PROPOSAL CORPRENEURSHIP PROJECT

PENGELOLAAN BIAYA KEGAGALAN KUALITAS UNTUK MENURUNKAN BIAYA PRODUKSI

PADA PT. GANDUM MAS KENCANA

Oleh :

Susilawati – Quality

Yuhlanny D.S– R&Q

Syahrial – Warehouse

Fica Utari Sartika – QSR

Arman – PPIC

Adith – Produksi D & K

Puji Santoso – Produksi G

Agus Supriadi – Teknik

Andi – Biztech

Yanto – Finance

Maryanti-R&D

Ricky-HRD

2020

PT. GANDUM MAS KENCANA

PENGELOLAAN BIAYA KEGAGALAN KUALITAS UNTUK MENURUNKAN BIAYA PRODUKSI PADA PT. GANDUM MAS KENCANA

Periode Project Maret 2020 – Juni 2021

Budget Rp. 100.000.000,-

Target Menurunkan biaya kegagalan kualitas Rp 200jt ( 20% dari total biaya kegagalan kualitas tahun 2019 )

Team

1 Susilawati ( G000105 ) Quality

2 Yuhlanny ( G000080 ) R&Q

3 Syahrial ( G001701 ) Warehouse

4 Fica Utari Sartika ( G001257 ) QSR

5 Arman ( G000804 ) PPIC

6 Adith ( G002565 ) Produksi D & K

7 Puji Santoso ( G000871 ) Produksi G

8 Agus Supriadi ( G000006 ) Teknik

9 Andy ( G000160 ) BizTech

10 Yanto ( G002302 ) Finance

11 Maryanti ( G000112 ) R&D

12 Ricky ( G002261 ) HRD

Fasilitator :

1 Edi Sulistyo

HALAMAN PERSETUJUAN

Cor-preneurship project disetujui Oleh Team Management :

NO Name Position TTD Date Note

1

2

3

4

5

BAB I . PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG PROJECT

Menurut Tjiptono dan Diana (2012) Kualitas adalah salah satu dimensi kompetitif yang penting

bagi perusahaan. Perusahaan yang menjadikan kualitas sebagai alat strategi akan mempunyai

keunggulan bersaing terhadap kompetitornya dalam menguasai pasar, karena tidak semua

perusahaan mampu mencapai kualitas yang superioritas. Secara umum dapat dikatakan bahwa

kualitas produk atau jasa itu akan dapat diwujudkan bila orientasi seluruh kegiatan perusahaan

atau organisasi tersebut berorientasi pada kepuasan konsumen. Produk atau jasa yang

berkualitas yang dibuat melalui suatu proses yang berkualitas akan memiliki sejumlah

keistimewaan atau jasa tersebut. Setiap konsumen pada umumnya akan memaksimumkan

utilitas dalam mengkonsumsi produk atau jasa. Produk-produk dan jasa berkualitas tinggi pada

tingkat harga yang kompetitif akan dipilih konsumen. Hal ini meningkatkan penjualan dari

produk-produk itu yang berarti pula meningkatkan pangsa pasar (market share) sehingga akan

meningkatkan pendapatan (Gaspersz,2012).

Feigenbaum (1961) dalam bukunya yang berjudul “Total Quality Control” menyebutkan bahwa

Biaya Kualitas terdiri dari 3 kategori utama, yaitu Biaya Pencegahan (Preventive Cost), Biaya

Penilaian (Appraisal Cost) Biaya Kegagalan (Failure Cost). Biaya Kegagalan kemudian dibagi lagi

menjadi 2 jenis yaitu Biaya Kegagalan Internal (Internal Failure Cost) dan Biaya Kegagalan

Eksternal (External Failure Cost). Biaya Pencegahan (Preventive Cost) adalah biaya yang

dikeluarkan dalam mencegah terjadi kegagalan pada proses pertamanya seperti Biaya Pelatihan

(Training Cost) dan Biaya Perencanaan Kualitas (Quality Planning). Biaya Penilaian (Appraisal

Cost) adalah biaya yang timbul saat melakukan penyaringan atau pendeteksian kegagalan produk

seperti Biaya Pengujian, Inspeksi dan Proses Audit. Sedangkan Biaya Kegagalan adalah Biaya yang

timbul akibat buruknya kualitas ataupun kegagalan produk yang tidak memenuhi standar

pelanggan (Customer). Dalam Biaya Kegagalan ini, terdapat lagi biaya kegagalan Internal yang

terjadi akibat buruknya kualitas selama proses produksi dan Biaya Kegagalan Eksternal yang

terjadi akibat kegagalan produk yang telah dijual. Biaya-biaya yang timbul akibat buruknya

Kualitas bukan hanya 3 Kategori utama yang disebutkan diatas, tetapi terdapat juga kerugian-

kerugian ataupun biaya-biaya tersembunyi lainnya (Hidden cost) seperti Kerugian akibat

kehilangan Proyek / Bisnis, Biaya Manajemen, Kehilangan kepercayaan pelanggan, biaya

kehilangan asset dan lain sebagainya. Biaya-biaya tersebut ibaratnya seperti Gunung Es yang

penampakannya di permukaan air adalah lebih sedikit dibandingkan dengan yang tersembunyi

di dalam air.

