sistem rekam medis 01

8/10/2019 Sistem Rekam Medis 01

1/61

Oleh

A k a s a h


2/61


3/61

Sistem Penamaan

Yaitu tata cara / metode penulisan nama seseorang/pasien

Tujuan :

untuk membedakan satu pasien dengan pasien lainnya

adanya keseragaman dalam cara penulisan nama memudahkan dalam mengambil rekam medis di tempat

penyimpanan

agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan rekam medis.

Misalnya kasus tertukarnya bayi, dapat terjaadi karenapencantuman nama ibunya yang salah pada saat yang sama ada

atau lebih ibu melahirkan.


4/61

Nama pasien ditulis lengkap, minimal terdiri dari duasuku kata. Sehingga penulisan nama akan tertulis

dengan beberapa alternatif diantaranya yaitu :

1. Hanya nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri darisatu kata atau lebih

2. Nama pasien sendiri dilengkapi nama suami, apabila pasiensudah mempunyai suami

3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua(biasanya nama ayah)

4. Bagi pasien yang mempunyai nam keluarga/marga, maka namakeluarga/marga/surname didahulukan dan kemudian diikuti

nama pasien tersebut.


5/61

1. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan

yang disempurnakan2. Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhirinama lengkap ditambah Ny. Bagi yang sudah

menikah atau Nn. Apabila belum menikahTujuannya adalah agar dapat dengan mudah

membedakan status dari pasien perempuan

3. Pencantuman titel, pelengkap (Ny. Nn) selalu diletakansesudah nama lengkap pasienTujuannnya adalah untuk mencegah kesalahan dalam

mengindeks atau dalam penyimpanan danpengambilan kembali KIUP yang disimpan

berdasarkan alphabet

Dalam penulisan nama

pasien maka sebaiknya :


6/61

Cara Penulisan Nama

1. Nama Orang Indonesia

a. Nama orang indonesia yang mempunyai nama

keluargaDiindeks atau ditulis menurut kata akhir (namakeluarga) sebagai kata pengenal diikuti tanda koma,

baru kemudian namanya sendiri.

Contoh :Nama Diindeks/ditulis

Suwito Mangunkusastro Mangunkusastro, Suwito

Drajat Dipokusomo Dipokusomo, Drajat


7/61

b. Nama orang Indonesia yang majemukDiindeks sesuai dengan namanya (tidak ada

perubahan)

Contoh :Nama Diindeks/ditulis

Sutopo Yuwono Sutopo Yuwono


8/61

c. Nama orang Indonesia yang mempunyai suku,

marga

Diindeks menurut nama suku dan marga

tersebut

Contoh :

Nama Diindeks/ditulis

Erna Nasution Nasution, Erna

Anton Harahap Harahap, Anton


9/61

Nama-nama Wanita1) Nama wanita yang menggunakan nama ayahnya diindeks

dengan nama ayahnya

Contoh :

Nama wanita yang sudah bersuami, diindeks dengan

nama suaminya

Contoh :

Nama Diindeks/ditulisAnna Matovani Matovani, Anna

Heny Puspoegoro Puspoegoro, Heny

Nama Diindeks/ditulisAnggi Hartono Hartono, Anggi (Ny)


10/61

Wanita yang belum menikah diindeks dengan menambahkan

Nn. Dalam tanda kurung

Contoh:

A Nama bayi

Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat mau pulangbelum mempunyai nama maka untuk yang muslim wanita

diindeks dengan didahului nama ayah kemudian bayi dan binti

sedang kan untuk yang laki-laki memakai bin

Contoh :

Nama Diindeks/ditulisAnna Matovani Matovani, Anna (Nn)Heny Puspoegoro Puspoegoro, Heny (Nn)

Nama Ayah Diindeks/ditulisAkasah Akasah, bayi bintiSunarto Sunarto, bayi bin


11/61

Sedangkan untuk yang non muslim, maka diindeks dengan nama

ayah kemudian bayi

Contoh :

