5/26/2018 RINGKASAN MODUL 1 Pengantar Pengelolaan Arsip 2

1/3

RINGKASAN MODUL 1

Pengantar Pengelolaan Arsip Vital

Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta Uni!ersitas "er#$ka% &'1(.

Kegiatan Belajar 1: Latarbelakang Pengelolaan Arsip

Setiap kegiatan )ang *ilak$kan oleh organisasi% pe+erintah ata$p$n s,asta% +a$p$n perorangan

selal$ +en-iptakan arsip. Arsip *apat #er$pa kertas% non kertas% elektronik *an *igital. Se+$a arsip+e+iliki $ngsi ata$ keg$naan )ang #er#e*a% +aka perl$ *ikelola sehingga *apat *ikete+$kan ke+#ali

se-ara -epat% tepat% $t$h *an lengkap.

A. Arsip dan Organisasi

/er*asarkan $ngsin)a% arsip ter#a atas arsip *ina+is *an arsip statis. Arsip *ina+is +engan*$ng arti

inor+asi )ang terkan*$ng *i *ala+n)a +asih *ig$nakan *an *i+anaatkan se-ara langs$ng oleh

organisasi 0-reating agen-) $nt$k keperl$an *an kepentingan organisasi it$ sen*iri. Arsip *ina+is

*ikategorikan ke *ala+ arsip akti *an arsip inakti. Arsip *ina+is akti +er$pakan arsip )ang rek$ensi

pengg$naann)a +asih tinggi% se*angkan arsip *ina+is inakti +er$pakan arsip )ang rek$ensipengg$naann)a s$*ah +en$r$n. Se*angkan arsip statis se#enarn)a *ari *ina+is )ang +e+p$n)ainilai ke#erlan2$ran3ke#erlan2$tan 0-ontin$ing !al$e% ke+$*ian *isi+pan per+anen karena inor+asin)a

+engan*$ng nilai historis. Inor+asi *ala+ arsip statis s$*ah ti*ak #erg$na #agi organisasi

pen-iptan)a% tetapi +asih #er+anaat #agi +as)arakat.

Arsip *ina+is akti +er$pakan $ns$re penting *ala+ +en*$k$ng kelan-aran peker2aan% ter$ta+a pa*a

saat proses penga+#ilan kep$t$san% penga,asan +a$p$n pe+#$ktian h$k$+. Oleh karenan)a% arsip*ina+is akti har$s siap se*ia saat *iperl$kan. Karena #egit$ pentingn)a arsip *ala+ organisasi% +aka

arsip har$s *ikelola *engan se#aikn)a.

B. Pentingnya Pengamanan Arsip Dinamis

Arsip *ina+is +e+egang peran penting *ala+ organisasi. Karena sangat pentingn)a +anaat arsip

*ina+is *an +er$pakan !ital #agi organisasi% +aka pengelolaan arsip *ina+is ti*ak han)a +enata%

+en)i+pan *an +ene+$kan ke+#ali% tetapi #agai+ana -ara penga+anan% perlin*$ngan terha*ap isi

inor+asi +a$p$n isik sehingga terhin*ar *ari per$sakan )ang *isenga2a% pe+#o-oran inor+asi%pen-$rian #ahkan kehilangan. Melin*$ngi arsip se-ara kesel$r$hkan 2$ga sangat penting *ari #er#agai

ke+$ingkinan ter2a*i.

C. Alasan Pentingnya Pengelolaan Arsip Vital

1. Alasan Ekonomis

Kata 4eko+o+is5 a*ala+ pengelolaan arsip #erh$#$ngan *engan #ea)a pe+eliharaan% ter+as$k

peralatan *an +engg$naan r$ang +elal$i peren-anaan )ang +atang. Kehilangan *an ker$sakan arsip%

organisasi akan +engel$arkan ekstra anggarann)a $nt$k *apat +en-iptakan arsip ke+#ali arsip%

#ahkan hal ini ti*aklah +$*ah *an +e+erl$kan ,akt$ )ang la+a.

. Alasan !"k"m

Setiap organisasi +e+erl$kan stat$s h$k$+ 0legalitas )ang terkait *engan ke#era*aan% eksistensi *an

*ala+ h$#$ngann)a *engan organisasi lain. Karena #$kti6#$kti legal )ang terkan*$ng *ala+ arsipakan +e+per+$*ah #agi organisasi *ala+ +en2alankan kegiatann)a.