PT. Gandum Mas kencana merupakan produsen premix powder dan chocolate, dalam

operasional sudah dilakukan perhitungan biaya kualitas ( seperti table 1 ) tertuang dalam laporan

keuangan perusahaan.

Biaya Pencegahan (Preventive Cost)

Biaya Penilaian (Appraisal Cost)

Biaya Kegagalan (Failure Cost) Internal

Biaya Kegagalan (Failure Cost) Eksternal

Biaya Pelatihan (Training Cost)

Segala Jenis Pengujian (testing) dan Inspeksi. Biaya laboratorium

Biaya Scrap dan pengerjaan ulang (Rework)

Biaya Ganti Rugi

Proses Capability Studies (Penelitian Kapabilitas Proses)

Pembelian Peralatan Pengujian dan Inspeksi

Biaya Perubahan Desain (Design Change)

Biaya Pengembalian Produk (Return and Recall)

Vendor Survey

Peninjauan Kualitas dan Audit (Quality Audit and Review)

Biaya Kelebihan Persediaan (Excess Inventory Cost)

Biaya Penanganan Keluhan Pelanggan

Table 1 . Contoh Biaya Kualitas PT. Gandum Mas Kencana

Seperti yang disampaikan dalam latar belakang sebelumnya, ada hidden cost dari kegagalan

internal dan eksternal ( potensi lost sales karena tidak terpenuhi order, kehilangan kepercayaan

konsumen karena kasus complain) sehingga sangat penting biaya kegagalan internal dan

eksternal dikelola dengan baik.

Berdasarkan dari rekapan internal Quality ( Table 2. Data CoQ Failure ) biaya kegagalan tiap tahun

mengalami peningkatan ( +/- 30% / tahun ) mulai dari tahun 2017 sampai dengan 2019. Jika

tidak dikendalikan maka setiap tahun akan terus mengalami kenaikan

Table 2. Data CoQ Failure internal Quality

COST OF QUALITY (million IDR)

2017 2018 2019

Internal Failure 404 674 750

External Failure 213 375 710

TOTAL FAILURE 617 831 1460

% to SALES 0.11 0.13 0.20

TOTAL PROD ( MT ) 17,862.22 19,424.22 25,366.62

Saat ini biaya kegagalan internal dan eksternal dilakukan pencatatan secara manual Dept Quality.

Berikut langkah kerja Pencatatan biaya kegagalan manual oleh Dept Quality ( dalam chart 1 )

Selain perhitungan manual oleh Dept Quality, perhitungan biaya kualitas yang dilakukan dalam

Laporan Keuangan Perusahaan belum secara rinci menjelaskan biaya ( belum ada post khusus )

langsung menginduk ke harga pokok produksi sehingga menimbulkan kesulitan untuk monitoring

serta biaya biaya tersebut belum ber-impact terhadap process owner yang menyebabkan

kegagalan.

Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka kami menganggap issue ini penting untuk diajukan

project tentang “Pengelolaan Biaya Kegagalan Kualitas untuk Menurunkan Biaya Produksi pada

PT Gandum Mas Kencana.

Reject Internal

Quality Improvement Meeting ( QIM )

(Bersama dengan Dept Terkait membahas Akar Masalah, Tindakan koreksi dan Pencegahan )

Rekap Reject Internal atau Eksternal

( Rekap MOM QIM oleh Dept Quality serta menghitung biaya kualitas

Reject Eksternal

Dept. Terkait

B. TUJUAN PROJECT

1. Membuat system yang terintegrasi dengan lapongan keuangan untuk menghitung biaya kegagalan kualitas sehingga mudah untuk dilakukan monitoring serta system tersebut dapat berkorelasi dengan budget atau appraisal tahunan, sebagai impact dari penurunan atau peningkatan biaya kualitas.

C. MANFAAT PROJECT

1. Dapat melakukan pengelolaan terhadap biaya kegagalan kualitas sehingga dapat menurunkan biaya kegagalan kualitas.

2. Meningkatkan “awareness” dari team, bahwa kegagalan ada biaya yang harus dibayarkan dan berimpact terhadap departemen tersebut.

BAB II. STRATEGIC ANALYSIS

Dalam menganalisa project ini maka dilakukan SWOT terhadap keadaan actual yang terjadi :

STRENGTHS WEAKNESSES

Sudah mempunyai laporan keuangan yang memperhitungkan biaya kegagalan kualitas. ( saat ini biaya kegagalan kualitas langsung ditambahkan pada harga pokok produksi )

Biaya kegagalan kualitas tidak dapat dirangkum dan menjelaskan detail biaya tersebut berasal dari mana

Sudah mempunyai analisa terhadap penyebab akar masalah kegagalan, sehingga dengan mudah untuk melakukan tindakan pencegahan.

