rancang bangun sistem informasi manajemen … · dalam proses pengajuan dan pemrosesan kenaikan...
TRANSCRIPT
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DENGAN METODE THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK
(TOGAF)
ABDUL AZIZ
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR 2011
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN SUMBER INFORMASI
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF) adalah karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Bogor, Januari 2011
Abdul Aziz NIM G651080061
ABDUL AZIZ. The Design and development of Human Resources Management System using The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Under direction of MEUTHIA RACHMANIAH and HARI AGUNG ADRIANTO.
ABSTRACT
The personnel administration process for functional staff follow bureaucratic procedures that is time consuming and often difficult to monitor. Further, the process will be prolonged if the process is handled manually. These conditions are often limit staff managers at unit level, technical implementation unit (UPT), or functional staff who need the information timely in a precise and accurate format. Manual
handling cannot support the information speed, because staff have to manually track file(s) or documents in the chain of bureaucracy that is complex and tedious. Delays in the process of obtaining such information could lead to adverse consequences in financial terms if for instance the termination in functional status and monthly salary occurred. One solution to this problem is to develop an online personnel information system (SIMPEG) to accelerate personnel information services. The Design of the online SIMPEG development utilized the method of open group architecture framework (TOGAF) while the system development implemented prototype method. Further the prototype is tested using developed questionnaires. In general the results of this study contribute to personnel information service acceleration. The promotions process (KP) was accelerated to 66.67% i.e. from 11-12 months to 4-3 months. Personnel time off and personnel reinstated (ABK) also accelerated by 66.67% that is previously taken 5-6 months to 2 months. While the process of scholarship approval was accelerated by 50% compared to the old system which was 3-4 months to 2 months.
Keywords: Design and development of system, Simpeg, enterprise architecture, TOGAF
RINGKASAN
ABDUL AZIZ. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Dibimbing oleh MEUTHIA RACHMANIAH dan HARI AGUNG ADRIANTO.
Proses pengurusan administrasi kepegawaian di pemerintahan mengikuti prosedur birokrasi sesuai peraturan yang berlaku dan melibatkan banyak unit instansi terkait sehingga memerlukan waktu yang cukup lama serta sering mengalami kesulitan untuk memantaunya, dengan penanganan secara manual. Kondisi ini sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di tingkat unit kerja (UK), unit pelaksana teknis (UPT), ataupun para pejabat fungsional bersangkutan yang menginginkan informasi secara mudah, cepat dan tepat. Dalam proses pengajuan dan pemrosesan kenaikan pangkat (KP) fungsional pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu antara 11 sampai 12 bulan. Sedangkan proses tugas belajar bagi pegawai dari mulai usulan sampai dengan pengumuman hasil seleksi memakan waktu sekitar 3 sampai 4 bulan.
Berdasarkan kenyataan tersebut, untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, maka perlu adanya rancang bangun sistem informasi yang cerdas dan terpadu serta mampu mengolah data terdistribusi pada jaringan komputer yang luas dengan dukungan teknologi. Dalam penelitian ini, diusulkan implementasi dari suatu konsep tools berbasis komputer untuk menangani perancangan arsitektur dan analisis sistem informasi pegawai di Badan Litbang Pertanian yang dapat dilakukan secara online berbasis web sehingga diharapkan mampu menghasilkan informasi penting yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dan pembinaan jabatan fungsional.
Dalam penelitian ini terdapat beberapa metode yang digunakan. Metode untuk pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan kuesioner. Metode yang digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem adalah The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Sedangkan dalam pengujian sistem dilakukan juga dengan metode kuesioner.
Landasan dasar dalam perancangan arsitektur enterprise diperoleh dengan mempelajari pustaka dan literatur terkait untuk menunjang pengembangan arsitektur enterprise diantaranya adalah profil organisasi, landasan organisasi (visi dan misi organisasi), struktur organisasi, tujuan dan sasaran organisasi, strategi dan kebijakan teknologi informasi, serta peraturan yang terkait dengan proses bisnis kepegawaian. Wawancara dilakukan terhadap pejabat struktural dan staf di lingkungan Badan Litbang Pertanian. Pendistribusian kuesioner dilakukan kepada pengelola kepegawaian dan peneliti di beberapa unit pelaksana teknis (UPT) lingkup Badan Litbang Pertanian di Bandung, Semarang, Malang, Pekanbaru, Manado, Makassar, dan Denpasar. Hasil dari pengumpulan data diperoleh waktu
penyelesaian administrasi kepegawaian yang rata-rata mencapai 4 – 12 bulan. Untuk proses kenaikan pangkat fungsional mencapai 11 -12 bulan, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali mencapai 5 -6 bulan, dan untuk proses tugas belajar mencapai waktu 3 – 4 bulan.
Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara, dan hasil kuesioner, ketersediaan perangkat keras (hardware) di unit kerja (UK) dan UPT sudah cukup memadai. Rata-rata komputer yang dimiliki oleh pengelola kepegawaian UK dan UPT adalah jenis komputer Pentium 4 yang berjumlah antara 2 – 4 komputer. Semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan jaringan internet. Untuk mendukung jaringan tersebut, di Sekretariat Badan Litbang Pertanian telah dikembangkan suatu Local Area Network (LAN) yang dilengkapi dengan tiga buah server yaitu proxy server, web server, dan email server. Sedangkan perangkat lunak yang tersedia sebagian besar hanya untuk kebutuhan perkantoran saja diantaranya adalah Mincrosoft Excel, Word, dan Power Point dan perangkat lunak bahasa pemrograman yaitu Visual FoxPro, Microsoft Access, dan PHP untuk membuat web. Pengelolaan database pegawai telah dilakukan di masing-masing UPT lingkup Badan Litbang Pertanian dengan menggunakan aplikasi SIMPEG versi Windows. Aplikasi tersebut telah dibangun sejak tahun 1995 dan telah mengalami beberapa perubahan. Secara berjenjang data pegawai tersebut digabung menjadi satu database di tingkat Badan Litbang Pertanian. Adapun SDM yang menangani database dimaksud pada setiap UPT berjumlah 1 orang, sehingga harus bergantung pada orang tersebut.
Rancangan dan analisis sistem dilakukan berdasarkan hasil proses bisnis di Badan Litbang Pertanian yang berkaitan dengan pengelolaan kepegawaian. Hasil dari rancangan tersebut bahwa adanya kebutuhan sistem yang dapat memproses administrasi kepegawaian secara cepat yaitu dengan sistem online. Disamping itu juga untuk kelengkapan berkas dapat disampaikan dengan menggunakan sistem online. Namun demikian, mengingat proses administrasi kepegawaian di luar Badan Litbang Pertanian masih memerlukan fisik berkas usulan, maka proses pengusulan dan pengiriman berkas administrasi kepegawaian secara manual masih diperlukan.
Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84 % responden menginginkan adanya sistem monitoring proses administrasi kepegawaian terutama yang berkaitan dengan jabatan fungsional. Sistem monitoring ini akan bermanfaat dalam menelusuri proses usulan administrasi kepegawaian yang diajukan. Selain itu juga dapat mempercepat informasi terhadap status usulan administrasi kepegawaian dan berkas yang diajukan. Sedangkan untuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84% responden menginginkan sistem aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja yaitu sistem aplikasi yang online. Hal ini disebabkan responden ingin dapat secara langsung memonitor proses usulan administrasi kepegawaian.
Arsitektur aplikasi dibuat berdasarkan kebutuhan fungsi bisnis. Berdasarkan fungsi bisnis yang telah ditetapkan, maka diperoleh 1 (satu) kandidat aplikasi yang terdiri dari 4 area fungsional utama yaitu proses kenaikan pangkat,
pembebasan sementara, aktif bekerja kembali,dan tugas belajar. Masing-masing area fungsional utama terdiri dari 4 sub area yaitu usulan pegawai, berkas pegawai, verifikasi berkas, dan monitoring berkas.
Arsitektur teknologi dibuat untuk mendefinisikan kandidat teknologi yang akan digunakan. Dalam menganalisis arsitektur teknologi perlu adanya identifikasi prinsip-prinsip platform teknologi yang mendasari pemilihan suatu platform. Pada penelitian ini diperoleh identifikasi prinsip platform teknologi dengan menggunakan 7 (tujuh) area agar identifikasi lebih fokus. Ketujuh area tersebut adalah sistem operasi, manajemen data, aplikasi, perangkat keras, komunikasi, komputasi pemakai, dan keamanan. Hasil ketujuh area tersebut selanjutnya dihubungkan satu sama lainnya sehingga terbentuk suatu arsitektur teknologi.
Hasil pengujian fungsional sistem secara keseluruhan sebagian besar responden menyatakan fungsi yang ada pada Simpeg online dapat dioperasikan dengan baik dan lancar. Hasil pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian di Badan Litbang Pertanian antara 50% - 66,67%. Pada proses usulan kenaikan pangkat, pembebasan sementara fungsional, dan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67% layanan informasi kepegawaian. Sedangkan pada proses usulan tugas belajar layanan informasi kepegawaian dapat dipercepat menjadi 50%. Secara umum evaluasi dan pengujian yang dilakukan terhadap analisis dan perancangan arsitektur sistem dengan metode TOGAF dapat diandalkan dan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain itu juga sudah memenuhi kriteria reasoned, cohesive, adaptable, technology independent, domain neutral, dan scalable. Namun hanya satu kriteria yang tidak terpenuhi pada SIMPEG online yaitu kriteria vendor independent. Hal ini dikarenakan Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai unit kerja dan UPT sejumlah 63 instansi sehingga perlu dilakukan koordinasi yang baik termasuk dalam hal pengembangan sistem. Kata kunci : perancangan dan pengembangan sistem, Simpeg, arsitektur
enterprise, TOGAF
© Hak Cipta milik IPB, tahun 2011 Hak Cipta dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh Karya tulis dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DENGAN METODE THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK
(TOGAF)
ABDUL AZIZ
Tesis Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Sains pada Program Studi Magister Ilmu Komputer
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR 2011
Penguji Luar Komisi pada Ujian Tesis : Sony Hartono Wijaya, S.Kom., M.Kom.
Judul Tesis : Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF)
Nama : Abdul Aziz NRP : G651080061
Disetujui,
Komisi Pembimbing
Ketua Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc.
Diketahui
Ketua Program Studi Ilmu Komputer
Dr. Ir. Agus Buono, M.Si., M.Kom.
Tanggal Ujian : 22 Desember 2010 Tanggal Lulus:
Anggota Hari Agung Adrianto, S.Kom., M.Si.
Dekan Sekolah Pascasarjana
Prof. Dr. Ir. Khairil A. Notodiputro, M.S
PRAKATA
Hanya kebesaran-Nya lah laporan hasil penelitian saya yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF) ini tertulis. Setepat dan sebenar hasil penelitian ini dilakukan, penulis menyadari banyak keterbatasan dalam pengungkapan dan penyimpulan. Atas jasa Ibu Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc. sebagai ketua pembimbing dan Bapak Hari Agung Adrianto, S.Kom., M.Si. sebagai anggota pembimbing, penulis merasa yakin tulisan ini dapat diuji kelayakannnya sebagai laporan hasil penelitian.
Ucapan terima kasih sedalam-dalamnya dan hormat penulis kepada Bapak Dr. Agus Buono, M.Si., M.Kom. selaku Ketua Program Studi Strata Dua (S2) Ilmu Komputer IPB. Tidak kurang berperannya selama lebih kurang 2 tahun penulis mengikuti berbagai mata kuliah Program S2, di Program Studi Ilmu Komputer, Institut Pertanian Bogor dari tahun 2008 – 2010. Tidak lupa penulis menghaturkan penghormatan sedalam-dalamnya kepada Bapak dan Ibu Dosen dalam membina dan memberikan ilmu kepada penulis.
Disamping itu penghormatan dan penghargaan yang setinggi-tingginya penulis sampaikan kepada kedua orang tua yaitu Bapak H. Harun (Alm) dan Ibu Latifah (Almh.). Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Bapak Asri Harun, Ibu Rosliani, Rossa Yunita, Ahista, dan Aghnia selaku orang tua, istri, dan putri penulis serta seluruh keluarga yang telah membantu, memberikan semangat dan doa, serta kasih sayangnya kepada penulis dalam menyelesaikan studi. Kepada seluruh pimpinan dan teman di Badan Litbang Pertanian (Ibu Siti Nurjayanti, Mba Lita, Johan, Bapak Irawan, Uni Evi, Mba Leli, Dhani, Agus, Nuning) serta teman kepegawaian lainnya, penulis ucapkan terima kasih juga atas bantuan dan doanya. Teman-teman kuliah (Aris, Altin, Toto, Rosi, Deff, dan Muklis) penulis ucapkan terima kasih atas bantuan dan persahabatan yang terus terjalin.
Penulis mengharapkan para pembaca laporan hasil penelitian ini dapat memahami dan memaklumi jika masih menjumpai kesalahan di dalam penulisan dan pengungkapan keilmiahan bidang ilmu komputer. Hal tersebut adalah kesalahan dan kekhilafan penulis serta dengan tangan terbuka penulis menyerahkan penyempurnaan laporan hasil penelitian ini kepada pembaca demi kemajuan dan perkembangan Ilmu Komputer terutama di Indonesia, terima kasih.
Tidak ada kata yang lebih tepat penulis ucapkan, bahwa laporan hasil penelitian ini adalah sedikit tulisan bidang Komputer jika dibandingkan dengan laporan-laporan penelitian dan karya-karya lain yang ada di perpustakaan Institut Pertanian Bogor. Dan terakhir sebagai kata penutup penulis, “ Ilmu tanpa amal bagaikan pohon yang tidak berbuah “
Bogor, Januari 2011
Abdul Aziz
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Tegal pada tanggal 10 Mei 1976 dari Bapak H. Harun (Alm.) dan Ibu Latifah (Almh.). penulis merupakan putra ketiga dari empat bersaudara.
Tahun 1994 penulis lulus dari SMA Negeri 3 Slawi dan pada tahun yang sama lulus seleksi D3 Pengelolaan Informasi Pertanian IPB. Tahun 1999 penulis menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Kementerian Pertanian sampai sekarang. Pada tahun 2004 penulis telah menyelesaikan pendidikan jenjang strata 1 (S1) di Universitas Padjadjaran (UNPAD) pada jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan. Kesempatan untuk melanjutkan ke program pascasarjana pada program studi Ilmu Komputer IPB diperoleh pada tahun 2008. Beasiswa pendidikan pascasarjana diperoleh dari Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Kementerian Pertanian Republik Indonesia.
i
DAFTAR ISI
Halaman DAFTAR TABEL ................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii
DAFTAR LAMPIRAN.......................................................................................... ix
1 PENDAHULUAN ............................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah ....................................................................................... 5
1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................... 6
1.4 Manfaat Penelitian ......................................................................................... 6
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ............................................................................. 7
2 TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................... 9
2.1 Penelitian Sebelumnya .................................................................................. 9
2.2 Arsitektur Enterprise ..................................................................................... 9
2.3 Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise ......................................................... 11
2.3.1 Kerangka Kerja Zachman .................................................................... 12
2.3.2 Kerangka Kerja The Open Group Architecture Framework (TOGAF) 14
2.3.3 Kerangka Kerja Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) . 17
2.3.4 Pemilihan Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise ................................. 19
2.4 Perencanaan Arsitektur Enterprise .............................................................. 20
2.5 Sistem Informasi Manajemen Sumberdaya Manusia .................................. 21
2.5.1 Jenjang karier pegawai ......................................................................... 22
2.5.2 Proses monitoring pengurusan administrasi pegawai ........................... 23
2.6 E-Government ............................................................................................. 24
2.7 Internetworking ........................................................................................... 25
2.8 Implementasi Metode Prototipe .................................................................. 26
2.9 Alat Pemodelan Proses Bisnis ..................................................................... 29
2.9.1 Business Process Modeling Notation (BPMN) .................................... 30
2.9.2 IDEF ..................................................................................................... 31
2.9.3 Unified Modeling Language (UML) .................................................... 33
2.10 Pengukuran Hasil ...................................................................................... 36
ii 3 METODOLOGI PENELITIAN ...................................................................... 39
3.1 Kerangka Permasalahan .............................................................................. 39
3.1.1 Permasalahan SIMPEG ........................................................................ 39
3.2 Kerangka Penelitian .................................................................................... 40
3. 3 Prosedur Penelitian ..................................................................................... 41
3.3.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah ................................................ 41
3.3.2 Pengumpulan Data ................................................................................ 42
3.3.3 Investigasi Sistem ................................................................................. 42
3.3.4 Analisis dan Rancangan Konseptual SIMPEG ..................................... 42
3.3.5 Implementasi dengan metode prototipe ................................................ 45
3.3.6 Evaluasi Hasil ....................................................................................... 45
3.4 Waktu dan Tempat Penelitian ..................................................................... 46
4 HASIL DAN PEMBAHASAN ........................................................................ 47
4.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah ....................................................... 47
4.1.1 Profil Organisasi ................................................................................... 47
4.1.2 Peraturan Pengelolaan Kepegawaian .................................................... 50
4.2 Pengumpulan Data ...................................................................................... 52
4.2.1 Proses Pengelolaan Kepegawaian ........................................................ 54
4.2.2 Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM) ................................... 55
4.3 Investigasi Sistem ........................................................................................ 56
4.3.1 Aspek Organisasi .................................................................................. 56
4.3.2 Aspek Teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan
netware) ................................................................................................ 58
4.3.3 Aspek Operasional ................................................................................ 62
4.3.4 Aspek Ekonomi .................................................................................... 63
4.3.5 Aspek Kebutuhan Pengguna ................................................................. 64
4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual ........................................................... 67
4.4.1 Analisis Architecture Vision ................................................................. 67
4.4.2 Analisis Business Architecture ............................................................. 71
4.4.2.1 Kondisi saat ini ............................................................................... 72
4.4.2.2 Hasil Analisis Business Architecture ............................................. 88
4.4.3 Information System Architecture ........................................................ 104
iii
4.4.3.1 Kondisi saat ini ............................................................................. 104
4.4.3.2 Analisis Sistem Informasi ............................................................ 107
4.4.3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem .................................................... 107
4.4.3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem ................................. 111
4.4.3.2.3 Identifikasi kebutuhan data dan informasi ............................ 113
4.4.3.2.4 Perancangan Sistem ............................................................... 114
4.4.4 Technology Architecture ..................................................................... 120
4.4.4.1 Kondisi saat ini ............................................................................. 121
4.4.4.2 Analisis Arsitektur Teknologi ...................................................... 124
4.4.4.2.1 Sistem operasi ........................................................................ 124
4.4.4.2.2 Manajemen data .................................................................... 125
4.4.4.2.3 Aplikasi .................................................................................. 125
4.4.4.2.4 Perangkat keras ...................................................................... 125
4.4.4.2.5 Komunikasi ............................................................................ 126
4.4.4.2.6 Komputasi pemakai ............................................................... 126
4.4.4.2.7 Keamanan .............................................................................. 127
4.5 Implementasi Prototipe ............................................................................. 128
4.5.1 Implementasi database ....................................................................... 129
4.5.2 Implementasi sistem ........................................................................... 129
4.5.2.1 Implementasi sistem usulan pegawai ........................................... 130
4.5.2.2 Implementasi sistem berkas pegawai ........................................... 131
4.5.2.3 Implementasi sistem verifikasi berkas pegawai ........................... 133
4.5.2.4 Implementasi sistem monitoring pegawai .................................... 135
4.6 Pengujian sistem dan evaluasi hasil .......................................................... 136
4.6.1 Pengujian fungsional sistem pada aplikasi Simpeg online ................. 136
4.6.2 Pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian ........ 139
4.6.3 Pengujian terhadap analisis dan perancangan sistem ......................... 144
5 SIMPULAN DAN SARAN ........................................................................... 149
5.1 Kesimpulan ................................................................................................ 149
5.2 Saran .......................................................................................................... 150
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 151
LAMPIRAN ........................................................................................................ 154
iv
v
DAFTAR TABEL
Halaman
1 Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise .......................................... 19
2 Rekapitulasi jumlah responden dari pengelola kepegawaian yang mengumpulkan kuesioner ................................................................................. 53
3 Rekapitulasi jumlah responden dari pejabat fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner ................................................................................. 54
4 Rekapitulasi jumlah pegawai di UPT lokasi penelitian berdasarkan jabatan .. 58
5 Jumlah pengelola kepegawaian di UPT lokasi penelitian ................................ 59
6 Jumlah komputer dan UPT yang terhubung dengan jaringan Internet ............ 60
7 Penguasaan pengelola kepegawaian terhadap sistem aplikasi yang digunakan .......................................................................................................... 63
8 Kebutuhan responden terhadap sistem informasi monitoring proses usulan administrasi kepegawaian ................................................................................. 66
9 Kebutuhan informasi sistem monitoring proses kepegawaian ......................... 67
10 Komposisi tenaga fungsional Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009) ............................................................................................... 77
11 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis KP ............................... 88
12 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis pembebasan sementara ........................................................................................................ 93
13 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis ABK ............................ 97
14 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis tugas belajar .............. 101
15 Daftar tabel pada aplikasi SIMPEG saat ini .................................................. 106
16 Daftar kebutuhan fungsional sistem .............................................................. 112
17 Jenis sistem informasi yang terdapat di Badan Litbang Pertanian (Hendriana, 2004) ......................................................................................... 122
18 Jumlah komputer yang tersedia pada bagian kepegawaian di UPT lokasi penelitian ....................................................................................................... 123
19 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk pengguna umum ........... 137
20 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk administrator (pengelola kepegawaian) ............................................................................... 138
vi 21 Perkiraan selesainya proses administrasi kepegawaian dengan
menggunakan Simpeg online di Badan Litbang Pertanian ........................... 142
22 Perbandingan lamanya waktu proses usulan administrasi kepegawaian ...... 143
23 Hasil pengujian terhadap analisis dan perancangan Simpeg online .............. 144
vii
DAFTAR GAMBAR
Halaman 1 Arsitektur kerangka kerja Zachman (Kozina 2006). .......................................... 13
2 Proses pengembangan TOGAF ADM (Lankhorst & Drunen Hans van 2007). 16
3 Struktur komponen FEAF (CIO Council 2001). ............................................... 18
4 Matriks arsitektur FEAF (CIO Council 2001). ................................................. 18
5 Pengembangan prototipe jenis I (McLeod & Schell 2007). ............................... 28
6 Pengembangan prototipe jenis II (McLeod & Schell 2007). ....................... 29
7 Diagram proses bisnis BPMN (Owen & Jog Raj 2003). .................................. 30
8 Notasi pada model IDEF (Jeong, et al. 2009). .................................................. 32
9 Unifikasi berbagai metode pengembangan objek ke dalam UML (Quatrani 1999). .............................................................................................................. 33
10 Langkah-langkah penelitian. ........................................................................... 41
11 Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009). .............................................................................................................. 49
12 Hasil investigasi prosedur proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional peneliti. .......................................................................................... 74
13 Work flow diagram proses usulan kenaikan pangkat pejabat fungsional. ...... 76
14 Proses bisnis pembebasan sementara dari jabatan fungsional (Sekretariat Badan Litbang Pertanian, 2007). ..................................................................... 79
15 Work flow diagram proses usulan pembebasan sementara jabatan fungsional peneliti. ............................................................................................................ 80
16 Mekanisme pengusulan ABK (Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007). .............................................................................................................. 82
17 Work flow diagram proses aktif bekerja kembali pejabat fungsional. ............ 83
18 Mekanisme proses usulan calon petugas belajar lingkup Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian, 2007). ................................................... 86
19 Work flow diagram proses usulan tugas belajar. ............................................. 87
20 Rancangan proses bisnis sistem kenaikan pangkat pejabat fungsional. .......... 90
viii 21 Hasil analisis rancangan sistem usulan pembebasan sementara jabatan
fungsional. ....................................................................................................... 95
22 Analisis rancangan sistem aktif bekerja kembali. ........................................... 98
23 Hasil analisis rancangan sistem usulan tugas belajar. ................................... 102
24 Rancangan use case diagram untuk user umum pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian ....................................................... 115
25 Rancangan use case diagram untuk Administrator pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian. ...................................................... 116
26 Actor yang terlibat dalam sistem. .................................................................. 117
27 Rancangan Class diagram. ........................................................................... 119
28 Activity diagram pada proses usulan administrasi kepegawaian. ................. 120
29 Prinsip dan platform SI/TI (Setiawan, 2009b). ............................................. 124
30 Rancangan aritektur teknologi pada sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian. ........................................................ 128
31 Tampilan halaman menu sistem. ................................................................... 129
32 Contoh implementasi untuk Login. ............................................................... 129
33 Contoh tampilan daftar pegawai yang diusulkan. ......................................... 130
34 Implementasi masukan tambah data usulan pegawai. ................................... 131
35 Hasil unduh data usulan pegawai ke dalam bentuk excel. ............................ 131
36 Tampilan halaman pada sistem berkas pegawai. .......................................... 132
37 Tampilan untuk mengunggah file berkas usulan pegawai. ........................... 133
38 Tampilan untuk mengunduh file berkas usulan pegawai. ............................. 133
39 Tampilan halaman verifikasi berkas untuk pencarian dan daftar nama pegawai. ........................................................................................................ 134
40 Contoh tampilan halaman untuk verifikasi berkas. ....................................... 134
41 Contoh tampilan daftar pegawai yang akan dimonitor. ................................ 135
42 Tampilan proses monitoring berkas usulan. ................................................. 135
43 Workflow diagram percepatan proses usulan administrasi kepegawaian. ... 141
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman 1 Nama singkatan dan kepanjangan unit kerja lingkup Badan Penelitian dan
Pengembangan Pertanian ................................................................................ 157
2 Hasil observasi dan wawancara dengan responden (2 narasumber, pejabat, dan pegawai terkait) .............................................................................................. 159
3 Kuesioner tahap I dalam rangka pengumpulan data (baseline tahap I) ......... 164
4 Hasil kuesioner (baseline 1) yang terkait dengan proses bisnis administrasi kepegawaian, sistem informasi, dan teknologi informasi ............................... 183
5 Implementasi database Simpeg online Badan Litbang Pertanian ................... 200
6 Kuesioner pengujian sistem dan evaluasi hasil ............................................... 203
1
I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dirasakan semakin cepat
dan pesat sehingga menjadikan suatu organisasi harus bersiap diri dalam
menghadapi persaingan. Persaingan bisnis dalam era informasi telah mencapai
tahapan kompetisi yang ketat, dimana sistem pengelolaan bisnis secara
konvensional tidak lagi memadai (Marimin et al. 2006).
Setiap organisasi pasti mempunyai sumber daya manusia (SDM) atau
pegawai yang berfungsi mengelola organisasi tersebut secara baik (McLeod &
Schell 2007). Pegawai merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan dari
suatu organisasi sehingga sistem kepegawaian perlu dikelola sebaik mungkin
dengan menggunakan teknologi informasi yang sesuai dengan sistemnya. Di
samping itu, pegawai juga merupakan salah satu aset organisasi yang menjadi
tulang punggung suatu organisasi dalam menjalankan aktivitasnya dan sangat
berpengaruh terhadap kinerja dan kemajuan organisasi. Pegawai juga sebagai
penentu dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan demikian kinerja
organisasi akan sangat tergantung pada individu karyawan sebagai pekerja. Oleh
sebab itu diperlukan suatu perancangan dan analisis sistem informasi pengelolaan
pegawai yang bertujuan memberikan dan menyiapkan informasi tentang pegawai
kepada penentu kebijakan secara cepat, tepat, akurat, dan lengkap (Marimin et al.
2006).
Pengelolaan pegawai tersebut perlu dilakukan untuk menunjang
pengambilan keputusan bagi pimpinan. Oleh karena itu perlu adanya Sistem
Informasi Manajemen di bidang kepegawaian. Sistem Informasi Manajemen
(SIM) merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
melalui sistem proses transaksi dan menghasilkan laporan-laporan bagi beberapa
pemakai sesuai dengan kebutuhan untuk merencanakan dan mengontrol bisnis
proses suatu instansi (Satzinger et al. 2007). SIM juga merupakan salah satu hal
yang pokok dalam sistem informasi yang berbasis komputer dan mempunyai
tujuan menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua pimpinan dalam
2 suatu perusahaan. Sedangkan sistem informasi SDM adalah konsep sistem
informasi yang digunakan untuk mengelola SDM (McLeod & Schell 2007).
Riset yang telah dilakukan Kim dan Everest (1994) mengusulkan adanya
kebijakan dalam konteks kerangka kerja (framework) arsitektur sistem informasi
(SI) yang didasarkan dari Zachman framework. Disamping itu juga menghasilkan
beberapa keuntungan dan kendala dalam pengembangan arsitektur SI yang
dilakukannya. Menurut Zachman (1997) pengembangan dan pemeliharaan
arsitektur enterprise perlu dilakukan karena akan menghasilkan suatu informasi
yang berkualitas dan perusahaan yang berkualitas juga.
Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian (Badan Litbang Pertanian)
merupakan institusi pemerintah yang memiliki tugas pokok melaksanakan
penelitian dan pengembangan (litbang) di bidang pertanian dengan fungsi
merumuskan kebijakan dan program kegiatan, melaksanakan kegiatan penelitian,
mengembangkan dan mengevaluasi pelaksanaan litbang teknologi tinggi dan
tujuan strategis di bidang pertanian, serta melaksanakan administrasi Badan
Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2005). Untuk mendukung kelancaran
manajemen administrasi pegawai Badan Litbang Pertanian, saat ini Badan Litbang
Pertanian telah menerapkan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG)
secara komputerisasi untuk meningkatkan pelayanan kepada pegawai dan telah
diimplementasikan di seluruh Unit Kerja (UK) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT)
lingkup Badan Litbang Pertanian. SIMPEG tersebut juga sejalan dengan program
pemerintah untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good governance)
yaitu melalui e-government. Sistem informasi ini berfungsi untuk mendukung
pelaksanaan kegiatan internal secara elektronis.
SIMPEG Badan Litbang Pertanian merupakan salah satu modal dasar dalam
menghasilkan kebijakan yang dilakukan pimpinan di bidang pertanian. Dengan
menggunakan SIMPEG dapat menghasilkan informasi tentang pelaku penelitian
sebagai penggerak penelitian yang berkualitas di Badan Litbang Pertanian.
SIMPEG juga sebagai pendukung sistem administrasi untuk memotivasi para
peneliti dalam menghasilkan karya-karya ilmiah. Dengan adanya SIMPEG,
pengurusan administrasi peneliti seperti kenaikan pangkat atau kenaikan jabatan
3 fungsional dapat dilakukan secara otomatis walaupun masih ada beberapa hal
yang dilakukan secara manual.
Meskipun demikian, masih terdapat permasalahan yang dihadapi oleh
SIMPEG Badan Litbang Pertanian diantaranya yaitu pada saat ini pengelolaan
SIMPEG masih bersifat konvensional atau stand alone. Kemudian adanya data
yang tersebar di setiap simpul pengelola kepegawaian atau berbasis file, sehingga
informasi yang diperoleh sering mengalami keterlambatan dan ketidaktepatan.
Proses pengurusan administrasi pejabat fungsional mengikuti prosedur
birokrasi sesuai peraturan yang berlaku yang melibatkan banyak unit instansi
terkait sehingga memerlukan waktu yang cukup lama serta sering mengalami
kesulitan untuk memantaunya, dengan penanganan secara manual. Kondisi ini
sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di
tingkat unit kerja, unit pelaksana teknis, ataupun para pejabat fungsional
bersangkutan yang menginginkan informasi secara akurat, cepat dan tepat.
Dengan sistem secara manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus
melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit
dan memerlukan waktu lama. Dalam berbagai kasus, karena kelambatan proses
dan memperoleh informasi tersebut bisa menimbulkan konsekuensi merugikan
secara finansial apabila menyangkut harus dihentikannya status jabatan dan
tunjangan fungsional.
Proses pengajuan dan pemrosesan administrasi kepegawaian bagi pejabat
fungsional selama ini prosesnya membutuhkan waktu yang cukup lama. Waktu
yang diperlukan untuk pengajuan dan proses administrasi kepegawaian tersebut
sampai selesainya Surat Keputusan (SK) adalah antara 2 sampai dengan 10 bulan
(Sekretariat Badan Litbang 2007). Hal ini disebabkan adanya proses usulan dan
pengumpulan kelengkapan berkas usulan dilakukan secara manual. Namun dalam
kenyataannya pemrosesan administrasi kepegawaian tersebut memakan waktu
lebih dari 2 sampai 10 bulan. Untuk proses KP fungsional kenyataannya
memerlukan waktu 11 – 12 bulan sampai terbitnya SK. Proses usulan pembebasan
sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional memakan waktu 5 – 6
bulan sampai terbit SK. Sedangkan untuk proses usulan tugas belajar
membutuhkan waktu antara 3 – 4 bulan.
4
SIMPEG yang ada sekarang ini belum bisa memperlihatkan secara
transparan proses administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional. Data yang
terekam hanya sebatas data pegawai dan data riwayat pegawai. Sedangkan
kebutuhan data yang berkaitan dengan infomasi proses administrasi kepegawaian
seperti kenaikan pangkat fungsional, pendidikan bagi tenaga peneliti, pembebasan
sementara, dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional belum terdapat pada
aplikasi SIMPEG yang tersedia. Hal ini akan menjadi pertanyaan bagi peneliti
dalam memperoleh informasi, sudah sejauh mana proses berkas usulan
administrasi kepegawaian yang telah dikirimkan ke pengelola kepegawaian.
Karena selama ini proses-proses administrasi kepegawaian memakan waktu yang
cukup lama. Oleh sebab itu perlu adanya aplikasi SIMPEG online yang mencakup
informasi proses administrasi kepegawaian terutama proses kenaikan pangkat,
pendidikan atau tugas belajar bagi peneliti, pembebasan sementara, dan aktif
bekerja kembali dari jabatan fungsional.
Penerapan pengembangan aplikasi SIMPEG online ini selanjutnya
memerlukan adanya upaya untuk memaksimalkan pemanfaatan aplikasi tersebut.
Selama ini banyak aplikasi yang dikembangkan namun pengguna tidak
memanfaatkan aplikasi yang telah dikembangkan dengan baik, karena kurang
adanya penjelasan dan pendekatan kepada pengguna untuk memanfaatkan aplikasi
yang telah dikembangkan. Dengan demikian perlu dilakukan adanya stategi dan
upaya-upaya agar aplikasi ini dapat dioperasionalkan dengan baik.
Berdasarkan kenyataan tersebut, untuk mendapatkan informasi yang
dibutuhkan, maka perlu adanya rancang bangun sistem informasi yang cerdas dan
terpadu serta mampu mengolah data terdistribusi namun terintegrasi pada jaringan
komputer yang luas dengan dukungan teknologi. Pada penelitian ini, dilakukan
implementasi dari suatu konsep tools berbasis komputer untuk menangani
perancangan arsitektur dan analisis sistem informasi pegawai di Badan Litbang
Pertanian yang dapat dilakukan secara online berbasis web sehingga diharapkan
mampu menghasilkan informasi penting yang diperlukan dalam pengambilan
kebijaksanaan dan pembinaan jabatan fungsional. Untuk menghasilkan rancangan
arsitektur sistem informasi yang baik, maka perlu adanya suatu kerangka kerja
5 (framework) yang digunakan. Salah satu framework dalam enterprise
architecture adalah the open group architecture framework (TOGAF).
Pengolahan secara online dirancang sebagai aplikasi terpusat (centralized
application) yang akan diakses dari UK/UPT sehingga data dapat terintegrasi.
Dengan adanya sistem secara online, memungkinkan setiap pegawai untuk dapat
mengakses informasi secara fleksibel, tanpa terbatas waktu dan tempat. Pegawai
juga dapat memonitor proses usulan administrasi kepegawaiannya sehingga dapat
diketahui status perkembangan usulan administrasi kepegawaian tersebut, dan
mempercepat serta mempermudah proses usulan administrasi kepegawaian.
SIMPEG secara online ini juga diharapkan dapat mempercepat dan
mempermudah proses pengusulan administrasi kepegawaian. Pengusulan dan
proses usulan Kenaikan Pangkat (KP) fungsional dapat dilakukan secara
elektronik dengan memasukkan data usulan tersebut ke database SIMPEG online
dari UK/UPT. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar, pembebasan
sementara, dan aktif bekerja kembali pejabat fungsional yang dapat dilakukan
dengan menggunakan SIMPEG online tersebut. Dengan demikian diharapkan
waktu pengusulan dan pemrosesan yang biasanya memakan waktu yang cukup
lama dapat dipercepat lagi.
Berkas usulan administrasi kepegawaian diharapkan sudah diaplikasikan
secara elektronik atau paperless. Dalam pengumpulan berkas usulan KP
fungsional, tugas belajar, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali
pejabat fungsional diharapkan sudah dapat dikirim melalui database SIMPEG
online ini sehingga pengumpulan berkas akan lebih efektif dan efisien.
1.2 Perumusan Masalah
Proses pengurusan kenaikan pangkat jabatan fungsional, pembebasan
sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar mengikuti prosedur yang
berlaku dengan rantai birokrasi yang panjang. Sehingga membutuhkan waktu
yang lama dalam proses tersebut. Para pengelola kepegawaian di tingkat UK/UPT
dan pegawai yang bersangkutan sering mengalami kesulitan dalam memantau
proses usulan secara manual, sehingga informasi yang diperoleh sangat lambat.
Dengan sistem secara manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus
6 melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit
dan memerlukan waktu lama.
Selain itu lambatnya memperoleh informasi pembebasan sementara dan
aktif bekerja kembali karena kembali dari tugas belajar, tidak memenuhi angka
kredit fungsional, dan tugas perbantuan bagi para pegawai atau pejabat
fungsional. Dalam beberapa kasus bahkan para pejabat fungsional dapat
dikenakan sanksi tuntutan ganti rugi (TGR) negara karena terlanjur menerima
tunjangan jabatan yang bukan haknya dan harus menyetor ke kas negara.
Pada penelitian ini dirumuskan permasalahan utama yang harus diselesaikan
untuk dapat mencapai tujuan yaitu :
“Bagaimana cara menganalisis dan merancang arsitektur untuk pengembangan
sistem informasi manajemen kepegawaian di Badan Litbang Pertanian secara
online berbasis web yang berfungsi mempermudah pegawai UK dan UPT serta
mempercepat layanan informasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian dalam
melakukan administrasi kepegawaian di masing-masing unit kerja dan UPT
dengan menggunakan metode pengembangan prototipe”.
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan pada latar belakang di atas, tujuan penelitian ini adalah :
1. Menganalisis dan merancang arsitektur pengembangan sistem informasi
manajemen pegawai di Badan Litbang Pertanian dengan metode The Open
Group Architecture Framework (TOGAF).
2. Membuat blue print (cetak biru) dari SIMPEG online berbasis web.
3. Membuat pengembangan SIMPEG dengan metode prototipe.
4. Mengevaluasi hasil cetak biru dan pengembangan SIMPEG online.
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat mencapai sasaran ketepatan, kecepatan, serta
kemudahan monitoring dalam mengurus proses administrasi kepegawaian yang
merupakan tuntutan penerapan administrasi modern. Penelitian ini juga
diharapkan mampu menghasilkan informasi yang penting dalam pengambilan
kebijakan manajemen dan pembinaan jabatan fungsional di Badan Litbang
Pertanian.
7
Diharapkan dalam jangka panjang dapat terciptanya manajemen sumber
daya manusia di Badan Litbang Pertanian secara khusus dan di Indonesia secara
umum yang interaktif, transparan, responsif, akuntabel, dan partisipatif. Di
samping itu, penelitian ini juga diharapkan dapat memberikan sumbangan bagi
penerapan e-goverment di Indonesia dan dapat digunakan sebagai percontohan
pengembangan sistem informasi di lingkungan Departemen Pertanian.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Supaya penelitian ini lebih fokus, penelitian dibatasi dengan cakupan
sebagai berikut :
1. Selain di Jakarta dan Bogor, lokasi penelitian dilakukan di Balai Penelitian dan
Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) lingkup Badan Litbang
Pertanian yang berada di 7 provinsi yaitu Riau, Jawa Barat, Jawa Tengah,
Jawa Timur, Bali, Sulawesi Selatan, dan Sulawesi Utara.
2. Proses administrasi kepegawaian yang diteliti adalah proses pengusulan
kenaikan pangkat fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali,
dan tugas belajar.
3. Untuk membuat rancangan arsitektur pengembangan SIMPEG secara online
berbasis web digunakan kerangka kerja The Open Group Architecture
Framework (TOGAF).
4. Analisis dan pembuatan rancangan arsitektur sistem informasi secara online
berbasis web di Badan Litbang Pertanian dibatasi hanya pada pembuatan
prototipe sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG). Prototipe
SIMPEG online ini lebih ditekankan pada proses usulan kenaikan pangkat
jabatan fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali dan tugas
belajar.
8
9
II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Sebelumnya
Penelitian mengenai arsitektur sistem informasi telah menarik perhatian
baik untuk lingkungan perguruan tinggi (PT) maupun pemerintahan daerah
(Pemda). Mutyarini dan Sembiring (2006) telah melakukan penelitian tentang
arsitektur sistem informasi untuk institusi perguruan tinggi di Indonesia. Tujuan
penelitian ini adalah untuk menghasilkan model kerangka dasar arsitektur sistem
informasi untuk institusi perguruan tinggi di Indonesia. Penelitian ini dilakukan
dengan menggunakan perpaduan prinsip-prinsip dalam metode TOGAF ADM dan
Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). Hasil dari
penelitian ini berupa rancangan kerangka dasar sistem informasi untuk institusi
perguruan tinggi di Indonesia. Penelitian tersebut merupakan konsep awal
sehingga perlu dilakukan pengukuran hasilnya.
Selain itu Priantoto (2008) menjelaskan tentang cetak biru data, aplikasi
dan teknologi yang dilakukan di pemerintahan Kabupaten Barito Utara untuk
pelayanan perizinan. Hasil dari penelitian tersebut yaitu adanya perencanaan
arsitektur enterprise yang berupa panduan lengkap dalam membuat cetak biru
pengembangan e-government untuk data, aplikasi dan teknologi bagi pelayanan
perizinan terpadu. Namun dari penelitian yang dilakukan belum terdapat metode
untuk seberapa baik dalam mengukur kualitas cetak biru yang dihasilkan.
Dari penelitian tersebut, peneliti ingin mengembangkan perencanaan
arsitektur enterprise pada pelaksanaan SDM yang sekaligus mampu mengukur
kualitas dari cetak biru dan prototipe yang dihasilkan. Dengan demikian yang
membedakan dalam penelitian ini adalah obyek penelitian (SDM di Badan
Litbang Pertanian), adanya implementasi dengan metode pengembangan
prototipe, serta pengukuran terhadap hasil cetak biru dan prototipe.
2.2 Arsitektur Enterprise
Kata arsitektur enterprise terdiri dari dua kata yaitu arsitektur dan
enterprise. Arsitektur merupakan perancangan dari suatu benda atau
merepresentasikan suatu gambaran yang sesuai dengan suatu obyek sehingga
dapat diperoleh hasil yang sesuai dengan kebutuhan dan berkualitas (Zachman
10 1997). Sedangkan menurut CIO Council (2001) arsitektur enterprise adalah
struktur dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya, serta terdapat prinsip dan aturan-aturan dalam merancang yang
berkembang dari waktu ke waktu. Definisi lain menyatakan arsitektur adalah
pengorganisasian mendasar dari sistem yang terdiri dari beberapa komponen yang
saling berhubungan dan prinsip-prinsip yang digunakan sebagai pedoman dalam
merancang dan mengembangkan suatu sistem. Arsitektur juga merupakan suatu
komponen yang penting dalam keberhasilan pengembangan dan evolusi dari suatu
sistem perangkat lunak (Hilliard 2000). Dari definisi tersebut maka dapat
digambarkan bahwa arsitektur merupakan suatu rancangan dari obyek yang terdiri
dari komponen-komponen yang saling berhubungan dalam bentuk cetak biru
untuk dijadikan dasar dalam mewujudkan suatu hasil yang nyata. Arsitektur juga
menyiratkan suatu perencanaan yang diwujudkan dengan model dan gambar dari
komponen dari sesuatu dengan berbagai sudut pandang (Surendro 2009).
Sedangkan definisi dari enterprise adalah suatu informasi strategis
berdasarkan aset yang mendefinisikan misi, kebutuhan informasi untuk
melakukan misi, dan proses peralihan untuk mengimplementasikan teknologi baru
dalam merespon kebutuhan perubahan misi. Arsitektur enterprise meliputi
gambaran dasar arsitektur, arsitektur target, dan rencana berkelanjutan (Rumapea
& Surendro 2007).
Dari definisi di atas, arsitektur enterprise merupakan basis aset informasi
strategis, yang menentukan misi, informasi dan teknologi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan misi, dan proses transisi untuk mengimplementasikan teknologi
baru sebagai tanggapan terhadap perubahan kebutuhan misi (CIO council 2001).
Sedangkan menurut Mutyarini dan Sembiring (2006) arsitektur enterprise
merupakan suatu pengorganisasian data yang diperoleh dan digunakan oleh suatu
organisasi untuk mencapai tujuan proses bisnis. Dengan memahami definisi
arsitektur, enterprise, dan arsitektur enterprise, maka dapat dinyatakan arsitektur
enterprise merupakan suatu pengorganisasian dari suatu model, prinsip dan
metode yang mempunyai logika sehingga dapat digunakan dalam merancang dan
menyatakan struktur organisasi enterprise, proses bisnis, sistem informasi dan
infrastrukturnya (Surendro 2009).
11
Sama seperti arsitektur yang lain, hasil dari arsitektur enterprise ini terdiri
dari dokumen-dokumen seperti gambar, diagram, model, dokumen dalam bentuk
teks. Keseluruhan dokumen tersebut akan menjelaskan seperti apa sistem
informasi yang akan dibutuhkan oleh suatu organisasi. Kemudian dalam
mengembangkan sistem informasi tersebut, arsitektur enterprise akan dijadikan
suatu acuan atau pedoman bagi pengembang sistem informasi.
2.3 Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise
Kerangka kerja merupakan suatu ide, pemikiran, dan konsep yang
digunakan untuk membuat pemikiran lain yang lebih spesifik dalam suatu obyek.
Kerangka kerja juga dapat digunakan untuk mengelompokkan suatu organisasi
yang penting bagi manajemen organisasi tersebut dan digunakan juga dalam
pengembangan sistem perusahaan yang akan datang (Zachman 1996).
Kerangka kerja arsitektur enterprise memiliki beberapa kegunaan
diantaranya adalah dapat mengidentifikasikan suatu jenis informasi yang
dibutuhkan organisasi untuk menggambarkan arsitektur enterprise. Kerangka
kerja arsitektur enterprise juga dapat mengelompokkan jenis informasi dalam
struktur yang logis, dan menggambarkan hubungan antara jenis informasi tersebut
(Setiawan 2009a).
Dalam mengembangkan suatu arsitektur enterprise, perlu dilakukan
penerapan atau pengembangan kerangka kerja arsitektur enterprise, karena
kerangka kerja tersebut dapat membantu arsitek untuk memotret arsitektur
organisasi dari berbagai sudut pandang dan aspek, sehingga diperoleh gambaran
struktur organisasi secara utuh.
