SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP STNK KENDARAANBERMOTOR DI KANTOR SAMSAT SEMARANG TIMUR

I Gusti Ayu IndrawatiProgram Studi Sistem Informasi - S1, Fakultas Ilmu Komputer,

Universitas Dian Nuswantoro Semarang

ABSTRAK - Sistem Informasi Manajemen Arsip STNK Kendaraan Bermotor Di KantorSAMSAT Semarang Timur. Penelitian ini bertujuan untuk membangun sebuah sistem informasimanajemen arsip STNK kendaraan bermotor di Kantor SAMSAT Semarang timur menjaditerkomputerisasi dan terintegrasi sehingga memudahkan proses mutasi, dan memudahkanpencarian status kendaraan, SAMSAT sebagai salah satu aspek pelayanan kepada masyarakat,di dalam pelaksanaannya harus lebih berpihak dan responsif terhadap kepentingan masyarakatitu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat publik (khususnya aparat yang menanganiSAMSAT) dituntut untuk lebih profesional dan meningkatkan kinerja dalam melaksanakantugas-tugas yang diembannya. Sehingga para pemilik kendaraan dan para calon pembeli dapatmengakses situs yang sudah di sediakan untuk mendapatkan informasi tentang STNK kendaraanbermotor. Aplikasi web Sistem Informasi manajemen arsip STNK kendaraan bermotor denganmenggunakan pemrograman php serta beberapa bahasa pemrograman lain dan aplikasi –aplikasi desain pendukungnya.

Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen, Arsip STNK Kendaraan Bermotor, STNK

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi yang semakinpesat dengan penggunaan komputer sebagaisarana untuk membantu manusia dalammemperoleh informasi dan mengatasi masalah,menuntut para pembuat perangkat lunak untukmencari inovasi secara optimal dalam upayauntuk meningkatkan kinerja baik secarakuantitas maupun kualitas. Khususnya bagibadan usaha, perusahaan swasta, instansipemerintahan yang memang saat ini dituntutuntuk mengambil keputusan secara tepat, cepatdan akurat.

Sebuah perusahaan apapun bentuknyadidirikan dengan harapan suatu saat akanmenjadi suatu instansi yang besar danberkembang pesat. Harapan tersebut biasadijadikan sebagai salah satu visi ke depandengan mempertimbangkan banyak faktor baikintern maupun ekstern. Kenyataannya bahwauntuk berkembang sesuai dengan apa yangdiinginkan banyak sekali hambatan yangmenghalangi.

Salah satu faktor yang perlu mendapatperhatian serius bagi para pengelola suatuperusahaan atau instansi adalah dalammemanajemen rekam data yang disebut jugapengarsipan. Dilihat dari sudut pandangtersebut, maka arsip dapat difungsikan sebagaiacuan dalam pengambilan sebuah kebijakanbagi suatu perusahaan. Dengan arsip,Perusahaan dapat belajar dalam menentukansetiap langkah ke depan. Namun, potensimanfaat arsip yang ada diatas kurang begitudigali oleh beberapa perusahaan baikpemerintahan, maupun instansi swasta. Haltersebut juga dialami oleh SAMSATSemarang Timur.

Permasalahan pada SistemAdministrasi STNK belum terkomputerisasidan tidak terintegrasisehingga menyulitkanproses mutasi, dan Sulitnya pencarian statuskendaraan, SAMSAT sebagai salah satuaspek pelayanan kepada masyarakat, didalampelaksanaannya harus lebih berpihak danresponsif terhadap kepentingan masyarakat itusendiri. Dengan demikian setiap penjabatpublik (khususnya aparat yang menangani

SAMSAT) dituntut untuk lebih profesionaldan meningkatkan kinerja dalammelaksanakan tugas-tugas yang diembannya.Masyarakat sudah lebih transparan dansemakin kritis serta berani untuk melakukankoreksi terhadap kekurangan dan kelalaianyang dilakukan oleh publik dalammemberikan pelayanan. Untuk membantumemberikan alternatif pada permasalahandiatas maka diperlukan suatu sistem yangakanmembantu SAMSAT Semarang Timuryang termasuk dalam kategori sisteminformasi manajemen.

2. Landasan Teori

- Sistem informasiSistem adalah sekelompok elemen-

elemen yang terintegrasi dengan maksud yangsama untuk mencapai tujuan (RaymondMcLeod. Jr,2001). Didalam suatu sistemdiperlukan adanya keterkaitan yang terdiridari elemen-elemen yaitu :1. Tujuan

Merupakan tujuan dari sistem tersebutdimana komputer digunakan untukmengurangi dan membantu tugas-tugasyang di lakukan oleh manusia dalampengolahan data.

