s.o.p penerimaan mahasiswa baru - ikifa.ac.idikifa.ac.id/ikifa/docs/upmi/sop akademik.pdf · mhs...

AKADEMI FARMASI IKIFANO :

TANGGAL :

STANDAR OPERASIONALPROSEDUR

REVISI :

PENERIMAAN MAHASISWA BARU

S.O.P

PENERIMAAN MAHASISWA BARU

ProsesPenanggung Jawab

Nama Jabatan Tandatangan

Perumusan

Pemeriksaan

Persetujuan

Penetapan

Pengendalian

Pengesahan

A. TUJUAN

1. Memberikan panduan dalam pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru program

Diploma III Akademi Farmasi IKIFA agar terlaksana secara transparan dan akuntabel

2. Menjamin program studi agar dapat memperoleh input calon mahasiswa yang

bermutu.

B. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup proses pendaftaran, seleksi melalui tes online dan kesehatan serta

pemilihan kelas.

C. DEFINISI1. Calon Mahasiswa Program Diploma III Akademi Farmasi IKIFA adalah Warga

Negara Indonesia atau Asing lulusan sekolah menengah atas

(SMF/SMKF/SMK/SMA/Sederajat) yang memenuhi syarat untuk masuk atau pindah

ke Akademi Farmasi IKIFA.2. Calon mahasiswa pindahan dari Perguruan Tinggi (PT) lain adalah mahasiswa yang

berasal dari PT lain yang mendaftar untuk pindah ke program pendidikan diploma III

Akademi Farmasi IKIFA.3. Mahasiswa baru Akademi Farmasi IKIFA adalah mahasiswa yang untuk pertama kali

mengikuti pendidikan di Akademi Farmasi IKIFA4. Registrasi awal adalah registrasi yang wajib dilakukan pada saat pertama kali

mendaftar di Akademi Farmasi IKIFA.5. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PPMB) adalah panitia yang dibentuk oleh

Akademi IKIFA untuk mengkoordinasikan proses administrasi dalam penerimaan

mahasiswa baru.

D. URAIAN PROSEDUR 1. Persiapan PMB

a. BAU menerbitkan SK Direktur tentang Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB).b. Rapat Penerimaan Mahasiswa Baru.

2. Pelaksanaan PMBa. Calon mahasiswa yang memenuhi persyaratan dapat mendaftar ke BAU atau

mendaftar secara online melalui website ikifa.ac.id.b. Calon mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan akan memperoleh Bukti

Pendaftaran dengan membayar uang pendaftaran ke BAK sesuai dengan ketentuan

dan yang bersangkutan berhak mengikuti Seleksi PMB.c. Calon mahasiswa mengikuti tes online melalui CBT.d. Calon mahasiswa yang telah dinyatakan LULUS tes online dapat melanjutkan tes

kesehatan dengan melakukan daftar ulang dan membayar tes kesehatan sesuai

dengan ketentuan.e. Calon mahasiswa mengikuti tes kesehatan.

f. Calon mahasiswa yang telah dinyatakan LULUS Tes Kesehatan dan telah

melakukan daftar ulang dinyatakan sebagai Mahasiswa Baru Akademi Farmasi

IKIFA dan dapat menentukan pilihan kelas sesuai dengan ketentuan yang ada di

Akademi Farmasi IKIFA.

3. Pelaporan PMBLaporan Pertanggungjawaban Kegiatan PMB dilaporkan oleh Penanggung Jawab

kepada Direktur.

E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGANUraian tanggung jawab dan kewenangan pihak-pihak yang terlibat dalam Prosedur

Penerimaan termaktub pada bagian D (Uraian Prosedur) .

F. LAMPIRAN1. Berita Acara Rapat PMB2. SK Direktur tentang Penerimaan Mahasiswa Baru3. Form/Kwitansi Pendaftaran4. Dokumentasi kegiatan PMB

G. CATATAN

-

H. BAGAN ALIR

Bagan alir PMB

Persiapan PMBKegiatan BAU Wadir III Ket.

Rapat PMBSK Dir. Tentang PMB

Pelaksanaan dan Pelaporan PMBKegiatan MABA BAU BAK Wadir III Diektur Ket.