Dalam pengembangan sebuah arsitektur enterprise akan lebih baik dan
lebih mudah jika mengikuti sebuah kerangka berpikir tertentu. Kerangka berpikir
tersebut dikenal dengan istilah enterprise architecture (EA) framework. Menurut
CIO Council (2001) sebuah architecture framework adalah suatu alat yang bisa
digunakan untuk mengembangkan cakupan luas dari arsitektur-arsitektur yang
berbeda. Architecture framework harus mendeskripsikan sebuah metode untuk
merancang sistem informasi dalam term kumpulan building block dan
memperlihatkan bagaimana building block tersebut sesuai antara satu dengan yang
lainnya. Penggunaan EA framework akan mempercepat dan menyederhanakan
12 pengembangan arsitektur, memastikan cakupan yang lengkap dari solusi desain
dan memastikan arsitektur yang terpilih akan memungkinkan pengembangan di
masa depan sebagai respon terhadap kebutuhan binis (Setiawan 2009a).
Pada saat ini terdapat beberapa kerangka kerja arsitektur enterprise
diantaranya adalah kerangka kerja Zachman, federal enterprise architecture
framework (FEAF), dan the open group architectural framework (TOGAF).
Ketiga kerangka kerja tersebut menurut hasil survei yang dilakukan oleh Institute
for Enterprise Architecture Development (IFEAD 2005) merupakan kerangka
kerja yang paling banyak digunakan di perusahaan atau pemerintahan selain
kerangka kerja yang dibuat sendiri. Selanjutnya menurut hasil survei yang
dilakukan oleh Institute for Enterprise Architecture Development (IFEAD 2005)
menyatakan bahwa dari beberapa framework tersebut, yang paling banyak
digunakan di perusahaan atau pemerintahan selain framework sendiri adalah
Zachman (25%), TOGAF (11%), dan FEAF (9%).
2.3.1 Kerangka Kerja Zachman
Kerangka kerja Zachman merupakan salah satu kerangka kerja yang
digunakan untuk mengembangkan arsitektur enterprise yang telah diperkenalkan
oleh Zachman sejak tahun 1987. Kerangka kerja Zachman merupakan suatu alat
bantu yang dikembangkan untuk memotret arsitektur organisasi dari berbagai
sudut pandang dan aspek, sehingga didapatkan gambaran organisasi secara utuh
(Setiawan 2009a). Menurut Zachman (2009), kerangka kerja Zachman adalah
suatu skema yang merupakan pertemuan antara dua klasifikasi yang telah
digunakan selama ribuan tahun. Pertama adalah dasar-dasar komunikasi yang
ditemukan di dalam pertanyaan-pertanyaan klasik seperti What, How, When, Who,
Where dan Why. Pertanyaan-pertanyaan ini mengintegrasikan jawaban dari
pertanyaan yang komprehensif dan gambaran dari ide yang kompleks. Kedua
adalah berasal dari reification, yaitu transformasi dari ide abstrak menjadi sesuatu
yang instantiation dimana telah didalilkan oleh filosof Yunani kuno dan
dilabelkan pada framework Zachman sebagai identifikasi, definisi, representasi,
spesifikasi, konfigurasi dan instansiasi. Sedangkan Kozina (2006) menyatakan
bahwa konsep Zachman merupakan suatu framework yang digunakan untuk
13 pemodelan, evaluasi, optimisasi, manajemen, dan pendokumentasian pada sistem
bisnis.
Dari definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa framework Zachman
merupakan suatu alat bantu berfikir bagi arsitek atau manajer dalam memetakan
permasalahan atau memotret arsitektur yang terdapat di suatu organisasi sehingga
didapatkan gambaran organisasi yang lebih sederhana dan utuh. Framework
Zachman untuk arsitektur enterprise yang terdiri dari 6 baris dan 6 kolom dapat
dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 Arsitektur kerangka kerja Zachman (Kozina 2006).
Framework Zachman bukan suatu metodologi untuk membuat
implementasi dari suatu obyek, namun framework ini merupakan ontologi untuk
menggambarkan arsitektur enterprise. Ontologi merupakan suatu struktur
sedangkan metodologi adalah suatu proses. Jadi framework Zachman adalah suatu
struktur bukan merupakan suatu proses. Suatu struktur akan membentuk suatu
definisi sedangkan proses akan menyajikan transformasi.
Setiap framework yang digunakan untuk arsitektur enterprise mempunyai
karakteristik yang berbeda. Pada kerangka kerja Zachman terdapat beberapa
karakteristik diantaranya yaitu dapat mengkategorikan deliverables dari enterprise
architecture (EA), kegunaan EA sangat terbatas, banyak diadopsi di seluruh
14 dunia, perspektif view kurang menyeluruh dan merupakan suatu alat untuk
perencanaan (Setiawan 2009a).
Selain karakteristik, terdapat juga kelebihan dan kelemahan dari
framework Zachman. Menurut Mutyarini dan Sembiring (2006), kelebihan dari
kerangka kerja ini adalah :
• Merupakan standar secara de-facto untuk mengklasifikasi artefak (objek atau
deskripsi penyajian arsitektural) arsitektur enterprise.
• Struktur logical untuk analisis dan presentasi artefak dari suatu perspektif
manajemen.
• Menggambarkan secara paralel baik dari sisi rekayasa yang sudah sangat
dimengerti maupun paradigma konstruksi.
• Dikenal secara luas sebagai alat manajemen untuk memeriksa kelengkapan
arsitektur dan maturity level.
Sedangkan kelemahannya adalah :
• Tidak terdapat proses untuk tahap implementasi.
• Sulit untuk diimplementasikan secara keseluruhan.
• Tidak terdapat contoh maupun checklist yang siap secara utuh.
• Perluasan cakupan sel-sel tidak jelas.
2.3.2 Kerangka Kerja The Open Group Architecture Framework (TOGAF)
TOGAF merupakan kerangka kerja arsitektur enteprise yang
dikembangkan oleh The Open Group’s Architecture Framework pada tahun 1995
yang digunakan untuk mengembangkan arsitektur perusahaan. Pada mulanya
TOGAF digunakan oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat, namun pada
perkembangannya banyak digunakan pada berbagai bidang seperti industri
manufaktur, perbankan, pendidikan, dan lain sebagainya. TOGAF digunakan
untuk mengembangkan arsitektur enterprise, dimana terdapat metode dan alat
yang detail untuk mengimplementasikannya. Hal inilah yang membedakan
dengan kerangka kerja arsitektur enterprise yang lain. Salah satu kelebihan dari
kerangka kerja ini adalah sifatnya yang fleksibel dan open source (Setiawan
2009a). TOGAF mendeskripsikan 4 subset arsitektur enterprise, yaitu :
• Business architecture, yaitu mendeskripsikan tentang bagaimana proses
bisnis untuk mencapai tujuan organisasi.
15
•
•
Data architecture, adalah penggambaran bagaimana penyimpanan,
pengelolaan, dan pengaksesan data pada perusahaan.
•
Application architecture, merupakan pendeskripsian bagaimana suatu
aplikasi dirancang dan bagaimana interaksi dengan aplikasi lain.
Technology architecture, yaitu gambaran infrastruktur perangkat lunak dan
perangkat keras yang mendukung aplikasi dan bagaimana interaksinya
dengan aplikasi yang lain.
TOGAF adalah salah satu metode yang paling banyak diterima untuk
mengembangkan arsitektur perusahaan. TOGAF merupakan suatu kerangka kerja
yang praktis, pasti dan dibuktikan dengan adanya tahapan-tahapan metode untuk
mengembangkan dan mempertahankan arsitektur enterprise (Ugavina 2009).
1.
Secara umum TOGAF memiliki struktur dan komponen-komponen, yaitu :
2.
Architecture Development Method (ADM). ADM merupakan bagian utama
dari TOGAF yang menjelaskan bagaimana menentukan sebuah arsitektur
enterprise secara khusus sesuai dengan kebutuhan.
3.
Foundation Architecture (Enterprise Continuum). Foundation architecture
merupakan sebuah “framework-within-a-framework” yang menyajikan
gambaran hubungan bagi pengumpulan arsitektur yang relevan dan
menyediakan bantuan petunjuk pada waktu terjadi perpindahan abstraksi
level yang berbeda. Di dalam foundation architecture terdapat tiga bagian
yaitu technical reference model, standard information, dan building block
information base.
Resource Base. Pada bagian ini memberikan informasi berupa guidelines,
templates, checklist, latar belakang informasi dan detail material pendukung
yang membantu arsitek dalam penggunaan ADM.
TOGAF mewujudkan konsep enterprise continuum untuk mencerminkan
tingkat abstraksi yang berbeda dalam sebuah proses pembangunan arsitektur.
Dengan cara ini TOGAF memfasilitasi pemahaman dan kerjasama antara aktor
pada tingkat yang berbeda. TOGAF menyediakan konteks bagi penggunaan dari
beberapa kerangka kerja, model, dan aset arsitektur dalam hubungannya dengan
TOGAF ADM. Dengan cara enterprise continuum, arsitek didorong untuk
memanfaatkan semua sumber daya arsitektur lain yang relevan dan aset-aset.
16 Selain itu TOGAF sebagai dasar arsitektur dalam mengembangkan teknologi
informasi di suatu organisasi.
TOGAF terdiri atas 8 (delapan) fase yang berbentuk siklus (cycle). Pada
fase ke-4 difokuskan pengembangan arsitektur teknologi. Fase-fase dalam metode
TOGAF dapat dilihat pada Gambar 2.
•
Dalam kerangka kerja ini terdapat kelebihan dan kelemahan. Menurut
Mutyarini dan Sembiring (2006) menyebutkan bahwa kelebihan TOGAF adalah
sebagai berikut:
•
Fokus pada siklus implementasi (ADM) dan proses
•
Terdapat banyak area teknis arsitektur
Resource base menyediakan banyak material referensi
H Architecture
Change Management
G Implementation
Governance
F Migration Planning E
Opportunities and Solutions
D Technology Architecture
C Information
Systems Architecture
B Business
Architecture
A Architecture
Vision
Requirements Management
Prelim: Framework
and Principles
Gambar 2 Proses pengembangan TOGAF ADM (Lankhorst & Drunen Hans van 2007).
17
• Tidak terdapat templates standar untuk seluruh domain seperti dalam
membuat blok diagram tidak terdapat template yang baku.
Sedangkan kelemahan dari TOGAF adalah sebagai berikut:
• Tidak terdapat artefak yang dapat digunakan ulang (ready made)
2.3.3 Kerangka Kerja Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF)
FEAF merupakan suatu kerangka kerja yang ditujukan untuk
mengembangkan arsitektur enterprise dalam sistem yang mempunyai multiple
inter-agency (Setiawan 2009a). FEAF juga merupakan suatu kerangka kerja yang
telah diperkenalkan sejak tahun 1999 oleh Federal CIO Council. FEAF
menyediakan petunjuk untuk mengembangkan, merawat, dan memfasilitasi
arsitektur enterprise di dalam pemerintahan pusat atau melewati batas multiple
inter-agency (CIO Council 2001). FEAF menyediakan suatu standar untuk
mengembangkan dan mendokumentasikan gambaran arsitektur pada area yang
menjadi prioritas.
FEAF membagi arsitektur ke dalam empat hal yaitu area bisnis, data,
aplikasi, dan arsitektur teknologi (Gambar 3). Pada saat ini FEAF memasukkan
tiga kolom pertama dari kerangka kerja Zachman dan metodologi perencanaan EA
oleh Spewak.
Arsitektur ini bertindak sebagai nilai acuan (reference point) untuk
memfasilitasi koordinasi yang efisien dan efektif pada proses bisnis secara umum,
penempatan teknologi, alur informasi, sistem, dan investasi antar agen pusat
(federal agencies). FEAF menyajikan suatu struktur untuk mengembangkan,
memelihara, dan mengimplementasikan lingkungan operasional pada tingkat atas
dan mendukung implementasi pada sistem teknologi informasi (TI). Seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 4, FEAF merupakan representasi yang nyata sebagai
matriks 3 x 5 dengan tipe-tipe arsitektur pada sumbu mendatar adalah data,
aplikasi dan teknologi dan perspektif pada sumbu yang lainnya yaitu planner,
owner, designer, builder, dan subcontractor. Hubungan antara produk EA
terdapat pada kolom dari matriks.
18
Data Architecture Application Architecture
Technology Architecture
Planner Perspective
List of Business Objects
List of Business Processes
List of Business Locations
Owner Perspective Semantic Model Business Process
Model Business Logistics
System
Designer Perspective Logical Data Model Application
Architecture
System Geographic Deployment Architecture
Builder Perspective
Physical Data Model System Design Technology
Architecture Subcontractor Perspective Data Dictionary Programs Network
Architecture
Gambar 4 Matriks arsitektur FEAF (CIO Council 2001).
Pada kerangka kerja ini terdapat karakteristik-karakteristik yang menjadi
ciri dari FEAF, yaitu :
• Merupakan arsitektur enterprise yang mereferensikan model
• Merupakan standar yang digunakan oleh pemerintahan Amerika Serikat
• Menampilkan perspektif view yang menyeluruh
• Merupakan alat untuk perencanaan dan komunikasi
Gambar 3 Struktur komponen FEAF (CIO Council 2001).
19 2.3.4 Pemilihan Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise
Menurut Setiawan (2009a) dalam pemilihan sebuah kerangka kerja
arsitektur enterprise terdapat beberapa kriteria berbeda yang dapat dijadikan
sebagai acuan, seperti :
a. Tujuan dari arsitektur enterprise dengan cara melihat bagaimana definisi dari
setiap arsitektur dan pemahamannya, proses arsitektur yang telah ditentukan
sehingga mudah untuk diikuti, serta dukungan terhadap evolusi arsitektur.
b. Input untuk aktivitas arsitektur enterprise seperti pendorong bisnis dan input
teknologi.
c. Output dari aktivitas arsitektur enterprise seperti model bisnis dan desain
transisional untuk evolusi dan perubahan.
Berdasarkan kriteria-kriteria tersebut, maka kerangka kerja yang telah
diuraikan di atas dapat dipetakan dan hasil pemetaan ditunjukkan pada Tabel 1
(Setiawan 2009a).
Tabel 1 Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise
Zachman FEAF TOGAF
Definisi arsitektur dan pemahamannya Parsial Ya
Ya, pada tahap persiapan
Proses arsitektur yang detail Ya Tidak
Ya, ADM dengan 9 tahap yang detail
Dukungan terhadap evolusi arsitektur Tidak Ya
Ya, ada tahap perencanaan migrasi
Standardisasi Tidak Tidak
Ya, menyediakan Technical Reference Model (TRM), informasi yang standar
Architecture Knowledge Base Tidak Ya Ya
Pendorong bisnis Parsial Ya Ya Input teknologi Tidak Ya Ya Model bisnis Ya Ya Ya
Desain transisional Tidak Ya
Ya, hasil dari tahap perencanaan migrasi
20
Zachman FEAF TOGAF
Kenetralan (neutrality) Ya Tidak Ya
Menyediakan prinsip arsitektur
Tidak Tidak, hanya untuk karakteristik FEAF
Ya
Dari hasil pemetaan kriteria tersebut disimpulkan bahwa untuk studi kasus
enterprise yang belum memiliki arsitektur enterprise dan memerlukan
pengembangan arsitektur enterprise yang mudah dan jelas, maka kerangka kerja
yang cocok digunakan adalah TOGAF.
2.4 Perencanaan Arsitektur Enterprise
Perencanaan arsitektur enterprise (PAE) merupakan proses
mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi yang mendukung bisnis
dan juga mencakup rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut
(Surendro 2009). Dari definisi tersebut, terdapat tiga hal yang menjadi kata kunci
1. Mendefinisikan
yaitu :
Perencanaan arsitektur enterprise mendefinisikan bisnis dan arsitekturnya,
bukan merancang, sehingga dalam pelaksanaannya tidak dilakukan kegiatan
merancang sistem, basis data, atau jaringan. Pekerjaan merancang dan
implementasi sistem dilakukan setelah proses pendefinisian perencanaan
arsitektur enterprise selesai.
2. Arsitektur
Terdapat tiga jenis arsitektur dalam perencanaannya yaitu arsitektur data,
aplikasi, dan teknologi. Arsitektur di sini sama dengan blueprint, gambar,
dokumen, atau model. Dalam perencanaannya, arsitektur mendefinisikan dan
menggambarkan data, aplikasi, dan teknologi yang diperlukan untuk
mendukung proses bisnis suatu perusahaan.
3. Rencana
Beberapa arsitektur mendefinisikan apa yang diperlukan, dan rencana
pendukung mendefinisikan kapan arsitektur akan diimplementasikan.
21 2.5 Sistem Informasi Manajemen Sumberdaya Manusia
Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu pengelolaan sumber
daya manusia pada suatu organisasi berdasarkan visi dan misi yang ditetapkan
dalam mencapai suatu tujuan organisasi tersebut. Sumber daya manusia
merupakan tulang punggung dari suatu perusahaan dan sangat berfungsi dalam
membantu perusahaan untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai. Menurut
McLeod dan Schell (2007), dalam menjalankan kegiatannya, sumber daya
manusia mempunyai empat fungsi yaitu :
1. Perekrutan dan penerimaan (recruiting and hiring) yaitu sumber daya
manusia dapat membantu mencari pegawai baru dan memosisikan pegawai
tersebut. Disamping itu sumber daya manusia juga dapat mempengaruhi,
menasehati, serta menetapkan pegawai dalam suatu kondisi tertentu sesuai
dengan kebijakan yang tepat.
2. Pendidikan dan pelatihan (educating and training). Sumber daya manusia
dapat mengurus program kegiatan pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan
untuk meningkatkan kemampuan pengetahuan pegawai.
3. Manajemen data pegawai (managing employee related data) merupakan
suatu kegiatan yang dilakukan oleh sumber daya manusia dalam memelihara
dan mengelola database pegawai dan memproses data tersebut untuk
pengguna yang membutuhkan informasi.
4. Administrasi penghentian dan tunjangan (termination and benefit
administration), yaitu suatu proses pemberian tunjangan kepada pegawai
yang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan. Namun hal ini sangat
menyulitkan bagi pengelola administrasi karena ketika seorang pegawai
berhenti dari pekerjaannya, pengelola administrasi harus memproses
administrasinya dan melakukan wawancara terhadap pegawai yang
bersangkutan. Wawancara tersebut bertujuan untuk mendapatkan
pembelajaran bagaimana perusahaan dapat melayani pegawai lebih baik lagi
di masa yang akan datang.
Setiap perusahaan mempunyai suatu sistem untuk mengumpulkan dan
memelihara data pegawai, mentransfer data tersebut menjadi informasi, dan
melaporkan informasi tersebut kepada pengguna. Sistem ini yang sering disebut
22 sebagai sistem informasi manajemen sumberdaya manusia (SIMSDM/HRIS)
(McLeod & Schell 2007).
SIMSDM juga merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara
bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, serta menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandardisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara
keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh
dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui
satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya,
menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-
aturannya.
2.5.1 Jenjang karier pegawai
Setiap pegawai mengharapkan adanya karir yang meningkat dalam
pekerjaan atau jabatan yang ditanganinya. Karier merupakan semua pekerjaan
atau jabatan yang ditangani atau diemban selama masih bekerja dalam kehidupan
seseorang (Handoko 2000). Dengan demikian karir merupakan pengembangan
kinerja pegawai dalam bekerja sehingga diharapkan adanya kemajuan dan
peningkatan dalam jabatan atau pangkat pada suatu organisasi.
Menurut Irianto (2001) terdapat dua cara pendekatan untuk memahami
makna karir. Pendekatan pertama memandang karir sebagai pemilikan (a
property) dan jabatan dalam organisasi, dimana karir dilihat sebagai jalan
keberhasilan seseorang dalam organisasi. Pendekatan kedua memandang karir
sebagai suatu kualitas seorang pegawai dalam organisasi. Setelah setiap pegawai
mengakumulasi serangkaian jabatan, posisi, dan pengalaman tertentu pendekatan
ini mengakui kemajuan karir yang telah dicapai seseorang.
Pola dasar pengembangan karir berdasarkan PP 100 Tahun 2000
mencakup unsur-unsur (LNRI, 2000) antara lain:
23 1. Pendidikan yang meliputi pendidikan dasar (SD, SLTP), pendidikan umum
(SMU) dan perguruan tinggi.
2. Pendidikan dan pelatihan dalam jabatan yang meliputi pendidikan dan
pelatihan kepemimpinan.
3. Usia
4. Masa kerja yaitu lamanya pegawai dalam bekerja.
5. Pangkat atau golongan.
6. Jabatan yaitu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab,
wewenang, dan hak seorang pegawai.
7. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) yang meliputi kesetiaan,
prestasi kerja, ketaatan, tanggungjawab, kejujuran, kerjasama, dan praktek
kepemimpinan.
8. Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai yang lebih tinggi urutan dan
kepangkatannya diberi kesempatan terlebih dahulu untuk menduduki jabatan
yang lowong.
2.5.2 Proses monitoring pengurusan administrasi pegawai
Monitoring merupakan suatu tindakan yang dilakukan untuk mengawasi
atau memantau proses dan perkembangan pelaksanaan program dengan fokus
untuk mendapatkan informasi mengenai proses pelaksanaan program tersebut
(BPS 2004). Begitu juga dalam proses pengurusan administrasi pegawai yang
rantai birokrasinya panjang sehingga disamping pengelola administrasi, pegawai
yang bersangkutan juga perlu memonitor proses pengurusan proses
administrasinya. Dengan adanya proses monitoring pengurusan administrasi ini
diharapkan pegawai yang bersangkutan mengetahui sudah sejauh mana posisi
berkas proses pengurusan administrasinya dan dapat memperkirakan lamanya
proses pengurusan administrasi yang bersangkutan dari mulai pengusulan sampai
menerima hasilnya.
Tujuan dilakukannya proses monitoring adalah untuk pemantauan proses
pelaksanaan program dan sedapat mungkin petugas memberikan saran untuk
mengatasi masalah yang terjadi. Hasil monitoring digunakan sebagai umpan balik
untuk penyempurnaan pelaksanaan program (BPS 2004).
24 2.6 E-Government
Dalam rangka penerapan e-government untuk menuju good governance
maka konsep e-government harus diterapkan di setiap lembaga pemerintah tingkat
pusat dan daerah. Model penerapan e-government di setiap lembaga akan sangat
tergantung kepada tugas, fungsi, dan wewenang yang diemban oleh setiap
lembaga pemerintah. Hal ini akan menentukan struktur data dan model bisnis
yang mendasari model layanan dan arsitektur sistem informasi yang akan
dikembangkan. Penerapan e-government di setiap lembaga pemerintah harus
mengacu kepada kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-government
sesuai dengan instruksi presiden (INPRES) No. 3 Tahun 2003 (Menkominfo
2003).
Definisi e-government di setiap negara berbeda-beda, tergantung pada
pandangan dan tujuan dari negara tersebut terhadap teknologi informasi. Menurut
Setiyadi (2001) dalam konteks makro, e-government mencakup penggunaan
telematika (ICT) secara efektif dan efisien guna menunjang pelaksanaan tugas dan
tata laksana pemerintah dalam misinya sebagai pengemban amanat menuju
masyarakat demokratis, adil, makmur dan sejahtera. Sedangkan dalam konteks
mikro, e-government adalah pelayanan publik yang dilaksanakan oleh semua
instansi pemerintah yang terkoordinasi atau dengan lainnya secara optimal dengan
menggunakan teknologi telematika. e-government diartikan sebagai rujukan yang
ditujukan pada penggunaan teknologi informasi (TI) oleh lembaga di
pemerintahan seperti Wide Area Networks, internet, dan komputer yang
mempunyai kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain, bisnis, dan
lembaga pemerintahan yang lain. Teknologi ini dapat melayani berbagai macam
tujuan akhir yang berbeda seperti pelayanan pemerintah terhadap masyarakat yang
akan lebih baik, meningkatkan hubungan bisnis dan industri, atau menjadikan
manajemen pemerintahan yang lebih efisien. Keuntungan yang dihasilkan adalah
dapat mengecilkan kecurangan, meningkatkan transparansi, lebih nyaman,
meningkatkan pendapatan, dan mengurangi biaya (Bank Dunia 2009).
Tujuan e-government harus dilihat dalam konteks good governance, yang
merupakan suatu prasyarat untuk dapat bersaing dalam pasar global. Birokrasi
pemerintah harus dapat mempertanggungjawabkan kinerjanya tidak saja kepada
25 atasan langsung, tetapi juga kepada masyarakat. Adapun tujuan implementasi e-
government menurut (Depkominfo 2004) adalah sebagai berikut :
• Meningkatkan mutu layanan publik melalui pemanfaatan teknologi IT dalam
proses penyelenggaraan pemerintahan.
• Terbentuknya kepemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu
menjawab tuntutan perubahan secara efektif.
• Perbaikan organisasi, sistem manajemen, dan proses kerja kepemerintahan.
Sasaran pembangunan yang ingin dicapai oleh pemerintah dalam
implementasi e-government (Depkominfo 2004) adalah :
• Pembentukan jaringan informasi dan transaksi pelayanan publik yang
berkualitas dan terjangkau.
• Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha untuk meningkatkan
dan memperkuat kemampuan perekonomian menghadapi perubahan dan
persaingan perdagangan internasional.
• Pembentukan mekanisme komunikasi antar lembaga pemerintah serta
penyediaan fasilitas bagi partisipasi masyarakat dalam proses
kepemerintahan.
• Pembentukan sistem manajemen dan proses kerja yang transparan dan efisien
serta memperlancar transaksi dan layanan antar lembaga pemerintah.
Meskipun tidak berorientasi laba, lembaga-lembaga pemerintahan perlu
terus meningkatkan layanannya kepada masyarakat sebagai konsumennya.
Dengan berkembangnya teknologi informasi dan telekomunikasi, lembaga-
lembaga pemerintahan dapat menerapkan e-government untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas operasionalnya serta untuk meningkatkan pelayanan
kepada masyarakat (Hendriana 2004).
Konsep pengembangan e-government mempunyai fokus terhadap tiga hal
yaitu pemerintah ke masyarakat (G2C), pemerintah ke bisnis (G2B), dan
pemerintah ke pemerintah (G2G), selain internal lembaga pemerintahan itu sendiri
seperti pemerintah ke pegawai (G2E) (Bank Dunia 2009).
2.7 Internetworking
Internetworking merupakan suatu abstraksi yang kuat dalam pembahasan
kompleksitas dari teknologi komunikasi yang beragam dengan cara
26 menyembunyikan detail setiap perangkat keras jaringan dan menyediakan suatu
lingkungan komunikasi tingkat tinggi (Wiryana 2009). Tujuan utama dari
internetworking adalah interoperabilitas yang maksimun, yaitu memaksimalkan
kemampuan program pada sistem komputer yang berbeda dan sistem jaringan
yang berbeda untuk berkomunikasi secara handal dan efisien. Ini akan menunjang
ketersediaaan informasi pada sistem komputer dan jaringan yang beragam, baik
perangkat lunak, perangkat keras maupun model data dari informasi tersebut.
Pada era teknologi saat ini informasi yang cepat dan mudah didapat sangat
diperlukan sekali. Penggunaan Internet juga didukung oleh saluran komunikasi
yang sudah memadai dimana hampir setiap rumah mempunyai saluran
komunikasi telepon sampai dengan perusahaan yang sudah menggunakan saluran
komunikasi yang khusus. Hal lain yang timbul di Indonesia saat ini adalah mulai
banyaknya Internet Services Provider (penyedia layanan Internet) yang
menyediakan fasilitas Internet kepada para pelanggannya.
2.8 Implementasi Metode Prototipe
Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan pendekatan
prototipe. Prototipe merupakan pembuatan model sistem informasi yang
pengembangannya dilakukan dengan cepat (Marimin et al. 2006). Prototipe
memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem
akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya (McLeod & Schell 2007).
Model ini dimulai dengan pengumpulan kebutuhan dan perbaikan, desain
cepat, pembentukan prototipe, evaluasi pelanggan terhadap prototipe, perbaikan
prototipe dan produk akhir. Pengembang dan pengguna bertemu dan
mendefinisikan obyek keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala
kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar yang merupakan keharusan dan
kemudian dilakukan perancangan lagi secara cepat. Perancangan cepat ini akan
membuat suatu prototipe yang selanjutnya dievaluasi oleh pengguna dan
digunakan untuk kebutuhan pengembangan software. Pada pendekatan ini terjadi
iterasi yaitu pada saat prototipe di kerjakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna,
dan pada saat yang sama pengembang melakukan pemahaman terhadap apa yang
harus dilakukan sehingga prototipe akan lebih baik (Suyanto 2005).
27
McLeod dan Schell (2007) mengemukakan bahwa pengembangan
prototipe terdiri dari 2 jenis. Prototipe jenis I atau yang disebut sebagai prototipe
evolutionary yang akan menjadi suatu sistem operasional. Prototipe jenis II
(requirement prototype) merupakan suatu model yang berfungsi sebagai cetak
biru bagi sistem operasional, dimana pada langkah pertama sampai dengan ketiga
sama seperti untuk prototipe jenis I.
Tahapan yang terdapat pada prototipe jenis I dapat dilihat pada Gambar 5.
Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai. Pada tahap ini analis sistem
mewawancarai pemakai untuk mendapatkan gagasan dari apa yang
diinginkan pemakai terhadap sistem.
2. Mengembangkan prototipe. Analis sistem dapat bekerja sama dengan
spesialis informasi lain, menggunakan satu atau lebih peralatan prototyping
untuk mengembangkan sebuah prototipe.
3. Menentukan apakah prototipe dapat diterima. Analis mendidik pemakai
dalam penggunaan prototipe dan memberikan kesempatan kepada pemakai
untuk membiasakan diri dengan sistem. Pemakai memberikan masukan bagi
analis apakah prototipe memuaskan atau tidak. Jika ya, langkah berikutnya
akan diambil dan jika tidak, prototipe direvisi dengan mengulangi langkah 1
sampai 3 dengan pengertian yang lebih baik mengenai kebutuhan pemakai.
4. Menggunakan prototipe. Prototipe yang akan menjadi sistem operasional.
Penggunaan prototipe dalam pengembangan sistem informasi mempunyai
beberapa keuntungan, diantaranya :
• Menghasilkan syarat yang lebih baik dari produksi yang dihasilkan.
• Pengguna dapat mempertimbangkan sedikit perubahan selama masih dalam
bentuk prototipe.
• Memberikan hasil yang lebih akurat dari pada perkiraan sebelumnya, karena
fungsi yang diinginkan dan kerumitannya sudah diketahui dengan baik.
28
Reaksi awal dari pengguna, diawali dengan menampilkan sebuah prototipe
sistem informasi, kemudian melihat reaksi dari pengguna saat bekerja dengan
prototipe apakah fitur-fitur sistem pada prototipe tersebut sudah sesuai dengan
kebutuhannya. Reaksi tersebut dikumpulkan dalam lembar observasi, wawancara
dan kuesioner.
Pengembangan prototipe jenis II dapat dilihat pada Gambar 6. Tiga
langkah pertama sama seperti untuk prototipe jenis I. langkah-langkah selanjutnya
adalah sebagai berikut :
4. Mengkodekan sistem operasional. Programer menggunakan prototipe sebagai
dasar untuk pengkodean (coding) sistem operasional.
5. Menguji sistem operasional. Programer menguji sistem.
6. Menentukan jika sistem operasional dapat diterima. Pengguna memberikan
masukan pada analis apakah sistem dapat diterima. Jika ya, langkah 7
dilakukan dan jika tidak, langkah 4 dan 5 diulangi.
7. Menggunakan sistem operasional.
Pendekatan ini diikuti jika prototipe tersebut hanya dimaksudkan untuk memiliki
penampilan seperti sistem operasional dan tidak dimaksudkan untuk memuat
semua elemen penting.
Gambar 5 Pengembangan prototipe jenis I (McLeod & Schell 2007).
Mengidentifikasi kebutuhan pemakai
Mengembangkan prototipe
Gunakan Prototipe
Prototipe dapat
diterima?
1.
2.
3.
4.
Ya
Tidak
29
2.9 Alat Pemodelan Proses Bisnis
Proses merupakan sekumpulan aktivitas yang memanfaatkan masukan
untuk diberi nilai tambah sehingga dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Sedangkan bisnis merupakan upaya untuk menghasilkan nilai tertentu dalam
memenuhi kebutuhan. Dari pengertian tersebut proses bisnis merupakan aktivitas
yang merespon kejadian pada organisasi (business event) dan pekerjaan yang
dilakukan oleh suatu sistem untuk mentransformasi sebuah input menjadi output
yang sesuai dengan keinginan pengguna (Wijaya et al. 2009).
Pada pembuatan model proses bisnis, terdapat beberapa alat yang umum
digunakan yaitu Business Process Modelling Notation (BPMN), Integration
Definition for Function Modeling (IDEF), dan Unified Modelling Language
(UML). BPMN merupakan suatu alat yang digunakan untuk pemodelan proses
bisnis yang dikembangkan berbasis flowchart sehingga mudah dipahami (Wijaya
et al. 2009). IDEF merupakan sebuah standar yang dibangun berdasarkan
Structured Analysis and Design Technique (SADT) dan kemudian diadopsi
sebagai Federal Information Processing Standard (FIPS) (Syaiful & Permadi
2005). Sedangkan UML adalah suatu ‘bahasa’ yang menjadi standar dalam
industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem perangkat
lunak (Dharwiyanti & Wahono 2003).
Gambar 6 Pengembangan prototipe jenis II (McLeod & Schell 2007).
Ya
Mengkodekan sistem operasional
Menguji sistem operasional
Menggunakan sistem operasional
Sistem dapat
diterima?
4.
5.
6.
7.
Tidak
30 2.9.1 Business Process Modeling Notation (BPMN)
Business Process Modeling Notation (BPMN) yaitu suatu metodologi baru
yang dikembangkan oleh Business Process Modeling Initiative sebagai suatu
standard baru pada pemodelan proses bisnis. BPMN juga sebagai alat desain pada
sistem yang kompleks berbasis pesan (message-based). Tujuan utama dari BPMN
adalah menyediakan notasi yang mudah digunakan dan bisa dimengerti oleh
semua orang yang terlibat dalam bisnis, yang meliputi bisnis analis yang
memodelkan proses bisnis, pengembang teknik yang membangun sistem yang
melaksanakan bisnis, dan berbagai tingkatan manajemen yang harus dapat
membaca dan memahami proses diagram dengan cepat sehingga dapat membantu
dalam pengambilan keputusan (Rosmala & Falahah 2007).
Notasi BPMN yang baru juga dirancang untuk sifat sistem berbasis
layanan web. BPMN dapat memodelkan pesan kompleks yang dilewatkan
diantara pelaku bisnis atau bagian dari pelaku bisnis, kejadian yang menyebabkan
pesan dilewatkan, dan aturan bisnis yang membatasi kejadian tersebut. BPMN
memungkinkan proses bisnis dipetakan ke bahasa eksekusi bisnis berbasis XML
seperti Business Process Execution Language for Web Service (BPEL4WS) dan
Business Process Modeling Language (BPML). Informasi pada bahasa eksekusi
bisnis ini dapat divisualisasikan dengan notasi umum. Contoh penerapan notasi
BPMN pada sistem berbasis layanan web adalah seperti pada Gambar 7.
Smar
t Sel
lB
idde
r Read Item Description
Item of Interest Found
Contact Seller For Further Information
Read Sellers Feedback
Buy Item NowDeal with Seller?
Contact Seller
Review Seller’s Credentials
No
Yes
No Bid
Verify Bidder Credentials
Close Auction
End of Auction
Item Sold Subject to Payment
Message Flow
Sequence Flow
Pools
Gambar 7 Diagram proses bisnis BPMN (Owen & Jog Raj 2003).
31
Salah satu kelebihan diagram BPMN adalah kemampuan memodelkan
aliran pesan. Diagram bisnis proses tradisional mampu memodelkan aliran proses
secara sekuensial, dari kejadian awal sampai hasil akhir. Dalam lingkungan e-
commerce, tentunya, orang mengirim pesan kepada yang lain sebagai bagian dari
aliran proses. Pesan ini menuntun pada penggambaran dan pemahaman proses
business to business dan business to customer (Rosmala & Falahah 2007).
2.9.2 IDEF
Model IDEF dibuat berdasarkan pada analisis struktur dan teknik
perencanaan SADT yang telah disempurnakan oleh Integrated Computer Aided
Manufacturing (ICAM) tahun 1993. IDEF digunakan untuk mengembangkan
representasi grafis terstruktur dari sebuah sistem atau perusahaan (Syaiful &
Permadi 2005). Model IDEF
1. Input yaitu sesuatu yang ditransformasikan oleh suatu aktivitas.
digambarkan dengan persegi panjang dan empat
jenis arah panah di sekitar persegi panjang. Persegi panjang merupakan fungsi
atau kegiatan yang dijelaskan dalam ungkapan verbal. Anak panah yang masuk
dari sebelah kiri mewakili input, dari kiri ke kanan menggambarkan output, dari
atas ke bawah menunjukan pengawasan (control), dan anak panah bawah adalah
mekanisme (Mechanism) yang mengimplimentasikan suatu dukungan terhadap
aktivitas (Jeong et al. 2009).
IDEF tersusun dari sebuah building blocks, yang terdiri dari 2 macam,
yaitu aktifitas dan ICOM. Aktivitas adalah komponen suatu sistem yang
menjalankan atau melakukan suatu tindakan. Sedangkan ICOM yaitu komponen
suatu sistem yang digunakan oleh suatu aktivitas. ICOM terdiri dari :
2. Control yaitu sesuatu yang menentukan bagaimana suatu aktivitas terjadi
tetapi tidak ditransformasikan.
3. Output yaitu sesuatu yang dihasilkan oleh aktivitas.
4. Mechanism yaitu antara lain orang, fasilitas, dan mesin yang menjalankan
aktivitas (Syaiful & Permadi 2005).
Elemen dari IDEF yaitu suatu persegi panjang (untuk aktifitas kotak
syntax) dan arah anak panah yang didefinisikan. Elemen tersebut digunakan untuk
32 membuat gambar dan gambar tersebut disusun untuk pembentukan model IDEF.
Elemen-elemen tersebut dapat dilihat pada Gambar 8.
Function (Phrase starting with Verb)
Control (noun)
Input (noun) Output (noun)
Mechanism (noun)
Gambar 8 Notasi pada model IDEF (Jeong, et al. 2009).
Dalam model IDEF ada tiga elemen utama yaitu konsep, bahasa, dan
pragmatik. Konsep dasar terdiri dari tujuh langkah yang harus diikuti yaitu (1)
harus secara tepat menggambarkan kawasan masalah, yaitu suatu model grafik
dari sistem harus dikembangkan sehingga elemen-elemen sistem tersebut serta
interaksi-interaksinya dapat didefenisikan, didokumentasikan, dibahas, dan
dianalisis secara efektif; (2) model harus memiliki suatu struktur atas bawah,
modular dan hirarki. Model harus menggambarkan atas bawah sistem melalui
pendefinisian elemen-elemen sistem modular yang berintegrasi untuk membentuk
suatu hirarki; (3) model harus memisahkan fungsi dari rancangan sistem. Fungsi
dasar dapat diubah dan rencana baru dapat dibuat untuk keperluan fungsi yang
baru tersebut; (4) model harus mencerminkan objek atau tindakan-tindakan dan
kasus yang terjadi, yaitu kaedah pemodelan harus mampu menggambarkan
seluruh bentuk proses dan kasus-kasus yang terjadi; (5) bentuk model harus
grafik. Bentuk model harus tercatat dalam grafik bukan matematik ataupun teks
yang dapat berkomunikasi secara ringkas dan tepat yang mencerminkan fungsi-
fungsi nyata serta proses; (6) model harus produk bagi kelompok kerja yang
disiplin dan terkoordinasi serta sesuai untuk membangunkan sebuah model dan
untuk mendapatkan persetujuan bersama; (7) model harus menampilkan seluruh
informasi dalam teks (Rita et al. 2010).
33
Bahasa ditulis dalam bentuk simbol dan kotak, serta panah grafik dalam
bentuk skema yang terstruktur guna menghasilkan model IDEF. Bahasa
digunakan untuk menuangkan maksud para penganalisa, pembaca, dan pekerja.
Pragmatik IDEF
2.9.3 Unified Modeling Language (UML)
menyiapkan cadangan bagi pengguna IDEF. Dalam banyak hal,
pragmatik begitu dekat dengan konsep dan bahasa dimana hal tersebut tidak dapat
dipisahkan, sehingga dengan pragmatik pengguna dapat menggunakan model
IDEF.
Unified Modeling Language (UML) adalah alat bantu (tool) untuk
pemodelan sistem, “UML adalah bahasa yang dapat digunakan untuk spesifikasi,
visualisasi, dan dokumentasi sistem object-oriented software pada fase
pengembangan. UML merupakan unifikasi dari metode Booch, Object Modelling
Technique (OMT), dan notasi objectory, serta ide-ide terbaik metodologi lainnya
seperti terlihat pada Gambar 9. Dengan menyatukan notasi metode-metode objek
oriented tersebut, UML merupakan standar dasar dalam bidang analisis dan desain
berorientasi-objek. (Nurokhim & Rohmah 2002).
UML
RumbaughJacobson
MeyerPre-and Post-
conditions
HarelState charts
Wirfs-BrockResponsibilities
FusionOperation descriptions, message numbering
EmblySingleton classes
Gamma et al.Frameworks, patterns, notes
Shlaer-MellorObject life cycles
OdellClassification
Booch
Gambar 9 Unifikasi berbagai metode pengembangan objek ke dalam UML (Quatrani 1999).
Menurut Dharwiyanti dan Wahono (2003) konsep dasar dari UML adalah
mendefinisikan beberapa diagram. Diagram tersebut antara lain use case diagram,
34 class diagram, statechart diagram, acvtivity diagram, sequence diagram,
collaboration diagram, component diagram, dan deployment diagram.
Use case diagram, yaitu menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan
dari sebuah sistem. Suatu use case merepresentasikan sebuah interaksi antara
aktor dengan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, diantaranya
adalah login ke sistem, dan membuat sebuah daftar belanja. Seorang/sebuah aktor
adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk
melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Use case diagram dapat membantu
untuk menyusun kebutuhan (requirement) sebuah sistem, mengkomunikasikan
rancangan dengan klien, dan merancang test case untuk semua feature yang ada
pada sistem.
Class diagram, yaitu suatu diagram yang menggambarkan struktur dan
deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu dan yang lainnya seperti
containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Class mempunyai tiga area pokok
yaitu nama class, atribut, dan metoda.
Atribut dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut :
- Private, tidak dapat dipanggil dari luar class yang bersangkutan.
- Protected, hanya dapat dipanggil oleh class yang bersangkutan dan anak-
anak yang mewarisinya.
- Public, dapat dipanggil oleh siapa saja.
Statechart diagram, menggambarkan transisi dan perubahan keadaan (dari
satu state ke state yang lain) suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli
yang diterima. Pada umumnya statechart diagram menggambarkan class tertentu
(satu class dapat memiliki lebih dari satu statechart diagram).
Activity diagram, menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem
yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang
mungkin terjadi, dan bagaimana aktivitas berakhir. Activity diagram juga dapat
menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state
adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state
sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak
menggambarkan perilaku internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem)
35 secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas
dari level atas secara umum. Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh satu use
case atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use
case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan
aktivitas.
Sequence diagram, menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di
sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang
digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atas dimensi vertikal
(waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram
biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah
yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output
tertentu. Diawali dari apa yang menjadi trigger aktivitas tersebut, proses dan
perubahan apa saja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan.
Masing-masing objek, termasuk aktor, memiliki lifeline vertikal. Message
digambarkan sebagai garis berpanah dari satu objek ke objek lainnya. Pada fase
desain berikutnya, message akan dipetakan menjadi operasi/metoda dari class.
Activation bar menunjukkan lamanya eksekusi sebuah proses, biasanya diawali
dengan diterimanya sebuah message.
Collaboration diagram, merupakan salah satu cara untuk menggambarkan
skenario dari sistem yang akan dirancang. Diagram ini juga menggambarkan
interaksi antar objek seperti sequence diagram, tetapi lebih menekankan pada
peran masing-masing objek dan bukan pada waktu penyampaian message. Setiap
message memiliki sequence number. Messages dari level yang sama memiliki
prefiks yang sama.
Component diagram, menggambarkan struktur dan hubungan antar
komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) di antaranya.
Komponen piranti lunak adalah modul berisi code, baik berisi source code
maupun binary code, baik library maupun executable, baik yang muncul pada
compile time, link time, maupun run time. Umumnya komponen terbentuk dari
beberapa class dan/atau package, tapi dapat juga dari komponen-komponen yang
lebih kecil. Komponen dapat juga berupa interface, yaitu kumpulan layanan yang
disediakan sebuah komponen untuk komponen lain.
36
Deployment diagram, menggambarkan detail bagaimana komponen
didistribusikan dalam infrastruktur sistem (di mana komponen akan terletak pada
mesin, server atau piranti keras apa). Kemudian menunjukkan bagaimana
kemampuan jaringan pada lokasi tersebut, spesifikasi server, dan hal-hal lain yang
bersifat fisikal. Sebuah node adalah server, workstation, atau piranti keras lain
yang digunakan untuk mendistribusikan komponen dalam lingkungan sebenarnya.
Hubungan antar node (misalnya TCP/IP) dan requirement dapat juga
didefinisikan dalam diagram ini.
2.10 Pengukuran Hasil
Framework merupakan sebuah bagian penting dalam pendesainan EA, oleh
sebab itu diperlukan suatu kriteria untuk pengukuran framework tersebut.
Demikian juga dalam mendesain suatu sistem harus memiliki rancangan sistem
yang teruji. Menurut Setiawan (2009a) kriteria yang seharusnya dimiliki oleh
suatu framework adalah sebagai berikut:
a. Reasoned.
Merupakan framework yang masuk akal yang dapat memungkinkan pembuatan
arsitektur yang bersifat deterministik ketika terjadi perubahan batasan dalam
mendesain suatu sistem. Framework juga harus tetap menjaga integritasnya
walalupun menghadapi perubahan bisnis dan teknologi serta demand yang tak
terduga.
b. Cohesive.
Framework yang kohesif memiliki sekumpulan perilaku yang akan seimbang
dalam cara pandang dan cakupannya.
c. Adaptable.
Framework haruslah bisa beradaptasi terhadap perubahan yang mungkin sangat
sering terjadi dalam organisasi.
d. Vendor-independent.
Framework haruslah tidak tergantung pada vendor tertentu untuk benar-benar
memaksimalkan manfaat bagi organisasi.
e. Technology-independent.
Framework tidak harus tergantung pada suatu teknologi tertentu, namun harus
dapat disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
37 f. Domain-neutral.
Adalah atribut penting bagi framework agar memiliki peranan dalam
pemeliharaan tujuan organisasi. Framework harus mudah dimengerti oleh semua
user agar tujuan organisasi dapat tercapai dan terpelihara.
g. Scalable.
Framework haruslah beroperasi secara efektif pada level departemen, unit bisnis,
pemerintahan dan level korporat tanpa kehilangan fokus dan kemampuan untuk
dapat diaplikasikan.
38
39
III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Kerangka Permasalahan
Dukungan SIMPEG yang berkualitas bagi Badan Litbang Pertanian
merupakan suatu keharusan agar mampu menghasilkan informasi yang
bermanfaat bagi stakeholder. Kondisi saat ini mengharuskan Badan Litbang
Pertanian untuk mengembangkan dan meningkatkan kualitas SIMPEG melalui
perancangan arsitektur SIMPEG yang lebih baik.
