standar audit mutu internal (amin) - iain palangka raya

STANDAR AUDIT MUTU INTERNAL (AMIN)

i

STANDAR

AUDIT MUTU INTERNAL

INSITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

TAHUN 2015

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU i

F KATA PENGANTAR

S egala Puji mari kita panjatkan kepada Allah

SWT yang telah memberikan kita nikmat

Iman, Islam dan Ilmu. Shalawat serta Salam

senantiasa tercurah kepada junjungan alam

Rasulullah SAW.

Salah satu kegiatan penting dalam Sistem

Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi

(SPMI) adalah pemantauan, evaluasi dan audit. Untuk meningkat-

kan akuntabilitas lembaga ada kegiatan Pemantauan dan Evaluasi

sedangkan dalam usaha peningkatan dan pengembangan yang ter-

encana kita memerlukan audit akademik. Kegiatan ini dinamakan

Audit Mutu Internal disingkat AMIN.

Audit Mutu Internal menjadi kegiatan yang sistematis dan

independen untuk memastikan kerja akademik sesuai rencana

yang ditetapkan. Pada organisasi tata kerja IAIN Palangka Raya,

organ pengelola akademik adalah Fakultas/Pascasarjana, Jurusan,

Program Studi, Unit, Lembaga, Bagian yang ada dalam wilayah

bidang akademik. Dalam usaha mencapai visi dan misi Institusi,

semua organ itu harus menetapkan standar pengelolaan yang ide-

al. Audit Mutu Internal (AMIN) bertugas memastikan kesesuaian

kerja dan standar yang ditetapkan. Buku Standar Audit Mutu In-


ii

ternal IAIN Palangka Raya ini bertujuan menstandarkan kerja au-

dit dan menyediakan petunjuk kerja yang jelas hingga setiap taha-

pan kerja dapat dilakukan dengan baik sesuai tujuan.

Dalam proses penyusunannya, Tim Penyusun mempelajari

banyak referensi dari standar audit diberbagai perguruan tinggi

dan melalui pelatihan Audit Mutu Internal yang diselenggaran

secara In-House Training oleh Kantor Jaminan Mutu (KJM)

Universitas Gadjah Mada (UGM). Tentu saja masih banyak keku-

rangan yang ditemukan. Revisi dan perbaikan tidak tertutup di-

masa depan. Semoga Allah SWT memudahkan kita meningkatkan

kualitas dan mutu akademik IAIN Palangka Raya.

Palangka Raya, 7 Desember 2015

R e k t o r,

Dr, Ibnu Elmi AS. Pelu, S.H., M.H

NIP. 19750109 199003 1 002

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU iii

KEPUTUSAN

REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

Nomor: 223 Tahun 2015

TENTANG

PENGESAHAN STANDAR AUDIT MUTU INTERNAL

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

Bismillahirrahmanirrahim

Rektor Institut Agama Islam Negeri Palangka Raya

Memutuskan

Menimbang : a. Bahwa adanya perubahan di tataran nasional, re-

gional, dan global saat ini dan masa yang akan da-

tang menuntu penyesuaian pada Sistem Penja-

minan Mutu Internal Institut Agama Islam Negeri

Palangka Raya lebih meningkatkan perannya se-

bagai lembaga pendidikan tinggi;

b. Bahwa untuk memberikan arahan bagi kebijakan

pelaksanaan dan pengembangan tugas pokok dan

fungsi Institut Agama Islam Negeri Palangka Raya

dalam proses peningkatan mutu pendidikan perlu

disesuaikan;

c. Bahwa berdasar Surat Keputusan Senat Nomor 166

Tahun 2015 tentang Pedoman Mutu IAIN Palangka

Raya;

d. Bahwa sebagai tindak lanjut butir a, b, c, perlu


iv

Mengingat : a. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

b. Undang-Undang Sisdiknas Pasal 91 PP Nomor 19

Tahun 2012 tentang Sistem Pengendalian dan

Pengawasan Mutu Pendidikan;

c. Undang-Undang Sisdiknas dan pasal 86 ayat (3)

PP Nomor 19 Tahun 2012 tentag SNP yang sela-

jutnya disebut SPME;

d. Undang-Undang Sisdiknas Pasal 91 PP. Nomor

19 Tahun 2012 pasal 5.a ayat 6 tentang SPMI;

e. Undang-Undang Sisdiknas Pasal 91 PP Nomor 19

Tahun 2013 tentang SNP;

f. Permendiknas Nomor 49 Tahun 2014 tentang

Standarisasi Nasional Pendidikan Tinggi;

g. Peraturan Presiden RI Nomor 144 Tahun 2014

tentang Perubahan Status Sekolah Tinggi Agama

Islam Negeri (STAIN) Palangka Raya menjadi

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Palangka

Raya;

h. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 8 Tahun 2015

tentang Struktur Organisasi dan Tata kerja IAIN

Palangka Raya; dan

i. Keputusan Menteri Agama RI Nomor

B.II/3/01152.I Tentang Penetapan Rektor IAIN

Memperhatikan : a. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010

Tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah

No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan

Penyelenggaraan Pendidikan;

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU v

Ditetapkan di : Palangka Raya

Pada tanggal : 9 Desember 2015

R e k t o r,

Dr. Ibnu Elmi AS. Pelu, S.H., M.H

NIP. 19750109 199903 1 002

b. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 20 Tahun

2014 tentang Penunjukan Kuasa Pengguna Ang-

garan dan Pelaksana Tugas Rektor Pengguna

Anggaran di lingkungan Kementerian Agama; dan

c. Saran dan pendapat unsur Pimpinan IAIN Palang-

Menetapkan :

Pertama : Mengesahkan Standar Audit Mutu Internal (AMIN)

Institut Agama Islam Negeri Palangka Raya

Kedua : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan

dengan ketentuan jika terdapat kekeliruan dalam

penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana


vi

F

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

SURAT KEPUTUSAN ........................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1

BAB II DESKRIPSI UMUM ............................................................................... 3

BAB III PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL ................................... 17

BAB IV PROSEDUR IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL .......... 24

BAB V PROSEDUR IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL

TINGKAT FAKULTAS .......................................................................................... 28

BAB VI PROSEDUR IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL

TINGKAT PROGRAM STUDI .............................................................................. 31

BAB VII PROSEDUR DAN IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL

TINGKAT LEMBAGA, BAGIAN DAN UNIT AKADEMIK ................................ 36

Lampiran .............................................................................................................. 42

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU 1

BAB I PENDAHULUAN

V isi dan Misi IAIN Palangka Raya untuk beralih status

menjadi Universitas Islam Negeri Palangka Raya

merupakan salah satu cita-cita besar kelembagaan. Banyak variabel

yang harus diperhatikan untuk menggapai cita-cita tersebut. Setiap

variabel penentu perubahan memerlukan pengelolaan dan

perbaikan yang sistematis. Tata kelola kelembagaan adalah titik

penting perubahan. Peningkatan tata kelola tidak terlepas dari

penjaminan mutu. Peningkatan mutu pengelolaan perguruan tinggi

merupakan tanggungjawab seluruh organ akademik ditingkat

rektorat, fakultas hingga organ yang terkecil semacam program

studi dan organisasi kemahasiswaan.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di IAIN Palangka

Raya diterapkan untuk memastikan kesesuaian dengan

pelaksanaannya oleh unit kerja akademik. Sistem kerja yang ada

dalam tiap unit harus mengikuti standar yang telah ditetapkan.

Kepatuhan terhadap Visi dan Misi lembaga yang tertuang dalam

dokumen akademik dan dokumen mutu menjadi keharusan bagi tiap

organ akademik.

Sasaran mutu akademik yang ditetapkan rektor menjadi


2

tanggungjawab bersama. Tiap unit akademik memiliki tanggung

jawab peningkatan mutu. Saling sinergi antar unit harus terjalin

dengan konsisten. Konsisteni ini memerlukan komitmen dari

siapapun yang menjadi penanggungjawab dan yang terlibat di

dalamnya mulai unsur dosen, tenaga kependidikan mahasiswa,

hingga alumni.

Efektifitas kerja akademik dikendalikan melalui audit mutu

internal. Dengan cara ini pengelola untuk mengetahui bahwa

pelaksanaan standar mutu akademik telah berjalan dengan efektif,

serta terdapat upaya upaya peningkatan standar mutu akademik.

Identifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan berkelanjutan

dalam konsep Kaizen, Continuous Improvement. Pelaksanaan

kegiatan akademik secara profesional akan menjadi nilai tambah.


BAB II DESKRIPSI UMUM

1. Istilah Yang Digunakan

a. Audit Mutu Internal IAIN Palangka Raya (AMIN-IAIN Palangka

Raya) adalah pengujian sistematik dan mandiri untuk

menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil yang berkaitan

sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah

pengaturan-pengaturan yang disebutkan diterapkan secara

efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan;

b. Sistem Mutu ialah sistem yang mencakup struktur dan fungsi

organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber daya

untuk melaksanakan manajemen mutu.

c. Organ Pengelola Akademik IAIN Palangka Raya ialah fakultas/

pengelola, pascasarjana, Jurusan/ Program Studi, lembaga,

Bagian Tata Usaha Akademik yang bertugas menjalankan

fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi;


4

d. Auditor ialah orang yang mempunyai kualifikasi untuk

melakukan audit mutu.

e. Klien ialah orang atau organisasi yang mempunyai hak

untuk mengatur atau hak kontrak untuk meminta audit.

f. Klien dalam kegiatan AMIN ini adalah LPM atau Fakultas/

Pascasarjana yang sistem mutu akademiknya diaudit

berdasarkan standar mutu yang telah ditentukan.

g. Teraudit (auditee) ialah organisasi/unit kerja/orang yang

diaudit.

h. Ketua Auditor ialah adalah orang yang ditunjuk untuk

mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengan

dibantu beberapa auditor.

i. Kriteria Audit mengacu pada kebijakan, prosedur atau

persyaratan yang digunakan sebagai referensi.

j. Bukti audit mengacu pada catatan, pernyataan, fakta atau

informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat

diperiksa (catatan: bukti audit dapat bersifat kualitas atau

kuantitas).

k. Temuan audit adalah hasil dari evaluasi bukti audit yang

dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit.

l. Kesimpulan audit adalah hasil gabungan dari proses audit yang

dibuat oleh tim audit, berdasarkan pertimbangan tujuan audit

dan semua temuan audit.

m. Observasi (OB) ialah pernyataan tentang temuan selama

audit, didasarkan atas bukti objektif yang menunjukkan

ketidaklengkapan atau ketidakcukupan yang memerlukan

penyempurnaan dalam waktu singkat.

n. Bukti Objektif ialah informasi yang bersifat kualitatif ataupun

kuantitatif yang berupa catatan ataupun pernyataan tentang

fakta mengenai mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi


elemen-elemen sistem mutu, yang didasarkan pada

pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi.

o. Ketidaksesuaian (KTS) ialah tidak terpenuhinya persyaratan

mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan.

