SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENJUALAN PADATOKO TOAT JAYA

YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Nurmansyah08.11.2221

kepadaSEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOMYOGYAKARTA

2012

DATA PROCESSING INFORMATION SYSTEMS SALESIN STORES TOAT JAYA YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENJUALANPADA TOKO TOAT JAYA YOGYAKARTA

NurmansyahJurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The development of information and communication technologies have enormousimpact on the management system documentation and information. Technology accurateinformation, appropriate communication technologies, of course, very influential on theprogress of a business to be managed. Information into something that is necessary forall parties, for example for the company or management, information has become a verymajor requirement. While communication is a medium to convey the information held, tobe known by everyone. Therefore, information and communication technology is a toolthat is essential for the progress of a company.

At a company engaged in the sale requires a good information system, especiallythe sales information system, so the activities can be carried out effectively andefficiently. This is causing many companies that enhance the development in sales toimprove services and better able to process data quickly, precisely and accurately.

Toat Jaya Stores is a company engaged in the sale. In Toat Jaya Sores mostdata processing and presentation of information is still manually. Handling data manuallyhas several drawbacks, such as take a long time in data entry, data retrieval, creationand presentation of reports, or in other words in inefficient use of working time. Dominantfactor that many human errors occur in data processing and storage and maintenance ofdocuments in the form of paper, where it is extremely difficult to overcome. It encouragesthe authors to analyze the sales administration system in the Toat Jaya Sores then foundan improvement in order to improve performance to process data faster, more preciseand accurate and can increase corporate profits. Thus was created a system called "DataProcessing Information Systems Sales In Stores Toat Jaya".

Keywords: Information systems, Stores, Sales, Administrative systems

1. Pendahuluan

Kebutuhan teknologi informasi bukan seharusnya hanya dimiliki pengusaha-

pengusaha yang memiliki usaha yang besar. Namun pengusaha-pengusaha kecil dan

menengah juga harus segera menerapkannya, agar usaha yang dimiliki menjadi semakin

besar.

Demikin juga pada Toko Toat Jaya yang sedang menjalankan usahanya dibidang

penjualan. Toko Toat Jaya adalah toko kelontong yang menjual bermacam-macam

kebutuhan sehari-hari. Toko Toat Jaya merupakan salah satu toko yang membutuhkan

sebuah teknologi informasi agar proses pengolahan data penjualannya dapat dikelola

dengan baik.

Sistem informasi dibuat agar dapat membantu mempercepat proses

penyelesaian pekerjaan. Pada proses penjualan, pembuatan nota sudah otomatis,

sehingga tidak perlu ditulis pada buku. Pengecekan stok barang dapat diketahui dengan

cepat tanpa harus mengecek satu per satu. Dengan demikian sistem dapat

meningkatkan kinerja pada Toko Toat Jaya.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem InformasiSistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jogiyanto, 2005).

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang

(Davis, 1995).

Philip Kotler mendefinisikan sistem informasi sebagai struktur yang berlanjut dan

saling terkait dari orang, peralatan dan produsen yang ditujukan untuk mengumpulkan,

menyaring, menganalisa dan membagi untuk digunakan oleh para pengambil keputusan

di bidang penjualan.

2.2 Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (sistem development) dapat berarti menyusun suatu

sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan

atau memperbaiki sistem yang telah ada ( Jogiyanto, 2005). Dalam kerja praktek

ini, penyusun menggunakan model waterfall.

1. AnalysisProses pengumpulan kebutuhan diintensifkan dan difokuskan

pada software. Peningkatan ini berhubungan dengan analisis PIECES

yaitu sebagai berikut (Jogiyanto, 2005).

