MANAJEMEN DISTRIBUSITopik : Pusat Distribusi (Hub and Spoke)Dosen : Syafrianita Sf, ST

Bobot SKS : 3 Kode Mata Kuliah : L352B3 Pertemuan Ke : 7

TUJUAN : Memberikan pengertian dan pemahaman bagaimana desain saluran distribusi

dipersiapkan Memberikan gambaran tentang operasional sistem distribusi Memberikan pemahaman praktis tentang sistem distribusi (melalui kasus : hub and

spoke, jaringan primer, sekunder dan tersier)

PENGANTARSebagimana dijelaskan dalam kuliah terdahulu bahwa strategi pendistribusian dalam sistem penyaluran barang/items dapat dilakukan dengan (1) sentralisasi/terpusat atau (2) desentralisasi/tersebar. Sedangkan strategi pengendaliannya dilakukan dengan (1) direct shipment (pengiriman langsung), (2) warehousing (dengan dukungan jaringan pergudangan) atau (3) cross docking operations (operasi terpadu sistem angkutan dan pergudangan). Strategi maupun sistem pengendalian manapun yang akan dipergunakan tergantung dari kondisi dan keadaan yang sedang dan harus diatasi oleh distributor.

Namun yang perlu digaris bawahi disini adalah strategi pendistribusian yang akan dipakai biasanya terkait dengan prinsip utilitas gudang (warehouses) dan sebaliknya yaitu mengeliminasinya. Sesungguhnya permasalahannya terletak kepada seberapa besar peranan informasi diperlukan dari desain rantai pasok itu. Dalam beberapa kasus jaringan distribusi harus didesain sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi. Dalam kasus lain, jaringan tersebut didesain agar menghasilkan informasi siap pakai yang dapat disediakan oleh sistem itu. Dan dalam banyak kaasus, pembangunan jaringan distribusi yang mahal itu didesain sedemikian rupa agar mampu menghasilkan informasi (kekeurangan informasi) yang dibutuhkan.

ANALISIS TOTAL BIAYAEsensi dari manajemen logistik adalah mengintegrasikan seluruh elemen sistem logistik sehingga kelancaran arus aliran barang terjamin dengan biaya operasi yang minimal. Pengintegrasian tersebut biasa dilakukan secara bertahap dan dicapai dengan cara (1) pengintegrasian elemen lokasi dan fasilitasnya(pergudangan), sistem informasi, transportasi, dan pengendalian persediaan. (2) Koordinasi manajemen distribusi, transfer intern, manajemen material untuk mencapai efisiensi maksimum (3) koordinasi dan integrasi elemen atau fungsi pemasaran, produksi dan keuangan dalam satu kesatuan sistem layanan total logistik (Bowersox, 1996).

Upaya pengintegrasian seluruh elemen sistem logistik ini, dikandung pengertian bahwa proses tersebut akan mengarah kepada hasil akhir berupa minimalnya biaya operasi logistik. Hal ini berarti bahwa bila terdapat trade off, maka keputusan yang diambil berdasarkan biaya total terendah. Misalnya trade off antara penggunaan moda udara dan darat, waktu tempuh moda angkutan udara lebih cepat tetapi menuntut biaya angkut yang tinggi, sebaliknya waktu tempuh angkutan darat lebih lama tetapi biaya angkutnya rendah.

1

Trade off seperti yang digambarkan di atas dapat disiasati dengan menggunakan pendekatan analisis total biaya. Seperti diketahui bahwa memiliki gudang berarti ada kewajiban untuk pengelolaan (maintenance) terhadap gudang tersebut, selain itu gudang dimiliki harus difungsikan secara optimal. Oleh sebab itu ditinjau dari sisi pengeluaran, semakin banyak gudang yang dimiliki akan berdampak kepada semakin besar biaya gudang yang harus dikeluarkan. Biaya-biaya tersebut antara lain untuk perawatan atau pengelolaan gudang dan nilai barang yang ada dalam gudang tersebut.

Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa semakin banyak gudang yang dimiliki maka biaya persediaan akan menjadi semakin tinggi. Namun dari sisi operasi transportasi, semakin banyak gudang yang dimiliki akan menyebabkan frekuensi pengangkutan barang semakin berkurang dan jarak tempuh akn menjadi semakin pendek. Maka semakin banyak gudang yang dimiliki akan menyebabkan menurunnnya biaya transportasi.

