salinan - ppid.undip.ac.id no 12...nomor 51 tahun 2015 tentang tata naskah dinas di lingkungan...

1

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR 12 TAHUN 2016

TENTANG

TATA NASKAH DINAS UNIVERSITAS DIPONEGORO

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO,

Menimbang : a. bahwa dengan telah diundangkannya Peraturan Menteri

Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di

lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, dan dengan adanya perubahan organisasi dan tata kerja di lingkungan Universitas Diponegoro melalui

Peraturan Rektor Nomor 4 tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unsur-Unsur di bawah Rektor Universitas

Diponegoro, perlu mengatur kembali Tata Naskah Dinas di lingkungan Universitas Diponegoro;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a perlu menetapkan Peraturan Rektor Universitas Diponegoro tentang Tata Naskah Dinas di

lingkungan Universitas Diponegoro;

c. bahwa sebagai perwujudannya perlu menetapkan Peraturan

Rektor Universitas Diponegoro.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 4301);

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik

Indonesia nomor 158 tahun 2012;

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 7 Tahun

1961 tentang Pendirian Universitas Diponegoro;

4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 26 tahun

2015 tentang Bentuk dan Mekanisme Pendanaan Perguruan

SALINAN

2

Tinggi Negeri Badan Hukum (Lemabaran Negara Republik

Indonesia tahun 2015 nomor 110);


2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan (Lembaran Negara tahun 2014 16);


2014 tentang Penetapan Universitas Diponegoro Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2014 Nomor 302

7. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 52 Tahun

2015, tentang Statuta Universitas Diponegoro (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 170);

8. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Nomor 51 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kmenteraian Riset, Teknologi dan Pendidikan

Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2082);

9. Keputusan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 146/M/KP/2014 tentang pengangkatan Rektor Universitas Diponegoro;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TENTANG

TATA NASKAH DINAS UNIVERSITAS DIPONEGORO

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Rektor ini yang dimaksud dengan:

1. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi,

dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan.

2. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan

yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Universitas Diponegoro.

3. Kementerian adalah Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

3

4. Universitas Diponegoro yang selanjutnya disingkat Undip adalah Perguruan

Tinggi Negeri Berbadan Hukum

5. Majelis Wali Amanat yang selanjutnya disebut MWA adalah organ Undip

yang menetapkan, memberikan Pertimbangan pelaksanaan kebijakan Umum, dan memberikan pengawasan dibidang non akademik

6. Senat Akademik yang selanjutnya disingkat SA adalah organ Undip yang

menetapkan kebijakan, memberikan pertimbangan, dan melakukan pengawasan dibidang akademik.

7. Rektor adalah organ Undip yang memimpin penyelenggaraan dan pengelolaan Undip.

8. Fakultas adalah unsur pelaksana akademik Undip yang melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Undip yang berada di bawah Rektor.

9. Sekolah adalah unsur pelaksana akademik setingkat Fakultas yang

bertugas menyelenggarakan dan/atau mengkoordinasikan pascasarjana, multidisiplin, program profesi, atau program vokasi.

10. Departemen adalah adalah unsur dari Fakultas atau Sekolah yang mendukung penyelenggaraan kegiatan akademik dalam satu atau beberapa cabang ilmu pengetahuan, seni, dan teknologi dalam jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi, atau pendidikan vokasi.

11. Program Studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi, dan/atau pendidikan vokasi.

12. Bagian merupakan kelompok dosen dalam bidang ilmu konsentrasi tertentu

yang dapat mengelola laboratorium.

13. Pendidikan Profesi adalah sistem pendidikan tinggi setelah program pendidikan sarjana yang menyiapkan peserta didik untuk menguasai keahlian khusus.

14. Pendidikan Vokasi adalah sistem pendidikan tinggi yang diarahkan pada

penguasaan keahlian terapan tertentu yang mencakup program Diploma I, Diploma II, Diploma III, Diploma IV, Magister Terapan, dan Doktor Terapan.

15. Dekan adalah pimpinan Fakultas atau Sekolah di lingkungan Undip yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan pendidikan di masing-masing Fakultas atau Sekolah.

16. Direktorat adalah unsur pengembangan yang menyelenggarakan

perencanaan program strategis universitas.

17. Sekretariat Universitas adalah unsur pengembangan dan pelaksana tugas

strategis Undip yang melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Undip.

18. Biro adalah unsur pelaksana administrasi Undip yang menyelenggarakan pelayanan teknis dan administratif kepada seluruh unsur di lingkungan

Undip.

19. Unit Pelaksana Teknis adalah merupakan unsur penunjang yang diperlukan

untuk penyelenggaraan pendidikan di lingkungan Undip.

4

20. Badan Pengelola adalah unsur penunjang yang bertugas mengelola unit

usaha dan bertanggung jawab kepada Rektor Undip.

21. Satuan Pengawas Internal yang selanjutnya disingkat SPI adalah unit pelaksana di bawah Rektor yang bertugas melakukan pengawasan dan/atau pemeriksaan kegiatan non akademik.

22. Rumah Sakit Nasional Diponegoro yang selanjutnya disingkat RSND adalah rumah sakit yang menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi dan layanan

kesehatan yang bertanggung jawab kepada Rektor.

BAB II

JENIS NASKAH DINAS

Bagian Kesatu

Umum

Pasal 2

(1) Jenis naskah dinas terdiri atas:

a. peraturan; b. keputusan;

c. instruksi; d. prosedur operasional standar; e. surat edaran;

f. surat tugas; g. nota dinas;

h. memo; i. surat dinas;

j. surat undangan; k. Nota Kesepahaman; l. surat perjanjian;

m. surat kuasa; n. surat Pelimpahan Wewenang;

o. surat keterangan; p. berita acara;

q. surat pengantar; r. surat pernyataan; s. pengumuman;

t. laporan; u. telaahan staf dan;

v. notulen rapat.

(2) Naskah dinas sebagaimana tercantum pada ayat 1 mencantumkan kepala

naskah dinas

5

(3) Bentuk kepala naskah dinas:

a. pada kepala naskah dinas UNIVERSITAS DIPONEGORO, dicantumkan

lambang Undip sesuai dengan yang ditetapkan dalam statuta, nama Kementerian, nama Undip, alamat, dan garis penutup;

b. nama Kementerian dicetak pada baris pertama, UNIVERSITAS

DIPONEGORO dicetak pada baris kedua, untuk baris ketiga nama fakultas / Sekolah / lembaga / unit pelaksana teknis / badan pengelola /

Rumah Sakit Nasional Diponegoro, masing-masing dicetak dengan huruf kapital;

c. nama UNIVERITAS DIPONEGORO dicetak lebih tebal daripada nama Kementerian ;

d. nama fakultas/sekolah vokasi/unit pelaksana teknis/badan pengelola/

Rumah Sakit Nasional Diponegoro di lingkungan Undip dicetak di bawah nama UNIVERSITAS DIPONEGORO dengan huruf kapital tebal;

e. alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai kode pos, telepon, faksimile, dan laman apabila ada;

f. kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal ukuran 2¼ pt

g. jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm;

h. penulisan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, UNIVERSITAS

DIPONEGORO menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, fakultas/sekolah/lembaga/unit pelaksana teknis/badan pengelola/

Rumah Sakit Nasional Diponegoro menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14 dengan huruf kapital tebal, dan alamat menggunakan huruf

Times New Roman ukuran 12;

i. bentuk kepala naskah dinas menggunakan contoh sebagaimana

tercantum Lampiran I.1. yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Bagian Kedua

Peraturan Rektor

Pasal 3

(1) Peraturan Rektor adalah naskah dinas yang bersifat mengatur.

(2) Jenis peraturan adalah Peraturan Rektor.

(3) Bagian-bagian peraturan terdiri atas:

a. kepala peraturan; b. judul peraturan;

c. pembukaan; d. batang tubuh atau isi; dan

6

e. penutup.

Pasal 4

Kepala peraturan terdiri atas:

a. Kepala naskah diawali dengan lambang Universitas Diponegoro simetris;

b. kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan

huruf kapital secara simetris;

c. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

Pasal 5

Judul Peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

Pasal 6

Pembukaan peraturan terdiri atas:

a. frasa dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa;

b. nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan;

c. konsiderans berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar

hukum diawali dengan kata mengingat; dan

d. diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan.

Pasal 7

Frasa dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

Pasal 8

Nama jabatan Rektor yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

Pasal 9

(1) Konsiderans menimbang memuat uraian singkat mengenai pokok pikiran

yang menjadi latar belakang pembuatan peraturan;

(2) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, setiap pokok pikiran

dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian;

(3) Setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf, diawali dengan kata

bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma, serta pokok pikiran terakhir diakhiri dengan tanda baca titik.

7

Pasal 10

(1) Konsiderans mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan peraturan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama

atau lebih tinggi.

(2) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum

lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan, jika tingkatannya sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya.

(3) Pencantuman Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik Indonesia dan

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

(4) Pencantuman Peraturan Menteri dilengkapi dengan Nomor Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

(5) Setiap peraturan ditulis secara urut dengan angka, diawali dengan kata

bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma, serta pokok pikiran terakhir diakhiri dengan tanda baca titik.

Pasal 11

(1) Kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

(2) Kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar dengan kata menimbang dan mengingat,

dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

(3) Setelah kata menetapkan dicantumkan nama peraturan yang ditetapkan,

ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri tanda baca titik.

Pasal 12

Batang tubuh atau isi peraturan memuat materi pokok yang diatur dalam

peraturan dan dirumuskan dalam pasal-pasal.

Pasal 13

Penutup peraturan terdiri atas:

a. tempat dan tanggal penetapan peraturan ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi peraturan;

b. nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf

kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

8

c. tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan dibubuhkan di antara

nama jabatan dan nama pejabat;

d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri

tanda tangan;

e. nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan nomor induk

pegawai (NIP) dan gelar.

Pasal 14

Naskah Peraturan Rektor diketik dengan jenis huruf Bookman Old Style, dengan

ukuran huruf 12, di atas kertas F4 atau kertas folio.

Pasal 15

Bentuk peraturan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana

tercantum dalam Lampiran I.2. yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Bagian Ketiga

Keputusan

Pasal 16

(1) Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan.

(2) Bagian-bagian keputusan terdiri atas:

a. kepala keputusan;

b. nama keputusan;

c. pembukaan;

d. batang tubuh atau isi; dan

e. penutup.

Pasal 17

Kepala keputusan terdiri atas:

a. Kepala Keputusan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini;

b. kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan

huruf kapital secara simetris;

c. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; kata

tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

d. nama keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

9

Pasal 18

Pembukaan keputusan terdiri atas:

a. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan;

b. konsiderans berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali dengan kata mengingat; dan

c. diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan.

Pasal 19

Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, konsiderans, dan diktum

dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8, Pasal 9, Pasal 10,dan Pasal 11 Peraturan Rektor ini.

Pasal 20

Batang tubuh atau isi keputusan memuat materi pokok yang ditetapkan dalam keputusan.

Pasal 21

Penutup keputusan terdiri atas:

a. tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi keputusan;

b. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca

koma;

c. tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan;

e. nama lengkap pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan

f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

Pasal 22

Bentuk keputusan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.3 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Rektor ini.

Pasal 23

Naskah Keputusan Rektor diketik dengan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 atau kertas folio.

10

Pasal 24

Kode hal dalam keputusan menggunakan ketentuan sebagaimana tercantum pada Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Bagian Keempat

Instruksi Rektor

Pasal 25

(1) Instruksi Rektor adalah naskah dinas yang memuat perintah Rektor berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan kebijakan atau peraturan

perundang-undangan.

(2) Bagian-bagian instruksi terdiri atas:

a. kepala instruksi;

b. dasar hukum atau latar belakang;

c. batang tubuh atau isi; dan

d. penutup.

Pasal 26

Kepala instruksi terdiri atas: a. Kepala Instruksi dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini;

b. kata instruksi dan nama jabatan Rektor yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

c. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

e. nama instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f. nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital

secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

Pasal 27

Dasar hukum atau latar belakang memuat ketentuan atau alasan perlunya

ditetapkan instruksi.

