prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi …/prosedur... · pengadaan suku cadang (spare part)...

70

Click here to load reader

Upload: vunhu

Post on 02-Mar-2019

296 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI

DI PT KUSUMAHADI SANTOSA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Adminstrasi

Oleh:

AMITA WIJAYANTI

D1509006

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012

Page 2: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

Page 3: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii

Page 4: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Amita Wijayanti

NIM : D1509006

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur

Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT Kusumahadi Santosa” adalah

betul – betul karya sendiri. Hal – hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir

tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2012

Yang membuat pernyataan

Amita Wijayanti

D1509006

Page 5: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

MOTTO

Masa depan adalah milik mereka yang percaya tentang keindahan

mimpi-mimpi mereka.

( Eleanor Roosevelt )

Orang yang tidak tahu tetapi merasa bahwa sebenarya dia tahu, dia

adalah orang yang bodoh, maka jauhilah.

( AL Chalil bin Achmadi)

Page 6: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Dengan segala kerendahan hati, karya sederhana ini ku persembahkan pada:

Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Ketua Program DIII Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Drs. Sudarto, M. Si selaku Dosen Pembimbing sekaligus penguji 1 Tugas

Akhir yang selalu memberikan bimbingan dan pengarahan dngan teliti dan

penuh kesabaran

PT Kusumahadi Santosa

Bapak Narno Diharjo dan Ibu Sunarni selaku orangtua saya yang begitu

hebat dengan segala pengorbanan, doa, support dan bimbingannya hingga

bisa mewujudkan impian saya.

Saudara-saudaraku Ari Widaningsih, Ruli Astuti dan Sidik Setyo Budi.

Sahabatku senasib dan seperjuangan, Betty Septiana Sari, Anis Paryanti,

Nita Fitriya, Giharni dan Tri Hati Anayanti terima kasih atas doa, support

serta pengorbanan waktu dan kesabarannya.

Teman-temanku semua di DIII Manajemen Administrasi 2009.

Almamaterku Universitas Sebelas Maret tercinta.

Para pembaca yang mau menghargai sebuah karya.

Page 7: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang

senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan Penulisan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur

Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT Kusumahadi Santosa”

sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Jurusan

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pengamatan ini dapat terlaksana berkat ketulusan hati dan jerih payah dari

berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis tidak lupa mengucapkan banyak terima

kasih kepada :

1. Allah SWT yang selalu memberikan petunjuk dan kemudahan dalam proses

penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan dengan baik.

2. Drs. Sudarto, M. Si selaku dosen pembimbing sekaligus penguji 2 Tugas Akhir

yang berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga penulis dapat

menyelesaikan tugas akhir ini.

3. Drs. Marsudi, M. S. selaku Penguji 1 Tugas Akhir dan Pembimbing Akademik

yang telah memberi bimbingan selama menempuh studi.

4. Prof. Drs. Pawito, Ph, D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin untuk

magang sebagai syarat dalam pembuatan tugas akhir ini.

5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan

ilmunya kepada penulis.

6. Bapak Widyo Sugiyanto selaku Manajer Logistik serta Ibu Eni dan Ibu Yanti

selaku Kasie Logistik yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan Kuliah

Kerja Magang di perusahaan tersebut.

7. Bapak dan Ibu yang selalu menyayangiku, mendo’akanku, memberikan

dukungan baik moril maupun materiil yang sangat membantu dalam

memberikan semangat dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

8. Untuk saudara-saudaraku terima kasih atas dukungan dan doanya selama ini.

Page 8: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

9. Special thanks untuk sahabat-sahabatku, Betty Septiana Sari, Anis Paryanti,

Nita Fitriya, Giharni dan Tri Hati Anayanti terima kasih atas doa, support serta

pengorbanan waktu dan kesabarannya.

10. Semua teman – teman manajemen Administrasi 2009 atas kebersamaan dan

persahabatan selama ini.

11. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu per satu yang juga ikut

membantu dalam penyusunan Tugas Akhir.

Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan bapak, ibu dan rekan –

rekan yang dengan ikhlas telah membantu penulis.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan karya ilmiah ini masih

jauh dari lengkap dan sempurna, oleh karena itu segala saran dan kritik yang

membangun selalu penulis terima dengan senang hati. Akhir kata, semoga karya

ilmiah yang sederhana ini dapat memenuhi harapan dan berguna bagi pembaca

yang membutuhkan.

Surakarta, Juni 2012

Penulis

Amita Wijayanti

D1509006

Page 9: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL …………………………………………………………… i

PERSETUJUAN ……………………………………….…………………….... ii

PENGESAHAN ………………………………………………………………... iii

PERNYATAAN ………………………………………………………………… iv

MOTTO …………………………………………………………………………. v

PERSEMBAHAN ……………………………………………………………… vi

KATA PENGANTAR …………………………………………………………. vii

DAFTAR ISI …………………………………………………………………… ix

DAFTAR GAMBAR …………………………………………………………... xii

DAFTAR TABEL ……………………………………………………………... xiii

ABSTRAK …………………………………………………………………….. xiv

BAB I PENDAHULUAN …………………………………………………. 1

A. Latar Belakang Masalah ……………………………………………. 1

B. Rumusan Masalah ………………………………………………….. 3

C. Tujuan Pengamatan ………………………………………………… 3

D. Manfaat Pengamatan ………………………………………………... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA …………………………………………….. 5

A. Pengertian Prosedur …………………………………………………. 5

B. Pengertian Pengadaan ………………………………………………. 8

C. Suku Cadang (Spare Part) ………………………………………….. 16

D. Mesin Produksi ……………………………………………………… 18

Page 10: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x

BAB III METODELOGI PENGAMATAN …………………………….. 19

A. Lokasi Pengamatan ……………………………………………... 19

B. Jenis Pengamatan ……………………………………………….. 19

C. Sumber Data …………………………………………………….. 19

D. Teknik Pengumpulan Data ……………………………………… 20

E. Teknik Pengambilan Sampel ……………………………………. 21

F. Analisis Data …………………………………………………….. 21

BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA ………………………………………… 23

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan …………………………………. 23

1. Layout Perusahaan …………………………………………... 24

2. Aspek Strategi Perusahaan …………………………………... 25

3. Visi dan Misi Perusahaan ……………………………………. 27

B. Struktur Organisasi ……………………………………………… 28

C. Produksi …………………………………………………………. 37

D. Pemasaran ……………………………………………………….. 39

BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ………………… 41

A. Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi …………….. 41

B. Fungsi Bagian-bagian yang Terlibat ………………………......... 46

C. Dokumen yang digunakan ………………………………………. 48

D. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ……………………… 50

E. Praktek yang sehat ………………………………………………. 51

Page 11: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

BAB VI PENUTUP …………………………………………………......... 54

A. Kesimpulan ……………………………………………………… 54

B. Saran …………………………………………………………….. 56

Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 57

Lampiran-lampiran ………………………………………………………… 58

Page 12: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 2.1 Bagan Prosedur Perolehan Bahan ………………………... 14

2. Gambar 4.1 Struktur Organisasi ………………………………………. 34

Page 13: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiii

DAFTAR TABEL

1. Tabel 2.1 Tabel Bagan Aliran Pekerjaan ………………………… 14

2. Tabel 4.1 Daftar Karyawan PT Kusumahadi Santosa 2012 ……... 35

3. Tabel 4.2 Tabel Jam Kerja Normal …………………………….... 37

4. Tabel 4.3 Tabel Jam Kerja Shift …………………………………. 37

5. Tabel 4.4 Tabel Kapasitas Produksi Tahun 2012 ………………... 38

6. Tabel 4.5 Tabel Hasil Produksi Tekstil Tahun 2012 …………….. 38

7. Tabel 4.6 Volume Penjualan Ekspor Tahun 2012 ……………….. 39

Page 14: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ABSTRAK

AMITA WIJAYANTI. D1509006. PROSEDUR PENGADAAN SUKU

CADANG MESIN PRODUKSI DI PT KUSUMAHADI SANTOSA. Laporan

Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma

III. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta. 2012. 56 halaman.

Kegiatan pengadaan barang dalam suatu instansi mempunyai peran

penting dalam menjaga kelancaran seluruh kegiatan atau aktifitas pembelian di

instansi tersebut. Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur

pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa. Jenis

pengamatan ini merupakan pengamatan diskriptif kualitatif, pengumpulan data

dilakukan dengan observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Teknik

pengambilan sampel menggunakan purposive sampling yaitu peneliti memilih

informan yang dianggap mengetahui informasi. Analisis data dilakukan dengan

analisis interaktif yaitu dengan reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan

dan verifikasi.

Hasil dari pengamatan ini diketahui bahwa prosedur pengadaan suku

cadang mesin produksi merupakan pemenuhan kebutuhan maintenance

(pemeliharaan) yang dilakukan mulai dari pencarian supplier sampai dengan

penerimaan barang. Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi

merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat diabaikan,

sebab aktivitas ini sangat mempengaruhi efisiensi dan kelangsungan hidup suatu

perusahaan. Aspek utama yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan pengadaan

adalah macam barang, jumlah , waktu, harga dan mutu pengadaan suku cadang

tersebut.

xiv

Page 15: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Saat ini tingkat persaingan antar perusahaan semakin ketat untuk dapat

menguasai pasar. Hal tersebut mengakibatkan perusahaan - perusahaan

berusaha meningkatkan mutu pada produk maupun pelayanannya. Keberadaan

suatu perusahaan didalam suatu dunia usaha sekarang ini menuntut

perusahaan untuk terus berusaha mencari cara dan upaya terbaik agar

memiliki kemampuan bersaing yang lebih tinggi daripada perusahaan lain

yang bergerak di bidang yang sama. Dalam menghadapi era globalisasi ini,

banyak hal dan aspek yang harus dipertimbangkan oleh suatu perusahaan

untuk tetap bertahan dan terus mempertahankan posisinya.

PT. Kusumahadi Santosa adalah salah satu perusahaan eksportir yang

bergerak di bidang industri tekstil khususnya kain jenis katun dan rayon yang

bercorak batik yang berlokasi di Jalan Raya Jaten Km 9,4 Jaten Karanganyar.

Perusahaan ini mengekspor produknya baik dalam negeri maupun luar negeri.

Dalam usaha meningkatkan volume penjualan dan meraih keuntungan,

perusahaan ekspor sebagai salah satu pihak yang terlibat dalam kegiatan

ekspor harus mengembangkan potensi mereka untuk mencari pembeli dari luar

negeri sebanyak mungkin. Untuk mencapai suatu kesepakatan yang saling

menguntungkan baik bagi perusahaan dalam negeri sebagai pihak pengekspor

dan pembeli luar negeri.

Pihak perusahaan dituntut untuk dapat memenuhi permintaan

konsumen, baik dari segi kuantitas, kualitas maupun ketepatan waktu dalam

penyerahan hasil produksi. Salah satu hal yang mendukung kelancaran

kegiatan operasi pada suatu perusahaan adalah kesiapan mesin-mesin produksi

dalam melaksanakan tugasnya. Mesin merupakan alat produksi yang terbentuk

dari rangkaian system yang komplek, sehingga perlu perencanaan dan

1

Page 16: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2

penanganan perawatan yang memadai. Perusahaan perlu meningkatkan

efektivitas dan efisiensi kerja di dalam penggunaan mesin produksi tersebut

melalui perencanaan penjadwalan perawatan agar mesin atau unit yang akan

digunakan dapat beroperasi dengan baik dan tidak mengalami kerusakan saat

digunakan.

