Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

Versi 1.0

4 Oktober 2007

Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP)

Untuk :

Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) ITS

Dyah Wardhani Kusuma 5107 201 016

Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

i

DAFTAR ISI DAFTAR ISI ................................................................i DAFTAR GAMBAR.......................................................ii 1. INTRODUCTION...................................................1

1.1. Tujuan ..............................................................................................................................................1 1.2. Ruang Lingkup Proyek...............................................................................................................1 1.3. Definisi, Istilah, dan Singkatan .............................................................................................2 1.4. Referensi .........................................................................................................................................2 1.5. Deskripsi Umum Dokumen (Ikhtisar) .................................................................................2

2. OVERALL DESCRIPTION ......................................3 2.1 Lingkungan Sistem...................................................................................................................3 2.2 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional .....................................................................................3

2.2.1 Use Case Pegawai Pengarsipan ..................................................................................4 Use case: Tambah User............................................................................................................4 Use case: Edit User ....................................................................................................................5 Use case: Hapus User................................................................................................................5 Use case: Tambah Surat Masuk............................................................................................6 Use case: Tambah Surat Keluar ...........................................................................................6 Use case: Edit Surat Masuk ....................................................................................................7 Use case: Edit Surat Keluar ....................................................................................................7 Use case: Cetak Surat Masuk ................................................................................................8 Use case: Cetak Surat Keluar ................................................................................................9 Use case: Hapus Surat Masuk .............................................................................................11 Use case: Hapus Surat Keluar .............................................................................................11

2.3 Karakteristik User ...................................................................................................................12 2.4 Kebutuhan Non-Fungsional ................................................................................................12

3. Requirements Specification...............................12 3.1 Kebutuhan Antarmuka Eksternal .....................................................................................12 3.2 Kebutuhan Fungsional ..........................................................................................................12

3.2.1 Tambah User ....................................................................................................................12 3.2.2 Edit User .............................................................................................................................13 3.2.3 Hapus User ........................................................................................................................14 3.2.4 Tambah Surat...................................................................................................................14 3.2.5 Edit Surat ...........................................................................................................................15 3.2.6 Cetak Surat .......................................................................................................................15 3.2.7 Balas Surat Masuk..........................................................................................................16 3.2.8 Disposisi Surat Masuk...................................................................................................16 3.2.9 Hapus Surat ......................................................................................................................17

3.3 Kebutuhan Non-Fungsional Detail ...................................................................................18 3.3.1 Logical Structure dari Data.........................................................................................18 3.3.2 Security...............................................................................................................................19

ii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 – Lingkungan Sistem .........................................................................................................3 Gambar 2 - Use Case Pegawai Pengarsipan..................................................................................4 Gambar 3 - Logical Structure dari Data ........................................................................................18

1

1. INTRODUCTION

1.1. Tujuan

Tujuan pembuatan dokumen ini adalah untuk memberi penjelasan

secara detail mengenai Sistem Administasi Pengarsipan (SAP). Dokumen ini

berisi tujuan dan fitur-fitur sistem, antarmuka sistem, apa yang akan

dilakukan oleh sistem, batasan-batasan operasional sistem dan bagaimana

sistem akan merespon rangsangan dari luar. Dokumen ini ditujukan untuk

stakeholder dan pengembang sistem serta akan diusulkan kepada Biro

Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) ITS untuk

mendapatkan persetujuan.

1.2. Ruang Lingkup Proyek

Sistem perangkat lunak adalah Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP).

Sistem ini didesain untuk memaksimalkan efisiensi kerja dan produktivitas

pegawai yang menangani pengarsipan surat dengan menyediakan tool

untuk membantu otomatisasi pencatatan surat masuk dan surat keluar

yang semula dilakukan secara manual. Selain memenuhi kebutuhan

pegawai pengarsipan, sistem juga mudah dimengerti dan mudah

digunakan.

Secara khusus, sistem ini dirancang untuk memudahkan pegawai

pengarsipan dalam mengatur arsip surat serta membuat laporan. Sistem ini

hanya melakukan pencatatan kepala surat, tidak termasuk isi surat. Sistem

memiliki database relasional yang berisi data surat masuk dan surat keluar.