Pendaftaran

Calon

MABA Pembayaran

Uang

Pendaftaran

Calon

MABA

Bukti PembayaranPendaftaran

Tes Masuk Tes Online CBT

1 2

1 2

3

4

Calon

MABA

(LULUS)

Tes Kesehatan (LULUS)

Daftar Ulang

MABA

LPJ PMB Dokumen LPJ PMB


TANGGAL :


REVISI :

REGISTRASI MAHASISWA

S.O.P

REGISTRASI MAHASISWA

5

6

7 8



Perumusan

Pemeriksaan

Persetujuan

Penetapan

Pengendalian

Pengesahan

A. TUJUANAgar pelaksanaan kegiatan registrasi mahasiswa berjalan dengan baik, proses maupun

produknya efektif dan sesuai dengan peraturan yang berlaku serta memenuhi persyaratan.

B. RUANG LINGKUPProsedur ini merupakan panduan untuk pelaksanaan registrasi mahasiswa di lingkungan


C. DEFINISI1. Registrasi Mahasiswa adalah pendaftaran mahasiswa pada awal semester untuk

mengikuti semester berikutnya baik secara administrasi dan akademik.2. LRS (Lembar Rencana Studi) adalah lembar yang berisi daftar mata kuliah yang akan

diikuti oleh mahasiswa dalam satu semester dengan persetujuan PA.3. KRS (Kartu Rencana Studi) adalah kartu yang berisi daftar mata kuliah yang akan

diikuti oleh mahasiswa dalam satu semester dan sudah disetujui oleh PA.

D. URAIAN PROSEDUR

Pelaksanaan Registrasi Mahasiswa

1. BAA menetapkan jadwal cetak KRS dan pengisian KRS mengulang.

2. BAU dengan melibatkan dosen PA menginformasikan jadwal pengisian dan cetak KRS

kepada mahasiswa.

3. Mahasiswa menyelesaikan administrasi keuangan ke BAK.

4. BAK merekap data keuangan mahasiswa sesuai dengan ketentuan dan menyerahkan

kepada BAAK.

5. BAAK membuka akses cetak LRS dan KRS bagi mahasiswa yang sudah

menyelesaikan administrasi keuangan dan membuka akses pengisian KRS mengulang

bagi mahasiswa yang telah mendaftar dan melakukan pembayaran untuk SKS

mengulang.

6. Mahasiswa yang telah menyelesaikan administrasi keuangan, dapat melakukan cetak

LRS/mengisi KRS tambahan bagi mahasiswa yang mengulang melalui SIA.

7. LRS yang telah dicetak diserahkan kepada Dosen PA masing-masing.

8. Dosen PA wajib mengecek kembali LRS yang telah di cetak oleh mahasiswa

9. LRS yang telah disetujui, ditandatangani dan disimpan oleh dosen PA.

10. Apabila LRS telah ditandatangani oleh Dosen PA, maka mahasiswa dapat mencetak

KRS.

11. Dosen PA berhak menghapus/mengedit KRS mengulang apabila terjadi ketidaksesuaian

antara jumlah SKS yang diisi dengan yang didaftarkan oleh mahasiswa ke bagian BAK.

E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGANUraian tanggung jawab dan kewenangan masing – masing pihak sesuai dengan uraian

prosedur di bagian D.

F. LAMPIRAN1. LRS2. Bukti Pembayaran3. KRS4. Jadwal Cetak KRS

G. CATATAN-

H. BAGAN ALIR

Bagan Alir Registrasi Mahasiswa

Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi

Pelaksanaan

Pengendalian Perbaikkan/

Peningkatan

Ket.

Jadwal Cetak

KRS &

Pengisian KRS

UlangPembayaran

Adm.

Keuangan&

Mengisi Log

Book

mengulang

Log book

Mengulang

Bukti

Pembayaran

Pembukaan

Akses Isi

LRS/KRS

Pengisian LRS

Diperiksa dan

didokumentasik

-an oleh PA

LRS

Pencetakkan

KRS

KRS


TANGGAL : STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR REVISI :

BAA BA

BAK

BAAK

Mhs

Mhs

T YPAPA

MH Prodi

PRESENSI ONLINE

S.O.P

PRESENSI ONLINE (e-presensi)



Perumusan

Pemeriksaan

Persetujuan

Penetapan

Pengendalian

Pengesahan

A. TUJUANSebagai pedoman dalam pelaksanaan perkuliahan di Akademi Farmasi IKIFA agar tercapai

tujuan instruksional umum yang telah ditetapkan pada setiap mata kuliah.

