SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN UNTUK PENERIMAAN KARYAWAN BARU PADA PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Erwin Setiabudi S

05.12.1179

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

DECISION SUPPORT SYSTEM FOR ACCEPTANCE OF NEW EMPLOYEE AT

PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR

SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN UNTUK PENERIMAAN KARYAWAN BARU PADA PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR

Erwin Setiabudi S

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

PT Pupuk Kalimantan Timur is company property of trustworthy government and becomes life fulcrums of vicinity public which located in town Bontang, East Borneo. This company has 4 factory ammonia and 5 peripatetic urea factory in sector fertilizer industry and especially chemicals. By having many factories which has been found this company hence at the time of employee receiving, will experience a problem if still using manual system. Sometimes, new employee received with position of occupied differs from reasoning of its (the education, so that the employee must experience study).

Data collecting technique, adapted for across the board analysis standard: Observation and evaluation of information systems management that there have with the standard theory. Direct interview at the side of related to PT Pupuk Kalimantan Timur having descending at purpose of research to obtain complete and real data as analysis. And does data collecting coming from literature and a book related to problems.

Result from problem analysis found many things which must be paid attention to receive employee about job description which is clear and written for each employee candidate.

Keyword: Information, Employee, Information systems, Company.

1. Pendahuluan

PT. Pupuk Kalimantan Timur merupakan perusahaan milik pemerintah yang

terletak di kota Bontang, Kalimantan Timur. Perusahaan ini memiliki 4 pabrik amonia

dan 5 pabrik urea yang bergerak dalam sektor industri pupuk dan khususnya pada

bahan kimia. Dengan memiliki banyak pabrik yang telah didirikan perusahaan ini

maka pada saat penerimaan tenaga kerja, akan mengalami suatu masalah apabila

masih menggunakan sistem manual.

Pada era teknologi seperti sekarang ini, sistem informasi sangat dibutuhkan

oleh setiap perusahaan yang memiliki keunggulan kompetitif. Hal ini sangat

mempengaruhi dunia bisnis dalam pengambilan keputusan yang cepat, tepat dan

mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Oleh karena perkembangan

teknologi tersebut, dapat mengubah pola pikir seorang manajer untuk mempermudah

dalam pengambilan keputusan dengan tepat waktu yang cukup singkat. Proses untuk

merekrut karyawan baru dengan jumlah yang cukup banyak dengan menggunakan

cara manual dan membutuhkan ingatan yang kuat serta ketelitian seorang manajer,

tentu dapat membuat seorang manajer stress berat. Cara yang biasa dilakukan untuk

mewujudkan pola pikir seorang manajer tersebut adalah dengan cara menggunakan

alat bantu komputer yang memiliki sistem yang mendukung pola pikir seorang

manajer.

Dilihat dari manajemen sumber daya manusia PT. Pupuk Kalimantan Timur

yang memperlakukan karyawan sebagai investor yang dapat menarik perhatian,

mengembangkan, dan mempertahankan pekerjaannya. Diharapkan sistem tersebut

dapat membantu manajer untuk pengambilan keputusan dalam pemilihan karyawan

baru pada perusahaan PT. Pupuk Kalimantan Timur dengan informasi yang cepat,

akurat dan sesuai dengan kebutuhan manajer untuk membangun perusahaan yang

memiliki pekerja berkualitas tinggi.

2. Dasar Teori

2.1. Data, Informasi, Sistem, dan Sistem Informasi

2.1.1. Data

Data merupakan item-item mengenai sesuatu, kejadian,

aktivitas, dan transaksi yang direkam, diklasifikasikan, dan disimpan

namun tidak terorganisasikan untuk menyampaikan semua makna

spesifik.1

1 Efraim Turban, Jay E. Aronson, dan Ting-Peng Liang, penterjemah Dwii Prabantini, Decision Support Systems

and Intelligent Systems-7th Ed Jilid 1, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2005, Hal 278

2.1.2. Informasi

Informasi merupakan data yang telah diorganisasikan dalam

sebuah cara yang membuat mereka bermakna bagi penerima.2 Informasi

tersebut bisa dikatakan berkualitas apabila informasi tersebut akurat,

tepat waktu, memiliki nilai manfaat bagi penggunanya, mudah dipahami,

dan dapat dibandingkan dengan informasi lainnya.

