sistem informasi gereja

1 Petunjuk Pemakaian Aplikasi Database Gereja

SISTEM INFORMASI JEMAAT GEREJA

PENGANTAR

Sistem informasi jemaat gereja adalah sebuah aplikasi computer

yang fungsi utamanya adalah untuk mengelola database jemaat pada sebuah

gereja. Tujuan dari pembuatan system ini adalah menjawab kesulitan yang

seringkali dialami oleh pengelola gereja dalam melakukan inventarisasi jemaat.

System ini dirancang sedemikian rupa sehingga sangat membantu

pihak gereja dalam mengelola administrasi keanggotaan jemaatnya. Selain

dilengkapi fitur-fitur handal system ini juga dibuat dengan antarmuka

sederhana, sehingga pengguna dengan latar belakang pengetahuan computer

minimal tetap bisa menggunakan system ini dengan baik.

Laporan dan penyajian data yang dinamis mampu memberikan

kemudahan dalam mengelola database dan menyajikan laporan-laporan

dengan sangat mudah dan informatif.

Akhirnya semoga system ini dapat membantu pihak gereja dan

memberikan manfaat yang sebesar besarnya, tak lupa pula kami ucapkan

terimakasih telah menggunakan versi resmi dari system ini.

Pustaka Digital

2010


I. INSTALASI PROGRAM

Software Gereja ini terdistribusi melalui CDROM yang berisi file

installer, langkah untuk instalasi dijelaskan sebagai berikut :

1. Secara default, CDROM dilengkapi dengan fungsi autorun. Masukkan

CD kedalam media (CDROM), tunggu beberapa saat akan muncul

jendela seperti gambar 1. Jika fungsi autorun tidak berhasil berjalan

pada system, maka jalankan file yang disertakan dalam CD tersebut

dengan nama SETUP.EXE

Gambar 1

2. Klik Next

Gambar 2


3. Tentukan pilihan pada type Typical , Kemudian Klik Next

Gambar 3.

4. Baca EULA (End User License Agreement) Pilih pada “I Accept the

terms in the term Agreement) Klik Next

Gambar 4.

5. Tunggu beberapa saat sampai proses selesai

Gambar 4.


6. Klik Finish, Sistem Informasi Database Gereja telah berhasil diinstalasi

pada computer anda.

Gambar 5

7. Untuk menemukan user dan password secara default, Baca Petunjuk,

pada README.TXT. Aplikasi ini dilengkapi dengan user dan password

untuk tujuan keamanan, sehingga pengguna yang tidak berhak tidak

dapat masuk ke dalam system dan menggunakan aplikasi.


II. DAFTA MENU YANG DISEDIAKAN

Sebelum mulai menggunakan aplikasi ini, ada baiknya kita melihat

menu apa saja yang disediakan sebagai pedoman kita untuk menggunakan

semua fitur yang disediakan.

Berikut adalah susunan menu dan fungsi yang disediakan oleh

aplikasi ini :

1. Input

a. Data Jemaat

Form yang disediakan untuk memasukkan data-data

pribadi jemaat maupun anggota keluarga jemaat dalam

satu keluarga.

b. Cari data Jemaat

Form ini digunakan untuk mencari data jemaat dengan

berbagai format pencarian yang cukup lengkap

c. Data Rayon

Form untuk input data daftar rayon yang dinaungi oleh

gereja yang bersangkutan.

2. Laporan

a. Laporan Data Jemaat

Laporan yang disediakan untuk mencetak data-data jemaat

melalui format yang telah ditentukan

b. Rekap Data Jemaat

Pencetakan data jemaat dengan format sesuai keinginan

kita, laporan ini dapat mencetak hanya beberapa data yang

kita inginkan atau serangkaian data yang kita harapkan

muncul dalam laporan. Misalkan kita hanya membutuhkan

nama jemaat dan umur, atau kita hanya membutuhkan

laporan nama jemaat dan berapa penghasilannya tanpa

disertai dengan data-data lainnya, maka gunakan menu ini.

c. Cetak Form Sensus

Untuk kemudahan sensus jemaat perlu kiranya membuat

formulir pendataan yang seragam, sehingga baik pengguna

aplikasi maupun jemaat tidak dibingungkan dengan format


yang beraneka ragam. Gunakan menu ini untuk mencetak

formulir sensus.

3. Perawatan

a. Buat Cadangan Data

Untuk mencegah kehilangan data secara permanen akibat

virus maupun kerusakan computer, gunakan menu ini

untuk melakukan backup data. Untuk lebih amannya

simpan data backup ke media lain secara terpisah.

b. Kembalikan Data Cadangan

Data cadangan hasil dapat dikembalikan lagi ke dalam

system menggunakan menu ini.

c. Tambah Pemakai Program

Menu ini digunakan untuk menambah pemakai yang

berhak mengakses system.

d. Ganti Password Pemakai

Jika anda tidak ingin password selalu sama, gunakan menu

ini untuk mengganti password anda.

e. Browser File

Digunakan untuk melihat isi file secara seutuhnya, fungsi ini

lebih dikhususkan untuk administrator yang mengerti alur

program

f. Registrasi Program

Aplikasi ini didistribusikan dalam keadaan belum teraktifasi,

untuk menggunakan secara penuh, lakukan registrasi

program, hubungi customer care dimana anda

mendapatkan aplikasi ini.