#. Alasan Politik

5/26/2018 RINGKASAN MODUL 1 Pengantar Pengelolaan Arsip 2

2/3

Inor+asi )ang terka*$ng *ala+ arsip sering +en)angk$t rahasia organisasi% #aik ke#i2akan +a$p$n

pri!asi *ari orang per orang *ala+ organisasi. Inor+asi terse#$t han)a *iketahi oleh pen-iptan)a ata$organisasi tertent$. Apa#ila inor+asi terse#$t *iketah$i oleh orang ata$ organisasi )ang ti*ak #erhak%

+aka akan +eni+#$lkan resiko #agi organisasi pen-iptan)a. Oleh karenan)a arsip )ang +e+iliki

karakteristik ini har$s *ikelola se-ara kh$s$s. Pengelolaan seperti it$ -en*er$ng politis% *e+i

kepentingan politik organisasi. Arsip )ang +e+iliki karakteristik terse#$t ter+as$k arsip rahasia *ala+

2angka ,akt$ tertent$% na+$n 2angka kerahasiaan akan ter#atas% sehingga setelah it$ *apat *iketah$ioleh p$#ik.

D. Posisi Arsip Vital Dalam $anajemen Arsip Dinamis

Mana2e+en arsip *ina+is *ise#$t 2$ga re-or*s +anage+ent )ang +er$pakan penge+#angan *arikonsepsi *a$r hi*$p arsip )ang #ar$ *iperkenalkan *i USA tah$n 17(8. 9al ini *itan*ai pengelolaan

arsip *$l$n)a )ang spora*is *an ti*ak saling #erkait% +en2a*i pengelolaan )ang terstr$t$r%

terorganisasi% *an logis *ari se2ak pen-iptaann)a% pe+eliharaan *an pe+$snahan arsip.Pengertian +ana2e+en arsip *ina+is

1. Mina M. Johnson *an Nor+an :. Kalla$s 017;. ?alla-e 0177&& se#agai pengen*alian se-ara siste+atik atas *a$r hi*$p arsip *aripen-iptaan sa+pai *engan pe+$snahan akhir ata$ pen)i+panan arsip se-ara per+anan.

Progra+ arsip !ital +er$pakan ko+ponen *ari use and maintenance 0pengg$naan *an pe+eliharaanarsip. Arsip !ital se#enarn)a *ari arsip *ina+is )ang perl$ penga+anan *an perlin*$ngan se-ara

kh$s$s. Pengelolaan arsip !ital +er$pakan #agian *ari +ana2a+en arsip *ina+is.

Kegiatan Belajar : Perl"nya Perlind"ngan Arsip Vital

Karena pentingn)a arsip% +aka organisasi har$s +e+#erikan apresiasi *an perhatian pen$h terha*ap

arsip% terle#ih arsip *ina+is !ital. "in*akan pre!enti ti*ak seke*ar tin*akan )ang *ilak$kan pa*a saat

telah ter2a*i se$at$ terha*ap arsip% +elainkan perl$ *ilak$kan antisipasi se#el$+ ses$at$ ter2a*i pa*aarsip.

A. Perlind"ngan %er&adap 'es"at" (ang Vital

Arsip *ii#aratkan organ6organ t$#$h +an$sia. Setiap organ t$#$h +e+iliki $ngsi )ang sangat !ital #agikehi*$pan +an$sia. Organ6organ t$#$h terse#$t akan *ilin*$ngi oleh organ )ang lain. Agar organ

pelin*$ng organ t$#$h *apat #er$ngsi% +aka har$s *ira,at *an *ilin*$ngi oleh sang pe+ilikn)a0+an$sia. Pengelolaan arsip !ital +er$pakan pengelolaan arsip )ang *it$2$kan se-ara kh$s$s #agi

arsip6arsip )ang +e+iliki inor+asi #ernilai !ital *ari se2ak arsip terse#$t *i-iptakan% *isi+pan *an*ipelihara.

B. Arsip Vital dan Ben)ana *Disaster+/ar$ setelah ter2a*in)a #en-ana% $+$+n)a akan ra+ai6ra+ai *ilak$kan pengelolaan arsip !ital.Se#enarn)a pengelolaan arsip !ital +elip$ti antisipasi a*an)a an-a+an *an #aha)a )ang *apat

+enghan-$rkan arsip !ital% #aik se-ara isik +a$p$n inor+asin)a./erik$t #en-ana )ang +en)e#a#kan r$sakn)a arsip !ital

1. /en-ana Ala+ #an2ir% #an2ir #an*ang% tanah longsor% ts$na+i% ke#akaran% ge+pa #$+i% r$nt$hn)a#ang$nan3ge*$ng% *ll.

&. Aki#at Ulah Man$sia penge#o+an% pe+#akaran% sa#otase% pen-$rian% *ll.

5/26/2018 RINGKASAN MODUL 1 Pengantar Pengelolaan Arsip 2

3/3