sop pelayanan administrasi akademik universitas ...kb.um-surabaya.ac.id/assets/sop-administrasi...

1

SOP Pelayanan Administrasi Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya

2


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK

Morality Intellectuality Entrepreneurship

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Jl. Sutorejo 59 Surabaya Telp. 031-3811966 Fax. 0313813096 http://www.um-surabaya.ac.id, Email: [email protected]

http://www.um-surabaya.ac.id/

mailto:[email protected]

3


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK

Kode Dokumen : 1/SOP-BAAK/2013

Revisi : 0

Tanggal : April 2013

Diajukan Oleh : Kepala BAAK Drs. Misrin Hariyadi, M.Ak

Dikaji Ulang Oleh : Warek 1 A.Aziz Alimul Hidayat, S.Kep, M.Kes

Dikendalikan Oleh : Ketua Pusat Penjaminan Mutu Drs. Noto Adam, MM

Disetujui Oleh : Rektor Dr. dr. Sukadiono, MM

4


DAFTAR ISI Lembar Pengendalian …………………………………………………………… 2 Daftar Isi………………………………………………………………………..... 3

SOP Penetapan Mahasiswa Aktif........................................................................ 4 SOP KRS.................................................................................................................. 5 SOP Pembuatan KTM Baru................................................................................. 6 SOP Pembuatan KTM yang Hilang................................................................... 7 SOP Kartu Perbaikan Rencana Studi................................................................. 8 SOP Pembuatan Daftar Hadir Kuliah............................................................... 9 SOP Cetak Kartu Ujian........................................................................................ 10 SOP Cetak Daftar Hadir Ujian........................................................................... 11 SOP Entry Nilai di Luar Jadwal........................................................................ 12 SOP Entry Nilai.................................................................................................... 13 SOP Cetak KHS.................................................................................................... 14 SOP Cetak Nilai Transkrip Sementara.............................................................. 15 SOP Cetak Transkrip Kumulatif........................................................................ 16 SOP Penetapan Mahasiswa dan Pelaksanaan Yudisium............................... 17 SOP Cetak Ijazah.................................................................................................. 18 SOP Permohonan Aktif Kuliah.......................................................................... 19 SOP Surat Keterangan Lulus.............................................................................. 20 SOP Surat Keterangan Alumni........................................................................... 21 SOP Surat Keterangan Cuti................................................................................. 22 SOP Keterangan Ralat Ijazah............................................................................... 23 SOP Pengajuan Beasiswa..................................................................................... 24 SOP Penetapan Beasiswa..................................................................................... 25 SOP Surat Umum.................................................................................................. 26 SOP Penetapan Peserta Wisuda......................................................................... 27 SOP Pemilihan Mahasiswa Berprestasi............................................................ 28

5


SOP PENETAPAN MAHASISWA AKTIF UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Kode/No : 1.1/SOP-BAAK/2013

Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013

Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa baru bagi Universitas, BAAK, P2MB, dan Fakultas, serta untuk mempermudah Ka. Prodi dalam proses perwalian. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai diterimanya daftar nama mahasiswa baru dari BAAK sampai dengan menjadi daftar mahasiswa fakultas berdasarkan asal SMU/SMK yang diserahkan ke Ka. Prodi. Definisi

1. Mahasiswa adalah mahasiswa UMSurabaya merupakan insan dewasa yang

memiliki kesadaran sendiri dalam mengembangkan potensi diri di perguruan tinggi untuk menjadi intelektual, ilmuwan, praktisi, dan/atau profesional.

2. Mahasiswa aktif adalah mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surabaya yang telah melakukan registrasi akademik setiap semester.

Referensi

1. Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya 2. Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya 3. Standar Pendidikan Universitas Muhammadiyah Surabaya

Uraian Prosedur :

1. P2MB Menyerahkan data mahasiswa yang dinyatakan lulus seleksi beserta NIM mahasiswa baru kepada BAAK.

2. BAAK mengajukan pembuatan SK mahasiswa aktif kepada Rektor.

3. BAAK menerima data mahasiswa aktif berdasarkan SK Rektor dan mengirimkan ke seluruh Fakultas dengan tembusan ke Kaprodi dan Pengajaran dilingkungan UM Surabaya.

