ruang lingkupwxmod.bppt.go.id/dokumen/iso9001:2015/draft panduan mutu... · web viewkepala bagian...

PANDUAN MUTUND: 2305000/PAN/I/01

BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACABADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGIGedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan 15314Telp. : 021-75791381 Ext. 4175Fax. : 021-75791409Laman : http://www.bppt.go.id; http://wxmod.bppt.go.idEmail : [email protected]

mailto:[email protected]

http://wxmod.bppt.go.id/

http://www.bppt.go.id/

Dokumen ini tidak dikendalikan jika diunduh/dicetak

Daftar Isi

1. RUANG LINGKUP............................................................................................................................4

2. ACUAN NORMATIF.........................................................................................................................4

3. ISTILAH DAN DEFINISI...................................................................................................................5

4. KONTEKS ORGANISASI................................................................................................................6

4.1. Memahami Organisasi dan konteksnya.................................................................................6

4.2. Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan................................................7

4.3. Menentukan Lingkup SMM......................................................................................................7

4.4. SMM dan Prosesnya................................................................................................................8

5. KEPEMIMPINAN..............................................................................................................................8

5.1. Kepemimpinan dan Komitmen................................................................................................8

5.2. Kebijakan....................................................................................................................................9

5.3. Peran, tanggung jawab, dan wewenang organisasi.............................................................9

6. PERENCANAAN.............................................................................................................................11

6.1. Tindakan ditujukan pada peluang dan risiko.......................................................................11

6.2. Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapai sasaran...............................................12

6.3. Perubahan perencanaan........................................................................................................12

7. DUKUNGAN....................................................................................................................................12

7.1. Sumber daya...........................................................................................................................12

7.2. Pengetahuan Organisasi........................................................................................................13

7.3. Kompetensi..............................................................................................................................13

7.4. Kepedulian...............................................................................................................................13

7.5. Komunikasi..............................................................................................................................14

7.6. Informasi terdokumentasi.......................................................................................................14

8. OPERASI.........................................................................................................................................15

8.1. Perencanaan dan pengendalian produksi...........................................................................15

8.2. Persyaratan produk dan jasa.................................................................................................15

8.3. Desain dan Pengembangan Produk dan Jasa...................................................................16

8.4. Pengendalian proses, produk, dan layanan eksternal yang disediakan..........................16


8.5. Produksi dan penyediaan layanan dan penerapan TMC..................................................16

8.6. Pelepasan atas produk dan layanan....................................................................................16

8.7. Kendali atas luaran yang tidak sesuai..................................................................................17

9. Evaluasi Kinerja..............................................................................................................................17

9.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Evaluasi..............................................................17

9.2. Audit Internal............................................................................................................................17

9.3. Tinjauan Manajemen..............................................................................................................17

10. Peningkatan.....................................................................................................................................18

Lampiran 1 – Daftar Istilah dan Definisi SMM BB-TMC....................................................................19

Lampiran 2 – Matriks Isu Internal dan Eksternal BB-TMC tahun 2018...........................................19

Lampiran 3 – Matriks Isu Internal dan Eksternal BB-TMC tahun 2018...........................................19

Lampiran 4 - Daftar ITD Induk SMM BB-TMC (*)...............................................................................19

Lampiran 5 - Kebijakan Mutu BB-TMC (*)...........................................................................................19


NOMOR 2305000/PAN/I/01JUDUL Panduan MutuPENANGGUNG JAWAB Tim ISO

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 21 Mei 2018 Hal : 4 dari 19

1. RUANG LINGKUPPanduan ini menjelaskan acuan pelaksanaan SMM di Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BB-TMC, BPPT).Adapun ruang lingkup manajemen mutu ini adalah seluruh Layanan dan Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca (TMC). Keduanya merupakan produk/jasa yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas pokok BBTMC sesuai Peraturan Kepala BPPT.Layanan TMC meliputi :a. Penambahan curah hujan;b. Pengurangan curah hujan;c. Penipisan kabut asap kebakaran hutan dan lahan.d. Diversifikasi layanan berupa penerapan TMC di bidang:

a. Instrumentasi dan Bahan Semaib. Hidrometeorologi

Dengan diterapkannya ISO-9001:2015, diharapkan BB-TMC mampu:- Membuktikan bahwa Sistem Manajemen Mutu (SMM) di lingkungan BBTMC nya

sesuai dengan persyaratan standar internasional dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

- Mengenal risiko dan peluang dalam pencapaian sasaran- Memberikan Produk dan Layanan bermutu secara konsisten- Meningkatkan kepuasan pelangganAdapun yang menjadi prinsip manajemen mutu meliputi:- Kepemimpinan- Keterlibatan karyawan- Pendekatan proses- Peningkatan pelayanan secara baku- Manajemen Hubungan Kerja- Fokus terhadap pelanggan- Keputusan atas dasar bukti

2. ACUAN NORMATIFAcuan normatif yang dirujuk dalam SMM BB-TMC terdiri dari:- Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan (SNI ISO 9001:2015),- PERKA BPPT No.10 Tahun 2015 tentang organisasi tata kerja BBTMC,- Acuan lainnya dapat dilihat dalam daftar dokumen terlampir




Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) bertanggung jawab dalam pemutakhiran peraturan perundangan tersebut, berdasarkan usulan perubahan dari para pemilik proses.