2

1.3. Definisi, Istilah, dan Singkatan

Term Definition SAP Sistem Administrasi Pengarsipan, merupakan nama

sistem perangkat lunak. Pegawai pengarsipan Pegawai yang menangani pencatatan surat masuk

dan surat keluar. Database Kumpulan informasi yang dimonitor oleh sistem. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

Sebuah dokumen yang menjelaskan secara lengkap semua fungsi dari sistem yang diusulkan beserta batasan-batasan operasionalnya. Misalnya dokumen ini.

Stakeholder Semua orang yang berhubungan dengan proyek, tetapi bukan pengembang proyek.

User Pegawai pengarsipan.

1.4. Referensi

IEEE. IEEE Std 830-1998 IEEE Recommended Practice for Software

Requirements Specifications. IEEE Computer Society, 1998.

1.5. Deskripsi Umum Dokumen (Ikhtisar)

Bab berikutnya, bagian Penjelasan Umum, dari dokumen ini berisi

penjelasan tentang fungsionalitas produk. Bagian tersebut menjelaskan

tentang kebutuhan informal dan digunakan untuk membangun konteks

untuk spesifikasi kebutuhan teknis pada bab berikutnya.

Bab ketiga, bagian Spesifikasi Kebutuhan, dari dokumen ini dibuat

terutama untuk pengembang dan menjelaskan detail fungsional produk

dalam istilah teknis.

Kedua bagian dokumen tersebut menjelaskan produk perangkat lunak

yang sama secara keseluruhan, tetapi ditujukan untuk lapisan pembaca

yang berbeda dan dibuat dengan menggunakan bahasa yang berbeda.

3

2. OVERALL DESCRIPTION

2.1 Lingkungan Sistem

Gambar 1 – Lingkungan Sistem

Sistem Administrasi Pengarsipan memiliki satu aktor, yaitu pegawai

pengarsipan. Pegawai pengarsipan mengakses pengarsipan surat masuk

dan surat keluar secara langsung.

<< Pembagian Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP) ke dalam dua bagian

komponen, Pengarsipan Surat Masuk dan Pengarsipan Surat Keluar, adalah

contoh menggunakan kelas domain untuk memberi keterangan yang lebih

jelas. >>

2.2 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

Bagian ini menguraikan use case untuk aktor pegawai pengarsipan.

Pegawai Pengarsipan

Pengarsipan Surat Masuk

Pengarsipan Surat Keluar

Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP)

4

2.2.1 Use Case Pegawai Pengarsipan Pegawai pengarsipan memiliki beberapa use case :

Gambar 2 - Use Case Pegawai Pengarsipan

Use Case Pengaturan User Use case: Tambah User Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan memasukkan username dan password user yang baru. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu User. 2. Sistem menampilkan form User. 3. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Tambah. 4. Pegawai pengarsipan memasukkan data username dan password user.

5

5. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 6. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data user. Xref: bagian 3.2.1, Tambah User Use case: Edit User Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mengupdate password user tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu User. 2. Sistem menampilkan form User. 3. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan diupdate. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Edit. 5. Pegawai pengarsipan memasukkan password user. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 7. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data user. Xref: bagian 3.2.2, Edit User Use case: Hapus User Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan menghapus data user tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem.

6

1. Pegawai pengarsipan memilih menu User. 2. Sistem menampilkan form User. 3. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan dihapus. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 5. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data user. 6. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. Xref: bagian 3.2.3, Hapus User Use Case Tambah Surat Use case: Tambah Surat Masuk Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan memasukkan data surat masuk baru. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Tambah. 2. Sistem menampilkan form Penambahan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat masuk baru. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 5. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data surat masuk. Xref: bagian 3.2.4, Tambah Surat Use case: Tambah Surat Keluar Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan memasukkan data surat keluar baru.