6


SOP KARTU RENCANA STUDI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman untuk menetapakan beban studi, beban praktek dan beban penelitian yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan mahasiswa Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai dari perwalian sampai dengan penetapan KRS mahasiswa. Definisi

Kartu rencana studi (KRS) adalah kartu yang berisi rencana pengambilan matakuliah pada semester yang akan ditempuh Referensi

1. Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya 2. Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya 3. Standar Pendidikan Universitas Muhammadiyah Surabaya 4. Kalender Akademik. 5. Kurikulum Program Studi

Uraian Prosedur : 1. Ka.Prodi menyajikan daftar matakuliah, jadwal, kelas, dosen pengampu, di SIM

Akademik. 2. BAK Memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa. 3. Mahasiswa melaksanakan pengisian KRS On-line sesuai jadwal. 4. Dosen Wali melaksanakan Validasi KRS mahasiswa secara On-line. 5. BAAK mencetak bukti mahasiswa telah melakukan KRS On-line yang telah di

validasi oleh dosen wali dan mendistribusikan ke bagian pengajaran. 6. BAAK melaporkan KRS Mahasiswa ke sistem On-line EPSBED.

7


SOP PEMBUATAN KTM BARU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pelaksanaan pembuatan kartu mahasiswa baru Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai diterimanya daftar NIM dan nama mahasiswa baru berdasarkan SK Rektor sampai dengan berakhirnya masa studi Definisi

KTM adalah Kartu Tanda Mahasiswa sebagai bukti/identitas Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surabaya Referensi


Uraian Prosedur :

1. BAAK menyiapkan KTM untuk Mahasiswa baru yang dinyatakan aktif berdasarkan SK Rektor.

2. BAAK menyiapkan prosedur dan jadwal foto KTM. 3. BAAK Mempersilakan mahasiswa untuk masuk ruang foto dan diambil

fotonya sekaligus untuk menjadi data base BAAK pada master data mahasiswa BAAK.

4. Petugas BAAK menyerahkan KTM baru kepada mahsiswa baru

8


SOP PEMBUATAN KTM YANG HILANG UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman pelaksanaan pembuatan KTM Hilang/Rusak. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang kehilangan KTM sampai dibuatkannya KTM baru. Definisi

KTM adalah Kartu Tanda Mahasiswa sebagai bukti/identitas Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surabaya Referensi


Uraian Prosedur :

1. BAAK menyiapkan surat keterangan pembuatan KTM Hilang/Rusak.

2. Mahasiswa mengisi form surat keterangan KTM Hilang/Rusak dilengkapi dengan surat keterangan hilang dari kepolisian.

3. BAAK memvalidasi dan memproses data surat keterangan KTM hilang/rusak.

4. BAAK mencetak KTM baru.

5. BAAK menyerahkan KTM baru kepada mahasiswa yang bersangkutan.

9


SOP KARTU PERBAIKAN RENCANA STUDI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman untuk menetapakan beban studi, beban praktek dan beban penelitian yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan mahasiswa Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai dari perwalian sampai dengan penetapan KRS mahasiswa Definisi Kartu perbaikan rencana studi (KPRS) adalah kartu yang berisi perbaikan rencana pengambilan matakuliah pada semester yang akan ditempuh Referensi


4. Kalender Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya

5. Kurikulum Program Studi Uraian Prosedur :

1. Mahasiswa melakukan perwalian untuk melakukan Kartu Perbaikan Rencana Studi.

2. BAAK melakukan aktivasi Perubahan Kartu Perbaikan Rencana Studi secara online.

3. Mahasiswa melakukan Perbaikan KRS On-line sesuai jadwal. 4. Dosen Wali melaksanakan Validasi KRS mahasiswa secara On-line. 5. BAAK mencetak bukti mahasiswa telah melakukan perbaikan KRS On-

line yang telah di validasi oleh dosen wali dan mendistribusikan ke bagian pengajaran.