2. Tujuan Audit

a. Mengetahui kesesuaian atau ketidaksesuaian dari

persyaratan sistem manajemen mutu dan peraturan yang

berlaku.

b. Mengevaluasi kapabilitas dari sistem manajemen mutu.

c. Mengevaluai efektifitas penerapan sistem manajemen mutu.

d. Mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen

mutu.

3. Persyaratan Audit

a. Audit bisa dilaksanakan apabila memenuhi persyaratan

sebagai berikut:

b. Mempunyai dokumen mutu

c. Klien menyediakan sumber daya yang memadai

d. Teraudit menunjukkan kerja sama yang baik.

e. Tidak ada tekanan dalam bentuk apapun kepada auditor.

4. Alasan Audit

Alasan dilakukannya audit adalah:

a. Mempersiapkan akreditasi Institusi dan program studi

b. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur

penjaminan mutu.

c. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel pada mutu dan

standar yang telah ditentukan.

d. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan

lingkup tertentu dan memfasiliitasi pengambilan keputusan.


6

e. Merupakan sarana untuk peningkatan dan pengembangan

mutu.

5. Karakteristik Auditor AMIN

a. Auditor tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang

sedang menjadi tanggung jawabnya.

b. Auditor tidak bias terhadap teraudit

c. Auditor memiliki Pengetahuan yang luas atas topik-topik

yang ditugaskan dan bila diperlukan dapat melibatkan pakar

atau pengamat yang dapat diterima oleh klien, teraudit and

ketua tim audit.

d. Auditor mempunyai pengalaman mengenai lokasi audit.

6. Prinsip Dasar Audit

a. Sikap dasar: Auditor harus mempunyai sifat profesional;

b. Penyajian yang wajar: Auditor harus memberikan laporan

yang benar berdasar fakta;

c. Ketelitian: Auditor harus cermat dalam menggali informasi

sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang

validIndependen: Auditor harus mempunyai sikap netral dan

bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi

objektivitas saat membuat kesimpulan audit.

d. Bukti: Auditor harus memberikan penjelasan yang rasional

dalam menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya.

7. Klasifikasi Audit

Tipe audit:

a. Audit internal; dan

b. Audit eksternal.

Tingkatan audit

a. Audit sistem;


b. Audit produk; dan

c. Audit proses.

8. Audit internal

Audit yang dilakukan untuk menentukan kesesuaian terhadap

persyaratan sistem manajemen organisasi sendiri oleh auditor

internal dari organisasi tersebut, sehingga dapat dilakukan

analisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang

penyempurnaan.

9. Audit Eksternal

a. Audit pihak kedua

Audit yang dilakukan pihak luar organisasi, misalnya: audit

terhadap supplier/sub-kontrak.

b. Audit pihak ketiga

Audit yang dilakukan oleh pihak eksternal/badan audit

independen. Misalnya, audit untuk mendapatkan sertifikat

ISO, audit untuk akreditasi prodi/AIPT.

10. Audit Sistem

Audit system Merupakan pemeriksaan yang mendalam terhadap

sistem mutu untuk menentukan efektifitas dan kesesuaian

terhadap standar. Pemeriksaan ini didesain untuk memastikan:

a. Bahwa dokumentasi sistem mutu telah memenuhi kebutuhan

proses layanan secara memadai;

b. Bahwa prosedur-prosedur yang terdokumentasi adalah

mudah dimengerti dan diimplementasi.

c. Bahwa sumber daya cukup dan SDM kompeten.

11. Audit produk

Audit produk adalah pemeriksaan terhadap semua elemen dari


8

produk dan elemen sistem mutunya untuk mengevaluasi

terhadap standar atau spesifikasi produk. Produk: (a) produk

dalam proses; (b) produk akhir; (c) produk di pasar. Audit produk

bukan alat untuk verifikasi “akseptabilitas produk” tetapi

verifikasi terhadap efektifitas kemampuan proses untuk

menghasilkan produk yang “dapat diterima”.

12. Audit proses

Merupakan pemeriksaan terhadap proses untuk menentukan

apakah proses sesuai dengan persyaratan. Proses adalah

serangkaian tindakan yang dilakukan, sebagai hasil dari

menerima input dalam bentuk material/informasi, untuk

menghasilkan suatu output dalam bentuk material/informasi.

13. Siklus Audit

1) Menetapkan tujuan audit.

2) Merencanakan audit tahunan.

3) Menetapkan sasarana dan lingkup audit.

4) Membentuk tim audit.

5) Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan

(audit kecukupan/desk evaluation).

6) Menyelenggarakan rapat tim audit.

7) Menetapkan jadwal audit.

8) Melaksanakan audit di tempat objek audit (audit kepatuhan).

9) Menyusun laporan audit (temuan berupa KTS, OB dan PTK)

10) Melakukan kaji ulang oleh manajemen.

14. Lingkup Audit

Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang

berpengaruh terhadap mutu layanan, yaitu:


a. Dokumen sistem mutu

b. Organisasi

c. Komitmen (tanggung jawab) manajemen

Sumber daya, meliputi:

a. Sumber daya manusia

b. Infrastruktur

c. Proses pengendaliannya

d. Evaluasi dan perbaikan

15. Tahapan Audit

Audit dilakukan 2 tahapan:

1) Audit Kecukupan, adalah audit terhadap kecukupan

kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi

persyaratan-persyaratan standar sistem audi mutu. Audit ini

dilakukan di kantor (desk evaluation).

2) Audit Kepatuhan adalah audit untuk memeriksa atau

memastikan apakah setiap prosedur atau instruksi Kerja (IK)

dilaksanakan secara tertib dan benar. Audit ini dilakukan di

tempat teraudit (visitasi).

16. Frekuensi Audit

a. Audit internal dilakukan secara rutin dan teratur, minimal

sekali setahun. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk

menentukan frekuensi audit ialah:

b. Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh Rektor

didasarkan pada Standar AMIN.

c. Perubahan data, manajemen, organisasi, kebijakan, teknik

dan teknologi yang dapat mempengaruhi sistem mutu dan

mengubah hasil audit terdahulu.

17. Telaah awal sistem mutu teraudit

a. Sebagai dasar perencanaan audit, auditor melakukan kajian


10

awal/ menelaah guna menentukan pemenuhan persyaratan

sistem mutu teraudit.

b. Jika hasil kajian awal/telaah awal terhadap sistem mutu

tidak memenuhi persyaratan, langkah audit selanjutnya tidak

diteruskan sampai persyaratan tersebut dipenuhi.

18. Rekrutmen Auditor

Perekrutan Auditor dilakukan melalui mekanisme berikut:

1) LPM berkonsultasi dengan Rektor dan Wakil Rektor Bidang

Akademik dan Pengembangan Kelembagaan mengenai kebu-

tuhan dan kriteria Auditor AMIN.

2) LPM menyampaikan surat pemberitahuan kepada Dekan/

Direktur Pascasarjana tentang kebutuhan Auditor dari per-

wakilan tiap Fakultas/Program Pascasarjana sesuai kriteria

yang ditetapkan.

3) Dekan Fakultas/Direktur Pascasarjana bersama senat

Fakultas/ Pascasarjana membahas dan mengajukan nama

calon auditor sesuai kriteria. 4) Ketua LPM menerima berkas Auditor yang diajukan dan me-

rencanakan pelatihan sertifikasi Auditor Internal atau mengi-

rimkan calon Auditor untuk mengikuti pelatihan tersebut

diluar IAIN Palangka Raya.

5) Setelah lulus mengikuti Pelatihan SPMI dan Sertifikasi Audi-

tor, calon Auditor dianggap layak untuk menjadi Auditor

AMIN.

6) Fakultas melalui Komite Penjaminan Mutu Fakultas dapat

pula mengusulkan dan mengirimkan dosen yang dianggap

layak untuk mengikuti Pelatihan Sertifikasi Auditor yang dil-

aksanakan diluar IAIN Palangka Raya.

19. Kriteria Syarat dan Kualifikasi Auditor AMIN

a. Penentuan Auditor harus:


1) Memiliki pengetahuan tentang area yang diaudit

2) Menguasai teknik-teknik audit

3) Memiliki karakteristik postif sebagai auditor

4) Mampu bekerjasama dalam tim

5) Memiliki persyaratan sebagai auditor, sebagai berikut:

a) Pendidikan dan Pelatihan:

Auditor minimal berpendidikan Strata 2; Auditor memiliki sertifikat Lulus Pelatihan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI); dan

Auditor telah memiliki sertifikat lulus pelatihan

audit mutu internal Auditor yang diakui oleh IAIN

Palangka Raya.

Atribut Personal

Jujur dan terbuka;

Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan;

Memiliki kemampuan analitis dan keteguhan hati;

Memiliki kemampuan untuk memahami

pelaksanaan audit yang kompleks;

Memiliki kemampuan memahami peran unit

organisasi;

Memiliki kemampuan berkomunikasi;

Memiliki pengetahuan dan ketrampilan manajemen

yang diperlukan dalam melaksanakan audit;

Auditor menerapkan atribut tersebut diatas untuk

Mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara

wajar;

Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan;

Melaksanakan audit dengan benar;

Mengevaluasi secara konsisten pengaruh

pengamatan audit dan interaksi personal selama

audit;

Memperlakukan teraudit secara wajar sehingga


12

diperoleh hasil audit terbaik;

Melaksanakan proses audit tanpa penyimpangan;

Menaruh perhatian penuh dan mendukung

proses audit;

Tanggap dalam menghadapi situasi yang sulit;

Mengambil kesimpulan audit yang dapat

diterima;

Tetap berpegang pada kesimpulan yang telah

dihasilkan; dan

Meningkatkan Kompetensi.

Auditor meningkatkan kompetensinya dengan:

Memutakhirkan pengetahuannya tentang syarat

syarat, standar sistem mutu, metode dan prosedur

audit;

Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila

diperlukan; dan

Hasil evaluasi kinerja auditor secara berkala oleh

LPM.

20. Pemilihan Tim Audit

Pemilihan tim audit dibentuk berdasarkan:

a. Kecakapan/pengetahuan tentang audit;

b. Pengalaman audit;

c. Keakraban dengan proses atau teknologi yang akan dihadapi;

dan

d. Kemampuan bekerjasama.

21. Kriteria Pemilihan Ketua Tim Audit AMIN

Ketua tim audit dipilih oleh LPM dari para auditor yang

memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria

sebagai berikut:

a. Calon sudah bekerja sebagai auditor dan siap berpartisipasi


dalam kursus penyegaran bila diperlukan;

b. Calon menunjukkan kemampuan berkomunikasi secara

efektif, baik secara lisan maupun tertulis.

