menimbang : a. bahwa untuk menghasilkan tata kearsipan ......10. unit pengolah adalah satuan kerja...

BADANSTANDARDlSASfNASIONAL

PERATURAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL

NOMOR 1 TAHUN2021

TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

DI LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASI NASIONAL

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL,

Menimbang : a. bahwa untuk menghasilkan tata kearsipan yang

teratur, seragam, efektif, dan efisien, perlu

dilakukan Pengelolaan Arsip Dinamis;

b. bahwa untuk memberikan kemudahan dan panduan

bag! unit kerja dalam mengelola Arsip Dinamis

sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu

ditetapkan pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis di

lingkungan Badan Standardisasi Nasional;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud pada huruf a dan huruf b, perlu

menetapkan Peraturan Kepala Badan Standardisasi

Nasional tentang Pedoman Pengelolaan Arsip

Dinamis di Lingkungan Badan Standardisasi

Nasional;

2 -

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang KeArsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

3. Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2018 tentang

Badan Standardisasi Nasional (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 10);

4. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 7

Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di

Lingkungan Badan Standardisasi Nasional (Berita

Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1830);


Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan

Badan Standardisasi Nasional (Berita Negara

Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 1084);

6. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9

Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip

Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun

2018 Nomor 818);


Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan

Standardisasi Nasional (Berita Negara Republik

Indonesia Tahun 2020 Nomor 1037);

Menetapkan

MEMUTUSKAN:

PERATURAN KEPALA BADAN STANDARDISASI

NASIONAL TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASI

NASIONAL.

- 3 -

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Kepala Badan ini yang dimaksud

dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa

dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa

dan bemegara.

2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan

disimpan selama jangka waktu tertentu.

3. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses

pengendalian Arsip Dinamis secara eflsien, efektif

dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan

dan pemeliharaan serta pen5aisutan Arsip.

4. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat

JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka

waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan

keterangan yang berisi rekomendasi tentang

penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai

kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan

sebagai pedoman penjnisutan dan penyelematan

Arsip.

5. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan secara

berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas

instansi menjadi beberapa kategori unit informasi

keArsipan.

6. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi

penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.

- 4

7. Arsip Inaktif adalah Arsip Aktif yang frekuensi

penggunaannya telah menurun.

8. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya

merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan

operasional lembaga yang tidak dapat diperbarui

dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

9. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai

kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan

fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang

Pengelolaan Arsip Dinamis.

10. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta

Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab

mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan

kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.

11. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta

Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab

dalam penyelenggaraan keArsipan.

12. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam

suatu himpunan yang tersusun secara sistematis

dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya

sehingga menjadi satu Berkas karena memiliki

hubungan informasi, kesamaan jenis atau

kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

13. Folder adalah wadah untuk menyimpan naskaih

transaksi.

14. Guide/Sefcat/Sekat adalah pembatas/penyekat

antara kelompok Berkas yang satu dengan Berkas

yang lain atau penunjuk antara kode yang satu

dengan yang lain sesuai dengan pembagian.

15. Label adalah kertas yang ditempelkan di tab

Guide/Sekat atau Folder.

16. Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul

Berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk

membedakan antara Berkas Arsip yang satu

dengan Berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana

5 -

bantu untuk memudahkan penemuan kembali

Arsip.

17. Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan

kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang

memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan

Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda

tetapi memiliki pengertian yang atau untuk

menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang

berbeda karena bentuknya yang hams disimpan

terpisah.

18. Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan

Arsip Aktif yang sudah ditata.

19. Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan

karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks

pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesEimaan jenis

kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.

20. I si Berkas adalah satu atau beberapa item Arsip

yang mempakan informasi dari Berkas

kegiatan/peristiwa, yang mencerminkan

penyelesaian program/kegiatan.

21. Duplikasi adalah metode perlindungan Arsip Vital

dengan melakukan penggandaan {back-up) Arsip

dalam bentuk media yang sama atau berbeda

dengan Arsip yang asli.

22. Pemencaran adalah metode perlindungan Arsip

Vital dengan melakukan Pemencaran Arsip hasil

Duplikasi (copy back-up) ke tempat penyimpanan

Arsip pada lokasi yang berbeda.

Pasal 2

Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis mempakan acuan

penyelenggaraan keArsipan bagi Pencipta Arsip dalam

melaksanakan PemBerkasan dan penyimpanan Arsip

Aktif, penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif.

-6

Pasal 3

Pengelolaan Arsip Dinamis bertujuan untuk:

a. menjamin ketersediaan informasi Arsip; dan

b. menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan

keselamatan Arsip.