2.1.3. Sistem

Sistem merupakan sekelompok komponen-komponen yang

saling berinteraksi dengan memiliki tujuan.3

2.1.4. Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial, dan merupakan kegiatan

strategi dari suatu organisasi, serta menyediakan laporan-laporan yang

diperlukan oleh pihak luar.4

2.2. Konsep Dasar Sistem Penunjang Keputusan (DSS)

2.2.1. Pengertian dan Tujuan DSS

Sistem Penunjang Keputusan (DSS) merupakan sekumpulan

prosedur berbasis model untuk data pemrosesan dan penilaian guna

membantu para manajer mengambil keputusan.5 Sistem ini bertujuan

untuk menyediakan informasi yang berfungsi membantu manajer dalam

pengambilan keputusan semiterstruktur yang terkadang keputusan dapat

diketahui terkadang keputusan yang akan dibuat tidak jelas dan

keputusan tidak terstruktur dimana tidak seorang pun tahu keputusan

apa yang harus dibuat.

2.2.2. Keputusan Dalam DSS

Keputusan yang diambil untuk menyelesaikan suatu masalah

dilihat dari keterstukturannya yang dapat dibagi menjadi:

1. Keputusan terstruktur

Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara

berulang-ulang dan bersifat rutin.

2 Efraim Turban, Jay E. Aronson, dan Ting-Peng Liang, penterjemah Dwii Prabantini, Decision Support Systems

and Intelligent Systems-7th Ed Jilid 1, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2005, Hal 278

3 Efrem G. Mallach, Decision Support and Data Warehouse Systems, The McGraw-Hill Companies, Inc, 2000,

Hal 84 4 Kusrini, M.Kom, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2007, Hal

11 5 Efraim Turban, Jay E. Aronson, dan Ting-Peng Liang, penterjemah Dwii Prabantini, Decision Support Systems

and Intelligent Systems-7th Ed Jilid 1, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2005, Hal 137

2. Keputusan tidak terstruktur

Keputusan tak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya

rumit karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi.

3. Keputusan semiterstrukur

Keputusan semiterstuktur adalah keputusan yang memiliki dua sifat.

Sebagian keputusan bisa ditangani komputer dan yang lain tetap harus

dilakukan oleh pengambilan keputusan.6

2.3. Arsitektur Sistem Penunjang Keputusan

Pada aplikasi DSS ini, memiliki komponen yang merupakan subsistem

dari DSS itu sendiri yang terdiri dari:

1. Subsistem manajemen data

Subsistem manajamen data memasukkan satu database yang berisi data yang

untuk situasi dan dikelola oleh perangkat lunak yang disebut sistem

manajemen database (DBMS).

2. Subsistem manajemen model

Merupakan paket perangkat lunak yang memasukkan model keuangan,

statistik, ilmu manajemen, atau model kuantitatif yang lainnya yang

memberikan kapabilitas analitik dan manajemen perangkat lunak yang tepat.

3. Subsistem antarmuka pengguna

Pengguna berkomunikasi dengan dan memerintah DSS melalui subsistem ini.

Pengguna adalah bagian yang dipertimbangkan dari sistem. Para peneliti

menegaskan bahwa beberapa kontribusi unik dari DSS berasal dari interaksi

yang intensif antara komputer dan pembuat keputusan. Browser Web

memberikan struktur antarmuka pengguna grafis yang familiar dan konsisten

bagi kebanyakan DSS.

4. Subsistem manajemen berbasis-pengetahuan

Subsistem ini dapat mendukung semua susbsistem lain atau bertindak sebagai

suatu komponen independen. Ia memberikan intelegensi untuk memperbesar

pengetahuan si-pengambilan keputusan. Subsistem ini dapat diinterkoneksikan

dengan repositori perusahaan (bagian dari sistem manajemen pengetahuan),

yang kadang-kadang disebut basis pengetahuan organisasional.7

Arsitektur dari sistem pendukung keputusan ditunjukan pada gambar

dibawah ini:

6 Kusrini, M.Kom, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2007, Hal

19-20 7 Efraim Turban, Jay E. Aronson, dan Ting-Peng Liang, penterjemah Dwii Prabantini, Decision Support Systems

and Intelligent Systems-7th Ed Jilid 1, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2005, Hal 143-144

2.4. Model Pencocokan Profile

Sistem penunjang keputusan yang saya buat menggunakan model data

penncocokan profile yang bisa dikatakan model data GAP. Model pencocokan

profile ini berfungsi untuk mencari atau mencocokkan profile yang diinginkan

dengan profile yang sudah ada yang terdiri dari beberapa aspek penilaian yang

digunakan oleh manajer.

2.4.1. Aspek Penilaian

Pada model pencocokan profile ini, pengguna bisa menentukan

aspek-aspek penilaian sendiri secara langsung sehingga sistem

pendukung keputusan tersebut dapat digunakan lebih luas.