4. Lain lain

a. Tentang Program

Cukup Jelas

b. Pembuat Program

Cukup Jelas


III. MENGENAL TOMBOL DAN FUNGSI

1. Tombol Fungsi Input

Fungsi ini digunakan untuk operasional data, terdapat 4 fungsi utama

• Baru : Untuk menambah data baru

• Simpan : Menyimpan hasil perubahan data

• Batal : Membatalkan perubahan terakhir

• Hapus : Menghapus Data

2. Tombol More

Titik berjajar tiga, melambangkan tombol ini mempunyai fungsi

tersimpan, klik untuk melihat apa yang ada di dalamnya. Bisa jadi

akan memunculkan kalender jika terletak di sebelah text pengisian

kalender, atau daftar nama bila terletak disebelah text pengisian

nama.

3. Tombol Navigasi

Ini adalah tombol untuk mengarahkan pointer data, tersedia 4 fungsi,

yaitu :

• Top : menuju awal data

• Prev : menuju 1 data sebelumnya

• Next : menuju 1 data setelahnya

• Bottom : menuju akhir data


4. Fungsi Check Box

Fungsi check box adalah menandakan persetujuan sebuah

persyaratan, jika di cek artinya setuju, jika dibiarkan kosong artinya

tidak setuju.

5. Text Box

Fungsi ini berisi text data sesuatu, bisa berisi angka ataupun

alphabet.

6. Combo Box

Fungsi ini untuk mengisi maupun memilih data dari sebuah daftar

yang telah disediakan. Klik pada box ini, maka akan muncul daftar

yang ada, pilih dari daftar tersebut nilai yang sesuai keinginan anda.

7. Command Button

Melalui tombol ini tersembunyi fungsi-fungsi seperti pada label yang

menyertainya.


IV. MEMULAI MENGGUNAKAN APLIKASI

1. MENEMUKAN DAN MENJALANKAN APLIKASI

Secara default, aplikasi akan anda temukan dengan cara klik tombol

windows (start) – All Programs – Pustaka Digital – DbChurch –

Jemaat.exe (berlaku untuk system operasi Ms. Windows XP) untuk

windows versi lain menyesuaikan. Tersedia juga shortcut di dalam

desktop dengan nama jemaat.exe

Gambar 6.

2. LOGIN KE DALAM APLIKASI

Aplikasi ini dilengkapi dengan user name dan password, masukkan

user name dan password untuk bisa masuk ke dalam system. Secara

default user name diberikan nama “Admin” dengan Password

bawaan “gereja”. (masukkan dengan tanpa petik)

Gambar 7


3. INPUT DATA JEMAAT

Gambar 8

Langkah-langkah input data :

1. Klik tombol fungsi Baru, isikan data sesuai keadaan.

2. Setelah dirasa data cukup, klik fungsi simpan.

3. No.Keluarga akan otomatis terisi urut by default program.

4. Untuk mendaftarkan anggota keluarga dari data jemaat yang

bersangkutan, klik tombol anggota keluarga.

5. Lengkapi data pada form anggota keluarga, otomatis akan

menjadi tanggungan dari kepala keluarga.

Penting !

Data jemaat hanya boleh diisi dengan data jemaat yang berstatus sebagai

kepala keluarga, untuk data jemaat lain yang statusnya adalah anggota

keluarga, lakukan input data melalui tombol anggota keluarga (seperti

pada langkah 5 diatas)


4. PENCARIAN DATA JEMAAT

Untuk melakukan pencarian data jemaat gunakan menu ini

Gambar 9.

Kriteria Pencarian

• Berdasarkan nama : Masukan nama yang ingin dicari pada

textbox dibawah NAMA

• Berdasarkan Nomer : Masukkan nomer keluarga pada

textbox di bawah NOMER

• Fungsi Keluarga : Pilih fungsi keluarga yang akan dicari


5. DATA RAYON

Rayon adalah wilayah operasional gereja sebagai sarana

mempermudah pengelompokan jemaat.

Gambar 10

Ketentuan dasar input rayon :

1. Kode rayon otomatis diberikan saat klik tombol baru

2. Pastikan kode 000 untuk diisi semua rayon, hal ini berhubungan

dengan kode yang sudah include di dalam program


6. LAPORAN – LAPORAN

A. LAPORAN DATA JEMAAT

Gambar 11

Pencarian data memiliki 2 hal yang berkaitan, yaitu kriteria

pencarian dan nilai yang dicari. Kriteria adalah berdasar apakah data

itu dicari, sementara nilai adalah dari dasar yang telah ditentukan

tersebut berapa / apa yang ingin dicari.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan

form ini adalah :

a. Pada combo box ini, kriterianya adalah “nama ayah”, click pada

combo ini maka akan ditampilkan kriteria apa saja yang tersedia.

