STANDARD OPERATING PROCEDURE Number 001/SOP-Log/GA/IX/15

PENGADAAN BARANG/LOGISTIK, PAYROLL dan HUMAS/ SPECIAL PROJECT Revision 002

Date 26/09/2015

PT. Bintang Sinar Perkasa Page 1 of 2

1. DEFINITION1.1. Pengadaan barang adalah kegiatan penyediaan barang yang dibiayai dengan keuangan

perusahaan, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang.1.2. Pengadaan barang dapat berupa kebutuhan konsumsi sehari-hari maupun kebutuhan teknis

guna mendukung aktivitas pengeboran di lapangan.1.3. Pengajuan payroll adalah kegiatan 2 (dua) mingguan yang khusus dilakukan untuk

mempersiapkan pembayaran gaji karyawan harian di lapangan.

2. PURPOSE 2.1. Prosedur ini dibuat untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan pengadaan

barang / peralatan sesuai dengan kebutuhan yang diminta oleh masing-masing bagian kepada Divisi Logistik dan pejabat struktural terkait untuk disediakan, guna menunjang kelangsungan proses pengeboran/ produksi/ kegiatan perusahaan lainnya.

2.2. Agar pembayaran gaji karyawan harian di lapangan dapat dilakukan tepat waktu sesuai dengan data kehadiran yang telah disepakati bersama.

3. SCOPE 3.1. Ruang lingkup SOP Pengadaan Barang/Material ini meliputi semua kegiatan pengadaan di

Lapangan maupun Kantor Cabang mulai dari perencanaan kebutuhan sampai selesainya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/material dan diterimanya barang/material tersebut sesuai bagian dan peruntukannya masing-masing.

3.2. Ruang lingkup pembayaran payroll meliputi semua kegiatan dalam memperoleh data dari lapangan berupa timesheet maupun form kehadiran karyawan.

4. PROCEDURE 4.1. Tahapan secara jelas dalam proses pengadaan barang/ material.

1) Bagian Logistik di lapangan akan mengecek persediaan barang di gudang secara berkala untuk menghindari kosongnya persediaan pada saat dibutuhkan.

2) Pada saat ada persediaan yang menipis atau membutuhkan barang/material tertentu, Lapangan/ user mengisi Form Material Requisition (MR) rangkap dua, dengan mencantumkan Perkiraan Harga (Estimate), jumlah, unit barang, dan spesifikasi yang lengkap, jika merupakan kebutuhan teknis perlu dilengkapi juga antara lain: Brand, Part Number, dll. Jika merupakan kebutuhan konsumsi pekerja di lapangan dapat menyesuaikan dengan tetap menggunakan form yang ada. Form tersebut dibuat oleh bagian Logistik dan disetujui oleh KTT, Lembar yang asli diberikan/ dikirim kepada Kantor Cabang dan salinannya diarsipkan oleh Lapangan/User.

3) Form Material Requisition (MR) dari lapangan akan dicek dan ditandatangani oleh penanggung jawab Kantor Cabang, kemudian dikirim ke Kantor Pusat sebagai pengajuan anggaran untuk dilakukan pengecekan dan supervisi oleh Bagian operation dan Keuangan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE Number 001/SOP-Log/GA/IX/15

PENGADAAN BARANG/LOGISTIK, PAYROLL dan HUMAS/ SPECIAL PROJECT Revision 002

Date 26/09/2015

PT. Bintang Sinar Perkasa Page 2 of 2

4) Bagian Operation akan melakukan pengecekan lebih detail perihal pengajuan anggaran dari lapangan tersebut dengan berkoordinasi dengan Kantor Cabang maupun pihak terkait agar pengajuan barang/material dapat efektif, tepat guna dan sesuai kebutuhan.

5) Jika sudah dilakukan supervisi oleh bagian Operation, kemudian diajukan ke Bagian Keuangan untuk dimintakan persetujuan ke Direktur Utama, setelah mendapat disposisi Direktur Utama, jika anggaran tersedia, bagian Keuangan akan mengirimkan sejumlah dana yang telah disetujui ke Kantor Cabang. Berikutnya, Kantor Cabang akan memproses pengadaan barang/material sesuai pengajuan yang telah disetujui.

6) Proses pengadaan barang/material dilakukan oleh kantor Cabang Bungku, Jika barang yang dibutuhkan tidak tersedia maka akan dialihkan/ dicari di Kendari melalui Kantor Cabang Kendari.

7) Khusus proses pengadaan material/barang yang tidak dapat dilakukan oleh lapangan ataupun Kantor Cabang, maka pengadaan barang dapat diajukan untuk di proses melalui Kantor Pusat, Kantor Pusat akan melakukan pengadaan barang dengan mengeluarkan Purchase Order (PO).

8) Kantor Cabang mengirimkan laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran dengan dilengkapi semua bukti/nota pembelian/kwitansi asli dari pengadaan barang/material tersebut ke Kantor Pusat beserta tanda terima dari lapangan yang ditandatangani masing-masing penanggung jawab.

4.2. Tahapan secara jelas dalam proses pengajuan payroll ke Kantor Pusat.1) Payroll dibagi menjadi 2 (dua) termin dalam 1 (satu) bulan, masing-masing dihitung

sebanyak 14 (empat belas) hari kerja/ 2 (dua) minggu.2) Pengajuan payroll dilakukan minimal 2 hari sebelum jatuh tempo.3) Setiap hari admin di lapangan melakukan update timesheet sesuai dengan data kehadiran

yang ada4) Setiap 3 hari sebelum jatuh tempo, Kantor Cabang Bungku mengambil langsung ke

lapangan rekap data kehadiran dan daftar absensi harian.5) 2 hari sebelum jatuh tempo, Kantor Cabang Bungku sudah harus mengirimkan rekap data

dan absensi kehadiran tersebut ke Kantor Pusat berupa hasil scan.6) HR di Kantor Pusat melakukan pengecekan data absensi dengan berkoordinasi dengan

Kantor Cabang Bungku sebelum diserahkan ke bagian Keuangan.7) Bagian Keuangan akan mengirimkan sejumlah dana untuk payroll karyawan harian sesuai

hasil rekap dari HRD.

5. DIAGRAM ALUR

Prepared by Approved