SISTEM INFORMASI DAN ORGANISASI PUBLIK

A. Latar Belakang Masalah Munculnya Sistem Informasi Publik

Seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun swasta

semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang

efektifitas, produktifitas, dan efisiensi mereka. Perkembangan teknologi informasi dalam hal ini

teknologi komputer dapat menunjang pengambilan keputusan di dalam organisasi-organisasi

modern yang memungkinkan pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dapat diselasaikan secara

tepat, akurat, dan efisien. Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan

terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan

oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua

jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para

manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh

informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan

keputusan. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa

setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat

waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk

menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis. Para manajer sekarang ini dituntut

kemampuan mereka untuk dapat memanfaatkan informasi organisasi dan membuat keputusan

secara tepat berdasarkan informasi tersebut. Termasuk juga dalam organisasi publik,

permasalahan utama dalam organisasi publik adalah masalah pelayanan publik. Pelayanan publik

menurut Thaha (1994:14) merupakan suatu kegiatan yang harus mendahulukan kepentingan

umum, mempermudah urusan publik, mempersingkat waktu pelayanan, dan memberikan

kepuasan kepada publik. Seiring dengan diberlakukannnya otonomi daerah sejak dikeluarkannya

UU No. 22 Tahun 1999 UU No. 32 Tahun 2004 yang memberi 2 hak dan kewenangan pada

pemerintah daerah untuk mengukur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan dan kepentingan

masyarakatnya serta dalam menghadapi era perdagangan bebas, peranan administrasi

pemerintahan dan perijinan perkotaan menjadi sangat penting. Keberhasilan pelaksanaan

otonomi daerah sangat ditentukan oleh kinerja administrasi pemerintahan dan perizinan, karena

masyarakat menilai baik buruknya otonomi daerah berdasarkan baik buruknya administrasi dan

perijinan. Sementara itu era perdagangan bebas dan globalisasi juga menuntut tingkat kinerja

administrasi pemerintahan dan perijinan yang tinggi, karena administrasi pemeritahan dan

perijinan akan sangat mempengaruhi tingkat daya saing daerah dan juga produk-produk daerah

yang pada gilirannya akan sangat menentukan kinerja keuangan daerah atau Negara (Ratminto,

2003). Beberapa studi menunjukkan bahwa akar permasalahan administrasi pemerintahan dan

perijinan kota adalah prosedur yang berbelit-belit dan tidak transparan. Sehingga konsep

birokrasi lebih dikenal dan diartikan sebagai suatu yang menyusahkan karena rumit, tidak efisien

dan korup. Oleh karena itu prosedur pemerintahan dan perijinan perkotaan merupakan salah satu

hal yang harus dikelola secara lebih baik demi untuk meningkatkan keberhasilan pelaksanaan

otonomi daerah dan memenangkan persaingan di era globalisasi ini (Ratminto, 2003).

Pemenuhan hak orang lain (masyarakat) yang merupakan tujuan dari fungsi pelayanan publik

harus terus ditingkatkan, baik dari sisi kualitas maupun dari sisi kuantitas. Sisi kuantitas dapat

dilakukan dengan memperbanyak jumlah masyarakat yang dapat dilayani dan menambah waktu

pelayanan, sedangkan sisi kualitas dapat dikurangi dengan mengurangi kesalahan pelayanan,

mempercepat pelayanan, dan kemudahan pelayanan.

B. Perbedaan Sistem Informasi Antara Organisasi Publik dan Organisasi Bisnis

perbedaan organisasi publik dan organisasi bisnis ditinjau dari pendekatan sistem informasi,

1. Organisasi Publik

a. Pengertian

Istilah publik berasal dari bahasa Latin “of people” (yang berkenaan dengan masyarakat).

Sasaran organisasi publik ditujukan kepada masyarakat umum. Organisasi publik adalah tipe

organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan

status dan kedudukannya.

b. Lingkungan Organisasi

Lingkungan dalam organisasi publik :

- Lingkungan otorisasi, artinya untuk melakukan sesuatu, organisasi publik terlebih dahulu harus

mendapat izin atau legalitas.