Pada proses produksi suatu mesin tidak dapat digunakan secara

kontinu karena mesin memiliki batas umur dalam pengoprasiannya.

Terjadinya kerusakan mesin akibat rusaknya komponen tidak dapat diketahui

dengan pasti. Kondisi tersebut menyebabkan diperlukan tersedianya suku

cadang masing-masing komponen yang memadai. Pengadaan suku cadang

yang sedikit terkadang menyerap dana dan perawatan yang sangat besar.

Pengadaan suku cadang harus didasarkan atas beberapa hal, salah satunya

berdasarkan pada tingkat kekritisannya yaitu pada komponen yang sering

mengalami kerusakan yang berarti berhubungan dengan biaya pengadaan suku

cadang.

Bagian pengadaan merupakan bagian yang sangat penting dalam

manajemen perusahaan, karena tanpa adanya bagian pengadaan maka

persediaan suku cadang mesin produksi tidak akan terkontrol dan dapat

merugikan perusahaan. Pengadaan persediaan suku cadang (spare part)

merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat diabaikan,

sebab aktivitas ini sangat mempengaruhi efisiensi dan kelangsungan hidup

suatu perusahaan.aspek utama yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan

pengadaan adalah macam barang, jumlah , waktu, harga dan mutu pengadaan

suku cadang tersebut. Semua aspek tersebut harus disesuaikan dengan

kebutuhan dan keadaan perusahaan tersebut. Fungsi dari bagian pengadaan

adalah harus bisa mengadakan pembelian guna menyediakan suku cadang

material yang dibutuhkan oleh perusahaan, pada waktu, jumlah dan mutu yang

tepat.

Page 17: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut diatas, maka penulis

merumuskan masalah sebagai berikut :

“Bagaimana Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT

Kusumahadi Santosa?”

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Operasional

a. Untuk mengetahui Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di

PT Kusumahadi Santosa

b. Untuk menambah wawasan serta pengalaman yang penulis peroleh di

bangku kuliah ke dalam dunia kerja

2. Tujuan Fungsional

Agar hasil pengamatan ini bermanfaat bagi semua pihak, baik sebagai

pengetahuan maupun pertimbangan dalam pelaksanaan pengadaan spare part

(suku cadang) mesin produksi.

3. Tujuan Individu

Sebagai Tugas Akhir untuk memenuhi salah satu persyaratan penyelesaian

program Diploma 3 (D3) Jurusan Mnajemen Administrasi Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat pengamatan

1. Bagi Penulis

Sebagai tambahan pengetahuan dalam mengaplikasikan teori-teori yang

telah diperoleh selama perkuliahan dengan praktik sesungguhnya.

2. Bagi Perusahaan

Sebagai masukan atau bahan referensi bagi manajemen dan karyawan atau

staff mengenai prosedur pengadaan suku cadang.

Page 18: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4

3. Bagi Pihak lain

Sebagai tambahan informasi dan referensi bagi pembaca yang

membutuhkan informasi mengenai prosedur pengadaan suku cadang mesin

produksi.

Page 19: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Prosedur

Prosedur dapat diartikan sebagai berikut :

“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan

suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya prosedur dalam

pembuatan surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu

rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya,

cara mengetiknya pada kertas atau cara menakliknya yang ketentuannya telah

pasti. Rangkaian Prosedur ini pada hakekatnya akan menjadi suatu sistem”

The Liang Gie (2000:187).

Prosedur adalah tata cara melakukan pekerjaan yang telah dirumuskan

dan diwajibkan. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana dan

oleh siapa tugas-tugas harus diselesaikan. B. N. Marbun (2003:294).

Prosedur adalah suatu seri tugas-tugas yang saling berhubungan satu

sama lain yang merupakan bagian dari kronologis dan cara yang ditetapkan

untuk melaksanakan suatu pekerjaan Winardi (1986:221).

“Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan arah

tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan.

Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu ( kronologis ) kepada

tugas-tugas dan menentukan tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

Suatu prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan yang

merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan

pekerjaan yang harus diselesaikan. Urutan secara kronologis (menurut waktu)

dari tugas-tugas ini merupakan cirri dari tiap prosedur. Biasanya suatu

prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas

harus diselesaikan. Prosedur-prosedur harus menggambarkan cara atau metode

dengan mana pekerjaan harus diselesaikan” Moekijat (1990:435).

Moekijat (1975:212) juga mengemukakan, bahwa sifat dari suatu

prosedur adalah sebagai berikut:

1. Prosedur-prosedur terdapat dalam tiap bagian dari suatu

perusahaan, prosedur merupakan salah satu macam rencana yang

penting.

5

Page 20: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

6

2. Prosedur-prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan dari

pada pekerjaan yang sifatnya berulang.

3. Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah dari pada suatu

prosedur guna menjamin agar hasil akhir dicapai seperti yang

diinginkan.

Ciri-ciri prosedur-prosedur yang baik menurut Moekijat (1975:212-

213) adalah sebagai berikut:

1. Prosedur-prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup

dari pada situasi tertentu, tidak didasarkan atas dugaan-dugaan atau

keinginan-keinginan.

2. Suatu prosedur harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih

memiliki fleksibilitas. Stabilitas adalah ketetapan dari pada arah

tertentu dengan perubahan-perubahan yang dilakukan hanya

apabila terjadi perubahan-perubahan yang penting dalam factor-

faktor yang mempengaruhi pelaksanaan prosedur. Fleksibilitas dari

pada prosedur diinginkan guna mengatasi suatu krisis atau suatu

keadaan darurat, tuntutan-tuntutan khusus atau penyesuaian kepada

suatu kondisi sementara.

3. Prosedur-prosedur harus memiliki zaman (up-to-date).

The Liang Gie (1981:173) juga mengemukakan bahwa bagan prosedur

pada pokoknya dapat dibedakan dalam 3 macam, yaitu:

1. Bagan aliran pekerjaan (Work Flow Chart)

Bagan aliran pekerjaan menunjukkan berjalannya suatu pekerjaan

dari instansi mana saja yang ikut serta melaksanakan. Dengan ini

dapatlah diketahui urut-urutan penyelesaian suatu tugas yang agak

luas yang berpindah-pindah tangan dari instansi yang satu ke

instansi yang lain.

Page 21: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

7

Contoh sebuah Bagan aliran pekerjaan pada sebuah perusahaan adalah

sebagai berikut :

No Keterangan A B C D

1 Pesanan diterima oleh

bagian Arsip

2 Dibuatkan faktur oleh

Bagian Penjualan

3 Dibukukan oleh Bagian

Pembukuan/Kredit

4 Barang dikirim oleh

Gudang Perusahaan

5 Warkat-warkat kembali

ke Bagian Penjualan

2. Bagan aliran formulir (Form Distribution Chart)

Bagan aliran formulir menunjukkan berapa rangkap sesuatu

formulir yang beredar dan instansi-instansi mana saja yang

menerima formulir itu. Dengan ini dapat diketahui penggunaan

sesuatu tembusan warkat yang tepat, sehingga tidak terjadi

duplikasi atau penghamburan benda, waktu dan tenags dalam

mempersiapkan warkat tersebut.

3. Bagan rangkaian kerja (Flow Process Chart)

Bagan rangkaian kerja menunjukkan urut-urutan pelaksanaan

sesuatu pekerjaan dari permulaan sampai selesai. Dengan ini dapat

diketahui pola-pola perbuatan yang dilakukan masing-masing

pekerja, jangka waktunya dan jarak yang ditempuh oleh pekerjaan

itu. Sekaligus dapat pula diketahui kalau ada kekembaran,

kemacetan dan kesulitan-kesulitan lainnya dalam langkah-langkah

pnyelesaian pekerjaan itu.

Page 22: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

8

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan

sebuah bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara pakai sebagai

pedoman dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan dalam

proses perencanaan. Dikatakan sebagai pedoman karena dalam prosedur

menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan kegiatan tersebut serta

urut-urutan dari kegiatan itu secara kronologis. Prosedur merupakan suatu

bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara bertindak dan

berperilaku di masa mendatang. Ketetapan ini dipakai sebagai pedoman dalam

pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan dalam proses

perencanaan.

B. Pengadaan

Pengadaan barang dan Jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak

pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang

diinginkannya dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar tercapai

kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya Adrian Sutedi (2009:3).

Metode yang digunakan dalam pengadaan barang adalah dengan cara

tawar-menawar antara pihak penyedia barang dengan pihak pengguna

sehingga terjadi kesepakatan diantara kedua belah pihak. Dalam pengadaan

barang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain :

1. Pengadaan Barang dengan cara lelang

Yaitu dengan cara pihak pengguna menyampaikan daftar barang yang

akan dibeli tidak hanya pada satu penyedia barang tetapi pada beberapa

penyedia barang, sehingga pihak pengguna dapat memilih harga

penawaran yang paling murah yang diberikan oleh pihak penyedia barang.

2. Pengadaan Barang dengan cara pemesanan

Yaitu dengan cara pihak pengguna memesan barang bergerak atau barang

yang tidak bergerak dengan memberikan daftar barang kepada satu

penyedia barang yang kemudian terjadi tawar-menawar harga barang yang

dipesan antara pihak pengguna dengan pihak penyedia barang sehingga

terjadi kesepakatan diantara kedua belah pihak.

Page 23: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

9

Muhammad Ichram Mukmin (1992:68) mengemukakan bahwa

pengadaan adalah segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan

terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Muhammad Ichram Mukmin (1992:72) juga mengemukakan cara

dalam pengadaan barang adalah sebagai berikut :

1. Pembelian

2. Penyewaan

3. Peminjaman

4. Pemberian/Hibah

5. Penukaran/Barter

6. Pembuatan

7. Sewa-Beli

8. Leasing

Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian (pengadaan) ini dengan

efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan dari para petugas

pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa yang dikatakan orang,

bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila bahan-bahan dan perlengkapan

yang dibeli pada harga yang berada dibawah harga yang telah ditentukan. Hal

ini mungkin sebaliknya, karena faktor-faktor lain disamping harga, seperti

kualitas, tanggal penyerahan dan nama supplier barang-barang tersebut.

Pembelian barang yang tidak memenuhi syarat dapat merugikan perusahaan.

Masalah-masalah pokok perencanaan pengadaan menurut Muhammad

Ichram Mukmin (1992:78) adalah sebagai berikut :

1. Apa yang dibutuhkan (WHAT)?

2. Berapa yang dibutuhkan dan berapa harga yang dibutuhkan (HOW

MANY and HOW MUCH)?

3. Kapan dibutuhkan (WHEN)?

Page 24: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

10

4. Dimana dibutuhkan (WHERE)?

5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan (WHO)?

6. Bagaimana cara pengadaan (WHY)?

Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari perencanaan adalah

suatu kegiatan yang dapat dilaksanakan dengan sadar untuk terlaksananya

suatu tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitungan-

perhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan. Akan tetapi

tidak lepas juga dari anggaran dana yang tersedia.

Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 18 Tahun

2000, pasal 12 ayat 2, bahwa metode pengadaan barang/jasa pemborongan dan

jasa lainnya dilaksanakan melalui :

1. Pelelangan, yaitu serangkaian kegiatan untuk menyediakan

kebutuhan barang/jasa denga cara menciptakan persaingan yang

sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi

syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah

ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat

azas seghingga terpilih penyedia barang yang baik.

