sistem informasi manajemen data flow diagram

7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram

1/36

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PRESENTATION:

PRISMAYANTOCITRA ANNISA


2/36

SISTEM INFORMASI

PEMBELIAN BAHAN BAKUPABRIK KERTAS

2006


3/36

PENDAHULUAN

A.LATAR BELAKANGSeiring dengan berkembangnya dunia industri, maka

setiap organisasi perusahaan harus mampu menjalankanperusahaannya secara efiesien dan efektif dari tiap bagianperusahaan tersebut.

Bagian yang sangat ikut berperan aktif dalamberjalannya suatu kegiataan proses produksi adalahpengadaan bahan baku atau yang sering dikenal sebagaiinventory control.

Planning And Inventory Control mempunyai kegiatanutama sebagai penyediaan dan pengontrol bahan bakuyang dibutuhkan pada proses produksi, dan salah satukegiatannya adalah analisis keputusan terhadap pembelianbahan baku.


4/36

LATAR BELAKANG (Lanjutan.)

Keputusan pembelian bahan baku selama inimasih masih dianggap kurang efektif, karena pihakperusahaan memesan bahan baku tanpa adanyaperhitungan dan karena hal tersebutlah dalam

gudang kita seringkali menjumpai bahan yangmenumpuk atau terjadi pula kekurangan bahanbaku yang dibutuhkan untuk proses produksi.

Hal ini mungkin disebabkan karena tidakadanya sistem informasi untuk menjelaskan aliraninformasi dan data yang diperlukan mengenaisistem sebuah persediaan dan keputusan

pembelian dari bahan baku.


5/36

Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut,maka perlunya dibuat suatu sistem aliraninformasi dan data pada bagian yang terkaitdengan kegiatan pembelian bahan baku.

Pembuatan aliran informasi dan datamerupakan keseluruhan kegiatan pembelianbahan baku mulai dari permintaan bahan

baku oleh gudang sampai pelunasanpembayaran atas pembelian bahan bakutersebut.


6/36

Pembatasan Masalah

Agar penyajian laporan ini tidak menyimpang dariperumusan masalah maka pembatasanmasalahnya adalah sebagai berikut ;

Laporan ini hanya membahas mengenai sisteminformasi manajemen tentang pembelian bahanbaku pada perusahaan bubur kertas (pulp) dankertas.

Ruang lingkup aliran informasi dan data hanyadibatasi pada lingkup internal perusahaan saja.


7/36

Landasan Teori

A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Manajemen adalah proses atau kegiatan yangmenjelaskan apa yang dilakukan pada kegiatan

yang dilakukan, seperti; merencanakan,mengorganisasikan, mengaplikasikan, danmengendalikan operasi yang telah berjalan.

Sistem adalah seperangkat elemen yang

membentuk kegiatan atau suatu prosedur yangmencari suatu tujuan bersama denganmenoperasikan elemen-elemen tersebut.


8/36

Pengertian Sistem Informasi Manajemen (lanjutan)Informasi adalah suatu hasil pengolahan data

dalam bentuk agregrasi, untuk mejelaskankemampuan dan pengetahuan data yang terolahdan mempunyai arti bagi pemakainya

Sistem Informasi Manajemen adalah suatukelompok orang, seperangkat pedoman danpetunjuk, peralatan dan pengelolahan data(seperangkat elemen) yang kegiatannya memilih,menyimpan, mengolah dan mengambil kembalidata (mengoperasikan data dan barang) pada

pengambilan keputusan dengan menghasilkaninformasi untuk para penguna pada waktu yangpaling efisien.


9/36

B. Alat (tools) yang digunakan dalam memodelkan SIM

1. Diagram Arus Data (DAD)

2. Entity Relationship Diagram (ER-D)

3. Normalisasi4. Kamus Data

5. Diagram Struktur

6. Pohon keputusan (decision tree) dan TabelKeputusan (decision table)


10/36

Perancangan Sistem Informasi Manajemen

Pembelian Bahan Baku Pabrik kertas (Study Kasus)

A. Definisi Perancangan SIM Pembelian Bahan Baku:

Perancangan SIM pembelian bahan baku merujukkepada analisis dan perencanaan sistem pada suatu proses

dalam mengevaluasi hal-hal yang berhubungan dengansistem pembelian bahan baku.

Dalam perancangan hal yang diperhatikan adalahkeseluruhan kegiatan yang dilakukan pada kegiatan

pembelian dalam mengumpulkan dan mengitreprestasikaninformasi dan data, mengdiagnosa permasalahan, danpenggunaan informasi yang cukup untuk membuat sistemyang ideal.