2.4.2. Pemetaan GAP

Pemetaan GAP yang dimaksudkan pada pembahasan ini adalah

perbedaan kriteria yang dimiliki seseorang dengan kriteria yang

diinginkan pengguna sesuai dengan aspek penilaian. Rumus untuk

pemetaan GAP tersebut dapat dilihat dibawah ini:

GAP = Kriteria seseorang – Kriteria diinginkan

Sedangkan perhitungan GAP lainnya yang terjadi itu sendiri

pada tiap aspeknya memiliki perhitungan yang berbeda-beda.

2.4.3. Penentuan Bobot Nilai

Setelah pemetaan GAP dilakukan, maka hasil dari pemetaan

tersebut diberi bobot nilai dengan patokan tabel bobot nilai dibawah ini

Tabel 2.1 Bobot Nilai GAP

No Selisih Bobot Nilai

Keterangan

1 0 5 Kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan

2 1 4,5 Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/level

3 -1 4 Kompetensi individu kekurangan 1 tingkat/level

4 2 3,5 Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/level

5 -2 3 Kompetensi individu kekurangan 2 tingkat/level

6 3 2,5 Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/level

7 -3 2 Kompetensi individu kekurangan 3 tingkat/level

8 4 1,5 Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat/level

9 -4 1 Kompetensi individu kekurangan 4 tingkat/level

2.4.4. Perhitungan dan Pengelompokan Core dan Secondary Factor

Setelah diberikan bobot nilai disetiap aspek penilaian yang ada,

kemudian setiap aspek dikelompokkan menjadi 2 faktor yaitu core factor

dan secondary factor. Pengelompokkan tersebut dilakukan dengan cara

memilih beberapa faktor saja dari setiap aspek penilaian yang

digunakan. Kemudian untuk menghitung nilai core factor dari setiap

aspek penilaian, maka gunakan rumus yang ada dibawah ini:

Keterangan:

NCF : Nilai rata-rata core factor

NC(Aspek Penilaian) : Jumlah total nilai core factor dari tiap aspek

penilanan

IC : Jumlah item core factor

Kemudian untuk menghitung nilai secondary factor

menggunakan rumus dibawah ini

Keterangan:

NSF : Nilai rata-rata core factor

NS(Aspek Penilaian) : Jumlah total nilai core factor dari tiap aspek

penilanan

IC : Jumlah item Secondary factor

2.4.5. Penghitungan Nilai Total

Setelah melakukan pengelompokan core factor dan secondary

factor, kemudian langkah selanjutnya menghitung nilai total dari core

factor dan secondary factor dari tiap aspek penilaian berdasarkan

prosentase yang diperkirakan berpengaruh terhadap aspek penilaian

yang digunakan. Perhitungan nilai total ini menggunakan rumus dibawah

ini:

Keterangan :

NCF(Aspek Penilaian) : Nilai rata-rata core factor

NSF(Aspek Penilaian) : Nilai rata-rata secondary factor

Nilai Total :Nilai total dari aspek (Kecerdasan, Perilaku, dan

Kondisi keluarga)

(x)% : Nilai persen yang diinputkan

2.4.6. Penghitungan Penentuan Rangking

Hasil akhir dari proses pencocokan profil adalah rangking dari

kandidat yang tersedia. Perhitungan rangking tersebut dapat

menggunakan rumus dibawah ini:

Keterangan:

Nilai Total Tiap Aspek Penilaian : Nilai Total dari tiap aspek penilaian

( x )% : Nilai persen yang diinputkan

3. Analisis

PT. Pupuk Kalimantan Timur menganggap sumber daya manusia (SDM)

yang berkualitas merupakan salah satu modal vital yang akan memungkinkan

perusahaan ini mampu untuk bersaing dan terus eksis dalam mengemban visi dan

mencapai visi perusahaan. Untuk mendapatkan tenaga kerja yang berkualitas maka

kegiatan penerimaan karyawan baru dilakukan dengan melakukan tes bertahap yang

diselengarakan dibeberapa tempat yang dipilih oleh PT. Pupuk Kalimantan Timur

untuk melakukan tes penerimaan tenaga kerja baru yang kemudian hasil-hasil tes

tersebut diperiksa dan dianalisis oleh pimpinan dan tim rekrut.

Kelemahan dari sistem lama tersebut, diantaranya adalah analisis dilakukan

dengan waktu yang cukup lama karena menggunakan sistem manual dengan cara

melihat data calon tenaga kerja yang meliputi hasil tes yang diselenggarakan oleh

perusahaan.