Pasal 28

Batang tubuh atau isi instruksi memuat nama pejabat yang diberi instruksi dan materi pokok yang diatur dalam instruksi.

11

Pasal 29

Penutup instruksi terdiri atas: a. tempat dan tanggal dikeluarkannya instruksi ditulis di sebelah kanan

bawah, di bawah baris akhir isi instruksi; b. nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf

kapital, sejajar dengan kata dikeluarkan, dan diakhiri dengan tanda baca

koma; c. tanda tangan pejabat yang mengeluarkan instruksi dibubuhkan di antara

nama jabatan dan nama pejabat; d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri

tanda tangan; e. nama lengkap pejabat yang mengeluarkan instruksi ditulis dengan huruf

kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan

f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan

titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

Pasal 30

Bentuk instruksi dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.4 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Rektor ini. Pasal 31

Naskah Instruksi Rektor diketik dengan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 atau kertas folio.

Bagian Kelima

Salinan

Pasal 32

(1) Peraturan Rektor, Keputusan Rektor, dan Instruksi Rektor yang telah

ditetapkan dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum dan/atau Sekretaris Universitas yang melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Undip menyelenggarakan layanan

tata usaha, persuratan, penata usahaan pimpinan, hukum tata laksana, dan keprotokolan

(2) Salinan Peraturan Rektor, Keputusan Rektor, dan Instruksi Rektor sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan contoh format

sebagaimana tercantum pada dalam Lampiran I Nomor 2b, 3c, dan 4b yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

12

Bagian Keenam Prosedur Operasional Standar

Pasal 33

Prosedur operasional standar adalah naskah dinas yang memuat serangkaian

petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.

Pasal 34

Prosedur operasional standar terdiri atas:

a. lambang unit kerja; b. nama unit kerja; c. judul prosedur operasional standar; dan

d. lembaran prosedur.

Pasal 35

Lembaran prosedur operasional standar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf d terdiri atas:

a. tujuan; b. ruang lingkup;

c. tanggung jawab; d. acuan;

e. definisi; f. uraian prosedur; dan

g. dokumentasi

Pasal 36

Bentuk prosedur operasional standar dibuat dengan menggunakan contoh

format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.5 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Pasal 37

Naskah Prosedur Operasional Standar diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4

Bagian Ketujuh Surat Edaran

Pasal 38

(1) Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal

tertentu yang penting dan mendesak.

(2) Bagian-bagian surat edaran terdiri atas:

13

a. kepala surat edaran;

b. pembuka surat edaran; c. isi surat edaran; dan

d. penutup.

Pasal 39

Kepala surat edaran dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini.

Pasal 40

(1) Pembuka surat edaran terdiri atas:

a. frasa surat edaran;

b. nomor;

c. tentang; dan

d. alamat tujuan surat edaran.

(2) Frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala naskah dinas secara simetris.

(3) Kata nomor ditulis dengan huruf kapital sejajar dengan frasa surat edaran. (4) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital di bawah nomor dan simetris

dengan frasa surat edaran. (5) Penulisan alamat tujuan surat edaran didahului singkatan Yth., ditulis di

bawah sebelah kiri kata tentang, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.

Pasal 41

(1) Awal kalimat isi surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.

(2) Isi surat edaran terdiri atas:

a. pendahuluan berisi landasan hukum pembuatan surat edaran;

b. isi pokok memuat materi pokok surat edaran; dan

c. kalimat penutup berisi perintah pelaksanaan surat edaran.

Pasal 42

Penutup surat edaran terdiri atas: a. tanggal surat edaran ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi

surat edaran, tanpa didahului nama tempat pembuatan;

b. nama jabatan pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal surat edaran dan menggunakan huruf kapital

pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

c. tanda tangan pejabat yang menandatangani surat edaran dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;


tanda tangan pejabat; e. nama pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah, sejajar

dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan

14

f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang

menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

Pasal 43

(1) Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf

kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama pejabat yang

menandatangani surat edaran.

(2) Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila

yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Arab sejajar dengan kata tembusan.

(3) Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan.

Pasal 44

Bentuk surat edaran dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana

tercantum pada Lampiran I.6 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Pasal 45

Naskah Surat Edaran diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4

Bagian Kedelapan Surat Tugas

Pasal 46

(1) Surat tugas adalah naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang

berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. (2) Surat tugas dapat berbentuk lembaran surat atau kolom.

(3) Bagian-bagian surat tugas terdiri atas: a. kepala surat;

b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.

Pasal 47

Kepala surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kolom, dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2)


15

Pasal 48

(1) Pembuka surat tugas terdiri atas: a. frasa surat tugas; dan

b. nomor. (2) Frasa surat tugas ditulis di bawah kepala surat dengan huruf kapital secara

simetris. (3) Kata nomor ditulis sejajar dengan frasa surat tugas, diawali dengan huruf

kapital.

Pasal 49

(1) Isi surat tugas yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: a. nama jabatan pemberi tugas;

b. nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan penerima tugas; dan c. maksud, tanggal, dan tempat penugasan.

(2) Nama jabatan pemberi tugas ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor.

(3) Kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa nama jabatan pemberi tugas.

(4) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama. (5) Kata pangkat dan golongan ditulis di bawah dan sejajar dengan NIP.

(6) Kata jabatan ditulis di bawah dan sejajar dengan kata pangkat dan golongan.

(7) Maksud, tanggal, dan tempat penugasan, ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan, didahului dengan kata untuk.

Pasal 50

(1) Isi surat tugas yang berbentuk kolom terdiri atas: a. nama jabatan pemberi tugas;

b. kolom isian surat tugas; dan c. maksud, tanggal, dan tempat penugasan.

(2) Nama jabatan pemberi tugas ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor.

(3) Kolom isian surat tugas berisi nomor, nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang diberi tugas ditulis di bawah dan sejajar dengan kalimat

awal nama jabatan pemberi tugas. (4) Maksud, tanggal, dan tempat penugasan ditulis di bawah kolom sejajar

dengan nomor isi kolom dan didahului dengan kata untuk.

Pasal 51

Penutup surat tugas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana

Pasal 52

Bentuk surat tugas dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum

dalam Lampiran I.6 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

16

Pasal 53

Naskah Surat Tugas diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4

Bagian Kesembilan Nota Dinas

Pasal 54

(1) Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal dari atasan kepada

bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat, berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan

kedinasan. (2) Bagian-bagian nota dinas terdiri atas:

a. kepala nota dinas; b. pembuka nota dinas; c. isi nota dinas; dan

d. penutup nota dinas.

Pasal 55

Kepala nota dinas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana


Pasal 56

(1) Pembuka nota dinas terdiri atas:

a. frasa nota dinas;

b. nomor; c. tujuan nota dinas; d. asal nota dinas; dan

e. hal nota dinas. (2) Frasa nota dinas ditulis di bawah kepala Nota Dinas dan simetris dengan

kepala nota dinas, dan menggunakan huruf kapital. (3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa nota dinas, diawali

dengan huruf kapital dan diikuti dengan nomor yang dikeluarkan oleh unit pengolah masing-masing.

(4) Tujuan nota dinas didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah nomor, diikuti tanda baca titik dua.

(5) Asal nota dinas didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan singkatan Yth., serta diikuti tanda baca titik dua.

(6) Kata hal nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan asal nota dinas,

serta diikuti tanda baca titik dua.

Pasal 57

(1) Awal kalimat isi nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan kata hal.

17

(2) Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup dibuat dengan menggunakan

ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53, Pasal 54, dan Pasal 55 Peraturan Rektor ini.

Pasal 58

Penutup nota dinas terdiri atas: a. tanggal nota dinas ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi

nota dinas, tanpa didahului nama tempat pembuatan;

b. nama jabatan pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal nota dinas dan menggunakan huruf kapital pada

setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

c. tanda tangan pejabat yang menandatangani nota dinas dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;


tanda tangan pejabat;

e. nama pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata

tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan

f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik

dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

Pasal 59

Bentuk nota dinas dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.7 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Pasal 60

Naskah Nota Dinas diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4

Bagian Kesepuluh Memo

Pasal 61

(1) Memo adalah naskah dinas yang bersifat internal, berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasan dari atasan kepada bawahan.

(2) Bagian-bagian memo terdiri atas:

a. kepala memo; b. pembuka memo;

c. isi memo; dan d. penutup memo.

18

Pasal 62

Kepala memo dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini.

Pasal 63 (1) Pembuka memo terdiri atas:

a. kata memo; b. tujuan memo; dan

c. asal memo. (2) Kata memo ditulis di bawah dan simetris dengan kepala memo, dan

menggunakan huruf kapital. (3) Tujuan memo didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis

di sebelah kiri di bawah kata memo dan diikuti tanda baca titik dua. (4) Asal memo didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan

singkatan Yth., serta diikuti tanda baca titik dua.

Pasal 64

Isi memo merupakan uraian singkat dari inti memo.

Pasal 65 Penutup memo terdiri atas:

a. tanggal memo ditulis di sebelah kanan di bawah baris akhir isi memo; b. nama jabatan yang menandatangani memo ditulis di bawah tanggal memo

dengan huruf kapital di setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan

diakhiri tanda baca koma; c. nama pejabat yang menandatangani memo ditulis di bawah dan sejajar

dengan nama jabatan serta menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah;

d. tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; e. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang

menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak; dan

f. pada penutup memo tidak dibubuhi cap dinas atau cap jabatan.

Pasal 66 Bentuk memo dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana

tercantum Lampiran I.8 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Pasal 67

Naskah Memo diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf

12, di atas kertas A4

19

Bagian Kesebelas

Surat Dinas

Pasal 68

(1) Surat dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan.

(2) Bagian-bagian surat dinas terdiri atas: a. kepala surat;

b. pembuka surat; c. isi surat; dan

d. penutup surat.

Pasal 69

Kepala surat dinas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana


Pasal 70

Pembuka surat dinas terdiri atas: a. nomor surat;

b. lampiran surat; c. hal surat; d. tanggal surat; dan

e. alamat tujuan surat.

Pasal 71

(1) Nomor surat berisikan nomor urut, kode surat, dan tahun pembuatan surat. (2) Kata nomor ditulis di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas.

(3) Nomor urut surat tidak dikombinasikan dengan huruf.

Pasal 72

(1) Kata lampiran ditulis di bawah kata nomor dan menyebutkan jumlah

lampiran. (2) Jumlah lampiran yang dapat ditulis dengan satu atau dua kata ditulis

dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih ditulis dengan menggunakan

angka Arab. (3) Kata lampiran tidak ditulis apabila tidak ada yang dilampirkan.

Pasal 73

(1) Kata hal ditulis di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal ditulis di bawah kata nomor.

(2) Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.

Pasal 74

(1) Tanggal surat dinas ditulis di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat. (2) Tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.

20

Pasal 75

(1) Penulisan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth.

kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju. (2) Singkatan Yth. ditulis di bawah kata hal.

(3) Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

Pasal 76

Isi Surat dinas terdiri atas: a. pendahuluan;

b. isi pokok; dan

c. kalimat penutup.

Pasal 77

(1) Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, ditulis singkat

dan jelas. (2) Awal kalimat pendahuluan surat dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan

alamat tujuan surat.

Pasal 78

Isi pokok merupakan uraian dari inti surat dinas.

Pasal 79

Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas.

Pasal 80

Penutup surat dinas terdiri atas: a. nama jabatan penanda tangan surat dinas yang ditulis di bagian kanan

bawah dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

b. nama pejabat yang menandatangani surat dinas ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah;

c. tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang

menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak;

e. cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat; dan

f. apabila ada tembusan, dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 Peraturan Rektor ini.

21

Pasal 81

Bentuk surat dinas dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.9 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari


Pasal 82

Naskah Surat Dinas diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran

huruf 12, di atas kertas A4

Bagian Kedua belas Surat Undangan

Pasal 83

(1) Surat undangan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan

tempat yang telah ditentukan. (2) Surat undangan dapat berbentuk lembaran surat atau kartu.

Pasal 84

Bagian-bagian surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas:

a. kepala surat; b. pembuka surat;

c. isi surat; dan d. penutup surat.

