sistem informasi manajemen - amikjtc.comamikjtc.com/downlot.php?file=materi sim 2017.pdf · •...
TRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
OLEH : WAHJONO, SE, M.Si
MEDIA INFORMASI KONVENSIONAL
• Kenthongan
• Tulisan di Gua-gua
• Tulisan dari kulit kayu
• Gong
• Peluit
• Asap
• Surat pos
MEDIA INFORMASI MODERN
• Telephone
• Telegraph
• Tape recorder
• Mesin Fax
• Handphone
• Radar
SISTEM INFORMASI
• Merupakan dasar dari proses dan model bisnis
• Distribusi pengetahuan: suatu sistem komunikasi antar personal.
Teknologi Informasi (TI) dan Sistem Informasi (SI)
Teknologi Informasi
Bentuk teknologi untuk menangani informasi.
Sistem Informasi
• Integrasi komponen pemrosesan, penyimpanan dan diseminasi informasi
dalam suatu organisasi
Input Data Proses Output
(Informasi)
• Studi interdisiplin suatu sistem untuk menyediakan informasi pada suatu
organisasi.
Data dan Informasi
Data
• Aliran fakta dasar
Informasi
• Interpretasi Data yang disajikan dengan cara yang berarti
Informatika
• Studi tentang informasi, sistem informasi dan teknologi informasi
Contoh Teknologi Informasi dan Sistem Informasi
Contoh Teknologi Informasi
• Perangkat Keras (PC, UNIX server, Router)
• Consumer devices (mobile phone, token)
Contoh Sistem Informasi
• File systems, databases, e-mail servers /clients
• Perangkat Lunak (e-mail, Internet, Windows, Word Processing)
• e-commerce
• Enterprise resource planning (ERP)
MANAJEMEN
Fungsi Manajemen (Henri Fayol : 1914)
Planning (merencanakan)
Organizing (mengorganisasikan)
Staffing (menyusun staff)
Directing (mengarahkan)
Controlling (mengendalikan)
Peran Manajerial (Henry Mintzberg)
1. Inter – personal
- Figurehead (tugas seremonial)
- Leader (melatih, motivasi, mempekerjakan)
- Liaison (menjalin hubungan)
2. Informational
- Monitor (selalu mencari informasi)
- Desseminator (meneruskan informasi ke dalam)
- Spokesperson (meneruskan informasi ke luar)
3. Decisional
- Entrepreneur (membuat perbaikan)
- Disturbance handler (bereaksi terhadap kejadian)
- Resource Allocator (mengendalikan pengeluaran)
Fungsi-fungsi manajemen dan peran – peran manajerial ini akan bermanfaat
saat merancang sistem informasi.
O Keahlian Manajemen
1. Keahlian komunikasi (menerima, mengirim informasi dlm bentuk lesan
dan tertulis)
2. Keahlian pemecah masalah (manajer perlu membuat keputusan dlm
proses pemecahan masalah)
O Pengetahuan Manajemen
1 Computer literacy (pengetahuan tentang istilah, keunggulan &
kelemahan komputer)
2 Information literacy (pengertian bagaimana memperoleh &
menggunakan informasi)
MANAJEMEN INFORMASI
O Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan
kemudian diproses menjadi informasi yang berguna, kemudian ia
memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima
informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat,
sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.
O Pada akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan
menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.
O Seluruh aktivitas untuk memperoleh informasi, menggunakannya se-
efektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut
“Manajemen Informasi”
MANAJEMEN SUMBER DAYA
O Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan pegawai atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus.
O Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada effisiensi puncak.
O Akhirnya manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak effisien atau usang.
JENIS SUMBER DAYA
O SUMBER DAYA FISIK 1. Man (Manusia) 2. Material (Bahan) 3. Machine (Mesin - termasuk fasilitas + energi ) 4. Money (Uang ) O SUMBER DAYA KONSEPTUAL 5. Information (Informasi – termasuk data) Sumber daya yang ke-5 (informasi) memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik. Alasan menaruh perhatian pada Manajemen Informasi : 1. Kegiatan bisnis telah menjadi kompleks 2. Komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
Apakah Sistem itu ?
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai suatu tujuan.
Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya yang bekerja menuju
tercapainya suatu tujuan tertentu sesuai ketentuan pemilik/manajemen.
Sumber Daya input diubah menjadi sumber daya output.
Sumber daya mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi
kepada elemen output.
elemen sistem: input, transformasi dan output
Contoh:
Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan.
Tujuannya adalah sasaran - sasaran yang ingin dicapai perusahan.
Lingkaran umpan baliknya adalah arus informasi kepada manajemen dan
dari manajemen.
Sistem terbagi menjadi :
Sistem Terbuka : suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya
melalui arus sumber daya
Sistem Tertutup : suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan
lingkungannya.
Subsistem : sistem di dalam suatu sistem, berarti bahwa sistem berada
pada lebih dari satu tingkat, contoh : mobil.
Supersistem : jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yg lebih besar,
sistem yg lebih besar itu adalah supersistem. Contoh : pemerintahan
propinsi.
Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri.
Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, umpan balik dan tujuan,
disebut : “Sistem Lingkaran Terbuka” (open loop system)
Contoh : Pemanas ruangan listrik yg kecil, yg ditancapkan menyala dan terus
menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak terdapat cara utk
mengendalikan outputnya.
Suatu sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol dan
lingkaran umpan balik) disebut “Sistem Lingkaran Tertutup“ (closed loop
system)
MENGAPA PERLU MEMPELAJARI SIM
Information System (IS) dan Information Technology (IT) menunjang
efektivitas, produktivitas, dan efisiensi dari bisnis proses perusahaan.
Merupakan komponen utama dari kesuksesan bisnis dan organisasi.
Adanya ledakan informasi (information explosion) dimana kita telah
beralih dari masyarakat industrial ke masyarakat informasi. (“Information
at your finger tips”)
Fenomena knowledengane workers, yakni orang-orang yang
menghabiskan sebagian besar waktunya untuk menciptakan,
mendistribusikan dan memanfaatkan informasi.
Komoditas informasi yang semakin mahal, sehingga tuntutan untuk
memanfaatkan informasi untuk kepentingan organisasi, serta bagaimana
mengelola informasi yang bermanfaat bagi organisasi.
HUMAN ERROR
• Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
• Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
• Kehilangan data atau data tidak terolah.
• Pemeriksaan atau pencatatan.
• Salah dalam menggunakan dokumen induk / file induk.
• Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
• Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.
SUMBER DAYA
Manajer mengelola sumber daya sbb :
• Man (Manusia)
• Money (Uang)
• Material (Bahan baku)
• Machine (Mesin, termasuk fasilitas dan energi)
• Methode (Metode/cara)
• Informasi (termasuk data)
Para pemakai komputer :
Manajer
Non – Manajer
Orang dan organisasi dalam lingkungan perusahaan
Tingkat – tingkat Manajemen :
Tingkat perencanaan strategis
Tingkat pengendalian manajemen
Tingkat pengendalian operasional
PERANGKAT SISTEM INFORMASI
1. HARDWARE : Komputer, Printer, dan Teknologi Jaringan
2. SOFTWARE
a. OPERATING SYSTEM : Windows, Linux, Novell Netware, dll
b. APLIKASI : Ms.Office, GL, Corel Draw, dll
c. UTILITY : anti virus, Norton Utility, Disk Doctor, dll.
d. BAHASA PEMROGRAMAN : V.Foxpro, C++, Pascal, dll.
3. BRAINWARE :
a. CLERICAL PERSONNEL (Personel Administrasi)
b. FIRST LEVEL MANAGER
c. STAFF SPECIALIST
d. MANAGEMENT
4. DATA : dokumen bukti transaksi, nota, kuitansi, dsb.
5. PROSEDUR : Manual book, prosedur sistem pengendalian intern
MENGELOLA INFORMASI
Manajer mengelola sumber daya fisik juga sumber daya konseptual
• Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan
kemudian diproses menjadi informasi yang berguna
• Manajer juga memastikan orang yang layak dalam organisasi untuk
menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga dapat
dimanfaatkan.
• Manajer akhirnya juga membuang informasi yang tidak berguna lagi dan
menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat
MANAJEMEN INFORMASI
• Memperoleh informasi
• Menggunakan informasi dengan efektif dan efisien
• Membuang informasi pada saat yang tepat
PERHATIAN MANAJEMEN TERHADAP INFORMASI
• Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat :
• Pengaruh ekonomi Internasional
• Persaingan dunia
• Kompleksitas teknologi yang meningkat
• Batas waktu yang singkat
• Kendala-kendala sosial
• Kemampuan komputer yang semakin baik
PERAN MANAJERIAL (MINTZBERG)
INTERPERSONAL ROLES
• Figurehead, manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial, seperti
mendampingi perjabat yang berkunjung meninjau fasilitas
• Leader, manajer memelihara unit dengan memperkerjakan dan melatih
staf serta menyediakan motivasi dan dorongan.
• Liaison, manajer menjalin hubungan dengan orang-orang diluar unit
manajer tersebut, rekan kerja dan lainnya dilingkungannya dengan tujuan
menyelesaikan masalah bisnis.
INFORMATIONAL ROLES
• Monitor, manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit.
Indera manajer mengamati aktivitas intern unit dan lingkungannya.
• Disseminator, manajer meneruskan informasi yang berharga kepada
orang lain didalam unitnya.
• Spokeperson, manajer meneruskan informasi yang berharga kepada
orang-orang diluar unit, pimpinan dan orang-orang dilingkungannya
PERAN KEPUTUSAN
• Enterpreneur, manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup
permanen pada unit seperti mengubah struktur organisasi.
• Disturbance handler, manajer bereaksi pada kejadian-kejadian tidak
terduga, seperti devaluasi dolar di negara asing yang menjadi tempat
operasi perusahaannya.
• Resource Allocator, manajer mengendalikan pengeluaran unitnya,
menentukan unit bawahannya mana yang mendapatkan sumber daya.
• Negotiator, manajer menengahi perselisihan baik didalam unitnya
maupun antar unit dilingkungannya.
