SISTEM INFORMASI MANAGEMENTMATERI KISI KISI

VIRTUAL OFFICEVirtual office atau kantor maya merupakan suatu bentuk aktivitas kantor yang bebas dari hambatan lokasi secara fisik. Sebagai contoh manajer dapat memanfaatkan konferensi melalui video tanpa harus berkumpul di tempat yang sama. Konsep virtual office adalah mengakui bahwa semua pekerjaan kantor dapat dilaksanakan di hampir semua lokasi geografis selama tempat kerja terhubung oleh suatu jenis kemampuan elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling. Telecommuting merupakan suatu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik pergi ke tempat kerja. Sedangkan hoteling menjelaskan bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor.Keuntungan virtual office adalah sistem ini dinilai mampu meningkatkan nilai organisasi karena mengurangi biaya fasilitas, mengurangi biaya peralatan, mengurangi kemungkinan terjadinya work stoppage (penghentian pekerjaan) yang disebabkan oleh force majeur, kontribusi sosial. Sedangkan kerugiannya adalah moral yang rendah dan kekhawatiran akan risiko keamanan.Apakah virtual office dapat dilakukan di kantor pemerintahan?Melihat banyaknya manfaat yang dimiliki oleh virtual office, menurut saya virtual office dapat diterapkan di DJKN, virtual office dapat meningkatkan produktivitas organisasi karena mengurangi work stoppage dan meningkatkan kontribusi sosial. Dengan virtual office, pegawai dapat menentukan sendiri kapan mereka harus bekerja sesuai dengan jam produktif mereka. Misalnya beberapaorang merasa lebih produktif di malam hari, dini hari, atau bahkan di akhir pekan. Selain itu, karyawati yang memiliki bayi dapat melakukan pekerjaan kantor sambil merawat bayinya di rumah. Saya merasa bahwa karyawati tersebut akan lebih produktif dibandingkan harus hadir di kantor namun pikirannya tidak fokus, bahkan sering pulang siang di tengah jam kerja. Akan tetap agar virtual office memungkinkan untuk diterapkan, DJKN perlu memperhatikan beberapa hal. Yang pertama mengenai kerahasian data, karena kekurangan virtual office adalah sulit mengendalikan data yang berada di luar organisasi sehingga DJKN harus merancang sistem keamanan yang memadai. Yang kedua DJP harus mengutamakan pelayanan kepada instansi pemerintah lain, peserta lelang, pemohon lelang sehingga hanya bagian bagian tertentu yang diperkenankan untuk menggunakan virtual office seperti Pejabat Lelang. Yang terakhir adalah mengenai kejelasan pengukuran kinerja, reward and punishment antara bagian yang menggunakan virtual office dan bagian yang bekerja secara konvensional.

BUSINESS INTELLIGENCEBusiness intelligence didefinisikan sebagai kemampuan dalam mengerti dan memahami suatu hubungan timbal balik antara fakta fakta yang disajikan sedemikian rupa menjadi sebuah landasan dalam bertindak untuk mencapai tujuan yang dikehendaki (Hans Peter Luh IBM). BI merupakan teknologi yang menggunakan komputer yang berguna untuk mencari, menggali, dan menganalisis informasi dari data bisnis dengan output berupa tampilan lampau operasi bisnis, tampilan saat ini operasi, ataupun prediksi untuk operasi bisnis di masa depan.Perusahaan menggunakan BI untuk memperoleh lebih dalam lagi segala informasi yang berhubungan dengan kinerja bisnis. Hal ini digunakan untuk memahami, meningkatkan kinerja, penganggaran biaya yang lebih efisien, dan mengidentifikasi peluang bisnis baru.BI juga sering digunakan sebagai istilah yang hanya menggambarkan sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisa data data perusahaan. Dalam pola pikir teknikal, istilah ini juga sering dikaitkan dengan data mining, OLAP, Query, dan pelaporan.Sebenarnya DJKN sudah memiliki dashboard yang fungsinya kurang lebih mirip dengan OLAP, namun dashboard tersebut perlu disempurnakan karena tidak tersedia menu pivot sehingga pegawai harus melakukan olah data lebih lanjut secara manual (menggunakan ms. Excell). Jika BI dapat diterapkan lebih lanjut, diharapkan BI tersebut dapat membantu menghasilkan leputusan keputusan berupa:a. Menemukan suatu hubungan antara suatu peristiwa dengan trend jumlah permohonan pelaksanaan lelangb. Menemukan urutan kejadian dari suatu trend jumlah pelaksanaan lelang di Indonesiac. Menemukan suatu klasifikasi dari suatu trend jumlah pengajuan dan pelaksanaan lelangd. Melakukan clustering terhadap suatu kejadian yang tersirat dari trende. Mengevaluasi kegiatan operasi bisnis terkait pelaksanaan lelang yang saat ini sedang berjalanf. Melakukan forecasting atau prediksi terkait dengan pelaksanaan lelang di masa depan dan menentukan langkah langkah strategis yang tepat untuk mengoptimalkan pencapaian tujuan organisasi.

