PENYUSUNANSTANDARD OPERATING PROCEDURES

(SOP)

Tim Konsultan

Fakultas Kesehatan Masyarakat

UNAIR-BHMN

Pengertian SOP

• Merupakan kumpulan instruksi untuk mengarahkan dan memandu operasional kegiatan sehingga tercapai sebuah prosedur yang baku atau terstandarisasi secara lebih efektif

• Sebuah dokumen yang berfungsi sebagai perlindungan hukum bagi petugas, konsumen, dan organisasi

• Suatu dokumen instruksi tertulis berisi tentang kegiatan (bersifat rutin dan berkesinambungan) yang dilaksanakan oleh organisasi

Landasan Hukum Penyusunan SOP

Undang-undang Praktek Kedokteran Tahun 2004

Pasal 51

Dokter atau dokter gigi dalam melaksanakan praktik kedokteran mempunyai kewajiban untuk memberikan pelayanan medis sesuai dengan standar profesi dan standar prosedur operasional serta kebutuhan medis pasien

Permenkes RI NOMOR 1173/MENKES/PER/X/2004

Tentang Rumah Sakit Gigi dan Mulut (RSGM)

Pasal 13 ayat (1) huruf a

Setiap RSGM dalam memberikan pelayanan mempunyai kewajiban untuk melaksanakan pelayanan sesuai dengan STANDAR PELAYANAN RSGM dan STANDAR PROFESI KEDOKTERAN GIGI yang ditetapkan

Tujuan Penyusunan SOP

• Merinci proses kerja yang ada organisasi

• SOP mendokumentasikan cara (bagaimana) suatu aktivitas dilaksanakan untuk memberikan standarisasi kebutuhan teknis, sistem baku mutu, dan mendukung kualitas data dan informasi

• Membantu organisasi menjaga proses quality assurance dan quality control sehingga memenuhi peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah

Manfaat SOP• Sangat penting untuk mencapai keberhasilan

pencapaian sistem mutu dengan menyediakan informasi bagi petugas (pelaksana) dalam melakukan tugas secara efektif, serta produktifitas (output) yang terpadu

• Meminimalkan variasi melalui pelaksanaan proses kerja atau prosedur secara baku.

• Untuk menentukan kebutuhan program pendidikan dan pelatihan bagi petugas pelaksana

• Mengurangi terjadinya miskomunikasi, sehingga faktor keamanan dan keselamatan menjadi lebih terjamin dan terkendali

• Dapat digunakan sebagai perangkat audit

Teknik Penulisan SOP

• Tertulis secara formal berdasarkan keputusan organisasi

• Ringkas, rinci (tahap demi tahap), mudah dibaca dan dipahami

• Tidak ambigu (makna ganda) dan tidak ruwet

• Menggunakan kalimat perintah atau kalimat kerja aktif

• Tidak menggunakan istilah “anda,kamu”

• Harus sistematik, berurutan berdasarkan proses yang sebenarnya terjadi dalam pelayanan

• Dapat ditambahkan “flowchart” untuk mempermudah memahami proses

PROSESPENYUSUNAN

SOP

Persiapan SOP• Menentukan kegiatan yang akan dibuatkan SOP

• Mengumpulkan segala peraturan yang terkait dengan berbagai aspek yang ada di setiap kegiatan

• Mempersiapkan staf dengan tingkat pengetahuan tinggi dalam pelaksanaan prosedur yang akan disusun SOP nya

• Staf yang dipilih merupakan ahli atau orang yang paling sering melakukan dan menggunakan prosedur yang akan disusun SOP

• Bisa dibentuk suatu tim untuk prosedur yang bersifat “multi-tasking”, sehingga anggota tim dapat melakukan sharing pengalaman dalam pelaksanaan prosedur yang akan disusun SOP

Penyusunan SOP

Format Dokumen SOP• Penyusunan SOP harus menjamin kemudahan dan

efisiensi • Penyusunan SOP harus bersifat spesifik atau khusus,

sesuai dengan karakteristik organisasi• Tidak ada format yang “tepat” • Format:

- Halaman Judul

- Daftar Isi

- Teks Naskah

* Prosedur

* QA

- Referensi

Format Dokumen SOP1. Halaman Judul

Halaman pertama atau halaman sampul depan setiap SOP haurs mengandung informasi sebagai berikut:

a. Judul yang menyebutkan kegiatan atau prosedur yang dilaksanakan

b. Nomor identifikasi SOP

c. Tanggal pengesahan dan/atau tanggal revisi SOP

d. Nama departemen, divisi dan/atau tempat lain dimana SOP berlaku

e. Tanda tangan dan tanggal ditandatanganinya SOP, oleh siapa yang mempersiapkan dan mengesahkan SOP

f. Bila SOP disimpan dalam suatu database komputer, tanda tangan elektronik dapat dianggap sah

Lanjutan......