7

Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Tambah. 2. Sistem menampilkan form Penambahan Data Surat Keluar. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat keluar baru. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 5. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data surat keluar. Xref: bagian 3.2.4, Tambah Surat Use Case Edit Surat Use case: Edit Surat Masuk Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mengupdate data surat masuk tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Edit. 2. Sistem menampilkan form Pengeditan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk

yang akan diedit. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengupdate data surat masuk. 7. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data surat masuk. Xref: bagian 3.2.5, Edit Surat Use case: Edit Surat Keluar Diagram:

8

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mengupdate data surat keluar tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Edit. 2. Sistem menampilkan form Pengeditan Data Surat Keluar. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat keluar

yang akan diedit. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat keluar yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengupdate data surat keluar. 7. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data surat keluar. Xref: bagian 3.2.5, Edit Surat Use Case Cetak Surat Use case: Cetak Surat Masuk Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mencetak data surat masuk berdasarkan kriteria tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Cetak. 2. Sistem menampilkan form Pencetakan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan menentukan kriteria pencarian. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari.

9

5. Sistem menampilkan data surat masuk yang sesuai dengan kriteria pencarian.

6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 7. Sistem menampilkan laporan surat masuk. 8. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Xref: bagian 3.2.6, Cetak Surat Use case: Cetak Surat Keluar Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mencetak data surat keluar berdasarkan kriteria tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Cetak. 2. Sistem menampilkan form Pencetakan Data Surat Keluar. 3. Pegawai pengarsipan menentukan kriteria pencarian. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat keluar yang sesuai dengan kriteria

pencarian. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 7. Sistem menampilkan laporan surat keluar. 8. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Xref: bagian 3.2.6, Cetak Surat Use Case Balas Surat Masuk Diagram:

10

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan membalas data surat masuk tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Balas. 2. Sistem menampilkan form Pembalasan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk

yang akan dibalas. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat balasan. 7. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pembalasan data surat masuk. Xref: bagian 3.2.7, Balas Surat Masuk Use Case Disposisi Surat Masuk Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mencetak lembar disposisi data surat masuk tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Disposisi. 2. Sistem menampilkan form Disposisi Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk

yang akan dicetak disposisinya. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 7. Sistem menampilkan lembar disposisi surat masuk. 8. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Xref: bagian 3.2.8, Disposisi Surat Masuk

11

Use Case Hapus Surat Use case: Hapus Surat Masuk Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan menghapus data surat masuk tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Hapus. 2. Sistem menampilkan form Penghapusan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk

yang akan dihapus. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 7. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data surat masuk. 8. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 9. Sistem menampilkan pesan berisi status penghapusan data surat masuk. Xref: bagian 3.2.9, Hapus Surat Use case: Hapus Surat Keluar Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan menghapus data surat keluar tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Hapus. 2. Sistem menampilkan form Penghapusan Data Surat Keluar.

12

3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat keluar yang akan dihapus.

4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat keluar yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 7. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data surat keluar. 8. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 9. Sistem menampilkan pesan berisi status penghapusan data surat keluar. Xref: bagian 3.2.9, Hapus Surat

2.3 Karakteristik User

Pegawai pengarsipan diharapkan familiar dengan Windows dan dapat

menggunakan tombol, menu, laporan, dan tool-tool lain yang serupa.

Tampilan detail form-form dibahas pada bagian 3.2.

2.4 Kebutuhan Non-Fungsional

Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP) berjalan pada PC yang

menggunakan database Microsoft SQL Server 2000 dan sistem operasi

Windows. Microsoft SQL Server 2000 diinstal pada salah satu komputer

sebagai server dan pada komputer lainnya sebagai client.

3. Requirements Specification

3.1 Kebutuhan Antarmuka Eksternal

Sistem Administrasi Pengarsipan tidak memerlukan sistem eksternal.

3.2 Kebutuhan Fungsional

Logical structure dari Data terdapat pada bagian 3.3.1.

3.2.1 Tambah User

Use Case Name

Tambah User

XRef Bagian 2.2.1 Tambah User Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu User dan mengklik

13

tombol Tambah pada form User. Precondition Form User menampilkan data user dengan

menggunakan grid. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Tambah.

2. Sistem meng-enable textbox username dan password.

3. Pegawai pengarsipan memasukkan data username dan password user.

4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 5. Sistem menambahkan data user ke database. 6. Sistem menampilkan pesan berisi status

penambahan data user. Alternative Paths

-

Postcondition Data user ditambahkan ke database. Exception Paths

Pegawai pengarsipan membatalkan proses penambahan data user kapanpun.

