1

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

PERTEMUAN II

2

PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI

3

Organisasi telah menetapkan suatu tujuan tertentu.

1. Detector/sensor yang

melihat apa yang sebenarnya terjadi (faktual) dalam pencapaian tujuan tersebut.2. Assesor yang membandingkan

antara faktual pencapaian tujuan tersebut dengan tujuan yang diinginkan.

4

3. Effector yang akan mengambil

tindakan koreksi, apabila terdapatperbedaan yang sangat signifikan antarafaktual dengan tujuan yang dikehendaki. 4. Jaringan komunikasi sesuatu yang

memberitahukan kepada para manajerapa yang sebenarnya terjadi, danbagaimana hal tersebut dibandingkan

dengan keadaan yang diharapkan.

5

KERANGKA FUNGSI PERENCANAAN danPENGENDALIAN

PENGENDALIAN MANAJEMEN

(MANAGEMENTCONTROL)

FORMULASI STRATEGI

(STRATEGY FORMULATION)

PENGENDALIAN TUGAS

(TASK CONTROL)

Aktivitas Sifat Akhir Produk

Tujuan, Strategi dan

Kebijakan

Implementasi Strategi

Kinerja yang efisien dan

efektif dari tugas-tugas

individual

Pengendalian Manajemen(Proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota

organisasi lainnya untuk mengimplemenntasikan strategiorganisasi)

Kegiatan pengendalian, meliputi:

1. Merencanakan apa yg seharusnya dilakukanorganisasi.

2. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas daribeberapa bagian organisasi.

3. Mengomunikasikan informasi.

4. Mengevalusi informasi.

5. Memutuskan tindakan apa yg seharusnya diambil.

6. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubahperilaku mereka.

6

Keselarasan Tujuan(Goal Congruence)

Berarti sejauh mana, tujuanseorang anggota organisasiseharus konsisten dengan tujuanorganisasi itu sendiri.

SPM seharusnya dirancang dandioperasikan dengan prinsipkeselarasan tujuan dalam pikiransetiap pribadi

7

Penerapan Strategi (Wal-Mart)

Pendapatan lebih dari $120 miliar (2002), perusahaan ritel terbesar di dunia dgn keunggulanstrategi menjual produk bermerek dg biaya rendah.

SPM diarahkan pada manajemen operasi toko ygefisien.

Data dari 4.400 toko utk pos-pos, sepertipenjualan, pengeluaran, serta laba-rugi ygdikumpulkan, dianalisis dan disebarkan secaraelektronik dgn realt-time basis, secara cepatmengungkapkan bagaimana suatu wilayah, distrik, toko, departemen dalam toko atau barang dalamdepartemen tertentu yg berkinerja baik.

8

Penerapan Strategi (Wal-Mart)

Informasi yg diungkapkan memungkinkanmengurangi kemungkinan kehabisan barang/stokdan memaksimalkan perputaran persediaan(inventory turnover).

Perusahaan mampu mengurangi kerugian ygdiakibatkan oleh pencurian, dgn caramelembagakan kebijakan pembagian 50% penghematan dari penurunan pencurian dalamsebuah toko tertentu., sesuai dg standar industri, diantara karyawan toko tersebut.

9

10

PERBEDAAN STRATEGIC FORMULATION, MANAGEMENT CONTROL DANTASK CONTROL

NO. STRATEGIC FORMULATION

MANAGEMENT CONTROL TASK CONTROL

1. Proses penetapan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut

Proses bagaimana mengim-plementasikan strategi tersebut.