Pasal 85

Kepala surat undangan yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2)


Pasal 86

(1) Kepala surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas:

a. lambang; dan

b. nama jabatan yang mengundang.

(2) Logo Undip digunakan jika yang mengundang Rektor, atau pejabat dilingkungan Undip.

(3) Nama jabatan yang mengundang dicetak secara lengkap di bawah Logo Undip secara simetris dan dapat ditambah frasa beserta suami/istri.

22

Pasal 87

(1) Pembuka surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: a. nomor surat;

b. lampiran surat; c. hal surat; d. tanggal surat; dan

e. alamat tujuan surat.

(2) Pembuka surat undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat

dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 69, Pasal 70, Pasal 71, Pasal 72, Pasal 73, dan Pasal 74, Peraturan Rektor ini.

Pasal 88

Isi surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas:

a. pendahuluan

b. isi pokok; dan

c. kalimat penutup.

Pasal 89

(1) Pendahuluan surat undangan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 Peraturan Rektor ini.

(2) Isi pokok adalah uraian dari inti surat undangan dengan menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara, serta dapat menyebutkan pimpinan

rapat dan pakaian yang harus dikenakan oleh para undangan.

Pasal 90

Surat undangan yang berbentuk kartu berisikan maksud dan tujuan undangan serta hari, tanggal, waktu, tempat penyelenggaraan, dan pakaian yang harus

dikenakan oleh para undangan.

Pasal 91

Penutup surat undangan yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan

menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 Peraturan Rektor ini.

Pasal 92

Naskah Surat Undangan diketik dengan jenis huruf time new roman, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4

Pasal 93

Penutup surat undangan yang berbentuk kartu diakhiri dengan ungkapan

permohonan jawaban atau konfirmasi melalui telepon.

23

Pasal 94

Surat undangan, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kartu, dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I

.10a dan 10b yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Bagian Ketiga belas

Nota Kesepahaman

Pasal 95

(1) Nota kesepahaman merupakan naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama dan dibuat untuk dan atas nama Universitas Diponegoro dengan pihak lain.

(2) Nota Kesepahaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Rektor

(3) Rektor dapat memberikan kuasa kepada pejabat setingkat dibawahnya atau

serendah-rendahnya pejabat eselon II di lingkungan Universitas Diponegoro.

(4) Bagian Nota Kesepahaman terdiri atas

b. Kepala; c. Batang tubuh; dan

d. kaki

(5) Kepala nota kesepahaman terdiri atas

b. Logo Undip dan pihak lain yang diletakkan sebelah kanan dan kiri atas

disesuaikan penyebutan para pihak; c. Frasa Nota Kesepahaman ditulis dengan kapital dan cetak tebal dengan

menggunakan huruf Time New Roman 12; d. Judul nota kesepahaman ditulis dengan kapital dan cetak tebal; dan

e. Nomor nota kesepahaman.

(6) Isi nota kesepahaman terdiri atas

a. Frasa Pada hari ini, tanggal, bulan, tahun (tanggal, bulan, tahun) bertempat di ...... dibuat dan ditandatangani nota kesepahaman oleh dan antara ..... ditulis setelah nomor nota kesepahaman dan diawali dengan

huruf kapital; b. Nama pejabat yang menandatangani nota kesepahaman, keterangan

jabatan, dan kedudukan hukum; c. Frasa PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama sama disebut

sebagai PARA PIHAK; d. Frasa pihak pertama, pihak kedua, dan para pihak ditulis dengan huruf

kapital dan cetak tebal; e. Penulisan materi yang diatur ditulis dengan huruf kapital dan cetak

tebal; dan

f. Penulisan pasal ditulis dengan huruf kapital dan cetak tebal.

24

(7) Kaki terdiri atas:

a. Nama para pihak yang membuat kesepakatan dibubuhi meterai; dan b. Tanda tangan para pihak yang membuat kesepakatan dibubuhi cap dinas

atau cap jabatan.

(8) Tata cara pembuatan dan format nota kesepahaman sebagaimana dimaksud

pada ayat (1), dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I .11 yang merupakan bagian tidak terpisahkan

dari Peraturan Rektor ini.

Bagian Keempat Belas Surat Perjanjian

Pasal 96

(1) Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama

tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati

bersama.

(2) Bagian-bagian surat perjanjian terdiri atas: a. kepala surat perjanjian;

b. batang tubuh atau isi; dan c. penutup.

Pasal 97 Kepala surat perjanjian terdiri atas:

a. lambang Undip diletakkan di sebelah kiri atas disesuaikan dengan penyebutan Universitas Diponegoro;

b. lambang Instansi Mitra Kerjasama diletakkan di sebelah kanan atas

disesuaikan dengan penyebutan nama instansi mitra kerjasama; c. nama Universitas Diponegoro dan nama instansi mitra kerjasama yang

melakukan perjanjian ditulis dengan huruf kapital diletakkan di bawah lambang Universitas Diponegoro dan lambang instansi mitra kerjasama

secara simetris; d. judul perjanjian ditulis dengan huruf kapital diletakkan di bawah nama

instansi secara simetris; dan

e. kata nomor dari para pihak ditulis dengan huruf kapital di bawah judul perjanjian secara simetris dengan urutan nomor perjanjian dari Undip dan

dilanjutkan dengan nomor dari instansi mitra kerjasama.

Pasal 98

Batang tubuh atau isi surat perjanjian memuat materi perjanjian kerja sama atau kesepakatan bersama yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.

Pasal 99

Penutup surat perjanjian berisi nama dan tanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi jika dipandang perlu, serta dibubuhi meterai sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

25

Pasal 100

Bentuk surat perjanjian dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.12 yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Rektor ini

Bagian Kelima Belas Surat Kuasa

Pasal 101

(1) Surat kuasa terdiri atas: a. Surat kuasa biasa b. Surat kuasa khusus

(2) Surat kuasa biasa sebagimana ayat (1) huruf a merupakan naskah dinas yang berisi pemberian kewenangan dari pemberi kuasa kepada penerima

kuasa untuk bertindak atau melakukan sesuatu untuk dan atas nama pemberi kuasa.

(3) Surat kuasa khusus sebagimana ayat (1) huruf b merupakan surat kuasa untuk beracara di pengadilan

(4) Bagian-bagian surat kuasa terdiri atas:



Pasal 102

Kepala surat kuasa dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana


Pasal 103

(2) Pembuka surat kuasa terdiri atas: a. frasa surat kuasa; dan b. nomor.

(3) Frasa surat kuasa ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris.

(4) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat kuasa, diawali dengan huruf kapital.

Pasal 104

(1) Isi surat kuasa terdiri atas: a. frasa yang bertanda tangan di bawah ini;

b. kata nama dan jabatan pemberi kuasa; c. frasa dengan ini memberi kuasa kepada;

26

d. kata nama dan jabatan penerima kuasa; dan

e. kewenangan pemberi kuasa. (2) Frasa yang bertanda tangan di bawah ini ditulis di sebelah kiri di bawah

kata nomor, diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.

(3) Pemberi kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa yang bertanda tangan di bawah ini.

(4) Jabatan pemberi kuasa didahului dengan kata jabatan, ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama.

(5) Frasa dengan ini memberi kuasa kepada ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan.

(6) Penerima kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan

awal frasa dengan ini memberi kuasa kepada. (7) Jabatan penerima kuasa didahului dengan kata jabatan ditulis sejajar

dengan kata nama. (8) Rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa ditulis di

bawah nama jabatan penerima kuasa dan sejajar dengan kata jabatan.

Pasal 105

(1) Penutup surat kuasa terdiri atas:

a. tanggal surat kuasa; b. frasa pemberi kuasa;

c. nama pemberi kuasa; d. NIP pemberi kuasa;

e. meterai; f. tanda tangan pemberi kuasa;

g. cap dinas atau cap jabatan; h. frasa penerima kuasa; i. nama penerima kuasa;

j. NIP penerima kuasa; dan k. tanda tangan penerima kuasa.

(2) Tanggal surat kuasa ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat kuasa tanpa didahului nama tempat pemberian surat kuasa.

(3) Frasa pemberi kuasa ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.

(4) Nama pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, di

bawah dan sejajar dengan frasa pemberi kuasa, tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah.

(5) Singkatan NIP pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital, di bawah dan sejajar dengan nama pemberi kuasa, tanpa diakhiri dengan titik, dan diikuti

dengan nomor tanpa jarak. (6) Di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa diberi meterai dan

dibubuhi tanda tangan pemberi kuasa. (7) Cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian meterai

dan tanda tangan pemberi kuasa. (8) Frasa penerima kuasa ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata,

sejajar dengan kata jabatan dan sebaris dengan frasa pemberi kuasa.

27

(9) Nama penerima kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah,

ditulis sejajar dengan frasa penerima kuasa, dan sebaris dengan nama pemberi kuasa.

(10) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan

titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak, ketentuan ini tidak berlaku untuk Menteri.

(11) Tanda tangan penerima kuasa dibubuhkan di antara frasa penerima kuasa

dan nama penerima kuasa.

Pasal 106

Bentuk surat kuasa dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 13 dan 14 yang merupakan bagian tidak terpisahkan


Bagian Keenam Belas Surat Pelimpahan Wewenang

Pasal 107

(1) Surat pelimpahan wewenang merupakan naskah dinas yang berisi

penugasan dari pejabat yang berwenang kepada pejabat satu tingkat di bawahnya untuk melaksanakan tugas yang dilimpahkan.

(2) Bagian bagian surat pelimpahan wewenan terdiri atas:

a. Kepala naskah; b. Pembuka;

c. Isi; dan d. Penutup.

(3) Kepala naskah surat pelimpahan wewenang sebagaimana ayat (2) huruf a adalah dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini

(4) Pembuka surat pelimpahan wewenang terdiri atas:

a. Frasa surat pelimpahan wewenang, ditulis dengan menggunakan huruf

kapital dan dicetak tebal, diletakkan ditengah atas. b. Jabatan pejabat penandatangan ditulius dengan huruf kapital cetak

tebal dibawah frasa surat pelimpahan wewenang c. Kata nomor ditulis dibawah jabatan pejabat penanda tangan, cetak tebal

d. Judul substansi pelimpahan wewenang ditulis dibawah nomor dengan huruf kapital, dan cetak tebal

(5) Isi surat pelimpahan wewenang terdiri dari

a. Kata menimbang ditulis dengan huruf awal kapital; b. Kata dasar ditulis dengan huruf awal kapital;

c. Frasa melimpahkan wewenang ditulis dengan huruf kapital, cetak tebal, diletakkan ditengah;

d. Kata kepada ditulis dengan huruf awal kapital e. Kata untuk ditulis dengan huruf awal kapital

28

(6) Penutup terdiri atas:

a. Frasa ditetapkan ditulis dengan huruf awal kapital dan diletakkan disebelah kiri bawah;

b. Frasa pada tanggal ditulis dengan huruf awal kapital; c. Jabatan pejabat yang menanda tangani;

d. Nama pejabat penadatangan ditulis setelah tanda tangan; e. NIP pejabat ditulis simetris dengan nama pejabat.

(7) Apabila ada tembusan ditulis sesuai dengan Pasal 43 Peraturan Rektor ini

(8) Tata cara pembuatan dan format surat pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada lampiran I nomor 15 yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini

Bagian Ketujuh Belas Surat Keterangan

Pasal 108 (1) Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi atau

keterangan mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Bagian-bagian surat keterangan terdiri atas:



Pasal 109

Kepala surat keterangan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini.

Pasal 110

(1) Pembuka surat keterangan terdiri atas; a. frasa surat keterangan; dan

b. nomor. (2) Frasa surat keterangan ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat

secara simetris.

(3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat keterangan, diawali dengan huruf kapital.

Pasal 111

(1) Isi surat keterangan terdiri atas:

a. frasa yang bertanda tangan di bawah ini; b. kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang memberikan

keterangan;

c. frasa dengan ini menerangkan bahwa;

29

d. kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang diterangkan;

dan e. isi keterangan.

(2) Awal kalimat isi surat keterangan ditulis di sebelah kiri di bawah frasa surat keterangan, diawali dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca

koma.