Other - 3.2.2 Edit User

Use Case Name

Edit User

XRef Bagian 2.2.1 Edit User Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu User dan mengklik

tombol Edit pada form User. Precondition Form User menampilkan data user dengan

menggunakan grid. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan

diedit. 2. Sistem meng-enable tombol Edit. 3. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Edit. 4. Sistem meng-enable textbox password. 5. Pegawai pengarsipan memasukkan password user. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 7. Sistem mengupdate password user ke database. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan

data user. Alternative Paths

-

Postcondition Password user di database ter-update. Exception Paths

Pegawai pengarsipan membatalkan proses pengeditan data user kapanpun.

Other -

14

3.2.3 Hapus User

Use Case Name

Hapus User

XRef Bagian 2.2.1 Hapus User Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu User dan mengklik

tombol Hapus pada form User. Precondition Form User menampilkan data user dengan

menggunakan grid. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan

dihapus. 2. Sistem meng-enable tombol Hapus. 3. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 4. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan

menghapus data user. 5. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 6. Sistem menghapus data user di database. 7. Sistem me-refresh grid.

Alternative Paths

-

Postcondition Data user dihapus dari database. Exception Paths

Pegawai pengarsipan membatalkan proses penghapusan data user kapanpun.

Other - 3.2.4 Tambah Surat

Use Case Name

Tambah Surat

XRef Bagian 2.2.1 Tambah Surat Masuk, Bagian 2.2.1 Tambah Surat Keluar

Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Tambah atau menu Surat Keluar Tambah.

Precondition Sistem menampilkan form Penambahan Data Surat Masuk atau form Penambahan Data Surat Keluar.

Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat baru. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 3. Sistem menambahkan data surat ke database. 4. Sistem menampilkan pesan berisi status

penambahan data surat. Alternative Paths

Pada step 1 terdapat field yang kosong, pegawai pengarsipan diminta mengisi field tersebut.

Postcondition Data surat ditambahkan ke database. Exception Paths

Pegawai pengarsipan membatalkan proses penambahan data surat kapanpun.

Other -

15

3.2.5 Edit Surat

Use Case Name

Edit Surat

XRef Bagian 2.2.1 Edit Surat Masuk, bagian 2.2.1 Edit Surat Keluar

Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Edit atau menu Surat Keluar Edit.

Precondition Sistem menampilkan form Pengeditan Data Surat Masuk atau form Pengeditan Data Surat Keluar.

Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat yang akan diedit.

2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menambahkan data surat yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan mengupdate surat. 5. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 6. Sistem mengupdate data surat ke database. 7. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan

data surat. Alternative Paths

Pada step 1 terdapat field yang kosong, pegawai pengarsipan diminta mengisi field tersebut. Pada step 2 tidak ada data surat yang sesuai dengan kriteria pencarian, sistem meminta pegawai pengarsipan memasukkan kriteria pencarian lainnya.

Postcondition Data surat di database terupdate. Exception Paths

Pegawai pengarsipan membatalkan proses pengeditan data surat kapanpun.

Other - 3.2.6 Cetak Surat

Use Case Name

Cetak Surat

XRef Bagian 2.2.1 Cetak Surat Masuk, bagian 2.2.1 Cetak Surat Keluar

Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Cetak atau menu Surat Keluar Cetak.

Precondition Sistem menampilkan form Pencetakan Data Surat Masuk atau form Pencetakan Data Surat Keluar.

Basic Path 1. Pegawai pengarsipan menentukan kriteria pencarian.

2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menampilkan data surat yang sesuai dengan

kriteria pencarian. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 5. Sistem menampilkan laporan surat. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report.

Alternative Paths

Pada step 2 tidak ada data surat yang sesuai dengan kriteria pencarian, sistem meminta pegawai

16

pengarsipan menentukan kriteria pencarian lainnya. Pada step 3 pegawai pengarsipan mengklik tombol Reset, sistem menampilkan data semua surat.

Postcondition Laporan surat dicetak. Exception Paths

Pegawai pengarsipan membatalkan proses pencetakan data surat kapanpun.

