SOP KESEKRETARIATAN IKAHIMATIKA INDONESIAA. Surat Menyurat

Administrasi surat-menyurat adalah suatu proses dan rencana teratur dari pengolahan surat-menyurat. Mulai dari ide sampai pada penyelesaian dan penyimpanan sebagaimana mestinya. Administrasi surat-menyurat bagi suatu organisasi merupakan sesuatu yang penting dan merupakan bagian tugas lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan. Administrasi surat-menyurat (ketatausahaan) mempunyai ciri-ciri utama sebagai berikut :

1. Bersifat pelayanan; 2. Bersifat menetes ke seluruh bagian atau aparat organisasi, dan; 3. Dilaksanakan semua pihak dalam organisasi.

Ciri yang pertama berarti bahwa ketatausahaan service work (pekerjaan pelayanan) berfungsi memudahkan (facilitating function), dilakukan untuk membantu pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan lebih efektif. Sebagai service work, ketatausahaan memberikan pelayanan ke pelbagai bagian atau aparat organisasi. Konsekuensinya, ia tidak berdiri sendiri, tetapi senantiasa terkait dengan pekerjaan operatif atau fungsi substantif lainnya. Administrasi berupa surat menyurat merupakan bentuk ketatausahaan yang diperlukan di mana-mana, dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Ketatausahaan dapat dijumpai pada pucuk pimpinan tertinggi (aparat tertinggi organisasi) sampai pada satuan organisasi terendah bentuk ini merupakan ciri khas dari administrasi surat menyurat yang kedua. Surat pada hakikatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan yang kemudian menjadi bukti sejarah. Artinya surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seorang dengan orang lain. Surat Juga merupakan potret sejarah yang akan dibaca dari satu generasi kegenerasi berikunya. Dari satu masa ke masa lainnya. Karena sifat yang demikian maka surat-surat disusun secara singkat dan padat, tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai harus mudah dimengerti sederhana dan teratur. Kertas yang digunakan dalam melakukan surat menyurat resmi adalah kertas HVS warna putih ukuran F 4 dengan berat 80 gr. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai: 1. Alat komunikasi; 2. Dokumen organisasi; 3. Tanda bukti (alat pembuktian ).

1. Kepala Surat;

Ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam kepala surat adalah :

a. Surat-surat organisasi ditulis di kertas putih berkop (berkepala); b. Format Kop Surat Lembaga IKAHIMATIKA INDONESIAditetapkan oleh musyawarah legislatif ; c. Nama Lembaga diletakan di baris pertama, selain itu nama institusi pendidikan diletakkan baris setelah nama lembaga tersebut, dan diikuti baris terakhir yaitu alamat sekretariat dengan font yang lebih kecil dari baris diatasnya,d. Untuk kop kegiatan bidang hanya diperkenankan satu baris untuk menuliskan panitia pelaksana kegiatan tersebut terletak di baris pertama sebelum nama lembagae. Logo lembaga pada kop diletakkan di sebelah kanan, sedangkan logo universitas diletakkan disebelah kiri.

Contoh Kop surat sebagai berikut:

Kop lembaga

PENGURUS PUSATIKAHIMATIKA INDONESIA(Ikatan Himpunan Mahasiswa Matematika Indonesia)Sekretariat : Himpunan Mahasiswa Matematika Universitas Gadjah MadaSekip Selatan Unit III PO BOX Bulaksumur 21,Yogyakarta, 55281

Keterangan :

1. (LEMBAGA:..) menggunakan huruf kapital berwarna hitam dengan jenis huruf Times New Roman dan ukuran huruf 14 bold;

2. (Universitas:..) dengan huruf kapital berwarna hitam, dengan jenis huruf Times New Roman dan ukuran huruf 14 bold; ;

3. (Panitia Pelaksana:..) menggunakan huruf kapital berwarna hitam, dengan jenis huruf Times New Roman dan ukuran huruf 14 bold, terletak dibaris pertama sebelum nama lembaga;

4. (Sekretariat :...) menggunakan huruf kecil berwarna hitam, dengan jenis huruf Times New Roman dan ukuran huruf 10;

5. (e-mail) menggunakan huruf kecil berwarna hitam, ukuran 10;

6. Garis pembatas kop surat berwarna hitam dengan ukuran 4,5 pt (satu garis atas tebal, bawah tipis);

7. Susunan kalimat kop surat Lembaga, Universitas, alamat sekretariat dan email, seperti pada contoh kop surat lembaga

8. Susunan kalimat kop surat kegiatan bidang / komisi, Panitia Pelaksana Kegiatan, Lembaga, Universitas, alamat sekretariat dan email seperti pada contoh kop surat kegiatan bidang / komisi