1Nama orang Eropa, Arab, India Jepang Thailand

Diindeks sama dengan pengindekan nama Indonesia yangmempunyai nama keluarga/marga, yaitu didahului dengan

nama keluarga kemudian nama sendiri

Contoh :

Nama Ayah Diindeks/ditulisRitonga Ritngonga, bayiImanuel Imanuel, bayi

Nama Diindeks/ditulisRobert Kennedy Kennedy, RobertMuhammad bin Gozali Gozali, Muhammad binMahatma Gandi Gandi, MahatmaSaburo Kabayasi Kabayasi, Saburo

Charoom Rataranatsin Rataranatsin, Charoom


12/61

1.Nama Orang Cina, Korea, Vietnam

Pada prindipnya diindeks sama dengan mendahulukan nama

keluarga, tetapi di Cina, Korea dan Vietnam nama keluarga sudah

ditulis dengan mendahulukan nama keluarga maka diindeksnya

sama dengan yang ditulisnya

Contoh :

Nama Diindeks/ditulisTan Po Guan Tan Po GuanKim Ill Sung Kim Ill SungTranh Van Dang Tranh Van Dang


13/61

1.Nama orang Cina digabungkan dengan nama Eropa

Contoh :

1. Penulisan GelarNama-nama yang diikuti dengan gelar, ditulis/diindek dengan

menuliskan gelar didalam kurung dibelakang nama.

Gelar dapat dibedakan menjadi :

a. Gelar Kesarjanaan, seperti ; Drs, SH, Ir, DR,b. Gelar kepangkatan, seperti ; Mayor, Jendral, Direktur,

Gubernur

c. Gelar Keagamaan, seperti ; Pendeta, Pastur, Haji, KH

d. Gelar kebangsawanan, seperti ; Rd, RA., Andie. Gelar kekeluar aan, Se erti ; Tn, Nn, N .

Nama Diindeks/ditulisJacky Chan Chan, JackyRobert Liem Liem, Robert


14/61

Contoh :


Drs. Ir. Ginanjar Kartasasmita Ginanjar Kartasasmita (Drs. Ir.)Lala, SH, MM Lala (Andi, SH, MM)

Letjen Jatikusomo Jatikusomo (Letjen)

Haji Ruslam Ruslam (Haji)


15/61

Nama Singkatan

Nama yang didiringi atau didahului dengansingkatan, tetapi tidak diketahui

kepanjangannya, yangdi utamakan adalah

nama lengkapnya Contoh :


A. Mintogoro Mintogoro A.

A.SMardiatmoko Mardiatmoko A.SAkhmad B. Sugianto Sugianto Akhmad B.

Drs. Sigit P. Mulyanto Mulyanto Sigit, P. (Drs)


16/61


17/61

Sistem

PenomoranPemberian No. RM Konsep Penjajaran RM

Seri No. RM baru diberikan pada setiap

kunjungan

Setiap RM disimpan terpisah berdasarkan

No. RM yg diberikan pd setiap kunjunganUnit Hanya Satu No.RM yang diberikan, pada

saat pertama kali kunjungan dan akan selalu

digunakan pad kunjungan berikutnya

RM disimpan dgn satu No. RM

Seri Unit No. RM baru diberikan pada setiapkunjungan

RM yang lama akan digabungkan dgnNo. RM baru diberikan dan disimpan pada

nonom rekam medis yang terbaru


18/61

SistemPenomoran

Keuntungan Kekurangan

Seri 1. Rak-rak penyimpanan akanterisi konstan

2. Memudahkan dalampengambilan rekam medisyang akan dimusnahkan

1. Data pasien ( riwayat medis & terapi)tersebar di beberapa rekam medis, sehingga

menyulitkan Dokter dan perawat (tenagakesehatan lain) dalam memberikanperawatan atau terapi