Tahun 2007 pengembangan SIMPEG dilakukan dengan teknologi intranet.
Namun dalam pelaksanaannya masih banyak kendala karena yang masuk dalam
jaringan intranet hanya instansi yang berada di wilayah Jakarta yaitu di Ragunan
dan Pasarminggu, sedangkan untuk instansi di daerah (UPT) atau yang berada di
sekitar Jakarta (Bogor, Serpong, Sukamandi) belum dapat dijangkau oleh intranet.
Kemudian teknologi ini masih banyak kendala yang perlu diperbaiki seperti dalam
mengkonversi dari SIMPEG versi Windows ke intranet tidak bisa dilakukan untuk
semua data dalam satu operasi, namun harus satu per satu setiap pegawai di
konversi.
Sampai saat ini SIMPEG versi Windows masih tetap diterapkan di seluruh
unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian namun berjalan lambat. Banyak
keluaran SIMPEG yang belum maksimal dimanfaatkan oleh pimpinan dalam
pengambilan keputusan karena ada beberapa informasi yang diinginkan oleh
pimpinan namun tidak terpenuhi oleh SIMPEG atau belum memenuhi kebutuhan
pengguna. Keterlambatan juga dikarenakan terdapatnya UK dan UPT di daerah
sehingga pengiriman data SIMPEG tidak sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan.
3.1.1 Permasalahan SIMPEG
Pengembangan SIMPEG perlu ditindak lanjuti dengan upaya pemeliharaan
database, peningkatan software SIMPEG, dan evaluasi kinerja SIMPEG, serta
pemanfaatan SIMPEG dalam menunjang perumusan kebijakan manajemen di
lingkungan Badan Litbang Pertanian. Pemeliharaan database dapat dilakukan
dengan pemutakhiran dan validasi data. Peningkatan software SIMPEG harus
40 disesuaikan dengan sistem yang ada, kebutuhan pengguna, dan perkembangan
teknologi yang semakin cepat perubahannya serta evaluasi kinerja SIMPEG.
Upaya pengembangan SIMPEG di Badan Litbang Pertanian masih
menghadapi beberapa kendala dan permasalahan, diantaranya :
- Aplikasi SIMPEG yang digunakan masih dilakukan dengan desktop atau
stand alone sehingga tidak aman jika terjadi perubahan organisasi di Badan
Litbang Pertanian.
- Adanya data di setiap simpul pengelola kepegawaian (unit kerja/UPT)
sehingga jika dibutuhkan di tingkat pusat akan berjalan lambat. Selain itu
juga akan menimbulkan adanya redudancy dan inkonsistensi data.
- Masih terasa sulit dalam menelusuri informasi tentang status berkas proses
pengusulan administrasi pegawai seperti proses kenaikan pangkat,
pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali (Priyono & Harun 2003).
Sementara petugas pengelola kepegawaian atau pegawai yang bersangkutan
mengalami kesulitan dalam memantau proses tersebut.
- Sulitnya menentukan pegawai yang akan mendapat pendidikan dan pelatihan
untuk mendukung kinerja Badan Litbang Pertanian. Selama ini proses usulan
dilakukan secara manual dengan mengirimkan data pegawai yang diusulkan
dari unit kerja/UPT ke kantor pusat Badan Litbang Pertanian sehingga
memakan waktu yang cukup lama.
3.2 Kerangka Penelitian
Dalam mengembangkan sistem informasi, keseluruhan proses yang dilalui
harus melalui beberapa tahapan. Tahapan tersebut meliputi perencanaan sistem
yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, analisis sistem, perancangan sistem,
implementasi sistem, dan pemeliharaan sistem. Keluaran dari perencanaan sistem
dihasilkan persyaratan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Analisis dan
perancangan sistem menghasilkan spesifikasi perancangan logik dan teknis.dari
implementasi sistem dihasilkan perangkat lunak yang dapat digunakan, serta dari
pemeliharaan sistem dihasilkan aplikasi yang sudah teruji dan siap
dioperasionalkan (Priyono & Harun 2003).
Pada penelitian ini, langkah yang dilakukan berdasarkan kerangka penelitian
yang dapat dilihat dalam bentuk diagram alir pada Gambar 10 berikut ini :
41
3. 3 Prosedur Penelitian
Berdasarkan langkah-langkah penelitian pada Gambar 10, maka tahapan
penelitian yang dilakukan pada setiap langkah adalah :
3.3.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah
Tahapan ini dilakukan untuk mendapatkan pemahaman komprehensif
tentang kerangka kerja TOGAF, konsep dan tahapan pengembangan sistem
informasi, pengetahuan dalam e-government serta pembuatan cetak biru e-
Ya
Selesai
Mulai
Studi Pustaka dan perumusan masalah Struktur organisasi, peraturan kepegawaian
Pengumpulan Data Proses pengelolaan kepegawaian, dukungan SIM dan SDM yang ada
Investigasi Sistem Studi kelayakan organisasi, teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan netware), operasional, dan identifikasi kebutuhan user
Analisis dan Rancangan konseptual SIMPEG (mengadopsi metode TOGAF)
Evaluasi hasil
Alur Proses
Business Architecture
Information System Architecture Technology Architecture
Tidak
Data Architecture
Application Architecture
Implementasi (prototipe)
Prototipe Sesuai?
Architecture vision
Gambar 10 Langkah-langkah penelitian.
42 government yang berkaitan dengan pelayanan prima administrasi kepegawaian.
Selain itu juga untuk mengetahui struktur dan profil organisasi Badan Litbang
Pertanian serta memahami proses pengelolaan kepegawaian sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
3.3.2 Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan :
a. Pengamatan langsung atau observasi terhadap organisasi yang terkait dengan
mempelajari dokumentasi, tujuan dan struktur organisasi, proses bisnis dan
kebijakan teknologi informasi yang telah ada pada instansi Badan Litbang
Pertanian.
b. Wawancara dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan penelitian.
c. Melakukan survei terhadap organisasi terkait yang bertujuan untuk
memperoleh gambaran umum tentang obyek yang diteliti, menjelaskan
hubungan dari beberapa variabel, menguji hipotesis untuk memperkuat atau
menolak teori dan membuat prediksi.
d. Kuesioner, yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan menggunakan
alat bantu berupa daftar pertanyaan kepada pihak-pihak terkait dari instansi
yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
3.3.3 Investigasi Sistem
Agar SIM yang akan dikembangkan dapat berjalan dan berfungsi dengan
baik, maka dilakukan investigasi sistem yang mencakup aspek organisasi, teknis,
operasional, ekonomi, dan kebutuhan pengguna. Tahapan ini bertujuan untuk
memperoleh gambaran dari permasalahan, penyebabnya, dan tujuan serta ruang
lingkup pengembangan sistem. Hasil investigasi sistem berupa suatu studi
kelayakan yang berfungsi sebagai arahan dan bahan pertimbangan dalam
mengembangkan sistem yang baru.
3.3.4 Analisis dan Rancangan Konseptual SIMPEG
Analisis dan rancangan sistem bertujuan untuk memperoleh gambaran
logika dari sistem yang diinginkan secara detail, dan lebih menjelaskan kepada
pengguna bagaimana fungsi-fungsi pada sistem informasi secara logika akan
bekerja. Dalam hal ini, sistem baru yang dikehendaki dapat membantu manajemen
dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan administrasi SDM.
43
Tahap analisis dan rancangan konseptual ini mengadopsi metode TOGAF.
Analisis ini merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan oleh TOGAF,
dimana tahapannya terdiri dari 1 (satu) tahap persiapan dan 8 (delapan) tahapan
secara siklus. Pada penelitian ini akan dilakukan analisis terhadap 4 (empat)
tahapan yaitu architecture vision, business architecture, information system
architecture yang meliputi data architecture dan application architecture, serta
technology architecture. Sedangkan tahapan selanjutnya (opportunities and
solutions, migration planning, implementation governance, dan architecture
change management) tidak dilakukan karena dalam penelitian ini implementasi
sistem yang akan dilakukan dengan menggunakan model prototipe sehingga
belum dapat diketahui apakah akan dilakukan migrasi aplikasi atau tidak.
Kemudian apakah akan diimplementasikan di organisasi terkait atau tidak, dan
apakah akan ada perubahan system manajemen atau tidak.
a. Architecture vision
Pada tahapan ini mendefinisikan ruang lingkup dan visi misi organisasi serta
memetakan semua strategi yang akan dilakukan. Tahapan ini juga menentukan
kebutuhan untuk perancangan sistem informasi seperti pendefinisian visi dan misi,
tujuan organisasi, sasaran organisasi, dan proses bisnis organisasi. Inputan pada
tahap ini berupa adanya permintaan untuk pembuatan arsitektur, prinsip arsitektur
dan enterprise continuum. Sedangkan keluaran pada tahap ini adalah adanya
pernyataan persetujuan pengerjaan arsitektur yang meliputi scope dan constrain
serta rencana pengerjaan arsitektur, prinsip arsitektur termasuk prinsip bisnis dan
architecture vision.
b. Business Architecture
Dalam tahap ini melakukan pendefinisian kondisi awal arsitektur bisnis.
Selanjutnya menentukan model atau aktivitas bisnis yang diinginkan sesuai
dengan skenario bisnis. Analisis dilakukan pada proses bisnis yang terdapat pada
organisasi khususnya bidang SDM.
Fungsi dari tahap ini adalah untuk mengetahui kondisi aktivitas yang
dilakukan oleh organisasi dalam mengelola SDM. Dengan mengetahui proses
bisnis organisasi maka dapat digunakan sebagai bahan rancangan dalam membuat
sistem baru.
44
Tujuan pada tahap ini adalah untuk memilih pandangan terhadap arsitektur
yang sesuai dengan proses bisnis dan memilih teknik serta tools yang sesuai dan
tepat. Kemudian untuk mendeskripsikan arsitektur bisnis eksisting dan target
pengembangannya serta analisis gap antara keduanya.
Pada tahap ini tools dan metode yang dapat digunakan untuk membangun
model yang diperlukan adalah seperti Business Process Modeling Notation
(BPMN), Integration Definition for Function Modeling (IDEF), dan Unified
Modeling Language (UML).
Dalam penelitian ini, penulis akan menggunakan UML sebagai tools dan
metode karena UML merupakan suatu bahasa yang dapat digunakan dalam
pembuatan model untuk semua jenis aplikasi perangkat lunak. Dimana aplikasi
perangkat lunak tersebut dapat dioperasikan pada berbagai jenis perangkat keras,
sistem operasi, dan jaringan apapun, serta dapat ditulis dalam berbagai bahasa
pemrograman.
c. Information System Architecture
Pada tahap ini lebih menekankan pada bagaimana arsitektur sistem
informasi dikembangkan. Pendefinisian arsitektur sistem informasi dalam tahap
ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh
organisasi.
Arsitektur data lebih fokus pada bagaimana data digunakan untuk keperluan
fungsi bisnis, proses, dan layanan. Teknik yang dapat digunakan dalam membuat
arsitektur data adalah dengan ER-Diagram, Class Diagram, dan Object Diagram.
Arsitektur data dibuat melalui identifikasi entitas fungsi bisnis dan entitas
organisasi. Hasil identifikasi dipetakan ke dalam diagram kelas (class diagram)
atau dengan menggunakan matrik fungsional data sehingga tergambar hubungan
proses bisnis dengan entitas data. Tujuan pada arsitektur data misalkan untuk
menentukan tipe dan sumber data yang diperlukan untuk mendukung binis dengan
cara yang dimengerti oleh stakeholder. Sedangkan pada arsitektur aplikasi lebih
difokuskan pada bagaimana kebutuhan aplikasi yang akan direncanakan.
d. Technology Architecture
Tahapan arsitektur teknologi dilakukan untuk memfokuskan pada
pembangunan arsitektur teknologi yang dibutuhkan. Tahapan ini dimulai dari
45 penentuan jenis kandidat teknologi yang dibutuhkan yang meliputi perangkat
lunak dan perangkat keras. Pada tahap ini juga dilakukan pertimbangan beberapa
alternatif yang dibutuhkan dalam pemilihan teknologi.
Teknik yang akan digunakan adalah dengan mengidentifikasi prinsip
platform teknologi. Prinsip platform tersebut terdiri dari 7 (tujuh) area yang
meliputi sistem operasi, manajemen data, aplikasi, perangkat keras, komunikasi,
komputasi pemakai, dan keamanan. Teknik ini dapat memberikan gambaran
tentang jaringan yang terdapat pada suatu organisasi.
3.3.5 Implementasi dengan metode prototipe
Dalam pengembangan sistem dilakukan implementasi hasil dari rancang
bangun sistem. Pada penelitian ini akan dilakukan implementasi dengan
menggunakan metode prototipe jenis I. Model ini dimulai dengan
mengidentifikasi kebutuhan, mengembangkan prototipe, evaluasi pengguna
apakah prototipe dapat diterima atau tidak, dan terakhir penggunaan prototipe.
Dalam membuat rancangan prototipe sistem tersebut, penulis akan
menggunakan pengembangan aplikasi yang berbasis object oriented, yaitu UML.
UML akan digunakan sebagai tools dan metode karena UML merupakan suatu
bahasa yang dapat digunakan dalam pembuatan model untuk semua jenis aplikasi
perangkat lunak. Disamping itu, pendekatan pengembangan aplikasi ini lebih
scalable dimana obyek lebih mudah dipakai untuk menggambarkan sistem yang
lebih besar dan komplek. Selain itu juga UML merupakan alat dan metode
pemodelan yang dinamis (dynamic modeling).
3.3.6 Evaluasi Hasil
Hasil analisis dan rancangan konseptual sistem selanjutnya dievaluasi atau
diujikan dengan menggunakan kriteria reasoned, cohesive, adaptable, vendor-
independent, technology-independent, domain-neutral, dan scalable. Tahap ini
dilakukan untuk memperoleh konsep atau cetak biru dari suatu sistem yang baik
sehingga dapat diaplikasikan di tempat yang berbeda. Apabila hasil evaluasi
belum sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka akan dilakukan ulang yang
dimulai dari proses pengumpulan data. Namun apabila hasil rancangan sudah
sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka proses selesai. Sedangkan pengujian
fungsional sistem terhadap prototipe dilakukan dengan menggunakan black-box
46 testing dan kuesioner yang dibagikan kepada pengguna. Test case ini untuk
menunjukkan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasinya. Input dan output
apakah sudah sesuai yang diharapkan dan informasi yang tersimpan apakah selalu
dijaga kemutakhirannya.
Pengukuran percepatan layanan informasi kepegawaian dalam penelitian ini
dilakukan dengan menggunakan kuesioner. Pengisian kuesioner dilakukan 2 (dua)
tahap. Tahap pertama dilakukan pembagian kuesioner kepada pengguna untuk
memperoleh informasi kebutuhan pengguna dan lamanya proses administrasi
kepegawaian yang sedang berjalan (saat ini). Tahap kedua akan dilakukan
pengukuran hasil penelitian dengan membagikan kuesioner kepada pengguna.
Kuesioner tahap 2 ini dilakukan untuk memperoleh informasi lamanya waktu
dalam memproses usulan kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja
kembali, dan tugas belajar setelah diujicobakan Simpeg online dimaksud kepada
pengguna.
Pegukuran juga dilakukan untuk pengujian terhadap rancangan dan analisis
sistem. Pengujian ini bertujuan untuk memperoleh apakah metode yang digunakan
dalam penelitian ini sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau tidak.
Disamping itu juga untuk memperoleh kehandalan dari metode yang digunakan
dalam sistem ini.
3.4 Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian ini dimulai dari bulan April sampai Desember 2010. Penelitian ini
dilaksanakan di Badan Litbang Pertanian serta UK dan UPT di 7 (tujuh) provinsi
yaitu Riau (BPTP Riau), Jawa Barat (Balai Penelitian Tanaman Sayuran dan
BPTP Jawa Barat), Jawa Tengah (BPTP Jawa Tengah), Jawa Timur (BPTP Jawa
Timur, Balai Penelitian Tanaman Serat, Balai Penelitian Tanaman Kacang-
kacangan dan Umbi-umbian), Sulawesi Selatan (Balai Penelitian Tanaman
Serealia dan BPTP Sulawesi Selatan), Sulawesi Utara (Balai Penelitian Tanaman
Kelapa dan Palma Lain, BPTP Sulawesi Utara), dan Bali (BPTP Bali). Selain itu
proses pengolahan, analisa, dan pembuatan laporan penelitian ini dilakukan di Lab
Software Engenering and Information System (SEIS), Kampus Darmaga dan lab
pascasarjana ilmu komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan, Institut
Pertanian Bogor, Kampus Baranangsiang.
47
IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah
Pemahaman terhadap suatu konsep dan tahapan pengembangan sistem
informasi merupakan suatu hal yang sangat penting karena tahap ini dilakukan
untuk mempersiapkan kegiatan pembuatan arsitektur dalam rancang bangun
SIMPEG di Badan Litbang Pertanian. Begitu juga dengan kerangka kerja yang
akan digunakan harus dapat memenuhi kebutuhan sistem yang akan
dikembangkan. Untuk mengetahui permasalahan maka perlu dilakukan
pengkajian dan pemahaman terhadap struktur dan profil organisasi serta aturan-
aturan yang menjadi rujukan Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan
kepegawaian.
4.1.1 Profil Organisasi
Keberhasilan dalam penelitian dan pengembangan pertanian merupakan
bagian dari keberhasilan dalam pengembangan dan pemanfaatan sumberdaya
yang ada. Demikian pula organisasi Badan Litbang Pertanian disempurnakan
sesuai dengan perubahan dan tuntutan yang ada.
Fakta memperlihatkan bahwa perubahan organisasi dan kelembagaan
penelitian pertanian secara langsung terkait dengan perubahan susunan kabinet
dan organisasi departemen terkait. Setelah jawatan penyelidikan Departemen
Pertanian dihapus pada tahun 1962, lembaga-lembaga penelitian pertanian
dikoordinasikan oleh masing-masing Direktorat pada setiap Departemen.
Pada tahun 1967 terjadi reorganisasi lembaga-lembaga penelitian
pertanian yang berada di bawah Direktorat Jenderal Pertanian (Tanaman Pangan)
dan Direktorat Jenderal Perkebunan, Departemen Pertanian. Pada kabinet
Ampera semua lembaga penelitian di bawah Direktorat Jenderal Pertanian
difusikan menjadi Lembaga Pusat Penelitian Pertanian (LP3), sedangkan
lembaga-lembaga penelitian di bawah Direktorat Jenderal Perkebunan Rakyat
difusikan menjadi Lembaga Penelitian Tanaman Industri (LPTI). Menyusul
terbentuknya Kabinet Pembangunan I, terjadi reorganisasi lagi pada Departemen
Pertanian, atas dasar Keppres No.15/1969 unit-unit pelaksana penelitian pertanian
berjumlah 19 unit.
48
Berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres) No. 44 dan 45 tahun 1974
dibentuk Badan Litbang Pertanian sebagai unit eselon I di Departemen Pertanian.
Seiring dengan waktu, pada tahun 2005 Badan Litbang Pertanian mengalami
evolusi organisasi dan kelembagaan. Berdasarkan Peraturan Presiden RI No. 9
dan 10 Tahun 2005 yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Menteri Pertanian No.
299/Kpts/OT.140/7/2005, Badan Litbang Pertanian terdiri dari satu Sekretariat
Badan dan empat pusat penelitian dan pengembangan (Puslitbang). Disamping
itu, melalui Permentan No. 328/Kpts/OT.220/6/2005, Badan Litbang Pertanian
membina Pusat Analisis Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian. Kemudian
dengan terbitnya Permentan No. 329/Kpts/OT.220/6/2005, Pusat Perpustakaan
dan Penyebaran Teknologi Pertanian dibina sepenuhnya oleh Badan Litbang
Pertanian.
Selanjutnya berdasarkan Permentan No. 300/Kpts/OT.140/7/2005 telah
dibentuk pula Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Sumberdaya Lahan
Pertanian (BBSDLP) sebagai perubahan dari Puslitbang Tanah dan Agroklimat.
BBSDLP ini mengkoordinasikan kegiatan litbang yang bersifat lintas sumberdaya
di bidang tanah, agroklimat dan hidrologi, lahan rawa, serta pencemaran
lingkungan. Sedangkan Balai Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian
berubah menjadi Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian
(BBP2TP) berdasarkan Permentan No. 301/Kpts/OT.140/7/2005. Tugas dari
BBP2TP adalah mengkoordinasikan kegiatan pengkajian dan pengembangan
teknologi pertanian yang bersifat spesifik lokasi di 28 UPT (BPTP).
Tahun 2006 Badan Litbang Pertanian melakukan penataan organisasi UPT
yang meliputi peningkatan status eselon dari eselon III-a menjadi eselon II-b. UPT
yang mengalami perubahan eselon adalah Balai Besar Penelitian Tanaman Padi
dan Balai Besar Penelitian Veteriner. Sedangkan peningkatan status eselon IV-a
menjadi eselon III-a adalah Balai Penelitian Tanaman Jeruk dan Buah Subtropik,
Balai Penelitian Tanaman Rempah dan Aneka Tanaman Industri, dan Balai
Penelitian Lingkungan Pertanian.
Disamping itu, pada tahun 2006 juga terjadi perubahan nomenklatur pada
beberapa UPT serta pembentukan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP)
Gorontalo dan Maluku Utara. Selanjutnya pada tahun 2007 terjadi penambahan
49 dua UPT eselon III yaitu Balai Pengelola Alih Teknologi Pertanian (Balai PATP)
dan BPTP Papua Barat.
Hingga tahun 2008, organisasi Badan Litbang Pertanian terdiri dari
Sekretariat Badan, 4 Puslitbang, 7 Balai Besar, 15 Balai Penelitian, 1 Balai PATP,
31 Balai Pengkajian, dan 3 Loka Penelitian. Struktur organisasi Badan Litbang
Pertanian tahun 2008 terlihat pada Gambar 11.
Puslitbangtan
Puslitbanghorti
Puslitbangbun
Puslitbangnak
PSEKP
PUSTAKA
LRPI
Badan Litbang Pertanian
Sekretariat
Badan
BBSDLP
Balai Besar Pengkajian
BBP Mektan
BB Biogen
BB Pascapanen
BB Padi
Balitkabi
Balit Sereal
Lolit Tungro
Balitsa
Balitbu Tropika
Balithi
Balit Jestro
Balittro
Balittas
Balitka
Balittri
BBalitvet
Balitnak
Lolit Sapi
Lolit Kambing
Balittra
Balit Tanah
Balitklimat
Balingtan
31 BPTP
Puslit Karet
Puslit Kopi dan Kakau
Puslit Gula
Puslit Teh dan Kina
Puslit Kelapa Sawit
Balai PATP
Gambar 11 Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009).
Keterangan Gambar 11 :
• Garis solid ( ) menunjukkan bahwa pengelolaan institusi yang terkait,
dilakukan secara penuh dan menyeluruh.
• Garis putus-putus (----) merupakan garis koordinasi yang menunjukkan
pengelolaan institusi yang terkait tidak dilakukan secara penuh. Dana yang
50
dianggarkan pada institusi dimaksud bersumber pada anggaran Badan Litbang
Pertanian, namun pengelolaan administrasi dilakukan pada organisasi
induknya yang berada di luar Badan Litbang Pertanian atau eselon I yang lain.
• Kepanjangan nama unit kerja dapat dilihat pada Lampiran 1.
4.1.2 Peraturan Pengelolaan Kepegawaian
Dalam memahami proses bisnis dan permasalahan yang terdapat pada
pengelolaan kepegawaian Badan Litbang Pertanian, maka perlu dilakukan
pembelajaran terhadap literatur dan aturan-aturan yang ada. Peraturan yang
digunakan dalam pengelolaan kepegawaian di Badan Litbang Pertanian mengacu
pada peraturan pemerintah (PP) Republik Indonesia, keputusan presiden (kepres),
instruksi presiden (inpres), peraturan kepala lembaga terkait, peraturan menteri
pertanian, keputusan lembaga terkait, dan keputusan kepala Badan Litbang
Pertanian. Adapun peraturan yang berkaitan dengan penelitian ini adalah :
1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2002 tentang
Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang
Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil (PNS).
2. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang
Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government.
3. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Nomor
06/E/2009 menjelaskan tentang petunjuk teknis jabatan fungsional peneliti
yang termasuk didalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan
fungsional peneliti.
4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 13 Tahun 2003
tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun
2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian
Pegawai Negeri Sipil.
5. Peraturan bersama Menteri Pertanian Nomor 54/Permentan/OT.210/11/2008
dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 23 A Tahun 2008 mengatur
tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional penyuluh pertanian dan
angka kreditnya yang termasuk di dalamnya membahas pembebasan
sementara dari jabatan fungsional penyuluh pertanian.
51 6. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 236/Kpts/OT.210/4/2003 tentang Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian di Departemen Pertanian.
7. Pembebasan sementara jabatan fungsional teknisi litkayasa dijelaskan dalam
keputusan kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor
147/Kp/BPPT/V/2007 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional teknisi
penelitian dan perekayasaan (litkayasa) dan angka kreditnya.
8. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
132/KEP/M.PAN/12/2002 dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan
Nasional RI Nomor 23 Tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara
Nomor 21 Tahun 2003 membahas tentang jabatan fungsional pustakawan dan
angka kreditnya.
9. Keputusan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Nomor
17.1/Kpts/KP.410/J/1/2007 tentang petunjuk pelaksanaan program tugas
belajar jangka panjang Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian.
10. Rencana Strategis Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Tahun
2009-2014.
11. Pedoman ringkas administrasi jabatan fungsional peneliti Badan Litbang
Pertanian Tahun 2007.
Berdasarkan struktur dan profil Badan Litbang Pertanian serta aturan
kepegawaian, maka saat ini proses administrasi kepegawaian dilakukan secara
manual dan berjenjang. Pengusulan dilakukan mulai dari pegawai yang
bersangkutan ke pengelola kepegawaian di UPT masing-masing. Selanjutnya
usulan dan berkas dikirim secara berjenjang ke unit eselon II, eselon I (Badan
Litbang Pertanian), kementerian pertanian, Badan Kepegawaian Negara (BKN),
dan sampai ke Sekretaris Negara (Setneg). Proses seperti ini dapat memakan
waktu yang cukup lama, oleh sebab itu perlu dilakukan pengembangan sistem
yang mudah, cepat, tepat, dan transparan.
Pengelolaan SDM secara komputerisasi merupakan suatu hal yang mutlak
diperlukan di Badan Litbang Pertanian untuk menjamin terselenggaranya proses
administrasi kepegawaian yang baik. Pengembangan Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan
52 pengguna. Untuk menghasilkan sistem komputerisasi yang mudah, cepat, tepat,
dan transparan maka harus dikembangkan SIMPEG online berbasis web.
4.2 Pengumpulan Data
Untuk memperoleh gambaran pengelolaan proses kepegawaian dan
kebijakan teknologi informasi yang digunakan dalam mendukung proses
administrasi kepegawaian maka perlu dilakukan pengumpulan data. Pengumpulan
data dilakukan dengan metode wawancara, observasi, survei, dan kuesioner. Hasil
wawancara dapat dilihat pada Lampiran 2. Observasi dan survei dilakukan untuk
mendapat gambaran tentang bagaimana proses pengelolaan kepegawaian yang
sedang berjalan saat ini dan mengetahui obyek yang diteliti secara umum.
Pendistribusian kuesioner ditujukan untuk pengelola kepegawaian dan
tenaga fungsional peneliti. Pengisian kuesioner dimaksudkan untuk memperoleh
informasi yang berkaitan dengan proses bisnis kenaikan pangkat (KP) pegawai,
pembebasan sementara, aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional, dan usulan
tugas belajar yang ada pada saat ini. Selain itu, kuesioner ini untuk mengetahui
sistem informasi dan teknologi informasi yang tersedia. Pengelola kepegawaian
merupakan salah satu responden yang dapat merepresentasikan sebagai pengguna
sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) yang akan dikembangkan
dan sebagai orang yang mengerjakan proses bisnis tersebut di atas. Tenaga
fungsional peneliti dipilih sebagai responden karena tenaga peneliti merupakan
sebagai unsur utama penggerak kegiatan penelitian di Badan Litbang Pertanian.
Contoh kuesioner untuk masing-masing kelompok responden dapat dilihat pada
Lampiran 3.
Pendistribusian kuesioner dilakukan di beberapa unit pelaksana teknis
(UPT) di beberapa wilayah lingkup Badan Litbang Pertanian, yaitu Balai
Penelitian Tanaman Sayuran (Balitsa) Lembang, Balai Penelitian Tanaman
Tembakau dan Serat (Balittas) Malang, Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan
Palma lain (Balitka) Manado, Balai Penelitian Tanaman Serealia (Balit Serealia)
Maros, Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian (Balitkabi)
Malang, Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Riau, BPTP Jawa Barat,
BPTP Jawa Tengah, BPTP Jawa Timur, BPTP Bali, BPTP Sulawesi Selatan, dan
BPTP Sulawesi Utara. Pemilihan lokasi untuk pendistribusian kuesioner tersebut
53 berdasarkan masing-masing eselon II yang mempunyai UPT dan
merepresentasikan pembagian wilayah barat, jawa, dan timur. Hasil dari kuesioner
ini juga akan dijadikan dasar dalam menganalisis sistem informasi kepegawaian di
Badan Litbang Pertanian.
Pembagian kuesioner ke responden dilakukan sebagai baseline untuk
mendapatkan informasi proses bisnis kegiatan pengelolaan administrasi
kepegawaian, dukungan sistem informasi dan teknologi informasi yang
dibutuhkan oleh pengguna. Kuesioner baseline dibagikan kepada 216 responden
yang terdiri dari 36 responden pengelola kepegawaian dan 180 responden pejabat
fungsional peneliti. Dari 216 kuesioner yang terkumpul hanya 178 kuesioner atau
82,4% yang terdiri dari 30 responden pengelola kepegawaian dan 148 responden
pejabat fungsional peneliti. Rekapitulasi jumlah kuesioner yang terkumpul dari
responden pengelola kepegawaian dan pejabat fungsional peneliti dapat dilihat
pada Tabel 2 dan 3. Contoh kuesioner baseline dapat dilihat pada Lampiran 3 dan
hasil kuesioner secara keseluruhan dapat dilihat pada Lampiran 4.
Tabel 2 Rekapitulasi jumlah responden dari pengelola kepegawaian yang mengumpulkan kuesioner
No. Unit Kerja Jenis kelamin Jumlah L P
1 BPTP Jawa Barat 2 1 3 2 Balitka Manado 2 0 2 3 Balit Serealia 3 0 3 4 BPTP Jawa Timur 2 1 3 5 Balitsa Lembang 1 2 3 6 BPTP Sulut 1 2 3 7 BPTP Bali 2 0 2 8 BPTP Sulsel 2 1 3 9 Balittas 2 1 3 10 BPTP Riau 1 0 1 11 BPTP Jawa Tengah 1 2 3 12 Balitkabi Malang 1 0 1 Jumlah 20 10 30
Berdasarkan Tabel 2 di atas, maka jumlah kuesioner yang terkumpul dari
pengelola kepegawaian sejumlah 30 responden atau sekitar 83,3%. Dari jumlah
tersebut hanya 6 kuesioner yang tidak dikembalikan. Hal ini disebabkan terdapat
pengelola kepegawaian yang sedang sakit, cuti, dan dinas ke luar kota.
54 Perbandingan jenis kelamin responden pengelola kepegawaian adalah 1 banding
2, artinya responden laki-laki lebih banyak 2 kali lipat dibanding responden
perempuan atau sekitar 66,7% laki-laki dan 33,3% perempuan.
Tabel 3 terlihat bahwa terdapat 148 atau 82,2% responden dari pejabat
fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner. Dari 148 responden terdapat
88 (59,5%) responden berjenis kelamin laki-laki dan 60 (40,5%) responden
berjenis kelamin perempuan. Hal ini menunjukan bahwa tidak ada dominasi
terhadap suatu gender tertentu, karena untuk mengetahui apakah ada pengaruh
kecepatan proses terhadap jenis kelamin tertentu atau tidak .
Tabel 3 Rekapitulasi jumlah responden dari pejabat fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner
No. Unit Kerja Jenis kelamin Jumlah L P
1 BPTP Jawa Barat 8 7 15
2 Balitka Manado 6 4 10
3 Balit Serealia 9 6 15 4 BPTP Jawa Timur 5 4 9 5 Balitsa Lembang 10 5 15 6 BPTP Sulut 10 5 15 7 BPTP Bali 4 4 8 8 BPTP Sulsel 8 7 15 9 Balittas 9 5 14 10 BPTP Riau 6 4 10 11 BPTP Jawa Tengah 10 5 15 12 Balitkabi Malang 3 4 7 Jumlah 88 60 148
4.2.1 Proses Pengelolaan Kepegawaian
Badan Litbang Pertanian merupakan lembaga pemerintah yang
mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan penelitian dan pengembangan
di bidang pertanian. Dalam mengembangkan kapasitas institusi, Badan Litbang
Pertanian sangat menyadari bahwa aspek sumber daya manusia (SDM)
merupakan aset yang paling penting dan sangat menentukan kapabilitas dan
kompetensi suatu lembaga litbang. Oleh karena itu pelayanan administrasi yang
prima sangatlah penting termasuk pengelolaan dan evaluasinya.
55
Salah satu pelayanan administrasi yang dilakukan adalah proses
kepegawaian bagi pejabat fungsional diantaranya adalah proses KP fungsional,
pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali. Selain itu adalah proses usulan
tugas belajar bagi pegawai Badan Litbang Pertanian. Proses tersebut dilakukan
rutin setiap tahun.
Berdasarkan hasil wawancara, observasi, survei, dan kuesioner, maka
diperoleh proses pengelolaan kepegawaian yang dilakukan secara manual dan
berjenjang. Sebelum melakukan proses pengusulan administrasi kepegawaian,
sebagian dari responden (50,6%) menyatakan bahwa untuk proses KP fungsional
dan pembebasan sementara, pengelola kepegawaian di UPT masing-masing
menginformasikan kepada yang bersangkutan bahwa yang bersangkutan sudah
dapat mengusulkan KP fungsional atau pembebasan sementara. Selanjutnya
pejabat fungsional yang bersangkutan mengajukan usulan administrasi
kepegawaian ke pengelola kepegawaian di instansi masing-masing. Kemudian
sekitar 52% responden menyatakan bahwa pengusulan ke unit kerja eselon II
masing-masing dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT masing-masing
setelah mendapat persetujuan dari pimpinan. Berdasarkan hasil kuesioner rata-rata
responden (45%) mengemukakan bahwa yang menyiapkan berkas usulan adalah
pejabat fungsional yang bersangkutan. Hal ini karena sebagian kelengkapan
berkas terdapat pada masing-masing pejabat fungsional. Kemudian dari unit
eselon II mengusulkan dan mengirim kelengkapan berkas usulan ke Badan
Litbang Pertanian yang selanjutnya diteruskan ke kementerian pertanian.
4.2.2 Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Secara keseluruhan, Badan Litbang Pertanian memiliki sumberdaya
manusia yang cukup banyak. Pada tahun 2009, jumlah pegawai di seluruh unit
Badan Litbang Pertanian mencapai 8.124 orang (Badan Litbang Pertanian, 2009).
Untuk mengelola pegawai dan mendukung penyajian data serta informasi
di bidang kepegawaian, maka Badan Litbang Pertanian telah mengembangkan
aplikasi pengolahan dan penyajian data kepegawaian yang disebut SIMPEG.
SIMPEG yang dikembangkan Badan Litbang Pertanian dilakukan sejak tahun
1987. Seiring dengan kemajuan teknologi, SIMPEG dikembangkan oleh Pusat
Data dan Informasi Departemen Pertanian (Pusdatin) pada tahun anggaran
56 1994/1995. SIMPEG yang dikembangkan berbasis pada operating sistem DOS
dan telah diterapkan oleh berbagai unit pengelola kepegawaian baik di pusat
maupun wilayah (UPT) termasuk Badan Litbang Pertanian.
Sejalan dengan perkembangannya, SIMPEG mengalami perubahan-perubahan,
dan telah dikembangkan dengan menggunakan operating sistem Windows dengan
menggunakan perangkat lunak Visual Foxpro 7.0. Pengembangan SIMPEG ini dilakukan
pada tahun 2000 sampai sekarang.
Tahun 2003, Menteri Pertanian mengeluarkan peraturan yaitu Peraturan
Menteri Pertanian Nomor 236/Kpts/OT.210/4/2003 tentang Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian di Departemen Pertanian. Dalam peraturan ini
menekankan bahwa seluruh organisasi atau unit di bawah Departemen Pertanian
baik di pusat maupun di UPT harus menerapkan dan menggunakan SIMPEG yang
telah dikembangkan oleh Pusdatin. SIMPEG bertujuan untuk mengolah data
kepegawaian menjadi suatu informasi yang dapat digunakan pimpinan dalam
menentukan kebijakan.
Berdasarkan hasil kuesioner, 75% dari responden menyatakan bahwa rata-
rata UPT di lingkup Badan Litbang Pertanian sudah menerapkan SIMPEG
Departemen Pertanian. Namun sebagian besar responden (52,03%) belum pernah
melihat SIMPEG Departemen Pertanian dan 89,86% dari responden menyatakan
belum pernah mengoperasikannya.
4.3 Investigasi Sistem
Pengambilan data di lapangan, telah dilakukan dengan cara pengamatan
langsung atau observasi dan survei terhadap organisasi terkait. Investigasi sistem
juga dilakukan dengan metode wawancara dan membagikan kuesioner terhadap
beberapa responden. Wawancara dilakukan terhadap pejabat struktural di
lingkungan Badan Litbang Pertanian yang berjumlah 6 orang. Selain terhadap
pejabat struktural, penulis juga mewawancarai pegawai pengelola kepegawaian
yang berjumlah 2 orang.
4.3.1 Aspek Organisasi
Badan Litbang Pertanian saat ini didukung oleh sumber daya manusia
dalam jumlah lebih kurang 8.124 pegawai. Sepertiganya atau sekitar 2.590
pegawai (31,9%) adalah tenaga fungional yang terdiri dari peneliti, pustakawan,
perekayasa, pranata komputer, arsiparis, teknisi litkayasa, statistisi, penyuluh,
57 analis kepegawaian, perencana, dan pranata humas (Badan Litbang Pertanian
2009).
Sebagai organisasi pemerintahan yang mempunyai tenaga relatif besar.
Badan Litbang Pertanian terdiri dari banyak eselon yang secara hierarki
melakukan proses administrasi kepegawaian. Unit kerja eselon II yang dimiliki
Badan Litbang Pertanian sejumlah 14 unit dan jumlah unit kerja eselon III
berjumlah 47 unit yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
Dalam mengelola SDM, Badan Litbang Pertanian selalu berhubungan dan
bekerjasama dengan instansi lain baik di dalam maupun luar Badan Litbang
Pertanian. Instansi di dalam Badan Litbang Pertanian terdiri dari unit kerja eselon
II dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian, sedangkan instansi di luar Badan
Litbang adalah Biro Kepegawaian Deptan, BKN, LIPI, dan Setneg.
Berdasarkan jumlah unit kerja yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia
dan banyaknya instansi yang menangani proses administrasi pegawai, maka
semakin panjang rantai birokrasi yang harus dilalui. Oleh karena itu proses
monitoring usulan administrasi pegawai perlu ditingkatkan. Untuk mempermudah
dan mempercepat proses monitoring tersebut, diperlukan pengembangan sistem
informasi pegawai berbasis teknologi yang dapat diakses oleh semua pegawai
Badan Litbang Pertanian yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Hal inilah
yang menjadi suatu alasan mengapa perlu dikembangkan SIMPEG online, yang
dapat menunjang dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat di
era globalisasi ini.
Salah satu kegiatan Badan Litbang Pertanian adalah pengembangan
kelembagaan yang mencakup pengembangan budaya kerja inovatif berorientasi
bisnis, pengembangan sumber daya Litbang (SDM, sarana dan prasarana) diikuti
pengembangan standardisasi dan akreditasi lembaga serta pranata Litbang. Guna
memicu tercapainya output yang optimal, maka diperlukan pengembangan
manajemen teknologi informasi dan sistem informasi serta koordinasi jaringan
kerja sama penelitian dan pengkajian, penyempurnaan sistem perencanaan, penda-
naan, monitoring dan evaluasi.
Dari kegiatan tersebut di atas, Badan Litbang Pertanian mempunyai
keseriusan dalam mengembangkan sumber daya manusia. Salah satunya adalah
58 dengan mengembangkan sistem informasi dan teknologi manajemen kepegawaian
agar pelayanan prima terhadap pegawai dapat dilakukan dengan baik. Sehingga
diharapkan para pegawai terutama tenaga fungsional akan fokus dan professional
dalam bidangnya karena tidak lagi disibukkan dengan urusan administrasi
birokrasi.
4.3.2 Aspek Teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan netware)
Dari hasil wawancara, obervasi, dan survei di lokasi penelitian, diperoleh
rekap jumlah pegawai di masing-masing UPT lokasi penelitian seperti yang
ditunjukkan pada Tabel 4. Pada Tabel 4 terlihat perbandingan jumlah tenaga
administrasi dan fungsional. Secara keseluruhan perbandingan tenaga administrasi
lebih banyak dari pada tenaga fungsional. Tenaga administrasi berjumlah 1179
orang atau 57,4% dan tenaga fungsional berjumlah 876 atau sekitar 42,6%. Hal ini
menunjukkan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh tenaga administrasi lebih
banyak dan rumit karena harus melayani banyak pegawai. Oleh sebab itu
diperlukan suatu sistem yang dapat memproses administrasi kepegawaian secara
mudah, cepat, tepat, dan transparan.
Tabel 4 Rekapitulasi jumlah pegawai di UPT lokasi penelitian berdasarkan jabatan
No. Unit Kerja Jabatan Jumlah Administrasi Fungsional
1 Balit Serealia, Maros 162 76 238 2 Balitkabi, Malang 179 70 249 3 Balitsa, Lembang 96 112 208 4 Balittas, Malang 110 86 196 5 Balitka, Manado 74 46 120 6 BPTP Riau 42 40 82 7 BPTP Jawa Barat 83 61 144 8 BPTP Jawa Tengah 108 89 197 9 BPTP Jawa Timur 76 140 216 10 BPTP Bali 33 46 79 11 BPTP Sulawesi Selatan 149 79 228 12 BPTP Sulawesi Utara 67 31 98
Total 1179 876 2055
Jumlah tenaga administrasi yang terlihat pada Tabel 4, tersebar di
beberapa bidang pekerjaan diantaranya adalah bidang sumberdaya manusia atau
59 kepegawaian. Setiap UPT mempunyai sub bagian yang menangani kepegawaian
dan jumlah pegawainya berbeda-beda seperti yang terlihat pada Tabel 5.
Tabel 5 Jumlah pengelola kepegawaian di UPT lokasi penelitian
No. Unit Kerja Pengelola Kepegawaian Jumlah Administrasi Operator SIMPEG
1 Balit Serealia, Maros 3 2 5 2 Balitkabi, Malang 4 1 5 3 Balitsa, Lembang 4 1 5 4 Balittas, Malang 4 1 5 5 Balitka, Manado 1 1 2 6 BPTP Riau 4 1 5 7 BPTP Jawa Barat 4 1 5 8 BPTP Jawa Tengah 3 1 4 9 BPTP Jawa Timur 4 1 5 10 BPTP Bali 2 1 3 11 BPTP Sulawesi Selatan 4 1 5 12 BPTP Sulawesi Utara 4 1 5
Total 41 13 54
Dari Tabel 5 di atas menunjukkan bahwa rata-rata di setiap UPT lokasi
penelitian mempunyai 2 sampai 5 orang yang bertugas melayani pegawai. Dari
kelima pengelola kepegawaian tersebut, rata-rata hanya 1 orang yang bertugas
menangani SIMPEG atau sebagai operator SIMPEG dan selebihnya bertugas
memproses usulan kepegawaian di UPT masing-masing. Namun demikian
operator SIMPEG tersebut terkadang harus membantu pegawai lainnya dalam
memproses usulan kepegawaian.
Jika dibandingkan dengan jumlah pegawai yang terdapat di setiap UPT
lokasi penelitian, maka setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus melayani
banyak pegawai. Rata-rata setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus
melayani antara 16 – 60 pegawai yang mencakup semua urusan kepegawaian dan
rumah tangga. Hal ini yang menyebabkan banyaknya pekerjaan yang harus
diselesaikan oleh pengelola kepegawaian sehingga terkadang dapat
memperlambat proses usulan kepegawaian. Oleh sebab itu perlu dilakukan
perancangan sistem yang mudah, cepat, dan transparan dalam memproses usulan
kepegawaian.
60
Dalam proses usulan kepegawaian, data berasal dari setiap UPT lingkup
Badan Litbang Pertanian. Data kepegawaian masih tersebar di setiap simpul,
sehingga pada saat mengusulkan administrasi kepegawaian dilakukan pengiriman
data dengan menggunakan media seperti Compact Disk (CD), dan e-mail. Hal ini
yang menyebabkan kesulitan pada saat menggabungkan data di tingkat eselon II
dan di Badan Litbang Pertanian karena adanya format data yang berbeda seperti
excel dan word office. Oleh sebab itu perlu dibuat suatu database yang terpusat
agar dapat mempermudah dalam penggabungan data dan tidak terjadi redundancy
data.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara serta kuesioner,
ketersediaan perangkat keras (hardware) di unit kerja dan UPT sudah cukup
memadai. Semua unit kerja dan UPT yang peneliti amati sudah mempunyai
komputer yang memadai tidak terkecuali bagian pengelola kepegawaian. Rata-rata
komputer yang dimiliki oleh unit kerja dan UPT adalah jenis komputer Pentium 4
walaupun masih terdapat beberpa jenis komputer Pentium 3. Hampir di setiap
pengelola kepegawaian unit kerja dan UPT rata-rata memiliki sejumlah perangkat
komputer yang mencukupi. Semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan
jaringan internet. Internet sangat dibutuhkan bagi semua pegawai di unit kerja dan
UPT khususnya bagi tenaga fungsional untuk mencari informasi, literatur, dan
berkomunikasi dengan pihak lain yang mendukung bidang keahlian pegawai.
