ADMINISTRASI KEARSIPANOleh : Edi Setiawan Intelektual Muda Muhammadiyah Disampaikan pada acara Pelatihan Manajemen Organisasi (PMO) PK. DISTEKPERTUM IMM Cabang Ciputat

PENGERTIANArsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa bukubuku, laporan, makalah, surat, dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat atau surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktuwaktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.

SISTEM ABJAD (ALPHABETIC FILING)

SISTEM SUBJECT (SUBJECT FILING) SISTEM PENGARSIPAN

SISTEM TANGGAL (CRONOLOGICAL FILING) SISTEM DAERAH (GEOGRAPHICAL FILING)

SISTEM NOMOR (NUMERICAL FILING)

TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP

Tempat penyimpanan (map/ lemari) Arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan rusak)

Tempat penyimpanan terhindar dari Api, air, dan kelembapan, serta Mudah diawasi

MENGAJUKAN PERMOHONAN

PENETAPAN BATAS WAKTU PEMINJAMAN ARSIP

PENGAMBILAN ARSIP PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP MEMERIKSA KEUTUHAN ARSIP SEMULA

MENGEMBALIKAN ARSIP KE TEMPAT SEMULA

PENYUSUTAN ARSIP

TUJUAN

Mengendalikan arus Arsip Serta mengatur Penyelamatan arsip

Pendayagunaan arsip Sebagai berkas kerja Maupun referensi

Pertimbangan ekonomis Yg berkaitan dengan Keterangan, ruangan, maupun peralatan

Pertimbangan penyusutan arsip

Nilai administrati f

Nilai keuangan

Nilai Penelitian Dan sejarah

Usia arsip

Penjilidan Pemusnahan penyerahan

PENGGOLONGANSURAT MENYURAT

ADMINISTRASI KEARSIPAN

PROPOSAL

PEMBUATAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ)

PENGERTIAN SURAT

Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupatulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu Peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

ALAT KOMUNIKASI

DOKUMENTASI ORGANISASI FUNGSI SURAT

ALAT PEMBUKTIAN (TANDA BUKTI)

Menurut jenis:Surat keputusan Surat mandat/tugas Surat instruksi Surat undangan Surat penghargaan/syahadah Menurut Wujud: Kartu pos Telegram Nota Biasa

MACAM-MACAM SURAT

Menurut isi/ keamanan : sangat rahasia (vital) rahasia (penting) Biasa Tidak penting

Bentuk blockstyle

Menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai EYD

Bentuk surat

Isi surat

Penulisan nomor surat

Surat ke-22 dari PK DISTEKPERTUM IMM Cabang Ciputat Perihal undangan menghadiri kegiatan yang diadakan bidang Organisasi kepada PC. IMM Ciputat

22/A-9/IX/2012Keterangan : 22 A 15 IX 2012 : Nomor urut surat yang dibuat : Hubungan kelembagaan intern IMM : Urusan terkait bidang dakwah : kode wilayah : Tahun pembuatan surat

KODE DAN INDEKS SURAT

Kode surat wilayah : Wilayah Sumatra Selatan Wilayah DKI Jakarta Wilayah Jawa Tengah Wilayah Sulawesi Utara Wilayah Irian Jaya : XXVI : VII : IX : XI : XXI Yang digunakan

INDEKS SURAT MENYURAT IMM

A. Hubungan Kelembagaan Organisasi Intern IMM . A Muhammadiyah dan ortom.. B Lembaga AUMC Pemerintah . D Instansi swasta dan profesi.. E Organisasi sosial politik. F Organisasi kemasyarakatan dan sosial masyarakat ..G Organisasi kepemudaan dan kemahasiswaan ..H Hubungan luar negeri . I Lain- lain J

Urusan-urusan

pengesahan (pengangkatan, penugasan, pelimpahan, perjanjian, dll). 1 Permusyawaratan (muktamar, tanwir, musyawarah, dll) 2 laporan (tahunan, triwulan, bulanan, dll) 3 Intruksi, panggilan, seruan ... 4 Maklumat, Pengumuman, tuntunan, pedoman . 5 Perlengkapan dan hak milik . 6 usaha keuangan . 7 Pendataan 8 keorganisasian 9 kaderisasi 10 Hikmah .11 Iptek ..12 sosial kemasyarakatan ..13 Ke-IMMawatian ...14 Dakeah dan media masa ...15 lain-lain ..16

TEKNIK PEMBUATAN PROPOSAL

DEFINISI Proposal adalah rancangan kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang ingin dilakukan.

