sistem pengelolaan asrama haji embarkasi pondok...

SISTEM PENGELOLAAN ASRAMA HAJI

EMBARKASI PONDOK GEDE JAKARTA

Skripsi

Diajukan Kepada Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi

untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Sosial (S.Sos)

Oleh :

Mukhlisoh Amaliyah

NIM : 1113053000009

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAKWAH

KONSENTRASI MANAJEMEN HAJI DAN UMROH

FAKULTAS ILMU DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2017 M/1438 H

i

ABSTRAK

Mukhlisoh Amaliyah, 1113053000009

Sistem Pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta, di bawah

bimbingan Drs. H. Ahmad Kartono, M.Si.

Asrama Haji merupakan salah satu instrument penting dalam

penyelenggaraan ibadah haji, karena pada proses pemberangkatan dan

pemulangan jemaah haji terlebih dahulu melalui proses pengasramaan. Sebagai

asset pemerintah, asrama haji harus dikelola dengan sebaik-baiknya secara efektif

dan efisien. Pada tahun 2015 terbit sebuah berita yang memuat pernyataan tentang

penilaian kinerja asrama haji oleh Kementerian Agama, dan pada tahun tersebut

Asrama Haji Balikpapan yang mendapat predikat asrama haji terbaik

mengalahkan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede yang berada di wilayah

Ibukota Jakarta. Menanggapi hal ini, maka penulis ingin mengetahui lebih lanjut

bagaimana sebenarnya sistem pengelolaan asrama haji embarkasi khususnya

asrama haji embarkasi Pondok Gede Jakarta. Penelitian ini berusaha menganalisa

bagaimana input, proses, dan output pada sistem pengelolaan asrama haji

embarkasi Pondok Gede Jakarta.

Rumusan masalah dari penelitian ini adalah bagaimana sistem pengelolaan

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta oleh BPAH dan bagaimana sistem

pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta oleh UPT. Bagaimana

pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta bagi jamaah haji pada

saat musim haji dan masyarakat umum saat diluar musim haji. Dalam penelitian

ini penulis menggunakan metode pendekatan kualitatif, yang menghasilkan data

deskriptif dengan menggunakan teknik pengumpulan data berupa observasi,

wawancara, dan studi dokumentasi. Peneliti mengamati langsung subjek yang

diteliti dengan melakukan wawancara oleh pihak pengurus Unit Pelaksana Teknis

(UPT) Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta dan bersumber pula pada

buku-buku yang dapat menunjang kelengkapan data.

Hasil penelitian ini penulis menyimpulkan bahwa sistem pengelolaan

asrama haji menjadi lebih baik sejak status BPAH ditingkatkan menjadi UPT,

sistem yang baru ini dapat menghindari adanya tindakan korupsi, kolusi, dan

nepotisme (KKN), serta segala proses administratif maupun teknis telah diawasi

langsung oleh Pemerintah Pusat dan pihak terkait lainnya. Sesuai hasil penelitian

penulis menyarankan agar UPT Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta

segera membakukan SOP pengelolaan asrama dan meningkatkan publikasi asrama

haji kepada masyarakat umum.

Kata Kunci : Sistem, Pengeloaaan, Asrama Haji.

ii

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Alhamdulillahirabbil’alamin, segala puji bagi Allah SWT Tuhan Yang

Maha Kuasa atas segala petunjuk dan karunia kepada hamba-hamba-Nya. Dialah

Allah yang telah memberikan berbagai nikmat diantaranya nikmat iman, Islam,

kesehatan, akal dan fikiran, serta kemampuan untuk terus belajar memahami

berbagai ilmu pengetahuan. Tiada daya dan kekuatan selain dari-Nya. Shalawat

serta salam semoga selalu tercurah kepada Baginda Rasulullah Muhammad saw.

beserta keluarga, sahabat, dan orang-orang yang mengikutinya hingga akhir

zaman.

Dengan penuh rasa syukur penulis dapat menyelesaikan skripsi ini

sebaik-baiknya dengan judul “Sistem Pengelolaan Asrama Haji Embarkasi

Pondok Gede Jakarta”. Bimbingan, arahan, dukungan, serta motivasi dari

berbagai pihak tentunya sangat membantu penulis menjadi lebih semangat dalam

menyelesaikan skripsi dengan baik. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima

kasih terutama kepada Ayahanda Hasan Basri dan Ibunda Sofiah yang telah

mendidik dengan penuh kasih sayang dan selalu memberikan motivasi demi masa

depan anaknya baik secara materil dan juga moril. Selanjutnya dengan penuh

hormat penulis mengucapkan terimakasih kepada:

1. Dr. Arief Subhan, MA, selaku Dekan Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu

Komunikasi, Bapak Suparto, M.Ed, Ph.D, selaku Wakil Dekan I Bidang

Akademik, Ibu Dr. Raudhonah, M.Ag, selaku Wakil Dekan II Bidang

iii

Administrasi Umum, Bapak Dr. Suhaimi, M.Si selaku Wakil Dekan III Bidang

Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Drs. Cecep Castrawijaya, MA, selaku Ketua Jurusan Manajemen Dakwah, dan

Bapak Drs.Sugiharto, MA, selaku Sekretaris Jurusan Manajemen Dakwah,

yang telah membantu penulis menyelesaikan Studi pada Konsentrasi

Manajemen Haji dan Umroh.

3. Dr. Shihabudin Noor, MA, selaku Dosen Penasehat Akademik, yang telah

membuka jalan saya menuju ujian seminar proposal skripsi dengan menyetujui

judul skripsi yang saya ajukan.

4. Drs. H. Ahmad Kartono, M.Si, selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah

banyak membantu dan memberikan ilmu juga informasi dikala penulis

berkonsultasi, serta membimbing dan mengarahkan agar menghasilkan skripsi

yang baik dan benar.

5. Seluruh Tim Penguji Sidang Munaqosyah baik Ketua Sidang, Penguji I dan II,

Sekretaris, dan Pembimbing.

6. Seluruh Dosen Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi, yang selama ini

memberikan ilmunya dengan tulus, semoga segala ilmu yang telah diberikan

menjadi bermanfaat dan terbalaskan oleh kebaikan di dunia serta di akhirat

kelak. Amin

7. Seluruh staf Tata Usaha serta Karyawan Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu

Komunikasi yang telah membantu mempermudah syarat administrasi, dll.

8. Seluruh staf Perpustakaan, baik Perpustakaan Utama maupun Perpustakaan

Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi.

iv

9. Bapak H. Dasrul El Hakim, Bapak H. Syukri Ahmad Fanani, Bapak H. Danuri,

Bapak H. Panca, Bapak H. Hafiz, dan Staf Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta yang telah memberikan penulis

banyak informasi dan pemahaman tentang tata kelola arama haji guna

penulisan skripsi.

10. Teman-teman seperjuangan di Manajemen Dakwah (Manajemen Haji dan

Umroh) angkatan 2013 yang senantiasa memberi motivasi dan waktu

kebersamaannya, khususnya juga Grup Ciwi-Ciwi dan Tim Magang Himpuh

2017.

11. Sahabat-sahabat “Pojokan” Excellent Class MAN 1 Bogor Tahun 2013 yang

selalu setia men-support.

Penulis berdo’a semoga seluruh bantuan yang diberikan kepada penulis

dalam menyelesaikan skripsi ini akan dibalas dengan segala kebaikan oleh Allah

SWT.

Jakarta, 12 Juli 2017

Mukhlisoh Amaliyah

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK .................................................................................................... i

KATA PENGANTAR .................................................................................. ii

DAFTARA ISI ............................................................................................. iv

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... vii

BAB I : PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .............................................................. 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah .......................................... 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................... 6

D. Metodologi Penelitian ................................................................. 7

E. Tinjauan Pustaka ......................................................................... 9

F. Sistematika Penulisan .................................................................. 10

BAB II : TINJAUAN TEORITIS TENTANG SISTEM PENGELOLAAN

DAN ASRAMA HAJI

A. Sistem Pengelolaan ..................................................................... 13

1. Pengertian Sistem .................................................................. 13

2. Pengertian Pengelolaan ......................................................... 14

3. Pengertian Sistem Pengelolaan ............................................. 15

4. Jenis-jenis Sistem Pengelolaan.............................................. 16

5. Unsur Sistem dalam Pengelolaan .......................................... 17

6. Tujuan Sistem dalam Pengelolaan ........................................ 18

B. Asrama Haji................................................................................. 20

1. Pengertian Asrama Haji ........................................................ 20

2. Asrama Haji Transit .............................................................. 24

3. Asrama Haji Embarkasi ........................................................ 26

BAB III : GAMBARAN UMUM ASRAMA HAJI EMBARKASI PONDOK

GEDE JAKARTA

A. Sejarah berdirinya Asrama Haji Embarkasi

vi

Pondok Gede Jakarta..................................................................... 28

B. Visi, Misi dan Motto Asrama Haji Embarkasi

Pondok Gede Jakarta..................................................................... 31

C. Landasan, Tujuan dan Manfaat Asrama Haji

Embarkasi Pondok Gede Jakarta .................................................. 32

D. Tugas dan Fungsi Unit Pelaksana Teknis Asrama

Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta........................................... 35

E. Struktur Organisasi Unit Pelaksana Teknis

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta .............................. 36

F. Kesiapan Fasilitas Bangunan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede

Jakarta............................................................................................ 37

BAB IV : SISTEM PENGELOLAAN ASRAMA HAJI

A. Sistem Pengelolaan Asrama Haji Embarkasi

Pondok Gede oleh BPAH .............................................................. 38

1. Unsur Masukan (Input) sistem BPAH .................................. 39

2. Unsur Proses (process) sistem BPAH .................................. 45

3. Unsur Keluaran (output) sistem BPAH ................................ 46

B. Sistem Pengelolaan Asrama Haji Embarkasi

Pondok Gede oleh UPT ................................................................. 47

1. Unsur Masukan (Input) sistem UPT ..................................... 48

2. Unsur Proses (process) sistem UPT ...................................... 57

3. Unsur Keluaran (output) sistem UPT ................................... 58

C. Pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta bagi

jemaah haji dan masyarakat umum ............................................... 60

1. Pengelolaan bagi Jemaah Haji ............................................. 60

2. Pengelolaan bagi masyaratak umum.................................... 66

D. Faktor Pendukung dan Penghambat Proses Pengelolaan dan

Pengembangan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta .. 69

1. Faktor Pendukung ................................................................. 69

2. Faktor Penghambat ............................................................... 69

vii

BAB V : PENUTUP

A. Kesimpulan ................................................................................. 71

B. Saran ........................................................................................... 73

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

viii

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Izin Penelitian

2. Surat Bimbingan Skripsi

3. Hasil Penelitian Wawancara

4. PMA No.44 Tahun 2014

5. PMA No.3 Tahun 2013

6. Daftar Fasilitas Bangunan Asrama

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Penyelenggaraan haji memang merupakan serangkaian kegiatan yang

sangat kompleks, tidak hanya berkaitan dengan karakteristik jemaah yang

beragam, tetapi juga berkaitan dengan hubungan bilateral Indonesia - Arab Saudi,

persiapan pemberangkatan, transportasi pesawat terbang, transportasi darat di

Indonesia dan Arab Saudi, akomodasi, penunjukan tugas, pelayanan kesehatan

dan administrasi lainnya. Allah SWT berfirman dalam al Qur’an Surat Al Hajj

[22] : 27-28 sebagai berikut:

Artinya: “(27) dan berserulah kepada manusia untuk mengerjakan haji,

niscaya mereka akan datang kepadamu dengan berjalan kaki, dan mengendarai

unta yang kurusyang datang dari segenap penjuru yang jauh. (28) supaya mereka

menyaksikan berbagai manfaat bagi mereka dan supaya mereka menyebut nama

Allah pada hari yang telah ditentukan atas rezki yang Allah telah berikan kepada

mereka berupa binatang ternak. Maka makanlah sebahagian daripadanya dan

(sebahagian lagi) berikanlah untuk dimakan orang-orang yang sengsara dan

fakir”.

2

Pada tahun 2014 terbit sebuah berita yang memuat pernyataan tentang

penilaian kinerja asrama haji oleh Kementerian Agama, dan pada tahun tersebut

Asrama Haji Balikpapan yang mendapat predikat asrama haji terbaik

mengalahkan asrama haji embarkasi Pondok Gede yang berada di wilayah Ibukota

Jakarta.1

Pemondokan haji memang merupakan salah satu aspek penting dalam

penyelenggaraan ibadah haji. Pemondokan atau akomodasi haji dibagi menjadi

dua bagian. Pertama, penyediaan tempat penginapan atau pengasramaan sebagai

penampungan sementara pada waktu jemaah haji berada di tempat embarkasi dan

di debarkasi. Kedua, pemondokan selama di Arab Saudi.

Pembangunan Asrama Haji di setiap provinsi didasarkan kepada tuntutan

kebutuhan pemondokan untuk kesiapan operasional pemberangkatan dan

pemulangan jemaah haji dalam rangkaian operasional pelayanan perjalanan haji

dari tanah air sebelum berangkat ke Arab Saudi dan sebaliknya. Oleh karena itu,

Asrama Haji mempunyai peranan dan fungsi yang penting bagi upaya

peningkatan pelayanan haji, yaitu sebagai sarana bagi kesiapan pemberangkatan

calon jemaah, tempat processing CIQ (Costum, immigration, dan quarantine),

mempersiapkan kondisi serta pemulihan fisik dan mental calon jemaah dalam

rangka menghadapi perjalanan ibadah yang sangat melelahkan serta sebagai

tempat reservation untuk dapat kembali ke tempat asal masing-masing sesudah

selesai menunaikan ibadah haji.

Asrama Haji terdiri dari dua kelas, yaitu Asrama Haji Embarkasi dan

Asrama Haji Provinsi atau Transit. Asrama Haji Embarkasi adalah tempat

1 https://kaltim.kemenag.go.id diakses pada tanggal 18 November 2016

https://kaltim.kemenag.go.id/

3

pemondokan sekaligus pelayanan operasional pemberangkatan dan pemulangan

haji, sejak dari kegiatan penerimaan sampai pemberangkatan ke pelabuhan

embarkasi dan sebaliknya penerimaan waktu kedatangan dan kesiapan kembali ke

tempat asal jemaah.2

Berdirinya asrama-asrama haji tersebut, selalu diikuti dengan usaha-usaha

pemeliharaan dan pengelolaaan yang baik, supaya bangunan beserta isinya dapat

terawat dan terpelihara dengan baik sehingga selalu dalam kondisi siap pakai bila

sewaktu-waktu diperlukan. Untuk dapat mencapai tujuan secara efektif dan

efisien diperlukan pengelolaan asrama yang baik dan profesional, sehingga

menghasilkan pelayanan yang memuaskan bagi jemaah haji. Rasulullah SAW

bersabda:

هنقتي نأ لمعال مكدحأ لمع اذإ بحي اهلل نإ

Artinya: Sesungguhnya Allah sangat mencintai orang yang jika melakukan

sesuatu pekerjaan , dilakukan secara itqan (tepat, tearah, jelas, tuntas). (HR.

Thabrani).

Dalam surah lain Allah SWT berfirman:

Artinya: “dan hendaklah ada di antara kamu segolongan umat yang

menyeru kepada kebajikan, menyuruh kepada yang ma'ruf dan mencegah dari

yang munkar, merekalah orang-orang yang beruntung.” (QS. Ali Imran [3] :104)

2 Muhammad M Basyuni, Reformasi Manajemen Haj, (Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta, 2008), h. 107.

4

Dalam rangka untuk mewujudkan maksud tersebut, Kementrian Agama

membentuk Badan Pengelola Asrama Haji yang disingkat BPAH, ada BPAH

Embarkasi dan BPAH Transit. BPAH dibentuk dalam rangka mengamankan,

memelihara dan menjaga aset pemerintah, sehingga dapat berdayaguna secara

efektif terutama untuk kepentingan misi pelayan haji dan mengatur pemanfaatan

di luar musim haji secara swakelola dan swadana.

Pembentukan BPAH dan manajemen pengelolaan Asrama Haji diatur

Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah. Di luar musim haji, Asrama

Haji dapat dimanfaatkan oleh masyarakat terutama umat Islam, lembaga sosial,

instansi pemerintah seperti untuk keperluan kegiatan pesta pernikahan, seminar,

kongres, pelatihan atau penataran, penampungan batlit dan kegiatan lainnya,

termasuk untuk keperluan penelitian perguruan tinggi secara proporsional.3

Terbentuknya BPAH juga berdasarkan dari Keputusan Dirjen Penyelenggaraan

Haji dan Umrah No. D/348 Tahun 2003 tentang Perubahan atas keputusan

Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah No. D/377/Tahun 2002

tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umrah.

Sejak dikeluarkannya Peraturan Menteri Agama (PMA) Nomor 44 Tahun

2014 tentang Organisasi dan Tata kerja Unit Pelaksana Teknis Asrama Haji, status

Badan Pengelola Asrama Haji (BPAH) ditingkatkan menjadi Unit Pelaksana

Teknis (UPT). Dari jumlah 28 Asrama Haji yang tersebar di seluruh Indonesia,

ada 9 Asrama Haji yang ditingkatkan statusnya menjadi Unit Pelaksana Teknis

(UPT), salah satunya Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta. Sementara

Asrama Haji lain yang berdekatan menjadi satuan kerja di bawah UPT.

3 Muhammad M Basyuni, Reformasi Manajemen Haji, h. 108-109.

5

Sebenarnya bagaimana manajemen yang diterapkan Unit Pelaksana Teknis

(UPT) Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede dalam mengelola dan memanfaatkan

Asrama Haji yang tentunya harus sesuai dengan petunjuk teknis Kementrian

Agama, bukan tidak mungkin ada faktor-faktor penghambat yang dihadapi UPT

dan mungkin akan berpengaruh juga pada kualitas pelayanan kepada masyarakat

baik pada musim haji ataupun saat di luar musim haji.

Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas maka penulis sangat

tertarik untuk melakukan penelitian mengenai sistem pengelolaan Asrama Haji

dan menuangkannya dalam bentuk skripsi yang berjudul “Sistem Pengelolaan

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta”.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Pembatasan Masalah

Berdasarkan latar belakang penelitian, maka pada pembahasan skripsi ini

penulis membatasi masalah yang akan dibahas yaitu pengelolaan asrama haji,

dengan fokus penelitian adalah pengelolaan asrama haji embarkasi Pondok Gede

Jakarta yang dilakukan pada unsur input, proses, dan output.

2. Perumusan Masalah

Sesuai dengan latar belakang yang telah dijabarkan di atas maka

perumusan masalah dari penelitian ini yaitu:

1. Bagaimana sistem pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede

Jakarta oleh BPAH?

2. Bagaimana sistem pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede

Jakarta oleh UPT?

6

3. Bagaimana pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta

bagi jemaah haji dan masyarakat umum di luar musim haji?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan penelitian

Berdasarkan pokok permasalahan di atas, maka tujuan yang ingin

dicapai dalam penelitian ini yaitu :

a. Tujuan umum penelitian ini:

Mengkaji sistem pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok

Gede Jakarta.

b. Tujuan khusus penelitian ini memahami:

1) Bagaimana sistem pengelolaan asrama pada saat dikelola oleh

BPAH.

2) Bagaimana sistem pengelolaan asrama pada saat dikelola oleh

UPT.

3) Bagaimana pengelolaan yang diterapkan UPT Asrama Haji

Embarkasi Pondok Gede Jakarta bagi jemaah haji dan

masyarakat umum.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah:

a. Akademik

Hasil penelitian akademik ini diharapkan dapat memberikan

wawasan dan hasanah ilmu pengetahuan bidang manajemen,

7

khususnya dalam bidang studi manajemen sumber daya manusia

yang berkaitan dengan sistem pengelolaan Asrama Haji dan menjadi

literatur bagi konsentrasi Manajemen Haji dan Umrah Fakultas

Dakwah dan Ilmu Komunikasi.

b. Praktis

Manfaat praktis dari penelitian ini adalah sebagai referensi,

pengembangan wawasan ilmu pengetahuan, pedoman dan acuan

dalam pengelolaan Asrama Haji Embarkasi, khususnya untuk

jurusan manajemen haji dan umrah, Fakultas Dakwah dan Ilmu

Komunikasi yang kelak alumninya akan turun ke lapangan untuk

ikut menyukseskan pelaksanaan ibadah haji

D. Metodologi Penelitian

1. Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode

kualitatif. Menurut Prof. Dr. Sugiyono, menelitian kualitatif adalah

pengumpulan data yang dipadu oleh fakta-fakta yang ditemukan pada saat

penelitian dilapangan.4 Sedangkan menurut Bogdan dan Taylor yang

dikutip oleh Loxy Moleong, penelitian kualitatif adalah sebagai prosedur

penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau

lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati.5

4 Prof. Dr. Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, (Bandung: Alfabeta, 2010), h.3.

5 Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya,

2009), h. 4.

8

2. Subjek dan Objek Penelitian

a. Subjek dalam penelitian ini adalah Asrama Haji Embarkasi Pondok

Gede Jakarta.

b. Objek penelitian ini adalah Sistem Pengelolaan Asrama Haji

Embarkasi Pondok Gede Jakarta.

3. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilaksanakan di Kantor Unit Pelaksana Teknis Asrama

Haji Embarkasi Pondok Gede yang berlokasi di Jalan Raya Pondok Gede

Jakarta Timur. Waktu penelitian dimulai pada bulan November 2016

sampai April 2017.

4. Teknik Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan ini,

maka teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:

a. Observasi

Observasi dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung

kelapangan yakni Kantor Unit Pelaksana Teknis Asrama Haji Embarkasi

Pondok Gede Jakarta, hal ini guna mengetahui keadaan sebenarnya yang

terjadi pada lokasi penelitian berkaitan dengan Sistem Pengelolaan Asrama

Haji Pondok Gede Jakarta.

b. Wawancara

Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan

responden. Komunikasi berlangsung dalam bentuk tanya - jawab dalam

9

hubungan tatap muka, dan meminta informasi atau menggali informasi

secara langsung kepada Pegawai Unit Pelaksana Teknis Asrama Haji

Pondok Gede Jakarta, untuk mendapatkan data yang valid dan sah.

c. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan bagian di mana peneliti meminta data

kepada lembaga yang diteliti yakni di Kantor Unit Pelaksana Teknis

Asrama Haji Jakarta Pondok Gede.

E. Tinjauan Pustaka

Berdasarkan tinjauan yang sudah dilakukan beberapa sumber

kepustakaan, penulis menemukan skripsi yang dijadikan tinjauan pustaka

sebagai bahan perbandingan dan untuk menghindari adanya penjiplakan dalam

pembuatan skripsi yang akan peneliti susun. Adapun tinjauan pustaka dalam

penelitian ini diantaranya:

1. Maisurih, “Manajemen Pelayanan Jemaah Haji Pada Asrama Haji

Embarkasi DKI Jakarta Pondok Gede Tahun 2014”. Dalam skripsi ini

pembahasannya adalah manajemen pelayanan kepada jemaah haji pada

saat berada di Asrama Haji embarkasi pondok gede. Dalam skripsi ini

sama-sama mengambil subjek yang sama yaitu Asrama Haji Pondok Gede

Jakarta, sedangkan perbedaan pembahasan masalah antara penulis dengan

saudara Maisurih yaitu saudara Maisurih melakukan penelitian terhadap

Manajemen Pelayanan yang diberikan kepada calon jemaah haji pada saat

berada di Asrama Haji embarkasi Pondok Gede Jakarta, sedangkan penulis

melakukan penelitian terhadap Sistem Pengelolaan Asrama Haji

10

Embarkasi Pondok Gede Jakarta baik pada saat musim haji ataupun di luar

musim haji.

2. Rohayati Khosidah, “Manajemen Pelayanan Pemondokan Asrama Haji

Jakarta Pondok Gede Pada Musim Haji Tahun 2010”. Saudara Rohayati

meneliti tentang Manajemen Pelayanan Pemondokan Asrama Haji Jakarta

Pondok Gede dalam memberikan kepuasan terhadap jemaah haji.

Perbedaan antara penulis dengan penelitian Rohayati Khosidah yaitu

penulis meneliti tentang Sistem Pengelolaan Asrama Haji Pondok Gede

Jakarta oleh Unit Pelaksana Teknis Asrama.

3. Nur Syamsiah, “Analisis Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi (PEST)

Pada Pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Jakarta-Bekasi”. Pada

penelitiannya, Nur Syamsiah membahas tentang pengelolaan Asrama Haji

embarkasi Bekasi dari sudut pandang politik, ekonomi, sosial dan

teknologi, sedangkan penulis pada penelitian ini membahas tentang sistem

pengelolaan Asrama Haji embarkasi Pondok Gede Jakarta berdasarkan

pelayanan yang diterapkan oleh pengelola asrama yang pada saat ini

dikelola oleh UPT, baik ketika musim haji dan diluar musim haji.

F. Sistematika Penulisan

Pembahasan dalam skripsi ini disusun secara keseluruhan dan ditulis

secara sistematis, adapun pembahasan terbagi dalam lima bab sebagai berikut :

BAB I pendahuluan. Pada bab ini berisi tentang latar belakang masalah,

pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode

penelitian, tinjauan pustaka dan sistematika penulisan.

11

BAB II landasan teoritis. Pada bab ini membahas tentang pengertian

sistem, pengelolaan, fungsi sistem manajemen operasional, analisis manfaat

sistem, strategi operasional, kemudian pengertian Asrama Haji, klasifikasi

Asrama Haji.

BAB III gambaran umum. Gambaran umum tentang Asrama Haji

Embarkasi Pondok Gede Jakarta, bagaimana latar belakang sejarahnya, visi dan

misi, struktur organisasi, landasan dan tujuan Asrama Haji, tugas dan fungsi UPT

asrama.

BAB IV hasil penelitian. Pada bab ini membahas tentang hasil penelitian

penulis yaitu analisis terhadap sistem pengelolaan Asrama Haji Embarkasi

Pondok Gede oleh Badan Pengelola Asrama Haji (BPAH) dan sistem pengelolaan

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede oleh Unit Pelaksana Tejnis (UPT), analisis

pengelolaan dan pengembangan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta

oleh Unit Pelaksana Teknis (UPT), jenis pelayanan yang diberikan kepada jemaah

haji, dan pelayanan yang diberikan bagi masyarakat umum di luar musim haji.

BAB V kesimpulan dan saran. Pada bagian terakhir dalam penelitian ini

berisi tentang kesimpulan dan saran dari penelitian ini secara menyeluruh sebagai

jawaban atas rumusan masalah yang diajukan.

12

BAB II

TINJAUAN TEORITIS TENTANG SISTEM PENGELOLAAN DAN

ASRAMA HAJI

A. Sistem Pengelolaan

1. Pengertian Sistem

Sistem secara etimologi berasal dari bahasa Yunani “systema” yang

memiliki arti hubungan bagian atau komponen yang saling berhubungan

dengan teratur dan merupakan suatu keseluruhan.6 Sistem di dalam Kamus

Besar Bahasa Indonesia (KBBI) diartikan sebagai “Seperangkat unsur

yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu sistem.”7

Beberapa pakar memiliki definisi yang beragam tentang sistem.

Adapun beberapa definisi sistem yang dikemukakan oleh para pakar sistem

adalah sebagai berikut:

a. Syopiansyah Jaya Putra dan A’ang Subyakto menjelaskan “sistem

merupakan suatu jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang saling

berkaitan dan berkumpul bersama untuk melakukan suatu

kegiatan/menyelesaikan pekerjaan tertentu.8

b. Thomas Sumarsan dalam bukunya yang berjudul Sistem Pengendalian

Manajemen, Konsep, Aplikasi, dan Pengukuran Kinerja menyebutkan

6 Tatang M. Amrin, Pokok-pokok Teori Sistem –ed sepuluh, (Jakarta: Rajagrafindo,

2011), h.1. 7 Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Jakarta:

Balai Pustaka, 1998), h. 1076. 8 Syopiansyah Jaya Putra dan A’ang Subyakto, Pengantar Sistem Informasi Manajemen,

(Jakarta: UIN Jakarta Press, 2006), h.24.

13

13

“sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat-perangkat yang

berhubungan satu sama lain”.9

c. Gordon B. Davis mengemukakan, “Sistem adalah bagian-bagian yang

bergabung untuk satu tujuan”10

Definisi tersebut dituliskan dalam

bukunya yang berjudul Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen,

Bagian Satu Pengantar.

d. J. Winardi dalam bukunya Pemikiran Sistemik dalam Bidang

Organisasi dan Manajemen mendefinisikan “sebuah sistem adalah

suatu konglomerat elemen-elemen atau bagian-bagian yang saling

mempengaruhi dengan tujuan mencapai atau menciptakan sasaran

tertentu yang dikehendaki oleh sistem yang bersangkutan.11

e. Nugroho mendefinisikan “sistem sebagai suatu yang memiliki bagian-

bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui

tiga tahapan yaitu input, process, dan output”.12

f. Moenir mendefinisikan “sistem sebagai suatu susunan atau rakitan

komponen atau bagian-bagian yang membentuk suatu kesatuan yang

utuh dengan sifat-sifat saling bergantung, saling mempengaruhi dan

saling berhubungan”.13

Berdasarkan beberapa pendapat para pakar mengenai definisi dari

sistem, penulis menyimpulkan bahwa yang dimaksud dengan sistem yaitu

9 Thomas Sumarsan, Sistem Pengendalian Manajemen Konsep, Aplikasi, dan Pengukuran

Kinerja, (Jakarta: Indeks, 2012), h. 2. 10 Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian Satu, (Jakarta:

PPM, 1999), h.9. 11

J. Winardi, Pemikiran Sistemik dalam Bidang Organisasi dan Manajemen, (Jakarta:

Rajagrafindo, 2005) h. 135. 12

Nugroho Wijayanto, Sistem Informasi Akuntansi, (Jakarta: Erlangga, 2001), h.2 13

H.A.S. Moenir, Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia, cet.IX, (Jakarta: Bumi

Aksara, 2010), h.2.

14

gabungan dari berbagai unsur yang membentuk satu kesatuan, saling

berhubungan, dan memiliki satu tujuan tertentu.

2. Pengertian Pengelolaan

Dalam kamus Bahasa Indonesia, pengelolaan berasal dari kata

“kelola” yaitu mengendalikan, menyelenggarakan, mengatur, dan

mengusahakan supaya lebih baik, lebih maju, dan sebagainya serta

bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu.14

Pengelolaan adalah diartikan

sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh

sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai

tujuan tertentu.15

Menurut Suharsimi Arikunto, kata “pengelolaan” dapat disamakan

dengan “manajemen”, yang berarti pula pengaturan atau pengurusan.

Banyak orang yang mengartikan manajemen sebagai pengaturan,

pengelolaan, dan pengadministrasian. Pengelolaan adalah suatu kegiatan

yang dilakukan organisasi dalam rangka penertiban, pemeliharaan,

pengaturan secara sistematika sumber-sumber yang ada dalam organisasi.

Pengelolaan merupakan tindakan pengusahakan pengorganisasian sumber-

sumber yang ada dalam organisasi dengan tujuan agar sumber-sumber

tersebut dapat bermanfaat untuk kepentingan organisasi. Dengan demikian

pengelolaan senantiasa berhubungan dengan elemen yang terdapat di dalam

suatu organisasi, seperti pengelolaan berkaitan dengan personal,

administrasi, ketatausahaan, peralatan, ataupun prasarana yang ada di dalam

14

Peter Salim dan Yenny Salim, Kamus Besar Bahasa Indonesia Kontemporer, (Jakarta:

2002), h. 695. 15

Hasan Alwi, Kamus Bahasa Indonesia, (Jakarta: Balai Pustaka, 1991), Cet.ke-9, h.23.

15

organisasi. Pengelolaan suatu sistem yang efektif untuk menginvetarisasi

semua usaha-usaha organisasi dalam mengoptimalkan tujuan yang hendak

dicapai. Sistem manajemen yang teratur dengan tepat akan meningkatkan

kualitas-kualitas sumber daya yang terdapat di dalam organisasi.

3. Pengertian Sistem Pengelolaan

Sistem pengelolaan adalah suatu rangkaian kerja yang saling berkaitan

untuk melakukan kegiatan mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga

pengawasan, demi mencapai suatu tujuan tertentu secara efektif dan efisien.

Sistem pengelolaan juga merupakan suatu proses yang berhubungan dengan

implementasi indikator fungsi-fungsi pengelolaan atau manajemen yang

berperan penting dan efektif dalam menunjang tercapainya tujuan individu,

lembaga, maupun organisasi.

Dengan adanya sebuah sistem pengelolaan, maka tujuan pengelolaan

akan tercapai jika langkah-langkah dalam pelaksanaannya dilakukan dengan

tepat. Sistem pengelolaan yang baik merupakan pondasi bagi pengembangan

setiap instansi atau lembaga. Dengan sistem pengelolaan yang baik, dapat

mengindikasikan bahwa organisasi telah memenuhi persyaratan dan memiliki

perangkat minimal untuk memastikan kredibilitas, integritas dan otoritas

sebuah instansi dalam membangun aturan, membuat keputusan serta

mengembangkan program dan kebijakan.

16

4. Jenis-jenis Sistem Pengelolaan

Menurut Martin, pada organisasi idealnya harus terdapat 4 jenis sistem,

dimana tiap jenisnya melayani tingkat organisasi yang berbeda.16

Sistem tersebut antara lain:

a. Sistem pada tingkat operasional

Merupakan sistem informasi yang memonitor tiap aktivitas

administrasi di kantor, dan diharapkan dapat menguasai apapun yang

terdapat di dalamnya.

b. Sistem pada tingkat staff

Adalah sistem informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan

pegawai teknis (pegawai yang membutuhkan pengetahuan khusus untuk

bekerja bagi organisasi) maupun pegawai administrasi (pegawai yang

memproses data dan informasi suatu organisasi, seperti sekretaris atau

pengelola data personalia atau organisai).

c. Sistem pada tingkat manajemen

Yaitu sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan,

pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan keputusan yang dilakukan

oleh manajer tingkat menengah.

d. Sistem pada tingkat strategis

Merupakan sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan

jangka panjang (strategis) yang dilakukan oleh manajer senior, yang biasa

dikenal dengan nama EES (executive support system)

16

M. Badri Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya: Erlangga,

2007), h.36.

17

5. Unsur Sistem dalam Pengelolaan

Suatu sistem dibangun atas beberapa unsur yang ada di dalamnya.

Unsur-unsur yang terdapat dalam sistem mengacu pada model sistem tersebut.

Unsur yang terdapat dalam model umum sistem (model input, process, output)

adalah masukan (input), pengolahan (process), keluaran (output).17

Input adalah bagian dimana semua bahan yang dibutuhkan

dikumpulkan untuk diproses guna menghasilkan output yang diharapkan.

Unsur selanjutnya process merupakan bagian dimana kegiatan dikelola dan

dijalankan untuk tujuan tertentu. Unsur terakhir output sebagai hasil dari

pengolahan.18

Gambar 2.1

Unsur-unsur dalam Model Umum Sistem

Dalam model sistem yang lain yaitu sistem dinamik, unsur-unsur di

dalamnya berjumlah empat unsur yang terdiri dari masukan, pemroses,

program, dan keluaran. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut:

a. Masukan, adalah semua yang berkaitan dengan hal-hal yang masuk

ke dalam sistem.

17

Syopiansyah Jaya Putra dan A’ang Subyakto, Pengantar Sistem Informasi Manajemen,

(Jakarta: UIN Jakarta Press, 2006) h. 28-29. 18

Tatang M. Amirin, Pokok-pokok Teori Sistem –edisi kesepuluh, (Jakarta: Rajagrafindo,

2011), h.39-42.