Pasal 4

Lingkup pengaturan Peraturan Kepala Badan ini

meliputi:

a. penetapan kebijakan;

b. pengelolaan Arsip Aktif;

c. pengelolaan Arsip Inaktif; dan

d. pengelolaan Arsip Vital.

BAB II

PENETAPAN KEBIJAKAN

Pasal 5

(1) Kebijakan lebih lanjut Pengelolaan Arsip Dinamis di

lingkungan Badan Standardisasi Nasional

ditetapkan oleh Kepala Badan Standardisasi

Nasional.

(2) Kebijakan Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) paling sedikit meliputi:

a. pengorganisasian pengelolaan Arsip;

b. pengawasan keArsipan;

(3) Penyusunan kebijakan Pengelolaan Arsip Dinamis

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan

dalam satu kesatuan sistem Pengelolaan Arsip

Dinamis yang terpadu dan komprehensif sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

- 7 -

BAB III

PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

Pasal 6

(1) Pengelolaan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab

pimpinan Unit Pengolah pada tiap Pencipta Arsip.

(2) Pengelolaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan:

a. Pemberkasan; dan

b. penyimpanan dan pemeliharaan.

sebagaimana tercantum dalam Lampiran 1 yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Kepala Badan ini.

(3) Pengelolaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) menggunakan prasarana dan sarana

keArsipan sesuai dengan standar.

(4) Prasarana dan sarana keArsipan sebagaimana

dimaksud pada ayat (3) terdiri dari Folder,

Guide/ Sekat/Sekat, Label, Indeks, Tunjuk Silang,

boks, Filing Cabinet/rak Arsip.

Pasal 7

(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 6 ayat (2) huruf a dilakukan terhadap

Arsip yang dibuat dan diterima oleh Unit Pengolah.


pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi

Arsip.


pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan melalui

prosedur pemeriksaan, penentuan Indeks,

penentuan kode, Tunjuk Silang (apabila ada),

pelabelan dan penyusunan daftar Arsip Aktif.

(4) Ketentuan mengenai PemBerkasan Arsip Aktif

sebagaimana tercantum dalam Lampiran 1 yang

8

merupakan bagian tidak terpisahkan dari


Pasal 8

(1) Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya

fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar

Arsip Aktif.

(2) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) terdiri atas daftar Berkas dan daftar Isi

Berkas.

(3) Daftar Berkas sebagiamana dimaksud pada ayat (2)

paling sedikit memuat informasi:

a. Unit Pengolah;

b. nomor Berkas;

c. kode klasiflkasi;

d. uraian informasi Berkas;

e. kurun waktu;

f. jumlah; dan

g. keterangan.

(4) Daftar Isi Berkas sebagiamana dimaksud pada ayat

(2) paling sedikit memuat informasi:

a. nomor Berkas;

b. nomor item Arsip;

c. kode klasiflkasi;

d. uraian informasi Arsip;

e. tanggal;

f. jumlah; dan

g. keterangan.

(5) Daftar Arsip Aktif sebagiamana dimaksud pada

ayat (1) dapat digunakan sebagai sarana bantu

penemuan kembali Arsip.

(6) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal

7 ayat (1) menyampaikan daftar Arsip Aktif

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) kepada Unit

Kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah

pelaksanaan kegiatan.

9 -

Pasal 9

(1) Penyimpanan dan pemeliharaan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf b

dilaksanakan oleh Unit Pengoiah.

(2) Penyimpanan Arsip Aktif sebagiamana dimaksud

pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip Aktif yang

sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif.

(3) Dalam hal Arsip Aktif yang disimpan Unit Pengoiah

telah melewati jangka waktu retensi Arsip Aktif dan

memasuki retensi Arsip Inaktif berdasarkan JRA,

Unit Pengoiah harus melaksanakan pemindahan

Arsip dari Unit Pengoiah ke Unit Kearsipan.

(4) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif


dengan penandatanganan berita acara dan

melampirkan daftar Arsip Inaktif yang akan

dipindahkan.

(5) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif sebagaimana

dimaksud pada ayat (4) ditandatangani oleh para

pihak paling rendah setingkat pejabat pimpinan

tinggi pratama selaku pihak yang memindahkan

Arsip dan Unit Kearsipan selaku penerima Arsip.

BAB IV

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Pasal 10

(1) Pengelolaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab

pimpinan Unit Kearsipan.

(2) Pengelolaan Arsip Inaktif sebagiamana dimaksud

pada ayat (1) meliputi penataan dan penyimpanan

Arsip Inaktif.

(3) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

berasal dari Arsip Unit Pengoiah /unit keija yang

telah melewati jangka waktu retensi aktif dan

10 -

memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA di

lingkungan BSN.

Pasal 11

(1) Unit Kearsipan harus menyediakan pusat Arsip

(records center) dalam melaksanakan pengelolaan

Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal

10.