6. BAAK melaporkan Perbaikan KRS Mahasiswa ke sistem On-line EPSBED.

10


SOP PEMBUATAN DAFTAR HADIR KULIAH UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman menentukan jumlah mahasiswa yang memprogram mata kuliah dan kapasitas ruang kuliah dalam pelaksanaan perkuliahan antara dosen pengampu sebagai fasilitator dan mahasiswa Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai penetapan KRS mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian Definisi

Daftar Hadir kuliah adalah daftar hadir mahasiswa yang digunakan sebagai bukti kehadiran/absensi dalam proses perkuliahan/kegiatan akademik lainnya. Referensi


4. Kalender Akademik 5. Kurikulum

Uraian Prosedur :

1. Sajian mata kuliah beserta pengampu disajikan oleh Ka. Prodi. melalui SIM BAAK.

2. Pencetakan daftar hadir kuliah dapat dilakukan oleh pihak BAAK atau pengajaran fakultas.

3. Pengajaran mendistribusikan ke Dosen Pengampu. 4. Daftar hadir mahasiswa tidak boleh ditambah.

11


SOP CETAK KARTU UJIAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa untuk mengikuti Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai pengisian KRS sampai dengan tercetaknya kartu

ujian Definisi

Kartu Ujian adalah kartu yang digunakan oleh mahasiswa untuk identitas/bukti kepersertaan dalam ujian Referensi


4. Kartu Rencana Studi (KRS) dari mahasiswa yang telah divalidasi oleh dosen wali.

5. Kartu Pengganti Studi dari mahasiswa yang disahkan oleh dosen wali Uraian Prosedur :

1. BAAK memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa secara on-line untuk keperluan cetak kartu ujian

2. Pengajaran mencetak kartu ujian mahasiswa yang diserahkan kepada mahasiswa

12


SOP CETAK DAFTAR HADIR UJIAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa untuk mengikuti Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester serta untuk mempermudah dosen dalam melampirkan nilai ke BAAK. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai pengajaran jurusan menyerahkan daftar mata kuliah beserta pengampunya diikuti oleh mahasiswa menyerahkan KRS yang diketahui oleh dosen wali dari masing-masing mahasiswa ditambah pergantian KRS Definisi

Daftar hadir ujian adalah daftar hadir ujian bagi mahasiswa yang merupakan bukti kepersertaan/kehadiran mahasiswa dalam proses ujian. Referensi


4. Kartu Rencana Studi (KRS) dari mahasiswa. 5. Kartu Pengganti Studi dari mahasiswa. 6. Daftar sajian mata kuliah beserta dosen pengampu beserta ruang kelas

Uraian Prosedur :

1. BAAK melakukan verifikasi data mahasiswa yg telah KRS dan PKRS dan

lunas biaya Ujian dari data BAK. 2. BAAK mencetak Daftar hadir Ujian rangkap 3. 3. BAAK menyerahkan daftar hadir ujian selambat-lambatnya 3 hari

sebelum ujian dimulai dan diserahkan ke pengajaran

13


SOP ENTRY NILAI DI LUAR JADWAL UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman keberhasilan mahasiswa dalam menempuh mata kuliah serta sebagai acuan bagi mahasiswa untuk memprograman mata kuliah pada semester selanjutnya Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku setelah ujian akhir semester berakhir dan dosen pengampu memasukan nilai secara on-line ke SIM BAAK Definisi

Entry nilai adalah kegiatan memasukkan nilai hasil ujian mahasiswa ke dalam

SIM Akademik Referensi


4. Daftar Nilai dari dosen pengampu. Uraian Prosedur :

1. Dosen Pengampu mata kuliah mengisi form surat keterlambatan entry nilai dan melampirkan draf nilai dan diserahkan kepada BAAK.

