ENTERPRISE SYSTEMS

MAGISTER AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA

2015

1

APPLICATION AREAS Aplikasi dapat dibagi menjadi dua yaitu sistem interorganisasional dan sistem

intraorganisasional. Sistem interorganisasional merupakan sistem yang memungkinkan organisasi melintasi batasannya contohnya e-commerce, aplikasi e-

business seperti electronic data interchange (EDI). Sistem ini menghubungkan bisnis

dengan konsumennya atau pemasoknya. Sementara sistem intraorganisasional dibagi menjadi dua yaitu:

Enterprise system; sistem yang dirancang untuk mendukung organisasi secara keseluruhan. Contohnya Transaction Processing Systems (TPS),

Enterprise Resource Planning Systems (ERP), Customer Relationship

Management Systems (CRM) dan Supply Chain Management Systems

(SCM).

Managerial support system; sistem yang dirancang untuk mendukung pekerjaan manajer. Contohnya Decision Support Systems (DSS),

Knowledge Management Systems (KMS), Expert Systems dan Business

Intelligence Systems.

CRITICAL CONCEPTS Batch Processing vs Online Processing

Satu dasar yang membedakan aplikasi komputer adalah batch processing vs

online processing. Sebelumnya, seluruh pemrosesan dilakukan dengan batch. Organisasi mengakumulasikan sebuah batch yang berisi transaksi-transaksi lalu

memproses seluruh batch di saat yang sama. Contohnya seluruh transaksi

persediaan (masuk dan keluar) selama satu hari dicatat pada kertas. Setelah

operasional hari tsb berakhir, transaksi dimasukkan dalam komputer lalu komputer

tsb akan membawa data tsb ke komputer pusat dan persediaan akan diperbarui

dengan pemrosesan batch hari itu terhadap master inventory file pada komputer. Di

awal hari selanjutnya, master inventory file berisi data terbaru dan laporan

persediaan yang sesuai dicetak.

Masalah utama dengan pemrosesan batch adalah hanya saat awal hari kerja

master invetory file berisi data yang up-to-date sementara di waktu lainnya,

perusahaan tidak mengetahui berapa banyak produk yang ada dalam persediaan.

2

Sementara dengan sistem online, setiap transaksi dimasukkan secara langsung ke komputer pada saat terjadi. Contoh kasir bagian pengiriman atau penjualan

memasukkan adanya penerimaan atau penjualan produk ke dalam workstation yang

terhubung ke komputer server. Setelah itu, secara otomatis komputer memperbarui

master file sehingga perusahaan dapat segera mengetahui berapa jumlah

persediaannya.

Keputusan pemilihan menggunakan batch processing atau online processing

harus ditentukan dari segi biaya dan ketepatan waktu. Karena biaya per transaksi

telah berkurang dan pentingnya ketepatan waktu semakin meningkat, maka

perusahaan cenderung menggunakan online processing namun bagi fungsi

penggajian, batch processing cenderung masih menggunakan batch processing

karena dijalankan satu atau dua minggu sekali sehingga tidak memerlukan akses

setiap hari.

Functional Information Systems Aplikasi juga dapat dibuat berdasarkan fungsi bisnis sehingga disebut

functional information systems. Contoh organisasi memiliki beberapa fungsi bisnis

yaitu produksi, pemasaran, akuntansi dan personalia sehingga aplikasi dapat

dikategorikan sebagai production information systems, marketing information

systems atau accounting information systems.

Suatu sistem informasi terdiri dari beberapa subsistem dimana masing-masing

menyediakan informasi mengenai tugas dalam fungsi tsb. Contoh production information system berisi subsistem yang saling terkait misal sistem untuk meramalkan penjualan, perencanaan produksi dan perencanaan bahan baku;

marketing information system berisi subsistem misal sistem untuk promosi dan iklan serta mengembangkan produk baru; accounting information system berisi subsistem misal sistem akuntansi biaya, buku besar dan pelaporan keuangan.

Vertical (ke atas) Integration of Systems Sistem yang melayani lebih dari satu tingkat vertikal di organisasi disebut

vertically integrated information system. Contoh sistem informasi penjualan yang terintegrasi secara vertikal mungkin mengumpulkan data penjualan dan

menghasilkan invoice, merangkum data ini setiap minggunya untuk digunakan oleh

manajer dalam melacak mana item yang terjual cepat dan lambat serta menganalisa

tren untuk menentukan keputusan strategis.

3

Distributed Systems/ Distributed Data Processing Distributed systems merupakan sistem dimana sejumlah komputer berada di

lokasi yang berbeda dimana perusahaan melakukan bisnisnya (di kantor pusat,

pabrik, toko, gudang) dan saling terhubung melalui line komunikasi seperti LAN dan

WAN. Beberapa kelemahan dari sistem ini adalah tingginya risiko keamanan karena

kemudahan akses, ketergantungan dengan line komunikasi dan perlunya koordinasi

yang lebih banyak.

Client/ Server Systems Dengan sistem ini, kekuatan pemrosesan dibagi terhadap komputer server

pusat biasanya berupa midrange computer atau workstation dan sejumlah komputer klien biasanya berupa microcomputer. Contohnya aplikasi client/server pada perusahaan ritel. Klien mungkin berupa cash register pada bagian penjualan

sementara server berupa workstation di kantor. Ketika terjadi penjualan kredit, data

dimasukkan pada register lalu dikirimkan ke server, server menerima catatan

mengenai pelanggan dan memperbaruinya berdasarkan penjualan kredit tsb. Server

mengirimkan otorisasi transaksi kredit kepada register dan dokumen penjualan

dicetak pada register. Server nantinya yang akan menyiapkan tagihan untuk seluruh

pelanggan, mencetaknya dan menghasilkan laporan.