- Performance (Kinerja)

- Information (Informasi)

- Economy (Ekonomi)

- Control (Kontrol)

- Efficiency (Efisiensi)

- Services (Pelayanan)

2. Design

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini meliputi :

a) Diagram Alir ( Flowchart )

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan

urut- urutan prosedur dari suatu program .

b) Contex DiagramContext Diagram adalah sebuah diagram sederhana yang

menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran

sistem (Kristanto, 2003).

c) Data Flow Diagram (DFD)Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang

dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data atau kemana tujuan

data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang

menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang disimpan dan

proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2003).

d) Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah alat pemodelan data utama dan akan

membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek kedalam entitas-

entitas dan menentukan hubungan antar entitas.

3. Coding

Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka

desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti

oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding.

4. Testing

Ada 2 metode untuk melakukan unit testing yaitu (Hanif Al Fatta, 2007):

a) Black Box Testing

b) White Box Testing

5. Maintainance

Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah

pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti

itu.

2.3 Software Yang Digunakan

Software Yang Digunakan dalam pembuatan system informasi pada Toko Toat

Jaya adalah:

a) Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic 6.0 selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga sering

disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi

berbasis Windows.

b) Microsoft SQL Server 2000

SQL( Structured Query Language ) Server 2000 merupakan salah satu

produk DBMS ( Database Management Sistem) yang dibuat oleh Microsoft.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

Toko Toat Jaya adalah toko kelontong yang menjual bermacam-macam

kebutuhan sehari-hari. Toko Toat Jaya beralamat di jln. Kledokan, No.19 Catur Tunggal,

Sleman, Yogyakarta.

3.2 Analisis Sistem Yang Digunakan

Analisis sistem (sistem analysis) dapat didefenisikan sebagai berikut ( Jogiyanto ,

2005):

“ Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian –bagian

komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengavaluasi

permasalahan-permasalahan , kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan

yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat

diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Analisis yang digunakan antara lain:

1. Identifikasi Masalah

Identifikasi ( Mengenal ) Masalah merupakan hal utama yang perlu dilakukan

agar pokok permasalahannya dapat ditemukan dan segera dicari solusinya.

2. Analisis PIECESMetode analisa yang akan dipakai pada Toko Toat Jaya adalah analisa PIECES (

Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service).

Alasan digunakannya analisis PIECES adalah :

a) Untuk mendapatkan pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik

b) Dari pokok permasalahan yang ada maka dirancang usulan-usulan untuk

diterapkan dalam sistem yang baru. Dari sini akan terlihat perbandingan

antara sistem lama dengan sistem baru yang akan di usulkan.

3. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis ini digunakan untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan

keseluruhan kebutuhan secara lengkap.

1) Analisis Kebutuhan Sistem Fungsional

Analisis Kebutuhan Sistem Fungsional yaitu analisis kebutuhan yang

berisi proses - proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem.

2) Analisis Kebutuhan Sistem Non-Fungsional

Analisis Kebutuhan Sistem Non-Fungsional yaitu analisis kebutuhan

sistem yang berisi property prilaku yang dimiliki oleh system

4. Analisa Biaya Dan Manfaat

Untuk pengadaan sistem ini tentu saja membutuhkan biaya yang dalam hal ini

termasuk biaya investasi . Dalam hal ini perusahaan harus mengeluarkan

sumberdaya demi mendapatkan manfaat dimasa yang akan datang dan juga

keuntungan yang lebih baik dibandingkan keuntungan menggunakan sistem

lama yang telah berjalan selama ini.

a) Komponen Biaya

- Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras adalah salah satu komponen dari sebuah komputer

yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi. Perangkat keras

yang dibutuhkan adalah:

Printer Canon IP 2770

- Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak merupakan pendukung dari perangkat keras yang

berfungsi untuk melakukan pengerjaan dalam data processing sistem

untuk mendukung bekerjanya sistem-sistem computer. Perangkat lunak

yang dibutuhkan adalah :

Microsoft SQL Server 2000

b) Komponen Manfaat

Manfaat dari suatu sistem dapat diklasifikasikan dalam bentuk

keuntungan berwujud (Tangible Benefits) dan keuntungan tak berwujud

(Intangiable Benefits).