2. Pemilihan langsung, yaitu jika cara pelelangan sulit dilaksanakan

atau tidak menjamin pencapaian sasaran, dilaksanakan dengan cara

membandingkan penawaran dari beberapa penyedia barang/jasa

yang memenuhi syarat melalui Permintaan Harga Utang (Price

Quotation) atau permintaan teknis dan harga serta dilakukan

negosiasi secara bersaing, baik dilaksanakan untuk teknis maupun

harga, sehingga melalui harga yang wajar dan secara teknis dapat

dipertanggungjawabkan.

3. Swakelola, yaitu pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan,

dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri

atau untuk borongan tenaga.

Page 25: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

11

Pengadaan barang dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-

prinsip pengadaan yang dipraktikkan secara nasional dan internasional, yaitu

prinsip efisiensi, efektivitas, persaingan sehat, keterbukaan/transparansi, tidak

diskriminasi dan akuntabilitas. Hal ini sesuai dengan ketentuan dalam Keppres

No. 80 Tahun 2003 Pasal 3 huruf a sampai dengan huruf f dengan penjelasan

sebagai berikut:

a. Efisien, prinsip efisien berarti pengadaan barang dan jasa harus

diusahakan dengan menggunakan dana dan daya terbatas untuk

mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-

singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

b. Efektif, prinsip efektif dalam pengadaan barang dan jasa harus

didasarkan pada kebutuhan yang telah ditetapkan (sasaran yang

ingin dicapai) dan dapat memberikan manfaat yang tinggi dan

sebenar-benarnya sesuai dengan sasaran yang dimaksud.

c. Persaingan sehat, prinsip persaingan sehat dalam pengadaan barang

dan jasa adalah diberinya kesempatan kepada semua penyedia

barang dan jasa yang setara dan memenuhi persyaratan sesuai

dengan ketentuan untuk menawarkan barang dan jasanya

berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku dan tidak

terjadi kecurangan dan praktik KKN.

d. Terbuka (Transparansi), prinsip terbuka dalam pengadaan barang

dan jasa adalah memberikan semua informasi dan ketentuan

mengenai pengadaan barang dan jasa, termasuk syarat teknis

administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi,

penetapan calon penyedia barang dan jasa yang sifatnya terbuka

kepada peserta penyedia barang dan jasa yang berminat serta bagi

masyarakat luas pada umumnya.

e. Tidak Diskriminatif (Adil), yaitu pemberian perlakuan yang sama

kepada semua calon penyedia barang dan jasa, dan tidak

Page 26: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

12

mengarang untuk member keuntungan kepada pihak tertentu

dengan cara dan/atau alasan apa pun.

f. Akuntabilitas, yaitu adanya pertanggungjawaban pelaksanaan

pengadaan barang dan jasa (laporan) kepada para pihak yang

terkait dan masyarakat berdasarkat etika, norma dan ketentuan

perundang-undangan yang berlaku. Dalam arti bahwa pengadaan

barang dan jasa harus mencaoai sasaran, baik secara fisik maupun

keuangannya serta manfaat atas pengadaan tersebut terhadap tugas

umum pemerintahan dan/atau pelayanan masyarakat sesuai dengan

prinsip-prinsipo serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan

barang dan jasa.

Etika pengadaan barang dan jasa sebagaimana diatur dalam Keppres

No. 80 Tahun 2003 Pasal 5 butir s sampai dengan h, adalah sebagai berikut :

a. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai tanggung jawab untuk

mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan

pengadaan barang dan jasa.

b. Bekerja secara professional dan mandiri atas dasar kejujuran serta

kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya

dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam

pengadaan barang dan jasa.

c. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung

untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan yang tidak

sehat.

d. Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang

ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak.

e. Menghindari dan mencegah pertentangan kepentingan para pihak

terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan

barang dan jasa (conflict of interest).

f. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran

keuangan Negara dalam pengadaan barang dan jasa.

Page 27: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

13

g. Mengindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang (seperti

kolusi) dengan tujuan untuk kepentingan pribadi, golongan atau

pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan

keuangan negara.

h. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk

member atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada

siapa pun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan

pengadaan barang dan jasa.

Seluruh pembelian bahan dalam suatu perusahaan dilaksanakan oleh

Departemen/Divisi Logistik. Untuk memperoleh laporan pertanggungjawaban

yang lengkap mengenai penggunaan seluruh bahan-bahan yang dibeli,

diperlukan prosedur yang sistematis. Sehingga proses pembelian, pemakaian

maupun pemanfaatannya dapat dilaksanakan secara tepat dan optimal.

Page 28: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

14

Berikut adalah bagan Prosedur Perolehan Bahan dalam suatu

perusahaan menurut Freddy Rangkuti (2002:113) :

Surat permintaan bahan Dept. Akuntansi untuk

nomor perkiraan

Dept. pembelian

mengeluarkan surat

permintaan pembelian

pada:

1. Penjualan

2. Dept. Akuntansi

3. Dept. Penerimaan

4. Pegawai Buku Besar

Bahan

5. Dept. Bahan

6. Kopi Arsip

Penjual

mengembalikan kopi

tanda terima,

mengirimkan bahan

dan mengirimkan

faktur

Dept. Penerimaan

mengeluarkan laporan

penerimaan kepada :

1. Dept. Pembelian

2. Arsip Sendiri

3. Kopi kepada

Dept. Pemeriksaan

mendistribusikan

kepada:

1. Arsip sendiri

2. Dept. Akuntansi

3. Dept. Bahan

Dept. Bahan

Pegawai gudang

menyimpan bahan

dalam lokasi yang tepat

Dept. Akuntansi

menggunakan :

1. Faktur pesanan

pembelian

2. Laporan

penerimaan dan

pemeriksaan

untuk persetujuan

faktur,

pembayaran

disetujui dan

bukti pembayaran

disiapkan.

Manajer Keuangan

Bendahara untuk

pembayaran

Pegawai Buku Besar

Bahan membukukan

jumlah dan nilai

uang bahan pada

kartu-kartu (buku

besar) bahan

Page 29: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

15

Berdasarkan bagan tersebut diatas menurut Freddy Rangkuti

(2002:112-114), proses pengadaan barang dengan cara pembelian dimulai

dari Departemen Pembelian (Logistik) yang tugasnya adalah :

1. Menerima surat permintaan pembelian barang (bahan).

2. Mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual,

jadwal penyerahan dsb.

3. Mengeluarkan surat permintaan pembelian kepada enam divisi

(Penjualan, Dept. Akuntansi, Dept. Penerimaan, Pegawai Buku

Besar Bahan, Dept. Bahan, Kopi Arsip)

Prosedur pengadaan dengan cara pembelian tersebut diatas, harus

diketahui oleh semua departemen dengan dilengkapi formulir-formulir yang

formatnya telah dibakukan dan disetujui bersama. Formulir-formulir tersebut

adalah :

1. Surat permintaan pembelian (purchase requisition)

Surat permintaan bahan ini berasal dari:

a. Bagian Gudang.

b. Pemegang Buku Besar Bahan.

c. Supervisor/penyedia dari departemen penelitian engineering

dsb.

d. Semua pihak yang terlibat didalam pemakain bahan.

2. Pesanan Pembelian (purchase order)

Pesanan pembelian ini ditandatangani oleh pejabat departemen

pembelian (logistik) untuk memberikan wewenang secara tertulis

kepada supplier atau penjual untuk menyediakan sejumlah barang

tertentu yang dipesan sesuai dengan persyaratan yang telah

disepakati (jumlah, spesifikasi, jadwal pengiriman harga).

3. Laporan penerimaan

Laporan penerimaan ini berisi tentang nomor pesanan pembelian,

nana supplier, perincian mengenai transportasi, jumlah dan jenis

Page 30: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

16

barang yang diterima. Laporan ini harus ditandatangani oleh

Departemen Pemeriksaan.

4. Persetujuan Faktur

Pada umumnya faktur diterima bersamaan dengan datangnya

barang, selanjutnya setelah barang diperiksa sesuai dengan laporan

penerimaan barang, maka berkas-berkas ini dikirim ke Departemen

Akuntansi sebagai ;laporan penerimaan dan pemeriksaan barang

yang telah disetujui.

Dari beberapa pendapat diatas dapat penulis simpulkan bahwa yang

dimaksud dengan pengadaan adalah suatu aktivitas atau kegiatan untuk

memenuhi kebutuhan barang guna kelancaran dalam proses produksi yang

dalam pelaksanaan pengadaan tersebut berdasarkan peraturan yang berlaku

dan jumlah, kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan.

Tujuan pengadaan adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-

macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan.

Pemyelenggaraan pengadaan memberikan kegunaan (utility) waktu dan

tempat.

C. Suku Cadang (Spare Part)

Suku Cadang adalah alat-alat ( dalam peralatan teknik ) yang

merupakan bagian dari mesin. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:970).

Suku cadang atau spare part adalah komponen lepas yang disediakan

dalam rangka perawatan alat-alat. B. N. Marbun (2003:346)

Dari beberapa pendapat diatas dapat penulis simpulkan bahwa yang

dimaksud dengan Suku Cadang atau Spare Part adalah suatu barang yang

terdiri dari beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan dan

mempunyai fungsi tertentu. Setiap alat berat terdiri dari banyak komponen,

namun yang akan dibahas komponen yang sering mengalami kerusakan dan

penggantian. Setiap Suku Cadang mempunyai fungsi tersendiri dan dapat

terkait atau terpisah dengan Suku Cadang lainya.

Page 31: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

17

Secara umum Suku Cadang dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Suku Cadang baru yaitu komponen yang masih dalam kondisi baru dan

belum pernah dipakai sama sekali kecuali sewaktu dilakukan pengetesan.

2. Suku Cadang bekas atau copotan yaitu komponen yang pernah dipakai

untuk periode tertentu dengan kondisi :

a. Masih layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut masih dapat

dipergunakan atau mempunyai umur pakai.

b. Tidak layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut sudah tidak

dapat lagi dipakai walaupun dilakukan perbaikan atau rekondisi.

Macam-macam Suku Cadang Mesin secara garis besar adalah sebagai berikut:

1. Departement Weaving

a. Hocker rope for heald frame

b. Picker haag

c. Ring temple yohzu super fain

d. Gear Mc. Sharer

2. Department Printing

a. Rotary Print Adapter Sleeve

b. Cold Pad Bad Roll Teflon (couting)

c. Flat Print Ruber Rakel Hardn.50

d. Batu Grenda Slepp

3. Depatement Utility

a. Solenoid Assy

b. Feeler Cable H2

c. Auxiliry Mitshubishi

d. Micro Switch Omron

Sumber : PT Kusumahadi Santosa

Page 32: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

18

D. Mesin Produksi

Mesin adalah perkakas untuk menggerakkan atau membuat sesuatu

yang dijalankan dengan roda-roda dan digerakkan oleh tenaga manusia atau

motor penggerak yang menggunakan bahan bakar minyak atau tenaga alam.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:650).

Produksi adalah suatu proses mengeluarkan hasil (barang) atau

pembuatan. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:650).

Produksi adalah pengubahan bahan-bahan dari sumber-sumber

menjadi hasil yang diinginkan oleh konsumen. Hasil itu dapat berupa barang

atau jasa. Basu Swastha (280:2007).