Seluruh client/server system memiliki dua tingkatan yaitu tingkat klien dan tingkat

server. Jika pemrosesan banyak dilakukan oleh client maka dapat disebut sebagai

fat client atau thin server contohnya database server sementara jika hampir seluruh pemrosesan dilakukan oleh server maka disebut thin client atau fat server contohnya web server dan groupware.

Virtualization Merupakan cara populer untuk memberikan layanan teknologi informasi, ada

beberapa bentuk contohnya:

Server virtualization; satu server dipecah menjadi beberapa server virtual. Masing-masing server virtual dapat menjalankan sistem operasinya sendiri

dan sistem operasi tsb dapat berbeda dari virtual server yang lain sehingga

seolah-olah setiap server virtual dapat bekerjsa seperti server yang berdiri

sendiri.

Desktop virtualization; desktop environment (segala sesuatu yang dilihat dan digunakan pengguna pada desktop PC) terpisah dari mesin desktop

secara fisik sehingga diakses melalui model client/server. Jadi desktop

4

environment disimpan dalam sebuah server bukan pada penyimpanan di

desktop. Ketika pengguna bekerja dari desktopnya (baik PC, notebook

atau smartphone), seluruh program, aplikasi dan data disimpan pada

server serta seluruh program dan aplikasi dijalankan pada server.

Service-Oriented Architecture and Web Services Service-oriented architecture (SOA) merupakan sebuah arsitektur aplikasi

berdasarkan pada pengumpulan fungsi atau layanan dimana layanan ini dapat

mengkomunikasikan (atau dikomunikasikan) satu dengan lainnya. Keuntungan

utama SOA adalah sekali dibuat, dapat digunakan terus menerus di aplikasi yang

berbeda- hanya koneksinya akan berbeda. Layanan harus dikembangkan dalam

organisasiatau perusahaan dapat membeli software dari pemasok.

Web services, yaitu kumpulan teknologi yang didirikan di dekat XML (eXtensible Markup Language), yang merupakan standar komunikasi.

TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS (TPS)

Sistem ini memproses ribuan transaksi yang terjadi setiap hari pada hampir seluruh perusahaan mencakup transaksi penjualan, pembayaran yang dilakukan

dan diterima, persediaan yang dikirimkan dan diterima serta pembayaran gaji. Selain

menghasilkan dokumen dan memperbarui catatan dari hasil pemrosesan transaksi, sistem juga menghasilkan berbagai ringkasan laporan yang bermanfaat bagi manajemen tingkat atas.

TPS mampu memproses transaksi lebih cepat, ekonomis serta akurat. TPS

mungkin dapat menggunakan basis mainframe atau midrange atau client/server

system dua atau tiga tingkat atau mungkin terkait dengan penggunaan service-

oriented architectures (SOA). Berikut adalah contoh TPS yaitu:

Payroll System Sekilas sistem penggajian hanya terkait dengan operator yang menginput jumlah

jam kerja setiap karyawan dan sistem akan memproses transaksi ini untuk

menghasilkan cek gaji. Namun sistem sistem ini juga harus memiliki subsistem yang

dapat menyelesaikan:

Pemrosesan gaji, termasuk memperbarui master file

Menambah atau menghapus karyawan

Mengubah informasi item yang dikurangkan dari karyawan

5

Mengubah tingkat upah dan gaji

Menghitung dan mencetak total gaji untuk periode penggajian

Menghitung dan mencetak laporan pajak penghasilan

Order Entry System Ketika pesanan diterima (baik oleh orang, email atau telepon), sales

representative akan memasukkan informasi tsb ke sistem baik menggunakan microcomputer di mejanya atau melalui sistem pencatatan transaksi point-of-sale.

Komputer lalu memperbarui file yang sesuai dan mencetak invoice. Selain invoice, komputer juga menghasilkan berbagai jenis output.

Contoh komputer akan mengecek status kredit konsumen dan menolak transaksi

penjualan jika sudah melebihi credit limit. Jika barang yang dipesan ada di gudang, komputer juga akan mencetak dokumen pengiriman namun jika item yang diminta tidak ada, pesan akan dikirimkan pada pelanggan untuk menanyakan apakah ia mau

menunggu pesanannya ada.

Secara periodik, sistem akan mencetak laporan penjualan berdasarkan item atau pembeli, laporan persediaan, laporan retur dan laporan piutang dagang. Sistem juga akan mencetak exception report ketika ada item yang sedang habis atau ketika konsumen ingin meningkatkan credit limitnya. Sistem juga secara

otomatis dapat mencetak purchase order ketika ada item yang habis serta mencetak tagihan konsumen yang sudah jatuh tempo.

Perkembangan yang terjadi kini adalah konsumen dapat memasukkan order ke

sistem melalui komputernya. Selain itu, order juga dapat dimasukkan dalam web

melalui koneksi internet.

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS (ERP)

ERP juga merupakan TPS namun kemampuannya lebih baik. Sistem ERP merupakan kumpulan aplikasi atau modul bisnis terintegrasi yang melakukan fungsi bisnis seperti buku besar, akuntansi, hutang dagang, piutang dagang, perencanaan

bahan baku yang diperlukan (material requirements planning), manajemen pesanan,

pengendalian persediaan dan MSDM. Perbedaan ERP dengan sistem sebelumnya yaitu: Modul ERP terintegrasi melalui sekumpulan definisi dan database. Ketika

transaksi diproses di satu area contohnya penerimaan order, dampak transaksi

6

tsb akan segera tercermin di area terkait lainnya contohnya akuntansi, skedul

produksi dan pembelian.

