsi sebagai berikut:1. Bahwa setiap organisasi pemerintah dapat dipastikan selalu memiliki peraturan

mengenai struktur organisasi dan tata kerja sebagai dasar pembagian strukturorganisasi serta pembagian tugas dan fungsi organisasinya;

2. Bahwa tugas dan fungsi organisasi pemerintah terbagi habis seiring denganpembagian struktur organisasi dari tingkatan tertinggi sampai dengan tingkatanterendah;

3. Bahwa setiap tugas (dan fungsi) struktur terendah dalam organisasi pemerintahdapat dipastikan mencerminkan fungsi dari tugas danfungsi struktur tingkatatasnya sampai struktur yang paling tinggi.Atau dengan kata lain bahwa tugas (danfungsi) yang ada di dalam struktur terendah merupakan operasionalisasi tugas (danfungsi)seluruh tingkatan yang ada dalam struktur organisasi yang bersangkutan;

20

4. Bahwa tugas dan fungsi organisasi pemerintah tercerminkan dari output final atauend product (keluaran akhir) yang dihasilkan olehseluruh tingkatan strukturorganisasi yang bersangkutan baik yangberupa barang/benda (dokumen) yangberdimensi produk maupun berupa jasa/kegiatan yang berdimensi proses;

5. Bahwa judul-judul SOP dirumuskan berdasarkan output finalyang didahului aspekkegiatan (aspek prosedur) secara keseluruhan(makro) maupun secara parsial(mikro), yaitu: saat awal (pra), padasaat (in) dan setelahnya (pasca);

6. Bahwa setiap organisasi pemerintah memiliki fungsi operating core(fungsiutama), fungsi techno-structure (fungsi bantuan teknis) seperti pengawasan danfungsi support staff (fungsipendukung/kesekretariatan) sehingga judul-judul SOPAP sangatditentukan jenis-jenis fungsi yang diemban oleh struktur organisasi yangbersangkutan dan sekaligus sebagai leading sector (unit inti)fungsi tersebut;

7. Bahwa fungsi-fungsi struktur organisasi pemerintah yang sama akan memilikiSOP AP yang relatif sama dengan perbedaan hanya pada kolom pelaksana danmutu baku serta identitas tertentu saja.

Adapun langkah-langkah identifikasi SOP berdasarkan analisis tugasdan fungsi yangdimiliki organisasi pemerintah adalah sebagai berikut:1. Menganalisis Tugas dan Fungsi Organisasi Pemerintah

Analisis tugas dan fungsi dilakukan dengan memerinci (mem-breakdown)tugasdan fungsi struktur organisasi terendah menjadikegiatan yang operasional yangmencerminkan output sementaranya baik yang berdimensi produk maupun yangberdimensi proses;

2. Mengidentifikasi output final (end-product)Identifikasi output final (end-product) dari output sementara yang dihasilkanstruktur terendah organisasi pemerintah dengan melakukan penelusuran strukturyang menghasilkan output finaltersebut;

3. Mengidentifikasi aspek kegiatan dari output final (end-product)Identifikasi aspek kegiatan dari output final (end-product) dengan merumuskanaspek kegiatan keseluruhan (makro) dan aspek parsial(mikro) yang ada di awal(pra), pada saat (in) dan setelah (pasca) dari(mikro)output final tersebut;

4. Merumuskan judul SOPRumusan judul SOP dilakukan dengan menggabungkan aspekkegiatan denganoutput final (end-product). Penggabungan aspekkegiatan secara keseluruhan(makro) dengan output final menjadi judul SOP makro dan penggabungan aspekparsial (mikro) menjadijudul SOP mikro;

5. Mengindentifikasi seluruh judul SOPIdentifikasi seluruh SOP yang telah dihasilkan baik judul SOP makro dan mikrodengan mengelompokkan sesuai dengan tingkatstruktur organisasinya.Keseluruhan judul SOP inilah merupakan kebutuhan riil SOP yang harus disusun.

2. Analisis dan Pemilihan Alternatif (dibuat dalam bentuk pointers)Prinsip-prinsip penyusunan SOP sebagaimana diuraikan dalam bab sebelumnyasebelumnya dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan mana alternatifprosedur yang akan dipilih untuk distandarkan antara lain,yaitu :a. Kemudahan dan kejelasanb. Efisiensi dan efektivitasc. Keselarasand. Keterukurane. Dinamisf. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani)g. Kepatuhan hukumh. Kepastian hukum

Dengan menggunakan aspek-aspek tersebut di atas, setiap alternative prosedur dapatdiuji satu per satu. Hasil pengujian akan memberikan informasi mengenai keuntungandan kerugian dari setiap alternatif yang diajukan.

