Disampaikan olehDisampaikan oleh

PPL UPTD PERTANIANPPL UPTD PERTANIANTANGGULTANGGUL

1. Latar Belakang1. Latar Belakang

Setiap kelompok tani mempunyai beberapa buku yang Setiap kelompok tani mempunyai beberapa buku yang harus diisi oleh Pengurus kelompok tani. Tetapi di harus diisi oleh Pengurus kelompok tani. Tetapi di lapangan banyak kelompok tani yang tidak mengisi lapangan banyak kelompok tani yang tidak mengisi buku-buku tersebut dengan berbagai alasan, kalaupun buku-buku tersebut dengan berbagai alasan, kalaupun ada pencatatannya hanya dilakukan untuk hal-hal ada pencatatannya hanya dilakukan untuk hal-hal tertentu saja (misalnya ; daftar anggota) jarang sekali tertentu saja (misalnya ; daftar anggota) jarang sekali yang lengkap. Bahkan dibeberapa kelompok tani ada yang lengkap. Bahkan dibeberapa kelompok tani ada yang diisikan oleh PPL / Pembina. Pada beberapa yang diisikan oleh PPL / Pembina. Pada beberapa kasus pengurus kelompok tani tidak tahu / mengerti kasus pengurus kelompok tani tidak tahu / mengerti mengisi buku-buku tersebut. Pengurus kelompok tani mengisi buku-buku tersebut. Pengurus kelompok tani belum merasa bahwa buku-buku catatan tersebut belum merasa bahwa buku-buku catatan tersebut sangat berguna untuk kemajuan kelompok tani itu sangat berguna untuk kemajuan kelompok tani itu sendiri.sendiri.

2. Manfaat Adminitrasi 2. Manfaat Adminitrasi KelompokKelompok

Untuk mengingatkan kembali sesuatu halUntuk mengingatkan kembali sesuatu hal Untuk menilai dan mengetahui Untuk menilai dan mengetahui

perkembangan kelompok taniperkembangan kelompok tani Sebagai alat buktiSebagai alat bukti Sebagai dokumenSebagai dokumen Sebagai bahan informasi bagi kelompok Sebagai bahan informasi bagi kelompok

tani maupun pihak lain yang berkaitan tani maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok tani itu, seperti dengan kelompok tani itu, seperti perkembangan usaha, perkembangan perkembangan usaha, perkembangan modal, jaringan kerjasama/mitra usaha modal, jaringan kerjasama/mitra usaha dan lain-lain.dan lain-lain.

3. 3. Macam-macam Buku Macam-macam Buku Administrasi KelompokAdministrasi Kelompok

Administrasi kelompok adalah seperangkat Administrasi kelompok adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut tentang catatan atau dokumen yang menyangkut tentang semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok tersebut. Perangkat administrasi kelompok yang tersebut. Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan perkembangan kegiatan berkaitan dengan perkembangan kegiatan kelompok, seperti usaha, permodalan, kerjasama kelompok, seperti usaha, permodalan, kerjasama dan lain-lain. Perangkat administrasi itu dan lain-lain. Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi 2 (dua) bagian pokok, yaitu :dibedakan menjadi 2 (dua) bagian pokok, yaitu :

Administrasi kegiatanAdministrasi kegiatan Administrasi keuangan (akan dibicarakan tersendiri)Administrasi keuangan (akan dibicarakan tersendiri) Admintrasi kelembagaanAdmintrasi kelembagaan

Apa itu administrasi Apa itu administrasi kegiatankegiatan

Administrasi kegiatan adalah segala Administrasi kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Selain aturan diluar urusan keuangan. Selain aturan dasar dan aturan rumah tangga, dasar dan aturan rumah tangga, beberapa perangkat administrasi yang beberapa perangkat administrasi yang diperlukan kelompok diperlukan kelompok a.l : :

Buku Daftar AnggotaBuku Daftar Anggota

Adalah dokumen tertulis yang berkaitan Adalah dokumen tertulis yang berkaitan tentang biodata setiap petani yang tentang biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok.menjadi anggota kelompok.

Buku ini bermanfaat untuk mengetahui Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota, jumlah dan nama-nama anggota, jumlah dan perkembangan anggota, serta hal-hal perkembangan anggota, serta hal-hal lain yang berhubungan dengan data lain yang berhubungan dengan data anggota kelompokanggota kelompok

Contoh : BUKU DAFTAR Contoh : BUKU DAFTAR ANGGOTA ANGGOTA

Halaman Depan (sebagai sampul buku)Halaman Depan (sebagai sampul buku) Sampul Buku Berlaku untuk semua jenis Sampul Buku Berlaku untuk semua jenis

buku tinggal mengganti nama bukunya.buku tinggal mengganti nama bukunya.