Apabila ditinjau secara parsial maka unit pergudangan cenderung menyukai jumlah gudang yang sedikit agar terjadi efisiensi operasi. Sebaliknya unit transportasi, cenderung memilih kepemilikan gudang yang banyak. Antara pergudangan dan transportasi terdapat trade off yang harus di atasi bukan dengan tolak ukur parsial, melainkan harus menyeluruh, seperti yang ditunjukkan oleh gambar berikut ini :

Dalam kasus ini, total biaya logistik merupakan penjumlahan antara biaya persediaan dan biaya transportasi. Dari gambar di samping ini, biaya total terendah diperlihatkan oleh perpotongan “kurva biaya total” dengan garis putus-putus yang ditarik dari garis total biaya.

ANALISIS LOAD FACTORSalah satu permasalahan mendasar dalam penggunaan moda transportasi adalah optimasi utilitas kapasitas armada angkutan. Bagi operator transportasi, optimasi utilitas kapasitas armada angkut yang tersedia merupakan salah satu sasaran yang hendak dicapainya. Dengan menggunakan analisis load factor, maka akan diketahi perkiraan muatan yang diangkut untuk setiap trayek. Perhitungan load factor diformulasikan sebagai berikut :

Lfij = Qij / Cij

Lfij = Load Factor pada ruas jalan titik - i ke titik – j (tanpa satuan)

2

Qij = Muatan pada ruas jalan titik – i ke titik - j (m3/ton)Cij = Kapasitas armada angkut yang digunakan pada jalan titik – i ke titik - j (m3/ton)

Dalam manajemen distribusi, disamping mengelola barang ata jasa agar terdistribusi kepada konsumen juga dibahas masalah bagaimana agar penggunaan moda transportasi optimal dengan ditandai nilai oleh load factor yang tinggi. Optimasi moda transportasi dapat dilakukan dengan beberapa alternatif (biasa alternatif tunggal, atau kombinasi dari alternatif berikut ini):

a. Pemilihan moda transportasi dengan kapasitas minimumPemilihan moda transportasi dilandasi berbagai pertimbangan, untuk moda transport barang diantaranya adalah : kecepatan, biaya pengangkutan resiko loss & damage, keamanan (savety) dan tentu saja kapasitas. Pemilihan kapasitas kendaraan minimum dengan syarat masih mampu mengangkut barang yang akan didistribusikan akan menjamin nilai load factor yang tinggi.b. Penetapan rute transportasi (routing) yang baik Dalam perencanaan transportasi dikenal tahapan assignment dimana setelah ditetapkan moda transportasi yang digunakan berikutnya adalah menetapkan rute perjalanan armada angkut. Ilmu yang berhubungan secara langsng dengan penetapan rute adalah analisis jaringan (path analysis). Dimana ada beberapa tipe jaringan yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan yang akan menentukan rute armada angkut. Berikut adalah beberapa tipe jaringan generic:

Dari ketiga tipe jaringan diatas, tentu pola mengumpul yang relatif mampu mengoptimumkan kapsitas armada angkut. c. Pengaturan Packaging Penyusunan barang di dalam armada angkut sangat ditentukan bagaimana pengepakan (packaging) dari barang tersebut. Semakin baik pengepakan, semakin mudah dan semakin efektif menyusun barang di dalam armada angkut, dengan kata lain mampu meningkatkan load factor.

Berkaitan dengan kajian pusat distribusi maka ada tidaknya pusat distribusi, lokasi pusat distribusi akan menentukan rute perjalanan armada angkut dan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap load factor. Dengan demikian penentuan pusat distribusi harus senantiasa melibatkan analisis load factor.

3

KONSEP KONSOLIDASIDari analisis biaya tergambarkan bahwa manajemen distribusi optimum pada saat total biaya logistiknya minimum. Pada saat pendistribusian dilakukan dengan cara point to point ternyata total biaya sangat tinggi. Oleh karena itu perlu ada satu lokasi sebagai pusat pendistribusian (Distribution Centre) kepada konsumen/distributor yang ada di sekitarnya. Peran dari Distribution Centre ini adalah melakukan konsolidasi antara penyediaan dan pendistribusian. Distribution Centre merupakan istilah khusus gudang (warehousing) dalam manajemen distribusi.

Penambahan fasilitas distribusi sudah tentu akan menambah biaya tetapi adanya fasilitas konsolidasi akan berpengaruh pada kelancaran sistem pelayanan konsumen. Hanya saja effort (upaya) yang dilakukan tersebut pada akhirnya akan menyebabkan total biaya yang dikeluarkan akan menjadi lebih kecil dari sebelumnya. Perhatikan contoh berikut ini : Ada 4 orang petani sayuran (A,B,C,dan D) di Lembang. Masing-masing memproduksi 1; 1,2; 2; dan 1,5 ton tomat setiap masa panen. Tersedia 5 jenis armada angkutan dengan kapasitas dan biaya sewa masing-masing 1 ton (1 juta), 2 ton (1,5 juta) dan 4 ton (2,5 juta), 6 ton (3juta), dan 8 ton (4 juta), untuk trayek Lembang ke Pasar Caringin Bandung. Biaya konsolidasi adalah Rp 200.000/petani.