21. Uraian Tugas Auditor AMIN.

Uraian tugas Auditor AMIN sebagai berikut:

a. Merencanakan audit, mengatur piranti kerja untuk anggota

tim dan mengarahkan tim audit;

b. Membuat jadwal audit yang disepakati oleh teraudit;

c. Melaporkan dengan segera setiap ketidaksesuaian dan

hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan audit

kepada ketua AMIN;

d. Melaporkan hasil audit kepada ketua AMIN;

e. Mengkaji ulang kelengkapan dokumen mutu akademik yang

berlaku (audit system);

f. Menggali dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat

menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit;

g. Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit

atau mungkin memerlukan audit lebih lanjut;

h. Pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan

tentang;

i. prosedur, dokumen, atau informasi lain yang

menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu

yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami dan digunakan

oleh teraudit;

j. Semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk

menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai

tujuan mutu;

k. Menginformasikan kepada penanggungjawab unit kerja yang

akan diaudit tentang tujuan dan lingkup;

l. Menyepakati jadwal audit yang ditawar oleh tim audit,

menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit;

m. Menyepakati lingkup audit;


14

n. Menyediakan dokumen dan ruang yang diperlukan oleh tim

audit untuk menjamin efektivitas dan efisiensi proses audit;

o. Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta

auditor;

p. Melakukan kerjasama sinergis dengan auditor agar tujuan

audit tercapai, menerima laporan hasil audit melalui rektor

atau dekan; dan

q. Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi

berdasarkan laporan audit.

22. Penentuan Jadwal Audit

Jadwal audit mencakup:

a. Area/bagian/unit yang diaudit (prodi, laboratorium, kelas,

dan lain-lain);

b. Tanggal dan hari pelaksanaan audit;

c. Ruang lingkup audit (dokumen, organisasi, komitmen

manajemen, SDM, dan lain-lain); dan

d. Auditor yang bertugas.

23. Persiapan Audit

Persiapan audit dituangkan dalam rencana audit sebagai

berikut:

a. Rencana audit disusun oleh Ketua Tim Audit dan

dikomunikasikan kepada klien, auditor dan teraudit;

b. Rencana audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah

berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan

memungkinkan penggunaan sumberdaya yang efektif.

c. Rencana audit meliputi:

1) Tujuan dan lingkup audit;

2) Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung

pada tujuan dan lingkup audit;

3) Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain

kebijakan akademik, manual mutu, standar akademik,


manual mutu dan manual prosedur teraudit;

4) Identifikasi anggota tim audit;

5) Tanggal dan tempat audit dilakukan;

6) Identifikasi unit organisasi teraudit;

7) Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit;

8) Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan

teraudit; dan

9) Jadwal penyerahan laporan audit.

d. Jika teraudit keberatan terhadap rencana audit yang

disampaikan, harus segera memberitahukan kepada ketua

tim audit.

e. Penugasan Tim Audit

f. Masing-masing anggota tim audit mengaudit sistem mutu

unit kerja dan atau bagian fungsional yang telah ditentukan.

g. Pemeriksaan hasil audit sebelumnya. Apabila telah dilakukan

audit sebelumnya maka pastikan beberapa hal berikut:

1) Apakah tindakan sudah efektif?

2) Apakah bukti-bukti penerapan sudah lengkap?

3) Apakah masalah yang sama tidak terjadi berulang?

24. Pembuatan Daftar Pengecekan (Checklist)

Daftar checklist merupakan alat audit;

a. Checklist disusun berdasarkan standar

b. Checklist disusun disekitar proses layanan.

c. Checklist disusun berdasarkan persyaratan produk.

25. Syarat Checklist

a. Lengkap, maksudnya checklist harus dibuat dengan mengacu

pada persyaratan standar mutu, persyaratan sistem operasi,

persyaratan pelanggan, persyaratan lain yang relevan.

b. Akurat, maksudnya checklist tidak boleh mengalami distorsi/

pengaburan dari sumbernya.

c. Informatif, maksudnya checklist yang disusun mudah


16

dimengerti.

26. Dokumen Kerja

Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim

audit adalah:

a. Daftar pengecekan yang disiapkan oleh tim audit;

b. Dokumentasi bukti pendukung. Dokumen kerja tidak

membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang

mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul

selama audit. Dokumen kerja yang melibatkan informasi

rahasia harus dijaga oleh organisasi audit.


BAB III PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL

1. Pelaksanaan Audit

a. Pertemuan Pembukaan

Tujuan pertemuan pembukaan untuk:

1) Memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan

teraudit;

2) Menelaah lingkup dan tujuan audit;

3) Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur;

4) yang digunakan dalam melaksanakan audit;

5) Menegaskan hubungan formal antara tim audit dan

teraudit;

6) Mengkonfirmasikan ketersediaan sumber daya yang

diperlukan;

7) Mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan

penutupan audit; dan


18

8) Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas.

b. Pemeriksaan Lapangan

Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan

dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Jika

ada indikasi yang mengarah kepada ketidaksesuaian dicatat,

walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan dan

diselidiki lebih lanjut. Hasil wawancara harus diuji dengan

mencari informasi tentang hal yang sama dari sumber lain

yang independen. Selama kegiatan audit, ketua tim audit

dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit

dengan persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk

menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal. Jika tujuan

audit tidak tercapai, ketua tim audit memberitahukan

alasannya kepada teraudit.

c. Hasil pengamatan audit

Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah

semua aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil

pengamatannya untuk menentukan adanya ketidaksesuaian

yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh ketua

tim audit dengan pimpinan teraudit. Semua ketidaksesuaian

dari hasil pengamatan harus disepakati oleh ketua tim audit

dan pimpinan teraudit.

d. Pertemuan Penutupan

Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit mengadakan

pertemuan tertutup dengan teraudit. Tujuan utama

pertemuan ini ialah untuk menyampaikan hasil audit.

Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan di

dokumentasikan.

e. Persiapan laporan audit

Laporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim


audit yang bertanggungjawab atas keakuratan dan

kelengkapannya.

f. Isi laporan

Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara

lengkap. Laporan audit harus dibubuhkan tanggal dan

ditandatangani oleh ketua tim audit dan pimpinan teraudit.

Laporan audit berisi hal- hal berikut:

1) Tujuan dan lingkup audit;

2) Rincian rencana audit, identitas anggota tim audit dan

perwakilan teraudit, tanggal audit dan identitas unit kerja

teraudit;

3) Identitas dokumen standar yang dipakai dalam

audit antara lain standar akademik dan manual mutu

akademik teraudit;

4) Penilaian tim audit mengenai kesesuaian teraudit dengan

standar sistem mutu yang berlaku dan dokumen terkait;

5) Kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang

telah ditentukan;

6) Daftar penerima laporan audit;

7) Ketidaksesuaian terhadap standar;

8) Ketidaksesuaian terhadap dokumentasi; dan

9) Aspek dari operasi atau proses yang cenderung

mengarah pada ketidaksesuaian.

g. Temuan ketidaksesuaian

Yang dimaksud dengan temuan ketidaksesuaian adalah:

1) Segala sesuatu yang memiliki potensi dan menyimpang

terhadap standar

2) Segala sesuatu yang berpotensi mempengaruhi mutu


20

produk/jasa.

h. Klasifikasi temuan

1) Minor, ketidaksesuaian yang memiliki dampak

te rbatas te rhadap s is tem mutu (contoh,

ketidaksempurnaan dan ketidakkonsistenan)

2) Major, ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas

terhadap sistem mutu (contoh, pelanggaran terhadap

sistem mutu atau tidak dipenuhinya persyaratan).

3) Observasi, merupakan temuan bukan ketidaksesuaian

yang dimaksudkan untuk penyempurnaan sistem mutu

dan dapat bersifat mengarah kepada ketidaksesuaian.

i. Kaidah PLOR (Problem, Location, Objective, Reference)

1) Pernyataan temuan harus mengikuti kaidah PLOR

2) Harus menyebutkan masalah yang ditemukan (Problem)

3) Harus menyebutkan lokasi penemuan problem (Location)

4) Harus menyebutkan bukti temuan (Objective)

5) Harus menyebutkan dokumen yang mendasari temuan

(Reference).

j. Laporan Audit

Sebelum membuat laporan audit dilakukan pertemuan tim

auditor,

1) Dipimpin oleh ketua tim auditor;

2) Melengkapi formulir ketidaksesuaian;

3) Meninjau semua ketidaksesuaian;

4) Melakukan tinjauan secara kolektif terhadap

ketidaksesuaian untuk mengidentifikasi temuan Major;

5) Mempersiapkan kesimpulan audit;

6) Mempersiapkan agenda penutupan proses audit;


k. Laporan audit harus:

1) Berdasarkan fakta

2) Ringkas dan jelas

3) Tidak memasukkan opini/pendapat pribadi dan/atau

kelompok

4) Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian

l. Distribusi Laporan

1) Laporan audit dikirim oleh ketua tim AMIN ke Rektor

melalui Ketua LPM.

2) Laporan audit dijamin kerahasiaannya oleh tim AMIN

dan LPM.

3) Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai

jadwal yang disepakati, maka perlu disepakati jadwal

baru penerbitan, dengan menyampaikan alasan

penundaan kepada ketua AMIN .

m. Kelengkapan Pelaksanaan Audit

Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah

diserahkan kepada Rektor melalui Ketua LPM.

n. Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi

Tindakan koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebab-

sebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencana dan

mencegah pengulangan ketidaksesuaian dikemudian hari

dalam rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan

(continuous improvement)

o. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

1) Tinjauan manajemen adalah suatu rapat dengan periode

waktu tertentu yang bertujuan untuk membahas tindak


22

lanjut temuan, dipimpin langsung oleh Rektor, dan

dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen.

2) Rektor/Dekan memerintahkan teraudit untuk melakukan

tindakan koreksi. Tindakan koreksi harus diselesaikan

dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan

teraudit setelah konsultasi dengan ketua AMIN.

p. Materi Rapat Tinjauan Manajemen

Materi Rapat Tinjauan Manajemen berupa:

1) Hasil/temuan audit;

2) Umpan balik dari pelanggan (dosen, mahasiswa, tenaga

kependidikan, alumni);

3) Kinerja layanan atau kinerja dosen;

4) Analisa kesesuaian kompetensi, atau kesesuaian layanan

lainnya;

5) Status Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi

(PTK);

6) Tindak Lanjut dari Tinjauan Manajemen sebelumnya;

Perubahan sistem mutu; dan

7) Usulan peningkatan sistem mutu.

q. Hasil tinjauan manajemen

Hasil tinjauan manajemen yang diharapkan dapat berupa:

1) Peningkatan efektifitas sistem mutu dan prosesnya.