Modul ERP dirancang untuk menggambarkan cara tertentu dalam melakukan bisnis. Sistem ERP didasarkan pada pandangan value chain (rantai nilai) bisnis dimana departemen fungsional saling mengkoordinasikan pekerjaannya. Jika

perusahaan membeli sistem ERP, perusahaan perlu mengubah proses bisnisnya

untuk menyesuaikan terhadap paket software tsb sehingga akan memakan

banyak biaya untuk lisensi software, investasi pada hardware dan jaringan serta

biaya konsultasi.

Dua ERP yang terkenal yaitu SAP dan Oracle. Beberapa alternatif yang dapat

dilakukan perusahaan terkait ERP yaitu membeli dari satu pemasok atau menggabungkan modul dari beberapa pemasok dengan aplikasi yang ada pada perusahaan. Jika membeli ERP dari satu pemasok, memungkinkan integrasi aplikasi dan standarisasi proses namun mengurangi fleksibilitas perusahaan karena

perusahaan akan sangat bergantung pada pemasok itu saja.

Sementara memadukan ERP dari beberapa pemasok, memungkin perusahaan lebih terpenuhi kebutuhan khususnya dan mengurangi ketergantungan terhadap

satu pemasok namun penerapannya akan lebih memakan waktu dan pemeliharaan

sistem yang lebih rumit.

Manfaat yang mungkin diperoleh dari penerapan ERP adalah informasi yang lebih baik bagi perencanaan dan pengambilan keputusan strategis dan operasional,

meningkatkan efisiensi, profitabilitas serta pertumbuhan.

An Example ERP Systems: SAP ERP Versi ERP yang digunakan sekarang adalah SAP R/3 yang menerapkan sistem

client/server dan sistem database terintegrasi dengan modul aplikasi. SAP mengembangkan R/3 menggunakan fourth generation language (4GL).

SAP ERP berisi empat kumpulan modul utama. SAP menyebutnya sebagai kumpulan solusi financial, human capital management, operations dan corporate service. Modul tersedia bagi end-user service delivery dan performance management atau analitik. End-user service delivery mencakup portal karyawan dan portal manajer sementara analitik keuangan mencakup alat untuk pelaporan keuangan maupun pelaporan manajerial, metode penilaian

balanced scorecard dan activity based costing.

7

Portal karyawan memungkinkan karyawan aktif berpartisipasi dalam program SDM organisasi dengan memperkenankan karyawan mereview dan memperbarui

data alamatnya, menyampaikan beban perjalanan dinas, melihat dan mencetak slip

gaji dan mengecek pilihan fasilitas dan cuti sementara portal manajer mendukung manajer di area anggaran (perencanaan dan pemantauan anggaran serta analisis

biaya) dan pada area staf (mencakup perekrutan, review karyawan dan

perencanaan kompensasi).

Sebagai tambahan terhadap modul pada SAP ERP, aplikasi lain yang tersedia mencakup customer relationship management (CRM), product lifecycle management (PLM), supply chain management (SCM) dan supplier relationship

management (SRM).

Aplikasi CRM memungkinkan perusahaan melakukan penjualan business to business (B2B) atau business to customer (B2C) melalui web serta mendukung

manajemen katalog di web, manajemen isi, segmentasi dan personalisasi

pelanggan. Aplikasi PLM mendukung proses pemilihan, pembelian dan instalasi peralatan, menelusuri biaya dan biaya agregat ke aset secara individu serta

membantu manajemen aset dan menentukan waktu terbaik untuk mengganti

peralatan. Aplikasi SRM memungkinkan kolaborasi dengan pemasok melalui pertukaran dokumen secara elektronik sementara aplikasi SCM memungkinkan perencanaan, kolaborasi dan pelaksanaan transaksi dengan pihak-pihak yang ada

dalam rantai nilai perusahaan.

Di abad 21 ini, SAP dan pemasok ERP lainnya mengembangkan solusi bagi industri yang memiliki kebutuhan tertentu misalkan otomotif, perbankan, kimia, asuransi, rumah sakit dan ritel. Contoh Graybar Electric Company, distributor grosir

produk telekomunikasi dan jaringan telah memilih aplikasi SAP ERP untuk

mengelola persediaan fisiknya dengan lebih efisien dan memproses hampir 10.000

pesanan dan pembelian setip harinya. Manfaat yang dirasakan Graybar dari

menerapkan SAP adalah pengambilan keputusan yang lebih baik, meningkatkan

manajemen persediaan karena peramalan dan pengendalian yang lebih baik.

DATA WAREHOUSING

Untuk membuat data warehouse, perusahaan menggunakan data yang dihasilkan sistem operasi misal transaction processing systems (TPS) dan

8

menempatkan data tsb secara terpisah dalam data warehouse sehingga pengguna

dapat mengakses dan menganalisa data tanpa membahayakan kelangsungan

sistem operasi. Data warehousing merupakan penetapan dan pemeliharaan sarana penyimpanan data untuk banyak atau seluruh aspek dalam perusahaan.

Data warehouse bermanfaat jika data akurat, terkini dan disimpan dalam bentuk yang dapat digunakan serta mudah digunakan untuk mengakses data dan sebagai

alat analisis bagi manajer dan pengguna lainnya. Data warehouse memungkinkan perusahaan memahami dan menggunakan data yang telah mereka kumpulkan ketika bisnis berjalan.