2. Kontrol

Merupakan pengawasan dari pelaksanaanpencapaian tujuan sistem pengawas dapatberupa:

a. Kontrol pemasukan data (input)b. Kontrol pengeluaran data (output)c. Kontrol pengoperasian

(processing)3. Input

Merupakan kajian dari sistem yangbertugas menerima data, dimana data yangmasuk dapat berupa: asal masukan, jenismasukan.

4. TransformasiSistem komputer yang bertugas

memproses data masukan (input) menjadikeluaran (output) sesuai dengan keinginanatau tujuan.

5. OutputSistem komputer yang bertugas

menghasilkan keluaran, tugasnya antaralain menghasilkan laporan dan grafik.

6. Umpan balikUmpan balik bertujuan untuk melihat

kembali apakah sistem telah berjalansesuai dengan tujuan. Umpan balik yangdi lakukan dapat berupa perbaikan danpemeliharaan.

- STNKSTNK adalah surat tanda nomor

kendaraan yang merupakan tanda buktipendaftaran dan pengesahan suatu kendaraanbermotor berdasarkan identitas dankepemilikan yang telah didaftar menurutpersyaratan dan sebagaimana yang telah diaturoleh ketentuan dan perundang-undangan yangberlaku.

STNK merupakan terjemahan daribahasa belanda “Nummer Bevvy” yang berartitanda bukti penomoran kendaraan bermotoryang berfungsi sebagai tanda pengenalkendaraan yang bersangkutan, yang meliputi: Identitas kendaraan bermotor. Identitas pemilik kendaraan bermotor. Daerah dimana kendaraan bermotor

tersebut didaftarkan. Masa berlaku STNK.

Kepada pemilik kendaraan bermotortelah diberikan nomor pendaftaran kendaraanbermotor yang sah. Masa berlaku STNKsebagai tanda bukti registrasi dan identifikasikendaraan bermotor adalah 5 (lima) tahunterhitung sejak pendaftaran kendaraanbermotor dan setiap tahun diadakanpengesahan kembali serta tidak diganti.Sedangkan pengadaan dan pembiayaanbelanko STNK dilaksanakan oleh kepolisianrepublik Indonesia, spesifikasi teknis STNKditetapkan oleh kepolisian republik Indonesiasehingga sama dan seragam seluruh Indonesiaserta diberitahukan kepada instansi terkait didalam samsat. Bersamaan dengan pemberianSTNK, kepada pemilik kendaraan bermotordiberikan TNKB.

3. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Hasil PenelitianDari penelitian yang dilakukan di SAMSATSemarang Timur diperoleh data-data yangdibutuhkan dalam perancangan sisteminformasi manajemen arsip STNK kendaraanbermotor. Data yang diperoleh kemudiandiolah menjadi data yang siapdiimplementasikan dalam sistem. Data yangdiperlukan dalam perancangan sisteminformasi manajemen arsip STNK kendaraanbermotor ini adalah data masukkan, kebutuhanproses dan keluaran (output) yang dihasilkan.

Analisis SistemFlow of Document merupakan diagram aliryang menggambarkan pergerakan prosesdiantara unit kerja yang berbeda-beda,sekaligus menggambarkan arus dari dokumen,aliran data fisik, entitas-entitas sisteminformasi dan kegiatan operasi yangberhubungan dengan sistem informasi yangdiusulkan.o Di bagian STNK menyiapkan data STNK

dan data BPKB.o Setelah data siap data di input dan di

masukkan ke dalam databaseo Di bagian ranmor juga menyiapkan data

Kendaraan yang bermasalah, setelah datasiap data di input dan dimasukkan kedalam data base sebagai pengecekanlegalitas STNK.

o Bagian STNK mencetak laporan dataSTNK, Laporan Data BPKB dan LaporanMotor Hilang, setelah data dicetak data diserahkan ke pada pimpinan untuk ditandatangani.

o Setelah data di tandatangani olehpimpinan laporan tersebut di serahkankembali kepada bagian STNK untuk diarsip.

