run down muswil edit 2

RUN DOWN ACARA

MUSYAWARAH WILAYAH (MUSWIL) ISMKI WILAYAH IV

RABU 5 DESEMBER 2012

WAKTU KEGIATAN PELAKSANA DISKRIPSI KEGIATAN TEMPAT14.00-18.00 Persiapan

Pj: Gus YogaKetupat - Koordinasi dengan seluruh panitia mengenai hal-hal yang belum jelas dan

lengkap- Samakan waktu

Asrama Haji

Sekretaris - Membantu ketupat, memastikan semua panitia datang tepat waktuBendahara - Standby (bantu divisi yang perlu dibantu)Divisi LOPj: Dayu ari ‘10

- Koordinasi dengan div. transport untuk menjeput peserta dan mengarahkannya ke hotel yang ditentukan

- Briefing semua anggota terkait data semua delegasi- Masing-masing LO pelajari data delegasi setiap institusi

Divisi AcaraPj: Gung de ‘11

- Memperkirakan jalannya acara dan melihat kemungkinan-kemungkinan buruk yang akan terjadi

- Melakukan gladi bersih (breafing H1)- Pastikan semua alat yang diperlukan selama acara (3 hari) sudah siap- Tingkatkan koordinasi dengan divisi-divisi lain ( untuk hari H yang sangat

riskan divisi LO, Kestari, Transport, Konsumsi)Divisi HumasPj: Ucan ‘11

- Memastikan penggunaan ruangan yang dipakai- Bersama-sama div. PDDM mempersiapkan ruangan serta dekorasi untuk

pembukaan- Persiapkan alat-alat yang diperlukan, jaga kemungkinan alat-alat yang

dibutuhkan diluar perkiraanDivisi DanusPj: Dhani ‘11

- Pastikan semua input hasil dari proposal sudah diambil- Bantu div. Konsumsi untuk memperkirakan mekanisme pembagian

konsumsi dan menaruh konsumsi pada saat kegiatanDivisi KestariPj: Sinta ‘11

- Persiapkan berkas-berkas yang kiranya diperlukan- Registrasi peserta sudah siap- Tentukan tempat registrasi

Divisi PDDMPj: Dika ‘11

- Koordinasi dengan div. Humas untuk penggunaan genset- Persiapkan ruangan serta dekorasi untuk pembukaan- Persiapkan alat-alat yang diperlukan, jaga kemungkinan alat-alat yang

dibutuhkan diluar perkiraanDivisi TransportPj: Pambudi ‘11

- Koordinasi dengan div. LO untuk penjemputan peserta- Pastikan bus dan jumlah mobil untuk menjemput peserta

Divisi KonsumsiPj: Pipit ‘11

- Pastikan konsumsi sudah fix dan siap untuk hari H acara- Persiapkan tempat menaruh konsumsi selama kegiatan- Persiapkan mekanisme pembagian konsumsi

RUN DOWN ACARA


KAMIS 6 DESEMBER 2012

WAKTU KEGIATAN PELAKSANA DISKRIPSI KEGIATAN TEMPAT10.00-11.00 Kumpul Panitia

Pj: Gus YogaKetupat - Briefing bersama seluruh panitia (samakan jam sesama panitia pastikan

semua divisi mengerjakan tugasnya)Asrama Haji

11.00-16.00 Kedatangan pesertaPj: Gus Yoga, Tia

Ketupat - Mengkoordinasikan seluruhnya ke setiap co. divisi Asrama HajiSekretaris - Membantu ketupat, memastikan semua panitia datang tepat waktuBendahara - Standby di satu tempat, biar divisi yang perlu dana gampang berkoordinasiDivisi LOPj: Dayu ari ‘10Amy ‘11

- Koordinasi bersama div. transport menjemput peserta ke BIL dan/atau Pelabuhan Lembar

- Mengarahkan untuk melakukan registrasi ulang- Menemani hingga acara pembukaan- Bersikap ramah- Jaga koordinasi dengan delegasi


- Kontrol waktu- Persiapkan draft acara buat jadi MC saat sambutan- Pastikan semua keperluan acara sudah siap : ruangan, alat-alat, dsb.- Koordinasi dengan div. PDDM terkait alat-alat- Pastikan kehadiran pengisi acara (padus dan penari)

Divisi HumasPj: Ucan ‘11

- Memastikan kehadiran tamu undangan (Dekan/PD III , Pres BEM FK UNRAM , Sekwil Wil. IV ISMKI) koordinasikan dengan div. acara