Tiga jenis software yang diperlukan ketika menetapkan data warehouse adalah (1) warehouse construction software, (2) warehouse operation software dan (3)

warehouse access and analysis software. Warehouse construction software diperlukan untuk mengambil data yang relevan dari database operasional,

memastikan bahwa data bebas dari kesalahan, mengubah data ke bentuk yang

dapat digunakan serta menambahkan data tsb ke data warehouse. Operation software diperlukan untuk menyimpan data dan mengelola data warehouse sementara access and analysis software memungkinkan pengguna untuk menghasilkan laporan dari data warehouse.

Data warehouse dapat dibuat berdampingan dengan sistem manajemen database

tradisional atau menggunakan tambahan data pada warehouse software tool.

Namun kini, organisasi cenderung menggunakan paket software data warehouse.

Data warehouse appliance merupakan paket solusi yang berisi hardware (server dan storage), software (operating system, database management system serta

warehousing software lainnya) dimana software telah diinstall sebelumnya dan

dioptimalkan untuk data warehousing.

Misal dalam database pelanggan dimana satu konsumen masing-masing datanya

berada dalam satu baris dan setiap kolom berisi atribut yang sama misal nama

pelanggan atau alamat. Row-store database terjadi jika seluruh atribut untuk konsumen pertaama dikumpulkan lalu dilanjutkan dengan seluruh atribut konsumen

kedua, dst. Sebaliknya ketika database yang sama misal nama konsumen

dikumpulkan dan disimpan dalam satu kolom lalu dilanjutkan dengan kodepos, maka

dapat disebut sebagai column-store database. Pendekatan row-store cenderung lebih efisien dalam pemrosesan transaksi

karena baris baru dapat di buat dan baris yang sudah ada dapat dimodifikasi. Query

9

yang hanya terkait dengan sedikit kolom atau atribut maka column-store approach

lebih efisien contoh laporan penjualan yang berisi nama pelanggan, alamat dan total

penjualan sementara bagi database operasional untuk pemrosesan transaksi

cenderung menggunakan row-store approach.

Contoh 1- penerapan data warehouse pada US Postal Service (layanan pengiriman surat) menggunakan warehousenya untuk menganalisa area-area dalam

bisnisnya mencakup penjualan di masing-masing kantor pos serta efisiensi fasilitas

pemrosesan surat. Warehouse mengumpulkan data dari 37.000 kantor pos, fasilitas

pemrosesan surat, pelacakan paket, data transportasi udara serta data dari ERP

dan CRM. Data warehouse US Postal Service ini mampu menghasilkan 20.000

laporan bagi 1.800 pengguna setiap harinya.

Contoh 2- Walmart menggunakan data warehouse untuk data penjualan dan persediaannya. Data diperoleh dari setiap item, untuk setiap pelanggan, toko dan

setiap hari. Data baru akan terhapus 2 tahun kemudian. Informasi dalam data

warehouse diperbarui setiap jam. Manajer dapat mengecek database setiap jam dan

mengetahui apa yang terjadi di masing-masing toko. Kini Walmart menggunakan

NeoView data warehousing system yang memungkinkan 20.000 pemasok

mengakses data mengenai penjualan produknya di gerai Walmart. Walmart juga

dapat menganalisa produk apa saja yang biasanya dibeli bersama (lalu dapat

merumuskan strategi pemasaran) dan melalukan analisa profit. Melalui data

warehousenya, Walmart menggunakan datanya yang banyak untuk meraih

keunggulan kompetitif.

CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT SYSTEMS (CRM)

Di tahun belakangan ini, banyak perusahaan yang menyatakan bahwa mereka

kini lebih berfokus pada pelanggan dan beberapa perusahaan melakukannya dengan menerapkan sistem CRM. Aplikasi yang sering menggunakan data dari data warehouse perusahaan adalah customer relationship management (CRM). Sistem CRM berusaha menyediakan pendekatan terintegrasi pada seluruh aspek

perusahaan berinteraksi dengan pelanggannya termasuk pemasaran, penjualan dan

bantuan. CRM berusaha mengelola hubungan dengan pelanggan dengan memperoleh, memperbarui dan menggunakan data dari pelanggan. Profil pelanggan ini biasanya disimpan dalam data warehouse dan data mining.

10

Seluruh pihak yang berinteraksi dengan pelanggan dapat mengakses profil pelanggan secara online. Pelanggan dapat berinteraksi untuk memperoleh informasi mengenai produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan, melakukan pemesanan, mengecek status pesanannya atau meminta layanan. Paket

software CRM memungkinkan organisasi untuk memasarkan, menjual dan melayani pelanggan dari berbagai saluran misal web, call center dan perwakilan penjualan.

Beberapa pemasok juga menawarkan hosted atau on-demand solution yang

sering disebut Software As A Service (Saas). Dengan hosted solution ini, software dijalankan di hardware pemasok dan pelanggan membayar biaya langganan yang

dihitung per pengguna. Contoh pemasok CRM terbesar adalah SAP (dengan SAP

CRM) dan Oracle (dengan PeopleSoft CRM).