11/36

B. Manajemen Sistem Pembelian Perusahaan

Pada umumnya perusahaaan ini melakukankegiatan produksinya dalam jumlah yang besar dan

membutuhkan bahan baku yang banyak.

Berdasarkan hal tersebut maka kegiatanpembelian menjadi sebuah kegiatan rutinitas

manajemen perusahaan dalam pemenuhankebutuhan bahan baku yang diperlukan padabagian produksi


12/36

Manajemen Sistem Pembelian Perusahaan ( Lanjutan..)

Dalam kegiatan pemenuhan bahan baku terdapat

enam faktor yang menetukan terhadap keputusan

pembelian bahan baku, keenam faktor (Entitas)

tersebut adalah:

Bagian Produksi

Bagian Gudang

Bagian Pembelian

Bagian keuangan

supplier


13/36

Prosedur Pembelian Bahan Baku

Perusahaan bubur kertas (pulp) dan kertas PT XXX, mempunyai aliran informasi

dan data dari sistem pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: dimulai padabagian produksi yang memerlukan bahan baku dan memintanya pada bagiangudang. Jika bahan baku tersebut tersedia dan mencukupi, maka bagian gudangakan langsung mengirimkan bahan baku sesuai permintaan bagian produksi, dankemudian mengupgrade mengenai keadaan persediaan bahan baku. Namun jikabahan baku tidak mencukupi terhadap permintaan bagian produksi, maka bagiangudang akan membuat laporan kekurangan (ketidaktersediaan) bahan baku dan

dikirimkan pada bagian pembelian. Setelah laporan tersebut dikirimkan, maka bagian pembelian melakukan

pemesanan kepada penyedia (supplier) bahan baku, dan secara langsung supliertersebut mengirimkan barang disertai dengan faktur penagihan. Bahan baku yangdipesan langsung diterima oleh bagian gudang disertai surat jalan, sedangkanfaktur penagihan akan diterima oleh bagian pembelian.

Untuk selanjutnya bagian pembelian membuatkan laporan mengenai pembelianbahan baku yang dilakukan dan disertai dengan kewajiban pelusanan yang harusdilakukan perusahaan kepada supplier. Laporan ini diterima oleh bagiankeuangan, dan dijadikan arsip dalam laporan pembelian. Setelah laporan ituditerima, maka pihak perusahaan melalui bagian keuangan melakukanpembayaran atas pembelian bahan baku tersebut.


14/36

Pembahasan Perancangan Sistem

Diagram Arus Data Level Nol (Conteks Diagram)

Sistem InformasiPembelian

Bahan Baku

Gudang

Bagian Pembelian

Supplier

Produksi

Keuangan

Meminta bahan baku

Menerima bahan baku

Menerima permintaan bahanbaku

Mengirimkanbahan baku

Laporan kekurangan bahan baku

Menerimabahan baku

Menerima laporankekurangan bahan baku

surat pesanan pembelian

Menerima surat pesanan pembelian bahan baku

Mengirimkan bahan baku

Mengirimkan faktur penagihan pembelian

Menerima faktur

Mengirimkanlaporan

pembelian danpenagihan

Menerima laporan pembelian danpenagihan

Melakukanpembayaran

Menerima pembayaran

Di A D t L l 1


15/36

Diagram Arus Data Level 1

Bagian

Produksi

1.

memintabahan baku

BagianGudang

2.mengirimkan

bahan baku

3.

mengirimkanlap

kekurangan

Bagian

Suplier

4.

mengirimkansurat pesanan

BagianPembelian

5.

membuatfaktur & lap

pemesanan

BagianKeuangan

FilePersediaan

Filepemesanan

6.melakukan

pembayaran

Memintabahan baku

Menerima

permintaanbahan baku

Menerimabahan baku

MengirimkanBahan baku

Laporan kekuranganbahan baku

Menerimalaporankekurangan

bahan baku

Surat

pesananpembelian

Menerima

surat pesananpembelian BB

Mengirimkan Bahan

Baku + surat jalan

Menerima bahan

baku + surat jalan

Mengirimkan Faktur

Penagihan pembelian

Menerima Faktur

Mengirimkan laporanpembelian dan

penagihan

Menerima laporan

pembelian danpenagihan

MelakukanPembayaran

Menerima Pembayaran

FilePembayaran


16/36

Analisis Diagram Arus Data

Berdasarakan arus Diagram ArusData yag telah dibuat, makamengahasilkan File atau Catatan

dalam kegiatan proses pembelianyaitu:

File Persediaan

File Pemesanan

Fiel Pembayaran


17/36

Entity Relationship Diagram (ER-D)