Pasal 112

(1) Penutup surat keterangan terdiri atas: a. tanggal surat keterangan; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani;

c. nama pejabat yang menandatangani; d. tanda tangan;

e. singkatan NIP; dan f. cap dinas atau cap jabatan.

(2) Penutup surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42

dan Pasal 43 Peraturan Rektor ini.

Pasal 113

Bentuk surat keterangan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.16 yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Bagian Kedelapan Belas

Berita Acara

Pasal 114

(1) Berita acara adalah naskah dinas yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian,

keterangan, dan hal lain yang berhubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

(2) Bentuk berita acara dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.17 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Bagian Kesembilan Belas

Surat Pengantar

Pasal 115 (1) Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau

menyampaikan surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan.

(2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berbentuk lembaran surat atau kolom.

30

(3) Bagian-bagian surat pengantar terdiri atas:

a) kepala surat; b) pembuka surat;

c) isi surat; dan d) penutup surat.

Pasal 116

Kepala surat pengantar dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini.

Pasal 117

Pembuka surat pengantar yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan

menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68, Pasal 69, Pasal 70, Pasal 71, Pasal 72, dan Pasal 73, Peraturan Rektor ini .

Pasal 118

(1) Pembuka surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas: a. frasa surat pengantar;

b. nomor; dan c. tujuan surat.

(2) Frasa surat pengantar ditulis di bawah dan simetris dengan kepala surat,

menggunakan huruf kapital. (3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat pengantar,

diawali dengan huruf kapital. (4) Tujuan surat pengantar didahului dengan frasa yang terhormat disingkat

Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah dan sejajar dengan kata nomor, diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata depan

di pada nama tempat tujuan.

Pasal 119

(1) Isi surat pengantar yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan

menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 76, Pasal 77,

dan pasal 78 Peraturan Rektor ini. (2) Isi surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas nomor urut, isi

surat/barang, jumlah, dan keterangan, ditulis di bawah tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth.

Pasal 120

Penutup surat pengantar yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan

menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 80 Peraturan Rektor ini.

Pasal 121

Penutup surat pengantar yang berbentuk kolom dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 dan Pasal 43 Peraturan

Rektor ini.

31

Pasal 122

Bentuk surat pengantar menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.nomor 18a dan b yang merupakan bagian tidak terpisahkan


Bagian Kedua puluh Surat Pernyataan

Pasal 123

(1) Surat pernyataan adalah naskah dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

(2) Bagian-bagian surat pernyataan terdiri atas:



Pasal 124

Kepala surat pernyataan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini.

Pasal 125

Pembuka surat pernyataan berisi frasa surat pernyataan ditulis dengan huruf

kapital di bawah kepala surat secara simetris.

Pasal 126

(1) Isi surat pernyataan terdiri atas: a. frasa yang bertanda tangan di bawah ini;

b. kata nama dan jabatan yang membuat pernyataan; c. alamat pejabat yang membuat pernyataan; dan

d. isi pernyataan. (2) Awal kalimat isi surat pernyataan yang berisi frasa yang bertanda tangan di

bawah ini ditulis di sebelah kiri di bawah frasa surat pernyataan, diawali dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma.

(3) Kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan ungkapan yang bertanda

tangan di bawah ini. (4) Kata jabatan ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama.

(5) Kata alamat ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan. (6) Isi pernyataan ditulis di bawah alamat pejabat yang membuat pernyataan.

Pasal 127

(1) Penutup surat pernyataan terdiri atas:

a. tanggal surat pernyataan; b. nama jabatan pejabat yang membuat pernyataan;

32

c. nama pejabat yang menandatangani surat pernyataan;

d. tanda tangan; e. singkatan NIP; dan

f. cap dinas atau cap jabatan. (2) Penutup surat pernyataan dibuat dengan menggunakan ketentuan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 dan Pasal 43 Peraturan Rektor ini.

Pasal 128

Bentuk surat pernyataan dibuat dengan menggunakan contoh format

sebagaimana tercantum pada lampiran I.19 Peraturan Rektor ini.

Bagian Kedua puluh Satu

Surat Pengumuman

Pasal 129

(1) Surat pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat

umum.

(2) Bagian-bagian surat pengumuman terdiri atas:

a. kepala surat;

b. pembuka surat;

c. isi surat; dan

d. penutup surat.

Pasal 130

Kepala surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini.

Pasal 131

(1) Pembuka surat pengumuman terdiri atas:

a. kata pengumuman; dan b. nomor.

(2) Kata pengumuman ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris.

(3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan kata pengumuman, diawali dengan huruf kapital.

Pasal 132

Awal kalimat pada isi surat pengumuman ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor.

Pasal 133

(1) Penutup surat pengumuman terdiri atas:

b. tanggal surat pengumuman;

33

c. nama jabatan pejabat yang membuat pengumuman;

d. nama pejabat yang menandatangani surat pengumuman; e. tanda tangan;

f. singkatan NIP; dan g. cap dinas atau cap jabatan.

(2) Penutup surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 dan Pasal 43 Peraturan Rektor ini.

Pasal 134

Bentuk surat pengumuman dibuat dengan menggunakan contoh format

sebagaimana tercantum pada Lampiran I nomor 20 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Bagian Kedua Puluh Dua

Laporan

Pasal 135 (1) Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu

kegiatan.

(2) Bagian-bagian Laporan terdiri atas: a. kepala laporan;

b. isi laporan; dan c. penutup laporan.

Pasal 136

Kepala laporan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini.

Pasal 137

Pembuka laporan terdiri atas: a. kata laporan; dan

b. judul laporan.

Pasal 138

Isi laporan terdiri atas : a. pendahuluan;

b. Kegiatan yang dilaksanakan; c. Hasil yang dicapai;

d. Kesimpulan dan saran; dan e. Penutup.

34

Pasal 139

Penutup laporan terdiri atas: a. tanggal pembuatan laporan;

b. nama jabatan pembuat laporan;

c. tanda tangan dan cap jabatan atau cap dinas;

d. nama pejabat yang membuat laporan; dan

e. NIP pejabat pembuat laporan.

Pasal 140

Bentuk laporan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana

tercantum pada Lampiran I. Nomor 21 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Bagian Kedua Puluh Tiga Telaahan Staf

Pasal 141

(1) Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh staf yang

memuat analisis singkat dan jelas suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

(2) Bagian-bagian telaahan staf terdiri atas: a. kepala telaahan;

b. isi telaahan; dan

c. penutup telaahan.

Pasal 142

Kepala telaahan staf dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana


Pasal 143

Pembuka telaahan staf terdiri atas: a. kata telaahan;

b. judul telaahan.

Pasal 144

Isi telaahan staf terdiri atas: a. persoalan;

b. praanggapan;

c. fakta yang mempengaruhi;

35

d. analisis;

e. kesimpulan; dan

f. saran.

Pasal 145

Penutup telaahan staf terdiri atas: a. tempat pembuatan telaahan;

b. tanggal pembuatan telaahan;

c. nama jabatan pembuat telaahan; d. tanda tangan;

e. nama pembuat telaahan; dan f. NIP pembuat telaahan.

Pasal 146 Bentuk telaahan staf dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana

tercantum pada Lampiran I.22 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Bagian Kedua Puluh Empat Notulen Rapat

Pasal 147

(1) Notulen Rapat adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pembuat notulen rapat/notulis yang memuat hasil pembahasan atau segala sesuatu yang disampaikan dalam suatu rapat.

(2) Bagian-bagian notulen rapat terdiri atas: a. kepala notulen rapat;

b. isi notulen rapat; dan

c. penutup notulen rapat.

Pasal 148

Kepala notulen rapat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana


Pasal 149

Pembuka notulen rapat terdiri atas kata “notulen”.

Pasal 150

Isi notulen rapat terdiri atas: a. nama rapat;

36

b. hari/tanggal rapat;

c. waktu rapat;

d. susunan acara rapat;

e. pimpinan rapat yang terdiri atas ketua, sekretaris, dan pencatat/notulis;

f. peserta rapat;

g. persoalan yang dibahas;

h. tanggapan peserta rapat; dan

i. kesimpulan.

Pasal 151

Penutup notulen rapat terdiri atas: a. kata pemimpin rapat;

b. nama jabatan; c. tanda tangan pejabat pemimpin rapat;

d. nama pejabat pemimpin rapat; dan e. NIP pejabat pemimpin rapat.

Pasal 152

Bentuk notulen rapat dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran I.23 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

BAB III

SIFAT DAN DERAJAT SURAT

Pasal 153

(1) Sifat surat terdiri atas: a. surat sangat rahasia;

b. surat rahasia;

c. surat terbatas; dan

d. surat biasa.

(2) Surat sangat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya

membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya

diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.

(3) Surat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan

pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

37

(4) Surat terbatas adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan

pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang

ditunjuk.

(5) Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

Pasal 154

(1) Derajat surat terdiri atas kilat atau sangat segera, segera, dan biasa.

(2) Kilat atau sangat segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada

kesempatan pertama atau secepat mungkin.

(3) Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat.

(4) Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

BAB IV

PENCANTUMAN ALAMAT SURAT

Pasal 155

(1) Alamat surat dicantumkan pada:

a. sampul surat; dan

b. surat.

(2) Alamat pada sampul surat terdiri atas: a. singkatan Yth.;

b. nama jabatan; c. unit kerja; dan

d. alamat lengkap.

(3) Alamat pada surat terdiri atas:

a. singkatan Yth.; b. nama jabatan;

c. unit kerja; dan d. alamat, nama kota

(4) Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak

dicantumkan kata penyapa seperti bapak, ibu, atau saudara.

(5) Bentuk penulisan alamat pada sampul dan surat dibuat dengan

menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran I nomor 24 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

38

BAB V

KODE SURAT

Pasal 156

(1) Surat dinas yang ditujukan, baik untuk unit kerja di lingkungan Undip maupun untuk unit kerja di luar lingkungan Undip, harus menggunakan

kode surat yang terdiri atas:

a. kode jabatan;

b. kode unit organisasi; c. kode unit kerja; dan

d. kode hal.

(2) Surat dinas yang bersifat rahasia diberi kode RHS di antara kode jabatan atau unit organisasi atau unit kerja dan kode hal.

Pasal 157

(1) Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat.

(2) Kode unit organisasi dan unit kerja merupakan tanda dari unit organisasi dan unit kerja yang membuat atau mengeluarkan surat.

(3) Kode hal merupakan tanda dari hal atau subjek surat.

Pasal 158

Kode jabatan, kode unit organisasi, dan kode unit kerja di lingkungan Undip dibuat sebagaimana tercantum pada Lampiran II yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Pasal 159

Penulisan kode hal masing-masing dibuat dengan menggunakan contoh

sebagaimana tercantum pada Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Pasal 160

(1) Kode surat ditulis setelah nomor urut surat dengan urutan kode jabatan

atau kode unit organisasi, kode unit kerja, kode RHS apabila bersifat rahasia, kode hal, dan tahun pembuatan surat yang penulisannya masing-

masing dibatasi dengan garis miring.

(2) Surat yang ditandatangani oleh pejabat eselon I dan berasal dari pejabat setingkat di bawahnya menggunakan kode unit organisasi penanda tangan

surat, dibatasi tanda titik dan diikuti kode unit kerja asal surat.

39

(3) Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon II dengan

penyebutan a.n. menggunakan kode unit organisasi dari pejabat yang diatasnamakan, dibatasi tanda titik dan diikuti kode unit kerja penanda

tangan surat.

(4) Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon III dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit kerja dari pejabat yang

diatasnamakan, dibatasi tanda titik dan diikuti kode nomor urut unit penanda tangan surat.

Pasal 161

Pemberian nomor dan kode surat dinas dibuat dengan menggunakan contoh

sebagaimana tercantum pada Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

BAB VI

PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

Pasal 162

Penandatanganan peraturan, keputusan, dan instruksi dilakukan oleh Rektor.

Pasal 163

Kewenangan penandatanganan Keputusan dapat didelegasikan kepada pemimpin unit kerja dengan menerbitkan surat keputusan pendelegasian.

Pasal 164

Penandatanganan surat terdiri atas: a. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan

Undip; dan b. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada unit kerja di lingkungan

Undip.

