Pengumpulan data pada sistem akuntansi pertanggungjawaban

SIKLUS PENDAPATAN

A. Definisi Siklus PendapatanSiklus pendapatan adalah serangkaian bisnis yang terjadi secara berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan penyerahan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang dan jasa tersebut. Siklus ini mencatat 4 aktivitas/kejadian ekonomi, yaitu: (1) penerimaan pesanan barang atau jasa dari pelanggan - dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi pengolahan pesanan, (2) pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan - dicatat dengan mengunakan sistem aplikasi pengiriman,(3) penagihan kepada pelanggan dicatat dengan menggunakan sistem apilkasi penagihan, dan (4) penerimaan kas dari pembeli (baik dari penjualan tunai maupun pelunasan piutang) dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi penerimaan kas.B. Dokumen, Catatan, Dan LaporanSiklus pendapatan berhubungan dengan siklus lain sebagaimana ditunjukkan pada gambar 11.1Gambar 11.1Siklus Pendapatan

Sikluspendapatan

bank

Penjajagansetoran

orderpembayaran

penjualan

Siklus pembukuan & pelaporan

BT

BT

pelangganpembeli

Respon

Sistem penggajian

Faktur

komisi

Informasi BTUD

Informasi BTUD

Siklus pengeluaranSistem produksi

1.1 Dokumen yang DigunakanDokumen yang diguakan dalam siklus pengeluaran adalah sebagai berikut:Jenis TransaksiDokumen Yang Digunakan

Pembelian KreditPermintaan PembelianPesanan PembelianLaporan PembelianVoucher

Pengeluaran KasCheck

Retur PembelianMemo Debit

2.1 Laporan yang DihasilkanLaporan yang dihasilkan dalam siklus pengeluaran ada tiga macam laporan, yaitu laporan pengawasan (control report), register, dan laporan khusus (special report). Meskipun demikian, informasi yang disajikan berbeda antara satu aplikasi dengan aplikasi lain.

a. Laporan KontrolLaporan yang meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah file, sehingga berguna untuk menentukan ada tidaknya perubahan file yang tidak semestinya (improperly) atau untuk menjamin tidak ada transaksi yang hilang dalam proses.laporan kontroldalam siklus pengeluaran adalah faktur pembelian yang di terima perusahaan dan ditambahkan ke dalam file dengan sistem on-line-real-time.b. Register (Jurnal)Laporan yang berisi daftar transaksi yang di catat dalam periode tertentu, baik satu hari, satu minggu, atau satu bulan. Data yang telah di posting dalam Biku Besar, akan dapat digunakan untuk penelusuran audit (audit trail) terhadap saldo-saldo rekening dengan menghibingkan antara bukti transaksi dan rekening buku besar, yang berisi daftar cek yang digunakan untuk membayar utang.c. Laporan KhususLaporan khusus dalam siklus pengeluaran yang berguna untuk membantu manajer dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok. Sedangkan laporan yang dihasilkan adalah :1) laporan faktur terbuka (open invoices report), laporan yang berisi daftar faktur pembelian di bayar pada tanggal laporan, sedangkan data yang dilaporkan adalah data pemasik dan jumlah utang kepada setiap pemasok.2) laporan umur voucher (voucher aging report), laporan yang sangat bermanfaat untuk perusahaan yang memiliki utang guna meringkas voucher menurut umur tertentu sesuai jangka waktunya.3) laporan kebutuhan kas, laporan yang meringkas untuk jatuh tempo sehingga membantu untuk merencanakan pembayaran utang dan mengidentifikasi utang mana yang harus di bayar segera, agar memperoleh potongan serta menjaga hubungan baik dengan pemasok.4) laporan status utang, laporan yang dihasilkan oleh perusahaan yang menggunakan sistem on-line-real-time, karena karyawan bagian utang memerlukan informasi status utang setiap pemasok.

3.1 Catatan AkuntansiCatatan yang diselenggarakan perusahaan dalam sistem manual, adalah sebagai berikuta. Buku Jurnal, meliputi:1) register voucher, buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pembeluan secara kredit;2) jurnal memorial, buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang atau memperoleh potongan pembelian barang yang di beli; dan3) register kas, buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas, baik pembelian secara tunai maupun pelunasan utang.b. Rekening pembantu piutang dagang, rekening yang digunakan untuk mencatat piutang setiap pelanggan.c. Rekening buku besar, meliputi:1) utang dagang, rekening yang digunakan untuk mencatat bertambahnya utang setiap melakukan pembelian secara kredit, dan berkurangnya utang setiap pelunasan utang atau retur dan potingan pembelian; dan2) kas, rekening yang digunakan untuk mencatat berkurangnya kas setiap melakukan pelunasan utang atau pembelian barang secara tunai.