PENGETAHUAN MANAJEMEN
Mengerti komputer (computer literacy)
• Mengenai istilah-istilah komputer
• Pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer
• Kemampuan menggunakan komputer
Mengerti informasi (information literacy)
• Mengerti bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari
prosedur pemecahan masalah
• Mengerti bagaimana memperoleh informasi
• Bagaimana membagi informasi kepada orang lain
PANDANGAN SISTEM
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan
rincian pekerjaannya.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.
3. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian dalam organisasi.
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pda informasi umpan balik yang hanya
dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
TUJUAN SIM
Menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada perencanaan,
pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu
perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses.
PENGGUNAAN HARDWARE OLEH MANAJER
• Stand alone personal computer (PC)
• PC atau terminal lain, dihubungkan pada komputer sentral
• PC atau terminal lain, dihubungkan pada distributed computer system
• PC atau terminal lain, dihubungkan pada Local Area Network
• Lain-lain
Mengapa perlu komputerisasi ?
• Karena keinginan bisnis yang berkembang
• Kebutuhan proses pengolahan data yang segera dan terus menerus
• Mempercepat pekerjaan pengetikan dokumen
• Membuat laporan sesegera mungkin
• Penyimpanan data yang lebih efektif dan efisien
• Data disimpan secara digital sehingga dapat digunakan untuk
pembuatan laporan lain
• Data dapat dikelompokkan, diurutkan, di-summarize dsb
Apa keuntungan penggunaan komputer ?
• Cepat, tepat dan akurat
• Mudah dipertanggungjawabkan
• Proses tidak lelah
• Efektif dan efisien
• Menyimpan data lebih besar
• Data mudah disimpan dan diakses
• Terprogram
Pengolahan data manual
• Pekerjaan secara manual mudah terjadi kesalahan (human error), tidak
efektif dan kurang efisien
• Membutuhkan dokumen arsip yang banyak sehingga sulit dalam
penyimpanan data
• Proses data tidak maksimal karena pekerjanya sering lupa dan mudah
lelah
• Kesalahan perhitungan
Programmer
• Adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu
berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh sistem analis
• Bertanggung jawab atas pembuatan program komputer
• Memiliki pengetahuan terbatas pada teknologi komputer, sistem
komputer, utilitas dan bahasa pemrograman yang diperlukan
• Bekerja secara teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-
instruksi program
Programmer bekerja tidak berhubungan dengan banyak orang tetapi terbatas
pada sesama programmer dan sistem analis yang mempersiapkan
spesifikasi programnya
Program Komputer
• Adalah rangkaian instruksi dalam bahasa yang dipahami oleh komputer,
disusun sedemikian rupa sehingga menghasilkan sebuah proses sesuai
dengan tujuannya.
• Program disesuaikan dengan prosedur pengolahan data dan mewakili
proses manual, bila ditinjau dari prosedur dan urutan kerjanya, namun
lebih mudah mengaturnya dalam sistematika yang lebih praktis.
PENGGUNAAN SOFTWARE OLEH MANAJER
• Spreadsheet / pembuat laporan keuangan
• Pengolah kata (word processing)
• Aplikasi database
• Aplikasi grafis
• Paket lain atau program jadi
• Menulis/menyempurnakan/menjalankan program sendiri
• Electronic mail/komunikasi
• Aplikasi lain
Faktor Informasi
O Fungsi, Nilai, Biaya, dan Mutu Informasi
Fungsi Informasi
O Menambah pengetahuan
O Mengurangi ketidakpastian
O Mengurangi resiko kegagalan
O Mengurangi keanekaragaman/varian
O Memberi standar (aturan/ukuran/batasan)
Nilai Informasi
Kemudahan dalam memperolehnya
Bersifat luas dan lengkap
Memperhatikan ketelitian (accuracy)
Kecocokan dengan pengguna (relevance)
Ketepatan waktu (timeliness)
Kejelasan (clarity)
Keluwesan (flexibility)
Dapat dibuktikan (bukan prasangka/perkiraan)
Dapat diukur
Biaya Informasi
Biaya perangkat keras
Biaya analisis, perancangan dan pelaksanaan sistem
Biaya tempat dan lingkungan
Biaya perubahan (perubahan metode)
Biaya operasi
Mutu Informasi
Kontrol sistem untuk mengeliminir kesalahan
Pemeriksaan internal dan eksternal
Penambahan batas ketelitian data
Feedback dari pemakai untuk menilai kesalahan yang mungkin terjadi
Pengaruh Pengelolaan Sistem Informasi dalam Organisasi
Cost of runing
Penekanan biaya, menaikan profit
Customer Service
Kemudahan pelayanan, meningkatkan performa layanan
Management Process
Tertib tata laksana pengelolaan organisasi
ASPEK KELAYAKAN SISTEM
• Teknikal, apakah hardware dan software tersedia untuk menampilkan
proses dari sistem yang dibutuhkan
• Economic return, apakah dibenarkan secara moneter dengan
membandingkan manfaat sistem dengan “harga” (misal : harga barang
yang di jual, peningkatan pelayanan konsumen dan perhitungan break-
event point )
• Non-economic return, apakah sistem yang diusulkan dapat diterima dilihat
dari segi manfaat yang tidak dapat diukur dalam pemulihan ekonomi
• Legal (hukum dan perundang-undangan), apakah sistem yang diusulkan
dioperasikan ada lindungan hukum dan dalam batas-batas yang ada
dalam etika bisnis dan etika manajemen.