Masukan

(Input)

Proses

(Process)

Keluaran

(Output)

18

b. Pemroses, merupakan tempat kegiatan transformasi terjadi.

c. Program, dalam hal ini program yang dimaksud adalah program

yang diperlukan bagi atau oleh kegiatan pemrosesan.

d. Keluaran, merupakan hasil karya proses transformasi.19

Tindakan Balikan Informasi

Balikan Prosedur

Gambar 2.2

Unsur-unsur Sistem Dinamik

6. Tujuan Sistem dalam Pengelolaan

Tujuan sistem perlu dirumuskan secara jelas, dan perlu

dikomunikasikan kepada semua anggota tim dan semua pemangku kepentingan

tim lintas fungsional. Kejelasan tujuan sistem akan mengarahkan dan

memfokuskan usaha keseluruhan anggota tim dalam mewujudkan tujuan

19

Tatang M. Amirin, Pokok-pokok Teori Sistem –edisi 10 (Jakarta: Rajagrafindo, 2011),

h.77- 78.

Masukan

(input)

Pemproses

(transformasi)

Keluaran

(output)

Program

(Pengontrol)

19

tersebut. Kejelasan tersebut juga memberikan landasan untuk mengukur

efektifitas sistem, sehingga usaha improvement terhadap sistem dapat dipacu.20

Selain tiu tujuan sistem juga berfungsi sebagai Penilaian Prestasi Kerja

atau Manajemen Kinerja. Ada sejumlah tujuan yang biasanya dapat dicapai

oleh sebuah organisasi atau perusahaan dengan menerapkan sebuah sistem

manajemen kinerja.21

a. Meningkatkan prestasi kerja karyawan, baik secara individu maupun

kelompok, sampai setinggi-tingginya dengan memberikan kesempatan

pada mereka untuk memenuhi kebutuhan aktualisasi diri dalam

kerangka pencapaian tujuan perusahaan.

b. Meningkatkan yang terjadi pada prestasi karyawan secara perorangan

pada gilirannya akan mendorong kinerja sumber daya manusia secara

keseluruhan, yang direfleksikan dalam kenaikan produktivitas.

c. Merangsang minat dalam pengembangan pribadi dengan tujuan

meningkatkan hasil karya dan prestasi pribadi secara potensi laten

karyawan dengan cara memberikan umpan balik pada mereka tentang

prestasi mereka.

d. Membantu perusahaan untuk dapat menyusun program pengembangan

dan pelatihan karyawan yang lebih tepat guna. Pada gilirannya usaha ini

akan membantu perusahaan untuk mempunyai pasokan tenaga yang

cakap dan terampil yang cukup untuk pengembangan perusahaan di

masa depan.

20

Mulyadi, Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, (Jakarta: Salemba

Empat, 2007), h. 210. 21

Ruky Achmad, Sistem Manajemen Kinerja, (Jakarta: Gramedia Pustaka Umum, 2003),

h. 20.

20

B. Asrama Haji

1. Pengertian Asrama Haji

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Asrama berarti bangunan

tempat tinggal bagi kelompok orang untuk sementara waktu, terdiri atas

sejumlah kamar dan dipimpin oleh seorang kepala asrama.22

Sedangkan pengertian haji menurut bahasa berarti menyengaja suatu

perbuatan. Sedangkan menurut istilah haji adalah menyengaja mengunjungi

Baitullah dalam bulan-bulan haji untuk mengerjakan thawaf, sa’i, dan wukuf di

Arafah dengan memenuhi rukun dan syarat-syarat wajibnya. Menurut

fachruddin HS, pengertian haji adalah sengaja berkunjung menziarahi Ka’bah

(Baitullah) yang terletak dalam Masjidil Haram (masjid suci) di Makkah Al

Mukarromah, dengan niat menunaikan ibadah haji yaitu rukun Islam yan

kelima karena memenuhi perintah Allah.23

Muhammad Baqir Al-Habsy menyatakan bahwa haji berasal dari

bahasa arab yaitu hajj yang berarti menuju atau mengunjungi sesuatu.

Sedangkan menurut istilah agama ialah mengunjungi Ka’bah dan sekitarnya di

kota Makkah untuk mengerjakan ibadah thawaf, sa’i, wukuf, dan sebagainya

semata-mata demi melaksanakan perintah Allah SWT dan meraih

keridhoannya.24

Ketentuan mengenai kewajiban haji tercantum dalam al Qur’an dan

hadits sebagai berikut:

22

Kementerian Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia (Edisi ke-3),

(Jakarta: Balai Pustaka, 2005), h.72. 23 Fachruddin, Pembinaan Mental Bimbingan Al-Qur’an, (Jakarta: Bina Aksara, 1984),

h.107. 24 Muhammad Baqir Al-Habsy, Fiqih Praktis, (Bandung: Mizan, 1999), h.377.

21

a. Al Qur’an Surat Ali Imran [3] : 97

Artinya: “padanya terdapat tanda-tanda yang nyata, (di

antaranya) maqam Ibrahim[215]; Barangsiapa memasukinya (Baitullah

itu) menjadi amanlah dia; mengerjakan haji adalah kewajiban manusia

terhadap Allah, Yaitu (bagi) orang yang sanggup Mengadakan perjalanan

ke Baitullah[216]. Barangsiapa mengingkari (kewajiban haji), Maka

Sesungguhnya Allah Maha Kaya (tidak memerlukan sesuatu) dari semesta

alam”.

b. Hadits Riwayat Muslim25

ا رسول أكل عام ي: فقام رجل فقال , يا أيها الناس ان اهلل كتب عليكم الحج فحجوا

( رواه مسلم)لوقلت نعم لوجبت وما استطعتم الحج مرة ومازاد فهو تطوع : اهلل؟ قال

“Rasulullah saw bersabda: Wahai manusia, sesungguhnya Allah

telah mewajibkan haji atas kalian, maka laksanakanlah haji. lalu salah

seorang sahabat bertanya, apakah kewajiban haji itu setiap tahun wahai

Rasulullah? Rasulullah menjawab: kalau saya menjawab “ya” tentu

menjadi kewajiban kalian (setiap tahun) yang memiliki kemampuan

(istitho’ah). Kewajiban haji hanya sekali (seumur hidup) selebihnya

hukumnya sunnah”. (HR. Muslim)

25

Drs. H. Ahmad Kartono, Solusi Hukum Manasik dalam Permasalahan Ibadah Haji-

Menurut Empat Mazhab, (Jakarta: Pustaka Cendekia, 2016), h. 7.

22

Jadi yang dimaksud dengan Asrama Haji adalah tempat yang

dibangun oleh Kementerian Agama sebagai sarana akomodasi bagi jemaah

haji, dalam hal ini sebagai tempat pengasramaan jemaah haji di tanah air

pada waktu sesaat sebelum pemberangkatan dan setelah pemulangan.

Asrama Haji juga sebagai tempat penyelesaian semua dokumen-dokumen

perjalanan haji pada tahap akhir sebelum pemberangkatan.

Keberadaan Asrama Haji dalam pelayanan haji berkaitan dengan

kebutuhan akomodasi untuk kesiapan operasional pemberangkatan dan

pemulangan jemaah haji dalam rangkaian operasional pelayanan perjalanan

haji dari Tanah Air ke Arab Saudi dan sebaliknya.

Asrama Haji mempunyai peran dan fungsi yang sangat penting

bagi upaya peningkatan pelayanan haji, yaitu sebagai sarana kesiapan

pemberangkatan calon jemaah, tempat processing CIQ (Custom,

Immigration, dan Quarantine), mempersiapkan kondisi serta pemulihan

fisik dan mental calon jemaah haji dalam rangka menghadapi perjalanan

yang sangat melelahkan serta sebagai tempat reservasi untuk dapat kembali

ke tempat asal masing-masing sesudah selesai menunaikan ibadah haji.

Untuk kebutuhan pelayanan pengasramaan jemaah haji, pada

mulanya dan selama bertahun-tahun pemerintah menyewa wisma atau

asrama swasta dengan pengeluaran biaya yang sangat besar. Besarnya biaya

yang dikeluarkan untuk menyewa wisma dalam satu kali musim haji

sebanding atau cukup untuk membangun satu gedung Asrama Haji.

Berdasarkan kebutuhan dan pertimbangan tersebut dan sebagai realisasi dari

23

kewajiban dan tangggung jawab pemerintah terhadap penyelenggaraan

pelayanan haji, lahirlah pemikiran dan upaya memiliki Asrama Haji sendiri

yang perwujudannya dimulai dengan membangun Asrama Haji laut pada

awal pelita 1, kemudian berkembang setelah pemberangkatan haji melalui

angkatan udara.26

Pembangunan Asrama Haji disamping didasarkan atas pemikiran

tersebut, juga dilandasi pertimbangan kebutuhan praktis peningkatan

pelayanan:

a. Pemakaian wisma atau asrama swasta yang hanya disewa satu musim

disamping tidak memungkinkan dapat tersedianya sarana dan fasilitas

akomodasi dan pelayanan operasional haji sesuai kebutuhan pelayanan

terhadap jemaah haji, juga tidak adanya sarana khusus bagi kepentingan

visualisasi praktek manasik haji.

b. Memiliki Asrama Haji sendiri, diluar musim haji dapat dimanfaatkan

bagi kepentingan kepentingan umum dan sosial keagamaan yang dapat

meningkatkan dan menunjang misi dan kepentingan Kementerian Agama

khususnya tugas dan fungsi Ditjen Penyelenggaraan Haji dan Umroh.

Upaya dan kegiatan pembangunan asrama yang dilakukan selama

ini, dilakukan secara bertahap sesuai dengan kemampuan dan dana yang

tersedia, baik dari anggaran BPIH, APBN, APBD, dan hasil pengelolaan

Asrama Haji.

26

Kementerian Agama RI, Direktorat Pelayanan Haji, Ditjen Penyelenggaraan Haji dan

Umroh, Profil Asrama Haji Embarkasi dan Transit, (Jakarta: Kementerian Agama RI, 2010) h.5.

24

2. Asrama Provinsi atau Transit

Asrama Provinsi atau Transit yaitu tempat pemondokan sementara

calon jemaah haji untuk kesiapan pemberangkatan ke Asrama Haji

Embarkasi sesuai kloter atau jadwal penerbangan.

Asrama Haji Transit Tk.1 atau Provinsi, yang berada di Ibukota

Provinsi, yaitu:

1. Asrama Haji Transit Provinsi Riau:

a) Pekanbaru (Rumabai)

b) Dumai (Asrama Haji Awal Pelita 1)

2. Asrama Haji Transit Provinsi Jambi, Kodya Jambi

3. Asrama Haji Transit Bengkulu, Kodya Bengkulu

4. Asrama Haji Transit Provinsi Lampung:

a) Rajabasa – Bandar Lampung

b) Lungsir – Teluk Betung (awalnya Asrama Haji laut)

5. Asrama Haji Transit D.I Yogyakarta di Yogyakarta

6. Asrama Haji Transit Jawa Tengah di Semarang

7. Asrama Haji Transit Nusa Tenggara Timur di Kupang

8. Asrama Haji Transit Kalimantan Barat di Pontianak

9. Asrama Haji Transit Kalimantan Tengah di Palangkaraya

10. Asrama Haji Transit Sulawesi Tengah di Palu

11. Asrama Haji Transit Sulawesi Tenggara di Kendari

12. Asrama Haji Transit Sulawesi Utara di Manado

13. Asrama Haji Transit Papua di Jayapura

14. Asrama Haji Transit Bali di Denpasar

25

Beberapa kegiatan yang diikuti calon jemaah haji selama proses

pengasramaan saat akan diberangkatkan, antara lain:

a. Menyerahkan koper besar ke petugas Bea Cukai untuk di periksa dan

ditimbang dan proses X-ray.

b. Melapor kepada petugas pendaftaran dengan menyerahkan Surat

Panggilan Masuk Asrama (SPMA) dan lembar biru.

c. Mendapatkan kartu makan dan kartu akomodasi.

d. Pemerikasaan kartu kesehatan di counter kesehatan.

e. Jemaah haji menerima living cost, gelang identitas dan boarding pass

atau tiket pesawat.

f. Menuju gedung penginapan.

g. Pembinaan haji yang berupa ceramah akhlaqul karimah dan kesehatan

dilanjutkan dengan praktek ibadah haji di lapangan manasik haji.

Saat pemulangan haji harus melalui Asrama Haji sebelum

dipulangkan ke tempat asal masing-masing dengan kegiatan antara lain:

a. Saat kedatangan, berkumpul di Hall penerimaan. Sementara itu koper

besar di tata dalam Hall lainnya.

b. Menyerahkan paspor untuk pemeriksaan kedatangan jemaah haji,

penukaran uang dan pengambilan tas.27

27

http://www.digilib.petra.ac.id. Diakses pada tanggal 14 Februari 2017 jam 14.42 WIB.

http://www.digilib.petra.ac.id/

26

3. Pengertian Asrama Haji Embarkasi

Asrama Haji Embarkasi adalah tempat pemondokan sekaligus

pelayanan operasional pemberangkatan dan pemulangan haji, sejak dari

kegiatan penerimaan sampai pemberangkatan ke Pelabuhan embarkasi dan

sebaliknya penerimaan waktu kedatangan dan kesiapan kembali ke tempat asal

jemaah.

Pengasramaan embarkasi, disamping dimaksudkan untuk proses CIQ

(Custom, Immigration, dan Quarantine) termasuk kelengkapan dokumen

perjalanan dan pemberian living cost, juga untuk pemulihan kelelahan fisik

jemaah (reservasi) dan pemberian bimbingan praktis manasik haji yang di

praktekkan langsung sesuai sarana yang telah tersedia, maupun proses

perjalanan haji.

Kebijakan pengasramaan di embarkasi ini disamping dimaksudkan

untuk proses reservation termasuk kelengkapan dokumen perjalanan dan

pemberian living cost, juga untuk pemulihan kebugaran jemaah agar para

jemaah haji dapat menjalankan ibadah haji dengan kondisi siap dan sehat,

selain itu juga pemberian bimbingan praktis manasik, yang mana di Asrama

Haji ini bimbingan manasik hanya sebagai pengulangan dan pemantapan,

karena pada umumnya jemaah haji sudah menerimanya karena berada di

daerah masing-masing.

Jumalah Asrama Haji Embarkasi yang ada saat ini terdiri dari 14

asrama, yaitu:28

28

Kementerian Agama RI, Direktorat Pelayanan Haji, Ditjen Penyelenggaraan Haji dan

Umroh, Profil Asrama Haji Embarkasi dan Transit, h.6.

27

Tabel 2.3

Data Jumlah Asrama Haji Embarkasi

No Asrama Haji Kapasitas

1 Banda Aceh 660 orang

2 Medan 1.650 orang

3 Batam 1.110 orang

4 Jakarta Pondok Gede 2.991 orang

5 Jakarta Bekasi 1.700 orang

6 Boyolali / Surakarta 2.408 orang

7 Surabaya 2.550 orang

8 Ujung Pandang / Makassar 2.048 orang

9 Balikpapan 672 orang

10 Banjarmasin 770 orang

11 Padang 900 orang

12 Palembang 829 orang

13 Mataram 520 orang

14 Gorontalo 320 orang

Sumber: Profil Asrama Haji Embarkasi dan Transit pada tahun 2010

28

BAB III

GAMBARAN UMUM ASRAMA HAJI EMBARKASI PONDOK GEDE

JAKARTA

A. Sejarah Berdiri dan Perkembangan Asrama Haji Embarkasi Pondok

Gede – Jakarta

Dalam upaya meningkatkan pelayanan bimbingan dan perlindungan

jemaah haji, salah satu fasilitas pelayanan adalah keberadaan Asrama Haji

yang mempunyai nilai dan manfaat ganda pada masa operasional haji yaitu

tempat akomodasi dan proses keberangkatan calon jemaah haji ke tanah suci

maupun kepulangan pada saat kembali ke tempat asal jemaah serta sekaligus

menjadi tempat aktivitas masyarakat umum pengguna jasa, instansi

pemerintah, swasta, organisasi kemasyarakatan, dan lain-lain.29

Sejak diselenggarakannya pelayanan ibadah haji saat transportasi masih

menggunakan kapal laut, sarana pelayanan jemaah berupa Asrama Haji telah

diadakan, kita kenal dengan Asrama Haji Jakarta/PHI kwitang Jl.Kemakmuran,

Asrama Haji Semarang, Surabaya, Balikpapan, dan lain-lain. Seiring dengan

perkembangan transportasi haji dengan kapal udara, maka sejak tahun 1970

sesuai ketentuan WHO, dimana Indonesia pada waktu itu dinyatakan termasuk

daerah terjangkit penyakit kolera, maka pemerintah Arab Saudi mengambil

tindakan preventif dengan menentukan bahwa seluruh jemaah haji harus

29

Kemenag RI Dirjen PHU. Realita Haji Indonesia. (Jakarta: Kementerian RI Dirjen.

2008). h.46.

28

29

menjalani karantina selama 5x24 jam (5 hari) sebelum keberangkatan ke Arab

Saudi dan setibanya kembali ke tanah air.30

Sejak saat itulah mulai dikenal karantina atau pengasramaan.

Selanjutnya mulai tahun 1973 pelaksanaan karantina/pengasramaan di

perpendek menjadi tiga hari sebelum berangkat dan tiga hari setelah tiba di

tanah air.

Karena pemerintah belum mempunyai Asrama Haji sendiri, maka untuk

keperluan karantina/Asrama Haji tersebut, dilakukan dengan mengunakan

sistem sewa kepada wisma/asrama swasta, seperti pernah menyewa Wisma

Pabrik Sepatu Ciliwung, Asrama ABRI Cilegon, Asrama KKO AL Jl.Kwini,

Asrama PHI Cempaka Putih dan lain-lain. Biaya penyewaan pengasramaan

tersebut sangat besar, disisi lain wisma yang disewakan tidak di desain dan

tidak dilengkapi sarana yang sesuai dibutuhkan untuk keperluan pelayanan

calon/jemaah haji.31

Melihat kondisi tersebut dipandang perlu oleh Direktur Jenderal Urusan

Haji, pada waktu itu dijabat oleh Prof. KH. Farid Ma’ruf yang merencanakan

pembangunan Asrama Haji, dengan mengeluarkan Surat Perintah Nomor

SP.08/1974 tanggal 24 April 1974 tentang pembentukan tim perencanaan

pembangunan Asrama Karantina Haji. Baru pada masa kepemimpinan

Kementerian Agama dijabat Menteri Agama H.Alamsyah Ratu Perwiranegara

dan Dirjen Urusan Haji dijabat oleh H.A Burhani Tjorohandoko surat perintah

tersebut ditindaklanjuti pelaksanaan pembangunan yaitu dibangunnya Asrama

Haji Pondok Gede Jakarta dengan pertimbangan antara lain, lokasi dekat

30

Kemenag RI Dirjen PHU. Realita Haji Indonesia. h.46. 31

Kemenag RI Dirjen PHU. Realita Haji Indonesia. h.46.