Jumlah perangkat keras komputer dan UPT yang sudah terhubung jaringan
internet dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6 Jumlah komputer dan UPT yang terhubung dengan jaringan Internet
No. Unit Kerja/UPT Jumlah komputer
Spesifikasi Jaringan Internet
Keterangan
1. Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Litbang
13 Pentium 4 Sudah Ada • Dari 13 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG
2. Puslitbang Tanaman Pangan
3 • Semuanya Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB
Sudah Ada
61 No. Unit Kerja/UPT Jumlah
komputer Spesifikasi Jaringan
Internet Keterangan
3. Balit Serealia 1 • Pentium 4 Sudah Ada
4. Balitkabi, Malang 2 • Pentium 4 Sudah Ada
5. Puslitbang Hortikultura
2 • Pentium 4 Sudah Ada
6. Balitsa, Lembang 2 • Pentium 4 Sudah Ada
7. Puslitbang Perkebunan
4 + 1 laptop
• Semuanya Pentium 4
Sudah Ada • Dari 4 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG
8. Balitka, Manado 2 • Pentium 4 Sudah Ada
9. Balittas, Malang 2 • Pentium 4 Sudah Ada
10. Puslitbang Peternakan
4 • 3 Pentium 4 dan 1 pentium 3
Sudah Ada
11. BBP2TP 7 • 6 komputer mempunyai processor Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB
• 1 komputer Pentium 3
Sudah Ada • Dari 7 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG
12. BPTP Riau 1 + 1 laptop
Pentium 4 Sudah Ada
13. BPTP Jabar 2 Pentium 4 Sudah Ada
14. BPTP Jateng 1 Pentium 4 Sudah Ada
15. BPTP Jatim 2 Pentium 4 Sudah Ada
16. BPTP Sulut 2 Pentium 4 Sudah Ada
17. BPTP Sulsel 2 Pentium 4 Sudah Ada
18. BPTP Bali 3 Pentium 4 Sudah Ada
Perangkat lunak yang tersedia sebagian besar hanya untuk kebutuhan
perkantoran saja diantaranya adalah Mincrosoft Excel, Word Office, dan Power
Point. Disamping itu hanya beberapa unit kerja yang menerapkan perangkat lunak
62 bahasa pemprograman untuk mendukung SIMPEG yang ada sekarang. Bahasa
pemrograman yang digunakan oleh sebagian unit kerja dan UPT adalah Visual
FoxPro dan Microsoft Access. Namun sebagian besar semua unit kerja dan UPT
sudah mengenal bahasa pemrograman PHP yaitu suatu bahasa pemrograman yang
digunakan untuk membuat web. Sedangkan di pengelola kepegawaian unit
kerja/UPT belum ada yang menerapkan bahasa pemrograman yang berkaitan
dengan pengembangan SIMPEG online berbasis web seperti PHP, Java, dsb.
4.3.3 Aspek Operasional
Sampai saat ini masih terdapat beberapa kendala utama dalam pengelolaan
dan pengolahan data serta informasi kepegawaian, yaitu kualitas SDM yang
kurang profesional. Operator SIMPEG terkadang tidak segera memutakhirkan
data pegawai jika ada suatu perubahan pada pegawai tertentu. Pemutakhiran data
pegawai yang dilakukan sebagian besar hanya pada saat adanya kenaikan pangkat
saja yaitu pada bulan April dan Oktober. Sedangkan perubahan data pegawai
sangat dinamis, tidak hanya data KP saja tetapi data yang lainpun perlu
dimutakhirkan juga diantaranya yaitu data training jangka pendek dan jangka
panjang, jenjang jabatan fungsional, dan bidang keahlian.
Selain itu SDM yang menangani SIMPEG masih terlalu sedikit. Rata-rata
di setiap unit kerja dan UPT yang menangani SIMPEG hanya 1 (satu) operator
sehingga jika operator tersebut tidak ada maka pegawai lain tidak bisa
mengoperasikan. Sedangkan kebutuhan data pegawai sering dibutuhkan oleh
pimpinan dalam pengambilan kebijakan. Kendala lain adalah jika operator
SIMPEG sudah mulai mahir dalam mengoperasionalkan SIMPEG dan sedikit
demi sedikit sudah mengerti tentang pemrograman, yang terjadi adalah operator
SIMPEG tersebut dipindahkan tugasnya ke bagian lain. Sehingga bagian
kepegawaian harus membina kader baru dari awal lagi.
Dari hasil wawancara, survei, observasi, dan kuesioner sebagian
responden dapat mengoperasikan komputer. Hal ini dikarenakan pekerjaan yang
dilakukan responden dituntut selalu menggunakan komputer seperti surat
menyurat dan pengolahan data kepegawaian. Aplikasi yang sering digunakan oleh
responden terlihat pada Tabel 7.
63 Tabel 7 Penguasaan pengelola kepegawaian terhadap sistem aplikasi yang
digunakan
No. Unit Kerja Jumlah Penguasaan Sistem Aplikasi
Pengelola Kepegawaian Word Excel Power
Point Access
1 Balit Serealia, Maros 5 5 5 2 1 2 Balitkabi, Malang 5 4 3 3 0 3 Balitsa, Lembang 5 5 5 3 1 4 Balittas, Malang 5 5 5 2 1 5 Balitka, Manado 2 2 2 1 0 6 BPTP Riau 5 5 5 4 0 7 BPTP Jawa Barat 5 5 5 2 1 8 BPTP Jawa Tengah 4 4 4 1 1 9 BPTP Jawa Timur 5 5 5 2 0 10 BPTP Bali 3 3 3 2 1 11 BPTP Sulawesi
Selatan 5 5 5 4 0
12 BPTP Sulawesi Utara 5 3 3 2 1 Total 54 51 50 28 7
Dati Tabel 7 di atas, secara umum sebagian besar responden dapat
mengoperasikan sistem aplikasi terutama yang mendukung dalam pekerjaannya.
94,4% dari total jumlah pengelola kepegawaian sudah dapat mengoperasikan
aplikasi Word Office dan 92,6% dapat mengoperasikan Excel. Hal ini disebabkan
dalam bekerja pengelola kepegawaian dituntut harus dapat menggunakan aplikasi
tersebut sehingga file dokumen yang telah dibuat dapat disimpan secara
elektronik. Sedangkan penggunaan sistem aplikasi Power Point dan Microsoft
Access jarang digunakan oleh pengelola kepegawaian. Hanya 51,9% dan 13% dari
jumlah total pengelola kepegawaian yang dapat mengoperasikannya karena sistem
aplikasi ini digunakan sewaktu-waktu jika ada kebutuhan saja. Sistem aplikasi
Power Point digunakan jika ada permintaan presentasi saja dan Microsoft Access
digunakan jika ada permintaan pengolahan data kepegawaian.
4.3.4 Aspek Ekonomi
Dalam pengembangan SIMPEG online, pemilihan teknologi harus
bijaksana, sehingga tidak mengeluarkan banyak biaya. Responden
mengungkapkan sebaiknya sumber daya yang ada sekarang harus dapat
64 dimanfaatkan semaksimal mungkin sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya
untuk peralatan yang digunakan dalam pengembangan SIMPEG online kecuali
kalau memang harus dilakukan pengadaan alat yang terkait. Misalkan jika di suatu
unit kerja dan UPT belum terhubung dengan jaringan internet maka harus
dilakukan pengadaan alat yang terkait dengan jaringan internet.
Selain itu, responden mengungkapkan bahwa dengan adanya
pengembangan SIMPEG online, diharapkan dapat mengurangi biaya pengiriman
surat dan berkas usulan. Selama ini surat dan berkas usulan dikirim melalui jasa
pengiriman atau diantar langsung dari UPT daerah ke pusat, sehingga memakan
biaya yang cukup tinggi. Jika SIMPEG online sudah berjalan dan kebijakan
paperless sudah diterapkan, hal ini akan mengurangi biaya pengiriman surat dan
berkas usulan administrasi pegawai.
4.3.5 Aspek Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan wawancara dengan responden, responden menilai
pengembangan SIMPEG online merupakan suatu hal yang baik dan langkah
kemajuan teknologi informasi di bidang kepegawaian. Pengembangan SIMPEG
online ini melibatkan pengguna yang berasal dari unit kerja dan UPT lingkup
Badan Litbang Pertanian sehingga diharapkan SIMPEG online nantinya dapat
menghasilkan informasi yang benar dan baik. Hal ini dikarenakan adanya
sinkronisasi data kepegawaian antara unit kerja pusat eselon I yaitu Badan
Litbang Pertanian dengan unit kerja eselon II dan UPT.
Berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna, dihasilkan beberapa hal
yang dibutuhkan oleh pengguna. Menurut responden keluaran informasi yang
dihasilkan SIMPEG saat ini sudah cukup baik. Namun responden menginginkan
informasi yang dihasilkan SIMPEG adalah cash and carry, artinya apabila
pimpinan membutuhkan data pegawai dalam format apapun baik rekap maupun
daftar akan segera terpenuhi melalui SIMPEG. Selama ini masih terdapat
informasi yang dibutuhkan pengguna tetapi tidak tersedia di SIMPEG. Terkait
dengan reformasi birokrasi, percepatan dalam memproses administrasi pegawai
dapat dilakukan semaksimal mungkin dan lebih transparan.
Proses monitoring usulan administrasi pegawai saat ini dilakukan secara
manual. Pejabat fungsional yang bersangkutan atau pengelola kepegawaian
65 melakukan monitoring usulan administrasi pegawai dengan cara menghubungi
dan menanyakan kepada pengelola kepegawaian baik di UPT, unit kerja eselon II,
Badan Litbang Pertanian, dan terus menerus secara berjenjang. Menurut
responden pengembangan SIMPEG online yang termasuk didalamnya terdapat
proses monitoring usulan administrasi pegawai secara elektronik, akan sangat
membantu pengelola kepegawaian dan pegawai lain dalam memonitor berkas
usulan administrasi pegawai. Disamping itu, dengan sistem online ini proses
monitoring dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja.
Hasil kuesioner menunjukkan bahwa sebagian besar responden
menginginkan adanya sistem proses monitoring usulan administrasi kepegawaian.
Seperti yang ditunjukkan pada Tabel 8, bahwa 85,4% atau sekitar 152 responden
menyatakan perlunya adanya sistem informasi monitoring usulan adminsitrasi
kepegawaian. Hal ini disebabkan untuk mempermudah pengelola kepegawaian
dalam menelusuri informasi yang berkaitan dengan proses usulan administrasi
kepegawaian. Selain itu juga untuk mendapatkan informasi proses usulan
kepegawaian secara cepat, tepat, dan transparan. Sedangkan yang menyatakan
tidak perlu dikembangkan sistem monitoring usulan kepegawaian sejumlah 10
responden atau 5,6% dan yang abstain atau tidak menjawab hanya 16 responden
(9%).
Model sistem monitoring yang diinginkan responden adalah secara
elektronik. Dari Tabel 8 terlihat bahwa 86,5% atau 154 responden meyatakan
model aplikasi sistem informasi monitoring dilakukan secara online. Hal ini
dikarenakan responden menginginkan aplikasi yang dapat diakses dimana saja
dan kapan saja sehingga responden dapat memonitor sendiri secara langsung.
Sedangkan 11,2% atau 20 responden menyatakan bahwa pengembangan sistem
informasi monitoring proses usulan kepegawaian tidak perlu secara online namun
cukup dengan menggunakan model stand alone saja. Hal ini disebabkan di
beberapa UPT lokasi penelitian fasilitas yang mendukung untuk sistem online
sering mengalami gangguan dan perlu perbaikan dalam waktu yang cukup lama.
Kemudian dengan menggunakan stand alone proses backup data akan lebih
mudah dilakukan di setiap UPT.
66 Tabel 8 Kebutuhan responden terhadap sistem informasi monitoring proses
usulan administrasi kepegawaian
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%) 1 Apakah perlu sistem monitoring Ya : 152 85,4 usulan administrasi kepegawaian Tidak : 10 5,6 Abstain : 16 9,0
2 Model aplikasi administrasi kepegawaian yang diinginkan Online : 154 86,5
respoden Stand alone : 20 11,2
Abstain : 4 2,3
Setelah mengetahui kebutuhan sistem dan model sistem yang akan
dikembangkan, maka perlu mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh
pengguna. Kebutuhan informasi yang diinginkan pengguna dapat dilihat pada
Tabel 9.
Tabel 9 menunjukkan bahwa sebagian besar responden menginginkan
adanya informasi monitoring usulan kepegawaian diantaranya pada proses usulan
kenaikan pangkat pegawai, proses usulan yang terkait dengan jabatan fungsional,
proses usulan pendidikan dan pelatihan, serta proses monitoring administrasi
kepegawaian yang dilakukan secara transparan. Hasil kuesioner menunjukkan
bahwa 157 atau 88,2% responden menyatakan bahwa perlu adanya proses
monitoring usulan kenaikan pangkat pegawai. Kemudian 89,9% atau 160
responden menyatakan perlu adanya informasi yang terkait dengan proses usulan
jabatan fungsional termasuk proses usulan pembebasan sementara dan aktif
bekerja kembali. Selanjutnya pada proses pendidikan dan pelatihan (training)
pegawai, sebagian responden (62,4%) menyatakan perlu informasi yang terkait
dengan proses usulan training tersebut diantaranya adalah usulan tugas belajar dan
training jangka pendek. Semua proses tersebut yang terdapat pada Tabel 9
dibutuhkan oleh responden, hal ini dikarenakan pada saat ini proses usulan
administrasi kepegawaian memakan waktu yang cukup lama sehingga perlu
dilakukan pemantauan atau monitoring usulan dan berkas usulan administrasi
kepegawaian agar dapat diketahui secara transparan oleh pengelola kepegawaian
dan pegawai yang bersangkutan.
67 Tabel 9 Kebutuhan informasi sistem monitoring proses kepegawaian
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%) 1 Informasi apa saja
yang dibutuhkan • Kenaikan pangkat
pegawai : 157 88,2
dalam proses usulan administrasi kepegawaian
• Proses yang terkait jabatan fungsional (bebas sementara dan aktif bekerja kembali)
: 160 89,9
• Training (Tugas Belajar) : 111 62,4 • Monitoring usulan : 127 71,4 • Daftar riwayat hidup : 51 28,7 • Tawaran penelitian : 1 0,6 • Kenaikan gaji berkala : 4 2,3 • Pensiun : 1 0,6 • Mutasi : 1 0,6
• Proses penilaian angka
kredit : 1 0,6
• DP3 : 3 1,7
• Aturan Kepegawaian
terbaru : 1 0,6
Pada Tabel 9 di atas, terdapat 4 (empat) kebutuhan informasi terbesar. Hal
ini yang mendasari penulis dalam melakukan penelitian fokus pada 4 hal tersebut
yaitu proses kenaikan pangkat pegawai, pembebasan sementara dan aktif bekerja
kembali dari jabatan fungsional, serta tugas belajar.
4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual
4.4.1 Analisis Architecture Vision
Visi dan Misi Organisasi
Sebagai lembaga penelitian, Badan Litbang Pertanian telah menetapkan
visi dan misi dalam jangka waktu 5 tahun ke depan (2010 – 2014). Visi Badan
Litbang Pertanian adalah “Pada tahun 2014 menjadi lembaga penelitian dan
pengembangan pertanian berkelas dunia yang menghasilkan dan mengembangkan
inovasi teknologi pertanian untuk mewujudkan pertanian industrial unggul
berkelanjutan berbasis sumber daya lokal”.
Misi Badan Litbang Pertanian merupakan pernyataan mengenai garis besar
kiprah utama Badan Litbang Pertanian dalam mewujudkan visi tersebut di atas.
Maka Badan Litbang Pertanian menetapkan misi sebagai berikut :
68 a. Menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan inovasi teknologi
serta rekomendasi kebijakan di bidang pertanian yang berwawasan
lingkungan dan berbasis sumber daya lokal guna mendukung terwujudnya
pertanian industrial unggul berkelanjutan.
b. Meningkatkan kualitas sumber daya penelitian pertanian serta efisiensi dan
efektivitas pemanfaatannya.
c. Mengembangkan jaringan kerja sama nasional dan internasional dalam
rangka penguasaan Iptek dan peningkatan peran Badan Litbang Pertanian
dalam pembangunan pertanian (Badan Litbang Pertanian 2010).
Tujuan Organisasi
a. Mendukung pemenuhan kebutuhan pengguna input dan permintaan pasar
output (domestik dan internasional) dengan menghasilkan dan
mengembangkan teknologi benih, bibit, pupuk, alat dan mesin pertanian,
pengendalian organisme pengganggu tanaman (OPT) dan ternak, serta
teknologi pascapanen dalam rangka mendukung peningkatan produksi, nilai
tambah, daya saing dan ekspor.
b. Meningkatkan kapasitas dan kompetensi lembaga (capacity building) untuk
menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan teknologi berbasis
sumberdaya lokal dalam penyediaan dan perbanyakan benih, bibit, pupuk,
obat-obatan dan alat mesin pertanian, teknologi pascapanen, serta
bioteknologi.
c. Menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan teknologi mutakhir
terutama bioteknologi bidang pangan yang mampu mengantisipasi
perubahan iklim global, gangguan OPT, serta preferensi pengguna teknologi
dalam rangka peningkatan produksi, diversifikasi pangan, nilai tambah dan
daya saing.
d. Meningkatkan efektifitas berbagai metode dan media diseminasi inovasi
teknologi pertanian kepada petani dalam rangka mendukung pengembangan
sistem pertanian industrial.
e. Mengkaji dan mengembangkan berbagai model kerja sama kelembagaan
antar pelaku usaha untuk mendiseminasikan hasil inovasi dan kelembagaan
69
kepada petani dan pengguna secara proporsional untuk mendukung
pengembangan sistem pertanian industrial.
f. Menghasilkan rekomendasi kebijakan pembangunan pertanian yang bersifat
antisipatif dan responsif untuk mendukung pengembangan sistem pertanian
industrial.
Sasaran Organisasi
Sasaran Internal
Sebagai lembaga penelitian dan pengembangan yang berkelas dunia,
sasaran internal yang harus dicapai:
a. Meningkatnya inovasi teknologi, metode penelitian/perekayasaan, sistem
diseminasi dan rekomendasi kebijakan yang dihasilkan Badan Litbang
Petanian yang dapat memberikan kontribusi pada peningkatan keilmuan
(science contribution).
b. Meningkatnya tingkat adopsi (>50%) hasil inovasi teknologi dan
rekomendasi kebijakan pertanian yang dihasilkan Badan Litbang Pertanian
pada pembangunan sistem pertanian industrial unggul berkelanjutan.
c. Berkembangnya kompetensi personil dan kelembagaan penelitian serta
sistem koordinasinya baik secara horizontal dan vertikal lingkup Badan
Litbang Pertanian.
d. Meningkatnya jejaring kerjasama nasional dan internasional minimal 50%
dari kondisi 2005-2009.
e. Meningkatnya hasil penelitian yang diterbitkan di jurnal ilmiah internasional
minimal 50% dari kondisi 2005-2009 dan diterbitkannya satu jurnal ilmiah
internasional; dan
f. Meningkatnya inovasi teknologi dengan pengakuan hak kekayaan
intelektual (HAKI) secara internasional minimal 50% dari kondisi 2005-
2009.
Sasaran Eksternal
Sasaran Badan Litbang Pertanian terkait dengan sasaran Kementerian
Pertanian meliputi:
70 a. Tersedianya benih, bibit, pupuk, alat dan mesin (alsin) untuk komoditas
unggulan tanaman dan ternak dalam rangka peningkatan produksi dan
produktivitas
b. Tersedianya teknologi penanganan dan pengolahan hasil pertanian dalam
rangka peningkatan nilai tambah produk, pengembangan industri hilir,
sertifikasi sanitary and phytosanitary (SPS) produk pertanian, pemenuhan
Standar Nasional Indonesia (SNI) dan substitusi impor (khusus tepung dan
susu)
c. Terselenggaranya pendampingan (pengawalan) penerapan teknologi, peta
dan strategi adaptasi perubahan iklim, diversifikasi pangan berbasis
sumberdaya lokal dalam rangka ketahanan pangan
d. Tersedianya teknologi budidaya tanaman termasuk panen dalam rangka
peningkatan Produk Domestik Bruto (PDB)
e. Tersedianya peta produk, daya saing dan akses pasar produk pertanian di
pasar internasional.
f. Tersedianya peta investasi pertanian dan industri pengolahan hasil pertanian
dalam rangka penyerapan tenaga kerja, dan
g. Tersedianya model pengembangan kelembagaan dan kebijakan
tataniaga/pemasaran dalam rangka peningkatan kesejahteraan petani.
Berdasarkan visi dan misi Badan Litbang Pertanian tersebut di atas, maka
untuk menjadi suatu lembaga penelitian yang berkelas dunia perlu adanya
dukungan manajemen Badan Litbang Pertanian yang modern. Salah satu tata
kelola manajemen Badan Litbang Pertanian adalah manajemen sumber daya
manusia (SDM). SDM Badan Litbang Pertanian juga harus dapat bersaing dengan
negara lain.
Strategi untuk mendukung manajemen yang modern adalah dengan
mengikuti perkembangan teknologi informasi. Teknologi Informasi dimanfaatkan
untuk pengembangan SIMPEG secara integrasi dan komprehensif antar UK dan
UPT. Untuk memperlancar akses pengguna kepada sumber informasi SDM Badan
Litbang Pertanian, perlu dilakukan pengembangan informasi kepegawaian secara
online melalui website dan interconnected network (internet) (Badan Litbang
Pertanian 2010).
71
Untuk mengimplementasikan visi dan misi tersebut, pada tahun 2010
Badan Litbang Pertanian akan melakukan kegiatan pengembangan SIMPEG
berbasis web. Selain meningkatkan kualitas data, kegiatan ini bertujuan untuk
membuat manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian
terintegrasi, terpadu, dan realible. Disamping itu juga untuk pengembangan
webdatabase SIMPEG di Badan Litbang Pertanian (Sekretariat Litbang Pertanian
2010).
Dari hasil wawancara dengan beberapa responden, semua responden
menerima rencana pengembangan SIMPEG online berbasis web. Hal ini
dikarenakan akan mempermudah dan mempercepat proses usulan administrasi
kepegawaian serta akan lebih efektif dan efisien. Efektif berarti waktu yang
diperlukan dalam usulan proses kepegawaian diharapkan akan lebih cepat dari
proses yang ada sekarang. Sedangkan efisien yaitu berkas-berkas yang semula
dikirim melalui jasa pengiriman akan dipermudah dengan menggunakan
elektronik (paperless) sehingga akan mengurangi biaya pengiriman. Dalam
pengembangan SIMPEG berbasis web ini, akan difokuskan dalam hal proses
monitoring berkas usulan administrasi kepegawaian. Proses monitoring tersebut
dibatasi pada proses kenaikan pangkat pilihan (fungsional), pemberhentian
sementara, aktif bekerja kembali dan tugas belajar.
4.4.2 Analisis Business Architecture
Arsitektur proses bisnis merupakan gambaran kegiatan yang dilakukan
setiap hari secara sistematis berdasarkan visi dan misi organisasi. Analisis
arsitektur proses bisnis dilakukan untuk mengetahui proses bisnis di dalam bidang
kepegawaian. Analisis ini dilakukan dengan cara studi literatur dan mempelajari
peraturan perundang-undangan yang ada, wawancara serta diskusi dengan pihak
terkait. Analisis ini dilakukan terhadap proses kenaikan pangkat fungsional,
pembebasan sementara jabatan fungsional, aktif bekerja kembali, dan tugas
belajar.
Disamping melakukan studi literatur dan wawancara, penulis juga
membagikan kuesioner dalam menganalisis dan merancang sistem. Kuesioner ini
ditujukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Hasil
kuesioner juga digunakan dalam menganalisis proses ini.
72 4.4.2.1 Kondisi saat ini
Pemahaman akan kondisi proses bisnis saat ini dilakukan dengan cara
pengamatan langsung pada enterprise atau unit kerja lingkup Badan Litbang
Pertanian yang berkaitan dengan pelayanan kepegawaian. Pengamatan dilakukan
dengan cara mengidentifikasi alur kerja pengelolaan administrasi kepegawaian di
Badan Litbang Pertanian. Proses bisnis yang diamati sesuai dengan kebutuhan
pengguna yaitu pada proses usulan kenaikan pangkat pilihan atau fungsional,
pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan usulan tugas belajar.
Proses Bisnis Kenaikan Pangkat Pilihan
Dalam PP Nomor 12 Tahun 2002 menyebutkan bahwa yang dimaksud
dengan kenaikan pangkat pilihan adalah kepercayaan dan penghargaan yang
diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil atas prestasi kerjanya yang tinggi.
Sedangkan jabatan fungsional merupakan kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka
menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan/atau keterampilan untuk
mencapai tujuan organisasi.
Berdasarkan PP Nomor 12 Tahun 2002, dalam melakukan usul KP
fungsional, terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, diantaranya yaitu :
1. Salinan/fotocopy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir.
2. Salinan/fotocopy sah keputusan dalam pangkat terakhir.
3. Fotocopy daftar penilaian prestasi kerja/DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir.
4. Asli penetapan angka kredit bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki
jabatan fungsional tertentu.
Berdasarkan observasi, wawancara, dan kuesioner, prosedur sistem yang
berjalan untuk proses pengusulan KP fungsional, dapat dilihat pada Gambar 12.
Alur birokrasi yang terlihat dalam Gambar 12 terdapat dua bagian. Bagian
pertama adalah internal process yaitu proses-proses yang dilakukan di dalam
instansi lingkup Badan Litbang Pertanian seperti dari UPT ke unit kerja eselon II,
kemudian dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian (Eselon I). Bagian kedua
adalah external process yaitu proses-proses yang dilakukan di luar instansi
lingkup Badan Litbang Pertanian seperti Biro Kepegawaian Kementerian
73 Pertanian (Kementan), Badan Kepegawaian Negara (BKN), dan Sekretariat
Negara (Setneg).
Pada Gambar 12 dapat dilihat urutan pengusulan kenaikan pangkat
fungsional yang dimulai dari BKN sebagai instansi external process. BKN
membuat surat permintaan kepada semua instansi pusat dan daerah yang ditujukan
kepada pejabat pengelola kepegawaian instansi pusat dan daerah termasuk juga
Kementerian Pertanian (Kementan) dalam hal ini adalah Menteri Pertanian
(Mentan). Selanjutnya Mentan mendisposisikan ke Biro OK Kementan melalui
Sekretaris Jenderal (Setjen) Kementan. Selanjutnya Biro OK Kementan
menindaklanjuti surat permintaan dari BKN dengan membuat surat permintaan
usulan KP ke semua instansi eselon I lingkup Kementerian Pertanian diantaranya
adalah Badan Litbang Pertanian. Surat tersebut ditujukannya kepada Kepala
Bagian yang menangani pengelolaan kepegawaian di setiap instansi eselon I.
Kemudian Bagian Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian menindaklanjuti
surat dari Biro OK Kementan dengan membuat surat permintaan kepada Kepala
Bagian yang menangani kepegawaian di unit kerja eselon II lingkup Badan
Litbang Pertanian. Unit kerja eselon II kemudian menindaklanjuti dengan
membuat surat permintaan usulan KP dari Badan Litbang Pertanian kepada
Kepala UPT lingkup unit kerja eselon II masing-masing yang selanjutnya
disampaikan kepada pengelola kepegawaian di UPT dan diinformasikan kepada
tenaga fungsional terkait.
Setelah mendapat informasi dari pengelola kepegawaian di UPT masing-
masing, pejabat fungsional yang bersangkutan mengajukan usulan KP ke
pengelola kepegawaian di unit kerja dan UPT masing-masing. Namun ada
beberapa responden yang menyatakan bahwa pengusulan KP fungsional
dilakukan oleh instansi pejabat fungsional di UPT. Hal ini dikarenakan bahwa
pengelola kepegawaian di UPT sudah dapat mengetahui pejabat fungsional yang
akan naik pangkat melalui penilaian angka kredit (PAK) terakhir. Kemudian
pengelola kepegawaian memberikan informasi KP kepada pejabat fungsional di
UPT masing-masing. Keseluruhan proses KP memakan waktu yang cukup lama
yaitu lebih kurang 11 sampai 12 bulan.
74
(5 –14 hari)
(3 hari – 2 minggu)
(3 hari – 1 minggu)
(1)
(2)
(4)
(5) (6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(Menginformasikan ke yang bersangkutan)
(1 –7 hari)
Pengajuan berkas usulan KP dimulai dari pejabat fungsional yang
mengusulkan KP ke pengelola kepegawaian UPT. Kemudian diverifikasi oleh
petugas kepegawian di UPT. Apabila ada kekurangan berkas, petugas
kepegawaian UPT menginformasikan kepada pejabat fungsional terkait untuk
segera melengkapi berkas usulan KP tersebut. Setelah berkas usulan KP sudah
lengkap kemudian berkas dikirimkan ke unit kerja eselon II dengan persetujuan
dari pimpinan UPT. Sebagian besar responden menjawab bahwa proses
penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan melengkapi kekurangan berkas di UPT
memakan waktu 20 hari bahkan ada yang sampai 30 hari.
Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II selanjutnya menerima berkas
usulan KP dari UPT. Berkas tersebut diverifikasi kelengkapannya. Responden di
unit kerja eselon II menyatakan bahwa proses verifikasi berkas di unit kerja eselon
II memakan waktu 3 hari sampai 1 minggu. Apabila ternyata terdapat kekurangan
berkas, pengelola kepegawaian unit kerja eselon II menginformasikan ke UPT
External process Pengelola
Kepegawaian Pusat (Eselon II)
Pengelola Kepegawaian UPT
Pengelola Kepegawaian Badan Litbang Pertanian (Eselon I)
Pengelola Biro Kepegawaian Kementerian Pertanian
Badan Kepegawaian Negara(BKN)
Pejabat Fungsional
(3)
Sekretariat Negara (Setneg)
Melakukan verifikasi berkas usulan
Melakukan verifikasi berkas usulan
Internal process
Gambar 12 Hasil investigasi prosedur proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional peneliti.
75 yang bersangkutan untuk melengkapi kekurangannya melalui telpon dan surat,
sehingga memakan waktu lagi lebih kurang 1 minggu. Setelah semua berkas
usulan KP dari UPT sudah lengkap, selanjutnya berkas dikirim ke Badan Litbang
Pertanian.
Berkas usulan KP kemudian diterima di Badan Litbang Pertanian. Proses
selanjutnya adalah petugas kepegawaian di Badan Litbang Pertanian
memverifikasi berkas yang diusulkan dari semua unit kerja eselon II lingkup
Badan Litbang Pertanian. Jika terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka
berkas dikembalikan ke unit kerja eselon II masing-masing. Dari unit kerja eselon
II kemudian kekurangan berkas tersebut disampaikan ke UPT dan ke yang
bersangkutan secara berjenjang. Namun apabila berkas sudah lengkap, maka
langkah selanjutnya Badan Litbang Pertanian melakukan pengetikan nota
persetujuan BKN dan membuat surat pengantar pengiriman berkas usulan KP ke
Biro OK Kementan dengan persetujuan dari pimpinan Badan Litbang Pertanian.
Waktu pengiriman berkas usulan dari Badan Litbang Pertanian ke Biro OK
Kementan memakan waktu 3 hari sampai dengan 1 minggu dengan catatan berkas
sudah lengkap semua. Apabila masih terdapat kekurangan kelengkapan berkas,
maka waktu yang dibutuhkan untuk memproses bertambah lagi.
Biro OK Kementan akan meverifikasi berkas dan nota persetujuan BKN
yang dikirim dari Badan Litbang Pertanian. Setelah berkas sudah lengkap
selanjutnya Biro OK Kementan mengirim berkas ke BKN beserta nota
persetujuan dari BKN untuk semua golongan. Setelah nota persetujuan disetujui
oleh BKN, maka nota persetujuan KP sampai golongan III/b dikirim ke Biro OK
Kementan oleh BKN. Biro OK Kementan selanjutnya mengirim nota persetujuan
BKN sampai golongan III/b ke unit kerja eselon I dalam hal ini Badan Litbang
Pertanian untuk dibuatkan SK KP yang ditandatangani oleh Kepala Badan
Litbang Pertanian, sedangkan untuk golongan III/c sampai IV/b langsung
dibuatkan SK KP oleh Biro OK Kementan setelah mendapat persetujuan dari
BKN dan selanjutnya disampaikan ke Badan Litbang Pertanian. Badan Litbang
Pertanian kemudian menyampaikan SK KP yang sudah terbit ke unit kerja eselon
II, UPT dan yang bersangkutan secara berjenjang. Untuk usulan KP golongan
IV/c ke atas, disamping nota persetujuan BKN, BKN juga membuat nota
76 pertimbangan untuk disampaikan ke presiden melalui Setneg. Setelah nota
pertimbangan disetujui oleh Presiden, selanjutnya Setneg membuat SK KP
golongan IV/c ke atas yang ditandatangani oleh Presiden Republik Indonesia (RI).
Dari mekanisme pengusulan kenaikan pangkat fungsional di atas dan hasil
investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan
kondisi saat ini dalam mengusulkan kenaikan pangkat fungsional. Work flow
diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 13 berikut:
Gambar 13 Work flow diagram proses usulan kenaikan pangkat pejabat
fungsional.
77 Proses Bisnis Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional
Pembebasan sementara merupakan pembebasan seorang PNS dari jabatan
fungsional yang diembannya selama jangka waktu tertentu. Dengan adanya
pembebasan sementara berarti yang bersangkutan kehilangan hak atas tunjangan
fungsional, namun angka kredit terakhir yang dimilikinya masih tetap berlaku.
Sedangkan hak atas gaji dan tunjangan yang lainnya selain tunjangan fungsional
tetap dibayarkan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku.
Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai tenaga fungsional sejumlah
2.581 orang sebagai penggerak utama dalam penelitian dan pengembangan
pertanian. Berdasarkan tugas pokok dan fungsi Badan Litbang Pertanian, sampai
saat ini jumlah tenaga fungsional yang terbesar adalah peneliti yaitu sejumlah
1.634 orang. Kemudian diikuti oleh tenaga fungsional teknisi penelitian dan
perekayasaan (litkayasa), penyuluh, pustakawan, perekayasa, arsiparis, pranata
komputer, analis kepegawaian, pranata kehumasan, statistisi, dan perencana. Oleh
sebab itu dalam penelitian ini yang akan diambil sebagai sampel adalah pejabat
fungsional peneliti, karena memiliki jumlah tenaga yang cukup besar dan sebagai
penggerak utama dalam penelitian di bidang pertanian. Komposisi jumlah tenaga
fungsional di Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Tabel 10.
Tabel 10 Komposisi tenaga fungsional Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009)
No. Nama Jabatan Fungsional Jumlah Persentase (%) 1. Peneliti 1.634 63,31% 2. Teknisi Litkayasa 571 22,12% 3. Penyuluh Pertanian 206 7,98% 4. Pustakawan 86 3,33% 5. Perekayasa 32 1,24% 6. Arsiparis 25 0,97% 7. Pranata Komputer 9 0,35% 8. Analis Kepegawaian 5 0,19% 9. Pranata Kehumasan 9 0,35% 10. Statistisi 3 0,12% 11. Perencana 1 0,04%
Jumlah 2.581 100%
78
Dalam memproses pembebasan sementara dari jabatan fungsional, tidak
terlepas dari aturan-aturan yang terkait. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia (LIPI) Nomor 06/E/2009 menjelaskan tentang petunjuk
teknis jabatan fungsional peneliti yang termasuk didalamnya membahas
pembebasan sementara dari jabatan fungsional peneliti. Pembebasan sementara
jabatan fungsional teknisi litkayasa dijelaskan dalam keputusan kepala Badan
Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 147/Kp/BPPT/V/2007 tentang
petunjuk teknis jabatan fungsional teknisi penelitian dan perekayasaan (litkayasa)
dan angka kreditnya. Selain itu peraturan bersama Menteri Pertanian Nomor
54/Permentan/OT.210/11/2008 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor
23 A Tahun 2008 yang mengatur tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional
penyuluh pertanian dan angka kreditnya yang termasuk didalamnya membahas
pembebasan sementara dari jabatan fungsional penyuluh pertanian. Kemudian
keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 132
/KEP/M.PAN/12/2002 dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI
Nomor 23 Tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 21 Tahun
2003 membahas tentang jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya.
Berdasarkan peraturan-peraturan tersebut di atas, secara umum pejabat
fungsional dapat dibebaskan sementara dari jabatannya apabila tidak memenuhi
ketentuan yang berlaku. Ketentuan tersebut diantaranya adalah :
1. Kurang angka kredit.
2. Dijatuhi hukuman disiplin PNS.
3. Cuti diluar tanggungan negara.
4. Sedang menjalani tugas belajar lebih dari 6 bulan.
5. Ditugaskan diluar jabatan fungsional dan satuan organisasi penelitian dan
pengembangan.
6. Ditugaskan sebagai pejabat struktural.
Di dalam pedoman ringkas administrasi jabatan fungsional peneliti Badan
Litbang Pertanian tahun 2007, untuk mengajukan usulan pembebasan sementara,
diperlukan beberapa persyaratan. Persyaratan-persyaratan tersebut adalah :
1. Surat pengantar dari unit kerja Eselon II.
79
(1) (2) (3) (4)
(5)
2. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir yang dilegalisir oleh kepala unit
kerja Eselon II.
3. Foto copy SK pangkat terakhir dan dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II.
4. Foto copy penetapan angka kredit (PAK) terakhir yang telah dilegalisir oleh
kepala unit kerja Eselon II.
5. Foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara, diantaranya
adalah surat teguran kurang angka kredit, surat tugas belajar, surat
pengangkatan dalam jabatan struktural, dan surat cuti diluar tanggungan
negara.
Secara umum manajemen proses pembebasan sementara jabatan
fungsional dapat dilihat seperti Gambar 14.
Keterangan :
(1) Waktu yang diperlukan dalam penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan
melengkapi kekurangan berkas adalah 10 hari.
(2) Waktu yang diperlukan dalam verifikasi dan pengiriman berkas usulan dari
unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian adalah 1 – 2 minggu.
(3) Usulan disampaikan dari Badan Litbang Pertanian ke Kementerian Pertanian
(Kementan) sekitar 2 minggu.
(4) Usulan dari Kementan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN) untuk
mendapat persetujuan sekitar 2 bulan.
(5) Proses usulan dari BKN ke Sekretariat Negara (Setneg) sekitar 2 bulan.
Unit Kerja (UPT)
Unit Kerja (Eselon II)
Badan Litbang Pertanian
Kementan
BKN
Setneg
= Proses pengusulan pembebasan sementara = Proses permintaan kelengkapan berkas dan pengiriman SK pembebasan sementara
Gambar 14 Proses bisnis pembebasan sementara dari jabatan fungsional (Sekretariat Badan Litbang Pertanian, 2007).
80
Berdasarkan keterangan Gambar 14 di atas, maka proses pengusulan
pembebasan sementara dari jabatan fungsional memakan waktu cukup lama yaitu
antara 5 sampai dengan 6 bulan. Waktu tersebut belum termasuk proses
pengiriman kembali SK pembebasan sementara jabatan fungsional yang sudah
terbit sehingga secara keseluruhan dapat mencapai lebih dari 6 bulan.
Dari mekanisme pengusulan pembebasan sementara di atas dan hasil
investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan
kondisi saat ini dalam mengusulkan pembebasan sementara. Work flow diagram
tersebut dapat dilihat pada Gambar 15 berikut:
Gambar 15 Work flow diagram proses usulan pembebasan sementara jabatan
fungsional peneliti.
81 Proses Bisnis Aktif Bekerja Kembali
Ketentuan tentang keputusan Aktif Bekerja Kembali (ABK) diterbitkan
oleh pejabat eselon I dalam hal ini Menteri Pertanian (Mentan) atau pejabat yang
diberi kewenangan untuk hal tersebut. SK ABK akan diterbitkan apabila pejabat
fungsional tersebut memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Telah menjalani masa hukuman disiplin PNS.
2. Telah selesai menjalani cuti di luar tanggungan negara.
3. Telah selesai tugas belajar.
4. Telah selesai menjabat struktural baik di dalam maupun di luar satuan
organisasi Badan Litbang Pertanian.
5. Telah kembali tugas dalam satuan organisasi penelitian dan pengembangan.
Dalam pengusulan ABK terdapat beberapa persyaratan. Persyaratan yang
diperlukan antara lain :
1. Surat pengantar dari unit kerja eselon II atau UPT.
2. Foto copy SK pangkat terakhir yang telah dilegalisir.
3. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir dilegalisir.
4. Foto copy SK tugas belajar/jabatan struktural/cuti diluar tanggungan negara
dan lain-lain yang menyebabkan dibebaskan sementara (dilegalisir).
5. Foto copy ijazah yang dilegalisir asli/basah, apabila yang bersangkutan tugas
belajar.
6. Penilaian Angka Kredit (PAK) terakhir yang telah dilegalisir (Sekretaiat
Badan Litbang 2007).
SK ABK mempunyai beberapa fungsi diantaranya adalah untuk
mencairkan kembali tunjangan fungsional sesuai jabatan fungsional terakhir.
Selain itu juga digunakan sebagai kelengkapan berkas untuk usulan SK aktif dari
jabatan fungsional.
Dalam mengusulkan ABK harus melalui beberapa prosedur. Prosedur
mekanisme usulan ABK dapat dilihat pada Gambar 16. Berdasarkan alur
pengusulan ABK tersebut, maka SK ABK dapat diterbitkan dalam jangka waktu
sekitar 5 s/d 6 bulan bahkan lebih.
82
Keterangan :
(1) Waktu pengumpulan dan pengiriman berkas dari UPT ke unit kerja eselon II
memakan waktu 10 hari.
(2) Proses dari unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian sekitar 1 – 2
minggu.
(3) Dari Badan Litbang Pertanian ke Kementan sekitar 2 minggu.
(4) Dari Kementan kembali ke Badan Litbang Pertanian sekitar 2 – 6 bulan
(Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007).
Dari mekanisme pengusulan aktif bekerja kembali di atas, maka dapat
dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam
mengusulkan ABK. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 17.
Work flow diagram pada Gambar 16 memperlihatkan bahwa urutan proses
pengusulan ABK dilakukan hanya sampai di Biro OK Kementan. Hal ini
dikarenakan adanya kewenangan Menteri Pertanian (Mentan) dalam
pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang
dituangkan dalam Keputusan Kepala BKN Nomor 13 Tahun 2003. Namun
walaupun Mentan mempunyai kewenangan dalam hal tersebut di atas, pertinggal
(tembusan) SK ABK tetap disampaikan kepada instansi terkait diantaranya adalah
BKN. Pertinggal SK ABK ke BKN dimaksudkan untuk menginformasikan
kepada BKN bahwa yang bersangkutan sudah diaktifkan kembali dalam bekerja,
Unit Kerja (UPT)
Unit Kerja (Eselon II)
Badan Litbang Pertanian
Kementan
(1) (4) (2) (3)
= proses pengusulan ABK pejabat fungsional
= proses pengiriman SK ABK pejabat fungsional yang sudah terbit
Gambar 16 Mekanisme pengusulan ABK (Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007).
83 sehingga apabila yang bersangkutan mengajukan proses administrasi kepegawaian
yang lain BKN tidak akan mempermasalahkannya.
Proses ABK merupakan suatu proses pengaktifan kembali bagi seorang
pegawai dalam bekerja setelah dibebaskan dari jabatannya. Pengaktifan yang
dimaksud adalah aktif dalam bekerja, bukan aktif dalam jabatan fungsionalnya.
Oleh karena itu proses pengaktifan dalam bekerja bagi pegawai dilakukan oleh
pembina kepegawaian pusat di instansi terkait dalam hal ini adalah Menteri
Pertanian.
SK ABK ini digunakan untuk mencairkan atau mengaktifkan kembali
tunjangan fungsional. Setelah yang bersangkutan mendapat SK ABK, maka
tenaga fungsional tersebut mengajukan ke pengelola kepegawaian UPT untuk
mengaktifkan tunjangan fungsionalnya ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan
Negara (KPPN). KPPN kemudian memproses berdasarkan SK ABK dimaksud.
Gambar 17 Work flow diagram proses aktif bekerja kembali pejabat fungsional.
84 Proses Bisnis Pengusulan Tugas Belajar
Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sebagai penghasil inovasi
pendorong pembangunan pertanian nasional, Badan Litbang Pertanian perlu
didukung oleh sumber daya manusia (SDM) yang bermutu. Peningkatan mutu
SDM tersebut dilakukan melalui pelatihan jangka panjang dan jangka pendek
secara terencana, konsisten, dan terus menerus dengan mempertimbangkan
dinamika perubahan lingkungan strategis pembangunan nasional.
Pengertian tugas belajar di dalam Badan Litbang Pertanian merupakan
suatu tugas yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian kepada PNS di UK dan
UPT lingkup Badan Litbang Pertanian untuk menuntut ilmu, mendapatkan
pendidikan atau keahlian di dalam atau luar negeri yang ditempuh paling sedikit
dalam waktu 1 tahun. Program ini diwujudkan dalam bentuk program Doktor
(S3), Master (S2), Sarjana (S1), Diploma 3 (D3), atau Diploma 2 (D2) (Badan
Litbang Pertanian 2007).
Tujuan dari program ini adalah selain untuk meningkatkan kemampuan
dan keterampilan pegawai, juga untuk meningkatkan dedikasi, motivasi, dan
kreativitas. Selain itu juga untuk meningkatkan kemampuan penalaran ilmu,
teknologi, dan manajemen. Program tugas belajar juga sebagai media pemberian
penghargaan kepada pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian yang berprestasi.
Dalam mengusulkan tugas belajar harus sesuai dengan tata cara atau
persyaratan yang berlaku. Namun dalam kondisi khusus, calon yang tidak
memenuhi persyaratan dapat diusulkan dengan justifikasi yang kuat dari kepala
UK/UPT. Persyaratan yang terdapat di Badan Litbang Pertanian terdiri dari 2
(dua) hal yaitu persyaratan umum dan persyaratan khusus. Persyaratan calon
petugas belajar yang bersifat umum adalah :
a. PNS yang mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun sejak
diangkat sebagai pegawai negeri penuh.
b. Menyerahkan salinan ijazah dan transkrip yang telah disahkan oleh instansi
yang berwenang.
c. Menyerahkan salinan SK pengangkatan sebagai PNS.
d. Menyerahkan daftar riwayat hidup (DRH).
e. Mendapat rekomendasi dari pimpinan UK atau UPT yang bersangkutan.
85 f. Menyerahkan surat perjanjian tugas belajar yang menyebutkan kesediaannya
untuk kembali ke UK semula atau ditempatkan di UK lain lingkup Badan
Litbang Pertanian.
g. Tidak dalam proses pemeriksaan dalam rangka pelaksanaan peraturan disiplin
pegawai.
Selain persyaratan umum, terdapat juga peraturan khusus. Persyaratan
khusus tersebut untuk masing-masing jenjang pendidikan berbeda-beda, yaitu :
a. Untuk program D2 dan D3 :
1) Minimal berijazah SLTA atau yang sederajat,
2) Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir.
b. Untuk program S1 :
1) Program ini hanya untuk pejabat fungsional terampil dan staf manajemen.
2) Minimal berijazah D2 atau D3 atau sedang mengikuti program S1 di
semester 5.
3) Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir.
c. Untuk program S2 :
1) Minimal berijazah S1 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B.
2) Berumur maksimal 40 tahun pada hari ulang tahun terakhir.
3) Telah memiliki jabatan fungsional peneliti.
4) Khusus untuk calon peneliti harus mempunyai karya ilmiah yang sudah
diterbitkan pada jurnal terakreditasi.
5) Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan
bidang tugasnya.
d. Untuk program S3
1) Minimal berijazah S2 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B.
2) Berumur maksimal 45 tahun pada hari ulang tahun terakhir.
3) Telah memiliki jabatan fungsional peneliti.
4) Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan
bidang tugasnya (Badan Litbang Pertanian 2007).
Dalam mengusulkan calon petugas belajar terdapat mekanisme yang harus
dilalui. Mekanisme tersebut dapat dilihat pada Gambar 18 berikut :
86
Keterangan Gambar 18:
(1) Badan Litbang Pertanian membuat surat pendaftaran calon petugas belajar
kepada unit kerja eselon II.
(2) Unit kerja eselon II menindaklanjuti surat dari Badan Litbang Pertanian ke
UPT.