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEMS

SCM merupakan sistem yang dirancang untuk berurusan dengan pembelian komponen yang diperlukan oleh perusahaan untuk membuat produk atau melakukan

jasa serta pemindahan dan distribusi komponen dan barang jadi di sepanjang rantai

nilai. SCM biasanya terkait dengan beberapa organisasi yang berada pada dua atau lebih tingkat pada rantai nilai seperti perusahaan dengan pemasoknya atau

toko ritel dengan pemasoknya. Ada lima komponen dasar SCM yaitu: Planning ; mengembangkan strategi untuk mengelola sumber daya yang

diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan atas produk atau jasa kita

Sourcing ; memilih pemasok sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan produk beserta harga, pengiriman, cara pembayaran dan proses manajemen

persediaan.

Making ; tahap pembuatan mencakup penjadwalan aktivitas yang diperlukan. Delivering ; logistik terkait dengan penghantaran produk atau jasa ke pelanggan Returning; menciptakan prosedur untuk menangani produk cacat dan kelebihan

serta dukungan bagi pelanggan yang bermasalah dengan produknya.

Software SCM juga dilengkapi dengan tugas tertentu seperti perencanaan permintaan, manajemen persediaan dan perencanaan transportasi. Dua pemasok

SCM yang terkenal yaitu SAP dan Oracle.

11

Contoh: Perdue Farms menghasilkan 48 juta pon ayam dan hampir 4 juta pon

kalkun setiap minggunya. Untuk Thanksgiving, Perdue akan mengirimkan 1 juta

kalkun dan seluruh kalkun ini akan sampai di supermarket tidak lebih dari 24 jam

setelah pemrosesan. Logistik menjadi lebih mudah sejak perusahaan menerapkan

SCM termasuk alat untuk meramalkan dan perencanaan rantai nilai. Dengan

bantuan SCM, Perdue lebih baik dalam mengirimkan kalkun dengan jumlah dan

waktu yang tepat kepada pelanggan yang tepat. Perdue juga menggunakan

teknologi untuk memastikan produknya sampai dengan segar. Setiap truk

pengiriman dilengkapi dengan Global Positioning System (GPS) sehingga dapat

selalu diketahui dimana truk berada dan segera dapat mengirimkan truk pengganti

jika ada truk yang mogok. Beberapa supermarket juga memiliki sistem pengendalian

manajemen persediaan yang terhubung dengan pemasok sehingga Perdue dapat

mengetahui penjualan produknya.

Contoh: J.C Penney menciptakan sistem factory-store yang memungkinkan toko

untuk mengisi kembali handuk dan pakaian segera ketika dibutuhkan. Karena J.C.

Penney saat ini dapat memperoleh item secara langsung dari pemasoknya, yang

juga dapat melakukan produksi dalam beberapa hari, perusahaan tidak perlu

memiliki persediaan di gudang. Program direct-to-store memungkinkan pemasok

J.C.Penny mengirimkan item setiap minggunya sehingga J.C.Penney bisa

menghemat $30 juta per bulan untuk biaya persediaan.

OFFICE AUTOMATION

Office automation terkait dengan aplikasi untuk menjangkau kantor yang jauh

misal internet telephony, voicemail, videoconferencing dan email. Hal baru dalam

office automation adalah unified communications (UC) yang mengintegrasikan layanan komunikasi secara real time (misal telephony dan instant messaging)

dengan layanan komunikasi non real time seperti email, voicemail dan fax. Dengan

UC, individu dapat mengirim pesan dari satu sarana dan membacanya di sarana

lain. Contoh kita dapat menerima voicemail dan memilih untuk mengaksesnya via

email. Selain itu, videoconferencing merupakan office automation terbaru.

Videoconferencing Videoconferencing memungkinkan pertemuan dan rapat secara bertatap muka

dengan biaya murah dan tanpa biaya perjalanan selain itu kita dapat berbagai

12

powerpoint selama rapat. Pemimpin penyedia layanan videconferencing adalah

polycom. Polycom seri HDX menyediakan berbagai pilihan ruang rapat untuk

videoconferencing dengan ukuran yang berbeda. Polycom HDX menyediakan

kualitas video dan audio tinggi, dilengkapi dengan fitur data-sharing sehingga

pengguna dapat berbagi data misal ppt atau file excel dari komputernya serta

terdapat dua layar (satu untuk orang dan satu untuk isi file). Videoconferencing

dengan lebih sederhana, tanpa berbagi data dapat dilakukan menggunakan Skype

yaitu software gratis yang dapat diunduh dari internet yang juga memiliki fitur

panggilan suara atau video.

Email Email memungkinkan komunikasi yang cepat antar workstation dalam sebuah

jaringan. Email kadang dilengkapi fitur mengirimkan pesan ke daftar orang,

meneruskan (forward) pesan ke orang lain dengan pesan tambahan maupun

membalas pesan tanpa menginput kembali alamat email. Spam merupakan email

diberikan secara sukarela atau tidak diminta sehingga kita sering menganggapnya

sebagai sampingan.

Email kurang bersifat pribadi. Beberapa orang menggunakan kata-kata yang

menyakitkan atau menghina, yang tentunya tidak akan digunakan ketika melakukan

tatap muka dan ini disebut flaming. Isu privasi timbul karena supervisor memiliki

kesempatan untuk memeriksa email bawahannya.

Variasi email mencakup electronic bulletin board, listservs, computer

conferencing, chat room, instant messaging, blog dan twitter. Electronic bulletin board merupakan sebuah tempat penyimpanan dimana setiap orang yang dapat

mengakses bulletin board dapat mengirim pesan dan membaca pesan lainnya.