2. BAAK memproses surat dan draf nilai untuk melakukan keterlambatan entry nilai secara on-line di SIM BAAK.

3. BAAK menyerahkan draf nilai ke pengajaran untuk pengarsipan. 4. BAAK melakukan pengarsipan surat dan draf nilai.

14


SOP ENTRY NILAI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman keberhasilan mahasiswa dalam menempuh mata kuliah serta sebagai acuan bagi mahasiswa untuk memprograman mata kuliah pada semester selanjutnya. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku setelah ujian akhir semester berakhir dan dosen

pengampu memasukan nilai secara on-line ke SIM BAAK Definisi

Entry nilai adalah kegiatan memasukkan nilai hasil ujian mahasiswa ke dalam SIM Akademik Referensi


4. Daftar Nilai dari dosen pengampu. Uraian Prosedur :

1. Dosen pengampu mata kuliah memasukan nilai melalui SIM BAAK sesuai

dengan jadwal dan user name yg dimiliki. 2. Dosen pengampu menyerahkan daftar nilai kepada Ka. Prodi dan BAAK 3. Pengajaran mengarsip daftar nilai dari Ka. Prodi. 4. Ka. Prodi melakukan validasi nilai yang telah dimasukkan dosen

pengampu. 5. BAAK melakukan validasi ulang pada nilai yang sudah divalidasi oleh

Ka.Prodi .

15


SOP CETAK KHS UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman keberhasilan mahasiswa setelah menempuh studi dalam satu semester dan acuan mahasiswa memprogram mata kuliah semester berikutnya Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku setelah jadwal entry nilai berakhir, untuk acuan mahasiwa memprogram mata kuliah pada semester berikutnya . Definisi

Kartu hasil studi (KHS) adalah kartu yang memuat nilai-nilai matakuliah, indeks prestasi pada semester berjalan dan perolehan seluruh SKS yang telah dikumpulkan serta indeks prestasi kumulatif Referensi


4. Daftar nilai dari dosen pengampu mata kuliah masing-masing Uraian Prosedur :

1. BAAK melakukan validasi kewajiban keuangan mahasiswa untuk kepentingan pencetakan KHS

2. BAAK mencetak KHS untuk seluruh mahasiswa aktif pada tahun akademik berlangsung.

3. BAAK mendistribusikan KHS ke pengajaran untuk diteruskan ke mahasiswa

16


SOP CETAK NILAI TRANSKRIP SEMENTARA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman bagi mahasiswa mengenai tingkat keberhasilan dalam menempuh perkuliahan Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang akan menempuh Skripsi /Tugas akhir, melamar kerja, atau mutasi Definisi Nilai transkrip sementara adalah nilai sementara hasil studi dari seluruh SKS yang telah ditempuh selama studi. Referensi


4. Daftar nilai dari dosen pengampu matakuliah. Uraian Prosedur :

1. BAAK memvalidasi kewajiban keuangan untuk kepentingan cetak

transkrip sementara 2. BAAK mencetak Transkrip nilai sementara dan memintakan pengesahan

kepada Kepala BAAK.

3. BAAK menyerahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan

17


SOP CETAK TRANSKRIP KUMULATIF UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman bagi mahasiswa mengenai tingkat keberhasilan dalam menempuh seluruh program perkuliahan Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang telah menempuh Skripsi/Tugas akhir untuk kepentingan yudisium Definisi Nilai transkrip adalah nilai hasil studi dari seluruh SKS yang telah ditempuh selama studi. Referensi


4. Daftar nilai dari dosen pengampu mata kuliah. 5. Nilai Skripsi/Tugas Akhir

Uraian Prosedur :

1. BAAK menyiapkan daftar nilai sementara kepada setiap mahasiswa yang akan yudisium.

2. Mahasiswa menyerahkan daftar nilai sementara kepada KAPRODI. 3. KAPRODI membuat transkip kumulatif sementara berdasarkan ketentuan

yang berlaku. 4. Mahasiswa melakukan validasi nama, tempat dan tanggal lahir, nim, nilai

dan judul skripsi.

