REKAYASA SISTEM KERJA

5W1H

Oleh :

Nurul Lathifah 13412008

Afifah Andayaningtyas 13412070

Heni Pratiwi 13412096

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

BANDUNG

2012

Definisi

5W1H adalah tool yang digunakan untuk mengumpulkan informasi sebagai salah satu langkah memperbaiki suatu sistem yang bermasalah. 5W1H terdiri dari what yang berarti apa, when yang berarti kapan, why yang berart mengapa, where yang berarti dimana, who yang berarti siapa, dan how many yang berarti berapa banyak. Setiap dari pertanyaan ini dapat digunakan sesuai dengan lingkup informasi yang dibutuhkan untuk memperbaiki sistem dan tujuan dan sasaran dilakukannya perbaikan sistem ini. Dalam pembahasan kali ini, penulis meneliti sistem supermarket BORMA.

What

W pertama dalam 5W1H adalah what yang berarti ‘apa’ dan digunakan sebagai tool untuk mencari dan mengelaborasikan masalah yang terjadi pada suatu sistem atau disorot secara khusus dari sistem tersebut. Untuk mempermudah menemukan masalah yang terjadi, bisa digunakan tools lain seperti diagram Ishikawa untuk menentukan gejala-gejala adanya suatu masalah dan root cause dari masalah tersebut. Selain itu bisa juga ditemukan langkah-langkah yang bisa diambil untuk menyelesaikan masalah yang ditemukan. Dalam kasus ini dibahas sistem supermarket BORMA Masalah apa saja yang terjadi pada sistem supermarket BORMA? Masalah apa saja yang menjadi prioritas untuk diselesaikan? Apa yang bisa dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut? Aspek apa yang diprioritaskan dari masalah tersebut untuk diselesaikan? Apa yang harus dipersiapkan untuk mengatasi masalah tersebut? Apa saja kendala dalam menyelesaikan masalah tersebut? Apa saja kesulitan yang bisa terjadi saat solusi diimplementasikan? Apa kekuatan dan kelemahan dari solusi yang ditawarkan?

Pertanyaan-pertanyaan di atas adalah beberapa contoh cara penggunaan ‘apa’ dalam langkah perbaikan suatu sistem, dan di antaranya hanya pertanyaan pertama yang bisa dijawab sebelum aspek lain dari sistem dijelaskan melalui pertanyaan mengapa, siapa, berapa, kapan, dan dimana. Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, bisa diketahui masalah yang terjadi beserta dampaknya, dan solusi terbaik yang paling feasible.

WhoTujuan dari pertanyaan siapa ini adalah untuk mengetahui pihak yang harus melakukan

perbaikan terhadap suatu sistem. Untuk mempermudah penentuan siapa pihak yang dimaksud, ada baiknya peneliti mengidentifikasi stakeholder. Elemen dari stakeholder sendiri terdiri dari problem owner, problem user, problem customer, dan problem analyst. Umumnya, pihak yang harus melakukan perbaikan adalah problem owner karena mereka memiliki wewenang untuk menetapkan sebuah keputusan.

Pada kasus supermarket BORMA, pihak yang harus melakukan perbaikan adalah pemilik BORMA sebagai problem owner. Pemilik BORMA lah yang berhak memutuskan untuk mengikuti saran perbaikan yang telah diberikan problem analyst atau tidak.

Jadi, selain menentukan siapa yang harus melakukan perbaikan, pertanyaan siapa ini juga membantu peneliti untuk menentukan siapa saja orang-orang atau pihak yang terkait di dalam sistem melalui identifikasi stakeholder.

Where

Untuk menjawab pertanyaan ini, perlu diketahui terlebih dahulu mengenai di mana lokasi/tempat yang dijadikan sebagai objek kajian, yaitu supermarket BORMA (Borobudur Market) yang berlokasi di Jl. Ir. H. Juanda No. 348, Kota Bandung 40135.