2) Peningkatan hasil layanan yang menuju terpenuhinya

persyaratan pelanggan (mahasiswa, dosen, tenaga

pendidik, dan lain-lain)

3) Pemenuhan kebutuhan sumber daya.


r. Tanggungjawab

Pihak yang bertanggungjawab terhadap pengumpulan materi

rapat adalah Ketua Audit dan Pengendalian Mutu.


24

BAB IV PROSEDUR IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL

Gambar 1. Bagan alir pelaksanaan Audit Mutu Internal

Uraian dan penjelasan bagan alir pelaksanaan Audit Mutu

Internal diatas adalah sebagai berikut:

Rektor Menugaskan

Wakil Rektor I

Menugaskan

LPM

SK Rektor

tentang tim

AMIN

Tim AMIN

melaksanakan

Audit

Tim AMIN melaporkan hasil

Audit ke Rektor melalui LPM

Permintaan

tindakan Dekan/

Kepala/

Direktur

Ketua Jurusan/Ketua

Program untuk

memperbaiki kinerja atau

meningkatkan standar

mutu sesuai dengan

standar yang ditetapkan

Berlanjut

pada siklus

berikutnya


Perintah Audit dari

Rektor

Rektor menugaskan Wakil Rektor I

kemudian menunjuk LPM untuk

membentuk Tim AMIN

Penunjukan ketua

tim

AMIN oleh Kepala

LPM

LPM melalui Kepala Pusat Audit

menunjuk Ketua tim AMIN untuk

melaksanakan audit.

Pembentukan tim

AMIN dengan

persetujuan teraudit

Ketua tim AMIN membentuk tim AMIN

sejumlah minimal 3 orang auditor yang

terdiri dari ketua, sekretaris dan

anggota, dan meminta persetujuan

teraudit berdasarkan Standar AMIN .

Penerbitan SK

Rektor tentang Tim

AMIN

Rektor menerbitkan Surat Tugas untuk

tim AMIN berdasarkan Standar AMIN

Penyusunan tujuan,

kewenangan dan

tanggungjawab

AMIN

Tim AMIN menyusun tujuan,

kewenangan dan tanggung-jawab AMIN

sesuai dengan Standar Audit dan ruang

lingkupnya merujuk surat tugas Rektor

berdasarkan Standar AMIN.

Pengesahan tujuan,

kewenangan dan

tanggungjawab

AMIN

Tujuan, kewenangan dan tanggung

jawab AMIN disahkan oleh Rektor

berdasarkan Standar AMIN.


26

Penyusunan

rencana dan

jadwal AMIN

Tim AMIN menyusun rencana dan jadwal

AMIN bersama teraudit.

Penyerahan

dokumen yang

diperlukan kepada

ketua tim AMIN

Teraudit menyerahkan dokumen yang

diperlukan kepada ketua tim AMIN sesuai

dengan waktu yang telah disepakati rapat

auditor dengan Dekan/Direktur, Kajur/

Kaprodi.

Rapat persiapan

tim AMIN untuk

Audit Kecukupan

Pembagian tugas tim AMIN untuk audit

sistem.

Pelaksanaan Audit

Sistem

Melaksanakan audit dokumen yang

tersedia sesuai dengan standar yang

disepakati dan menyusun daftar

pengecekan untuk persiapan audit

kepatuhan.

Penyampaian

jadwal audit

kepatuhan

(visitasi)

Ketua Tim AMIN mengkomunikasikan

jadwal visitasi kepada teraudit untuk

disetujui

Pelaksanaan audit

kepatuhan

Berdasarkan daftar pengecekan bukti

dikumpulkan melalui wawancara,

pemeriksaan dokumen, pengamatan

aktivitas dan keadaan di lokasi secara

komprehensif. Ketidaksesuaian yang

signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup

dalam daftar pengecekan.


Diskusi hasil

temuan audit

Semua hasil temuan audit didiskusikan

dengan teraudit untuk mendapatkan

persetujuan. Ketidak-sesuaian minor (OB/

Observasi) dan ketidak-sesuaian mayor

(KTS) harus segera diperbaiki dalam jangka

waktu yang disepakati.

Pembuatan

laporan audit

Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan

hasil temuan yang telah disetujui oleh

teraudit.

Penyerahan

laporan audit

Laporan diserahkan oleh tim AMIN kepada

Rektor melalui Kepala LPM dan selanjutnya

Rektor mengirim laporan hasil audit kepada

Dekan disertai Permintaan Tindakan Koreksi

(PTK).

Pembubaran tim

AMI

Tim AMIN dibubarkan oleh Rektor atas

permintaan LPM dengan SK Pemberhentian


28

BAB V PROSEDUR DAN IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL TINGKAT FAKULTAS

1. Tujuan Audit di Tingkat Fakultas

a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik

fakultas yang dilakukan pengelola Fakultas/Pascasarjana

(Dekan, Wakil Dekan, Direktur Pascasarjana, Kabag Tata

Usaha) dan Komite Penjaminan Mutu Fakultas/

Pascasarjana (KPMF/PS) terhadap kebijakan akademik,

pedoman pendidikan, standar akademik, peraturan akademik,

dan manual mutu akademik IAIN Palangka Raya.

b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu

akademik fakultas terhadap kebijakan akademik, standar

akademik, peraturan akademik, manual mutu akademik dan

manual prosedur akademik institusi (IAIN Palangka Raya).

2. Ruang Lingkup Audit

a. Meneliti keberadaan dan kinerja Komite Penjaminan Mutu

Fakultas/Program Pascasarjana, organisasi penjaminan

mutu akademik ditingkat fakultas, sesuai dengan Manual

Mutu Akademik.


b. Meneliti pelaksanaan kegiatan akademik ditingkat fakultas.

c. Meneliti pelaksanaan sistem penjaminan mutu di tingkat

fakultas.

d. Meneliti dokumen-dokumen berikut:

1) Pedoman Akademik Fakultas;

2) Standar Akademik Fakultas;

3) Manual Mutu Akademik Fakultas;

4) Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu

Akademik Internal di tingkat Fakultas; dan

5) Dokumen-dokumen akademik persiapan borang

akreditasi;

6) Daftar Pengecekan Implementasi Sistem Penjaminan

Mutu di Tingkat Fakultas;

7) SK Pengangkatan Penanggungjawab Pelaksana sistem

penjaminan mutu akademik; dan

8) SK pengangkatan koordinator, sekretaris, dan anggota

Komite Penjaminan Mutu Fakultas Program Pascasarja-

na (KMFPS) dan Gugus Penjaminan Mutu Program Studi

(GPMPS);

e. Perumusan dan pengesahan Kebijakan Akademik dan pe-

doman akademik fakultas;

f. Penyusunan Manual Mutu Akademik di tingkat fakultas;

g. Kesesuaian Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedur

Implementasi Penjaminan Mutu Akademik Internal di tingkat

fakultas dengan acuannya, yaitu Kebijakan Akademik;

h. Penyusunan evaluasi diri dan rencana tindak lanjut untuk

peningkatan mutu proses pembelajaran dan pelaporan ke

Dekan;


30

i. Kendala untuk melaksanakan Standar Mutu Akademik

Fakultas dan Manual Prosedur Mutu Akademik Fakultas.

j. Cara mengatasi kendala tersebut;

k. Memeriksa butir Standar Mutu Akademik Fakultas yang

belum dilaksanakan dan rencana pelaksanaannya; dan

l. Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung borang

akreditasi berdasarkan poin-poin pada 7 (tujuh) standar

akreditasi BAN-PT.

3. Implementasi Sistem Audit Mutu Internal di Tingkat Fakultas/

Pascasarjana

Implementasi sistem AMIN melalui mekanisme berikut:

a. Perencanaan pelaksanaan AMIN bersama Tim AMIN.

b. Pelaksanaan AMIN sesuai siklus audit oleh Tim AMIN .

c. Pelaporan AMIN dan permintaan tindakan koreksi (PTK)

oleh Tim AMIN kepada Rektor.

d. Pelaksanaan laporan tindakan koreksi sesuai dengan

PTK.

e. Pelaporan hasil tindakan koreksi kepada Rektor.

f. Pelaporan hasil evaluasi diri, hasil audit dan tindak lanjut

PTK kepada Senat Fakultas oleh Dekan.

g. Rekomendasi oleh Senat Fakultas untuk peningkatan mutu

akademik di tingkat program studi.


BAB VI PROSEDUR DAN IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL TINGKAT PROGRAM STUDI

1. Tujuan Audit di Tingkat Program Studi


internal tingkat program studi yang dilakukan pengelola Pro-

gram Studi (Ketua dan Sekretaris) dan Gugus Penjaminan

Mutu Program Studi (GPMPS) terhadap standar mutu

akademik, manual mutu akademik dan manual prosedur

implementasi penjaminan mutu akademik internal di tingkat

fakultas;


akademik internal tingkat jurusan/program studi terhadap

standar akademik, manual mutu akademik dan manual

prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal

di tingkat fakultas;

c. Meneliti kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi

sesuai dengan yang ditetapkan oleh program studi;


32

d. Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan proses

pembelajaran di program studi terhadap Manual Prosedur

dan Instruksi Kerja program studi;

e. Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dengan

kompetensi program studi;

f. Untuk memastikan konsistensi pelaksanaan proses

pembelajaran program studi terhadap pencapaian

kompetensi lulusan program studi; dan

g. Untuk memastikan kecukupan penyediaan sumberdaya

pembelajaran.


Ruang lingkup audit adalah meneliti pada:

a. Spesifikasi Program Studi (SP), termasuk di dalamnya

Kompetensi Lulusan (KL); Manual Prosedur (MP) dan

Instruksi Kerja (IK) program studi yang sesuai dengan

Standar Akademik (SA), Manual Mutu Akademik (MM), dan

Manual Prosedur (MP) tingkat fakultas;

b. proses pembelajaran yang bermutu sesuai SP, KL, MP, dan

IK;

c. penyempurnaan SP, KL, MP, dan IK secara berkelanjutan;

d. Kurikulum program studi;

e. Pelaksanaan pembelajaran program studi;

f. Sumber daya pembelajaran program studi;

g. Kemajuan belajar mahasiswa (student progression);

h. Upaya perbaikan mutu (quality improvement) berdasarkan

hasil evaluasi diri berkelanjutan.; dan

i. Kelengkapan berkas 7(tujuh) Standar pada Borang Akreditasi

Program Studi.


