ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SDN KEJENE I KABUPATEN PEMALANG

Naskah Publikasi

Diajukan oleh

Narto

04.12.0742

kepada

JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2010

ANALISIS AND DESIGN SYSTEM INFORMATIAON ACADEMIC

IN SDN KEJENE I KABUPATEN PEMALANG

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SDN KEJENE I KABUPATEN PEMALANG

Narto

Jurusan sistem informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT The more rapid development of information technology, the existence of the

computer as a means to help smooth the current activity is not something new, but it was

considered common practice to use. With all the advantages of the computer feels very

influential for a company in data processing activities in order to obtain optimal results. With

serve information quickly it will accelerate decision-making process, so it can take advantage

of the cost, effort and time more effectively and efficiently.

current developments the world of education will increase rapidly, then the desire to

encourage the public to obtain information easily, quickly and accurately tend to increase, so

that requires a capability that can meet all those needs. So expect not only function as a

typewriter but also as data processing devices that have a high productivity. An agency or

organization need a computer to process the existing system, with the goal of producing

information that has more value than processed manually, but that with a processing system

that either will be able to help the progress of an organization. Computerized systems also

enhance the effectiveness of the work of employees, and accelerate the preparation of

reports required, especially reports on data relating to the academic.

With the background of the above problems, the author will take the problems of how

to improve student performance data processing system and maximize the potential existing

equipment owned by building and automated system,so it can serve and meet the needs of

the expected information.

1. PENDAHULUAN

Dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi, keberadaan komputer

sebagai sarana untuk membantu kelancaran beraktifitas saat ini bukanlah suatu hal yang

baru, tetapi sudah dianggap lazim untuk digunakan. Dengan segala keunggulan yang dimiliki

komputer dirasa sangat berperan bagi suatu perusahaan dalam melakukan aktivitas

pemprosesan data sehingga diperoleh hasil yang optimal. Dengan tersajinya informasi yang

cepat maka akan mempercepat proses pengambilan keputusan, sehingga dapat

memanfaatkan biaya, tenaga dan waktu yang lebih efektif dan efisien. Apalagi pada saat ini perkembangan akan dunia pendidikan maka mendorong

keinginan masyarakat untuk mendapatkan informasi dengan mudah cepat dan akurat

cenderung meningkat, sehingga menuntut adanya kemampuan yang dapat memenuhi

segala kebutuhan tersebut. Sehingga diharapkan tidak hanya berfungsi sebagai mesin ketik

tetapi juga sebagai alat pengolah data yang mempunyai produktivitas yang tinggi. Suatu

perusahaan atau organisasi membutuhkan komputer untuk mengolah sistem yang ada,

dengan tujuan menghasilkan informasi yang mempunyai nilai lebih daripada diolah secara

manual, selain itu dengan adanya pengolahan sistem yang baik akan dapat membantu

proses kemajuan sebuah perusahaan atau organisasi.

Sistem komputerisasi juga meningkatkan efektifitas kerja para karyawan, serta

mempercepat dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan terutama laporan mengenai data-

data yang berkaitan dengan akademik.

2. LANDASAN TEORI 2.1 DEFINISI SISTEM

Suatu sistem mempunyai arti penting dalam setiap kegiatan organisasi karena

sistem merupakan kumpulan dari prosedur-prosedur untuk mencapai suatu sasaran.

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam sistem, yaitu menekankan pada prosedur yang

mendefinisikan sistem sebagai berikut:

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk melakukan suatu

sasaran yang tertentu.

2.1.1 KARAKTERISTIK SISTEM

komponen sistem (component)

batasan sistem (boundary)

lingkungan luar sistem (environment)

penghubung sistem (interface)

masukan sistem (input)

keluaran sistem (output)

pengolahan sistem (proces)

sasaran sistem (objective)

2.1.2 KLASIFIKASI SISTEM

Sistem abstrak dan sistem dan sistem fisik

Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia.

Sistem Tertentu dan Tak Tentu

Sistem tertutup dan sistem terbuka

2.2 DEFINISI INFORMASI

Informasi adalah hasil dari pengolahan data-data tertentu sehingga menghasilkan

suatu yang bermakna dan dapat dimanfaatkan sebagai landasan dalam mengambil

keputusan sesuai dengan kebutuhan.