B. RUANG LINGKUPProsedur ini berlaku pada seluruh mata kuliah program diploma yang diasuh secara

internal di Akademi Farmasi IKIFA.

C. DEFINISI1. Kuliah adalah kegiatan tatap muka terjadwal antara dosen dengan mahasiswa yang

dilakukan selama 170 menit per sks.

2. Satuan Kredit Semester (SKS) adalah ukuran yang digunakan untuk menyatakan

besarnya beban penyelenggaraan pendidikan dan beban studi mahasiswa dalam satu

semester, sekaligus sebagai pembombot tingkat keberhasilan mahasiswa dalam

kegiatan akademik selama satu semester.3. Surat penunjukan/penugasan adalah Surat Keputusan Direktur Akademi Farmasi

IKIFA yang berisi penugasan kepada dosen untuk melaksanakan perkuliahan pada

suatu mata kuliah.4. Lembar Evaluasi Proses Belajar Mengajar adalah lembar isian yang dikeluarkan oleh

Akfar IKIFA untuk diisi oleh mahasiswa peserta suatu mata kuliah yang meliputi

penilaian terhadap mata kuliah dan penilaian terhadap dosen.5. Presensi adalah daftar kehadiran Dosen dan Mahasiswa dalam pelaksanaan

perkuliahan pada setiap mata kuliah.

D. URAIAN PROSEDUR1. Direktur menetapkan SK tentang Beban Kerja Dosen setiap semester.2. BAA membuat jadwal perkuliahan.3. BAU mengumumkan jadwal perkuliahan.4. Mahasiswa merencanakan jadwal perkuliahan yang akan diikuti untuk 1 minggu

kedepan,.5. Mahasiswa dapat merubah pilihan kelas paling lambat 30 menit sebelum perkuliahan

dimulai.6. Dosen menginformasikan kehadirannya kepada BAU dan mengambil kartu

perkuliahan.7. Dosen yang berhalangan hadir, wajib memberikan materi atau tugas kepada mahasiswa

melalui BAU.8. BAU membukakan akses e-presensi atau menginformasikan materi/tugas yang

diberikan dosen apabila dosen berhalangan hadir.9. Dosen memastikan kehadiran mahasiswa melalui e-presensi paling lambat 15 menit

sebelum perkuliahan berakhir melalui SIA IKIFA sesuai panduan e-presensi Dosen.10. Ka. Prodi memonitoring dan mengevaluasi kehadiran dosen dan mahasiswa.11. IT Support melakukan pengendalian.

E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN

Uraian tanggung jawab dan kewenangan pihak-pihak yang terlibat dalam Prosedur

Penerimaan termaktub pada bagian D (Uraian Prosedur).

F. LAMPIRAN1. Jadwal perkuliahan

G. CATATAN1. Presensi perkuliahan dapat dijadwalkan oleh mahasiswa untuk perkuliahan 1 minggu

kedepan.2. Perubahan/perpindahan kelas dapat dilakukan paling lambat 30 menit sebelum

perkuliahan dimulai.3. Dosen wajib mengkonfirmasi kehadiran mahasiswa paling lambat 15 menit sebelum

perkuliahan selesai.4. Mahasiswa yang sudah terdaftar di homebase / sudah mendaftar e-presensi pada kelas

tertentu, akan tetapi tidak hadir tanpa keterangan maka dianggap tidak hadir dan tidak

dapat mendaftar kembali di kelas lain hingga 1 minggu pertemuan mata kuliah yang

bersangkutan selesai.5. Presensi mahasiswa tetap terhitung kehadirannya apabila Dosen tidak hadir maksimal 2

kali tatap muka, dengan ketentuan Dosen memberikan tugas yang harus diselesaikan

dan dikumpulkan oleh mahasiswa pada waktu yang sama sesuai dengan jadwal

perkuliahan.

H. BAGAN ALIR

Kegiatan Penetapan Pelaksanaan EvaluasiPelaksanaan

Pengendalian Perbaikkan/Peningkatan

Ket.