Fungsi produksi adalah menciptakan barang atau jasa sesuai dengan

kebutuhan masyarakat pada waktu harga dan jumlah yang tepat. Karena itu,

agar fungsi produksi dapat berperan dengan baik, perencanaan produksi

merupakan hal yang penting untuk dilaksanakan. Perencanaan produksi

meliputi keputusan-keputusan yang menyangkut dan berkaitan dengan

masalah-masalah pokok yang meliputi :

a. Jenis barang yang akan dibuat

b. Jumlah barang yang akan dibuat

c. Cara pembuatan (penggunaan peralatan yang dipakai)

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

Mesin Produksi adalah suatu mesin atau perkakas yang digunakan oleh

perusahaan untuk memproses bahan mentah menjadi barang jadi (produk)

dalam jumlah besar.

Page 33: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

19

BAB III

METODE PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan

Dalam pemgamatan ini, penulis memilih lokasi di PT. Kusumahadi

Santosa pada bagian Logistik. Dalam kegiatannya menyangkut semua

aspek pengadaan. Dari sekian banyaknya aktivitas di bagian Logistik,

penulis tertarik pada Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi yang

mempunyai peranan penting dalam pemeliharaan mesin-mesin produksi,

sehingga penulis mengambil judul Prosedur Pengadaan Suku Cadang

Mesin Produksi yang ada pada PT. Kusumahadi Santosa.

B. Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini, penulis menggunakan metode deskriptif

yang didukung data-data kualitatif yang berupa gambar dan kata-kata.

Metode Deskriptif Kualitatif merupakan suatu penelitian yang berusaha

menggambarkan suatu keadaan/fenomena, masalah, keadaan, peristiwa

sebagai adanya sesuai dengan fakta. Hasil dari penelitian ini ditekankan

pada pemaparan obyektif tentang keadaan yang sebenarnya pada obyek

yang diteliti, sehingga akan diperoleh informasi yang utuh serta

menggambarkan realita yang ada.

C. Sumber Data

Dalam pengamatan ini, sumber data yang digunakan adalah

sebagai berikut :

a. Data Primer

Data yang diperoleh secara langsung melalui observasi dan interview.

Observasi dilakukan secara langsung dengan magang Kuliah Kerja

Magang di PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar dan interview

dilakukan secara langsung dengan staf dan karyawan PT Kusumahadi

Santosa.

21

Page 34: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

20

b. Data Sekunder

Data yang diperoleh secara tidak langsung dari dokumen, brosur dan

literature yang berkaitan dengan masalah pengamatan. Data ini

digunakan sebagai pendukung dan pelengkap data primer.

D. Teknik Pengumpulan Data

Cara yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah

sebagai berikut :

a. Observasi

Observasi adalah cara dan teknik pengumpulan data dengan

melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap

gejala atau fenomena yang ada pada obyek penelitian. Dalam

melaksanakan observasi ini dilakukan pengamatan langsung dan ikut

serta berpartisipasi dalam kegiatan rutin yang ada di PT

KUSUMAHADI SANTOSA Jaten Karanganyar.

b. Wawancara atau Interview

Wawancara adalah pengumpulan data dengan cara berkomunikasi

secara lamgsung atau wawancara dengan pihak instansi yang

bersangkutan mengenai permasalahan yang diamati.

c. Dokumentasi

Pengumpulan data dengan mempelajari dan mencatat dari dokumen-

dokumen yang berupa undang-undang, Peraturan Pemerintah, Surat

Keputusan dan referensi yang mendukung pengamatan ini.

d. Studi Kepustakaan

Yaitu studi yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan

membaca buku-buku yang ada kaitannya dengan Prosedur Pengadaan

Suku Cadang Mesin Produksi.

Page 35: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

21

E. Teknik Pengambilan Sampel

Dalam Teknik ini penulis menggunakan teknik “Purposive

Sampling” dalam penulisan tugas akhir. Menurut H. B. Sutopo (2002:36)

teknik ini cenderung bersifat “Purposive” ke dalam data di dalam

menghadapi realitas yang tidak tunggal. Pilihan sampel ini diarahkan pada

sumber data (informan) yang dipandang memiliki data-data yang penting

dan berkaitan dengan permasalahan yang diteliti. Informan yang dianggap

lebih tahu, sehingga informasi dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan

dan kemantapan dalam memperoleh data.

F. Analisis Data

Menurut HB Sutopo (2002:91-93), dalam analisis data dengan

model interaktif, analisis dilakukan dengan 3 komponen yaitu reduksi

data, sajian data, dan penarikan kesimpulan. Ketiga komponen tersebut

saling berinteraksi dengan proses pengumpulan data sehingga menjadi satu

siklus komponen-komponen dalam analisis data tersebut dijelaskan

sebagai berikut :

a. Pengumpulan Data

Langkah pengumpulan data ini sesuai dengan metode pengumpulan

data yang telah diuraikan sebelumnya, yang terdiri dari wawancara,

observasi serta analisa dokumen.

b. Reduksi Data

Merupakan komponen pertama dalam analisa yang merupakan proses

seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan pengabstrakan data kasar

yang muncul dari catatan tertulis di lapangan. Proses kegiatan analisis

ini dilakukan sepanjang pengamatan.

c. Sajian Data

Dalam penyajian data, pengamat memahami kejadian yang

memungkinkan untuk dikerjakan pada suatu analisis atau tindakan

yang lain.

Page 36: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

22

d. Penarikan Kesimpulan

Dalam penarikan kesimpulan ini lebih ditingkatkan dan dijelaskan agar

memiliki landasan teori yang kuat. Dari kesimpulan ini tidak akan

terpenuhi jika pengumpulan data belum berakhir.

Page 37: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

23

BAB IV

DESKRIPSI LEMBAGA

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan

PT. Kusumahadi Santosa merupakan anak perusahaan dari PT. Danar

hadi yang didirikan pada tanggal 14 mei 1981 dengan Akta Notaris Maria

Theresia Budi Santosa, SH, SK NO.A/287/4 yang berlokasi di daerah Jaten,

kecamatan Jaten, kabupaten Karanganyar, Jawa Tengah perusahaan ini

didirikan oleh bapak Hadi Santosa selaku direktur utama dan pemilik Danar

Hadi. Sejak berdirinya perusahaan ini sudah berdiri dan berbentuk badan

hukum Perseorangan Terbatas (PT), dan bersifat penanaman modal dalam

negeri (PMDN), yang berdasarkan pada UU No. 6 tahun 1986 tentang

PMDN. PT Kusumahadi Santosa beroperasi pada tahun 1981, diresmikan

oleh Menteri Tenaga Kerja RI yaitu Bapak Soedomo pada tanggal 21

September 1983. Selain itu juga dilengkapi dengan ijin lokasi No.

530/340/1981 tahun 14 November 1981 oleh PEMDA, IMB NO. 647.1/30

Tanggal 23 Mei 1981 oleh PEMDA, HO NO. 530/170/1994 tanggal 25

Januari 1994 oleh BKPPNP Jawa Tengah, pengambilan air No.

1247/1011/DGT/1995 tanggal 8 April 1995 oleh BPKMD Jawa Tengah.

Sejarah berdirinya PT. Kusumahadi Santosa tahun 1981, perusahaan ini

mengalami perkembangan dan kemajuan yang sangat pesat.

Adapun fasilitas yang dimiliki saat ini adalah :

1. Bangunan pabrik, bangunan perumahan karyawan serta fasilitasnya,

bangunan kantor dan peralatannya.

2. Mesin yang ada di departemen weaving dengan berbagai ukuran dan

fungsinya masing – masing.

3. Delapan mesin di departemen printing finishing dengan bebagai ukuran,

yaitu mesin Gas Singeling and Bleaching Range, Mencherizing,

Sanforizing stenter.

23

Page 38: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

24

4. Mesin yang ada di Departement Printing yaitu printing ichinoise 12

warna dan strok 12 warna dengan kapasitas 1.200.000 m per bulam.

5. Mesin produksi di Departement Dyeing Cold Pad dengan kapasitas

400.000 per bulan.

6. Koperasi karyawan, tempat olah raga serta bangunan – bangunan lain

sebagai sarana pelengkap pada perusahaan.

7. Enam belas mesin produksi pada departemen finishing.

1. Layout Perusahaan

a. Luas Area PT Kusumahadi Santosa

1. Luas Bangunan Kantor = 776 m2

2. Luas Bangunan Bengkel = 5.580 m2

3. Luas Bangunan Departement Weaving = 9.715 m2

4. Luas Bangunan Departement Finishing= 3.155 m2

5. Luas Bangunan Departement Printing = 7.800 m2

6. Luas bangunan Utility-workshop = 1.395 m2

7. Luas Bangunan Kantin = 700 m2

8. Luas Tanah = 59.000 m2

b. Luas Area PT Kusumaputra Santosa

1. Luas Pabrik = 10.000 m2

2. Luas Gudang Bahan Baku = 2.400 m2

3. Luas Gudang Benang = 1.200 m2

4. Luas Bangunan Utility-workshop = 1.200 m2

5. Luas Bangunan Kantor = 400 m2

6. Luas Tanah = 50.000 m2

Selain bangunan di atas juga terdapat bangunan masjid sebagai sarana

ibadah yang tidak hanya digunakan oleh karyawan PT. Kusumahadi Santosa

juga membangun Sekolah Dasar dan Sekolah Menengah Tingkat Pertama

untuk masyarakat umum. Dalam kemajuan perusahaan, PT. Kusumahadi

Santosa terus mengadakan berbagai perluasan. Dari tahun 1985 sampai tahun

1992 perluasan yang dilakukan antara lain :

Page 39: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

25

1. Menambah kapasitas produksi kain tenun.

2. Mengadakan perluasan dibidang printing dengan penambahan

jumlah mesin produksi, antara lain :

a. Mesin Flat Print Invhinase 1 set.

b. Mesin Steter Wakayama 1 set.

c. Mesin Steamer 2 set.

d. Mesin Cold Pad Batch 1 set.

e. Mesin Tenun Air Jet Loom Tsudakoma 96 set.

f. Mesin Kanji Sucker Muler 1 set.

g. Mesin Hani Benninger 1 set.

3. Mengadakan perluasan dibidang finishing di desa Mojolaban,

Karanganyar berdasarkan. Surat keputusan no. 11/PMDN/1989

tanggal 1 Desember 1987.

Mengadakan perluasan produksi dengan mendirikan anak perusahaan

PT. Kusumaputra Santosa yang bergerak dibidang pemprosesan kapas

menjadi benang. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan agar dapat

memenuhi kebutuhan benang terutama untuk bagian produksi di PT.

Kusumahadi yang kemudian akan dipasarkan keberapa daerah lokal serta

sebagian untuk diekspor. PT. Kusumahadi Santosa diresmikan pada tanggal 9

Juli 1990. Sejak awal pendiriannya, perusahaan ini telah mengoperasikan unit

produksi pemintalan benang dengan produksi sebanyak 33.120 mata pintal.

2. Aspek Strategi Perusahaan

PT. Kusumahadi Santosa terletak di daerah Jaten, yaitu di bagian

timur Kota Surakarta. Tepatnya di Jalan Solo Tawangmangu KM 9,5 Jaten,

Karanganyar , Jawa Tengah. Luas tanah yang dimiliki perusahaan secara

keseluruhan 4,5 ha, yang berada di sebelah selatan Jalan Raya Solo –

Tawangmangu seluas 0,5 ha digunakan sebagai perumahan karyawan beserta

fasilitas. Sedang tanah di sebelah utara Jalan Raya Solo – Tawangmangu

digunakan untuk pabrik, kantor, koperasi, kantin, tempat parkir, poliklinik

dan masjid. Pemilihan lokasi PT. Kusumahadi Santosa sangat

Page 40: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

26

menguntungkan dan sangat strategis apabila ditinjau dari beberapa faktor

yaitu :

a. Faktor geografis terdiri dari :

1. Faktor Tenaga Kerja

Lokasi perusahaan yang dekat dengan pemukiman rumah

penduduk yang padat mempermudah perusahaan mendapat

tenaga kerja. Dengan begitu perusahaan hanya melakukan

pembinaan untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan

penduduk yang direkrut.