30

dengan Bandara Halim Perdana Kusumah yang pada waktu itu merupakan

bandara Internasional penerbangan ke Indonesia atau dari Indonesia.32

Dalam perkembangan selanjutnya jumlah jemaah haji yang

menggunakan kapal udara mengalami kenaikan sampai 3 kali lipat, maka

pemberangkatan di Asrama Haji dikembangkan menjadi beberapa wilayah

yaitu menjadi 2 lokasi di Jakarta dan Surabaya, dan selanjutnya menjadi 4

wilayah dengan tambahan Asrama Haji Makassar dan Medan.

Untuk kelayakan dan kesiapan pakai Asrama Haji pada musim haji

setiap tahun serta pelayanan pemakaian oleh umum di luar musim haji , maka

dalam pengelolaan diperlukan manajemen yang mengatur tata cara

pemeliharaan dan penegmbangannya termasuk manajemen sumber daya

manusia dalam mengelola Asrama Haji tersebut.

Asrama Haji yang dibangun pemerintah pada awal pembangunannya

dimanfaatkan terbatas untuk pelayanan akomodasi serta kemudahan

pengaturan pemberangkatan dan pemulangan jemaah agar sejalan dengan

perkembangan zaman, diluar musim haji juga dimanfaatkan untuk kepentingan

umum. Asrama Haji Pondok Gede pertama kali didirikan pada tahun 1977,

dengan status tanah sertifikat hak milik Kementerian Agama RI Dirjen

Penyelenggaraan Haji dan Umroh, Asrama Haji berdiri atas tanah seluas

162.123 M2, dengan kapasitas tampung 2.991 orang33

Melalui proses pembangunan sarana fisik secara bertahap sampai saat

ini menunjukan kemajuan yang sangat berarti dalam memberikan pelayanan ke

32

Kemenag RI Dirjen PHU. Realita Haji Indonesia. h. 46. 33

Kemenag RI Dirjen PHU. Realita Haji Indonesia. h. 46.

31

arah yang lebih baik lagi. Hal ini jelas dari fisik maupun fasilitas pendukung

lainnya yang merupakan aset pemerintah yang bisa bermanfaat bagi umat.

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta (JKG) pada tahun 2009

melayani jemaah haji yang berasal dari 3 provinsi yaitu provinsi DKI Jakarta,

Lampung dan Banten. Pada operasional pemberangkatan haji tahun 2010,

calon jemaah haji yang berasal dari provinsi Lampung, sesuai dengan surat

keputusan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umroh Nomor D/476

tahun 2010, diberangkatkan melalui embarkasi haji antara Lampung baik

proses dokumen, kesehatan, keimigrasian dan proses lainnya dilaksanakan di

embarkasi antara Lampung, namun penerbangan ke tanah suci melalui terminal

haji Bandara Soekarno Hatta.

Oleh karena itu, dalam hal proses penerimaan jemaah maupun

akomodasi, calon jemaah haji asal provinsi Lampung tidak di Asrama Haji

Pondok Gede Jakarta.

B. Visi, Misi, dan Motto Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede-Jakarta

1. Visi

Terwujudnya Asrama Haji yang terpelihara rapih, mandiri, dan berkualitas

dalam melayani calon/jemaah haji dan masyarakat umum.34

2. Misi

a. Meningkatkan kualitas pelayanan yang bernuansa agamis terhadap calon

jemaah haji dan masyarakat.

34

Kemenag RI Dirjen PHU. Pedoman Pengelolaan Asrama Haji Pondok Gede Jakarta.

(Jakarta: Kementerian Agama RI Dirjen PHU. 2007). h.6.

32

b. Menciptakan suasana yang kondusif, nyaman, aman, tentram, dan

damai serta tercipta ukhuwah yang bisa di rasakan pengguna jasa.

c. Meningkatkan inovasi kinerja pengurus dan karyawan dalam

rangka meningkatkan pemeliharaan, pengelolaan dan

pengembangan Asrama Haji sebagai aset pemerintah untuk

kepentingan umat.

3. Motto (Lima K)

a. Keramahan

b. Kebersihan

c. Kenyamanan

d. Ketepatan/kecepatan

e. Keamanan35

C. Landasan, Tujuan, dan Fungsi Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede –

Jakarta

Adapun yang menjadi landasan, tujuan, dan fungsi didirikannya

Pemondokan Asrama Haji Pondok adalah sebagai berikut:36

1. Landasan didirikannya Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede –Jakarta

a. Kepres 53/1981 tentang Penyelenggaraan Urusan Haji.

b. SK Dirjen Bimas Islam dan Urusan Haji No. 80/1991 M tanggal 16

Agustus 1991 tentang Pengesahan Hasil Evaluasi Penyelenggaraan

Operasional Urusan Haji Tahun 1991 M/ 1411 H.

35

Kemenag RI Dirjen PHU. Pedoman Pengelolaan Asrama Haji Pondok Gede Jakarta.

(Jakarta: Kementerian Agama RI Dirjen PHU. 2007). h. 7 36

Dirjen Bimbingan Masyarakat Islam dan Penyelenggaraan Haji, Kementerian Agama

RI, Petunjuk Teknis Pengelolaan Asrama Haji di Lingkungan Kementerian Agama. (Jakarta:

Dirjen BMIPH. 2003). h.3

33

c. Keputusan Dirjen Penyelenggaraan Haji dan Umroh Nomor

D/28/2008 tentang Pedoman Kerja Panitia Penyelenggara Ibadah

Haji (PPIH) pusat dan Embarkasi.

d. Surat Gubernur Kepala Jenderal Tingkat 1 Jawa Barat No.645

B/4588 – bintang 1/1991 tanggal 14 September 1991 tentang

Rekomendasi Pembangunan Asrama Haji Jawa Barat.

e. Keputusan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umroh

Nomor D/438 tahun 2010 tentang Pembentukan Panitia

Penyelenggaraan Ibadah Haji (PPIH) Embarkasi Jakarta Pondok

Gede tahun 1431 H/ 2010 M.

f. Keputusan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umroh

Nomor D/476 tahun 2010 tentang Penetapan Embarkasi Lampung

tahun 1431 H/ 2010 M.

g. Keputusan ketua PPIH Embarkasi Jakarta Pondok Gede Nomor

018/PPIH/KET/X/2010 tanggal 7 Oktober 2010 tentang

pengangkatan Panitia Penyelenggara Ibadah Haji (PPIH)

Embarkasi Jakarta Pondok Gede masa pemberangkatan 1431 H/

2010 M.

2. Tujuan Pemondokan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta

Peningkatan pelayanan haji merupakan salah satu tugas pemerintah

yang pelaksanaannya dibebankan kepada Kementerian Agama dalam hal ini

Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umroh. Usaha-usaha yang

telah dilakukan pemerintah antara lain membangun Asrama Haji, baik di

34

setiap provinsi tempat embarkasi maupun di setiap ibukota Kota Provinsi

Transit.

Ini berarti bahwa asrama-Asrama Haji tersebut adalah milik

pemerintah yang harus dikelola sebaik-baiknya, sehingga pada saat musim

haji tiba dapat digunakan oleh para jemaah dalam kondisi yang lebih baik dan

siap pakai.

Adapun yang menjadi tujuan didirikannya Pemondokan Asrama Haji

Pondok Gede ini adalah:37

a. Penyediaan sarana dan prasarana urusan haji khusus dan pusat

kegiatan umat Islam dalam rangka penyediaan fasilitas yang

representarif.

b. Peningkatan pelayanan ibadah haji bagi umat Islam khususnya di Jawa

Barat.

3. Fungsi Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta

a. Sebagai sarana bagi upaya meningkatkan pelayanan haji.

b. Sebagai sarana bagi kesiapan pemberangkatan calon jemaah haji.

c. Sebagai tempat proses CIQ (Costum, immigration, dan quarantine).

d. Serta sebagai tempat reservation untuk dapat kembali ketempat asal

masing-masing sesudah selesai menunaikan ibadah haji.38

37

Dirjen Bimbingan Masyarakat Islam dan Penyelenggaraan Haji, Kementerian Agama

RI. Petunjuk Teknis Pengelolaan Asrama Haji di Lingkungan Kementerian Agama. h. 4. 38

Kemenag RI Dirjen PHU. Realita Haji Indonesia. (Jakarta: Kementerian RI Dirjen

PHU. 2008), h.47

35

D. Tugas dan Fungsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Asrama Haji Embarkasi

Pondok Gede – Jakarta

1. Tugas UPT

Sebagaimana dimaksud dalam PMA No.44 Tahun 2014 tentang Unit

Pelaksana Teknis Asrama Haji pada pasal 1 ayat 3 yaitu bertugas untuk

melaksanakan pengelolaan Asrama Haji dalam rangka penyelenggaraan

ibadah haji serta pelayanan lain untuk masyarakat luas.

2. Fungsi UPT

Dalam PMA No.44 Tahun 2014 tentang Unit Pelaksana Teknis

Asrama Haji pada pasal 4, UPT menyelenggarakan fungsi:

a) Penyusunan rencana, program dan kegiatan di bidang pelayanan,

pengelolaan, pemeliharaan, dan pengembangan usaha.

b) Fasilitasi layanan ibadah dan bimbingan manasik haji.

c) Pelaksanaan layanan informasi, publikasi dan penyediaan akomodasi,

serta konsumsi pelaksanaan ibadah haji.

d) Fasilitasi dan koordinasi pelayanan bea cukai, imigrasi, karantina,

kesehatan, keamanan, transportasi, dan city check in bekerjasama dengan

instansi terkait.

e) Pelaksanaan administrasi, keuangan, kepegawaian, barang milik negara,

dan kerumahtanggaan, dan

f) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan.

36

E. Struktur Organisasi UPT Asrama Haji Embarkasi Jakarta Pondok

Gede39

Sebagaimana dimaksud pada PMA No. 44 Tahun 2014 pasal 8 ayat 2,

Kepala UPT Asrama Haji Embarkasi mempunyai tugas memimpin dan

melaksanakan pengelolaan Asrama Haji embarkasi, serta bertanggungjawab

kepada Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah.

Pada pasal 9 Subbagian Administrasi dan Keuangan mempunyai tugas

melakukan penyusunan rencana dan program, urusan keuangan, barang milik

negara, kepegawaian, ketatausahaan, kerumahtanggaan, informasi dan

publikasi serta evaluasi dan pelaporan.

Pada pasal 10 Seksi Pelayanan Asrama mempunyai tugas melakukan

penyediaan akomodasi, konsumsi, ibadah, kesehatan, keamanan, kebersihan,

dan pelayanan lainnya di Asrama Haji.

39

Peraturan Menteri Agama RI Nomor 44 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Unit Pelaksana Tenis Asrama Haji, Bab II.

Kepala UPT

Subbag Adminkeu

Sie. Pelayanan Asrama Sie. Kerja Sama

Kelompok Jabatan

Fungsional

37

Pada pasal 11 Seksi Kerjasama mempunyai tugas melakukan

kerjasama, koordinasi dan fasilitasi pelayanan bea cukai, imigrasi, karantina,

kesehatan, keamanan, transportasi, dan city check in dengan instansi terkait,

Asrama Haji Embarkasi Antara, Asrama Haji Transit, dan Asrama Haji yang

dikelola oleh pemerintah daerah provinsi, serta pengembangan usaha.

Pada pasal 13 Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari tenaga

fungsional yang terbagi atas berbagai kelompok jabatan fungsional sesuai

dengan bidang keahliannya. Masing-masing kelompok jabatan fungsional

dikoordinasikan oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk oleh

Kepala Asrama Haji Embarkasi. Jumlah tenaga fungsional ditentukan

berdasarkan kebutuhan dan beban kerja. Jenis dan jenjang jabatan fungsional

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

F. Kesiapan Fasilitas Bangunan

Setiap Asrama Haji harus memiliki fasilitas yang terdiri dari:

a. Bangunan Asrama

b. Bangunan Kantor dan Sarana Penunjang

c. Bangunan Ruang Pertemuan

d. Bangunan Masjid

e. Bangunan Tempat Makan dan Dapur

f. Bangunan sarana lainnya, keamanan, kesehatan, dan lain-lain.

38

BAB IV

SISTEM PENGELOLAAN ASRAMA HAJI

A. Sistem Pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta oleh

BPAH

Asrama Haji Pondok Gede Jakarta yang terletak di Jalan Raya Pondok

Gede, Kelurahan Pinang Ranti, Kecamatan Makasar, Jakarta Timur adalah

milik Kementerian Agama RI. Berdasarkan SK Gubernur DKI Jakarta

No.944/A/K/BKD/1977 tahun 1977 dikeluarkannya izin peruntukan

bangunan Asrama Haji Pondok Gede Jakarta. Pembangunan Gedung Asrama

Haji Pondok Gede Jakarta dilaksanakan secara bertahap diatas tanah seluas

152.844m² dan dimulai pembangunannya tahun 1978.

Nama Asalnya adalah Proyek Asrama Haji, namun pada tahun 1982

berdasarkan SK Menteri Agama No.2 tahun 1982 diganti menjadi Badan

Pengelola Asrama Haji (BPAH). Asrama Haji Pondok Gede Jakarta mulai

dioperasionalkan pada tahun 1979 sebagai Asrama Haji Embarkasi dan

Debarkasi Jakarta.40

Berkenaan dengan makin berkembangnya jumlah Asrama Haji

embarkasi dan transit propinsi serta perubahan situasi kondisi, maka untuk

kelancaran pengelolaan Asrama Haji Dirjen Penyelenggaraan Haji dan

Umrah mengeluarkan Surat Keputusan No. D/315 Tahun 2003 tentang

Petunjuk Teknis Pengelolaan Asrama Haji.

Sebagai asset besar negara yang harus dikelola secara baik, maka

dalam rangka pemeliharaan Asrama Haji Embarkasi Jakarta Pondok Gede

40

Wawancara dengan Kepala Seksi Kerjasama tanggal 3 Februari 2017 di gedung UPT

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta.

38

39

yang berkesinambungan, sejak tahun 1982 Kementerian Agama Pusat

membentuk Organisasi yang diberi nama Badan Pengelola Asrama Haji

(BPAH) Pondok Gede Jakarta.

Sebelum pada akhirnya pengelola Asrama Haji berstatus sebagai Unit

Pelaksana Teknis (UPT), selama 32 tahun (1982 - 2014) Asrama Haji

Embarkasi Pondok Gede Jakarta dikelola oleh Badan Pengelola Asrama Haji

(BPAH) secara swakelola dan swadana. Selama itu juga BPAH beberapa

kali mengalami pergantian struktur kepengurusan dengan tanda

dikeluarkannya KMA (Keputusan Menteri Agama) pada periode tertentu.

Dalam melaksanakan tugasnya Pengurus Badan Pengelola Asrtama Haji

berpedoman pada Permenag No. 2 Tahun 1983 tentang Badan Pengelola

Asrama Haji di lingkungan Kementerian Agama dan KMA No. 174 Tahun

1986 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Asrama Haji di lingkungan

Kementerian Agama. Dijelaskan dalam KMA tersebut bahwa pemanfaatan

Asrama Haji di luar musim haji merupakan sumber dana bagi Kementerian

Agama yang pengelolaan administrasi keuangannya harus diatur berdasarkan

perarturan yang berlaku.

Berikut penulis menganalisis berdasarkan teori sistem hasil temuan

dan informasi tentang pengeloalaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede

oleh BPAH, yaitu:

1. Unsur Masukan (Input)

Input dalam sebuah sistem merupakan semua yang berkaitan

dengan hal-hal yang masuk ke dalam sistem untuk diproses. Input pada

40

sistem pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta terdiri

dari beberapa komponen diantaranya:

a. Manajemen/ Sumber Daya Manusia

Seperti dijelaskan pada bahasan sebelumnya bahwa pengelolaan

Asrama Haji pada awalnya dilaksanakan oleh BPAH. Sejak

pengelolaan Asrama diserahkan Kemenag Pusat kepada Provinsi

(Kanwil Kemenag) pegawai BPAH adalah orang-orang yang

diperbantukan dari Kanwil Kemenag Bidang Haji. Pada tahun 2000

dengan pertimbangan adanya Otonomi Daerah Kewilayahan serta

dalam rangka meningkatkan pelayanan calon/jemaah haji, maka

pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta, dilakukan

secara bersama-sama antara Dirjen Penyelenggaraan Haji dan Umrah

dan Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi DKI Jakarta. Wujud

kerjasama tersebut dituangkan dalam komposisi personalia BPAH yang

tiap tiga tahun diperbaharui dan diangkat dengan SK Dirjen

Penyelenggaraan Haji dan Umrah.41

Awal mulanya pemeliharaan Asrama Haji Embarkasi Jakarta

Pondok Gede dipercayakan kepada pengelola yang terdiri dari :42

Ketua Asrama Haji : H. Dahlan Effendi

Wakil Ketua : H. Ibrahim Muchtar, SH

(Sebagai pelaksana harian)

Sekretaris : H. Akyas Wijaya

41 Wawancara dengan Kepala Seksi Kerjasama tanggal 3 Februari 2017 di gedung UPT

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta. 42 Asramahajipondokgedeblogspot.com

41

Keuangan : Drs. H. S. Winarno

Keuangan : Mayor H. Kailani

Setelah terbentuknya BPAH maka periode kepengurusan BPAH

Pondok Gede Jakarta berturut - turut adalah sesuai KMA No.15

Th.1983 :

Periode Tahun 1983 - 1984 (KMA No. 15 Th. 1983)

Periode Tahun 1984 - 1988 (KMA No. 59 Th. 1984)

Periode Tahun 1988 – 1992 (KMA No. 206 Th. 1988)

Periode Tahun 1992 s/d 1994 (KMA No. 02 Th. 1992)



Periode Tahun 2000 – 2003 (Keputusan Dirjen BIUH No.