21

3. Penulisan SOPKegiatan penulisan SOP adalah pembuatan unsur prosedur SOP yang terdiri daribagian flowchart dan identitas dengan menggunakan lima simbol dan format diagramalir bercabang (branching flowchart)yang telah dibahas pada BAB sebelumnya. Dalammenentukan SOP yang akan dibuat, terlebih dahulu diidentifikasi melalui tugas danfungsi sebagaimana yang telah dijelaskan pada bagian penilaian kebutuhan. Hal yangpenting dalam proses ini adalah bahwa aktivitas yang terdapat dalam organisasi salingterkait dengan proses dan prosedur yang akan distandarkan.

4. Pengujian dan reviu SOPTahapan pengujian dan reviu dilakukan melalui dua cara, yaitu:(1) Simulasi, yaitu kegiatan menjalankan prosedur sesuai dengan SOP yang telah

dibuat, tetapi tidak dengan pelaksana yang sebenarnya, melainkan oleh timpenyusun SOP untuk melihat apakah prosedur yang disusun telah memenuhiprinsip penyusunan SOP, dan;

(2) Uji Coba, yaitu kegiatan percobaan untuk menjalankan prosedur sesuai denganSOP yang telah dibuat dengan melibatkan pelaksana yang sebenarnya sehinggakendala-kendala yang kemungkinan ditemui pada tahapan penerapan nantinya,dapat dikenali terlebih dahulu.

5. Pengesahan SOPProses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan puncak.Proses pengesahan akan meliputi penelitian ulang oleh pimpinan puncak terhadapprosedur yang distandarkan.

Namun demikian, pimpinan puncak, yang pada umumnya memiliki tingkat kesibukanyang padat, kadang kala tidak memiliki banyak waktu untuk meneliti secara seksama satupersatu prosedur yang telah dirumuskan oleh tim. Oleh karena itu, jika tim menyusunringkasan eksekutif (executive summary), yang isinya secara garis besar telah diuraikan diatas, akan sangat membantu pimpinan puncak dalam memahami hasil rumusan sebelummelakukan pengesahan.

D. Penerapan SOPProses penerapan harus dapat memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dapat tercapai:a. Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru/diubah dan mengetahui alasan

perubahannya;b. Salinan/CopySOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua

pengguna yang potensial;c. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua

pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP AP secara amandan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalammelaksanakan SOP);

d. Terdapat sebuah mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasimasalah-masalah yang mungkin muncul, dan menyediakan dukungan dalam prosespenerapan SOP.

Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan proses simulasi danpengujian pada tahapan pengembangan SOP.Artinya, keberhasilan pada tahapan tersebutjuga akan menjamin keberhasilan pada praktek senyatanya. Atas dasar hal tersebut di atas,untuk menjamin keberhasilanpenerapan SOP diperlukan strategi penerapan yang meliputilangkah langkah sebagai berikut:1. Perencanaan Penerapan SOP

Pengembangan atau perubahan SOP harus disertai dengan rencana penerapan yangtepat. Rencana penerapan akan memberikan kesempatan untuk setiap anggotaorganisasi yang berkepentingan untuk mempelajari dan memahami semua tugas,arahan, dan jadwal sertakebutuhan sumberdaya yang terkait.

2. Pemberitahuan (Notification)Langkah selanjutnya dari proses penerapan setelah penyusunan rencana penerapanadalah proses pemberitahuan/penyebarluasan informasi perubahan.

22

3. Distribusi dan AksesibilitasSalinan/copy dari berbagai SOP yang dikembangkan harus tersediauntuk semuapelaksana yang terkait dalam SOP tersebut. Jika pelaksana tidak memiliki aksesterhadap SOP yang baru dikembangkan, maka SOP tidak dapat diterapkan denganbaik,sehingga mereka tidak dapat dianggap bertanggung jawab jika terdapatkesalahan prosedur.