2. Faktor Pengadaan Bahan Baku

Dilihat dari letak PT. Kusumahadi Santosa yang bersebelahan

dengan PT. Kusumaputra Santosa maka bahan baku akan benang

dapat terpenuhi dengan cepat dan mudah. Letak perusahaan yang

strategis juga memungkinkan pengangkutan bahan baku dari

pemasok –pemasok lain sampai tepat waktu dan sesuai

kebutuhan.

3. Faktor Lingkungan MasyarakatDengan adanya perusahaan ini

secara otomatis kesempatan kerja terbuka sehingga mampu

meningkatkan penghasilan serta taraf hidup masyarakat.

b. Faktor ekonomis terdiri dari :

1. Faktor Pasar / Distribusi

Letak perusahaan yang berada di tengah – tengah pulau Jawa

dan pusat produsen (pengrajin batik, dsb), maka untuk

mendistribusikan hasil produksinya dapat dilakukan dengan

efisien dan efektif.

2. Faktor Transportasi

Kondisi jalan yang mudah dilalui, lokasi dekat dengan jalan

raya yang strategis dapat dijangkau dengan alat transportasi

yang lazim digunakan untuk pengangkutan bahan baku

maupun hasil produksi.

Page 41: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

27

3. Faktor Sumber Daya Alam

Pengadaan tanah yang sangat luas di sekitar perusahaan

menguntungkan perusahaan dalam memperluas pabrik.

Perusahaan tidak mengalami kesulitan untuk memperoleh

perizinan bahan baku yang berupa air, listrik, jasa yang

sangat memadai.

4. Visi dan Misi Perusahaan

PT. Kusumahadi Santosa siap menghadapi tantangan dengan selalu

memperhatikan dan berusaha memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan

dengan meningkatkan mutu hasil produksi, pelayanan dan daya saing.

Adapun visi, misi, serta sasaran mutu perusahaan adalah :

a. Visi Perusahaan

1. Meningkatkan sumber daya manusia, disiplin yang tinggi,

mampu bekerja keras menghadapi ketatnya persaingan

pada usaha tekstil.

2. Meningkatkan mutu pelayanan dan menjamin pemenuhan

pesanan pelanggan sebaik mungkin.

3. Karena hasil produksinya dinikmati oleh pasar lokal dan

internasional maka perusahaan berorientasi pada laba.

b. Misi Perusahaan

1. Melestarikan batik dan pengadaan bahan baku yang

dibutuhkan dalam pembuatan kain batik halus.

2. Menjaga kualitas dan kuantitas produksi agar dapat

memenuhi selera dan permintaan konsumen.

3. Membantu pemerintah dalam menciptakan lapangan kerja

dan menunjang pembangunan khususnya sandang untuk

kebutuhan masyarakat.

c. Sasaran Mutu Perusahaan

1. Meningkatkan produktifitas

2. Mengurangi jumlah keluhan dari pelanggan

3.

Page 42: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

28

3. Mengurangi tuntutan ganti rugi/ claim

4. Mencari pelanggan sebanyak mungkin

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah gambaran secara sistematis tentang

hubungan kerja sama dari orang-orang dalam rangka mencapai suatu

tujuan dan merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan ke dalam

fungsi-fungsi tertentu. Organisasi sangat penting sebab dengan adanya

organisasi, mekanisme lalu lintas kegiatan menjadi jelas. Tujuan

perusahaan dapat dicapai secara efisien dan pengawasan terhadap tenaga

kerja menjadi lebih mudah dilakukan

Struktur Organisasi pada PT Kusumahadi Santosa bebentuk garis,

sehingga komunikasi ataupun laporan-laporan berjalan bertahap sesuai

dengan jenjang kepemimpinannya. Tugas dan tanggung jawab masing-

masing jabatan disesuaikan dengan tingkatan dalam struktur organisasi

perusahaan yang dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Pemegang Saham

Pemegang saham adalah seseorang yang memiliki hak dalam

perusahaan dan dalam kepemilikan perusahaan. Maka dalam

kepentingannya pemegang saham mempunyai wewenang penuh

dalam pengangkutan dan pemberhentian komisaris melalui rapat

umum pemegang saham. Rapat ini dilakukan setiap satu bulan sekali

b. Dewan Komisaris

Dewan Komisaris adalah badan yang anggotanya diangkat dan

diberhentikan oleh pemegang saham melalui rapat umus pemegang

saham.

Page 43: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

29

Adapun fungsi dan tugas dari dewan komisaris adalah sebagai

berikut :

1. Mengatur dan mengkoordinir kepentingan para pemegang saham

sesuaim dengan ketentuan yang telah digariskan dalam

kebijaksanaan perusahaan.

2. Mengusahakan agar tujuan perusahaan seperti yang dicantumkan

dalam anggaran dasar dapat tercapai dengan baik.

3. Menguasai dan memprakarsai pelaksanaan dari tujuan

perusahaan didasarkan aras kebijaksanaan umum perusahaan

yang telah ditetapkan.

4. Member penilaian dan mewakili para pemegang saham atau

pengesahan laporan keuangan dan laporan laba rugi serta laporan

lainnya yang disampaikan dewan direksi.

5. Menyempurnakan kembali kebijakan-kebijakan umum dalam

perusahaan.

c. Dewan Direksi Utama

Dewan direksi adalah dewan yang dipilih oleh dewan komisaris dan

ditugaskan untuk memimpin, mengawasi, serta menilai hasil sasaran

perusahaan, dalam hal ini pelaksanaan tugasnya dibantu oleh asisten

direktur utama.

d. Manajer Direktur

Manajer Direktur merupakan pimpinan tertinggi dalam koordinasi

dan pengembangan keputusan, mempunyai keputusan dan tanggung

jawab besar dan dibantu oleh asisten manajer direktur.

e. Kepala Divisi Umum dan Keuangan

Dalam menjalankan tugas atau operasionlanya Kepala Divisi Umum

dan Keuangan dibantu oleh asisten dan empat manajer, yaitu :

1. Manajer Keuangan

Manajer Keuangan bertugas mengatur keuangan/mengelola

keuangan dan sirkulasi uang dalam perusahaan, dalam

Page 44: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

30

operasionalnya manajer keuangan di bantu dua kepala seksi

keuangan.

2. Manajer Akuntansi

Manajer Akuntansi bertugas menyediakan laporan keuangan dari

pihak-pihak perusahaan. Dalam operasionalnya manajer dibantu

oleh tiga seksi akuntansi.

3. Manajer Logistik

Manajer Logistik adalah manajer yang menangani masalah

pengadaan dan penerimaan bahan baku serta bahan-bahan lain

demi lancarnya proses produksi. Dalam operasionalnya dibantu

oleh tiga kepala seksi yaitu seksi pengadaan, seksi penerimaan

dan seksi gudang.

f. Kepala Divisi Produksi I

Dalam menjalankan operasionalnya divisi ini membawahi PPC

(Pengendalian dan Pengawasan Control) produksi dan empat

manajer bidang produksi, antara lain :

1. Manajer PPC

Manajer PPC bertugas mengendalikan dan mengawasi terhadap

jalannya proses produksi dari empat departemen yaotu spinning,

utility, weaving I dan weaving II untuk menghasilkan target

yang ditentukan

Adapun penjelasan dari departemen-departemen tersebut yaitu :

a. Manajer Spinning

Department ini bertugas dalam pengadaan kapas dan benang

dalam operasionalnya dibantu oleh seksi produksi dan seksi

perbaikan peralatan.

b. Manajer Utility

Department ini bertugas untuk pengadaan listrik dan diesel

untuk kepentingan seluruh perusahaan yang dibantu oleh tiga

kepala seksi yaitu, utility I, utility II dan utility III.

Page 45: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

31

c. Manajer Weaving I

Department ini memproduksi benang menjadi kain. Dalam

operasionalanya department weaving dibantu oleh seksi

perbaikan dan seksi persiapan yang bertugas mempersiapkan

bahan-bahan produksi.

d. Manajer Weaving II

Department ini memproduksi benang menjadi kain. Dalam

operasionalnya membawahi tiga seksi yaitu seksi perbaikan,

seksi persiapan dan seksi quality yang bertugas mengawasi

hasil produksi supaya terjamin dan kualitasnya sesuai dengan

pesanan pelanggan.

g. Kepala Divisi Produksi II

Kepala Produksi II dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh asisten

yang membawahi tiga manajer dan kasie serta kasubsie, yaitu antara

lain:

1. Manajer Produksi Printing

Manajer Produksi Printing bertugas memproduksi kain menjadi

barang jadi. Dalam operasionalnya membawahi tiga kepala seksi

yaitu seksi deying printing A, seksi deying printing B dan seksi

deying printing C. Dimana masing-masing kepala seksi tersebut

membawahi Kepala Kasubsie.

2. Manajer Persiapan Printing

Manajer persiapan printing berrtugas mempersiapkan obat dan

bahan-bahan kain. Dalam operasionalnya membawahi seksi

making up dan seksi strike off laboratorium, serta membawahi

dua kepala seksi lagi yaitu seksi persiapan kain print dan sub

seksi Envaring Rotary Print dan Flat Print.

3. Manajer Desain Studio

Manajer Desain Studio bertugas mendesain atau merancang

desain yang disesuaikan dengan selera dan pesanan pasar. Dalam

operasionalnya membawahi dua kepala seksi yaitu seksi tracer

Page 46: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

32

(pencari ide) dan seksi desain composer yang masing-masing

kepala sub seksi.

4. Manajer Pretreatment

Bertugas mempersiapkan segala proses awal di departemen

printing.

5. Manajer Maintenance Printing

Manajer Maintenance Printing bertugas melakukan pemeliharaan

alat-alat printing, sehingga tidak ada hambatan/gangguan pada

saat proses percetakan, kepala seksi ini membawahi dua kepala

seksi yaitu work shop printing dan urusan maintenance printing.

Manajer Maintenance Printing berkedudukan di bawah manajer

tetapi pertanggungjawabannya tidak langsung kepada Divisi

Produksi II.

6. Kepala Sub Seksi Administrasi

Kepala Sub Seksi Administrasi berkedudukan dibawah kepala

seksi namun pertanggungjawabannya langsung kepada Kepala

Divisi Produksi II dan membawahi dua urusan yaitu urusan

administrasi produksi serta urusan logistik dan administrasi

personalia.

h. Kepala Divisi Pemasaran

Kepala Divisi Pemasaran membawahi tiga manajer yaitu :

1. Manajer Pemasaran

Bertugas mengelola kegiatan pemasaran serta barang-barang

gudang, yang membawai tiga kepala seksi yaitu seksi pemasaran,

seksi gudang dan seksi administrasi.

2. Manajer Penjualan

Bertugas untuk menjual produk perusahaan dengan membawahi

seksi penjualan.

Page 47: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

33

3. Manajer Ekspor

Manajer Ekspor adalah manajer yang bertugas menjualkan

barang khusus pasar luar negeri dengan cara mengikuti pameran-

pameran (pameran dagang).