5. KAPRODI menyerahkan transkip kumulatif yang sudah divalidasi oleh mahasiswa dalam bentuk soft copy dan hard copy kepada BAAK.

6. BAAK memvalidasi kelengkapan berkas pengajuan yudisium untuk kepentingan cetak transkrip kumulatif.

7. BAAK mencetak transkrip nilai kumulatif. 8. BAAK menyerahkan dan memintakan pengesahan kepada Dekan dan

Rektor setelah diparaf oleh kaprodi/Wakil Dekan I, kepala BAAK dan Wakil Rektor I.

9. BAAK menyerahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan.

18


SOP PENETAPAN MAHASISWA & PELAKSANAAN YUDISIUM

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No : 1.14/SOP-BAAK/2013


Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman bagi penetapan kelulusan mahasiswa. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang telah menempuh semua kewajiban akademik Definisi Yudisium adalah Proses akademik yang menyangkut penerapan nilai dan kelulusan mahasiswa dari seluruh proses akademik Referensi

1. Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya 2. Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya 3. Standar Pendidikan Universitas Muhammadiyah Surabaya 4. Transkrip Kumulatif

Uraian Prosedur :

1. Kepala BAAK mengumumkan keseluruh Fakultas tentang waktu pendaftaran mahasiswa yudisium.

2. Dekan mengajukan usulan mahasiswa yang akan diyudisium. 3. BAK memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa untuk kepentingan

yudisium. 4. BAAK melakukan verifikasi data akademik mahasiswa calon yudisium

yang diajukan oleh jurusan / fakultas. 5. Kepala BAAK bersama Rektor, para Pembantu Rektor, Pejabat Fakultas,

dan seluruh Kepala Biro mengadakan rapat penetapan mahasiswa yang akan diyudisium.

6. BAAK mencetak SK Yudisium untuk disahkan oleh Rektor.

19


SOP CETAK IJAZAH UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai bukti keberhasilan mahasiswa dalam menempuh perkuliahan. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang telah menempuh semua kewajiban akademik Definisi

Ijazah adalah dokumen legal yang merupakan bukti/tanda kelulusan mahasiswa Referensi

1. Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya 2. Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya 3. Standar Pendidikan Universitas Muhammadiyah Surabaya 4. SK Yudisium

Uraian Prosedur :

1. BAAK memvalidasi kelengkapan berkas pengajuan yudisium untuk kepentingan cetak ijazah.

2. BAAK membuat draf ijazah merujuk pada peraturan dikti Yang berlaku tentang penulisan ijazah.

3. BAAK memvalidasi nama, tempat dan tanggal lahir dan NIM mahasiswa berdasarkan berkas pengajuan yudisium.

4. BAAK mencetak ijazah. 5. BAAK menyerahkan dan memintakan pengesahan kepada Dekan dan

Rektor setelah diparaf oleh Wakil Dekan I, kepala BAAK dan Wakil Rektor I.

6. Ijazah diserahkan kepada mahasiswa sesuai jadwal yang ditentukan BAAK.

20


SOP PERMOHONAN AKTIF KULIAH UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman penerbitan surat keterangan aktif kuliah mahasiswa pada semester tertentu untuk instansi lain. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku setelah mahasiswa melakukan KRS on-line. Definisi Status aktif kuliah adalah Status mahasiswa masih melaksanakan kegiatan akademik Referensi


Uraian Prosedur :