Penetapan Beban Kerja Dosen (BKD)

Pembuatan Jadwal Perkuliahan

Pengumuman Jadwal Perkuliahan

Mahasiswa menetapkan kelas perkuliahan

Merencanakan 1 minggu kedepan

Menginformasikankehadiran

Membuka akses e-presensi online / menginformasikan

Direktur

BAA

BAU

Mhs

Dosen

BAU

tugas

Memastikan kehadiran mahasiswa

Maks 15 menit sebelum selesai

Monitoring dan Evaluasi Kehadiran Dosen dan Mahasiswa


TANGGAL :


REVISI :

PROSES PELAKSANAAN EVALUASI PEMBELAJARAN/UJIAN(UTS DAN UAS)

S.O.PPROSES PELAKSANAAN EVALUASI

PEMBELAJARAN/UJIAN (UTS DAN UAS)

Proses Penanggung jawab

Dosen

Ka.Prodi

IT Support


Perumusan

Pemeriksaan

Persetujuan

Penetapan

Pengendalian

Pengesahan

A. TUJUAN1. Memberikan panduan bagi seluruh dosen dalam melaksanakan proses evaluasi

pembelajaran/ujian bagi mahasiswa di Akademi Farmasi IKIFA.2. Memastikan bahwa pelaksanaan evaluasi pembelajaran dilaksanakan dan dikendalikan

secara memadai.3. Agar pelaksanaan kegiatan evaluasi pembelajaran bagi mahasiswa berjalan dengan

efektif dan efisien baik proses maupun hasilnya sesuai dengan peraturan yang berlaku

serta memenuhi persyaratan.

B. RUANG LINGKUPProsedur ini merupakan panduan untuk pelaksanaan pembelajaran teori, laboratorium dan

praktik di lahan praktik bagi mahasiswa di Akademi Farmasi IKIFA.

C. DEFINISIProses Evaluasi Pembelajaran adalah dokumen akademik yang menjelaskan pokok

kegiatan dosen dan mahasiswa dalam pelaksanaan evaluasi pembelajaran di kelas,

laboratorium maupun di lahan praktik dalam mencapai sebuah kompetensi.

D. URAIAN PROSEDUR1. Persiapan Ujian

a. BAA mengumumkan jadwal ujian dan jadwal pengawas ujian.b. BAU menyiapkan daftar hadir, daftar nilai, lembar jawaban, tata tertib ujian dan

ruang ujian.c. Masing-masing dosen menyiapkan dan menyerahkan soal ujian yang akan

digunakan dalam pelaksanaan ujian, 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan ujian

berlangsung.

d. BAU menggandakan soal ujian sesuai dengan jumlah mahasiswa.

2. Pelaksanaan Ujiana. Mahasiswa menyelesaikan administrasi keuangan ke BAK untuk dapat melakukan

pencetakkan KPU secara online.b. BAK merekap administrasi keuangan mahasiswa dan melaporkannya ke BAAK.c. BAAK membukakan akses cetak KPUd. Mahasiswa melakukan cetak KPU.

3. Pelaporan Ujiana. BAU mendistribusikan lembar jawaban mahasiswa kepada Dosenb. Dosen memeriksa hasil lembar jawaban ujian mahasiswa.c. Dosen melakukan penginputan nilai ujian maksimal 1 minggu setelah berkas

diterima oleh Dosen yang bersangkutan

E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGANUraian tanggung jawab dan kewenangan pihak-pihak yang terlibat dalam Prosedur Proses

Pelaksanaan Evaluasi Pembelajaran/Ujian (UTS dan UAS) termaktub pada bagian D

(Uraian Prosedur) .

F. LAMPIRAN1. Blanko daftar hadir ujian.2. Blanko daftar nilai.3. Blanko lembar jawabanujian.4. Tata Tertib Ujian.

G. CATATAN1. Mahasiswa wajib memiliki Kartu Peserta Ujian (KPU)2. KPU dapat diunduh pada SIA IKIFA setelah mahasiswa menyelesaikan administrasi

keuangan3. Lembar jawaban mahasiswa diditribusikan oleh BAU paling lambat 1 hari setelah

mata kuliah diujikan4. Penginputan nilai ujian mahasiswa paling lambat 1 minggu sejak Dosen yang

bersangkutan menerima berkas lembar jawaban mahasiswa.

H. BAGAN ALIR

Kegiatan Penetapan/

persiapan

Pelaksanaan Evaluasi

Pelaksanaan


Peningkatan

Ket.