Dari kasus diatas maka alternatif model pengangkutannya adalah sebagai berikut :1. Masing-masing petani mengirimkan produksi tomatnya sendiri-sendiri ke pasar Caringin dengan menggunakan armada angkutan yang kapasitasnya sesuai dengan produksi masing-masing petani. Sehingga masing-masing petani akan mengeluarkan biaya sesuai dengan ongkos sewa kendaraan berdasarkan kapasitas angkutnya.2. Keempat petani melakukan konsolidasi untuk mengangkut barang bersama-sama dengan menggunakan armada angkutan dengan kapasitas 6 ton. Maka biaya yang dikeluarkan untuk empat orang petani adalah 3 juta rupiah untuk biaya sewa armada dan 800 ribu rupiah untuk biaya konsolidasi sehingga total biaya 3,8 juta. Dengan demikian biaya yang dikeluarkan masing-masing petani adalah proporsi produksinya dibagi total berat seluruh produksi dikalikan dengan sewa angkutan yang harus dibayar ditambah dengan biaya konsolidasi yang harus dikeluarkan oleh masing-masing petani.

Dari dua alternatif yang ada, tentu yang dipilih adalah alternatif kedua yaitu dengan mengkonsolidasikan seluruh petani agar hasil panen dapat dikirimkan bersama-sama. Konsolidasi yang dimaksud dalam kasus diatas adalah pengkoordinasian dan penetapan aturan main pada keempat petani.Sebagai contoh: agar hasil panen dapat diangkut bersama-sama maka masa petik/panen keempat petani harus serempak, agar panen dapat serempak maka masa tanam juga hrus disamakan. Berikutnya ditetapkan lokasi tempat pengumpulan (konsolidasi), sehingga masing-masing petani harus membawa hasil panennya ke tempat yang sudah disepakati. Secara umum konsolidasi yang dilakukan dengan adanya pusat distribusi meliputi :

Time (waktu) Scheduling (jadwal) Location (lokasi) Standarisasi produk

4

GUDANGSalah satu mata rantai pendukung utama manajemen logistik (demikian juga dalam manajemen distribusi) adalah gudang dan pengendalian persediaan. Dengan manajemen pergudagangan maka pendistribusian barang dapat dilakukan pada waktu serta dari dan untuk tempat yang tepat. Pencapaian sasaran tersebut dilakukan dengan terlebih dahulu menetapkan strategi pendistribusian barang yang diperlukan, sebagaimana telah diuraikan dalam kuliah sebelumnya.

Sementara persediaan (inventory) menjadi krusial dalam sistem logistik karena sifatnya yang menjebak. Pada dasarnya barang yang tersimpan dalam gudang adalah “uang” (yang berbentuk barang) atau biasa dinyatakan sebagai uang mati, karena walaupun memiliki nilai seperti uang tetapi tidak dapat difungsikan sebagai uang. Apabila persediaan tersedia dalam jumlah cukup maka akan terjadi kemudahan dalam proses produksi maupun proses pelayanan terhadap konsumen. Namun bila terlalu banyak maka perusahaan menjadi tidak efisien, sebaliknya terlalu sedikit kemungkinan tidak akan dapat memenuhi kebutuhan.

HUB & SPOKE Fungsi Gudang (Distribution Centre) tidak hanya digunakan untuk penyimpanan barang sebelum didistribusikan kepada konsumen. Bahkan gudang dapat dijadikan sebagai lokasi untuk melakukan konsolidasi/pusat layanan. Dalam beberapa kasus peran dari pusat layanan tersebut bisa berbeda-beda, diantaranya sebagai CDC (Central Distribution Centre) dalam kasus Rockwell Automation, tempat konsolidasi processing (kasus DHL dan Pos Indonesia). Sebagai pusat layanan, istilah layanan ini dikenal dengan istilah hub (bagian tengah roda/pusat). Sementara gudang-gudang yang lain berfungsi memberikan layanan yang diintegrasikan dengan hub-nya. Gudang-gudang yang lainnya ini dikenal dengan istilah spoke (jari-jari, ruji).