- Sumber pendanaan dan wewenang diperoleh melalui lingkungan otorisasi tersebut. Misal,

dalam pengajuan anggaran kepada DPR, untuk mendapat pengabsahan atas suatu rencana

kegiatan pemerintah. Ini merupakan dasar bagi organisasi publik untuk membangun kapasitas

organisasi dan kemampuan operasionalnya.

- Proses penciptaan nilai dalam organisasi publik, bukan didasarkan pada hukum penawaran dan

permintaan pasar, melainkan melalui proses birokratis, yaitu izin dari lingkungan otorisasi

2. Organisasi Privat

a. Pengertian

Istilah privat berasal dari bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Sasaran organisasi publik

ditujukan pada hal – hal yang „terpisah‟ dari masyarakat secara umum.Organisasi privat atau

bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen,

yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum

pasar.

b. Lingkungan Organisasi

Lingkungan dalam organisasi privat:

- Lingkungan otorisasi, misal dewan komisaris atau rapat umum pemegang saham yang

menentukan pendanaan dan batas – batas wewenang perusahaan. Akan tetapi, tentu saja

lingkungan otorisasi pada organisasi privat tidak sekompleks organisasi publik.

- Proses penciptaan nilai dalam organisasi privat, menitikberatkan proses pengambilan keputusan

pada naik-turunya permintaan pasar, sehingga pengambilan keputusan biasanya berlangsung

lebih cepat.

Tabel perbandingan organisasi publik dan privat secara umum:

No Organisasi publik Organisasi privat

1 Tujuan Laba Non laba

2 Produk yang dihasilkan Public goods Privat goods

3 Cara pengambilan keputusan Demokratis Strategis bisnis

4 Ukuran kinerja Social welfare Efisiensi

5 Misi organisasi Melakukan kebaikan “untung rugi”

Perbedaan Organisasi Publik dan Organisasi bisnis ditinjau dari pendekatan sistem infornasi

terletak pada tujuan dan departemen/fungsi-fungsinya. Berikut perbedaan organisasi Publik dan

Organisasi Bisnis ditinjau dari pendekatan sistem informasi.

a. Organisasi Bisnis

1. Tujuan yang dilayani adalah pelanggan

2. Memiliki fungsi / departemen Bisnis

Seperti :

Departemen Produksi, Departemen Pemasaran, dll

b. Organisasi Publik

1. Tujuan yang dilayani adalah citizen

2. Memiliki fungsi / departemen Publik

Seperti :

Bagian Kependudukan (SIMDUK),

Bagian Keuangan Negara (SIAPUDA),

Bagian Sistem Informasi Pusat Pelayanan Publik

Bagian Sistem Informasi Kepegawaian

C. Kerangka Sistem Informasi Pada Organisasi Publik

Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan

(input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data,

pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).

Menyediakan informasi bagi manajemen (karena itu dinamakan sisteminformasi manajemen).

Ternyata dalam praktiknya SIM pada suatu organisasi menyediakan juga informasi bagi orang-

orang selain paramanajer. Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam

menerapkan rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, paramanajer di

wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupun daerah, mulai menerapkan konsep sesuai

kebutuhan yang mereka perlukan. Sistem informasi mulai akan memasuki wilayah yang sudah

tersegmentasi, yang dapat disebut sebagai sub-sub sistem SIM yang disesuaikan untuk

memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai contoh pada tataran organisasi pemerintah pusat

sudah mengimplementasikan beberapa aplikasi sistem informasi antara lain:

• Sistem akuntansi keuangan negara (SKAN),

• Sistem akuntansi barang milik negara (SABMN),

INPUT(data-data) Proses Output (informasi)

• Sistem akuntansi keuangan daerah (SAKD),

• Sistem Informasi Kependudukan,

• Sistem Informasi Kepegawaian dan pengembangan-pengembangan subsub sistem tata kelola

pemerintahan lainnya

D. Hubungan Antara Organisasi dan Manajemen Sistem Informasi

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan

peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara

langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelolapara

pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana

menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum,

dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh

karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja

kepada sembarang pengambil keputusan. Semakin meningkat saling ketergantungan antara

rencana strategis instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software,

hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi lain. Perubahan di satu komponen akan

mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen

ingin membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima tahun ke depan

biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya.