(3) UPT mengirimkan daftar calon peserta yang telah diseleksi kepada unit
kerja eselon II yang bersangkutan.
(4) Unit kerja eselon II merekap, dan menyeleksi semua usulan dari UPT dan
mengirimkan calon peserta yang telah diseleksi kepada Badan Litbang
Pertanian (Sekretaris Badan/Ketua Komisi Pembinaan Tenaga (KPT)).
(5) Setelah diolah dan diseleksi di Badan Litbang Pertanian oleh tim KPT, hasil
seleksi calon petugas belajar dikirimkan ke unit kerja eselon II.
(6) Unit kerja eselon II menindaklanjuti hasil seleksi calon petugas belajar
kepada UPT.
Dalam menyeleksi calon petugas belajar, tim KPT mempunyai beberapa
kriteria penyeleksian, diantaranya adalah :
1. Kondisi UK, dilihat dari kinerja, program, dan SDM yang tersedia.
2. Prioritas diberikan pada disiplin-disiplin ilmu penting yang diperlukan tetapi
sedikit peminatnya.
3. Nilai Mutu Rata-rata (NMR). Untuk program S2 NMR yang diperlukan paling
sedikit 2,75 (skala 0-4) dan 6,25 (skala 1-10). Sedangkan untuk program S3
Unit Kerja (UPT)
Unit Kerja (Eselon II)
Badan Litbang Pertanian
(1) (2)
(3) (4)
(5) (6)
= Proses pengusulan tugas belajar dari UPT dan unit kerja eselon II
= Proses pengiriman SK tugas belajar yang sudah selesai
= Permintaan surat usulan tugas belajar ke UPT dan Unit Kerja (UK)
Gambar 18 Mekanisme proses usulan calon petugas belajar lingkup Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian, 2007).
87
NMR yang diperlukan adalah 3,25. Besarnya angka NMR ini disesuaikan
dengan persyaratan yang ditentukan oleh perguruan tinggi penyelenggara.
4. Bagi calon peserta program tugas belajar di luar negeri memiliki nilai TOEFL
serendah-rendahnya 500.
Dari alur kerja usulan tugas belajar di atas dan hasil investigasi, maka
dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini
dalam mengusulkan calon petugas belajar. Work flow diagram tersebut dapat
dilihat pada Gambar 19 berikut:
Gambar 19 Work flow diagram proses usulan tugas belajar.
88 4.4.2.2 Hasil Analisis Business Architecture
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Kenaikan Pangkat
Pada proses bisnis yang ada sekarang membutuhkan waktu cukup lama
dari tahap pengumpulan kelengkapan berkas usulan hingga hasil Surat Keputusan
(SK) kenaikan pangkat (KP). Dari hasil kuesioner menyatakan bahwa secara
keseluruhan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengusulan KP adalah 11
sampai 12 bulan. Berdasarkan hasil survei dan kuesioner dari responden, proses
bisnis kenaikan pangkat yang diinginkan adalah proses kenaikan pangkat
fungsional yang cepat, efektif dan efisien. Responden menginginkan adanya
sistem dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan sebagaimana
yang terlihat dalam Tabel 11.
Tabel 11 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis KP
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%)
1 Apakah mengikuti proses Ya : 151 84,83 monitoring usulan KP Tidak : 24 13,48 Fungsional Abstain : 3 1,69
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 109 61,24 memonitornya Datang ke instansi : 24 13,48 Secara elektronik : 39 21,91 Abstain : 6 3,37
3 Jika Tidak, apa yang Menunggu hasil : 25 14,04 dilakukan Membiarkan saja : 6 3,37 Abstain : 147 82,58
4 Apakah perlu sistem Ya : 168 94,38 monitoring usulan KP Tidak : 3 1,69 online Abstain : 7 3,39
5 Jika Ya, apakah fisik Ya : 141 79,21 berkas masih perlu dikirim Tidak : 20 11,24 Abstain : 17 9,55
6 Waktu keseluruhan dalam 1-2 bulan : 4 2,25 proses KP fungsional 3-4 bulan : 17 9,55 5-6 bulan : 31 17,42 7-8 bulan : 15 8,43 9-10 bulan : 10 5,62 11-12 bulan : 59 33,15
12-24 bulan : 3 1,69 > 1 th : 20 11,24 20 bulan : 1 0,56 15 bulan : 1 0,56
89
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%)
24 bulan/2 tahun : 7 3,93 6-12 bulan : 1 0,56 12 - 18 bulan : 1 0,56 Tidak tentu : 4 2,25 Tidak tahu : 1 0,56 Abstain : 3 1,69
Dari Tabel 11 di atas, sebagian besar responden yaitu 84,83% mengikuti
proses monitoring proses usulan KP. Namun 61,24% dari responden masih
menggunakan sistem manual dalam memonitor proses usulan KP yaitu dengan
menanyakan ke pengelola kepegawaian secara berjenjang. Salah satu cara untuk
menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu sistem informasi usulan
dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat
mengakomodir kebutuhan responden. Hal ini sesuai dengan keinginan responden
yaitu 94,38% menyatakan bahwa perlu adanya sistem informasi monitoring proses
usulan KP secara online sehingga diharapkan responden dapat mengetahui
langsung dan dapat mempercepat proses usulan KP yang diajukan.
Sebagian besar responden (79,21%) menyatakan bahwa untuk
kelengkapan berkas disamping dapat dikirim secara elektronik, berkas juga tetap
dikirim secara manual. Hal ini dikarenakan kelengkapan berkas yang dikirim
untuk proses administrasi kepegawaian harus dilegalisir dan ditandatangani secara
sah atau asli oleh pejabat yang berwenang. Disamping itu fisik berkas juga
digunakan sebagai bukti keabsahan dokumen yang dikirim.
Berdasarkan keinginan responden tersebut, maka perlu dirancang proses
usulan dan monitoring KP secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan
dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 20.
Pada Gambar 20, terlihat bahwa proses pengusulan kenaikan pangkat
pejabat fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan
mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II
masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II
memasukan data usulan kenaikan pangkat ke sistem SIMPEG online.
90
Bersamaan dengan proses input data usulan KP fungsional, maka
dilakukan proses pengiriman berkas usulan KP fungsional secara elektronik dan
manual. Proses pengiriman secara elektronik yaitu pengiriman berkas usulan KP
fungsional yang dilakukan melalui sistem informasi usulan dan monitoring
administrasi kepegawaian atau SIMPEG online. Pengelola kepegawaian di UPT
dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan KP fungsional ke dalam
sistem dengan format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur
pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus
ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang
Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas
sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II
dapat mengunduh file yang telah dikirim.
Gambar 20 Rancangan proses bisnis sistem kenaikan pangkat pejabat fungsional.
91
Proses pengiriman secara manual yaitu pengiriman fisik berkas usulan KP
fungsional yang dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh
petugas kepegawaian ke UK eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian.
Pengiriman fisik berkas tetap dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi
eksternal Badan Litbang Pertanian masih menggunakan fisik berkas yang sah
(yang telah dilegalisir). Sehingga pada saat ini kegunaan dari sistem elektronik
adalah apabila UK dan Badan Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan
kelengkapan berkas usulan, maka tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi
langsung mengakses ke web database untuk mencetak kekurangan kelengkapan
berkas usulan tersebut.
Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan KP fungsional
diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh
pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan
mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan
persyaratan yang berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan
dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan KP fungsional ke UPT.
Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke
Badan Litbang Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di
cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada
yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi.
Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan kenaikan pangkat
pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT
dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi
dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Proses pengusulan
dilakukan menggunakan web database ke masing-masing UK (eselon II).
Selanjutnya masing-masing UK (eselon II) memverifikasi kelengkapan
berkas usulan. Apabila terjadi kekurangan kelengkapan, maka pengelola
kepegawaian eselon II dapat memasukkan kekurangan kelengkapan berkas
tersebut ke web database yang tujuannya agar semua pegawai dan pengelola
kepegawaian di lingkup UK (eselon II) dan UPT masing-masing dapat
mengetahui kekurangan berkas yang harus dilengkapi pada waktu kapan saja dan
dimana saja. Jika kelengkapan berkas sudah lengkap, proses selanjutnya adalah
92 setiap eselon II mengkompilasi usulan dari UPT masing-masing dan mengirimkan
usulan dan berkas usulan tersebut ke Badan Litbang Pertanian baik melalui web
database maupun secara manual.
Begitu juga di Badan Litbang Pertanian (eselon I), setelah menerima
usulan dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang
Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan
Kepegawaian, Kementerian Pertanian (Kementan). Namun apabila terdapat
kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang
Pertanian mengecek berkas yang dikirim secara elektronik. Apabila tidak ada pada
berkas elektronik maka langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK
(eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua
pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan
kelengkapan berkas proses usulan administrasi kepegawaian tersebut.
Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas
administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I
dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat
langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web
database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara
otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi
kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari hasil input yang
dilakukan oleh pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua
pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian
tanpa waktu yang lama. Setelah alur kerja dapat didefinisikan, selanjutnya adalah
menentukan fungsi apa saja yang terdapat pada program proses usulan
administrasi kepegawaian yang akan dibuat.
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Pembebasan Sementara
Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner bahwa pada proses
bisnis usulan pembebasan sementara yang tersedia, memakan waktu cukup lama
yaitu 5 sampai 6 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga
hasil Surat Keputusan (SK) pembebasan sementara dari jabatan fungsional, seperti
yang dapat dilihat pada Tabel 12. Sebagian besar responden (32,02%) mengikuti
proses monitoring usulan pembebasan sementara. namun proses monitoring
93 dimaksud dilakukan secara manual oleh sebab itu responden menginginkan
adanya sistem monitoring secara online (52,81%). Responden juga menginginkan
adanya proses pembebasan sementara jabatan fungsional yang cepat, efektif dan
efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah
satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu
pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan
dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat
mengakomodir kebutuhan responden.
Tabel 12 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis pembebasan sementara
No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)
1 Apakah mengikuti proses Ya : 57 32,02
monitoring pembebasan Tidak : 45 25,28 Sementara Abstain : 76 42,70
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 48 26,97 memonitornya Datang ke instansi terkait : 6 3,37 Elektronik : 4 2,25 Abstain : 120 67,42
3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 37 20,79 Membiarkan : 12 6,74 Abstain : 129 72,47
4 Apakah perlu ada sistem Ya : 94 52,81 monitoring pembebasan Tidak : 2 1,12 sementara secara online Abstain : 82 46,07
5 Apakah berkas fisik masih Ya : 72 40,45 diperlukan Tidak : 17 9,55 Abstain : 89 50
6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 10 5,62 keseluruhan proses 3-4 bulan : 21 11,80 Pembebasan Sementara 5-6 bulan : 33 18,54 7-8 bulan : 7 3,93 9-10 bulan : 2 1,12 11-12 bulan : 16 8,99 > 1 tahun : 3 1,69 > 4 tahun : 1 0,56 > 6 bulan : 1 0,56
Tidak ada batas waktu : 2 1,12 Tidak tahu : 3 1,69 Abstain : 79 44,38
94
Berdasarkan kebutuhan responden, maka perlu dirancang sistem
monitoring proses usulan dan pengiriman berkas usulan pembebasan sementara
secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti
yang dapat dilihat pada Gambar 21.
Pada Gambar 21, proses pengusulan pembebasan sementara pejabat
fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan
mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II
masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II
menginput data usulan kenaikan pangkat ke sistem informasi usulan dan
monitoring administrasi kepegawaian yang berbasis web database.
Bersamaan dengan proses input data usulan pembebasan sementara
fungsional, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan pembebasan
sementara fungsional secara elektronik dan manual. Proses pengiriman secara
elektronik yaitu pengiriman berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang
dilakukan secara komputerisasi melalui sistem informasi usulan dan monitoring
administrasi kepegawaian. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat
mengunggah (upload) berkas usulan pembebasan sementara fungsional ke dalam
sistem dalam format file pdf dan jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman
berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon
II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini
dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum
dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. UK eselon II dan Badan Litbang
Pertanian dapat mengunduh (download) file yang telah dikirim dari UPT lingkup
UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses pengiriman secara manual yaitu
pengiriman fisik berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang dilakukan
melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke UK
eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian.
Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan pembebasan sementara
fungsional diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas
oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan
mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan
persyaratan yang berlaku. Apabila secara elektronik dan manual berkas yang
95 dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas
usulan pembebasan sementara fungsional ke UPT masing-masing. Apabila
kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan
Litbang Pertanian. Kemudian apabila berkas yang dikirim manual tidak lengkap,
sedangkan yang dikirim secara elektronik sudah lengkap, maka kekurangan
kelengkapan berkas tersebut dapat diambil secara elektronik dengan
menggunakan aplikasi Simpeg online. Kemudian berkas yang dikirim secara
manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah
satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi.
Gambar 21 Hasil analisis rancangan sistem usulan pembebasan sementara jabatan fungsional.
96
Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan pembebasan sementara
pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT
dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi
dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian.
Di tingkat Badan Litbang Pertanian (eselon I), setelah menerima usulan
dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian.
Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Kepegawaian Kementan.
Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola
kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua
instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan
agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui
kekurangan kelengkapan berkas tersebut.
Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas
administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I
dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat
langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web
database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara
otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi
kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola
kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung
melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama.
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Aktif Bekerja Kembali (ABK)
Dalam analisis proses bisnis usulan ABK hampir sama dengan proses
bisnis sebelumnya yaitu KP dan pembebasan sementara. Yang membedakan
adalah batasan rantai birokrasi yang mengelola proses tersebut yaitu hanya sampai
di tingkat Kementan.
Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner 16,85% responden
menyatakan bahwa pada proses bisnis usulan ABK saat ini, memakan waktu
cukup lama yaitu antara 5 sampai dengan 6 bulan dari tahap penyiapan
kelengkapan berkas usulan hingga yang bersangkutan menerima hasil Surat
Keputusan (SK) ABK, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 13. Kemudian
responden (57,87%) menginginkan adanya proses ABK yang cepat, efektif dan
97 efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah
satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu
pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan
dan monitoring administrasi kepegawaian yang dapat mengakomodir kebutuhan
responden. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti
yang disajikan pada Gambar 22.
Tabel 13 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis ABK
No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)
1 Apakah mengikuti proses Ya : 85 47,75 monitoring usulan ABK Tidak : 28 15,73 Abstain : 65 36,52
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 68 38,20 memonitornya Datang ke instansi
terkait : 10 5,62
Elektronik : 14 7,87 Abstain : 86 48,31
3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 24 13,48 Membiarkan saja : 8 4,49 Abstain : 146 82,02
4 Apakah perlu ada sistem Ya : 103 57,87
monitoring berkas usulan ABK Tidak : 4 2,25 secara online Abstain : 71 39,89
5 Apakah fisik berkas perlu dikirim Ya : 85 47,75 Tidak : 15 8,43 Abstain : 78 43,82
6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 5 2,81 keseluruhan proses ABK 3-4 bulan : 26 14,61 5-6 bulan : 30 16,85 7-8 bual : 7 3,93 9-10 bulan : 3 1,69 11-12 bulan : 28 15,73 24 bulan : 1 0,56 >2 tahun : 1 0,56
> 1 tahun : 5 2,81 Tidak ada batas waktu : 2 1,12 Tidak tahu : 2 1,12 Abstain : 68 38,20
Berdasarkan Gambar 22, dapat dilihat bahwa proses pengusulan ABK
dapat dilakukan dengan sistem online yaitu pengelola kepegawaian dapat
mengusulkan proses ABK dengan menginput usulan ke sistem online tersebut.
98 Namun disamping pengusulan secara online, berdasarkan hasil kuesioner
responden menginginkan berkas fisik usulan juga dapat disampaikan ke unit kerja
eselon II dan seterusnya yang memproses usulan ABK. Hal ini dikarenakan
karena rantai birokrasi di luar Badan Litbang Pertanian masih menggunakan
sistem manual yaitu dengan melihat berkas secara langsung yang sudah dilegalisir
oleh atasan sebagai bukti otentik.
Proses pengusulan ABK dapat dimulai dari pejabat fungsional yang
bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit
kerja (UK) eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di
UPT atau UK eselon II memasukkan data usulan ABK ke sistem yang berbasis
web database.
Gambar 22 Analisis rancangan sistem aktif bekerja kembali.
99
Bersamaan dengan proses pemasukan data usulan ABK, maka dilakukan
proses pengiriman berkas usulan ABK secara elektronik dan manual. Pengelola
kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan ABK ke
dalam sistem dalam format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur
pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus
ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang
Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas
sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II
atau Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh file dokumen elektronik yang
telah dikirim dari UPT lingkup UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses
pengiriman secara manual dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar
langsung oleh petugas kepegawaian ke instansi yang menaunginya.
Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan ABK diterima oleh
UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola
kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan
berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang
berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan
kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK ke UPT. Apabila kelengkapan
berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang
Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan
berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang
diharapkan dapat saling melengkapi.
Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan ABK diharapkan dapat
dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga
pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan
administrasi kepegawaian. Kemudian proses pengusulan dilakukan menggunakan
web database ke masing-masing UK (eselon II). Namun pada proses pengiriman
berkas dilakukan melalui 2 (dua) jalur yaitu jalur elektronik dan fisik berkas.
Pengiriman melalui elektronik yaitu semua dokumen pejabat fungsional yang
terkait dimasukkan ke dalam web database sehingga akan mempercepat waktu
pengiriman dan lebih ekonomis. Sedangkan pengiriman fisik berkas tetap
dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi eksternal Badan Litbang Pertanian
100 masih menggunakan fisik berkas yang sah (yang telah dilegalisir). Sehingga pada
saat ini kegunaan dari sistem elektronik adalah apabila UK eselon II dan Badan
Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan kelengkapan berkas usulan, maka
tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi langsung mengakses ke web database
untuk mencetak kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK tersebut.
Setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas dari UK eselon II,
selanjutnya dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah
lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementan.
Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola
kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua
instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan
agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui
kekurangan kelengkapan berkas tersebut.
Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas
administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I
dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat
langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web
database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara
otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi
kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola
kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung
melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama.
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Tugas Belajar
Dari kuesioner yang disebar, dihasilkan bahwa sebagian besar responden
menjawab bahwa proses usulan tugas belajar harus menunggu surat permintaan
usulan dari Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk ketiga proses sebelumnya
tidak harus menunggu permintaan usulan dari Badan Litbang Pertanian atau unit
eselon II masing-masing. Artinya usulan KP fungsional, pembebasan sementara,
dan ABK dapat dilakukan setiap saat asal sudah memenuhi syarat yang telah
ditentukan. Namun khusus untuk proses KP fungsional pengusulan dilakukan 2
(dua) periode yaitu April dan Oktober sehingga untuk pejabat fungsional yang
akan naik pangkat dapat mengajukan usulan sebelum April dan Oktober.
101
Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan hasil kuesioner seperti yang
dapat dilihat pada Tabel 14 bahwa pada proses bisnis usulan tugas belajar saat ini,
memakan waktu 3 sampai 4 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas
usulan hingga pengumuman hasil seleksi petugas belajar Badan Litbang
Pertanian. Selama ini sebagian besar responden (50%) mengikuti proses
monitoring usulan tugas belajar secara manual yaitu dengan menanyakan kepada
pengelola kepegawaian secara berjenjang baik melalui telepon maupun email.
Kemudian 64,04% dari responden menginginkan adanya proses tugas belajar yang
cepat, efektif dan efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang
sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan
membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat rancangan sistem
informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian tugas belajar yang
dapat mengakomodir kebutuhan responden.
Tabel 14 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis tugas belajar
No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)
1 Apakah mengikuti proses Ya : 89 50 memonitor berkas Tidak : 35 19,66 Abstain : 54 30,34
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 73 41,01 Memonitornya Datang ke instansi terkait : 9 5,06 Elektronik : 10 5,62 Abstain : 86 48,31
3 Jika Tidak, apa yang dilakukan Menunggu hasil : 28 15,73 Membiarkan saja : 12 6,74 Abstain : 138 77,53
4 Apakah perlu sistem Ya : 114 64,04 monitoring berkas tugas Tidak : 5 2,81 belajar secara online Abstain : 59 33,15
5 Apakah berkas fisik masih Ya : 99 55,62 perlu dikirim Tidak : 12 6,74 Abstain : 67 37,64
6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 21 11,80 keseluruhan proses Tugas 3-4 bulan : 31 17,42 Belajar 5-6 bulan : 18 10,11
7-8 bulan : 10 5,62 9-10 bulan : 5 2,81
102
No. Uraian Jawaban Jml Persentase (%)
11-12 bulan : 23 12,92 > 1 tahun : 4 2,25 Tidak tahu : 2 1,12 Tdk ada batas waktu : 2 1,12 > 3 bulan : 1 0,56
> 2 tahun : 1 0,56 1 - 2 tahun : 1 0,56 Tidak ingat : 1 0,56 Abstain : 58 32,58
Berdasarkan hasil kuesioner di atas, perlu dilakukan perancangan sistem
proses usulan tugas belajar secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan
dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 23 berikut:
Gambar 23 Hasil analisis rancangan sistem usulan tugas belajar.
103
Berdasarkan Gambar 23, proses pengusulan tugas belajar dilakukan oleh
pimpinan atau kepala UPT atau unit eselon II setelah mendapat informasi
permintaan pengusulan tugas belajar dari unit kerja eselon II masing-masing dan
Badan Litbang Pertanian. Proses pengusulan calon petugas belajar diseleksi oleh
pimpinan UPT masing-masing sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang
berlaku. Kemudian pimpinan UPT memberikan daftar calon petugas belajar ke
pengelola kepegawaian untuk dilakukan pemasukan data usulan tugas belajar
secara elektronik ke sistem online tersebut. Setelah itu, pengelola kepegawaian
UPT menginformasikan kepada pegawai yang telah diseleksi oleh pimpinan UPT
bahwa yang bersangkutan diusulkan untuk tugas belajar serta memberitahukan
untuk segera melengkapi kelengkapan persyaratan berkas yang telah ditentukan.
Setelah berkas sudah lengkap kemudian pengelola kepegawaian UPT
memverifikasi berkas tersebut dan mengirim berkas tersebut baik secara fisik
maupun elektronik ke unit kerja eselon II masing-masing. Berdasarkan hasil
kuesioner, responden menjawab rata-rata waktu yang butuhkan untuk
menyiapkan, memverifikasi, mengirim, dan melengkapi kekurangan berkas usulan
tugas belajar rata-rata 20 hari.
Setelah dikirim ke unit kerja eselon II, kemudian pengelola kepegawaian
unit kerja eselon II akan menerima pesan di sistem online tersebut bahwa UPT
XYZ telah mengusulkan dan mengirim berkas usulan tugas belajar. Selanjutnya
kemudian memverifikasi berkas usulan tugas belajar yang telah masuk ke unit
eselon II. Jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola
kepegawaian unit eselon II akan memberikan pesan kepada UPT dan pegawai
terkait melalui sistem online sehingga diharapkan pengelola kepegawaian UPT
dan pejabat fungsional terkait dapat mengetahui kekurangan berkas tersebut
secara cepat setiap saat. Setelah berkas lengkap semua langkah selanjutnya adalah
pengelola kepegawaian unit kerja eselon II mengirim berkas usulan tugas belajar
ke tingkat Badan Litbang Pertanian baik secara elektronik maupun secara fisik.
Waktu yang dibutuhkan untuk memverifikasi dan mengirim berkas ke Badan
Litbang Pertanian adalah 7 hari.
Di tingkat Badan Litbang Pertanian proses usulan berkas tugas belajar
hampir sama dengan di unit kerja eselon II. Pengelola kepegawaian tingkat Badan
104 Litbang Pertanian akan menerima pesan melalui sistem online bahwa unit kerja
eselon II XYZ telah mengirimkan usulan dan berkas tugas belajar. Selanjutnya
pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mendownload berkas yang telah
dikirim yang kemudian dilakukan juga verifikasi berkas. Jika masih terdapat
kekurangan berkas maka dimintakan kekurangannya tersebut ke unit kerja eselon
II melalui sistem online tersebut.
Apabila sudah lengkap langkah selanjutnya adalah pengelola kepegawaian
Badan Litbang Pertanian mengkompilasi dan membuat daftar serta rekap semua
usulan calon petugas belajar. Daftar dan rekap tersebut kemudian diserahkan
kepada tim komisi pembinaan tenaga (KPT) untuk diseleksi. Hasil seleksi tersebut
kemudian direkomendasikan kepada pimpinan Badan Litbang Pertanian untuk
mendapat persetujuan. Setelah disetujui oleh pimpinan Badan Litbang Pertanian,
pengelola kepegawaian kemudian membuat surat pengantar ke Menteri Pertanian
untuk dapat dibuatkan surat keputusan (SK) tugas belajar dari Badan Litbang
Pertanian oleh Menteri Pertanian.
4.4.3 Information System Architecture Dalam menjalankan proses bisnis yang telah diuraikan di atas, maka
diperlukan adanya sistem informasi. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai
sistem informasi kepegawaian yang ada di Badan Litbang Pertanian, termasuk
kebutuhan aplikasi ke depan di lingkup Badan Litbang Pertanian. Disamping
sistem informasi kepegawaian juga akan dibahas sistem informasi yang terkait
dengan SIMPEG.
Arsitektur sistem informasi terdiri dari 2 (dua) arsitektur. Pertama adalah
arsitektur aplikasi, dimana arsitektur ini akan membahas tentang aplikasi yang ada
saat ini dan aplikasi yang akan dirancang. Kedua yaitu arsitektur data, dimana
arsitektur ini digunakan untuk merancang database yang akan digunakan dalam
membuat rancangan Simpeg online dimaksud.
4.4.3.1 Kondisi saat ini
Aplikasi SIMPEG
Dalam rangka mendukung penyajian data dan informasi di bidang
kepegawaian, maka dikembangkan aplikasi pengolahan dan penyajian data
kepegawaian yang disebut SIMPEG. SIMPEG sebagai alat bantu dalam penyajian
data dan informasi kepegawaian telah dikembangkan oleh Badan Litbang
105 Pertanian sejak tahun 1986 yang berbasis pada operating sistem DOS. Untuk
keseragaman di seluruh instansi lingkup Deptan, kemudian pada tahun anggaran
1994/1995 pengembangan SIMPEG dilakukan oleh Pusat Data dan Informasi
Deptan (Pusdatin) dan telah diterapkan oleh berbagai unit pengelola kepegawaian
baik di pusat maupun wilayah (UPT). Pengembangan SIMPEG disesuaikan
dengan kemajuan teknologi, kebutuhan akan jenis dan bentuk informasi serta
peraturan yang berlaku di bidang kepegawaian, sehingga SIMPEG telah
mengalami perubahan-perubahan, dan telah dikembangkan dengan menggunakan
operating sistem Windows dan perangkat lunak Visual Foxpro 7.0.
Berdasarkan pengamatan langsung dan wawancara, SIMPEG saat ini
belum memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memanfaatkan informasi
yang ada, sehingga perlu dikembangkan suatu sistem yang memberikan
kemudahan bagi pengambil kebijakan sebagai bahan pengambil keputusan. Pada
saat ini SIMPEG yang ada juga belum sepenuhnya user friendly karena hanya
mudah digunakan oleh pengelola SIMPEG saja sedangkan untuk menampilkan
data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna lain tidak dengan mudah dapat
dilakukan. Selain itu apabila terdapat permintaan data dan informasi yang tidak
terdapat dalam aplikasi SIMPEG, sebagian besar pengelola SIMPEG mengolah
kembali data tersebut secara manual dengan menggunakan aplikasi pengolah data
yang lain seperti Excel dan Access.
Dalam proses pengurusan administrasi kepegawaian dilakukan sesuai
prosedur birokrasi yang berlaku yang melibatkan banyak instansi sehingga
pengelola kepegawaian merasa kesulitan untuk dapat memantau berkas usulan.
Selama ini proses pemantauan (monitoring) berkas dilakukan secara manual yaitu
dengan menggunakan alat komunikasi dan mendatangi langsung ke instansi yang
terkait secara berjenjang. SIMPEG yang ada saat ini seharusnya dapat
memberikan fasilitas monitoring berkas usulan administrasi, namun sampai
sekarang belum terdapat proses monitoring tersebut. Dengan adanya sistem
monitoring diharapkan dapat mempermudah pengelola kepegawaian dan semua
pegawai di Badan Litbang Pertanian dalam memantau status berkas usulan yang
sedang diproses pada setiap saat dan dimanapun pegawai yang bersangkutan
berada.
106
Disamping itu, karena sifat data kepegawaian sangat dinamis, sehingga
data dapat berubah setiap saat. Untuk itu diperlukan sistem yang memberikan
kemudahan kepada pengelola kepegawaian dan pengguna lain sehingga dapat
langsung melakukan pembaruan data pada setiap saat dan dimanapun berada.
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di lingkungan
Badan Litbang Pertanian dimaksudkan untuk mendukung penerapan manajemen
modern, khususnya dalam penyediaan informasi yang diperlukan dalam
menunjang menajemen penelitian. Selain itu juga untuk membuat manajemen
sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian menjadi terintegrasi, terpadu,
reliable. Selanjutnya pengembangan SIMPEG saat ini dilaksanakan dengan
pemeliharaan database kepegawaian, peningkatan software SIMPEG, serta
evaluasi performansi SIMPEG dan pemanfaatannya dalam menunjang perumusan
kebijaksanaan menajemen di lingkungan Badan Litbang Pertanian.
Database SIMPEG
Dalam aplikasi SIMPEG yang sedang berjalan, terdapat 25 tabel yang
terdiri dari 1 tabel data dasar dan 24 tabel penunjang lainnya. Daftar nama-nama
table dapat dilihat pada Tabel 15.
Tabel 15 Daftar tabel pada aplikasi SIMPEG saat ini
No. Nama Tabel Keterangan
1. DTDASAR.DBF : File data dasar pegawai
2. FORMAL.DBF : File data riwayat pendidikan formal
3. INFORMAL.DBF : File data riwayat pendidikan informal
4. JENJANG.DBF : File data riwayat diklat penjenjangan
5. PANGKAT.DBF : File data riwayat kepangkatan
6. JABAT.DBF : File data riwayat jabatan
7. ISTRI.DBF : File data istri/suami
8. DATANAK.DBF : File data anak
9. JASA.DBF : File data tanda jasa
10. DATADP3.DBF : File data riwayat DP3
11. LKKARYA.DBF : File data seminar, lokakarya, symposium
107
No. Nama Tabel Keterangan
12. HUKUM.DBF : File data riwayat hukuman disiplin
13. ORGANISA.DBF : File data riwayat organisasi
14. KELUARGA.DBF : File data keluarga
15. NILPAK.DBF : File data penilaian angka kredit fungsional
16. BELAJAR.DBF : File data tugas/ijin belajar
17. PENSIUN.DBF : File data pegawai yang telah pensiun
18. TABUNKER.DBF : File tabel rujukan untuk unit kerja
19. TABFUNG.DBF : File tabel rujukan fungsional
20. TABPROP.DBF : File tabel rujukan propinsi
21. TABAHLI.DBF : File tabel rujukan keahlian
22. TABKOM.DBF : File tabel rujukan keahlian
23. TABFAKUL.DBF : File tabel rujukan fakultas/jurusan
24. TABKALA.DBF : File tabel rujukan gaji berkala
25. TABFUNGUMUM.DBF : File table fungsional umum
4.4.3.2 Analisis Sistem Informasi 4.4.3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem
Sebelum menentukan sistem aplikasi yang akan dibuat perlu dilakukan
terlebih dahulu analisis kebutuhan sistem. Analisis ini bertujuan untuk
memperoleh sistem seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh user.
Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84 % responden menginginkan
adanya sistem monitoring proses administrasi kepegawaian terutama yang
berkaitan dengan jabatan fungsional. Responden mengungkapkan bahwa sistem
monitoring ini akan bermanfaat dalam menelusuri proses usulan administrasi
kepegawaian yang diajukan. Selain itu juga dapat mempercepat informasi
terhadap status usulan administrasi kepegawaian dan berkas yang diajukan.
Sedangkan untuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84% responden
menginginkan sistem aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja
yaitu sistem aplikasi yang online. Hal ini disebabkan responden ingin dapat secara
langsung memonitor proses usulan administrasi kepegawaian sehingga dalam
108 memonitor tidak harus menelepon petugas pengelola kepegawaian. Disamping itu
yang terpenting adalah sistem online dapat diakses dimana saja dan kapan saja.
Apabila responden sedang bekerja di lapangan, maka mereka dapat memperoleh
informasi di tempat mereka berada dan pada saat kapan saja.
Namun demikian responden mengungkapkan bahwa selain sistem
monitoring proses administrasi kepegawaian secara online, berkas fisik untuk
kelengkapan usulan harus tetap dikirim secara manual. Hal ini disebabkan selain
untuk backup dokumen dan arsip juga untuk legalitas dari suatu dokumen karena
sampai saat ini proses administrasi kepegawaian di luar rantai birokrasi Badan
Litbang Pertanian masih membutuhkan legalitas dokumen yang harus
ditandatangani atau dilegalisir oleh pejabat yang berwenang.
Berdasarkan investigasi sitsem, maka diperoleh beberapa pengguna sistem
informasi manajemen usulan administrasi kepegawaian diantaranya user dan
administrator. User yang dimaksud adalah pengguna umum yang dapat melihat
informasi pada sistem proses pengusulan administrasi kepegawaian yaitu
pimpinan di lingkup Badan Litbang Pertanian dan pejabat fungsional. Sedangkan
administrator adalah pegawai yang memiliki hak akses dalam mengelola proses
usulan administrasi kepegawaian seperti memasukkan, merubah, menghapus, dan
menambah data usulan administrasi kepegawaian. Administrator dibai menjadi 6
yaitu pertama sysadministrator yang berada di kantor Badan Litbang Pertanian
dan mempunyai hak akses penuh serta bertanggungjawab pada perawatan sistem.
Kedua adalah superadministrator I yang mempunyai hak akses penuh dalam hal
pengelolaan proses kenaikan pengkat pegawai. Ketiga adalah superadministrator
II yang mempunyai hak akses penuh dalam mengelola proses usulan tugas belajar.
Keempat yaitu superadministrator III yang mempunyai hak akses penuh dalam
pengelolaan proses usulan administrasi pembebasan sementara dan aktif bekerja
kembali dari jabatan fungsional. Kelima adalah administrator tingkat unit kerja
eselon II yang mempunyai hak akses pengelolaan administrasi kepegawaian
terhadap unit kerja eselon II maing-masing dan UPT yang dibawahinya. Dan
keenam adalah administrator tingkat UPT yaitu bertanggungjawab dan
mempunyai hak akses terhadap UPT masing-masing dan tidak dapat mengakses
UPT yang lain serta eselon II yang membawahinya.
109
Pengguna sistem yang pertama adalah user sebagai pejabat fungsional.
Analisis kebutuhan untuk pejabat fungsional adalah sebagai berikut:
1. Dapat melihat biodata diri, tetapi tidak dapat merubah data dasar pegawai
sendiri. Apabila ingin merubah biodata harus menginformasikan ke pengelola
kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubahnya,
2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik,
3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas.
Pengguna sistem yang kedua adalah user sebagai pimpinan di Badan
Litbang Pertanian. Analisis kebutuhan untuk Pemimpin adalah sebagai berikut:
1. Dapat melihat biodata diri, namun tidak dapat merubah biodata dirinya.
Apabila ingin merubah biodata, harus menginformasikan ke pengelola
kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubah biodata yang
bersangkutan,
2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik,
3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas,
4. Dapat melihat daftar pegawai yang diusulkan dalam usulan kepegawaian.
Pengguna sistem yang ketiga adalah sysadministrator. Analisis kebutuhan
untuk sysadministrator adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas
Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional Badan Litbang
Pertanian,
6. Dapat menambah pengguna khususnya untuk administrator,
7. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang
dilihat dari nilai angka kredit,
8. Dapat mencari data pegawai.
110
Pengguna sistem yang keempat adalah superadministratorI. Analisis
kebutuhan untuk superadministratorI adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan
Pangkat,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,
5. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang kelima adalah superadministratorII. Analisis
kebutuhan untuk superadministratorII adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar,
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Tugas Belajar,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Tugas Belajar,
5. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang keenam adalah superadministratorIII. Analisis
kebutuhan untuk superadministratorIII adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara dan
Aktif Bekerja Kembali,
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara
dan Aktif Bekerja Kembali,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Pembebasan
Sementara dan Aktif Bekerja Kembali,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Pembebasan
Sementara dan Aktif Bekerja Kembali,
5. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang
dilihat dari nilai angka kredit,
6. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang ketujuh adalah administrator Unit Kerja. Analisis
kebutuhan untuk administrator Unit Kerja adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
111 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas
Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UK.
6. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang kedelapan adalah administrator Unit Pelaksanaan
Teknis. Analisis kebutuhan untuk administrator Unit Pelaksanaan Teknis adalah
sebagai berikut :
1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas
Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UPT.
6. Dapat mencari data pegawai.
4.4.3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem
Tahap analisis kebutuhan fungsional sistem akan membahas mengenai
fungsi-fungsi yang diperlukan dalam pembangunan sistem. Hal ini dilakukan
untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna
berdasarkan analisis kebutuhan pengguna. Berdasarkan hasil analisis proses
bisnis, identifikasi kebutuhan data dan informasi, maka dianalisis juga beberapa
fungsi yang harus tersedia di dalam sistem. Hal ini dilakukan untuk memenuhi
kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna. Setiap fungsi yang
diusulkan diberi kode sehingga dapat mempermudah identifikasi pada saat
implementasi dan penyusunan dokumen. Daftar kebutuhan fungsional sistem yang
diusulkan dapat dilihat pada Tabel 16.
112 Tabel 16 Daftar kebutuhan fungsional sistem
No. Kode Nama Fungsi Deskripsi
1. SIMPEG001 Login Mendapatkan hak akses
2. SIMPEG002 Lihat data pejabat fungsional
Melihat daftar pejabat fungsional yang masuk ke dalam sistem
3. SIMPEG003 Lihat data usulan administrasi kepegawaian
Melihat data pejabat fungsional yang mengusulkan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar
4. SIMPEG004 Lihat status berkas usulan administrasi kepegawaian
Melihat status atau posisi berkas usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar
5. SIMPEG005 Lihat pesan notifikasi Melihat pesan notifikasi yang dikirim oleh operator
6. SIMPEG006 Mengirim pesan notifikasi
Membuat dan mengirim pesan notifikasi bahwa berkas telah dikirim
7. SIMPEG007 Tambah data usulan administrasi kepegawaian
Menambah atau memasukkan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
8. SIMPEG008 Edit data usulan administrasi kepegawaian
Mengubah data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
9. SIMPEG009 Simpan data usulan administrasi kepegawaian
Menyimpan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
10. SIMPEG010 Hapus data usulan administrasi kepegawaian
Menghapus data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
11. SIMPEG011 Upload berkas Mengunggah dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik
113
No. Kode Nama Fungsi Deskripsi
12. SIMPEG012 Download berkas Mengunduh dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik
13. SIMPEG013 Verifikasi berkas Mengecek berkas usulan administrasi kepegawaian yang telah dikirim
14. SIMPEG014 Buat Laporan Membuat laporan usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
15. SIMPEG015 Logout Keluar dari hak akses sistem
4.4.3.2.3 Identifikasi kebutuhan data dan informasi
Pengembangan SIMPEG online berbasis web dibangun sebagai alat untuk
mempermudah pengelola kepegawaian dan pegawai dalam memantau status
berkas usulan administrasi kepegawaian. Untuk itu diperlukan data dan informasi
yang mendukung dalam pengembangan SIMPEG online. Hasil kuesioner
menunjukkan bahwa responden menginginkan proses administrasi kepegawaian
yang cepat dan transparan terutama yang berkaitan dengan KP, pembebasan
sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Oleh sebab itu diperlukan data
terkait diantaranya adalah :
• Biodata pegawai, merupakan data yang berisikan data dasar atau data umum
pegawai baik yang PNS maupun CPNS. Isi dari data ini diantaranya adalah
Nama pegawai, NIP, tanggal lahir, tempat lahir, dan jenis kelamin.
• Data kepangkatan dan golongan, yaitu untuk mencatat seluruh informasi yang
berhubungan dengan pangkat dan golongan yang dicapai oleh pegawai.
• Data jabatan fungsional, yaitu data yang berfungsi untuk merekam semua
informasi yang berkaitan dengan jenjang jabatan fungsional pegawai termasuk
jumlah angka kredit yang dicapai.
• Data pendidikan pegawai, mencatat semua informasi yang berhubungan
dengan pendidikan pegawai dari mulai SD sampai pendidikan terakhir yang
dimiliki. Selain itu juga untuk memproses usulan tugas belajar bagi pegawai
yang berkompeten sesuai dengan aturan yang berlaku.
114
• Data jurusan, merupakan data yang memuat jurusan bagi pegawai dalam
menempuh pendidikan.
• Data unit kerja, yaitu data yang berisikan unit kerja lingkup Badan Litbang
Pertanian.
• Data pembebasan sementara, merupakan data yang berfungsi untuk
menyimpan informasi tentang usulan pembebasan sementara.
• Data aktif bekerja kembali, yaitu data yang digunakan untuk mencatat usulan
aktif bekerja kembali.
• Data tugas belajar, yang berfungsi untuk merekam usulan tugas belajar
pegawai Badan Litbang Pertanian.
Dari hasil observasi, wawancara, studi literatur, dan hasil kuesioner, telah
diidentifikasi beberapa permasalahan yang berkaitan dengan data dan informasi.
Dalam sistem yang berjalan, pengurusan administrasi kenaikan pangkat
fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar yang
melibatkan rantai birokrasi cukup panjang, dapat menimbulkan berbagai
permasalahan antara lain :
1. Sulitnya menelusuri informasi tentang status berkas admnistrasi kepegawaian
yang telah diajukan.
2. Lamanya proses administrasi kepegawaian sampai terbitnya SK. Dari hasil
kuesioner diperoleh bahwa sebagian besar menjawab lamanya proses kenaikan
pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar
memakan waktu 1 (satu) tahun. Sementara petugas pengelola kepegawaian
dan pejabat fungsional mengalami kesulitan dalam memantau proses tersebut.
3. Lambatnya memperoleh informasi administrasi kepegawaian bagi pejabat
fungsional.
4.4.3.2.4 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan upaya untuk membentuk model yang
bersifat konsep. Perancangan sistem pada penelitian ini dilakukan dengan
menggunakan pendekatan Unified Modeling Language (UML) yang terdiri dari
perancangan use case, actor, class diagram, dan activity diagram. UML
merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam
memodelkan sistem besar dan kompleks.
115 Use case
Pemodelan fungsional dari sistem dapat dilihat pada usecase diagram
yang merupakan gambaran dari fungsionalitas yang dapat dilakukan oleh user dan
administrator pada sistem. Pada Gambar 24 dapat dilihat gambaran usecase
diagram untuk user umum, dan usecase diagram untuk administrator secara
umum dapat dilihat pada Gambar 25. Fungsionalitas yang digambarkan pada
usesace diagram diasumsikan telah login terlebih dahulu.
Rancangan use case diagram bertujuan untuk mendapatkan kebutuhan
sistem dan untuk memahami bagaimana seharusnya sistem bekerja. Use case
diagram ini menunjukkan fungsionalitas sistem aplikasi yang akan diterapkan.
Pejabat Fungsional
Login
Melihat Beranda
Melihat BiodataPribadi
Melihat Perkembangan Usulan Pribadi
Mengganti Password
Melihat daftarpegawai yang diusulkan
Logout
Pimpinan
Gambar 24 Rancangan use case diagram untuk user umum pada pengembangan
Simpeg online Badan Litbang Pertanian.
116
System Administrator
Login
Mengelola datapegawai
Memproses usulankenaikan pangkat
Memproses usulanpembebasan sementara
Memproses usulanaktif bekerja kembali
Memproses usulantugas belajar
Logout
Administrator unit kerja
Super Administrator II
Super Administrator I
Super Administrator III
Administrator unit pelaksana teknis (UPT)
Menyeleksi pegawaiyang harus dibebaskan
Actor
Actor dapat menggambarkan peran yang dimainkan oleh seseorang atau
sesuatu yang dapat berinteraksi dalam suatu bisnis tertentu. Dalam penelitian ini
actor utama adalah pengusul proses administrasi kepegawaian yaitu pejabat
fungsional, pimpinan lingkup Badan Litbang Pertanian, petugas pengelola
kepegawaian pada tingkat UPT (administrator UPT), petugas pengelola
kepegawaian pada tingkat unit kerja eselon II (administrator UK), petugas
Gambar 25 Rancangan use case diagram untuk Administrator pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian.
117 pengelola kepegawaian pada tingkat Badan Litbang Pertanian (administrator
Litbang) yang terdiri dari System administrator, superadministrator I,
superadministrator II, dan superadministrator III. Actor yang terlibat dapat dilihat
pada Gambar 26 berikut.
Dari kedelapan actor tersebut dibagi menjadi lima tingkatan pengguna
sistem. Kelima tingkatan tersebut terdiri dari administrator tingkat Badan
Litbang Pertanian (Admin Litbang), administrator tingkat unit kerja eselon II
(Admin UK), administrator tingkat UPT (Admin UPT), dan pengguna biasa atau
umum yang terdiri dari pejabat fungsional serta pimpinan.
Masing-masing tingkatan mempunyai kewenangannya sendiri. Pengguna
biasa hanya dapat membuka sistem dan melihat data serta laporan yang tersedia
dalam sistem. Pengguna biasa dimaksud adalah pejabat fungsional peneliti dan
pimpinan. Pengguna biasa tidak dapat mengedit atau mengubah data pribadi
mereka sendiri, namun hanya dapat melihat data pribadi dan status proses usulan
administrasi kepegawaiannya. Administrator tingkat UPT selain dapat melihat
juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta
bertanggung jawab di lingkup UPT masing-masing. Sedangkan administrator
tingkat unit kerja eselon II mempunyai hak akses melihat, memodifikasi dan
bertanggung jawab pada lingkup unit kerja eselon II dan UPT yang terkait. Selain
itu juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak data
lingkup unit kerja eselon II termasuk UPT yang dibawahnya. Kemudian
Administrator III
Administrator Unit Kerja (UK)
Administrator Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Pejabat Fungsional Pimpinan System Administrator
Administrator I
Administrator II
Gambar 26 Actor yang terlibat dalam sistem.
118 administrator tingkat Badan Litbang Pertanian dibagi menjadi tiga yaitu
administrator yang mengelola proses KP (administrator I), administrator yang
mengelola proses tugas belajar (administrator II), dan administrator yang
mengelola proses pembebasan sementara serta aktif bekerja kembali
(administrator III). Dari ketiga administrator mempunyai hak akses yang sama
yaitu dapat melihat dan memodifikasi seluruh data serta dapat menambah,
mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta bertanggung jawab
terhadap semua data lingkup Badan Litbang Pertanian yaitu dari mulai UPT, unit
kerja eselon II, dan Badan Litbang Pertanian.
Class Diagram
Class diagram dapat mendeskripsikan beberapa jenis obyek dalam suatu
sistem dan menggambarkan berbagai macam hubungan statis yang terjadi. Class
diagram juga dapat menunjukkan properti dan operasi sebuah class dan batasan
yang terdapat dalam hubungan dengan obyek. Class diagram merupakan suatu
alat yang baik dalam mengembangan perancangan perangkat lunak. Class
diagram dapat membantu penulis dalam mendapatkan struktur sistem dan
menghasilkan rancangan sistem.