Other - 3.2.7 Balas Surat Masuk

Use Case Name

Balas Surat Masuk

XRef Bagian 2.2.1 Balas Surat Masuk Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk

Balas. Precondition Sistem menampilkan form Pembalasan Data Surat

Masuk. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan

tahun surat masuk yang akan dibalas. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat

balasan. 5. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 6. Sistem mengupdate status surat masuk dan

menyimpan data surat balasan sebagai surat keluar. 7. Sistem menampilkan pesan berisi status

pembalasan data surat masuk. Alternative Paths

Pada step 2 surat masuk yang dicari berstatus sudah dibalas, sistem meminta pegawai pengarsipan memilih data surat masuk yang lainnya.

Postcondition Surat masuk dibalas. Exception Paths

Pegawai pengarsipan membatalkan proses pembalasan data surat masuk kapanpun.

Other - 3.2.8 Disposisi Surat Masuk

Use Case Name

Disposisi Surat Masuk

XRef Bagian 2.2.1 Disposisi Surat Masuk Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk

Disposisi. Precondition Sistem menampilkan form Disposisi Data Surat Masuk. Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan

tahun surat masuk yang akan dicetak disposisinya. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak.

17

5. Sistem menampilkan lembar disposisi surat masuk. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report.

Alternative Paths

-

Postcondition Lembar disposisi surat masuk dicetak. Exception Paths

Pegawai pengarsipan membatalkan proses pencetakan disposisi data surat masuk kapanpun.

Other - 3.2.9 Hapus Surat

Use Case Name

Hapus Surat

XRef Bagian 2.2.1 Hapus Surat Masuk, bagian 2.2.1 Hapus Surat Keluar

Trigger Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Hapus atau menu Surat Keluar Hapus.

Precondition Sistem menampilkan form Penghapusan Data Surat Masuk atau form Penghapusan Data Surat Keluar.

Basic Path 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat yang akan dihapus.

2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menambahkan data surat yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 5. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan

menghapus data surat. 6. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 7. Sistem menghapus data surat dari database. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status

penghapusan data surat. Alternative Paths

Pada step 2 tidak ada data surat yang sesuai dengan kriteria pencarian, sistem meminta pegawai pengarsipan memasukkan kriteria pencarian lainnya.

Postcondition Data surat di database dihapus. Exception Paths

Pegawai pengarsipan membatalkan proses penghapusan data surat kapanpun.

Other -

18

3.3 Kebutuhan Non-Fungsional Detail

3.3.1 Logical Structure dari Data

The logical structure dari data yang disimpan dalam database adalah

sebagai berikut :

Gambar 3 - Logical Structure dari Data

Deskripsi data untuk setiap entitas data adalah sebagai berikut :

Entitas Data Login Pegawai Pengarsipan Data Item Type Description Comment

Username Text Username untuk login Password Text Password untuk login Entitas Data Surat Masuk

Data Item Type Description Comment Nomor surat Text Nomor yang tertera

pada surat

Nomor urut Integer Nomor urut surat Berdasarkan tahun Nomor berkas Integer Nomor berkas surat

masuk Berdasarkan golongan pengirim

Tanggal Date Tanggal yang tertera pada surat

Perihal Text Perihal surat Golongan pengirim Text Golongan pengirim Pengirim Text Nama pengirim Status Balas Integer Status balas surat Penerima Text Kategori penerima Bagian perencanaan

Surat Keluar Surat Masuk

Login Pegawai Pengarsipan

menulis menulis

19

atau sistem informasi Nama Penerima Text Nama penerima surat Tanggal Terima Date Tanggal surat diterima Entitas Data Surat Keluar

Data Item Type Description Comment Nomor urut Integer Nomor urut surat Berdasarkan tahun Penandatangan Text Kode penandatangan surat Kode Perihal Text Kode perihal surat Perihal Text Perihal surat Penerima Text Penerima surat Tanggal Date Tanggal surat dikeluarkan Ralat Text Ralat surat Tembusan Text Tembusan surat 3.3.2 Security

Perangkat lunak memiliki fasilitas login sehingga hanya pegawai

pengarsipan yang memiliki akses ke perangkat lunak.