SISTEM

PERATURAN PERUNDANGAN UNDANGAN

1. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

2. PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PERATURAN

PELAKSANAAN TERHADAP UU NOMOR 43 TAHUN

2009 TENTANG KEARSIPAN

3. UU NO 8 TAHUN 1997 TENTANG DOKUMEN

PERUSAHAAN

4. UU NO 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI

TRANSAKSI ELEKTRONIK

5. UU NO 14 TAHUN 2008 TENTANG KETERBUKAAN

INFORMASI PUBLIK

RUANG LINGKUP ARSIP

ARSIP

ARSIP DINAMIS

AKTIF INAKTIF

ARSIP VITAL

ARSIP STATIS

HIRARKI ARSIPARSIP

ARSIP DINAMIS AKTIF

ARSIP DINAMIS INAKTIF

TIDAK BERNILAI GUNA BERNILAI GUNA PERMANEN

ARSIP STATIS

ARSIP DINAMIS

ARSIP USUL MUSNAH

EVIDENSIAL INFORMASIONAL

TERMINOLOGI ARSIPYANG BARU

ARSIP

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagaibentuk dan media sesuai dengan perkembanganteknologi informasi dan komunikasi yang dibuat danditerima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalampelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara.

TERMINOLOGI ARSIPYANG BARU

ARSIP DINAMIS

Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

ARSIP STATIS

Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

ARSIP VITAL

Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

TERMINOLOGI ARSIPYANG BARU

ARSIP AKTIF

Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.

ARSIP INAKTIF

Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

TERMINOLOGI ARSIPYANG BARU

ARSIP TERJAGA

Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

ARSIP UMUM

Arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Arsip sebagai bahan

akuntabilitas kinerja

dan alat bukti yang sah

Arsip sebagai

pertanggungjawaban nasional

bagi kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

Akuisisi

Pengolahan

Preservasi

Akses

struktur

isikonteks

Kegiatan/Peristiwa

Penciptaan

Pemeliharaan

Penggunaan

Penyusutan

PENGELOLAANARSIP

a. Menjamin terciptanya arsip;

b. Menjamin ketersediaan arsip;

c. Menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip;

d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat;

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional;

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban;

g. Menjamin keselamatan aset nasiona;

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Arsip sebagai bahan

akuntabilitas kinerja

dan alat bukti yang sah

Arsip sebagai

pertanggungjawaban nasional

bagi kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

Akuisisi

Pengolahan

Preservasi

Akses

struktur

isikonteks

struktur

isikonteks

Kegiatan/Peristiwa

Penciptaan

Pemeliharaan

Penggunaan

Penyusutan

PENGELOLAANARSIP

a. Menjamin terciptanya arsip;

b. Menjamin ketersediaan arsip;

c. Menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip;

d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat;

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional;

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban;

g. Menjamin keselamatan aset nasiona;

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.

SUMBER DAYA

PEMBINAAN

KEBIJAKAN

DINAMIS

STATIS

SKN

SIKN

JIKN

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL

Suatu sistem yang membentuk pola hubunganberkelanjutan antarberbagai komponen yangmemiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang salingmempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional

Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakansarana jaringan informasi kearsipan nasional

Sistem jaringan informasi dan saranapelayanan arsip secara nasional yang dikelolaoleh ANRI

12

a. Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsip

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah

c. Menjamin pengelolaan arsip yang andald. Menjamin pelindungan kepentingan

negara dan hak–hak keperdataan rakyat

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BERTUJUAN

13

d. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional

e. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip

f. Menjamin keselamatan aset nasionalg. Meningkatkan kualitas pelayanan publik

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BERTUJUAN

Problem Retensi Arsip

• Kebiasaan menyimpansemua arsip hasil kerja(penting & tidak)

