Administrasi Transaksi

Yanuardi

SMK Pemasaran

Perhatikan Gambar Berikut Ini !

VSAdmintrasi Penjualan Yang Baik

Semester 1

Ruang Lingkup Administrasi Transaksi1

2 Ruang Lingkup Transaksi Penjualan

3 Alur Proses Administrasi Transaksi

4 Berkas Administrasi Pembelian

5 Berkas Administrasi Penjualan Tunai

Semester 2

Berkas Administrasi Penjualan Kredit1

2 Jasa Layanan Bank

Ruang Lingkup Administrasi

Transaksi

Yanuardi

Materi

Pengertian, Maksud dan Tujuan Administrasi1

2 Pengertian dan jenis-jenis Transaksi

3 Administrasi Transaksi

4 SOP Perusahaan

5 Berkas-Berkas Administrasi Transaksi

Perhatikan Video Berikut Ini !Diskusi Kelompok !1. Apa yang membedakan Pasar Tradisional dengan

pasar modern khususnya dalam segi administrasinya? Kelebihan atau Kekurangannya?

2. Mengapa dalam transaksi jual beli diperlukan administrasi yang baik?

3. Menurut pendapat kelompok Anda, apa itu Administrasi, Transaksi, dan Administrasi Transaksi?

4. Apa saja dokumen administrasi yang diperlukan dalam suatu proses administrasi jual-beli? Untuk apa masing2 dokumen tersebut?

Pengertian Administrasi

Administrasi

Ad + Ministrare Melayani

MembantuMemenuhi

Dedi Sudirman (Dasar2 Manajemen)administrasi adalah suatu pengabdian atau

pelayanan, yaitu pemberdayaan sumberdaya lainnya dalam suatu organisasi untuk

mencapai tujuan

pencatatan segala sesuatu tentang kejadian yang dilakukan secara

kronologis dan teratur.

cc

Menaruh

Mengirim

MenggandakanMengolah

Menghimpun

Proses Administrasi

Mencatat

Maksud dan Tujuan Administrasi

Menyusun

Memantau

Mengevaluasi

Mengamankan

Transaksi

segala sesuatu aktifitas perusahaan yang

menimbulkan perubahan terhadap posisi harta kekayaan perusahaan

Internal transaksi yang terjadi

melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam

perusahaan

Eksternaltransaksi yang melibatkan

pihak luar perusahaan

Unsur2

Administrasi Transaksi Man

Material

kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi

keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga

hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain

aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam

menangani berbagai kegiatan yang terjadi di

perusahaan.

Dasar Hukum

Pedoman

FUNGSI SOP

Lancar

Mudah

Arah

Tujuan SOP

Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

Agar mengetahui dengan jelas dan peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi

Agar petugas/karyawan menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/karyawan atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari petugas/karyawan terkait lainnya

Prosedur Pembelian Tunai1. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan2. Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai

perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang terbaik (apabila belum mempunyai supplier tetap)

3. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan yang mampu secara rutin menyediakan pasokan barang

4. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik maka bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas da pelayanan pasca jual

5. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan

6. Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti garansi, return barang, dsb

7. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (baik kualitas maupun kuantitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang, bila tidak, maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual

8. Membayar jumlah trsansaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas

Prosedur Penjualan Tunai1. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari

calon pembeli2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan

kesepakatan sementara)3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya

surat perjanjian4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak meragukan

perusahaan dan konsumen, faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi

5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli, bila tidak, barang dikembalikan lagi ke gudang

6. Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok, terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti

7. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima

8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang prima

Prosedur Penjualan Kredit1. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order) dari

pembeli2. Negosiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang

termuat kesepakatan-kesepakatan3. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli4. Periksa formulir aplikasi kredit, apakah sesuai dengan bukti-bukti yang

dilampirkan5. Survei kepada calon pelanggan dibukikan dengan formulir bukti survei yang

terisi lengkap. Berikan rekomendasi seperlunya 6. Persetujuan dari manajer bagian kredit dibuktikan dengan diotorisasikannya

(ditandatanganinya) formulir aplikasi kredit.7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan, apabila tidak, maka

dikembalikan kepada calon pelanggan.8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan9. Buatlah invoice (faktur)10.Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai

pelayanan yang prima

Prosedur Penerimaan Kas1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi

yang menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang , dll

2. Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan tliti dan cocokkan dengan rangkapannya

3. Hitung jumlah tansaksi dengan benar4. Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat

untuk mengecek uang secara fisik. Apabila pelanggan menggunakan cek maka periksa keabsahan cek tersebut, dan buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang mengekuarkan cek tersebut.

5. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi.