BagianProduksi

MemintaBahan baku

BagianGudang

Melaporkankekurangan

BagianPembelian

Dipesanbahan baku

suplier menerima Pembayaran

Mengupgrade

PersediaanBahan baku

Melakukan

PemesananMenghasilkan

laporan

BagianKeuangan

melakukan

1

1

M

1

M

M 1

1


18/36

ER-Diagram Yang Telah Dimodifikasi

BagianProduksi

MemintaBahan baku

BagianGudang

Melaporkankekurangan

BagianPembelian

Dipesanbahan baku

suplier menerima Pembayaran

Mengupgrade

PersediaanBahan baku

Melakukan

PemesananMenghasilkan

laporan

BagianKeuangan

melakukan

1

1

M

1

M

M 1

1

No Item Jenis Item Tanggal

Jumlah Volume Tersedia Jumlah terpakai Sisa Volume

No Pemesanan Tanggal Nama Suplier No Item Jenis Item Jumlah Total Harga Tanggal Akan Dikirim

No Transaksi Tanggal Nama Suplier No Item Jenis Item Harga Per unit Total Harga


19/36

Normalisasi

File Produksi

File Gudang

No Item Jenis Item Tanggal Volume Produksi

No Item Jenis Item Tanggal Jumlah Tersedia


20/36

Normalisasi (Lanjutan)

File Pembelian

File Keuangan

No pembelian Tanggal Nama supplier Jenin Item Jumlah Harga

No Transaksi Tanggal No Pembelian Tgl Pembelian Tgl Pelunasan Jum


21/36


File Suplier

File Persediaan

Nama Supplier Jenis Item Alamat Telephone

No Item Jenis Item Tanggal Jum Vol Tersedia Jml Terpakai Sisa


22/36


File Pemesanan

File Pembayaran

No Pemesanan Tgl N. Supplier No Item Jenis Item Jum Totalharga

Tglkirim

No Transaksi Tgl N. Supplier No Item Jenis Item Hargaunit

Totalharga

l d


23/36

Normalisasi Kedua

File Produksi

File Produksi yang terkat dengan sistem pembelian adalah fileyang berguna untuk mengetahui kebutuhan akan bahan bakuyang diperlukan untuk proses produksi untuk beberapa periodekedepan.

Pada bagian produksi misalnya bahan baku yeng diperlukan ada5 secara garis besar yaitu; kayu kawalitas 1, kayu kwalitas 2,kayu kwalitas 3, lem dan bahan kimia. Maka:

No Item Jenis Item Tanggal Volume Produksi Voluma Bahan Baku


24/36

Normalisasi Kedua (Lanjutan..)

File Bahan Baku

File Produksi

No Item Jenis Item

No Item Tanggal Vol Produksi Vol bahan baku


25/36

Normalisasi Kedua (Lanjutan..)

No Pemesanan Tanggal No Item Jenis Item Jumlah Total Harga Tanggal Dikirim

No Transaksi Tanggal No Item Jenis Item Harga perunit Total Harga

No Item Nama Supplier

File Supplier

File Pembayaran

File Pemesanan


26/36

Kamus Data

KAMUS ARUS DATA

Kegunaan: Untuk menjelaskan tiap arus data dalam DAD

Nama Arus Data: Meminta Bahan Baku

Penjelasan: Dokumen yang berisikan tentang jumlahPermintaan bahan baku

Dari: Bagian Produksi

Ke: Meminta Bahan Baku

Sruktur Data: Catatan

Catatan: -


27/36

Kamus data

ENTRY KAMUS PENYIMPANAN DATA

Kegunaan: Untuk menjelaskan peyimpanan data dlm arus data

Nama Arus: File pemesanan

Penjelasan: Dokumen yg menjelaskan ttg pemesanan yg dilakukan

Stuktur Data: Catatan atau Laporan

Volume: 2 lembar perhari

Keaktifan: 10 satuan perhari

Akses: Bagian pembelian

Catatan:


28/36

Kamus data

Entry Struktur Kamus data

Kegunaan: Untuk menjelaskan tiap-tiap stuktur data unik dalam(1) arus data dan (2) penyimpanan data