2.2.1 SIKLUS INFORMASI

Siklus informasi menggambarkan pengolahan data menjadi informasi dan

pemakaian informasi untuk pengambilan keputusan tersebut dihasilkan data kembali. Data

tersebut akan ditangkap sebgai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya

membentuk suatu siklus.

2.2.2 KUALITAS INFORMASI

Informasi yang berkualitas tentu akan membantu fungsional manajemen dalam

mengambil keputusan organisasi. kualitas informasi tergantung dari 3 hal :

Informasi harus akurat : Informasi yang akurat akan mengurangi kesalahan dalam

pengambilan keputusan.

Informasi harus relevan : Informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk

pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya

harus berbeda.

Informasi harus tepat waktu : Informasi harus tepat waktu sesuai dengan jadwal

yang telah ditetapkan, keterlambatan mengakibatkan perubahan dalam pengambilan

keputusan dalam organisasi

2.3 DEFINISI SISTEM INFORMASI

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4 SISTEM INFORMASI AKADEMIK

Sistem informsi akademik pada SDN KEJENE I kabupaten Pemalang yang

dimaksud adalah sistem pengolahan data yang berhubungan dengan proses belajar

mengajar disekolah antara lain: pengolahan data siswa, mata pelajaran, data guru, data nilai,

dan kelas dan juga sistem untuk penyimpanan data dan persiapan dokumen untuk

membantu dalam pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu

alat berupa sistem komputer. Tujuan diadakan pengolahan data sekolah yaitu memperlancar

kegiatan belajar mengajar didukung administrasi yang rapid an terstruktur, menyajikan

informasi yang penting dalam bentuk laporan tetulis serta penyimpanan semua dokumen

sekolah.

2.5 KONSEP PEMODELAN SISTEM 2.5.1 FLOWCHART (BAGAN ALIR)

Flowchart sistem adalah suatu model logika yang digunakan untuk menggambarkan

sistem secara fisik, menunjukkan arus dari suatu proses dalam program.

Ada lima macam bagan alir yang dikenal yaitu

1. Bagan alir sistem (sistem flowchart)

2. Bagan alir skematik (schematic flowchart)

3. Bagan alir dokumen (document flowchart)

4. Bagan alir program (program flowchart)

5. Bagan alir proses (proses flowchart)

2.5.2 DATA FLOW DIAGRAM Data Flow Diagram atau DFD adalah gambaran grafis yang memeperihatkan aliran

data

dari sumbernya dalam objek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasinya

ketujuan yang lain, yang ada pada objek lain. DFD memuat proses yang mentransformasi

data, aliran data yang menggerakan data, objek yang memproduksi serta mengkonsusmsi

data, serta data store yang menjadi tempat penyimpanan data 2.6 KONSEP BASIS DATA Database merupakan kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi atau

perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan

menggunakan metode tertentu menggunakan computer sehingga mampu menyediakan

informasi optimal bagi pemakainya

ERD adalah suatu model database yang mncerminkan struktur dari

entity(tabel-tabel) dan relationship (hubungan-hubungan) di antara entity tersebut

Normalisasi merupakan proses pngelompokan elemen data menjadi tabel

yang menunjukkan entity sekaligus relasinya. Melalui normalisasi, kita akan mendesain

database relasional menjadi suatu set data yang memenuhi kriteria.

PERANGKAT LUNAK YANG DIGUNAKAN

2.6.1 MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

Kelebihan Microsoft Visual basic 6.0

Visual Basic disertai dengan berbagai sarana untuk membuat aplikasi database,

sarana database visual, yang menjadikannya lingkungan terbaik untuk

mengembangkan aplikasi client/server.

Lebih cepat, artinya pemakai tidak perlu mengetik kode program untuk setiap objek

tinggal memilih objek yang dibutuhkan dengan mengklik mouse, sehingga resiko

kesalahannya pun kecil.