1. Mahasiswa menunjukkan KTM serta mengisi form keaktifan kemudian menyerahkannya kebagian staf administrasi BAAK.

2. Status mahasiswa Aktif (tidak cuti, sudah KRS)

3. BAAK menerima form keaktifan serta KTM dari mahasiswa kemudian membuatkan Surat Keterangan Aktif Kuliah.

4. Ka. BAAK menandatangani surat keterangan aktif kuliah, dan menyerahkan kepada mahasiswa.

21


SOP SURAT KETERANGAN LULUS UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai bukti atau keterangan bahwa mahasiswa telah menyelesaikan studi sesuai dengan ketentuan universitas Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai terbitnya Surat Keputusan (SK) yudisium dan kelengkapan sks sesuai ketentuan universitas, sampai dengan diterbitkanya ijazah. Definisi Surat keterangan lulus adalah surat yang menyatakan bahwa mahasiswa telah dinyatakan lulus, dan dapat digunakan sebagai penganti ijazah sebelum terbit. Referensi


Uraian Prosedur :

1. Mahasiswa mengajukan surat keterangan lulus dengan mengisi form keterangan lulus kemudian menyerahkannya kepada BAAK.

2. BAAK memproses form terisi pada butir 5.1 dan mengecek status yudisium.

3. Surat Keterangan Lulus dicetak dan di koreksi oleh Ka. BAAK, PR. 1 kemudian di sahkan oleh Rektor.

4. Surat yang disahkan oleh rektor sebagaimana butir 5.3 diserahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan.

22


SOP SURAT KETERANGAN ALUMNI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pendataan, informasi dan pernyataan bahwa alumni yang bersangkutan adalah mahasiswa UMSurabaya tahun akademik tertentu Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku sejak mahasiswa diwisuda. Definisi

Surat keterangan alumni adalah surat yang menyatakan bahwa pernah menjadi mahasiswa dan sebagai alumni Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Referensi


Uraian Prosedur :

1. Mahasiswa alumni mengisi seluruh poin yang telah tertera di formulir alumni.

2. BAAK menerima formulir yang telah diisi oleh alumni. 3. Surat Keterangan Alumni kemudian dicetak dan disahkan oleh Ka. BAAK

setelah pengecekan rekam akademik. 4. Surat Keterangan Alumni yang telah disahkan kemudian diserahkan

kepada mahasiswa alumni yang bersangkutan.

23


SOP SURAT KETERANGAN CUTI (BERHENTI KULIAH SEMENTARA)

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Kode/No : 1.19/SOP-BAAK/2013


Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman tentang alur perizinan cuti dan beserta mekanisme cuti yang ada di universitas Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai diterimanya surat pegajuan cuti oleh mahasiswa dan sebelum jadwal pengisian KPRS berakhir. Definisi

Cuti akademik atau penghentian studi sementara adalah hak mahasiswa untuk berhenti sementara tidak mengikuti segala bentuk kegiatan akademik dengan ijin Rektor yang secara resmi dalam tenggang waktu tertentu, yang dalam pelaksanaannya didelegasikan kepada dekan Referensi


Uraian Prosedur :

1. Mahasiswa yang bersangkutan mengambil formulir cuti kuliah pada staf administrasi BAAK.

2. Formulir yang diisi ditandatangani oleh yang bersangkutan serta disahkan oleh Dosen wali dan Ka. Prodi.

3. Formulir yang telah diisi lengkap beserta pengesahannya diserahkan ke staf administrasi BAAK.

4. BAAK melakukan validasi kewajiban administrasi dan keuangan.

5. Staf administrasi mencetak surat keterangan cuti kuliah dan meninjau ulang status kemahasiswaannya selama kuliah dengan staf entri data BAAK.

6. Formulir yang telah siap diajukan kepada Ka. BAAK untuk dikoreksi dan disahkan oleh PR 1

7. Surat yang telah sempurna sebagaimana butir 5.1 sampai 5.5 kemudian diserahkan ke mahasiswa yang bersangkutan.

8. Mahasiswa cuti tidak dapat melakukan aktifitas akademik dan berstatus cuti di data base.

24


SOP SURAT KETERANGAN RALAT IJAZAH UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman melakukan ralat ijazah yang salah nama atau salah tanggal tahun lahir Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai diterimanya foto kopi ijazah dan akte atau bukti lain dari mahasiswa dan mahasiswa tersebut telah mengisi form ralat ijazah dan menyerahkannya ke BAAK Definisi

