proposal kegiatan surabaya.doc

PROPOSAL KEGIATAN SURABAYA BERSATU

(SACRIFICE FOR ASSOCIATION I)

I. PENDAHULUAN

“Sacrifice for Association” adalah serangkaian kegiatan yang diselenggarakan oleh anggota komunitas “Surabaya Bersatu” di bawah naungan PT. Damai Indah dalam rangka memajukan musik Indie Surabaya. Acara ini merupakan kegiatan lanjutan dan pencitraan ulang tahun komunitas“Surabaya Bersatu” yang pertama.

II. TUJUAN KEGIATAN

Menyatukan musik Indie Surabaya

Menciptakan satu visi-misi guna memajukan musik indie surabaya.

Sebagai sarana pembelajaran dan acuan pada acara selanjutnya.

III. TEMA KEGIATAN

“We’re not punk, emo, melodic, metal, hardcore, and all of indie’s genre but we care with them”

Tema ini memiliki makna bahwa dalam kegiatan ini kami selaku anggota komunitas Surabaya Bersatu, berusaha menunjukkan rasa solidaritas bermusik tanpa membeda-bedakan aliran musik indie.

IV. Waktu dan Tempat Kegiatan

Hari : Sabtu, 16 Oktober 2011

Waktu : 15.00 – 22.00 WIB

Tempat : Halaman depan Grand City Surabaya

V. Bentuk Kegiatan

Penampilan band Indie se-Surabaya dan sekitarnya

VI. SUSUNAN ACARA

Sabtu, 16 Oktober 2011

Halaman depan Grand City Surabaya

NO JAM KEGIATAN KETERANGAN

1 14.50 - 15.00 Persiapan Opening (by MC) First performer ready

2 15.00 - 15.30 Opening Oleh Band Indie Lokal 1 Durasi 30 menit

3 15.30 - 15.45 Band Indie Pendukung 1 Durasi 15 menit








11 17.30 - 18.00 Break Durasi 30 menit



14 18.30 - 19.00 Band Indie Lokal 2 Durasi 30 menit

15 19.00 - 19.30 Band Indie Lokal 3 Durasi 30 menit

16 19.30 - 20.15 Guest Star I Durasi 45 menit

17 20.15 - 21.00 Guest Star II Durasi 45 menit

VII. SASARAN KEGIATAN

Seluruh golongan masyarakat terutama para kawula muda yang mensupport musik indie di Surabaya dan sekitarnya.

VIII. RANCANGAN ANGGARAN

PENGELUARAN

1. SDP Rp 90.000.000,-

2. Acara Rp 40.600.000,-

3. Dokumentasi Rp 500.000,-

4. Konsumsi Rp 1.000.000,-

5. Kesehatan Rp 2.000.000,-

6. Keamanan Rp 6.700.000,-

7. Transportasi Rp 1.500.000,-

8. Publikasi Rp 6.700.000,-

9. Kesetariatan Rp 1.000.000,-

Total Pengeluaran Rp 150.000.000,-

PEMASUKAN

1. Kas Anggota SB Rp 4.500.000,-

2. Provit Acara Rp 2.000.000,-

TARGET PEMASUKAN

1. Tiket Acara (2000 tiket x Rp 20.000,-) Rp 40.000.000,-

2. Target Sponsor Rp 103.500.000,-

Total Pemasukan Rp 150.000.000,-

IX. PENUTUPAN

Dengan lampiran proposal yang kami tuliskan di atas, harapan kami agar terciptanya suatu kerjasama bersimbiosis mutualisme. Kami selaku “anggota komunitas Surabaya Bersatu” mengucapkan terimakasih atas terjalinnya kerjasama ini. Dan mohon maaf apabila ada salah kata dalam pembuatan proposal ini.

Surabaya, 10 Oktober 2011

Ketua Ketua Panitia

SURABAYA BERSATU SACRIFICE FOR ASSOCIATION I

Yusuf Raditya M. Alhada F. H.