4 Komponen BI meliputi:a. Data OperasionalData operasional menampung data yang diekstrak dari sistem utama atau sumber sumber data yang ada dan kemudian data hasil ekstraksi tersebut dibersihkanb. ETL (extraction transacsion loading)Data yang diperoleh dari sistem transaksi perusahaan dirapikan dan dibersihkan untuk selanjutnya ditansformasikan ke dalam sebuah struktur dan format data yang konsisten yang selanjutnya akan dipindahkan ke data warehousec. Data WarehouseSebuah sentral penyimpanan data, dimana data yang datang dari satu atau lebih sistem transaksi dapat dikonsolidasikan menjadi sebbuah sistem yang tunggal dan terintegrasi.d. OLAP (Online Analitical Processing)Kemampuan untuk menganalisis data menjadi salah satu bahan pertimbangan dalam melakukan pengambilan keputusan. OLAP dapat membantu menganalisis data-data dalam data warehouse

Business Intelligence tools/fitur:a. SpreadsheetAplikasi program komputer yang menangkap, menampilkan, dan memanipulasi data yang disusun dalam baris dan kolomb. Reporting and querying softwareTool that extract, sort, summarize, and present selected datac. OLAPd. Digital DashboardTampilan panel yang dibuat dengan software komputer yang bertujuan menampilkan informasi yang mudah dibaca.e. Data MiningKegiatan yang meliputi pengumpulan, pemakaian data historis untuk menentukan keteraturan, pola, dan hubungan dalam set data berukuran besarf. Data Warehousingg. Local Information SystemDirancang terutama untuk mendukung geografis pelaporan.

VALUE CHAINKumpulan aktivitas atau kegiatan dalam sebuah perusahaan yang dilakukan untuk mendesain, memproduksi, memasarkan, mengirimkan, dan support produk. Value chain terdiri dari sekumpulan aktivitas utama (core process) dan pendukung (support process). Dalam rantai nilai yang umum, aktivitas pendukung meliputi infrastruktur perusahaan (firm infrastructure), pengelolaan sumber daya manusia (human resources management), pengembangan teknologi (Technology Development), dan usaha memperolehnya (procurement). Sedangkan dalam aktivitas utama meliputi logistik masuk (input logistic), operasi (operation), logistik keluar (outbound logistic), pemasaran dan penjualan (marketing and sales), serta pelayanan (service).Logistik masuk : aktivitas/kegiatan yang dikaitkan dengan penerimaan, penyimpanan, dan penyebaran input/bahan bakuOperasi: kegiatan yang dihubungkan dengan mengubah input atau bahan baku menjadi bentuk produk akhirLogistik keluar : kegiatan yang diasosiasikan dengan pengumpulan, penyimpanan, dan distribusi produk ke pembeli.Pemasaran dan penjualan : kegiatan dalam membujuk atau menarik pembeli untuk membeli produk seperti iklan, promosiPelayanan : kegiatan yang diasosiasikan dengan kegiatan layanan untuk mempertahankan dan meningkatkan nilai produk seperti perbaikan.

Input Logistic : Pengumpulan dan pengolahan data terkait pengelolaan BMN dan membuat Kebijakan/ peraturanOperation:Melaksanakan tugas dan fungsi sesuai dengan data yang diolah dan peraturan yang dibuat Outbound logistic:Mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan dan penegakan peraturanMarketing and Sales:Menerapkan kebijakan agar Pengguna Barang lebih termotivasi untuk mengelola BMN lebih baikService:Memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna barang dalam hal mereka kurang jelas/butuh informasiFirm infrastructure : pengelolaan aset, tata kelola keuangan, tata usaha>> SetditjenHuman Resources Management : Pengelolaan SDM > Bag. Kepeg - SetditjenTechnology Development : Pengembangan Teknologi yang lebih canggih >> Dit. PKNSIProcurement : Pengadaan atau usaha memperoleh aset >> Bag Umum - SetditjenMargincoreprocessSupportprocess