Surat keterangan ralat ijazah adalah surat yang memberikan pernyataan ralat terhadap kesalahan penulisan ijazah. Referensi


Uraian Prosedur :

1. Mahasiswa menyerahkan surat pengajuan ralat ijazah serta menyerahkan foto copy ijazah yang salah dan mengisi form ralat ijazah kemudian di serahkan kepada BAAK,

2. BAAK kemudian memproses dengan jalan melihat berkas dari mahasiswa tersebut untuk mencocokan nama tempat tangal lahir serta no ijazah.

3. Setelah semuanya tidak ada masalah maka dibuatkan Surat Keterangan Ralat Ijazah yang di koreksi oleh Ka. BAAK dan PR. 1 kemudian baru di sahkan oleh Rektor Universitas Muhammadiyah Surabaya.

4. Setelah di sahkan oleh rektor kemudian surat ralat ijazah tersebut di serahkan kepada mahasiswa.

25


SOP SURAT PENGAJUAN BEASISWA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan Sebagai pedoman pelaksanaan distribusi penerimaan beasiswa bagi mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surabaya; meningkatkan pemerataan dan kesempatan belajar bagi mahasiswa yang berprestasi tinggi dan atau yang kurang mampu; mendorong dan mempertahankan semangat belajar sehingga dapat meningkatkan prestasi akademik Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai diterimanya informasi pengajuan beasiswa tahun anggaran baru dari instansi pemberi beasiswa, penerimaan kepada mahasiswa hingga pelaporan akhir pendistribusian beasiswa kepada instansi pemberi beasiswa. Definisi Beasiswa adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan, mahasiswa atau pelajar yang digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh Referensi

1. Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya 2. Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya 3. Standar Pendidikan Universitas Muhammadiyah Surabaya 4. Pedoman Pemberian Bantuan Beasiswa PPA, BBM, BKM, PRESTASI, dan

edaran pemberi beasiswa Uraian Prosedur : 1. Universitas Muhammadiyah Surabaya menerima informasi pengajuan beasiswa

beserta pedoman usulan dari instansi pemberi beasiswa.

2. BAAK mempublikasikan beasiswa melalui WEB, Kaprodi, dan format Banner

3. Ka.Prodi menyerahkan usulan calon penerima beasiswa yang sudah diurut berdasarkan skala prioritas.

4. Pihak universitas dalam hal ini bagian kemahasiswaan menyusun proposal usulan sesuai dengan pedoman dari instansi pemberi beasiswa.

5. Universitas Muhammadiyah Surabaya melakukan pengiriman proposal usulan kepada instansi pemberi beasiswa.

26


SOP PENETAPAN BEASISWA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pelaksanaan distribusi penerimaan beasiswa bagi mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surabaya; meningkatkan pemerataan dan kesempatan belajar bagi mahasiswa yang berprestasi tinggi dan atau yang kurang mampu; mendorong dan mempertahankan semangat belajar sehingga dapat meningkatkan prestasi akademik Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai diterimanya informasi pengajuan beasiswa tahun anggaran baru dari instansi pemberi beasiswa, penerimaan kepada mahasiswa hingga pelaporan akhir pendistribusian beasiswa kepada instansi pemberi beasiswa Definisi Beasiswa adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan, mahasiswa atau pelajar yang digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh Referensi


4. Pedoman Pemberian Bantuan Beasiswa PPA, BBM, BKM, PRESTASI, dan edaran pemberi beasiswa

Uraian Prosedur :

1. Universitas Muhammadiyah Surabaya menerima PAGU dari pemberi

Beasiswa. 2. Wakil Rektor III berkoodinasi dengan Bidang Kemahasiswaan untuk

menetapkan daftar penerima beasiswa sesuai dengan proporsi jumlah mahasiswa per prodi.