Rancangan class diagram dalam penelitian ini terdiri dari beberapa class.
Class diagram tersebut yaitu class pegawai, class petugas UPT, class petugas UK
eselon II, dan class petugas Litbang. Disamping itu juga terdapat class usulan
proses administrasi yang terdiri dari proses kenaikan pangkat, pembebasan
sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar.
Pada proses yang berkaitan dengan kelengkapan berkas, dibuat beberapa
class yaitu class berkas, verifikasi berkas, dan monitoring berkas. Class berkas
untuk melakukan proses berkas usulan seperti mengunggah dan mengunduh
kelengkapan berkas. Class verifikasi berkas berfungsi untuk mengetahui apakah
kelengkapan berkas sudah lengkap atau belum. Sedangkan class monitoring
berkas untuk mengetahui posisi berkas yang diusulkan. Hasil perancangan class
diagram yang terdapat pada sistem monitoring proses administrasi kepegawaian
dapat dilihat pada Gambar 27.
119
+Cari()+Lihat()+Edit data pribadi()+Simpan data pribadi()
-nip-nama-tmp_lahir-tgl_lahir-jenis_kel-agama-gol_akhir-tmt_gol_akhir-jabfung-tmt_jabfung-bid_pakar-komoditas-unit kerja-pend_akhir-Jurusan_akhir-Universitas-Kota univ.-IPK
Pegawai
+Tambah()+Edit()+Hapus()+Simpan()+Update()+Check()+Lihat()
-nip-nama-password-unit kerja
Petugas UPT
+Tambah()+Edit()+Hapus()+Simpan()+Update()+Check()+Lihat()
-nip-nama-password-unit kerja
Petugas UK Eselon II
+Tambah()+Edit()+Hapus()+Simpan()+Update()+Check()+Lihat()
-nip-nama-password-unit kerja
Petugas Litbang
-id_usul-jenis_usul
Usul Proses Administrasi
-id_berkas-nip-jabfung-dokumen
Berkas
+Tambah()+Simpan()+Check()
-id_verifikasi-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_verifikasi-Keterangan
Verifikasi Berkas
+Tambah()+Simpan()+Check()
-id_monitoring-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_monitoring-status_berkas-keterangan
Monitoring Berkas
+Tambah()+Simpan()+Update()+cetak()
-id_usul_kp-no_agenda-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_usul-periode_usul-gol_usul
Kenaikan Pangkat
+Tambah()+Edit()+Simpan()+Cetak()
-id_usul_bebas-no_agenda-nip-nama-jabfung-jenis_bebas-unit kerja-tgl_usul
Bebas Sementara
+Tambah()+Edit()+Simpan()+Cetak()
-id_usul_ABK-no_agenda-nip-nama-jabfung-unit kerja-tgl_usul
Aktif Bekerja Kembali
+Tambah()+Edit()+Simpan()+Cetak()
-id_usul_TB-no_agenda-nip-pend_usul-jurusan_usul-univ_usul-kota univ_usul-unit kerja
Tugas Belajar
1
1...*
+login()+logout()+lupapassword()
-nip-nm_petugas-password
Login
1
1..*
1
1..*
1
1..*1
1..*1
1
1
1
-id_jejakverif-nip+tgl_verif+nm_verifikator+stat_berkas
Jejak Verifikasi
-id_history-nip+stat_monitoring+tgl_monitor
history monitoring
1
1
1
1
1
1
1
1
Gambar 27 Rancangan Class diagram.
Activity Diagram
Berdasarkan alur kerja (workflow) di atas, secara keseluruhan proses
usulan administrasi kepegawaian dapat dibuat urutan aktivitas dalam suatu proses.
Urutan aktivitas tersebut disebut activity diagram yang dapat dilihat pada Gambar
28berikut:
120
PimpinanSystem Administrator
Administrator Unit Kerja
Administrator Unit Pelaksana Teknis
Pejabat Fungsional (Peneliti)
Mengajukan usulan administrasi
Menerima usulan
Kirim berkas melalui sistem
Mengajukan usulan
Kirim berkas manual
Menerima usulan & berkas
Memverifikasi berkas
Mengusulkan lingkup UK
Kirim berkas ke sistem
Kirim berkas manual
Menerima usulan & berkas
Memverifikasi berkas
Pengetikan nota BKN
Menandatangani surat pengantar
Membuat surat pengantar ke Deptan
Kirim berkas ke Deptan
Lengkap
Menyiapkan berkas
Entri usulan ke sistem
Tidak Lengkap
Tidak Lengkap
Lengkap
Gambar 28 Activity diagram pada proses usulan administrasi kepegawaian.
4.4.4 Technology Architecture
Arsitektur teknologi adalah definisi yang dibutuhkan untuk perencanaan
agar kebutuhan data dan sistem informasi dapat direalisasikan dan ditingkatkan
infrastrukturnya. Dengan adanya teknologi yang dibutuhkan dapat
menghubungkan satu unit organisasi dengan yang lainnya untuk efektivitas
121 pelaksanaan fungsi bisnis serta mendukung penyediaan dan penyimpanan data.
Arsitektur teknologi dibuat untuk mendefinisikan teknologi yang diperlukan untuk
pengelolaan data.
Pada bagian ini akan dibahas arsitektur teknologi di Badan Litbang
Pertanian. Setelah data dan aplikasi didefinisikan, maka dilakukan untuk
mendefinisikan jenis teknologi utama yang dibutuhkan untuk
mengimplementasikan lingkungan berbagai data dan aplikasi di Badan Litbang
Pertanian.
4.4.4.1 Kondisi saat ini
Pada saat ini teknologi merupakan suatu sarana infrastruktur yang tidak
dapat dipisahkan dalam kegiatan suatu unit organisasi. Suatu organisasi dalam
menjalankan bisnisnya harus didukung dengan teknologi yang ada. Infrastruktur
teknologi tersebut diharapkan dapat mempercepat dan meningkatkan proses bisnis
yang tersedia.
Badan Litbang Pertanian sebagai organisasi pemerintah yang mempunyai
mandat melakukan penelitian dan pengembangan bidang pertanian, perlu
didukung oleh infrastruktur teknologi yang memadai. Dalam pengembangan
sistem informasi perlu adanya infrastruktur teknologi diantaranya adalah
perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan sumberdaya jaringan
(netware).
Perangkat lunak (Software)
Untuk menjalankan fungsinya, saat ini Badan Litbang Pertanian sebagian
besar menggunakan sistem operasi Windows dan LINUX. Windows digunakan
untuk mengolah kata dengan word office dan excel. Pengolahan kata yang
dilakukan antara lain dalam hal surat menyurat, pembuatan laporan kegiatan, dan
laporan keuangan. Disamping itu untuk pembuatan database dan pemrograman
dilakukan dengan menggunakan aplikasi visual foxpro, microsoft access, visual
basic, postgres dan PHP.
Sedangkan untuk saat ini Badan Litbang Pertanian telah mempunyai
aplikasi sistem informasi manajemen (SIM) baik yang dikembangkan sendiri
maupun dari luar Badan Litbang Pertanian. Sistem informasi tersebut dapat dilihat
pada Tabel 17.
122 Tabel 17 Jenis sistem informasi yang terdapat di Badan Litbang Pertanian
(Hendriana, 2004)
No. Jenis SIM Kegunaan Pengelola
1. SIM Program Penelitian (SIMPROG)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi perencanaan program penelitian
Sekretariat Badan
2. SIM Kepegawaian (SIMPEG)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi kepegawaian
Sekretariat Badan
3. SIM Keuangan (SIMKEU)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi keuangan kegiatan penelitian
Sekretariat Badan
4. SIM Fasilitas (SIMFAS)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi inventarsi barang (fasilitas)
Sekretariat Badan
5. SIM Proyek (SIMPROY)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi proyek
Sekretariat Badan
6. SIM Kerjasama (SIJAMA)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi dan inventarisasi kerjasama yang sedang dan telah dilakukan
Sekretariat Badan
7. Sistem Informasi Sumber Daya Lahan
Untuk membuat informasi dan data tentang sumber daya lahan di Indonesia
Balai Besar Sumber Daya Lahan Pertanian
8. Sistem Informasi Sains dan Teknologi Pertanian
Untuk menyajikan berbagai informasi teknologi hasil penelitian dan pengembangan bidang pertanian dan menyajikan literatur terkait dengan biologi dan pertanian
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Informasi Pertanian
Perangkat keras (Hardware)
Perangkat keras merupakan suatu sarana dan prasarana untuk mendukung
kelancaran kegiatan di Badan Litbang Pertanian. Software yang telah ada di
Badan Litbang Pertanian harus didukung dengan menggunakan perangkat keras
123 antara lain komputer dan laptop. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner,
terdapat jumlah komputer dan jaringan internet yang tersedia pada bagian
kepegawaian di beberapa instansi lingkup Badan Litbang Pertanian. Rata-rata
jumlah komputer di bagian kepegawaian UPT adalah 2 sampai 3 komputer dan
mempunyai prosesor Pentium 4. Sedangkan jumlah komputer dan spesifikasi
perangkat keras dapat dilihat pada Tabel 18.
Tabel 18 Jumlah komputer yang tersedia pada bagian kepegawaian di UPT lokasi penelitian
No. Unit Kerja/UPT Jumlah komputer Spesifikasi
1. Balit Serealia 1 Pentium 4
2. Balitkabi, Malang 2 Pentium 4
3. Balitsa, Lembang 2 Pentium 4
4. Balitka, Manado 2 Pentium 4 dan Pentium 3
5. Balittas, Malang 2 Pentium 4
6. BPTP Riau 1 + 1 laptop Pentium 4
7. BPTP Jabar 2 Pentium 4
8. BPTP Jateng 1 Pentium 4
9. BPTP Jatim 2 Pentium 4
10. BPTP Sulut 2 Pentium 4
11. BPTP Sulsel 2 Pentium 4
12. BPTP Bali 3 Pentium 4 dan 1 Pentium 3
Sumberdaya Jaringan (Netware)
Sejak tahun 1989, Badan Litbang telah membangun suatu infrastruktur
yang disebut jaringan IAARD (IAARDNet). Jaringan tersebut dimaksudkan untuk
“mempersatukan” seluruh unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian yang
tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
Untuk mendukung jaringan tersebut, di Sekretariat Badan Litbang
Pertanian telah dikembangkan suatu Local Area Network (LAN) yang dilengkapi
124 dengan tiga buah server yaitu proxy server, web server, dan email server
(Hendriana 2004). Selain Sekretariat Badan Litbang Pertanian, pada umumnya
semua unit kerja dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian telah terhubung
dengan LAN dan jaringan internet. Bahkan berdasarkan hasil kuesioner, 62,07%
instansi di lingkup Badan Litbang Pertanian telah mengelola web server sendiri.
Hal ini menunjukkan bahwa kesiapan di semua instansi lingkup Badan Litbang
Pertanian untuk mengadopsi dan menjalankan sistem informasi monitoring usulan
administrasi kepegawaian yang akan dibuat.
4.4.4.2 Analisis Arsitektur Teknologi
Dalam menganalisis arsitektur teknologi perlu adanya identifikasi prinsip-
prinsip platform teknologi yang mendasari pemilihan suatu platform. Pada
penelitian ini akan dilakukan identifikasi prinsip platform teknologi dengan
menggunakan 7 (tujuh) area agar identifikasi lebih fokus. Ketujuh area tersebut
adalah seperti yang terlihat pada Gambar 29.
Arsitektur Teknologi
Sist
em O
pera
si
Man
ajem
en D
ata
Apl
ikas
i
Pera
ngka
t Ker
as
Kom
unik
asi
Kom
puta
si P
emak
ai
Kea
man
an
Gambar 29 Prinsip dan platform SI/TI (Setiawan, 2009b).
4.4.4.2.1 Sistem operasi
Berdasarkan kebutuhan sistem informasi yang dianalisis, maka diusulkan
dalam pengembangan aplikasi sistem monitoring usulan administrasi
kepegawaian menggunakan sistem operasi open source. Salah satu dari sistem
operasi open source adalah LINUX. Keunggulan dari LINUX adalah software
tersebut dapat diperoleh dengan mudah dan murah dibanding sistem operasi yang
mempunyai lisensi.
125 4.4.4.2.2 Manajemen data
Rancangan manajemen data yang diusulkan mengacu pada sistem
sentralisasi data yaitu semua data pegawai yang terekam dikelola secara terpusat
di Badan Litbang Pertanian. Hal ini untuk menjaga keseragaman data antara di
Badan Litbang Pertanian dengan unit kerja eselon II dan UPT.
4.4.4.2.3 Aplikasi
Kebutuhan aplikasi dalam sistem monitoring usulan administrasi
kepegawaian dibagi menjadi dua bagian. Pertama adalah aplikasi yang dibutuhkan
pada saat proses pembuatan sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian,
dan kedua yaitu aplikasi pada saat menggunakan sistem monitoring usulan
administrasi kepegawaian.
Sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibuat dengan
menggunakan perangkat lunak yang bersifat open source. Hal ini dikarenakan
aplikasi open source dapat diperoleh secara gratis sehingga tidak perlu ada biaya
tambahan untuk lisensi.
Sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibuat dengan
menggunakan teknologi internet sehingga perlu dibuat dengan basis web. Oleh
sebab itu perlu adanya web server dan database server serta bahasa pemrograman
berbasis web. Aplikasi yang dibutuhkan pada saat pembuatan sistem monitoring
usulan administrasi kepegawaian adalah :
1. Sistem operasi yang bersifat open source.
2. Bahasa pemrograman PHP berbasis framework
3. Sistem manajemen basis data MySQL sebagai database server
4. Web server Apache
5. Web browser yang dapat digunakan oleh sistem operasi LINUX, seperti
Mozilla Firefox.
4.4.4.2.4 Perangkat keras
Dengan adanya rencana pengembangan sistem dibuat berbasis web dan
teknologi internet, maka diperlukan perangkat keras untuk menjalankan sistem
monitoring usulan administrasi kepegawaian tersebut. Perangkat keras yang
diperlukan adalah sebagai berikut:
126 1. Komputer yang digunakan sebagai web server di kantor Badan Litbang
Pertanian
2. Komputer yang digunakan sebagai database server di kantor Badan Litbang
Pertanian
3. Komputer yang digunakan untuk administrator di kantor Badan Litbang
Pertanian
4. Komputer yang digunakan sebagai administrator di setiap unit kerja eselon II
5. Komputer yang digunakan sebagai administrator di setiap UPT
6. Kabel untuk menghubungkan web server dan database server
7. Kabel fiber optic yang membentuk dedicated line antara kantor Badan Litbang
Pertanian dengan ISP penyedia jasa internet.
8. Telepon, saluran telepon, modem, kabel, dan konektor RJ-11 bagi setiap unit
kerja dan UPT yang masih menggunakan dial-up untuk koneksi ke internet.
4.4.4.2.5 Komunikasi
Rancangan komunikasi yang diusulkan adalah dengan menggunakan
internet. Internet merupakan penggunaan infrastruktur jaringan publik. Pemillihan
internet disebabkan pada saat ini penggunaan internet sudah semakin luas dan
merupakan jaringan publik yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
Disamping itu berdasarkan hasil kuesioner hampir semua unit kerja dan UPT
sudah terhubung dengan internet sehingga lebih mudah untuk berkomunikasi
melalui internet.
4.4.4.2.6 Komputasi pemakai
Sebagai lembaga pemerintahan yang dituntut untuk menghasilkan kinerja
yang baik, Badan Litbang Pertanian sampai saat ini selalu mengikuti
perkembangan teknologi yang semakin pesat. Ketersediaan komputer yang sudah
terhubung dengan jaringan internet ialah sebanyak 85 unit komputer (Hendriana,
2004). Diantara komputer tersebut rata-rata sudah mempunyai spesifikasi Pentium
4 walaupun masih ada yang menggunakan di bawah Pentium 4. Oleh karena itu
bagi pengguna internet baik di UPT, unit kerja eselon II, maupun di Badan
Litbang Pertanian komputer dan internet merupakan suatu hal yang dianggap
sebagai kebutuhan dalam bekerja. Dalam bekerja sehari-hari pegawai selalu
menggantungkan pada perangkat keras komputer bahkan apabila tidak ada
127 komputer atau adanya gangguan teknis lain, maka pegawai tidak dapat
beraktivitas.
4.4.4.2.7 Keamanan
Penggunaan firewall merupakan suatu keharusan pada pengamanan
jaringan di Badan Litbang Pertanian. Firewall merupakan pengaman yang
memisahkan jaringan internal Badan Litbang Pertanian dengan jaringan di luar
Badan Litbang Pertanian (internet).
Firewall yang diusulkan adalah dengan menggunakan dual firewall
dengan menciptakan suatu wilayah yang disebut demilitarized zone (DMZ). DMZ
atau biasa disebut sebagai perimeter network merupakan wilayah jaringan yang
berada diantara jaringan internal dan jaringan eksternal. Konfigurasi dari firewall
yang pertama dikonfigurasi mengijinkan koneksi atau akses yang berasal dari
jaringan internal dan eksternal. Sedangkan firewall kedua, dikonfigurasi sehingga
hanya koneksi atau akses yang berasal dari DMZ yang menuju ke jaringan
internal diijinkan. Firewall yang pertama harus dapat mengatasi trafik yang lebih
besar dari pada firewall yang kedua.
Disamping itu untuk melindungi pada semua infrastruktur SI/TI dari virus,
spam, dan malware, disarankan untuk menggunakan kombinasi instalasi terhadap
anti-virus, anti-spam, dan anti-malware baik pada server sendiri, maupun pada
setiap client. Disarankan untuk menggunakan anti-virus yang bersifat client/server
atau server manageable, sehingga workstation hanya perlu meperbaharui melalui
server, tidak perlu melalui internet. Selain itu anti-virus client/server lebih
memudahkan administrator jaringan untuk menginstalasi maupun mengelolanya
secara remote.
Dari ketujuh area di atas maka dapat dibuatkan suatu konfigurasi teknologi
konseptual. Konfigurasi teknologi tersebut akan memberikan pedoman bagaimana
konfigurasi teknologi yang diharapkan dalam pemanfaatan teknologi. Konfigurasi
teknologi pada sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dapat dilihat
pada Gambar 30.
128
Gambar 30 Rancangan aritektur teknologi pada sistem monitoring usulan
administrasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian.
4.5 Implementasi Prototipe
Pengertian implementasi dalam penelitian ini adalah implementasi sistem
dengan menggunakan model prototipe. Implementasi dibagi menjadi menjadi 2
(dua) yaitu implementasi database dan implementasi sistem. Implementasi sistem
terdiri dari 4 (empat) yaitu implementasi sistem kenaikan pangkat, implementasi
sistem pembebasan sementara, implementasi sistem aktif bekerja kembali, dan
implementasi sistem tugas belajar. Dari keempat sistem tersebut masing-masing
terdiri dari 4 (empat) proses yaitu usulan pegawai, berkas pegawai, verifikasi
pegawai, dan monitoring berkas pegawai. Tampilan untuk menu tersebut dapat
lihat pada Gambar 31 berikut:
129
Gambar 31 Tampilan halaman menu sistem.
4.5.1 Implementasi database
Pembuatan database diimplementasikan dengan menggunakan perangkat
lunak sistem manajemen database MySQL. Nama setiap tabel database yang
dibuat disesuaikan dengan nama yang telah dirancang sebelumnya. Hasil
implementasi database Simpeg online dapat dilihat pada Lampiran 5.
4.5.2 Implementasi sistem Implementasi sistem di setiap menu terdiri dari 4 (empat) hal yaitu usulan
pegawai, berkas pegawai, verifikasi berkas pegawai, dan monitoring berkas
pegawai. Sebelum melakukan proses, maka pengguna terlebih dahulu harus Login
seperti yang terlihat pada Gambar 32 berikut:
Gambar 32 Contoh implementasi untuk Login.
130 4.5.2.1 Implementasi sistem usulan pegawai
Setelah melakukan Login, kemudian pada setiap menu kenaikan pangkat
terdapat sub menu usulan pegawai. Sub menu ini dibuat untuk mengusulkan
pegawai yang akan naik pangkat. Dalam sub menu ini terdapat proses pencarian
nama pegawai dan daftar pegawai yang diusulkan untuk naik pangkat. Daftar ini
diurutkan berdasarkan tanggal usulan. Adapun contoh dari hasil implementasi sub
menu usulan pegawai dapat dilihat pada Gambar 33.
Pada Gambar 33, terdapat fungsi ubah dan hapus. Fungsi ubah digunakan
untuk mengubah data usulan pegawai jika terjadi suatu kesalahan data. Sedangkan
fungsi hapus digunakan untuk menghapus data usulan pegawai. Pada kedua fungsi
ini yang berhak mengakses adalah admin di UPT, admin di unit kerja, dan admin
di Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk pengguna umum tidak dapat
mengakses fungsi ini.
Pada halaman sub menu usulan pegawai, terdapat 2 (dua) proses yaitu
tambah data dan unduh data. Tambah data merupakan implementasi sistem untuk
mengusulkan pegawai yang akan diproses. Contoh halaman untuk tambah data
dapat dilihat pada Gambar 34.
Gambar 33 Contoh tampilan daftar pegawai yang diusulkan.
131
Gambar 34 Implementasi masukan tambah data usulan pegawai.
Sedangkan unduh data merupakan implementasi sistem usulan pegawai
untuk mengunduh data usulan yang telah dimasukkan ke dalam bentuk excel.
Adapun contoh hasil dari unduh data dapat dilihat pada Gambar 35 berikut:
Gambar 35 Hasil unduh data usulan pegawai ke dalam bentuk excel.
4.5.2.2 Implementasi sistem berkas pegawai
Implementasi sistem berkas pegawai merupakan suatu sistem yang
digunakan untuk mengirim berkas usulan pegawai secara elektronik. Dalam
132 sistem berkas ini, terdapat daftar nama pegawai yang diusulkan suatu proses baik
KP, pembebasan sementara, ABK, maupun tugas belajar. Selain itu juga terdapat
fasilitas untuk proses pencarian nama pegawai. Berkas kelengkapan usulan
terlebih dahulu dibaca dalam bentuk file pdf atau jpeg. Kemudian file tersebut
diupload atau diunggah oleh admin ke dalam sistem. Admin yang mengupload
adalah admin yang mengusulkan. Selain diunggah file tersebut juga dapat
didownload atau diunduh oleh admin yang membutuhkan seperti pada admin unit
kerja atau Badan Litbang Pertanian. Adapun contoh halaman untuk proses sistem
berkas dapat dilihat pada Gambar 36.
Gambar 36 Tampilan halaman pada sistem berkas pegawai.
Dalam aplikasi ini terdapat fasilitas untuk upload dan download
kelengkapan berkas usulan. Upload merupakan fasilitas untuk mengunggah
kelengkapan berkas usulan dan download digunakan untuk mengunduh
kelengkapan berkas usulan administrasi kepegawaian. Gambar 37 dan 38 berikut
ini adalah tampilan untuk mengunggah (upload) dan mengunduh (download)
berkas usulan pegawai.
133
Gambar 37 Tampilan untuk mengunggah file berkas usulan pegawai.
Gambar 38 Tampilan untuk mengunduh file berkas usulan pegawai.
4.5.2.3 Implementasi sistem verifikasi berkas pegawai
Dalam implementasi sistem verifikasi berkas akan dilakukan pengecekan
berkas yang sudah dikirim. Dalam sistem ini terdapat pencarian berdasarkan nama
pegawai yang diusulkan. Disamping itu, terdapat juga daftar usulan nama pegawai
yang akan diproses dan dengan mengklik “verifikasi” yang terlihat pada
134 Gambar 39 di bawah ini maka akan keluar halaman untuk memverifikasi berkas
usulan yang dapat dilihat pada Gambar 40.
Gambar 39 Tampilan halaman verifikasi berkas untuk pencarian dan daftar nama
pegawai.
Gambar 40 Contoh tampilan halaman untuk verifikasi berkas.
135 4.5.2.4 Implementasi sistem monitoring pegawai
Proses monitoring merupakan proses untuk memonitor atau mengetahui
status berkas yang telah dikirim. Pengguna dapat mengetahui posisi berkas usulan
yang telah dikirim. Dalam sistem ini juga terdapat daftar dan fasilitas untuk
pencarian nama pegawai seperti yang dilihat pada Gambar 41. Kemudian jika
meng-click “monitoring” yang berada dalam daftar nama pegawai, maka akan
muncul halaman untuk mengetahui posisi berkas berada seperti yang dapat dilihat
pada Gambar 42.
Gambar 41 Contoh tampilan daftar pegawai yang akan dimonitor.
Gambar 42 Tampilan proses monitoring berkas usulan.
136 4.6 Pengujian sistem dan evaluasi hasil
Pada bagian ini akan menjelaskan mengenai pengujian terhadap fungsional
sistem pada aplikasi Simpeg online, percepatan layanan informasi, dan rancangan
serta analisis sistem. Pengujian dilakukan dengan membagikan kuesioner kepada
responden dalam hal ini pengelola kepegawaian, tenaga fungsional, dan pimpinan
unit kerja (Lampiran 6). Kuesioner dibagikan kepada 70 responden, namun yang
merespon hanya 41 responden. Lokasi pengujian dilakukan di 6 (enam) lokasi
yaitu Balai Penelitian Tanaman Sayuran (Balitsa) di Lembang, Balai Penelitian
Tanaman Tembakau dan Serat (Balittas) di Malang, Balai Penelitian Tanaman
Kacang-kacangan dan Umbi-umbian (Balitkabi) di Malang, Balai Pengkajian
Teknologi Pertanian (BPTP) Jawa Barat, BPTP Jawa Tengah, dan BPTP Timur.
4.6.1 Pengujian fungsional sistem pada aplikasi Simpeg online
Pengujian fungsional sistem dilakukan dengan cara membagikan
kuesioner kepada responden. Sebelum responden mengisi kuesioner, terlebih
dahulu penulis mempresentasikan cara mengoperasikan Simpeg online dan
membagikan panduan penggunaan Simpeg online kepada responden. Penulis
mengunjungi langsung ke lokasi penelitian yang akan dilakukan pengujian sistem
ini. Setelah memperhatikan dan mengetahui cara mengoperasikan Simpeg online
ini, kemudian responden diberi kesempatan untuk mencoba langsung
menggunakan Simpeg online dimaksud. Pada saat uji coba sebagian besar
responden mencoba dari ruang kerja masing-masing karena di ruangan pada saat
penulis melakukan presentasi Simpeg online ini, sebagian besar fasilitas internet
yang terhubung adalah dengan menggunakan kabel. Sehingga responden tidak
semua dapat menggunakan internet yang terhubung dengan kabel.
Uji coba yang dilakukan oleh responden, diperoleh hasil pengujian
terhadap fungsional sistem. Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah
semua fungsi yang terdapat pada Simpeg online ini sudah dapat dioperasikan
dengan baik atau belum. Pengujian fungsional sistem ditujukan kepada pengguna
umum dan administrator. Jumlah kuesioner yang berhasil terkumpul yaitu 41
kuesioner dari 70 kuesioner yang didistribusikan ke responden. Hasil pengujian
fungsional sistem untuk pengguna umum dan administrator dapat dilihat pada
Tabel 19 dan 20.
137 Tabel 19 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk pengguna umum
No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil (%)
Hasil Akhir
1 Login Login Memasukkan username dan password 95,45 OK
2 Data Pegawai Biodata pegawai Melihat biodata pegawai 90,91 OK Mengubah data tertentu 90,91 OK Menyimpan perubahan 95,45 OK
3 Proses Usulan Pegawai Usulan KP Pegawai Melihat usulan KP
pegawai 95,45 OK
Proses kembali ke beranda 100 OK
Usulan Pembebasan Sementara Pegawai
Melihat usulan pembebasan sementara pegawai
94,45 OK
Proses kembali ke beranda 100 OK
Usulan Aktif Bekerja Kembali Pegawai
Melihat usulan aktif bekerja kembali pegawai 94,45 OK
Proses kembali ke beranda 100 OK
Usulan Tugas Belajar Pegawai
Melihat usulan tugas belajar pegawai 94,45 OK
Proses kembali ke beranda 100 OK
4 Ganti Password Ganti Password Mengganti password
pegawai 100 OK
Simpan password baru 100 OK Proses kembali ke beranda 100 OK 5 Logout Logout Proses keluar sistem 100 OK
Dari hasil kuesioner yang terlihat pada Tabel 19 di atas, sebagian besar
responden menyatakan bahwa fungsi-fungsi yang terdapat pada prototipe Simpeg
online sudah dapat dijalankan dengan baik. Hanya beberapa responden yang
belum berhasil menjalankan fungsi-fungsi yang terdapat pada sistem Simpeg
online dimaksud. Hal ini disebabkan pegawai yang bersangkutan belum
dimasukkan oleh administrator ke dalam data usulan proses administrasi sehingga
tidak dapat melihat proses usulan administrasi kepegawaian yang bersangkutan.
Pada saat melakukan presentasi uji coba prototipe Simpeg online,
responden melakukan diskusi dan memberi masukan kepada penulis, diantaranya
adalah bahwa responden menginginkan biodata masing-masing pegawai tidak
dapat diubah oleh pengguna umum. Hal ini dikarenakan untuk menjaga terjadinya
perubahan data yang dilakukan oleh orang yang tidak bertanggungjawab. Namun
138 jika terdapat kesalahan data pegawai, maka pegawai dapat memberikan pesan
perbaikan data kepada administrator untuk dapat diperbaiki data dimaksud.
Pengujian fungsional sistem yang kedua dilakukan oleh administrator,
dalam hal ini pengelola kepegawaian. Sebelum dilakukan uji coba prototipe
Simpeg online ini, penulis juga mempresentasikan cara mengoperasikan prototipe
Simpeg online tersebut. Selanjutnya dilakukan diskusi dan uji coba prototipe
Simpeg online dimaksud. Hasil uji coba untuk administrator dapat dilihat pada
Tabel 20.
Tabel 20 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk administrator (pengelola kepegawaian)
No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil (%)
Hasil Akhir
1. Login Login Memasukkan username dan password 100 OK
2. Proses Administrasi Kepegawaian
Usulan Pegawai Input data usulan 94,74 OK
Simpan data usulan 94,74 OK Pencarian data usulan 94,74 OK
Proses kembali ke menu utama 94,74 OK
Unduh data usulan ke dalam excel 89,47 OK
Update data usulan 95 OK Hapus data usulan 95 OK Berkas pegawai Mengunggah berkas 78,95 OK Mengunduh berkas 89,47 OK Verifikasi Berkas Proses pencarian data 95 OK Proses verifikasi berkas 94,74 OK
Proses kembali ke menu utama 95 OK
Monitoring Berkas Proses pencarian data 84,21 OK
Menjalankan fungsi monitoring 100 OK
Menyimpan data monitoring 89,47 OK
Proses kembali ke menu utama 84,21 OK
3. Data Pegawai Data Pegawai Tambah data pegawai 84,21 OK
Menyimpan data pegawai yang telah diinput 84,21 OK
139
No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil (%)
Hasil Akhir
Proses kembali ke menu utama 94,74 OK
Update data pegawai 84,21 OK Hapus data pegawai 84,21 OK 4. Logout Logout Proses keluar sistem 88,24 OK
Berdasarkan Tabel 20 tersebut di atas, secara keseluruhan responden
menyatakan bahwa aplikasi prototipe Simpeg online ini dapat berjalan dengan
baik. Namun terdapat beberapa responden yang tidak menjawab beberapa
pertanyaan di kuesioner dan belum dapat menjalankan beberapa fungsi sistem.
Hal ini disebabkan pengetahuan dan pengalaman responden terhadap teknologi
informasi beragam sehingga pada saat dilakukan uji coba di ruangan masing-
masing ada yang berhasil dan belum berhasil. Selain itu juga terdapat beberapa
instansi yang mengalami gangguan jaringan internet diantaranya adalah di BPTP
Jawa Tengah dan Balai Penelitian Tanaman Serat di Malang.
4.6.2 Pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian
Pengujian ini dilakukan untuk mendapatkan hasil apakah Simpeg online
ini dapat mempercepat 30% layanan informasi kepegawaian atau tidak.
Berdasarkan kuesioner tersebut diperoleh alur pengusulan (workflow) yang sama
untuk semua proses administrasi kepegawaian yaitu KP, pembebasan sementara,
ABK, dan tugas belajar berikut waktu yang diperlukan untuk kegiatan dimaksud.
Workflow tersebut dapat dilihat pada Gambar 43.
Keterangan Gambar 43 (sesuai nomor urut pada Gambar 43):
1 Menginformasikan kepada pejabat fungsional bahwa yang bersangkutan sudah
dapat naik pangkat dan golongannya.
2 Pejabat fungsional melengkapi berkas usulan administrasi kepegawaian yang
selanjutnya diserahkan kepada pengelola kepegawaian di UPT. Lama waktu
untuk melengkapi berkas usulan adalah 1 – 7 hari.
3 Pengelola kepegawaian di UPT memverifikasi berkas usulan administrasi
kepegawaian dan memakan waktu 1 – 3 hari.
140 4 Pengelola kepegawaian membuat usulan administrasi kepegawaian bagi
pejabat fungsional yang sudah memenuhi syarat melalu Simpeg online. Proses
ini memerlukan waktu 1 hari.
5a. Mengirim kelengkapan berkas usulan administrasi kepegawaian secara
elektronik melalui Simpeg online. Waktu yang dibutuhkan adalah 1 hari.
5b Mengirim fisik berkas usulan administrasi kepegawaian ke unit kerja eselon II
yang menaunginya. Waktu yang diperlukan pada nomor 5a dan 5b adalah 2 –
3 hari.
6 Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II melakukan verifikasi berkas
usulan administrasi kepegawaian dari UPT dan membutuhkan waktu 1–3 hari.
7 Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II membuat usulan administrasi
kepegawaian untuk semua pegawai yang diusulkan dari UPT lingkup unit
kerja eselon II masing-masing. Waktu yang diperlukan yaitu 1 – 2 hari.
8 Fisik berkas usulan administrasi kepegawaian lingkup unit kerja eselon II
masing-masing dikirim oleh pengelola kepegawaian unit kerja eselon II ke
Badan Litbang Pertanian. Waktu yang diperlukan adalah 1 – 3 hari.
9 Pengelola Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian memverifikasi berkas
usulan administrasi kepegawaian yang dikirim dari unit kerja eselon II, dan
membutuhkan waktu 1 – 2 hari.
10 Apabila terdapat kekurangan berkas usulan administrasi kepegawaian,
pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh berkas
dimaksud pada Simpeg online.
11 Setelah lengkap semua, berkas usulan administrasi kepegawaian dikirim ke
Biro Organisasi dan Kepegawaian (Biro OK) Kementerian Pertanian
(Kementan). Waktu yang dibutuhkan adalah 1 – 2 hari.
12 Dari Biro OK Kementan selanjutnya fisik berkas dikirim ke BKN bersama
nota persetujuan dari BKN.
13 Bagi pejabat fungsional yang akan naik pangkat ke golongan 4C ke atas, fisik
berkas selanjutnya dikirim oleh pengelola di BKN ke Sekretariat Negara
(Setneg) untuk diproses lebih lanjut.
Berdasarkan Gambar 43, maka dapat diketahui perkiraan lamanya proses
usulan administrasi kepegawaian (KP, pembebasan sementara, ABK, dan tugas
141 belajar) yaitu sekitar 27 hari. Sehingga proses usulan administrasi sampai SK
selesai diperkirakan memakan waktu 2 – 3 bulan. Namun berdasarkan dari hasil
kuesioner, responden menyatakan bahwa secara keseluruhan dengan
menggunakan Simpeg online dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian
seperti yang terlihat pada Tabel 21. Hal ini berbeda dengan proses usulan
administrasi kepegawaian KP dan aktif bekerja kembali yang saat ini berjalan
yaitu memakan waktu 11 – 12 bulan. Untuk proses pembebasan sementara saat ini
membutuhkan waktu 5 – 6 bulan serta untuk proses tugas belajar membutuhkan
waktu 3 – 4 bulan. Perbandingan waktu proses usulan antara saat ini dan dengan
menggunakan Simpeg online dapat dilihat pada Tabel 22.
Gambar 43 Workflow diagram percepatan proses usulan administrasi kepegawaian.
142 Tabel 21 Perkiraan selesainya proses administrasi kepegawaian dengan
menggunakan Simpeg online di Badan Litbang Pertanian
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase
(%) Responden
1 Perkiraan waktu selesainya proses usulan KP fungsional
1 - 2 bulan : 13 31,71 3 - 4 bulan : 24 58,54 5 - 6 bulan : 3 7,32 7 - 8 bulan : 0 0,00 Abstain : 1 2,44
2 Perkiraan waktu selesainya proses usulan pembebasan sementara
1 bulan : 7 17,07 2 bulan : 19 46,34 3 bulan : 11 26,83 4 bulan : 0 0,00 Abstain : 4 9,76
3 Perkiraan waktu selesainya proses usulan ABK
1 bulan : 8 19,51 2 bulan : 17 41,46 3 bulan : 11 26,83 4 bulan : 2 4,88 Abstain : 3 7,32
4 Perkiraan waktu selesainya proses usulan tugas belajar
1 bulan : 11 26,83 2 bulan : 15 36,59 3 bulan : 12 29,27
4 bulan : 1 2,44 Abstain : 2 4,88
Dari Tabel 21 di atas terlihat bahwa untuk proses usulan kenaikan pangkat
dengan menggunakan Simpeg online sampai diterimanya SK kenaikan pangkat
oleh pejabat fungsional yang bersangkutan memakan waktu 3 – 4 bulan.
Sedangkan untuk proses pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas
belajar rata- rata responden menjawab Simpeg online ini dapat memproses usulan
administrasi kepegawaian tersebut dengan cepat dan membutuhkan waktu 2
bulan. Hal ini dikarenakan sebagian besar responden berpendapat bahwa apabila
suatu sistem dilakukan dengan menggunakan elektronik dan teknologi informasi
maka sudah dipastikan hasilnya harus lebih cepat, tepat, dan akurat dari pada
sistem yang masih menggunakan manual.
143
Tabel 22 memperlihatkan perbandingan waktu yang dibutuhkan dalam
memproses administrasi kepegawaian. Secara umum proses administrasi
kepegawaian dengan menggunakan Simpeg online dapat lebih cepat dari pada
sistem yang lama. Pada proses usulan KP ternyata dengan menggunakan Simpeg
online dapat mempercepat layanan informasi 66,67% yaitu dari 11 – 12 bulan
menjadi 3 – 4 bulan. Sedangkan pada proses usulan pembebasan sementara
dengan menggunakan Simpeg online dapat mempercepat 66,67% layanan
informasi kepegawaian yaitu dari 5 – 6 bulan menjadi 2 bulan. Kemudian pada
proses usulan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67 % layanan
informasi yang sebelumnya proses usulan dimaksud dapat mencapai 11 – 12
bulan, maka dengan adanya Simpeg online perkiraan selesai proses usulan
menjadi 2 bulan. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar yang dapat
mempercepat 50% layanan informasi kepegawaian dari 3 – 4 bulan diperkirakan
dapat selesai menjadi 2 bulan. Hal ini disebabkan adanya pemotongan tahapan
yaitu pada sistem yang lama jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas KP
pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian harus meminta kembali ke
unit kerja eselon II dan seterusnya secara berjenjang. Kemudian dari UPT
mengirimkan kembali kekurangan kelengkapan berkas tersebut ke unit kerja
eselon II sampai ke tingkat Badan Litbang Pertanian. Namun pada Simpeg online
ini, apabila terjadi kekurangan kelengkapan berkas usulan KP maka pengelola
kepegawaian baik di unit kerja eselon II maupun di Badan Litbang Pertanian
secara langsung dapat mengunduh file kekurangan berkas dimaksud.
Tabel 22 Perbandingan lamanya waktu proses usulan administrasi kepegawaian
No. Uraian Kuesioner I (proses saat ini)
Kuesioner II (Setelah
menggunakan Simpeg onlie)
Percepatan
Waktu %
1 Perkiraan waktu selesainya proses usulan KP fungsional
11 - 12 bulan 3 - 4 bulan 8 bulan 66,67
2 Perkiraan waktu selesainya proses usulan pembebasan sementara
5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67
144
No. Uraian Kuesioner I (proses saat ini)
Kuesioner II (Setelah
menggunakan Simpeg onlie)
Percepatan
Waktu %
3 Perkiraan waktu selesainya proses usulan ABK
5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67
4 Perkiraan waktu selesainya proses usulan tugas belajar
3 - 4 bulan 2 bulan 2 bulan 50
4.6.3 Pengujian terhadap analisis dan perancangan sistem
Pada tahapan pengujian dan evaluasi hasil juga dilakukan pengujian
terhadap analisis dan rancangan sistem. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk
mendapatkan hasil apakah sistem yang dianalisis dan dirancang dengan metode
TOGAF dapat menjadi suatu sistem yang handal atau tidak. Selain itu juga untuk
memperoleh cetak biru dari suatu sistem yang baik dan dapat diaplikasikan di
tempat yang berbeda.
Pengujian ini dilakukan dengan beberapa kriteria diantaranya adalah
reasoned, cohesive, adaptable, vendor-independent, technology-independent,
domain-neutral, dan scalable. Pengujian dengan kriteria tersebut
diimplementasikan ke dalam bahasa yang dapat dimengerti dan dipahami oleh
pengguna. Hasil pengujian ini adalah seperti yang terlihat pada Tabel 23.
Tabel 23 Hasil pengujian terhadap analisis dan perancangan Simpeg online
No. Uraian Jawaban Jumlah Responden %
1 Prototipe Simpeg online secara umum dapat digunakan oleh pengguna
Ya : 40 97,56 Tidak : 0 0 Abstain : 1 2,44 2 Sarana dan prasarana yang mendukung
tersedia di instansi Ya : 30 73,17
Tidak : 11 26,83
3 Aplikasi Simpeg online ini dibutuhkan oleh user
Ya : 40 97,56 Tidak : 1 2,44
4 Simpeg online ini, sudah memenuhi
kebutuhan user Ya : 39 95,12
Tidak : 2 4,88
145
No. Uraian Jawaban Jumlah Responden %
5 Aplikasi ini dapat digunakan terus menerus walaupun ada perubahan
Ya : 40 97,56 Tidak : 0 0 Abstain : 1 2,44 6 Jika terdapat perubahan persyaratan,
Simpeg online masih dapat digunakan Ya : 38 92,68
Tidak : 2 4,88 Abstain : 1 2,44 7 Proses penyempurnaan aplikasi ini
tergantung pada vendor Ya : 34 82,93
Tidak : 7 17,07 8 Simpeg online ini, dapat diaplikasikan ke
semua jenis komputer Ya : 33 80,49
Tidak : 7 17,07 Abstain : 1 2,44 9 Sistem prototipe ini dapat memberi
gambaran tentang kualitas tenaga fungsional
Ya : 40 97,56 Tidak : 0 0
Abstain : 1 2,44 10 Simpeg online ini dapat diaplikasikan
secara efektif Ya : 40 97,56
Tidak : 1 2,44
Secara umum analisis dan perancangan Simpeg online dengan metode
TOGAF dapat dilakukan dengan baik. Untuk melihat Simpeg online ini sudah
memenuhi kriteria reasoned (sesuai kebutuhan pengguna) atau belum dapat
dilihat pada pernyataan responden dari nomor 1 sampai 4. Sebagian besar
responden (97,56%) menyatakan dapat digunakan oleh pengguna, berarti Simpeg
online ini reasoned yaitu dapat diterima oleh pengguna dengan baik. Pada saat
penulis berdiskusi dengan responden, sebagian besar responden sangat
mendukung sistem ini karena dapat mempermudah dan mempercepat proses
administrasi kepegawaian.
Untuk menjawab Simpeg online ini sudah terpadu (cohesive) atau belum,
dapat dilihat pada pernyataan responden nomor 5. Semua responden (97,56%)
menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat digunakan secara terus menerus untuk
proses administrasi kepegawaian walaupun nantinya terdapat perubahan peraturan
dan persyaratan yang berlaku. Hal ini karena dalam menganalisis dan merancang
Simpeg online dilakukan berdasarkan kebutuhan pengguna. Dengan melihat
pernyataan responden tersebut berarti Simpeg online ini dianalisis dan dirancang
secara terpadu (cohesive).
146
Simpeg online ini juga harus mudah beradaptasi dengan pengguna
(adaptable). Untuk mengetahui Simpeg online ini adaptable atau tidak dapat
dilihat pada Tabel 23 nomor 6. Pada Tabel 23 di atas, sebagian besar responden
(92,68%) menyatakan bahwa jika terjadi suatu perubahan persyaratan untuk
proses administrasi kepegawaian maka Simpeg online ini masih dapat digunakan.
Artinya Simpeg online dapat digunakan oleh pengguna dengan mudah walaupun
pada saat yang akan datang terjadi perubahan baik persyaratan administrasi
kepegawaian maupun sistem yang berlaku.
Kriteria yang lain adalah ketergantungan terhadap pengembang sistem
(vendor independent). Suatu rancangan sistem yang baik adalah yang tidak selalu
tergantung pada salah satu pengembang saja namun dapat disempurnakan lagi
oleh pengembang yang lain (Setiawan 2009a). Dalam hal ini pada Tabel 23
pertanyaan nomor 7, sebagian besar responden (82,93%) menyatakan bahwa
ternyata rancangan Simpeg online ini masih tergantung pada pengembang sistem
dimaksud. Hal ini dikarenakan Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai unit
kerja dan UPT sejumlah 63 instansi sehingga perlu dilakukan koordinasi yang
baik termasuk dalam hal pengembangan sistem. Oleh karena itu perlu adanya
keseragaman rancangan sistem dimaksud. Jika rancangan sistem tersebut tidak
seragam maka sistem proses administrasi kepegawaian secara online ini tidak
dapat berjalan dengan baik karena masing-masing unit kerja dan UPT dapat
mengembangkan dan mengubah rancangan Simpeg online dimaksud. Disamping
itu pada saat penulis berdiskusi dengan responden, mereka menginginkan adanya
keseragaman Simpeg online ini untuk diaplikasikan di semua unit kerja dan UPT
lingkup Badan Litbang Pertanian.
Kemudian keberhasilan suatu rancangan sistem dapat diukur dengan
menggunakan kriteria tidak tergantung terhadap salah satu teknologi saja
(technology independent) namun sistem dapat diaplikasikan sesuai dengan
perkembangan teknologi. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 23 nomor 8, yaitu
bahwa 80,49% dari responden menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat
diaplikasikan di semua jenis komputer. Artinya bahwa Simpeg online ini dapat
diakses oleh pengguna kapan saja, dimana saja, dan dapat diaplikasikan sesuai
dengan perkembangan teknologi yang ada. Simpeg online dapat diakses dengan
147 menggunakan jenis komputer apa saja diantaranya adalah jenis komputer Pentium
2, Pentium 3, Pentium 4, dual core, dan core 2 duo.