9. Logo lembaga pada kop terletak disebelah kanan sedangkan logo universitas terletak disebelah kiri.

10. Jenis surat (kertas) F4, dengan margin: Normal Top : 2,5 cmButtom: 2,5 cmLeft: 2,5 cmRight: 2,5 cm

11. Jenis Tulisan Times New Roman ukuran 12, untuk tembusan ukuran 10

2. Surat Biasa

1. Penomoran

a) Penomoran surat menggunakan satu buku registrasi surat keluar yang dilakukan oleh wakil sekjenda atau sekretaris wilayah

b) Nomor untuk surat yang ditujukan untuk intern Lembaga menggunakan kode A setelah nomor registrasi surat keluar (/A/Wakil sekjend/lembaga/bulan dengan romawi/tahun);

c) Nomor untuk surat yang ditujukan kepada ekstern Lembaga kode B setelah nomor registrasi surat keluar (./B/Wakil sekjend/lembaga/bulan dengan romawi/ tahun);

d) Pengeluar surat baik interen maupun eksteren harus disingkat maksimal dalam 3 huruf saja ditambah dengan angka urutan komisi/mentri tersebut.

. Pengeluar Surat Wakil sekjend : (./B/Waki sekjend/lembaga/bulan dengan romawi/ tahun) e) Nomor surat keluar, surat mandat, surat keterangan semuanya urut menurut dibawah ini ; kecuali surat keputusan. Surat penghantar proposal nomor satu Surat permohonan dana nomor dua Surat undangan nomor tiga Surat permohonan pemateri nomor empat Surat peminjaman tempat nomor lima Surat peminjaman alat nomor enam

f) Lamp. diisi jika surat disertai lampiran;

g) Perihal : menerangkan isi singkat surat;

h) Letak Nomor : Lamp: dan Perihal: dalam surat lurus dengan sudut lancip sebelah kiri bawah garis pembatas kop surat.

i) Alamat surat (tujuan surat dikirim);

j) Kalimat pendahuluan Kalimat pendahuluan seharusnya tidak lebih dari satu alinea, yang berisi ucapan syukur kepada Allah SWT atas rahmat yang diberikannya dan pujian rasul dan keluarganya. Penulisan awal alinea ini terletak sejajar dengan tanda titik dua nomor, lamp. Alinea berikutnya mengikuti.

k) Kalimat Isi Kalimat isi surat hendaklah menggunakan bahasa yang lugas, jelas, sehingga tidak menimbulkan salah persepsi dari teks yang tertulis. Kalimat isi merupakan uraian persoalan pokok, harus: a. Tidak berbelit-belit; b. Singkat dan tidak terputus-putus; c. Menggunakan kalimat-kalimat yang sopan dan wajar

l) Kalimat penutup Untuk kesopanan diperlukan adanya kalimat penutup seperti: Demikian surat ini kami sampaikanatas segala perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

m) Tempat tanggal surat Contoh: Bandung, 20 April 2014Terletak dibawah sebelah kanan surat setelah isi surat. (Align Text Right)

n) Pengirim Surat Nama lembaga pada pengirim surat maksimal terdiri dari empat (4) baris, dimana baris pertama adalah Nama Lembaga, baris kedua adalah nama Universitas, dan baris ketiga adalah periode kepengurusan lembaga tersebut.Tulisan Kapital, terletak dibawah tempat tanggal surat sebelah kanan surat.(Align Trxt Right)

o) Tanda Tangan Penandatangan harus terdiri dari dua unsur saja yaitu unsur pengeluar surat dan unsur pemberi legalitas surat. Tanda tangan menggunakan tinta berwarna hitam.

p) Tembusan Tembusan surat merupakan sebuah keterangan yang menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat rangkap. Rangkap ini terdiri dari surat asli yang dikirim sesuai dengan alamat dimana surat itu ditujukan dan surat tembusan yang disampaikan kepada beberapa instansi atau pihak yang terkait atas dibuatnya surat tersebut.Terletak dipaling bawah sebelah kiri surat, font 10 (lebih kecil 2 kali dari font isi surat)

Contoh format surat :Kop surat

Nomor:01/A/wakil-Sekjend/IKAHIMATIKA/X//2014Lampiran:1 (Lembar)Perihal:Permohonan DanaYth.Presiden Indonesiadi TempatAssalammualaikum Wr.WbTeriring salam dan doa semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat, taufiq serta hidayah-Nya kepada kita semua dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. aminSehubungan akan dilaksanakannya oleh Ikahimatika Indonesia, maka kami selaku,..untuk lancarnya kegiatan, yang akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal:Tempat: Waktu :Demikian surat ini, atas segala perhatiannya kami ucapkan terimakasih.Billahitaufik Wal hidayahWassalammualaikum Wr.Wb. Bandung, 15 Oktober 2014