Sedangkan daftar pengecekan dilakukan pada:

a. Kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi;

b. Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi;

c. Pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran semester;

d. Laporan Rencana Tindakan Koreksi proses pembelajaran dan

pelaksanaannya;

e. Pelaksanaan peningkatan mutu proses pembelajaran;

f. Laporan penilaian program studi dan kegiatan program studi;

g. Tujuan pendidikan program studi;

h. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan rujukan eksternal

(kurikulum nasional, standar pendidikan nasional/

internasional);

i. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan misi program studi;

j. Kesesuaian tujuan pendidikan program studi dengan misi

program studi;

k. Kesesuaian isi kurikulum dengan kompetensi lulusan yang

disajikan dalam bentuk peta kurikulum;

l. Tujuan pendidikan telah dikomunikasikan kepada sivitas

akademika, tenaga penunjang dan penguji eksternal;

m. Mahasiswa memahami dan memenuhi kewajibannya;

n. Kesesuaian kurikulum dengan perkembangan terakhir

metode pembelajaran dan ilmu pengetahuan;

o. Strategi penilaian hasil belajar memiliki fungsi dalam

mengembangkan kemampuan mahasiswa;

p. Ketersediaan kriteria yang memudahkan penguji

internal dan eksternal untuk membedakan berbagai kategori

pencapaian kompetensi lulusan;

q. Penilaian hasil belajar mahasiswa menunjukkan pencapaian


34

kompetensi lulusan;

r. Ketersediaan bukti-bukti yang menunjukkan bahwa

mahasiswa mencapai standar kompetensi minimal program

studi;

s. Tindakan kaji ulang untuk mencapai standar kompetensi

minimal program studi;

t. Efektivitas proses pembelajaran dikaitkan dengan isi

kurikulum dan kompetensi lulusan program studi;

u. Penerapan hasil-hasil penelitian dosen dalam pembelajaran;

v. Mutu media ajar mendukung proses pembelajaran;

w. Partisipasi aktif mahasiswa dalam proses pembelajaran; dan

x. Peningkatan mutu pembelajaran melalui program

pengembangan staf, kajian pembelajaran oleh mitra (peer-

review), pengajar yang efektif, program magang dan tutorial

untuk staf junior. integrasi tim;

Sedangkan, efektivitas pembelajaran dinilai dari:

a. Keluasan dan kedalaman materi, tempo dan tantangan yang

diberikan dalam proses pembelajaran;

b. variasi metode pembelajaran;

c. substansi ilmu;

d. keterampilan spesifik dan praktis;

e. kesesuaian fasilitas sumber belajar dengan beban

mahasiswa;

f. Strategi yang menunjang kegiatan akademik yang

konsisten dengan profil mahasiswa dan tujuan program

pendidikan;

g. Peraturan penerimaan mahasiswa baru dan program

pengenalan kampus yang dipahami oleh staf dan mahasiswa;


h. Efektivitas alam pembimbingan akademik, umpan balik,

dan mekanisme supervisi;

i. Staf akademik pelaksana program pendidikan adalah orang

yang kompeten;

j. Program pengembangan profesional staf akademik untuk

meningkatkan kepakaran dan profesionalisme sebagai

dosen;

k. Dukungan teknis dan administrasi yang memadai untuk

staf akademik;

l. Strategi penyediaan sumber-sumber belajar;

m. Fasilitas proses pembelajaran memadai; dan

n. Sumber belajar (buku, jurnal ilmiah, laboratorium, dan

sebagainya) relevan dan memadai.


36

BAB VII PROSEDUR DAN IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL TINGKAT LEMBAGA, BAGIAN DAN UNIT AKADEMIK

1. Tujuan Audit


internal tingkat lembaga, bagian, maupun unit pelaksana

akademik yang dilakukan pengelola terhadap standar mutu

akademik, manual mutu akademik dan manual prosedur

implementasi penjaminan mutu akademik internal di tingkat

institusi;


akademik internal tingkat lembaga, bagian, maupun unit

pelaksana akademik yang dilakukan pengelola terhadap

standar akademik, manual mutu akademik dan manual

prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal

di tingkat institusi;

c. Meneliti kepastian bahwa hasil kerja sesuai dengan yang


ditetapkan institusi;

d. Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan proses kerja

akademik di lembaga, bagian, maupun unit pelaksana

akademik yang dilakukan pengelola terhadap Manual

Prosedur dan Instruksi Kerja program studi;

e. Untuk memastikan konsistensi kerja akademik sesuai

rencana strategis yang disusun;

f. Untuk memastikan konsistensi pelaksanaan proses kerja

akademik sesuai dengan target kerja institusi dalam Renstra

Institut; dan

g. Untuk memastikan kecukupan penyediaan sumber daya.


Ruang lingkup audit adalah meneliti pada:

a. Spesifikasi Standar Mutu Pengelolaan, Manual Prosedur

Pengelolaan, Instruksi Kerja;

b. Meneliti penyempurnaan SP, KL, MP, dan IK secara

berkelanjutan;

c. Pelaksanaan program kerja;

d. Sumber daya;

e. Progres kinerja;

f. Upaya perbaikan mutu (quality improvement) berdasarkan

hasil evaluasi diri berkelanjutan; dan

g. Kelengkapan berkas pendukung 7 Standar pada Borang

Akreditasi Institusi, (borang Fakultas dan Program Studi jika

ada).

Sedangkan daftar pengecekan dilakukan pada:

a. Kompetensi Lulusan dan Spesifikasi Program Studi;

b. Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi;


38

c. Pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran semester;

d. Laporan Rencana Tindakan Koreksi proses pembelajaran dan

pelaksanaannya;

e. Pelaksanaan peningkatan mutu proses pembelajaran;

f. Laporan penilaian program studi dan kegiatan program studi;

g. Tujuan pendidikan program studi;

h. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan rujukan eksternal

(kurikulum nasional, standar pendidikan nasional/

internasional);

i. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan misi program studi;

j. Kesesuaian tujuan pendidikan program studi dengan misi

program studi;

k. Kesesuaian isi kurikulum dengan kompetensi lulusan yang

disajikan dalam bentuk peta kurikulum;

l. Tujuan pendidikan telah dikomunikasikan kepada sivitas

akademika, tenaga penunjang dan penguji eksternal;

m. Mahasiswa memahami dan memenuhi kewajibannya;

n. Kesesuaian kurikulum dengan perkembangan terakhir

metode pembelajaran dan ilmu pengetahuan;

o. Strategi penilaian hasil belajar memiliki fungsi dalam

mengembangkan kemampuan mahasiswa;

p. Ketersediaan kriteria yang memudahkan penguji internal dan

eksternal untuk membedakan berbagai kategori pencapaian

kompetensi lulusan;

q. Penilaian hasil belajar mahasiswa menunjukkan pencapaian

kompetensi lulusan;

r. Ketersediaan bukti-bukti yang menunjukkan bahwa

mahasiswa mencapai standar kompetensi minimal program


studi;

s. Tindakan kaji ulang untuk mencapai standar kompetensi

minimal program studi;

t. Efektivitas proses pembelajaran dikaitkan dengan isi

kurikulum dan kompetensi lulusan program studi

u. Penerapan hasil-hasil penelitian dosen dalam pembelajaran

v. Mutu media ajar mendukung proses pembelajaran

w. Partisipasi aktif mahasiswa dalam proses pembelajaran; dan

x. Peningkatan mutu pembelajaran melalui program

pengembangan staf, kajian pembelajaran oleh mitra (peer-

review), pengajar yang efektif, program magang dan tutorial

untuk staf junior.


40

F DAFTAR PUSTAKA

Anonimous, 2003. Pedoman Penjaminan Mutu (Quality Assurance)

Pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Departemen Pendidikan Nasional. Indonesia.

Anonimous, 2005. Praktek Baik Dalam Penjaminan Mutu Pendidikan

Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Departemen

Pendidikan Nasional. Indonesia.

Anonimous, 2003. Dokumen AMAI UGM.Yogyakarta. Indonesia.

Anonimous, 2013. Dokumen AMI Universitas Brawijaya. Malang.

Indonesia.

LAMPIRAN

STANDAR AUDIT MUTU INTERNAL


No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi

Prodi BAN-PT

Hasil

Observasi Y T Catatan

Khusus

1 1.1.a Kejelasan dan kerealistikan visi, misi, tujuan, dan sasaran Program Studi

2 1.1.b Strategi pencapaian sasaran dengan rentang waktu yang jelas dan didukung oleh dokumen.

3 1.2 Sosialisasi yang efektif tercermin dari tingkat pemahaman pihak terkait.

4

2.1 Tata pamong menjamin terwujudnya visi, terlaksanakannya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil.

5 2.2 Karakteristik kepemimpinan yang efektif.

6

2.3 Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup: plan-ning, organizing, staffing, leading, controlling yang efektif dilaksanakan.

7

2.4 Pelaksanaan penjaminan mutu di program studi Pelaksanaannya antara lain dengan adan-ya: kelompok dosen bidang ilmu yang menilai mutu soal ujian, silabus, dan tugas akhir, serta penguji luar (external examiner)

Contoh Daftar Pertanyaan Audit:

Hari/Tanggal : Auditee :

Jam : Auditor :

Fak/Prodi : a. Anggota :

Lingkup Audit : b. Anggota :

C. Anggota :

FORMULIR No. Dokumen FO-IAIN PRY-LPM-QP-012

Berlaku Sejak 23 November 2016

DAFTAR PERTANYAAN Revisi 01

Halaman i dari 17


44

No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi

BAN-PT

Hasil


Khusus

8 2.5 Penjaringan umpan balik dan tindak lanjut-nya.

Sumber umpan balik antara lain dari: (1) dosen, (2) mahasiswa, (3) alumni, (4) pengguna lulusan.

Umpan balik digunakan untuk perbaikan kuriku-lum, pelaksanaan proses pembelajaran, dan peningkatan kegiatan program studi.

9 2.6 Upaya-upaya yang telah dilakukan penye-lenggara program studi untuk menjamin keber-lanjutan (sustainability) program studi ini antara lain mencakup:

a. Upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa

b. Upaya peningkatan mutu manajemen

c. Upaya untuk peningkatan mutu lulusan

d. Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan

e. Upaya dan prestasi dalam memperoleh dana hibah kompetitif.

10 3.1.1.a Rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi : daya tampung

Rasio =

11 3.1.1.b Rasio mahasiswa baru reguler yang melakukan registrasi : calon mahasiswa baru reguler yang lulus seleksi

Rasio =

12 3.1.1.c Rasio mahasiswa baru transfer terhadap mahasiswa baru bukan transfer.

Penilaian butir ini dihitung dengan cara berikut:

TMBT = total mahasiswa baru transfer untuk pro-gram S1 reguler dan S1 non-reguler

13 TMB = total mahasiswa baru bukan transfer untuk program S1 reguler dan S1 non-reguler

RM=



Prodi BAN-PT

Hasil


Khusus

14 3.1.1.d Rata-rata Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) selama lima tahun terakhir.