Page 48: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

34

Page 49: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

35

i. Personalia

1. Tenaga Kerja

Berdasarkan data terakhir, jumlah tenaga kerja yang bekerja pada

PT Kusumahadi Santosa terdiri dari karyawan di departemen

weaving, printing, pemasaran, staff. Jumlah keseluruhan

karyawan PT Kusumahadi Santosa adalah 1.053 orang yang

terdiri dari karyawan laki-laki 634 orang dan perempuan 419

orang. Jumlah data terakhir karyawan di PT Kusumahadi Santosa

secara rinci adalah sebagai berikuti :

Tabel : 4.1 Daftar Karyawan PT Kusumahadi Santosa

Per Januari 2012

No Departemen Laki-laki Perempuan Total

1. Weaving I 179 169 348

2. PPC 1 2 3

3. Finishing 82 20 102

4. Utility 60 1 61

5. Pemasaran 66 8 74

6. Akuntansi/Keuangan 8 5 13

7. Logistik 11 5 16

8. Umum 62 6 68

9. Masjid 8 - 8

10. Printing 25 46 71

11. Weaving II 132 157 289

Total Keseluruhan 634 419 1.053

Sumber : PT Kusumahadi Santosa

2. Kesejahteraan Karyawan dan Personalia PT Kusumahadi Santosa

Kesejahteraan karyawan perlu diperhatikan oleh perusahaan

karena sangat penting dan berpengaruh terhadap kelangsungan

proses produksi. Dengan demikian diharapkan dapat

meningkatkan kesejahteraan sehingga produktivitas kerja dapat

Page 50: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

36

terus meningkat. Kesejahteraan tersebut dapat berupa gaji

bulanan dan bonus serta fasilitas lainnya.

Usaha-usaha yang dilakukan oleh PT Kusumahadi Santosa

adalah sebagai berikut :

a. Penggajian kapitulasi bulanan dan bonus

b. Upah lembur

c. Transportasi antar jemput karyawan gratis

d. Asuransi tenaga kerja

e. Cuti (12*1 tahun, ibu hamil 3 bulan)

f. Koperasi

g. Tempat ibadah

Kenaikan gaji pada PT Kusumahadi Santosa secara berkala

dilakukan berdasarkan :

a. Prestasi kerja didasarkan pada absensi dan kontribusi yang

diberikan pada perusahaan

b. Lamanyan kerja atau pengabdian

c. Jenjang pendidikan (SD, SMP, SMA, D3, S1, S2)

d. Sewaktu-waktu bila ada peraturan pemerintah tentang

kenaikan upah atau gaji

Kebijaksanaan yang diberikan PT Kusumahadi Santosa apabila

karyawan tidak masuk kerja adalah sebagai berikut :

a. Apabila karyawan tidak masuk kerja sampai 6 hari berturut-

turut tanpa keterangan yang jelas akan mendapatkan

peringatan pertama.

b. Apabila pemberian peringatan pertama tidak dihiraukan sama

sekali maka karyawan akan mendapatkan peringatan kedua.

c. Peringatan ketiga apabila tidak ada perubahan dari yang

bersangkutan, maka dianggap mengundurkan diri.

Page 51: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

37

3. Jam Kerja pada PT Kusumahadi Santosa dibagi menjadi dua,

yaitu :

PT Kusumahadi Santosa memberlakukan kerja 6 hari kerja.

Berikut ini adalah jam kerja PT Kusumahadi Santosa :

a. Normal

No. Hari Jam Kerja Istirahat

1. Senin-Kamis 08.00-16-30 12.00-13.00

2. Jum’at 08.00-16.30 11.30-13.00

3. Sabtu 18.00-11.00 -

Tabel Jam Kerja PT Kusumahadi Santosa

b. Shift

Jam kerja dibagi menjadi shift kerja sehari semalam.

Pengaturan kerja bagi karyawan shift adalah sebagai berikut :

No. Macam Shift Jam Kerja

1. Shift I 06.00-14.00

2. Shift II 14.00-22.00

3. Shift III 22.00-06.00

Tabel Jam Kerja PT Kusumahadi Santosa

C. Produksi

PT Kusumahadi Santosa memproduksi kain grey (kain mentah)

dari departemen weaving, cambric (kain putih) dari departemen finishing

dan kain warna atau bermotif dari departemen printing. Untuk hasil

produksi departemen weaving I dipasarkan ke daerah local yaitu Surabaya,

Jakarta, Bandung dan Bali. Sedangkan pada departemen weaving II hasil

produksinya akan diekspor ke Negara USA, Turki, Italia, Belanda, Swiss,

Arab Saudi, Korea Selatan, Jerman, serta Negara Eropa lainnya. Hasil

produksi PT Kusumahadi Santosa sebagian digunakan untuk pemenuhan

kebutuhan produksi pada PT Danarhadi Santosa.

Page 52: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

a. Kapasitas Produksi

Kapasitas Produksi PT Kusumahadi Santosa dipengaruhi oleh

kualitas dan kekuatan mesin-mesin produksi yang ada. Sehingga

kapasitas yang dihasilkan oleh masing-masing departemen terbatas

berdasarkan pada kekuatan mesin untuk memproduksi kain yang

dibutuhkan. Berikut kapasitas produksi masing-masing departemen

per bulan adalah sebagai berikut:

Tabel : 4. 2 Kapasitas Produksi per bulan

Tahun 2012

No. Departemen Kapasitas Produksi Per Bulan

1. Weaving 2.000.000 m

2. Printing I 2.100.000 m

3. Printing II 1.000.000 m

4. Deying 200.000 m

Sumber : PT Kusumahadi Santosa

Hasil produksi tekstil PT Kusumahadi Santosa terdapat berbagai

jenis, yaitu rayon dan katun, diantaranya :

Tabel : 4.3 Hasil Produksi Tekstil

Tahun 2012

No. Jenis Katun No. Jenis Rayon

1. CHP 1001 1. RHP 1003

2. CMP 1004 2. RYP 2046

3. CMP 1005 3. RYZ 2013

4. CDP 2002 4. RP 15

5. CDM 1025 5. RYM 2006

6. CMS 6. RYZ 2006

7. CPT 2003 7. RYM 1037

8. CT 8. RE

9. CSP 9. RS

Page 53: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

39

10. CF 10. RK

Sumber : PT Kusumahadi Santosa

D. Pemasaran

PT Kusumahadi Santosa dalam memasarkan produk-produknya

melalui pameran dagang agar dapat dikenal oleh para buyer, pameran

dilakukan baik didalam negeri maupun luar negeri. Di dalam negeri yaitu

dilakukan di Jakarta sedangngkan di luar negeri dilakukan di paris. Untuk

mengetahui bentuk dan jenis produk yang dihasilkan oleh PT Kusumahadi

Santosa, maka perusahaan mempromosikan produknya dengan membuat

catalog produk. Dengan adanya catalog produk tersebut akan memudahkan

konsumen dalam memilih produk yang akan mereka pesan. Dibawah ini

terdapat volume penjualan pada tahun 2011-2012 di PT Kusumahadi

Santosa.

Tabel : 4.4 Volume Penjualan Ekspor Tahun 2012

Bulan Komoditi Volume

(m)

Net Weight

(kg)

Nilai US $

1 Kain cotton printing

Kain rayon printing

Kain cotton

538.000

1.296,375

14,457

2 Kain cotton

Kain rayon

Kain printing

780.000

1.760,58113

42,2155

3 Kain cotton

Kain rayon

558.200

1.792,692

20,645

4 Kain cotton

Kain rayon

Kain cotton printing

670.000

12.230,722

12,127

5 Kain cotton printing

Kain rayon

968.438

154.996

39,3225

Page 54: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

6 Kain cotton

Kain cotton printing

Kain rayon

956.574

1.636,848

19,7175

7 Kain cotton printing

Kain rayon

647.633

121,523

12,74

8 Kain rayon

Kain cotton

650.486

107,742

6,606

9 Kain rayon

Kain cotton

1.069.237

27.022,482

15.305

10 Kain rayon

Kain cotton

756.253

133.412

8.145

Sumber : PT Kusumahadi Santosa

Page 55: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

41

BAB V

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi

Prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi mengatur cara-

cara dalam melakukan pembelian semua suku cadang mesin produksi yang

dibutuhkan. Prosedur ini dimulai pada saat perusahaan melakukan

pencarian supplier sampai dengan penerimaan barang. Bagian-bagian yang

terlibat adalah fungsi pengadaan/pembelian, fungsi gudang, fungsi hutang,

fungsi akuntansi, fungsi maintenance atau pemeliharaan dan security.

Dari dokumen dapat diketahui bahwa prosedur pengadaan suku

cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:

1. Manajer / Kasie Pengadaan

Berikut wawancara dengan Kasie pengadaan PT Kusumahadi

Santosa dengan pertanyaan, “bagaimana tahap dalam prosedur

pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi

Santosa?”. (wawancara I, 27 Februari 2012).

Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa tahap

pertama dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di

PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar adalah melalui

Manajer atau Kepala seksi pengadaan. Manajer atau Kepala Seksi

Pengadaan mempunyai wewenang menerima Permintaan

Pembelian Barang dari bagian produksi dan mempelajari Surat

Kebutuhan Bulanan. Setelah dilakukan verifikasi, kemudian

manajer atau kasie pengadaan bubuhkan paraf dan tanggal terima.

2. Kasie Pengadaan atau Fungsional II Pengadaan

Berikut wawancara dengan Kasie pengadaan PT Kusumahadi

Santosa dengan pertanyaan, “bagaimana tahap prosedur pengadaan

41

Page 56: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42

suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa setelah

melalui tahap verifikasi?”. (wawancara II, 27 Februari 2012).

“setelah melalui verifikasi dibuatkan surat penawaran harga pada

supplier untuk mengetahui spesifikasi barang, bila sudah disetujui,

dimintakan tandatangan Manajer Pengadaan”

Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa setelah

melalui tahap verifikasi Kasie pengadaan membuat surat

penawaran harga kepada beberapa supplier untuk mencari

informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual dan jadwal

penyerahan, kemudian Manajer Pengadaan membubuhkan

tandatangan pada surat penawaran harga yang sudah disetujui, dan

mengirimkan surat penawaran harga melalui faximile untuk

mendapatkan jawaban dari calon supplier.

3. Kasie Pengadaan atau Fungsional II Pengadaan

Berikut wawancara dengan Kasie pengadaan PT Kusumahadi

Santosa dengan pertanyaan, “kriteria apa saja yang dibutuhkan

sebagai dasar pemilihan supplier?”. (wawancara III, 29 Februari

2012).

“kriteria barang yang dipilih dari supplier adalah spesifikasi barang

yang sesuai dengan yang disebutkan di surat penawaran, harga dan

tempo pembayaran serta jadwal pengiriman barang”.

Dari wawancara diatas, penulis dapat mengetahui bahwa setelah

menerima surat balasan dari calon supplier, Kasie Pengadaan

membandingkan harga dari beberapa calon supplier, dengan

kriteria sebagai berikut :

a. Spesifikasi barang yang sesuai.

b. Harga dan tempo pembayaran yang kompetitif.

c. Kedatangan barang yang tepat waktu.

Page 57: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

43

4. Kasie Pengadaan

Berikut wawancara dengan Kasie pengadaan PT Kusumahadi

Santosa dengan pertanyaan, “bagaimana bila terjadi perubahan

harga barang?”. (wawancara IV, 29 Februari 2012).