2. Biaya lebih mahal/tidak efisien, karenasetiap berobat diberi nomor dan dibuatkanrekam medis baru KIUP baru dan KIB baru

3. Rak penyimpanan cepat penuh

Unit 1. Semua data pas. Tersimpanterkumpul shg gambaranpas. Ttg riwayat medis &terapi akan mudah diperolehdgn cepat

2. Lebih efisien, karena Satufolder RM hanya untuk satu

No. RM

1. Harus selalu mengecek apakah pernahberobat atau belum, untuk mencegah agarpasien lama tidak mendapat nonor barulagi.

2. RM menjadi tebal dan perlu dibuat beberapajilid

Seri Unit 1. Memudahkan dalampengambilan rekam medisyang akan dimusnahkan

1. Biaya lebih mahal/ tidak efisien, karenasetiap berobat diberi nomor dan dibuatkanrekam medis baru KIUP baru dan KIB baru

2. Pegawai lebih repot karena harus mencaridan menggabungkan RM yang terdahuludengan RM yang baru

3. Rak penyimpanan akan terisi tidak merata


19/61

SistemPenomoran

Keuntungan Kekurangan

Seri 1. Rak-rak penyimpanan akanterisi konstan

2. Memudahkan dalam

pengambilan rekam medisyang akan dimusnahkan

1. Data pasien ( riwayat medis & terapi)tersebar di beberapa rekam medis, sehinggamenyulitkan Dokter dan perawat (tenaga

kesehatan lain) dalam memberikanperawatan atau terapi


3. Rak penyimpanan cepat penuh

Unit 1. Semua data pas. Tersimpanterkumpul shg gambaranpas. Ttg riwayat medis &terapi akan mudah diperolehdgn cepat

2. Lebih efisien, karena Satufolder RM hanya untuk satu

No. RM

1. Harus selalu mengecek apakah pernahberobat atau belum, untuk mencegah agarpasien lama tidak mendapat nonor barulagi.

2. RM menjadi tebal dan perlu dibuat beberapajilid

Seri Unit 1. Memudahkan dalampengambilan rekam medisyang akan dimusnahkan


2. Pegawai lebih repot karena harus mencaridan menggabungkan RM yang terdahulu

dengan RM yang baru3. Rak penyimpanan akan terisi tidak merata


20/61

3. SISTEM PENYIMPANAN DAN PENGAMBILAN

KEMBALI REKAM MEDIS

a. Sentralisasi,b. Desentralisasi,

SENTRALISASI DESENTRALISASI

KEUNTUNGAN 1. Data dan informasi hasil pelayanan dapatberkesinambungan

2. Mengurangi terjadinya duplikasi dlmpembuatan, pemeliharaan, penyimpanan

3. Biaya Relatif Sedikit/Murah4. Mudah & Cepat dlm pelayanan informasi5. Prosedur & Kebijaksanaan mudah

terstandarisasikan

6. Efisien dalam kerja7. Kontrol & Keamanan Lebih mudah8. Supervisi personil Penyimpanan lebih

konsisten

1. Efisiensi waktu2. Beban kerja lebih ringan

KERUGIAN 1. Petugas lebih sibuk2. Tempat penyimpanan harus buka 24 jam

1. Terjadi duplikasi RM2. Biaya lebih banyak u/

ruangan & peralatan


21/61

4. SISTEM PENJAJARAN (FILING SYSTEM)

1. Straight Numeric filling (Angka langsung).Contoh : 46-50-23, 46-50-24, 46-50-25

2. Middle digit filling system (angka tengah)

Contoh : 35 04 02

KA2 KA1 KA3

Seksi 04 Seksi 05 Seksi 80

35- 04- 01 35-05-98 99-80-98

35- 04- 02 35-05-99 99-80-9935- 04- 03 36-05-00 Seksi 81

35- 04- 04 36-05-01 00-81-00

35- 04- 05 36-05-02 00-81-01

3.