Pasal 165

Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan Undip ditentukan sebagai berikut:

a. surat Rektor yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar lingkungan Undip ditandatangani oleh Rektor;

b. apabila Rektor mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat

setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.;

c. apabila pejabat penerima delegasi dari Rektor berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya

dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.;

40

d. Kewenangan penandatanganan dapat didelegasikan kepada pemimpin unit

kerja, meliputi pembantu rektor, dekan, dekan sekolah pascasarjana dan vokasi, dengan memberikan tembusan kepada Rektor.

Pasal 166

Penandatanganan surat yang ditujukan kepada unit kerja di lingkungan Undip: a. surat pemimpin unit kerja yang ditujukan kepada Rektor ditandatangani oleh

pemimpin unit yang bersangkutan;

b. apabila pemimpin unit berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan a.n. dan apabila

pejabat yang diberi wewenang menandatangani berhalangan, penandatanganan surat dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di

bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.; c. surat pemimpin unit eselon II yang ditujukan kepada Rektor ditandatangani

oleh pemimpin unit eselon II yang bersangkutan; d. surat pemimpin unit eselon II yang ditujukan kepada pemimpin unit eselon II

lainnya di lingkungan Undip ditandatangani oleh pemimpin unit organisasi

eselon II yang bersangkutan; e. surat pemimpin unit eselon III yang ditujukan kepada pemimpin unit eselon

III lainnya di lingkungan Undip ditandatangani oleh pemimpin unit eselon III yang bersangkutan dengan tembusan pemimpin unit eselon II; dan

f. surat pemimpin unit eselon IV di lingkungan Undip, yang ditujukan kepada pemimpin unit eselon IV lain di lingkungan Undip ditandatangani oleh pemimpin unit eselon IV yang bersangkutan dengan tembusan pemimpin

unit eselon III.

Pasal 167

Kewenangan penandatanganan naskah dinas diatur sebagaimana tercantum

dalam Lampiran I nomor 28 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

Pasal 168 Penulisan dan pencantuman a.n. (atas nama), u.b. (untuk beliau), plt. (pelaksana

tugas), plh. (pelaksana harian), dan u.p. (untuk perhatian) ditentukan sebagai berikut:

a. a.n. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan hanya jika yang berwenang menandatangani surat mendelegasikan

penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya; b. u.b. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan jika

pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya;

c. plt. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan untuk seorang

pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, tetapi belum ditunjuk secara definitif;

d. plh. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena

41

tugas dinas, menguasakan penandatangan surat kepada pejabat setingkat di

bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat; dan e. u.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan atau

ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

Pasal 169

Penulisan a.n., u.b., plt., plh., dan u.p., masing-masing dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran I nomor 25 yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

BAB VII CAP JABATAN DAN CAP DINAS

Pasal 170

(1) Cap jabatan adalah cap atau stempel yang dipergunakan oleh pejabat

tertentu untuk memenuhi keabsahan suatu surat dalam melaksanakan tugas sesuai dengan jabatannya.

(2) Cap dinas adalah cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat

untuk memenuhi keabsahan suatu surat pada unit organisasi dan unit kerja.

Pasal 171

(1) Cap jabatan dan cap dinas Undip berbentuk segi lima sama sisi dibuat

dengan garis lengkung ke luar dengan sudut 72 derajat dalam posisi berdiri dan berukuran garis tengah lingkaran 40 mm.

(2) Garis lengkung ke luar dibuat dengan garis ganda dan garis luar lebih tebal

daripada garis dalam.

Pasal 172

Cap jabatan di Undip adalah cap jabatan rektor.

Pasal 173

(1) Cap jabatan Undip digunakan oleh Rektor Undip. (2) Jabatan dibawahnya menggunakan cap dinas Undip atau cap unit kerja

yang menandatangani. (3) Selain cap dinas di lingkungan Undip digunakan juga cap dinas khusus

yang bentuknya sama seperti cap dinas, tetapi ukurannya lebih kecil. (4) Cap dinas khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk

kartu tanda pengenal pegawai, kartu mahasiswa, dan sejenisnya.

42

Pasal 174

Bentuk cap jabatan dan cap dinas serta keterangannya dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum dalam Lampiran I.26 yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

BAB VIII NASKAH ELEKTRONIK

Pasal 175

Naskah elektronik adalah naskah yang berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam multimedia elektronik.

Pasal 176

Naskah elektronik mencakup surat-menyurat elektronik, arsip, dan dokumentasi

elektronik, transaksi elektronik, serta naskah elektronik lainnya.

Pasal 177

Naskah elektronik memiliki keabsahan yang sama dengan naskah dinas non-elektronik.

BAB IX

KELENGKAPAN NASKAH DINAS

Pasal 178

(1) Kelengkapan naskah dinas berupa lembar disposisi. (2) Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang

bersangkutan.

(3) Lembar disposisi berisi petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat yang ditulis secara jelas.

Pasal 179

Kepala lembar disposisi dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) Peraturan Rektor ini.

Pasal 180

Bentuk lembar disposisi dibuat dengan menggunakan contoh format

sebagaimana tercantum pada Lampiran I nomor 27 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Rektor ini.

43

BAB X KETENTUAN PERALIHAN

Pasal 181

Tata Naskah Dinas yang telah ada di lingkungan Undip secara bertahap agar disesuaikan dengan Peraturan Rektor ini paling lambat tanggal 3 Januari 2017.

BAB XI PENUTUP

Pasal 182

Dengan berlakunya Peraturan Rektor ini, Peraturan Rektor Nomor 13 tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas Universitas Diponegoro dicabut dan dinyatakan

tidak berlaku.

Pasal 183

Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Semarang

Pada tanggal, 30 Juni 2016 REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TTD

PROF.DR. YOS JOHAN UTAMA, S.H., M.HUM. NIP. 196210111987031004

Salinan yang sah sesuai dengan aslinya Universitas Diponegoro Semarang

Sekretaris Universitas,

44

LAMPIRAN I

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR 12 TAHUN 2016

TENTANG TATA NASKAH DINAS UNIVERSITAS DIPONEGORO

1. Contoh Kepala Naskah Dinas Universitas Diponegoro :

a. Kepala Naskah Dinas Universitas:

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS DIPONEGORO

Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269

Telepon (024) 7460024 Faximile. (024) 7460027 laman: www//undip.ac.id email : [email protected]

b. Kepala Naskah Dinas Fakultas:



FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269

Telepon (024) 7474754 Fax. (024) 7474754

laman ................................

c. Kepala Naskah Dinas UPT :



UNIT PELAKSANA TEKNIS HUMAS DAN MEDIA Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269

Telepon (024) ......................... Fax. (024) ................. laman ...................

laman ................................

mailto:[email protected]

45

d. Kepala Naskah Dinas Badan Pengelola :



BADAN PENGELOLA RUSUNAWA Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269

Telepon (024) .................... Fax. (024) .................... laman .....................

laman ................................

e. Kepala Naskah Dinas Rumah Sakit Nasional Diponegoro



RUMAH SAKIT NASIONAL DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269

Telepon (024) ...................... Fax. (024) .................

laman ................................

46

2. a. Contoh format Peraturan Rektor Universitas Diponegoro:

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO

NOMOR: ..................... TAHUN ...............

TENTANG

..............................................................................

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO

Menimbang : a. bahwa .................................................................... ...............................................................................;

b. bahwa .................................................................. . ................................................................................

Mengingat : 1. ................................................................................; 2. ............................................................................... .

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN UNIVERSITAS DIPONEGORO TENTANG ………………………………………......................

(isi dilengkapi) Pasal 1 ………………………………………………………………...................................... ………………………………………………………………......................................

Pasal 2 ……………………………………………………………….......................................

……………………………………………………………….......................................

Pasal 3

………………………………………………………………....................................... ……………………………………………………………….......................................

Pasal ....


Ditetapkan di………….. pada tanggal…………… REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO,

tanda tangan dan cap jabatan

NAMA REKTOR

47

NIP. 00000000000000000

48

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO

NOMOR: ..................... TAHUN ...............

TENTANG

..............................................................................

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO

Menimbang : a. bahwa .................................................................; b. bahwa ..................................................................

Mengingat : 1. ...............................................................................; 2. ...............................................................................

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN UNIVERSITAS DIPONEGORO TENTANG ………………………………………......

(isi dilengkapi) Pasal 1 ………………………………………………………………................................

Pasal 2 ………………………………………………………………................................

Pasal 3

………………………………………………………………................................

Pasal ....


Ditetapkan di………….. pada tanggal……………


TTD

NAMA REKTOR NIP. 000000000000000000

b. Contoh Format Salinan Peraturan Rektor Universitas Diponegoro

SALINAN

Salinan yang sah sesuai dengan aslinya Universitas Diponegoro

Sekretaris Universitas

49


UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269

Telepon (024) 7460024 Faximile. (024) 7460027 Laman: www//undip.ac.id email : [email protected]

KEPUTUSAN


NOMOR ........./UN7.P/....../2016

TENTANG …………………………………………………………………………………


Menimbang : a. bahwa…………………………………………………………. ………………………………………………………………....;

b. bahwa…………………………………………………………. ………………………………………………………………....;

Mengingat : 1. …………………………………………………………..….… ; 2. ……………………………………………………………...… ;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TENTANG ……………………………………… ..........

KESATU : ………………………………………………………………………

………………………………………………………………………. KEDUA : ……………………………………………………………………....

…………………………………………………………………….... KETIGA : …………………………………………………………………….... ……………………………………………………………………….

KE (dst) : Keputusan Rektor Universitas Diponegoro ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di…………..

pada tanggal……………

REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO, tanda tangan dan cap dinas

NAMA REKTOR

NIP

3. a. Contoh format Keputusan Rektor Universitas Diponegoro:


50



FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA Jalan Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269

Telepon (024) 7474754 Faximile. (024) ........................... Laman: ................................................................................

KEPUTUSAN


NOMOR ........./UN7.5.8 ..../....../2016

TENTANG

…………………………………………………………………………………


Menimbang : a. bahwa…………………………………………………………. ………………………………………………………………....; b. bahwa………………………………………………………….

………………………………………………………………....; Mengingat : 1. …………………………………………………………..….… ;

2. ……………………………………………………………...… ;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO

TENTANG ……………………………………… .......... KESATU : ………………………………………………………………………

………………………………………………………………………. KEDUA : ……………………………………………………………………....

…………………………………………………………………….... KETIGA : …………………………………………………………………….... ……………………………………………………………………….

KE (dst) : Keputusan Rektor Universitas Diponegoro ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di…………..

pada tanggal…………… a.n. REKTOR

DEKAN FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA,

tanda tangan dan cap dinas

NAMA DEKAN FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA NIP 000000000000000000

b. Contoh format Keputusan Rektor Universitas Diponegoro yang

didelegasikan:

51




KEPUTUSAN


NOMOR ........./UN7.P/....../2016

TENTANG …………………………………………………………………………………


Menimbang : a. bahwa…………………………………………………………. ………………………………………………………………....;

b. bahwa…………………………………………………………. ………………………………………………………………....;

Mengingat : 1. …………………………………………………………..….… ; 2. ……………………………………………………………...… ;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO

TENTANG ……………………………………… ..........

KESATU : ………………………………………………………………………

………………………………………………………………………. KEDUA : ……………………………………………………………………....

…………………………………………………………………….... KE (dst) : Keputusan Rektor Universitas Diponegoro ini mulai berlaku

pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di………….. pada tanggal……………


TTD

NAMA REKTOR

NIP

c. Contoh format Salinan Keputusan Rektor Universitas Diponegoro yang:

SALINAN




52




INSTRUKSI REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO

NOMOR ........./UN7.P/....../2016

TENTANG …………………………………………………………………………………


Dalam rangka …………………..........…………………, dengan ini memberikan Instruksi kepada:

1. ..................................... 2. .....................................

3. ..................................... 4. .....................................

untuk:

KESATU : …………………………………………………...................................

KEDUA : …………………………………………………...................................

KETIGA : …………………………………………………...................................