Sebagai contoh, peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan

kualitas dari sistem informasi organisasi. Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi

dengan organisasi yaitu semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem informasi

dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan system dewasa ini membutuhkan keterlibatan

banyak pihak di dalam organisasi, jika dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-

periode yang lalu. Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan

organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi dapat meliputi

jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, instansi pemerintahan lainnya, dan

bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir. Satu alasan mengapa sistem

informasi memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah

karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya

pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan komputer telah

menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan

akses informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas

yang tidak terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah mentransformasikan

ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, menciptakan fondasi untuk memasuki era digital.

Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet. Hampir setiap orang di

seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains, pendidikan, pemerintah, maupun kalangan

pebisnis menggunakan jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi

bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform

teknologi baru yang universal. Teknologi internet ini mampu mempertajam cara bagaimana

sistem informasi digunakandalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Berbagai manfaat yang

dapat diperoleh dengan penggunaan internet, di antaranya adalah untuk :

• Komunikasi dan kolaborasi.

• Akses data dan informasi.

• Partisipasi dalam diskusi.

• Supply informasi.

• Hobi atau bersenang-senang (entertainment).

• Pertukaran transaksi bisnis

Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk teknologi internet telah

mengubah struktur organisasi yang memungkinkan secara instan informasi didistribusi di dalam

dan di luar organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan

mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, melaporkan

dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Pada

akhirnya, proses bisnis yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola

secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:

- Organisasi semakin ramping. Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti

perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat kompetitif. Oleh karenanya,

banyak model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan tingkatan

hirarkis manajemennya.

- Pemisahan pekerjaan dari lokasi. Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu

faktor yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.

E.Bagaimana organisasi mempengaruhi system informasi.

Organisasi akan berpengaruh terhadap sistem informasi melalui keputusan-keputusan yang

dibuat oleh manajer dan karyawan. Manajer membuat keputusan tentang desain sistem.

Manajer juga akan memutuskan siapa yang akan membuat dan mengoperasikan sistem, dan

pada akhirnya memberikan pertimbangan rasional dalam pembuatan sistem. Pada bagian

berikut ini akan dijelaskan :

 

1.Keputusan-Keputusan Tentang Peran Sistem Informasi

 

Organisasi mempunyai dampak langsung terhadap teknologi informasi melalui

keputusannya tentang bagaimana teknologi akan digunakan dan peran apa yang akan

dimainkan dalam organisasi. Dukungan terhadap perubahan peran telah merubah secara

teknikal serta sistem konfigurasi organisasi yang secara nyata telah memberikan computing

power dan data, sehingga menjadi lebih dekat dengan pemakai akhir.

Mesin hitung elektronik dengan fungsi-fungsi yang terbatas dalam tahun 1950-an telah

memberikan cara baru. Mainframe yang tersentralisasi dapat melayani kantor pusat dengan

kantor cabang di beberapa lokasi yang terpencil pada tahun 1960-an. Pada tahun 1970-an

komputer mikro yang ditempatkan di sebuah departemen atau divisi dihubungkan dengan

komputer pusat. Tahun 1980-an, komputer mikro desktop pertama kali digunakan secara

independen, kemudian dihubungkan dengan minicomputer dan komputer yang berukuran

besar.