Sedangkan, catatan yang diselenggarakan perusahaan dalam sistem komputer, adalah sebagai berikuta. File induk (master file), meliputi:1) file induk pemasok (vendor master file), yaitu file yang digunakan untuk menyimpan data utang setiap pemasok termasuk perubahan-perubahan yang terjadi terhadap utang dagang; dan2) file induk persediaan (inventory master file), yait file yang digunakan untuk menyimpan data tentang setiap jenis persediaan, baik penambahan atau pengurangan pada persediaan.b. File transaksi (transaction file), banyaknya file transaksi tergantung sistemyang digunakaka perusahaan, jika menggunakan on-line-real-time maka file transaksi yang digunakan lebih sedikit dari sisten kelompok (batch) karea sistem tersebut langsung di proses. meskipun demikian, file transaksi meliputi:1) file permintaan pembelian, merupakan input bagi sistem pembelian yang berisi satu record untuk setiap barang yang dimintakan membelinya2) file order pembelian terbuka, merupakan file yang mempunyai satu record untuk setiap pesanan pembelian yang dikirimkan. field kunci dalam file ini adalah nomor pesanan pembelian3) file order pembelian, yang digunakan oleh aplikasi pembelian untuk rincian data yang tercantum dalam pesanan pembelian. field kuncinya adalah kombinasi nomor pesanan pembelian dan nomor baris pesanan pembelian4) file penerimaan barang, file berisi satu record untuk setiap item barang yang di teima dari pemasok dengan menunjukkan nomor pesanan pembelian dan nomor baris, tanggal, dan kualitas yang di terima.5) file faktur pembelian, file yang berisi daftar faktur yang baru diterima namun barangnya belum datang.6) file voucher, file yang berisi satu record untuk setiap voucher yang belum di bayar.7) file buku besar, file yang berisi ringkasan transaksi yang di proses dengan mencatat rekening utang dagang dan mendebit rekening lain yang terkait.

C. Pengolahan TransaksiPengolahan transaksi dalam silus pengeluaran menggunakan dua versi sistem, yaitu1.1 Sistem manualPengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang diselenggarakan secara manual dengan prosedur-prosedur sebagai berikuta. Prosedur pembelian, meliputi1) Unit peminta baranga) persediaan yang telah mencapai titik permintaan kembali akan unit barang dibuatkan membuat permintaan pembelian sebanyak tiga lembar dan didistribusikan sebagai lembar ke-1 diteruskan ke departemen pembelian lembar ke-2 diteruskan ke bagian utang lembar ke-3 diarsipkan dengan urut nomor

2) Departemen pembeliana) atas dasar dokumen permintaan barang, bagian ini memilih pemasok dan membuat order pembelian sebanyak lima lembar 2.1 Aktivitas pengendalian untuk transaksi pembelianAktivitas pengendalian untuk transaksi pembelian dalam siklus pengeluaran bertujuan untuk memastika bahwa informasi yang dihasilkan akurat dan dapat di percaya.

Tabel 12.2Ringkasan aktivitas pengendalian transaksi pembelian

AktivitasPembelian Barang

Orientasi transaksi Manajer unit meminta mengotoritasi permintaan barang, manajer departemen pembelian menyetujui pembelian barang

Pengamanan terhadap aktiva Laporan penerimaan barang di buat ketika barang diterima Laporan penerimaan barangbernomor urut tercetak Kualitas barang di hitung saat barang di terima Kuantiyas barang di hitung secara independen

Pemisahan tugas Bagian pembelian dan bagian utang dagang Pencatatan persediaan dan bagian gudang Bagian penerimaan barang dan bagian gudang

Dokumen dan catatan yang memadaiPermintaan pembelian Di buat berdasarkan titik dan kuantita pesanan kembali Dimintakan persetujuan oleh pesanan khususOrder pembelian Di buat atas dasr permintaan pembelian Bernomor urut tercetak Pemasok di pilih dari daftar pemasok yang disetujui Dilakuakan pengecekan terhadap harga dan terminPaket voucher Faktur di kirim langsung ke bagian utang dagang Voucher bernomor urut tercetak Di dukung oleh permintaan pembelian,order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur asli

AktivitasPembelian Jasa

Orientasi transaksi Menajer unit peminta mengotorisasi, menajer departemen pembelian menyetujui

Pemisahan tugas Bagian pembelian dan bagian utang dagang

Dokumen dan catatan yang memadaiPermintaan pembelian Di buat oleh departemen pemakai Dimintakan persetujuanOrder pembelian Di buat atas dasar permintaan pembelian Bernomor urut tercetak Pemasok di pilih dari daftar pemasok yang disetujui Dilakuakan pengecekan terhadap harga dan terminPaket voucher Catat penerimaan jasa pad tembusan order pembelian Paket voucher Faktur di kirim langsung ke bagian utang dagang Voucher bernomor urut tercetak Di dukung oleh permintaan pembelian,order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur asli Diverifikasi

