8/18/2019 Prosedur Perusahaan

1/4

Struktur Organisasi

Dokumen yang digunakan

Uraian Prosedur 

Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

1. Menerima Order langganan. Order langganan diterima dalam bentuk (PO) melalui faxatau secara langsung ,yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisanmelalui Telephone tidak dapat dilayani.

. Mem!erikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasukalamat penyerahan barang yang diinginkan customer, "uantity, dan mera#at !alidasidata tersebut melalui #orkstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk

mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan ataupemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.$. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order

pen%ualan. &okumen ini selan%utnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaanbarang (stock re'uest). ila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan digudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belumterpenuhi). Order pen%ualan di print out penerimaan order 

. Memba#a dokumen order pen%ualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetu%uanpen%ualan kredit. ila *ustomer tetap dapat langsung ke bagian +tock &eli!ery.

-. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit

1. Menerima dokumen order pen%ualan dari bagian penerimaan order . Memeriksa status langanan melalui #orkstation yang ada di bagian otorita kredit$. erdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah

order ini dapat dipenuhi. Menyerahkan kembali dokumen order pen%ualan yang sudah di !erifikasi dan

ditandatangani, dan diteruskan ke bagian +tock &eli!ery.-. Menerima faktur lembar ke1, /aktur Pa%ak lembar ke satu dan &eli!ery Order lembar ke

1 yang telah di!erifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Bagian Stock & Delivery

1. Menerima Oder Pen%ualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagianorder pen%ualan

. Menyiapkan &okumen pengiriman berdasarkan order pen%ualan. ila barang tidak tidaktersedia di gudang meneruskan order pen%ualan ke bagian pembelian barang dagang.

$. Mencatat pembelian, berdasarkan surat %alan yang ditandatangani oleh sopir untukbarang yang langsung di%ual atau +urat 0alan supplier yang ditandatangani oleh bagiangudang untuk barang yang masuk ke gudang.

. Membuat &eli!ery Order untuk order pen%ualan yang telah mendapat otorisasi daribagian otorita kredit

-. Membuat surat perintahpermintaanon pengeluaran barang, untuk pen%ualan yangmengambil barang di gudang. 2tau meminta POMemo untuk mengambil barang disupplier dari bagian pembelian barang dagang.

8/18/2019 Prosedur Perusahaan

2/4

3. Menyerahkan &eli!ery order, +urat Perintahpermintaanon pengeluaran barang atauPOMemo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang ataumengambil barang di supplier.

4. Menerima &eli!eri order lembar 1 yang telah ditanda tanganidi!erifikasi oleh5angganan

6. Menerbitkan listing deli!ery order dan diserahkan ke bagian pembuat in!oice.

Bagian Gudang

1. Menerima PerintahPermintaan arang. Menyediakan barang sesuai dengan +urat perintahpermintaanon pengeluaran barang

(&eli!eri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semuapen%ualan menggunakan barang yang ada di gudang)

$. Mengembalikan PerintahPermintaanon pengeluaran barang kepada sopir untukditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.

. Mencatat Pengeluaran Pada 7artu Persediaan

Bagian Transortasi !Soir"

Penjualan langsung !Barang langsung dari Sulier"

1. Menerima POMemo, &eli!ery Order dari bagian +tock &eli!ery. Meminta barang ke supplier menggunakan POMemo$. Menerima surat 0alan+urat Pengantar +upplier . Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memoPo+urat

0alan +upplier -. Menanda tangani +urat 0alan +upplier dan meminta copynya.3. Memba#a dan Menyerahkan barang ke customer 4. Menyerahkan &eli!ery Order kepada *ustomer untuk ditanda tangani.6. Meminta 5embar &eli!ery Order lembar 1 yang sudah ditanda tangani8. Menyerahkan &eli!ery Order lembar 1 kepada 9n!oice (melalui 7urir)1:. Menyerahkan *opy +urat 0alan+urat Pengantar +upplier yang telah ditanda tangani ke

bagian +tock. &eli!ery (melalui 7urir)

Penjualan Barang Dari Stock Gudang

1. Menerima +urat PerintahPermintaan pengeluaran arang, &eli!ery Order . Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan +urat PerintahPermintaan Pengeluaran

arang.$. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang. Menanda tangani +urat PerintahPermintaan barang dan meminta copynya kepada

bagian gudang.-. Menyerahkan barang kepada customer 3. Menyerahkan &eli!ery Order kepada *ustomer untuk ditanda tangani.4. Meminta &eli!ery Order lembar 1 yang sudah ditanda tangani

6. Menyerahkan deli!ery Order lembar 1 kepada bagian 9n!oice (melalui 7urir)8. Menyerahkan +urat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian

+tock &eli!ery. (melalui 7urir)

Bagian #nvoice/$aktur 

1. Menerbitkan /aktur berdasarkan data deli!ery order yang telah di entry oleh bagian stock deli!ery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order pen%ualan yangsudah direkam file ser!er 

8/18/2019 Prosedur Perusahaan

3/4

. Menerbitkan faktur pa%ak.$. Menerbitkan listing pen%ualan harian. Mendistribusikan &okumen

1. 9n!oice/aktur, /aktur Pa%ak lembar ke1, &eli!ery Order lembar ke1 ke bagian7redit

. Tembusan Pen%ualan ke pemegang buku piutang$. Tembusan 0urnal, /aktur Pa%ak lembar ke, /aktur Pa%ak 5embar ke 7e

bagian buku besar -. Mengarsip 9n!oice lembar ke, &eli!ery order lembar ke, faktur pa%ak lembar ;xtra

*opy.

Bagian %dministrasi Keuangan

agian administrasi keuangan adalah bagian yang men%alankan fungsi akuntansi yangbertanggung %a#ab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. agianadministrasi keuangan yang berhubungan dengan system pen%ualan adalah <

Bagian Piutang

1. Menerima faktur lembar ke $ dari bagian 9n!oice. Merekam data transaksi pen%ualan dengan cara memasukan nomor order pen%ualan.

Perekaman meliputi data transaksi piutang$. Mengarsip lembaran faktur lembar ke urut tanggal. Mengumpulkan faktur lembar ke$ dalam suatu periode harian-. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke$ bersama batch control sheet

bersangkutan ke bagian buku besar.3. Membuat surat penagihan

. agian buku besar 

Bagian urnal Penjualan

1. Menerima copy list pen%ualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan 0urnal)dan &eli!ery Order lebar ke yang telah di!erifikasi oleh penerima barang.

. Menerima copy /aktur Pa%ak.$. Mencatat 0urnal transaksi Pen%ualan

Bagian urnal Pem'elian

1. Menerima *opy Po dari bagian pembelian. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan$. Mencatat 0urnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

Bagian engola(an #T/Data elektronik

agian 9T tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melaluiterminal masingmasing bagian. =ang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arusinformasi dan menge!aluasi laporanlaporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yangselan%utnya diserahkan ke bagian yang ber#enang untuk dapat menentukan tindakan apa yangperlu dilakukan.

agian 9T memberikan support terhadap ber%alannya arus informasi dengan baik, pengendalianproses, pemilihan teknologi dll.

8/18/2019 Prosedur Perusahaan

4/4

0umlah personal untuk mengisi bagianbagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhandimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorangpersonil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi olehbeberapa personal. 2rus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.