Nama Struktur: Catatan tentang penyimpanan bahan baku produksi

Penjelasan: Catatan yang berisikan tentang permintaan BB produksi

Elemen: No ItemJenia Item

Jumlah VolumeTanggal

Catatan: -

Kamus data


29/36

Kamus dataENTRY KAMUS ELEMEN DATA

Kegunaan: menjelaskan tiap elemen data unik yg terdapat

struktur dataNama elemen data: Jenis Item

Penjelasan: Nama yg mengidentifikasikan jenis bahan baku

Jenis: Alphebeth

Panjang: 20 karakterJum posisi desimal: -

Alias: -

Cakupan nilai: A-Z

Nilai umum: -

Nilai spesifik: -

Rincian Penyuntingan: -

Lain : -

Di St kt


30/36

Diagram Struktur

SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU

MEMINTA BAHAN BAKUMENGIRIMKAN

BAHAN BAKU

MEMBUAT DAN

MENGIRIMKAN LAP

KEKURANGAN BB

MENGIRIMKAN

PESANAN BAHAN BAKU

MEMBUAT FAKTUR

DAN LAPORAN

PEMBELIAN

MELAKUKAN

PEMBAYARAN

MEMINTA

BAHAN

BAKU

MENERIMAPERMINTAANBAHANBAK

U

MENGIRIMKAN

BAHAN

BAKU

+

SURAT

JALAN

(PEMESANAN)

MENGIRIMKANBAHANBAKU+

SURATJALAN(PEMESANAN)

LAPORAN

KEKURANGAN

BAHAN

BAKU

MENERIMALAPORAN

KEKURANGAN

BAHAN

BAKU S

URATPESANANPEMBELIAN

MENE

RIMASURATPESANAPEMBELIANBAHANBA

KU

MENGIRMKANLAPORANPEMBELIANDANP

ENAGIHAN

MENGIRIMKANFAKT

URPENAGIHANPEMBELIAN

MENERIMAL

APORANPEMBELIANDANPENAGIHAN

MENERIMAFAKTUR

MELAKUKANPEMBAYARAN

MENERIMAPEMBAYARAN


31/36

Decision Tree

I

I

BAHAN

BAKU

TERSEDIA

BAHANBA

KUTIDAKTERSEDIA

PEMERIKSAAN DI GUDANG

BAHAN BAKU

MENCUKUPI

BAHAN BAKU

TIDAK MENCUKUPI

TIDAK PESAN

PESAN

PESAN


32/36

Decision table

Kondisi dan Tindakan Alternatif

1 2 3

A. Kondisi

Bahan Baku Tersedia Y Y T

Bahan Baku Mencukupi Y T T

B Tindakan

Pesan Bahan Baku V V

Tidak Pesan V


33/36

KESIMPULAN PT XXX merupakan sebuah perusahaan yang memproduksi

bubur kertas (pulp) dan kertas yang bahan bakunya berupa;kayu, lem dan bahan kimia. Terdapat lima entitas yang berhubungan terhadap sistem

pembelian bahan baku yaitu bagian produksi, bagian gudang,bagian keuangan, bagian pembelian dan supplier.

Berdasarkan pemecahan proses dalam DAD, maka kegiatan

proses pembelian terbagi atas enam kegiatan dalamperancangan proses yaitu: proses meminta bahan baku,mengirirmkan permintaan bahan baku, mengirimkan laporankekurangan bahan baku, mengirirmkan surat pesananpembelian, membuat faktur dan mengirimkan laporanpemesanan dan pembelian dan melakukan pembayaran.

Dari enam proses yang terjadi pada perancangan sistem,maka menghasilkan file dalam pencatatab aktifitas yangterjadi pada proses pembelian; Flie Persedaiaan, FilePemesanan, File pembayaran.

K i l l j t


34/36

Kesimpulan lanjutan

Identifikasi dan Deskripsi elemen-elemen dari file yang

dihasilkan dalam perancangan sistem informasipembelian bahan baku, dapat memberikankarakteristik khusus terhadap file yang dibutuhkanpada pencacatan aktifitas kegiatan proses pembelianbahan baku.

Aliran informasi dan data dari perancangan sistemtelah tergambarkan dengan jelas pada strukutrdiagram

Proses pengambilan keputusan atas pembelian bahanbaku berdasarkan keputusan bagian gudang yangselanjutnya diteruskan kepada bagian pembelian.

Keputusan pembelian yang diambil oleh bagiangudang berdasarkan ketersediaan bahan baku yangada pada persediaan yang mencukupi atas permintaanbagian produksi.


35/36

Saran

Saran penulis dalam perancangan siteminformasi pembelian bahan baku yang kamilaporkan yaitu:Perancangan sistem informasi yang telah dibuatakan berjalan efektif jika tiap entitas yang terkait

dapat saling bekerja sama dan berkoordinasidalam melakukan pekerjaannya.Perancangan sistem informasi yang telah dibuatmemerlukan sumber daya manusia yang handaluntuk mengoperasikan atau melaksanakannya.Tanpa sumber daya manusia yang handal makasecanggih apapun dari sistem dan teknologi yangtelah dibuat maka tidak akan dapat berjalan daritujuan yang diharapkan


36/36

ALHAMDULILLAH

sistem informasi manajemen data flow diagram

Documents