Berdasarkan kelemahan yang dimiliki sistem lama di atas, maka perlu untuk

merancang sebuah aplikasi sistem pembantu pembuatan keputusan yang berfungsi

untuk membantu proses pemilihan tenaga kerja baru.

4. Hasil Penelitian

Dari hasil analisis dan penelitian yang saya lakukan maka PT. Pupuk

Kalimantan Timur, memiliki parameter penilaian tenaga kerja yang dibutuhkan telah

ditentukan oleh pihak departement yang membutuhkan tenaga kerja baru. Kriteria

yang di butuhkan pun bermacam-macam sehingga pada aspek penilaian ini

ditentukan berdasarkan tes-tes penerimaan karyawan baru secara bertahap yang

diselenggarakan oleh perusahaan. Sehingga sistem penunjang keputusan ini dapat

digunakan untuk pemilihan tenaga kerja baru untuk seluruh departemen yang

membutuhkan tenaga kerja dalam perusahaan PT. Pupuk Kalimantan Timur.

Tes-tes penerimaan karyawan yang akan dijalani oleh calon karyawan baru

tersebut antara lain:

1. Skill Test

Skill Test bertujuan untuk melihat pengetahuan/wawasan calon karyawan

berdasarkan disiplin ilmu yang dimiliki yang ada hubungannya dengan jenis

lowongan pekerjaan yang ada. Apabila calon karyawan dinyatakan gagal dalam

tes ini, maka calon karyawan tersebut tidak dapat melanjutkan tes-tes berikutnya.

2. Psikotest

Psikotest bertujuan untuk mencari gambaran atau potret diri dari peserta seleksi

yang meliputi beberapa aspek yaitu aspek intelektual, sikap, dan kepribadian.

3. Tes Potensial

Pada tahap tes potensial ini bertujuan untuk melihat kemampuan verbal,

kuantitatif dan penalaran dari calon karyawan. Pada tes ini, memiliki 2 macam tes

potensial, antara lain:

a. Tes Potensial Intelektual Umum yang dijalankan oleh calon karyawan yng

memiliki tingkat pendidikan SMA sederajat.

b. Tes Potensial Akademik yang dijalankan oleh calon karyawan yang memiliki

tingkat pendidikan D3, S1, S2 dan S3.

4. Tes Wawancara

Tes wawancara ini masih memiliki hubungan dengan Skill Test dengan tujuan

untuk melihat kelebihan riil dari hasil Skill Test. Tes ini terdiri dari aspek

Pengetahuan Teori, Praktis, Penguasaan Bidang Pekerjaan, Keterampilan dan

Sikap.

5. Medical Test

Medical test bertujuan untuk melihat kondisi fisik/kesehatan peserta seleksi

secara menyeluruh meliputi pemeriksaan Laboratorium antara lain: Hematologi,

Urine Lengkap, Kimia Darah, Rontgent dan Pemeriksaan Dokter.

Dari proses penerimaan karyawan baru diatas, untuk perhitungan GAP

kompetensi ini akan menitik beratkan pada tes-tes dibawah ini antara lain:

1. Psikotest

a. Aspek Intelektual

Common Sense

Common Sense merupakan kemampuan berpikir konkrit praktis

sehingga diperoleh pandangan yang bersifat umum dan realistis.

Verbalisasi Ide

Verbalisasi ide merupakan kecakapan mengolah dan mengintegrasi

suatu gagasan pemikiran yang bersifat verbal.

Sistematika Berpikir

Sistematika Berpikir merupakan kelincahan berpikir dalam menangkap

suatu hubungan asosiasi antara satu gejala dengan gejala lain

menggunakan logika yang sistematis.

Penalaran dan Solusi Real

Penalaran dan solusi real merupakan kecakapan dalam memahami

suatu inti persoalan dari dua gejala ssecara mendalam sehingga mampu

melakukan penalaran secara logis dan merumuskan suatu hasil yang

realistis.

Konsentrasi

Konsentrasi merupakan kemantapan untuk memusatkan perhatian

dalam mencamkan suatu persoalan.

Logika Praktis

Logika praktis merupakan kecakapan untuk memecahkan masalah

secara logis dan runtut dengan cara praktis dan sederhana.

Fleksibilitas Berpikir

Fleksibilitas berpikir merupakan cara pendekatan berpikir yang

bervariasi, tidak terpaku pada satu metode saja, dan cakap mengnalisis

informasi secara faktual.