Sebagai kelanjutan dari pertanyaan-pertanyaan di atas, setelah mengetahui apa masalah yang perlu diperbaiki dan siapa yang seharusnya menerapkan perbaikan tersebut, maka yang perlu di analisis selanjutnya adalah di mana perbaikan perlu dilakukan/diterapkan. Pada pembahasan awal, telah dijelaskan bahwa ada beberapa pekerjaan yang perlu diperbaiki, karena sangat beresiko dari segi ergonomi jika dianalisis menggunakan RULA, REBA, serta data Antropometri seperti pekerjaan penjaga pos penitipan barang dan pengangkut barang pasokan. Maka, perbaikan perlu dilakukan di tempat-tempat, seperti pos penitipan barang serta tempat menaik-turunkan barang pasokan dan tempat di mana barang tersebut disimpan. misalnya dengan menyediakan peralatan-peralatan yang sesuai standar (bukan PPE), menerapkan pembagian waktu kerja (shift), menambah jumlah pekerja untuk membantu pekerjaan yang sulit/berat, atau dengan cara mengedukasi pekerja supaya tidak melakukan gerakan-gerakan yang tidak perlu.

When

Pertanyaan kapan atau when ini adalah pertanyaan yang berhubungan dengan waktu. Waktu yang dimaksud di sini adalah kapan waktu ketika perbaikan perlu di lakukan. Sebelumnya, perlu diketahui bahwa jam kerja supermarket BORMA Dago ini beroperasi mulai pukul 08.00 - 20.00 WIB. Jika di total, waktu operasinya adalah 12 jam kerja. Hal ini tentu sangat melelahkan bagi pekerja untuk bekerja lebih dari 8 jam dengan pekerjaan yang tidak bervariasi (melakukan hal yang sama dalam kurun waktu yang lama). Untuk itu perlu dianalisis kapan waktu yang tepat untuk melakukan perbaikan-perbaikan seperti yang telah disebutkan sebelumnya. Umumnya, perbaikan dilakukan sebelum dan selama pekerjaan yang beresiko tersebut berlangsung. Seperti pada perbaikan peralatan yang harus sudah diperbaiki sebelum pekerjaan di mulai, begitu pula dengan mengedukasi pekerja. Sedangkan menambah jumlah pekerja untuk membantu kegiatan yang sulit/berat dapat dilakukan saat pekerjaan berlangsung. Kemudian, kelompok kami juga mengusulkan adanya pergantian shift, yaitu shift pagi dan shift sore. Untuk shift pagi dimulai dari pukul 08.00 – 14.00 WIB dan shift sore pukul 14.00-20.00 WIB. Perbaikan-perbaikan tersebut dapat dilaksanakan pada proses kerja selanjutnya.

WhyTujuan dari pertanyaan mengapa ini adalah untuk mengetahui alasan mengapa perbaikan perlu

dilakukan. Tidak hanya sebatas itu, dari pertanyaan mengapa ini peneliti juga dapat mengkaji lebih jauh terkait mengapa kondisi existing bisa seperti itu. Mengapa sistem yang ada saat ini bisa sedemikian rupa dan mengapa tidak dilakukan perbaikan selama ini juga bisa menjadi alternatif pertanyaan.

Pada kasus supermarket BORMA misalnya, banyak sekali hal yang perlu ditanyakan kepada elemen stakeholder yang ada di dalam sistem terkait dengan alasan diperlukannya perbaikan. Mengapa pencahayaan di dalam BORMA perlu diperbaiki? Mengapa kondisi existing yang tidak ergonomis tersebut tetap dipertahankan? Mengapa beberapa karyawan merasa kurang nyaman dengan alat kerja yang digunakan? Jika terjadi penurunan profit, mengapa hal tersebut bisa terjadi? Dan masih banyak lagi pertanyaan yang dapat diajukan tergantung dari tujuan dari penelitian.

Yang jelas, pertanyaan mengapa ini digunakan untuk mengetahui alasan-alasan terjadinya suatu keadaan yang sudah ada di dalamnya ataupun yang dapat mempengaruhi suatu sistem dari luar.

How many

Tujuan dari pertanyaan berapa banyak ini adalah untuk mengetahui segala informasi yang berkaitan jumlah dari suatu sistem dan relevan. Hal-hal yang bisa ditanyakan melalui tool ini; Berapa jumlah pegawai eksisting yang ada di BORMA? Berapa jumlah pegawai yang bekerja pada shift 1 atau 2? Berapa jumlah penerang yang ada dalam ruangan? Berapa jumlah kasir yang ada di BORMA? Berapa jumlah pendingin yang ada pada ruangan? Berapa jumlah barang yang keluar masuk gudang BORMA? Adalah beberapa contoh dari pertanyaan yang bisa ditanyakan sesuai dengan lingkup dan tujuan penelitian.