• Operasional, apakah diterima atau didukung oleh orang yang harus
mengerjakannya (user friendly)
• Jadwal, apakah sistem bisa di operasikan dalam batas waktu yang sudah
ditentukan
INDIKATOR PERUBAHAN SISTEM
Perubahan sistem lama ke sistem yang baru. Indikator-indikator tsb diantaranya:
– Keluhan dari langganan
– Pengiriman barang yang selalu terlambat
– Pembayaran gaji yang terlambat
– Laporan yang tidak tepat waktu
– Isi Laporan yang sering salah
– Tanggung jawab yang tidak jelas
– Waktu kerja yang berlebihan
– Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
– Kesalahan-kesalahan menual yang terlalu tinggi
– File-file yang kurang teratur
– Peramalan penjualan dan produksi yang kurang tepat dll
Pengertian Flowchart (Diagram Alir) dan Simbol-simbolnya
• disebut dengan Diagram Alir ini dipergunakan untuk menggambarkan
proses-proses operasionalnya sehingga mudah dipahami dan mudah
dilihat berdasarkan urutan langkah dari suatu proses ke proses lainnya.
• Pada dasarnya, Flowchart (Diagram Alir) adalah alat yang digunakan
untuk melakukan Perencanaan Proses, Analisis Proses dan
Mendokumentasikan Proses sebagai standar Pedoman Produksi.
PERLUNYA SISTEM BERKEMBANGAN
Pengembangan Sistem :
• Sistem Baru
• Memperbaiki Sistem yang lama
Mengapa .... Sistem Berkembang ?
• Adanya Permasalahan Ketidak beresan Pertumbuhan Organisasi
• Untuk Meraih Kesempatan
• Adanya Instruksi (Directive)
Prinsip Pengembangan Sistem
• Untuk Manajemen
• Investasi Modal yang Besar
• Memerlukan Orang yang Terdidik
• Adanya Tahapan Kerja dan Tugas
• Proses Pengembangan Sistem Tidak Harus Urut
• Jangan Takut Membatalkan Proyek
• Dokumentasi
TRANSFORMASI MASYARAKAT
1 GELOMBANG I (800-1700) MASYARAKAT PERTANIAN
Era ini manusia fokus pada kehidupan agraris dan mengolah sumber
daya alam. Teknologi belum berkembang sehingga masyarakat lebih
menonjolkan kekuatan otot (muscle) sehingga pada saat itu
produktivitas manusia ditentukan oleh otot.
2 GELOMBANG 2 (1700-1970) MASYARAKAT INDUSTRI
• Adanya peristiwa Revolusi Industri, dimana manusia mengupayakan
mekanisasi dalam semua aspek kehidupan manusia.
• Dalam era industri, faktor yang menonjol adalah mesin (machine)
dimana mesin diperuntukkan untuk mempermudah pekerjaan manusia
sehingga jumlah produksi meningkat dan lebih efesien.
3 GELOMBANG 3 (1972) MASYARAKAT INFORMASI
• Adanya kehadiran Internet, dimana peradaban ini sangat didukung
oleh kemajuan teknologi komunikasi dan pengolahan data.
• Pada era ini, faktor yang menonjol adalah pikiran (mind) dan
pengetahuan.
• Era informasi memunculkan istilah masyarakat informasi (Information
Society) adalah suatu masyarakat dimana produksi, distribusi, dan
pengolahan informasi merupakan aktivitas utamanya.
KARAKTERISTIK MASYARAKAT INFORMASI
• Adanya level intensitas informasi yang tinggi (kebutuhan informasi yang
tinggi) dalam kehidupan masyarakatnya sehari-hari, pada organisasi-
organisasi yang ada, dan tempat-tempat kerja.
• Penggunaan teknologi informasi untuk kegiatan sosial, pengajaran dan
bisnis, serta kegiatan-kegiatan lainnya.
• Kemampuan pertukaran data digital yang cepat dalam jarak yang jauh.
INDUSTRIAL VERSUS INFORMATION SOCIETY
• Ditinjau dari sumber daya yang diolah masyarakat industri membuat
tenaga dan bahan bakar, dalam masyarakat informasi sumber daya yang
diolahnya adalah informasi dalam bentuk transmisi data dan komputer.
• Ditinjau dari sumber daya yang dibutuhkan, masyarakat industri
membutuhkan modal dana, sedangkan dalam masyarakat informasi
adalah pengetahuan.
• Ditinjau dari keahlian sumber daya manusia yang dibutuhkan, masyarakat
industri membutuhkan ahli mesin atau pekerja tanpa keterampilan
tertentu, sedangkan da lam masyarakat informasi membutuhkan pekerja
yang profesional dengan keterampilan yang tinggi.
• Ditinjau dari teknologi yang digunakan, masyarakat industri menggunakan
teknologi mesin, sedangkan masyarakat informasi menggunakan
teknologi yang cerdas.
• Ditinjau dari prinsip perkembangan, masyarakat industri menuju kearah
pertumbuhan ekonomi sedangkan masyarakat informasi menuju
penerapan pengetahuan dalam teknologi.