“bila terjadi perubahan harga, dibuatkan surat pengajuan perubahan

harga dan mintakan persetujuan dari Manajer Pengadaan, kadiv

produksi serta pengarahan Direksi”

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui Kasie Pengadaan

membuat surat pengajuan perubahan harga apabila terjadi kenaikan

harga dan pengajuan barang pengganti. Pada tahap ini dibutuhkan

persetujuan dari Manajer Pengadaan, Kadiv Produksi serta

pengarahan Direksi. Kemudian Manajer Pengadaan memberikan

tandatangan pada surat pengajuan perubahan harga yang telah

disetujui apabila terjadi perubahan harga.

5. Kasie Pengadaan atau Fungsional II Pengadaan

Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan

di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “apabila tidak tidak

terjadi kenaikan harga, apakah langsung dibuatkan pesanan

pembelian?”. (wawancara V, 5 Maret 2012).

“iya, karena tidak ada kenaikan harga ya langsung dibuatkan

pesanan pembelian dan dicatat di buku nomor pesanan pembelian”.

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui Kasie pengadaan

membuat pesanan pembelian pada program yang sudah tersedia

untuk barang yang tidak terjadi kenaikan harga. Kemudian

mencatat di buku nomor pesanan pembelian.

6. Kasie Pengadaan

Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan

di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “tahap apa lagi

yang dilakukan setelah dibuatkan Pesanan Pembelian?”.

(wawancara VI, 5 Maret 2012).

Page 58: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

44

“setelah dibuatkan pesanan pembelian kemudian dilakukan

pengecekan spesifikasi barang apakah sesuai dengan PPB/SKB dan

mintakan persetujuan Manajer”.

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Kasie

Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan harga pada

pesanan pembelian, kemudian mencocokkan dengan Surat

Kebutuhan Bulanan dan Permintaan Pembelian Barang, apabila

sudah sesuai maka mintakan persetujuan dari Manajer Pengadaan.

Manajer Pengadaan memeriksa pesanan pembelian dan

membubuhkan tandatangan. Apabila tidak sesuai maka kembali

dibuatkan pesanan pembelian.

7. Kasie Pengadaan Fungsional II Pengadaan

Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan

di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “apabila Pesanan

Pembelian sudah disetujui apakah langsung dikirim ke supplier?”.

(wawancara VII, 5 Maret 2012).

“iya, untuk lembar satu langsung dikirim ke supplier via fax dan

lembar 2, 3, 4 disitribusikan ke Administrasi Logistik, Gudang dan

arsip Bagian Pengadaan”.

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Kasie

Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang sudah

disetujui, yaitu:

a. Lembar 1 untuk supplier (kirim via faximile)

b. Lembar 2 untuk Administrasi Logistik/Pengadaan

c. Lembar 3 untuk Gudang

d. Lembar 4 untuk arsip (pengadaan/logistik)

8. Kasie Pengadaan atau Fungsional II Pengadaan

Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan

di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “tahap apa saja

yang dilakukan setelah barang datang?”. (wawancara VIII, 5 Maret

2012).

Page 59: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

45

“setelah barang datang, bagian pengadaan membuat tanda terima

barang dan laporan penerimaan barang. Tanda Terima barang

dibuat rangkap 2, yaitu untuk bagian keuangan dan gudang”

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Kasie

Pengadaan menerima barang dari supplier, kemudian bagian

pengadaan ini akan membuat tanda terima barang dan laporan

penerimaan barang. Tanda terima barang ini dibuat rangkap dua,

lembar pertama dikirim ke bagian keuangan dan lembar kedua

dikirim ke bagian gudang bersama dengan barang (suku cadang)

untuk disimpan di gudang.

9. Bagian Gudang

Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan

di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “apabila barang

sudah sampai di gudang, apakah langsung didistribusikan ke

user?”. (wawancara IX, 5 Maret 2012).

“tidak, sebelum barang sampai ke user, bagian Gudang menerima

tanda terima barang bersama barang tersebut dan dilakukan

pencatatan kemudian didistribusikan ke user”.

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Bagian Gudang

menerima Tanda Terima Barang bersama dengan barang (suku

cadang), kemudian disimpan di gudang. Bagian ini juga

bertanggung jawab untuk mencatat setiap barang yang digunakan

atau dikeluarkan dari gudang, setelah dilakukan pencatatan

kemudian distribusikan barang ke User.

Berikut petikan wawancara dengan Ibu Suci selaku Staff Bagian

Pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan “bagaimana

sistem pembelian di dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin

produksi di PT Kusumahadi Santosa?”. (Wawancara X, 10 Maret 2012).

Page 60: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

46

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa sistem

pembelian atau pengadaan pada PT Kusumahadi Santosa adalah sistem

pembelian kredit dan tunai. Pada pembelian tunai, system yang digunakan

sama dengan sistem pembelian kredit. Pembelian tunai mempunyai jatuh

tempo kurang dari 7 hari, sedangkan pembelian kredit mempunyai jatuh

tempo lebih dari 7 hari.

Empat fungsi penting dalam prosedur pembelian atau pengadaan

barang (suku cadang)m adalah fungsi pembelian atau pengadaan, fungsi

penerimaan, fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Pada PT Kusumahadi

Santosa hanya ada tiga fungsi, yaitu Fungsi Logistik yang bertanggung

jawab pada pembelian dan penerimaan barang (suku cadang), fungsi

gudang yang bertanggungjawab pada penyimpanan barang (suku cadang)

dan fungsi akuntansi yang bertanggungjawab pada pencatatan setiap

transaksi yang berhubungan dengan pembelian barang

B. Fungsi dari bagian-bagian yang terlibat

Berikut petikan wawancara dengan Ibu Suci selaku Staff Bagian

Pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan “bagian atau

fungsi apa saja yang terkait dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin

produksi di PT Kusumahadi Santosa?”. (Wawancara XI, 10 Maret 2012).

“fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah fungsi pengadaan

(pembelian), fungsi gudang, fungsi hutang, fungsi akuntansi dan bagian

pemeliharaan”.

Dari hasil wawancara diatas, penulis memperoleh keterangan bahwa

fungsi atau bagian yang terlibat di dalam prosedur pengadaan suku cadang

mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut :

1. Fungsi pengadaan/pembelian

Bagian ini berfungsi melakukan pengadaan barang (suku

cadang) yang diperlukan bagi perusahaan. Bagian pengadaan ini

berfungsi memperoleh informasi tentang harga suku cadang mesin

produksi, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan suku

Page 61: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

47

cadang, membuat kontrak pembelian yang akan dikirim ke supplier

dan menerima barang dari supplier, kemudian bagian pengadaan ini

akan membuat tanda terima barang dan laporan penerimaan barang.

Tanda terima barang ini dibuat rangkap dua, lembar pertama dikirim

ke bagian keuangan dan lembar kedua dikirim ke bagian gudang

bersama dengan barang (suku cadang) untuk disimpan di gudang.

Bagian ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan

pembelian barang (suku cadang).

2. Fungsi Gudang

Bagian ini bertanggungjawab untuk menerima Tanda Terima

Barang bersama dengan barang (suku cadang), kemudian disimpan di

gudang. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk mencatat setiap

barang yang digunakan atau dikeluarkan dari gudang.

3. Fungsi Hutang

Bagian ini bertanggungjawab untuk melakukan pengecekan

dan memberikan otorisasi pada pembelian atau pengadaan barang

(suku cadang). Bagian ini juga bertanggungjawab memberikan

otorisasi atas pengeluaran kas untuk membayar hutang dari pembelian

barang (suku cadang).

4. Fungsi Akuntansi

Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian atau

pengadaan adalah fungsi pencatat hutang dan fungsi pencatat

persediaan. Dalam sistem pembelian, fungsi pencatat hutang

bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam bukti

kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti

kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau

menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang.

Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk

mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu

persediaan.

Page 62: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

48

Bagian ini juga bertanggungjawab membuat jurnal pencatatan

persediaan. Jurnal pencatatan hutang. Jurnal pengeluaran kas, jurnal

pembelian dan membuat Laporan Keuangan setiap tutup buku.

5. Bagian maintenance/pemeliharaan

Bagian ini berfungsi melakukan pemeliharaan alat-alat

produksi (pemliharaan mesin produksi) perusahaan.

C. Dokumen yang digunakan

Dari hasil dokumen/arsip di lokasi pengamatan penulis

memperoleh dokumen-dokumen yang digunakan dalam pengadaan suku

cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa yaitu :

1. Surat Pengantar Pesanan

Form ini merupakan form untuk mengajukan pembelian

barang (suku cadang).

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Form ini merupakan form yang dikirim ke supplier untuk

mengajukan penawaran harga. Untuk mendapatkan kesepakatan

mengenai harga dan kualitas produk. Kemudian bagian logistic

akan mengirim kontrak pembelian ke supplier yang dipilih untuk

melakukan transaksi.

3. Surat Permintaan Pembelian Barang (Suku Cadang)

Form ini merupakan form yang dikirim ke bagian Logistik

atau pengadaan sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang

(Suku Cadang) berdasarkan kebutuhan barang yang harus tersedia

di gudang dan surat permintaan pembelian ini di otorisasi oleh

bagian gudang kemudian dikirimkan ke bagian pengadaan atu

logistic.

4. Purchase Order / Pesanan Pembelian (PO)

Form ini merupakan form yang dikirim ke supplier sebagai

bukti pembelian barang (suku cadang). Form ini dibuat oleh bagian

logistic atau pengadaan setelah mendapat Surat Permintaan

Page 63: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

49

Pembelian Barang (suku cadang) dari bagian Produksi. Di dalam

PO ini terdapat nomor urut pesanan, alamat supplier, tanggal

pemesanan, harga satuan, jenis pesanan, syarat pembayaran dengan

potongan harga, nama dan tandatangan manajer pengadaan atau

logistik.

5. Faktur Penjualan

Form ini diterima bagian logistic atau pengadaan

bersamaan dengan penerimaan barang dari supplier. Form ini

dibuat oleh supplier dan digunakan sebagai bukti pembelian barang

(suku cadang) yang dikirim ke bagian keuangan.

6. Tanda Terima Barang

Form ini merupakan bukti bahwa barang (suku cadang)

yang dipesan atau dibeli telah diterima. Form ini dibuat oleh

bagian pengadaan setelah menerima barang dari supplier dan

mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang atau pejabat yang

lebih tinggi sebelum dikirim ke bagian keuangan.

7. Laporan Penerimaan Barang

Form ini merupakan laporan yang dibuat oleh bagian

pengadaan atau logistik untuk dikirim ke bagian keuangan. Form

ini digunakan sebagai bukti bahwa telah terjadi transaksi

pembelian barang (suku cadang). Bagian keuangan mengecek form

ini sebelum dilakuakan pembayaran pleh bagian pengajuan rencana

bayar.

8. Bukti Pengeluaran (Surat Tanda Terima Pembayaran)

Form ini merupakan form yang digunakan untuk

mengeluarkan kas atau melakukan pembayaran. Form ini dibuat

oleh Bagian Rencana Bayar untuk melakukan pembayaran. Form

ini digunakan sebagai bukti bahwa telah dilakukan pembayaran.

9. Surat Jalan Barang

Surat ini dibuat oleh pengirim barang dan ditandatangani

oleh pengirim barang. Form ini digunakan sebagai bukti bahwa

Page 64: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

50

barang telah diterima. Form ini kemudian dikirim ke bagian

keuangan bersama dokumen lain untuk dicekm oleh bagian

keuangan.

D. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Berikut petikan wawancara dengan Ibu Suci selaku Staff Bagian

Pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan “bagaimana

sistem otorisasi di dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi

di PT Kusumahadi Santosa?”. (Wawancara XII, 12 Maret 2012).

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa sistem otorisasi

dan prosedur pencatatan pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dilakukan

oleh pihak-pihak yang berwenang untuk menyetujui transaksi tersebut

dilaksanakan dan dalam hal ini adalah transaksi pembelian, adapun

prosedur pencatatan dan otorisasi di PT Kusumahadi Santosa adalah

sebagai berikut :

a. Surat Permintaan Pembelian Barang dibuat dan diotorisasi oleh

bagian gudang.

b. Purchase Order (PO) dibuat dan diotorisasi oleh bagian pengadaan

atau logistic.

c. Tanda Terima Barang yang telah distempel dilakukan oleh bagian

gudang.

d. Bukti Pembayaran (transfer bank) dilakukan oleh bagian akuntansi.

e. Pencatatan Jurnal Pembelian dilakukan oleh bagian akuntansi.

Pembelian atau pengadaan barang (suku cadang) di PT

Kusumahadi Santosa dilakukan oleh bagian Logistik atau pengadaan

setelah mendapat permintaan pembelian barang dari bagian Produksi.

Fungsi produksi ini melakukan permintaan pembelian setelah mendapat

Surat Pengantar Pesanan dan harus diotorisasikan oleh fungsi RANDAL.

Otorisasi ini dimaksudkan agar pembelian yang tidak sesuai dengan

produksi bisa bisa dihindari.

Kontrak pembelian yang dikirim ke supplier sudah diotorisasi oleh

Manajer Logistik. Otorisasi ini bertujuan agar Manajer Logistik dapat

Page 65: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

51

melakukan pengecekan apakah pembelian barang (suku cadang) sudah

sesuai dengan permintaan dari Fungsi Produksi.

Laporan Penerimaan Barang yang dibuat oleh Fungsi Logistik

diotorisasi oleh Manajer Logistik sebagai bukti bahwa barang benar-benar

diterima. Bukti nini digunakan oleh Fungsi Hutang dalam melakukan

otorisasi dan pengecekan hutang mana yang disetujui untuk dibayar.

Bukti pengeluaran dibuat oleh Fungsi Pengajuan Rencana Bayar

setelah semua dokumen diperiksa dan mendapat otorisasi dari Fungsi

Hutang. Otorisasi ini dimaksudkan agar dokumen yang tidak sesuai satu

dengan yang lain bisa dikembalikan ke Fungsi Logistik untuk di cek ulang.

Semua pencatatan Hutang di PT Kusumahadi Santosa didasarkan pada

Kontrak Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan Faktur dari supplier,

sehingga apabila terjadi penyelewengan atau kesalahan pada Fungsi

Hutang bisa diketahui dari dokumen-dokumen tersebut.

Jurnal Pencatatan Hutang dan Jurnal Pengeluaran Kas diotorisasi

oleh Manajer Akuntansi, sehingga apabila terjadi kesalahan dapat

diketahui dan data atau catatan di dalam Jurnal Pencatatan Hutang dan

Jurnal Pengeluaran Kas dapat dipertanggungjawabkan oleh Manajer

Akuntansi.

E. Praktek yang sehat

Dari hasil observasi di PT Kusumahadi Santosa penulis

memperoleh informasi bahwa, pada setiap pembelian barang (suku

cadang), surat pengantar pesanan diberi nomor urut dan sudah diotorisasi.

Artinya surat pengantar pesanan tersebut sudah dapat

dipertanggungjawabkan. Surat-surat tersebut terdiri dari :

a. Kontrak Pembelian

Kontrak pembelian sudah diberi nomor urut tercetak, dibuat

oleh Fungsi Logistik dan diotorisasi oleh Manajer Logistik,

sehingga setiap ada kesalahan atau penyelewengan harus dapat

dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Logistik. Pemberian

Page 66: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

52

nomor urut tercetak dimaksudkan agar apabila ada kesalahan

pada pembelian barang (suku cadang) bisa mudah dicari

penyebabnya, karena lebih mudah untuk menemukan Kontrak

Pembelian yang mana terjadi kesalahan dan lebih mudah

pencatatannya bila diurutkan.

b. Laporan Penerimaan Barang

Setiap Laporan Penerimaan Barang diberi nomor urut tercetak

dan dibuat oleh Fungsi Logistik dan diotorisasi oleh Manajer

Logistik. Hal ini dimaksudkan agar setiap kesalahan yang

terjadi dapat dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Logistik.

Pemberian nomor urut pada Laporan Penerimaan Barang

dimaksudkan agar lebih mudah dalam pencatatan dan apabila

ada kesalahan penerimaan barang (suku cadang) dapat

diketahui dengan melihat nomor urut yang tercetak. Semua

pembelian barang (suku cadang) dilakukan oleh Fungsi

Logistik setelah mendapat Surat Permintaan Penawaran Harga

dari supplier. Fungsi Logistik kemudian akan memilih supplier

yang sesuai yaitu dengan spesifikasi barang yang bagus dan

dengan harga yang kompetitif.

c. Fungsi Logistik

Semua barang (suku cadang) yang diterima akan dicocokkan

oleh Fungsi Penerimaan dengan Laporan Penerimaan Barang

yang dikirim bersama dengan pengiriman barang. Apabila

sesuai maka barang (suku cadang) dapat langsung disimpan

oleh Fungsi Gudang dan kemudian di distribusikan ke User.

Fungsi Logistik memeriksa dan mencocokkan barang yang

diterima dengan faktur penjualan dan Purchase Order. Bila

tidak sesuai, maka dikembalikan ke supplier. Barang kemudian

dikirim ke Fungsi Gudang bersama Laporan Penerimaan

Barang. Dalam pemeriksaan tersebut, Fungsi Logistik juga

akan memeriksa harga, syarat pembelian dan ketelitian dalam

Page 67: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

53

Faktur Penjualan. Pemeriksaan ini dimaksudkan agar barang

yang tidak sesuai dengan pesanan dapat langsung

dikembalikan.

d. Fungsi Hutang dan Fungsi Pengajuan Rencana Bayar

Pada Fungsi Hutang, setiap dokumen yang diterima oleh

Fungsi Logistik selalu dicocokkan nama supplier, jenis barang,

jumlah barang dan harga barang pada setiap dokumen. Setelah

dilakukan pengecekan dan semua dokumen sudah sesuai,

selanjutnya akan dilakukan pembayaran oleh Fungsi Pengajuan

Rencana Bayar. Pembayaran Hutang dilakukan sesuai syarat

pembelian agar mendapat potongan harga. Semua pembayaran

Hutang dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo. Bukti Kas

Keluar dan semua dokumen pendukungnya di cap lunas setelah

cek dibayarkan atau dikirim ke supplier. Pemberian cap lunas

ini dimaksudkan agar dokumen yang sudah diajukan

pembayarannya tidak diajukan lagi.

Page 68: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

54

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil pengamatan dapat diambil kesimpulan bahwa dalam

pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa Jaten

Karanganyar, terdapat prosedur sebagai berikut :

1. Tahap pertama dalam prosedur pengadaan suku cadang

mesinproduksi di PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar

adalah melalui Manajer atau Kepala seksi pengadaan menerima

Permintaan Pembelian Barang dari bagian produksi dan

mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan kemudian

membubuhkan paraf dan tanggal terima.

2. Setelah melalui tahap verifikasi Kasie pengadaan membuat

surat penawaran harga kepada beberapa supplier untuk mencari

informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual dan jadwal

penyerahan.

3. Manajer Pengadaan membubuhkan tandatangan pada surat

penawaran harga yang sudah disetujui, kemudian mengirimkan

surat penawaran harga melalui faximile dan mendapatkan

jawaban dari calon supplier.

4. Kasie Pengadaan membandingkan harga dari beberapa calon

supplier, dengan kriteria spesifikasi barang yang sesuai, harga

dan tempo pembayaran yang kompetitif dan kedatangan barang

yang tepat waktu.

5. Kasie Pengadaan membuat surat pengajuan perubahan harga

apabila terjadi kenaikan harga dan pengajuan barang pengganti.

6. Manajer Pengadaan memberikan tandatangan pada surat

pengajuan perubahan harga yang telah disetujui apabila terjadi

perubahan harga

Page 69: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

55

7. Kasie pengadaan membuat pesanan pembelian pada program

yang sudah tersedia untuk barang yang tidak terjadi kenaikan

harga. Kemudian mencatat di buku nomor pesanan pembelian.

8. Kasie Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan

harga pada pesanan pembelian, kemudian mencocokkan

dengan Surat Kebutuhan Bulanan dan Permintaan Pembelian

Barang, apabila sudah sesuai maka mintakan persetujuan dari

Manajer Pengadaan.

9. Manajer Pengadaan memeriksa pesanan pembelian dan

membubuhkan tandatangan.

10. Kasie Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang

sudah disetujui :

a. Lembar 1 untuk supplier (kirim via faximile)

b. Lembar 2 untuk Administrasi Logistik/Pengadaan

c. Lembar 3 untuk Gudang

d. Lembar 4 untuk arsip (pengadaan/logistik)

11. Kasie Pengadaan menerima barang dari supplier dan membuat

tanda terima barang dan laporan penerimaan barang.

12. Bagian Gudang menerima Tanda Terima Barang bersama

dengan barang (suku cadang), kemudian disimpan di gudang.

Pada prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi pada PT

Kusumahadi Santosa terdapat system otorisasi pada setiap fungsi. Hal ini

bertujuan agar setiap pembelian atau pengadaan barang (suku cadang)

dapat dipertanggungjawabkan oleh masing-masing fungsi (bagian). Pada

prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi ini juga terdapat Fungsi

Pengajuan Rencana Bayar yang bertanggungjawab melakukan

pembayaran hutang.

Fungsi yang menerima barang dan melakukan pembelian adalah

Fungsi Logistik (pengadaan). Fungsi ini melakukan pengadaan barang

(suku cadang) yang diperlukan bagi perusahaan dan berfungsi memperoleh

Page 70: PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI …/Prosedur... · Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

56

informasi tentang harga suku cadang mesin produksi, menentukan supplier

yang dipilih dalam pengadaan suku cadang, membuat kontrak pembelian

yang akan dikirim ke supplier dan menerima barang dari supplier,

kemudian bagian pengadaan ini akan membuat tanda terima barang dan

laporan penerimaan barang.

B. Saran

Di dalam Prosedur Pengadaan Suku Cadang mesin Produksi ini

masih terdapat hambatan yaitu adanya keterlambatan dalam pengiriman

suku cadang yang mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi (akibat

kerusakan komponen mesin produksi). Apabila pengiriman suku cadang

terlambat, maka mesin produksi yang mengalami kerusakan tidak segera

mengalami perbaikan dan berakibat pada macetnya kegiatan produksi dan

secara tidak langsung juga dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan.

Berdasarkan hambatan tersebut diatas, penulis memberikan saran

pada PT Kusumahadi Santosa sebagai berikut:

1. Perusahaan seharusnya memberikan sanksi pada supplier yang

terlambat mengirimkan barang (suku cadang) untuk memberikan efek

jera.

2. Apabila sanksi yang diberikan perusahaan masih belum bisa

memberikan efek jera pada supplier, perusahaan harus memberikan

tindakan yang lebih tegas yaitu dengan memberikan SP (Surat

Peringatan) kepada supplier atau pemutusan hubungan kerjasama

dengan supplier.