22/61

Terminal digit Filing System (angka akhir)

Contoh : 35 04 02

KA3 KA2 KA1

Seksi 02 Seksi 30 Seksi 80

35-04- 02 98-05-30 98-99-80

36- 04- 02 99-05-30 99-99-80

37 04- 02 00-06-30 Seksi 81

38 04- 02 01-06-30 00-00-81

39- 04- 02 02-06-30 01-00-81

SistemKeuntungan Kekurangan


23/61

PenjajaranKeuntungan Kekurangan

Langsung 1. Sangat mudah untuk mengambil

beberapa rekam medis yang

berurutan dari rak

2. Mudah melatih petugaspenyimpanan

1. Petugas harus memperhatikan seluruh

angka nomor RM sehingga mudah

terjadi kekeliruan penyimpanan

2. Terjadinya kosentrasi RM pada rakpenyimpanan untuk nomor besar, padarekam medis nomor terbaru, sehingga

beberapa petugas yang bekerja

bersamaan akan berdesak-desakan disatu tempat

3. Pengawasan kerapihan penyimpanansukar dilakukan

Akhir 1. Penambahan jumlah dokumenrekam medis selalu tersebar

secara merata ke 100 kelompokdi dalam rak

2. Petugas penyimpanan tidak akan

terpaksa berdesak-desakan disatu tempat dimana RM harusdisimpan

3. Petugas dapat diserahi tanggung

jawab untuk sejumlah seksi

4. Beban kerja dapat dibagi rata

5. Rekam medis yang tidak aktif

dapat diambil dari rakpenyimpanan dari setiap seksi,

pada saat ditambahnya rekammedis baru di seksi tersebut

6. Jumlah RM untuk setiap seksiterkontrol dan bisa dihindarkan

timbulnya rak-rak kosong

7. Memudahkan peerencanaan

peralatan penyimpanan (jumlah

rak)

8. Dapat meminimalisir kekeliruan

penyimpanan

1. Lamanya Latihan dan bimbingan bagipetugas penyimpanan

2. Membutuhkan biaya awal lebih besarkarena harus menyiapkan rak

penyimpanan terlebih dahulu

Tengah Sama dengan angka akhir Sama dengan angka akhir


24/61

Kegiatan Rekam Medis

Penerimaan Pasien

Dapat dikatakan disinilah pelayanan

pertama kali yang diterima oleh seorang

pasien saat tiba di rumah sakit, maka

tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa

di dalam tata cara penerimaan inilah

seorang pasien mendapatkan kesan baikataupun tidak baik dalam pelayanan suatu

rumah sakit


25/61

Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik

bila mana dilaksanakan oleh petugas

dengan sikap yang ramah, sopan, tertib

dan penuh tanggung jawab .


26/61

Untuk terjamin lancarnya penerimaan pasien

maka menurut Dirjen Yanmed (1996:28) ada 4

hal yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai

berikut :

1) Petugas yang kompeten

2)Cara penerimaan pasien yang tegas dan jelas

(clear cut)

3) Ruang kerja yang menyenangkan

4) Lokasi yang tepat dari bagian penerimaan

pasien.

mengeva uasi ua itas pe ayanan


27/61

mengeva uasi ua itas pe ayanan

terdiri dari :

1) Reliability(Keandalan)

Yaitu kemampuan dalam memberikan pelayanandengan segera dan memuaskan serta sesuai

dengan yang telah dijanjikan.

Dimensi ini tergambar dalam :

b. Prosedur penerimaan pasien yang cepat dantepat

c. Pelayanan pemeriksaan, pengobatan danperawatan yang cepat dan tepat

d. Jadwal pelayanan rumah sakit dijalankandengan cepat

e. Prosedur pelayanan tidak berbelit-belit


28/61

Responsiveness(cepat tanggap)

Yaitu keinginan para petugas untuk membantupara pelanggan dan memberikan pelayanan

yang cepat tanggap

Dimensi ini tergambar dalam ;

1.Kemampuan dokter dan perawat untuk cepattanggap dalam mengatasi keluhan pasien

2. Kemampuan petugas memberikan informasiyang jelas, dan mudah dimengerti.

3. Tindakan cepat pada saat pasienmembutuhkan


29/61

2) Assurance(jaminan)

Yaitu mencakup kemampuan, kesopanan dan sifat

dapat dipercaya yang dimiliki para petugas,bebas dari bahaya, resiko maupun keragu-

raguan.