BUKU DAFTAR ANGGOTA

Nama Kelompok Tani : ………………………A l a m a t : ………………………

Format isi buku

No No NamaNamaUmurUmur

(Th)(Th)L/PL/P PendidikanPendidikan JabatanJabatan

Pemilikan Lahan (ha)Pemilikan Lahan (ha)Jenis Jenis UsahaUsahaSawahSawah TegalTegal PekrgPekrg

Buku Daftar PengurusBuku Daftar Pengurus

Adalah dokumen tertulis yang berkaitan Adalah dokumen tertulis yang berkaitan tentang biodata setiap petani yang tentang biodata setiap petani yang menjadi anggota pengurus kelompok.menjadi anggota pengurus kelompok.

Buku ini bermanfaat untuk mengetahui Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang menjadi nama-nama anggota yang menjadi pengurus, jabatan dalam pengurus, pengurus, jabatan dalam pengurus, masa bakti, serta hal-hal lain yang masa bakti, serta hal-hal lain yang berhubungan dengan data anggota berhubungan dengan data anggota pengurus kelompokpengurus kelompok

Format isi buku

No No NamaNamaUmurUmur

(Th)(Th)L/PL/P PendidikanPendidikan JabatanJabatan

NomorNomor

AnggotaAnggotaMasa Masa BaktiBakti KetrngKetrng

Buku Tamu Buku Tamu

Adalah dokumen tertulis yang berisikan Adalah dokumen tertulis yang berisikan catatan tentang pihak-pihak luar yang catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung kedalam kelompok pernah berkunjung kedalam kelompok tani. Buku ini bermanfaat untuk tani. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh perhatian mengetahui seberapa jauh perhatian ataupun bimbingan yang pernah diberikan ataupun bimbingan yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok tani oleh pihak luar terhadap kelompok tani yang bersangkutan. Buku tamu diisi setiap yang bersangkutan. Buku tamu diisi setiap kali ada pihak dari luar kelompok tani yang kali ada pihak dari luar kelompok tani yang datang untuk suatu keperluandatang untuk suatu keperluan..

Format isi buku

No No TanggalTanggal NamaNama JabatanJabatan Maksud dan Maksud dan TujuanTujuan

Kesan/ Kesan/ PesanPesan Tanda-TanganTanda-Tangan

Buku Daftar HadirBuku Daftar Hadir Adalah dokumen tertulis yang Adalah dokumen tertulis yang

berkaitan tentang data setiap petani berkaitan tentang data setiap petani yang sering mengikuti berbagai yang sering mengikuti berbagai kegiatan kelompok.kegiatan kelompok.

Buku ini bermanfaat untuk mengetahui Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota, jumlah dan nama-nama anggota, jumlah dan partisipasi anggota terhadap berbagai partisipasi anggota terhadap berbagai kegiatan kelompok, terutama dalam kegiatan kelompok, terutama dalam kegiatan belajar mengajar di kelompok kegiatan belajar mengajar di kelompok tani.tani.

Format isi buku

No No NamaNama JabatanJabatan AlamatAlamat Tanda-TanganTanda-Tangan

Buku Notulen RapatBuku Notulen Rapat Adalah catatan tentang hal-hal yang telah dibahas Adalah catatan tentang hal-hal yang telah dibahas

dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan anggota maupun pertemuan pengurus. Catatan anggota maupun pertemuan pengurus. Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan. Catatan ini juga bermanfaat bagi dibicarakan. Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihal pengalaman-pengalamannya kelompok untuk melihal pengalaman-pengalamannya yang lalu baik berupa keberhasilan maupun yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelemahan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya. Bagi pihak luar kelompok dan cara mengatasinya. Bagi pihak luar catatan ini juga bermanfaat untuk mengetahui catatan ini juga bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan di dalam persoalan yang pernah dibicarakan di dalam kelompok sehingga membantu pihak luar dalam kelompok sehingga membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya.memberikan bimbingan selanjutnya.

Format isi buku

Hari / TanggalHari / Tanggal Kamis, 11 Oktober 2012Kamis, 11 Oktober 2012

Tempat PertemuanTempat Pertemuan Balai Pertemuan UPTD TanggulBalai Pertemuan UPTD Tanggul

Pokok BahasanPokok Bahasan Sosialisasi SL-PTT tahun 2012Sosialisasi SL-PTT tahun 2012

PesertaPeserta 30 orang30 orang

Hasil PertemuanHasil Pertemuan

Buku Kegiatan Kelompok Buku Kegiatan Kelompok Adalah dokumen tertulis yang mencatat Adalah dokumen tertulis yang mencatat

tentang segala kegiatan yang tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok, misalnya dilaksanakan oleh kelompok, misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan dan evaluasi kegiatan kelompok dan kegiatan kelompok dan sebagainya. Dokumen-dokumen sebagainya. Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki.pengalaman yang dimiliki.