Proses yang menjamin bahwa tugas telah dilaksa-nakan secara efektif dan efisien

2. Tujuan tidak berbatas waktu

Strategi = rencana yang luas dan penting

Mempertimbangkan threat dan opportunity, setiap saat dan waktu

Fokusnya perusahaan secara keseluruhan

Berbatas waktu (periodik)

Fokusnya satu unit organisasi

Aktivitasnya perilaku

Berorientasi perilaku, dan tidak bisa dibuat persamaan

Melibatkan hubungan atasan dengan bawahan

Fokusnya hanya sebagian unit organisasi

Berorientasi transaksi

Aktivitasnya scientific

Informasinya dalam angka-2

Tidak melibatkan hubu-ngan atasan dengan bawahan

3. Tidak sistematik

Berdasarkan judgement

Sistematik (reguler) Ada aturan-aturan dalam melaksanakan tugas

4. Hanya top manajemen saja yang terlibat, dan datanya perkiraan

Melibatkan seluruh manajer pada seluruh tingkatan organisasi dan

Hanya individu yang terlibat dengan penugasan tertentu

NO. STRATEGIC FORMULATION

MANAGEMENT CONTROL TASK CONTROL

1. Proses penetapan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut

Proses bagaimana mengim-plementasikan strategi tersebut.

Proses yang menjamin bahwa tugas telah dilaksa-nakan secara efektif dan efisien

2. Tujuan tidak berbatas waktu

Strategi = rencana yang luas dan penting

Mempertimbangkan threat dan opportunity, setiap saat dan waktu

Fokusnya perusahaan secara keseluruhan

Berbatas waktu (periodik)

Fokusnya satu unit organisasi

Aktivitasnya perilaku

Berorientasi perilaku, dan tidak bisa dibuat persamaan

Melibatkan hubungan atasan dengan bawahan

Fokusnya hanya sebagian unit organisasi

Berorientasi transaksi

Aktivitasnya scientific

Informasinya dalam angka-2

Tidak melibatkan hubu-ngan atasan dengan bawahan

3. Tidak sistematik

Berdasarkan judgement

Sistematik (reguler) Ada aturan-aturan dalam melaksanakan tugas

4. Hanya top manajemen saja yang terlibat, dan datanya perkiraan

Melibatkan seluruh manajer pada seluruh tingkatan organisasi dan

Hanya individu yang terlibat dengan penugasan tertentu

11

CONTOH : STRATEGIC FORMULATION, MANAGEMENT CONTROL DAN TASK CONTROL

NO. STRATEGIC FORMULATION MANAGEMENT CONTROL TASK CONTROL

1. Akuisisi (pengambil alihan) perusahaan yang tidak berhubungan

Memperkenalkan produk atau merk baru dari suatu lini produk

Koordinasinya masuknya order (pesanan)

2. Memasuki bisnis baru Memperluas pabrik Penjadwalan produksi

3. Menambah penjualan Menentukan anggaran iklan Pemasangan iklan di TV

4. Mengubah rasio utang/modal

Menambah utang baru Mengelola kas

5. Perencanaan kebijakan spekulasi persediaan

Memutuskan tingkat persediaan

Pemesanan kembali suatu barang

6. Menetapkan arah penelitian dan nilainya

Pengendalian organisasi penelitian

Menjalankan proyek penelitian individu

12

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pembakuan prosedur dan cara kerja untuk melakukan proses guna memotivasi para manajer dalam organisasi agar bekerja mencapai tujuan organisasi tersebut

13

HAL-HAL MENDASAR DALAM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian manajemen suatu

keharusan dalam suatu organisasi.

Sistem pengendalian manajemen merupakan implementasi strategi, sehingga harus sesuai dengan strategi organisasi.

Implementasi strategi memerlukan suatu alat untuk memotivasi anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi.

14

Pengendalian manajemen adalah alat untuk memotivasi agar tujuan anggota organisasi selaras (goal congruence) dengan tujuan organisasi.

Perilaku adalah fokus dari pengendalian manajemen agar strategi yang telah ditetapkan dilaksanakan secara efektif dan efisien oleh anggota organisasi.

15

Pengendalian manajemen merupakan bentuk kegiatan perencanaan dan pengendalian yang dilakukan oleh manajemen di dalam suatu organisasi.

Pengendalian Manajemen, adalah suatu sistem, metode dan prosedur yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi orang-orang dalam organisasi dengan tujuan agar mereka melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien.