1. Pengetahuan dan kemampuan para dokterdalam menetapkan diagnosa penyakit dan

petugas lainnya dalam bekerja.

2. Keterampilan para dokter, perawat, dan

petugas kesehatan lainnya dalam bekerja.3. Pelayanan yang sopan dan ramah

4.Jaminan keamanan pelayanan dan kepercayaanterhadap pelayanan


30/61

Emphaty( empati )

Yaitu meliputi kemudahan dalam melakukanhubungan, komunikasi yang baik dan perhatian

yang tulus terhadap kebutuhan pelanggan.


1. Memberikan perhatian secara khusus padasetiap pasien

2. Perhatian terhadap keluahan pasien dankeluarganya

3.

Perhatian kepada semua pasien tanpamemandang status sosial dan lain-lain.


31/61

Tangible (berwujud)

Yaitu meliputi fasilitas fisik, perlengkapan,

peralatan, personil dan sarana komunikasi.


1. Kebersihan, kerapihan, dan kenyamananruangan

2. Penataan exteriordan interiorruangan

3. Kelengkapan, kesiapan dan kebersihan alat-alat yang dipakai

4. Kerapian dan kebersihan penampilan petugas

(karyawan).


32/61

Pada penerimaan pasien akan dilakukan

kegiatan Identifikasi dan pencatatan

serta pemberian informasi pelayanan

Sistem Identifikasi
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/Identifikasi,%20KIB,%20KIUP.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/Identifikasi,%20KIB,%20KIUP.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/Identifikasi,%20KIB,%20KIUP.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/Identifikasi,%20KIB,%20KIUP.ppt


33/61

Pencatatan

Kegiatan ini sangat penting karena :

kegiatan ini merupakan kegiatan input data

sebaik apapun pengelolaan rekam medis, sebaik

apapun sistem informasi kalau tanpa kegiatanpencatatan atau input data ini maka rekam

medis tidak mempunyai arti apa-apa, karena

tidak mempunyai data yang dapat lengkap dan

akurat yang pada akhirnya fungsi rekam medis

tidak berfungsi lagi.

T b h k i i/ b k


34/61

Tenaga yang berhak mengisi/membuat rekam

medis atau yang berhak melakukan kegiatan

pencatatan adalah :

a. Tenaga Medis, yaitu dokter umum, dokterspesialis, dokter gigi, dokter subspesialis, yangbekerja pada rumah sakit tersebut, residen yang

sedang melaksanakan kepaniteraan klinik

b. Tenaga Paramedis perawatan

c. Tenaga Paramedis non perawatan

d. Tenaga Lab, Gizi, anestesia, penata rontagen,rehabilitasi medik, Perekam Medis, dan tenagalain yang berkaitan dengan pelayanan pada

pasien,


35/61

Ketentuan umum dalam melaksanakan pencatatan

diantaranya yaitu :

1) Setiap tindakan/konsultasi yang dilakukan pada pasienharus dicatat ke RM selambat-lambatnya 1 x 24 Jam

2) Semua pencatatan harus ditanda tangani, di beritanggal, sesuai dengan wewenangnya

3) Pencatatan yang dilakukan oleh mahasiswa,ditandatangani dan menjadi tanggung jawab dokter

yang merawat atau dokter pembingbingnya

4) Pencatatan yang dilakukan oleh residen harus diketahui

oleh dokter pembingbingnya5) Perbaikan kesalahan penulisan dapat dilakukan pada

saat itu juga dan diberi paraf

6) Tulisan tidak boleh dihapus dengan cara apapun


36/61

Bentuk catatan dapat dibedakan berdasarkan sifatnya yaitu:

1) Catatan yang bersifat Kolektif

Pada buku register ini pada umumnya memuat informasitentang identitas pasien,cara pembayaran, jeniskunjungan, nomor rekam medis, poliklinik atau tempatpelayanan yang dituju, Register di Puskesmas antara

lain :

1. Rawat Jalan 11. PSN

2. Rawat Inap 12. Tetanus Neo

3. KIA 13. Rawat Jalan Gigi

4. Kohort Ibu 14. Obat

5. Kohort Balita 15. Laboratorium

6. Gizi 16. PKM

7. Penyakit menular 17. PSM

8. Kusta 18. Kes Lingkungan

9. Kohort TB 19. UKS


37/61

2). Catatan yang bersifat Individual

Catatan ini mendokumentasikan segalatindakan yang diberikan kepada seorangpasien. Bentuk catatan ini berupalembaran-lembaran atau kartu yang

dinamakan rekam medis.

Formulir rekam medis ini meliputi formulir

untuk pasien rawat jalan, rawat daruratdan rawat inap.


38/61

Formulir Untuk RM Rawat Jalan, yang

dicatat minimal adalah :

1) Identitas Pasien

2) Anamnesa ( Keluhan utama, riwayatsekarang, riwayat penyakit yg pernah

diderita, riwayat penyakit keluarga)

3) Pemeriksaan Fisik

4) Diagnosis

5) Pengobatan Tindakan


39/61

Sedangkan formulir Rekam Medis Untuk Rawat

Inap, yang dicatat minimal adalah :

1) Identitas Pasien

2) Anamnesa ( Keluhan utama, riwayat sekarang,riwayat penyakit yg pernah diderita, riwayat

penyakit keluarga)

3) Pemeriksaan Fisik, lab

4) Diagnosis

5) Pengobatan Tindakan

6) Catatan Konsultasi

7) Catatan perawat dan tenaga lain

8) Catatan Observasi klinik dan hasilpengobatan

9) Resume akhir dan evaluasi pengobatan


40/61

Sedangkan untuk Puskesmas, dicatat pada rekammedis yang disebut Rekam Kesehatan Keluargaatau disebut dengan Family Folder, serta

beberapa kartu diantaranya yaitu :

1) Kartu Tanda Pengenal

2) Kartu Rawat Jalan

3) Kartu Rawat Tinggal

4) Kartu Penderita & indek Penderita Kusta

5) Kartu Penderita & indek Penderita TB

6) Kartu Ibu

7) Kartu Anak

8) KMS Balita, anak sekolah, Ibu hamil dan Usila

9) Kartu tumbuh Kembang Balita

10) Kartu Rumah (sanitasi)

P l h R k M d


41/61

Pengolahan Rekam Medis

A. Assembling/Perakitan RM

Adalah salah satu kegiatan dalam pengolahan rekammedis untuk :

- mengorganisasikan,

- merakit,

- menata,- menyusun,

- merapihkan

- formulir-formulir rekam medis baik untuk rawat jalan,UGD, maupun untuk rawat inap rawat, sehingga rekammedis tersebut dapat terpelihara dan dapat siap pakai

kalau dibutuhkan.

Untuk memudahkan penyusunan formulir formulir rekammedis khusus untuk rawat inap dapat disusun

berdasarkan kode atau halaman yang ada pada setiap


42/61

B. Koding

Kegiatan dan tindakan serta diagnosis yang ada dalamrekam medis harus di beri kode dan selanjutnya diindeksagar memudahkan pelayanan pada penyajian informasiuntuk menunjang fungsi perencanaan, managemen, dan

riset bidang kesehatan

Pengklasifikasian penyakit dan tindakan yang telahdisepakati secara internasional dan telah digunakan

yaitu :