(2) Pusat Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

paling sedikit memiliki fungsi penataan,

penyimpanan dan layanan peminjaman Arsip

Inaktif.

Pasal 12

(1) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2)

dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas

aturan asli.

(2) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif


untuk menjaga Arsip dapat melekat pada konteks

penciptaannya, tetap terkelola dalam satu Pencipta

Arsip dan tidak dicampur dengan Arsip yang

berasal dari Pencipta Arsip lain.

Pasal 13

(1) Penataan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan

dilaksanakan melalui kegiatan:

a. pengaturan fisik Arsip;

b. pengolahan informasi Arsip; dan

c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.

(2) Daftar Arsip Inaktif paling sedikit memuat:

a. Pencipta Arsip;

b. Unit Pengolah;

c. nomor Arsip;

d. kode klasifikasi;

-11 -

e. uraian informasi Arsip;

f. kurun waktu;

g. jumlah; dan

h. keterangan.

Pasal 14

(1) Penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan terhadap

Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip

Inaktif.

(2) Penyimpanan Arsip Inaktif dilaksanakan untuk

menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip

selama jangka waktu penyimpanan Arsip

berdasarkan JRA.

Pasal 15

(1) Dalam hal Arsip Inaktif yang disimpan Unit

Kearsipan telah melewati jangka waktu retensi

Arsip Inaktif dan dengan keterangan:

a. permanen berdasarkan JRA, Unit Kearsipan

hams melaksanakan penyerahan Arsip kepada

lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan

tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip

statis dan pembinaan keArsipan; dan

b. musnah berdasarkan JRA, Unit Kearsipan

dapat melaksanaka pemusnahan Arsip

berdasarkan ketentuan peraturan pemndang-

undangan.

(2) Ketentuan mengenai penyerahan dan pemusnahan

Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur

lebih lanjut berdasarkan Peraturan Kepala Badan

yang mengatur megenai penyusutan Arsip.

Pasal 16

Ketentuan teknis mengenai tata cara penataan dan

penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 12 tercantum dalam Lampiran II yang

12

merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari


BAB V

PENGELOLAAN ARSIP VITAL

Pasal 17

Prosedur program Arsip Vital dilaksanakan elalui

kegiatan:

a. pengelolaan;

b. pelindungan dan pengamanan; dan

c. penyelamatan dan pemulihan.

Pasal 18

Prosedur pengelolaan Arsip Vital meliputi:

a. identifikasi yang dilakukan untuk mengetahui

secara pasti jenis Arsip Vital yang ada di unit keija

berdasarkan daftar Arsip Vital.

b. penataan Arsip Vital dilakukan dengan tahap

kegiatan pemeriksaan, penentuan Indeks Berkas,

penggunaan Tunjuk Silang, pelabelan dan

penempatan Arsip.

c. menjnasun daftar Arsip Vital yang ada di unit keija

sebagaimana ayat (1) memuat paling sedikit

informasi tentang:

1. nomor urut;

2. jenis Arsip;

3. tingkat perkembangan;

4. kurun waktu;

5. media;

6. jumlah;

7. jangka simpan;

8. metode perlindungan;

9. lokasi simpan; dan

10. keterangan.

- 13

Pasal 19

(1) Metode pelindungan Arsip Vital sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 17 huruf b yang dapat

dilakukan meliputi Duplikasi, Pemencaran dan

dengan peralatan dan sarana khusus {vaulting).

(2) Pengamanan Arsip Vital sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 17 huruf b meliputi:

a. pengamanan fisik Arsip Vital; dan

b. pengamanan informasi Arsip.

(3) Pengamanan fisik Arsip Vital sebagaimana

dimaksud ayat (2) mencakup sistem keamanan

ruang penyimpanan, tingkat ketinggian

penempatan, struktur bangunan dan penggunaan

ruang.

(4) Pengamanan informasi Arsip Vital sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) meliputi menjamin

penggunaan oleh pihak yang berhak, memberi kode

rahasia dan menetapkan spesifikasi hak akses.

Pasal 20

(1) Penyelamatan dan pemulihan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 17 huruf c dapat dilakukan

dengan langkah:

a. penyelamatan; dan

b. pemulihan.

(2) Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih

parah diperlukan langkah penyelamatan Arsip Vital

setelah musibah atau bencana meliputi evakuasi

Arsip Vital, identifikasi jenis Arsip dan pemulihan

kondisi.

(3) Pemulihan sebagaimana dimaksud ayat (1) meliputi

stabilisasi dan pelindungan Arsip yang dievakuasi,

penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi

kebutuhan pemulihan, pelaksanaan penyelamatan,

prosedur penyimpanan kembali dan evaluasi.