SEKRETARIS JENDRALWAKIL SEKJEND

Zulfahmi

Miftahul Farid Sukur

Tembusan :1. Arsip

Nomor : 02/A/Sek-Panpel.FF/IKAHIMATIKA-INDONESIA/XII/2014Lampiran: 1 (Berkas)Perihal: Permohonan DanaYth.Miftahul Farid SukurdiTempatAssalamualaikum Wr WbTeriring salam dan doa kami sampaikan semoga segala aktivitas keseharian Saudari selalu mendapat ridha dari Allah SWT, amiin.Sehubungan akan dilaksanakannya kegiatan Latihan Kepemimpinan Tingkat Madya dengan temaMewujudkan pemimpin yang berkarakter, maka kami selaku panitia pelaksanabermaksud mengajukan Permohonan Dana sebesar Rp. 2.555.000,00 untuk kegiatan tersebut. Adapun acara tersebut yang akan diselenggarakan pada :hari: senintanggal: 15 desember 2014waktu: 09.00 s/d Selesaitempat: Aula Universitas Pasundan, Jl Tamansari no 6-8 BandungDemikian surat ini kami ajukan, besar harapan kami Saudari dapat mengabulkannya.Atas perhatian dan kerja sama saudara kami ucapkan terima kasih.Billahitaufik Wal hidayahWassalamualaikum Wr WbBandung,01Desember 2014Ketua Pelaksana

Nama NPM

Menyetujui,Sekretaris Pelaksana

Nama NPM

Sekretaris Jendral

ZulfahmiNPM: 11.50.50.117

Tembusan:1. Wakil Sekretaris Jendral2. Arsip

Contoh format TTD:

Yang dikeluarkan oleh sekum,

Bandung, 15 Oktober 2014

SEKRETARIS JENDRALWAKIL SEKJEND

Zulfahmi

Miftahul Farid Sukur

2. Amplop Surat

Ukuran amplop : 120 x 230 mm

Jenis dan ukuran huruf : (Kepada Yth) menggunakan ukuran 12 times new roman. (Nama yang dituju;..) menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, ukuran 12 times new roman, bold. (Di) menggunakan ukuran 12. (Tempat.) menggunakan ukuran 12 times new roman bold.Terletak di sebelah kanan surat.

Warna Dasar : Putih atau Coklat

Menggunakan kop lembaga diatasnya.

Contoh :

PENGURUS PUSATIKAHIMATIKA INDONESIA(Ikatan Himpunan Mahasiswa Matematika Indonesia)Sekretariat : Himpunan Mahasiswa Matematika Universitas Gadjah MadaSekip Selatan Unit III PO BOX Bulaksumur 21,Yogyakarta, 55281

Kepada Yth.IKAHIMATIKA Wil. IIIDi Tempat

3. Sirkulasi Surat

a) Surat MasukSurat masuk adalah surat yang diterima dari luar yang kemudian akan mulai perjalanannya sampai dengan dimasukkannya surat ke file-file (arsip) organisasi. Surat yang baru diterima diagendakan terlebih dahulu dilampiri kartu disposisi / tanda terima surat yang berbentuk :

Contoh

PENGURUS PUSATIKAHIMATIKA INDONESIA(Ikatan Himpunan Mahasiswa Matematika Indonesia)Sekretariat : Himpunan Mahasiswa Matematika Universitas Gadjah MadaSekip Selatan Unit III PO BOX Bulaksumur 21,Yogyakarta, 55281

TANDA TERIMA SURATDiterima dari : ..Penerima: ..TanggalPenerimaan: ..Perihal / no. surat : .. Pihak Lembaga Penerima

( ) ( )

Kemudian surat yang baru masuk diterima diagendakan pada Agenda Surat Masuk Lembaga. Pada Agenda Surat Masuk dibuat kolom-kolom :

No Tgl terima

Identifikasi surat masuk Asal surat Isi Petugas

NomorTanggal

1

b) Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang kita keluarkan untuk mengemukakan kehendak, pemikiran dan maksud kita kepada pihak lain. Surat keluar melalui sirkulasi sebagai berikut:

Konsep surat terlebih dahulu harus dimintakan clearence kepada pengurus yang berkepentingan agar tidak terjadi perbedaan-perbedaan tentang isi dan reaksi surat tersebut; Konsep yang telah mendapat clearence, kemudian diberikan nomor verbal, yang terdapat pada agenda buku verbal.

Kemudian surat yang baru keluar diagendakan pada Agenda Surat keluar Lembaga, dengan kolom sebagai berikut :

No.TanggalNomor SuratTujuanIsi SuratPetugasKeterangan

Proposal

Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang bersifat formal. Proposal adalah suatu usulan kegiatan perlu dukungan atau persetujuan pihak lain. Proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar.