Divisi DanusPj: Dhani ‘11

- Standby (bantu divisi yang perlu dibantu)

Divisi KestariPj: Sinta ‘11

- Menyiapkan lembar registrasi ulang peserta- Menyiapkan pembagian kamar peserta (ket: di meja registrasi dan kamar)- Siapkan absensi panitia


- Memastikan ruangan sudah terdekorasi dan koordinasi dengan humas terkait Genset untuk keadaan darurat

- Pastikan semua perlengkapan yang diperlukan sudah ada dan lengkap

- Persiapkan video pembukaan- Standby dekat alat untuk mengontrol kinerjanya

Divisi TransportPj: Pambudi ‘11

- Koordinasi dengan divisi LO menjemput peserta di BIL dan/atau Pelabuhan Lembar

- Koordinasi dengan pengisi acara (penjemputan penari ke asrama haji)- Pastikan jumlah kendaraan yang digunakab apabila ada peserta yang

datang diluar jam tungguDivisi KonsumsiPj: Pipit ‘11

- Menyediakan konsumsi (min. air mineral) di dalam alat transportasi untuk peserta

16.00-18.30 Pembukaan, Temu Delegasi, dan MakanPj : Gung de, Pipit

Divisi LOPj: Dayu Ari ‘10

- Mendampingi peserta masing-masing institusinya- Pada saat temu delegasi, koordinasikan dengan masing-masing delegasi

Asrama Haji


- Memastikan jalannya acara (kontrol waktu)- MC (liya)- Menyanyikan lagu Indonesia Raya dipimpin oleh PADUS FK UNRAM diikuti

oleh peserta dan tamu undangan- Menyanyikan lagu selanjutnya oleh PADUS FK UNRAM- Pemberian sambutan oleh tamu undangan yang sekaligus akan membuka

acara- Tarian penyambutan- Pemutaran video pembukaan kepanitiaan Muswil wil IV 2012 (operator :

Ryan)Divisi HumasPj: Ucan ‘11

- Memastikan tamu undangan dan pengisi acara hadir tepat waktu


- Bantu div. konsumsi



Divisi PDDMPj: Dika ’11

- Dokumentasikan jalannya acara

Divisi TransportPj: Pambudi ’11



- Bagikan konsumsi ke peserta dan tamu undangan sesuai mekanisme yang sudah direncanakan

- Pastikan persiapan untuk makan malam sudah selesai- Koordinasikan dengan transport- Membereskan bungkusan makanan dan minuman yang sudah habis

setelah pembukaan- Memantau persediaan makanan dan alatnya

18.30-20.00 ISHOPj: Gungde


- Mendampingi peserta masing-masing institusi (menyesuaikan) Asrama Haji


- Mengontrol waktu; ketika waktu habis koordinasikan dengan LO masing-masing untuk mengingatkan peserta

- Mengantarkan peserta yang sholat (habib)- Memastikan presidium sidang yang pada PLENO I- Membagikan muswil kit ke peserta ketika memasuki ruangan sidang






- Memastikan tersedianya alat tulis dan perlengkapan yang diperlukan untuk sidang PLENO I ; koordinasikan dengan div. Acara dan PDDM


- Pastikan perlengkapan untuk PLENO I sudah siap, minta 1 operator dan 1 notulen


- Standby selalu koordinasi dengan konsumsi


- Beres-beres peralatan makan malam

20.00-22.00 Sidang PLENO IPj: Gung de


- Stand by Asrama Haji


- Mengontrol jalannya kegiatan dan waktu- Terus ingatkan waktu kepada presidium sidang (1 jam sebelum waktu

habis)Divisi HumasPj: Ucan ‘11







- Sesekali mendokumentasikan kegiatan yang penting





22.00- Istirahat Ketupat - Breafing panitia- Mengkoordinir panitia untuk merapikan dan membersihkan ruangan

sidang

Asrama Haji

Divisi LO - Mendampingi peserta hingga kembali ke kamarnya- Memberikan penjelasan terkait dengan hal yang diperlukan

NB :

Selama pembukaan panitia yang sudah melaksanakan tugas harap tetap berada di sekitar tempat pembukaan, agar mempermudah koordinasi,; teruta div. acara, LO, konsumsi, tansport, serta semua PJ

Saat sidang berlangsungyang stand by bisa melakukan kegiatan sesuai keperluan pada satu tempat agar mudah dikoordinasi Jika diperlukan, berhubungan dengan tiap divisi yang stand by dengan lewat masing-masing PJ