- 14 -

BAB VI

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 21

Peraturan Kepala Badan ini mulai berlaku pada tanggal

ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta

pada tan^al 25 Mei 2021

KEPALA BADAN'STANDARDISASI NASIONAL,

MAD

- 15-

LAMPIRAN I


NOMOR 1TAHUN2021

TENTANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN

STANDARDISASI NASIONAL

PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

1. Pengeldlaan Arsip Aktif dilaloikan melalui kegiatan;

A. PemBerkasan Arsip Aktif; dan

B. Penyimpanan Arsip Aktif.

A. PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

PemBerkasan Arsip Aktif dilaksanakan melalui prosedur:

1) Pemeriksaan

Pemeriksaan adalah kegiatan memeriksa kelengkapan Berkas dan

keadaan fisik Arsip sebelum Berkas disimpan. Pemeriksaan juga

dilakukan dalam rangka mengidentifikasi dan/atau memverilikasi

Arsip Vital Unit Pengolah.

2) Penentuan Indeks

Penentuan Indeks ditentukan dengan cara menyimpulkan isi

ringkas/kata tangkap dari Arsip yang akan diBerkaskan sebagai

identitas pokok.

Indeks (judul Berkas) dapat berupa nama orang,

lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu.

Penulisan Indeks diikuti setelah penulisan kode Klasifikasi Arsip

pada Folder. / '/ 199

Contoh Indeks : Angka - Tahun i y ' " "V

KEPEGAWAIAI

- 16 -

3) Penentuan kode

Penentuan kode PemBerkasan dilakukan sesuai dengan fungsi,

kegiatan dan transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai

dengan kode Klasifikasi Arsip.

Pemberian kode dengan cara sebagai berikut:

a) fungsi/primer ditulis pada bagian depan dengan 2 (dua) digit

huruf yang diambil dari subyek utama atau nama fungsi

organisasi;

b) kegiatan/sekunder ditulis dengan 2 (dua) digit kode angka

diletakkan setelah kode fungsi/primer;

c) transaksi/tersier apabila diperlukan ditulis dengan 2 (dua)

digit kode angka dan diletakkan di belakang kode angka

kegiatan / sekunder.

Contoh:

KP : KEPEGAWAIAN Fungsi (Primer)

KP.04 : MUTASI Kegiatan (Sekunder)

KP.04.01 : KENAIKAN PANGKAT/ Transaksi (Tersier)

GOLONGAN

4) Tunjuk Silang

Tunjuk Silang digunakan apabila:

a) Arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan fungsi;

b) Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan Berkas lainnya

yang berbeda media seperti: peta, CD, foto, film dan media

lain;

c) teijadi perubahan nama orang atau pegawai atau lembaga;

dan

d) terdapat Arsip dengan masalah yang sama namun media yang

berbeda.

5) Pelabelan

PeLabelan adalah kegiatan pemberian Label (tanda pengenal)

menggunakan kertas Label dengan diisi kode klasifikasi dan

Indeks sebagai judul Berkas pada tab Folder.

6) Pensnisunan Daftar Arsip Aktif

Daftar Arsip Aktif meliputi:

a) daftar Berkas; dan

b) daftar Isi Berkas.

- 17-

Contoh Format Daftar Berkas

DAFTAR BERKAS

Unit Pengolah :

Tahun :

NOMOR KODE URAIAN KURUN JUMLAH IKETERANGAN

BERKAS KLASZFIKASI INFORMASI WAKTU

Petunjuk Pengisian

(1} Nomor Berkas

(2) Kode Klasifikasi

(3} Uraian Informasi

: diisi urutan Folder yang ada di Filing Cabinet

: diisi kode Klasifikasi Arsip

: diisi dengan ringkasan isi informasi dari

Berkas Arsip berdasarkan kegiatan dalam

Klasifikasi Arsip

: diisi dengan masa/kurun waktu Arsip

yang yang akan diBerkaskan di Filing

(4) Kurun Waktu

Cabinet

(5) Jumlah : diisijumlah banyaknya Arsip dalam

satuan yang sesuai dengan jenis Arsip

: diisi dengan keterangan spesifik dari jenis

Arsip

(6) Keterangan

Contoh Format Daftar Isi Berkas

DAFTAR ISI BERKAS

Unit Pengolah :

Tahun :

NOMO NOMO

R TEM

BERKA ARSIP

KODE URAIAN TANGGA JUMLA

KLASIFIKA INFORMA L H

SI SI

KETERANG

AN

- 18-

Petunjuk Pengisian

(1) Nomor Berkas

(2) Nomor Item Arsip

(3) Kode Klasifikasi

(4) Uraian Informasi

(5) Tanggal

(6} Jumlah

(7) Keterangan

diisi urutan Folder yang ada di Filing Cabiriet

diisi dengan nomor item Arsip

diisi kode Klasifikasi Arsip

diisi dengan uraian informasi Arsip dari setiap

naskah dinas

diisi dengan tanggal Arsip itu tercipta

diisi dengan jumlah Arsip dalam satuan naskah dinas

diisi dengan keterangan spcsifik dari jenis Arsip.