Instruksi Rektor ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di………….. pada tanggal……………


TTD

NAMA REKTOR

NIP

4. a. Contoh format Instruksi Rektor Universitas Diponegoro


53




INSTRUKSI


NOMOR ........./UN7.P/....../2016

TENTANG …………………………………………………………………………………


Dalam rangka …………………..........…………………, dengan ini memberikan Instruksi kepada:

1. ..................................... 2. .....................................

3. ..................................... 4. .....................................

untuk:

KESATU : …………………………………………………...................................

KEDUA : …………………………………………………...................................

KETIGA : …………………………………………………...................................

Instruksi Rektor ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di…………..

pada tanggal……………

REKTOR,

TTD

NAMA REKTOR

NIP

b. Contoh format Salinan Instruksi Rektor Universitas Diponegoro

SALINAN




54

5. Contoh format Prosedur Operasional Standar


PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

............................................................................(judul kegiatan)

No. Kode POS

Penulis

Supervisor

Pejabat yang mengesahkan

........

(Nama dan tanda tangan)



Halaman ..... dari ...

Tanggal mulai berlaku

Tanggal revisi terakhir

Kronologi revisi: 1. revisi pertama tanggal

... 2. revisi kedua tanggal 3. revisi dst

A. Subkegiatan dan waktu penyelesaian

1. Sub kegiatan 1 2. Sub kegiatan 2

3. Sub kegiatan 3 4. Dan seterusnya

B. Peralatan perlengkapan Utama

1. ........... 2. ............

3. ............ 4. Dan seterusnya

C. Tindakan darurat 1. ........... 2. ...........

3. Dan seterusnya

*) coret yang tidak perlu

= ...... jam/hari/minggu/bulan

= ...... jam/hari/minggu/bulan = ...... jam/hari/minggu/bulan

55

Contoh format Komponen Prosedur

Tujuan (Purpose)

Ruang Lingkup (Scope)

Penanggung Jawab

Operasional

Referensi 1. 2. 3.

Definisi 1.

2. 3.

Prosedur 1. (Langkah 1)

2. (Langkah 2) 3. (Langkah 3)

4. Dan seterusnya

Dokumen 1.

2. 3.

Bagan Alir Terlampir

56




SURAT EDARAN

Nomor : ......../UN7......./...../2016

Yth. 1. ………………… 2. …………………. 3. ………………… dan seterusnya

---------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

tanggal

Nama Jabatan


Nama Pejabat NIP00000000000000000

6. Contoh format Surat Edaran Rektor Universitas Diponegoro

Tembusan


57

7. a. Contoh Format Surat Tugas yang Berbentuk Lembaran Surat





SURAT TUGAS

Nomor ......./UN7. ...../...../2016

Rektor/Kuasa Pengguna Anggaran Universitas Diponegoro Semarang dengan ini menugaskan kepada: nama : .......................

NIP : ....................... pangkat dan golongan : .......................

jabatan : .......................

untuk

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................

Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung

jawab

Nama Jabatan


Tembusan: Nama Pejabat NIP00000000000000000


58

b. contoh format Surat Tugas yang berbentuk kolom





SURAT TUGAS

Nomor ......./UN7. ...../...../2016

Rektor/Kuasa Pengguna Anggaran Universitas Diponegoro Semarang dengan ini menugaskan kepada:

No Nama, NIP, Pangkat, dan Golongan Jabatan

untuk

...................................................................................................................

...................................................................................................................

...................................................................................................................

...............

Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab

Nama Jabatan




59




NOTA DINAS Nomor ....../UN7. ..../...../2016

Yth : Dari : Hal :

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

tanggal

Nama Jabatan


Tembusan Nama Pejabat NIP00000000000000000

8. Contoh Format Nota Dinas:


60

9. Contoh Format Memo




MEMO

Yth. : .................

Dari : .................

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

tanggal

Nama Jabatan


Nama Pejabat NIP00000000000000000


61




Nomor : tanggal Lampiran : Hal :

Yth.

------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nama Jabatan


Tembusan Nama Pejabat NIP00000000000000000

10. Contoh Format Surat Dinas:


62

11.

10. a. Contoh format surat undangan berbentuk lembaran surat




Nomor : ......./UN7. ...../...../2016 tanggal Lampiran :

Hal :

Yth.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

pada hari, tanggal : ---------------------------------

pukul : ---------------------------------

tempat : ---------------------------------

acara : ---------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------

Nama Jabatan




64

b. Contoh Format Surat Undangan yang Berbentuk Kartu


Mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada Rapat Senat Terbuka dengan acara

-------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------

Yang akan diselenggarakan pada :

hari/tanggal : -----------------------------------------------

pukul : ----------------------------------------------- tempat : -----------------------------------------------

----------------------------------------------- -------------------

Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara diucapkan

terima kasih. Semarang, ---------------------

Jabatan pejabat yang mengundang

NAMA PEJABAT YANG MENGUNDANG

NIP00000000000000000

1. Harap hadir ....... menit Pakaian: sebelum acara dimulai dan Pria : .................

undangan dibawa. Wanita : ................. 2. Konfirmasi melalui: Telepon : ......

Sekretariat : .......

65

b.

11. Contoh format Nota Kesepahaman

NOTA KESEPAHAMAN

ANTARA


dengan

..........................................................

Nomor : ..... /UN7.P/KS/2016

Nomor : .....................................

Pada hari ini........., tanggal .............., bulan ................, tahun ..................., (tanggal-bulan-tahun)

bertempat di ............. dibuat dan ditanda tangani Nota Kesepahaman oleh dan antara:

1. Nama Rektor : ........., yang selanjutnya disebut PIHAK

PERTAMA Yang menanda tangani

2. Nama Pejabat : ........., yang selanjutnya disebut PIHAK

KEDUA Yang menanda tangani

Bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam Bidang.......................... ...................................

........ yang disepakati kedua belah pihak sesuai fungsi dan wewenang masing masing pihak.

Hal-hal yang menyangkut tidak lanjut Nota Kesepahaman ini akan diatur dan dituangkan dalam

perjanjian kerja sama tersendiri yang akan dilaksanakan oleh Pejabat yang diberi tugas / kuasa

oleh masing-masing pihak dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan Nota

Kesepahaman ini

Nota Kesepahaman ini berlaku untuk jangka waktu 5 (lima) tahun sejak ditandatangani dan dapat

diperpanjang atau diakhiri dengan persetujuan kedua belah pihak

Nota Kesepahaman ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermetarai cukup, ditandatangani oleh kedua

belah pihak, masing-masing mempunyai kekuatan hukum yang sama dan masing-masing pihak

memperolehnya

PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA

UNIVERSITAS DIPONEGORO ...........................................................

tanda tangan tanda tangan

nama yang menandatangani nama yang menandatangani

Logo

pihak lain

66

12. Contoh Format Surat Perjanjian

Logo

pihak lain

PERJANJIAN KERJA SAMA

ANTARA


DENGAN

---------------------------------------------

TENTANG

--------------------------------------------------------------------

NOMOR ......../UN7...../...../2016

NOMOR -------------------------------

Pada hari ini, ……………, tanggal ……., bulan …….., tahun …….., bertempat di ……,

yang bertanda tangan di bawah ini:

1. (nama pejabat) : (nama jabatan), dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama

Universitas Diponegoro yang berkedudukan di Jl. Prof.

Soedarto, S.H. Tembalang Semarang, selanjutnya disebut

PIHAK KESATU

1. (nama pejabat) : (nama jabatan), dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama

....................................... yang berkedudukan di ...................

(alamat), selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

Selanjutnya, PIHAK KESATU dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama disebut PARA

PIHAK, terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai berikut: bahwa …;

a. dst …;

berdasarkan hal-hal tersebut di atas, PARA PIHAK sepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang …, yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut.

Pasal 1

TUJUAN KERJA SAMA

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJA SAMA

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

Pasal 3

PELAKSANAAN KEGIATAN

……………………………………………………………………………………….....

………………………………………………………………………………………….

Pasal ...

PEMBIAYAAN

…………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………….

67

Pasal …

PENYELESAIAN PERSELISIHAN

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

--------------------------------------------------------------------------------- Pasal …

LAIN-LAIN (1) Apabi la terja di hal - hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau keadaan memaksa

(force majeure), dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu

pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.

(2) Yang termasuk keadaan memaksa (force majeure) adalah:

a. bencana alam;

b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; dan

c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama

kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.

Pasal ...

PENUTUP

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

Universitas Diponegoro Nama Instansi

Rektor, Nama Jabatan,

tanda tangan dan tanda tangan dan

cap jabatan/dinas cap jabatan/dinas

Nama Pejabat Nama Pejabat

68

13. Contoh Format Surat Kuasa Biasa




SURAT KUASA

Nomor ......./UN7. ...../...../2016

Yang bertanda tangan dibawah ini, nama : ....................... jabatan : .......................

alamat : .......................

dengan ini memberikan kuasa kepada, nama : .......................

jabatan : ....................... alamat : .......................

untuk...............................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................

.............................................

Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya

tanggal

Penerima Kuasa Pemberi Kuasa

tanda tangan tanda tangan di atas meterai dan cap dinas

Nama Penerima Kuasa Nama Pemberi Kuasa NIP NIP


69

SURAT KUASA

Nomor ......./UN7. ...../...../2016

Yang bertanda tangan di bawah ini:

(nama jabatan), berkedudukan di (alamat kantor) , selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa.

Menerangkan dengan ini memberikan kuasa dengan hak substitusi kepada:

1. Nama :

Jabatan :

Alamat :

2. dst......

kesemuanya berkewarganegaraan Indonesia, bertindak baik sendiri-sendiri maupun secara bersama-sama,

selanjutnya disebut sebagai Penerima Kuasa.

---------------------------------------------- KHUSUS ----------------------------------------------

Untuk dan atas nama Pemberi Kuasa mewakili sebagai (kedudukan pemberi kuasa dalam gugatan) dalam

perkara (tata usaha negara/perdata) Nomor (nomor register perkara di pengadilan) di (nama pengadilan)

perihal (hal gugatan), melawan (nama penggugat), beralamat di (alamat penggugat), sebagai (kedudukan

lawan dalam gugatan).

Untuk itu Penerima Kuasa diberi hak untuk menghadap di muka (nama pengadilan) serta Badan-badan

Kehakiman lain, Pejabat-pejabat sipil yang berkaitan dengan perkara tersebut, mengajukan permohonan

yang perlu, mengajukan dan menandatangani gugatan/jawaban*, replik/duplik*, kesimpulan,

perdamaian/dading, mengajukan saksi-saksi dan bukti-bukti, mendengarkan putusan, mencabut perkara dari

rol, menjalankan perbuatan-perbuatan, atau memberikan keterangan-keterangan yang menurut hukum harus

dijalankan atau diberikan oleh seorang kuasa, menerima uang dan menandatangani kuitansi-kuitansi,

menerima dan melakukan pembayaran dalam perkara ini, mempertahankan kepentingan pemberi kuasa,

mengajukan banding, kasasi,peninjauan kembali, minta eksekusi, membalas segala perlawanan, serta dapat

mengambil segala tindakan yang penting, perlu dan berguna sehubungan dengan menjalankan perkara, dan

mengerjakan segala sesuatu pekerjaan yang umumnya dapat dikerjakan oleh seorang kuasa/wakil guna

kepentingan tersebut diatas

Demikian Surat Kuasa ini untuk dipergunakan seperlunya.

tempat, tanggal

Pemberi Kuasa,

Nama Jabatan

tanda tangan di atas materai

dan cap dinas

Nama Pemberi Kuasa

NIP

Penerima Kuasa,

(ttd) (ttd)

1. (nama penerima kuasa) 2. (nama penerima kuasa)

14. Contoh Format Surat Kuasa Khusus


UNIVERSITAS DIPONEGORO Jl. Prof. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang Kotak Pos 1269



70

SURAT PELIMPAHAN WEWENANG REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO

Nomor ......./UN7. ...../...../2016

TENTANG

-------------------------------------------------------------------- REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO

Menimbang : ------------------------------------------------------------------------ Dasar : ------------------------------------------------------------------------

MELIMPAHKAN WEWENANG

Kepada : ------------------------------------------------------------------------

Untuk : ------------------------------------------------------------------------

Ditetapkan di : --------------------------- Pada tanggal : ---------------------------

Rektor,

ttd Prof. Dr. Yos Johan Utama, S.H., M.Hum..