Jadwal Ujian

(UTS/UAS)

Menyerahkan

Soal Ujian

Persiapan

perangkat ujianPembayaran

Adm.

Keuangan

Bukti

Pembayaran

Merekap

Administrasi

Keuangan

Rekap

Keuangan

MahasiswaPembukaan

Aksescetak

KPU

KPU

Cetak KPU

Pelaksanaan

Ujian

Perangkat

UjianDistribusi

Lembar

Jawaban

Lembar

Jawaban Hasil

UjianPenilaian Hasil

Ujian


TANGGAL : STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR REVISI :

BAA

Dsn

BA

Mhs

T

BAK

Y

BAAKK

Mhs

Mhs

BAU

Dsn BAA

Prodi

UJIAN SUSULAN

S.O.P

UJIAN SUSULAN



Perumusan

Pemeriksaan

Persetujuan

Penetapan

Pengendalian

Pengesahan

A. TUJUANMemberikan panduan dalam pelaksanaan Ujian Susulan di Akademi Farmasi IKIFA.

B. RUANG LINGKUPProsedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelayanan permohonan ijin ujian susulan

mahasiswa di Akademi Farmasi IKIFA.

C. DEFINISIUjian susulan adalah prosedur yang memudahkan mahasiswa menjalani ujian UTS

maupun UAS bila tidak bisa mengikuti ujian terjadwal karena kondisi tertentu yang

diperbolehkan.

D. URAIAN PROSEDUR1. BAA mengumumkan jadwal pelaksanaan ujian susulan melalui BAU2. Mahasiswa mengambil Log Book ujian susulan ke BAU dengan melampirkan surat

keterangan yang menyatakan tidak bisa ikut ujian.3. BAA merekap data mahasiswa yang mengikuti ujian susulan dan berkoordinasi dengan

Ka. Prodi untuk menginformasikan ke dosen pengampu mata kuliah perihal jadwal

pelaksanaan ujian susulan dan bentuk soal yang diujikan.4. BAU menyiapkan absen ujian susulan, lembar jawaban susulan, dan menggandakan

soal ujian susulan.5. Mahasiswa melaksanakan ujian susulan sesuai jadwal yang ditetapkan.6. BAU mendistribusikan lembar jawaban mahasiswa kepada dosen.7. Dosen memeriksa hasil lembar jawaban mahasiswa.8. Dosen melakukan penginputan nilai ujian susulan mahasiswa.



F. LAMPIRAN1. Log Book Ujian Susulan ;2. Formulir Presensi Mahasiswa Ujian Susulan; dan3. Lembar Jawaban Ujian.

G. CATATAN-

H. BAGAN ALIR

Kegiatan PenetapanPelaksanaa

n

Evaluasi

Pelaksanaa

n

Pengendalia

n

Peningkata

nKet.

Jadwal

Pelaksanaan

Ujian

SusulanPengisian

Log Book

Ujian

SusulanMenyerahka

n soal ujian

susulanPersiapan

perangkat

ujian susulanPelaksanaan

Ujian

SusulanDistribusi

Lembar

JawabanPenilaian dan

penginputan

nilai

mahasiswa

BAA

BAU

MHS

DOSEN

BAU

MHS

BAU

DosenKa. Prodi


TANGGAL :


REVISI :

KULIAH SEMESTER PENDEK

S.O.P

KULIAH SEMESTER PENDEK



Perumusan

Pemeriksaan

Persetujuan

Penetapan

Pengendalian

Pengesahan

A. TUJUAN

Memberikan prosedur pelaksanaan Kuliah Semester Pendek (KSP)

B. RUANG LINGKUPProsedur ini merupakan panduan bagi mahasiswa untuk mengetahui tata cara pelaksanaan

Kuliah Semester Pendek (KSP).

C. DEFINISIKuliah Semester Pendek adalah program perkuliahan yang bersifat remedial bagi

mahasiswa yang memperoleh nilai C- dan D serta dilaksanakan di akhir semester.

D. URAIAN PROSEDUR1. BAA mengumumkan jadwal pendaftaran KSP melalui BAU.2. Mahasiswa mendaftar dengan mengisi formulir ke BAU dengan melampirkan nilai

akhir yang akan di SP kan.3. Mahasiswa membawa formulir KSP ke Pembimbing Akademik (PA) untuk mendapat

arahan dan persetujuan mengikuti SP.4. Mahasiswa membayar biaya KSP ke BAK sesuai dengan mata kuliah yang diambil.5. Formulir KSP diserahkan ke BAA.6. BAA merekap data mahasiswa yang mengikuti KSP dan berkoordinasi dengan Ka.