Format proposal (biasa):A. Pendahuluan B. Landasan KegiatanC. Nama KegiatanD. Tema kegiatanE. Tujuan KegiatanF. Sasaran KegiatanG. Bentuk KegiatanH. Waktu KegiatanI. Tempat KegiatanJ. Susunan kepanitiaan (terlampir)K. Anggaran Dana Kegiatan (terlampir)L. Agenda Kegiatan (terlampir)M. Daftar LampiranN. Penutup dan Halaman PengesahanO. Lampiran lampiran

Standarisasi Penulisan : Font Times New Roman, Font Size 12 untuk keseluruhan isi. Dalam penulisan judul (Pendahuluan, dsb), menggunakan Bold. Penulisan point judul menggunakan huruf kapital bold (A. Pendahuluan , B. Landasan Kegiatan, dst.), sub judul menggunakan angka (a., b.,dst)

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)

Laporan Pertanggungjawaban adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat. Laporan kegiatan atau laporan pertanggungjawaban dapat dikatakan juga yaitu suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksana suatu kegiatan yang harus disampaikan oleh pembina kepada pihak yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban kegiatan yang berlangsung. Selain itu, laporan pertanggungjawaban juga memiliki definisi sebagai suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi derajatnya

Laporan pertanggungjawaban berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatan tersebut, yang selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perbaikan-perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.

Format LPJ Kegiatan:A. Pendahuluan B. Landasan KegiatanC. Nama KegiatanD. Tema kegiatanE. Tujuan KegiatanF. Bentuk KegiatanG. Waktu KegiatanH. Susunan kepengurusanI. Anggaran Dana KegiatanJ. Agenda Kegiatan K. Penutup dan Halaman PengesahanL. Pembuka LPJ ( sistematika pemaparan lpj kegiatan )M. LPJ KetuplakN. LPJ SekplakO. LPJ BenplakP. LPJ Bidang AcaraQ. LPJ Bidang (Lainnya dan Seterusnya)R. Rekapitulasi Anggaran Hasil Kegiatan (Pemasukan dan Pengeluaran)S. Lampiran Nota Pengeluaran dan Pemasukan Dana Kegiatan T. Perbandingan antara agenda kegiatan yang awal dan yang telah terealisasiU. Lampiran surat keluar-masukV. Lampiran Hasil Dokumentasi

Format LPJ Kepengurusan (Ketum, Sekum, dst.):A. PendahuluanB. Sistematika LaporanC. Kondisi Objektif (internal dan eksternal)D. Program Kerja TerlaksanaE. Program Kerja Yang Tidak TerlaksanaF. AktivitasG. Evaluasi dan ProyeksiH. Penutup dan Lembar Pengesahan

Standarisasi Penulisan : Font Times New Roman, Font Size 12 untuk keseluruhan isi. Dalam penulisan judul (Pendahuluan, dsb), menggunakan Bold. Penulisan point judul menggunakan huruf kapital bold (A. Pendahuluan , B. Sistematika, dst.), sub judul menggunakan huruf kecil (a., b.,dst)

Contoh format Kepala LPJ

LPJ Kegiatan:LAPORAN PERTANGGUNGJAWABANKEGIATAN SILATAIKAHIMATIKA INDONESIAPERIODE 2014 2016

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABANKETUA PELAKSANAKEGIATAN SILATA 2014IKAHIMATIKA INDONESIAPERIODE 2014 2016

Keterangan Penulisan keseluruhan menggunakan huruf kapital dan bold. Susunan kepala pembuka LPJ yaitu baris pertama LPJ, baris kedua Nama Kegiatan, baris ketiga Nama Lembaga, baris keempat Nama fakultas dan universitas lembaga tersebut, baris kelima periode kepengurusan lembaga tersebut Susunan kepala LPJ Panitia Pelaksana yaitu baris pertama LPJ, baris kedua Kepanitiaan ( Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana, dst..), baris ketiga Nama Kegiatan, baris keempat Nama Lembaga, baris kelima Nama fakultas dan universitas lembaga tersebut, baris keenam periode kepengurusan lembaga tersebut.

LPJ Kepengurusan (sekjeend, wakil sekjend, dst.):

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABANSEKRETARIS JENDRALIKAHIMATIKA INDONESIAUNIVERSITAS PASUNDANPERIODE 2014 2016

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABANDEPARTEMEN EKONOMIIKAHIMATIKA INDONESIAUNIVERSITAS PASUNDANPERIODE 2014 2016

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABANWAKIL SEKRETARIS JENDRAL IKAHIMATIKA INDONESIAPERIODE 2014 2016Keterangan Penulisan keseluruhan menggunakan huruf kapital dan bold. Susunan kepala LPJ Kepengurusan yaitu baris pertama LPJ, baris kedua Nama Kepengurusan (Ketum, Sekum, Bendum, Komisi / Bidang), baris ketiga Nama Lembaga, baris keempat Nama fakultas dan universitas lembaga tersebut, baris kelima periode kepengurusan lembaga tersebut