Tembusan : NIP. 196211101987031004

---------------------

15. Contoh Format Surat Pelimpahan Wewenang





71

16. Contoh Format Surat Keterangan




SURAT KETERANGAN

Nomor ......./UN7. ...../...../2016

Yang bertanda tangan dibawah ini,

nama : .......................

NIP : .......................

pangkat dan golongan : .......................

jabatan : .......................

dengan ini menerangkan bahwa,

nama : .......................

NIP : .......................

pangkat dan golongan : .......................

jabatan : .......................

dan seterusnya -----------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------

tanggal

Nama Jabatan


Tembuan: Nama Pejabat

NIP


72

17. Contoh Format Berita Acara

BERITA ACARA

BERITA ACARA

Pada hari ini, ..............., tanggal ........., bulan..........., tahun .........., kami masing-

masing :

1. ..................(nama Pejabat): ................ (NIP dan Jabatan) selanjutnya disebut

Pihak Pertama, dan

2. .................(pihak lain) .................................., selanjutnya disebut Pihak Kedua

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan .............

Dibuat di ................ ..............

Pihak Pertama, Pihak Kedua,

tanda tangan tanda tangan

Nama Pejabat Nama Pejabat



Telepon: (024) 7460024 Faximili (024) 7460027

Laman: www//undip.ac.id email: [email protected]

73

18. a. Contoh Format Surat Pengantar yang Berbentuk Lembaran Surat

Nomor : ......./UN7. ...../...../2016 tanggal

Lampiran: Hal :

Yth.

----------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------

Nama Jabatan


Tembusan Nama Pejabat

NIP00000000000000000





74

b. Contoh Format Surat Pengantar yang Berbentuk Kolom

SURAT PENGANTAR Nomor ......./UN7. ...../...../2016

Yth.

No Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan

tanggal

Nama Jabatan


Tembusan: Nama Pejabat

NIP00000000000000000





75

19. Contoh Format Surat Pernyataan

SURAT PERNYATAAN

Nomor ......./UN7. ...../...../2016

Yang bertanda tangan dibawah ini,

nama : ....................... NIP : ....................... pangkat dan golongan : .......................

jabatan : ....................... Alamat : .......................

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

............................................................................

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

............................................................................

tanggal

Nama Jabatan


Nama Pejabat NIP





76

20. Contoh Format Surat Pengumuman

SURAT PENGUMUMAN

Nomor ......./UN7. ...../...../2016

------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

tanggal

Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas

Nama Pejabat

NIP





77

21. Contoh Format Laporan



Telepon (024) 7460024 Faximile. (024) 7460027 laman : undip.ac.id

LAPORAN TENTANG

----------------------------------------------------------

A. Pendahuluan 1. Umum

2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar

B. Kegiatan yang Dilaksanakan

......................................................................................................

C. Hasil yang Dicapai ..........................................................................................................................................................................................................................

D. Kesimpulan dan Saran

.............................................................................................................

.............................................................................................................

E. Penutup

.............................................................................................................

.............................................................................................................

Dibuat di ........................... Pada tanggal ......................

Nama Jabatan Pembuat Laporan

Tanda tangan dan cap dinas

Nama Pejabat Pembuat Laporan NIP

78

22. Contoh Format Telaahan Staf





TELAAHAN STAF

Kepada : .........................................................................

Dari : ......................................................................... Tanggal : ......................................................................... Nomor : .........................................................................

Lampiran : ......................................................................... Hal : .........................................................................

I. Persoalan

II. Praanggapan

III. Fakta-Fakta yang mempengaruhi

IV. Analisis

V. Kesimpulan

VI. saran

Dibuat di ........................

Tangal ........................

Nama Jabatan Pembuat Telaahan

Tanda tangan

Nama Pejabat NIP

79

23. Contoh Format Notulen Rapat





NOTULEN

Sidang/Rapat : ..............................................

Hari/Tanggal : .............................................. Waktu Sidang/Rapat : ....................... ....................... Acara : 1. .....................................

2. dan seterusnya 3. Penutup

Pimpinan sidang/rapat :

Ketua : .............................................. Sekretaris : .............................................. Pencatat : ..............................................

Peserta sidang/rapat : 1. .............................................. 2. dan seterusnya

Kegiatan sidang/rapat : 1. ..............................................

2. dan seterusnya 1. Kata Pembukaan : .................................................................. 2. Pembahasan : .................................................................

3. Peraturan : .................................................................

Pimpinan Sidang/rapat Nama Jabatan

Nama Pejabat

NIP

80

24. Contoh bentuk penulisan alamat pada sampul :

a. Pada Sampul Surat

Alamat pada sampul surat perlu dicantumkan nama jabatan, unit kerja, dan alamat lengkap. Contoh: Yth. Rektor Universitas Diponegoro

Jalan Prof. Soedarto, SH Tembalang Semarang

b. Pada Surat

Alamat pada surat dicantumkan nama jabatan, unit kerja, dan nama

kota, tanpa alamat lengkap. Contoh: Yth. Rektor Universitas Diponegoro

Semarang

c. Pencantuman kata penyapa, seperti Bapak, Ibu, dan Saudara, di depan nama jabatan dan gelar tidak diperlukan, baik pada sampul maupun

pada surat.

25. Contoh Penulisan a.n., u.b., plt., plh., dan u.p.

a. a.n. (atas nama); penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika yang berwenang

menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi

surat tetap di tangan yang memberi kuasa;

contoh: a.n. Rektor Wakil Rektor Sumber Daya,

Nama Pejabat NIP

b. u.b. (untuk beliau); penulisan u dan b dengan huruf kecil dan masing

masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya;

contoh: a.n. Rektor

Wakil Rektor Sumber Daya u.b. Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan

Nama Pejabat

NIP

81

c. plt. (pelaksana tugas); penulisannya dengan huruf kecil semua dan

diakhiri titik, dipergunakan untuk seorang pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan tetapi belum ditunjuk secara

definitif; contoh: plt. Kepala Biro Administrasi Akademik,


Nama Pejabat

NIP

d. plh. (pelaksana harian); penulisannya dengan huruf kecil semua dan

diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena

tugas dinas menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di

tempat; contoh: plh. Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan


Nama Pejabat NIP

e. u.p. (untuk perhatian); penulisan u dan p dengan huruf kecil dan

masingmasing diakhiri titik, dipergunakan atau ditujukan kepada

seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan

pejabat yang bersangkutan. Contoh penulisan u.p. pada sampul surat:

Yth. Rektor Universitas Diponegoro u.p. Kepala Biro Administrasi Perencanaan, Riset dan Sistem Informasi

Jalan Prof. Soedarto, SH Semarang

82

26. Contoh Bentuk Cap Jabatan dan Cap Dinas

Cap Dinas Fakultas/Sekolah Pascasarjana/Sekolah Vokasi/UPT/Badan Pengelola/Rumah Sakit Nasional Diponegoro

85

27. Contoh Bentuk Lembar Disposisi

28. Contoh Bentuk Lembar Disposisi




LEMBAR DISPOSISI Tgl. Terima: ............................... No. Agenda: ..............

DISPOSISI

1. Mohon pertimbangan

2. Mohon pendapat

3. Mohon keputusan

4. Mohon petunjuk

5. Mohon saran

6. Bicarakan

7. Teliti/ikuti perkembangan

8. Untuk perhatian

9. Siapkan laporan

10. Siapkan konsep

11. Untuk diproses

12. Selesaikan sesuai pembicaraan

13. Edarkan

14. Gandakan

15. Arsip

16. ...................................................................... 17. ...................................................................... 18. ......................................................................

Tanggal Kepada Isi Dari Paraf

Lihat lembar catatan sebelah

Penting Segera Tgl Surat : .............................................

No. Surat : .............................................

Rahasia Biasa Hal (Kode) : .............................................

86


Pada tanggal, 30 Juni 2016 REKTOR TTD

PROF.DR. YOS JOHAN UTAMA, S.H., M.HUM.

NIP. 196210111987031004

Salinan yang sah sesuai dengan aslinya Universitas Diponegoro Semarang Sekretaris Universitas,

87

DRAFT LAMPIRAN II PERATURAN REKTOR NOMOR 12 TAHUN 2016

TENTANG TATA NASKAH DINAS UNIVERSITAS DIPONEGORO KODE PEJABAT UNIT

NO UNIT KERJA KODE

1 Universitas Diponegoro UN7

2 Ketua MWA ..../UN7.1/

3 Wakil Ketua MWA ..../UN7.1.1/

4 Sekretaris MWA ..../UN7.1.2/

5 Ketua Senat Akademik ..../UN7.2/

6 Sekretaris Senat Akademik ..../UN7.2.1/

7 Rektor ..../UN7.P/

8 Wakil Rektor Akademik dan

Kemahasiswaan/PembantuRektor I ..../UN7.P1/

9 Wakil Rektor Sumber Daya /Pembantu Rektor II ..../UN7.P2/

10 Wakil Rektor Komunikasi dan Bisnis /Pembantu

Rektor III ..../UN7.P3/

11 Wakil Rektor Riset dan Inovasi /Pembantu Rektor

IV ..../UN7.P4/

12 Sekretaris Universitas ..../UN7.3/

13 Wakil Sekretaris Sekretariat Universitas ..../UN7.3.1/

14 Kepala Bagian Tata Usaha & Hukum Tatalaksana

dan Protokol ..../UN7.3.1.1/

15 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha ..../UN7.3.1.1.1/

16 Kepala Sub. Bagian Hukum Tatalaksana dan

Protokol ..../UN7.3.1.1.2/

17 Kepala UPT Hubungan Masyarakat dan Media ..../UN7.3.1.2/

18 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha Humas & Media ..../UN7.3.1.2.1/