3.1 Prosedur pengeluaran kas4.1 Aktivitas pengendalian untuk transaksi pengeluaran kas

D. Pengumpulan Data pada Sistem Akuntansi PertanggungjawabanSistem akuntansi mempertangungjawabkan dengan caramengalirkan informasi dari bawah ke atas berupa realisasi kerja (actual performance) dan dari atas ke bawah berupa anggaran kerja (budgeted performance). Laporan kinerja dari setiap pertanggungjawaban akan berupa anggaran pendapatan, anggaran baiaya, realisasi pendapatan , dan realisasi biaya.Dalam pengumpulan data, perusahaan menggunakan kode pertanggungjawaban (responbility codes) yang berguna untuk mengklasifikasikan transaksi berdasarkan pusat pertanggungjawaban dan rekening dalam bagan rekening.

1.1 Kode Pertanggungjawaban (Responbility Codes) Kode yang digunakan untuk mencatat tempat terjadinya transaksi.Karena setiap unit dalam organisasi terdapat berbagai macam transaksi, maka setiap unit harus memiliki kode khusus.Contoh kode pertanggungjawaban dapat di lihat pada gambar 3.8.

2.1 Kode Rekening (Account Codes)Perusahaan membutuhkan kode rekening untuk keperluan pencatatan dan pelaporan informasi.Struktur kode rekening dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban merupakan kombinasi antara kode kode rekening dankode pertanggungjawaban yang secara unik mengidentifikasi setiap rekening dalam bagan rekening pertanggungjawaban.

3.1 Kode Anggaran (Budget Code)Pada laporan kinerja diperlukan adanya kode tambahan agar angka yang dilaporkan dapat dibedakan, yaitu kode anggaran dan kode realisasi.Kode tambahan ini disisipkan antara kode pertanggungjawaban dan kode rekening.

E. Pelaporan Keuangan dan Akuntansi PertanggungjawabanLaporan kerja yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi pertanggungjawaban hanya bermanfaat untuk keperluan inten (manajemen). Oleh sebab itu, laporan tersebut sangat spesifik, dan tidak bisa langsung dikonversi untuk kpepentingann ekstern. Dan untuk menghasilkan laporan keuangan pada akhir periode, perlu dilakukan konversi dari laporan kerja ke dalam laporan keuangan.

Bab IIIKesimpulanA. SimpulanDalam sistem informasi akuntansi manajerial, informasi mengalir menuju ke dua arah, yaitu :Top-down flow (mengalir dari atas kebawah) dan Buttom-up flow (mengalir dari bawah ke atas). Manajemen puncak mengkomunikasikan struktur organisasi dengan menggunakan bagan organisasi (organization charts), yang mengidentifakasi segmen-segmen yang ada dan mengkomunikasikanhubungan atasan-bawahan. Sedangkan, uraian jabatan (job description)menetapkan tanggung jawab bagi karyawan untuk tugas-tugas khusus.sistem penganggaran kinerja (performance budgeting system),yang mengkoordinasikan tujuan kinerja ke setiap segmen, jika setiap segmen dapat mencapai tujuannya, maka tujuan organisasi secara keseluruhan dapat dicapai.Sistem yang mencatat transaksi, memprosesnya, dan melaporkan kepada manajer yang lebih atas disebut sistem pelaporan pertanggungjawaban (responsbility reporting systems).Sistem pelaporan pertanggungjawaban mencatat realisasi kegiatan (performance measures) yang telah dilaksanakan oleh setiap segmen dalam organisasi, yang berupa satuan moneter pendapatan dan biaya, pusat pertanggungjawaban adalah unit atau bagian dalam organisasi yang terlibat dalam sistem akuntansi pertanggungjawab (SAP).sistem akuntansi manejerial membuat anggaran fleksibel (flexible budget) untuk menghendaki anggaran biaya diperinci ke dalam biaya tetap dan biaya variabel.sedangkanAnggaranfleksibelmemperhitungkanperubahan- perubahanbiaya yang terjadisebagaikonsekuensidariperubahanaktivitas.Sistem akuntansi yang mempertangungjawabkan mengalirkan informasi dari bawah ke atas berupa realisasi kerja (actual performance) dan dari atas ke bawah berupa anggaran kerja (budgeted performance). Laporan kinerja dari setiap pertanggungjawaban akan berupa anggaran pendapatan, anggaran baiaya, realisasi pendapatan , dan realisasi biaya. Laporan kerja yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi pertanggungjawaban hanya bermanfaat untuk keperluan inten (manajemen). Dan untuk menghasilkan laporan keuangan pada akhir periode, perlu dilakukan konversi dari laporan kerja ke dalam laporan keuangan.