B. PENYIMPANAN ARSIP AKTIF

Menyimpan Arsip yang telah diberi nomor file ke dalam Folder dan

meletakkannya pada Filing Cabinet sesuai dengan urutan Berkas.

KEPALA BADAN-S3:aNDARDISAS1 NASIONAL,

19

LAMPIRAN II


NOMOR 1TAHUN2021

TENTANG



PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

1. Pengelolaan Arsip Inaktif meliputi kegiatan:

A. Penataan Arsip Inaktif; dan

B. Penjdmpanan Arsip Inaktif

A. PENATAAN ARSIP INAKTIF

Penataan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan dilaksanakan melalui

prosedur:

1) Pengaturan fisik Arsip

Kegiatan pengaturan fisik Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan

diawali dengan kegiatan pemeriksaan dan verflkasi Arsip yang

dipindahkan. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah/unit

keija ke Unit Kearsipan disertai Berita Acara Pemindahan Arsip

Inaktif dan Daftar Arsip dalam bentuk hardcopy dan softcopy

masing-masing rangkap 2 (dua).

Contoh :

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pada hari ini .... tanggal ... bulan ... tahun kami yang bertanda

tangan di bawah ini:

1. Nama

NIP

Jabatan

Unit kerja

20 -

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pimpinan Unit Keija

yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

Nama

NIP

Jabatan

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Unit Kearsipan Badan

Standardisasi (jabatan struktural yang membawahi bagian keArsipan

secara langsung) yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

Menyatakan telah melaksanakan serah terima pemindahan Arsip Inaktif

dari PIHAK PERTAMA ke PIHAK KEDUA, sebagaimana Daftar Arsip

Inaktif terlampir.

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

Nama Jabatan Nama Jabatan

ttd ttd

nama nama

NIP. NIP.

Pengaturan fisik Arsip dilakukan dengan kegiatan:

a) Penataan Arsip dalam boks yang terdiri atas:

(1) dikelompokkan berdasarkan media simpan dan sarana

penyimpanannya; dan

(2) menempatkan Arsip pada boks dengan tetap

mempertahankan penataan Arsip ketika masih aktif

(aturan asli) dan asal usul serta menempatkan lembar

Tunjuk Silang apabila diperlukan

b) PeLabelan dan penomoran boks yang terdiri atas:

(1) memberi Label/nomor pada boks sesuai dengan urutan

nomor;

- 21 -

(2) mencatat nomor boks dan membuat peta lokasi simpan;

contoh penomoran boks ;

► Nomor Ruang

I Nomor RakI Nomor Boks

A1.01.0001

c) Menata dan menyimpan boks pada rak

2} Pengolahan informasi Arsip

Pengolahan informasi Arsip dilakukan untuk menyediakan bahan

layanan informasi publik dan kepentingan internal lembaga

dengan cara mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan

Arsip dalam satu keutuhan informasi berdasarkan Arsip yang

dikelola di Unit Kearsipan.

3) Penyusunan daftar Arsip Inaktif

a) Daftar Arsip Inaktif digunakan sebagai sarana penemuan

kembali Arsip dan sarana pengendalian Arsip Inaktif.

b) Unit Kearsipan mengolah daftar Arsip Inaktif dengan

menambahkan informasi nomor definitif Folder dan boks yang

diurutkan sesuai dengan database daftar Arsip Inaktif

masing-raasing provenance Pencipta Arsip.

c) Pembaharuan daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi

pemindahan, pemusnahan dan penyerahan Arsip paling

sedikit satu tahun sekali.

Contoh Daftar Arsip Inaktif;

DAFTAR ARSIP INAKTIF

Unit Pengolah :

JeniB Kurun Tingkat Jumlah KetArsip Waktu 'erkembangan

No. LokasDefinitif iFolder Simpadan nBoks

Jangka Kat^oriSimpan Arsip

danNasibAkhir

tempat, tanggal, bulan, tahun

jabatan

tanda tangan pejabat yang mengesahkan

nama

-22-

Petunjuk pengisian:

(1) diisi dengan nomor urut Berkas/Arsip;

(2) diisi dengan kode Klasiflkasi Arsip;

(3} diisi dengan uraian jenis/series Arsip;

(4) diisi dengan kurun waktu;

(5) diisi dengan tingkat perkembang Arsip;

(6) diisi dengan jumlah Arsip;

(7) diisi dengan media Arsip, kondisi dan Iain-lain;

(8) diisi dengan nomor definitif Folder dan boks;

(9) diisi dengan lokasi simpan yang mencakup ruang^ dan nomor boks;

(10) diisi dengan jangka simpan dan nasib akhir;

(11) diisi dengan kategori Arsip merupakan Arsip Vital, Arsip teijaga dan

keterangan klasiflkasi keamanan akses (rahasia, sangat rahasia dan

terbatas.

B. PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

Penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan dengan

melakukan penataan boks Arsip pada rak secara berturut-turut

berdasarkan nomor boks dan disusun berderet ke samping (vertikal)

yang dimulai dari rak paling atas dan diatur dari posisi menuju ke

kanan.

KEPALA BADAN-SOIANDARDISASI NASIONAL,

>/ ——T ,□<(fi '

a^Cyi<<SyACHMAD

23

LAMPIRAN III


NOMOR 1TAHUN2021

TENTANG



PENGELOLAAN ARSIP VITAL

A. PENGELOLAAN ARSIP VITAL

Kegiatan pengelolaan Arsip Vital dilakukan melalui tahapan sebagai

berikut:

1. Identifikasi

a. Pembentukan Tim

Keanggotaan tim kerja terdiri dari Unit Kearsipan, unit hukum,

unit pengawasan, unit pengelola aset, dan unit lain yang potensisd

menghasilkan Arsip Vital.

b. Analisis Organisasi

Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit kerja yang

memiliki potensi menciptakan Arsip Vital. Analisis organisasi

dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis

substansi informasi.

1) memahami struktur, tugas pokok, dan fungsi organisasi;

2) mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif;

3) mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan

fungsi yang menghasilksin Arsip sesuai dengan kriteria Arsip

Vital;

4) mengidentifikasi substansi informasi Arsip yang tercipta pada

unit-unit kerja potensial sebagai Pencipta Arsip Vital; dan

5) membuat laporan hasil analisis organisasi

c. Pendataan

Pendataan dilaksanakan dengan cara mengumpulkan data

tentang Arsip Vital di Unit Pengolah. Pendataan ini dilaksanakan

dengan format sebagaiman terlampir.

- 24

Contoh Formulir Pendataan Arsip Vital:

PENDATAAN ARSIP VITAL

BADAN STANDARDISASI NASIONAL

Unit Keija

Jenis/Seri Arsip

Media Simpan

Sarana Temu Kembali

Volume

Periode/Kurun Waktu

Jangka Simpan

Tingkat Keaslian

Lokasi Simpan

Sarana Simpan

Kondisi Arsip

Nama

Waktu Pendataan

Tanda Tsingan

d. Penilaian

Hasil pendataan Arsip Vital dari unit-unit kerja dilakukan

penilaian oleh tim yang dimaksudkan agar memperoleh kepastian

bahwa hasil identifikasi memenuhi kriteria Arsip Vital yang telah

ditetapkan. Penilaian data tersebut meliputi:

1) Analisis Hukum

Analisis hukum dilakukan dengan mengajukan pertanyaan:

- 25 -

a) Apakah Arsip tersebut secara legal mengandung hak dan

kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara; dan

b) Apakah hilangnya Arsip tersebut dapat menimbulkan

tuntutan hukum terhadap individu atau Kementerian.

2) Analisis Risiko

Analisis risiko dilakukan terhadap Arsip-Arsip yang tercipta

pada Unit Keija yang dianggap vital melalui cara penafsiran

kemungkinan kerugian yang akan ditimbulkan. Dalam rangka

melakukan analisis risiko dapat diajukan beberapa pertanyaan:

a) Jika Arsip ini tidak ditemukan (hilang/musnah) berapa lama

waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan

berapa biaya yang dibutuhkan oleh BSN;

b) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak adanya

Arsip yang bersangkutan dan berapa biaya yang harus

dikeluarkan oleh BSN; dan

c) Berapa besar kerugian yang dialami oleh BSN dengan tidak

adanya Arsip yang dibutuhkan.

e. Penentuan Jenis Arsip Vital

Berdasarkan analisis organisasi, analisis hukum, dan analisis

risiko, tim dapat menentukan jenis Arsip Vital di BSN.

2. Penataan Arsip Vital

Penataan Arsip Vital dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut:

a. Pemeriksaan

Melakukan pemeriksaan kelengkapan Berkas Arsip Vital yang akan

ditata, Berkas Arsip yang lengkap harus menggambarkan proses

kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik Berkas

b. Menentukan Indeks Berkas

Tentukan kata tangkap, berupa nomor, nama lokasi, masalah atau

subyek.