Kriteria selanjutnya adalah bahwa suatu rancangan sistem harus domain
neutral, artinya sistem yang dirancang harus mempunyai peranan dalam
memelihara tujuan organisasi. Dalam hal ini pada Tabel 23 pertanyaan nomor 9
dijabarkan dengan menggunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh pengguna
yaitu apakah Simpeg online ini dapat menggambarkan kualitas tenaga fungsional
di Badan Litbang Pertanian atau tidak. Dimana salah satu tujuan dari Bagian
Kepegawaian Badan Litbang Pertanian adalah mewujudkan sumberdaya manusia
(SDM) Badan Litbang Pertanian yang professional. Hasil kuesioner
memperlihatkan bahwa 97,56% dari responden menyatakan Simpeg online dapat
memberikan gambaran tentang kualitas tenaga fungsional di Badan Litbang
Pertanian. Artinya sistem ini dapat mengetahui kualitas SDM terutama tenaga
fungsional di Badan Litbang Pertanian. Hal ini disebabkan dengan menggunakan
Simpeg online ini maka dapat diketahui rata-rata jangka waktu kenaikan pangkat
dan golongan tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian. Dengan mengetahui
rata-rata jangka waktu kenaikan pangkat dan golongan maka dapat diketahui juga
tenaga fungsional yang produktif dan tidak produktif.
Pengukuran kehandalan rancangan sistem yang terakhir adalah dengan
menggunakan kriteria scalable. Artinya bahwa suatu rancangan sistem harus
dapat beroperasi secara efektif baik di tingkat Badan Litbang Pertanian, unit kerja,
maupun di tingkat UPT. Dalam Tabel 23 pertanyaan nomor 10, semua responden
(97,56%) menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat diaplikasikan di unit kerja
dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian secara efektif. Hal ini dikarenakan
selama ini dalam mengusulkan proses administrasi kepegawaian pengguna tidak
diketahui secara transparan sehingga setelah mengusulkan proses administrasi
kepegawaian, pengguna hanya menunggu proses selesai yang memakan waktu
cukup lama. Namun dengan adanya Simpeg online, semua proses usulan
administrasi kepegawaian dapat diketahui secara transparan oleh pengguna
sehingga pengguna dapat memperkirakan selesainya proses usulan administrasi
kepegawaian dimaksud.
148
149
V SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
SIMPEG online telah dirancang dan dibangun berbasis teknologi web.
Perancangan arsitektur SIMPEG online secara bertahap dan terstruktur dapat
dilakukan dengan menggunakan metode TOGAF. Rancangan SIMPEG online
tersebut telah menghasilkan cetak biru (blue print) berbasis web. Blue print
SIMPEG online tersebut telah diimplementasikan dengan metode pengembangan
prototipe. Prototipe SIMPEG online juga telah diuji dan menghasilkan semua
fungsi dapat berjalan dengan baik.
SIMPEG online ini menyimpan data proses usulan administrasi
kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali,
dan tugas belajar) beserta kelengkapan berkas proses tersebut. Oleh sebab itu
dapat diketahui secara transparan status keberadaan kelengkapan berkas,
kekurangan kelengkapan berkas, dan kecepatan proses usulan administrasi
kepegawaian.
Dengan SIMPEG online ini, dapat mempercepat layanan informasi
kepegawaian di Badan Litbang Pertanian. Pada proses usulan kenaikan pangkat,
pembebasan sementara fungsional, dan aktif bekerja kembali ternyata dapat
mempercepat 66,67% layanan informasi kepegawaian. Sedangkan pada proses
usulan tugas belajar layanan informasi kepegawaian dapat dipercepat menjadi
50%. Proses usulan kenaikan pangkat fungsional dapat dipercepat dari 11 – 12
bulan menjadi 3 – 4 bulan, proses usulan pembebasan sementara dan aktif bekerja
kembali yang sebelumnya membutuhkan waktu 5 – 6 bulan dapat dipercepat
menjadi 2 bulan, dan untuk proses usulan tugas belajar dari 3 – 4 bulan dapat
dipercepat menjadi 2 bulan.
Secara umum evaluasi yang dilakukan terhadap analisis dan perancangan
arsitektur sistem dengan metode TOGAF dapat diandalkan dan sudah sesuai
dengan kebutuhan pengguna. Dengan membagikan kuesioner ke responden,
ternyata SIMPEG online ini sudah memenuhi kriteria reasoned, cohesive,
adaptable, technology independent, domain neutral, dan scalable. Namun hanya
satu kriteria yang tidak terpenuhi pada SIMPEG online yaitu kriteria vendor
150 independent, artinya SIMPEG online ini dalam pengembangan selanjutnya masih
tergantung pada pengembang sistem (vendor).
5.2 Saran
Penelitian ini baru dilaksanakan satu tahun, oleh karena itu hasil yang
diperoleh belum dapat diterapkan atau dimanfaatkan secara langsung oleh
pengguna. Namun hasil yang diperoleh dari tahun satu justru memotivasi peneliti
untuk bisa terus melanjutkan penelitian ini. Mengingat kegiatan penelitian ini
dibatasi hanya sampai tingkat Badan Litbang Pertanian, maka perlu dilakukan
penelitian lanjutan sampai ke tingkat Biro Organisasi dan Kepegawaian
Kementerian Pertanian, Badan Kepegawaian Negara, dan Sekretariat Negara agar
semua proses usulan kepegawaian berjalan lebih transparan.
Pengembangan Simpeg online ini masih dalam bentuk prototipe, sehingga
perlu dilakukan penyempurnaan sistem. Penyempurnaan sistem ini dapat
dilakukan dengan mewujudkan aplikasi Simpeg online secara menyeluruh.
Kemudian setelah menjadi suatu aplikasi yang utuh maka agar pengguna dapat
memanfaatkan aplikasi dimaksud perlu dilakukan sosialisasi ke seluruh pengguna
di Badan Litbang Pertanian.
151
DAFTAR PUSTAKA
[Badan Litbang Pertanian] Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 2007. Petunjuk Pelaksanaan Program Tugas Belajar Jangka Panjang Lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Jakarta: Badan Litbang Pertanian.
[Badan Litbang Pertanian] Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 2009. Statistik Badan Litbang Pertanian 2009: sumberdaya, program dan hasil penelitian. Jakarta: Badan Litbang Pertanian.
[Badan Litbang Pertanian] Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 2010. Rencana Strategis Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian 2010-2014. Jakarta: Badan Litbang Pertanian.
Bank Dunia. 2009. E-Government: a definition of e-Government. http:// web. worldbank.org/WBSITE/EXTERNAL/TOPICS/EXTINFORMATIONANDCOMMUNICATIONANDTECHNOLOGIES/EXTEGOVERNMENT/0,,contentMDK:20507153~menuPK:702592~pagePK:148956~piPK:216618~theSitePK:702586,00.html
Lankhorst M, Drunen Hans van. 2007. Enterprise Architecture Development and Modelling: combining TOGAF and archimate.
[25 Desember 2009]. [BPS] Badan Pusat Statistik. 2004. Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan
Fungsional Penjejangan Pranata Komputer. Jakarta: BPS. [CIO Council] Chief Information Officer Council. 2001. A Practical Guide to
Federal Enterprise Architechture version 1.0. Boston: Springfield. [Depkominfo] Departemen Komunikasi dan Informatika. 2004. Blue Print Sistem
Aplikasi e-Government. Jakarta: Depkominfo. Dharwiyanti S, Wahono RS. 2003. Pengantar Unified Modeling Language
(UML). Jakarta: IlmuKomputer.com. Handoko TH. 2000. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia.
Yogyakarta: BPFE. Hendriana N. 2004. Pemberdayaan Jaringan IAARD untuk Mendukung
Manajemen Pengetahuan di Badan Litbang Pertanian [Tesis]. Jakarta: Universitas Indonesia
Hilliard R. 2000. Recommended Practice for Architectural Description of Software-Intensive System. IEEE Std 1471.
[IFEAD] Institute For Enterprise Architecture Developments. 2005. Trends in Enterprise Architecture 2005: how are organizations progressing. Netherland: IFEAD.
Irianto Y. 2001. Tema-tema Pokok Manajemen Sumberdaya Manusia. Surabaya: Insan Cendekia.
Jeong KY, Wu L, Hong JD. 2009. IDEF method-based simulation model design and development. Journal of Industrial Engineering and Management 2(2):337-359.
Kim YG, Everest GC. 1994. Building an IS architecture: Collective wisdom from the field. Information & Management 26:1-11.
Kozina M. 2006. Evaluation of ARIS and Zachman Frameworks as Enterprise Architectures. Journal of Information and Organizational Science 30:115-136.
www.via-nova-architectuea.org [Januari 2010].
152 [LNRI] Lembaga Negara Republik Indonesia. 2000. Peraturan Pemerintah
Republik Indonesi Nomor 1000 Tahun 2000 Tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural. Jakarta: LNRI
Marimin, Tanjung H, Prabowo H. 2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Grasindo.
McLeod RJ, Schell G. 2007. Management Information System. Ed ke-10. New Jersey: Pearson Prentice Hall.
[Menkominfo] Kementrian Komunikasi dan Informasi. 2003. Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government (Inpres No. 3 Tahun 2003): panduan penyusunan rencana induk pengembangan e-Government lembaga, versi 1.0. Jakarta : Menkominfo.
Mutyarini K, Sembiring J. 2006. Arsitektur Sistem Informasi untuk Institusi Perguruan Tinggi di Indonesia. Di dalam: Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia; Bandung, 3-4 Mei 2006. Bandung: ITB. Hlm 102-107.
Nurokhim, Rohmah RN. 2002. Case Tool Pengembangan Perangkat Lunak Berorientasi-objek menggunakan Unified Modeling Language (UML). Jurnal Teknik Elektro Emitor 2:39-42
Owen M, Raj J. 2003. BPMN and Business Process Management: introduction to the new business process modeling standard. Popkin Software.
Priantoto W. 2008. Perencanaan Arsitektur Enterprise untuk Pengembangan e-Government pada Pemerintah Kabupaten Barito Utara. Studi Kasus :Pelayanan Perizinan [Tesis]. Bogor : Pascasarjana IPB.
Priyono, Harun AA. 2003. Perancangan Sistem Informasi Jabatan Fungsional Badan Litbang Pertanian. Jurnal Informatika Pertanian 12:31-44.
Quatrani T. 1999. Visual Modeling with Rational Rose 2000 and UML. Ed ke-2. Canada: Addison Wesley Longman.
Rita E, Carlo N, Mohammed AH, Abd Majid MZ. 2010. Pembangunan Budaya Mutu dengan Model IDEF0. http://www.fab.utm.my/download/ ConferenceSemiar/ICCI2006S1PP11.pdf [4 Maret 2010].
Rosmala D, Falahah. 2007. Pemodelan Proses Bisnis B2B dengan BPMN (Studi Kasus Pengadaan Barang pada Divisi Logistik). Di dalam: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 16 Juni 2007.
Rumapea SA, Surendro K. 2007. Perencanaan Arsitektur Enterprise Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (Usulan : Dinas Perijinan). Di dalam: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 16 Juni 2007.
Satzinger J, Jackson R, Burd S. 2007. System Analysis And Design in a Changing World. Ed ke-4. Canada: Thomson Course Technology, Massachusetts.
[Sekretariat Badan Litbang Pertanian] Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 2007. Pedoman Ringkas Administrasi Jabatan Fungsional Peneliti Badan Litbang Pertanian. Jakarta: Sekretariat Badan Litbang Pertanian.
[Sekretariat Badan Litbang Pertanian] Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 2010. Proposal Kegiatan SIMPEG Tahun 2010. Jakarta: Sekretariat Badan Litbang Pertanian.
Setiawan EB. 2009a. Pemilihan EA Framework. Di dalam: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 20 Juni 2009. Hlm 114-118.
153 Setiawan EB. 2009b. Perancangan Strategis Sistem Informasi IT TELKOM untuk
menuju World Class University. Di dalam: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 20 Juni 2009. Hlm 97-101.
Setiyadi MWR. 2001. Faktor Sukses Implementasi e-Government. Country Advocate GIPI-IMLPC.
Surendro K. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung: Informatika.
Suyanto AH. 2005. Review Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak. http:// www.asep-hs.web.ugm.ac.id/Artikel/RPL/RPL.pdf
Wijaya SW, Wibowo A, Rumapea SA. 2009. Pemodelan Proses Bisnis Perusahaan Distribusi dengan Menggunakan Business Process Modeling Notation Version 1.0 (studi kasus PT XYZ)
[25 Desember 2009]. Syaiful, Permadi D. 2005. Aplikasi IDEF0 dan IDEF3 dalam Memperbaiki Proses
Bisnis dan Sistem Informasi dalam Penanganan Order dan Supplier (Studi Kasus PT. STU). Jurnal Information Technology 4:37-41.
Ugavina N. 2009. MDG Technology for TOGAF User Guide. Creswick, Victoria: Sparx System.
http://www.usd.ac.id/06/ publ_dosen/wisnu_ti/pemodelan.pdf [30 Desember 2009]
Wiryana IM. 2009. Internetworking sebagai suatu Infrastruktur Pembangun Information Superhighway. http://nakula.rvs.uni-bielefeld.de/~made/old_stuff/ art_int/ [25 Desember 2009].
Zachman JA. 1996. The Framework for Enterprise Architecture: background, description, and utility. Canada: Zachman International, Inc.
Zachman JA. 1997. Enterprise Architecture: the issue of the century, database programming and design. Canada: Zachman International, Inc.
Zachman JA. 2009. The Zachman Framework: the official concise definition. http://www.zachmaninternational.com/index.php/the-zachman -framework [22 Desember 2009].
154
LAMPIRAN
155
156
157 Lampiran 1 Nama singkatan dan kepanjangan unit kerja lingkup Badan Penelitian
dan Pengembangan Pertanian
No. Nama Singkatan Unit
Kerja
Nama Kepanjangan Unit Kerja
1. Sekretariat Badan : Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian
2. Puslitbangtan : Pusat Penelitian dan Pengembangan Tanaman Pangan
3. BB Padi : Balai Besar Penelitian Tanaman Padi
4. Balitkabi : Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian
5. Balit Sereal : Balai Penelitian Tanaman Serealia
6. Lolit Tungro : Loka Penelitian Penyakit Tungro
7. Puslitbanghorti : Pusat Penelitian dan Pengembangan Tanaman Hortikultura
8. Balitsa : Balai Penelitian Tanaman Sayuran
9. Balitbu Tropika : Balai Penelitian Tanaman Buah Tropika
10. Balithi : Balai Penelitian Tanaman Hias
11. Balit Jestro : Balai Penelitian Tanaman Jeruk dan Buah Subtropika
12. Puslitbangbun : Pusat Penelitian dan Pengembangan Tanaman Perkebunan
13. Balittro : Balai Penelitian Tanaman Obat dan Aromatik
14. Balittas : Balai Penelitian Tanaman Tembakau dan Serat
15. Balitka : Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan Palma Lain
16. Balittri : Balai Penelitian Tanaman Rempah dan Aneka Tanaman Industri
17. Puslitbangnak : Pusat Penelitian dan Pengembangan Peternakan
18. Bbalitvet : Balai Besar Penelitian Veteriner
19. Balitnak : Balai Penelitian Ternak
20. Lolit Sapi : Loka Penelitian Sapi Potong
21. Lolit Kambing : Loka Penelitian Kambing Potong
22. BBSDL : Balai Besar Penelitian dan Pengembangan
158 No. Nama Singkatan Unit
Kerja
Nama Kepanjangan Unit Kerja
Sumberdaya Lahan Pertanian
23. Balittra : Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa
24. Balittanah : Balai Penelitian Tanah
25. Balitklimat : Balai Penelitian Agroklimat dan Hidrologi
26. Balingtan : Balai Penelitian Lingkungan Pertanian
27. BB Pengkajian : Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian
28. BPTP : Balai Pengkajian Teknologi Pertanian
29. BBP Mektan : Balai Besar Pengembangan Mekanisasi Pertanian
30. BB Biogen : Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Bioteknologi dan Sumberdaya Genetik Pertanian
31. BB Pascapanen : Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pasca Panen Pertanian
32. PSEKP : Pusat Analisis Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian
33. PUSTAKA : Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
34. LRPI : Lembaga Riset Perkebunan Indonesia
35. Puslit Karet : Pusat Penelitian Karet
36. Puslit Kopi dan Kakao : Pusat Penelitian Kopi dan Kakao
37. Puslit Teh dan Kina : Pusat Penelitian Teh dan Kina
38. Puslit Gula : Pusat Penelitian Gula
39. Puslit Kelapa Sawit : Pusat Penelitian Kelapa Sawit
40. Balai PATP : Balai Pengelola Alih Teknologi
159 Lampiran 2 Hasil observasi dan wawancara dengan responden (2 narasumber,
pejabat, dan pegawai terkait)
No Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi 1. Dr. Haryono, M.Sc.
(narasumber 1) 16 Juni 2010
Sekretaris Badan Litbang Pertanian
Jakarta
Hasil Wawancara : • SIMPEG yang ada saat ini belum berjalan dengan baik karena ada dua faktor
yang mempengaruhi yaitu : Faktor eksternal
Pengembang SIMPEG (Pusdatin Deptan tidak memahami betul sistem informasi yang ada di Badan Litbang Pertanian.
Faktor internal Badan Litbang Pertanian sebagai user tidak mempunyai waktu banyak untuk memberikan input ke pihak pengembang.
• Agar SIMPEG di Badan Litbang Pertanian berjalan dengan baik, maka harus ada kebijakan dari Deptan untuk memberi kewenangan penuh ke Badan Litbang Pertanian dalam mengembangkan sistem informasi sendiri.
• Dalam mengembangkan sistem harus mengikuti apa yang diinginkan oleh pengguna. Tidak dikembangkan oleh keinginan pengembang seendiri
• Salah satu tehnik dalam pengembangan sistem yaitu dengan System Development Life Cycle (SDLC)
• Salah satu point dalam good governance adalah paperless, namun untuk penerapan di instansi pemerintah (PNS) belum dapat diterapkan karena struktur organisasi yang berhierarki dan birokrasi yang panjang akan menyulitkan implementasi paperless.
Yang perlu diperhatikan dalam pengembangkan sistem adalah dalam melakukan penentuan data dan analisis data serta sistem yang dibutuhkan oleh pengguna.
2. Drs. Djoko Purnomo, MPS. (narasumber 2)
18 Juni 2010
Kepala Bagian Kepegawaian
Jakarta
Hasil Wawancara : • Dalam menganalisis data dan sistem, harus melihat output dan input apa yang
diinginkan oleh pengguna • Seharusnya pengembangan sistem lebih diarahkan terhadap pelayanan prima
terutama bagi peneliti yang menjadi core dari Badan Litbang Pertanian. • Sistem yang akan dikembangkan diharapkan dapat membuat output yang lebih
informatif dan dapat disajikan dalam bentuk softcopy (excel atau word) • Diharapkan sistem yang akan dikembangkan dapat lebih realtime atau uptodate,
lebih memudahkan UPT dan Unit Kerja (UK) untuk dapat memperbaiki data, dan akan lebih efektif dan efisien.
• Permasalah yang dihadapi adalah : Dalam SIMPEG yang berjalan saat ini output tidak dapat dalam bentuk
softcopy (excel atau word) sehingga apabila pimpinan meminta softcopy laporan SIMPEG tidak dapat terpenuhi.
Selain itu adanya pemutakhiran data yang tidak maksimal. Sering terjadi pegawai yang sudah pensiun/meninggal namun datanya belum diperbaiki, karena menunggu proses SK pensiun/meninggal selesai.
Kebijakan dalam entri data tergantung pada selesainya SK. Jika naik pangkat periode April, data belum dapat dientri sebelum SK selesai. Sedangkan proses
160
No Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi SK sampai selesai memakan waktu cukup lama.
3. Ir. Hardono, M.Sc. 28 April 2010
Kepala Bagian Tata Usaha Puslitbang Tanaman Pangan
Bogor
Hasil Wawancara : • SIMPEG sangat diperlukan karena data SIMPEG digunakan untuk menyusun
renstra, laporan tahunan, dan melihat status SDM saat ini, yang lalu dan yang akan datang
• Proses usulan dan pengiriman berkas administrasi kepegawaian dilakukan secara berjenjang oleh UPT yang kemudian disampaikan ke UK dan diteruskan ke Badan Litbang Pertanian. Waktu yang diperlukan dalam proses ini rata-rata memakan waktu 2 – 3 bulan
• Pengembangan SIMPEG ke arah web (online) sangat baik dan diperlukan, namun harus memperhatikan keamanan data SIMPEG.
• Proses pengiriman surat dan berkas secara elektronik (paperless) sudah pernah mendengar, namun belum dilaksanakan. Hal ini disebabkan masih banyak pegawai yang belum menguasai teknologi informasi. Jika paperless ini ingin tercapai maka harus ada suatu pemaksaan terhadap semua instansi di Badan Litbang Pertanian.
• Kebutuhan data pegawai dalam SIMPEG harus cash and carry artinya jika user memerlukan suatu informasi, maka SIMPEG harus dapat memenuhinya pada saat itu dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
4. Ir. Etty Herawati, MS. 27 April 2010
Kepala Bagian Tata Usaha Puslitbang Perkebunan
Bogor
Hasil Wawancara : • SIMPEG masih dibutuhkan karena SIMPEG digunakan untuk memudahkan
dalam menentukan kebijakan • Proses usulan administrasi kepegawaian secara umum dilakukan berjenjang
dari UPT ke UK yang kemudian disampaikan ke Badan Litbang Pertanian. Namun untuk usulan KP fungsional, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali yang melakukan pengusulannya adalah pejabat fungsional yang bersangkutan karena mereka yang mengetahui kapan bisa naik pangkat dengan melihat nilai angka kreditnya. Begitu juga dalam menyiapkan berkas usulan sebagian dilakukan oleh pejabat fungsional yang bersangkutan.
• Waktu yang diperlukan dalam proses usulan administrasi kepegawaian rata-rata 1 bulan
• Pengembangan SIMPEG online berbasis web sangat bagus, namun perlu didukung dengan tenaga yang handal. Selain itu dengan adanya sistem online ini perlu diperhatikan hierarki organisasi di Badan Litbang Pertanian jangan sampai menghilangkan salah satu fungsi organisasi.
5. Drs. Anang Sumarna 19 Mei 2010
Kepala Sub Bagian Kepegawaian & Rumah Tangga Puslitbang Perkebunan
Bogor
Hasil Wawancara : • Pengusulan KP, pembebasan sementara fungsional, aktif bekerja kembali
dilakukan dari pengelola kepegawaian menginformasikan ke pejabat fungsional. Kemudian pejabat fungsional melengkapi sebagian berkas usulan yang belum ada di pengelola kepegawaian.
161
No Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi • Proses pembebasan sementara untuk semua fungsional mempunyai aturan yang
sama yaitu 5 + 1, artinya jika sudah 5 tahun terhitung dari SK jabatan terakhir tidak dapat memenuhi angka kredit maka sudah dapat dibebaskan jabatan fungsionalnya. Kemudian diberi kesempatan 1 tahun untuk memenuhi angka kredit, jika tidak dapat memenuhinya maka diberhentikan dari jabatan fungsional.
• Proses pembuatan SK fungsional untuk Peneliti Muda ke bawah hanya sampai ke Biro Organisasi & Kepegawaian Deptan, sedangkan untuk Peneliti Madya ke atas prosesnya sampai ke BKN
• Proses monitoring berkas usulan administrasi kepegawaian secara online diperlukan, karena selama ini dilakukan secara manual yaitu melalui telpon dan mendatangi langsung instansi terkait.
• Proses usulan administrasi kepegawaian dari UPT ke UK memakan waktu 3 minggu.
• Komputer yang tersedia di kepegawaian 4 unit komputer pentium 4 dan 1 laptop. Dari 4 komputer, 1 komputer khusus buat SIMPEG. Kemudian di kepegawaian sudah terhubung internet dimana selama ini informasi kepegawaian sudah diupload ke internet dengan menggunakan Excel.
6. Nurul Ilman, SE. 20 Mei 2010
Kepala Sub Bagian Kepegawaian & Rumah Tangga Puslitbang Peternakan
Bogor
Hasil Wawancara : • Proses monitoring yang dilakukan saat ini secara manual yaitu dengan
mendatangi langsung ke instanisi terkait dan telepon. Namun untuk mendata usulan administrasi kepegawaian sudah dilakukan dengan aplikasi yang dibuat sendiri dengan menggunakan Microsoft Access.
• Proses pengusulan administrasi kepegawaian dilakukan oleh UPT yang selanjutnya disampaikan ke UK dan diteruskan ke Badan Litbang Pertanian.
• Untuk mengetahui pejabat fungsional akan naik pangkat dapat dilihat dari penilaian angka kredit (PAK) terakhir.
• Pengembangan SIMPEG dengan dilakukannya proses usulan dan monitoring administrasi kepegawaian secara online sangat bagus dan mendukung, karena akan membantu pengelola kepegawaian dan pegawai untuk mengetahui status berkas usulan sudah sampai dimana. Oleh sebab itu dapat dianalisa rata-rata penyelesaian SK dan di tingkat mana yang prosesnya lama. Namun demikian perlu dipertimbangkan aspek fungsionalitas dari UK (eselon II) karena bisa jadi berkas dari UPT langsung dikirim ke Badan Litbang Pertanian sehingga fungsi UK tidak ada lagi.
• Sarana komputer sudah cukup memadai dengan 4 buah komputer. 3 diantaranya jenis pentium 4 dan 1 pentium 3. selain itu di kepegawaian sudah terhubung dengan internet.
7. Bekti Subagja, M.Si. 12 Mei 2010
Kepala Sub Bagian Kepegawaian & Rumah Tangga BBP2TP
Bogor
Hasil Wawancara : • SIMPEG sangat penting karena dapat mengeluarkan laporan-laporan yang
diinginkan oleh pengguna • Kondisi SIMPEG sekarang belum optimal karena masih banyak kebutuhan
162
No Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi pengguna yang belum terpenuhi.
• SIMPEG belum dapat mengakomodir kebutuhan data dan informasi secara online. Oleh sebab itu Badan Litbang harus menganggap hal itu adalah penting.
• Kebijakan paperless sudah dimulai secara bertahap dengan menggunakan e-mail dan fax. Untuk meningkatkan penggunakan paperless ini harus ada pengarahan secara hierarki dari Badan Litbang sampai ke UPT.
• SIMPEG online sangat penting dan perlu karena akan memudahkan dan mempercepat pengguna dalam pengiriman surat serta berkas usulan. Disamping itu juga akan lebih hemat/ekonomis. Oleh sebab itu harus ada implementasinya (tidak hanya wacana)
• Proses usulan dan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dari UPT ke UK memakan waktu 2 – 3 minggu. Sedangkan pengiriman usulan dan berkas dari UK ke Badan Litbang memakan waktu 3 hari – 1 minggu. Namun secara keseluruhan proses usulan administrasi kepegawaian (KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) sampai selesai memakan waktu 2 – 3 bulan.
• Untuk kelancaran proses kepegawaian perlu adanya komitmen dari pihak manajemen tingkat atas sampai yang terendah untuk tidak memandang sebelah mata terhadap proses administrasi kepegawaian. Selain itu juga harus ada persamaan persepsi antara pihak manajemen dengan tingkat operasional.
• Dalam pengiriman berkas secara online perlu diperhatikan keabsahan berkas karena selama ini berkas harus ada legalisasinya dengan tanda tangan dan stempel kepala instansi. Oleh sebab itu saat ini masih diperlukan fisik berkas secara manual disamping dilakukan secara elektronik.
8. Agussalim Simanjuntak, SPt. 30 April 2010
Kepala Sub Bagian Tata Usaha BPTP Riau
Riau
Hasil Wawancara : • SIMPEG sangat penting dan sudah cukup bagus, namun masih banyak yang
harus disempurnakan. Karena keluaran yang ada tidak semua sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga jika ada permintaan data yang tidak terdapat dalam SIMPEG harus dilakukan dengan manual.
• Proses usulan administrasi kepegawaian dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT. Pengelola kepegawaian memberikan informasi ke yang bersangkutan untuk proses administrasinya. Kemudian pengelola kepegawaian UPT dan yang bersangkutan saling melengkapi berkas usulan. Berkas yang belum ada di pengelola kepegawaian dilengkapi oleh yang bersangkutan.
• Proses untuk usulan dan melengkapi berkas memakan waktu 2 minggu yang kemudian dikirim melalui jasa pengiriman atau jika mendesak langsung diantar ke UK (eselon II).
• Secara keseluruhan proses usulan administrasi kepegawaian sampai selesai memakan waktu 2 – 4 bulan.
• Kebijakan paperless belum ada, namun fasilitas yang mendukung sudah cukup tersedia seperti komputer, jaringan, scanner, dan internet sudah ada.
• Selama ini proses monitoring usulan administrasi kepegawaian dilakukan secara manual dengan menggunakan telepon atau mendatangi langsung instansi yang terkait. Sehingga untuk mempermudah pengelola kepegawaian perlu adanya sistem yang dapat memonitor usulan administrasi secara otomatis yaitu dengan sistem online berbasis web.
• Proses usulan dan pengiriman berkas secara online sangat baik dan mendukung kegiatan tersebut. Namun perlu diperhatikan juga keamanan datanya karena
163
No Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi data pegawai ada yang bersifat rahasia. Selain itu juga akan lebih ekonomis, tidak mengeluarkan biaya pengiriman, transportasi, dsb. Kemudian karena sampai saat ini proses kelengkapan berkas masih menggunakan sistem legalisasi dari pimpinan instansi, apakah sistem online ini akan melegalkan semua berkas?maka perlu dipertimbangkan juga legalitasnya. Sehingga jika perlu proses usulan dan kelengkapan berkas secara fisik atau manual tetap dilakukan disamping proses secara online dan elektronik.
164 Lampiran 3 Kuesioner tahap I dalam rangka pengumpulan data (baseline tahap I)
KUESIONER
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN METODE TOGAF UNTUK MEMPERCEPAT 30 % LAYANAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
Nama Instansi :
Tanggal :
Jabatan :
165 Latar Belakang
Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Litbang Pertanian telah dilakukan beberapa dekade. Tujuan SIMPEG tersebut adalah untuk mempermudah dan mempercepat dalam menentukan kebijakan manajerial kepegawaian. Namun dalam kenyataannya keterlambatan dan lamanya proses administrasi pegawai masih sering terjadi. Oleh sebab itu perlu adanya SIMPEG yang dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian, yaitu dengan mengembangkan SIMPEG online berbasis web.
Penelitian ini dilakukan untuk menyelesaikan studi pascasarjana (S2) Program Studi Ilmu Komputer di Institut Pertanian Bogor (IPB). Hasil penelitian ini akan digunakan sebagai karya ilmiah (tesis) penulis untuk menyelesaikan studi di IPB. Pada penelitian ini akan difokuskan pada proses Kenaikan Pangkat (KP) pilihan (pejabat fungsional), pembebasan sementara, aktif bekerja kembali (ABK) dan proses usulan tugas belajar.
Kuesioner ini disusun sebagai salah satu metodologi yang digunakan oleh penulis dalam melakukan rancang bangun sistem informasi manajemen kepegawaian Badan Litbang Pertanian dengan metode the open groups architecture framework (TOGAF) untuk mempercepat 30 % layanan informasi kepegawaian. Kuesioner ini juga untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan proses bisnis KP pilihan, pembebasan sementara, ABK, dan usulan tugas belajar. Selain itu juga untuk mengetahui sistem informasi yang berkaitan dengan proses bisnis, dan teknologi informasi yang tersedia.
Petunjuk Pengisian
Pengisian kuesioner dilakukan dengan memberikan tanda contreng ( √ ) pada tempat yang telah disediakan. Kuesioner
I. Arsitektur Proses Bisnis
1. Dalam memproses usulan Kenaikan Pangkat (KP) pilihan, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan KP
2. Dalam memproses usulan pembebasan sementara fungsional, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan Pembebasan Sementara
3. Dalam memproses usulan aktif bekerja kembali (ABK), apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan ABK
4. Dalam memproses usulan Tugas Belajar, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan Tugas Belajar
166
Jika jawaban no 1, 2, 3, atau 4 Tidak atau belum pernah memproses , lanjutkan ke pertanyaan nomor 8.
5. Jika jawaban no. 1 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai yang
bersangkutan Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
6. Jika jawaban no. 2 dan 3 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai yang
bersangkutan Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
7. Jika jawaban no. 4 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
8. Dalam mengusulkan KP pilihan/fungsional siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pejabat fungsional yang bersangkutan
Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
9. Jika yang mengusulkan dari instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian), bagaimana pengelola kepegawaian dapat mengetahui bahwa yang bersangkutan (pejabat fungsional) akan naik pangkat? Dilihat dari Penilaian Angka Kredit (PAK) terakhir
Dilihat dari penetapan SK KP terakhir Lainnya,
jelaskan……………………………………………………………………………….
10. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) menyiapkan kelengkapan berkas usulan KP fungsional? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 16 – 30 hari Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
11. Dalam mengusulkan pembebasan sementara, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pejabat fungsional yang bersangkutan
Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
12. Bagaimana Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat mengetahui bahwa yang bersangkutan akan dibebaskan sementara?
167
Dilihat secara otomatis dari aplikasi SIMPEG Dilihat dari PAK terakhir secara manual Lainnya,
sebutkan………………………………………………………………………..
13. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat menyiapkan berkas usulan pembebasan sementara? 1 – 5 hari 5 – 10 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
14. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pegawai yang bersangkutan
Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya. Sebutkan ………………………………………………………………
15. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat menyiapkan berkas usulan aktif bekerja kembali? 1 – 3 hari 3 – 7 hari 7 – 15 hari Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………
16. Berapa lama keseluruhan proses usulan KP dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) KP)? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 1 bulan Lainnya. Sebutkan ………………………………………………………………
17. Dalam mengusulkan tugas belajar siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pegawai sendiri (Bapak/Ibu yang bersangkutan)
Instansi Bapak/Ibu Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
18. Bagaimana instansi Bapak/Ibu mengusulkan pegawai yang akan tugas belajar? Sesuai dengan persyaratan yang berlaku
Berdasarkan urutan pegawai yang tertua terlebih dahulu Sesuai dengan keinginan pimpinan
Lainnya, jelaskan…………………………………………………………………………..
19. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat melengkapi berkas usulan tugas belajar? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
168 20. Secara keseluruhan, berapa lama proses usulan tugas belajar dilakukan (sejak
diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) tugas belajar )? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
21. Kepada siapa proses-proses usulan tersebut (KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) disampaikan? Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
22. Setelah melengkapi berkas usulan-usulan tersebut, siapa yang mengirim berkas tersebut lebih lanjut? Pejabat fungsional/pegawai yang bersangkutan
Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
23. Melalui apa berkas usulan tersebut dikirim? Jasa pengiriman
Diantar langsung oleh pegawai yang bersangkutan Diantar sendiri oleh instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
24. Berapa lama berkas usulan tersebut sampai ke instansi yang meminta berkas usulan? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
25. Apakah di instansi Bapak/Ibu melakukan verifikasi berkas usulan? Ya Tidak
26. Dalam proses-proses usulan tersebut, kemungkinan akan terjadi kekurangan berkas usulan. Siapa yang menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)? Pegawai yang bersangkutan Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
27. Melalui apa proses menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)? (jawaban boleh lebih dari 1) Surat Telepon & fax e-mail aplikasi SIMPEG Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
28. Kepada siapa kelengkapan kekurangan berkas tersebut dapat disampaikan?
169
Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
29. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat melengkapi kekurangan berkas tersebut? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
30. Berapa lama keseluruhan proses usulan pembebasan sementara dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima SK)? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
31. Berapa lama keseluruhan proses usulan aktif bekerja kembali dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima SK)? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
32. Selama ini apakah instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) selalu mengikuti proses perkembangan status berkas usulan yang diusulkan oleh instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak
33. Jika Ya, bagaimana instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat memonitor status berkas usulan tersebut? Secara manual (langsung menanyakan ke unit eselon yang menaungi instansi
Bapak/Ibu). Langung mendatangi instansi-instansi yang terkait.
Secara elektronik dengan menggunakan aplikasi atau software. Lainnya. Sebutkan ………………………………………………………………
34. Jika Tidak, apa yang dilakukan instansi Bapak/Ibu? Menunggu hasil SK . Membiarkan saja proses tersebut berjalan sampai selesai. Lainnya. Sebutkan ………………………………………………………………
II. Arsitektur Sistem Informasi
1. Apakah Bapak/Ibu pernah melihat aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak
2. Apakah Bapak/Ibu pernah mengoperasikan aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak
3. Apakah di unit kerja Bapak/Ibu, sudah menerapkan SIMPEG Deptan?
170
Ya Tidak Jika jawaban no 1, 2, dan 3 Tidak, lanjutkan ke pertanyaan no. 5.
4. Jika jawaban no 1, 2, atau 3 Ya, bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang SIMPEG Deptan? Sangat baik dan sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan Cukup baik dan informasi yang diinginkan sudah terpenuhi Kurang baik dan kurang memenuhi kebutuhan pengguna Lainnya, jelaskan ……………………………………………………………
5. Dalam memenuhi kebutuhan manajemen yang berkaitan dengan SDM, apakah data yang digunakan selalu bersumber dari SIMPEG? Ya Tidak Tidak Tahu
6. Untuk mengolah data SDM yang dibutuhkan, apakah selalu menggunakan fasilitas SIMPEG? Ya Tidak Kombinasi Tidak Tahu Kalau Tidak, apa alasannya ………………………………………….…………… Kalau Kombinasi, jelaskan ………………………………………………………
7. Data apa yang sering dibutuhkan oleh pimpinan dan stakeholder yang lain? Kenaikan Pangkat Pegawai Tenaga Fungsional Semua data yang ada di SIMPEG Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
8. Dalam proses KP pilihan (fungsional), data apa saja yang diperlukan? (jawaban boleh lebih dari 1) Data pegawai Data fungsional Data kepangkatan dan golongan Semua data yang terdapat dalam SIMPEG Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
9. Dalam proses pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali, data apa saja yang diperlukan? (jawaban boleh lebih dari 1) Data pegawai Data fungsional Data kepangkatan dan golongan Semua data yang terdapat dalam SIMPEG Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
10. Dalam proses tugas belajar, data apa saja yang diperlukan? (jawaban boleh lebih dari 1) Data pegawai Data fungsional Data kepangkatan dan golongan Semua data yang terdapat dalam SIMPEG Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
171 11. Apabila ada permintaan data pegawai, namun output data tersebut tidak terdapat
dalam SIMPEG, apa yang Bapak/Ibu lakukan? Membuat secara manual dengan menggunakan Excel/Word Mencoba dengan aplikasi database dan pemrograman yang lain Tidak dibuat Lainnya,………………………………………………………………….
12. Aplikasi SIMPEG yang ada saat ini, apakah sudah sesuai dengan keinginan dan kebutuhan Bapak/Ibu? (termasuk output/keluaran SIMPEG) Ya Tidak Kalau Tidak, apa alasannya ………………………………………………………
13. Selain SIMPEG, apakah ada Sistem Informasi lain yang dikembangkan oleh instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke No. 15. Jika Ya, sebutkan nama dan keterkaitan dengan aplikasi yang ada: a.
b.
c.
d.
e.
14. Apabila pertanyaan no. 13, jawabannya Ya, bahasa pemrograman apa yang digunakan dalam mengembangkan aplikasi tersebut? MS Access Visual FoxPro Visual Basic PHP Java Lainnya. Sebutkan ………………………………………………………………. Jelaskan alasan pemilihan bahasa pemrograman tersebut …………………………….
15. Model aplikasi SIMPEG apa yang dikehendaki oleh Bapak/Ibu saat ini? Online (web) Portable (Windows) / stand alone Lainnya, Sebutkan ………………………………………………………………... Jelaskan alasannya ……………………………………………………………………..
16. Untuk melihat siapa yang akan naik pangkat pilihan (fungsional), apakah ada output/keluaran dari SIMPEG yang dapat digunakan untuk proses KP pilihan secara otomatis? Ya Tidak
17. Jika jawaban no 16 Tidak, bagaimana cara mengusulkan KP pilihan (fungsional)? Instansi Bapak/Ibu mendata secara manual pejabat fungsional yang sudah
memenuhi syarat KP. Yang bersangkutan melaporkan ke instansi untuk dapat diproses usul KP. Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………….
172 18. Dalam memilih pegawai yang akan tugas belajar, apakah sudah dilakukan melalui
SIMPEG? Ya Tidak
19. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui pegawai yang harus aktif bekerja kembali? Ya Tidak
20. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui pegawai yang harus dibebaskan sementara? Ya Tidak
21. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui proses monitoring status berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu? Ya Tidak
22. Jika Tidak, apakah perlu dikembangkan sistem informasi untuk memonitor berkas usulan administrasi kepegawaian? Ya Tidak
Jika Ya, jelaskan alasannya ……………………………………………………………
23. Informasi apa yang Bapak/Ibu butuhkan dalam SIMPEG? (jawaban boleh lebih dari 1) Monitoring status berkas usulan Daftar Riwayat Hidup Profil pegawai Lainnya. Sebutkan ………………………………………………………………..
24. Dalam proses administrasi di instansi Bapak/Ibu, apakah sudah ada kebijakan paperless (proses administrasi secara elektronik)? Ya Tidak
Jika Tidak, langsung ke no. 26.
25. Jika Ya, apakah sudah dilaksanakan? Sudah Belum
26. Apakah perlu dilakukan proses pengiriman berkas secara elektronik? Ya Tidak Jelaskan alasannya …………………………………………………………………….
III. Arsitektur Teknologi
1. Dalam mengelola kepegawaian di intansi Bapak/Ibu, berapa jumlah perangkat komputer yang tersedia? 1 komputer 2 komputer 3 komputer Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………..
2. Apakah ada komputer yang khusus digunakan untuk kegiatan SIMPEG? Ya Tidak
3. Apa spesifikasi komputer di pengelola kepegawaian instansi Bapak/Ibu?
173
Processor Pentium 3, memory 64 MB, hardisk 1 GB, monitor SVGA Processor Pentium 4, memory 256 MB, hardisk 40 GB, monitor SVGA Processor Core 2 Duo, memory 1 GB, hardisk 160 GB, monitor SVGA Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………..
4. Apakah di instansi Bapak/Ibu tersedia akses internet? Ya Tidak
5. Jenis akses internet apa yang digunakan di instansi Bapak/Ibu? ADSL (Telkom) Dial up (Telkomnet instan) Langganan dengan ISP (Internet Service Provider) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
6. Akses internet di instansi Bapak/Ibu digunakan untuk apa saja (pilihan boleh lebih dari satu) E-mail Searching Browsing Sharing data dengan instansi lain Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
7. Apakah Bapak/Ibu mempunyai alamat e-mail? Ya Tidak Jika Ya, sebutkan alamat emailnya ……………………………………………………
8. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan e-mail? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
9. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan browsing internet? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
10. Browser apa yang sering digunakan? Internet Explorer Firefox Opera Chrome Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
11. Situs web yang paling sering diakses oleh Bapak/Ibu adalah Badan Litbang Pertanian Yahoo Google Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
174 12. Dimana Bapak/Ibu dapat mengakses internet?
Di ruangan sendiri Di perpustakaan Di lab komputer di ruangan lain, sebutkan ………………………………………………………
13. Apakah di instansi Bapak/Ibu sudah tersedia jaringan komputer (LAN) Ya Tidak
14. Apakah di instansi Bapak/Ibu mengelola server? Ya Tidak Jika Ya, sebutkan ……………………………………………………………………
15. Untuk web dan email server, bagaimana pengelolaannya? Dikelola sendiri Hosting ISP. Sebutkan dimana ………………………………………………… Lainnya. Sebutkan dimana ……………………………………………………
16. Platform server yang digunakan adalah : Windows Linux (open source) Campuran Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
- TERIMA KASIH -
175
KUESIONER
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN METODE TOGAF UNTUK MEMPERCEPAT 30 % LAYANAN
INFORMASI KEPEGAWAIAN
Nama Instansi :
Tanggal :
Jabatan :
untuk Peneliti
176 Latar Belakang
Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Litbang Pertanian telah dilakukan beberapa dekade. Tujuan SIMPEG tersebut adalah untuk mempermudah dan mempercepat dalam menentukan kebijakan manajerial kepegawaian. Namun dalam kenyataannya keterlambatan dan lamanya proses administrasi pegawai masih sering terjadi. Oleh sebab itu perlu adanya SIMPEG yang dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian, yaitu dengan mengembangkan SIMPEG online berbasis web.
Penelitian ini dilakukan untuk menyelesaikan studi pascasarjana (S2) program studi ilmu komputer di Institut Pertanian Bogor (IPB). Hasil penelitian ini akan digunakan sebagai karya ilmiah (tesis) penulis untuk menyelesaikan studi di IPB. Pada penelitian ini akan difokuskan pada proses Kenaikan Pangkat (KP) pilihan (pejabat fungsional), pembebasan sementara, aktif bekerja kembali (ABK) dan proses usulan tugas belajar.
Kuesioner ini disusun sebagai salah satu metodologi yang digunakan oleh penulis dalam melakukan rancang bangun sistem informasi manajemen kepegawaian Badan Litbang Pertanian dengan metode the open groups architecture framework (TOGAF) untuk mempercepat 30 % layanan informasi kepegawaian. Kuesioner ini juga untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan proses bisnis KP pilihan, pembebasan sementara, ABK, dan usulan tugas belajar. Selain itu juga untuk mengetahui sistem informasi yang berkaitan dengan proses bisnis, dan teknologi informasi yang tersedia.
Petunjuk Pengisian
Pengisian kuesioner dilakukan dengan memberikan tanda contreng ( √ ) pada tempat yang telah disediakan. Kuesioner
Arsitektur Proses Bisnis
1. Dalam proses usulan KP pilihan/fungsional, siapa yang menginformasikan ke Bapak/Ibu bahwa Bapak/Ibu akan naik pangkat? Bapak/Ibu sudah tahu dengan sendirinya
Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
2. Dalam mengusulkan KP pilihan/fungsional siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri
Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
3. Apakah Bapak/Ibu mengetahui persyaratan untuk KP pilihan/fungsional? Ya Tidak
4. Persyaratan apa yang perlu disiapkan untuk proses KP pilihan/fungsional Bapak/Ibu? (jawaban boleh lebih dari 1)
Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir
177
Foto copy sah daftar penilaian prestasi kerja/DP3 dalam 2 (dua) tahun terakhir Asli penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional Salinan/foto copy keputusan pengangkatan CPNS Daftar riwayat hidup Lainnya, sebutkan …………………………………………………………………
5. Untuk memenuhi beberapa persyaratan tersebut, siapa yang menyiapkan kelengkapan berkas usulan KP Bapak/Ibu? Bapak/Ibu sendiri
Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Sebagian dari Bapak/Ibu dan sebagian lagi dari instansi (pengelola kepegawaian)
Lainnya, sebutkan …………………………………………………………………
6. Jika yang menyiapkan berkas dari Bapak/Ibu, berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan KP fungsional? (Jika yang menyiapkan berkas dari instansi, langsung ke pertanyaan no. 7) 1 – 5 hari 5 – 10 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
7. Apakah Bapak/Ibu pernah memproses pembebasan sementara? Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke pertanyaan no 13.