MANAJEMEN DAN INFORMASI
• Manajer bukan saja mengelola sumberdaya fisik, tetapi juga sumberdaya
konseptual.
• Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan
kemudian diproses menjadi informasi yang berguna sesuai dengan orang
yang tepat, dalam bentuk yang tepat dan pada saat yang tepat.
• Aktivitas memperoleh informasi, menggunakan informasi secara efektif,
dan membuangnya pada saat yang tepat disebut manajemen informasi.
MANAJEMEN SUMBER DAYA
• Acquire Mendapatkan sumber daya
• Assemble, or prepare Mengumpulkan, atau menyiapkan
• Maximize use Penggunaan secara maksimal
• Replace Mengganti atau membuang
PARA PEMAKAI KOMPUTER
• Pada awalnya pemakai output komputer adalah adalah pegawai
administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi
pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan.
• SIM bukanlah suatu sistem untuk memproduksi informasi untuk
manajemen, melainkan memproduksi informasi sebagai alat pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
• Para pemakai komputer meliputi:
– Internal (Manajer, dan Non-manajer)
– Eksternal yaitu Perusahaan di luar organisasi, Masyarakat luas
(public).
Pentingnya Sistem InformasiI
1. Untuk mempertahankan dan mengembangkan suatu organisasi,
memerlukan :
– Lokasi yang beragam (perlu networking, Internet)
– Produk dan layanan baru
– Meningkatkan pekerjaan dan alur kerja:
• Efisiensi Biaya
• Etika dan isu sosial
2. Mengantisipasi Perubahan:
– Ekonomi Global
– Masyarakat berbasis Pengetahuan atau Informasi
– Business enterprise
– Technology
Sistem Informasi pada Level Organisasi
1. Level Operasional
– Aktifitas Dasar dan transaksi rutin
– Akurasi dan terkinian Data
2. Level Pengetahuan (Knowledengane)
– Mendukung pengetahuan dan data pekerjaan
– Mengintegrasikan pengetahuan baru kedalam bisnis
– Otomasi Perkantoran
3. Level Manajemen
– Pengawasan secara Periodik, pengambilan keputusan dan
administrasi
– Mengetahui apakan kegiatan bisnis bekerja dengan baik.
4. Level Strategis
– Perencanaan strategis jangka panjang (misalnya 5 tahun);
– Informasi Internal dan eksternal.
Contoh
a. Level Operasional
Pembuatan KTP online, pelaporan pajak, perizinan, absensi,
penggajian,
b. Level Pengetahuan
Sistem perkantoran, persiapan dan manajemen dokumen kerja,
c. Level Manajemen
Pengambilan keputusan yang tidak rutin
Memperoleh data dari sumber internal dan eksternal
d. Level Strategis
Pengembangan Produk layanan untuk 5 tahun ke depan,
Kebutuhan karyawan di 5 tahun mendatang
TIPE SISTEM INFORMASI
Klasifikasi Sistem Informasi secara Vertikal (Bottom-up):
– Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT)
– Sistem Pengetahuan dalam Pekerjaan (SPP)
– Sistem Otomasi Perkantoran (SOP)
– Sistem Informasi Manajemen (SIM)
– Sistem Penunjang Keputusan (SPK)
– Sistem Penunjang Eksekutif (SPE)
Tahap Pemeliharaan Sistem
1. Menggunakan Sistem
2. Audit Sistem
3. Memelihara Sistem
• Memperbaiki Kesalahan
• Menjaga Kemutakhiran Sistem
• Meningkatkan Sistem
Alat Pengembangan Sistem
A. Perancangan Sistem
1. Data Flow Diagram (DFD)
2. Structured Chart (SC)
3. Hierachy Plus Input, Process, Output (HIPO)
B. Perancangan Data Base
1. Entity Relationship Diagram (ERD)
2. Normalisasi
C. Perancangan Input atau Proses
Layout Charting, dll.
TAHAP PERANCANGAN SISTEM
1. Meninjau & menyetujui hasil studi kelayakan, anggaran & jadwal yang
merupakan hasil analisa sistem
2. Merancang Output, dengan kriteria output yang dibutuhkan user
3. Merancangan File/Database dengan alat bantu Kamus Data, ERD &
Normalisasi
4. Merancang Input, disesuaikan dengan kebutuhan output & file/database
yang ada
5. Proses Perancangan sistem, berdasarkan layout layar monitor dengan
bantuan struktur chart & Flowchart sistem yang menghasilkan spesifikasi
sistem.
6. Mendefinisi Program dengan alat bantu DFD yang menghasilkan program
flowchart
7. Deskripsi program digunakan untuk merancang Modul-modul yang
digunakan dalam sistem
8. Merancangan paket program secara keseluruhan dengan deskripsi modul
yang telah ada sehingga menghasilkan spesifikasi program
9. Meninjau kembali hasil rancangan, disesuaikan dengan rancangan yang
disteujui oleh manajemen, & membuat memorandum secara berkala
kepada manajemen
10. Mendokumentasikan semua hal yang berkaitan dengan rancangan
Perancangan Sistem Informasi secara Umum
1. Merancang formulir kertas dan dokumen sumber
2. Merancang formulir elektronik
3. Alat-alat perekaman data secara langsung
4. Pemanfataan Sandi
5. Merancang menu sehingga memudahkan user berintegrasi
Output yang Diperlukan
• Internal Output
Laporan digunakan oleh manajer dan bagian lain dalam organisasi
• External Output
Laporan dikirim kepada customer, client atau pihak lain dari organisasi
• Turn around document
Output komputer yang melayani input bagi aktivitas berikutnya
COMPUTER BASE INFORMATION SYSTEM (CBIS) SUATU MODEL SISTEM
INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Pengertian Computer Based Information System (CBIS)
• Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information
System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah
informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu
yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta
visualisasi dan analisis.
Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data,
informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan
masing-masing istilah tersebut.
DATA
Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Jadi
pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan
sebagai bahan dasar suatu informasi.
INFORMASI
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih
berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-
kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan
suatu keputusan.
SISTEM
Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari
beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak
memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen
dari sistem tersebut.
SISTEM INFORMASI
Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi
yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan
informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan
manajemen yang membutuhkannya.
KETERSEDIAAN
Tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang
berwenang untuk menggunakannya, terutama yang berorientasi informasi.
INTEGRITAS
Semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik
yang diwakilinya.
Istilah sistem informasi berbasis komputer atau CBIS untuk menggambarkan
lima subsistem menggunakan komputer yang menyediakan informasi untuk
pemecahan masalah.
Subsistem CBIS :
1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
3. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
4. KANTOR VITUAL OFFICE
5. SISTEM PAKAR EKSPERT SYSTEM
Pentingnya perkembangkan subsistem CBIS:
• Sistem pelaporan informasi
• Sistem informasi eksekutif
• Sistem pendukung keputusan
• Sistem informasi akuntansi
• Sistem informasi kantor
• Sistem pakar / kecerdasan buatan
• Lain-lain
1 EVOLUSI CBIS – FOKUS AWAL PADA DATA
• Penggunaan punched card dan keydriven bookkeeping machines
masih mengabaikan kebutuhan informasi para manajer.
• Aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data
elektronik (electronic data processing - EDP) atau data processing
(DP).
• Istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau Accounting Information
System digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses
aplikasi aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan
beberapa informasi sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.
2 EVOLUSI CBIS – FOKUS BARU PADA INFORMASI
• Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk
tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
• Perkembangannya tidak mulus, karena:
– Kurangnya pengetahuan tentang komputer,
– Kurangnya pengetahuan tentang bisnis dan keawaman spesialis
informasi mengenai peran manajemen,
– Peralatan komputer mahal dan terbatas
3 EVOLUSI CBIS – FOKUS REVISI PADA KEPUTUSAN
• Michael S. Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen dan
konsep mereka disebut Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
• Perbedaan antara SIM dan DSS
– SIM adalah suatu sumberdaya organisasional yang dimaksudkan
untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi
sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan
untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.
4 EVOLUSI CBIS – FOKUS SEKARANG PADA KOMUNIKASI
• Otomatisasi Kantor (office automation - OA) yang memudahkan
komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan
pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
• OA berkembang meliputi aplikasi: konferensi jarak jauh
(teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic
calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.
5 EVOLUSI CBIS – FOKUS POTENSIAL PADA KONSULTASI
• Perkembangan saat ini adalah penerapan kecerdasan buatan (artificial
intelligence - AI), bagi masalah-masalah bisnis.
• Ide dasar AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk
melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
• Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system - ES) yang
paling banyak mendapatkan perhatian.
MODEL CBIS
Ciri-ciri informasi yang berkualitas :
1. Accessibility (mudah diakses, misalnya mengakses data melalui jaringan)
2. Timelines (tepat waktu, bila kita mengakses ke internet misalnya dapat
merespon dengan cepat)
3. Relevance (informasi yang dihasilkan relefan dengan usaha yang
bersangkutan)
4. Accuracy (ketepatan output dari data yang diolah)
5. Usability (kegunaan output yang dihasilkan)
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA INFORMASI
Sumber Daya Informasi
Mencakup perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, spesialis
informasi, pemakai, fasilitas, database dan informasi.
Sistem Informasi Sumber Daya Informasi
Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi
perusahaan pada para pemakai di seluruh perusahaan
MANAJE
MEN
KEPUTUSAN
PEMECAHAN
MASALAH
SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI
SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
SISTEM PENDUKUNG
KEPUTUSAN
KANTOR VITUAL
OFFICE
SISTEM PAKAR
EKSPERT SYSTEM
INFORMASI
SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
TANGGUNG JAWAB CHIF INFORMATION OFFICER (CIO):
CIO Adalah: jabatan untuk kepala teknologi informasi dalam sebuah
organisasi.
Berkontribusi pada perencanaan strategis perusahaan dan jasa informasi
Sumber kepemimpinan utama dalam mencapai dan memelihara kualitas
informasi, menjaga keamanan sumber daya informasi, merencanakan
keadaan tak terduga dan menjaga biaya sumber daya informasi tetap
terkendali.