Imajinasi Kreatif

Imajinasi kreatif merupakan kecakapan untuk mencari alternatif

pemecahan masalah secara kreatif melalui upaya membayangkan

hubungan gejala secara menyeluruh.

Antisipasi

Antisipasi merupakan kecakapan dalam memprediksi suatu kejadian

(akibat) dan mampu mengenali adanya gejala-gejala perubahan.

Basic intellegence

Basic intellegence merupakan kemampuan yang mendasar yang dimiliki

seseorang.

b. Sikap

Percaya Diri

Kepemimpinan

Kemampuan Sosial

Hasrat Berprestasi

Inisiatif

Daya Tahan Kerja

Kualitas Kerja

Kecepatan Mengatasi Masalah

Kesediaan Kerja

c. Kepribadian

Emosi : lebih terbuka atau tertutup

Apabila terbuka, maka individu tersebut lebih suka mnyatakan

perasaannya secara langsung. Sedangkan tertutup, maka individu lebih

suka menyimpan perasaan atau menyatakan secara tidak langsung.

Imajinasi : lebih kombinatif atau kreatif.

Jika lebih kombinatif, berarti daya khayalnya lebih cenderung

mendasarkan pada kenyataan disekitarnya. Jika lebih kreatif, maka

individu lebih banyak mengkhayalkan berdasarkan subyektifitas.

Inteligensi : lebih praktis atau spekulatif.

Jika lebih bersifat praktis, artinya seseorang lebih memfungsikan

intelegensi berdasarkan pada ketajaman pengamatan. Jika lebih

spekulatif, berarti seseorang lebih berani menggunakan hipotesa dan

kesimpulan sementara.

Aktifitas : lebih dinamis atau terkontrol

Jika dinamisnya lebih tinggi, berarti tingkah lakunya giat dan spontan.

Jika lebih terkontrol, berarti individu lebih bertingkah laku kalem, diam

dan terkendali.

2. Tes Potensial

a. Verbal comprehension

Kemampuan untuk memahami arti kalimat.

b. Word fluency

Kelancaran menyusun kata menjadi kalimat.

c. Number

Kemampuan menghitung angka.

d. Space

Kemampuan memahami ruang

e. Assosiative memory

Kemampuan untuk mengasosiasikan ingatan

f. Perceprual speed

Kecepatan mempersepsika baik visual maupun non visual.

g. Reasining & Induction

Proses berpikir dengan alasan

3. Tes Wawancara

a. Pengetahuan Teori

b. Praktis

c. Penguasaan Bidang Pekerjaan

d. Keterampilan

5. Kesimpulan

Dari pembuatan program Sistem Penunjang Keputusan Penerimaan

Karyawan Baru pada PT Pupuk Kalimantan Timur dengan menggunakan Model GAP

atau Model Pencocokan Profil dapat diambil kesimpulan bahwa Model GAP dapat

digunakan dengan baik jika Aspek Penilaian yang digunakan sesuai dengan yang

dibutuhkan pada Profil Jabatan.

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan

Bersain Perusanaan dan Oraganisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset

Ehrem G. Mallach. 2000. Decision Support and Data Warehouse Systems. The McGraw-

Hill Companies, Inc : The Dryden Press

Hermawan, Julius. 2005. Membangun Decision Support System. Yogyakarta: Andi Offset

Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Andi

Offset

Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi

Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi

Offset

Rudyanto, M, Arief. 2006. Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset

Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Andi Offset

Turban, Efraim. 2005. Decision Support System and Intelligent Systems-7th Ed Jilid 1

(Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas). Diterjemahkan oleh: Dwi

Prabantini. Yogyakarta: Andi Offset

http://www.google.co.id/imgres?q=pupuk+kalimantan+timur&hl=id&sa=X&gbv=2&biw=13

66&bih=641&tbs=isz:l&tbm=isch&tbnid=2BVA4llgHbfdIM:&imgrefurl=http://www.lintasberi

ta.com/Dunia/Keuangan/lowongan-kerja-pt-pupuk-kaltim-oktober-

2011&docid=ixqnqerTjYZK5M&imgurl=http://www.lintasberita.com/mediabig/6a3161dd03

90d9b23544428003a271da.jpg&w=1449&h=1025&ei=CI1NT-

OfOMbIrQfJgrWRDw&zoom=1&iact=hc&vpx=172&vpy=317&dur=4&hovh=189&hovw=26

7&tx=159&ty=107&sig=103047290713845278884&page=1&tbnh=121&tbnw=170&start=

0&ndsp=20&ved=1t:429,r:7,s:0