3. ISTILAH DAN DEFINISIDaftar SingkatanBB-TMC Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca

ITD Informasi Terdokumentasi

Posmet Pos Meteorologi

PPID Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Raptek Penerapan Teknologi

SMM Sistem Manajemen Mutu

TMC Teknologi Modifikasi Cuaca

TURT Tata Usaha dan Rumah Tangga

Yantek Pelayanan Teknologi

RTM Rapat Tinjauan Manajemen

Daftar IstilahAsap Suspensi partikel kecil di udara yang berasal dari pembakaran tidak

sempurna dari suatu bahan bakar.

Bahan Semai Suatu bahan kimia yang ditambahkan ke dalam awan dalam proses modifikasi cuaca.

Cuaca Keadaan udara pada saat dan di wilayah tertentu yang relatif sempit dan dalam jangka waktu yang singkat.

Hidrometeorologi Ilmu yang mempelajari hubungan antara unsur-unsur meteorologi dengan siklus hidrologi.

Iklim Kondisi rata-rata cuaca berdasarkan waktu yang panjang untuk suatu lokasi di bumi

Kabut Uap air yang berada dekat permukaan tanah yang berkondensasi.

Kabut Asap Gabungan antara asap dan kabut yang mengandung zat-zat pencemar udara.

Pengguna Orang atau lembaga yang memanfaatkan layanan yang dihasilkan oleh Balai Besar TMC.

Penyemaian Awan Suatu proses penyebaran bahan semai ke dalam awan dengan tujuan mempercepat terjadinya proses presipitasi di dalam awan.




Pos Meteorologi Pos yang digunakan untuk memantau dan mengukur kondisi meteorologi suatu wilayah.

Teknologi Modifikasi Cuaca

Usaha campur tangan manusia dalam pengendalian sumberdaya air di atmosfer untuk menambah curah hujan dan mengurangi intensitas curah hujan pada daerah tertentu untuk meminimalkan bencana alam yang disebabkan oleh iklim dan cuaca dengan memanfaatkan parameter cuaca.

Penanggung Jawab Proses

Pihak yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan, kinerja, dan pengembangan berkelanjutan dari suatu proses.

Informasi Terdokumentasi

informasi yang dikendalikan dan dipelihara oleh BB-TMC serta media yang menampungnya. ITD dapat berupa prosedur, instruksi kerja, foto kegiatan, formulir, aplikasi, video, dan sebagainya.

Pemelihara ITD Pihak yang bertanggung jawab dalam mengelola dan memutakhirkan ITD yang ditentukan.

Prosedur Serangkaian cara untuk melaksanakan sebuah aktivitas atau proses.

Knowledge Sharing

Sebuah aktivitas pembagian, distribusi, atau pertukaran pengetahuan antar individu yang melingkupi pengetahuan yang penting untuk BB-TMC

Coffee morning Sebuah aktivitas sosialisasi dan diskusi yang dilakukan pada pagi hari pada waktu yang ditentukan

Daftar definisi yang lengkap dan terbaru dapat dilihat dalam Daftar Istilah dan Definisi terlampir.

4. KONTEKS ORGANISASI4.1. Memahami Organisasi dan konteksnya

Tugas dan fungsi Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 010 Tahun 2015, Tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, sebagai berikut:Tugas Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca:Melaksanakan kegiatan pelayanan Teknologi Modifikasi Cuaca.Fungsi Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca:Untuk melaksanakan tugas tersebut, Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca mempunyai fungsi:a. Penyusunan program pengkajian dan penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca untuk

penambahan curah hujan, pengurangan curah hujan dan kegunaan lainnya;b. Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna

modifikasi cuaca; c. Pelayanan jasa Teknologi Modifikasi Cuaca kepada instansi Pemerintah dan swasta;

dan




d. Pelaksanaan urusan ketatausahaan, perencanaan keuangan, sumber daya manusia, rumah tangga, dan pelaporannya.