Prodi untuk menetapkan dosen pengampu mata kuliah dan jadwal pelaksanaan KSP.7. BAU membuat SK Direktur tentang Pelaksanaan Kuliah Semester Pendek (KSP).8. KSP dilaksanakan sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku di Akademi Farmasi

IKIFA.

E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN1. Wadir I dan Tim membuat jadwal pendaftaran dan pelaksanaan KSP serta menentukan

dosen pengampu mata kuliah KSP.2. BAK merekap daftar nama mahasiswa yang mendaftar KSP serta membuatkan daftar

hadir KSP.

F. LAMPIRAN1. Jadwal Pendaftaran KSP.2. SK Direktur tentang Pelaksanaan Kuliah Semester Pendek (KSP).3. Log Book Pendaftaran KSP.4. Formulir KSP.5. Daftar Hadir Dosen dan Mahasiswa Pelaksanaan KSP.

G. CATATAN-

H. BAGAN ALIR

Bagan Alir Kuliah Semester Pendek (KSP)


Pelaksanaan


Peningkatan

Ket.

Pengumuman

Jadwal

Pendaftaran KSP

Pengisian Form.

KSP

Form & Log

book KSP

Pembayaran

Biaya KSP dan

memberikan bukti

pembayaran

Bukti

Pembayaran

Pelaporan bukti

pembayaran KSP

Pembuatan SK,

jadwal dan

perangkat KSP

SK Direktur,

jadwal KSP,

perangkat KSP

Pelaksanaan KSPPresensi &

BAP

BAA BAU

Mhs

BAK

Mhs

BAA

Mhs & Dsn Ka.Prodi BAA

Prodi

AKADEMI FARMASI IKIFANO:

TANGGAL :


REVISI :

PENCETAKKAN KHS MAHASISWA

S.O.P

PENCETAKKAN KHS MAHASISWA



Perumusan

Pemeriksaan

Persetujuan

Penetapan

Pengendalian

Pengesahan

A. TUJUANMemberikan penjelasan mengenai prosedur penerbitan Kartu Hasil Studi (KHS)

mahasiswa yang merupakan hasil proses pembelajaran.

B. RUANG LINGKUPProsedur ini merupakan panduan untuk tata cara pencetakan dan penyerahan Kartu Hasil

Studi (KHS) kepada mahasiswa.

C. DEFINISIKartu Hasil Studi (KHS) merupakan informasi tentang hasil studi mahasiswa pada setiap

semester.

D. URAIAN PROSEDUR

1. BAA menetapkan jadwal penginputan nilai dan cetak KHS.

2. BAU menginput presensi mahasiswa ke SIA IKIFA.

3. Dosen pengampu mata kuliah menginput nilai ke SIA IKIFA.

4. Mahasiswa dapat mencetak KHS pada SIA IKIFA secara online.

5. Mahasiswa menyerahkan salinan KHS kepada Dosen PA.

6. Dosen PA memonitor kemajuan belajar mahasiswa dan mendokumentasikan salinan

KHS.

7. Perubahan nilai hanya dapat dilakukan oleh Dosen pengampu mata kuliah yang

bersangkutan.



F. LAMPIRAN1. Jadwal2. Nilai3. Presensi4. Bukti Pembayaran mahasiswa5. Salinan KHS mahasiswa

G. CATATAN

-

H. BAGAN ALIRBagan Alir Pencetakkan KHS


Pelaksanaan


Peningkatan

Ket.