4. Pelatihan Pemahaman SOPPenerapan SOP yang efektif terkadang membutuhkan pelatihan untukpelaksananya.Tergantung dengan kebutuhan dan waktu yangada, pelatihan bisadalam bentuk formal atau informal, dilaksanakan dalam kelas ataupun padapelaksanaan tugas sehari-hari.Tapi apapun bentuknya, yang paling utama adalahprogram yang dirancang harus dapat memenuhi prinsip-prinsip pendidikan orangdewasa, dengan mempertimbangkan empat komponen utama: motivasi, alihinformasi, kesempatan untuk melatih keterampilan baru, dan peningkatankemampuan. Pemberian pelatihan dimulai dengan penilaian kebutuhan pelatihan,penyusunan materi pelatihan, pemilihan peserta pelatihan, pemilihan instruktur, sertapenjadwalan dan pengadministrasian pelatihan.

5. SupervisiPenerapan SOP juga memerlukan adanya supervisi sampai SOPAP benar-benardikuasai oleh para pelaksana. Dalam kaitan dengan halini, maka perlu dibentuk timyang selalu siap memberikan supervise secara terus menerus.

E. Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOPPelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga prosespenerapannya dapat berjalan dengan baik.Masukan-masukan dalam setiap upayamonitoring akan menjadi bahanyang berharga dalam evaluasi sehingga penyempurnaan-penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat sesuai kebutuhan.

1. MonitoringProses ini harus diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja pelaksanasesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP yang baru,mengidentifikasi permasalahan yang mungkin timbul, dan menentukan cara untukmeningkatkan hasil penerapan atau menyediakan dukungan tambahan untuk semuapelaksana.Monitoring SOP dilaksanakan secara reguler setiap 6 (enam) bulansekalisedangkan pelaksanaan monitoring secara umum melekat pada saat SOP dilaksanakanoleh pelaksananya. Dengan menggunakan instrumen-instrumen tersebut selanjutnyadapat ditentukan metode-metode monitoring, yang antara lain dapat berupa:a. Observasi Supervisor. Metode ini menggunakan supervisor di setiap unit kerja

sebagai observer yang memantau jalannya penerapan SOP;b. Interview dengan pelaksana. Monitoring dilakukan melalui wawancara dengan para

pelaksana;c. Interview dengan pelanggan/anggota masyarakat. Pengumpulan informasi dari

pihak luar organisasi, terutama para pelanggan atau masyarakat;d. Pertemuan dan diskusi kelompok kerja;e. Pengarahan dalam pelaksanaan. Monitoring juga dapat dilakukan melalui

pengarahan-pengarahan dalam pelaksanaan, untuk menjamin agar proses berjalansesuai dengan prosedur yang telah dibakukan.

2. EvaluasiSOP secara substansial akan membantu organisasi untuk mewujudkan sebuahkomitmen jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebihefektif dan kohesif. Tidakselamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karenaperubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yangtelah ada.Oleh karena itulah SOP perlu secara terus menerus dievaluasi agar prosedur-prosedurdalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang baik.Evaluasi

23

SOP secara regular dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun dan secarainsidentildapat dilakukan sesuai kebutuhan organisasi yang bersangkutan.

Tahapan evaluasi dalam siklus penyusunan SOP merupakan sebuah analisis yangsistematis terhadap serangkaian proses operasidan aktivitas yang telah dibakukandalam bentuk SOP dari sebuah organisasi dalam rangka menentukan efektivitaspelaksanaan tugas danfungsi organisasi secara keseluruhan. Tujuannya adalah untukmelihat kembali tingkat keakuratan dan ketepatan SOP yang sudah disusun denganproses penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi sehingga organisasi dapat berjalansecara efisien dan efektif.

24

BAB IVPENUTUP

Meskipun Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan bagian kecil dari aspekpenyelenggaraan administrasi pemerintahan, besar harapan untuk menciptakan pemerintahanyang efisien, efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat.

Oleh karena itu, SOP ini juga menjadi instrumen yang sangat penting untuk mendorongsetiap instansi/OPD masing-masing dalam merancang/menentukan alir program dan kegiatansesuai arah kebijakan OPD, sehingga mereka dapat lebih meningkatkan kualitas pelayanankepada masyarakat, yang pada gilirannya, peningkatan kualitas pelayanan ini akanmeningkatkan akuntabilitas yang pada akhirnya juga akan meningkatkan kepekaan masyarakatkepada pemerintah. Namun demikian SOP memiliki peran yang sangat penting dalampemerintahan dan diharapkan menjadi pedoman dan acuan Aparatur Sipil Negara (ASN)dalam melaksanakan tugas dan fungsi serta kewenangannya sehingga bisa memberikankontribusi secara maksimal bagi Badan Penelitian dan Pengembangan Daerah., kemudianmenjadi alir intropeksi/koreksi serta proses internal bagi Unit Kerja masing-masing.