Isu Internal dan EksternalKepala Bagian Umum, Kepala Bidang Raptek, dan Kepala Bidang Yantek bertanggung jawab untuk menyusun analisis isu internal dan eksternal dengan memperhatikan rencana strategis. Hasil analisis tersebut dikompilasi oleh Kepala Bagian Umum untuk disahkan Kepala BB-TMC. Analisis ini akan ditinjau sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun.Informasi terdokumentasi tersebut disimpan dalam bentuk cetak dan digital. Kedua bentuk dokumen tersebut disimpan di SubBag Perencanaan. Salinan dokumen digital dikumpulkan ke PPID BB-TMC untuk disimpan di dalam Database BB-TMC. Informasi Terdokumentasi:a. Peraturan Kepala BPPT No. 010 Tahun 2015b. Daftar Analisis Isu Internal dan Eksternal (Lampiran 1)

4.2. Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentinganEkspektasi pemangku kepentingan dan pelanggan dari BB-TMC adalah sebagai berikut:

NO PEMANGKU KEPENTINGAN EKSPEKTASI

1 Pelaku penelitian, pengembangan dan perekayasaan

Pembaruan ilmu pengetahuan dan teknologi modifikasi cuaca yang efektif

2 Pelaku bisnis (sisi pelanggan/ customer)

Tersedianya sumber daya yang memadai untuk melakukan inovasi, pendalaman proses pertambahan nilai, dan pembaruan proses produksi.

3 Pemerintah Kontribusi BB-TMC terhadap perkembangan ekonomi nasional

4 Pemerintah Daerah Kontribusi BB-TMC dalam keberlanjutan investasi pembangunan (ekonomi) dan keselamatan

5 Publik Dukungan BB-TMC dalam meningkatkan kapasitas literasi kebencanaan

Kepala Bagian Umum, Kepala Bidang Raptek dan Kepala Bidang Yantek melakukan identifikasi daftar pemangku kepentingan BB-TMC. Inventarisasi daftar pemangku kepentingan dilaksanakan oleh Kepala Bagian Umum. Daftar pemangku kepentingan BB-TMC juga didistribusikan ke PPID BB-TMC dan dilampirkan dalam lampiran panduan mutu untuk menjadi bukti pendukung klausul ini.Informasi terdokumentasi:– Daftar Pemangku Kepentingan BB-TMC (*)




4.3. Menentukan Lingkup SMMRuang lingkup manajemen mutu ini adalah seluruh Layanan dan Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca di BB-TMC. Keduanya merupakan produk/jasa yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas pokok BB-TMC sesuai Peraturan Kepala BPPT. Produk/jasa teknologi di BB-TMC meliputi :a. Penambahan curah hujan;b. Pengurangan curah hujan;c. Penipisan kabut asap kebakaran hutan dan lahan.d. Diversifikasi layanan berupa penerapan TMC di bidang:

1. Instrumentasi dan Bahan Semai2. Hidrometeorologi

4.4. SMM dan ProsesnyaSMM dan prosesnya dapat dilihat dalam Peta Proses Bisnis BB-TMC di bawah ini.

Renstra Kebijakan Mutu Sasaran Mutu Audit Internal / MONEV RTM

Produk/ Jasa Teknologi

Penambahan Curah Hujan

PenguranganCurah Hujan

Penipisan kabutasap KARHUTLA

Instrumentasi danBahan Semai Hidrometrologi

Dukungan Informasi Terdokumentasi

Peta proses bisnis tersebut kemudian dijabarkan ke dalam prosedur-prosedur yang melingkupi seluruh kegiatan di BB-TMC. Dokumen prosedur disimpan oleh TIM ISO BB-TMC. Salinan digital ITD diinventarisasi oleh PPID untuk disimpan dalam Database BB-TMC.Informasi Terdokumentasi:– Daftar Induk ITD SMM BB-TMC (*)

5. KEPEMIMPINAN5.1. Kepemimpinan dan Komitmen

Kepala BB-TMC harus menunjukkan kepemimpinan dan komitmen terhadap SMM dengan:




1) Mengambil tanggung jawab atas efektivitas SMM2) Memastikan bahwa kebijakan mutu dan sasaran mutu ditetapkan dalam SMM dan

cocok dengan konteks dan arah strategis organisasi3) Memastikan integrasi persyaratan SMM ke dalam proses-proses bisnis organisasi4) Mempromosikan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko5) Memastikan bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk SMM tersedia;6) Mengkomunikasikan pentingnya manajemen mutu yang efektif dan sesuai dengan

persyaratan SMM7) Memastikan bahwa SMM mencapai hasil yang telah diinginkan8) Melibatkan, mengarahkan dan mendukung orang-orang untuk berkontribusi terhadap

efektivitas SMM9) Mempromosikan peningkatan10) Mendukung peran manajemen yang relevan lainnya untuk menunjukkan

kepemimpinan mereka yang berlaku untuk bidang tanggung jawab mereka.Kepala BB-TMC menunjukkan komitmen dan kepemimpinannya pada SMM dengan membentuk Tim ISO 9001:2015, yang dikukuhkan melalui SK Kepala BB-TMC.Informasi terdokumentasi:– SK Kepala BB-TMC tentang Tim ISO (*)– Renstra BB-TMC Revisi Terakhir– Laporan Rapat Kerja BB-TMC– Perjanjian Kinerja BB-TMC

5.2. KebijakanKepala BB-TMC telah menetapkan, menerapkan dan memelihara kebijakan mutu. Kebijakan mutu ini dikomunikasikan melalui rapat internal organisasi dan secara eksternal melalui website BB-TMC. Kebijakan Mutu dapat dilihat pada Lampiran.

Informasi Terdokumentasi:- Kebijakan Mutu BB-TMC (Lampiran X)- Dokumentasi rapat internal- Website BB-TMC

5.3. Peran, tanggung jawab, dan wewenang organisasi.Pembagian peran dan tanggung jawab di dalam organisasi BB-TMC sesuai tugas dan fungsi yang dijabarkan dalam Peraturan Kepala BPPT nomor 10 tahun 2015. Struktur organisasi BB-TMC adalah sebagai berikut.




Struktur organisasi Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca terdiri dari:a. Bagian Umumb. Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuacac. Bidang Pelayanan Teknologid. Kelompok Jabatan FungsionalBagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan ketatausahaan, perencanaan, keuangan, sumberdaya manusia, rumahtangga dan pelaporannya.a. Subbagian Perencanaan, mempunyai tugas melaksanakan urusan perencanaan,

pemantauan, dan pelaporan pelaksanaan program dan anggaranb. Subbagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan urusan keuangan, dan;c. Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga (TURT) mempunyai tugas melaksanakan

urusan surat-menyurat, kearsipan, sumberdaya manusia, logistik, pengangkutan dan urusan rumah tangga lainnya.




Bidang Penerapan Teknologi (Raptek) mempunyai tugas melaksanakan penerapan teknologi bidang hidrometeorologi, instrumentasu dan bahan semai yang berkaitan dengan modifikasi cuaca.a. Subbidang Hidrometeorologi mempunyai tugas melaksanakan penerapan di bidang

fisika awan, meteorologi, hidrologi lingkungan, dan klimatologi serta pengelolaan datab. Subbidang Instrumentasi dan Bahan Semai mempunyai tugas melaksanakan

pernerapan di bidang instrumentasi dan bahan semaiBidang Pelayanan Teknologi (Yantek) mempunyai tugas melaksanakan melaksanakan pelayanan terknologi modifikasi cuaca;a. Subbidang Pengelolaan Peralatan (PP) mempunyai tugas melaksanakan urusan

pengelolaan peralatan teknologi modifikasi cuacab. Subbidang Operasi mempunyai tugas melaksanakan urusan penyiapan sarana

penghantaran bahan semai dan pelaksanaan operasional teknologi modifikasi cuaca;Penugasan peran dan tanggung-jawab didokumentasikan ke dalam Surat Keputusan

Kepala BB-TMC.Dalam Rapat Kerja BB-TMC yang dilakukan setiap awal tahun juga terdapat penetapan dan perjanjian kinerja untuk organisasi selama satu tahun berjalan. Kepala Bagian Umum bertanggung jawab untuk menyusun informasi jabatan, dan disahkan oleh Kepala BB-TMC. Acuan yang digunakan dalam menyusun informasi jabatan diatur oleh permenpan tentang penyusunan informasi jabatan. Informasi terdokumentasi dipelihara oleh Kepala Bagian Umum.Informasi terdokumentasi:– Peraturan Kepala BPPT No 010 Tahun 2015– Daftar Surat Keputusan Kepala BB-TMC– Dokumen informasi jabatan (*)