1. Kalsifiasi yang berkaitan dengan penyakit/diagnosis,yaitu ICD (Internasional Classification of Diseases)


43/61

Kecepatan dan ketepatan koding dari suatu diagnosisatau tindakan lain sangat tergantung kepada pelaksana

yang menangani rekam medis tersebut, yaitu :

1. Tenaga medis dalam menetapkan diagnosis

2. Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode3. Tenaga kesehatan lainnya

Jadi secara garis besar ICD dimaksudkan untuk

memudahkan pencatatan dan pelaporan penyakit, darisegala macam segi, sehingga tidak ada satu penyakitpun

yang luput dari pemantauan


44/61

C. INDEKS
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/Indeks%20&%20Register.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/Indeks%20&%20Register.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/Indeks%20&%20Register.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/Indeks%20&%20Register.ppt


45/61


46/61

1. Alat Penyimpanan

a. Rak Terbuka

b. Lemari lacic. Roll Opac

Hal Yg perlu diperhatikan dalam membuat

alat penyimpanana. Panjang atau luas ruangan penyimpanan

b. Perkiraan kebutuhan alat penyimpanan rekammedis untuk 5 10 tahun mendatang

c. Jarak antara dua buah rak min. 90 cm danapabila raknya berhadapan jaraknya 150 cm
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/ROLL%20'OPACK.jpghttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/ROLL%20'OPACK.jpghttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/ROLL%20'OPACK.jpghttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/PSRM%20II/ROLL%20'OPACK.jpg


47/61


48/61

Pelindung Rekam Medis :

a. Sampul Pelindung dilengkapi dgn penjepit

(Fastener)

b. Map

c. Amplop

4. Bon Peminjaman (Requisitions)

- Dibuat 3 Rangkap (Untuk di Rekam Medis,Outguides dan dikotak file kartu/yang

meminjam)

- Memuat informasi ; nama pasien, nomor RM,

nama peminjam, keperluan, tanggalpeminjaman, tanggal pengembalian, tanda

tangan peminjam dan pertugas

- Bahan kertas biasa dgn Ukuran 10, 5 x 7 cm

O t id ( P t j k K l )


49/61

Outguides ( Petunjuk Keluar)

- Terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna

- Berbentuk kartu besar disertai kantung untuk

plastik menyimpan bon peminjaman- Akan berada di penyimpanan sampai rekam

medis yang dipinjam kembali.

6. Alat Penunjang lainnya ; Tangga antitergelincir, meja untuk menyortir, rakberoda/kereta dorong (Dumbwaiter) , Slip

Transfer, elevator, faksimili


50/61

8. Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan

a. Rekam Medis sebelum disimpan harus disortir terlebih dahulub. Hanya petugas rekam medis yang menangani penyimpanan dan

pengambilan relam medis, kecuali petugas khusus pada sore danmalam yg ditugasi di penyimpanan

c. Rekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnya harussegera diperbaiki

d. Pemeriksaan/audit peyimpanan harus dilakukan secara periodik

(Untuk menemukan salah simpan atau RM yg belum kembali pdwaktunya)

e. RM yg penting (berkaitan dgn hukum) disimpan di tempat khususyg terjaga kerahasiaannya.

f. Petugas harus memelihara agar RM terjaga kerapihan dankebersihannya

g. RM yg dlm proses (Assembling, Analisa, dll) disimpan di meja/raktertentu

h. RM yg tebal dibuat penjilidan

i.