• Kontrol laju pertambahanarsip sulit karena arsippenting & tidak, bercampur

• Menimbulkan kurangnyaefisiensi dan efektivitas kerja

PENCIPTA

ARSIP

LEMBAGA

NEGARA

PEMERINTAH

DAEARH

LEMBAGA

PENDIDIKAN

PERUSAHAANORGANISASI

MASYARAKAT

PERSEORANGAN

ORGANISASI

POLITIK

PENCIPTAAN

PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN

PENYUSUTAN

ARSIP DINAMIS

LEMBAGA

KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL

REPUBLIK

INDONESIA

ARSIP

DAERAH

PROVINSI

ARSIP

DAERAH

KAB/KOTA

ARSIP

PERGURUAN

TINGGI

PENCIPTAANPENGGUNAAN &PEMELIHARA

ANPENYUSUTAN AKUISISI PENGOLAHAN PRESERVASI

LAYANAN/AKSES

ARSIP STATIS

ARSIP PERGURUAN TINGGIPasal 27

(1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi(2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi(3) Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan(4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari :a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; danb. Ciivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi(UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

arsip

tekstual

media baru

foto

film

video

audio

elektronik

bentukkhusus

peta

gambararsitektur

poster

Arsip dilihat dari bentuknya :

18

KONSEP AUTENTISITAS DAN RELIABILITAS ARSIP

• Struktur

Jenis, format, bentuk susunan naskah dinas

• Konteks

Kewenangan, pejabat yang berwenang

• Konten

Tugas pokok, fungsi unit kerja

Pendekatannya (Pengelolaan)

arsiparsip elektronik

perubahan dari satu sistempengetahuan ke sistem pengetahuan yang lain dibutuhkan pengetahun

komplementer tentang komputer

dibutuhkan pengetahun dasar tentang arsip

20

Perkembangan kemajuan IPTEK terutama dibidang teknologi informasi dankomunikasi atau dibidang industri komputer telah menimbulkan spesialisasibaru dalam profesi kearsipan, dan kondisi ini harus dijadikan peluang bagikemajuan di dunia kearsipan

PROSES ARSIP ELEKTRONIK

1.DIGITALISASI

2.ALIH MEDIA

3.ELEKTRONIKISASI

AUTOMATION RECORDS

MANAGEMENT

1. INFORMATION INTEGRITY

2. FINDING FILES (INDEXING)

3. SECURITY AND PRIVACY

4. ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL

VALUE)

5. SCHEDULING/DISPOSAL

6. CORPORATE LEVEL RETRIEVAL

7. LINKS TO PAPER FILES

8. BACKUPS

RON ELLIOT

CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT

℮-arsip

• ℮-arsip adalah electronik file generally consistof any collection of information that isrecorded in a code that can be stored by acomputer and stored on some medium forretrieval viewing and use ..Patricia E. Wallace,Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, RecordsManagement: Integrated Information System,1992

23

℮-arsip adalah pada umumnya arsip elektronikterbagi dalam beberapa kumpulan informasiyang direkam dalam kode yang dapatdisimpan dalam komputer dan dalambeberapa media untuk dilihat kembali dandipergunakan.

24

UU NOMOR 11 TAHUN 2008

TENTANG

Informasi Transaksi Elektronik

• Informasi Elektronik adalah satu atau

sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi

tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta,

rancangan, foto, elektronik data interchange

(EDI), surat elektronik (electronic mail),

telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya,

huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau

perforasi yang telah diolah yang memiliki arti

atau dapat dipahami oleh orang yang mampu

memahami;

surat

item

file

records

archives

KUMPULAN

INFORMASI

prosesdasar

input

data surat

disimpan

data file

disimpan

data records

disimpan

data archives

a

b

b

file

ya

Stop/drop

nilai

ya

tdkmusnah

nilaitdkmusnah

Aktivasielektronik

Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip :

input input input

27

data direktory/cloud

prosesdasar

input

data surat

aktivasielektronik

disimpan

data file

aktivasielektronik

disimpan

data records

aktivasielektronik

disimpan

data archives

a

b

b

file

ya

nilai

ya

tdkmusnah

nilaitdkmusnah

Aktivasielektronik

Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip :

28

Stop/drop

data direktory/cloud

Caraka /

Pos

(masuk)

Digitasi

PenyimpananArsip Non-elektronik

PUSAT

BERKAS

(CENTRAL

FILE)

“PENGOLAH

ARSIP”

“PENGOLAH

ARSIP”

komunikasi

kedinasan

elektronik

APLIKA

SI

KEARSI

PANRegistrasi

Caraka /

Pos

(keluar)

Surat

elektronik

(e-mail)INTERNET

Kontrol

Operasi

Penyimpanan

Arsip

Elektronik

PEMINDAHAN

ARSIP INAKTIF

TERIMA KASIH