STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

BAGIAN MUTASI DAN INFORMASI PEGAWAI BNP2TKI

I. PENDAHULUAN

A. UMUM

Tugas pokok Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan TKI adalah

melaksanakan penempatan dan perlindungan TKI mulai dari daerah asal sampai

Negara tujuan bahkan sampai kembali lagi ke Indonesia.

Sehubungan dengan tugas tersebut agar bisa berjalan lancar dan baik maka

perlu dukungan dari SDM yang baik ,berkualitas,disiplin dan bermartabat.

Para pegawai BNP2TKI dituntut untuk bisa melaksanakan tugas pokok

Penempatan dan Perlindungan dengan baik serta bisa mencapai target dan

sasaran yang telah ditentukan. Agar bisa mencapai target tersebut para pegawai

harus diimbangi dengan hak-hak mereka sebagai pegawai antara lain: gaji,

tunjangan keluarga, kenaikan pangkat, promosi, penghargaan dan sebagainya.

Hak-hak pegawai tersebut harus bisa diberikan tepat waktu.

Berkaitan dengan hal tersebut maka Bagian Mutasi dan Informasi mempunyai

tugas memberikan pelayanan terhadap para pegawai BNP2TKI yang menyangkut

masalah:

1. Kenaikan Pangkat

2. Kenaikan Gaji Berkala

3. Promosi Jabatan

4. Proses Pensiun

5. Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

6. Daftar Kekuatan Pegawai

7. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3TKI)

8. Dokumen Kearsipan Pegawai

9. Pemindahan Pegawai

B. DASAR HUKUM

1. Undang Undang Nomor 39 Tahun 2004 tentang Penempatan dan

Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia di Luar Negeri.

2. Peraturan Presiden Nomor 81 tahun 2006 tentang Badan Nasional

Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia.

3. Peraturan Kepala Badan Nasional Penempatan dan perlindungan TKI Nomor

PER-10/KA/IV/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Nasional

Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia bahwa Bagian Mutasi

dan Informasi ada pada Biro Organisasi Kepegawaian yang berada dibawah

Sekretariat Utama BNP2TKI.

C. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud

Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini dimaksudkan sebagai

pedoman dalam pelaksanaan kegiatan bagian Mutasi dan Informasi.

2. Tujuan

Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) bertujuan untuk

memberikan pemahaman terhadap semua pegawai di lingkungan BNP2TKI

terkait dengan bagian Mutasi dan Informasi.

D. RUANG LINGKUP

Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur (SOP) Mutasi dan Informasi

Kepegawaian ini, meliputi:

1. Pengangkatan pegawai

2. Kenaikan pangkat

3. Kenaikan gaji berkala

4. Uraian prosedur DP3 pegawai

5. Promosi jabatan

6. Penyusunan dosir pegawai

7. Penyusunan database pegawai

8. Proses pensiun

Dalam pelaksanaan ruang lingkup tersebut dilakukan oleh dua Subbagian Mutasi

dan Informasi yang dibagi menjadi : Wilayah Satu meliputi wilayah Jawa dan

Sumatera, serta Wilayah Dua meliputi wilayah Kalimantan, Sulawesi, Bali, dan

Nusa Tenggara.

II. PELAKSANAAN KEGIATAN

A. PELAKSANAAN KEGIATAN PENGANGKATAN PEGAWAI

Prosedur dalam pengangkatan pegawai, yaitu:

1. Menerima hasil seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) dari

bagianPerencanaan dan Pengembangan

2. Meminta kelengkapan dokumen dari para calon pegawai yang lulus seleksi

3. Menyiapkan berkas-berkas untuk usulan pengangkatan CPNS ke BKN

4. Memonitor SK dari BKN

5. Membagikan SK kepada para calon pegawai

B. PELAKSANAAN KEGIATAN KENAIKAN PANGKAT

Prosedur Kenaikan Pangkat, yaitu:

1. Pemberian informasi usulan pegawai dengan surat yang ditandatangani

olehKepala Biro di unit kerja terkait usulan kenaikan pangkat

2. Mencatat, mengagendakan dan mendistribusikan Nota Dinas/Surat

Masukdari Kepala Biro ke Unit Kerja di lingkungan BNP2TKI

3. Menerima, membaca dan mempelajari disposisi/Surat Permohonan

KenaikanPangkat dari masing-masing Unit Kerja

4. Melakukan verifikasi syarat dan kelengkapan kenaikan pangkat masing-

masing pegawai

5. Pegawai menerima informasi terkait kekurangan syarat dan kelengkapan

6. Melakukan persetujuan/penolakan atas usulan kenaikan pangkat pegawai

7. Melakukan input NPT, mencetak NPT dan mengajukan kenaikan

pangkatpegawai BNP2TKI ke BKN

8. Menerima NPT yang disetujui BKN

9. Menerbitkan SK kenaikan pangkat pegawai sesuai NPT dari BKN

10. Memberikan SK kenaikan pangkat kepada pegawai

11. Melakukan pengarsipan dokumen

C. PELAKSANAAN KEGIATAN KENAIKAN GAJI BERKALA

Prosedur Kenaikan Gaji Berkala, yaitu:

1. Pemberian informasi usulan pegawai di Unit Kerja terkait usulan KGB

2. Menerima, membaca dan mempelajari usulan dari unit kerja terkait yang

sudah didisposisi atasan

3. Melakukan verifikasi syarat dan kelengkapan KGB masing-masing pegawai

4. Menginformasikan kekurangan syarat dan kelengkapan bagi yang belum

memenuhi syarat KGB

5. Memproses dan membuat Surat Permohonan KGB bagi yang memenuhi

syarat

6. Memintakan nomor surat keluar dan mendistribusikan kepada masing-

masing pegawai

D. PELAKSANAAN KEGIATAN URAIAN PROSEDUR DP3 PEGAWAI

Uraian kegiatan DP3 Pegawai, yaitu:

1. Pemberiaan informasi terkait DP3 Pegawai per tanggal 15 Desember dengan

batas hari penilaian 14 hari sesudahnya

2. Mendistribusikan informasi kepada unit-unit kerja di lingkungan BNP2TKI

3. Memberikan nilai DP3 Pegawai staff Subbagian Mutasi dan Informasi Dua

4. Menandatangani DP3 staff

5. Meminta tandatangan DP3 staff kepada Kabag Mutasi dan Informasi

6. Menerima form nilai DP3 Pegawai dari unti kerja masing-masing

7. Mengarsipkan form DP3 Pegawai ke dosir masing-masing pegawai

E. PELAKSANAAN KEGIATAN PROMOSI JABATAN

Prosedur kegiatan promosi jabatan, yaitu:

1. Menghimpun lowongan jabatan

2. Menerima usulan pengisian jabatan

3. Menyampaikan lowongan jabatan

4. Mengumpulkan data usulan dari pegawai yang memenuhi syarat untuk

menduduki jabatan

5. Mengusulkan pegawai yang memenuhi syarat untuk menduduki suatu

jabatan

F. PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUNAN DOSIR PEGAWAI

Prosedur kegiatan Penyusunan dosir pegawai, yaitu:

1. Menyiapkan data pegawai

2. Menyusun data pegawai yang terbaru

3. Menyusun data pegawai kedalam dosir masing-masing pegawai

4. Menyimpan dosir pegawai sesuai Unit Kerja masing-masing

G. PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUNAN DATABASE PEGAWAI

Kegiatan penyusunan database pegawai berupa menginput data terbaru dari

pegawai terutama menyangkut pangkat/golongan, pendidikan, masa kerja,

pelatihan/kursus, penambahan anggota keluarga, unit kerja, dan lain-lain

H. PELAKSANAAN KEGIATAN PROSES PENSIUN

Uraian proses pensiun, yaitu:

1. Menyiapkan data pegawai yang menjelang pensiun sekurang-kurangnya

6bulan sebelum waktu pensiun

2. Menyiapkan surat pemberitahuan untuk kelengkapan persyaratan

pensiunkepada pegawai yang bersangkutan

3. Menerima usulan pengajuan pensiun

4. Melakukan penelitian syarat-syarat permohonan pensiun

5. Menginformasikan kepada pegawai apabila persyaratan kurang

6. Menyiapkan draft pengajuan SK pensiun ke BKN atau Presiden

7. Mengirimkan surat permohonan pensiun ke BKN dan Presiden

8. Memonitor permohonan pensiun yang sudah diajukan ke BKN atau Presiden

9. Menerima SK pensiun dari BKN atau Presiden

10. Menyerahkan SK pensiun kepada pegawai yang bersangkutan

11. Melakukan pengarsipan dokumen