D/172 Th. 2000 yang disempurnakan dengan Keputusan

Dirjen BIPH No. D/17 Tahun 2001)

Periode Tahun 2003 – 2006 (Keputusan Dirjen BIPH No.

D/266 Tahun 2003 yang disempurnakan dengan SK Dirjen

BIPH No. D/317 Tahun 2003)

Periode Tahun 2009 – 2012 (Keputusan Direktur Jenderal

Penyelenggaraan Haji dan Umroh No.D/390 Tahun 2010)

Periode Tahun 2014 – 2016 (Keputusan Direktur Jenderal

Penyelenggaraan Haji dan Umroh No.D/564 Tahun 2014

42

tentang penetapan Pengelolaan Asrama Haji Embarkasi

Pondok Gede Jakarta Tahun 2014-2016)

Sebagai suatu sistem pengelola, BPAH memiliki struktur

organisasi yang menjalankan manajemen di dalamnya yang terdiri

dari:

a. Pelindung – Pengarah : Menteri Agama RI

b. Pembina : Dirjen PHU

c. Pengendali : Dir.Pelayanan Haji, Dir.Pembinaan Haji,

Dir.Pengelolaan BPIH & SIH

d. Ketua BPAH

e. Wakil Ketua I

f. Wakil Ketua II

g. Wakabid Tata Graha

h. Wakabid Akomodasi

i. Wakabid Keamanan

j. Wakabid Pemeliharaan

k. Wakabid Perlengkapan

l. Bendahara

m. Wakil Bendahara

n. Sekretaris

o. Wakil Sekretaris I

p. Wakil Sekretaris II

Pengurus BPAH Embarkasi ditetapkan oleh Dirjen

Penyelenggara Haji dan Umrah. Adapun jumlah keanggotaan BPAH

43

disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Dengan demikian susunan

kepengurusan BPAH Embarkasi Pondok Gede Jakarta periode

sebelum tahun 2014, dengan susunan/struktur organisasi dalam

manajemen sebagai top management (pimpinan tingkat atas) adalah

orang-orang yang bertanggung jawab atas keberhasilannya misi

organisasi, dimana yang menjabat sebagai top management di BPAH

Embarkasi Pondok Gede Jakarta yaitu pelindung/pengarah, Menteri

Agama RI, dengan pembimbing Direktur Jenderal Penyelenggaraan

Haji dan Umrah.

Kemudian middle management atau pimpinan tingkat

menengah yaitu yang berada di tingkat ini adalah bendahara dan

sekretaris. Lalu pimpinan tingkat bawah atau low management yang

berada di BPAH Embarkasi Pondok Gede Jakarta yaitu bidang tata

graha, bidang akomodasi, bidang keamanan, bidang pemeliharaan dan

bidang perlengkapan.43

b. Fasilitas/ Sarana dan Prasarana Asrama

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta memiliki

fasilitas sebagai berikut:

Lokasi/ alamat : Jl. Raya Pondok Gede Jakarta Timur

Luas Tanah : 152.123 m2 yang dibeli secara bertahap

80.200 m2 dibeli tahun 1978

43 Asramahajipondokgedeblogspot.com

44



Status tanah : Hak Pakai, Sertifikat.

Status Kepemilikan : Kementerian Agama RI/ Ditjen BIPH

Dibangun/mulai pakai : Tahun 1978 dan mulai pakai Tahun 1979

Kapasitas : Gedung Penginapan 2.783 orang

Jarak : Dengan Airport Halim PK + 2 Km

Dengan Airport Soekarno Hatta + 30 Km

c. Sumber Dana Asrama

Pada awal berdirinya Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede

Jakarta ini, Kementerian Agama memang menyediakan anggaran

untuk pemeliharaan dan perawatan Asrama Haji, namun setelah

dibentuk Badan Pengelola Asrama Haji (BPAH), semua yang

berhubungan dengan Asrama Haji di luar Musim Haji menjadi

tanggung jawab BPAH.

Penggunaan fasilitas Asrama Haji oleh pihak ketiga yang

dapat menghasilkan dalam kaitan pelayanan jemaah haji pada masa

operasional haji sepenuhnya menjadi hak Badan Pengelola Asrama

Haji (BPAH). Sehingga dapat dikatakan bahwa sumber dana

Asrama sebagian besar di dapat dari kegiatan pelayanan di luar

45

musim haji, yaitu penyewaan fasilitas/ sarana dan prasarana

Asrama.44

d. Pengguna Asrama

Sebagaimana tujuan didirikannya Asrama Haji adalah agar

di dayagunakan untuk kepentingan penyelenggaraan ibadah haji

dan kepentingan masyarakat umum lainnya. Asrama sebagai salah

satu unsur penting dalam penyelenggaraan haji karena kaitannya

dengan pelayanan processing CIQ (Costum, immigration, dan

quarantine) kepada calon jemaah haji.

Selain itu di luar musim haji, fasilitas asrama dapat

dipergunakan oleh masyarakat umum untuk menyelenggarakan

kegiatan atau acara lainnnya. Pengguna asrama termasuk kedalam

bagian komponen masukan (input) karena keberadaannya yang

sangat menentukan kelancaran sebuah sistem pengelolaan asrama.

Tanpa adanya masyarakat sebagai pengguna, maka tidak akan

tercapai tujuan dari sistem tersebut.

2. Unsur Proses (Processing)

Proses dalam sebuah sistem merupakan kegiatan transformasi dari

semua input yang ada untuk menghasilkan output yang akan dicapai dari

sistem tersebut. Berdasarkan informasi yang penulis dapatkan dari hasil

wawancara, berikut yang dapat penulis rumuskan, yaitu:

44



46

Dalam melaksanakan tugasnya Pengurus Badan Pengelola Asrama

Haji berpedoman pada Permenag No. 2 Tahun 1983 tentang Badan Pengelola

Asrama Haji di lingkungan Kementerian Agama dan KMA No. 174 Tahun

1986 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Asrama Haji di lingkungan

Kementerian Agama. Dijelaskan dalam KMA tersebut bahwa pemanfaatan

Asrama Haji di luar musim haji merupakan sumber dana bagi Kementerian

Agama yang pengelolaan administrasi keuangannya harus diatur berdasarkan

peraturan yang berlaku.

Sejak pengelolaan Asrama diserahkan Kemenag Pusat kepada

Provinsi (Kanwil Kemenag), pegawai-pegawai BPAH adalah orang-orang yang

diperbantukan dari Kanwil Kemenag Bidang Haji. Jadi sistem mana suka

atasan saja mau mengangkat siapa untuk diperbantukan di BPAH. Ketika

masih berstatus sebagai BPAH pengelolaan administrasi keuangan (hasil

pendapatan asrama) diatur sendiri oleh BPAH, inilah yang dikatakan sebagai

sistem pengelolaan secara swakelola dan swadana. Pemerintah hanya

menerima laporan administrasi dan keuangannya saja, pengelolaannya secara

utuh menjadi tanggung jawab BPAH.45

3. Unsur Keluaran (Output)

Output dalam sebuah sistem merupakan hasil pengolahan dari input

yang masuk ke dalam sistem tersebut.46

Output dari sistem pengelolaan

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta adalah bentuk dan kualitas

45


Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta. 46

Tatang M. Amirin, Pokok-pokok Teori Sistem –edisi sepuluh, (Jakarta: Rajagrafindo,

2011), h.42.

47

pelayanan BPAH Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta terhadap

seluruh pengguna asrama. Menurut Philip Kottler, “pelayanan dapat diartikan

sebagai suatu aktivitas yang bermanfaat atau yang diberikan oleh suatu atau

beberapa pihak kepada pihak lain untuk dapat memuaskan kebutuhan dan

keinginan yang pada dasarnya bersifat wujud dan tidak akan menimbulkan

kepemilikan apapun kepada yang punya.”47

Sebagai asset Nasional, Asrama Haji harus dikelola dengan sebaik-

baiknya agar pada saat musim haji tiba dapat dipergunakan untuk pelayanan

dalam keadaan siap pakai. Asrama Haji yang dibangun dengan Anggaran

Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan non APBN juga dapat

dimanfaatkan secara maksimal di luar musim Haji untuk kepentingan umum.

Ini merupakan sumber penerimaan dana bagi pemeliharaan dan pengembangan

Asrama Haji secara swakelola dan swadana, yang pengelolaan administrasi

keuangannya harus diatur berdasarkan peraturan yang berlaku.

B. Sistem Pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta oleh

UPT

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi (PANRB) 2013 lalu, menyetujui usulan Kementerian Agama

(Kemenag) untuk meningkatkan status Badan Penglola Asrama Haji (BPAH)

menjadi unit pelaksana teknis (UPT). Sejak ditingkatkan statusnya dari

BPAH menjadi UPT (Unit Pelaksana Teknis) pada tahun 2014, sistem

47

Philip Kottler, Marketing Manajemen: Analisis Planing, Implementation and Control,

Eight Edition, (New Jersey: Prentice Hall, 1994), h.446.

48

pengelolaan asrama secara struktural dan teknis disesuaikan dengan PMA

No.44 tahun 2014.

Pembentukan UPT pun dilakukan secara selektif dan memperhatikan

persyaratan seperti diatur dalam Permenpan Nomor 18/2008 tentang

Pedoman Organisasi UPT Kementerian dan Lembaga Pemerintah Non

Kementerian (LPNK). Selain itu juga, perlu dipertimbangkan urgensi dan

ketepatan pembentukan UPT yang dimaksud. Berikut analisis sistem

pengelolaan berdasarkan teori unsur sistem:

1. Unsur Masukan (Input)

Jika pada pembahasan sebelumnya penulis memaparkan tentang

beberapa komponen masukkan (input) dalam sistem pengelolaan asrama

saat oleh BPAH, maka selanjutnya penulis memaparkan bagaimana bentuk

komponen masukan (input) pada sistem pengelolaan Asrama Haji

Embarkasi Pondok Gede Jakarta saat statusnya ditingkatkan menjadi Unit

Pelaksana Teknis (UPT), berikut beberapa komponen diantaranya:

a. Manajemen/ Sumber Daya Manusia

Struktur Organisasi UPT dipilih secara langsung dengan

dikeluarkannya SK dari Kementerian Agama. Kepala Asrama Haji

Embarkasi merupakan pejabat eselon III b, Sedangkan Kepala

Subbagian dan Kepala Seksi merupakan pejabat eselon IV b. Staf

dibawah Kepala Subbag, Kepala Seksi, dan Kelompok Jabatan

49

Fungsional merupakan pegawai ASN (Aparatur Sipil Negara) dan

kontrak. 48

Sebagai petugas pelaksana pengelola asrama, organisasi dan

tata kerja UPT berpedoman pada PMA No.44 Tahun 2014. Tugas

UPT meliputi pemeliharaan dan pengembangan seluruh fasilitas

Asrama, serta pelayanan dalam rangka penyelenggaraan ibdah haji

dan pelayanan lain untuk masyarakat luas. Manusia (SDM) sebagai

unsur manajemen merupakan salah satu kunci keberhasilan sistem

dalam mencapai tujuan49

. Berikut struktur UPT Asrama Haji

Embarkasi Pondok Gede Jakarta:50

1) Kepala UPT Asrama Haji Embarkasi, mempunyai tugas:

Melaksanakan kebijakan teknis administratif dan

organisasi pengelolaan Asrama Haji sesuai kebijakan

Dirjen Penyelenggaraan Haji.

Mengamankan kebijaksanaan teknis tersebut sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

Membina pelaksanaan pengelola secara teknis maupun

administratif.

Melakukan usaha-usaha pemeliharaan dan

pengembangan asrama haji sesuai kebijakan Dirjen

Penyelenggara Haji.

48

Wawancara dengan Staf Bagian Administrasi tanggal 15 Februari 2017 di gedung UPT


Abdul Sani, Manajemen Organisasi, (Jakarta: Bina Aksara, 1987), h.28. 50

Wawancara dengan Staf Bagian Administrasi tanggal 20 April 2017 di gedung UPT


50

2) Subbagian Administrasi dan Keuangan mempunyai tugas:

Melakukan penyusunan rencana dan program kegiatan

UPT

Mengelola urusan keuangan asrama.

Mengelola urusan kepegawaian, ketatausahaan, dan

kerumahtanggaan.

Mengelola informasi dan publikasi serta evaluasi dan

pelaporan, misalnya dengan membuat website, laporan

harian, bulanan, dan tahunan.

3) Seksi Pelayanan Asrama mempunyai tugas:

Melakukan penyediaan akomodasi diantaranya gedung

penginapan, gedung serba guna, ruang rapat.

Melakukan penyediaan konsumsi untuk tamu pengguna

asrama (sesuai pesanan tamu).

Melakukan penyediaan sarana dan prasarana ibadah.

Melakukan penyediaan kesehatan, salah satunya dengan

menyediakan sebuah klinik di dalam lingkungan asrama,

beserta dengan dokter, perawat, dan perlengkapan

pertolongan pertama medis lainnya.

Melakukan penyediaan keamanan dan kebersihan.

4) Seksi Kerjasama mempunyai tugas:

Melakukan kerjasama, koordinasi dan fasilitasi

pelayanan bea cukai, imigrasi, karantina, kesehatan,

51

keamanan, transportasi, dan city check in dengan instansi

terkait, Asrama Haji Embarkasi Antara, Asrama Haji

Transit, dan Asrama Haji yang dikelola oleh pemerintah

daerah provinsi.

Melakukan kerjasama dengan pihak lainnya dengan

tujuan pengembangan usaha, misalnya kerjasama dengan

bank swasta untuk mendirikan bank center, dengan

provider komunikasi untuk membuka booth saat

penyelenggaraan haji, dengan pedagang souvenir,

makanan dan minuman untuk mendirikan food court di

lingkungan asrama haji.

5) Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari tenaga fungsional

yang terbagi atas berbagai kelompok jabatan fungsional

sesuai dengan bidang keahliannya. Jumlah tenaga fungsional

ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.

52

1 3 5 7 9

11 13 15 17 19 21 23 25

Staf Subbag AdminKeu

Staf Sie. Pelayanan

Umum

Staf Sie. Kerja Sama

Kel.Jabatan Fungsional

Laki-Laki

Perempuan

Struktur Organisasi UPT Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta

Berdasarkan SK Dirjen Penyelenggara Haji dan Umroh Tahun 2014.

Jumlah keseluruhan pegawai UPT Asrama Haji Embarkasi Jakarta

adalah 120 orang dengan rincian sebagai berikut:

Grafik 4.1

Subbag Adminkeu

H. Imam

Sie.Pelayanan Asrama

H. Hafiz

Sie.Kerja Sama

H. Syukri

Kelompok Jabatan

Fungsional

Kepala UPT

H. Dasrul El Hakim

53

b. Fasilitas, Sarana dan Prasarana Asrama

Asrama Haji dibangun dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja

Negara (APBN) dan non APBN. Fasilitas dan sarana yang ada di Asrama

Haji merupakan salah satu faktor penentu kualitas pelayanan yang baik

terahadap calon jemaah haji dan masyarakat umum. Keberadaan fasilitas

penunjang untuk melancarkan aktifitas kerja pegawai UPT juga merupakan

hal yang harus diperhatikan. Setiap tahunnya Asrama Haji mendapatkan

dana dari Pemerintah yang ditujukan untuk merevitalisasi fasilitas asrama.

Revitalisasi di sesuaikan dengan kebutuhan yang ada.

Berikut fasilitas, sarana dan prasarana yang dimiliki Asrama Haji

Embarkasi Pondok Gede Jakarta saat ini :

Gedung Utama Kantor Unit Pelaksana Teknis (UPT) Asrama Haji

Embarkasi Pondok Gede Jakarta. Terdapat Ruang Kerja Seksi

Pelayanan Asrama di Lantai 1, Ruang Kerja Seksi Kerjasama di

Lantai 2, Ruang Kerja Subbag Administrasi dan Keuangan di Lantai

2, dan Ruang Kerja Kepala UPT di Lantai 2. Dilengkapi juga dengan

sarana dan prasarana penunjang kegiatan operasional kantor.

Aula Serba Guna

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta memiliki 3 aula

serbaguna, yaitu SG 1, SG 2 dan SG 3. SG 2 terdiri dari 2 lantai, pada

saat musim haji gedung ini digunakan untuk proses One Stop Service.

SG 3 terdiri dari 1 lantai dan saat musim haji gedung ini digunakan

untuk proses Boarding Pass. Pada saat diluar musim haji gedung

serba guna ini digunakan untuk acara-acara pertemuan, resepsi

54

pernikahan, muktamar, dll. Luas gedung cukup untuk menampung

500 hingga 1.000 orang.

Ruang Rapat

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta memiliki tipe-tipe

ruangan rapat sesuai dengan kapasitas yang akan digunakan. Ada

kapasitas 50 orang sampai dengan 200 orang.

Kamar Tidur (Penginapan)

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta memiliki gedung

penginapan yang berjumlah 10 gedung dengan kapasitas + 2.342

orang.

Tabel 4.2

Data Fasilitas Penginapan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede

Jakarta

Nama Gedung

Jumlah Kamar/

Kapasitas

Fasilitas

Gedung E 49 Kamar / 182 orang

AC, TV di Kamar,

Kamar Mandi di

dalam, Double Bed

Gedung D2 42 Kamar / 158 orang

AC, TV di Kamar,

Kamar Mandi di

dalam, Double Bed

Gedung A 44 Kamar / 172 orang

AC, TV di Lobi,

Kamar Mandi di

dalam.

55

Gedung B 36 Kamar / 144 orang

AC, TV di Lobi,

Kamar Mandi di

dalam.

Gedung H 54 Kamar / 108 orang

AC, TV di Lobi,

Kamar Mandi di

dalam.


AC, TV di Lobi,

Kamar Mandi di Luar.


AC, TV di Lobi,



AC, TV di Lobi,



Fan, TV di Lobi,


Gedung C 36 Kamar / 240 orang

AC, TV di Lobi,

Kamar Mandi di

dalam.