Mengetahui

Pimpinan PT. Damai Indah

Dra. Hj. Indah Permata Sari

PENAWARAN PARTISIPASI

A. Sponsor Tunggal

Sponsor tunggal adalah penyedia dana terbesar pada kegiatan“Sacrifice For Association I”. Panitia membebankan dana sebesar 100% dari rencana anggaran pada Sponsor Tunggal, sebesar Rp 150.000.000,-

Adapun fasilitas promosi yang kami tawarkan adalah:

Spanduk bersama

Pamflet Acara

Stand perusahaan pada lokasi acara

Penyebutan nama perusahaaan pendukung saat acara (oleh MC)

Pemasangan spanduk sponsor

Tiket acara

Iklan baleho 5 titik (Surabaya pusat, timur, selatan, barat, utara)

B. Sponsor Utama

Sponsor utama adalah penyedia dana pada kegiatan”Sacrifice ForAssociation I”. Panitia membebankan dana sebesar 50% dari anggaran pada sponsor tunggal, sebesar Rp 75.000.000,-


Spanduk bersama

Pamflet Acara

Stand perusahaan pada lokasi acara

Penyebutan nama perusahaan pendukung saat acara (oleh MC)

Iklan baleho 3 titik (Surabaya pusat, timur, selatan)

C. Sponsor Madya

Sponsor madya adalah penyedia dana kegiatan “Sacrifice ForAssociation I”. Yaitu sebagaai sponsor pendamping. Sponsor madya bisa memilih fasilitas-fasilitas yang disediakan panitia dan berkenan memberikan dana sebesar minimal 30% dari rencana anggaran pada sponsor madya, sebesar Rp 50.000.000,-


Spanduk bersama

Pamflet acara

Penyebutan nama perusahaan pendukung saat acara (oleh MC)

Iklan baleho 1 titik (Surabaya pusat)

D. Penyedia Fasilitas

Perusahaan atau lembaga dapat berpartisipasi dalam penyediaan fasilitas penyelenggaraan kegiatan “Sacrifice For Association I” bersedia memberikan bantuan berupa fasilitas, antara lain:

Konsumsi

Percetakan

Spanduk

Dokumentasi

E. Donatur

Donatur adalah instansi, perusahaan, atau perorangan yang dapat memberikan dana secara sukarela. Donatur akan mendapat ucapan terima kasih berupa penyebutan nama instasi atau perusahaan pada saat acara berlangsung oleh MC acara.

PROSEDUR KERJASAMA

Perusahaan yang menerima penawaran kerjasama kami, dapat menghubungi panitia penyelenggaraan melalui marketing ”Surabaya Bersatu” dengan CONTACT PERSON:

M. Alhada F. H. (Alhada - 085749123591)

Alvi Suryani (Alvi - 085730323602)

Yusuf Raditya (Yusuf - 085655425740)

2. Perjanjian kerjasama dapat dibicarakan pada waktu proses negosiasi.

LAMPIRAN PENAWARAN KERJASAMA

v Backdroop

Jumlah 1 buah

Memuat seluruh perusahaan pendukung

Full colour

Ukuran 3m x 6m

Lokasi pemasangan: lokasi acara

Lama pemasangan 1 hari

Dengan harga @ Rp250.000,-

v Spanduk Sponsor

Jumlah 1 buah untuk masing-masing perusahaan

Spanduk khusus disediakan untuk ruang perusahaan

Disediakan Oleh Perusahaan

Full colour

Lokasi pemasangan: lokasi acara

Ukuran 1m x 7m (1 x 1 meter untuk lambang acara).

v Pamflet acara

Jumlah 2 rim (1000 lembar)

Full colour

Ruang sponsor 20%

Memuat seluruh perusahaan pendukung

Setiap perusahaan mendapat ukuran yang proposional

Lokasi pemasangan: jalan umum strategis, sekolah, universitas, studio musik

Waktu penyebaran 2 minggu sebelum acara untuk sekolah, 10 hari sebelum acara di jalan

Dengan harga Rp1.500.000,-

v Stand

Setiap perusahaan mendapat satu stand

Ukuran stand 3m x 2m

Dengan harga @ Rp500.000,-

v Id Card Panitia

jumlah 30 buah

bahan art paper

v Kaos panitia

Bentuk kaos lengan pendek model oblong

Jumlah kaos 30 buah

Distribusi pada panitia

Dengan harga total Rp3.000.000,-

KETENTUAN DAN PROSEDUR PARTISIPASI

Partisipan yang berminat menandatangani Formulir partisipan (terlampir).

