INSTITUTO PREVISIÓN SOCIAL

Dirección de Informática

Procedimiento Inventario

DIRECCION DE INFORMATICA

José Rafael Quintana

Carlos Diego Segovia

Carolina Cantero

Juan Manuel Scavone

16/06/2010

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Manual : Procedimiento para toma de Inventario

PASO - 1 – Impresión de informes (Listado “Ciego” y Saldo Valorizado)

o LISTADO CIEGO: Ingresar al modulo Estoque en el menú: emisión \ CADASTRO –

CONFERENCIA DE PRODUCTOS \ Balanco, lo cual despliega la siguiente ventana donde se

procede a llenar los datos correspondientes al centro de costos de cada dependencia

afectada para poder imprimir sus respectivos listados “Ciegos”, indicando fecha y tipo de

dato que se desea obtener marcando las distintas opciones que posee la ventana

dependiendo de la necesidad de cada servicio

Luego presionar lel botón Informe, donde nos despliega el informe solicitado.

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o SALDO VALORIZADO EMPRESA: Ingresar al modulo Sih_Informes en el menú: Stock \ Saldo

Valorizado Empresa lo cual despliega la siguiente ventana donde se procede a llenar los

datos correspondientes a la fecha y centro de costos de cada dependencia afectada, para

poder imprimir sus respectivos saldos valorizados actuales, antes de la implantación.

Para generar el listado, luego de ingresar la fecha y el centro de Costo, se presiona el botón

Ver Listado, el cuál posee la forma de una lupa.

PASO - 2 – El primer registro de Manutención del Estoque se tiene que realizar utilizando la

opción del CHECAGEM

El procedimiento es exactamente igual al del la Implantación a excepción de una

diferencia, el Checagem no afecta el saldo del depósito en el cual se realiza el procedimiento,

esto es a efectos de obtener un reporte de diferencias si las hubiere, entre el saldo actual y el

saldo del Checagem, para luego realizar la implantación.

Al ingresar a la ventana de manutención del estoque se visualiza la ventana siguiente

donde el operador se dispone a realizar el registro, primero presiona el botón INSERIR e ingresa el

centro de costo correspondiente (Deposito o Ventanilla) si tiene más depósitos realizar el mismo

procedimiento para el resto, Seleccionar la opción Checagem, ingresar una pequeña observación

del procedimiento a ser realizado y confirmar la cabecera.

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Una vez confirmada, nos habilita para empezar a cargar los detalles, donde se debe

ingresar el código del producto, su presentación y la cantidad, así como se ilustra a continuación.

Al término del registro Checagem, se actualiza y luego se procede a la verificación del informe

antes de realizar la implantación. Este informe obtenemos ingresando al módulo Estoque en el

menú: emisión \ Saldo de Estoque \ Informe Implantación por periodo Nos desplegará la siguiente pantalla, donde se debe ingresar el centro de costo, Tipo de

movimiento (Verificar), la fecha y si desea o no traer sólo los productos con diferencia al saldo

anterior. Luego presionar el botón Informe.

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Este es el reporte, resultado del registro tipo Checagem

PASO - 3 – Luego de haber terminado con la verificación de los productos registrados como

Checagem se procede a realizar la copia del mismo especificando que ya es de tipo

implantación, se ingresa en el menú Estoque \ Copia de manutención del Estoque, como se

visualiza a continuación.

De haberse realizado correctamente el paso anterior se tiene acceso a la siguiente ventana donde

se procederá a realizar una copia exacta del registro anteriormente procesado como Checagem,

teniendo en cuenta siempre el centro de costo que le corresponde a cada dependencia.

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o Primero: localizar el registro anterior clicando en el botón Pesquisa de Manutençao,

que despliega la ventana que se visualiza a continuación, donde se debe seleccionar el

registro correspondiente y confirmar. Esto nos retorna a la ventana anterior con el

dato a ser copiado.

o Segundo: Al tener ingresado el dato que deseamos copiar solo falta el dato de

destino, se ingresa de nuevo el centro de costo a ser implantado, tipo, fecha y una

observación, teniendo en cuenta que en esta operación el tipo ya tiene que ser

Implantación, así como se ilustra a continuación. Terminado esto se procede a realizar

la copia con el botón Copiar.

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PASO - 4 – Terminado el proceso de copia, se procede a actualizar la implantación.

o Primero ubicamos la implantación copiada ingresando a Estoque \ manutención del

Estoque \ y clic en el botón Búsqueda de Movimiento. Se busca llenando los datos

como se muestra a continuación y presionando el botón Búsqueda. Se selecciona el

movimiento deseado y se presiona el botón Confirmar

o Nos regresará a la pantalla anterior, donde se tendrá la opción de modificar los datos

incorrectos, teniendo en cuenta que ya no se tendrá opción de reabrir de nuevo para

realizar correcciones. Se procede a la Actualización, pulsando el botón Actualiza

Estoque. Esto se tendrá en cuenta como nueva existencia a partir de la fecha.

Obs: nos preguntará 2 (dos) veces si estamos seguros de proceder a la Implantación

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OBSERVACIONES:

EL CHECAGEN se realiza una sola vez por depósito, se realiza un solo registros con todos

los datos necesarios (productos con saldos y saldos ceros) evitar realizar dos veces el

mismo tipo de procedimiento por que al momento de cotejar los informes crea

inconsistencia.

Si posterior a la implantación se presentan de nuevo diferencias en el registro se debe

utilizar (Acresimo y Decresimo) para aumentar o disminuir algún error u omisión en el registro,

para mantener la integridad de los informes emitidos pos el sistema y evitar redundancias.

PASO 5 – Impresión de informes finales.

Se ingresa al módulo Sih_Informes \ Stock para la impresión de los informes.

o SALDO VALORIZADO EMPRESA: ver en PASO 1

o DIFERENCIAS VALORIZADAS INVENTARIO; como se ilustra a continuación:

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Se ingresa la fecha y el centro de costo y se presiona el botón (lupa) “Ver Listado”

o INFORME IMPLANTACION VALORIZADO; como se ilustra a continuación:

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Se ingresa la fecha y el centro de costo y se presiona el botón (lupa) “Ver Listado”

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Acresimo (Aumentar) y Decresimo (Disminuir)

Estas opciones se utilizan para corregir errores en la carga de datos, una vez que ya se

implantó el CHECAGEM

Para utilizar estas opciones, se debe ingresar al módulo Estoque \ Manutención del Estoque

Se procede de la misma forma que la carga en CHECAGEM, es decir, se presiona el botón INSERIR,

luego el número de centro de costo, se marca la opción correspondiente (Aumentar o Disminuir) y

una observación de la operación que se va a realizar. Luego se confirma y se procede a ingresar los

productos con sus presentaciones y las cantidades a aumentar o disminuir del Stock.

Una vez ingresado todos los productos con sus cantidades a aumentar o disminuir, se presiona el

botón Atualiza Estoque.

OBSERVACIÓN: se debe tener cuidado en las cantidades a aumentar o disminuir en cada producto, ya que lo ingresado no será el saldo sino lo que se aumentará o disminuirá.

Ejemplo: El producto 655 (Alprazolam 0.5 ,mg Comprimido) existe 500 unidades en nuestro centro

de costo y debería haber 600 unidades. Para este caso se utiliza el Acresimo (Aumentar)

ingresando el cod. Del producto afectado, la presentación y la cantidad a AUMENTAR, que en este

caso será 100 unidades (tal como se ilustra en la figura anterior)