51/61

Kordinator penyimpanan harus membuatlaporan :

- Jumlah RM yg keluar/dipinjam

- Jumlah permintaan darurat

- Jumlah salah simpan

- Jumlah RM yg tdk ditemukan

9 PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS


52/61

9. PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS

Kegiatan pengambilan kembali rekam medis daritempat penyimpanan dilakukan karena

kebutuhan diantaranya yaitu :

a. Untuk Berobat jalan / kontrol

b. Untuk Rawat Inapc. Untuk Penelitian

d. Untuk Pendidikan

e. Untuk Pengadilan

f. Untuk Analisa Kuantitatif & Kualitatif

g. Dll


53/61

Ketentuan dan Pengambilan Kembali

a. Setiap RM yang diambil kembali/keluar harusdiganti/menggunakan Out guide/petunjuk keluar

b. Peminjam harus mengembalikan tepat waktu dlm keadaan baikc. Ditentukan kebijakan/peraturan berapa lama/ waktu RM dapat

diluar Rak penyimpanan sesuai dengan jenis peminjamannya.

Idealnya setelajh jam kerja sudah kembali lagi.

d. Rekam Medis tidak boleh dibawa keluar RS kecuali atas peintah

pengadilan.e.Peminjaman RM untuk keperluan pembuatan makalah, riset, dll oleh

dokter/tenaga kesehatan lainnya sebaiknya dikerjakan di Ruang RM

f. Mahasiswa dapat memijam RM jika mempunyai surat pengantardari dokter ruangan

g.Untuk Pasien yg dirujuk, RM tidak boleh dibawa cukup dgn resumeakhir pelayanan.

1.


54/61

Prosedur Pengambilan Kembali

a. Setelah ada permintaan untuk peminjaman,maka sebelum dilakukan pengambilan kembalidibuatkan bon peminjaman (rangkap 3)

b. Menyimpan bon peminjaman pada RM, Out

guide dan pada kotak bon peminjaman di UnitRM atau di tempat yng meminjamnya

c. Menyimpan out guide pada tempat RM ygdiambil

d. Apabila ada perpindahan peminjaman makadicatat pd slip tranfer dan diberitakan ke unit

RM

e. Slip tranfer disimpan di out guide

12 P i R k M di Y tid k dit k


55/61

12. Pencarian Rekam Medis Yang tidak ditemukan

ditempatnya

a. Sistem Pelacakan Otomatis

1) Nama Pasien, nomor RM, Nama peminjam,tanggal peminjaman, waktu pengembalian

diinput ke komputer

2)Setiap perpindahan peminjaman/ruangan harusdiinput ke komputer

3) Setelah kembali ke unit RM/disimpan harus

diinput ke komputer4) Untuk pelacakan tinggal klik nomor RM atau

nama Pasien, maka akan muncul dimana posisi

RM terakhir

M lih t l t b t d li R k M di


56/61

Melihat alat bantu pengendalian Rekam Medis

Melihat bon peminjaman.

Buku register peminjaman,

out guides atau tracer atau

pada buku register pelayanan,

karena ada kemungkinan masih dipinjam dan

belum kebali

c


57/61

Alternatif Pencarian RM Yg salah simpan/tidak

ditemukan di tempatnya :

a. Cari transposisi di dlm masing-masing set angka duadigit , Con : no. 46-37-82 bisa dicari di no. 46-37-28

atau 46-73- 82 atau 64-37-82

b. Apabila RM yg tidak ditemukan ada no. 3 pada no. 5atau 8 karena angkanya mirip

c. Periksa nomor tertentu pd kelompok ratusan ygmendahului atau mengikuti nomor tersebut. Con : 485

dapat dicari pada 385 atau 585

d. Periksa RM persis sebelum atau sesudah nomor yang

bersangkutan, Kadang-kadang RM menyelip ke dlmpelindung RM lain

e. Periksa RM yg hilang di rak persis di atas atau dibawahRM yg dicari

5 Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4/penyusutan.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4/penyusutan.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4/penyusutan.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4/penyusutan.ppt


58/61

5. Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4/penyusutan.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4/penyusutan.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4/penyusutan.ppthttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_4/penyusutan.ppt


59/61

Sistem pelayanan Rekam Medis


60/61

Sistem pelayanan Rekam Medis

di Penyimpanan (Filing)


61/61

Terima kasih

Semoga Bermanfaat

sistem rekam medis 01

Documents