Sumber: penginapanasramahajijakarta.net

Masjid

Masjid yang dinamakan Masjid Al-Mabrur sebagai pusat tempat

pelaksanaan ibadah bagi jemaah haji dan tamu-tamu pengguna

asrama. Pada masa penyelenggaraan haji, jemaah biasanya

mendapatkan bekal teori manasik haji yang selalu dilaksanakan di

56

Masjid Al Mabrur dan melaksanakan sholat berjemaah selama

masa pengasramaan. Sedangkan pada saat diluar musim haji,

selain sebagai sarana untuk sholat berjemaah para pegawai UPT

dan tamu asrama, Masjid Al Mabrur juga dapat dimanfaatkan

sebagai tempat acara pengajian, tabligh akbar, dan akad nikah.

Lapangan Praktik Manasik

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta memiliki lokasi

khusus praktik manasik yang dilengkapi dengan miniatur Ka’bah,

miniatur Maqom Ibrahim, miniatur Mas’a, dan miniatur Jamarat.

Di luar musim haji, biasanya tempat ini digunakan oleh travel-

travel yang menyelenggarakan praktik manasik untuk jemaahnya,

dan juga anak-anak TK yang biasa melaksanakan program

manasik.

c. Sumber Dana Asrama

Sampai saat ini sumber pendapatan utama pengelola asrama haji

adalah dana revitalisasi dari Pemerintah dan biaya penyewaan fasilitas

asrama untuk masyarakat umum di luar musim haji. Setiap tahun Asrama

Haji mendapatkan dana dari Pemerintah untuk revitalisasi fasilitas asrama

dan aktifitas operasional pengelolaan oleh UPT. Penghasilan lain Asrama

Haji adalah dari hasil pamanfaatan fasilitas asrama dimana saat diluar

musim haji masyarakat umum dapat mendayagunakan fasilitas yang ada di

asrama untuk kepentingan kegiatan/acara dengan sistem sewa. Selain itu

57

UPT Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta juga melakukan

pengembangan usaha dengan membuat koperasi dan banyak juga

melakukan kerjasama dengan pihak swasta dalam bidang lainnya, misalnya

UPT bekerjasama dengan bank swasta dan pihak lainnya untuk membuat

bank centre, food court, dsb.51

2. Unsur Proses (Processing)

Pengelolaan Asrama Haji oleh UPT secara administratif diawasi oleh

pemerintah, karena UPT sebagai pelaksana tugas dalam hal ini Kementerian

Agama bagian Penyelenggaraan Haji melakukan kegiatan teknis tertentu yang

secara langsung berhubungan dengan pelayanan masyarakat. Tentunya hal ini

merupakan kewajiban UPT yang harus di pertanggungjawabkan kepada

pemerintah.

Setelah statusnya ditingkatkan menjadi UPT, pengeloaan administrasi

keuangan secara teknis memang dikelola oleh UPT, namun dana yang di

dapat sepenuhnya harus disetorkan kepada negara setiap harinya. Pendapatan

Asrama Haji saat ini termasuk kedalam PNBP (Penerimaan Negara Bukan

Pajak). Sebagaimana dalam Peraturan Pemerintah RI No.44 Tahun 2003

Pasal 2 menyebutkan bahwa seluruh Penerimaan Negara Bukan Pajak

(PNBP) wajib disetor langsung secepatnya ke Kas Negara. Kini setiap

tahunnya Subbag Administrasi dan Keuangan UPT Asrama Haji di audit oleh

51

Wawancara dengan Staf Bagian Kerjasama tanggal 15 Februari 2017 di gedung UPT


58

BPK (Badan Pemeriksa Keuangan) Negara bahkan juga di audit oleh KPK

(Komisi Pemberantasan Korupsi). 52

Pendapatan Asrama Haji yang disebut PNBP itu selanjutnya masuk

kedalam APBN, lalu dikelola oleh pemerintah. Setelah itu UPT Asrama Haji

harus membuat Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB)

Asrama sekaligus didalamnya DUK (Daftar Usulan Kegiatan) dan DUP

(Daftar Usulan Proyek) untuk diajukan kepada pemerintah. DUK diusulkan

untuk membiayai kegiatan rutin dan DUP diusulkan untuk membiayai

pembangunan. Sehingga pada setiap akhir tahun Asrama Haji mendapatkan

kucuran dana revitalisasi dari APBN.

3. Unsur Keluaran (Output) Sistem Pengelolaan Asrama Haji

Sebagai wujud dari tugas sebuah instansi pemerintahan (dalam hal

ini Kementerian Agama bagian penyelenggaraan haji) yang

menyelenggarakan pelayanan publik yaitu menyediakan sarana dan

prasarana akomodasi untuk calon jemaah haji. Pelayanan terbaik adalah hal

utama yang menjadi tujuan sekaligus hasil dari usaha sebuah sistem

pengelolaan Asrama Haji. Dalam Kepmenpan No.81 Tahun 1993 Pelayanan

Umum adalah segala bentuk kegiatan pelayanan umum yang dilaksanakan

oleh instansi pemerintah pusat, di daerah, dan di lingkungan badan usaha

milik Negara/Daerah dalam bentuk barang atau jasa, baik dalam rangka

upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka

pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.

52

Wawancara dengan Staf Bagian Adminkeu tanggal 10 Mei 2017 di gedung UPT


59

UPT Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta sebagai

pelaksana tugas pelayanan calon jemaah haji dan masyarakat umum

tentunya memiliki sistem manajemen pelayanan yang bertujuan untuk

mencapai pelayanan yang maksimal. Kualitas pelayanan yang baik harus

melibatkan semua unsur manajemen serta menggunakan metode-metode

kualitatif dan kuantitatif untuk memperbaiki secara berkesinambungan

proses-proses organisasi dan agar dapat memenuhi bahkan melebihi

kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan.53

Dalam memberikan pelayanan yang terbaik kepada para calon

jemaah haji dan masyarakat umum, UPT Asrama Haji Embarkasi Pondok

Gede Jakarta terus berbenah diri melakukan perbaikan dan peningkatan

mutu layanan, baik dari segi fisik bagunan (fasilitas, sarana dan prasarana)

maupun dari segi operasional administrasi. Peningkatan layanan dari segi

fisik diperlukan upaya memperindah asrama dan menyempurnakan

kelengkapan sarana fasilitas yang ada. Misalnya renovasi / pengembangan

desain gedung penginapan, aula, ruang rapat yang dibuat sebaik mungkin

agar para pengguna fasilitas merasa nyaman saat berada di dalam asrama.

Pengembangan Masjid Al Mabrur dipadukan dengan sarana peragaan

manasik haji yang berupa miniatur bangunan Ka’bah, miniatur Maqom

Ibrahim, miniatur Mas’a, dan miniatur Jamarat, merupakan pilihan yang

harus dilakukan dalam rangka menarik minat masyarakat untuk

menggunakan fasilitas Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta.

53

Bambang Istianto, Manajemen Pemerintahan dalam Perspektif Pelayanan Publik,

(Jakarta: Mitra Wacana Media, 2011), h.118

60

Menurut Kasmir, beberapa ciri pelayanan yang baik bagi sebuah

lembaga dan karyawan yang bertugas diantaranya tersedia sarana dan

prasarana yang baik, tersedianya karyawan yang baik, bertanggung jawab

sejak awal hingga akhir, mampu melayani secara cepat dan tepat, mampu

berkomunikasi, tersedianya produk-produk yang diinginkan, memiliki

pengetahuan dan kemampuan yang baik, berusaha memahami kebutuhan

orang yang dilayani, mampu memberikan kepercayaan.54

Berdasarkan pengamatan yang telah penulis lakukan, UPT Asrama

Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta telah berusaha memenuhi pelayanan

yang baik untuk semua pengguna asrama, dilihat dari kinerja yang telah

dilakukan dalam rangka perbaikan dan peningkatan kualitas sarana dan

prasarana yang disediakan, selalu memberikan kemudahan dalam

memberikan pelayanan, serta bertanggung jawab terhadap apa yang

dibutuhkan pengguna asrama.

C. Pengelolaan Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta bagi Jemaah

Haji dan Masyarakat Umum.

1. Pengelolaan asrama bagi Jemaah Haji

Saat berlangsungnya masa penyelenggaraan haji, UPT sebagai

pengelola asrama memberikan pelayanan kepada jemaah haji sesuai

petunjuk teknis Dirjen PHU. Secara umum tugas UPT melayani jemaah

haji sudah dimulai sejak awal sebelum masa operasional penyelengggaraan

haji berlangsung. Sebagai persiapan awal, UPT asrama haji embarkasi

54

Kasmir, Manajemen Perbankan, (Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2006), h.223.

61

Pondok Gede Jakarta membuat kebijakan untuk menutup sementara

pelayanan kepada masyarakat umum sejak 1 minggu sebelum hari H, pada

waktu tersebut UPT asrama haji menyiapkan serta menginventarisir

perbaikan dan penyempurnaan asrama yang dianggap perlu, diantaranya:55

a) Mengevaluasi kondisi fisik gedung, pengaturan daya tampung asrama

dan kelengkapan pengakomodasian.

b) Mengevaluasi/melengkapi sarana dan fasilitas untuk pelayanan calon

jemaah haji seperti sarana kesehatan, sarana komunikasi, kamar tidur,

dapur, WC, kamar mandi keamanan gedung dan kebersihan halaman

sertalingkungan asrama.

c) Penyiapan listrik yang memadai sesuai kebutuhan masa operasional

serta penyiapan generator listrik dan lain sejenisnya sebagai cadangan

bilamana listrik padam.

d) Pengaturan kesiapan untuk tempat parkir kendaraan dilengkapi rambu-

rambu lalu lintas untuk menghindari kemacetan.

e) Merencanakan penyediaan ruangan kerja dan akomodasi bagi pimpinan

dan petugas pemberangkatan dan pemulangan haji serta menyiapkan

tempat pelayanan katering jemaah selama operasional pemberangkatan

dan pemulangan haji.

f) Untuk menjaga keamanan setiap mobil yang masuk ke areal asrama

haji, terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan secukupnya, misalnya

dengan alat detektor.

55

Dirjen Penyelenggara Haji dan Umrah, Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Ibadah Haji,

(Jakarta: Kementerian Agama RI, 2011), h.45

62

Di samping itu, ada beberapa pelayanan yang secara khusus

dipersiapkan UPT asrama haji embarkasi Pondok Gede Jakarta bagi

jemaah haji, diantaranya:56

a) Pelayanan Satu Atap (One Stop Service)

Pelayanan yang pertama kali dirasakan oleh calon jemaah haji

setibanya di asrama haji embarkasi adalah pelayanan satu atap (one stop

service), dimana pada pelayanan ini calon jemaah haji wajib

menyelesaikan semua perlengkapan dokumen-dokumen perjalanan

sebelum diberangkatkan ke Tanah Suci. Proses pelayanan satu atap

(one stop service) diantaranya adalah mulai dari pengarahan umum,

pemeriksaan kesehatan, penyerahan lembar SPMA (SuratPanggilan

Masuk Asrama) dan Bukti BPIH (Biaya Perjalanan Ibadah Haji),

pemasangan gelang identitas, keimigrasian (penyerahan living cost dan

buku DAPIH).

b) Pelayanan Pengasramaan dan Kesehatan

Sebagai bagian dari pelayanan pengasramaan, pengelola asrama

haji berkewajiban menyediakan akomodasi untuk calon jemaah haji

berupa penginapan yang terdiri dari kamar tidur, kasur, bantal, sprei,

toilet, dan sarana lainnya. Pelayanan pengasramaan ini merupakan

pelayanan yang cukup penting, karena tujuan didirikannya asrama haji

ini adalah sebagai tempat beristirahat dari daerah asal masing-masing

sebelum diberangkatkan ke Arab Saudi. Mengatur pola penempatan

56

Wawancara dengan Staf Bagian Pelayanan tanggal 10 Mei 2017 di gedung UPT


63

jemaah dalam gedung penginapan juga harus di perhatikan. Misalnya

dengan menempatkan jemaah yang lanjut usia di kamar-kamar lantai

bawah dan jemaah yang usia produktif di kamar-kamar lantai atas.

Apabila dari segi pelayanan penyediaan akomodasi, fasilitas dan sarana

prasarana tidak memuaskan, maka waktu istirahat jemaah juga akan

terganggu.

Tak kalah penting dari segi kesehatan, bahwa pihak asrama haji

harus memberikan pelayanan kesehatan sebaik-baiknya. Kedua hal ini

tentu sangatlah penting karena calon jemaah haji yang akan berangkat

harus benar-benar diperhatikan kesehatannya. Dalam memenuhi

kebutuhan ini pihak pengelola asrama bekerja sama dengan petugas

kesehatan dari Dinas Kesehatan dan Kantor Kesehatan Pelabuhan

(KKP) selalu melakukan pemeriksaan dan penilaian lingkungan asrama

sebelum masa penyelenggaraan ibadah haji. 57

Pemeriksaan dan penilaian pendahuluan untuk mengidentifikasi

masalah kesehatan lingkungan asrama dan membuat rekomendasi

kepada pengambil keputusan tentang perbaikan asrama haji, sarana

sanitasi yang aman dan nyaman, perbaikan dilaksanakan 3 bulan

sebelum operasional haji. Setelah itu dilaksanakan pemeriksaan kedua,

dimaksudkan untuk memantau perbaikan kesehatan lingkungan dan

kesiapan asrama serta pemeriksaan kesehatan penjamah makanan,

dilakukan 1 minggu sebelum operasional haji. Pada saat operasional

57

Wawancara dengan Staf Bagian Pelayanan Umum tanggal 10 Mei 2017 di gedung UPT


64

haji (1 hari sebelum kepulangan) dengan kegiatan untuk memantau

kegiatan sanitasi asrama, dan pengelola katering jemaah.58

Pada saat operasional keberangkatan haji pelayanan kesehatan

yang diberikan kepada calon jemaah haji, Kementerian Agama RI telah

menunjuk rumah sakit yang ditentukan untuk bekerja sama dengan

asrama haji. Pada pelayanan ini petugas melakukan kegiatan

pemeriksaan berupa mengatur mekanisme proses pemeriksaan

kesehatan calon jemaah haji.

c) Pelayanan Makan/ Katering untuk Jemaah

Pelayanan katering sangat penting untuk calon jemaah haji,

dalam pelayanan ini perlu adanya pengaturan yang baik agar dapat

terealisasi dengan efektif. Pengelola harus benar-benar dapat

memberikan jaminan tentang pengelolaan makanan untuk katering

jemaah dengan makanan yang sehat, aman, dan berkualitas. Maka

secara selektif pengelola asrama memilih pengelola jasa boga yang

sudah teruji oleh dinas terkait.

d) Pembinaan Manasik Haji

Tidak berbeda dengan pelayanan kesehatan, pelayanan

pembinaan manasik haji juga diberikan kepada calon jemaah haji

sewaktu mereka berada di asrama haji, kelebihan pelayanan pembinaan

manasik haji adalah bahwa calon jemaah haji mempraktikkan langsung

58

Kementerian Kesehatan RI, Pedoman Penyelenggaraan Kesehatan Lingkungan

Asrama Haji di Indonesia, (Jakarta: 2009).

65

semua rukun-rukun haji, karena di asrama haji ini sudah tersedia

fasilitas layaknya miniatur Makkah, seperti adanya miniatur bangunan

Ka’bah yang berada di tengah-tengah lapangan, kemudian terdapat

sebuah tempat yang diibaratkan bukit Shofa dan Marwah, dan lain

sebagainya.

Dengan mempraktikkan langsung semua rukun-rukun haji, yang

sudah disediakan di asrama haji dengan fasilitas yang sudah tersedia

diharapkan calon jemaah haji dapat memahami semua kegiatan ibadah

haji, dan diharapkan menjadi haji yang mandiri dan haji yang mabrur.

Pelayanan manasik ini sebenarnya tidak diwajibkan kepada calon

jemaah haji, tetapi sifatnya hanya anjuran, hanya untuk mengulang

pelajaran manasik haji yang sudah di terima karena di khawatirkan

masih banyak calon jemaah haji yang belum hafal dan belum bisa

mempraktikkan manasik haji. jadi pelayanan manasik yang

dilaksanakan di asrama haji embarkasi Jakarta Pondok Gede ini

hanyalah sebatas pengulangan dan pemantapan, karena pada dasarnya

calon jemaah sudah menerimanya di daerah masing-masing, baik di

KUA maupun di Kankemenag.

e) Pelayanan Keamanan

Pada pelayanan keamanan ini pihak UPT membentuk 2

kelompok pengamanan asrama, yaitu:

a. Kelompok pengamanan dalam. Security UPT bertanggung jawab

mengamankan semua gedung-gedung penginapan asrama.

66

b. Kelompok pengamanan luar dan gedung serba guna menjadi

tanggung jawab polisi.

f) Pelayanan Keimigrasian

Bidang imigrasi mengkoordinasikan dan melaksanakan tugas

pemeriksaan paspor haji dengan memeriksa daftar penumpang (pax

list), menyelesaikan permasalahan jemaah haji yang termasuk cegah

tangkal dan menyiapkan kesiapan exit permint terhadap jemaah haji.

petugas imigrasi juga menyiapkan sarana dan prasarana untuk

pelaksanaan tugas, seperti cap keberangkatan, Id Card, dan lain-lain.

Selanjutnya memeriksa daftar cekal sesuai nama-nama yang ada dalam

daftar pra manifest penumpang/calon jemaah haji dan menyelesaikan

permasalahan apabila ada nama calon jemaah haji yang masuk dalam

daftar cekal.

2. Pengelolaan Asrama haji bagi Masyarakat Umum

Pada saat di luar musim haji, asrama haji embarkasi Pondok Gede

Jakarta di dayagunakan untuk kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh

masyarakat umum. UPT sebagai pengelola asrama selalu berusaha

memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat sebagai pengguna

fasilitas asrama. Pelayanan yang diberikan kepada masyarakat umum

berupa jasa sewa fasilitas asrama, diantaranya:59

59



67

a) Melayani Bimbingan dan Tempat Praktik Manasik. UPT

asrama haji Pondok Gede memiliki staf bagian pelayanan

bimbingan peribadatan yang siap melayani dan mengatur tamu

asrama yang ingin melaksanakan manasik.

b) Menyediakan tempat acara berupa Aula, yang biasanya

digunakan untuk acara muktamar, resepsi pernikahan, dan

sebagainya.

c) Menyediakan kamar-kamar bagi tamu asrama yang ingin

menggunakan fasilitas penginapan.

d) Menyediakan ruangan yang dapat digunakan untuk acara rapat,

seminar, dan sebagainya.

e) Menyediakan jasa katering bagi tamu asrama yang ingin

menggunakan rekanan/vendor katering yang dimiliki asrama

haji Pondok Gede Jakarta.

f) Menyelenggarakan acara-acara sosial bersama masyarakat

umum, misalnya acara pengajian mingguan, santunan anak-

anak yatim, bakti sosial, dan pemotongan hewan qurban.

g) Menyediakan tempat berupa food court untuk masyarakat

umum yang ingin membuka usaha/berjualan di lingkungan

asram.