6. PERENCANAAN6.1. Tindakan ditujukan pada peluang dan risiko

Dokumen perencanaan risiko dan peluang BB-TMC disusun dengan tujuan untuk :a. Memberikan kepastian bahwa sistem manajemen dapat mencapai hasil yang

diinginkanb. Meningkatkan pengaruh yang diinginkanc. Mencegah, atau mengurangi pengaruh yang tidak diinginkand. Mencapai peningkatan.Dokumen analisis risiko terhadap perencanaan tersebut dijabarkan dalam dokumen SPIP (Sistem Pengendalian Intern Pemerintah BB-TMC). Satgas SPIP bertanggung jawab untuk mengkompilasi dokumen SPIP berdasarkan masukan/input dari setiap Bidang dan Bagian di BB-TMC. Kepala Bidang dan Bagian bertugas untuk mengidentifikasi resiko dan penanganannya, menilai tingkat risiko dan juga menyusun rencana pencegahannya untuk kemudian dijadikan bahan penyusunan dokumen SPIP. Satgas SPIP bertanggung jawab




memelihara informasi terdokumentasi dalam bentuk cetak atau digital. Informasi terdokumentasi yang berbentuk digital didistribusikan ke PPID untuk disimpan ke dalam Database. Untuk analisis peluang dan pemeliharaan informasi terdokumentasi dilakukan oleh Kepala Bagian dan Bidang.Informasi terdokumentasi:– Dokumen Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) BB-TMC (masih draft) (*)– SK Satgas SPIP– Hasil analisis peluang (*)

6.2. Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapai sasaranSasaran mutu dan perencanaan BB-TMC dijabarkan dalam Perjanjian Kinerja BB-TMC setiap tahunnya. Perjanjian Kinerja tersebut merupakan dasar kegiatan yang dilaksanakan oleh BB-TMC. Perjanjian kinerja tersebut disahkan oleh Kepala BB-TMC dan disimpan oleh Kepala Bagian Umum dan dikomunikasikan dalam Rapat Kerja Organisasi yang dilaksanakan di awal tahun. Perjanjian Kinerja dijabarkan menjadi Sasaran Kinerja Pegawai setiap pegawai BB-TMC. Sasaran Kinerja Pegawai setiap triwulan dievaluasi oleh pejabat penilai yang berwenang. Informasi Terdokumentasi tersebut juga didistrbusikan kepada PPID dalam bentuk digital yang disimpan dalam database BB-TMC. Informasi Terdokumentasi:– Perjanjian Kinerja– Contoh SKP Pegawai (http://skp.bppt.go.id/)

6.3. Perubahan perencanaan Ketika organisasi menentukan kebutuhan untuk merubah sistem mutu perubahan harus dilakukan secara terencana. Perubahan perencanaan organisasi dapat dilaksanakan dalam Rapat Pimpinan atau Rapat Khusus yang dipimpin oleh Kepala BB-TMC. Informasi terdokumentasi disimpan oleh notulis Rapat Pimpinan atau Rapat Khusus yang kemudian didistribusikan melalui surel kepada semua peserta Rapat.Informasi Terdokumentasi :– Notulensi Rapat Pimpinan atau Rapat Khusus.

7. DUKUNGAN7.1. Sumber daya

Kepala BB-TMC menentukan dan menyediakan sumber daya, internal maupun eksternal, yang diperlukan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara, dan meningkatkan SMM berkelanjutan.Kepala Bagian Umum bertanggung jawab melaksanakan tata kelola SDM meliputi pengelolaan data SDM (profil lengkap pegawai) yang terkini, melakukan analisis jabatan yang didokumentasikan ke dalam Dokumen Informasi Jabatan. Kepala Bagian Umum juga




melaksanakan tata kelola perkantoran serta pengadaaan barang dan Jasa sesuai SOP 17 Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa. Kepala Bidang Yantek bertanggung jawab dalam perawatan dan pengelolaan setiap peralatan yang digunakan untuk Layanan dan Penerapan TMC sesuai dengan SOP 19 pemeliharaan Peralatan Pendukung Layanan dan Penerapan TMC.Informasi terdokumentasi :– Dokumen Informasi Jabatan– SIDADU (https://sidadu.bppt.go.id/home.php)– SOP Pengembangan Kompetensi SDM (*)– Data infrastruktur dan peralatan (SIMAK-BMN dan SIMAN)

https://www.djkn.kemenkeu.go.id/websiman/download/siman-pengguna-barang)– SOP Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa,– SOP Prosedur Operasional dan Pemeliharaan Pesawat, – SOP Pemeliharaan Peralatan Pendukung Layanan dan Penerapan TMC (*)

7.2. Pengetahuan OrganisasiSetiap Kepala Bidang dan Kepala Bagian bertanggung jawab dalam mengidentifikasi pengetahuan yang diperlukan oleh BB-TMC, menunjuk personil yang dianggap menguasai pengetahuan tersebut, serta menyelenggarakan knowledge sharing. Kepala Bagian, Kepala Bidang, dan Ketua Kelompok Pejabat Fungsional bertanggung jawab melaksanakan forum knowledge sharing sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun.Informasi terdokumentasi :– SK Penunjukan Ketua Kelompok Pejabat Fungsional (*)– Bukti pelaksanaan Knowledge Sharing (*)– Daftar kebutuhan pengetahuan organisasi setiap bidang/bagian (*)