RUN DOWN ACARA


JUMAT 7 DESEMBER 2012


Bangun panitiaPj: Gus Yoga

Ketupat - Breafing panitia 30 menit di tempat yang telah ditentukan Asrama HajiDivisi LOPj: Dayu Ari ‘10

- Menuju kamar peserta, membangunkan peserta dan memberi tahukan agenda selanjutnya


- Koordinasi dengan divisi PDDM untuk keperluan olahraga pagi




- Standby (membantu divisi PDDM meyiapkan perlengkapan olahraga)


- Standby (membantu divisi konsumsi untuk menyiapkan air minum)


- Menyiapkan keperluan untuk olahraga pagi (Laptop,Speaker,Kabel roll)




- Menyiapkan air minum untuk peserta ketika olahraga pagi

05.00-06.00 Bangun dan SholatPj: Gowinda


- Memastikan peserta sudah bangun semua Asrama Haji


- Memantau kesiapan untuk acara selanjutnya


- Memastikan tempat yang boleh digunakan untuk olahraga


- Standby (Membantu divisi PDDM)

Divisi Kestari - Standby (Membantu divisi konsumsi menyiapkan sarapan pagi)

Pj: Sinta ‘11Divisi PDDMPj: Dika ‘11

- Menyiapkan keperluan untuk olahraga pagi di tempat yang telah ditentukan divisi Humas

- Memastikan perlengkapan dokumentasi sudah siap digunakanDivisi TransportPj: Pambudi ‘11

- Standby (bantu divisi yang perlu dibantu) (Koordinasi dengan Div. konsumsi untuk penyediaan sarapan)


- Menyiapkan persediaan air minum untuk peserta ketika olahraga pagi- Menyiapkan persediaan konsumsi pagi untuk peserta dan panitia

06.00-07.00 Olahraga PagiPj: Gowinda

Ketupat - Koordinasikan untuk semua panitia berolahraga kecuali yang bertugas dan menjaga keadaan di ruangan

Asrama Haji


- Ikut berolahraga dengan peserta


- Memantau keadaan dan kontrol waktu- Olahraga(lari keliling dan senam) dipimpin oleh Novita- Ketupat, Sekretaris, Bendahara, dan beberapa panitia (CO setiap divisi yang

tidak bertugas) berada di depan barisan peserta senam- Panitia yang lain berada dibelakang peserta senam




- Standby (bantu divisi yang perlu dibantu) Asrama Haji


- Standby (Membantu konsumsi menyiapkan sarapan pagi)






- Bagikan air minum untuk peserta olahraga (setelah selesai olahraga)- Pastikan persiapan untuk sarapan sudah siap

07.00-08.30 Kegiatan Pribadi danSarapanPj: Maha


- Mendampingi peserta dan ikut sarapan bersama Asrama Haji


- Memantau kegiatan dan kontrol waktu- Memastikan presidium sidang yang pada PLENO II






- Memastikan tersedianya alat tulis dan perlengkapan yang diperlukan untuk sidang PLENO II ; koordinasikan dengan div. Acara dan PDDM


- Dokumentasikan jalannya acara- Pastikan perlengkapan untuk PLENO II sudah siap- Pastikan 1 operator, 1 notulen untuk sidang PLENO II




- Membagikan konsumsi kepada peserta untuk sarapan- Menyiapkan snack untuk peserta

08.30-12.00

11.00

Sidang PLENO IIPj: MahaIce breaking (waktu menyesuaikan)


- Standby Asrama Haji


- Mengontrol jalannya kegiatan dan waktu- Memandu ice breaking (Maha)- Mengingatkan waktu ke presidium sidang (1 jam sebelum waktu habis)






- Standby (Membantu div. konsumsi menyiapkan snack dan makan siang)






- Memberikan snack ketika peserta memasuki ruangan- Memastikan persiapan untuk makan siang (2 jam sebelum makan siang)

12.00-14.00 ISHOMAPj: Maha


- Mendampingi peserta masing-masing institusi Asrama Haji

Divisi Acara - Memantau keadaan dan mengontrol waktu

Pj: Gung de ‘11 - Mengantarkan peserta yang sholat ; koordinasikan dengan div. Transport (Basyit)

- Memastikan presidium sidang yang pada PLENO IIIDivisi HumasPj: Ucan ‘11





- Memastikan tersedianya alat tulis dan perlengkapan yang diperlukan untuk sidang PLENO III ; koordinasikan dengan div. Acara dan PDDM


- Dokumentasikan jalannya acara- Pastikan perlengkapan untuk PLENO III sudah siap