c) Metode Analisis Biaya Dan Manfaat

Metode-metode analisis biaya dan manfaat yang penulis angkat seperti

yang telah sering kita kenal diantaranya adalah Metode Periode

Pengembalian (Payback Period), Metode Pengembalian Infestasi

(Return Of Investment), dan Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present

Value)

Tabel 3.1 Hasil Perhitungan Biaya & Manfaat

NO Metode Biaya & Manfaat Nilai Keputusan

1. Payback Period 1 Tahun 2 Bulan 30 Hari Layak

2. Retur of Inverstment 14,76 % Layak

3. Net Present Value Rp 664.593,37 Layak

5. Analisa Kelayakan Sistem

Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau mengidentifikasi

permasalahan yang telah dijabarkan sesuai dengan tujuan akhir yang dicapai.

Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang

akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem yang lama layak dipakai

atau tidak.

3.3 Pemodelan Basis Data

1. ERD (Entity Relationship Diagram)

2. Relasi Antar Tabel

3.4 Perancangan Sistema. Flowchart Sistem Yang Diusulkan

b. Context Diagram Yang Diusulkan

c. Data Flow Diagram Yang Diusulkan

4 Hasil Penelitian Dan Pembahasan

Tahap implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem supaya siap

dioperasikan.

4.1 Kegiatan Implementasi

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam kegiatan implementasi.

a. Pemrograman

1. Iplementasi Basis Data

Dalam hal ini menggunakan database SQL Server 2000 sebagai media

penyimpanan data.

2. Implementasi Program

Dalam hal ini menggunakan Visual Basic 6.0 sebaga alat untuk membuat

program agar dapat dibaca oleh mesin.

b. Pengetesan SistemTujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa

elemen-elemen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

1. Black Box Testing

Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan

atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit

sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan.

2. White Box Testing

Pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode

program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak.

c. Instalasi Sistem

Untuk dapat menggunakan program ini perlu melakukan instalasi program

terlebih dahulu.

d. Pemilihan Dan Pelatihan Personil

e. Konversi Sistem

Konversi sistem adalah bagian akhir dari implementasi sistem, dimana proses ini

adalah melakukan konversi dari sistem yang lama kedalam sistem yang baru.

f. Pemeliharaan

Tahap akhir dari proses penerapan sistem tahap pemeliharaan yang terus

dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai.

Berikut ini adalah hasil dari pembuatan Sistem Informasi Pengolahan Data

Penjualan Pada Toko Toat Jaya Yogyakrta:

4.2 Hasil Penelitian

1. Form Login

Form ini adalah jalan masuk menuju form-form lainnya. Form ini berfungsi

untuk membatasi pengguna program, pengguna atau user yang akan

menggunakan program harus ada di basis data dan mempunyai password.

2. Menu Utama

Jendela menu utama akan muncul ketika aplikasi dijalankan. Namun unit-unit

belum bisa aktif jika user belum login name atau password dengan benar.

Pada jendela utama terdiri dari beberapa menu yang telah aktif dan siap

digunakan untuk mengolah data.

3. Form Daftar Pengguna

Form daftar pengguna digunakan untuk menambah atau menghapus serta

mengapdate daftar pengguna dari sistem informasi.

4. Form Jenis

Form Jenis ini digunakan untuk menyimpan data jenis barang.

5. Form Barang

Form Barang digunakan untuk menyimpan data barang yang ada

berdasarkan kelompok yang telah ditentukan serta dapat memberikan info

stock barang tersebut.

6. Form Pemasok

Form pemasok digunakan untuk menyimpan semua informasi data pemasok

yang berkaitan dengan kegiatan pembelian barang.

7. Form Pembelian

Form pembelian digunakan untuk menginputkan semua data-data pembelian

barang.

8. Form Penjualan

Form penjualan merupakan form yang paling penting dalam sistemm yang

merupakan tugas utama dari sistem yang dibuat. Form penjualan digunakan

untuk melakukan proses data transaksi penjualan.

9. Laporan Data Barang

Merupakan laporan seluruh data barang, mulai dari kode barang, nama

barang, dan juga stok barang yang ada.