KOMPETENSI PEKERJA IT
• Memperhatikan efektivitas
• Berinisiatif
• Antusias pada pekerjaan
• Percaya diri
• Memperhatikan dampak dari suatu tindakan
• Kecakapan membina hubungan antar pribadi
• Pemikiran konseptual
• Pemikiran analitis
• Komunikatif efektif
• Fleksibilitas
DIMENSI KUALITAS JASA
Berwujud
Keandalan
Responsif
Kepastian
Empaty
MANAJEMEN KUALITAS DALAM JASA SISTEM INFORMASI
Mengidentifikasi pelanggan sistem informasi
Mendefinisikan kebutuhan kualitas pelanggan
Menetapkan metrik kualitas
Mendefinisikan strategi kualitas sistem informasi
Menerapkan program-program kualitas sistem informasi
Memantau kinerja kualitas sistem informasi
KERUGIAN KUALITAS YANG BURUK
Kehilangan bisnis
Tuntutan hukum
Kehilangan produktivitas
Munculnya biaya-biaya :
Biaya kegagalan
Biaya penilaian
Biaya pencegahan
Mencapai Manajemen Kualitas dalam Jasa Informasi
• Mengidentifikasi pelanggan jasa informasi
• Mengidentifikasi kebutuhan kualitas pelanggan
• Menetapkan Metrik kualitas
• Mendefinisikan strategi kualitas jasa informasi
• Menerapkan program-program kualitas jasa informasi
• Memantau kinerja kualitas jasa informasi
KEUNTUNGAN KUALITAS YANG BAIK
• Pasar yang dilayani oleh industri mencakup pelanggan-pelanggan dengan
kebutuhan produk dan jasa tertentu.
• Penelitian pemasaran mengidentifikasikan kebutuhan tersebut, dan
mendefinisikannya dalam hal kualitas.
• Pelanggan menganggap produk dan jasa perusahaan lebih berkualitas
dari pesaingnya.
• Karena dianggap lebih berkualitas, pelanggan bersedia membayar harga
yang relatif lebih tinggi daripada harga pesaing.
• Karena dianggap lebih berkualitas dan harganya lebih tinggi, produk
tersebut dianggap memiliki nilai yang relatif lebih tinggi.
• Nilai yang relatif lebih tinggi menghasilkan kenaikan dalam pangsa pasar.
• Berkat program kualitasnya, perusahaan dapat mengikuti spesifikasi
pelanggan lebih baik daripada para pesaing.
• Efektivitas ini menghasilkan penurunan biaya dengan memproduksi
produk yang dibutuhkan secara benar sejak pertama kali.
• Penurunan biaya digabungkan dengan pangsa pasar yang lebihluas akan
menghasilkan biaya yang lebih murah daripada pesaing.
• Gabungan dari keunggulan relatif dibidang harga, pangsa pasar dan
biaya menciptakan profitabilitas dan pertumbuhan.
Keamanan Sistem
Mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi
perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Tujuan keamanan :
1. Kerahasiaan
2. Ketersediaan
3. Intergritas
KERAHASIAAN
• Perusahaan berusaha melindungi data dan informasinya dari
pengungkapan kepada orang-orang yang tidak berhak.
• SIE, SI-SDM, dan sistem akuntansi (seperti gaji, piutang, pembelian, dan
hutang) sangat kritis dalam hal ini.
ANCAMAN TERHADAP KEAMANAN
1. Pengungkapan tidak sah & pencurian
2. Penggunaan tidak sah
3. Penghancuran tidak sah & penolakan jasa
4. Modifikasi tidak sah
Pengungkapan Tidak Sah Dan Pencurian
• Jika database dan koleksi perangkat lunak tersedia bagi orang-orang
yang tidak berwenang dalam hal akses, maka hasilnya dapat berupa
kehilangan informasi atau uang.
• Misalnya, mata-mata perusahaan dapat memperoleh informasi
persaingan yang berharga, dan penjahat komputer dapat mencuri uang
perusahaan.
Penggunaan Tidak Sah
• Orang-orang yang biasanya tidak berhak menggunakan sumber daya
perusahaan, dapat melakukannya.
• Dalam bidang komputer, penjahat jenis ini disebut
sebagai cracker danhacker, yaitu orang-orang yang suka bermain dengan
komputer dan suka menguasai rincian operasinya.
Penghancuran Tidak Sah & Penolakan Jasa
• Orang-orang dapat merusak bahkan menghancurkan perangkat lunak
atau perangkat keras sehingga menyebabkan terhentinya operasi
komputer perusahaan.
• Penjahat komputer tersebut bahkan tidak perlu berada di tempat kejadian.
• Ia dapat saja masuk ke dalam jaringan komputer perusahaan dari suatu
terminal yang jauh dan menyebabkan kerusakan fisik, seperti monitor
cacat, printer macet, keyboard tidak berfungsi.
Modifikasi Tidak Sah
• Perubahan-perubahan dapat dilakukan terhadap data, informasi, dan
perangkat lunak perusahaan.
• Beberapa perubahan tidak disadari dan menyebabkan para pemakai
output sistem membuat keputusan yang salah.
• Jenis modifikasi yang sangat mencemaskan adalah disebabkan oleh
perangkat lunak yang merusak (malicious software).
Perencanaan Berjaga-Jaga
Perencanaan berjaga-jaga bertujuan untuk mengatasi keamanan guna
meminimumkan kerusakan dari berbagai ancaman.