Kurangnya “awareness” team dikarenakan biaya kegagalan kualitas belum berimpact terhadap performance appraisal

Implementasi system ISO dan Integrasi dgn AX

OPPORTUNITIES THREATS

Tersedia banyak pilihan vendor programmer professional

Potensi loss sales karena kegagalan tidak dikelola akhirnya menurunkan profitabilitas perusahaan.

Kompetitor mengambil peluang pasar karena issue complain.

Untuk mencapai tujuan yang diharapkan dari project ini maka kami membuat 2 plan dan analisa Pro dan

Kontra nya sebagai berikut :

Plan A. Improve CAR SIMISOL

PRO KONTRA

Sudah pernah ada system sebelumnya, dimungkinkan development system lebih mudah

Biaya kegagalan belum berimpact terhadap process owner

Biaya development system dimungkinkan lebih murah

Perhitungan Biaya kegagalan masih manual

Plan B. Integrated System CoQ-Finance-Appraisal HRD

PRO KONTRA

Berpengalaman Hi-Budget

Sesuai dengan tujuan project ini -Impactfull Belum menjiwai proses system di internal AX-Appraisal

System lebih up to date Confidentially issue

BAB III. RISK ANALYSIS

Terhadap 2 Plan tersebut kami menentukan Pilihan Terbaik (Best Choice) , dengan parameter dan

pembobotan yang ditentukan.

GO NO GO PARAMETER

BOBOT ( % ) PLAN A PLAN B

SKOR BOBOT*NILAI SKOR BOBOT*NILAI

Kemudahan akses system ( web based & mobile application

25 5 1.25 5 1.25

Aplikasi Artificial Inteligence

25 2 0.50 5 1.25

Budget 20 4 0.80 3 0.60

Kecepatan pengerjaan

15 4 0.60 4 0.60

Confidentiality Issue 15 4 0.60 3 0.45

100 % 3.75 4.15

SKOR

Kecepatan Budget Kemudahan Aplikasi Artificial Intelligence Confidentiality Issue

Bobot* Nilai

5 <3 bulan No Budget Sangat baik

Sangat direkomendasikan

4 3-6 bulan 0-50 jt Baik Direkomendasikan

3 >6 sd 12 bulan 50 – 100 jt Cukup Masih direkomendasikan dgn catatan

2 >12 sd 18 bulan >100 jt – 200jt Buruk Direkomendasikan untuk periode yang akan datang ( pending )

1 >18 sd 24 bulan >200jt Sangat Buruk Tidak direkomendasikan (drop)

Setelah melakukan pembobotan maka Plan yg dipilih adalah Plan B ( Skor 4.15 - Direkomendasikan ),

integrated System CoQ-Finance-Appraisal HRD

Sehingga kami melakukan mitigasi kontra dari Plan B Integrated System CoQ-Finance- Appraisal HRD:

KONTRA MITIGASI

Hi-Budget Sudah ada alokasi budget pada CAPEX R&Q 2020

Belum menjiwai proses system di internal AX-Appraisal

Diskusi Intens, diusahakan vendor yang sudah pernah bekerja sama dengan GMK.

Confidentially issue MoU Confidentiallity Agrement

BAB IV. DECISION MAKING

Komponen implementasi project ini meliputi :

Budget : 100 jt

NO ACTIVITY MEASUREMENT PIC TIMELINE

1 Review Issue MOM All team W3 MAR 2020

2 Review flow process & system Flow Process New QA W4 MAR sd W4 APRl 2020

3 Finalisasi new system Vendor terpilih Biztech W1 MEI 2020

4 Seleksi vendor (presentasi konsep umum oleh team GMK)

New System All team W2 –W4 JUN 2020

5 Feedback from vendor New System Vendor W1 – W4 JUL 2020

6 Penentuan vendor terpilih (internal team GMK discussion)

New System All Team W1 – W3 AUG 2020

7 Diskusi konsep detail dengan vendor terpilih

Improvement System

All Team W4 AUG 2020

8 MoU & Blue print Biztech W4 AUG 2020

9 Develop System by Vendor Vendor W1 SEP – W4 DES 2020

10 Presentasi hasil tahap 1 Vendor W1 JAN 2021

11 Improvement tahap 1 All Team+Vendor W2 JAN 2021

12 Presentasi hasil tahap 2 Vendor W3 JAN 2021

13 Improvement tahap 2 All Team+Vendor W4 JAN 2021

14 Presentasi hasil tahap 3 Vendor W1 FEB 2021

15 Improvement tahap 3 All Team+Vendor W2 FEB 2021

16 Trial system All Team W3 FEB – W4 MEI 2021

17 Fine tuning Biztech W1 – W4 JUN 2021

18 Go Live All Team W1 JUL 2021

Terlampir detail dalam Gant Chart