Dalam tahun 1990-an, rancangan jaringan organisasi secara penuh dikembangkan. Dalam

rancangan baru ini, central mainframe computer menyimpan dan mengkoordinasi informasi

dan mengalirkannya ke desktop-desktop dan bahkan ke ratusan jaringan lokal yang lebih

kecil. Sistem operasinya menyerupai sistem telepon. Sistem informasi telah menjadi bagian

integral, on-line, dan interactive tools yang secara mendalam berfungsi dalam operasi dari

menit ke menit serta pengambilan keputusan organisasi. Dengan demikian organisasi

menjadi sangat tergantung pada sistem dan tidak akan mampu bertahan ketika sistem ini

runtuh.

2. Keputusan Tentang Siapa Yang Menyediakan Pelayanan Teknologi lnformasi.

 

Cara kedua dimana organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah melalui keputusan

tentang siapa yang akan mendesain, membangun, dan mengoperasikan teknologi di dalam

organisasi. Teknologi komputer mirip dengan teknologi yang lain, termasuk didalamnya

teknologi otomotif. Disamping mobil, masyarakat membutuhkan jalan bebas hambatan,

bengkel, pompa bensin, insinyur mesin, polisi, dan produsen spare-part. Automobile adalah

sebuah paket pelayanan, organisasi dan manusia/orang. Demikian pula sistem informasi

mensyaratkan sub-unit organisasi khusus, spesialis informasi, serta kelompok pendukung

yang lain. Manajer membuat keputusan penting tentang paket komputer: keputusan tentang

apa yang dilakukan oleh teknologi informasi.

Paket-paket itu terdiri dari tiga entitas. Pertama, fungsi atau unit organisasi formal yang

biasa disebut departemen sistem informasi. Kedua, ahli-ahli atau spesialis sistem informasi

seperti programer, sistem analis, project leader, manajer sistem informasi. Demikian pula

spesialis eksternal seperti supplier hardware dan manufaktur, perusahaan software, dan

konsultan yang berpartisipasi pada operasi harian dan perencanaan sistem informasi jangka

panjang. Ketiga, paket sistem informasi adalah teknologinya itu sendiri, baik software

maupun hardware.

Saat ini kelompok sistem informasi menjadi agen perubah yang sangat kuat dalam

organisasi, mendesak strategi baru dalam bisnis dan memaksa produk-produk dihasilkan

dengan berbasis informasi serta memerlukan koordinasi antara pengembangan teknologi

dan perencanaan perubahan organisasi. Ukuran dan departemen sistem informasi sangat

bervariasi dan sangat tergantung pada peran dan sistem informasi dalam organisasi serta

ukuran organisasi. Pada perusahaan dengan ukuran menengah sampai besar kelompok

sistem informasi terdiri dan 100 sampai 400 orang. Ukuran kelompok sistem informasi dan

total pengeluaran untuk komputer sistem informasi (khususnya organisasi yang menjual

produk informasi) dapat menghabiskan sampai 40 persen dari gross revenues.

Pada tahun-tahun pertama penggunaan komputer, ketika peran sistem informasi dibatasi,

kelompok sistem informasi umumnya terdiri dari programer dan ahli teknik. Saat ini

kebanyakan kelompok sistem informasi dan analis sistem tumbuh atau bertambah secara

proporsional. Sistem analis biasanya merupakan pihak yang menghubungkan antara

kelompok sistem informasi dengan fihak lain dalam organisasi. Hal lain yang menjadi tugas

analis adalah menterjemahkan masalah-masalah bisnis dan kebutuhannya ke dalam

persyaratan sistem dan informasi.

Manajer sistem informasi adalah pimpinan tim programer dan analis, manajer proyek,

manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, kepala kantor dan kelompok automation,

dan manajer operasi komputer dan staf data entry. End user adalah representatif dan

departemen diluar kelompok sistem informasi dimana aplikasi di kembangkan. Pemakai

(users) ini mempunyai peran penting dalam desain dan pengembangan sistem informasi.