Pengumuman

Jadwal input nilai

dan cetak KHSPenginputan

Presensi

Perkuliahan

Presensi

Perkuliahan

Penginputan Nilai

Mahasiswa

Nilai

Mahasiswa

Akses cetak KHS

Cetak KHSKHS

Lapor Salinan

KHS

Salinan KHS


TANGGAL :


REVISI :

BAA

Dsn

BAU

T

Y

PA

Mhs

PA Prodi

PEMBAYARAN SPP PERKULIAHAN

S.O.P

PEMBAYARAN SPP PERKULIAHAN



Perumusan

Pemeriksaan

Persetujuan

Penetapan

Pengendalian

Pengesahan

A. TUJUANMemberikan penjelasan mengenai prosedur pembayaran SPP perkuliahan

B. RUANG LINGKUPProsedur ini merupakan panduan untuk tata cara pembayaran SPP perkuliahan oleh

mahasiswa

C. DEFINISIPembayaran SPP Perkuliahan merupakan kewajiban mahasiswa yang harus dilaksanakan

setiap semester untuk keberlangsungan perkuliahan

D. URAIAN PROSEDUR

1. Mahasiswa mengisi formulir bukti pembayaran yang disediakan oleh BAK.

2. Mahasiswa membayar SPP sesuai ketentuan.

3. Mahasiswa mendapatkan formulir bukti pembayaran yang asli dan lembar copy bukti

pembayaran diberikan kepada BAK.

4. BAK merekap bukti pembayaran mahasiswa dan mencatatnya di kartu bayaran.

5. BAK melaporkan hasil rekap pembayaran SPP mahasiswa ke Bendahara.


prosedur di bagian D

F. LAMPIRAN1. Bukti Pembayaran mahasiswa2. Kartu Bayaran

G. CATATAN-

H. BAGAN ALIRBagan Alir Pembayaran SPP Perkuliahan


Pelaksanaan


Peningkatan

Ket.

Form.Bukti

Pembayaran

Pembayaran

SPP

Rekap Bukti

Pembayaran

Pelaporan

Pembayaran

SPP

BAK

MHS

BAK

Bend.

W. II


TANGGAL :


REVISI :

KEGIATAN WISUDA

S.O.P

KEGIATAN WISUDA

ProsesPenanggung jawab


Perumusan

Pemeriksaan

Persetujuan

Penetapan

Pengendalian

Pengesahan

A. TUJUAN1. Untuk memberikan jaminan bahwa proses kegiatan wisuda, pelantikan, dan angkat

sumpah lulusan dilaksanakan dan dikendalikan secara memadai dan sesuai dengan

persyaratan yang ada. 2. Agar pelaksanaan wisuda, pelantikan, dan angkat sumpah lulusan dilaksanakan efektif,

efisien dan terkendali.

B. RUANG LINGKUPProsedur ini memberikan panduan untuk melaksanakan kegiatan Wisuda, Pelantikan dan

Angkat Sumpah bagi lulusan di Akademi Farmasi IKIFA.

C. DEFINISI1. Wisuda, pelantikan dan angkat sumpah lulusan Akademi Farmasi IKIFA merupakan

bagian kegiatan penyelenggaraan pendidikan yang diselenggarakan oleh Akademi

Farmasi IKIFA dengan tujuan memberikan pengabsahan bahwa yang bersangkutan

telah menyelesaikan program pendidikannya.

D. URAIAN PROSEDUR1. Wadir III mengusulkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat sumpah.

2. Wadir III memimpin rapat persiapan.

3. Wadir III mengusulkan waktu dan tempat pelaksanaan wisuda,pelantikan dan angkat

sumpah.

4. Direktur mengesahkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat sumpah lulusan

melalui penetapan surat keputusan direktur.

5. Direktur menyetujui tempat dan waktu pelaksanaan wisuda

6. BAUmenyiapkan Surat Keputusan Direktur (kepanitiaan, pelantikan wisuda, lulusan

berprestasi)

7. BAUmembuat surat-surat yang diperlukan.

8. Direktur menandatangani surat-surat keluar berkaitan dengan kegiatan wisuda,

pelantikan dan angkat sumpah.

9. Staf. BAU menyiapkan buku wisuda.

10. Wadir III memantau kegiatan panitia pelaksana wisuda,pelantikan dan angkat

sumpah.

11. Direktur memimpin sidang senat terbuka dan melakukan prosesi wisuda

12. Direktur menyampaikan laporan pendidikan.

E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN1. Direktur

a. Mengesahkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat sumpah lulusan

melalui penetapan surat keputusan direktur.b. Menyetujui tempat dan waktu pelaksanaan wisuda.c. Menandatangani surat-surat keluar berkaitan dengan kegiatan wisuda, pelantikan

dan angkat sumpah.d. Memimpin sidang senat terbuka dan melakukan prosesi wisuda.e. Menyampaikan laporan pendidikan

2. Wadir IIIa. Mengusulkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat

sumpah.b. Memimpin rapat persiapan.c. Mengusulkan waktu dan tempat pelaksanaan wisuda,

pelantikan dan angkat sumpah.d. Memantau kegiatan panitia pelaksana wisuda, pelantikan dan

angkat sumpah.