Namun hingga saat ini UPT Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede

Jakarta belum membuat SOP tentang Pelayanan Asrama Haji dan

pelatihan service guide untuk pegawai UPT. Sehingga dalam memberikan

pelayanan terhadap tamu, misalnya ketika menyambut tamu yang datang,

68

atau ketika menunjukan segala kebutuhan tamu asrama, kadang kala masih

terkesan apa adanya. Jika pegawai UPT diberikan pelatihan tentang service

guide, maka kedepan pelayanan di Asrama Haji bagaikan pelayanan di

hotel bintang lima.60

Prosedur pelayanan sewa-menyewa fasilitas Asrama Haji

Embarkasi Pondok Gede Jakarta masih dengan sistem manual. Masyarakat

umum yang ingin menggunakan fasilitas Asrama Haji Embarkasi Pondok

Gede Jakarta masih harus melakukan booking langsung ke bagian seksi

pelayanan umum di gedung UPT Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede,

karena saat ini bagian pelayanan UPT belum memiliki sistem basis IT

yang dapat diakses untuk masyarakat umum. Berikut tata cara pemesanan

penggunaan fasilitas UPT Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede: 61

1. Mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas asrama haji pondok

gede jakarta yang ditujukan kepada:

Kepala UPT Asrama Haji Pondok Gede Jakarta

Jl. Raya Pondok Gede, Kelurahan Pinang Ranti, Kecamatan Makasar,

Jakarta Timur, Kode Pos 13560

2. Surat permohonan dapat dikirim melalui:

Pos atau Jasa Kurir lainnya

Fax : (021) 80883155, 8012503

Email : [email protected]

60 Wawancara dengan Staf Bagian Adminkeu tanggal 10 Mei 2017 di gedung UPT




mailto:[email protected]

69

3. Calon pengguna jasa dapat datang langsung ke bidang Akomodasi Asrama

Haji Pondok Gede Jakarta pada jam kerja:

Hari Senin s.d Kamis Pk. 08.00 s.d 15.00

Hari Jum’at Pk. 08.00 s.d 11.30

Hari Sabtu Pk. 08.00 s.d 14.00

4. Untuk Booking dapat melalui telepon.

D. Faktor Pendukung dan Penghambat Proses Pengelolaan dan

Pengembangan Asrama62

1. Faktor Pendukung, diantaranya:

a. Sumber Daya Manusia yang memiliki kinerja yang baik dan telah

berpengalaman.

b. Adanya koordinasi dan kerjasama yang baik dengan instansi-instansi atau

pihak ketiga yang terkait.

c. Tersedianya fasilitas yang cukup memadai dan lokasi yang luas serta

strategis.

d. Memiliki peluang yang baik atas kepercayaan masyarakat terhadap

Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede.

2. Faktor Penghambat, diantaranya:

a. Keterlambatan proses pencairan dana revitalisasi asrama, sehingga

kadangkala pembangunan fasilitas asrama menjadi terhambat karena

kurangnya dana yang ada.

62

Wawancara dengan Staf Bagian Adminkeu tanggal 10 Mei 2017 di gedung UPT


70

b. Belum diadakannya pendidikan dan pelatihan kepada pegawai UPT bagian

pelayanan umum tentang standar pelayanan kepada costumer.

c. Kurangnya partisipasi masyarakat pengguna asrama dalam menjaga

kebersihan lingkungan asrama.

d. Kurangnya sosialisasi kepada masyarakat umum tentang fasilitas dan

pengelolaan UPT Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta.

71

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya, sebagai upaya dari hasil

pembahasan dalam penulisan skripsi ini makan dapat ditarik kesimpulan sebagai

berikut :

1. Sistem pengelolaan asrama saat dikelola oleh BPAH, penentuan

personalia/kepegawaian diatur sendiri oleh kepala BPAH. Sejak

pengelolaan asrama diserahkan Kemenag Pusat kepada Provinsi (Kanwil),

pegawai-pegawai BPAH adalah orang-orang yang diperbantukan dari

Kanwil Kemenag Bidang Haji, jadi biasanya terjadi sistem mana suka

atasan saja mau memilih siapa. Sistem pengelolaan oleh BPAH adalah

swakelola dan swadana, artinya tanggung jawab pengelolaan asrama

sepenuhnya menjadi beban BPAH bersama Kanwil Kemenag.

Administrasi keuangan (hasil pendapatan dan pengeluaran asrama) diatur

sendiri oleh BPAH. Kebijakan tentang teknis pengelolaan asrama juga

ditentukan sendiri oleh kepala BPAH dibantu jajarannya.

2. Pada saat dikelola oleh UPT, sistem pengelolaan Asrama Haji Pondok

Gede menjadi lebih baik. Ada perubahan sistem manajemen, pertama

adalah sistem manajemen dalam penentuan personalia/kepegawaian

berubah secara struktural. Kini tidak semua pegawai UPT adalah PNS

Kementerian Agama, ada juga pegawai berstatus ASN (Aparatur Sipil

Negara), ada juga pegawai dengan perjanjian kontrak dan bisa

71

72

diperpanjang sesuai kebijakan kepala UPT. Tentu dengan sistem seperti ini

juga akan meminimalisir tindakan nepotisme di ranah pemerintahan.

Kedua, setelah statusnya ditingkatkan menjadi UPT, pengeloaan

administrasi keuangan secara teknis memang dikelola oleh UPT, namun

dana yang di dapat sepenuhnya dikembalikan kepada negara. Pendapatan

Asrama Haji saat ini termasuk kedalam PNBP (Penerimaan Negara Bukan

Pajak). Kini setiap tahunnya Subbag Administrasi dan Keuangan UPT

Asrama Haji di audit oleh BPK (Badan Pemeriksa Keuangan) Negara

bahkan juga di audit oleh KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi).

Pendapatan Asrama Haji yang disebut PNBP itu selanjutnya masuk

kedalam APBN, lalu dikelola oleh pemerintah, dan pada setiap akhir tahun

Asrama Haji mendapatkan dana revitalisasi dari APBN. Tentu pola seperti

ini juga akan melindungi dari tindakan korupsi dan kolusi.

3. Sistem Pengelolaan UPT asrama haji bagi jemaah haji pada saat musim

haji sudah cukup baik, namun UPT masih harus berbenah diri dalam

meningkatkan kualitas pelayanan dan promosi. Sebagai hasil dari proses

pengelolaan Asrama Haji, UPT melakukan berbagai pelayanan yang

diberikan kepada jemaah haji dan masyarakat umum. UPT terus

membenahi kualitas Asrama Haji baik dari segi fisik maupun non-fisik

untuk meningkatkan pelayanan yang diberikan kepada jemaah dan

masyarakat umum. Belum dibakukannya SOP bagian pelayanan umum

UPT asrama haji adalah salah satu pekerjaan rumah asrama haji embarkasi

Pondok Gede Jakarta. Pelayanan UPT kepada masyarakat umum sampai

saat ini masih dengan sistem manual. Asrama Haji Embarkasi Pondok

73

Gede Jakarta belum memiliki sistem informasi berbasis IT seperti website,

aplikasi online, atau lain sebagainya. Jadi masyarakat yang ingin

menggunakan fasilitas asrama masih harus melakukan pendaftaran dengan

mendatangi langsung bagian pelayanan di gedung UPT Asrama Haji atau

sebelumnya dapat melakukan booking via telepon.

B. Saran-saran

Tanpa mengurangi rasa hormat penulis kepada para pegawai UPT Asrama

Haji Embarkasi Pondok Gede Jakarta, ada beberapa hal yang ingin penulis

sampaikan melalui saran-saran yang semoga dapat membangun:

1. Lebih ditingkatkan lagi sistem pengelolaan asrama secara profesional,

akuntabel dan transparan, tidak ada tindakan KKN (Korupsi, Kolusi, dan

Nepotisme), dan sesuai petunjuk teknis Kementerian Agama. Sehingga

pengelolaan asrama haji pondok gede benar-benar dapat mencapai tujuan

dengan tepat dan terarah.

2. Meningkatkan Sumber Daya Manusia yang mampu kreatif, inovatif, dan

bertanggung jawab atas tugas dan pekerjaan yang dibebankan kepada

masing-masing. Menurut saya perlu di adakan juga program pendidikan

dan pelatihan untuk staf bagian pelayanan umum tentang bagaimana cara

memberikan pelayanan yang baik kepada costumer/tamu yang datang, serta

di buatkan SOP Pelayanan Umum Asrama Haji. Sehingga kedepannya

Asrama Haji benar-benar bisa memberikan excellent service kepada para

costumernya.

74

3. Mengembangkan potensi asrama haji dengan meningkatkan kualitas sarana

prasarana, tidak lupa memperhatikan juga pemeliharannya, serta

pemanfaatannya dengan memaksimalkan promosi dan sosialisai kepada

masyarakat umum. Misalnya dengan membuat website atau situs booking

online. Mungkin jika selama ini Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede

belum memiliki sistem informasi yang terintegrasi secara keseluruhan baik

untuk administrasi pengelolaan atau pun pelayanan, maka kedepan UPT

harus benar-benar mengikuti perkembangan yang terjadi di masyarakat.

Berbagai kemudahan yang ditawarkan dan kualitas pelayanan yang di

berikan harus lebih diutamakan.

75

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Rucky. Sistem Manajemen Kinerja. Jakarta: Gramedia Pustaka Umum.

2003.

Alwi, Hasan. Kamus Bahasa Indonesia, cet.ke-9. Jakarta: Balai Pustaka. 1991.

Amrin, Tatang M. Pokok-pokok Teori Sistem –edisi sepuluh. Jakarta:

Rajagrafindo. 2011.

Barata, Atep Adya. Dasar-dasar Pelayanan Prima (Persiapan Membangun

Budaya Pelayanan Prima Untuk Meningkatkan Kepuasan dan Loyalitas

Pelanggan). Jakarta: Elex Media Komputindo. 2003.

Davis, Gordon B. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian Satu

Pengantar. Jakarta: PPM. 1999.

Departemen Agama RI, Direktorat Pelayanan Haji, Ditjen Penyelenggaraan Haji

dan Umrah. Profil Asrama Haji Embarkasi dan Transit. Jakarta: Ditjen

Haji dan Umrah. 2009.

Departemen Kesehatan RI. Pedoman Penyelenggaraan Kesehatan Lingkungan

Asrama Haji di Indonesia. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI. 2009.

Departemen Pendidikan Nasional. Kamus Besar Bahasa Indonesia (Edisi ke-3).

Jakarta: Balai Pustaka. 2005.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Kamus Besar Bahasa Indonesia.

Jakarta: Balai Pustaka. 1998.

Dirjen Penyelenggara Haji dan Umrah. Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Ibadah

Haji. Jakarta: Kementerian Agama RI. 2011.

Fachruddin. Pembinaan Mental Bimbingan Al-Qur’an. Jakarta: bina Aksara.1984.

Imam Zarkasyi, Fajar. Perubahan Strategi Politik Husni Mubarok dari Eksklusi

Politik ke Inklusi Politik dan Dampaknya terhadap peningkatan Suara IM

pada Pemilu Legislatif 200 dan 2005. Skripsi. Depok: 2014

Istianto, Bambang. Manajemen Pemerintahan dalam Perspektif Pelayanan

Publik. Jakarta: Mitra Wacana Media. 2011.

Kartono, Ahmad. Solusi Hukum Manasik dalam Permasalahan Ibadah Haji-

Menurut Empat Mazhab. Jakarta: Pustaka Cendekia. 2016.

Kasmir. Manajemen Perbankan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. 2006.

76

Koentjaraningrat. Metode-metode Penelitian Masyarakat. Jakarta: PT. Gramedia.

1983.

Kottler, Philip. Marketing Management: Analisis Planning, Implementation and

Control, Eight Edition. New Jersey: Prentice Hall. 1994.

Laurance Berg, Bruce. Qualitative Research Methodes for Social Sciene.

Amerika: Person Education Company. 2001.

M. Basyuni, Muhammad. Reformasi Manajemen Haji. Jakarta: UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta. 2008.

Moenir, H.A.S. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia, cet.IX. Jakarta: Bumi

Aksara. 2010.

Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja

Rosdakarya. 2009

Mulyadi. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen. Jakarta: Salemba

Empat. 2007.

Nogi S, Hassel. Manajemen Publik. Jakarta: Grasindo. 2005.

Nurcholis, Hanif. Teori dan Praktik Pemerintahan dan Otonomi Daerah. Jakarta:

Grasindo. 2005.

Shihab, M. Quraish. Menuju Haji Mabrur. Jakarta: Pustaka Zaman. 2000.

Sinabela, Lijan Poltak. Reformasi Pelayanan Publik: Teori, Kebijakan, dan

Implementasi. Jakarta: PT. Bumi Aksara. 2010.

Subyakto, A’ang dan Syopiansyah Jaya Putra. Pengantar Sistem Informasi

Manajemen. Jakarta: UIN Jakarta Press. 2006

Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif . Bandung: Alfabeta: 2010.

Sukoco, M. Badri. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:

Erlangga. 2007.

Sumarsan, Thomas. Sistem Pengendalian Manajemen Konsep, Aplikasi, dan

Pengukuran Kinerja. Jakarta: Indeks. 2012.

Syari’ati, Ali. Haji. Bandung: Pustaka. 2000.

Tjiptoherijanto, Prijono. Keseimbangan Penduduk Manajemen Sumber Daya

Manusia dan Pembangunan Daerah. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan,

1999.

77

Wijayanto, Nugroho. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.2001.

Winardi, J. Pemikiran Sistemik dalam Bidang Organisasi dan Manajemen.

Jakarta: Rajagrafindo. 2005.

Peraturan Menteri Agama RI Nomor 44 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Unit Pelaksana Tenis Asrama Haji.

http://www.digilib.petra.ac.id. Diakses pada tanggal 14 Februari jam 14.42 WIB

http://www.digilib.petra.ac.id/

HASIL WAWANCARA

Narasumber : H. Syukri Ahmad Fanani

Jabatan : Kepala Bidang Kerjasama UPT

Lokasi Wawancara : Gedung UPT Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede.

1. Bagaimana sejarah dibangunnya Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede?

“Asrama haji sudah diadakan sejak pemberangkatan jemaah haji menggunakan

kapal laut. Waktu itu dikenal Asrama Haji Jakarta / Persatuan Haji Indonesia

Kwitang, Asrama Haji Semarang, Surabaya, dan lainnya. Karena dulu

pemerintah belum mempunyai asrama haji sendiri, maka untuk keperluan

karantina/asrama haji, dilakukan dengan sistem sewa pada wisma swasta,

seperti Asrama ABRI Cilodong, Asrama KKO AL Jalan Kwini, Asrama PHI

Cempaka Putih. Biaya penyewaan tersebut sangat besar, selain itu wisma yang

disewa memang tidak dipersiapkan untuk jemaah haji. Tidak heran, kalau tidak

dilengkapi sarana yang dibutuhkan untuk jemaah haji.

Pada tahun 1974, Direktur Jenderal Urusan Haji mulai merencanakan

pembangunan asrama haji. Rencana itu, baru bisa direalisasikan pada masa

Departemen Agama dijabat Menteri Agama Alamsyah Ratu Perwiranegara dan

Dirjen Urusan Haji dijabat Burhani Tjokrohandoko, yang memerintahkan

pembangunan Asrama Haji Pondok Gede Jakarta.

Asrama Haji Pondok Gede Jakarta terletak di Jalan Raya Pondok Gede, ini

adalah milik Kementerian Agama RI. Berdasarkan SK Gubernur DKI Jakarta

tahun 1977 dikeluarkannya izin peruntukan bangunan Asrama Haji Pondok

Gede Jakarta. Pembangunan Gedung Asrama Haji Pondok Gede Jakarta

dilaksanakan secara bertahap diatas tanah seluas kurang lebih 162.123 m² dan

dimulai pembangunannya tahun 1978”.

2. Siapa yang mengelola Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede?

“Keberadaan Asrama Haji di masing-masing Embarkasi dikelola oleh sebuah

Badan Pengelola atau yang disebut BPAH (Badan Pengelola Asrama Haji)

yang dibentuk oleh Menteri Agama dengan melibatkan unsur terkait.

Dibentuknya Badan Pengelola yang berfungsi untuk memelihara, mengelola,

dan mengembangkan Asrama Haji secara swakelola dan swadana. Kini BPAH

Asrama Haji sudah ditingkatkan statusnya menjadi Unit Pelaksana Teknis

(UPT) sejak tahun 2014 dengan dikeluarkannya juga PMA No.44 Tahun

2014”.

3. Bagaimana sistem pengelolaan Asrama Haji saat oleh BPAH?

“Kalau dahulu sejak pengelolaan Asrama diserahkan Kemenag Pusat kepada

Provinsi (Kanwil Kemenag) pegawai BPAH adalah orang-orang yang

diperbantukan dari Kanwil Kemenag Bidang Haji. Secara de facto tidak ada

pernyataan resmi dari pusat bahwa pegawai BPAH haruslah pegawai

Kemenag. Jadi sistem mana suka atasan saja mau mengangkat siapa untuk

diperbantukan sebagai pegawai BPAH. Dulu juga ketika masih berstatus

sebagai BPAH pengelolaan administrasi keuangan (hasil pendapatan asrama)

diatur sendiri oleh BPAH, itu yang disebut pengelolaan secara swakelola dan

swadana”.

4. Apa perbedaan sistem pengelolaan Asrama Haji saat dikelola dengan

BPAH dengan sekarang menjadi UPT?