3. Keputusan Tentang Mengapa Membangun Sistem Informasi

 

Untuk membangun sistem informasi, manajer mempunyai beberapa alasan rasional baik

menyangkut umum ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi manajer untuk memilih

menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan

pelayanan yang lebih baik, atau menyediakan tempat kerja yang lebih baik. Dampak

komputer terhadap organisasi tergantung dari bagian dan bagaimana manajer membuat

keputusan.

Mengapa organisasi mengadopsi sistem informasi tampaknya sangat sederhana. Namun

secara jelas organisasi mengadopsi sistem informasi adalah untuk menjadi lebih efisien,

menghemat uang, dan mengurangi jumlah tenaga kerja. Meskipun respon-respon yang

demikian secara umum benar untuk masa-masa yang lalu, namun alasan-alasan itu bukanlah

alasan-alasan pokok untuk mengadopsi sistem.

Sistem yang ada saat sekarang dibangun dengan tujuan efisiensi untuk hal- hal yang

menyangkut pekerjaan pikiran. Namun alasan lain yang lebih mendasar dan mudah

diterima, sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat penting jika ingin tetap bertahan

dalam bisnis. Sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat vital sebagaimana

peningkatan modal seperti bangunan-bangunan modern atau corporate headquarter.

Peningkatan dalam pengambilan keputusan (kecepatan, akurasi, keterpaduan), pelayanan

yang lebih baik kepada customer dan harapan klien, koordinasi kelompok-kelompok yang

terpencar, serta menguji kekuatan kontrol terhadap personal maupun pengeluaran menjadi

alasan penting untuk membangun sistem (Huff dan Munro, Husein, M.F. dan Wibowo, A.

2002).

Alasan terkini, organisasi mengadopsi sistem karena ingin mendapatkan competitive benefit

(manfaat kompetitif). Dengan demikian, pertanyaan yang tampaknya jawabnya sangat

mudah Mengapa organisasi mengadopsi sistem adalah sangat kompleks. Beberapa

organisasi sekedar ingin menjadi lebih inovatif untuk mendapatkan benefit ekonomi secara

langsung. Untuk beberapa kasus, sistem informasi dibangun karena ambisi dari beberapa

kelompok dalam organisasi dan antisipasi dampak dan konflik yang tengah berlangsung

dalam organisasi.

Faktor-faktor lingkungan eksternal adalah faktor eksternal organisasi yang mempengaruhi

adopsi dan desain sistem, Beberapa faktor lingkungan eksternal adalah peningkatan biaya

tenaga kerja atau sumber daya yang lain, persaingan dan perusahaan lain, dan perubahan

regulasi pemerintah (Undang-undang). Secara umum faktor-faktor lingkungan eksternal ini

dapat dianggap sebagai batasan-batasan lingkungan. Namun pada saat yang sama,

lingkungan juga menyediakan beberapa kesempatan kepada organisasi, seperti teknologi

baru, sumber modal baru, pengembangan proses produksi baru, memaksa kompetitor untuk

keluar, program-program baru pemerintah yang dapat meningkatkan permintaan produk-

produk tertentu.

F. Bagaimana system informasi mempengaruhi organisasi

Sistem informasi dan organisasi mempengaruhi satu sama lain. Sistem informasi dibangun oleh

manajer untuk melayani kepentingan perusahaan. Pada saat yang bersamaan, organisasi harus

waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi untuk mendapatkan manfaat dari

teknologi baru. Hubungan dua arah yang kompleks ini ditengahi oleh banyak faktor, bukan

keputusan yang dibuat atau tidak dibuat manajer. Faktor lain yang menengahi hubungan

mencakup budaya, struktur, politik, proses bisnis dan lingkungan bisnis.

Organisasi adalah struktur formal yang stabil dan formal yang mengambil sumber daya dari

lingkungan dan memprosesnya untuk menciptakan output. Definisi teknis ini berfokus kepada

tiga elemen dalam organisasi. Modal dan tenaga kerja adalah faktor produksi utama yang

disediakan oleh lingkungan. Organisasi (perusahaan) dapat mengubah masukan ini menjadi

produk dan jasa pada fungsi produksi. Produk dan jasa dikonsumsi oleh lingkungan untuk

pengembalian persediaan input.