Listserv adalah mailing list (daftar alamat) terkomputerisasi yang menerima pesan yang dikirimkan ke alamat listserv dan meneruskannya ke setiap orang di mailing

list. Dalam computer conferencing, pengguna dapat berpartisipasi dalam rapat

dengan login ke rapat, mengirimkan pendapat dan membaca pendapat pengguna

lainnya. Computer conferencing dilakukan melalui internet dengan berbagai macam

pilihan topik.

Group chat muncul sebagai alat kolaborasi untuk bisnis, mendukung komunikasi

bagi tim proyek yang terpisah jarak dan waktu, mengurangi perlunya pertemuan fisik

dan videoconferencing. Instant messaging memungkinkan penguna membuat ruang chat privat dengan pihak lain untuk melakukan komunikasi berbasis teks di

13

internet. Blog merupakan web site yang dibuat pengguna dimana entri dapat dibuat dan ditampilkan secara kronologis. Blog dapat terkait dengan berbagai subyek misal

mengenai lingkungan, politik atau berita lokal dan bahkan sebagai buku harian.

Twitter memungkinkan pengguna mengirimkan dan membaca pesan pendek yang disebut tweet.

Email juga telah mengalami perkembangan. Sebelumnya ada sistem email klien

server berbasis LAN yang dilengkapi dengan kotak masuk, kotak keluar, tempat

sampah, font yang menarik dan berwarna contohnya microsoft mail. Setelah itu ada

internet mail dimana software klien merupakan web browser pengguna dan software server ditempatkan pada web server yang dijalankan oleh internet atau

penyedia software. Contoh internet mail adalah microsoft hotmail dan google gmail.

Kini banyak yang sudah beralih dari email dan memilih groupware.

GROUPWARE AND COLLABORATION

Merupakan bagian dari office automation. Groupware atau collaboration atau collaborative environment merupakan software yang dirancang untuk mendukung

kelompok dengan memfasilitasi kolaborasi, komunikasi dan koordinasi. Beberapa

groupware memiliki fitur seperti email, electronic bulletin board, computer

conferencing, electronic calendar, meeting support system, internet telephony,

videoconferencing dan instant messaging. Satu fitur yang dibutuhkan dalam

groupware adalah kemampuan untuk mendeteksi ketika pengguna lain sedang

online. Contoh produk groupware adalah Microsoft Exchange dan Lotus Notes yang

dilengkapi dengan fitur email. Dengan produk ini pertukaran data akan lebih mudah.

Microsoft juga melengkapi produknya dengan tambahan kemampuan kolaborasi

contohnya Microsoft Office SharePoint Server dengan kemampuan seperti instant

messaging, berbagi kalender, presence awareness (untuk mengetahui apakah

pengguna sedang online atau tidak), manajemen dokumen, wiki dan blog dan

Microsoft Office Communication Server yang memudahkan komunikasi dengan

videoconferencing, instant messaging dan telephony.

IBM Lotus memungkinkan komunikasi terintegrasi dan real time contohnya instant

messaging, video conferencing dan alat kolaborasi seperti chat room. Lotus

dilengkapi dengan Quickr untuk mengorganisir dan berbagi file dimana setiap

14

pengguna akan memutuskan siapa yang akan diberi akses terhadap file. Quickr juga

memungkinkan pembuatan kalender tim, forum diskusi, blog dan wiki.

An Example Groupware System: Lotus Notes Lotus dibeli IBM tahun 1995. IBM sebelumnya telah dikenal melalui software nya.

Lotus beroperasi sebagai unit bisnis terpisah dan pembelian Lotus menghasilkan

keuntungan besar baik bagi IBM maupun Lotus. Welcome page Lotus Notes dapat

disesuaikan dengan keinginan. Lotus Notes memungkinkan kita membuka alamat

web, kotak surat maupun kalender elektronik. Di tampilan kotak masuk terdapat

pilihan seperti yang ada di email contohnya tulis baru, balas, teruskan dan

hapus.Kita juga dapat menggunakan folder yang dapat digunakan untuk mengelola

surat.

Dalam Lotus Notes terdapat beberapa database misal database kontak, kalender

atau surat. Masing-masing database berisi kumpulan dokumen yang terkait dengan

topik yang sama. Pengguna Lotus Notes biasanya membuat database untuk

aktivitas yang ia terlibat. Ada database yang dibagikan ke publik dan ada yang tidak

serta ada database yang diatur agar seseorang hanya dapat membaca isi dokumen

atau dapat mengubah serta menambahkan dokumen dan komentar.

Lotus Notes adalah sistem klien/ server dengan file database yang disimpan di

server. Pengguna dapat memilih untuk menyimpan database di hard disk PC tetapi

salinan dokumen yang ada di database disimpan dalam server. Lotus Notes klien

digunakan mengakses server dengan password tertentu. Akses dapat dilakukan

melalui LAN atau koneksi internet. Klien Lotus Notes dapat berupa web browser.

Keuntungan hal ini adalah Notes mampu menyimpan salinan web page sebagai

dokumen dalam database.

Lotus Notes juga memungkinkan perusahaan menciptakan aplikasi Notes sesuai

dengan keinginan.

INTRANETS AND PORTALS

Intranet merupakan yang beroperasi dalam organisasi yang menggunakan protocol TCP/IP yang merupakan protocol yang sama seperti yang digunakan pada

internet. Oleh karena memiliki protocol sama, organisasi mungkin menggunakan

web browser, web search engine dan software web server yang digunakan di

15

internet. Intranet tidak dapat diakses dari luar organsiasi sehingga aksesnya

terbatas.