Sebagai uang muka, partisipan membayar 25% dari dana yang tertera pada formulir pertisipan.

Setiap kontrak di bawah Rp. 2.000.000,- pembayaran hanya dapat dilakuakan sekali, dan pembayaran dilakukan paling lambat 25 September 2010

Setiap kontrak Rp. 2.000.0000,- sampai dengan Rp. 4.000.000,- dan dapat dilakukan 2 kali untuk pembayaran pertama sebesar 50% dari total sesuai dengan yang tertera pada formulir partisipan. Sedangkan pembayaran pembayaran kedua harus paling lambat 25 September 2010

Setiap kontrak di atas Rp. 4.000.000,- pembayaran dapat dilakukan 3 kali dan setiap tersebut disertai uang muka sebesar 50%, pembayaran kedua sebesar 25%, pembayaran ketiga sebesar 25% dan pembayaran ketiga paling lambat 25 September 2010

Apabila sampai batas waktu yang ditentukan partisipan belum melunasi uang kontrak, maka perjanjian dibatalkan dan uang muka tidak dapat diambil kembali.

Pembatalan:

Bagi yang telah membayar uang muka sebesar 50% atau kurang maka uang tersebut akan menjadi milik panitia

Bagi yang membayar 80% atau lebih kepada panitia akan mengembalikan 50% dari kontrak.

Perjanjian dilakukan antara pembawa proposal, yang membawa mandat dari panitia dengan penangung jawab pihak panitia.

Apabila terjadi hal-hal yang merugikan sponsor, maka pengaduan dilayani selambat-lambatnya 7 hari sebelum pelaksanaan “Sacrifice ForAssociation I”

Harap diperiksa dahulu legitimasi dan identitas pembawa proposal dan penawaran partisipasi ini.

untuk Panitia

SURAT PERJANJIAN KERJASAMA

Kepada Yth :

PANITIA “Sacrifice For Association I”

Yang bertanda tangan dibawah ini:

nama :

jabatan :

bertindak atas nama :

perusahaan :

telepon/fax :

Menyatakan kesediaan perusahaan kami untuk berpartisipasi dalam”Sacrifice ForAssociation I”sebagai sponsor Tunggal / Utama / Madya / Penyedia fasilitas / Donatur* dengan segala ketentuan dan prosedur yang telah disebutkan dalam proposal dan penawaran partisipasi yang kami terima melalui:

nama :

jabatan :

Untuk itu kami bersedia memberikan sumbangan dana:

sebesar :

terbilang :

keterangan :

Sesuai dengan persetujuan, maka kami memilih fasilitas sponsor:

1.

2.

3.

…............,…………..2011

Tanda tangan / cap peruahaan

*) Coret yang tidak perlu.

Untuk Partisipan

SURAT PERJANJIAN KERJASAMA

Kepada Yth:

PANITIA”Sacrifice For Association I”

Yang bertanda tangan dibawah ini:

nama :

jabatan :

bertindak atas nama :

perusahaan :

telepon/fax :

Menyatakan kesediaan perusahaan kami untuk berpertisipasi dalam”Sacrifice ForAssociation I”sebagai sponsor Tunggal / Utama / Madya / Penyedia fasilitas / Donatur* dengan segala ketentuan dan prosedur yang telah disebutkan dalam proposal dan penawaran partisipasi yang kami terima melalui :

nama :

jabatan :

Untuk itu kami bersedia memberikan sumbangan dana :

sebesar :

terbilang :

keterangan :

Sesuai dengan persetujuan, maka kami memilih fasilitas sponsor :

1.

2.

3.

........,………….2011

Tanda tangan / cap peruahaan

*) Coret yang tidak perlu.

PENYEDIAAN FASILITAS

Kami :……………………………

Nama Perusahaan :……………………………

Bersedia menyediakan fasilitas untuk menunjang kegiatan “Sacrifice ForAssiciation I”

Dengan rincian sebagai berikut:

No Fasilitas Jumlah Keterangan

…………………,…………………………2011

Tanda tangan dan cap perusahaan

proposal kegiatan surabaya.doc

Documents