Sistem informasi telah menjadi alat yang integral, online dan interaktif yang sangat terlibat pada

operasi menit ke menit dan pembuatan keputusan pada organisasi besar. Teori dan konsep dari

ekonomi dan sosiologi membantu kita memahami peubahan yang dibawa Teknologi Informasi.

Dalam dampak ekonomi teknologi informasi mempengaruhi biaya dan kualitas informasi dan

mengubah ekonomi informasi. Teknologi Informasi membantu perusahaan melakukan kontrak

dalam ukuran karena TI dapat mengurangi biaya transaksi yaitu biaya yang terjadi ketika

perusahaan membeli apa yang tidak dapat dibuat sendiri di pasar. Menurut Teori Biaya

Transaksi, perusahan dan individu mencar nilai ekonomi dari biaya transaksi, seperti yang

mereka lakukan pada biaya produksi (Coase, 1937: Williamson, 1985). Teknologi Informasi juga

dapat mengurangi biaya manajemen internal. Menurut Teori Keagenan, perusahaan dilihat

sebagai neksus kontrak diantara individu yang memiliki kepentingan sendiri dibandingkan

sebagai entitas yang bersatu dan ingin memaksimalkan keuntungan (Jensen dan Meckling,

1976).

Berbicara tentang bagaimana system informasi mempengaruhi organisasi, seperti beberapa

bagian sebelumnya, berikut penjelasan tentang satu sisi dari dua hubungan antara teknologi

informasi dan organisasi berdasarkan teori-teori para ahli.

1. Teori Ekonomi

Ekonomi adalah studi tentang alokasi sumberdaya langka dalam pasar yang dihuni oleh

ribuan perusahaan yang saling berkompetisi. Ekonomi juga mempelajari tentang ekonomi

nasional dan global. Ekonomi mikro memfokuskan pada perusahaan dan memberikan

beberapa model untuk menggambarkan dampak teknologi informasi pada organisasi.

2. Teori Ekonomi Mikro

Teori yang menjelaskan bagaimana teknologi informasi mempengaruhi ribuan

perusahaan adalah model ekonomi mikro.

3. Teori Biaya Transaksi

Teori biaya transaksi didasarkan pad aide bahwa perusahaan harus membayar sejumlah

biaya ketika perusahaan tersebut tidak dapat membuat sendiri.

4. Teori Agensi

Dalam teori agensi perusahaan dilihat sebagai “nexus of contract” (kontrak

berkelanjutan) diantara keinginan individu dari pada gabungan beberapa individu, dalam

rangka memaksimalkan profit.

5. Teori Perilaku

Teknologi informasi belumlah merubah semua organisasi besar menjadi manufaktur yang

mudah berubah (fleksibel), dan belum pula secara otomatis memberikan kekuatan

sepenuhnya kepada usaha bisnis kecil sebagaimana kepada usaha bisnis kecil

sebagaimana dalam perusahaan besar.

6. Teori Keputusan dan Pengawasan

Menurut teori keputusan dan pengawasan fungsi organisasi adalah untuk membuat

keputusan dibawah kondisi yang tidak pasti dan beresiko dan tetap berada dibawah

batasan rasionalitas. Gambaran tentang struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai

berikut :

a. Sebelum teknologi informasi, organisasi mempunyai bentuk segitiga dengan

pengambilan keputusan terpusat pada titik atas.

b. Setelah dikenal sistem komputer bagan organisasi mulai kelihatan seperti huruf

“T” terbalik.

c. Seiring berjalannya waktu bentuk struktur organisasi tampak seperti segi empat

permata.

7. Teori Sosiologi : Oligarchi Dan Rutin

Teori sosiologi memfokuskan pada pertumbuhan hirarkhi, struktur birokrasi dan prosedur

operasi standar sebagai alat utama bagi organisasi dalam rangka mengahadapi lingkungan

yang tidak stabil.