NORMALISASIAdalah teknik analisis data yang mengorganisasikan atribut atribut data dengan cara mengelompokkan sehingga terbentuk entitas yang non-redundant, stabil, dan fleksibel. Normalisasi dilakukan sebagai uji coba pada suatu relasi secara berkelanjutan untuk menentukan apakah relasi itu sudah baik, yaitu dapat dilakukan proses upadate, insert, delete, dan modifikasi pada satu atau beberapa atribut tanpa mempengaruhi integritas data dalam relasi tersebut.Pentingnya normalisasi adalah memperbaiki data yang kurang bagus, yakni: data yang sama tersimpan di beberapa tempat, ketidakmampuan menghasilkan informasi tertentu, terjadi kehilangan informasi, terjadi adanya redundansi (pengulangan) dan duplikasi data sehingga memboroskan ruang penyimpanan data dan menyulitkan saat proses updating data, adanya null value.Tujuan normalisasi adalah menyempurnakan struktur tabel menjadi lebih baik. Bentuk normalisasi yang sering digunakan adalah 1st NF, 2nd NF, 3rd NF, BCNFUntuk menentukan normalisasi harus ditentukan dulu functional dependency (FD) atau ketergantungan fungsional, khususnya dalam melakukan dekomposisi rancangan database. A>>B berarti B memiliki ketergantungan terhadap A.1st NF

RKKDKMKKKJKFSKAMNMNIM

2nd NF

KFKJKKNIMNMAMSKNIMRKKDKM

Primary Key = NIM, KFNama Tabel = 1) Tabel Mahasiswa, 2) Tabel Mata Kuliah, 3) Tabel Mata Kuliah

3rd NF

KDNIMKDKMRKKFKJKKNIMNMAMSK

Primary Key = NIM, KFfield RK di atas yang Dependent kepada NIM akan tetapi TidakMutlak. Ia lebih dekat ketergantungannya dengan field KD. Karena field RKDependent kepada KD dan field KD Dependent kepada NIM, maka field RK juga dependent kepada NIM. Ketergantungan yang demikian ini yang dinamakan Transitive-Dependent (dependent secara transitif atau samar/tidak langsung. Oleh karena itu dilakukan normalisasi 3

Nama Tabel = 1) Tabel Mahasiswa, 2) Tabel Mata Kuliah, 3) Tabel Mata Kuliah

DATA FLOW DIAGRAMSuatu diagram yang menggunakan notasi notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu sistem. DFD dapat diartikan pula sebagai sebuah grafik yang menunjukkan sebuah sistem yang menggunakan empat bentuk simbol bagaimana data flow bekerja dalam suatu proses yang saling berhubungan. Simbol merepresentasikan : environmental with which the sistem interfaces, processes, data flow, and data storage.1. Environmental elements : elemen ini menyediakan sistem dengan data input dan menerima sistem data ouytput. Di DFD dalam bentuk data dan informasi. Ini dalam bentuk persegi panjang.2. Process : sesuatu yang merubah input menjadi output. Itu dapat diilustrasikan dengan sebuah lingkaran3. Data flow : aliran data yang terdiri dari sekelompok rasional yang berhubungan dengan elemen data yang bergerak dari satu poin atau proses ke yang lainnya. Ini diilustrasikan dalam bentuk tanda panah4. Data storage : penyimpanan data dan sebagai pergudangan data. Ini disimbolkan dalam bentuk set of paralel lines atauopen ended rectangle, atau oval

prosesDiagram context adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem.diagram context merupakan level tertinggi dari suatu DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ini akan memberikan gambaran keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat berupa garis putus) . dalam diagram context hanya ada satu proses dan hanya satu store. Langkah-langkah menggambar diagram context: menggunakan satu simbol proses, tandai simbol proses untuk menggambarkan sistem yang masuk, jangan beri nomor pada single proses simbol, masukkan semua terminator ke dalam sistem, tunjukkan semua aliran data antara terminator dan sistem.

terminatorSimbol context diagram : aliran data

DFD level 0 atau juga disebut sebagai diagram context adalah gambaran bagaimana sistem berinteraksi dengan external entityDFD 0atau DFD level 1 merupakan suatu lingkaran besar yang mewakili lingkaran lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram context ke diagram nol. Didalam diagram ini memuat penyimpanan data (ada tambahan satu simbol dari diagram context yaitu storage berbentuk set paralel line).DFD rinci merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada di dalam diagram level nol.