Setelah menentukan criteria pencarian akan ditampilkan

textbox untuk mengisi nilai pencarian.

b.


Isikan nilai yang akan dicari pada textbox ini, klik OK

c. Pencarian akan dibatasi pada rayon tertentu jika combo box ini

dipilih tidak “SEMUA RAYON”

d. Fungsi check ini membatasi pencarian hanya pada jemaat yang

berstatus sebagai Kepala Keluarga.

e. Arahkan pointer kepada nama jemaat yang diinginkan,

kemudian klik tombol ini, maka data detail dari jemaat tersebut

akan ditampilkan dalam form terpisah.

f. Pada form pencarian ini disediakan beberapa format laporan

yang berbeda, pilih format tertentu seperti yang tersedia pada

combo diatas, kemudian klik Cetak.

g. Jika anda tidak ingin direpotkan dengan berbagai pilihan di atas,

cukup masukkan nama jemaat pada textbox yang terletak pada

kiri bawah form seperti terlihat diatas, untuk mencari data

jemaat berdasarkan nama jemaat.

Penting :

Setiap pencetakan hanya akan mencetak data yang di

checked pada kolom pilih cetak. Meskipun data ditemukan tetapi

apabila tidak dicentang maka pada saat proses pencetakan data tidak


akan tercetak. Klik pada Judul Kolom “PILIH CTK” untuk memilih

semua data, atau klik pada check box untuk pilihan tertentu.

B. LAPORAN REKAPITULASI JEMAAT

Laporan ini ditujukan untuk mencetak data jemaat dengan

format tertentu sesuai yang diinginkan. Seperti contoh, jika kita

hanya ingin mencetak field nomer anggota, nama dan alamat,

maka tidak perlu kiranya mencetak semua data yang tersedia,

cukup memilih tiga field seperti yang diinginkan dan laporan

hanya akan menyajikan field terpilih.

Gambar 12

Untuk memilih field (item) gunakan kombinasi

tombol keyboard, tekan dan tahan tombol CTRL,

sambil terus ditekan, pilih field menggunakan

klik kiri mouse. Setelah cukup memilih, lepaskan

tombol CTRL dan klik tombol klik tombol

cetak untuk mencetak dengan item terpilih.

Untuk membatalkan pilihan, klik tombol


7. PERAWATAN PROGRAM

A. MEMBUAT DATA CADANGAN

Gambar 13

Langkah membuat data cadangan :

1. Klik tombol akan muncul jendela pilihan direktori data,

Secara default aplikasi akan memilih data dengan lokasi

“C:\PROGRAM FILES\PUSTAKA DIGITAL\DBCHURCH\DATA\”

2. Selanjutnya klik tombol backup direktori

Penting :

Setelah terbackup, akan lebih baik jika file hasil backup (data.zip)

disimpan dalam media terpisah, hal ini dilakukan untuk berjaga-jaga

manakala computer tempat aplikasi terinstall mengalami kerusakan,

data hasil backup masih tetap aman dan dapat kembali diselamatkan.

B. MENGEMBALIKAN DATA

Gambar 14

Langkah mengembalikan data :

1. Klik tombol untuk memilih sumber data backup, akan

muncul jendela untuk mencari sumber file data.zip yang telah


dibackup sebelumnya. Pastikan anda mengetahui dimana lokasi

file yang diinginkan, klik open.

Gambar 15

2. Tentukan tujuan restore data, pastikan data dikembalikan pada

direktori yang seharusnya, secara default data akan

dikembalikan ke direktori

“C:\PROGRAM FILES\PUSTAKA DIGITAL\DBCHURCH\”

3. Klik tombol RESTORE DATA, jika berjalan sukses, maka data yang

lama akan ditimpa dengan data hasil backup sebelumnya.

C. MENAMBAH PEMAKAI

Gambar 16


1. Nama Login adalah nama yang digunakan untuk masuk ke dalam

system

2. Nama Pengguna adalah nama sebenarnya dari pemakai

3. Password adalah kata sandi yang akan digunakan untuk masuk

ke dalam system

4. Repassword adalah ulangan dari password yang digunakan,

password dan repassword harus sama, pengulangan ini ini

dimaksudkan agar yakin benar bahwa password yang diinput

sesuai dengan keinginan

5. Userid akan diberikan otomatis oleh system

6. Klik tombol Tambahkan Pengguna, maka proses penambahan

pemakai selesai.

D. MENGGANTI PASSWORD

Gambar 17

Cukup Jelas

E. REGISTER PROGRAM

Gambar 18

Untuk mengaktifkan program secara penuh, lakukan registrasi

program melalui menu ini. Siapkan dan pilih file register yang anda


terima, kemudian klik register. Restart aplikasi, maka aplikasi akan

teregister dengan penuh.

PENUTUP

Semua fungsi diatas telah diuji untuk mendapatkan aplikasi yang

error free, namun apabila dalam pemakaian terdapat pesan kesalahan,

silahkan hubungi kami untuk konfirmasi dan layanan update system.

Pustaka Digital

2010

sistem informasi gereja

Documents