8. Jika Ya, dalam mengusulkan pembebasan sementara, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri
Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
9. Siapa yang menyiapkan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara Bapak/Ibu? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Sebagian dari Bapak/Ibu dan sebagian lagi dari instansi (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
10. Jika yang menyiapkan berkas adalah Bapak/Ibu sendiri, berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan berkas tersebut? 1 – 5 hari 5 – 10 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
11. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri
Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
12. Berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan berkas usulan aktif bekerja kembali? 1 – 3 hari 3 – 7 hari 7 – 15 hari
178
Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
13. Sebagai pejabat fungsional, Bapak/Ibu harus mengetahui semua aturan yang terkait. Dalam usulan proses pembebasan sementara, persyaratan apa yang harus dipenuhi? (jawaban boleh lebih dari 1)
Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir Salinan/foto copy sah penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional Salinan/foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara (surat teguran, SK tugas belajar, SK pengangkatan jabatan struktural, surat cuti diluar tanggungan negara, dll.) Daftar riwayat hidup Lainnya, sebutkan …………………………………………………………………
14. Apa yang menyebabkan Bapak/Ibu dibebaskan sementara dari jabatan fungsional? (jawaban boleh lebih dari 1) Tidak memenuhi angka kredit yang telah ditetapkan
Sedang menjalani tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan Diangkat sebagai pejabat struktural (pejabat negara) Dijatuhi hukuman disiplin PNS tingkat sedang dan berat Cuti di luar tanggungan negara Ditugaskan secara penuh diluar jabatan peneliti atau diluar satuan organisasi penelitian dan pengembangan Lainnya, sebutkan…………………………………………………………………
15. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, persyaratan apa yang harus dilengkapi oleh Bapak/Ibu?
Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir Salinan/foto copy sah penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional Salinan/foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara (surat teguran, SK tugas belajar, SK pengangkatan jabatan struktural, surat cuti diluar tanggungan negara, dll penyebab dibebaskan sementara) Foto copy ijazah legalisir asli/basah bila yang bersangkutan tuga belajar Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
16. Dalam mengusulkan tugas belajar siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri
Instansi Bapak/Ibu Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
17. Bagaimana instansi Bapak/Ibu mengusulkan pegawai yang akan tugas belajar? Sesuai dengan persyaratan yang berlaku
Berdasarkan urutan pegawai yang tertua terlebih dahulu Sesuai dengan keinginan pimpinan
Lainnya, jelaskan…………………………………………………………………………
18. Berapa lama Bapak/Ibu dapat melengkapi berkas usulan tugas belajar?
179
1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
19. Setelah melengkapi berkas usulan-usulan tersebut, siapa yang mengirim berkas tersebut lebih lanjut? Bapak/Ibu sendiri
Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
20. Melalui apa berkas usulan tersebut dikirim? Jasa pengiriman
Diantar oleh pengelola kepegawaian Diantar sendiri oleh Bapak/Ibu Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
21. Dalam proses-proses usulan tersebut, kemungkinan akan terjadi kekurangan berkas usulan. Siapa yang menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke Bapak/Ibu? Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
22. Melalui apa proses menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)? (jawaban boleh lebih dari 1) Surat Telepon & fax e-mail Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
23. Kepada siapa kelengkapan kekurangan berkas tersebut dapat disampaikan? Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu
Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan …………………………………………………………………
24. Berapa lama Bapak/Ibu dapat melengkapi kekurangan berkas tersebut? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
25. Selama ini apakah Bapak/Ibu selalu mengikuti proses perkembangan (monitoring) status berkas usulan? Ya Tidak
26. Jika Ya, bagaimana Bapak/Ibu dapat memonitor status berkas usulan tersebut? Secara manual (langsung menanyakan ke instansi Bapak/Ibu). Langung mendatangi instansi-instansi yang terkait.
Secara elektronik dengan menggunakan aplikasi atau software. Lainnya. sebutkan ………………………………………………………………
27. Jika Tidak, apa yang dilakukan oleh Bapak/Ibu?
180
Menunggu hasil SK . Membiarkan saja proses tersebut berjalan sampai selesai. Lainnya. Sebutkan ………………………………………………………………
28. Apakah perlu adanya suatu sistem yang dapat memonitor berkas usulan kepegawaian Bapak/Ibu secara otomatis/elektronik? Ya Tidak Sebutkan alasannya …………………………………………………………………
Arsitektur Sistem Informasi
1. Apakah Bapak/Ibu pernah melihat aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak
2. Apakah Bapak/Ibu pernah mengoperasikan aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak
3. Apakah di unit kerja Bapak/Ibu, sudah menerapkan SIMPEG Deptan? Ya Tidak Jika jawaban no 1, 2, dan 3 Tidak, langsung ke no. 5.
4. Jika jawaban no 1, 2, atau 3 Ya, bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang SIMPEG Deptan? Sangat baik dan sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan Cukup baik dan informasi yang diinginkan sudah terpenuhi Kurang baik dan kurang memenuhi kebutuhan pengguna Lainnya, jelaskan ……………………………………………………………
5. Informasi apa saja yang sering dibutuhkan oleh Bapak/Ibu dalam hal kepegawaian? (jawaban boleh lebih dari 1) Kenaikan Pangkat Pegawai Jabatan Fungsional Training pegawai Status berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu Daftar riwayat hidup Semua data yang ada di kepegawaian Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
6. Apakah data-data di kepegawaian sangat membantu Bapak/Ibu dalam kelancaran proses-proses fungsional Bapak/Ibu? Ya Tidak
7. Selain SIMPEG, apakah ada Sistem Informasi lain yang dikembangkan oleh instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke No. 7. Jika Ya, sebutkan nama dan keterkaitan dengan aplikasi yang ada: f.
g.
h.
i.
8. Model aplikasi SIMPEG apa yang dikehendaki oleh Bapak/Ibu saat ini?
181
Online (web) Portable (Windows) Lainnya, Sebutkan ……………………………………………………………… Jelaskan alasannya …………………………………………………………………
9. Apakah Bapak/Ibu memerlukan fasilitas untuk mengetahui proses monitoring status berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu? Ya Tidak
Jika Ya, jelaskan alasannya …………………………………………………………
10. Dalam proses administrasi di instansi Bapak/Ibu, apakah sudah ada kebijakan paperless (proses administrasi secara elektronik)? Ya Tidak
11. Jika Ya, apakah sudah dilaksanakan? Sudah Belum
12. Jika Tidak/belum, apakah perlu dilakukan proses pengiriman berkas secara elektronik? Ya Tidak Jelaskan alasannya ………………………………………………………………….
13. Apa manfaatnya jika pengiriman berkas usulan administrasi kepegawaian dilakukan secara elektronik? Proses administrasi akan lebih cepat Terhindar dari kehilangan berkas Tidak ada manfaatnya Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………….
Arsitektur Teknologi
1. Apakah di instansi Bapak/Ibu tersedia akses internet? Ya Tidak
2. Akses internet di instansi Bapak/Ibu digunakan untuk apa saja (pilihan boleh lebih dari satu) E-mail Searching Browsing Sharing data dengan instansi lain Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………...
3. Apakah Bapak/Ibu mempunyai alamat e-mail? Ya Tidak Jika Ya, sebutkan alamat emailnya ……………………………………………………
4. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan e-mail? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
5. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan browsing internet? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja
182
Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
6. Browser apa yang sering digunakan? Internet Explorer Firefox Opera Chrome Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
7. Situs web apa yang paling sering diakses oleh Bapak/Ibu? Badan Litbang Pertanian Yahoo Google Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
8. Dimana Bapak/Ibu dapat mengakses internet? Di ruangan sendiri Di perpustakaan Di lab komputer di ruangan lain, sebutkan …………………………………………………………
9. Apakah di instansi Bapak/Ibu sudah tersedia jaringan komputer (LAN)? Ya Tidak
10. Apakah di ruangan Bapak/Ibu sudah terhubung dengan LAN? Ya Tidak
- TERIMA KASIH -
183 Lampiran 4 Hasil kuesioner (baseline 1) yang terkait dengan proses bisnis
administrasi kepegawaian, sistem informasi, dan teknologi informasi
PROSES BISNIS KENAIKAN PANGKAT
No. Uraian Jawaban Jml %
1 Apakah pernah melakukan KP fungsional Ya : 124 83,78
Tidak : 25 16,89
2 Jika Ya, siapa yang menginformasikan KP Peneliti/Ybs : 51 34,46
Instansi : 75 50,68
Lainnya
Website LIPI : 1 0,68 3 Siapa yang mengusulkan Peneliti/Ybs : 45 30,41
Instansi : 78 52,70
Lainnya :
4 Apakah mengetahui persyaratan KP Ya : 129 87,16
Tidak : 15 10,14
5 Jika Ya, apa syarat2nya copy SK Jabfung : 121 81,76
copy SK KP : 123 83,11
copy DP3 2 th : 122 82,43
PAK Asli : 117 79,05
copy CPNS : 100 67,57
DRH : 86 58,11
Lainnya
SK Bebas Semntr : 1 0,68
KGB : 4 2,70
Srt Pengantar : 4 2,70
DP3 : 2 1,35
Karya tulis : 3 2,03
Ijazah : 5 3,38
KARPEG : 8 5,41
Riwayat Pekerjan : 1 0,68
Rekomendasi atsn : 3 2,03
NIP baru : 3 2,03
Karis : 1 0,68
PAK Inpassing : 3 2,03
Copy PAK 1 0,68
6 Siapa yang menyiapkan usulan berkas KP Peneliti/Ybs : 68 45,95
Instansi : 14 9,46
Sebagian dr ybs : 65 43,92
Lainnya :
184 No. Uraian Jawaban Jml % 7 Waktu yang dibutuhkan untuk
menyiapkan kelengkapan berkas (dari Ybs)
1-7 hari : 72 48,65
8-14 hari : 37 25,00
15-21 ari : 16 10,81
22-30 hari : 11 7,43
lainnya
> 1 bln : 3 2,03
3 hari : 1 0,68
90 hari (3 bln) : 2 1,35
8 Kelengkapan berkas disampaikan kepada instansi ybs : 119 80,41
instansi lain : 24 16,22
lainnya :
9 yang mengirim berkas ke UK yang menaunginya Ybs : 52 35,14
Instansi : 96 65,54
Lainnya :
10 Berkas dikirim melalui Jasa pengiriman : 109 73,65
Diantar pengelola : 43 29,05
diantar ybs : 17 11,49 11 waktu yang dibutuhkan untuk
mengirim berkas sampai ke tempat tujuan
1-3 hari : 91 61,49
4-7 hari : 42 28,38
8-11 hari : 4 2,70
12-15 hari : 0 0,00
Lainnya :
1 hari : 1 0,68
Tidak tahu : 4 2,70
Tidak pernah mntr : 1 0,68
12 Apakah ybs mengikuti proses monitoring usulan Ya : 151 84,83
KP fungsional Tidak : 24 13,48
13 Jika Ya, cara memonitornya Manual : 109 61,24
datang ke instansi : 24 13,48
secara elektronik : 25 14,04
Lainnya :
Telp. : 13 8,78
sms : 1 0,68
14 Jika Tidak, yang dilakukan Ybs Menunggu hasil : 25 14,04
Membiarkan saja : 6 3,37
15 Apakah perlu sistem monitoring usulan KP Ya : 168 94,38
Tidak : 3 1,69
Alasan Ya Proses lebih cepat : 37 20,79
185 No. Uraian Jawaban Jml %
Mudah memonitor : 53 29,78
Mempercepat info : 8 4,49
dpt diakses lngsg : 5 2,81
Lebih hemat : 1 0,56
akan fokus ke job : 1 0,56
mengingatkan ybs : 1 0,56
meningkatkan fungsi kepeg : 1 0,56
terhindar hilang berkas : 2 1,12
efektif : 3 1,69
Praktis & efisien : 4 2,25
mengetahui kekurangan berkas : 1 0,56
SIMPEG akan lebih baik 1 0,56
16 Jika Ya, apakah fisik berkas perlu dikirim Ya : 141 79,21
Tidak : 20 11,24
Alasan Ya : Melengkapi kurang
berkas : 4 2,25
brks hrs dlegalisir -
(utk keabsahan) : 25 14,04
Dpt mengthui brks : 7 3,93
Mengatasi ganggu-
an elektronik : 2 1,12
Buat arsip/backup : 15 8,43
Sbg. Pembanding -
(cross check) : 2 1,12
Terhindar dr hilang : 5 2,81
Sbg persyaratan : 1 0,56
sbg bukti sah : 17 9,55
data lebih akurat : 1 0,56
Berkas msh sbg syarat : 2 1,12
Alasan Tidak : dok sdh ada di inst : 3 1,69
dok. Sdh ada di file : 1 0,56
Hemat biaya : 2 1,12
Jk simpeg bagus : 1 0,56
Perkamb TI sdh maju : 1 0,56
Legalitas cukp di UPT : 1 0,56
memudahkan monitoring : 1 0,56
Memperjelas instansi pengusul : 1 0,56
lebih cepat : 1 0,56
agar tdk keliru : 1 0,56 Yg dikirim softcopy saja : 1 0,56
186 No. Uraian Jawaban Jml % 17 Waktu keseluruhan dalam proses KP
fungsional 1-2 bulan : 4 2,25
3-4 bulan : 17 9,55
5-6 bulan : 31 17,42 7-8 bulan : 15 8,43
9-10 bulan : 10 5,62
11-12 bulan : 59 33,15
Lainnya
12-24 bulan : 3 1,69
> 1 th : 20 11,24
20 bulan : 1 0,56
15 bulan : 1 0,56
24 bulan/2 tahun : 7 3,93
6-12 bulan : 1 0,56
12 - 18 bulan : 1 0,56
Tdk ada batas wkt : 2 1,12
Tidak tentu : 2 1,12
Tidak tahu : 1 0,56 PROSES BISNIS PEMBEBASAN SEMENTARA
No. Uraian Jawaban Jml % 1 Apakah pernah memproses PS Ya : 74 50 Tidak : 73 49,32 2 Jk Ya, apa yang menyebabkab PS AK : 25 16,89 TB : 46 31,08 pejabat negara : 3 2,03 hukuman : 0 0 cuti DLTN : 0 0 tgs diluar penel : 0 0 3 Siapa yang menginfokan ke ybs Ybs : 13 8,78 Instansi : 59 39,86 Lainnya Ybs & instansi : 2 1,35 4 Siapa yang mengusulkan PS Ybs : 6 4,05 Instansi : 64 43,24 Lainnya unit eselon II : 1 0,68 5 Siapa yang menyiapkan berkas Ybs : 19 12,84 Instansi : 38 25,68 Sebagian dr ybs : 16 10,81 Lainnya unit eselon II : 1 0,68
187
No. Uraian Jawaban Jml %
6 Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan kelengkapan berkas 1-7 hari : 29 19,59
8-14 hari : 11 7,43 15-21 hari : 1 0,68 22-30 hari : 2 1,35 7 berkas dari ybs disampaikan kepada instansi : 34 22,97 instani lain : 15 10,14 8 Apa persyaratan PS copy SK Jabfung : 57 38,51 copy SK KP : 50 33,78 copy PAK akhir : 54 36,49 copy surat PS : 52 35,14 DRH : 17 11,49 Lainnya : SK Tgs belajar : 4 2,70 9 Yang mengirim berkas ke UK di atasnya Ybs : 6 4,05 instansi : 65 43,92 Lainnya unit eselon II : 1 0,68 10 Berkas dikirim melalui Jasa pengiriman : 53 35,81 diantar petugas : 18 12,16 diantar sendiri : 2 1,35 Lainnya Tidak tahu : 1 0,68
11 waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan 1-3 hari : 35 23,65
4-7 hari : 14 9,46 8-11 hari : 4 2,70 12-15 hari : 4 2,70 Lainnya 2 bulan : 2 1,35 > 1 bulan : 1 0,68 Tidak tahu : 6 4,05 12 Apakah ybs mengikuti proses monitoring Ya : 57 32,02 Tidak : 45 25,28 13 Jk Ya, bgm cara memonitornya manual : 48 26,97 datang ke Tujuan : 6 3,37 elektronik : 4 2,25 14 Jk Tidak, apa yg dilakukan Ybs Menunggu hsl : 37 20,79 membiarkan : 12 6,74 15 Apa perlu ada sistem monitoring Ya : 94 52,81 Tidak : 2 1,12 Alasan Ya : Proses cepat & lcr : 17 9,55 Cepat infor : 5 2,81
188
No. Uraian Jawaban Jml % Mudah monitor : 25 14,04 Mudah proses : 4 2,25 terhindar hilng bks : 1 0,56 Lebih transparan : 1 0,56 Mengingatkan ybs : 2 1,12 Agar tdk ada TGR : 2 1,12 Sbg arsip : 1 0,56
Proses dpt dilakukan mandiri : 1 0,56
Alasan Tidak : Sdh tahu prosesya : 1 0,56 16 Apakah berkas fisik masih diperlukan Ya : 72 40,45 Tidak : 17 9,55 Alasan Ya : Sbg cros check : 1 0,56 brks hrs dlegalisir - (utk keabsahan) : 22 12,36 Sbg arsip dok : 4 2,25 bukti fisik : 12 6,74 loyalitas d UPT : 1 0,56 Memudah proses : 1 0,56 Sbg informasi : 1 0,56 Proses manual hrs ada : 1 0,56 dikirm softcopy saja : 1 0,56 Alasan Tidak : Dok sdh d instsi : 2 1,12 Hemat kertas : 1 0,56 Berkas tdk bnyk : 1 0,56 Jk Simpeg bagus : 1 0,56 Otomatis : 1 0,56 Proses lama : 2 1,12 Cukup di UPT : 1 0,56
17 Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses Pembebasan Sementara
1-2 bulan : 10 5,62
3-4 bulan : 21 11,80 5-6 bulan : 33 18,54 7-8 bulan : 7 3,93 9-10 bulan : 2 1,12 11-12 bulan : 16 8,99 Lainnya : > 1 tahun 3 1,69 > 4 tahun 1 0,56 > 6 bulan 1 0,56 Tdk ada batas wkt 2 1,12 Tdk tahu 3 1,69
189 PROSES BISNIS AKTIF BEKERJA KEMBALI
No. Uraian Jawaban Jml % 1 Apakah pernah usul ABK Ya : 83 56,08 Tidak : 63 42,57 2 Jika Ya, siapa yang mengusulkan Ybs : 23 15,54 Instansi : 64 43,24 3 Persyaratan ABK copy SK Jabfung : 65 43,92 copy SK KP terakhir : 65 43,92 copy PAK terakhir : 60 40,54 copy surat sebab PS : 75 50,68 copy iajzah : 71 47,97 Lainnya SK Pembebasan Smntr : 1 0,68 DRH : 1 0,68 4 Siapa yang menyiapkan berkas ABK Ybs : 35 23,65 Instansi : 24 16,22 sebagian dari ybs : 27 18,24
5 Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan kelengkapan berkas (dari ybs)
1-7 hari : 49 33,11
8-14 hari : 21 14,19 15-21 hari : 5 3,38 22-30 hari : 1 0,68 Lainnya : 1 tahun : 3 2,03 6 berkas dari ybs disampaikan kepada instansi : 62 41,89 UK eselon di atasnya : 22 14,86 instansi lain : 1 0,68
7 Yang mengirim berkas ke UK eselon diatasya Ybs : 15 10,14
instansi : 69 46,62 8 Berkas dikirim melalui Jasa pengiriman : 64 43,24 diantar petugas : 17 11,49 diantar ybs : 2 1,35 Lainnya : Tidak tahu : 1 0,68
9 waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan 1-3 hari : 43 29,05
4-7 hari : 18 12,16 8-11 hari : 10 6,76 12-15 hari : 2 1,35 Lainnya Kurang jelas : 1 0,68 Tidak dimonitor : 1 0,68 Tidak tahu : 5 3,38
190
No. Uraian Jawaban Jml % 10 Apakah ikut monitoring usulan ABK Ya : 85 47,75 Tidak : 28 15,73 11 Jk Ya, cara memonitornya manual : 68 38,20 dtg di lokasi terkait : 10 5,62 elektronik : 7 3,93 Lainnya Telp. : 7 3,93 12 Jk Tidak, apa yg dilakukan Ybs Menunggu hasil : 24 13,48 membiarkan saja : 8 4,49 13 Apa perlu ada sistem monitoring berkas Ya : 103 57,87 Tidak : 4 2,25 Alasannya Ya: Proses cepat & lancar : 25 14,04 Informasi cepat : 10 5,62 Memudahkan proses : 17 9,55 Dapat memonitor brks : 8 4,49 Lebih praktis & efisien : 3 1,69 Dpt diakses dmana saja : 2 1,12 Aman dan nyaman : 1 0,56 SIMPEG lebih baik 1 0,56 14 Apa fisik berkas perlu dikirim Ya : 85 47,75 Tidak : 15 8,43 Alasannya Ya: Utk cross check : 2 1,12 brks hrs dlegalisir - (utk keabsahan) : 18 10,11 Antisipasi gangguan elktr : 2 1,12 Memudahkan monitorng : 1 0,56 Backup data/arsip : 9 5,06 Bukti fisik (otentik) : 9 5,06 sbg kelengkapan KPN : 1 0,56 Instansi lain perlu berkas 1 0,56 Alasan Tidak : Dok. Sdh ada di instnsi : 2 1,12 Legalitas cukup di UPT : 2 1,12 Berkas tidak banyak : 1 0,56 Tidak praktis : 1 0,56 dikirm softcopy saja : 1 0,56
15 Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses ABK 1-2 bulan : 5 2,81
3-4 bulan : 26 14,61 5-6 bulan : 30 16,85 7-8 bual : 7 3,93 9-10 bulan : 3 1,69 11-12 bulan : 28 15,73 Lainnya
191
No. Uraian Jawaban Jml % 24 bulan : 1 0,56 >2 tahun : 1 0,56 > 1 tahun : 5 2,81 Tidak ada batas waktu : 2 1,12 Tidak tahu : 2 1,12
PROSES BISNIS TUGAS BELAJAR
No. Uraian Jawaban Jml % 1 Apakah pernah tugas belajar Ya : 95 64,19 Tidak : 52 35,14 2 Jika Ya, siapa yang mengusulkan Ybs : 7 4,73 instansi : 89 60,14 Lainnya Proyek kerjasama : 1 0,68 3 Bgm instansi mengusulkan TB sesuai persyaratan : 87 58,78 urut pegawai yg tua : 9 6,08 sesuai dg pimpinan : 9 6,08 Lainnya : Ada permintaan : 1 0,68 Tergantung dana yg ada : 1 0,68 4 Apakah mengetahui persyaratan TB Ya : 88 59,46 Tidak : 9 6,08 5 Jk Ya, apa persyaratannya PNS 2 th : 76 51,35 copy ijazah & transkrip : 86 58,11 copy SK PNS : 82 55,41 DRH : 71 47,97 Lainnya Rekomendasi : 9 6,08 IPK : 3 2,03 TOEFL : 1 0,68 Summary proposal : 1 0,68 Usia : 1 0,68 English competency : 1 0,68 SK fungsional : 1 0,68 Persetujuan : 1 0,68 6 Siapa yg menyiapkan berkas usulan TB Ybs : 69 46,62 Instansi : 21 14,19 Lainnya : Ybs & Instansi : 8 5,41 7 Waktu untuk melengkapi berkas 1-7 hari : 44 29,73 8-14 hari : 25 16,89 15-21 hari : 6 4,05
192
No. Uraian Jawaban Jml % 22-30 hari : 4 2,70 Lainnya : > 1 bulan : 1 0,68
8 yang mengirim berkas ke eselon lebih tinggi Ybs : 19 12,84
Instansi : 79 53,38 9 Berkas dikirim melalui Jasa pengiriman : 75 50,68 diantar petugas : 18 12,16 diantar sendiri ybs : 5 3,38 Lainnya : Tidak tahu : 1 0,68
10 waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan 1-3 hari : 45 30,41
4-7 hari : 32 21,62 8-11 hari : 2 1,35 12-15 hari : 7 4,73 > 2 minggu : 1 0,68 1 - 2 bulan : 1 0,68 1 bulan : 1 0,68 > 1 bulan : 1 0,68 Tidak dmonitor : 1 0,68 Tidak tahu : 4 2,70 11 Apakah ikut memonitor berkas Ya : 89 50,00 Tidak : 35 19,66 12 Jk Ya, bgm cara memonitornya manual : 73 41,01 dtg k lokasi terkait : 9 5,06 elektronik : 5 2,81 Lainnya Telpon : 4 2,25 e-mail : 1 0,56 13 Jk Tidak, apa yang dilakukan ybs Menunggu hasil : 28 15,73 Membiarkan saja : 12 6,74 14 Apakah perlu sistem monitoring berkas Ya : 114 64,04 Tidak : 5 2,81 Alasannya Ya: Mempercepat proses : 16 8,99 Memudahkan monitorng : 27 15,17 Mempercepat informasi : 12 6,74 Mempermudah proses : 4 2,25 Lebih transparan : 3 1,69 Murah dan cepat : 2 1,12 Lebih pasti & yakin : 2 1,12 Lebih praktis & cepat : 2 1,12 utk mempersiapkan diri : 1 0,56
193
No. Uraian Jawaban Jml % 15 Apakah berkas fisik masih perlu dikirim Ya : 99 55,62 Tidak : 12 6,74 Alasan Ya : Untuk cross check : 4 2,25 brks hrs dlegalisir untuk - keabsahan : 15 8,43 Sbg cadangan berkas : 3 1,69 Untuk arsip/backup : 10 5,62 Antisipasi gangguan elktr : 1 0,56 Sbg bukti fisik : 11 6,18
Proses msh mensyaratkan berkas : 1 0,56
Berkas sudah sampai atau belum 3 1,69
Alasan Tidak : Dok sdh ada di instansi : 1 0,56 Hemat kertas : 1 0,56 Jk simpeg bagus, tdk pe rlu : 1 0,56 Lebih mudah : 1 0,56 Legalitas cukup di UPT : 1 0,56 yang dikirim softcopy saja : 1 0,56
16 Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses Tugas Belajar 1-2 bulan : 21 11,80
3-4 bulan : 31 17,42 5-6 bulan : 18 10,11 7-8 bulan : 10 5,62 9-10 bulan : 5 2,81 11-12 bulan : 23 12,92 Lainnya > 1 tahun : 4 2,25 Tidak tahu : 1 0,56 Tidak jelas : 1 0,56 Tdk ada batas waktu : 2 1,12 > 3 bulan : 1 0,56 > 2 tahun : 1 0,56 1 - 2 tahun : 1 0,56 Tidak ingat : 1 0,56
ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI No. Uraian Jawaban Jml %
1 Apakah pernah melihat SIMPEG Ya : 60 40,54 Tidak : 77 52,03 Tidak tahu SIMPEG : 6 4,05 2 Apakah pernah mengoperasikan
SIMPEG Ya : 6 4,05
Tidak : 133 89,86
194 No. Uraian Jawaban Jml %
Tidak tahu SIMPEG : 4 2,70 3 Apakah sudah menerapkan SIMPEG Ya : 111 75,00 Tidak : 2 1,35 Tidak tahu : 31 20,95 4 Penilaian terhadap SIMPEG Sangat Baik : 9 6,08 Cukup Baik : 63 42,57 Kurang Baik : 8 5,41 Tidak tahu : 5 3,38 5 Informasi apa yang dibutuhkan dalam
kepegawaian KP pegawai : 132 89,19
Jabfung : 137 92,57 Training (TB) : 89 60,14 Monitoring usulan : 101 68,24 DRH : 51 34,46 Lainnya : 0 Tawaran penelitian : 1 0,68 Berkala : 2 1,35 Pensiun : 1 0,68 Mutasi : 1 0,68 Proses PAK : 1 0,68 DP3 : 3 2,03 Aturan Kepeg. Terbaru : 1 0,68 6 Apakah data di kepeg membantu Ya : 133 89,86 Tidak : 5 3,38 Tidak Tahu : 6 4,05
7 Apakah ada sistem lain selain SIMPEG
Ya : 50 33,78
Tidak : 14 9,46 Tidak Tahu : 77 52,03 Sistem yang ada : SIMONEV : 19 12,84 SIMPROG : 26 17,57 SIMFAS : 3 2,03 SIMKEU : 18 12,16 SAI : 5 3,38 SIMAK : 5 3,38 RKA-KL : 2 1,35 Kendaraan : 1 0,68 Barang : 1 0,68 Kebun Percobaan : 1 0,68 Perjln dinas : 1 0,68 SPM : 1 0,68 UAW : 2 1,35
Rancang Bngun Induk Global : 1 0,68
Perpustakaan : 1 0,68
195 No. Uraian Jawaban Jml %
Info Teknologi : 1 0,68 8 Model aplikasi SIMPEG yg diinginkan Online : 130 87,84 stand alone : 15 10,14 Lainnya : Alasan Online: Dpt memonitor lgsng : 10 6,76 Dpt diakses dimana sj : 36 24,32 Mdhkan & percpt proses : 6 4,05 Mempercepat informasi : 6 4,05 Sdh terhubung internet : 1 0,68 Lebih akurat : 1 0,68 Praktis, simpel, cepat : 3 2,03 selalu uptodate : 1 0,68 tidak tahu : 3 2,03 Alasan Stand alone : Internet sring mati : 1 0,68 Mudah dicopy : 1 0,68 9 Apakah perlu sistem monitoring Ya : 130 87,84 Tidak : 8 5,41 Alasan Ya : Mudah memonitor : 39 26,35 Mempercepat informasi : 17 11,49 Mempercepat proses : 6 4,05 Lebih transparan : 3 2,03 Berkas mudh didapat : 4 2,70 Internet sudah ada d ktr : 1 0,68 Memudahkan admnistrsi : 2 1,35 Labih praktis : 1 0,68 Supaya tahu prosesnya : 3 2,03 Memperlancar proses : 1 0,68 utk memotivasi kinerja : 1 0,68
Mengetahui karir 7 peluang : 1 0,68
Berkas diterima yg berwenang : 1 0,68
Berkas tdk tercecer : 1 0,68 Efisien : 2 1,35 Alasan Tidak : Fasilitas terbatas : 1 0,68 10 Apakah ada kebijakan paperless Ya : 39 26,35 Tidak : 95 64,19 Tidak tahu : 1 0,68 11 Jk Ya, sudah silakukan Ya : 19 12,84 Tidak : 18 12,16 Tidak tahu : 1 0,68 12 Jk Tidak, apakah perlu paperless Ya : 116 78,38 Tidak : 10 6,76 Alasan Ya : Hemat & cepat sampai : 9 6,08 Mempercepat proses : 26 17,57
196 No. Uraian Jawaban Jml %
Mempermudah proses : 9 6,08 Efektif & efisien : 6 4,05 Mudah memperoleh data : 1 0,68 Praktis dan murah : 2 1,35 Terhindar hilang berkas : 1 0,68
Yakin bhw berkas sdh dikirim : 1 0,68
Mengetahui tahapan proses : 2 1,35
Dapat memonitor : 1 0,68 Tepat waktu : 1 0,68 Lebih baik : 1 0,68
Praktis & tidak boros berkas : 1 0,68
Lebih fleksibel waktu : 1 0,68
Alasan Tidak : Krn berkas msh tetap dikirim : 1 0,68
Sulit dilacak : 1 0,68 13 Manfaat kirim berkas elektronik proses cepat : 127 85,81 terhindar hilang bks : 99 66,89 tidak ada manfaat : 1 0,68 Lainnya Dpt diakses dimana saja : 2 1,35 Dpt langsung memonitor : 1 0,68 Lebih efisien : 2 1,35 Lebih transparan : 1 0,68 Hemat biaya : 2 1,35 14 Apakah masih perlu fisik berkas Ya : 102 68,92 Tidak : 38 25,68 Alasan Ya : Untuk cross check : 6 4,05
Dok perlu dttd asli pimpinan -
untuk keabsahan : 16 10,81 Sbg backup berkas/arsip : 19 12,84
Terhindar kehilangan berkas : 2 1,35
Menghindari pemalsuan dok : 2 1,35
Mempercepat & mdh proses : 3 2,03
Menghindari gangguan elektr : 5 3,38
Mnghindar kesalahan simpan : 1 0,68
Mngetahui/memonitor berkas : 1 0,68
197 No. Uraian Jawaban Jml %
Bukti fisik (otentik) : 11 7,43 Supaya jelas : 1 0,68 lebih aman : 1 0,68
Tdk semua berkas dikirim online : 1 0,68
Mudah dilacak 1 0,68 Alasan Tidak : Proses lambat : 1 0,68 Legalitas cukup di UPT : 2 1,35
Tdk semua dok dpt elektronik : 1 0,68
Tidak efisien : 5 3,38 Tidak praktis : 3 2,03 Hemat biaya : 1 0,68 Mahal & menyampah : 1 0,68 Berkas sering hilang : 1 0,68
ARSITEKTUR TEKNOLOGI
No. Uraian Jawaban Jml %
1 Kesediaan internet di instansi Ya : 148 100 Tidak : 0 Tidak Tahu : 0 2 Penggunaan internet untuk apa Email : 140 94,59 Searching : 114 77,03 Browsing : 122 82,43 Sharing data : 88 59,46 Lainnya Chating : 1 0,68 Kerjasama penel. : 1 0,68 3 Apakah ybs punya email Ya : 117 79,05 Tidak : 28 18,92 Almat email yg ada : 79 53,38 4 Berapa kali menggunakan email Setiap hari : 50 33,78 2 x seminggu : 10 6,76 Jika ada perlu : 61 41,22 Lainnya Klo internet conect : 1 0,68 3 x seminggu : 1 0,68 5 Apakah pernah browsing Ya : 124 83,78 Tidak : 21 14,19 Tidak Tahu : 0 6 Waktu penggunaan browsing Setiap hari : 33 22,30 2 x seminggu : 12 8,11 Jika ada perlu : 76 51,35
198 No. Uraian Jawaban Jml %
Lainnya : 3 kali seminggu : 1 0,68 7 Browser yang digunakan IE : 79 53,38 Firefox : 87 58,78 Opera : 13 8,78 Chrome : 5 3,38 8 Apakah pernah membuka situs web Ya : 136 91,89 Tidak : 9 6,08 Tidak Tahu : 0 9 Situs yang sering digunakan Badan Litbang : 95 64,19 Yahoo : 93 62,84 Google : 118 79,73 lainnya LIPI : 3 2,03 APCC : 1 0,68 Bioversity : 1 0,68 Cogent : 1 0,68 Deptan : 1 0,68 BPS : 2 1,35 Pustaka : 1 0,68 Pemda : 1 0,68 FAO : 1 0,68 Universitas : 1 0,68 Hotmail : 1 0,68 detik.com : 1 0,68 AAEJ : 1 0,68 PSEKP : 1 0,68 BPTP Sulut : 1 0,68 Stanford : 1 0,68 hariankomentar : 1 0,68 ipb.ac.id : 1 0,68 e-journal : 1 0,68 unimeet : 1 0,68 Lembaga penel LN : 1 0,68 journal LN : 1 0,68 IOBC : 1 0,68 OIC : 1 0,68 Kompas : 1 0,68 Jurnal penelitian pert. : 1 0,68 10 Tempat mengakses internet Ruangan sendiri : 103 69,59 Perpustakaan : 60 40,54 Lab Komputer : 7 4,73 lainnya Warnet : 1 0,68
199 No. Uraian Jawaban Jml %
di ruangan lain : 3 2,03 di rumah : 10 6,76 ruang pertemuan : 1 0,68 dimana saja : 1 0,68 11 Apakah ada jaringan LAN Ya : 117 79,05 Tidak : 25 16,89 12 Apakah di ruangan ybs terhubung Ya : 83 56,08 dengan LAN Tidak : 56 37,84 Tidak tahu : 13 Jenis LAN LAN kabel cat 5 : 28 18,92 LAN kabel cat 6 : 12 8,11 LAN wireless : 56 37,84 lainnya Tidak tahu : 4 2,70
200 Lampiran 5 Implementasi database Simpeg online Badan Litbang Pertanian
201
202
203 Lampiran 6 Kuesioner pengujian sistem dan evaluasi hasil
KUESIONER
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN METODE TOGAF UNTUK MEMPERCEPAT 30% LAYANAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
( Pengujian dan Evaluasi Hasil )
Nama Instansi :
Lokasi :
Tanggal :
Jenis Kelamin :
Usia :
Jabatan :
204
Pada tahap sebelumnya, penulis telah membuat dan mendistribusikan kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis kenaikan pangkat (KP), pembebasan sementara, aktif bekerja kembali (ABK), dan tugas belajar dengan menggunakan metode the open groups architecture framework (TOGAF). Hasil dari kuesioner tersebut telah diolah dan menghasilkan analisis dan rancangan pengembangan prototipe Simpeg online berbasis web serta implementasi rancangan sistem tersebut. Implementasi rancangan sistem tersebut berbentuk prototipe aplikasi Simpeg Online.
Menindaklanjuti hasil penelitian ini, penulis ingin melakukan pengujian dan evaluasi hasil penelitian terhadap sistem dan prototipe aplikasi Simpeg online ini. Pengujian dilakukan terhadap fungsional sistem, percepatan layanan informasi, dan hasil analisis serta rancangan sistem. Kuesioner ini dilakukan untuk melihat kemampuan prototipe aplikasi yang dibuat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan pengguna. Selain itu juga untuk mendapatkan keandalan analisis dan rancangan sistem yang dibuat dengan metode TOGAF.
Pengisian kuesioner ini dilakukan dengan memberikan tanda contreng (√) pada tempat yang telah disediakan.
Beri tanda (√) pada bagian yang Bapak/Ibu isi
I. Pengujian Fungsional Sistem
Pengguna Umum (Pejabat Fungsional dan Pimpinan)………………… 2
Administrator (Pengelola Kepegawaian)……………………………… 3
II. Pengujian terhadap Percepatan Layanan Informasi (untuk semua pengguna)
Proses Kenaikan Pangkat (KP) Pilihan/Fungsional…………………... 5
Proses Pembebasan Sementara………………………………………... 7
Proses Aktif Bekerja Kembali………………………………………… 9
Proses Tugas Belajar………………………………………………….. 10
III. Pengujian terhadap Hasil Analisis dan Perancangan Sistem (untuk semua pengguna)……………………………………………….... 12
Latar Belakang
Petunjuk Pengisian
Kuesioner
205
I. Pengujian Fungsional Sistem
A. Pengguna Umum (Pejabat Fungsional dan Pimpinan Unit Kerja)
1. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan Login sebagai pengguna umum pada prototipe aplikasi Simpeg online yang telah disosialisasikan? Ya Tidak
2. Bagi pengguna umum (pejabat fungsional dan pimpinan), apakah dapat melihat biodata Bapak/Ibu (dengan cara meng-click) menu biodata? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul ……………
3. Jika Ya, apakah Bapak/Ibu dapat merubah data-data tertentu diantaranya unit kerja, bidang pakar dan komoditas? Ya Tidak
4. Apakah Bapak/Ibu dapat menyimpan perubahan pada menu biodata (dengan cara meng-click) tombol simpan? Ya Tidak
5. Apakah Bapak/Ibu dapat melihat usulan pribadi pegawai untuk masing-masing proses usulan (Kenaikan Pangkat, Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, Aktif Bekerja Kembali)? Ya Tidak
6. Pada menu utama terdapat menu ganti password. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan pergantian password? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada menu dimaksud …
7. Jika Ya, apakah pergantian password tersebut dapat disimpan (dengan cara meng-click) tombol simpan? Ya Tidak
8. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan Logout (dengan cara meng-click) tomobol Logout pada menu utama? Ya Tidak
B. Administrator (Pengelola Kepegawaian)
9. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan Login sebagai administrator pada prototipe aplikasi Simpeg online yang telah disosialisasikan? Ya Tidak
206 10. Apakah Bapak/Ibu dapat memilih menu-menu utama pada prototipe Simpeg
online (Menu Kenaikan Pangkat, Menu Tugas Belajar, Menu Pembebasan Sementara, Menu Aktif Bekerja Kembali, dan Menu Data Pegawai)? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan menu utama yang tidak dapat dijalankan………………
11. Jika Ya, dalam menu utama Data Pegawai terdapat tombol tambah data, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan penambahan data? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada sub menu ini………
12. Jika Ya dapat melakukan penambahan data, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan penyimpanan data pegawai yang telah diinput (dengan cara meng-click) tombol simpan? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan kesalahan pada saat penyimpanan data pegawai ……….
13. Apakah fungsi Kembali pada penambahan data dapat dijalankan? Ya Tidak
14. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi update dan hapus data usulan? Ya Tidak
15. Dalam setiap menu utama (kecuali menu utama Data Pegawai) terdapat sub menu, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan pemilihan sub menu (dengan cara meng-click) Usulan Pegawai, Berkas Pegawai, Verifikasi Berkas, dan Monitoring Berkas? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan sub menu yang tidak dapat dijalankan…………………
16. Pada sub menu usulan pegawai, terdapat tombol tambah data, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan penambahan data usulan pegawai? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat penambahan data usulan pegawai …………………
17. Apakah fungsi Simpan dan Kembali pada tambah data usulan di setiap menu utama dapat dijalankan? Ya Tidak
18. Kemudian pada sub menu usulan pegawai, tersedia juga form untuk pencarian pegawai, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan pencarian pegawai pada setiap menu utama? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat pencarian data usulan pegawai …………………
207 19. Pada sub menu usulan pegawai juga tersedia fasilitas untuk mengunduh
data usulan dalam bentuk excel pada setiap menu utama, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi tersebut? Ya Tidak
20. Apakah fungsi ubah dan hapus pada sub menu usulan pegawai dapat dijalankan? Ya Tidak
21. Setiap menu utama terdapat sub menu berkas pegawai. Pada sub menu berkas pegawai terdapat fungsi untuk mengunggah (upload) berkas atau dokumen. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan unggah dokumen tersebut? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat mengunggah berkas …………………
22. Selain fungsi unggah, terdapat juga fungsi untuk mengunduh (download) berkas atau dokumen (dalam bentuk file pdf atau jpeg). Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi unduh tersebut? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan kesalahan pada saat mengunduh berkas …………………
23. Sub menu verifikasi berkas, menyediakan fungsi untuk pencarian data, apakah fungsi tersebut dapat dijalankan? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat pencarian data …………………
24. Apakah Bapak/Ibu dapat menjalankan fungsi Verifikasi Berkas (dengan cara meng-click) tombol verifikasi? Ya Tidak
25. Apakah fungsi Kembali pada sub menu verifikasi berkas dapat dijalankan ? Ya Tidak
26. Pada sub menu Monitoring Berkas, terdapat fungsi Pencarian Data, apakah fungsi tersebut dapat dijalankan? Ya Tidak
27. Apakah fungsi Monitoring dapat dijalankan (dengan cara meng-click) tombol monitoring? Ya Tidak
28. Apakah fungsi Simpan dalam sub menu Monitoring dapat dijalankan? Ya Tidak
208 29. Apakah fungsi Kembali dalam sub menu Monitoring dapat dijalankan? Ya Tidak
30. Dalam setiap halaman, terdapat fungsi Logout, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi Logout? Ya Tidak
II. Pengujian terhadap Percepatan Layanan Informasi
A. Proses Kenaikan Pangkat (KP) Pilihan/Fungsional
1. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan naik pangkat? Ya Tidak
2. Setelah adanya prototipe aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan KP fungsional (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari Lainnya, sebutkan …………………….
3. Apabila berkas usulan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan KP fungsional. Dengan menggunakan prototipe Simpeg online, berapa perkiraan lama waktu yang diperlukan pengelola kepegawaian untuk membuat usulan KP fungsional? 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan …………………….
4. Dengan menggunakan aplikasi Simpeg online ini, berapa perkiraan lama pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan KP fungsional ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan …………………….
5. Apakah pengelola kepegawaian masih melakukan verifikasi berkas usulan KP fungsional?
209 Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 7.
6. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan KP fungsional? 1 – 3 hari 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan …………………….
7. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan KP fungsional, apakah pengelola kepegawaian perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan KP tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya …………..
8. Jika Ya, berapa lama perkiraan proses pengiriman kembali kekurangan berkas tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan …………………….
9. Dengan menggunakan prototipe Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan KP fungsional dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) KP)? 1 – 2 bulan 3 – 4 bulan 5 – 6 bulan 7 – 8 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
B. Proses Pembebasan Sementara 10. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola
kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan pembebasan sementara? Ya Tidak
11. Setelah adanya prototipe aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari
210 Lainnya, sebutkan …………………….
12. Apabila berkas usulan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan pembebasan sementara. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan pembebasan sementara? 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan …………………….
13. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan pembebasan sementara ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan …………………….
14. Apakah administrator masih tetap melakukan verifikasi berkas usulan pembebasan sementara? Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 16.
15. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan pembebasan sementara? 1 – 3 hari 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan …………………….
16. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan pembebasan sementara, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan pembebasan sementara tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya …………..
17. Jika Ya, berapa lama perkiraan proses pengiriman kembali kekurangan berkas pembebasan sementara tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan …………………….
18. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan pembebasan sementara dapat selesai? (sejak proses
211
pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) pembebasan sementara)? 1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
C. Proses Aktif Bekerja Kembali (ABK) 19. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola
kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan aktif bekerja kembali (ABK)? Ya Tidak
20. Setelah adanya aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan ABK (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari Lainnya, sebutkan …………………….
21. Apabila berkas usulan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan ABK. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa perkiraan lama waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan ABK? 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan …………………….
22. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan ABK ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan …………………….
23. Apakah administrator masih melakukan verifikasi berkas usulan ABK? Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 25.
24. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan ABK? 1 – 3 hari
212 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan …………………….
25. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan ABK, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan ABK tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya …………..
26. Jika Ya, berapa lama proses pengiriman kembali kekurangan berkas ABK tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan …………………….
27. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan ABK dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) ABK)? 1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
D. Proses Tugas Belajar 28. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola
kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan tugas belajar? Ya Tidak
29. Setelah adanya prototipe aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan tugas belajar (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari Lainnya, sebutkan …………………….
30. Apabila berkas usulan tugas belajar sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan tugas belajar. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan tugas belajar?
213 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan …………………….
31. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan tugas belajar ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan …………………….
32. Apakah administrator masih melakukan verifikasi berkas usulan tugas belajar? Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 34.
33. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan tugas belajar? 1 – 3 hari 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan …………………….
34. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan tugas belajar, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan tugas belajar tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya …………..
35. Jika Ya, berapa lama proses pengiriman kembali kekurangan berkas tugas belajar tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan …………………….
36. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan tugas belajar dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) tugas belajar)? 1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
214
III. Pengujian terhadap Hasil Analisis dan Perancangan Sistem
1. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini secara umum dapat digunakan oleh pengguna (pengguna umum dan pengelola kepegawaian)? Ya Tidak
2. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah sarana dan prasarana yang mendukung aplikasi tersebut tersedia di instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak
3. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini diperlukan oleh Bapak/Ibu? Ya Tidak
4. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini sudah memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu dalam mempermudah proses administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar)? Ya Tidak
5. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat digunakan secara terus menerus pada setiap proses administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) selanjutnya? Ya Tidak
6. Apabila ada perubahan persyaratan untuk administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar), apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini masih dapat digunakan? Ya Tidak
7. Apabila dalam prototipe aplikasi Simpeg online ini terdapat kekurangan dan perlu adanya penambahan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian, apakah untuk proses penyempurnaannya tergantung pada vendor (pengembang sistem) tertentu? Ya Tidak
8. Apakah sistem dan prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat diaplikasikan di semua jenis komputer yang terdapat pada instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak
9. Apakah sistem dan prototipe aplikasi ini dapat memberikan gambaran tentang kualitas pejabat fungsional dalam mencapai tujuan organisasi Bapak/Ibu? Ya Tidak
10. Menurut Bapak/Ibu, apakah sistem dan prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat diaplikasikan secara efektif di instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak
Tanda Tangan Responden
(……………………)
== TERIMA KASIH ==