Contoh Indeks : BPKB Kendaraan Mobil Dinas

c. Menggunakan Tunjuk Silang apabila ada Berkas yang memiliki

keterkaitan dengan Berkas yang memiliki jenis media yang berbeda

d. PeLabelan

Memberikan Label pada sarana penyimpanan Arsip:

-26-

1)Arsip yang disimpan pada pocket file, Label dicantumkan pada

bagian depan pocket file.

2) Arsip peta/rancang bangun

3) Arsip yang menggunakan media magnetic Label dicantumkan

pada frame atau bagian luar dan lapisan transparan

e. Penempatan Arsip

Kegiatan penempatan Arsip pada sarana penyimpanan sesuai

dengan jenis media Arsip.

3. Penyusunan Daftar Arsip Vital

a. Penyusunan daftar Arsip Vital berisi informasi tentang Arsip Vital

unit keija ke dalam bentuk formulir dilaksanakan Arsiparis dan

ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan.

Contoh Daftar Arsip Vital:

DAFTAR ARSIP VITAL

BADAN STANDARDISASI NASIONAL

Nomor Jenis Tingkat Kurun Media Jumlah Jangka Metode Lokasi KeteranArsip Perkem Waktu Simpan Perlindung Simpan gan

ban

Petunjuk Pengisian

(1) Nomor

(2) Jenis Arsip

: diisi dengan nomor urut Arsip Vital

: diisi dengan jenis Arsip Vital yang telah

didata

(3) Tingkat perkembangan : diisi dengan tingkat perkembangan Arsip

Vital

(4) Kurun waktu

(5) Media

(6} Jumlah

dnsi dengan tahun Arsip Vital tercipta

diisi dengan jenis media rekam Arsip Vital

diisi dengan banyaknya Arsip Vital misal 1 (satu)

(7) Jangka Simpan

(8) Lokasi Simpan

disimpan

: dusi dengan bacas waktu sebagai Arsip Vital;

; diisi dengan tempat Arsip Vital tersebut

27

(9) Metode Pelindungan : diisi dengan jenis metode pelindungan

sesuai dengan kebutuhan media rekam

yang digunakan; dan

(10) Keterangan : diisi dengan informasi spesifik yang belum/tidak

ada dalam kolom yang tersedia

B. PELINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL

1. Metode Pelindungan Arsip Vital yang dapat dilakukan meliputi:

a. Duplikasi

Duplikasi dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya

terhadap Arsip asset dan produk hukum. Metode Duplikasi yang

dilakukan dengan menciptakan salinan atau digitalisasi.

Penentuan kriteria Arsip Vital yang perlu dilakukan digitalisasi

ditentukan oleh Unit Kearsipan.

b. Pemencaran

Pemencaran Arsip Vital dilakukan dengan menyimpan Arsip hasil

Duplikasi ke Unit Kearsipan sedangkan Arsip Vital yang asli

disimpan di unit kerja Pencipta Arsip Vital.

c. Dengan Peralatan Khusus {Vaulting)

Pelindungan bagi Arsip Vital dari musibah atau bencana dilakukan

dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus seperti:

almari besi, filling cabinet tahan api. Pemilihan peralatan simpan

tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun demikian secara

umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah

terbakar (sedapat) mungkin memiliki daya tahan sekurang-

kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan bebas medan

magnet untuk jenis Arsip berbasis magnetik/elektronik.

2. Pengamanan

a. Pengamanan fisik Arsip Vital dilaksanakan dengan maksud untuk

melindungi Arsip dari ancaman faktor pemusnah/perusak Arsip.

Contoh pengamanan flsik Arsip Vital adalah:

(1) Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan Arsip

seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan dan

penggunaan sistem alarm yang dapat digunakan untuk

mengamankan Arsip dari bahaya pencurian, sabotase,

penyadapan dan Iain-lain;

28

(2) Menepatkan Arsip Vital pada tingkat ketinggian yang bebas

dari banjir;

(3) Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan

gempa, angina topan dan badai; dan

(4) Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan

peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan Iain-lain.

b. Pengamanan informasi Arsip dilakukan dengan melakukan

pengaturan sebagai berikut:

(1) Menjamin Arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;

(2) Memberi kode rahasia pada Arsip Vital; dan

(3) Membuat spesifikasi pada orang-orang yang memiliki hak

akses.

C.PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN

Penyelamatan dan pemulihan [recovery) Arsip pasca bencana atau

musibah dilakukan dengan langkah-langkah:

1. Penyelamatan/evakuasi

Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah

diperlukan langkah-langkah penyelamatan Arsip Vital pasca

musibah atau bencana sebagai berikut:

a. Mengevakuasi Arsip Vital yang terkena bencana dan

memindahkan ke tempat yang lebih aman;

b. Mengidentifikasi jenis Arsip yang mengalami kerusakan, jumlah

dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar Arsip

Vital; dan

c. Memulihkan kondisi baik untuk fisik Arsip Vitalnya maupun

tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk

rehabilitasi fisik arsi atau rekonstruksi bangunan.