“Bedanya, yang pertama adalah sistem manajemen yang berubah secara

struktural. Setelah menjadi UPT struktur organisasi di tentukan dari Pusat

(berdasarkan SK Menteri Agama). Pegawai UPT lainnya juga ada yang

diangkat melalui seleksi umum sesuai kompetensi kerja layaknya

pengangkatan karyawan di perusahaan. Jadi sekarang tidak semua pegawai

UPT adalah PNS Kementerian Agama, ada juga pegawai dengan perjanjian

kontrak dan bisa diperpanjang sesuai kebijakan kepala UPT. Perbedaan yang

kedua, setelah statusnya ditingkatkan menjadi UPT, pengeloaan administrasi

keuangan secara teknis memang dikelola oleh UPT, namun dana yang di dapat

sepenuhnya dikembalikan kepada negara. Pendapatan Asrama Haji saat ini

termasuk kedalam PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak). Kini setiap

tahunnya Subbag Administrasi dan Keuangan UPT Asrama Haji di audit oleh

BPK (Badan Pemeriksa Keuangan) Negara bahkan juga di audit oleh KPK

(Komisi Pemberantasan Korupsi). Pendapatan Asrama Haji yang disebut

PNBP itu selanjutnya masuk kedalam APBN, lalu dikelola oleh pemerintah

sedemikian rupa, dan pada setiap akhir tahun Asrama Haji mendapatkan

kucuran dana revitalisasi dari APBN”.

HASIL WAWANCARA

Narasumber : H. Danuri

Jabatan : Staff Bidang Kerjasama


1. Bagaimana pemanfaatan fasilitas dan sarana yang dimiliki Asrama Haji

selama ini?”

“Sebagai asset Negara Asrama Haji harus dikelola dengan sebaik-baiknya,

agar pada saat musim haji tiba dapat di pergunakan untuk melayani jemaah

dalam keadaan yang sudah siap pakai. Ini semua adalah tugas UPT untuk terus

menjaga, mengelola dan memanfaatkan Asrama. Sejak dahulu, saat di luar

musim haji fasilitas yang dimiliki Asrama Haji dapat didayagunakan secara

maksimal untuk kepentingan masyarakat umum. Karena dari sini juga sumber

pendapatan Asrama Haji yang akan dimanfaatkan untuk pemeliharaan dan

pengembangan asrama. Asrama Haji dapat menyewakan fasilitas yang ada

kepada masyarakat misalnya untuk menggelar kegiatan atau acara pernikahan,

rapat, seminar, diklat, mansik, dll. Berbagai fasilitas yang biasa di sewakan

diantaranya gedung/aula serba guna, penginapan, ruang rapat, lokasi praktik

manasik. Semua itu dapat dipergunakan baik untuk rombongan, perorangan,

lembaga Pemerintah ataupun swasta, organisasi, dll.”

2. Apa saja tugas pegawai UPT bidang kerjasama?

“Tugas seksi kerjasama itu berkoordinasi dengan instansi-instansi terkait

pelaksaaan penyelenggaraan haji, misalnya dinas kesehatan, bea cukai,

immigrasi, dan sebagainya. Serta melayani pihak-pihak lain yang ingin

melakukan kerjasama dengan tujuan pengembangan usaha, misalnya kerjasama

dengan bank swasta untuk mendirikan bank center seperti yang ada di depan

gerbang, dengan provider komunikasi untuk membuka booth saat

penyelenggaraan haji, dengan pedagang souvenir, makanan dan minuman

untuk mendirikan food court di lingkungan asrama haji.”

3. Apa saja yang dilakukan UPT menjelang masa penyelenggaraan haji?

“Sebelum masa pemberangkatan haji biasanya hal yang paling utama

dilakukan adalah pastinya pengecekan fasilitas asrama, UPT bersama pihak-

pihak terkait misalnya pengecekan standar kelayakan sanitasi bersama dinas

kesehatan, pengecekan kelayakan bangunan dengan memperhatikan standar

keamanan dari setiap sudut. Ini sebagai bentuk pengendalian resiko

lingkungan”.

4. Kapan pelayanan sewa-menyewa kepada masyarakat umum ditutup

sementara menjelang musim haji?

“Biasanya H-7 sebelum masa penyelenggaraan haji, pelayanan sewa fasilitas

untuk umum ditutup sementara, lalu nanti H+7 setelah selesai masa

pemulangan jemaah baru akan dibuka kembali pelayanan untuk masyarakat

umum seperti biasanya”.

HASIL WAWANCARA

Narasumber : H. Panca

Jabatan : Staff Subbag Administrasi dan Keuangan


1. Bagaimana struktur organisasi Unit Pelaksana Teknis Asrama Haji

Pondok Gede?

“Struktur organisasi UPT disesuaikan dengan yang tercantum dalam PMA

No.44 Tahun 2014 yaitu Kepala UPT Asrama Haji, Subbagian Administrasi

dan Keuangan, Seksi Pelayanan Asrama, Seksi Kerjasama, dan Kelompok

Jabatan Fungsional. Pegawai UPT diangkat secara langsung dengan

dikeluarkannya SK dari Kementerian Agama. Kepala Asrama Haji Embarkasi

merupakan pejabat eselon III b, Sedangkan Kepala Subbagian dan Kepala

Seksi merupakan pejabat eselon IV b. Staf dibawah Kepala Subbag, Kepala

Seksi, dan Kelompok Jabatan Fungsional merupakan pegawai ASN (Aparatur

Sipil Negara) dan pegawai kontrak”.

2. Berapakah jumlah pegawai UPT saat ini?

“Sekarang ada 120 pegawai UPT, 102 orang laki-laki dan 18 orang wanita.

Status pegawai UPT ada yang PNS dan ASN”.

3. Apakah ada evaluasi atau penilaian kerja oleh Dirjen PHU kepada UPT

sebagai pengelola asrama?

“Ada, setiap tahun pasti ada rapat evaluasi bersama Dirjen PHU tentang proses

pengelolaan dan pelayanan Asrama Haji. Pengelola Asrama Haji Embarkasi

Pondok Gede Alhamdulillah secara kinerja manajemennya selalu mendapat

penilaian baik dari Kemenag, namun memang jika dilihat dari segi fisik

bangunan fasilitas, Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede masih kalah dengan

Asrama Haji Medan, Balikpapan. Karena memang tidak dapat dipungkiri

bahwa Asrama Haji Pondok Gede Jakarta ini adalah asrama yang paling dulu

berdiri, sehingga bangunan sudah tua. Maka dalam setiap evaluasi kami selalu

memperhatikan tentang rancangan program revitalisasi untuk kebaikan di

masa-masa yang akan datang”.

4. Apakah asrama haji memiliki website resmi yang masih terus di upgrade?

“Saat ini masih proses pembuatan website, sebenarnya Asrama Haji belum

memiliki website yang dikelola dengan serius, baru mulai sekarang-sekarang

ini saya sedang membuat portal resmi untuk dapat diakses seluas-luasnya oleh

masyarakat”

HASIL WAWANCARA

Narasumber : H. Hafidz

Jabatan : Kepala Bidang Pelayanan Umum


1. Apa saja pelayanan yang diberikan UPT asrama haji kepada jemaah

haji?

“Pelayanan kepada jemaah haji yang pasti adalah penyediaan akomodasi bagi

calon jamaah haji, lalu pelayanan one stop service yang mana tahapannya

dimulai dari penerimaan jamaah, pembagian gelang identitas, sampai tahap

keimmigrasian, serta tahap boarding pass”.

2. Apa saja pelayanan yang diberikan UPT asrama haji kepada masyarakat

umum pengguna asrama?

“Pelayanan kepada masyarakat umum berupa jasa sewa fasilitas asrama.

Fasilitas yang dapat dimanfaatkan adalah kamar penginapan, aula serba guna,

ruang rapat, lapangan manasik, masjid, halaman parkir asrama.”

3. Apakah UPT Asrama Haji melakukan Promosi?

“Selama ini umumnya masyarakat mengetahui tentang penyewaan fasilitas

Asrama Haji berdasarkan info perorangan dari mulut ke mulut. Asrama Haji

tidak pernah melakukan promosi atau memasang iklan. Sebenarnya dapat di

katakan para pengguna jasa Asrama Haji adalah yang sudah langganan,

umumnya mereka sebelumnya sudah pernah menggunakan fasilitas tersebut.

Proses atau pendaftaran penyewaan tempat juga memang masih manual,

dengan mendatangi langsung gedung UPT atau melalui via telepon terlebih

dahulu.”

4. Bagaimana prosedur pelayanan sewa-menyewa fasilitas Asrama Haji

Embarkasi Pondok Gede Jakarta?

“Caranya dengan mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas asrama

yang ditujukan kepada Kepala UPT Asrama Haji Pondok Gede Jakarta,

suratnya bisa dikirim langsung ke bagian pelayanan umum atau via email, atau

calon pengguna juga dapat melakukan booking via telepon terlebih dahulu.”

PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 44 TAHUN 2014

TENTANG

ORGANISASI DAN TATA KERJA

UNIT PELAKSANA TEKNIS ASRAMA HAJI

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan pelayanan pelaksanaan

ibadah haji yang efektif, efisien, dan akuntabel perlu membentuk Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Asrama Haji;

b. bahwa surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: B/2058/M.PAN-RB/05/2014 tanggal 20 Mei 2014 telah memberikan persetujuan

Peningkatan Status Asrama Haji menjadi Unit Pelaksana Teknis;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Agama tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit

Pelaksana Teknis Asrama Haji;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2008 tentang

Penyelenggaraan Ibadah Haji (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 60, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4845) sebagaimana telah

diubah dengan Undang-Undang Nomor 34 Tahun 2009 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 142, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5061);

2. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 186, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5345);

3. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang

Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 13 Tahun 2014 tentang

Perubahan Kelima Atas Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara;

4. Peraturan ...

4. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta

Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali

diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 14 Tahun 2014 tentang Perubahan Kelima Atas Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas,

dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara;

5. Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 592)

sebagaimana yang telah beberapa kali diubah terakhir Nomor 21 Tahun 2014 tentang perubahan ketiga atas Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 1114);

6. Peraturan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembentukan dan Penyempurnaan Organisasi Instansi Vertikal Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan

Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 325);

7. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012

Nomor 851);

8. Peraturan Menteri Agama Nomor 14 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji Reguler (Berita Negara

Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 898);

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN MENTERI AGAMA TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA UNIT PELAKSANA TEKNIS ASRAMA HAJI.

BAB I KEDUDUKAN, TUGAS, DAN FUNGSI

Pasal 1

(1) Asrama Haji merupakan unit pelayanan penyelenggaraan ibadah haji di lingkungan Kementerian Agama yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah.

(2) Asrama Haji sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari:

a. Asrama Haji Embarkasi;

b. Asrama Haji Embarkasi Antara; dan

c. Asrama Haji Transit.

(3) Asrama Haji Embarkasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a

merupakan Unit Pelaksana Teknis Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah.

(4) Asrama ...

(4) Asrama Haji Embarkasi dan Asrama Haji Embarkasi Antara sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a dan huruf b secara teknis dibina oleh

Direktur Pelayanan Haji Dalam Negeri dan secara administratif dibina oleh Sekretaris Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah.

(5) Asrama Haji Transit sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c secara teknis dan administratif dibina oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi.

Pasal 2

Asrama Haji Embarkasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 ayat (3) terdiri dari:

a. Asrama Haji Aceh;

b. Asrama Haji Medan;

c. Asrama Haji Padang;

d. Asrama Haji Jakarta;

e. Asrama Haji Surabaya;

f. Asrama Haji Banjarmasin;

g. Asrama Haji Balikpapan;

h. Asrama Haji Makassar; dan

i. Asrama Haji Lombok.

Pasal 3

Asrama Haji Embarkasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 ayat (3) mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan asrama haji dalam rangka penyelenggaraan ibadah haji serta pelayanan lain untuk masyarakat luas.

Pasal 4

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3, Asrama

Haji Embarkasi menyelenggarakan fungsi:

a. penyusunan rencana, program dan kegiatan di bidang pelayanan, pengelolaan, pemeliharaan, dan pengembangan usaha;

b. fasilitasi layanan ibadah dan bimbingan manasik haji;

c. pelaksanaan layanan informasi, publikasi dan penyediaan akomodasi, serta konsumsi pelaksanaan ibadah haji;

d. fasilitasi dan koordinasi pelayanan bea cukai, imigrasi, karantina, kesehatan, keamanan, transportasi, dan city check in bekerjasama

dengan instansi terkait;

e. pelaksanaan administrasi, keuangan, kepegawaian, barang milik negara, dan kerumahtanggaan; dan

f. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan.

Pasal 5 Selain menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, Asrama Haji Embarkasi juga menyelenggarakan fungsi koordinasi Asrama Haji

Embarkasi Antara, Asrama Haji Transit, dan Asrama Haji Embarkasi yang dikelola oleh pemerintah daerah provinsi.

Pasal 6

Ketentuan lebih lanjut mengenai tugas dan fungsi Asrama Haji Embarkasi Antara dan Asrama Haji Transit ditetapkan oleh Direktur Jenderal

Penyelenggaraan Haji dan Umrah.

BAB II ...

BAB II SUSUNAN ORGANISASI

Pasal 7

(1) Susunan organisasi Asrama Haji Embarkasi terdiri atas:

a. Kepala;

b. Subbagian Administrasi dan Keuangan;

c. Seksi Pelayanan Asrama;

d. Seksi Kerja Sama; dan

e. Kelompok Jabatan Fungsional.

(2) Susunan organisasi Asrama Haji Embarkasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Menteri Agama ini.

(3) Susunan organisasi Asrama Haji Embarkasi Antara dan Asrama Haji Transit ditetapkan oleh Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan

Umrah.

Pasal 8

(1) Kepala Asrama Haji Embarkasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a diangkat dan diberhentikan oleh Menteri Agama.

(2) Kepala Asrama Haji Embarkasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

mempunyai tugas memimpin dan melaksanakan pengelolaan asrama haji embarkasi, serta bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah.

Pasal 9

Subbagian Administrasi dan Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7

ayat (1) huruf b mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana dan program, urusan keuangan, barang milik negara, kepegawaian, ketatausahaan, kerumahtanggaan, informasi dan publikasi serta evaluasi dan

pelaporan.

Pasal 10

Seksi Pelayanan Asrama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf

c mempunyai tugas melakukan penyediaan akomodasi, konsumsi, ibadah, kesehatan, keamanan, kebersihan, dan pelayanan lainnya di asrama haji.

Pasal 11

Seksi Kerja Sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf d mempunyai tugas melakukan kerjasama, koordinasi dan fasilitasi

pelayanan bea cukai, imigrasi, karantina, kesehatan, keamanan, transportasi, dan city check in dengan instansi terkait, Asrama Haji

Embarkasi Antara, Asrama Haji Transit, dan Asrama Haji yang dikelola oleh pemerintah daerah provinsi, serta pengembangan usaha.

BAB III

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

Pasal 12

Di lingkungan Asrama Haji Embarkasi dapat ditetapkan jabatan fungsional sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 13 ...

Pasal 13

(1) Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari tenaga fungsional yang terbagi

atas berbagai kelompok jabatan fungsional sesuai dengan bidang keahliannya.

(2) Masing-masing Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinasikan oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk oleh Kepala Asrama Haji Embarkasi.

(3) Jumlah tenaga fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.

(4) Jenis dan jenjang jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

BAB IV

TATA KERJA

Pasal 14

Dalam melaksanakan tugas setiap Kepala Unit Pelaksana Teknis di

lingkungan Asrama Haji Embarkasi wajib menerapkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun dengan

instansi lain di luar Asrama Haji Embarkasi sesuai bidang tugas masing-masing.

Pasal 15

Setiap Kepala Unit Pelaksana Teknis wajib mengawasi bawahan, dan apabila terjadi penyimpangan wajib mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 16

Kepala Asrama Haji Embarkasi bertanggung jawab memimpin dan

mengkoordinasikan bawahannya dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahan.

Pasal 17

Kepala Asrama Haji Embarkasi wajib mengikuti dan mematuhi prosedur kerja dan bertanggung jawab kepada atasan serta menyampaikan laporan secara berkala tepat pada waktunya.

Pasal 18

Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Asrama Haji Embarkasi dari

bawahan, wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut dan untuk memberikan arahan kepada bawahan.

Pasal 19

Kepala Asrama Haji Embarkasi wajib menyampaikan laporan berkala kepada Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah dan tembusannya

disampaikan kepada unit terkait.

BAB V ...

BAB V

ESELONISASI

Pasal 20

(1) Kepala Asrama Haji Embarkasi merupakan jabatan struktural eselon Ill.b.

(2) Kepala Subbagian dan Kepala Seksi merupakan jabatan struktural eselonIV.b.

BAB VI

KETENTUAN LAIN-LAIN

Pasal 21

Perubahan organisasi dan tata kerja dalam Peraturan Menteri Agama iniditetapkan oleh Menteri Agama setelah terlebih dahulu mendapatkanpersetujuan tertulis dari Menteri yang membidangi urusan PendayagunaanAparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.

BAB VII

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 22

Pada saat Peraturan Menteri Agama ini mulai berlaku, Peraturan MenteriAgama Nomor 3 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Asrama Hajidicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 23

Peraturan Menteri Agama ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan PeraturanMenteri Agama ini dengan penempatannya dalam Berita Negara RepublikIndonesia.

Ditetapkan di Jakartapada tanggal 17 Oktober 2014


ttd

LUKMAN HAKIM SAIFUDDIN

Diundangkan di Jakartapada tanggal 17 Oktober 2014

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA,

ttd

AMIR SYAMSUDIN

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2014 NOMOR 1739

Kepa

i dengan aslinyan Agama RI

Kerja Sama Luar Negeri

ad Gunaryo, M.Soc, Sc08101991031003/

LAMPIRAN

PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 44 TAHUN 2014

TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA UNIT PELAKSANA TEKNIS ASRAMA HAJI

SUSUNAN ORGANISASI ASRAMA HAJI EMBARKASI


ttd

LUKMAN HAKIM SAIFUDDIN

SEKSI KERJA SAMA

SUBBAGIAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

KEPALA

SEKSI PELAYANAN ASRAMA

KELOMPOK

JABATAN FUNGSIONAL

sistem pengelolaan asrama haji embarkasi pondok...

Documents