8. Teori Post-Industrial : Bentuk dan Struktur yang Bermuatan Pengetahuan

Menurut para teoritisi masyarakat paska industri, negara-negara industri memasuki era

baru, yaitu ekonomi paska industri pada tahun 1960-an. Dalam sebuah masyarakat paska

industri, sektor pelayanan mendominasi aktifitas perekonomian. Sektor pelayanan itu

sendiri sangat mengutamakan knowledge worker (ilmuan, ahli teknik, dan bahkan

manajer) dan data worker seperti sekretaris, akuntan atau sales people. Dalam masyarakat

paska ekonomi industri global, industri manufaktur dipindahkan ke negara-negara

berupah rendah dan high skill, sementara pekerjaan berbasisi pengetahuan (knowledge-

based) tumbuh dengan cepat di negara-negara maju dengan upah yang tinggi.

9. Teori Budaya : Teknologi Informasi Dan Asumsi Dasar

Teori budaya (dikemukakan oleh ahli antropology) berargumen bahwa teknologi

informasi harus cocok dengan budaya organisasi. Asumsi dasar yang dipakai dalam

perusahaan Mobil Ford adalah bahwa aktifitas pokok perusahaan adalah membuat mobil.

Asumsi dasar pada IBM adalah tujuan pokok organisasi yakni membuat mainframe

computer. Asumsi-asumsi ini jarang bertentangan bagi orang-orang yang terlibat di

dalamnya, jika karyawan menentang, karyawan cenderung untuk menghindar (Schein,

1985).

10. Teori Politik : Teknologi Informasi Sebagai Sumberdaya Politik

Organisasi dibagi ke dalam sub-sub kelompok fungsional seperti pemasaran, akuntansi,

dan produksi. Kelompok-kelompok ini mempunyai nilai (value) yang berbeda dan

mereka bersaing untuk mendapatkan resources, membuat kompetisi dan konflik. Teori

politik menggambarkan sistem informasi sebagai outcome dari persaingan politik antar

sub-sub kelompok untuk mempengaruhi kebijakan, prosedur, dan resources organisasi.

Resistensi Perubahan dalam Organisasi

Karena sistem informasi secara potensial merubah struktur organisasi, budaya, politik, dan

pekerjaan maka sistem informasi sering dipertimbangkan sebagai sauatu hal yang membuat

resisten ketika dikenalkan. Dalam teori ekonomi mikro tidak mempunyai penjelasan resistensi

organisasi terhadap perubahan. Secara umum teori perilaku adalah teori yang paling pas untuk

menjelaskan fenomena ini.

Ada beberapa cara untuk menggambarkan resistensi organisasi. Leavitt (1965) menggunakan

bentuk diamond untuk menggambarkan hubungan dan karakter saling menyesuaikan dari

teknologi dan organisasi.

Karena sulitnya mengenalkan sistem informasi baru, para pengamat sistem mendekati melalui

perubahan sosial terhadap sistem dengan sangat hati-hati. Secara ringkasnya adalah sebagai

berikut :

Oganisasi tidak melakukan inovasi jika tidak ada tuntutan perubahan lingkungan yang substansial. Organisasi mengadopsi inovasi ketika terdapat keharusan.

Kekuatan penting yang menyebabkan resistensi terhadap perubahan berakar pada struktur organisasi, nilai, dan kelompok kepentingan.

Inovasi organisasi sulit dan kompleks untuk dicapai, dan bukan hanya sekedar pembelian teknologi.

Fungsi dari pemimpin adalah mengambil keunggulan dari lingkungan eksternal untuk meningkatkan kekuatan.

Referensi

http://episopiani92.blogspot.com/2013/04/makalah-sim-organisasi-sistem-informasi.html

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/adpu4442/Hub%20SIdg%20Orgn.html

http://fadlisim.blogspot.com/2009/10/sistem-informasi-organisasi-dan_18.html