Bisa digunakan untuk menguji progaram (debugging) dan menghasilkan program

berakhiran EXE yang bersifat executable atau langsung dapat dijalankan.

2.6.2 Microsoft Access 2003

Database atau bisa disebut basis data adalah kumpulan data yang saling

berhubungan yang mempunyai topik atau tujuan tertentu. Aplikasi ini mampu

merancang dan mengelola database dengan mudah.

3. ANALISIS 3.1 ANALISIS SISTEM Analisis sistem (system analisis) dapat didefenisikan sebagai berikut:

Penguraian dari suatu komponen informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya

dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan–

permasalahan, kesempatan–kesempatan, hambatan–hambatan yang terjadi dan kebutuhan–

kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya.

3.2 ANALISIS PIECES

Mengacu pada sistem yang ada selama ini yang digunakan maka proses analisis

khususnya proses analisis sistem informasi pengolahan data akademik dilakukan dengan

beberapa analisis. Untuk menyelesaikan permasalahan sebagaimana disebutkan

sebelumnya, maka disusun beberapa alternatif yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi

sistem. Yaitu dengan menggunalan analisis PIECES (Performance, Information,Economi,

Control, Eficiency, dan Service).

3.3 ANLISIS KEBUTUHAN SISTEM

Tujuan dari fase analisis ini adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan

dari sistem yang baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadai kebutuhan

(requirement) tersebut atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem yang

baru tidak dibutuhkan. penentuan kebutuhan sisitem merupakan langkah yang paling crucial

3.4 ANALISIS KELAYAKAN SISTEM

Studi kelayakan merupakan tahap yang paling penting karena didalamnya

menyangkut berbagai aspek sistem baru yang diusulkan. Laporan mengenai studi kelayakan

harus disampaikan kepada manajemen. Yang pada gilirannya akan memberikan beberapa

perubahan, menyarankan untuk diadakan penelitian lebih mendalam atau memutuskan untuk

segera dilaksanakan. Studi kelayakan bertujuan untuk memutuskan usaha-usaha

penyusunan sistem yang akan dilakukan untuk menyelesaikan masalah-masalah sistem

informasi.

Studi kelayakan merupakan suatu studi untuk menilai proyek yang akan dikerjakan

dimasa mendatang. Penilaian disini tidak lain adalah memberikan rekomendasi apakah

sebaiknya proyek yang bersangkutan layak dikerjakan ataukah sebaiknya ditunda dulu.

Mengingat kondisi dimasa mendatang penuh ketidakpastian, masa studi yang dilakukan

tentunya meliputi berbagai aspek dan membutuhkan pertimbangan-pertimbangan tertentu

untuk memutuskannya. Ini menunjukkan bahwa dalam melakukan studi kelayakan

melibatkan tim gabungan dari berbagai ahli sesuai dengan bidangnya masing-masing seperti

ekonomi, hukum, psikolog, akuntan, perekayasa teknologi dan sebagainya.

4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Dari hasil penelitian yang dilakukan dari penyelenggaraan pengolahan data dalam

sistem ada beberapa masalah yang terjadi maupun berpotensi timbul yaitu:

Sistem pengolahan data yang terdapat pada SDN Kejene I sekarang ini masih

kurang efektif khususnya sistem akademik yang masih sederhana.

Proses pencarian data yang membutuhkan waktu cukup lama disebabkan karena

banyaknya data dan letak lokasi yang terlalu jauh.

Dari masalah di atas terjadi karena adanya :

Proses pendataan siswa yang dilakukan secara manual sehingga membutuhkan

waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan dalam pendataan siswa.