BENTUK PROPOSAL

Proposal Rencana Kegiatan Usaha (Bisnis) Organisasi Pengurus dan Kepanitiaan

Proposal Penelitian Skripsi, Tesis, Magang Proposal Bantuan Dana (Sponsorship)

KERANGKA PROPOSALPENDAHULUANa. Latar Belakang b. Dasar Pemikiran c. Tujuan

RENCANA KEGIATAN

a. Jenis dan tema Kegiatan b. Target/ Sasaran Kegiatan c. Waktu dan Tempat d. Susunan Kepanitiaan e. Susunan Acara f. Anggaran Dana

PENUTUPterlampir

Unsur-unsurnya Dasar Pemikiran berisi pokok-pokok pemikiran akan perlunya melaksanakan kegiatan tertentu. Tujuan menjelaskan tujuan dan manfaat kegiatan yang akan Jenis Kegiatan Sama dengan bentuk/ nama kegiatan. Juga bisa berupa rangkaian kegiatan Tema Kegiatan berisi inti-inti kegiatan atau take line kegiatan. Target/sasaran Peserta yang akan diikutsertakan dlm kegiatan tsb

Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kapan waktu kegiatan tersebut dan di mana tempat pelaksanaan kegiatan itu harus ditulis dengan jelas Susunan Kepanitiaan Para penyusun proposal dari suatu tim perlu menyeleksi kualifikasi dan bobot orang-orang yang duduk sebagai panitia pelaksana dalam kegiatan yang direncanakan. Hal ini untuk menjamin kelancaran jalannya suatu kegiatan. Susunan Acara harus jelas dan terperinci Anggaran Biaya penyusunannya harus logis dan realistis, serta harus memerhatikan keseimbangan antara pengeluaran dan penghasilan. Penutup berfungsi menekankan bahwa proposal diajukan dengansungguh-sungguh.

Bagaimana membuat proposal kegiatan yang baik??

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa orang yang ahli dalam menyusun proposal, sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia Menyusun draft proposal dengan sistematis, menarik, dan realistis Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal.

MANFAAT PROPOSAL

Menjelaskan secara tidak langsung kepada

pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut. Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Untuk meyakinkan para donatur/ sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan yang telah direncanakan.

Bagaimana membuat proposal Sponsorship yang baik??

Bedanya Apa???

Proposal Sponsorship is unique, Karena inti

dari sponsorship adalah kerjasama bukan donasi. SoMake it Different Fokuskan pada keuntungan untuk sponsor ketimbang pada keuntungan pihak penyelengara. Apa yang akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori kegiatan kita.

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan!!!1. Penyelenggara Siapa??? Ini berkaitan dengan kredibilitas 2. 3. 4. 5. 6.penyelenggara dimata sponsor. Jenis Kegiatan Kegiatan apa yang akan diselenggarakan? Hal ini berkaitan erat dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor. Penonton atau peserta berkaitan dengan skala jumlah peserta Tempat penyelenggaraan Waktu penyelenggaraan Bagaimana kegiatan tsb dilakukan

7. Mencantumkan kontraprestasi kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan. 8. Lampiran gambar, video atau kliping koran dari kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan. 9. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut, yang mengerti dengan baik tentang detail acara tersebut. 10. Presentasi 11. Follow up 12. Membuat LPJ Kegiatan

Tips-tips Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan sisi kualitas. Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull Buatlah tema design anda (themes), supaya dari mulai cover hingga content akan memiliki design yang sinergis. Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya, maka buatlah design cover yang menarik (eye catching). Design halaman content menyesuaikan themes, jangan terlalu complicated karena nanti akan memecah focus baca. Gunakan warna yang soft. Setelah proposal jadi, maka lakukanlah Proof reading, untuk menghindari kesalahan penulisan, Tidak ada kebakuan membuat Proposal Sponsorship, jadi buatlah sekreatif kalian!!!

Edi SetiawanLahir, Bogor 25 Agustus 1985Pendidikan Organisasi

: S-1 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta : Ketua Bidang Keilmuan DPD IMM DKI

Jakarta

Sekretaris Umum PC. Muhammadiyah Ciputat Sekretaris Umum PC. IMM Ciputat Ketua Umum PK. Distekpertum IMM Cabang Ciputat Pekerjaan : Editor RMBooks E-mail : 3di.stia@gmail.com Hp : 081585877010

31

Terimakasih

Wa Allahu Alam bi al- Shawab

32