2. Pemulihan (recovery)

a. Stabilisasi dan pelindungan Arsip yang dievakuasi

Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembabsin dapat

dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan

kipas angina. Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan,

maka Arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat

aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin

parah, karena dalam waktu 48 (empat puluh delapan) jam Arsip

29

yang terkena air akan ditumbuhi jamur, yang kemudian akan

segera membusuk dan hancur. Sedangkan dalam musibah

kebakaran, kerusakan Arsip yang terkena asap, racun api, suhu

udara yang sangat tinggi hams dinetralisir sesegera mungkin

dengan cara dijauhkan dari pusat bencana.

Penilaian tingkat kemsakan dan spesifikasi kebutuhan

pemulihan

Penilaian dan pemeriksaaan terhadap tingkat kemsakan

dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kemsakan, media

atau peralatan apa yang terpengamh dan ikut msak, peralatan,

dan Iain-Iain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli

dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan,

Pelaksanaan penyelamatan

1) Penyelamatan Arsip dalam bencana besar

Penyelamatan Arsip Vital yang disebabkan oleh bencana besar

perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggung jawab

mengevakuasi dan memindahkan Arsip ke tempat yang aman,

melakukan penilaian tingkat kemsakan, mengatur proses

penyelamatan termasuk tata caranya, penggantian shift, rotasi

pekerjaan dan mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak

terkait.

2) Penyelamatan Arsip dalam bencana yang berskala kecil

Penyelamatan Arsip Vital yang disebabkan oleh bencana yang

berskala kecil cukup dilakukan oleh unit fungsional dan unit

terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu

kantor maka pelaksanaan penyelematan dilakukan oleh Unit

Kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik Arsip.

3) Prosedur pelaksanaan

Pelaksanaan penyelamatan Arsip yang disebabkan oleh

bencana banjir dilakukan dengan cara;

a) Pengepakan yaitu kegiatan membungkus dan mengikat

Arsip yang dilaksanakan sebelum melakukan pemindahan

Arsip dari lokasi bencana ke tempat yang lebih aman agar

tidak tercecer;

b) Pembersihan yaitu kegiatan memilah dan membersihkan

Arsip secara manual dari kotoran yang menempel pada

- 30 -

Arsip. Kotoran yang menempel pada Arsip disiram dengan

menggunakan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran

yang menempel dapat terlepas dan Arsipnya tidak lengket;

c) Pembekuan yaitu kegiatan mendinginkan Arsip sampai ke

tingkat suhu minus 40 (empat puluh) derajat celcius

sehingga Arsip mengalami pembekuan.

d) Pengeringan yaitu kegiatan mengeringkan Arsip dengan

menggunakan vacum pengering atau kipas angin.

Pengeringan Arsip dalam media kertas tidak perbolehkan

dengan cara menjemur secara langsung dalam panas

matahari.

e) Penggantian Arsip yang ada salinannya yang berasal dari

tempat lain.

f) Pembuatan back up seluruh Arsip yang sudah

diselamatkan; dan

g) Memusnahkan Arsip yang sudah rusak dengan membuat

Berita Acara.

Sedangkan penyelamatan Arsip akibat musibah kebakaran

hanya dilakukan terhadap Arsip yang secara flsik dan

informasi masih bisa dikenali. Pembersihan Arsip dari asap

atau abu yang dilakukan dengan cara manual.

d. Prosedur penyimpanan Arsip kembali

Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali

ke tempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai,

dengan langkah-langkah:

1) jika tempat penyimpanan Arsip Vital tidak mengalami

kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih

dahulu;

2) penempatan kembali peralatan penyimpanan Arsip Vital;

3) penempatan kembali Arsip; dan

4) Arsip Vital dalam media lain seperti cartridge, cakram digital

(CD) dan Iain-lain disimpan di tempat tersendiri kemudian

dilakukan format ulang dan dibuat Duplikasinya.

e. Laporan dan Evaluasi

1) menyusun laporan penyelamatan Arsip Vital yang

disampaikan kepada Sekretaris Utama; dan

-31 -

2) menyusun evaluasi pelaksanaan penyelamatan Arsip Vital

yang digunakan untuk mengetahui seberapa jauh tingkat

keberhasilan penyelamatan Arsip Vital. Kegiatan evaluasi juga

digunakan untuk mempersiapkan kemungkinan adanya

bencana di kemudian hari.

KEPALA BAQALLSTANDARDISASl NASIONAL,

MAD

menimbang : a. bahwa untuk menghasilkan tata kearsipan ......10. unit pengolah adalah satuan kerja...

Documents