Prosedur Pengeluaran Kas1. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi

pembelian tunai, pembayaran utang dan pembayaran biaya-biaya

2. Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dengan rangkapannya, apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai), kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi

3. Berikan cek atau uang tunai4. Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran

bank/kuitansi) yang telah ditandatangani supplier

Berkas-Berkas Administrasi Transaksi

Bukti Transaksi Eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan

Bukti Transaksi Internal yaitu bukti transaksi yang dibuat, dicatat, dan juga beredar di lingkugan perusahaan itu sendiri

Bukti Transaksi Internal1. Memo2. Bukti Kas Masuk3. Bukti Kas Keluar

.

1. Memoadalah bukti Transaksi intern berupa memo (catatan) dari pimpinan perusahaan kepada bagian akuntansi, antar bagian, atau manajer dengan bagian-bagian yang ada dilingkungan perusahaan untuk melakukan pencatatan suatu kejadian.

2. Bukti Kas Masukadalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai, dan digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan uang tunai.

2. Bukti Kas Keluaradalah bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai, seperti pembelian tunai, pembayaran gaji, dan pembayaran utang. Dengan adanya transaksi pengeluaran uang, perusahaan akan mendapatkan bukti transaksi tersebut seperti, kuitansi, nota kontan atau faktur.

Bukti Transaksi Eksternal1. Nota Kontan2. Faktur (invoice)3. Faktur Pajak4. Kuitansi5. Nota Debet6. Nota Kredit7. Cek8. Bilyet Giro9. Rekening Koran

10.Surat Pesanan atau Purchase Order (PO)

11. Pesanan Penjualan (Sales Order) atau Pengantar Barang

12.Surat Jalan (Delivery Order)

.

1. NOTA Kontan

Nomor Nama barang Banyaknya Harga satuan Jumlah

Jumlah

TOKO ......... Singkawang, ...................2012Jl. .........................Singkawang

NOTA KONTANNo ……….

Nota adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai. • Nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli. • Biasanya nota dibuat rangkap dua, satu lembar aslinya

berwarna putih utk pembeli & lembaran kedua atau copynya disimpan penjual.

2. FAKTUR (Invoice)Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

Hal-hal yang harus dimuat di dalam Faktur antara lain :

1. Nama dan alamat penjual2. Nomor faktur3. Nama dan alamat pembeli4. Tanggal pemesanan5. Tanggal pengiriman6. Syarat pembayaran

• n/30• 2/10, n/30• 2/10, 1/15, n/30• EOM• n/10 EOM

7. keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.

Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

3. FAKTUR Pajakadalah Bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) karena penyerahan/menjual Barang Kena Pajak (BKP)

• Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagai bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal (Sus/bonggol kuitansi) untuk sementara bisa dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-

4. Kuitansi (Official Receipt)

Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :1. Nama yang menyerahkan uang2. Jumlah uang yang dibayarkan3. Tanggal penyerahan uang4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang

5. Nota debet (Debit Memo )Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerima nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.

6. Nota kredit (Credit Memo)Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.

7. Cek (Cheque)• Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk

membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.

• Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

8. Bilyet giroBilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

9. Rekening KoranRekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

10. Surat Pesanan (PO)

PD. BUN LIEJl. Hangmoi No. 18 Singkawang Timur, (0562) 639753 Kalimanta Barat

SURAT PESANAN

Singkawang, 18 September 2012

Hormat Kami,

Ket. : –

2 Item ( Lie Fui )Bagian Pembelian

Kepada Yth. : Bui SuiSemarang.

No. Jumlah Barang Nama Barang Disc Harga

1 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Indoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00

2 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Outdoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00

Terbilang : Tiga Juta Seratus Ribu RupiahBrutto 3.100.000,00

Netto 3.100.000,00

Surat niaga yang dibuat oleh pembeli kepada pihak penjual yang berisikan pesanan barang.

11. Pesanan Penjualan/Pengantar Barang (Sales Order = SO) adalah salinan dari surat pesanan (Purchase Order/PO) yang dibuat oleh penjual

atau perusahaan tempat memesan barang.Bentuk surat pesanan penjualan adalah sebagai berikut :

PD. SINAR MITRAJl. Alianyang No. 234 Semarang, (026) 5303454

PESANAN PENJUALAN

No. SO : SO.400030203PO : 102

Semarang, 26 September 2012Hormat Kami,

Ket. : –2 Item ( Bui Sui )

Manajer Pemasaran

Kepada Yth. : Lie FuiSingkawang

No. Jumlah Barang Nama Barang Disc Harga

1 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Indoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00

2 1 Unit AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Outdoor) 1 PK 0,00% 1.550.000,00

Terbilang : Tiga Juta Seratus Ribu RupiahBrutto 3.100.000,00

Netto 3.100.000,00

12. Surat Jalan (Delivery Order) adalah surat pengantar atas barang, yang ditujukan kepada pembeli oleh

penjual/perusahaan. Surat ini merupakan bukti sah bahwa petugas pengirim memang mewakili penjual untuk mengantarkan barang yang telah dipesan oleh pembeli.

Thank you!