Perancangan Sistemo Diagram Context

Diagram konteks adalah diagram yangmenggambarkan secara umum darisebuah sistem informasi. Suatu konteksdiagram selalu mengandung suatuproses saja. Proses ini mewakili dariseluruh sistem. Konteks diagrammenggambar hubungan input danoutput antara sistem dengan kesatuanluar. Konteks diagram untuk sistemyang dibuat adalah seperti gambardibawah ini:

0

SIMARSIPSTNK

BAGIANSTNK RANMOR

PIMPINAN

Pengunjung

STNK

Laporan_DataBPKB

MotorHilang

Informasi_KendaraanBermotor

Laporan_DataSTNK

Laporan_DataMotorHilang

BPKB

o Dekomposisi Diagram

o Data Flow Diagram Level 0DFD (Data Flow Diagram) merupakanalat pada metodologi pengembangansistem secara terstruktur, yangmenggambarkan alur data dari suatusistem.

1

Pendataan

2

Transaksi

BAGIANSTNK RANMOR

PENGUNJUNG

STNK

PIMPINAN

MotorHilang BPKB

Informasi_KendaraanBermotor

STNK

Laporan_DataMotorHilang

BPKB

Laporan_STNK

MotorHilang

STNK

Laporan_DataBPKB

MotorHilang BPKB

o Data Flow Diagram Level 1 ProsesPendataan

1.1

PendataanSTNK

BPKB

1.2

PendataanBPKB

1.3PendataanMotorHilang

MotorHilang

STNKBAGIANSTNK

RANMOR

STNKSTNK

BPKB

BPKB

MotorHilang

BPKB

MotorHilangSTNK

STNK

o Data Flow Diagram Level 1 ProsesLaporan

2.1Laporan DataSTNK

STNK

BPKB

MotorHilang

2.3LaporanMotorHilang

PEMIMPIN

2.2LaporanDataBPKB

STNK Laporan_STNK

STNK

BPKB Laporan_BPKB

BPKB

MotorHilang Laporan_MotorHilang

STNK

3. Implementasi

a. Menu Utama

b. Menu Pajak STNK

c. Menu Masa STNK

d. Menu Motor Hilang

e. Menu DATA BPKB

5. KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil dan pembahasanperancangan Sistem Informasi Arsip STNKsebagai media publikasi tentang informasikendaraan bermotor berbasis website. Makakesimpulan yang dapat diambil adalah Sisteminformasi arsip STNK berbasis website inisebagai media publikasi kendaraan bermotoryang memberikan informasi tentang informasikendaraan bermotor yang dapat di akses olehmasyarakat umum dan dapat memberikaninformasi tentang legalitas STNK kendaraanbermotor

DAFTAR PUSTAKA

[1]. Gaol, L, Jimmy. 2008. Sistem InformasiMcLeo d Raymond Jr. (2001). Si st emInformasi Manajemen, edisi ke-7terjemahan Teguh, PT . Prehallin do,Jakarta.

[2]. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi,Jakarta: PT. Salemba Emban Patria

[3]. Jogiyanto, Hartono, 2005. Analisis &Desain Sistem Informasi Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek AplikasiBisnis. Andi Yogyakarta.

[4]. Jogiyanto, HM.2002. Analisis & DesainSistem Informasi. Andi. Yogyakarta.

[5]. Jogiyanto, HM. 2001. AnalisisPerancangan Sistem Informasi. AndiOffset. Yogyakarta.

[6]. Fathansyah. 2002. Basis Data.Informatika .Bandung.

[7]. Husni Iskandar Pohan danKusnassriyanto Saiful Bakri (1997),Pengantar Perancangan Sistem,Erlangga.

[8]. Alam M, A. J. 2003. Belajar SendiriMicrosoft Visual Basic 6.0. Jakarta: PT.Elex Media Komputindo.

[9]. Edhy Sutanta. 2003. Sistem InformasiManajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta.Elitan dan Anatan. 2007. PengantarManajemen. Geraha Ilmu. Yogyakarta.

[10]. Jogiyanto H.M. 2005. Analisis danPerencanan Sistem Informasi. BPFE.Yogyakarta.

[11]. Kadir. 2003. Manajemen Sumber DayaManusi. Andi Offset. Yogyakarta.

[12]. Miles, B Mattheew & A.MichaelHuberman. 2007. Analisis data kualitatif.UIP. Tata Sutabri. 2003. SistemInformanis Manajemen. Andi Offset.Yogyakarta.

Siagian, Sondang P. 2004. Manajemen SumberDaya Manusi. Bumi Aksara.Jakarta.