Format isi buku

No No TanggalTanggal Uraian KegiatanUraian Kegiatan KeteranganKeterangan

Admintrasi KeuanganAdmintrasi Keuangan Administrasi keuangan atau Pembukuan keuangan Administrasi keuangan atau Pembukuan keuangan

kelompok adalah catatan keuangan untuk kegiatan-kelompok adalah catatan keuangan untuk kegiatan-kegiatan kelompok. Hal-hal yang dibukukan dalam kegiatan kelompok. Hal-hal yang dibukukan dalam buku ini diantaranya adalah : iuran bulanan anggota, buku ini diantaranya adalah : iuran bulanan anggota, sumbangan untuk kegiatan kelompok, biaya rapat, sumbangan untuk kegiatan kelompok, biaya rapat, biaya ATK kelompok, biaya transportasi dan lain-lain. biaya ATK kelompok, biaya transportasi dan lain-lain. Bila kelompok melakukan kegiatan tabungan, simpan-Bila kelompok melakukan kegiatan tabungan, simpan-pinjam, usaha bersama, catatan (pembukuan) pinjam, usaha bersama, catatan (pembukuan) keuangannya harus terpisah masing-masing kegiatan keuangannya harus terpisah masing-masing kegiatan harus ada catatan tersendiri.harus ada catatan tersendiri.

Buku-buku ini dilengkapai dengan arsip dari Buku-buku ini dilengkapai dengan arsip dari kumpulan bukti-bukti pengeluaran maupun kumpulan bukti-bukti pengeluaran maupun pemasukan uang berupa nota, bon kwitansi, faktur pemasukan uang berupa nota, bon kwitansi, faktur pembayaran dll. Jadi walaupun sudah dicatat bukti-pembayaran dll. Jadi walaupun sudah dicatat bukti-bukti tersebut tetap harus disimpan (diarsipkan)bukti tersebut tetap harus disimpan (diarsipkan)

Contoh : BUKU KAS HARIAN/BULANAN

No No No No BuktiBukti TanggalTanggal UraianUraian DebetDebet KreditKredit SaldoSaldo

Bulan Januari 2012

Pemegang Kas

Baskoro

Mengetahui Ketua Kelompok

Bintang Pradana

Contoh :BUKU CATATAN PENGELUARAN

No No TanggalTanggalBeli Beli

PupukPupuk

Beli Beli

ATKATK

BeliBeli

……………………Bayar Bayar BuruhBuruh

Bayar Bayar HutangHutang JumlahJumlah

Contoh :BUKU CATATAN PEMASUKAN

No No TanggalTanggalJual Jual

PupukPupuk

JualJual

………………

Terima Terima

PinjamanPinjamanTerima Terima SW dllSW dll DLLDLL JumlahJumlah

Contoh : ARSIP BUKTI PENGELUARAN/PEMASUKAN

No No TanggalTanggal U r a i a nU r a i a n JumlahJumlah Catatan Catatan

Admintrasi KelembagaanAdmintrasi Kelembagaan

Admintrasi kelembagaan Poktan yang Admintrasi kelembagaan Poktan yang perlu disiapkan adalah :perlu disiapkan adalah : Profil Kelompok TaniProfil Kelompok Tani Rencana Kerja Kelompok (RDK/RDKK)Rencana Kerja Kelompok (RDK/RDKK) Peta Wilayah KelompokPeta Wilayah Kelompok Data produktifitas usahataniData produktifitas usahatani

Adminitrasi SL-PTTAdminitrasi SL-PTT

Surat PermohonanSurat Permohonan Surat PernyataanSurat Pernyataan RDKK / CPCLRDKK / CPCL R U KR U K Tanda Terima Penerimaan BenihTanda Terima Penerimaan Benih Daftar Hadir PertemuanDaftar Hadir Pertemuan Nota Pembelian Benih / SaprodiNota Pembelian Benih / Saprodi Buku KasBuku Kas

Contoh – ContohContoh – Contohadministrasi SL-PTTadministrasi SL-PTT

BUKU BUKU ADMADMINISTRASIINISTRASI KELOMPOK TANI KELOMPOK TANI

YG YG PERLU PERLU DISIAPKANDISIAPKAN1.1. Buku TamuBuku Tamu2.2. Buku KasBuku Kas3.3. Bukti Pengeluaran uang(Kwitansi/nota)Bukti Pengeluaran uang(Kwitansi/nota)4.4. Daftar hadir Pertemuan Kelompok & notulenDaftar hadir Pertemuan Kelompok & notulen5.5. Daftar Hadir SL (8 kali) & LaporanDaftar Hadir SL (8 kali) & Laporan6.6. BA Penerimaan Benih & no seri labelBA Penerimaan Benih & no seri label7.7. BA Penerimaan Saprodi LLBA Penerimaan Saprodi LL8.8. Label benihLabel benih9.9. DokumentasiDokumentasi10.10.Laporan (per unit)Laporan (per unit)11.11.Jadwal SL – PTT Jadwal SL – PTT