- Memobilisasi peserta pria ke masjid terdekat


- Membagikan konsumsi kepada para peserta (saat keluar ruangan)

14.00-15.00 Lanjutan Sidang PLENO IIPj: Dede




- Mengontrol jalannya kegiatan dan waktu













15.00-16.00 Sidang PLENO III


- Ikut dalam ruangan sidang dan mendampingi peserta masing-masing institusi; atau menyesuaikan

Asrama Haji

Pj: Dede Divisi AcaraPj: Gung de ‘11

- Mengontrol jalannya kegiatan dan waktu- Mengingatkan waktu ke presidium siding (1 jam sebelum waktu habis)






- Standby (membantu div.konsumsi menyiapkan coffee break






- Persiapkan untuk coffee break

16.00-16.30 ISHOPj: Dede




- Mengontrol jalannya kegiatan dan waktu- Mengantarkan peserta yang sholat (dede)


- Standby (bantu divisi yang perlu dibantu) Asrama Haji




- Standby (Membantu div. konsumsi bagikan coffee break






- Bagikan coffe break

16.30-18.30 Lanjutan Sidang PLENO III



Divisi Acara - Mengontrol jalannya kegiatan dan waktu

Pj: Gung De Pj: Gung de ‘11 - Mengingatkan waktu ke presidium sidang (1 jam sebelum waktu habis)Divisi HumasPj: Ucan ‘11





- Standby (Membantu divisi konsumsi menyiapkan makan malam)






- Persiapkan untuk makan malam

18.30-20.00 ISHOMAPj: Gung De




- Memantau keadaan dan mengontrol waktu- Mengantarkan peserta yang sholat (Sandra)






- Standby (membantu div. konsumsi menyiapkan coffee break






- Membagikan konsumsi makan malam kepada para peserta- Persiapkan untuk snack/coffe break

`20.00-22.00 Lanjutan Sidang PLENO IIIPj: Gung De




- Mengontrol jalannya kegiatan dan waktu- Mengingatkan waktu ke presidium siding (1 jam sebelum waktu habis)












- Bagikan snack atau adakan coffe break- Sesuaikan dan koordinasi dengan div. Acara

22.00- Istirahat Ketupat - Breafing panitia- Mengkoordinir panitia untuk merapikan dan membersihkan ruangan siding

Asrama Haji


RUN DOWN ACARA


SABTU 8 DESEMBER 2012


Bangun panitiaPj: Gus Yoga

Ketupat - Breafing 30 menit Asrama HajiDivisi LOPj: Dayu Ari ‘10



- Koordinasi dengan divisi PDDM untuk keperluan olahraga pagi








- Menyiapkan keperluan untuk olahraga pagi




- Menyediakan air minum untuk peserta ketika olahraga pagi

05.00-06.00 Bangun dan Sholat Pj: Gowinda


- Memastikan peserta sudah bangun semua ( cek di setiap kamar ) Asrama Haji

Divisi AcaraPj: Gowinda ‘11

- Memantau kesiapan untuk acara selanjutnya- Koordinasikan dengan div. PDDM terkait tempat kegiatan




- Membantu div. PDDM

Divisi Kestari - Standby (bantu divisi yang perlu dibantu)


- Menyiapkan keperluan untuk olahraga pagi




- Menyiapkan persediaan air minum untuk peserta ketika olahraga pagi- Pikirkan persiapan sarapan

06.00-07.00 Olahraga PagiFutsalPj: Gowinda

Ketupat - Koordinasikan untuk semua panitia berolahraga kecuali yang bertugas dan menjaga keadaan di ruangan

Asrama Haji


- Ikut berolahraga dengan peserta

Divisi AcaraPj: Gowinda‘11

- Memantau keadaan dan kontrol waktu




- Bantu div. PDDM




- Dokumentasikan jalannya acara- Pastikan alat-alat siap dan bekerja dengan baik




- Bagikan air minum untuk peserta olahraga- Pastikan persiapan untuk sarapan sudah siap- Jika perlu, koordinasikan dengan transport

07.00-08.00 Kegiatan Pribadi danSarapanPj: Gung De




- Memantau kegiatan dan kontrol waktu- Memastikan presidium sidang yang pada PLENO IV



Divisi Danus - Bantu div. konsumsi

Pj: Dhani ‘11Divisi KestariPj: Sinta ‘11

- Memastikan tersedianya alat tulis dan perlengkapan yang diperlukan untuk sidang PLENO IV ; koordinasikan dengan div. Acara dan PDDM