Jika organisasi sebelumnya telah memiliki jaringan internal LAN dan web browser

dan menjalankan web server, penerapan intranet relatif mudah dilakukan, hanya

melakukan beberapa pemrograman di web server. Tidak ada pelatihan yang perlu

dilakukan untuk menerapkan intranet karena pengguna telah mengetahui

bagaimana menggunakan browser. Penyebaran aplikasi intranet juga hanya

mengirim email berisi URL pada pengguna aplikasi. Jika organisasi be lum memiliki

web server dan web browser, biayanya juga tidak akan terlalu besar karena web

browser gratis.

Intranet merupakan alat komunikasi yang bermanfaat bagi organisasi dan

karyawannya karena memungkinkan pengguna berbagi dokumen. Pengumuman,

informasi yang bermanfaat, kebijakan organisasi dan kalender kegiatan dapat

diumumkan melalui intranet. Intranet dapat memasukkan data alamat untuk

menemukan no.telp dan email serta mungkin pihak dalam organisasi yang memiliki

keahlian yang dibutuhkan. Intranet memungkinkan blog dan wiki serta forum topik

tertentu. Berbagai fitur dapat dimasukkan dalam intranet, bergantung pada jenis

organisasi. Misal intranet digunakan untuk mengkonsolidasi catatan medis pasien

dari klinik dan laboratorium menjadi satu database dan memungkinkan catatan ini

diakses oleh ahli kesehatan melalui web browser sehingga dapat memastikan

informasi seperti operasi masa lalu, obat yang digunakan dan alergi.

Walmart menciptakan social networking intranet dimana intranet tetap

menyampaikan informasi namun tujuan utama intranet adalah mendorong

komunikasi antar rekan kerja, berbagi informasi dan membangun hubungan. Intranet

Walmart memungkinkan karyawan mempelajari Walmart, menemukan rekan kerja,

mendiskusikan topik dan chat dengan pimpinan perusahaan. Situs intranet

mywalmart.com juga berisi informasi yang bermanfaat, berita dan akses terhadap

self-service application.

Intranet IBM memfasilitasi kolaborasi antara 329.000 karyawan di 75 negara

dengan fitur:

Personalisasi berita berdasarkan profil yang kita buat

Menciptakan area spesifik bagi karyawan bagian keuangan, penjualan dan

manajemen

16

Memungkinkan karyawan mencari karyawan lain dengan berbagai cara,

misal berdasarkan keahlian

Karyawan dapat membuat blog

Intranet dirancang dapat diakses oleh orang cacat, pikun dan penglihatan

kurang.

Portal merupakan software yang memberikan struktur dan kemudahan mengakses informasi internal melalui web browser (bahkan mungkin pihak eksternal

dapat menggunakan portal) contohnya Oracle Portal dan Microsoft Office

SharePoint Server.Volkswagen menciptakan 2 portal utama yaitu internal dan

eksternal untuk membantu pengelolaan produksi 5 juta mobil di 40 pabrik di 16

negara. Portal internal yang disebut iPad (Integrated Purchasing Agents Desk)

memberikan susunan informasi pada agen pembelian. Portal eksternal, business to

business memungkinkan VW berkolaborasi dengan pemasok karena terhubung ke

16.000 situs pemasok dan 55.000 pengguna.Melalui portal, pemasok dapat

mengakses informasi yang diperlukan untuk melacak kebutuhan yang dibeli VW dan

menerima pemberitahuan agar mereka tetap mengetahui perkembangan terkini dari

perubahan rencana VW.

Cincinnati Childrens Hospital Medical Center menciptakan portal agar dapat

pasien tersedia bagi dokter di CCMHC dan 2 rumah sakit terdekat dimana operasi

dilakukan. Portal memungkinkan dokter melihat data pasien di 2 layar dimana 1

layar menampilkan gambar dan layar lain menampilkan laporan. Dokter dapat

mengakses data terkait pengobatan dan hasil pasien lain dengan kondisi sama yang

telah diobati di CCHMC dan 2 rumah sakit lain serta mereka dapat menggunakan

alat untuk menganalisa tren dan merencanakan peningkatan pengobatan. Intranet

dan portal telah meningkatkan kinerja dan komunikasi.

FACTORY AUTOMATION

Dasar dari factory automation adalah (1) mesin yang dikendalikan secara

numerik, yang menggunakan program komputer untuk mengendalikan pergerakan

mesin canggih dan (2) sistem material requirement planning (MRP) yang

mengandalkan data input yang panjang untuk menghasilkan jadwal produksi bagi

pabrik dan rincian bahan baku yang diperlukan.

17

Computer-integrated manufacturing (CIM) mengkombinasi ide dasar ini, tidak

hanya memungkinkan komputer menetapkan jadwal (dengan MRP) tetapi juga

melakukan jadwal tsb melalui pengendalian mesin (dengan pengendalian mesin

secara numerik). Penggunaan CIM memungkinkan produsen meningkatkan

produtkivitas dan kualitas dengan bersamaan mengurangi waktu tunggu dari tahap

pencetusan ide sampai peluncuran di pasar. Sistem CIM dibagi menjadi 3 kategori

utama yaitu:

1. Engineering systems ; bertujuan meningkatkan produktivitas insinyur dan mencakup sistem

computer aided design (CAD) : penggunaan komputer grafis baik 2D dan 3D untuk menciptakan dan mengubah rancangan teknis.

computer-aided engineering (CAE) : sistem yang dirancang untuk menganalisa karakteristik fungsional desain dan mensimulasikan kinerja

produk di berbagai kondisi untuk mengurangi perlunya pengembangan

prototype.