• Perusahaan daripada bergantung pada suatu rencana berjaga-jaga
tunggal yang besar, lebih baik mengembangkan beberapa sub-rencana
yang menangani kemungkinan spesifik.
• Beberapa sub-rencana umum mencakup :
1. Rencana Darurat
2. Rencana Cadangan
3. Rencana Catatan-Catatan Vital
Rencana Darurat
Rencana Darurat (Emergency Plan) merencanakan ukuran-ukuran yang
memastikan keamanan pegawai jika terjadi bencana seperti sistem alarm,
prosedur evakuasi dan sistem pemadam api.
Rencana Cadangan
• Pengulangan (redudancy)
• Keragaman (diversity)
• Mobilitas (mobility)
Pengulangan (Redudancy)
Perangkat keras, perangkat lunak, dan data diduplikasi jika unit asli rusak,
unit cadangan dapat melanjutkan pengolahan.
Keragaman (Diversity)
Sumber daya informasi tidak dipasang pada lokasi yang sama, melainkan
terpisah untuk berbagai area operasi perusahaan.
Mobilitas (Mobility)
Perusahaan-perusahaan kecil membuat perjanjian timbal-balik dengan para
pemakai yang lain dari jenis peralatan yang sama sehingga setiap
perusahaan dapat menyediakan cadangan bagi yang lain jika terjadi
malapetaka.
Rencana Catatan-Catatan Vital
• Catatan-catatan vital perusahaan antara lain dokumen-dokumen kertas,
microfilms, serta media penyimpanan magnetik maupun optik yang
diperlukan untuk meneruskan bisnis perusahaan.
• Rencana catatan-catatan vital menentukan bagaimana catatan-catatan
vital akan dilindungi.
• Selain mengamankan catatan-catatan pada tempat komputer, salinan
cadangan harus disimpan di lokasi yang jauh.
• Semua jenis catatan dapat dipindahkan secara fisik ke lokasi yang jauh,
tetapi catatan-catatan komputer dapat ditransmisikan secara elektronik.
Terdapat 3 jasa transmisi elektronik yang sekarang tersedia, antara lain :
1. Electronic Vaulting
2. Remote Journaling
3. Database Shadowing
1. Electronic Vaulting
Electronic Vaulting melibatkan transmisi elektronik dari file backup secara
terkelompok (batch), seperti pada akhir hari kerja.
2. Remote Journaling
• Remote Journaling melibatkan transmisi data transaksi saat transaksi
itu terjadi.
• Data transaksi itu kemudian digunakan untuk memperbarui database di
tempat yang jauh secara terkelompok (batch).
3. Database Shadowing
Database Shadowing merupakan bentuk backup elektronik yang paling
canggih dari catatan-catatan vital, melibatkan pembaruan database
duplikat di tempat yang jauh saat terjadinya transaksi.
Strategi Pengurangan Biaya Manajemen Informasi :
1. Konsolidasi
2. Downsizing
3. Outsourcing
KONSOLIDASI
Konsolidasi dilakukan dengan cara mengurangi jumlah sumber daya
informasi yang terpisah.
DOWNSIZING
Downsizing dilakukan dengan cara melakukan transfer berbagai aplikasi
berbasis komputer dari konfigurasi peralatan besar (mainframe) ke platform
yang lebih kecil (mini komputer, LAN berbasis PC).
Smartsizing merupakan pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi
penuh daya (powerfull).
Keuntungan Downsizing :
• Pengurangan biaya
• User friendly
• Lebih cepat dalam menjalankan sistem
• User dapat berpartisipasi dalam pengembangan sistem
• User dapat berkomunikasi dengan staf IT dengan lebih baik.
Resiko Downsizing :
• Kehilangan keamanan
• Berkurangnya integritas
• Kesulitan pemulihan dari bencana
OUTSOURCING
• Outsourcing dilakukan dengan cara mengkontrakkan keluar semua atau
sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar
perusahaan.
• Outsourcer merupakan suatu perusahaan jasa komputer yang
melaksanakan sebagian atau seluruh kegiatan komputasi perusahaan
pelanggan untuk periode waktu yang lama.
Jasa Outsourcing
• Entry data & pengolahan data sederhana
• Kontrak pemrograman
• Manajemen fasilitas
• Integrasi sistem
• Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanan atau pemulihan dari
bencana.
Keuntungan Outsourcing :
• Pengurangan biaya
• Dapat memperkirakan biaya-biaya masa depan
Resiko Outsourcing :
• Banyak CIO ragu untuk memberikan persetujuan bagi kontrak outsourcing
jangka panjang karena tidak ingin bergantung pada organisasi lain.
• Setelah perusahaan melepaskan kemampuan komputernya, sukar untuk
membangun kembali secara cepat jika diperlukan.
• Beberapa perusahaan telah mengembangkan kemampuan komputansi
canggih yang mampu memberikan keunggulan kompetisi sehingga
mereka ragu untuk menyerahkan ke outsourcing.
• Praktek mempertahankan kerja komputer di dalam perusahaan sangat
kuat untuk aplikasi-aplikasi yang bernilai strategis, seperti sistem
informasi eksekutif dan sistem perencanaan sumber daya manufaktur.