7.3. KompetensiKepala BB-TMC menentukan kompetensi SDM yang dapat berpengaruh terhadap efektivitas SMM; berdasarkan pendidikan, pelatihan, atau pengalaman yang sesuai.Kepala Bagian Umum bertanggung jawab memastikan setiap pegawai memenuhi kompetensi minimal yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas jabatan.Informasi terdokumentasi: – Dokumen informasi Jabatan (*)– Peta Jabatan– Rencana kebutuhan pengembangan kompetensi SDM– Laporan dan evaluasi hasil pengembangan kompetensi SDM (*)– SOP Pengembangan Kompetensi SDM (*)– Salinan Sertifikat Pelatihan

https://www.djkn.kemenkeu.go.id/websiman/download/siman-pengguna-barang

https://sidadu.bppt.go.id/home.php




7.4. KepedulianKepala BB-TMC memastikan orang yang melakukan pekerjaan di bawah kendali organsasi memiliki kepedulian terhadap: Kebijakan Mutu, sasaran mutu, kontribusi kinerjanya, dan pengaruhnya. Dilakukan dengan cara sosialisasi, internalisasi, rapat-rapat dinas, coffee morning dan media komunikasi lainnya. Pelaksana hariannya adalah Tim Kesekretariatan. Tim ISO bertanggung jawab memelihara hasil informasi terdokumentasinya.Ketua Tim WBK-WBBM secara berkala melakukan survei internal pegawai. Kepala Bagian Umum bertanggung jawab memelihara informasi terdokumentasinya.Informasi terdokumentasi: – Dokumentasi coffee morning– Materi sosialisasi– Laporan hasil survei internal pegawai– SK Penetapan Tim WBK-WBBM– SK Penetapan Tim Kesekretariatan

7.5. KomunikasiDalam berkomunikasi secara internal, pegawai BB-TMC mempergunakan perangkat komunikasi dengan Whatsapp, Mailing list dan Papan Informasi. BB-TMC juga memberikan acuan kaidah berkomunikasi pada pegawainya melalu dokumen Pedoman Perilaku Pegawai.Kepala BB-TMC bertanggung jawab dalam komunikasi eksternal dengan pelanggan dan pihak yang berkepentingan serta mempublikasikan hasil kegiatannya melalui Jurnal elektronik, website, media sosial serta pengadaan pameran. Kepala BB-TMC menunjuk Tim Pengelola Website dan Informasi serta Tim Penerbitan Jurnal Sains dan Teknologi Modifikasi Cuaca sebagai pelaksana teknis.Informasi terdokumentasi terkait dipelihara oleh Pejabat Pengelola Infomasi dan Dokumentasi (PPID).Informasi terdokumentasi:– Pedoman Perilaku Pegawai– Media sosial (twitter dan instagram) @bbtmc_bppt– Web BBTMC http:\\wxmod.bppt.go.id– Dokumentasi Pameran– Papan informasi– Jurnal elektronik (ejurnal.bppt.go.id/index.php/JSTMC)– SK Penetapan Tim Pengelola Website dan Informasi– SK Penetapan Tim Penerbitan Junal Sains dan Teknologi Modifikasi Cuaca

7.6. Informasi terdokumentasiSemua pedoman kerja dan hasil kerjanya harus disediakan, diterapkan, dipelihara, dan dikendalikan.




Tim ISO bertanggung jawab mengelola dan memelihara informasi terdokumentasi yang diperoleh dari setiap pemilik proses. Seluruh informasi terdokumentasi yang berbentuk digital didistribusikan ke PPID untuk disimpan ke dalam Database.Dokumen terkait:– SOP Prosedur Pengendalian Informasi Terdokumentasi (*)– SK PPID

8. OPERASIKegiatan operasional BB-TMC terdiri dari kegiatan operasi Layanan dan Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca.Kepala Bidang Yantek bertanggung jawab menyelenggarakan kegiatan pelayanan teknologi modifikasi cuaca meliputi:a. Penambahan Curah Hujan, b. Pengurangan Curah Hujan, c. Penipisan Kabut Asap,Kepala Bidang Raptek bertanggung jawab menyelenggarakan penerapan teknologi meliputi:a. Instrumentasi dan Bahan Semai, b. Hidrometeorologi;Proses kegiatan pelayanan tersebut dijelaskan dalam SOP:a. SOP Layanan TMC Penambahan Curah Hujanb. SOP Layanan TMC Pengurangan Curah Hujanc. SOP Layanan TMC Penipisan Kabut Asapd. SOP Diversifikasi Layanan TMC (*)Proses serta dokumen terkait penyelenggaraan kegiatan pelayanan teknologi tersebut dijabarkan pada sub-klausul dibawah ini.