19 Direktur Pendidikan dan Penjaminan Mutu/LP2MP ..../UN7.P1.1/

20 Wakil Direktur Pendidikan dan Penjaminan

Mutu/LP2MP ..../UN7.P1.1.1/

88

21 Direktur Pengembangan Pembelajaran dan Kerja sama

Akademik; ..../UN7.P1.2/

22 Wakil Direktur Pengembangan Pembelajaran dan Kerja

sama Akademik; ..../UN7.P1.2.1/

23 Direktur Kemahasiswaan dan Karier; ..../UN7.P1.3/

24 Wakil Direktur Kemahasiswaan dan Karier; ..../UN7.P1.3.1/

25 Direktur Sumberdaya Manusia ..../UN7.P2.1/

26 Wakil Direktur Sumberdaya Manusia ..../UN7. P2.1.1/

27 Direktur Keuangan ..../UN7.P2.2/

28 Wakil Direktur Keuangan ..../UN7. P2.2.1/

29 Direktur Akuntansi ..../UN7.P2.3/

30 Wakil Direktur Akuntansi ..../UN7.P2.3.1/

31 Direktur Aset dan Pengembangan ..../UN7.P2.4/

32 Wakil Direktur Aset dan Pengembangan ..../UN7.P2.4.1/

33 Direktur Komunikasi dan Hubungan Alumni ..../UN7.P3.1/

34 Wakil Direktur Komunikasi dan Hubungan Alumni ..../UN7.P3.1.1/

35 Direktur Bisnis dan Usaha Komersial ..../UN7.P3.2/

36 Wakil Direktur Bisnis dan Usaha Komersial ..../UN7.P3.2.1/

37 Direktur Data dan Sistem Informasi ..../UN7.P3.3/

38 Wakil Direktur Data dan Sistem Informasi ..../UN7.P3.3.1/

39 Direktur Kerjasama Riset dan Industri ..../UN7.P4.1/

40 Wakil Direktur Kerjasama Riset dan Industri ..../UN7.P4.1.1/

41 Direktur Inovasi dan Pengembangan Hasil Riset ..../UN7.P4.2/

42 Wakil Direktur Inovasi dan Pengembangan Hasil Riset ..../UN7.P4.2.1/

43 Direktur Riset dan Pengabdian Kepada

Masyarakat/LPPM ..../UN7.P4.3/

44 Wakil Direktur Riset dan Pengabdian Kepada

Masyarakat/LPPM ..../UN7.P4.3.1/

45 Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA) .... /UN7.4.1/

46 Kepala Bagian Akademik .... /UN7.4.1.1/

47 Kepala Sub. Bagian Registrasi dan Statistik .... /UN7.4.1.1.1/

89

48 Kepala Sub. Bagian Pendidikan dan Evaluasi

Akademik .... /UN7.4.1.1.2/

49 Kepala Sub. Bagian Pengembangan Karir Dosen .... /UN7.4.1.1.3/

50 Kepala Bagian Kerjasama .... /UN7.4.1.2/

51 Kepala Sub. Bagian Kerjasama Dalam Negeri .... /UN7.4.1.2.1/

52 Kepala Sub. Bagian Kerjasama Luar Negeri .... /UN7.4.1.2.2/

53 Kepala Bagian Pengembangan dan Penjaminan Mutu

Pendidikan .... /UN7.4.1.3/

54 Kepala Sub. Bagian Program dan Evaluasi .... /UN7.4.1.3.1/

55 Kepala Sub. Bagian Data dan Informasi .... /UN7.4.1.3.2/

56 Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan

(BAUK) .... /UN7.4.2/

57 Kepala Bagian Kepegawaian .... /UN7.4.2.1/

58 Kepala Sub. Bagian Tenaga Dosen .... /UN7.4.2.1.1/

59 Kepala Sub. Bagian Tenaga Kependidikan .... /UN7.4.2.1.2/

60 Kepala Sub. Bagian Pengembangan Sumber Daya

Manusia .... /UN7.4.2.1.3/

61 Kepala Bagian Pengelolaan Aset .... /UN7.4.2.2/

62 Kepala Sub. Bagian Pengadaan Aset .... /UN7.4.2.2.1/

63 Kepala Sub. Bagian Inventarisasi dan Penghapusan

Aset .... /UN7.4.2.2.2/

64 Kepala Sub. Bagian Rumah Tangga .... /UN7.4.2.2.3/

65 Kepala Bagian Keuangan .... /UN7.4.2.3/

66 Kepala Sub. Bagian Rupiah Murni .... /UN7.4.2.3.1/

67 Kepala Sub. Bagian Dana Masyarakat .... /UN7.4.2.3.2/

68 Kepala Bagian Akuntansi .... /UN7.4.2.4/

69 Kepala Sub. Bagian Perencanaan Anggaran .... /UN7.4.2.4.1/

70 Kepala Sub. Bagian Pelaporan .... /UN7.4.2.4.2/

71 Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan (BAK) .... /UN7.4.3/

72 Kepala Bagian Minat, Penalaran, dan Informasi

Kemahasiswaan .... /UN7.4.3.1/

73 Kepala Sub. Bagian Pengembangan Minat,

Penalaran Keilmuan, dan Kemampuan Mahasiswa .... /UN7.4.3.1.1/

90

74 Kepala Sub. Bagian Fasilitas dan Informasi

Kemahasiswaan .... /UN7.4.3.1.2/

75 Kepala Bagian Kesejahteraan Mahasiswa .... /UN7.4.3.2/

76 Kepala Sub. Bagian Pembinaan Karir Mahasiswa .... /UN7.4.3.2.1

77 Kepala Sub. Bagian Layanan Kesejahteraan

Mahasiswa dan Layanan Alumni .... /UN7.4.3.2.2

78 Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem

Informasi (BAPERSI) .... /UN7.4.4/

79 Kepala Bagian Perencanaan .... /UN7.4.4.1/

80 Kepala Sub. Bagian Perencanaan Akademik .... /UN7.4.4.1.1/

81 Kepala Sub. Bagian Perencanaan dan Pengembangan

Kampus .... /UN7.4.4.1.2

82 Kepala Bagian Sistem Informasi .... /UN7.4.4.2/

83 Kepala Sub. Bagian Data dan Aplikasi .... /UN7.4.4.2.1/

84 Kepala Sub. Bagian Infrastruktur dan Jaringan

Teknologi Informasi .... /UN7.4.4.2.2/

85 Kepala Sub. Bagian Layanan Informasi .... /UN7.4.4.2.3/

86 Kepala Bagian Riset dan Pengabdian kepada

Masyarakat .... /UN7.4.4.3/

87 Kepala Sub. Bagian Program dan Evaluasi Riset,

Inovasi, dan Pengabdian Kepada Masyarakat .... /UN7.4.4.3.1/

88 Kepala Sub. Bagian Data dan Informasi Riset,

Inovasi, dan Pengabdian Kepada Masyarakat .... /UN7.4.4.3.2/

FAKULTAS HUKUM

89 Dekan Fakultas Hukum ..../UN7.5.1/

90 Wakil Dekan Akademik dan

Kemahasiswaan/Pembantu Dekan I ..../UN7.5.1.1/

91 Wakil Dekan Sumber Daya/PembantuDekan II ..../UN7.5.1.2/

92 Wakil Dekan Komunikasi dan Bisnis /Pembantu

Dekan III ..../UN7.5.1.3/

93 Wakil Dekan Riset dan Inovasi /Pembantu Dekan IV ..../UN7.5.1.4/

94 Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas ..../UN7.5.1.5/

95 Kepala Sub. Bagian Akademik ..../UN7.5.1.5.1/

91

96 Kepala Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian ..../UN7.5.1.5.2/

97 Kepala Sub. Bagian Umum dan Pengelolaan Aset ..../UN7.5.1.5..3

98 Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan ..../UN7.5.1.5.4/

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

99 Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis ..../UN7.5.2/


Kemahasiswaan/PembantuDekan I ..../UN7.5.2.1/










FAKULTAS TEKNIK

109 Dekan Fakultas Teknik ..../UN7.5.3/












FAKULTAS KEDOKTERAN

119 Dekan Fakultas Kedokteran ..../UN7.5.4/

92












FAKULTAS PETERNAKAN DAN PERTANIAN

129 Dekan Fakultas Peternakan dan Pertanian ..../UN7.5.5/






133 Wakil Dekan Riset dan Inovasi/Pembantu Dekan IV ..../UN7.5.5.4/






FAKULTAS ILMU BUDAYA

139 Dekan Fakultas Ilmu Budaya ..../UN7.5.6/







93






FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

149 Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ..../UN7.5.7/












FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA

159 Dekan Fakultas Sains dan Matematika ..../UN7.5.8/












94

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

169 Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat ..../UN7.5.9/












FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN

179 Dekan Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan ..../UN7.5.10/





Dekan III ..../UN7.5.10.3/







FAKULTAS PSIKOLOGI

189 Dekan Fakultas Psikologi ..../UN7.5.11/




95


Dekan III ..../UN7.5.11.3/







SEKOLAH PASCASARJANA

199 Dekan Sekolah Pascasarjana ..../UN7.5.12/


Kemahasiswaan/Pembantu Dekan I ..../UN7.5.12.1/

201 Wakil Dekan Sumber Daya dan Inovasi / Pembantu

Dekan II ..../UN7.5.12.2/

202 Kepala Bagian Tata Usaha Sekolah ..../UN7.5.12.5/





SEKOLAH VOKASI

207 Dekan Sekolah Vokasi ..../UN7.5.13/









UNIT PELAKSANA TEKNIS

215 Kepala UPT Perpustakaan ..../UN7.6.1/

96

216 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Perpus ..../UN7.6.1.1/

217 Kepala UPT Undip Press ..../UN7.6.2/

218 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Undip Press ..../UN7.6.2.1

219 Kepala UPT Pusat Komputer ..../UN7.6.3/

220 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Pusat Komputer ..../UN7.6.3.1/

221 Kepala UPT Hubungan Masyarakat dan Media ..../UN7.6.4/

222 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Humas dan

Media ..../UN7.6.4.1/

223 Kepala UPT Laboratorium ..../UN7.6.5/

224 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Laboratorium ..../UN7.6.5.1/

225 Kepala UPT Kearsipan Undip ..../UN7.6.6/

226 Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPT Kearsipan ..../UN7.6.6.1/

227 Ketua Satuan Pengawas Internal ..../UN7.7/

228 Direktur Utama Rumah Sakit Nasional Diponegoro ..../UN7.8/

229 Direktur Keuangan dan SDM ..../UN7.8.1/

230 Manager Keuangan ..../UN7.8.1.1/

231 Manager SDM & Pendidikan ..../UN7.8.1.2/

232 Direktur Operasional Umum ..../UN7.8.2/

233 Manager Umum ..../UN7.8.2.1/

234 Manager Operasional ..../UN7.8.2.2/

235 Direktur Medik dan Keperawatan ..../UN7.8.3/

236 Manager Penunjang Medik ..../UN7.8.3.1/

237 Manager Pelayana Medik ..../UN7.8.3.2/

238 Manager Keperawatan ..../UN7.8.3,3/

239 Ketua BP Radio ..../UN7.9.1/

140 Ketua BP Rusunawa ..../UN7.9.2/

141 Ketua BP SPBU ..../UN7.9.3/

142 Ketua BP Training Center ..../UN7.9.4/

143 Kepala Kantor Hukum ..../UN7.10.1/

144 Kepala Kantor Urusan Internasional ..../UN7.10.2/

97

Contoh Penomoran Surat Dinas:

Kode Surat yang ditandatangani Rektor Undip :

Kode Surat yang ditandatangani Ketua Majelis Wali Amanat Undip :

Kode Surat yang ditandatangani Ketua Senat Akademik Undip :

98

Kode Surat yang ditandatangani Sekretaris Universitas :

Kode Surat yang ditandatangani Kepala Biro :

Kode Surat yang ditandatangani Direktur :

99

Kode Surat yang ditandatangani Dekan Fakultas:

Kode Surat yang ditandatangani Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas:

Ditetapkan di Semarang Pada tanggal, 30 Juni 2016

REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TTD

PROF.DR. YOS JOHAN UTAMA, S.H., M.HUM.

NIP. 196210111987031004 Salinan yang sah sesuai dengan aslinya

Universitas Diponegoro Semarang Sekretaris Universitas,

100

LAMPIRAN III

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO NOMOR 12 TAHUN 2016 TENTANG

PENETAPAN TATA NASKAH DINAS UNIVERSITAS DIPONEGORO

KODE HAL SURAT

1) Akreditasi kode AK

2) Beasiswa kode BW

3) Dokumentasi kode DO

4) Dosen dan Tenaga Kependidikan kode DK

5) Evaluasi Pendidikan kode EP

6) Hubungan Masyarakat kode HM

7) Hukum kode HK

8) Inovasi kode IN

9) Kalibrasi kode KI

10) Kelembagaan kode KL

11) Kemahasiswaan kode KM

12) Kepegawaian kode KP

13) Kerja Sama kode KS

14) Kerumahtanggaan kode RT

15) Ketatausahaan kode TU

16) Keuangan kode KU

17) Kurikulum kode KR

18) Media Informasi kode MI

19) Media Kreatif kode MK

20) Organisasi dan Tata Laksana kode OT

21) Pendidikan dan Pelatihan kode DL

22) Penelitian dan Pengembangan kode PP

23) Pengabdian kepada Masyarakat kode PM

24) Pengawasan kode PW

25) Pengembangan kode PG

26) Penyetaraan Ijazah Luar Negeri kode IL

27) Perencanaan kode PR

28) Perizinan kode PI

101

29) Perlengkapan kode PL

30) Perpustakaan kode PK

31) Publikasi Ilmiah kode PB

32) Sarana Pendidikan kode SP

33) Sertifikasi kode SR

34) Surat Edaran kode SE

35) Surat Kuasa kode SK

36) Teknologi Informasi kode TI

37) Penjaminan Mutu kode PJ

38) Lain-lain kode LL


Pada tanggal, 30 Juni 2016 REKTOR UNIVERSITAS DIPONEGORO TTD

PROF.DR. YOS JOHAN UTAMA, S.H., M.HUM. NIP. 196210111987031004

Salinan yang sah sesuai dengan aslinya Universitas Diponegoro Semarang

Sekretaris Universitas,

salinan - ppid.undip.ac.id no 12...nomor 51 tahun 2015 tentang tata naskah dinas di lingkungan...

Documents