3. BAU

a. Menyiapkan Surat Keputusan Direktur (kepanitiaan, pelantikan

wisuda, lulusan berprestasi).b. Membuat surat-surat yang diperlukan.c. Menyiapkan buku wisuda.

F. LAMPIRAN1. Surat Keluar Kegiatan Wisuda2. Surat Keputusan Direktur (kepanitiaan, pelantikan wisuda, lulusan berprestasi)

Mulai

Pengumpulan Data Wisudawan dari BAK

Pemeriksaan identitas wisudawanPelaksanaan Wisuda, Pelatikan dan Angkat Sumpah

Peyusunan Laporan KegiatanRapat Evaluasi Pelakasanaan Wisuda

Selesai

Data Identitas Alumni

3. Buku Wisuda

G. CATATAN-

H. BAGAN ALIRBagan Alir Kegiatan Wisuda

Mahasiswa PelaksanaanWisuda

BAK Direktur

Draf Laporan Akhir


TANGGAL :


REVISI :

CUTI AKADEMIK

S.O.P

PELAYANAN CUTI AKADEMIK



Perumusan

Pemeriksaan

Persetujuan

Penetapan

Pengendalian

Pengesahan

A. TUJUAN1. Memberikan panduan pelayanan cuti akademik bagi mahasiswa di Akademi Farmasi

IKIFA.2. Agar pelaksanaan kegiatan pelayanan cuti akademik bagi mahasiswa berjalan dengan

efektif dan efisien baik proses maupun produknya yang sesuai dengan peraturan yang

berlaku serta memenuhi persyaratan.

B. RUANG LINGKUP

Prosedur ini merupakan panduan dalam pelayanan cuti akademik bagi mahasiswa di


C. DEFINISICuti Akademik adalah tidak mengikuti kegiatan akademik karena alasan tertentu, dalam

jangka waktu tertentu sesuai dengan ijin yang diberikan

D. URAIAN PROSEDUR1. Mahasiswa mengambil form cuti akademik di BAU

2. BAU memberikan formulir permohonan cuti akademik kepada mahasiswa

3. Mahasiswa mengisi formulir cuti akademik dan meminta persetujuan PA

4. Mahasiswa membayar biaya cuti akademik ke BAK

5. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran dan form cuti akademik ke BAA

6. BAA melaporkan kepada Ka.Prodi dan Wakil Direktur I terkait permohonan cuti

mahasiswa

7. Ka. Prodi dan Wakil Direktur I menandatangani form cuti akademik mahasiswa

8. BAA memproses status cuti akademik mahasiswa ke PDPT.

E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN1. BAA

a. Membuat formulir permohonan cuti akademik.b. Memeriksa kelengkapan persyaratan cuti akademik mahasiswa.c. Mendokumentasikan surat cuti akademik mahasiswa.

2. Pembimbing Akademika. Mengetahui surat permohonan cuti akademik mahasiswa bimbingannya.

3. Wakil Direktur IIa. Mengetahui dan memeriksa surat permohonan cuti akademik mahasiswa.

4. Wakil Direktur Ia. Mengesahkan surat permohonan cuti akademik mahasiswa.

F. LAMPIRAN1. Formulir permohonan cuti akademik

G. CATATAN-

H. BAGAN ALIRBagan Alir Cuti Akademik


Pelaksanaan


Peningkatan

Ket.

Persyaratan &

Prosedur Cuti

AkademikPengisian Form.

Cuti

Form Cuti

Akademik

Persetujuan PA

Pembayaran

Biaya Cuti ke

BAK

Kwitansi

Pembayaran

Pelaporan dan

pengarsipan

dokumen cutiMenandatangani

Form Cuti

MahasiswaPelaporan PDPT

dan pengarsipan

Form Cuti

Akademik

Prodi

MHS

T

PA

MHS

Y

BAA

W.I & Ka.Prodi

BAA

BAA

Prodi

s.o.p penerimaan mahasiswa baru - ikifa.ac.idikifa.ac.id/ikifa/docs/upmi/sop akademik.pdf · mhs...

Documents