16

• Proses pengendalian manajemen melibatkan hubungan antara atasan dan bawahan, yang meliputi aktivitas1.Komunikasi2.Motivasi3.Evaluasi

• Metodologi pengendalian manajemen dari proses diatas, adalah :1.Menentukan tujuan2.Pengukuran prestasi3.Evaluasi prestasi.

17

AKTIVITAS PENGENDALIAN MANAJEMEN

Aktivitas pengendalian manajemen, adalah meliputi :

Planning, yaitu pengambilan keputusan mengenai sesuatu yang akan dilakukan oleh perusahaan.

Coordinating, yaitu melakukan koordinasi terhadap berbagai aktivitas yang ada di dalam organisasi

Communicating, yaitu mengkomunikasikan berbagai informasi kepada pihak-pihak yang terkait di dalam organisasi.

18

AKTIVITAS PENGENDALIAN MANAJEMEN

Aktivitas pengendalian manajemen, adalah meliputi :

Evaluating, yaitu evaluasi informasi yang ada.

Deciding, yaitu menetapkan aksi yang harus dilakukan terhadap informasi yang telah dievaluasi.

Influencing people, yaitu mempengaruhi orang-orang agar merubah perilakunya tujuan individu = tujuan perusahaan melalui keselarasan tujuan (goal congruence).

19

LINGKUP PEMBAHASAN MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)

Pembahasan pengendalian manajemen meliputi :1. Lingkungan pengendalian manajemen : adalah

jaringankerja organisasi dimana manajemen melaksanakantugas pengendalian yang berhubungan dengan : perilaku individu di dalam organisasi, berbagai jenisorganisasi terutama tanggung jawab keuangannyapada berbagai unit dan sub unitnya.

2. Proses pengendalian manajemen : adalah interaksi formal (sistem pengendalian dan perencanaan yang meliputi : (a) Strategic planning, (b) Budget preparation, (c) Executions, (d) Evaluation of performance) dan informal (memo,

percakapan, tatap muka, rapat/ pertemuan), diantara para manajer dalam rangka mencapai tujuanorganisasi yang telah ditetapkan.

3. Variasi pengendalian manajemen : adalah penjelasanberbagai pengendalian pada berbagai strategi, danpenerapannya pada organisasi jasa.

20

LINGKUP PEMBAHASAN MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (MCS), TERDIRI :

1. Lingkungan Pengendalian yang meliputi :a. Responsibility Center :

1) Cost Centre2) Revenue Centre3) Profit Centre4) Investment Centre5) Transfer Pricing

b. Measuring and Controlling Asset Employed :

1) ROI (Return on Investment)2) EVA (Economic Value Added)

21

LINGKUP PEMBAHASAN MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)

2. Proses Pengendalian Manajemen, meliputi :a. Strategic Planningb. Budget Preparationsc. Analyzing Financial Performance Reportd. Performance Measuremente. Management Compensation

3. Variasi Pengendalian Manajemen :a. Controls for Differentiated Strategiesb. Service Organizationc. Quality Managementd. Planning and Control of Salese. Pengendalian Internal

22

FUNGSI CONTROLLER DALAM MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)

Controller (menurut Management Control System, Anthony and Govindarayan, 11th) :

Fungsi-fungsi yang dilakukan oleh CFO (Chief of Financial Officer) atau Direktur Keuangan suatu perusahaan yang meliputi :

1. Desain dan mengoperasikan pengendalian manajemen

2. Pelaporan-laporan keuangan pada pemegang saham danpihak-pihak eksternal

3. Penyiapan dan analisis laporan kinerja-2 manajemen

4. Supervisi audit internal dan prosedur pengendalian-2 akuntansi

5. Pengembangan kemampuan pegawai

6. Penanggungjawab proses pengendalian internal ataskeandalan laporan keuangan

23

Corporate

Controler

Corporate

Controler

Busines Unit

ManagerBusines Unit

Manager

Busines Unit

Controler

Busines Unit

Controler

24

Terima Kasih

Thank You