Model yang mengintegrasikan pusat distribusi dengan menjadikan satu lokasi sebagai sentral pelayanan dan lainnya dijadikan sebagai lokasi pelayanan yang terintegrasi dengan pusatnya dinamakan dengan model hub and spoke. Model ini di beri nama hub and spoke karena bentuknya yang mirip dengan roda, dimana terdapat poros/pusat dengan jari-jari yang terkumpul pada porosnya.

KASUS TERPILIH Ada tiga kasus yang diketengahkan dalam tulisan ini, dengan harapan lebih memahami konsep metode hub & spoke.

1. The Hub and Spoke Structur of Rockwell Automation One CDC (Central Distribution Centre) 544 distributors All product families aggregated into one family Multi-level transportation costs No manufacturing Assembly considered 961 constraints 4572 variables

5

Identify the best locations (distributors to be used as hubs) while meeting each distributor’s demand and minimazing total cost. A hard problem for large supply chains.

2. The Hub and Spoke Structur of UPS

Origin Destination

Spoke Hub Route Route (delivery) (collect)

Consolidation Distribution Fragmentation

The Hub-and-Spoke Structure of UPS :The first step is the pickup, specific routes are assigned and regular stops are planned according to a tight schedule. The package will incvitably be send to the hub for consolidation. The hubs are central sorting facilities located throughout the world. All the smaller local operating centers have to take their parcels to the nearest hub which can be considerably far since there are only 6 hubs in the world.At the hub, packages are unloaded and sorted according to the geographical location where they are bound to. Consequently, all the parcels are divided to be loaded in the courier leading to the right destination.Deliveries are either made on the ground by cars and trucks.

3. The Hub and Spoke Structure of PT. Pos Indonesia

Pada tahun 1988 mulai diperkenalkan pola baru pola perhubungan pos, atau lebih dikenal dengan nama pola Sentral Pengolahan Pos (SPP). Pola perhubungan pos pada tahun-tahun sebelumnya berupa point-to-point, yaitu masing-masing Kantor Pos mengirim dan menerima kiriman pos dari berbagai kantor pos. Perhubungan pos dengan pola SPP adalah suatu pola berbentuk radial dengan menempatkan Kantor SPP sebagai “Hub” dan Kantor Pos sekitarnya (Kantor Inbound) sebagai “Spoke”. Pola SPP ternyata efektif karena pola perhubungan di Kantor Inbound menjadi sederhana dan sangat efisien karena sarana transportasi menjadi lebih optimal.

Berikut ini perbandingan pola Point-to-Point dengan Pola SPP :

6

Apabila terdapat lima Kantor Pos yang menggunakan pola perhubungan point to point maka frekuensi perhubungan yang diperlukan adalah 10 trayek pulang pergi (lihat gambar) dan 10 unit armada. Misalkan jumlah Kantor Pos yang terlibat dinotasikan dengan n dan variabel penghubung dinotasikan dengan f, maka untuk menentukan berapa banyak perhubungan yang dibutuhkan, secara sistematis dapat diturunkan rumus berikut ini :

2 2222

Apabila 5 Kantor Pos yang terlibat tersebut dihubungkan dengan pola SPP, maka frekuensi perhubungan yang diperlukan cukup 4 trayek dan 4 armada. Misalkan jumlah Kantor Pos yang terlibat dinotasikan dengan n dan variabel penghubung dinotasikan dengan p, maka untuk menentukan berapa banyak perhubungan yang dibutuhkan, secara matematis dapat diturunkan rumus berikut ini :

PEMILIHAN LOKASI PUSAT DISTRIBUSIPada saat area geografi utama untuk pusat distribusi baru telah ditetapkan dan manajemen telah menyetujui hasil perencanaan jaringan doistribusi, maka pekerjaan untuk memilih lokasi terbaik segera dimulai. Hal ini merupakan pekerjaan paling sulit dan makan waktu pada proses pemilihan lokasi. Kemungkinan disini akan ada beberapa lokasi yang sangat prospektif. Satu kesalahan saja terjadi dalam proses ini, maka tim pemilihan lokasi tersebut harus memulainya dari nol atau membutuhkan bantuan pihak luar. Untuk mendapatkan sumber informasi yang akurat dapat dilakukan melalui :

- Real estate brokers

7

n(n – 1) f = 2

P = n - 1

- Utility companies- Government agencies- Consultants

Community Considerations : Labor Unions (yes/no), avability of qualified personnel , wage levels,accident

rate in area, community education or training program, employment laws, right to work laws, local safety and health costs, availability of management personel

Utilities History of outages, rates, off-peak rates, discounts or penalties, residental rates, water conditions and chemical analysis, water source, refuse and trash and collection cost, frequently and disposal methods