8.1. Perencanaan dan pengendalian produksiKepala Bagian Umum, Kepala Bidang Yantek dan Kepala Bidang Raptek bertanggung jawab terhadap proses perencanaan dan pengendalian produksi kegiatan layanan jasa teknologi oleh BB-TMC. Informasi terdokumentasi:– SOP Prosedur Persiapan Layanan TMC– SOP Penyusunan RAB, penerbitan SPMK dan dokumen kontrak– SOP Prosedur Pelaksanaan survey– SOP Perijinan– SOP Persiapan Posko– SOP Mobilisasi Dan Demobilisasi Peralatan/Logistik




8.2. Persyaratan produk dan jasaKepala BB-TMC menetapkan persyaratan produk dan jasa berdasarkan kesepakatan pengguna yang dituangkan dalam kontrak kerjasama atau dokumen lainnya. Informasi terdokumentasi:– SOP Penyusunan RAB, Penerbitan SPMK Dan Dokumen Kontrak– SOP Prosedur Persiapan Layanan TMC

8.3. Desain dan Pengembangan Produk dan JasaDesain layanan teknologi modifikasi cuaca ditetapkan dalam SOP Layanan TMC Penambahan Curah Hujan, SOP Layanan TMC Pengurangan Curah Hujan, dan SOP Layanan TMC Penipisan Kabut Asap. Sedangkan desain dan pengembangan produk dan jasa untuk diversifikasi TMC disepakati bersama oleh penyedia jasa (BB-TMC) dan pengguna jasa. Desain dan pengembangan tersebut selanjutnya harus dituangkan dalam proposal yang disepakati bersama. Kepala Bidang Raptek bertanggung jawab terhadap pengembangan produk dan jasa untuk inovasi teknologi. Prosedur yang menjelaskan proses ini adalah SOP Penelitian dan Pengembangan dalam Mendukung Diversifikasi Teknologi Modifikasi CuacaInformasi terdokumentasi:– SOP Layanan TMC Penambahan Curah Hujan– SOP Layanan TMC Pengurangan Curah Hujan– SOP Layanan TMC Penipisan Kabut Asap– SOP Penelitian dan Pengembangan dalam Mendukung Diversifikasi Teknologi

Modifikasi Cuaca– Proposal Pengembangan produk dan jasa inovasi teknologi– Proposal Layanan TMC– Berita acara kesepakatan waktu pelaksanaan TMC

8.4. Pengendalian proses, produk, dan layanan eksternal yang disediakanKepala Bagian Umum bertanggung jawab atas pengendalian proses, produk, dan penyedia layanan eksternal yang meliputi perekrutan, penetapan, dan evaluasi kinerja, serta pemeliharaan informasi terdokumentasi.Untuk pengendalian proses, produk, dan penyedia layanan eksternal di dalam kegiatan Layanan TMC, penanggungjawabnya adalah Kepala Bidang Yantek.Informasi terdokumentasi: – SOP Pengadaan Barang dan Jasa– Form Evaluasi kinerja pihak eksternal (*)– IK Penetapan Tenaga Lokal Pendukung Layanan (*)




8.5. Produksi dan penyediaan layanan dan penerapan TMCProduksi dan penyediaan layanan jasa teknologi modifikasi cuaca menjadi tanggung jawab Kepala Bidang Yantek. Sedangkan produksi PPT menjadi tanggung jawab Kepala Bidang Raptek.Informasi terdokumentasi:– Dokumen pendukung operasional layanan TMC– Dokumen pendukung operasional produksi penerapan TMC

8.6. Pelepasan atas produk dan layananPelepasan atas produk dan layanan jasa BB-TMC menjadi tanggung jawab bersama Kepala Bidang Yantek, Kepala Bidang Raptek dan Kepala Bagian Umum dengan persetujuan Kepala BB-TMC serta pengguna produk dan layanan. Kepala Bagian Umum memelihara informasi terdokumentasinya.Informasi terdokumentasi :– Berita Acara Evaluasi Kegiatan– Berita Acara Serah Terima

8.7. Kendali atas luaran yang tidak sesuaiKendali atas luaran yang tidak sesuai menjadi tanggung jawab Kepala Bidang Yantek dan Kepala Bidang Raptek.Prosedur yang mencakup semua tahapan tindakan perbaikan pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendaliannya dituangkan dalam SOP Penanganan Ketidaksesuaian Produk.Informasi terdokumentasi:– SOP Penanganan Ketidaksesuaian Produk (*)