Proses jadwal kegiatan pelajaran yang masih menggunakan sistem manual

proses pembuatan dan pengolahan data masih manual sehingga ada kemungkinan

terjadi kesalahan penulisan,keterlambatan karena proses pencatatan,pencarian dan

pembuatan laporan masih menggunakan cara manual yang membutuhkan waktu agak

lama.kurang relevan karena penyajian informasi dalam bentuk manual masih sering ditemui

kesalahan penulisan sehingga dirasakan kurang bermanfaat bagi pihak yang bersangkutan

oleh karena itu untuk mengatasi ini perlu adanya pembuatan sistem baru dapat mendukung

kelancaran sehingga semuanya berjalan efektif. Agar semuanya berjalan lebih efisien adalah

dengan menyatukan semua data kedalam suatu tempat dan mudah untuk di akses yaitu

dengan menggunakan sistem komputerisasi. Sistem yang baru diharapkan bisa mengatasi

sistem lama yang masih sederhana serta dapat mendukung semua kegiatan akademik dan

menghemat biaya serta tenaga karena tidak perlu menggunakan tinta atau pun kertas yang

banyak untuk penyimpanan data.dalam sistem ini disajikan beberapa data yaitu data tentang

siswa,guru,nilai serta data mata pelajaran.kemudahan pun menjadi syarat utama sehingga

semua orang yang membutuhkan informasi dapat segera memperolehnya dengan cepat.

5. KESIMPULAN

Setelah melakukan analisis tentang pengolahan data akademik di SDN Kejene I

Kabupaten Pemalang dan setelah melakukan pembahasan, penulis mengambil kesimpulan

bahwa:

1. Sistem informasi akademik yang lama adalah sebagai berikut:

- Sistem pengolahan data yang terdapat pada SDN Kejene I sekarang ini masih

kurang efektif khususnya sistem akademik yang masih sederhana.

- Proses pencarian data yang membutuhkan waktu cukup lama disebabkan

karena banyaknya data dan letak lokasi yang terlalu jauh.

- Proses pendataan siswa yang dilakukan secara manual sehingga membutuhkan

waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan dalam pendataan siswa.

- Proses jadwal kegiatan pelajaran yang masih menggunakan sistem manual.

2. Sistem informasi akademik yang baru pada dimaksud untuk :

a. Membantu kelancaran, kecepatan, ketepatan, dan efesiensi mekanisme kerja

dari pengolahan data akademik sehingga informasi dapat diperoleh dengan

cepat.

b. Membantu dalam penyusunan laporan sehingga dapat memberikan informasi

yang cepat dan tepat tentang akademik.

3. Sistem yang baru lebih baik sehingga layak diterapkan. Sistem yang baru terdapat

kelebihan dan kekurangan antara lain :

Kelebihan

1. Dapat menghemat waktu dalam proses pencarian data.

2. Meminimalakan tingkat kesalahan pada proses data.

3. Tata letak dari program diatur sedemikian rupa sehingga mudah

dimengerti.

4. Bentuk output dibuat sedemikian rupa sehingga mudah diterima, mudah

dibaca, dan mudah dimengerti isinya.

Kekurangan

Sistem hanya bisa berjalan pada komputer yang menggunakan

spesifikasi RAM 32 MB.

Tidak dapat secara cepat untuk menyesuaikan situasi jika terjadi

perubahan – perubahan yang mendadak atau mendesak dari pihak –

pihak tertentu terhadap aplikasi yang digunakan.

Daftar Pustaka

1. M.Agus J.Alam, Belajar Sendiri Microsoft Visual Basic 6.0, PT Elex Media

Komputindo, Jakarta, November 1999.

2. Hengky Alexander Mangkulo, Membangun Sistem Database dengan Visual

Basic 6.0 dan Access 2000, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2003.

3. Linda Marlinda,S.Kom, Sistem Basis Data, C.V Andi Offset, yogyakarta, 2004.

4. Fathansyah,ir, Basis Data, Informatika Bandung, Bandung, 1999.

5. Djoko Pramono, Mudah Menguasai Visual Basic 6.0, PT Elex Media

Komputindo, Jakarta, 1999.

6. Djoko Pramono, Belajar Sendiri Microsoft Access 2000, PT Elex Media

Komputindo, Jakarta, 2000.

7. Janner Simarmata & Iman Paryudi, Basis Data, C.V Andi Offset, Yogyakarta,

006. Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control System, (edisi

keempat; Illinois: Richard D. Irwin, 1980).

8. Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, C.V Andi Offset, Yogyakarta, 2003.

9. Gordon B.Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, PT Pustaka

Binaman Pressindo, Jakarta, 1984.