2. Daftar Isi

Dibutuhkan untuk:

a. Mencari rujukan dengan cepat, terutama bila SOP yang disusun relatif panjang

b. Mencari informasi dengan cepat

c. Melakukan perubahan atau merevisi bagian tertentu SOP

3. Teks/Naskah

Naskah SOP yang baik:a. Menjelaskan tujuan suatu pekerjaan atau proses

b. Memberi informasi atau menjelaskan standar yang tepat untuk proses SOP

c. Batasan ruang lingkup SOP

d. Menjelaskan istilah khusus atau asing yang digunakan dalam SOP (dalam halaman istilah atau pengertian khusus)

e. Berisi rangkaian prosedur yang harus dilaksanakan

f. Terdapat penjelasan tentang :

1) Pengaruh gangguan

2) Perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan

3) Kualifikasi petugas

4) Pertimbangan keamanan dan keselamatan

5) Quality Assurance dan Quality control yang digunakan

6) Referensi

Lanjutan....

Format Dokumen Berdasarkan Macam SOPNo

SOP Teknis

SOP Administratif

1. Judul Halaman Judul Halaman

2. Daftar Isi Daftar Isi

3. Prosedur-prosedur Prosedur-prosedur

a. Batasan dan ruang lingkup SOP a. Tujuan

b. Ringkasan metode b. Batasan dan ruang lingkup SOP

c. Definisi c. Ringkasan prosedur

d. Keselamatan dan keamanan d. Definisi

e. Peringatan e. Kualifikasi/Tanggung Jawab petugas

f. Pengaruh gangguan f. Prosedur

g. Kualifikasi Petugas g. Kriteria/checklist

h. Peralatan dan perlengkapan h. Manajemen penyimpanan data

i. Prosedur

j. Manajemen penyimpanan data

4. Bagian QA dan QC Bagian QA dan QC

5. Referensi Referensi

Pengkajian dan Pengesahan SOP

• SOP harus dikaji (di-review atau di-validasi) oleh satu orang atau lebih yang memiliki tingkat pelatihan atau tingkat pengalaman yang tinggi

• Sebaiknya rancangan (draft) SOP diujicobakan terlebih dahulu oleh orang lain (selain penyusun) sebelum disahkan menjadi suatu kebijakan

• SOP disahkan sesuai dengan ketentuan organisasi (siapa yang berwenang), ditandatangani oleh atasan langsung temapt unit kerja SOP itu berlaku, misal: direktur, wakil direktur, kepala bagian, kepala seksi, dll.

• Dengan ditandatanganinya dokumen SOP, menunjukkan bahwa telah dikaji dan disahkan oleh pihak manajemen, sehingga memiliki kekuatan hukum yang tetap

• Menjadi tanggung jawab bersama pihak manajemen untuk menjamin suatu SOP selalu bersifat “terkini”

Frekuensi Pengkajian dan Pengesahan SOP

• SOP harus di-update, dikaji dan disahkan ulang setiap ada perubahan prosedur

• Perubahan hanya dilakukan pada bagian SOP yang bersifat “pertinent”, dan tuliskan tanggal dan nomor revisi dalam daftar isi dan catatan dokumen

• SOP harus di-update dan dikaji ulang minimal setiap 1 tahun sekali, dengan tujuan untuk menjamin bahwa kebijakan dan prosedur yang diterapkan telah benar dan mengikuti kemajuan teknologi

• Bila dilakukan pengkajian ulang maka tanggal pelaksanaan pengkajian ulang harus dicantumkan dalam dokumen SOP

• Bila SOP suatu prosedur tidak lagi digunakan maka harus ditarik dari kumpulan dokumen SOP yang ada

INDIKATOR

ACTIVITIES

ACTIVITIES

ACTIVITIES

ACTIVITIES

STANDARDOPERATING PROCEDURE

STANDARDOPERATING PROCEDURE

STANDARDOPERATING PROCEDURE

STANDARDOPERATING PROCEDURE

RELEVANSI SOP & INDIKATOR

PERCEIVED MUTU

CONTOH SOP DAN INDIKATOR

PEMASANGANIMPLANT

TINDAKAN OPERASI

PERSIAPANOPERASI

PASCA OPERASI

STANDARD OPERATING PROCEDURE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Contoh Dokumen SOP

• Tampilan Dokumen SOP

TERIMA KASIH