15

3.1.2 Penerimaan mahasiswa non-reguler selayaknya tidak membuat beban dosen san-gat berat, jauh melebihi beban ideal (sekitar 12 sks).

16 3.1.3 Penghargaan atas prestasi mahasiswa di bidang nalar, bakat dan minat

17

3.1.4.a Persentase kelulusan tepat waktu (KTW)

Rumus perhitungan:

KTW =

Catatan:

Huruf-huruf d dan f pada rumus dapat dilihat pada tabel butir 3.1.4

18

3.1.4.b Persentase mahasiswa yang DO atau mengundurkan diri (MDO).

Rumus perhitungan:

MDO=

Catatan:

huruf-huruf a, b, c pada rumus dapat dilihat pada tabel butir 3.1.4.

19 3.2.1 Mahasiswa memiliki akses untuk mendapatkan pelayanan mahasiswa yang dapat dimanfaatkan untuk membina dan mengembangkan penalaran, minat, bakat, seni, dan kesejahteraan.

20 Jenis pelayanan kepada mahasiswa antara lain:

a. Bimbingan dan konseling

b. Minat dan bakat (ekstra kurikuler)

c. Pembinaan soft skill

d. Layanan beasiswa

e. Layanan kesehatan


46


Prodi BAN-PT

Hasil


Khusus

21 3.2.2 Kualitas layanan kepada mahasiswa

Untuk setiap jenis pelayanan, pemberian skor sebagai berikut:

4 : sangat baik

3 : baik

2: cukup

1: kurang

0: sangat kurang

SL =

22 3.3.1.a Upaya pelacakan dan perekaman data lulusan

23 3.3.1.b Penggunaan hasil pelacakan untuk perbaikan:

(1) proses pembelajaran,

(2) penggalangan dana,

(3) informasi pekerjaan,

(4) membangun jejaring.

24 3.3.1.c Pendapat pengguna (employer) lu-lusan terhadap kualitas alumni.

Ada 7 jenis kompetensi.

Skor akhir = [4 x (a) + 3 x (b) + 2 x (c) + (d)] / 7

25 3.3.2 Profil masa tunggu kerja pertama

RMT = rata-rata masa tunggu lulusan mem-peroleh pekerjaan yang pertama

26 3.3.3 Profil kesesuaian bidang kerja dengan bidang studi

PBS = persentase kesesuaian bidang kerja dengan bidang studi (keahlian) lulusan

27 3.4.1 Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan akademik program studi dalam bentuk:

a. Sumbangan dana

b. Sumbangan fasilitas

c. Keterlibatan dalam kegiatan akademik

d. Pengembangan jejaring

e. Penyediaan fasilitas untuk kegiatan akad-emik



Prodi BAN-PT

Hasil


Khusus

28 3.4.2 Partisipasi lulusan dan alumni dalam mendukung pengembangan non-akademik program studi dalam bentuk:

a. Sumbangan dana b. Sumbangan fasilitasKeterlibatan dalam

kegiatan non akademik c. Pengembangan jejaring d. Penyediaan fasilitas untuk kegiatan non

akademik.

29 4.1 Pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan

30 4.2.1 Pedoman tertulis tentang sistem moni-toring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan

31 4.2.2 Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat

32 4.3.1.a Dosen tetap berpendidikan (terakhir) S2 dan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS

KD1 = Persentase dosen tetap berpendidikan (terakhir) S2 dan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS

33 4.3.1.b Dosen tetap yang berpendidikan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS

KD2 = Persentase dosen tetap yang berpendidikan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS

34 4.3.1.c Dosen tetap yang memiliki jabatan lektor kepala dan guru besar yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS

KD3 = Persentase Dosen tetap yang memiliki jabatan lektor kepala dan guru besar yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS

35 4.3.1.d Dosen yang memiliki Sertifikat Pendidik Profesional

KD4 = Persentase dosen yang memiliki Sertifikat Pendidik Profesional


48


Prodi BAN-PT

Hasil


Khusus

36 4.3.2 Rasio mahasiswa terhadap dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan bidang PS (RMD)

Catatan:

- Jumlah mahasiswa reguler diambil dari tabel 3.1.1., yaitu jumlah dari kolom (7) dan kolom (8) pada baris TS.

- Jumlah mahasiswa non-reguler diambil dari tabel 3.1.2, yaitu jumlah dari kolom (7) dan kolom (8) pada baris TS

- Jumlah dosen tetap diambil dari tabel 4.3.1.

37 4.3.3 Rata-rata beban dosen per semester, atau rata-rata FTE (Fulltime Teaching Equivalent)

RFTE = rata-rata FTE

38 4.3.4 & 4.3.5 Kesesuaian keahlian (pendidikan terakhir) dosen dengan mata kuliah yang diajarkannya

39 4.3.4 & 4.3.5 Tingkat kehadiran dosen tetap dalam mengajar

PKDT = Persentase kehadiran dosen tetap dalam perkuliahan (terhadap jumlah kehadiran yang direncanakan)

40 4.4.1 Persentase jumlah dosen tidak tetap, terhadap jumlah seluruh dosen (= PDTT)

41 4.4.2.a Kesesuaian keahlian dosen tidak tetap dengan mata kuliah yang diampu.

42 4.4.2.b Pelaksanaan tugas/ tingkat kehadiran dosen tidak tetap dalam mengajar.

43 PKDTT = Persentase kehadiran dosen tidak tetap dalam perkuliahan (terhadap jumlah kehadiran yang direncanakan)

44 4.5.1 Kegiatan tenaga ahli/pakar (sebagai pembicara dalam seminar/pelatihan, pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri (tidak termasuk dosen tidak tetap).

JTAP = Jumlah tenaga ahli/pakar.

Catatan: Tenaga ahli dari luar perguruan tinggi dengan tujuan untuk pengayaan pengetahuan dan bukan untuk mengisi kekurangan tenaga pengajar, tidak bekerja secara rutin.


No

Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi

Prodi BAN-PT

Hasil


Khusus

45 4.5.1 Kegiatan tenaga ahli/pakar (sebagai pembicara dalam seminar/pelatihan, pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri (tidak termasuk dosen tidak tetap).

JTAP = Jumlah tenaga ahli/pakar.

Catatan: Tenaga ahli dari luar perguruan tinggi dengan tujuan untuk pengayaan pengetahuan dan bukan untuk mengisi kekurangan tenaga pengajar, tidak bekerja secara rutin.

46 4.5.2 Peningkatan kemampuan dosen tetap melalui program tugas belajar dalam bidang yang sesuai dengan bidang PS.

Perhitungan skor sebagai berikut:

Apabila dosen tetap berpendidikan (terakhir) S2 dan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS > 90%

atau dosen tetap yang berpendidikan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS > 40%, maka skor pada butir ini = 4.

Jika tidak, gunakan aturan di bawah:

N2 = Jumlah dosen yang mengikuti tugas bela-jar jenjang S2 pada bidang keahlian yang sesuai dengan PS dalam kurun waktu tiga tahun terakhir.

N3 = Jumlah dosen yang mengikuti tugas bela-jar jenjang S3 pada bidang keahlian yang sesuai dengan PS dalam kurun waktu tiga tahun terakhir

SD = (0.75 N2 + 1.25 N3)

47 4.5.3 Kegiatan dosen tetap yang bidang keahl-iannya sesuai dengan PS dalam seminar ilmi-ah/ lokakarya/ penataran/ workshop/ pagelaran/ pameran/peragaan yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri.

Perhitungan skor sebagai berikut:

Misalkan: a = jumlah makalah atau kegiatan (sebagai

penyaji) b = jumlah kehadiran (sebagai peserta) n = jumlah dosen tetap

SP =


50

No

Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi

BAN-PT

Hasil


Khusus

48 4.5.4 Prestasi dalam mendapatkan penghargaan hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik dari tingkat nasional dan internasional; besaran dan proporsi dana penelitian dari sumber institusi sendiri dan luar institusi.

Catatan: selama tiga tahun terakhir

49 4.5.5 Reputasi dan keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesi

50 4.6.1.a Pustakawan dan kualifikasinya

Catatan: nilai dihitung dengan rumus berikut:

A = (4 X1 + 3 X2 + 2 X3)/4

X1 = jumlah pustakawan yang berpendidikan S2 atau S3.

X2 = jumlah pustakawan yang berpendidikan D4 atau S1.

X3 = jumlah pustakawan yang berpendidikan D1, D2, atau D3.

51 4.6.1.b Laboran, teknisi, operator, programer

Catatan:

Agar dibandingkan dengan kegiatan yang seharusnya dilakukan dalam PS yang bersangkutan.

52 4.6.1.c Tenaga administrasi

Catatan: nilai dihitung dengan rumus berikut:

D = (4 X1 + 3 X2 + 2 X3 + X4)/4

Misalkan:

X1 = jumlah tenaga administrasi yang berpendidikan D4 atau S1 ke atas.

X2 = jumlah tenaga administrasi yang berpendidikan D3.

X3 = jumlah tenaga administrasi yang berpendidikan D1 atau D2

X4 = jumlah tenaga administrasi yang berpendidikan SMU/SMK

53 4.6.2 Upaya yang telah dilakukan PS dalam mening-katkan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidi-kan. Upaya peningkatan kualifikasi dan kompetensi dikaitkan dengan:

Pemberian kesempatan belajar/pelatihan

Pemberian fasilitas, termasuk dana


No


BAN-PT

Hasil


Khusus

54 5.1.1 Kompetensi lulusan

5.1.1.a Kelengkapan dan perumusan kompetensi

55 5.1.1.b Orientasi dan kesesuaian dengan visi dan misi

56 5.1.2 Struktur Kurikulum

5.1.2.a Kesesuaian matakuliah dan urutannya dengan standar kompetensi

Catatan:

Untuk menilai kesesuaian mata kuliah dan urutannya, bila perlu asesor memperhatikan silabus/materi mata kuliah

57 5.1.2.b Persentase mata kuliah yang dalam penentuan nilai akhirnya memberikan bobot pada tugas-tugas (prektikum/praktek, PR atau makalah) ≥ 20% à PTGS

Cara penghitungan:

Jumlah mata kuliah yang diberi tanda √ pada kolom (7) dibagi dengan jumlah total mata kuliah wajib dan pilihan.

58 5.1.2.c Mata kuliah dilengkapi dengan deskripsi mata kuliah, silabus dan SAP

PDMK = Persentase mata kuliah yang memiliki deskripsi, silabus dan SAP.

57 5.1.3 Fleksibilitas mata kuliah pilihan

BMKP = Bobot mata kuliah pilihan dalam sks

RMKP = Rasio sks mata kuliah pilihan yang disediakan/dilaksanakan terhadap sks mata kuliah pilihan yang harus diambil

Catatan:

Bagi PS yang memiliki jalur pilihan/peminatan/konsentrasi, matakuliah yang khas jalur pilihan/peminatan/ konsentrasi dianggap sebagai mata kuliah pilihan.