- Dokumentasikan jalannya acara- Pastikan perlengkapan untuk PLENO IV sudah siap




- Memantau persediaan makanan dan alatnya- Menyiapkan snack untuk peserta

08.00-11.00 Sidang PLENO IVPj: Gung De
















- Memberikan snack ketika peserta memasuki ruangan

11.00-13.00 Sidang PLENO VPj: Gung De
















- Memberikan snack ketika peserta memasuki ruangan- Memastikan persiapan untuk makan siang (1 jam sebelum makan siang)

13.00-14.30 ISHOMAPj: Dede



Divisi AcaraPj: Dede ‘11

- Memantau keadaan dan mengontrol waktu- Mengantarkan peserta yang sholat (Ardian)












- Memantau persediaan makanan dan alatnya- Persiapkan untuk snack

14.30-17.00 Sidang PLENO VIPj: Dede









Divisi Kestari - Bantu div. konsumsi






- Memberikan snack ketika peserta memasuki ruangan- Menyiapkan makan malam

17.00-19.00 ISHOMAPj: Dede




- Mengontrol jalannya kegiatan dan waktu- Mengantarkan peserta yang sholat (Sandra)








- Sesekali dokumentasikan jalannya acara


Standby (bantu divisi yang perlu dibantu)


- Memantau persediaan makanan dan alatnya- Persiapkan untuk coffe break

19.00-22.00 Sidang TambahanPj: Gung De




- Memastikan jalannya acara (kontrol waktu)








- Dokumentasikan jalannya acara- Pesiapkan alat-alat untuk acara malam (karaoke)




- Bagikan coffe break

22.00-24.00 Acara MalamPj: Gung de


- Mendampingi peserta pada acara- Ikut bernyanyi bersama

Asrama Haji


- Memimpin acara yang bisa dilaksanakan (karaoke bareng)- Mengajak seluruh peserta dan panitia untuk bernyanyi bersama


- Ikut bernyanyi bersama






- Dokumentasikan jalannya acara- Ikut bernyanyi bersama- Pantau alat-alat untuk karaokenya- Operator : ryan





24.00- Istirahat Ketupat - Breafing panitia- Mengkoordinir panitia untuk merapikan dan membersihkan ruangan

sidang

Asrama Haji


RUN DOWN ACARA


MINGGU 9 DESEMBER 2012


Bangun panitiaPj: Gung De

Ketupat - Breafing 30 menit Asrama HajiDivisi LOPj: Dayu Ari ‘10



- Koordinasi dengan seluruh divisi terkait dengan City Tour


- Memastikan tempat yang akan dikunjungi City Tour dan koordinasikan dengan div. Acara






- Menyiapkan keperluan untuk City Tour




- Menyediakan air minum dan snack untuk peserta City Tour

05.00-06.00 Bangun dan SholatPj: Gung De


- Memastikan peserta sudah bangun semua Asrama Haji


- Memantau kesiapan untuk acara selanjutnya





Divisi Kestari - Standby (bantu divisi yang perlu dibantu)


- Menyiapkan keperluan untuk City Tour




- Menyiapkan sarapan- Menyiapkan air minum dan snack untuk peserta City Tour

06.00-08.00 Kegiatan Pribadi danSarapanPj: Gung De




- Memantau kegiatan dan kontrol waktu- Mengkoordinasikan dengan seluruh divisi terkait dengan City Tour








- Dokumentasikan jalannya acara- Pastikan persiapan untuk City Tour


- Persiapkan mobilisasi untuk City Tour


- Memantau persediaan makanan dan alatnya- Menyiapkan snack untuk peserta City Tour- Koordinasikan dengan div. Acara, Humas, dab Transport terkait dengan

makan siang pada saat City Tour08.00-Selesai

City TourPj: Gung De


- Mendampingi peserta dan menjelaskan mengenai spot-spot ciri khas- Berpartisipasi bersama peserta


- Memantau kegiatan dan kontrol waktu- Koordinasikan dengan div. humas dan ketupat mengenai tempat acara

farewell party sekaligus penutupan- Koordinasikan dengan div. konsumsi mengenai makan bersama








- Dokumentasikan jalannya acara- Bantu jika dilokasi diperlukan untuk penataan ataupun persiapan jalannya

farewell partyDivisi TransportPj: Pambudi ‘11

- Perhitungkan jumlah akomodasi- Perkirakan jalan dan waktu seefisien mungkin


- Membagikan snack selama perjalanan- Koordinasikan dengan div. Acara, Humas, dab Transport terkait dengan

makan siang pada saat City Tour

run down muswil edit 2

Documents