9. Evaluasi Kinerja9.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Evaluasi

BB-TMC mengevaluasi kinerja keefektifan SMM melalui monitoring evaluasi (MONEV) setiap 3 bulan. Kepala Bagian Umum bertanggung jawab dalam pelaksanaan dan pemeliharaan informasi terdokumentasinya. Kepala Bidang Raptek dan Kepala Bidang Yantek memantau, mengevaluasi dan menganalisis data terkait persepsi pelanggan pada setiap akhir kegiatan. Hasil analisa tersebut dilaporkan dalam Laporan Kinerja Instansi Pemerintahan (LKIP) pada akhir tahun.Informasi terdokumentasi:– Formulir Laporan Triwulan – Rekapitulasi perhitungan Survei Kepuasan Pelanggan.

9.2. Audit InternalPelaksanaan audit internal dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 1 tahun. Audit ini dilaksanakan oleh tim yang berkompetensi dan ditunjuk oleh Kepala BB-TMC. Ketua tim ISO bertanggung jawab terhadap pelaksanaan audit internal dan luarannya akan diproses




pada Rapat Tinjauan Manajemen. Pelaksanaan ini dituangkan dalam Prosedur Audit Internal.Dokumen terkait:– SOP Prosedur Audit Internal (*)

9.3. Tinjauan ManajemenKepala BB-TMC melakukan tinjauan manajemen sekurang-kurangnya 1 kali setahun dengan masukan dari sebagai berikut:a. Hasil audit mutu eksternal dan internalb. Umpan balik pelanggan: Hasil pengukuran kepuasan pelanggan; Keluhan pelanggan

dan evaluasic. Kinerja proses dan kesesuaian produkd. Status tindakan perbaikan dan tindakan pencegahane. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnyaf. Perubahan yang dapat mempengaruhi SMMg. Rekomendasi untuk peningkatanLuaran tinjauan manajemen adalah:a. Peningkatan efektivitas SMM dan prosesnyab. Peningkatan pada produk yang berkaitan dengan persyaratan pelangganc. Kebutuhan sumber dayaInformasi terdokumentasinya dikendalikan oleh Tim ISO.Informasi terdokumentasi:– Notulensi Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

10. PeningkatanProses peningkatan berkelanjutan di BB-TMC bertujuan untuk mewujudkan:a. Prinsip Manajemen Mutu b. Proses Manajemen Mutu, danc. Pengendalian sistem berbasis siklus PDCAMasukan dari proses peningkatan dapat bersumber dari:a. Hasil audit internal,b. Hasil komunikasi pelangganc. Usulan pegawai Seluruh pegawai berhak mengajukan usulan peningkatan. Adapun isi dari usulan tersebut harus menyebutkan hal-hal sebagai berikut:a. Kondisi saat ini (existing)b. Dampak yang terjadi jika kondisi tersebut terus berlanjut

Hafsah Halidah, 10/03/24,

Harus ditulis sebagai poin-poin luaran dari Rapat Tinjauan Manajemen. Kalaupun ga ada isinya, tapi hars sempet dibahas. Kalo ga jadi temuan. Dijadiin form aja dan masukan dijadiin undangan aja biar ga kelewat.




c. Manfaat jika dilakukan perubahanPeningkatan ini diusulkan oleh pemilik proses, kemudian disampaikan kepada Tim ISO untuk diverifikasi dan diputuskan oleh Kepala BB-TMC. Informasi terdokumentasi terkait:– Bukti Pengajuan Peningkatan Mutu BBTMC (*)


Lampiran 1 – Daftar Istilah dan Definisi SMM BB-TMC

Lampiran 2 – Analisis Isu Internal dan Eksternal BB-TMC tahun 2018Matriks Isu Internal dan Eksternal letakkan di lampiran

Bagian/Fungsi

Proses/Kegiatan Isu Internal

Isu Eksternal

Dampak

Jika tidak dikontrol

Jika Dikontrol

Lampiran 3 – Daftar Pemangku Kepentingan BB-TMC tahun 2018

Pemangku Kepentingan

Kategori Pemangku Kepentingan

Kebutuhan dan Harapan

Nomor MoU/PKS/Kontrak

Bidang yang bertanggung jawab

BNPB Pemerintah Mendukung mitigasi bencana

Yantek

Lampiran 4 - Daftar Induk ITD Sistem Manajemen Mutu BB-TMC (*)

Lampiran 5 - Kebijakan Mutu BB-TMC (*)

ruang lingkupwxmod.bppt.go.id/dokumen/iso9001:2015/draft panduan mutu... · web viewkepala bagian...

Documents