10. Laporan Data Pemasok

Merupakan laporan seluruh data pemasok mulai dari kode pemasok, nama

pemasok, alamat ,dan juga no telepon.

11. Laporan Retur Beli

Merupakan laporan seluruh data retur pembelian, mulai dari no nota

beli,kode barang,nama barang dan lain-lain.

12. Laporan Penjualan Perhari

13. Laporan Penjualan Pertanggal

14. Laporan Pembelian Perhari

15. Laporan Pembelian Pertanggal

16. Nota Penjualan

5 Kesimpulan Dan Saran

5.1 Kesimpulan

Dari penjelasan dan uraian pada bab-bab sebelumnya sampai akhir pembuatan :

“ SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENJUALAN PADA TOKO TOAT

JAYA YOGYAKARTA “

Dapat disimpulkan bahwa:

1. Untuk membuat sistem ini ada beberapa tahapan atau proses yang

harus dijalankan sesuai urutannya sehingga diperoleh hasil yang

maksimal seperti mengidentifikasi masalah, menganalisis kebutuhan

sistem , menganalisis kebutuhan biaya, desain sistem, memproduksi

sistem sampai memelihara sistem.

2. Mengingat bahwa setiap proyek investasi yang mempunyai Return Of

Investment (ROI) lebih besar dari 0 adalah proyek yang dapat diterima.

Maka proyek ini dapat diterima dan layak untuk dijalankan, karena

proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 14,76 % dari biaya

investasinya.

3. Dengan adanya sistem baru ini, diharapkan bisa mendampingi sistem

yang lama, sehingga dapat mendukung kinerja dalam proses

pengolahan data penjualan pada Toko Toat Jaya.

4. Dari kegiatan analisis , dihasilkan 3 (tiga) komponen utama yang

merupakan inti dari pembuatan sistem hingga menghasilkan informasi

yang dibutuhkan. Ketiga komponen tersebut adalah :

1. Master Data

Terdiri dari:

- Data Jenis Barang

- Data Barang

- Data Pemasok

- Data Pengguna

2. Data Transaksi

Terdiri dari:

- Data Penjualan

- Data Pembelian

- Data Retur Beli

3. Laporan

Terdiri dari :

- Laporan Data Barang

- Laporan Data Pemasok

- Laporan Data Retur Beli

- Laporan Data penjualan

- Laporan Data Pembelian

5.4 Saran

Setelah menyelesaikan skripsi ini penulis menyampaikan sedikit saran sebagai

berikut:

1. Diperlukan pengembangan sistem agar lebih dapat meningkatkan kinerja

dalam proses pengolahan data penjualan pada Toko Toat Jaya.

2. Pengembangan sistem dengan menggunakan model barcode reader

/scanner merupakan solusi yang cukup bagus untuk diterapkan nantinya.

3. Untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan

seluruh data-data yang ada pada Toko Toat Jaya. Penulis menyarankan

agar minimal sebulan sekali pihak toko tidak lupa untuk mem-backup data-

data yang ada. Hasil dari proses backup bisa disimpan di hardisk,flashdisk

maupun yang berbentuk CD.

Dengan adanya sistem baru ini, penulis menyarankan untuk memperhatikan

kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan

masalahnya demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang baik.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. (2007), Analisis & perancangan system informasi, Yogyakarta :

Andi Offset

Arief, M Rudyanto. (2006), Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000, Yogyakarta : Andi Offset

Jogiyanto, H M. ( 2005), Analisis & Desain Sistem Informasi, Yogyakarta :

Andi Offset

Kenneth E Kendall, Julie E Kendall. (2003), Analisis dan Perancangan Sistem

Jilid 2, Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia

Madcoms. (2003), Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report :

Andi Offset

Pressman, Roger S. (2002), Rekayasa Perangkat Lunak, Hal 38, Yogyakarta :

Andi Offset

Sunyoto, Andi. (2007), Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft

SQL, Yogyakarta : Andi Offset