Community Availability of shopping, housing availability and cost, travel and meeting facilities, news media availability, traffic level, organizations, communications, mail service, health facilities, protective service (fire and police), education, recreation, religious activity, cultural activity

Existing industry

Major opertions in area, possible suppliers and customer, civil participation, union affiliations, environmental conditions, support to the community number of plants gained and lost in the last five years

Local and state government

Voting record of incumbent, annual budget, source of revenue, annexation policies, attitude during strikes, properly taxes, sales tax, financial health of state and community, amount of tax free property, community taxes

Miscellaneous Weather conditions (temperatur, rainfall, snowfall, humidity, days of sunshine) planning and zoning history. Commercial service in area (banks, industrial distributors, offices supplies)

Rail transprtation

Railroad stop-off priviledges for partial loading/unloading and route, demurrage charges, reciprocal switching arrangements, pickup and delivery services, freight schedule

Highway and truck transportation

State laws as to truck size and weight, toll roads and bridges, condition of roads

Miscellaneaous Air : Site near airport, schedule of airlines, personnel transport schedules. Water : Channel width and depth, terminal facilities, seasonal limitations. Other : Bus service, taxi service, rapid transit, auto rental agencies.

PENGUKURAN KINERJA SALURAN DISTRIBUSI Pengukuran keefektifan Saluran Distribusi

1. Lot size : ketersediaan produk sesuai kuantitas yang diharapkan ?2. Delivery time : produk tersedia bila diperlukan ?3. Search : waktu yang dibutuhkan untuk mencari suatu produk yang disimpan, cukup

cepat ?4. Assortment : produk tersedia dalam : model, color, size, dan feature yang

diharpkan ?5. Customer service :

Sales cukup membantu ?

8

Ketersediaan delivery jika dibutuhkan ? Follow-up service jika dibutuhkan ? Financing available ? Warranty honored ? Penyesuain yang dilakukan bila kualitas produk rendah ?

Pengukuran keefisienan Saluran Distribusi

1. Jumlah dari channel levels2. Jumlah dari outlet per level3. The extent and distribution cost outcome of functional shift in the channel4. The extent and distribution cost outcome of functional subtitution in the channel5. The extent and distribution cost outcome of functional interchange in the channel6. The extent and distribution cost outcome of postponement in the channel7. The extent and distribution cost outcome of speculation in the channel8. Adanya kebijakan yang jelas dari channel tentang : Inventory level, Transportation,

Warehousing, Customer service, Pricing and discounts, and Promotion. 9. Turnover dari channel members10. Market image dari channel members11. Kekuatan pembiayaan dari channel members12. Kekuatan competitive dari channel

9

POLITEKNIK POS INDONESIAUJIAN TENGAH SEMESTER GANJIL TA 2005/2006

Soal :1. Seperti yang diketahui bahwa bisnis logistik terdiri dari inbound dan otbound logistik. Sebutkan satu kegiatan yang membedakan pengertian tersebut.

2. Apa yang dimaksud dengan sistem pemasaran horizontal dan berikan contohnya minimal 2 buah.

3. Ada empat orang pengrajin rotan yang bermukim di Kabupaten Banjar. Masing-masing pengrajin yaitu pengrajin Ha membuat kursi rotan dengan produksi yang dapat dihasilkan adalah 100 unit per bulan, pengrajin Be dapat menghasilkan meja rotan sebanyak 1/3 unit yang dapat dihasilkan oleh pengrajin Ha. Pengrajin Ge dapat menghasilkan keranjang rotan dua kali lipat produksi yang dihasilkan oleh pengrajin Ha. Sedangkan pengrajin Ce dapat menghasilkan mainan anak (kuda-kudaan) sebanyak 1/8 dari total yang dapat dihasilkan oleh pengrajin Ge. Jika produksi yang mereka hasilkan akan dibawa ke pusat penampungan kerajinan rotan di kota Bandung dengan menggunakan transportasi darat maka ongkos dan kapasitas 4 jenis armada angkut yang tersedia adalah 20 unit (Rp 500 rb), 50 unit (750 rb), 100 unit (Rp 1 juta) dan 250 unit (Rp 2 juta). Biaya konsolidasi adalah Rp 250.000/pengrajin rotan.Dari cerita diatas, maka hitunglah :

- Berapa biaya yang dikeluarkan masing-masing pengrajin rotan ? - Berapa biaya yang dikeluarkan masing-masing pengrajin rotan setelah

melakukan konsolidasi?

4. Berikan perbedaan strategi push demand dan pull demand.

10