CAD dan CAE memungkinkan insinyur melakukan lebih banyak analisis dan

menyelidiki berbagai macam alternatif desain.Informasi yang dihasilkan sistem ini

akan disimpan dalam database yang nantinya dapat digunakan dalam sistem CIM

seperti CAM.

group technology (GT) : mengelompokkan bagian menurut karakteristik fisik dan penggunaan mesin yang serupa sehingga mampu mengidentifikasi

komponen yang dapat digunakan atau dimodifikasi, dibanding harus

merancang komponen baru sehingga menyederhanakan proses perancangan

dan produksi.

computer-aided process planning (CAPP) : merencanakan urutan proses yang menghasilkan atau menyusun komponen. Selama proses desain, insinyur

memperoleh standar yang direncanakan dari database lalu memodifikasi

rencana tsb sehingga rencana lebih akurat dan konsisten serta mengurangi

biaya perencanaan dan produksi.

2. Manufacturing administration ; mencakup sistem yang merumuskan jadwal produksi dan memonitor produksi. Sistem ini disebut manufacturing resources

planning (MRP II). MRP berusaha menerapkan just in time dengan meminimalkan

persediaan dan menggunakan mesin secara efektif dan efisien. MRP II

merupakan satu modul kunci sistem ERP. MRP II memiliki komponen utama yaitu

18

Master production schedule : menetapkan tujuan produksi berdasarkan ramalan permintaan.

Material requirements planning : menetapkan jadwal produksi secara rinci untuk menyusun master schedule menggunakan data persediaan, waktu

tunggu, kapasitas produksi.

Shop floor control : mengeluarkan pesanan ke pabrik berdasarkan rincian jadwal produksi dan tingkat produksi aktual sampai saat ini

Supply chain management : dirancang untuk melakukan proses pembelian komponen yang diperlukan untuk membuat produk, distribusi komponen dan

barang jadi ke seluruh bagian supply chain. SCM biasanya melibatkan >2

tingkat supply chain seperti kita, pemasok dan pemasok dari pemasok kita. Ada

5 komponen dasar SCM yaitu:

a) Plan : merumuskan strategi untuk mengelola seluruh sumber daya yang

diperlukan untuk memenuhi permintaan produk

b) Source : memilih pemasok sumber daya yang diperlukan untuk

menghasilkan produk serta menetapkan proses penentuan harga,

pengiriman, pembayaran, dan manajemen persediaan.

c) Make : tahap produksi mencakup penjadwalan aktivitas yang diperlukan.

d) Deliver : mengirimkan barang ke pelanggan

e) Return : menciptakan prosedur untuk menangani produk cacat,

kelebihan produk dan memberi layanan bagi pelanggan yang

bermasalah terhadap produk

Software SCM dikembangkan di sekitar tugas di atas misal perencanaan

permintaan, manajemen persediaan dan perencanaan transportasi.Pasar SCM

didominasi oleh pemasok seperti SAP dan Oracle. Penggunaan SCM menyebabkan

Perdue Farms dapat mengirimkan kalkun dengan jumlah yang tepat, ke pelanggan

yang tepat di waktu yang tepat serta memastikan bahwa kalkun tiba dalam kondisi

segar. Tiap truk dilengkapi GPS sehingga keberadaan truk dapat dilacak dan

mengirim truk pengganti jika terdapat kendala di perjalanan. Beberapa supermarket

memiliki sistem pengendalian persediaan yang memungkinkan Perdue menelusuri

penjualan produknya secara real time.

Contoh lain adalah JC Penney dengan seluruh pemasok melalui SCM dan karena

JC Penney dapat memperoleh item tsb secara langsung dari pemasok yang dapat

19

memproduksi dalam beberapa hari sehingga JC Penney tidak perlu menyimpan

barang di gudangnya dan menghemat biaya penyimpanan $30 juta.

3. Factory operations ; mencakup sistem yang mengendalikan kegiatan mesin pabrik misal

computer aided manufacturing (CAM) : menggunakan komputer untuk mengendalikan proses produksi. CAM dibangun dalam kumpulan program

komputer yang mengendalikan peralatan otomatis di pabrik misal mesin

penggilingan. CAM menggunakan automated guided vehicles (AGV) untuk

memindahkan bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi dari satu

area ke area lain. CAM mempersingkat waktu tunggu dan mengurangi tingkat

persediaan. CAM memerlukan banyak data dari sistem lain. Data desain

produk berasal dari CAD, data desain proses dari CAPP dan jadwal produksi

dan bahan baku yang diperlukan berasal dari MRP II.

Manufacturing automation protocol (MAP) : jaringan komunikasi manufaktur menggunakan MAP untuk memastikan sistem produksi terbuka, memperlancar

komunikasi antara seluruh alat di pabrik.

shop floor control (SFC) : memberikan pengendalian dan monitoring mesin di pabrik secara online dan real time. SFC mungkin dapat mengetahui jika alat di

mesin sudah lambat (mengukur jumlah unit yang dapat dipotong per detik) dan

menginformasikan pada operator mesin sehingga operator dapat mengambil

tindakan korektif misal mengganti alat. ROBOTICS

Robotik merupakan satu aspek factory automation. Dengan robotik, ilmuwan dan

insinyur membangun mesin untuk melakukan tugas seperti manusia misal

pengecatan. Robot melakukan tugas berulang tanpa lelah, menghasilkan output

yang lebih berkualitas dibanding manusai dan tidak rentan mengalami bahaya

seperti kerusakan retina mata.