58 5.1.4 Substansi praktikum dan pelaksanaan praktikum.

Catatan:

Peer group diharapkan menentukan modul-modul praktikum yang harus dilakukan, syarat minimal maupun yang lebih baik.

59 5.2.a Pelaksanaan peninjauan kurikulum selama 5 tahun terakhir

60 5.2.b Penyesuaian kurikulum dengan


52

No


BAN-PT

Hasil


Khusus

61 5.3.1.a Pelaksanaan pembelajaran memiliki mekanisme untuk memonitor, mengkaji, dan memperbaiki setiap semester tentang:

(a) kehadiran mahasiswa

(b) kehadiran dosen

(c) materi kuliah

Penilaian butir ini dihitung dengan cara berikut:

NA =

Sedangkan penghitungan skor untuk setiap butir sebagai berikut:

1: Tidak ada monitoring

2: Ada monitoring tetapi tidak ada evaluasi

3: Ada monitoring, evaluasi tidak kontinu

4: Ada monitoring dan evaluasi secara kontinu

62 5.3.1.b Mekanisme penyusunan materi perkuliahan

63 5.3.2 Mutu soal ujian

64 5.4.1.a Rata-rata banyaknya mahasiswa per dosen Pembimbing Akademik (PA) per semester (=RMPA)

65 5.4.1.b Pelaksanaan kegiatan pembimbingan akademik

66 5.4.1.c Jumlah rata-rata pertemuan pembimbingan per mahasiswa per semester (= PP)

67 5.4.2 Efektivitas kegiatan perwalian

68 5.5.1.a Ketersediaan panduan, sosialisasi, dan penggunaan

69 5.5.1.b Rata-rata mahasiswa per dosen pembimbing tugas akhir (=RMTA)

70 5.5.1.c Rata-rata jumlah pertemuan/pembimbingan selama penyelesaian TA (=RBTA)

71 5.5.1.d Kualifikasi akademik dosen pembimbing tugas akhir

72 5.5.2 Rata-rata waktu penyelesaian penulisan tugas akhir (=RPTA)

73 6.1 Keterlibatan program studi dalam perencanaan target kinerja, perencanaan kegiatan/ kerja dan perencanaan alokasi dan pengelolaan dana.

74 6.2.1 Penggunaan dana untuk operasional (pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, termasuk gaji dan upah).


No


BAN-PT

Hasil


Khusus

Jumlah dana operasional/mahasiswa/tahun (=DOM)

75 6.2.2 Dana penelitian dalam tiga tahun terakhir.

Rata-rata dana penelitian/dosen tetap/tahun (=RPD)

76 6.2.3 Dana yang diperoleh dalam rangka pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dalam tiga tahun terakhir (= RPKM).

77 6.3.1 Luas ruang kerja dosen.

Catatan: Data diambil dari kolom 3, tabel 6.3.1.

Jika luas ruang rata-rata untuk dosen tetap (= jumlah luas ruang dosen tetap dibagi dengan jumlah dosen tetap) kurang dari 4 m2, maka skor pada subbutir ini = nol.

Cara menghitung skor luas ruang dosen tetap (SLRDT):

SLRDT =

A= a + 2b + 3c + 4d

B= a + b + c + d

Keterangan notasi:

a = Luas total (m2) ruang bersama untuk dosen-tetap

b = Luas total (m2) ruang untuk 3-4 orang dosen- tetap

c = Luas total (m2) ruang untuk 2 orang dosen- tetap

d = Luas total (m2) ruang untuk 1 orang dosen- tetap

78 6.3.2 Prasarana (kantor, ruang kelas, ruang labora-torium, studio, ruang perpustakaan, kebun perco-baan, dsb. kecuali ruang dosen) yang dipergunakan PS dalam proses pembelajaran.

79 6.3.3 Prasarana lain yang menunjang (misalnya tempat olah raga, ruang bersama, ruang himpunan mahasiswa, poliklinik)

80 6.4.1.a Bahan pustaka berupa buku teks.

81 6.4.1.b Bahan pustaka berupa disertasi/tesis/ skripsi/ tugas akhir

82 6.4.1.c Bahan pustaka berupa jurnal ilmiah terakreditasi Dikti

83 6.4.1.d Bahan pustaka berupa jurnal ilmiah internasional

84 6.4.1.e Bahan pustaka berupa prosiding seminar dalam tiga tahun terakhir


54

No


BAN-PT

Hasil


Khusus

85 6.4.2 Akses ke perpustakaan di luar PT atau sumber pustaka lainnya

86 6.4.3 Ketersediaan, akses dan pendayagunaan sarana utama di lab (tempat praktikum, bengkel, studio, ruang simulasi, rumah sakit, puskesmas/balai kesehatan, green house, lahan untuk pertanian, dan sejenisnya)

87 6.5.1 Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan PS dalam proses pembelajaran (hardware, software, e-learning, perpustakaan, dll.)

86 6.5.2 Aksesibilitas data dalam sistem informasi

Nilai butir ini didasarkan pada hasil penilaian 11 jenis data (lihat kolom 1 pada tabel butir 6.5.2) dengan cara berikut:

Skor akhir =

(jumlah total skor pada ke-11 jenis data) : 11

Sedang untuk setiap jenis data, penilaian didasarkan atas aturan berikut:

1: Data ditangani secara manual

2: Data ditangani dengan komputer tanpa jaringan

3: Data ditangani dengan komputer, serta dapat diakses melalui jaringan lokal (LAN)

4: Data ditangani dengan komputer, serta dapat diakses melalui jaringan luas (WAN)

87 7.1.1 Jumlah penelitian yang sesuai dengan bidang keilmuan PS, yang dilakukan oleh dosen tetap yang bidang keahliannya sama dengan PS, selama 3 ta-hun.

Penilaian dilakukan dengan penghitungan berikut:

NK = Nilai kasar =

Keterangan:

na = Jumlah penelitian dengan biaya luar negeri yang sesuai bidang ilmu

nb = Jumlah penelitian dengan biaya luar yang sesuai bidang ilmu

nc = Jumlah penelitian dengan biaya dari PT/sendiri yang sesuai bidang ilmu

f = Jumlah dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS


No


BAN-PT

Hasil


Khusus

88 7.1.2 Keterlibatan mahasiswa yang melakukan tugas akhir dalam penelitian dosen

Cara penilaian dilakukan dengan menghitung se-bagai berikut:

PD = Persentase mahasiswa yang melakukan tugas akhir dalam penelitian dosen

89 7.1.3 Jumlah artikel ilmiah yang dihasilkan oleh dosen tetap yang bidang keahliannya sama dengan PS, selama 3 tahun


NK = Nilai kasar =

Keterangan:


na, nb, nc dapat dilihat pada Tabel 7.1.3.

Catatan:

Untuk borang yang masih menggunakan tanda Ö dalam mengisi sel-sel pada kolom 6, 7, dan 8 agar diganti dengan banyaknya dosen pada kolom 3.

90 7.1.4 Karya-karya PS/institusi yang telah mem-peroleh perlindungan Hak atas Kekayaan Intel-ektual (HaKI) dalam tiga tahun terakhir

91 7.2.1 Jumlah kegiatan pelayanan/pengabdian kepa-da masyarakat (PkM) yang dilakukan oleh dosen tetap yang bidang keahliannya sama dengan PS selama tiga tahun.


NK = Nilai kasar =

Keterangan:

na = Jumlah kegiatan PkM dengan biaya luar negeri yang sesuai bidang ilmu

nb = Jumlah kegiatan PkM dengan biaya luar yang sesuai bidang ilmu

nc = Jumlah kegiatan PkM dengan biaya dari PT/sendiri yang sesuai bidang ilmu


92 7.2.2 Keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan pela-yanan/pengabdian kepada masyarakat

93 7.3.1 Kegiatan kerjasama dengan instansi di dalam negeri dalam tiga tahun terakhir

Catatan;Tingkat kecukupan bergantung pada jumlah dosen tetap PS.


56

Y = Ya; T = Tidak

Palangka Raya,

Auditor,

( ________________________ )

No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi

BAN-PT

Hasil


Khusus

94 7.3.2 Kegiatan kerjasama dengan instansi di luar negeri dalam tiga tahun terakhir.

Catatan;

Tingkat kecukupan bergantung pada jumlah dosen


Contoh Laporan Audit Mutu Internal (AMIN) Fakultas

LAPORAN

Audit Mutu

Internal

(AMIN)

Fakultas

Nama Fakultas : __________________________

Ketua Tim Auditor : __________________________

Anggota : __________________________

: __________________________

Siklus / Tahun : _____________ / ___________

Lembaga Penjaminan Mutu

IAIN Palangka Raya

FO-IAINpry-LPM-QP-11-02


58

LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL

I. PENDAHULUAN

II. TUJUAN AUDIT Berikan tanda √ sesuai yang dikerjakan

III. LINGKUP AUDIT Butir-butir Standar EDPS yang terdiri dari:

a. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi b. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu c. Mahasiswa dan lulusan d. Sumber daya manusia e. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik f. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi g. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama h. Keuangan

Nama Fakultas

Alamat

Nama Dekan Telp. :

Tanggal Audit

Ketua Auditor Fakultas :

Anggota Auditor Nama : Fakultas : Telp. :

Nama : Fakultas : Telp. :

Tanda Tangan Ketua Auditor

Tanda Tangan Kaprodi :

a. Memastikan apakah temuan/rencana tindakan koreksi pada Siklus Audit tahun sebelumnya telah ditindaklanjuti.

b. Memastikan kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu Fakultas ter-hadap Dokumen Akademik Universitas, Dokumen Akademik Fakultas dan Doku-men Mutu Fakultas

c. Memetakan kesiapan Fakultas dalam melaksanakan program Akreditasi/sertifikasi

d. Memastikan kelancaran pelaksanaan pengelolaan Fakultas/SV/SPS

e. Memetakan peluang peningkatan mutu Fakultas/SV/SPS

f. Tujuan lain, sebutkan:


Butir-butir Standar D-EDF yang terdiri dari: a. Pernyataan Misi b. Rencana Strategis c. Pengelolaan d. Sumber daya manusia e. Pendanaan f. Aktivitas Pendidikan g. Penelitian h. Kontribusi/Pengabdian pada Masyarakat dan Komunitas i. Capaian Prestasi j. Kepuasan Pelanggan k. Penjaminan Mutu dan Internasional Benchmarking

IV. JADWAL AUDIT

V. TEMUAN AUDIT

1. Ketidak-sesuaian

2. Saran Perbaikan

No Jam Kegiatan Audit

1 Pembukaan & Pertemuan dengan Kaprodi

2 Pertemuan dengan Staf Dosen

3 Pertemuan dengan Karyawan

4 Pertemuan dengan Mahasiswa

5 ………………………………………

6 Penyampaian Temuan & Penutupan

KTS/OB (Initial Auditor)

Referensi (butir mutu)

Pernyataan

No Bidang Kelebihan Peluang Peningkatan


60

VI. KESIMPULAN AUDIT

Tim audit menyimpulkan : 1. Sistem dokumentasi cukup lengkap dan terstruktur untuk mendukung pelaksanaan

Sistem Penjaminan Mutu Internal. o Ya o Tidak o Lainnya, sebutkan : _____________ 2. Fakultas telah menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal secara konsisten dan

berkelanjutan. o Ya o Tidak o Lainnya, sebutkan : _____________ 3. Temuan pada periode audit ini adalah : : ( )___(Major), ( ) ___(Minor),

( )___(Obervasi) 4. PTK pada temuan audit sebelumnya telah ditindak-lanjuti secara efektif.

o Ya o Tidak 5. Jika tidak, sebutkan rekomendasi tim auditor : _____________________

6.Fakultas menunjukkan komitmennya terhadap impementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk tercapainya kepuasan stakeholder. . o Ya o Tidak o Lainnya, sebutkan : _____________


Lampiran 1.

Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)


Fakultas

Program Studi

Ketua Program Studi

Auditor Tanggal Audit

PTK No: Kategori : Mayor Minor Observasi

Referensi (Butir Mutu)

Uraian Temuan (diisi oleh auditor & ditandatangani):

Tanda Tangan Auditor Tanggal :

Rencana Tindakan Koreksi (diisi oleh teraudit & ditandatangani):

Tanda Tangan Terau-dit

Tanggal :

Tinjauan Efektifitas Tindakan Koreksi (diisi oleh auditor pada audit berikutnya & ditandatan-gani):



62

Lampiran 2.

Pemantau PTK


Palangka Raya,

Auditor

(_________________)

No No PTK

Kategori PTK Rencana

penyelesaian Realisasi

PTK Penanggung jawab PTK

Major Minor Observasi


Lampiran 3.

DAFTAR HADIR


AUDIT MUTU INTERNAL (AMIN)

Siklus:______Tahun:_______

Fakultas :

Program Studi :

Hari/Tanggal :

Auditor : 1. _________________(Ketua)

2. _________________(Anggota)

3. _________________(Anggota)

Palangka Raya,

MP-AMIN

(________________)

No. Nama Jabatan Tandatangan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


64

Contoh Formulir Evaluasi Audit Mutu Internal oleh teraudit:

Petunjuk :

Berikan tanda SILANG (X) sesuai jenis audit yang telah dilaksanakan:

Audit Prodi (AMIN), tahun 20____

Audit Fakultas, tahun 20____

Evaluasi dilakukan dengan menilai tingkat kesesuaian antara pernyataan dengan kenyataan sela-ma pelaksanaan audit berlangsung, dengan ketentuan nilai sebagai berikut :

Berikan tanda SILANG (X) pada kolom tingkat kesesuaian yang dianggap paling benar/tepat untuk setiap pernyataan dalam tabel berikut :

FORMULIR

No. Dokumen FO-IAIN PRY-LPM-QP-012


EVALUASI AUDI MUTU INTERNAL OLEH TERAUDIT

Revisi 01

Halaman i dari 02

No Butir Evaluasi Tingkat kesesuaian

1 2 3 4

1 Tujuan pengembangan audit bermanfaat bagi pengembangan mutu institusi

2 Lingkup audit bermanfaat bagi mengembangkan mutu institusi

3 Materi/instrumen audit mendukung tercapainya tujuan audit

4 Materi/instrumen audit mudah dipahami oleh teraudit

5 Materi/instrumen audit mudah disiapkan oleh teraudit

6 Teknik pelaksanaan audit mendukung tercapainya tujuan audit

7 Waktu pelaksanaan audit sesuai kebutuhan

8 Kinerja Auditor :

a. Obyektif

b. Komunikatif

c. Terbuka

d. Profesional

Nilai Tingkat kesesuaian

1 : Sangat sesuai

2 : Sesuai

3 : Kurang sesuai

4 : Tidak sesuai


Masukan:

1. Materi/instrumen Audit :

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

2. Pelaksanaan audit :

a. ......................................................................................................................................

b. ......................................................................................................................................

c. ......................................................................................................................................

d. ......................................................................................................................................

3. Saran untuk auditor

a) Ketua tim Auditor :

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

b) Angota tim Auditor :

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................




Halaman i dari 02


66

Contoh Formulir Evaluasi Audit Mutu Internal oleh Auditor:

Petunjuk :

Berikan tanda SILANG (X) sesuai jenis audit yang telah dilaksanakan:

Audit Prodi (AMIN), tahun 20____

Audit Fakultas, tahun 20____

Evaluasi dilakukan dengan menilai tingkat kesesuaian antara pernyataan dengan kenyataan sela-ma pelaksanaan audit berlangsung, dengan ketentuan nilai sebagai berikut :

Berikan tanda SILANG (X) pada kolom tingkat kesesuaian yang dianggap paling benar/tepat untuk setiap pernyataan dalam tabel berikut :

FORMULIR

No. Dokumen FO-IAIN PRY-LPM-QP-012


EVALUASI AUDIT MUTU INTERNAL OLEH AUDITOR

Revisi 01

Halaman i dari 02

No Butir Evaluasi Tingkat kesesuaian

1 2 3 4

1 Tujuan pengembangan audit bermanfaat bagi pengembangan mutu institusi

2 Lingkup audit bermanfaat bagi mengembangkan mutu institusi

3 Materi/instrumen audit mendukung tercapainya tujuan audit

4 Materi/instrumen audit mudah dipahami oleh auditor

5 Materi/instrumen audit mudah disiapkan oleh auditor

6 Teknik pelaksanaan audit mendukung tercapainya tujuan audit

7 Waktu pelaksanaan audit sesuai kebutuhan

8 Kinerja Auditor :

a. Obyektif

b. Komunikatif

c. Terbuka

d. Profesional

Nilai Tingkat kesesuaian

1 : Sangat sesuai

2 : Sesuai

3 : Kurang sesuai

4 : Tidak sesuai


Masukan:

1. Materi/instrumen Audit :

a. ......................................................................................................................................

b. ......................................................................................................................................

c. ......................................................................................................................................

d. ......................................................................................................................................

2. Pelaksanaan audit :

a. ......................................................................................................................................

b. ......................................................................................................................................

c. ......................................................................................................................................

d. ......................................................................................................................................

3. Saran untuk auditor

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................




Halaman i dari 02


68

Contoh Laporan Audit Mutu Internal (AMIN) Prodi

LAPORAN

Audit Mutu

Internal

(AMIN)

Program Studi

Jenjang (pilih salah satu) : S-1 / S-2

Fakultas : __________________________

Program Studi : __________________________

Ketua Program Studi : __________________________

Ketua Tim Auditor : __________________________

Anggota : __________________________

: __________________________

Siklus / Tahun : _____________/_____________

Lembaga Penjaminan Mutu

IAIN Palangka Raya FO-IAINpry-LPM-QP-11-02


LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL PROGRAM STUDI

I. PENDAHULUAN

I. TUJUAN AUDIT Berikan tanda √ sesuai yang dikerjakan

III. LINGKUP AUDIT Butir-butir Standar EDPS yang terdiri dari:

a. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi b. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu c. Mahasiswa dan lulusan d. Sumber daya manusia e. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik f. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi

Fakultas

Program Studi

Alamat

Nama Kaprodi Telp. :

Tanggal Audit

Ketua Auditor Fakultas :

Anggota Auditor Nama : Fakultas : Telp. :

Nama : Fakultas : Telp. :

Tanda Tangan Ketua Auditor

Tanda Tangan Kaprodi :

a. Memastikan apakah temuan/rencana tindakan koreksi pada Siklus Audit tahun sebelumnya telah ditindaklanjuti.

b. Memastikan kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu Program Studi terhadap Dokumen Akademik Universitas, Dokumen Akademik Fakultas dan Dokumen Mutu Fakultas

c. Memetakan kesiapan Fakultas dalam melaksanakan program Akreditasi

d. Memastikan kelancaran pelaksanaan pengelolaan Program Studi

e. Memetakan peluang peningkatan mutu Program Studi

f. Tujuan lain, sebutkan:


70

g. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama h. Keuangan

IV. JADWAL AUDIT

V. TEMUAN AUDIT

1. Ketidak-sesuaian

2. Saran Perbaikan

Tim audit menyimpulkan : 1. Sistem dokumentasi cukup lengkap dan terstruktur untuk mendukung pelaksanaan

Sistem Penjaminan Mutu Internal. o Ya o Tidak o Lainnya, sebutkan : _____________ 1. Fakultas telah menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal secara konsisten dan

berkelanjutan. o Ya o Tidak o Lainnya, sebutkan : _____________ 1. Temuan pada periode audit ini adalah : : ( )___(Major), ( ) ___(Minor),

( )___(Obervasi)

No Jam Kegiatan Audit

1 Pembukaan & Pertemuan dengan Kaprodi

2 Pertemuan dengan Staf Dosen

3 Pertemuan dengan Karyawan

4 Pertemuan dengan Mahasiswa

5 Pertemuan dengan alumni/pengguna lulusan (jika ada)

6 Penyampaian Temuan & Penutupan

KTS/OB (Initial Auditor)

Referensi (butir mutu)

Pernyataan

No Bidang Kelebihan Peluang Peningkatan


2. PTK pada temuan audit sebelumnya telah ditindak-lanjuti secara efektif. o Ya o Tidak

Jika tidak, sebutkan rekomendasi tim auditor : _____________________

3. kaprodi menunjukkan komitmennya terhadap impementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk tercapainya kepuasan stakeholder. . o Ya o Tidak o Lainnya, sebutkan : _____________


72

Lampiran 1.

Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)


Fakultas

Program Studi

Ketua Program Studi

Auditor Tanggal Audit

PTK No: Kategori : Mayor Minor Observasi

Referensi (Butir Mutu)

Uraian Temuan (diisi oleh auditor & ditandatangani):


Rencana Tindakan Koreksi (diisi oleh teraudit & ditandatangani):

Tanda Tangan Terau-dit

Tanggal :

Tinjauan Efektifitas Tindakan Koreksi (diisi oleh auditor pada audit berikutnya & ditandatan-gani):



Lampiran 2.

Pemantau PTK


Palangka Raya,

Auditor

(_________________)

No No PTK

Kategori PTK *) Rencana

penyelesaian Realisasi

PTK Penanggung jawab PTK

Major Minor Observasi


74

standar audit mutu internal (amin) - iain palangka raya

Documents