3. BAAK mempublikasikan penerima beasiswa melalui WEB dan Kaprodi.

27


SOP SURAT UMUM UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai surat pemberitahuan kepada instansi – instansi yang berada di dalam dan diluar lingkup Univesitas Muhammadiyah Surabaya Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan surat dari instansi atau individu

hingga penerbitan surat-surat dari BAAK. Definisi Surat umum adalah surat yang di tujukan kepada orang banyak baik dalam suatu organisasi maupun orang di luar organisasi yang memiliki maksud seperti mengajak, meminta, permohonan dan lain-lain.

Referensi


4. Kode Indeks surat menyurat PP Muhammadiyah

5. Format Surat Gaya Selingkung UM Surabaya Uraian Prosedur :

1. BAAK menerima surat dinas dari dalam ataupun luar universitas

individu atau instansi yang berkait dengan administrasi akademik. 2. Ka. BAAK mempelajari dan menelaah isi surat dan mendistribusikan

kepada bagian terkait di internal BAAK. 3. BAAK menerbitkan tanggapan atau tindak lanjut dari surat-surat yang

masuk. 4. BAAK menerbitkan draf surat terkait dengan kebijakan akademik di

lingkungan universitas untuk ditandatangani pimpinan universitas

28


SOP PENETAPAN PESERTA WISUDA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman bagi penetapan mahasiswa peserta wisuda Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang telah diyudisium Definisi Wisuda adalah salah satu bentuk upacara akademik dan merupakan tradisi akademik yang diselenggarakan dalam forum rapat senat terbuka universitas guna melantik lulusan yang telah menyelesaikan studinya Referensi


4. SK Yudisium Uraian Prosedur :

1. Kepala BAAK mengumumkan keseluruh fakultas tentang waktu

pendaftaran wisuda. 2. BAK memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa untuk kepentingan

wisuda. 3. BAAK melakukan verifikasi daftar mahasiswa yang akan diwisuda. 4. BAAK menyerahkan draf SK Wisudawan untuk disahkan oleh Rektor

29


SOP PEMILIHAN MAHASISWA BERPRESTASI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pelaksanaan pemilihan mahasiswa berprestasi Universitas Muhammadiyah Surabaya; mendorong dan mempertahankan semangat belajar sehingga dapat meningkatkan prestasi akademik Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mulai diterimanya informasi pemilihan mahasiswa

berprestasi dari instansi, pemilihan mahasiswa berprestasi, hingga pengajuan mahasiswa tingkat regional dan nasional Definisi

Mahasiswa Berprestasi adalah mahasiswa yang berhasil mencapai prestasi tinggi, baik kurikuler, kokurikuler, maupun ekstrakurikuler sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Referensi


4. Pedoman pemilihan mahasiswa berprestasi. Uraian Prosedur :

1. Universitas Muhammadiyah Surabaya menerima informasi pemilihan

mahasiswa berprestasi dari instansi terkait. 2. BAAK mempublikasikan pemilihan mahasiswa berprestasi melalui WEB,

Kaprodi, dan format Banner. 3. Ka.Prodi menyerahkan usulan calon mahasiswa berprestasi yang sudah

diurut berdasarkan skala prioritas. 4. Wakil Rektor III Berkoordinasi dengan BAAK bidang kemahasiswaan

membentuk tim Seleksi Mahasiswa berprestasi tingkat Universitas. 5. Tim Seleksi mahasiswa berprestasi melakukan seleksi calon-calon

mahasiswa berprestasi. 6. Tim seleksi meyerahkan draf penetapan mahasiswa berprestasi kepada

Wakil Rektor III. 7. Wakil Rektor III menetapkan SK mahasiswa berprestasi Tingkat

Universitas.

30


8. BAAK Bidang Kemahasiswa mempublikasikan mahasiswa berprestasi tingkat universitas serta mengajukan pemilihan mahasiswa berprestasi tingkat regional dan nasional

sop pelayanan administrasi akademik universitas ...kb.um-surabaya.ac.id/assets/sop-administrasi...

Documents